Tài liệu Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty cp cargo care logistics

LỜI CẢM ƠN Sau khoảng thời gian thực tập và tiếp cận với những công việc thực tế tại Công ty CP Cargo Care Logistics về năng lực trong cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đã giúp em củng cố và tích lũy được thêm rất nhiều những kiến thức quý giá. Để có được thành quả này, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy ThS. Vũ Anh Tuấn đã tận tình hướng dẫn em để hoàn thành đề tài khóa luận: “"Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của Công ty CP Cargo Care Logistics"”. Em cũng xin trân trọng cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty CP Cargo Care Logistics cùng các anh, chị đã tạo điều kiện và chỉ dẫn nhiệt tình cho em trong khoảng thời gian thực tập để em có thể học hỏi, tích lũy thêm kiến thức mới, kinh nghiệm mới và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình. Trong quá trình thực hiện bài khóa luận tốt nghiệp, kết quả sai sót là điều khó tránh khỏi, em rất mong nhận mọi góp ý của thầy cô, những tác giả nghiên cứu cùng hướng đề tài trước đó để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn. Cuối cùng em xin kính chúc quý thầy, cô luôn mạnh khỏe,công tác tốt, cùng kính chúc các anh, chị tại Công ty CP Cargo Care Logistics ngày càng đạt được nhiều thành công hơn nữa. Em xin chân thành cảm ơn! i MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN...............................................................................................................i MỤC LỤC.................................................................................................................... ii DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU............................................................................v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT.....................................................................................vi CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU......................................1 1.1. Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu..................................................................1 1.2. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu.........................................................................1 1.3. Mục đích nghiên cứu............................................................................................3 1.4. Đối tượng nghiên cứu...........................................................................................3 1.5. Phạm vi nghiên cứu..............................................................................................3 1.6. Phương pháp nghiên cứu.....................................................................................3 1.7. Kết cấu khóa luận.................................................................................................4 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG..........................................5 2.1. Khái quát về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không............................................................................................................................5 2.1.1. Khái niệm dịch vụ giao nhận hàng hóa và giao nhận hàng hóa xuất khập khẩu bằng đường hàng không.....................................................................................5 2.1.2. Phân loại dịch vụ giao nhận...............................................................................6 2.1.3. Đặc điểm và vai trò của dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không........................................................................................................7 2.2. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không..............8 2.3. Các chứng từ cần trong giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không.........15 2.3.1. Vận đơn đường không......................................................................................15 2.3.2. Thỏa thuận lưu khoang (Booking note)...........................................................16 2.3.3. Hướng dẫn làm hàng (SI - Shipping Instructions)..........................................16 2.3.4. Bản lược khai hàng hóa (Cargo Manifest)......................................................16 2.4. Các nhân tố ảnh hưởng tới quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế..................................................17 ii 2.4.1. Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp...............................................................17 2.4.2 Các nhân tố bên trong doanh nghiệp................................................................19 CHƯƠNG 3 : PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CARGO CARE LOGISTICS...................................................................................21 3.1. Giới thiệu tổng quan về Công ty CP Cargo Care Logistics.............................21 3.1.1. Khái quát về công ty..........................................................................................21 3.1.2. Lĩnh vực kinh doanh.........................................................................................22 3.1.4. Cơ sở vật chất....................................................................................................24 3.2. Khái quát về hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của Công ty Cargo Care Logistics...................................................................25 3.2.1. Doanh thu giai đoạn 2016 – 2018....................................................................25 3.3. Thực trạng quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty cổ phần Cargo Care Logistics..................................................................27 3.3.1. Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không...............................27 3.4. Đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty cổ phần Cargo Care Logistics.................................................................32 3.4.1. Những kết quả đạt được...................................................................................32 3.4.2. Những tồn tại và nguyên nhân.........................................................................33 CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CARGO CARE LOGISTICS.............................................35 4.1. Định hướng phát triển nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty CCL.........................................................35 4.1.1. Dự báo xu hướng phát triển của ngành giao nhận vận tải.............................35 4.1.2. Định hướng phát triển của công ty CCL..........................................................36 4.2. Các đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty CCL...........................................................................37 4.2.1 Các đề xuất về thị trường...................................................................................37 4.2.2 Các đề xuất về cơ sở vật chất kỹ thuật...............................................................38 4.2.3 Các đề xuất về tổ chức quản lý..........................................................................38 iii 4.3. Một số kiến nghị..................................................................................................39 4.3.1 Hoàn thiện và bổ sung những chính sách, ưu đãi cho hoạt động thương mại quốc tế.........................................................................................................................39 4.3.2 Nhà nước cần có chính sách hợp lí đầu tư xây dựng, nâng cấp và phát triển hệ thống cơ sở hạ tầng phục vụ cho công tác giao nhận hàng không......................40 4.3.3 Nhà nước hỗ trợ thông tin thị trường cho doanh nghiệp.................................40 4.3.4 Nhà nước cải cách thủ tục hành chính trong công tác quản lý xuất nhập khẩu theo hướng đơn giản và phù hợp với thị trường hơn................................................40 KẾT LUẬN................................................................................................................41 TÀI LIỆU THAM KHẢO MẪU CÂU HỎI PHỎNG VẤN iv DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ Sơ đồ 1: Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không Sơ đồ 2: Quy trình giao hàng nhập khẩu bằng đường hàng không Sơ đồ 3: Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của cô ty Cổ Trang 9 14 28 phần CCL Sơ đồ 4: Quy trình logistics hàng nhập khẩu tại Công ty CP Cargo Care 30 Logistics Bảng 3.1: Doanh thu Công ty Cổ phần CCL giai đoạn 2016 – 2018 Bảng 3.2: Lợi nhuận công ty Cổ Phần CCL giai đoạn giai đoạn 2016 - 2018 26 26 v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Chữ cái viết tắt ThS CP XNK Nghĩa Tiếng Anh Nghĩa tiếng Việt Thạc sĩ Cổ phần Xuất nhập khẩu vi CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1. Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu Cuộc sống ngày càng tiên tiến, hiện đại, cùng với đó thì sự hội nhập quốc tế cũng diễn ra ngày càng mạnh mẽ hơn. Để phát triển đất nước chúng ta đã luôn ưu tiên cho hoạt động kinh doanh sản xuất đặc biệt là xuất nhập khẩu nhằm tạo động lực để công nghiệp hóa đất nước. Lúc này, sự phát triển xu hướng thương mại quốc tế đã đạt đến mức mà biên giới quốc gia giữa các nước chỉ mang ý nghĩa về mặt hành chính. Hàng hóa lưu thông giữa các nước trở nên dễ dàng hơn khi các nước cam kết gia nhập vào các khối kinh tế, khu vực thương mại tự do. Đó cũng là lí do vì sao các công ty giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu ra đời để đáp ứng những nhu cầu của sự hội nhập và trở thành một trong những ngành quan trọng, có những bước phát triển nhanh chóng, vượt trội, thu hút sự chú ý của các doanh nghiệp, các nhà đầu tư trong và ngoài nước. Công ty CP Cargo Care Logistics cũng nằm trong số đó, là một trong những doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Việt Nam. Công ty đã không ngừng đổi mới cách thức và nâng cao năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu để cạnh tranh được với các doanh nghiệp khác trên thị trường, cũng như đáp ứng được phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực giao nhận chủ yếu là các doanh nghiệp vừa, nhỏ và có hoạt động đơn lẻ, cùng với đó là áp lực cạnh tranh cũng không hề nhỏ. Hoàn thiện được quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu sao cho phù hợp với những yêu cầu của khách hàng sẽ là nhân tố cốt lõi giúp doanh nghiệp có thể cạnh tranh được với các đơn vị khác. Nhận thấy điều này nên tôi đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của Công ty CP Cargo Care Logistics” làm đề tài nghiên cứu với hi vọng sẽ mang lại cho công ty những đóng góp có ích để ngày càng hoàn thiện hơn quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không và góp phần nâng cao vị thế và tiềm lực của công ty trên nền kinh tế nói chung và trong lĩnh vực giao nhận vận chuyển nói riêng. 1.2. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu Trong quá trình hội nhập kinh tế thế giới ngày càng sâu rộng, dịch vụ giao nhận 1 hàng hóa xuất nhập khẩu đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Quy trình giao nhận này được trơn tru, nhịp nhàng, phối hợp hài hòa với các tác nghiệp khác là điều được nhiều doanh nghiệp đặc biệt quan tâm và chú trọng, vì nó là một trong các yếu tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp trên thị trường. Các nghiên cứu về đề tài này có rất nhiều trước đó, được đề cập tới trong các công trình nghiên cứu như Luận văn cao học, thạc sĩ, tiến sĩ kinh tế, các công trình nghiên cứu khoa học… Tất cả các công trình này đều nhằm mục đích giúp cho các doanh nghiệp logistics ngày càng hoàn thiện hơn quy trình giao nhận hàng hóa của mình. Chỉ có như vậy thì mới thúc đẩy nhanh quá trình hội nhập của Việt Nam với thế giới, gắn nền kinh tế quốc gia với nền kinh tế quốc tế. Trong một vài năm gần đây, có một số bài khóa luận cũng như những cuốn sách có viết về đề tài liên quan đến đề tài mà tôi đang nghiên cứu như: 1. Hoàn thiện dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty cổ phần giao nhận vận tải và thương mại Vinamilk, khóa luận tốt nghiệp/ Phan Vân Quyên, An Thị Thanh Nhàn hướng dẫn- khoa TMQT, 2013-52 trang. 2. Hoàn thiện quy trình giao nhận vận tải đường hàng không của chi nhánh Kintetsu World Express VN, khóa luận tốt nghiệp/ Nguyễn Đức Hoàng Nam, An Thị Thanh Nhàn hướng dẫn- khoa TMQT, 2013- 36 trang. 3. Một số giải pháp hoàn thiện dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH giao nhận vận tải Hà Thành, khóa luận tốt nghiệp/ Lữ Hồng Nhung, An Thị Thanh Nhàn, 2013 4. Hồ Thị Hoa (2016), Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không của công ty TNHH thương mại và giao nhận AT, Khóa luận tốt nghiệp cử nhân kinh tế trường Đại học Thương mại. Các nghiên cứu kể trên đã tâp trung vào phân tích những điểm mạnh, yếu trong quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không. Theo đó, các tác giả nhận định doanh nghiệp logistics có thể tối thiểu hóa chi phí đồng thời tối ưu hóa lợi nhuận nhờ quy trình giao nhận bằng đường hàng không. Tác giả cũng chỉ ra những khó khăn mà các doanh nghiệp logistics gặp phải là việc đặt chỗ không thực sự dễ dàng và còn mang tính thời vụ cao, thủ tục kiểm tra hàng hóa còn phức tạp và mất thời gian khiến cho quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không chưa thực sự tối ưu. Từ đó, các tác giả có đưa ra định hướng phát triển công ty trong những năm tiếp theo, song, giai đoạn chưa thực sự cụ thể và các giải pháp chưa thể áp dụng ngay 2 tại thời điểm hiện tại mà đòi hỏi phải mất nhiều năm nữa mới có thể thực hiện được. Nhìn chung, các đề tài trên đã góp phần hoàn thiện hệ thống lý luận về quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường hàng không nói chung và quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không nói riêng; đưa ra một số định hướng phát triển cho hoạt động giao nhận tại công ty; các đề xuất, kiến nghị đối với các công ty cũng như Nhà nước để quản trị tốt quy trình này. Tuy nhiên mỗi đề tài nghiên cứu đều có một đối tượng khác nhau, phạm vi nghiên cứu khác nhau trong bối cảnh khác nhau, nên trong quá trình thực tập, căn cứ vào thực trạng của công ty thực tập, thực trạng của thị trường, em thấy đây là một đề tài phù hợp, và chưa có bài nghiên cứu nào về đề tài này tại Công ty cổ phần Cargo Care Logistics. 1.3. Mục đích nghiên cứu Hệ thống cơ sở lý thuyết về quy trình dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK và hoàn thiện quy trình giao nhận trong lĩnh vực này. Đánh giá thực trạng quy trình dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK của Công ty CP Cargo Care Logistics bằng đường hàng không Đề xuất những giải pháp thiết thực nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa XNK bằng đường hàng không của Công ty CP Cargo Care Logistics. 1.4. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của Công ty CP Cargo Care Logistics. 1.5. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi không gian: Nghiên cứu được thực hiện trong phạm vi Công ty CP Cargo Care Logistics. Phạm vi thời gian: Các dữ liệu trog bài được tổng hợp từ năm 2016 đến hết năm 2018 để làm cơ sở phân tích. Các giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa XNK mà tác giả đưa ra áp dụng với Công ty CP Cargo Care Logisitics có phạm vi tới năm 2025. 1.6. Phương pháp nghiên cứu 1.6.1. Phương pháp thu thập dữ liệu Đối với dữ liệu sơ cấp: Là các dữ liệu chưa qua xử lý, được thu thập thông qua việc quan sát và ghi chép tình hình hoạt động giao nhận hàng hóa XNK của Công ty. Bên cạnh đó, tôi có thực hiện phỏng vấn một số cán bộ, nhân viên phụ trách hoạt động 3 kinh doanh, cán bộ phụ trách hoạt động giao nhận của Công ty, thông qua phiếu khảo sát để đưa ra dữ liệu đảm bảo tính khách quan của đề tài khóa luận. Những số liệu này đã giúp tôi rất nhiều trong việc bám sát với tình hình hoạt động kinh doanh, phát triển của công ty. Đối với dữ liệu thứ cấp: Trong quá trình thực tập tại công ty, tôi đã thu thấp được một số tài liệu tài các phòng như phòng Kinh doanh, Tài chính – Kế toán, Marketing bao gồm các báo cáo phân tích, đánh giá tình hình của Công ty, các báo cáo tài chính qua các năm 2016, 2017 và năm 2018. Những số liệu này đã được tôi tổng hợp, xử lí và phân tích để thấy được tốc độ tăng trưởng, phát triển của công ty qua các giai đoạn. 1.6.2. Phương pháp phân tích dữ liệu - Đối với các dữ liệu định lượng, mối quan hệ giữa phân tích dữ liệu và diễn giải dữ liệu được xử lí bằng việc thực hiện lập bảng số, biểu đồ. - Đối với các thông tin, dữ liệu định tính, xử lý logic được dựa tên những luận cư khoa học, các luận cứ lý thuyết được xem là cơ sở lý thuyết và số liệu, thông tin thu thập quan sát, phỏng vấn. - Phân tích dữ liệu dựa trên việc tham khảo ý kiến của giáo viên hướng dẫn và ý kiến đóng góp của phòng kinh doanh trên cơ sở lý thuyết và số liệu cũng như thông tin thu thập quan sát, phỏng vấn. 1.7. Kết cấu khóa luận Ngoài phần mở đầu, kết luận, các danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ hình vẽ và danh mục viết tắt, khóa luận được cấu thành 4 chương như sau: Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không. Chương 3: Phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty cổ phần cargo care logistics. Chương 4: Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty cổ phần cargo care logistics. 4 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG 2.1. Khái quát về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không 2.1.1. Khái niệm dịch vụ giao nhận hàng hóa và giao nhận hàng hóa xuất khập khẩu bằng đường hàng không Quá trình toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế diễn ra ngày càng sâu rộng, các hoạt động Thương mại quốc tế đóng vai trò ngày càng quan trọng hơn. Việc di chuyển hàng hóa từ quốc gia này sang quốc gia khác trở nên phổ biến và nhân tố thúc đẩy quá trình hội nhập diễn ra mạnh mẽ. Để đưa được hàng hóa đến tay người tiêu dùng cần thực hiện hàng loạt các tác nghiệp khác nhau liên quan đến quá trình vận chuyển như đưa hàng hóa ra cảng, làm thủ tục gửi hàng, tổ chức xếp/dỡ hàng, lưu kho, lưu bãi, giao nhận hàng cho người ở nơi đến. Như vậy, giao nhận là hoạt động kinh tế rất rộng lớn, liên quan đến hầu hết công việc trong quá trình vận chuyển hàng hóa từ nơi người bán tới nơi người mua sao cho nhanh chóng nhất, hiệu quả nhất, đem lại giá trị nhiều nhất. Tại Việt Nam, dịch vụ giao nhận lần đâu tiên được đề cập trong điều 163 Luật Thương mại với nội dung như sau: “Dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức việc vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người làm dịch vụ giao nhận khác (gọi chung là khách hàng).” Ngoài ra, theo hiệp hội giao nhận hàng hóa quốc tế ( FIATA) thì “ dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế được coi là bất kỳ dịch vụ nào có liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, đóng gói hay phân loại hàng hóa, dịch vụ nào có liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu khó, đóng gói hay phân loại hàng hóa, dịch vụ phân phối hàng hóa thậm chí cả các dịch vụ tư vấn hay các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu từ nước này sang nước khác đều coi là giao nhận hàng hóa quốc tế". 5 Như vậy, dựa vào những khái niệm được nêu ra bên trên, cũng có thể suy ra được khái niệm về dịch vụ giao nhận hàng không, “giao nhận hàng không là tập hợp các nghiệp vụ liên quan đến quá trình vận tải hàng không nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng tới nơi nhận hàng”. Giao nhận hàng không thực chất là tổ chức quá trình chuyên chở và giải quyết các thủ tục liên quan đến quá trình chuyên chở hàng hóa bằng đường hàng không. Người thực hiện dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không có thể là chủ hàng, các hãng hàng không, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ một người nào khác. 2.1.2. Phân loại dịch vụ giao nhận Căn cứ vào phạm vi hoạt động: - Giao nhận nội địa: Là hoạt động giao nhận phục vụ chuyên chở hàng hóa trong phạm vi một nước. - Giao nhận quốc tế: Là hoạt động giao nhận phục vụ tổ chức chuyên chở quốc tế, ra khỏi phạm vi quốc gia. Căn cứ vào nghiệp vụ kinh doanh giao nhận: - Giao nhận thuần túy: Là hoạt động giao nhận chỉ bao gồm việc gửi hàng và nhận hàng. - Giao nhận tổng hợp: Là hoạt động giao nhận ngoài hoạt động giao nhận thuần túy còn bao gồm cả việc xếp dỡ, bảo quản hàng hóa, vận chuyển đường ngắn và hoạt động kho hàng. Căn cứ vào phương thức vận tải: - Chuyên chở bằng đường hàng không - Chuyên chở bằng đường biển - Chuyên chở bằng đường sông - Chuyên chở bằng đường sắt - Chuyên chở bằng đường ô tô - Vận tải đa phương thức 6 2.1.3. Đặc điểm và vai trò của dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không 2.1.3.1. Đặc điểm của dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không Bản chất là một loại hình dịch vụ và cũng là một phần của dịch vụ giao nhận hàng hóa nên dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không sẽ mang cả những đặc điểm chung của dịch vụ cũng như đặc điểm riêng của dịch vụ giao nhận hàng hóa như sau: - Tính vô hình: Quá trình giao nhận hàng không làm cho hàng hóa có sự dịch chuyển từ nới này tới nơi khác, từ quốc gia này tới quốc gia khác. Sản phẩm của quá trình này mang tính vô hình vì người chủ hảng và người sử dụng dịch vụ đều không thể nhìn thấy hay cân đo, đong đếm như với sản phẩm hữu hình. Người tiêu dùng chỉ có thể thấy và cảm nhận được chất lượng dịch vụ khi qua các tiêu thức như: thời gian giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu (nhanh hay chậm), lịch trình có chính xác không, có đảm bảo an toàn không, quy cách, thủ tục chứng từ có rõ ràng không… Nhằm giảm bớt mức độ không chắc chắn, người sẽ tìm kiếm các dấu hiệu hay bằng chứng về chất lượng dịch vụ thông qua các thông tin như địa điểm, con người, trang thiết bị, tài liệu, giá cả… - Tính không thể tách rời: Quá trình cung ứng và tiêu thụ dịch vụ diễn ra đồng thời. Tức là người cung ứng dịch vụ sẽ bắt đầu cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không thì đó cũng là lúc người tiêu dùng bắt đầu quá trình tiêu dùng dịch vụ mà phía bên người cung ứng cung cấp, và khi mà người tiêu dùng dịch vụ đã hoàn tất mọi thủ tục, cũng như nhận hàng hóa của mình thì đó cũng là lúc mà người cung ứng dịch vụ chấm dứt quá trình cung ứng dịch vụ. Cũng từ đặc điểm này mà dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không đã có thêm một đặc điểm nữa đó là tính không lưu trữ được. Các nhà cung ứng dịch vụ không thể lưu trữ dịch vụ những họ có thể lưu trữ khả năng cung ứng dịch vụ cho những lần phục vụ khách hàng tiếp theo. - Tính thụ động: Do dịch vụ giao nhận hàng không phụ thuộc nhiều vào nhu cầu của khách hàng cũng như các quy định ràng buộc của người vận chuyển, của luật pháp và thể chế chính phủ (quốc gia xuất khẩu, quốc gia nhập khẩu, bên thứ ba…) nên dịch vụ này mang tính thụ động. 7 - Tính thời vụ: Dịch vụ giao nhận hàng hóa phục vụ cho hoạt động xuất nhập khẩu nên phụ thuộc lớn vào lượng hàng hóa xuất nhập khẩu. Mà hoạt động xuất nhập khẩu thường mang tính thời vụ nên hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cũng chịu ảnh hưởng bởi đặc điểm này. 2.1.2.2. Vai trò của dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu - Tính không đồng nhất: Khó có thể có một tiêu chuẩn chung nào để đánh giá được chất lượng của dịch vụ. Và dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không cũng vậy, vì chất lượng của sản phẩm nói chung sẽ được đánh giá trước tiên thể hiện qua chỉ số kỹ thuật, tuy nhiên vì dịch vụ mang tính vô hình nên rất khó có được những chỉ số kỹ thuật và ở đây chất lượng dịch vụ được thể hiện ở sự thỏa mãn, hài lòng của người tiêu dùng – nhưng sự hài lòng của người tiêu dùng cũng rất khác nhau, nó có thể thay đổi rất nhiều, phụ thuộc vào nhiều yếu cả, cả khách quan lẫn chủ quan. 2.1.3.2 Vai trò của dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Với sự phát triển sâu rộng của hội nhập quốc tế cùng với xu thế quốc tế đời sống xã hội hiện nay đã khiến cho dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu cũng như vận chuyển hàng không ngày càng trở nên quan trọng, thể hiện ở nhiều khía cạnh khác nhau: - Giao nhận giúp người chuyển chở đẩy nhanh tốc độ quay vòng của phương tiện vận tải, làm tăng hiệu quả của dung tích cũng như tải trọng của phương tiện vận tải, công cụ vận tải và các phương tiện hỗ trợ khác. - Giao nhận hàng không tạo điều kiện cho việc lưu thông hàng hóa giữa các nước lưu thông nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm hơn nhờ các phương tiện tiên tiến, hiện đại mà không cần có sự tham gia hiện diện của người gửi hàng hay người gửi vào tác nghiệp. - Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu góp phần làm giảm giá thành hàng hóa xuất nhập khẩu, kích thích sức mua hàng của người tiêu dùng. Ngoài ra, giao nhận hàng không còn giúp cho các nhà sản xuất giảm bớt chi phí không cần thiết như chi phí xây dựng, chi phí kho bãi, chi phí đào tạo nhân công góp phần tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. 2.2. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không 8 2.2.1. Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không Lưu cước với hãng hàng không hoặc với người giao nhận Vận chuyển, đóng hàng và giao hàng cho người chuyên chở Lập Airway Bill (AWB) Thông báo cho người nhận về việc gửi hàng Lập bộ chứng từ thanh toán và thanh toán các khoản cần thiết. Sơ đồ 2.1 : Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không (Nguồn: Vinalines logistics) Bước 1: Lưu cước với hãng hàng không hoặc với người giao nhận Người gửi hàng phải điền vào Booking Note theo mẫu của hãng hàng không với các nội dung như: tên người gửi, người nhận, bên thông báo: mô tả hàng hóa: loại hàng, trọng lượng, số lượng, thể tích: tên sân bay đi, tên sân bay đến: cước phí và thanh toán… 9 Sau khi làm xong thủ tục với hãng hàng không, sân bay và thanh toán các chi phí, người giao nhận sử gửi các chứng từ kèm theo hàng hóa gồm:  Các bản còn lại của MAWB và HAWB  Hóa đơn thương mại.  Bản kê khai chi tiết hàng hóa  Giấy chứng nhận xuất xứ  Phiếu đóng góp  Lược khai hàng hóa  Và các chứng từ cần thiết khác theo yêu cầu của nước nhập khẩu. Người giao nhận sẽ giao lại bản gốc số 3 cho người gửi hàng cùng thông báo thuế và thu tiền cước phía cùng các tài khoản chi phí cần thiết có liên quan. Người xuất khẩu giao hàng cho người giao nhận kèm với thư chỉ dẫn của người gửi hàng để người giao nhận giao hàng cho hãng vận chuyển và lập vận đơn. Thư chỉ dẫn của người gửi hàng được in sẵn thành mẫu và bao gồm những nội dung chính sau:  Tên và địa chỉ của người gửi hàng  Nơi hàng đến và tuyến đường vận chuyển  Số kiện  Trọng lượng  Kích thước của hàng  Đặc điểm và số lượng hàng hóa  Giá trị hàng  Phương pháp thanh toán cước phí  Ký mã hiệu hàng hóa  Có hay không có mua bảo hiểm cho hàng hóa  Liệt kê các chứng từ gửi kèm Người giao nhận sẽ cấp cho người xuất khẩu giấy chứng nhận đã nhận hàng của người giao nhận ( FCR – Forwarder`s Certificate of receipt ). Đây là sự thừa nhận chính thức của người giao nhận là họ đã nhận hàng. 10 Giấy chứng nhận đã nhận hàng của người giao nhận ( FCR) gồm những nội dung chính sau :  Tên, địa chỉ của người ủy thác  Tên , địa chỉ của người nhận hàng  Ký mã hiệu và số hiệu hàng hóa  Số lượng kiện và cách đóng gói  Tên hàng  Trọng lượng cả bì  Thể tích  Nơi và ngày phát hành giấy chứng nhận. Người giao nhận sẽ cấp giấy chứng nhận vận chuyển của người giao nhận ( FTC – Forwarder`s Certifficate of Transprot), nếu người giao nhận có trách nhiệm goa hàng tới đích. Nội dung chính của giấy chứng nhận vận chuyển của người giao nhận ( FTC) gồm :  Tên địa chỉ của người ủy thác  Tên và địa chỉ của người nhận hàng  Địa chỉ thông báo  Phương tiện vận chuyển  Từ/qua  Nơi hàng đến  Tên hàng  Ký mã hiệu và số hiệu hàng hóa  Trọng lượng cả bì  Thể tích  Bảo hiểm  Cước phí và kinh phí trả cho  Nơi và ngày phát hành chứng từ Người giao nhận sẽ cấp biên lai kho hàng cho người xuất khẩu ( FWR – Forwarder`s Warehouse Receipt ) nếu hàng được lưu tại kho của người giao nhận 11 trước khi gửi cho hãng hàng không. Biên lai kho hàng (FWR) gồm những nội dung chính sau:  Tên và người cung cấp hàng  Tên người gửi vào kho  Tên thủ kho  Tên kho  Phương tiện vận chuyển  Tên hàng  Trọng lượng bao bì  Tình trạng bên ngoài của hàng hóa khi nhận và ai nhận  Mã và số hiệu hàng hóa  Số hiệu và bao bì  Bảo hiểm  Nơi và ngày phát hành FWR Bước 2: Vận chuyển, đóng hàng và giao hàng cho người chuyên chở Ở bước này có một số công việc cụ thể như sau  Chuẩn bị mọi giấy tờ cần thiết cho lô hàng  Lập phiếu cân hàng ( Scanling Report)  Đóng gói, ghi ký mã hiêu, dán mã hiệu  Làm thủ tục hải quan  Giao hàng cho hãng hàng không Bước 3: Lập Airway Bill (AWB) Sau khi hàng được xếp vào pallet, igloo hay container, cán bộ giao nhận liên hệ với hãng hàng không để nhận AWB và điền các chi tiết vào AWB. Nếu gửi hàng qua người giao nhận sẽ có hai loại AWB được sử dụng là Master AWB( MAWB) do hãng hàng không cấp cho người giao nhận và House AWB(HAWB) do người giao nhận cấp khi người này làm dịch vụ gom hàng. 12 Bước 4: Thông báo cho người nhận về việc gửi hàng Nội dung của thông báo gồm: số HAWB/MAWB người gửi, người nhận, tên hàng, số lượng, trọng lượng, thể tích, tên sân bay đi, tên sân bay đến, ngày khởi hành (ETD), ngày dự kiến đến (ETA).. Bước 5: Lập bộ chứng từ thanh toán và thanh toán các khoản cần thiết. Để hoàn tất quy trình, thì thanh toán là khâu cuối cùng. Các bên sẽ tiến hành thanh toán và chuẩn bị các giấy tờ thanh toán theo như những gì đã thỏa thuận trong hợp đồng. Có một số hình thức thanh toán mà các bên có thể sử dụng như L/C, chuyển tiền, nhờ thu... Mỗi phương thức lại có những ưu điểm, nhược điểm riêng, áp dụng trong những trường hợp cụ thể. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần hiểu rõ để sử dụng phương thức hợp lí, tránh gây ra những sai sót, thất thoát không đáng có. 2.2.1. Quy trình giao hàng nhập khẩu bằng đường hàng không Nhận các giấy tờ, chứng từ Nhận hàng Làm thủ tục hải quan Thanh toán Sơ đồ 2.2 : Quy trình giao hàng nhập khẩu bằng đường hàng không (Nguồn: Vinalines logistics) Bước 1: Nhận các giấy tờ, chứng từ Sau khi nhận được giấy báo hàng đến, người nhận phải đến hãng hàng không để nhận được các giấy tờ. chứng từ liên quan. 13 Bước 2: Nhận hàng tại sân bay Người nhận hàng mang chứng minh thư và giấy giới thiệu để nhận hàng tại sân bay. Khi nhận phải kiểm tra hàng hóa, nếu có hư hỏng, đổ vỡ phải lập biên bản xác định, có xác nhận của kho để khiếu nại sau này. Nếu chỉ có trách nhiệm giao hàng cho người nhập khẩu tại kho hay trạm giao nhận hàng hóa của sân bay thì sau khi nhận được thông báo đã đến của hãng vận chuyển cấp vận đơn thì người giao nhận trực tiếp lên sân bay nhận bộ hồ sơ gửi kèm theo hàng hóa (như đã trình bày ở phần giao hàng xuất khẩu). Sau khi thu hồi bản vận đơn gốc số 2, người giao nhận cùng người nhập khẩu làm các thủ tục nhập hàng ở sân bay. Nếu người giao nhận là đại lý gom hàng thì phải nhận lô hàng nguyên bằng vận đơn chủ, sau đó chia hàng, giao cho các chủ hàng lẻ và thu hồi lại vận đơn gom hàng. Nếu người giao nhận có trách nhiệm giao hàng đến đích, thì ngoài việc thu hồi các bản số 2 của vận đơn chủ hoặc vận đơn gom hàng, người giao nhận phải yêu cầu người nhập khẩu cung cấp các chứng từ sau:  Giấy phép nhập khẩu  Bản kê khai chi tiết hàng hóa  Hợp đồng mua bán ngoại thương  Giấy chứng nhận xuất xứ  Hóa đơn thương mại  Lược khai hàng nếu gửi hàng theo HAWB  Tờ khai hàng nhập khẩu  Giấy chứng nhận phẩm chất  Và các giấy tờ cấn thiết khác Bước 3: Làm thủ tục hải quan Trước khi làm thủ tục, phải đăng ký tờ khai. Hồ sơ đăng ký làm thủ tục hải quan bao gồm (thường đăng ký trước một buổi):  Vận đơn hàng không (AWB) bản gốc 2  Phiếu đóng gói (Packing List)  Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)  Sau khi xem xét hồ sơ, hải quan tiến hành kiểm và ký thông báo thuế. 14