Tài liệu Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty tnhh els”.

Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Thương Mại Quốc Tế CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1.1. Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài Như chúng ta đã biết xuất khẩu luôn là một tiêu chí quan trọng phản ánh sự phát triển của một nền kinh tế. Việt Nam hiện nay luôn khuyến khích các doanh nghiệp trong nước sản xuất và xuất khẩu tạo ra nhiều nguồn lợi cho đất nước. Tuy nhiên để xuất khẩu trong nước phát triển ngoài việc phải phát triển về sản xuất chúng ta cũng cần sự hỗ trợ đắc lực của các công ty giao nhận. Chính vì những nhu cầu này mà các công ty giao nhận của Việt Nam ngày càng phát triển rộng cả về quy mô và chất lượng, cung cấp ngày càng nhiều dịch vụ về giao nhận quốc tế. Tuy nhiên ngành giao nhận hàng hóa bằng đường biển của các công ty Việt Nam còn non trẻ và nhiều công ty còn thiếu chuyên nghiệp so với trình độ phát triển của các công ty giao nhận trên thế giới, làm sao để các công ty có thể cung cấp được những dịch vụ có chất lượng thỏa mãn sự phát triển xuất nhập khẩu hàng hóa luôn là câu hỏi quan trọng đối với mỗi công ty giao nhận quốc tế. Trong các hình thức giao nhận, hình thức giao nhận bằng đường biển vẫn phát triển nhất ở Việt Nam. Có nhiều nguyên nhân của sự phát triển dịch vụ giao nhận bằng đường biển ở Việt Nam như nước ta có chiều dài đường biển lớn, vận tải đường biển có thể vận chuyển khối lượng hàng hóa lớn, chi phí không cao và quãng đường vận chuyển dài… là những ưu điểm mà nhiều phương thức vận chuyển khác khó có thể có được. Vận chuyển đường biển thậm chí làm thay đổi cơ cấu hàng hóa và cơ cấu thị trường trong buôn bán quốc tế. Chính vì vậy trong quá trình thực tập và tìm hiểu tại công ty giao nhận TNHH ELS ( ELS Group) tác giả đã nghiên cứu về quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty. Nhận thấy đây là một chủ đề rất cấp thiết bởi trong tình hình hiện nay, công việc quan trọng nhất của công ty giao nhận nói chung và công ty TNHH ELS nói riêng việc nâng cao chất lượng cho công tác giao nhận bằng đường biển, đó là yêu cầu cần thiết trước sự gia tăng về nhu cầu xuất khẩu và việc các công ty giao nhận trong và ngoài nước đang cạnh tranh ngày càng khốc liệt trong ngành này. Việc hoàn thiện quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển không chỉ quan trọng có tác dụng thu hút các Nguyễn Thị Hợp Lớp 43E1 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Thương Mại Quốc Tế khách hàng là các nhà xuất khẩu trong nước mà còn từ đó có thể lôi kéo các khách hàng là các nhà nhập khẩu khi công ty thực hiện tốt quá trình giao hàng cho họ. Từ đó mà có tác dụng hỗ trợ cả nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu. 1.2. Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài Xuất phát từ thực trạng và yêu cầu thực tế của quy trình giao nhận hàng hóa tại công ty giao nhận ELS tác giả nghiên cứu đề tài: “ Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH ELS”. 1.3. Các mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu thực tế quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH ELS - Phân tích nguyên nhân của những thành công và tồn tại trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH ELS. - Nêu một số giải pháp để hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH ELS 1.4. Phạm vi nghiên cứu. - Về không gian: Tác giả nghiên cứu tại công ty TNHH ELS Địa chỉ: 36A Bà Triệu, hai Bà Trưng, Hà Nội. - Về thời gian: Đề tài nghiên cứu nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu đường biển và lấy các số liệu trong 3 năm là năm 2007, năm 2008 và năm 2009. Giải pháp cho đề tài được áp dụng trong 5 năm từ năm 2011- 2016. - Về nội dung : Đề tài chỉ nghiên cứu về quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, trong đó nghiên cứu về công ty TNHH ELS với vai trò là nhà môi giới hải quan, là đại lý và người gom hàng. 1.5. Một số khái niệm về giao nhận và quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển 1.5.1. Khái niệm về người giao nhận và vị trí của giao nhận hàng hóa bằng đường biển 1.51.1. Khái niệm về người giao nhận. Nguyễn Thị Hợp Lớp 43E1 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Thương Mại Quốc Tế Theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận: “dịch vụ giao nhận được định nghĩa như là bất ký loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hoá”. Theo luật thương mại Việt nam thì “Giao nhận hàng hoá là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác”. Nói tóm lại, giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi) tới người nhận hàng (người nhận). Người giao nhận có thể làm các dịch vụ trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác. 1.5.1.2. Quyền hạn và nghĩa vụ của người giao nhận - Người giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác. - Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình theo hợp đồng - Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng. - Sau khi ký kết hợp đồng, nếu thấy không thể thực hiện được chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo cho khách hàng để xin chỉ dẫn thêm. - Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý nếu trong hợp đồng không thoả thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng. 1.5.2 Các tổ chức giao nhận trên thế giới, khu vực và Việt Nam 1.5.2.1. Các tổ chức giao nhận trên thế giới Nguyễn Thị Hợp Lớp 43E1 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Thương Mại Quốc Tế Cùng với sự phát triển và buôn bán quốc tế, giao nhận dần trở thành ngành kinh doanh độc lập, số lượng các công ty giao nhận hiện nay rất lớn và cạnh tranh gay gắt. Các hiệp hội giao nhận ra đời ở nhiều quốc gia. Hiện nay trên phạm vi thế giới có : Liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận FIATA FIATA, được thành lập tại Vienna, Áo vào ngày 31 tháng 5 năm 1926. FIATA đại diện cho một ngành công nghiệp bao gồm khoảng 40.000 công ty giao nhận và các công ty hậu cần, sử dụng khoảng 8-10000000 người ở 150 quốc gia. FIATA được công nhận là đại diện cho ngành giao nhận vận tải hàng hóa của nhiều tổ chức khác của chính phủ, cơ quan chính phủ, tư nhân tổ chức quốc tế trong lĩnh vực vận tải như Phòng Thương mại quốc tế (ICC), các Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA), Liên minh quốc tế Đường sắt (UIC), liên minh giao thông vận tải đường bộ quốc tế (Iru), Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO), Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO). Tóm lại FIATA là một tổ chức phi chính phủ lớn nhất trong lĩnh vực giao thông vận tải có ảnh hưởng trên toàn thế giới. 1.5.2.2. Các tổ chức giao nhận khu vực - Hiệp hội giao nhận kho vận liên đoàn Đông Nam Á AFFA Hiệp hội thành lập năm 1991 với mục đích là thúc đẩy hợp tác thương mại giữa 10 nước thành viên khu vực Đông Nam Á. Đây là tổ chức nghề nghiệp tự nguyện, hoạt động không vì mục đích lợi nhuận. AFFA tổ chức đội nghị hàng năm tic cấc thành viên. Hiệp hội giao nhận kho vận Việt Nam (VIFAS) đã trở thành thành viên chính thức của AFFA năm 2000. Các thành viên khác của AFFA bao gồm : Hiệp hội giao nhận kho vận TIFFA (Thái Lan), INFA (Indonesia), FMFF (Malaisia), SFFA (Singapo) sau đổi thành SLA, FEDFAP (Philipines), BRUFA ( Brunei), MIFFA (Myanma). 1.5.2.3 Các tổ chức giao nhận Việt Nam Hiệp Hội Giao nhận kho vận Việt Nam (VIFFAS) Do sự phát triển mạnh mẽ của thị trường giao nhận thế giới cũng như Việt Nam và bảo vệ quyền lợi cho các nhà giao nhận trong nước, Hiệp hội Giao nhận Kho vận Việt Nguyễn Thị Hợp Lớp 43E1 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Thương Mại Quốc Tế nam được thành lập năm 1993. Tháng 5-1994 VIFFAS trở thành đại diện duy nhất của Việt Nam trở thành hội viên chính thức của Hiệp hội Giao nhận quốc tế (FIATA). Tháng 11-1999 VIFFAS trở thành thành viên của Hiệp hội Giao nhận Đông Nam Á (AFFA). Hiệp hội hoạt động với mục đích là liên kết, hỗ trợ phát triển nghề nghiệp, nâng cao hiệu quả hoạt động và bảo về quyền lợi hợp pháp các hội viên. Các thành viên của hội như: Cosfi, Draco, Everich, Falcon, Hoang Ha, North Feight, Transimex, Vietrans, Vinalink… 1.5.3. Cơ sở pháp lý, nguyên tắc giao nhận hàng hoá XNK tại cảng Việc giao nhận hàng hoá XNK phải dựa trên cơ sở pháp lý như các quy phạm pháp luật quốc tế, Việt nam.... - Các Công ước về vận đơn, vận tải; Công ước quốc tế về hợp đồng mua bán hàng hoá .... Ví dụ: Công ước Vienne 1980 về buôn bán quốc tế - Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt nam về giao nhận vận tải; Các loại hợp đồng và L/C mới đảm bảo quyền lợi của chủ hàng XNK + Bộ luật hàng hải 2005 + Luật thương mại 2005 + Nghị định 14/2011 về đại lý làm thủ tục hải quan, thông tư số 79/2009 + Quyết định số 103/2009/QĐ-TTg ngày 12 tháng 8 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều Quyết định 149/2005/QĐ-TTg về việc thực hiện thí điểm thủ tục hải quan điện tử + Quyết dịnh của bộ trưởng bộ giao thông vận tải: quyết định số 2106 (23/8/1997) liên quan đến việc xếp dỡ, giao nhận và vận chuyển hàng hoá tại cảng biển Việt nam… Nguyên tắc: Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao nhận hàng hoá XNK tại các cảng biển Việt nam như sau: - Việc giao nhận hàng hoá XNK tại các cảng biển là do cảng tiến hành trên cơ sở hợp đồng giữa chủ hàng và người được chủ hàng uỷ thác với cảng. Nguyễn Thị Hợp Lớp 43E1 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Thương Mại Quốc Tế - Ðối với những hàng hoá không qua cảng (không lưu kho tại cảng) thì có thể do các chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác giao nhận trực tiếp với người vận tải (tàu) .Trong trường hợp đó, chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác phải kết toán trực tiếp với người vận tải và chỉ thoả thuận với cảng về địa điểm xếp dỡ, thanh toán các chi phí có liên quan. - Việc xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng là do cảng tổ chức thực hiện. Trường hợp chủ hàng muốn đưa phương tiện vào xếp dỡ thì phải thoả thuận với cảng và phải trả các lệ phí, chi phí liên quan cho cảng. - Khi được uỷ thác giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu với tầu, cảng nhận hàng bằng phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức đó. - Khi nhận hàng tại cảng thì chủ hàng hoặc người được uỷ thác phải xuất trình những chứng từ hợp lệ xác định quyền được nhận hàng và phải nhận được một cách liên tục trong một thời gian nhất định những hàng hoá ghi trên chứng từ. Ví dụ: vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan.... - Việc giao nhận có thể do cảng làm theo uỷ thác hoặc chủ hàng trực tiếp làm. 1.5.4. Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển đối với các công ty giao nhận. 1.5.4.1 Chuẩn bị trước khi giao hàng a. Chuẩn bị chứng từ Nhân viên phụ trách của bên giao nhận sẽ liên hệ với khách hàng về bộ chứng từ có liên quan đến hàng xuất khẩu Bao gồm các chứng từ sau đây: - Hợp đồng ủy thác xuất khẩu - 1 Packing list (bên khách hàng sẽ cung cấp) - 1 Invoice (bên khách hàng cung cấp) - Định mức (bên khách hàng cung cấp) - 1 bản hướng dẫn container rỗng và giao nhận xuống cảng Có bộ chứng từ, nhân viên giao nhẫn sẽ đưa đến hải quan làm thủ tục hải quan Hồ sơ thủ tục hải quan gồm: Nguyễn Thị Hợp Lớp 43E1 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Thương Mại Quốc Tế - Tờ khai (2 bản chính) - Hợp đồng (1 bản sao) - Hóa đơn thương mại đối với hàng hóa có thuế (1 bản chính) - Bản kê chi tiết hàng hóa (1 bản chính, 1 bản sao) - Hợp đồng ủy thác xuất khẩu (nếu nhận ủy thác xuất khẩu) (1 bản sao) - Bản định mức sử dụng nguyên liệu của mã hàng (nếu là hàng gia công, sản xuất xuất khẩu và chỉ nộp một lần đầu xuất khẩu) (1 bản chính) - Giấy chứng nhận mã số kinh doanh xuất khẩu (1 bản sao) Ngoài ra có thể kèm theo một số giấy tờ khác như : - Giấy giới thiệu chưa đề tên: 2 bản - Giấy chứng nhận phẩm chất (1 bản chính) - Giấy chứng nhận xuất xứ (1 bản chính) - Tờ khai trị giá tính thuế (1 bộ) b. Khai báo hải quan Khai báo và làm thủ tục hải quan theo quy trình sau: - Nhân viên giao nhận sẽ giao hồ sơ cho cán bộ hải quan để kiểm tra sơ bộ, đăng ký tờ khai, quyết định hình thức. - Nhân viên hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ thuế giá - Nhân viên giao nhận cùng nhân viên hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa - Nhân viên giao nhận nộp lệ phí hải quan, đóng dấu “ Đã làm thủ tục hải quan” và lấy tờ khai hải quan. 1.5.4.2 Giao hàng a. Đối với hàng rời  Nhận hàng của khách hàng Như đã thỏa thuận với khách hàng, người giao nhận sẽ nhận hàng của khách hàng đưa đến cảng. Nhân viên giao nhận vận chuyển phải làm các công việc : - Kiểm tra kho hàng Nguyễn Thị Hợp Lớp 43E1 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Thương Mại Quốc Tế - Kiểm tra hàng - Kiểm tra bao gói - Kiểm tra khối lượng - Ghi chú về tình trạng hàng hóa vào phiếu nhận hàng  Vận chuyển hàng hóa tới cảng Nhân viên giao nhận vận tải sẽ vận chuyển theo tuyến đường đã chọn tới cảng, tùy theo hàng hóa mà lựa chọn tuyến đường cũng như phương tiện chuyên chở cho phù hợp  Giao hàng tại kho, bãi - Với hàng phải lưu kho + Nhân viên giao nhận phải lên phòng điệu độ để trao danh mục hàng xuất khẩu + Ký hợp đồng thuê kho và bốc xếp hàng hóa + Lấy lệnh nhập kho + Báo hải quan và kho + Giao hàng vào kho, bãi  Kiểm hóa - Liên hệ hải quan để đăng ký thời gian và địa điểm kiểm hóa, chúng ta phải đăng ký việc này trước 1 ngày.  Giao hàng lên tàu - Trước khi có thể giao hàng lên tàu, người giao nhận phải báo cho Cảng về ngày, giờ và loại tàu mà hàng hóa cần xếp lên. Đồng thời cũng phải ký hợp đồng với phía xếp dỡ Cảng và trao cho cảng cargolist để cảng bố trí phương tiện xếp dỡ. - Đối với hàng hóa lưu kho, nhân viên giao nhận của công ty phải tiến hành vận chuyển hàng hóa từ kho ra cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số máng xếp hàng (chỗ chứa hàng) bố tri xe và công nhân xếp hàng. Việc vận chuyển này do cảng tiến hành theo yêu cầu của người giao nhận. Việc giao hàng lên tàu do cảng đảm nhận dưới sự ủy thác của công ty giao nhận, trong quá trình bốc hàng lên tàu sẽ có sự kiểm soát của nhân viên giao nhận và nhân viên Nguyễn Thị Hợp Lớp 43E1 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Thương Mại Quốc Tế hải quan. Sau khi xếp hàng, nhân viên giao nhận sẽ lấy biên lai thuyền phó trên cơ sở đó để lập vận đơn chủ. - Trong trường hợp hàng không lưu tại kho bãi, các bước giao hàng cho tàu về cơ bản như với hàng qua cảng, có điều khác là nhân viên giao nhận phải trực tiếp giao hàng cho tàu. Trong trường hợp này còn gọi là giao hàng tay ba, tức là giao nhận trực tiếp giữa cán bộ giao nhận, tàu và cảng. b. Đối với hàng xuất khẩu đóng trong container  Đối với hàng nguyên container (FLC/FLC) - Tiến hành nhận hàng Nhân viên của công ty giao nhận có thể nhận hàng và kiểm hàng tại kho của khách hàng hoặc của công ty, tùy theo khả năng đáp ứng các kho của công ty giao nhận và điều kiện của khách hàng. - Đóng hàng vào container Nhân viên giao nhận tiến hành nhận container sau khi ký đơn xin khoang (Booking note) nhận packing list, seal (chì) và lệnh vỏ container rỗng. Tùy theo số lượng và kiểu cách hàng hóa mà công ty giao nhận đã lên phương án mượn loại container thích hợp. Trong bước kiểm tra container thì yêu cầu nhân viên giao nhận là người có khả năng kiểm tra đầy đủ về container để tránh các tình trạng hỏng hàng hoặc các rủi ro trong quá trình vận chuyển. Nhân viên giao nhận hoặc vận tải sau đó kéo container về kho của khách hàng hoặc kho của công ty giao nhận để xếp hàng. - Kiểm hóa Đồng thời với việc mang container rỗng về cơ sở, cán bộ giao nhận liên lạc với hải quan để tiến hành kiểm hóa. Nhân viên hải quan tiến hành kiểm hóa ngay tại cơ sở của công ty và giám sát quá trình xếp hàng vào container. Thông thường hải quan kiểm tra khoảng 10% số lượng hàng hóa giao. Sau khi xếp hàng nhân viên hải quan tiến hành niêm phong kẹp chì và xác nhận tờ khai hải quan để người vận tải đưa container đến bãi. - Tiến hành giao hàng Nguyễn Thị Hợp Lớp 43E1 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Thương Mại Quốc Tế Nhân viên giao nhận sẽ vận chuyển container đến bãi container và làm thủ tục hạ bãi (chậm nhất 8 tiếng trước khi bắt đầu xếp hàng), xuất trình bộ chứng từ hải quan và lấy biên lai thuyền phó. Sau khi hàng xếp lên tàu thì lấy biên lai thuyền phó đổi lấy vận đơn.  Đối với hàng lẻ - Nhận hàng: Trước khi nhận hàng của khách hàng, nhân viên giao nhận ký Booking note và thỏa thuận với hãng tàu về ngày giờ địa điểm giao hàng. Nhận hàng cũng yêu cầu kiểm tra về số lượng, chất lượng và ghi chú vào phiếu nhận hàng. - Vận chuyển và giao hàng Mang hàng đến và giao cho hãng tàu hoặc thông quan nội địa (ICD). Chuyển các chứng từ cần thiết liên quan đến thương mại, vận tải và thủ tục hải quan cho người gom hàng Mời đại diện hải quan đến để kiểm tra kiểm hóa và giám sát việc đóng hàng vào container, xếp hàng dưới sự giám sát của cảng và nhân viên giao nhận. Trách nhiệm bốc hàng là sẽ do người chuyên chở đảm nhiệm. Sau khi xếp hàng lên tàu thì lấy vận đơn Housr B/L. 1.5.4.3. Sau khi giao hàng - Công ty giao nhận thanh toán với các bên, trả tiền cho người chuyên chở cũng như các nhà cung ứng các dịch vụ liên quan trong quá trình giao nhận. - Nhân viên giao nhận phải giám sát quá trình vận chuyển hàng hóa trên đường đưa tới người nhận thông qua mối liên hệ với người chở hàng hoặc đại lý của công ty ở nước ngoài. - Đối với các trường hợp có thông tin về tổn thất hàng hóa, công ty giao nhận phải báo cho khách hàng hoặc thay mặt khách hàng báo cho bên bảo hiểm. Căn cứ vào hợp đồng bảo hiểm để thay mặt khách hàng mời cơ quan giám định xác nhận tổn thất thực tế để làm cơ sở giải quyết khiếu nại và đòi bồi thường. - Công ty giao nhận tiến hành tập hợp các chi phí để lập chứng từ thanh toán với khách hàng Nguyễn Thị Hợp Lớp 43E1 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Thương Mại Quốc Tế CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH ELS 2.1. Phương pháp nghiên cứu 2.1.1. Phương pháp thu thập dữ liệu 2.1.1.1. Dữ liệu thứ cấp Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp:  Nguồn dữ liệu thứ cấp: Chủ yếu dữ liệu sẽ dùng ở ba nguồn chính là: - Dữ liệu tại thư viện tại trường Đại học Thương mại : gồm các luận văn về đề tài giao nhận vận tải đường biển. - Dữ liệu từ việc tìm kiếm trên internet: gồm các trang web về hải quan như vietship.com, hoặc các trang về luận văn, chuyên đề như tailieu.vn… - Các báo cáo về kết quả hoạt động kinh doanh cũng như các tài liệu về thủ tục trong quá trình hoạt động tại công ty TNHH ELS  Mục đích tìm kiếm dữ liệu thứ cấp: - Việc xây dựng đúng kết cấu của bài chuyên đề - Việc nghiên cứu về lý thuyết của chuyên đề - Việc tìm kiếm số liệu thống kê về lĩnh vực nghiên cứu với quy mô rộng - Việc đánh giá chung được tình hình hoạt động của công ty 2.1.1.2. Dữ liệu sơ cấp Dữ liệu sơ cấp là dữ liệu do chính người nghiên cứu thu thập. Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: - Mục đích của tìm kiếm dữ liệu sơ cấp trong bài sẽ chủ yếu phục vụ cho việc nghiên cứu về thực tế của đề tài. Trong đó gồm hai phần chính là thông tin về môi trường, các nhân tố tác động và thông tin về ngiệp vụ giao hàng tại công ty. Đây là sẽ là những dữ liệu quan trọng trong quá trình thực hiện đề tài. Nguyễn Thị Hợp Lớp 43E1 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Thương Mại Quốc Tế - Dữ liệu sơ cấp sẽ được nghiên cứu qua hai phương thức chính: + Quan sát: nội dung của phương pháp quan sát này là quan sát hoạt động và kinh doanh của doanh nghiệp. Việc quan sát này được tiến hành trong thời gian tác giả thực tập tại công ty. + Phương pháp phỏng vấn trực tiếp và trắc nghiệm: Câu hỏi trắc nghiệm và phỏng vấn được tác giả thiết kế nhằm mục đích tìm hiểu đúng quy trình xuất khẩu thực tế tại doanh nghiệp. Câu hỏi trắc nghiệm và phỏng vấn được chia làm 5 bản đến các nhân viên trong công ty. Những người được điều tra gồm có: - Nguyễn Thành Nam – Nhân viên phụ trách chứng từ - Nguyễn Thị Phương Thủy – Nhân viên phụ trách chứng từ - Phạm Ngọc Chinh – nhân viên khách hàng - Nguyễn Việt Anh- Nhân viên xuất khẩu - Bế Anh Tuấn – Phó giám đốc Nội dung câu hỏi trắc nghiệm chủ yếu về một số đối tượng liên quan tác động tới quy trình và những đánh giá sơ bộ về các quy trình xuất khẩu hàng bằng đường biển. Câu hỏi phỏng vấn trực tiếp tìm hiểu sâu hơn về hoạt động tác nghiệp giao hàng xuất khẩu đường biển tại doanh nghiệp. 2.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu Dữ liệu thứ cấp và sơ cấp sẽ được tổng hợp như sau: Đối với dữ liệu thứ cấp: dữ liệu thứ cấp sẽ được tập trung thu thập trong quá trình hoàn thành phần lý thuyết cơ bản và nội dung khái quát ngành của đề tài. Từ đề cương và những ng mục lớn dữ liệu thứ cấp sẽ được chắt lọc theo yêu cầu của đề tài. Do các dữ liệu thứ cấp thường đã được sử dụng với mục đích khác của người dùng trước. Phần dữ liệu sơ cấp quá trình thu thập khó khăn hơn vì vừa tốn thời gian vừa phải chọn lọc kỹ trước các cách thức để thu thập đúng mục đích. Tuy nhiên vì thế việc tổng hợp dữ liệu sẽ dễ dàng hơn. Các thông tin đưa về sẽ phân tích và tổng hợp lại để tìm ra giải pháp. Do số phiếu phát ra để điều tra dữ liệu sơ cấp là khá ít cho nên tác giả nhận thấy có thể sử dụng tổng hợp đơn giản là thống kê để tổng hợp số liệu. Nguyễn Thị Hợp Lớp 43E1 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Thương Mại Quốc Tế 2.2. Đánh giá tổng quan tình hình hoạt động và các quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH ELS 2.2.1. Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH ELS 2.2.1.1. Lĩnh vực kinh doanh Công ty TNHH ELS. Tên giao dịch quốc tế ELS GROUP Địa chỉ: 36A Bà Triệu, Hai Bà Trưng, Hà Nội. Tel: 0439747770 Fax: 0439747771 Thành lập năm 2003 và tập trung vào lĩnh vực giao nhận quốc tế. Năm 2008, ELS đã mở rộng hoạt động của mình thông qua tất cả các cảng tại Việt Nam và có các đối tác tin cậy trong hầu hết các cảng chính ở Châu Á, Châu Âu và Hoa Kỳ. Lĩnh vực kinh doanh là giao nhận vận tải quốc tế. Ba dịch vụ chính của công ty cung cấp đó là vận tải hàng không, dịch vụ vận tải biển và dịch vụ nội địa. Đại lý mạng: - Chi nhánh tại Việt Nam: Hải Phòng, TP Hồ Chí Minh, Hà Nội, Đà Nẵng - Bắc Mỹ: Mỹ , Canada - Châu Phi: Ai Cập, Yemen, Morocco, Nam Phi - Châu Á: Trung Quốc, Hồng Kông, Singapo, Nhật Bản, Ấn Độ, Pakistan, Hàn Quốc, Đài Loan. - Châu Âu: Đức, Hà Lan, Ý, Tây Ban Nha, Thụy Điển, Đan Mạch. - Châu Đại Dương: Australia, New Zealand. Nguyễn Thị Hợp Lớp 43E1 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Thương Mại Quốc Tế 2.2.1.2. Cơ cấu tổ chức Hội đồng quản trị Ban giám đốc ELS Chi nhánh Hải Phòng Phòng kinh doanh Phòng kế Hoạch Chi nhánh Hà Nội Phòng kinh doanh Phòng kế toán Chi nhánh Đà Nẵng Phòng kinh doanh Phòng kế toán Chi nhánh TP Hồ Chí Minh Phòng kinh doanh Phòng kế Hoạch Các chi nhánh trong công ty vừa hoạt động độc lập vừa phụ thuộc nhau, tất cả các chi nhánh hạch toán độc lập nhưng phụ trợ nhau trong mỗi quy trình. Các chi nhánh tại Hà Nôi, TP Hồ Chí Minh có khả năng tìm kiếm khách hàng cũng như cung cấp các dịch vụ khách hàng về các bước đầu tiên trong quy trình giao hàng rồi chuyển tới các chi nhánh ở Hải Phòng, Đà Nẵng, TP Hồ Chí Minh để các chi nhánh này cung cấp các dịch vụ tiếp theo về Cảng và hãng tàu. Đứng đầu các chi nhánh là giám đốc và các phó giám đốc phụ trách điều hành chung chi nhánh. Phòng kinh doanh là phòng rất quan trọng trong các chi nhánh, phòng kinh doanh gồm các nhân viên xuất nhập hàng, nhân viên khách hàng, nhân viên làm thủ tục hải quan. Số lượng các nhân viên trong mỗi chi nhánh không nhiều nhưng chất lượng Nguyễn Thị Hợp Lớp 43E1 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Thương Mại Quốc Tế các nhân viên trong công ty được đánh giá là rất tốt. Tổng số nhân viên trong công ty là 35 người, trong đó 100% các nhân viên nhân viên nghiệp vụ giao nhận vận tải là trình độ đại học trở lên. Các nhân viên này đều chủ yếu học ở khối ngành kinh tế. Về độ tuổi, nhân viên trong công ty có độ tuổi trẻ. Độ tuổi trung bình của nhân viên trong công ty là 31 tuổi. Chính vì độ tuổi không chênh lệch nhau nhiều và còn khá trẻ nên môi trường làm việc trong công ty rất năng động. Nam giới chiếm 5/7 và nữ giới chiếm 2/7 số lượng nhân viên trong công ty, trong đó phòng kế toán chiếm tỉ lệ nữ nhiều nhất, tiếp theo đó là nhân viên làm thủ tục hải quan và nhân viên làm thủ tục hải quan. Nhân viên xuất nhập hàng có số lượng nam giới nhiều nhất. 2.2.1.3. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Sau đây là số liệu về hoạt động kinh doanh của công ty tại chi nhánh Hà Nội trong các năm 2007, 2008, 2009. Năm 2007, do suy thoái kinh tế, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp gặp khó khăn, tổng doanh thu thuần từ bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp chỉ đạt 12.745.193.564 VNĐ, tổng nguồn vốn kinh doanh là 1.427.343.013 VNĐ. Sang năm 2008, từ sự tăng lên của các hợp đồng và các đơn hàng, doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng lên đến 30.240.462.741VNĐ và nguồn vốn của doanh nghiệp là 1.937.303.424 VNĐ. Năm 2009, vẫn giữ được đà kinh doanh khi thu về 28.857.269.725 VNĐ và tổng nguồn vốn là 3.906.263.143 VNĐ. 2.2.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình giao hàng xuất khẩu của công ty TNHH ELS 2.2.2.1. Các nhân tố thuộc môi trường bên ngoài a. Môi trường quốc tế Công tác giao nhận hàng xuất nhập khẩu chịu ảnh hưởng rất lớn từ môi trường quốc tế nhất là về kinh tế và chính trị. Trong những năm gần đây sự bất ổn của kinh tế và Nguyễn Thị Hợp Lớp 43E1 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Thương Mại Quốc Tế chính trị thế giới có chiều hướng gia tăng ảnh hưởng không nhỏ đến công tác xuất khẩu của các doanh nghiệp sản xuất kéo theo các doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế. ELS cũng không nằm ngoài sự ảnh hưởng đó. Về kinh tế, trong năm 2007 kinh tế thế giới chứng kiến sự chao đảo của thị trường chứng khoán và kéo theo là nhiều khủng hoảng khác như giá dầu và vàng và đồng đôla. Những khủng hoảng thị trường tài chính đã ảnh hưởng lớn đến các doanh nghiệp các nước, nhu cầu tiêu dùng trên thế giới giảm mạnh, hoạt động xuất nhập khẩu trong nước từ đó cũng trở nên trầm xuống. Các kế hoạch giao hàng bị thay đổi và dừng lại bởi giá cả nhiên liệu khiến giá cước thay đổi, chính sách hạn chế tín dụng của ngân hàng, các hợp đồng bị hủy bỏ…Chính quy mô rộng lớn và mức độ ảnh hưởng mạnh mẽ của suy thoái kinh tế mà doanh thu năm 2007 của công ty thấp nhất trong các năm gần đây. Cũng theo điều tra tại công ty 80% số phiếu khẳng định khủng hoảng kinh tế có ảnh hưởng tiêu cực đến công ty, 20% còn lại cho rằng ảnh hưởng khá tiêu cực đến công ty. Về chính trị, trong những năm gần đây tình hình bất ổn chính trị đang có nguy cơ gia tăng trên phạm vi thế giới nhất là trong năm 2011 này. Điều tra cho thấy bất ổn chính trị ảnh hưởng khá tiêu cực đến công ty chiếm 60% số phiếu, ảnh hưởng tiêu cực chiếm 40%. Mối quan hệ tốt giữa Việt Nam và nhiều nước trên thế giới được cho là ảnh hưởng khá tốt đến công ty. Kể từ khi gia nhập WTO, giao lưu kinh tế giữa Việt Nam và các nước không ngừng gia tăng đã làm cho ngành giao nhận có cơ hội phát triển. Với mục tiêu mở rộng quan hệ quốc tế, Việt Nam đang là một quốc gia có tốc độ phát triển cao. Thị trường xuất khẩu vì vậy được mở rộng cả về quy mô lẫn chất lượng, tuy nhiên cũng vì thế mà các doanh nghiệp phải tăng cường đảm bảo chất lượng vì mức độ cạnh tranh ngày càng cao. b. Môi trường ngành Số lượng các doanh nghiệp trong ngành giao nhận khoảng 800 doanh nghiệp trong đó doanh nghiệp tư nhân chiếm khoảng 80%. Đa phần các doanh nghiệp tư nhân đều hạn chế về nguồn vốn. Những năm gần đây số lượng doanh nghiệp ngày càng gia tăng đặt ra cho doanh nghiệp đứng trước áp lực cạnh tranh gay gắt hơn. Trong khi các doanh nghiệp Nguyễn Thị Hợp Lớp 43E1 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Thương Mại Quốc Tế trong nước có nguồn vốn nhỏ đặt ra áp lực về số lượng cũng như nhiều cách thức kinh doanh còn theo kiểu chụp giật thì các doanh nghiệp nước ngoài tham gia vào thị trường Việt Nam trong ngành lại đe dọa về quy mô vốn và mức độ hoạt động chuyên nghiệp. Trong vài năm gần đây do sự hạn chế của nhà nước về nguồn vốn nước ngoài khi thành lập nên các doanh nghiệp chưa được đầu tư 100% vốn nước ngoài nhưng trong năm 2012 khi luật này được dỡ bỏ theo cam kết vào WTO thì khả năng mức độ cạnh tranh càng gay gắt hơn. Nguyên nhân quan trọng khiến số lượng doanh nghiệp trong ngành giao nhận tăng là thị trường xuất nhập khẩu tại Việt Nam có mức hấp dẫn ngày càng tăng. Nhìn vào bảng dưới đây ta sẽ thấy được sản lượng xuất nhập khẩu của Việt Nam trong 4 năm gần đây nhất: Năm Xuất khẩu (tỷ USD) Nhập khẩu (tỷ USD) 2007 48,38 60,83 2008 63 80,5 2009 56,59 68,83 2010 71,6 84 Có thể nhận xét sản lượng xuất khẩu và nhập khẩu ở Việt Nam là khá cao và có mức tăng liên tục. Như vậy đây là một nhân tố ảnh hưởng tốt đến thị trường cho các công ty giao nhận. Thực tế thì số liệu doanh thu của công ty TNHH ELS trong năm 2008 cũng tăng mạnh và có giảm nhẹ năm 2009. Điều đó chứng minh việc xuất nhập khẩu trong nước ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động của công ty. 2.2.2.1 Các nhân tố thuộc môi trường bên trong a. Công tác quản lý và nguồn nhân lực Theo bảng điều tra về công tác quản lý và nguồn lực nhân lực thì mức độ ảnh hưởng của hai nhân tố này đối với công ty được cho là ảnh hưởng tích cực. Thực tế theo quan sát của tác giả trong quá trình thực tập thực tế tại công ty cũng có đánh giá tương tự. Công tác quản lý của doanh nghiệp theo tác giả nhận xét là khá chuyên nghiệp và hiệu quả. Các công việc và hoạt động của công ty ban giám đốc sẽ được thông tin nhanh chóng, các quyết định của cấp lãnh đạo cũng được các nhân viên thực hiện ngay. Nguyễn Thị Hợp Lớp 43E1 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Thương Mại Quốc Tế Nguồn nhân lực của công ty được đánh giá là tốt. Số lượng các nhân viên xử lý chứng từ, khai báo hải quan, nhân viên giao nhận và nhân viên phụ trách khách hàng đều có bằng đại học trở lên. Đặc biệt là trình độ tiếng anh và tin học của các nhân viên là rất cao. Cộng thêm sự chuyên nghiệp trong môi trường làm việc mà hiệu quả công việc của mỗi nhân viên đều cao. Tương xứng với những nỗ lực của nhân viên thì công ty cũng có chế độ đãi ngộ nhân sự tốt. Nhân viên được hưởng các chế độ theo bảo hiểm của nhà nước, nhân viên có mức lương cao và ổn định, đồng thời là thưởng trong các dịp lễ tết cũng như các chương trình tổ chức giải trí khác. b. Nguồn vốn và cơ sở vật chất Nguồn vốn của mỗi công ty ảnh hưởng đến quy mô và chất lượng của dịch vụ. Theo tài liệu thu thập từ phòng kế toán tổng nguồn vốn của doanh nghiệp các năm 2007, 2008 và 2009 lần lượt là 1.427.343.013, 1.937.303.424 và 3.906.263.143 đồng (Số liệu phòng kế toán chi nhánh Hà Nội của công ty TNHH ELS). Nhìn vào tổng nguồn vốn của doanh nghiệp có thể thấy doanh nghiệp có nguồn vốn rất hạn chế. Nguồn vốn chưa đủ đáp ứng nhu cầu mở rộng và phát triển của doanh nghiệp. Do đó hầu hết việc thuê các phương tiện vận tải như xe container doanh nghiệp đều phải thuê làm cho lợi nhuận của công ty không cao. Nguồn vốn hạn chế cũng là nguyên nhân mà công ty không có các hệ thống kho bãi, các nhà xuất khẩu hầu hết phải có kho hàng của mình. Không có các kho hàng của công ty nên công ty cũng không cần sử dụng các phần mềm quản lý và dự báo hàng. Tuy nhiên các phương tiện thông tin khác của công ty được trang bị khá tốt như các thiết bị điện tử và truyền thông không dây. Các phương tiện thông tin hiện đại đã đáp ứng khá tốt nhu cầu sử dụng trong làm việc của nhân viên công ty. c. Mối quan hệ giữa công ty và các bên liên quan trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển Ngành giao nhận hàng hóa nói riêng và các ngành kinh tế nói chung thì mối quan hệ với các đối tác là một chìa khóa quan trọng làm nên thành công đối với mỗi công ty. Theo nghiên cứu ở bảng điều tra cho thấy 80% số phiếu đánh giá mối quan hệ với hãng Nguyễn Thị Hợp Lớp 43E1 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Thương Mại Quốc Tế tàu là rất tốt, 20% còn lại cho rằng mối quan hệ với hãng tàu là khá tốt. 60% cho rằng mối quan hệ với khách hàng và cơ quan hải quan là rất tốt, 40% còn lại cho rằng mối quan hệ khá tốt. 40% số phiếu cho rằng mối quan hệ với cảng là rất tốt, 60% cho rằng mối quan hệ với cảng là khá tốt. Nhận xét chung mối quan hệ với các bên của công ty được đảm bảo duy trì tốt. 2.3 Tổng hợp kết quả phân tích các dữ liệu thu thập 2.3.1 Thực trạng hoạt động kinh doanh giao hang xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH ELS Đầu tiên chúng ta hãy nhìn vào một số dữ liệu về doanh thu và lợi nhuận của công ty trong 3 năm gần đây: Các chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Doanh thu bán hàng và cung Doanh thu cấp dịch vụ 13.095.287 30.241.589 28.857.269 - 18.146.302 (1.384.320) 8.156.672 23.174.125 22.254.970 - 15.017.453 (919.155) 4.927.167 15.973.267 15.256.687 Mức tăng - 11046100 (716580) Lợi nhuận 103.962 415.985 316.256 Mức tăng - 312.023 (99.729) Mức tăng Doanh thu về giao nhận Doanh thu hàng hóa bằng đường biển Mức tăng Doanh thu từ giao hàng xuất Doanh thu khẩu bằng đường biển Lợi nhuận sau thuế (Nguồn: Phòng kế toán của công ty TNHH ELS) Đơn vị: 1000đồng Nhìn vào bảng số liệu về doanh thu và lợi nhuận chúng ta nhận thấy doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường hiển của công ty chiếm khoảng 70% doanh thu về bán hàng và cung cấp dịch vụ, như vậy giao nhận hàng hóa bằng đường biển là Nguyễn Thị Hợp Lớp 43E1 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Thương Mại Quốc Tế hoạt động khá chủ lực trong công ty. Doanh thu về giao hàng xuất khẩu bằng đường biển cũng chiếm tới gần 60% tổng doanh thu giao nhận hàng hóa bằng đường biển. Trong 3 năm 2007, 2008 và 2009 năm 2007 là năm có doanh thu và lợi nhuận thấp nhất, nguyên nhân chủ yếu do tình hình đơn hàng xuất nhập khẩu giảm mạnh bởi tình biến động kinh tế thế giới. Năm 2008 các đơn hàng tăng lên đáng kể, doanh thu tăng thêm hơn 18 tỉ đồng tức là tăng hơn 130% so với năm 2007. Năm 2009 doanh thu và lợi nhuận có giảm nhẹ so với năm 2008. Về cơ cấu giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, giao hàng bằng container chiếm đến hơn 80% khối lượng giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty. Hàng giao bằng container chiếm tỉ lệ lớn bởi giao hàng bằng container chỉ yêu cầu số lượng hàng không quá lớn trong mỗi đơn hàng, dễ dàng hơn trong công tác điều động phương tiện vận tải. Sau đây là bảng số liệu về cơ cấu giao hàng xuất khẩu đường biển: Đơn vị: Tấn Năm Tổng hàng khối giao đường biển lượng Khối lượng giao hàng bằng Khối lượng giao hàng rời XK container Khối lượng Tỷ trọng Khối lượng Tỷ trọng 2007 7.436 5.856 78% 1.580 22% 2008 13.598 11.286 83% 2.311 17% 2009 13.460 11.037 82% 2.423 18% (Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH ELS) 2.3.2 Kết quả điều tra về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH ELS Dưới đây là kết quả tổng hợp từ phiếu điều tra về mức độ thực hiện các khâu trong quá trình giao hàng xuất khẩu tại công ty TNHH ELS . Nguyễn Thị Hợp Lớp 43E1