Tài liệu Hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất tại công ty tnhh quốc minh

Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại quốc tế LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành khóa luận này, em đã cố gắng, nỗ lực tìm hiểu, nghiên cứu thực tế quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu của công ty TNHH Quốc Minh dựa trên các kiến thức đã học ở trường Đại học Thương Mại. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn và giúp đỡ của các thầy cô giáo khoa Thương Mại Quốc Tế cùng cán bộ, giảng viên trường Đại học Thương Mại đã tận tình giảng dạy, truyền đạt, trang bị cho em những kiến thức cơ bản để lựa chọn và hoàn thành tốt khóa luận. Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất đến PGS.TS Doãn Kế Bôn – giảng viên bộ môn Quản trị tác nghiệp – trường đại học Thương Mại, người đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo, định hướng cho em trong suốt quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp. Đồng thời, em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới ban giám đốc cùng toàn thể cán bộ nhân viên công ty TNHH Quốc Minh đã tạo điều kiện, giúp đỡ em hoàn thành tốt quá trình thực tập. Do hạn chế về mặt kiến thức cũng như kinh nghiệm thực tế, thông tin thu thập chưa được phong phú nên khóa luận vẫn còn những sai sót, em mong sẽ nhận được những ý kiến đóng góp và lời khuyên bổ ích của thầy cô giáo và các bạn sinh viên. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 03 tháng 05 năm 2013 Sinh viên Phạm Thị Thu Phương GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn SVTH: Phạm Thị Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại quốc tế MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG ANH Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU..................................................................................................1 1.1. Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu................................................................1 1.2. Tổng quan vấn đề nghiên cứu............................................................................1 1.3. Mục đích nghiên cứu...........................................................................................2 1.4. Đối tượng nghiên cứu..........................................................................................2 1.5. Phạm vi nghiên cứu.............................................................................................2 1.6. Phương pháp nghiên cứu....................................................................................3 1.6.1. Phương pháp thu thập dữ liệu: sơ cấp..........................................................3 1.6.2. Phương pháp tổng hợp dữ liệu......................................................................3 1.7. Kết cấu của khóa luận.........................................................................................3 Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU..................................................................................................4 2.1. Tổng quan về đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu......................................4 2.1.1. Khái niệm về đàm phán..................................................................................4 2.1.2. Đặc điểm của đàm phán trong thương mại quốc tế.....................................4 2.1.3. Những nguyên tắc của đàm phán trong thương mại quốc tế......................5 2.1.4. Các hình thức đàm phán trong thương mại quốc tế....................................6 2.1.5. Phương pháp tiếp cận trong đàm phán thương mại quốc tế.......................6 2.1.6. Các chiến lược trong đàm phán thương mại quốc tế...................................7 2.1.7. Văn hóa trong đàm phán thương mại quốc tế..............................................7 2.2. Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng trong thương mại quốc tế...................8 2.2.1. Lập kế hoạch đàm phán.................................................................................8 2.2.1.1. Diễn giải sơ lược tình thế đàm phán..............................................................8 GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn SVTH: Phạm Thị Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại quốc tế 2.2.1.2. Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán....................................................8 2.2.1.3. Lập kế hoạch hành động................................................................................8 2.2.1.4. Kiểm tra và điều chỉnh kế hoạch...................................................................8 2.2.2. Tổ chức đàm phán..........................................................................................8 2.2.2.1. Chuẩn bị đàm phán........................................................................................8 2.2.3. Kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm.......................................................13 Chương 3 : THỰC TRẠNG CỦA QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MẶT HÀNG THẢM VÀ VẬT LIỆU TRANG TRÍ NỘI THẤT TẠI CÔNG TY TNHH QUỐC MINH.........................................................15 3.1. Giới thiệu khái quát công ty TNHH Quốc Minh...........................................15 3.1.1. Giới thiệu chung về công ty TNHH Quốc Minh.........................................15 3.1.2. Cơ cấu tổ chức...............................................................................................16 3.1.3. Tài chính của công ty....................................................................................17 3.2. Khái quát hoạt động nhập khẩu của công ty..................................................17 3.2.1. Các sản phẩm nhập khẩu chủ yếu...............................................................17 3.2.2. Quy mô nhập khẩu.......................................................................................18 3.2.3. Thị trường nhập khẩu chính........................................................................18 3.3. Thực trạng quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất tại công ty THHH Quốc Minh.........................19 3.3.1. Lập kế hoạch đàm phán...............................................................................19 3.3.2. Tổ chức đàm phán........................................................................................20 3.3.3. Kết thúc đàm phán.......................................................................................25 3.3.4. Kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm.......................................................27 3.4. Đánh giá tổng quát về quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất tại công ty THHH Quốc Minh........27 3.4.1. Thành công đạt được....................................................................................27 3.4.2. Tồn tại và nguyên nhân................................................................................28 3.4.2.1. Tồn tại............................................................................................................28 Chương 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn SVTH: Phạm Thị Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại quốc tế NHẬP KHẨU MẶT HÀNG THẢM VÀ VẬT LIỆU TRANG TRÍ NỘI THẤT TẠI CÔNG TY TNHH QUỐC MINH.....................................................................31 4.1. Định hướng phát triển quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất của công ty TNHH Quốc Minh trong thời gian tới................................................................................................................31 4.1.1. Định hướng nhập khẩu của công ty TNHH Quốc Minh trong thời gian tới……........................................................................................................................ 31 4.1.2. Quan điểm hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất của công ty TNHH Quốc Minh. 31 4.2. Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất tại công ty TNHH Quốc Minh.....................................................................................................32 4.2.1. Nâng cao hiệu quả của công tác lập kế hoạch đàm phán...........................32 4.2.2. Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ cho quy trình đàm phán.............33 4.2.3. Chuẩn bị nội dung đàm phán một cách cụ thể, chi tiết..............................34 4.2.4. Nâng cao năng lực và hiệu quả tổ chức đoàn đàm phán............................34 4.2.5. Nâng cao vị thế của công ty trên bàn đàm phán.........................................35 4.2.6. Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác............................................35 4.2.7. Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm sau mỗi cuộc đàm phán.................................................................................................................... 35 4.3. Một số kiến nghị với Chính phủ và các bộ ngành có liên quan.....................37 TÀI LIỆU THAM KHẢO GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn SVTH: Phạm Thị Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn Khoa Thương mại quốc tế SVTH: Phạm Thị Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại quốc tế DANH MỤC BẢNG BIỂU STT Tên Trang 1 Bảng 3.1. Tài sản và nguồn vốn của công ty 2010-2012 17 2 Bảng 4.1 Bảng đánh giá kết quả quá trình giao dịch đàm phán 37 DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ ST Tên T Trang 1 Sơ đồ 2.1. Mô hình lựa chọn nội dung đàm phán 9 2 Hình 2.1 Phân tích hoạt động đàm phán 14 3 Hình 3.1. Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Quốc Minh 16 4 Biểu đồ 3.1. Cơ cấu giá trị hàng hóa nhập khẩu theo mặt hàng 18 5 Biểu đồ 3.2. Cơ cấu giá trị hàng hóa nhập khẩu theo thị trường 19 6 7 8 Biểu đồ 3.3. Thống kê ký kết hợp đồng nhập khẩu theo mặt hàng 2010 - 2012 Biểu đồ 3.4. Thống kê ký kết hợp đồng nhập khẩu theo thị trường 2010 - 2012 Biểu đồ 3.5. Thống kê hình thức đàm phán hợp đồng nhập khẩu 2010 - 2012 25 26 27 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn SVTH: Phạm Thị Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại quốc tế STT Từ viết tắt tiếng Việt Nghĩa đầy đủ 1 TNHH Trách nhiệm hữu hạn 2 VNĐ Việt Nam đồng 3 TMQT Thương mại quốc tế DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG ANH ST Từ viết tắt Nghĩa tiếng Anh Nghĩa tiếng Việt 1 USD United States Dollars Đô la Mỹ 2 WTO World Trade Organization Tổ chức thương mại thế giới 3 ITC International Trade Centre Trung tâm thương mại quốc tế 4 EU European Union Liên minh châu Âu 5 ASEAN Association of Southeast Hiệp hội các Quốc gia Đông Asian Nations Nam Á 6 PVC Polyvinyl Clorua Vật liệu dẻo tổng hợp T GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn SVTH: Phạm Thị Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU 1.1. Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu Trên thế giới hiện nay, toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế đã trở thành xu thế tất yếu, các quốc gia đang ngày càng gia tăng hoạt động TMQT. Việt Nam sau khi gia nhập WTO có sự gia tăng không ngừng cả về số lượng và chất lượng hàng hóa xuất nhập khẩu, việc cắt giảm hàng rào thuế quan và phi thuế quan giữa các nước trong khối WTO đã giúp Việt Nam mở rộng được mối quan hệ hợp tác, giao lưu, buôn bán với các quốc gia trên thế giới. Trong hoạt động TMQT, đàm phán trở thành khâu quan trọng giúp doanh nghiệp giao dịch và ký kết các hợp đồng thương mại, đảm bảo hiệu quả kinh doanh. Thực tế hiện nay cho thấy hoạt động đàm phán, ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ của các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp hoạt động TMQT nói riêng vẫn còn nhiều yếu kém, sai sót. Việc hoàn thiện, nâng cao khả năng, hiệu quả đàm phán ký kết hợp đồng TMQT trở thành vấn đề mà các doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm. Công ty TNHH Quốc Minh là một trong những doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực kinh doanh mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất tại Hà Nội và miền Bắc Việt Nam. Công ty nhập khẩu từ các nước: Bỉ, Hàn Quốc, Hoa Kỳ, Trung Quốc, Indonesia, Thái Lan,…. các mặt hàng thảm và các vật liệu trải sàn, các loại mành, rèm và giấy dán tường. Các sản phẩm kinh doanh của công ty TNHH Quốc Minh hiện nay hoàn toàn là nhập khẩu từ nước ngoài, việc đàm phán với các đối tác nước ngoài có ý nghĩa vô cùng quan trọng, quyết định sự thành công hay thất bại trong hoạt động kinh doanh của công ty. Trong quá trình thực tập tại công ty, em nhận thấy bên cạnh những thành tựu đã đạt được, công ty cũng gặp không ít khó khăn trong quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu, như các vấn đề về nhân sự, giá cả,....Do đó em đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất tại công ty TNHH Quốc Minh”. 1.2. Tổng quan vấn đề nghiên cứu Trong thời gian từ 2010 – 2012 tại trường Đại học Thương Mại chưa có khóa luận, luận văn nào viết về hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất tại công ty TNHH Quốc Minh. Một số luận văn, khóa luận tại trường Đại học Thương Mại có liên quan như: GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn 1 SVTH: Phạm Thị Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế - Tường Hương Giang, năm 2010, hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu nhựa đường tại công ty TNHH nhựa đường Petrolimex. - Nguyễn Thị Hương, năm 2010, quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu từ thị trường Trung Quốc tại công ty TNHH Hàn Việt. - Dương Thị Thanh Hải, năm 2011, hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu tại công ty cổ phần bóng đèn phích nước Rạng Đông. - Phạm Thị Miền, năm 2012, quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội. - Tạ Thành Nam, năm 2012, quản trị quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu dầu phụ gia từ thị trường Pháp của công ty cổ phần hóa dầu Petrolimex. Qua đây em xin khẳng định khóa luận của em là hoàn toàn khác với các luận văn, khóa luận những năm trước tại trường Đại học Thương Mại, do sản phẩm của em là thảm và vật liệu trang trí nội thất và công ty mà em thực tập là công ty TNHH Quốc Minh hoàn toàn khác với các đề tài trước. 1.3. Mục đích nghiên cứu Khóa luận góp phần củng cố kiến thức, một số vấn đề cơ bản về đám phán trong TMQT và quy trình đàm phán trong TMQT đã được học thông qua việc tìm hiểu thực tế hoạt động nhập khẩu mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất tại công ty TNHH Quốc Minh. Trên cơ sở lý thuyết và tình hình thực tế của công ty, khóa luận đề xuất một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất tại công ty TNHH Quốc Minh. 1.4. Đối tượng nghiên cứu Quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất tại công ty TNHH Quốc Minh. 1.5. Phạm vi nghiên cứu - Không gian nghiên cứu: công ty TNHH Quốc Minh - Thời gian nghiên cứu: kết quả đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm và vật liệu xây dựng giai đoạn 2010 – 2012. 1.6. Phương pháp nghiên cứu 1.6.1. Phương pháp thu thập dữ liệu: sơ cấp - Quan sát thực tế quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất tại công ty TNHH Quốc Minh, bao gồm công GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn 2 SVTH: Phạm Thị Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế tác lập kế hoạch, tổ chức thực hiện đàm phán và kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm sau đàm phán. - Thu thập nguồn dữ liệu bên trong doanh nghiệp từ năm 2010 đến năm 2012 của phòng tài chính – kế toán, phòng kinh doanh, bao gồm các bảng báo cáo tài chính từ năm 2010 – 2012, số liệu cơ cấu nhập khẩu, báo cáo thương niên từ năm 2010 – 2012. 1.6.2. Phương pháp tổng hợp dữ liệu - Phương pháp thống kê: Liệt kê và đưa vào bảng phân tích dữ liệu thu được của doanh nghiệp thông qua phòng tài chính – kế toán, phòng kinh doanh. - Phương pháp phân tích: Dựa vào các yêu tố ngoại cảnh tác động đến doanh nghiệp đưa ra những suy luận thực tiễn. 1.7. Kết cấu của khóa luận Ngoài lời mở đầu, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo thì khóa luận bao gồm bốn chương: - Chương 1: Tổng quan về quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu. - Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu. - Chương 3: Thực trạng quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất tại công ty TNHH Quốc Minh. - Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất tại công ty THHH Quốc Minh. Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU 2.1. Tổng quan về đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu 2.1.1. Khái niệm về đàm phán Khái niệm về đàm phán: Theo Joseph Burnes: “Đàm phán là một cuộc thảo luận giữa hai hay nhiều bên để đi đến một mục đích chung là đạt được thỏa thuận về những vấn đề ngăn cách các bên mà không bên nào có đủ sức mạnh hoặc có đủ sức mạnh nhưng không muốn sử dụng để giải quyết những vấn đề ngăn cách đó”. GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn 3 SVTH: Phạm Thị Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế Mục đích của đàm phán là tìm ra các giải pháp nhằm giải quyết các mâu thuẫn còn tồn tại giữa các bên tham gia đàm phán. Khái niệm về đàm phán thương mại quốc tế: Theo sách hướng dẫn đối với các nhân viên mãi vụ của không quân Mỹ: “Đàm phán thương mại quốc tế là một nghệ thuật đi đến sự hiểu biết chung thông qua mặc cả dựa trên các yếu tố thiêt yếu của một hợp đồng chẳng hạn như giao hàng, quy cách phẩm chất, giá cả và các điều khoản khác”. Một khái niệm được nhiều người chấp nhận là: “Đàm phán thương mại quốc tế là một quá trình mà các bên đàm phán có trụ sở kinh doanh đặt ở các quốc gia khác nhau tiến hành thảo luận, thương lượng nhằm thống nhất các mối quan tâm chung và những quan điểm còn bất đồng để đi tới một hợp đồng thương mại”. Thực chất đàm phán là một khoa học, một nghệ thuật sử dụng các kỹ năng giao dịch đến mức thuần thục, điêu luyện bao gồm khả năng thuyết phục và chấp nhận sự thuyết phục, khả năng sử dụng các tiểu xảo đàm phán, sự khôn khéo trong quá trình thỏa hiệp về lợi ích và thống nhất giữa các mặt đối lập để giải quyết các bất đồng còn tồn tại để đi đến ký kết được các hợp đồng mua bán mà các bên cùng có lợi. 2.1.2. Đặc điểm của đàm phán trong thương mại quốc tế - Trong đàm phán thương mại quốc tế, các bên tham gia đàm phán phải có ít nhất hai bên có trụ sở kinh doanh đặt ở các quốc gia khác nhau. - Các bên tham gia đàm phán thương mại quốc tế có các quốc tịch khác nhau và thường sử dụng ngôn ngữ phổ thông khác nhau. Điều này sẽ gây khó khăn cho người đàm phán trong quá trình tiếp nhận, truyền đạt thông tin và ý tưởng của mình cho đối tác, dễ có những hiểu lầm, sơ hở dẫn đến các rủi ro trong kinh doanh. - Các bên tham gia đàm phán thương mại quốc tế, có thể khác nhau về thể chế chính trị, dẫn đến sự khác nhau về quan điểm, lập trường, tư tưởng và tính dân tộc được đề cao. Trong quá trình đàm phán các bên khó hòa hợp, ít thiện cảm, phòng thủ lẫn nhau, dễ gây ra các xung đột trong quá trình đàm phán. - Trong quá trình đàm phán có sự gặp gỡ của các hệ thống pháp luật khác nhau nên cùng một hiện tượng nhưng có các cách giải thích và đưa ra kết luận khác nhau, điều này có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình thực hiện hợp đồng sau này, dễ tạo ra các rủi ro trong kinh doanh. GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn 4 SVTH: Phạm Thị Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp - Khoa Thương mại Quốc tế Trong đàm phán thương mại quốc tế có sự gặp gỡ giữa các nền văn hóa, phong tục tập quán khác nhau, dẫn tới tính cách, phong cách ứng xử, thái độ đàm phán và cách thức sử dụng kỹ thuật, chiến thuật, ra quyết định trong đàm phán khác nhau, vì vậy phải nghiên cứu để có những đối sách thích ứng đạt được thành công trong đàm phán. 2.1.3. Những nguyên tắc của đàm phán trong thương mại quốc tế - Chỉ đàm phán khi xuất hiện vùng thỏa thuận đàm phán. Vùng thỏa thuận là vùng mà kết quả các bên có thể chấp nhận được, đồng thời chồng chéo lên nhau. - Đảm bảo lợi ích của các bên tham gia đàm phán. Đàm phán là quá trình thỏa hiệp về lợi ích và thống nhất giữa các mặt đối lập. Do đó người đàm phán phải đưa ra được các phương án đôi bên cùng có lợi, góp phần phát hiện ra những quyền lợi chung, những vùng thỏa thuận trong đàm phán, qua đó có thể dễ dàng thuyết phục đối tác và đạt được hiệu quả của quá trình đàm phán. - Kết hợp tính khoa học và tính nghệ thuật trong đàm phán. Trong đàm phán vừa phải tiến hành một cách khoa học, từ nghiên cứu, phân tích, lập phương án, tiến hành đàm phán theo một quy trình chặt chẽ, với những đối sách thích hợp, vừa phải biết ứng xử linh hoạt, sử dụng các kỹ năng , kỹ xảo để nâng đàm phán trở thành một nghệ thuật. - Trong đàm phán phải tập trung vào quyền lợi chứ không phải lập trường quan điểm. Con người tham gia vào quá trình đàm phán thường dễ có xúc cảm, hay giữ lập trường quan điểm của riêng mình, nhiều khi ít quan tâm đến quyền lợi dẫn tới việc thương lượng không được khách quan. Do đó, trong đàm phán phải biết tách cảm xúc ra khỏi vấn đề đàm phán, tập trung chủ yếu vào quyền lợi của các bên. - Kiên quyết bảo vệ các tiêu chuẩn khách quan công bằng, không phụ thuộc vào lập trường của bên nào. Các tiêu chuẩn khách quan có thể là: Các tiêu chuẩn quốc tế, giá của sở giao dịch, tập quán buôn bán của quốc tế, của ngành hàng,…. 2.1.4. Các hình thức đàm phán trong thương mại quốc tế - Đàm phán trực tiếp: Là hình thức mà các bên đối tác trực tiếp gặp gỡ nhau để tiến hành đàm phán. Đây là hình thức đặc biệt quan trọng, có hiệu suất trao đổi thông tin rất cao, tránh được sự hiểu lầm, đẩy nhanh được tốc độ để đi đến ký kết hợp đồng, thường áp dụng khi đàm phán những hợp đồng có giá trị lớn, hàng hóa phức tạp hoặc lần đầu tiên tiến hành giao dịch với nhau. - Đàm phán qua thư tín: Là hình thức chủ yếu của những nhà kinh doanh quốc tế. Người đàm phán có điều kiện phân tích, cân nhắc, bàn bạc cụ thể những vấn GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn 5 SVTH: Phạm Thị Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế đề cần đàm phán và có thể khéo léo dấu kín ý định thật sự của mình, nhưng khó dự đoán được ý đồ của đối tác để có những ứng xử thích hợp, thường được sử dụng cho các cuộc tiếp xúc ban đầu, đàm phán để hay đổi các điều khoản của hợp đồng hay giải quyết tranh chấp. - Đàm phán qua điện thoại: Là hình thức được sử dụng phổ biến trong điều kiện kỹ thuật thông tin liên lạc phát triển như ngày nay, đảm bảo tính thời điểm. Người tiến hành phải chuẩn bị chu đáo, cẩn thận trước khi đàm phán để phán đoán và phản ứng linh hoạt trước các vấn đề mà đối phương đưa ra. Sau khi trao đổi qua điện thoại cần có thư xác nhận những nội dung đã đàm phán. 2.1.5. Phương pháp tiếp cận trong đàm phán thương mại quốc tế - Phương pháp tiếp cận Thắng – Thua (Win – Lose negotiation) Đàm phán Thắng – Thua là kiểu đàm phán được xây dựng trên cơ sở triết lý, xem thương lượng là một sự cạnh tranh giữa các bên. Vì đàm phán là một lý thuyết trò chơi có tổng bằng không, nên bản chất của đàm phán là bên thắng lấy của bên thua. Trong đàm phán có thể tìm mọi cách để chiến thắng, chỉ chú ý đến kết quả, ít chú ý vấn đề khác. - Phương pháp tiếp cận Thắng – Thắng (Win – Win) Trong kinh doanh hiện đại, các nhà đàm phán mong muốn khai thác triệt để lợi ích vốn có của các bên để đem lại nhiều lợi ích nhất, và đàm phán được hiểu là một trò chơi có tổng dương, các bên phải tìm cách để cho tổng dương là lớn nhất. Do đó, đây là kiểu đàm phán với tinh thần hợp tác và cộng tác chứ không cạnh tranh và đối lập quyền lợi. 2.1.6. Các chiến lược trong đàm phán thương mại quốc tế - Chiến lược đàm phán cứng rắn: Là chiến lược trong đó nhà đàm phán chỉ theo đuổi lợi ích của mình mà không quan tâm nhiều đến lợi ích của bên kia, sử dụng các biện pháp cứng rắn để ép buộc đối phương nhượng bộ, thường được sử dụng khi mối quan hệ và thế lực nghiêng về phía họ, hoặc do phong cách hay cá tính của họ. Chiến lược này có thể giúp đàm phán nhanh chóng thành công, nhưng cũng tiềm ẩn nhiều nguy cơ trong quá trình thực hiện hợp đồng, và có thể thất bại nếu hai bên cùng sử dụng chiến lược này. - Chiến lược đàm phán mềm dẻo: Là chiến lược mà người đàm phán chú trọng đến việc xây dựng và duy trì mối quan hệ giữa hai bên. Do đó họ thường tỏ ra tin GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn 6 SVTH: Phạm Thị Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế cậy đối tác, tránh đối lập mà chịu nhân nhượng, đề xuất những kiến nghị hợp tình hợp lý. Nếu hai bên cùng thực hiện chiến lược này thì đàm phán sẽ dễ thành công. - Chiến lược đàm phán hợp tác: Là chiến lược vừa chú ý lợi ích bản thân, vừa chú ý lợi ích của đối tác. Sử dụng chiến lược này phải tôn trọng quyền bình đẳng, hợp tác cùng có lợi và luôn đưa ra phương án hai bên cùng có lợi. 2.1.7. Văn hóa trong đàm phán thương mại quốc tế Các thành tố chính của một nền văn hóa đó là các quy định, tiêu chuẩn, mô hình ứng xử được thừa nhận, sự phân tầng xã hội, tôn giáo, ngôn ngữ, giáo dục, nghệ thuật và tính thẩm mỹ, văn hóa vật chất và điều kiện sống. Nó tác động bằng nhiều cách đến quá trình đàm phán, đến những đặc tính phong cách của người đàm phán, đến chiến lược thương lượng được sử dụng trong đàm phán. Mỗi khu vực, mỗi quốc gia trên thế giới đều có nền văn hóa riêng và hình thành nên các phong cách đàm phán khác nhau. Thể hiện rõ nhất là phong cách Á đông và phong cách Âu, Mỹ. Trong khi người Á đông đề cao vai trò của tập thể, đoàn kết, tính thầm lặng, kiên nhẫn, thường tiếp cận vấn đề một cách gián tiếp và rất nghệ thuật thì người Âu, Mỹ lại có tính cách mạnh mẽ, tự tin, thẳng thắn và đề cao vai trò của cá nhân, tiếp cận vấn đề một cách trực tiếp, luôn tách con người ra khỏi các vấn đề và tập trung vào quyền lợi. 2.2. Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng trong thương mại quốc tế 2.2.1. Lập kế hoạch đàm phán 2.2.1.1. Diễn giải sơ lược tình thế đàm phán Người lập kế hoạch cần phân tích khái quát những nét cơ bản của thị trường thế giới, những đặc điểm, văn hóa của đối tác, của doanh nghiệp có liên quan tác động đến hoạt động đàm phán, những điểm yếu, điểm mạnh, những thuận lợi, khó khăn làm cơ sở xác định mục đích và mục tiêu đàm phán. 2.2.1.2. Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán Xác định mục đích đàm phán có tác dụng định hướng và là đích hướng tới của hoạt động đàm phán. Sau khi xác định được mục đích phải xác định được các mục tiêu đàm phán, bao gồm cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng nội dung đàm phán khác nhau. 2.2.1.3. Lập kế hoạch hành động GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn 7 SVTH: Phạm Thị Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế Lập kế hoạch hành động bao gồm: kế hoạch chiến lược, kế hoạch nhân sự, kế hoạch về địa điểm và chương trình đàm phán. Lập kế hoạch về chiến lược phải xác định được tư duy chiến lược, các biện pháp, kỹ thuật cụ thể cho từng nội dung đàm phán để đạt được mục tiêu. Lập kế hoạch về nhân sự phải xác định được những nhà đàm phán của đối tác, những người tham gia đàm phán để lập kế hoạch đàm phán của mình. Lập chương trình đàm phán phải cụ thể, chi tiết từ khâu chuẩn bị, tiến hành đến kiểm tra, rút kinh nghiệm sau khi đàm phán. 2.2.1.4. Kiểm tra và điều chỉnh kế hoạch Phải thường xuyên kiểm tra tính hợp lý của kế hoạch vì trong thực tế có nhiều thông tin và tình huống xảy ra mà người lập kế hoạch không lường trước được. 2.2.2. Tổ chức đàm phán 2.2.2.1. Chuẩn bị đàm phán a. Chuẩn bị thông tin phục vụ đàm phán - Xác định nhu cầu thông tin và phân loại Thông tin cần thiết được chia thành hai loại: thông tin cung cấp đều đặn cho các nhà đàm phán và thông tin cần thiết cho từng cuộc đàm phán chuyên biệt, bao gồm: các thông tin chung về thị trường, thông tin về hàng hóa, thông tin chung về đối tác và đoàn đám phán của đối tác,….. - Xác định nguồn thu thập thông tin Doanh nghiệp có thể thu thập thông tin từ các nguồn: các tổ chức quốc tế chuyên ngành (WTO, ITC,…) hay khu vực (EU, ASEAN,…), thông tin từ sách báo thương mại, trung tâm xúc tiến, bộ thương mại, các đối tác, ngân hàng, ghi chép nội bộ của doanh nghiệp,….. - Phân tích, xử lý, lưu trữ và sử dụng thông tin Phân tích, xử lý thông tin bằng cách tập hợp, phân tích, hệ thống, so sánh, lập Xác định những nội dung cần đàm phán luận, rút ra kết luận cụ thể. b. Chuẩn bị nội dung đàm phán Xác định các phương án của mỗi nội dung đàm phán Lựa chọn những phương án có Lựa chọn những phương án thể nhân nhượng cần thuyết phục đối tác Xác định trình8tự đàm phán GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn SVTH: Phạm Thị Thu Phương của mỗi nội dung Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế Sơ đồ 2.1. Mô hình lựa chọn nội dung đàm phán (Nguồn: PGS.TS Doãn Kế Bôn, quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, nhà xuất bản - Chính trị - Hành chính, 2010) Xác định những nội dung cần đàm phán, bao gồm các định nghĩa dùng trong hợp đồng, các nội dung về tên hàng, số lượng, quy cách phẩm chất, bao bì, ký mã hiệu, giá, thanh toán, thời gian, địa điểm giao hàng, vận tải, bảo hiểm, thưởng, phạt,…. - Lựa chọn phương án đàm phán, căn cứ vào đặc điểm thị trường trong nước, thị trường nước ngoài, thị trường quốc tế, tình hình đối tác, tình hình doanh nghiệp và điều kiện cụ thể của hoạt động kinh doanh cần đàm phán. Để lựa chọn phương án đàm phán, các nhà đàm phán tiến hành theo các bước sau: Bước 1: Xác định các phương án có thể xảy ra trong mỗi tiểu mục của nội dung đàm phán để có các biện pháp đối phó riêng biệt, tạo thế chủ động trong đàm phán, giúp người đàm phán kiểm soát được chương trình, lựa chọn được phương án tốt nhất. Bước 2: Lựa chọn những phương án cần thuyết phục đối tác, không thể nhân nhượng để có các biện pháp chiến lược đàm phán cho thích hợp. Bước 3: Lựa chọn các phương án có thể chấp nhận được để trao đổi với đối tác chấp nhận những đề nghị của mình. Bước 4: Đánh hệ số quan trọng cho từng phương án đàm phán. - Xác định trình tự đàm phán các nội dung, đảm bảo các yêu cầu: phải được sắp xếp theo một trình tự kế tiếp logic, các nội dung quan trọng, thiết yếu phải được đàm phán trước, các nội dung không bị bỏ sót, trùng lặp hay chồng chéo khi đàm phán. c. Chuẩn bị nhân sự - Phương pháp lựa chọn đoàn đàm phán: Để lựa chọn đoàn đàm phán, doanh nghiệp cần căn cứ vào nội dung của cuộc đàm phán, đoàn đàm phán và văn hóa của đối tác, mục đích của cuộc đàm phán và ngân sách, chi phí cho cuộc đàm phán. Thứ nhất, tiêu thức để lựa chọn các thành viên của đoàn đàm phán là: có phẩm chất đạo đức tốt, có tinh thần trách nhiệm trong công việc, có khả năng bao quát, nhận dạng và phát hiện vấn đề, có khả năng thuyết phục đối tác, chịu được căng thẳng, kiểm soát được vấn đề, có khả năng làm việc độc lập, sáng tạo, linh hoạt trước mọi vấn đề… Thứ hai, tiêu thức để lựa chọn đoàn đàm phán là: có uy tín, có khả năng ra quyết định đúng đắn trong mọi tình huống, có khả năng tập hợp quan điểm, có khí chất nền GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn 9 SVTH: Phạm Thị Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế nã, năng động, có tài phân biệt thật giả, biết dừng đúng lúc, biết tận dụng sức mạnh tập thể. - Tổ chức đoán đàm phán có hiệu quả cần phải đề ra các quy định chung cho đoàn đàm phán và phân công trách nhiệm cho từng thành viên trong đoàn. Cần luyện tập nhằm đề phòng và xử lý các tình huống cụ thể trong những cuộc đàm phán quan trọng. d. Chuẩn bị địa điểm - Nếu đàm phán tại doanh nghiệp: chuẩn bị địa điểm tổ chức đàm phán, nghỉ ngơi, giải trí phù hợp với thói quen của mình và đối tác. - Nếu đàm phán ở nước ngoài: chuẩn bị địa điểm tổ chức đàm phán, nghỉ ngơi giải trí thích hợp cho đoàn đàm phán của mình. e. Chuẩn bị chương trình làm việc Lập ra chương trình đàm phán cụ thể cho từng ngày đàm phán. Nếu đàm phán ở doanh nghiệp thì doanh nghiệp có thể chủ động lập chương trình làm việc phù hợp và tham khảo ý kiến đối tác để thống nhất chương trình. Nếu đàm phán ở nước ngoài thì doanh nghiệp cần chủ động kết hợp với đối tác lập chương trình làm việc thích hợp. 2.2.2.2. Tiến hành đàm phán a. Giai đoạn tiếp cận Giai đoạn tiếp cận là giai đoạn mở đầu cho quá trình tiến hành đàm phán. Mục đích là tạo không khí cho cuộc đàm phán, tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện các bước tiếp theo. Giai đoạn này được dùng để thảo luận các vấn đề nằm ngoài vấn đề thương lượng như các vấn đề về kinh tế, thể thao, văn hóa, nghệ thuật, thời tiết, đất nước, con người, sở thích cá nhân…. nhằm giới thiệu các bên với nhau. Thời gian và chủ đề tiếp cận phụ thuộc vào sở thích và văn hóa của các bên tham gia đàm phán. b. Trao đổi thông tin Những người thương lượng cung cấp và thu nhận thông tin về nội dung của cuộc đàm phán để chuẩn bị cho các giai đoạn tiếp theo, làm cho các bên hiểu được quan điểm, lập trường, mục tiêu và quyền lợi của nhau, làm cơ sở cho các quyết định sau này. Trong giai đoạn trao đổi thông tin người đàm phán phải sử dụng các kỹ thuật: kỹ thuật đặt câu hỏi, trả lời câu hỏi, xử lý những câu hỏi không rõ ràng, kỹ thuật trình bày, truyền thông tin không lời…Tùy từng điều kiện cụ thể, văn hóa GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn 10 SVTH: Phạm Thị Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế của đối tác mà sử dụng, kết hợp các kỹ thuật để tối ưu hóa quá trình truyền đạt thông tin. c. Giai đoạn thuyết phục Thực chất của giai đoạn thuyết phục là giai đoạn giành giật, bảo về quyền lợi của mình, thực hiện các mục tiêu đã đề ra, sử dụng kỹ thuật thuyết phục và kỹ thuật vô hiệu hóa đối tác. - Quá trình thuyết phục có thể tiến hành theo các bước sau: Bước 1: Xác định những vấn đề cần thuyết phục. Bước 2: Từ việc xác định những vấn đề cần thuyết phục, xác định những nguyên nhân tiềm ẩn dẫn đến sự không nhất trí của đối tác. Bước 3: So sánh mục tiêu, quyền lợi, chiến lược, điểm mạnh, điểm yếu của đối phương so với mình để đưa ra các định hướng thuyết phục đối tác. Bước 4: Trên cơ sở định hướng thuyết phục, lựa chọn phương pháp và chiến thuật thuyết phục. Bước 5: Tiến hành thuyết phục. - Quá trình vô hiệu hóa được tiến hành theo các bước: Bước 1: Xác định những vấn đề cần bác bỏ Bước 2: Tìm hiểu nguyên nhân của sự bác bỏ. Bước 3: Lựa chọn phương pháp và chiến thuật. Bước 4: Tiến hành vô hiệu hóa ý kiến của đối tác. d. Giai đoạn nhượng bộ và thỏa thuận Các bên cần phải có sự nhượng bộ và thỏa thuận để giải quyết các mâu thuận còn tồn tại thì mới đưa cuộc đàm phán đến thành công. Có hai phương pháp cơ bản để nhượng bộ và thỏa thuận: - Phương pháp dùng phễu giải pháp, gồm 3 bước: Bước 1: Xác định tất cả các giải pháp mà các bên đưa ra. Bước 2: Các bên phân tích để tìm ra các giải pháp có tính khả thi. Bước 3: Lựa chọn giải pháp tối ưu nhất cho tất cả các bên. - Phương pháp kết hợp các giải pháp đàm phán: thích hợp khi các giải pháp mà các bên tham gia có sự khác nhau từng phần. Nguyên tắc cơ bản là kết hợp từng bộ phận của nhiều giải pháp thành một giải pháp mới mà các bên có thể chấp nhận được, có thể tiến hành theo các bước: Bước 1: Xác định các giải pháp mà các bên đề nghị. Bước 2: Xác định những giải pháp có thể kết hợp được. Bước 3: Xác định những vấn đề trong mỗi giải pháp có thể kết hợp được. Bước 4: Tiến hành kết hợp đưa ra giải pháp chung. GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn 11 SVTH: Phạm Thị Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế e. Kết thúc đàm phán - Nếu đàm phán không đi đến thống nhất khi các bên đối tác đưa ra những đề nghị không thể chấp nhận được hoặc trong quá trình đàm phán xuất hiện những thông tin làm cho những thỏa thuận đối với ta không còn hấp dẫn nữa, phương án kinh doanh không còn hiệu quả thì điều tốt nhất là nên rút lui khỏi cuộc đàm phán, phải tìm lý lẽ giải thích hợp lý để vẫn giữa được mối quan hệ tốt đẹp giữa các bên. - Nếu đàm phán thành công, các bên tiến hành ký kết hợp đồng hoặc đã đạt được những thỏa thuận nhất định, cần đàm phán thêm mới có thể ký kết hợp đồng thì các bên phải tiến hành xác nhận những thỏa thuận đã đạt được. 2.2.3. Kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm Sau mỗi lần đàm phán phải kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm, so sánh kết quả đạt được với mục tiêu đề ra, từ dó phân tích ưu nhược điểm, rút kinh nghiệm cho các hoạt động đàm phán sau. Các nhà đàm phán có thể lập bảng biểu để phân tích và tiến hành theo các bước sau: Bước 1: Xác định nội dung kiểm tra: Ghi vào cột 2 Bước 2: Hình thành hệ thống chỉ tiêu để đánh giá: Liệt kê vào cột 2 Bước 3: Xác định hệ số quan trọng của các chỉ tiêu (M): Ghi vào cột 3 Bước 4: Xác định giá trị các chỉ tiêu (q): Ghi vào cột 4 Bước 5: Phân tích những thành công: Ghi vào cột 5 Bước 6: Phân tích những tồn tại: Ghi vào cột 6 Bước 7: Phân tích những nguyên nhân: Ghi vào cột 7 Bước 8: Phân tích đánh giá và rút ra những bài học kinh nghiệm GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn 12 SVTH: Phạm Thị Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế Hình 2.1 Phân tích hoạt động đàm phán STT 1 Chỉ tiêu 2 Các chỉ tiêu về Hệ số quan trọng 3 Giá trị Những các chỉ thành tiêu 4 công 5 Những Nguyên tồn tại nhân 6 7 phân tích môi 1. trường đàm phán Các chỉ tiêu về lập kế hoạch đàm 2. phán Các chỉ tiêu về chuẩn bị đàm 3. phán Các chỉ tiêu về tiến hành đàm 4. phán - Chương 3 : THỰC TRẠNG CỦA QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MẶT HÀNG THẢM VÀ VẬT LIỆU TRANG TRÍ NỘI THẤT TẠI CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 3.1. Giới thiệu khái quát công ty TNHH Quốc Minh GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn 13 SVTH: Phạm Thị Thu Phương