Tài liệu Hoàn thiện kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền do công ty tnhh kiểm toán và tư vấn thăng long thực hiện

LỜI MỞ ĐẦU Trong các phần hành của kiểm toán báo cáo tài chính thì kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền là một nội dung quan trọng vì chu trình bán hàng – thu tiền là chu trình cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nó không những đánh giá hiệu quả của các chu trình trước đó như chu trình tiền, tiếp nhận – hoàn trả vốn, mua hàng – thanh toỏn,… mà còn đánh giá hiệquả toàn bộ quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, kiểm toán chu trình này có ý nghĩa rất quan trọng trong các cuộc kiểm toán. Mặt khác, doanh thu được coi là khoản mục trọng yếu ảnh hưởng rất lớn đến báo cáo kết quả kinh doanh và ảnh hưởng trực tiếp đến các chỉ tiêu về thuế cũng như lợi nhuận chưa phân phối của doanh nghiệp. Vì vậy, khi tiến hành kiểm toán chu trình này, kiểm toán viên cần phải quan tâm đặc biệt đến việc phản ánh trung thực và hợp lý chỉ tiêu doanh thu để tạo niềm tin cho người sử dụng về khả năng sinh lời của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng nói trên, Em đã tiến hành nghiên cứu cũng như tìm hiểu thực tế kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền do Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Thăng Long thực hiện. Qua đó nhận thấy, Công ty đã xây dựng một chương trình kiểm toán khá chi tiết và Kiểm toán viờn dựa vào chương trình kiểm toán đó trong tất cả các cuộc kiểm toán. Từ thực tế vận dụng tại Công ty, Em đã mạnh dạn đưa ra một số nhận định cũng như phương hướng, giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền do Công ty thực hiện. Được sự hướng dẫn tận tình của Thầy.Phạm Tiến Hưng và các anh chị ở phòng kiểm toán Báo cáo tài chớnh của Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Thăng Long, Em đã hoàn thành Đề tài : “Hoàn thiện kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền do Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Thăng Long thực hiện”. Nội dung Khóa luận tốt nghiệp của Em gồm ba chương: Chương 1: Lý luận chung về kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính; Chương 2: Thực trạng kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền do Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Thăng Long thực hiện; Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền do Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Thăng Long thực hiện. Để hoàn thành tốt Khóa luận này, Em đã tìm hiểu và nghiên cứu sách báo, tài liệu học tập, các file kiểm toán của Công ty cũng như tham gia kiểm toán thực tế các khách hàng từ đó so sánh thực tiễn vận dụng của Công ty so với lý luận. Ngoài ra, Em chọn hai khách hàng của Công ty có lĩnh vực hoạt động kinh doanh khác nhau để thấy được cách thức kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền cũng khác nhau. Do hạn chế về thời gian cũng như hiểu biết nên Khóa luận của Em không thể tránh khỏi nhiều sai sót. Vì vậy, Em kính mong sự góp ý chân thành của Thầy cũng như các anh chị trong Công ty để Khóa luận tốt nghiệp của Em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM TOÁN CHU TRèNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1. 1. Đặc điểm của kiểm toán chu kì bán hàng-thu tiền: 1.1.1. Bản chất và chức năng của chu trình bán hàng - thu tiền 1.1.1.1. Bản chất của chu trình bán hàng – thu tiền Hệ thống tài chính kế toán trong một doanh nghiệp bao gồm rất nhiều các mối quan hệ đan xen tác động lẫn nhau, hoạt động này sẽ bổ trợ hoạt động kia tạo tiền đề cho hoạt động kia phát triển, đồng thời các hoạt động nối tiếp nhau tạo thành một vòng tuần hoàn khép kín. Trong doanh nghiệp sản xuất, duy trì các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, quá trình kinh doanh của doanh nghiệp phải nối tiếp liên tục và lặp đi lặp lại tạo thành những chu kỳ sản xuất có quan hệ chặt chẽ với nhau. Các chuỗi nghiệp vụ trong mỗi chu kỳ liên quan với nhau và tạo thành chu kỳ nghiệp vụ cơ bản và khép kín. Bắt đầu từ việc doanh nghiệp tạo vốn, có thể bằng vốn tự có hoặc vốn vay mượn để phục vụ cho sản xuất, kết thúc sản xuất thì công đoạn cuối cùng của chu kỳ là việc tiêu thụ sản phẩm đồng thời là quá trình thu tiền từ hoạt động bán hàng để thu hồi lại vốn kinh doanh. Như vậy, chu trình bán hàng – thu tiền có thể coi là khâu cuối cùng trong quá trình sản xuất kinh doanh, chấm dứt một kỳ kinh doanh để bắt đầu một kỳ kinh doanh mới. Quỏ trình kinh doanh bao gồm các chu kỳ diễn ra liên tục, đều đặn và mỗi chu kỳ đều là mắt xích quan trọng không thể thiếu được. Trong đó, kết quả của chu trình bán hàng – thu tiền không chỉ phản ánh riêng kết quả của chu trình mà còn phản ánh toàn bộ kết quả quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Bán hàng – thu tiền là quá trình chuyển đổi quyền sở hữu đối với sản phẩm, hàng hóa và đem lại thu nhập cho doanh nghiệp, là điều kiện để doanh nghiệp quyết định cú nờn đầu tư tái mở rộng sản xuất nữa hay không. Với ý nghĩa như vậy, quá trình này bắt đầu từ yờu cầu mua hàng của khách và kết thúc bằng sự chuyển đổi sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp thành một khoản phải thu và cuối cùng thành tiền. Đồng thời trong quá trình này, hàng hóa và tiền tệ được xác định đúng theo bản chất kinh tế của chúng. Hàng hóa là những tài sản hay dịch vụ chứa đựng giá trị và có thể bán được, tiền tệ là phương tiện thanh toán nhờ đó mọi quan hệ giao dịch được giải quyết một cách nhanh chóng. Tuy nhiên ranh giới của bán hàng – thu tiền được thể chế hóa trong từng thời kỳ và từng đối tượng cụ thể khác nhau. Theo Chế độ Kế toán hiện hành của Việt Nam, quá trình tiêu thụ được thực hiện khi hàng hóa, dịch vụ đã được chuyển giao cho người mua, đồng thời người mua trả tiền ngay hoặc chấp nhận thanh toán. Về bản chất, bán hàng – thu tiền là quá trình thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ. Qua tiêu thụ, sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ chuyển từ hình thái vật chất sang hình thái tiền tệ, từ đó tạo vốn để tái sản xuất mở rộng hay nói cách khác là kết thúc một vòng chu chuyển vốn. Điều đó có nghĩa rằng nếu thực hiện tốt quá trình này, doanh nghiệp mới có thể thu hồi vốn và có lãi - một nguồn thu quan trọng để tích lũy vào ngân sách và các quỹ của doanh nghiệp nhằm mở rộng quy mô sản xuất và nâng cao đời sống người lao động. Dưới góc độ kiểm toán, chu trình bán hàng – thu tiền liờn quan đến nhiều chỉ tiêu trong bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Đó là những chỉ tiêu cơ bản và là đối tượng mà những người quan tâm đến tình hình tài chính của doanh nghiệp dùng để phân tích khả năng thanh toán, hiệu quả kinh doanh, triển vọng phát triển cũng như rủi ro tiềm tàng trong tương lai, vì thế các chỉ tiêu này rất dễ bị phản ánh sai lệch. Để có thể có được những hiểu biết sâu sắc về chu trình trước hết phải nắm được các đặc điểm cơ bản của chu trình, gồm: Một là, Mật độ phát sinh các nghiệp vụ tương đối lớn. Hai là, Có liên quan đến các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. Ba là, Chịu ảnh hưởng mạnh mẽ của quy luật cung cầu. Bốn là, Các chỉ tiêu dễ bị phản ánh sai lệch. Năm là, Các quan hệ thanh toán trong mua bán rất phức tạp, chiếm dụng vốn của nhau, công nợ dây dưa khú đũi. Việc lập dự phòng khó đòi lại mang tính chất chủ quan và thường dựa vào các ước đoán nên rất khó kiểm tra và có thể bị lợi dụng để ghi tăng chi phí. Sáu là, Rủi ro đối với các khoản mục trong chu kỳ xảy ra theo nhiều chiều hướng khác nhau có thể ghi tăng, ghi giảm hoặc vừa ghi tăng vừa ghi giảm theo ý đồ của doanh nghiệp hoặc một số cá nhân. Vì thế việc kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền tương đối tốn kém và mất thời gian. Với chức năng xác minh và các thông tin về chu trình nói riêng thì KTV không thể không xem xét những đặc điểm của chu trình và ảnh hưởng của nó tới phương pháp kiểm toán. 1.1.1.2. Chức năng của chu trình bán hàng – thu tiền Với bản chất nói trên, để thực hiện tốt chu trình bán hàng – thu tiền thì doanh nghiệp phải có các bộ phận chức năng khác nhau thực hiện các công việc khác nhau. Quá trình được bắt đầu từ việc phát sinh nhu cầu mua hàng của khách hàng tiếp đến là việc phê chuẩn các phương thức bán hàng, cách thức thanh toán và tiêu thụ hàng hóa sản phẩm. Thông thường chu trình bán hàng – thu tiền thực hiện các chức năng cơ bản sau: Thứ nhất: Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng Mỗi khách hàng cú cỏc cách thức đặt hàng khác nhau, có thể là đơn đặt hàng hoặc phiếu yêu cầu mua hàng, hoặc yêu cầu mua hàng qua thư, fax, điện thoại,… Nhận được đặt hàng của khách hàng gửi đến,các bộ phận liên quan sẽ xét duyệt đơn đặt hàng về số lượng,chủng loại…để xác định khả năng cung ứng đúng hạn và đúng yêu cầu của khách hàng. Đối với những trường hợp nhận đặt hàng qua điện thoại,fax...cần có những thủ tục đảm bảo cơ sở pháp lý về việc đặt hàng của khách hàng .Sau khi xử lý đơn đặt hàng của khách hàng ,việc chấp nhận hay không cần thông báo cho khách hàng nhằm tránh tranh chấp Thứ hai: Kiểm soát tín dụng và phê chuẩn việc bán chịu Trước khi bán hàng,căn cứ đơn đặt hàng và nguồn thông tin khác từ trong và ngoài doanh nghiệp,bộ phận phụ trách bán chịu cần đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt bán chịu. Đõy là thủ tục kiểm soát quan trọng để bảo đảm khả năng thu hồi các khoản nợ và hạn chế tới mức tối đa khoản nợ khó đòi phát sinh sau này.Việc bán hàng theo phương thức này phải được người có đủ thẩm quyền phê chuẩn.Để thực hiện việc xét duyệt bán chịu,doanh nghiệp cần thiết lập chớnh sách bán chịu rừ ràng,lập danh sách và luôn cập nhật thông tin về tình hình tài chớnh,khả năng chi trả…của khách hàng.Thông thường với mỗi khách hàng thường xuyên,doanh nghiệp sẽ thiết lập hồ sơ theo dừi riờng về khả năng thanh toán để xác định hạn mức tín dụng cho phép. Đối với khách hàng mới,bộ phận bán hàng của doanh nghiệp cần tỡm hiểu và xác định giới hạn tín dụng cụ thể.Trong những môi trường kinh doanh co rủi ro cao,một biện pháp kiểm soát khá hữu hiệu là yêu cầu khách hàng thế chấp tài sản hay ký quỹ. Thứ ba: Chuyển giao hàng hoá,cung cấp dịch vụ Căn cứ lệnh bán hàng đã được phê duyệt,bộ phận kho tiến hành xuất kho hàng hoá.Bộ phận chuyển giao hàng hoá sẽ lập chứng từ chuyển giao hàng và gửi hàng cho khách hàng.Chứng từ vận chuyển bao gồm các thông tin về quy cách và chủng loại hàng hoá,số lượng và các dữ liệu liên quan tới hàng hoá.Chứng từ này là cơ sở để lập hoá đơn bán hàng,ghi nhận doanh thu bán hàng của doanh nghiệp. Thứ tư: Gửi hóa đơn cho khách hàng và ghi sổ thưong vụ Hóa đơn phải được lập ngay sau khi giao hàng, hóa đơn là phương thức chỉ rõ cho khách hàng số tiền và thời hạn thanh toán đồng thời là căn cứ ghi sổ nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu.Trước khi gửi hoá đơn cho khách hàng,một bộ phận độc lập với người lập hoá đơn cần kiểm tra về tớnh chớnh xác về các dữ liệu ghi trên hoá đơn. Thứ năm: Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền Sau khi hoá đơn được lập,hàng hoá được xuất chuyển cho khách hàng thì kế toán sẽ phải tiếp tục theo dừi các khoản nợ phải thu.Các khoản phải thu được liệt kê và phõn loại theo nhúm tuổi để lập chương trình và phõn công đòi nợ.Các khoản nợ thu được sẽ được xử lý và ghi sổ.Tiền mặt thu được sẽ được ghi vào Nhật kí thu tiền,các khoản nợ phải thu sẽ được theo dừi trên sổ chi tiết các khoản phải thu. Đối với các khảon nợ chưa thu được,thủ tục gửi thông báo nợ được thực hiện nhằm thông báo cho khách hàng biết về số nợ và hai bên thực hiện đối chiếu với nhau. Thứ sáu: Xử lý và ghi sổ các hàng bán bị trả lại và giảm giá Doanh nghiệp cần tổ chức một bộ phận độc lập chịu trách nhiệm tiếp nhận,xét duyệt cũng như khấu trừ những khoản nợ phải thu có liên quan tới những hàng hoá này.Tất cả các khoản này phải được phê chuẩn đúng đắn bởi những người có trách nhiệm và phải được ghi sổ kế toán một cách chính xác và nhanh chóng dựa trờn các chứng từ thông báo chấp nhận của doanh nghiệp và các chứng từ gốc có liên quan. Thứ bảy: Dự phòng nợ khó đòi và xóa sổ các khoản phải thu không thu hồi được Trước khi khóa sổ các tài khoản và chuẩn bị lập BCTC phải tiến hành đánh giá phí tồn kho cho các khoản phải thu không có khả năng thu hồi được qua đó tiến hành lập bảng phõn tích và trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi trình Chủ tịch hội đồng quản trị và Ban giám đốc xét duyệt để làm căn cứ hạch toán dự phòng nợ phải thu. Trong niên độ,trường hợp khách hàng thực sự mất khả năng thanh toán (bị phá sản,lõm vào tình trạng phá sản hoặc vì những nguyờn nhõn bất khả kháng khác),doanh nghiệp phải lập bảng kê hoặc báo cáo đề xuất xoá bỏ khoản nợ đó ra khỏi các khoản nợ phải thu để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Mỗi chức năng của chu kì sẽ do một bộ phận phụ trách và chịu trách nhiệm về kết quả của từng phần việc cụ thể được phõn công.Do đó người quản lý có thể nắm bắt các thông tin về nghiệp vụ nhanh chóng. Đồng thời,việc xác minh và bày tỏ ý kiến về các thông tin về chu kì bán hàng và thu tiền được thực hiện dựa trên các kỹ thuật kiểm toán được xõy dựng một cách hiệu quả 1.1.1.3. Ý nghĩa đối với kiểm toán chu kỡ bỏn hàng-thu tiền: Kiểm toán chu kì bán hàng và thu tiền có ý nghĩa quan trọng,liờn quan đến nhiều chỉ tiêu trọng yếu trên Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh.Tớnh đúng đắn của chỉ tiêu doanh thu liên quan đến cả sản nghiệp thông qua chỉ tiêu kết quả trên Bảng cân đối kế toán lẫn kết quả (lói,lỗ)trờn Báo cáo kết quả kinh doanh. Đối với Nhà nước,xỏc định đúng đắn chi tiêu doanh thu còn là cơ sở để xác định đúng số thuế tiêu thụ(thuế GTGT,thuế xuất khẩu,thuế tiêu thụ đặc biệt)cũng như thuế thu nhập mà doanh nghiệp phải nộp ngân sách nhà nước.Vỡ vậy,kiểm toán chu kỡ bỏn hàng-thu tiền có ý nghĩa rất quan trọng trong bất kì cuộc kiểm toán báo cáo tài chính nào 1.1.2. Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng - thu tiền 1.1.2.1. Tổ chức hạch toán chu trình bán hàng – thu tiền:Bán hàng – thu tiền là một giai đoạn trong quá trình sản xuất kinh doanh, là giai đoạn thứ hai sau quá trình mua hàng – thanh toán đối với doanh nghiệp thương mại và là giai đoạn tiếp theo giai đoạn sản xuất đối với doanh nghiệp sản xuất. Do vậy, cũng giống như các giai đoạn khác, tổ chức kế toán bán hàng – thu tiền gồm các nội dung sau: Tổ chức chứng từ kế toán: Đó là quá trình thiết kế khối lượng chứng từ và quy trình hạch toán trên chứng từ theo chỉ tiêu hạch toán và đơn vị hạch toán cơ sở. Được thể hiện qua Sơ đồ 1.1. Sơ đồ 1.1: Tổ chức chứng từ kế toán trong chu trình bán hàng – thu tiền Bộ phận cung ứng Thủ trưởng, Kê toán trưởng Bộ phận quản lý hàng Lưu trữ, bảo quản chứng từ Yêu cầu bán: Đơn đặt Lập chứng từ bán hàng: Hóa đơn bán hàng Kế toán thanh toán Ký duyệt hợp đồng, phê chuẩn bán chịu Giao nhận hàng: Phiếu xuất kho,… Ghi sổ và theo dõi thanh toán: Sổ doanh thu và các khoản phải thu Trong chu trình bán hàng – thu tiền, kế toán sử dụng hệ thống các tài khoản thống nhất theo Quyết định Số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính, bao gồm: TK 511- Doanh thu bán hàng; TK 512- Doanh thu bán hàng nội bộ; TK 531- Hàng bán bị trả lại; TK 531- Giảm giá hàng bán; TK 131- Phải thu khách hàng; TK 3387- Doanh thu nhận trước; TK 139- Dự phòng phải thu khú đòi; TK 641- Chi phí bán hàng; TK 642- Chi phí quản lý; TK 3331- Thuế VAT đầu ra; TK 111- Tiền mặt tại quỹ; TK 112- Tiền gửi ngân hàng; TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý. Bên cạnh hệ thống các TK nói trên, các chứng từ sử dụng cho kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền bao gồm: Các hợp đồng về cung cấp hàng hóa dịch vụ; các đơn đặt hàng; hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho; biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế; biên bản quyết toán; phiếu thu, giấy báo có tiền gửi ngân hàng, bảng sao kê hoặc sổ phụ của ngân hàng. Đồng thời cú cỏc sổ sách kế toán liên quan bao gồm: Sổ nhật ký bán hàng; Sổ chi tiết TK 511, 131; Sổ nhật ký thu tiền; Sổ hạch toán chi tiết hàng tồn kho; Sổ cái TK 511, 131, 641, 642. Với hệ thống chứng từ sổ sách được thiết kế đầy đủ và hoàn thiên như trên, quy trình hạch toán kế toán chu trình bán hàng – thu tiền được thể hiện qua Sơ đồ 1.2. Sơ đồ 1.2: Trình tự hạch toán kế toán chu trình bán hàng – thu tiền TK TK 333 TK 511, 512 111,112,131 Thuế xuất khẩu, thuế TTĐB, Doanh thu (theo phương pháp thuế GTGT trực tiếp phải nộp trực tiếp) Doanh thu (theo phương pháp khấu trừ) TK TK 521,531,532 111,112,131 Doanh thu hàng bán bị trả lại,giảm K/C doanh thu hàng bán bị trả lại,giảm giá giá TK 911 K/C doanh thu thuần để xác định kết quả TK 3331 Thuế GTGT phải nộp nộp TK 3387 Kết chuyển doanh thu Doanh thu ghi nhận nhận trước trước TK 131,138 TK 642 Xóa sổ Nếu chưa lập nợ phải DP thu khó TK 139 đòi Nếu đã lập DP Lập DP phải thu khó đòi Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi TK 004 Đồng thời ghi 1.1.2.2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền Trong mỗi doanh nghiệp, hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ là khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm và quy mô của doanh nghiệp đó. Với mục đích chung của các doanh nghiệp khi tổ chức, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm để phục vụ cho công tác kiểm soát và qua đó có thể cung cấp những nguồn thông tin nhanh chóng và đáng tin cậy, giúp cho các nhà quản lý có thể chỉ đạo tốt hoạt động của đơn vị mình đem lại thành công cho công việc. Bán hàng – thu tiền là một quá trình chuyển quyền sở hữu hàng hóa - tiền tệ giữa người mua và người bán, gắn lợi ích kinh tế với trách nhiệm pháp lý của mỗi bờn, nờn công việc KSNB cần được thực hiện chặt chẽ. Công việc KSNB chủ yếu bao gồm cả tính đồng bộ của sổ sách; việc đánh số trước của chứng từ; việc phân cách nhiệm vụ trong công tác kế toán; việc xét duyệt các nghiệp vụ bán hàng. Đối với sự đồng bộ của sổ sách: Với mỗi đơn vị, khung pháp lý về kế toán là như nhau và được quy định trước, nhưng mỗi đơn vị lại có thể lựa chọn các hình thức, các phương thức kế toán khác nhau dẫn đến trình tự kế toán cụ thể cũng khác nhau. Mỗi đơn vị cần định sẵn trình tự cụ thể tương ứng với hệ thống sổ sách tạo thành yếu tố kiểm soát có hiệu lực. Đối với việc đánh số thứ tự các chứng từ: Doanh nghiệp cần sử dụng các chứng từ có đánh số trước theo thứ tự liên tục có tác dụng vừa đề phòng bỏ sót và trỏnh trựng lắp các khoản ghi sổ bán hàng. Tất nhiên việc đánh số trước phải có mục đích rõ ràng kèm theo việc tổ chức hợp lý theo hướng tích cực để đạt được mục đích đó. Ví dụ, khi bán hàng và vận chuyển diễn ra với tần suất lớn cần kiểm soát qua số thứ tự liên tục của các vận đơn, để tránh bỏ sót các nghiệp vụ thu tiền cần phân công nhân viên lập hóa đơn lưu trữ tất cả các chứng từ vận chuyển đã đánh số liên tục sau mỗi lần vận chuyển đã thu tiền và cùng một người khác định kỳ rà soát lại tất cả các số thứ tự và tìm nguyên nhân của bất kỳ sự bỏ sót nào. Đối với việc lập bảng cân đối tiền hàng và gửi cho người mua: Các công ty có nghiệp vụ bán hàng – thu tiền có quy mô lớn, thông thường hàng tháng có tổng hợp và lập bảng cân đối giữa giá trị hàng bán với các khoản đã thu tiền, các khoản phải thu để kiểm soát công việc bán hàng – thu tiền. Do các cân đối này liên quan đến người mua nên cần gửi đến người mua để thông báo đồng thời xác nhận quan hệ mua bán đã phát sinh trong tháng. Để đảm bảo tính khách quan trong việc xác nhận, các bảng cân đối này có thể phân công cho người không có liên quan (đến thi tiền hàng, đến ghi sổ bán hàng) lập ra và gửi qua bưu điện để người mua dễ dàng trả lời ngay cả khi có sai sót. Trong trường hợp này, lập và xác nhận các bảng cân đối hàng tiền và phải thu là công việc kiểm soát nội bộ hữu hiệu nhất. Đối với phê chuẩn nghiệp vụ bán hàng: Việc bán hàng phải được duyệt y cẩn thận trước khi diễn ra, hàng bán chỉ được vận chuyển đi sau khi có đầy đủ các chứng cứ (tài khoản, con dấu, chữ ký hợp pháp của bên mua) và giá bán phải được duyệt bao gồm phí vận chuyển, giảm giá, bớt giá và điều kiện thanh toán. Đối với nguyên tắc phân công phân nhiệm: Công việc này nhằm ngăn ngừa những sai sót và gian lận trong kế toán nói chung và với chu trình bán hàng – thu tiền nói riêng. Ví dụ nếu sổ bán hàng và sổ thu tiền được hai kế toán theo dõi độc lập nhau và sổ thu tiền có người kiểm soát độc lập, đối chiếu định kỳ với sổ cái và sổ quỹ sẽ tạo ra sự kiểm soát chéo, tăng độ tin cậy của thông tin. Mặt khác, để ngăn ngừa gian lận, trong nhiều trường hợp phải ngăn cách độc lập nơi làm việc của thủ quỹ với những người ghi chép nhật ký bán hàng và sổ quỹ. Đồng thời, giữa chức năng bán hàng và chức năng duyệt bán chịu cũng cần phân cách để ngăn ngừa các tiêu cực có thể phát sinh trong khâu bán hàng và khả năng thất thu trong khâu thanh toán. Đối với tính độc lập của người kiểm tra kiểm soát: Đây là yếu tố chủ yếu trong việc phát huy hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ. Thông thường, sử dụng kiểm toán viên nội bộ để kiểm soát việc xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền sẽ đảm bảo chất lượng kiểm soát và thực hiện tốt hơn cho việc thực hiện các mục tiêu kiểm toán. 1.1.3. Mục tiêu và căn cứ kiểm toán trong chu trình bán hàng - thu tiền: 1.1.3.1. Mục tiêu kiểm toán chu kì bán hang-thu tiền: Để thực hiện kiểm toán bán hàng – thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính, KTV phải xác định rõ phạm vi công việc và mục tiêu của cuộc kiểm toán. Với chu trình bán hàng – thu tiền cũng vậy, xác định rõ mục tiêu và phạm vi công việc để làm cơ sở cho việc thu thập bằng chứng kiểm toán và đưa ra ý kiến của mình về báo cáo tài chính của đơn vị được kiểm toán.Bên cạnh mục tiêu kiểm toán chung thì chu kì này cũn có những mục tiêu kiểm toán được xõy dựng riêng đối vói từng nghiệp vụ bán hàng và thu tiền Mục tiêu kiểm toán đối với chu kì bán hàng và thu tiền Mục tiêu kiểm toán Mục tiêu kiểm toán Mục tiêu kiểm toán chung Mục tiêu hợp lý chung nghiệp vụ bán hàng nghiệp vụ thu tiền Các nghiệp vụ bán hàng Các khoản thu tiền đều Mục tiêu hiệu lực đều có căn cứ hợp lý có căn cứ hợp lý Hàng bán vận chuyển Các khoản phải thu ở Mục tiêu đầy đủ đến khách hàng là có thật khách hàng là có thật Mọi nghiệp vụ bán hàng Mọi khoản phải thu ở đều được ghi sổ khách hàng đều được ghi sổ Mục tiêu quyền và nghĩa Hàng hoá đã bán thuộc Quyền và nghĩa vụ các vụ quyền sỡ hữu của đơn vị khoản phải thu được Mục tiêu đánh giá đánh giá đúng Hàng hoá vận chuyển có Các khoản phải thu được hoá đơn ghi giá bán được đánh giá đúng Mục tiêu phõn loại thoả thuận Các nghiệp vụ bán hàng Các khoản phải thu được được phõn loại thích hợp phõn loại đúng Mục tiêu chớnh xác cơ Các nghiệp vụ ghi vào sổ Các khoản phải thu được học tổng hợp,chi tiết thích tớnh toán đúng hợp và khớp đúng các số Mục tiêu được phép cộng Các nghiệp vụ bán Những thay đổi về thể hàng,kể cả bán chịu,vận thức,thời gian,thủ ục chuyển được cho phép thanh toán tiền hàng đều Mục tiêu kịp thời đúng đắn được cho phép đúng đắn Các nghiệp vụ bán hàng Các nghiệp vụ thu tiền được ghi sổ đúng thời được ghi sổ đúng thời gian 1.1.3.2. Căn cứ kiểm toán chu kì bán hàng-thu tiền: gian -Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của năm kiểm toán -Các đơn đặt hàng của khách hàng,các hợp đồng đã kí kết về bán hàng,cung cấp dịch vụ,cho thuê tài sản hoặc các hợp đồng,khế ước tín dụng… -Các hoá đơn bán hàng,hoá đơn GTGT -Các chứng từ vận chuyển -Các bản quyết toán,thanh lý hợp đồng bán hàng,cung cấp dịch vụ… -Các chứng từ thanh toán:phiếu thu(tiền mặt,séc),giấy báo có kốm theo sao kê của ngõn hàng… -Sổ cái TK liên quan đến chu kì bán hàng-thu tiền -Sổ chi tiết doanh thu,doanh thu nội bộ và sổ chi tiết các TK phải thu,sổ chi tiết các TK giảm trừ doanh thu… -Các chứng từ phê chuẩn xoá bỏ nợ phải thu không thu được -Bảng kê phõn tích trích lập và hoàn nhập các khoản dự phòng -Báo cáo hàng tháng các nghiệp vụ bán hàng,phải thu và thu tiền … 1.2. Trình tự kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền 1.2.1. Lập kế hoạch kiểm toán Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đàu tiên của một cuôc kiểm toán có vai trò quan trọng,chi phối tới kế hoạch và hiệu quả chung của một cuộc kiểm toán.Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 300(Lập kế hoạch kiểm toán)quy định:”Kế hoạch kiểm toán phải được lập một cách thích hợp nhằm đảm bảo bao quát hết các khớa cạnh trọng yếu của cuộc kiểm toán, đảm bảo phát hiện nhũng vấn đè tiềm ẩn và cuộc kiểm toán được hoàn thành đúng hạn”.Theo đó,việc lập kế hoạch được triển khai qua các bước sau: 1.2.1.1. Chuẩn bị kế hoạch kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền: Trong kiểm toán chu kì bán hàng và thu tiền,KTV xem xét hệ thống kiểm soát chất lượng đối với nghiệp vụ bán hàng và thu tiền. Đó là sự quan tâm của Ban giám đốc tới các bộ phận thực hiện các nghiệp vụ trong chu kì này.Căn cứ đặc điểm và số lượng các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ,KTV có thể lượng hoá được mức độ công việc,lập kế hoạch phối hợp giữa các kiểm toán viờn. Ngoài các bước công việc chung trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán tài chính, KTV cần thu thập cỏc thông tin có liên quan đến chu trình bán hàng – thu tiền : Một là, KTV tỡm hiểu về ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng, sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh, phòng bán hàng và các loại chứng từ sổ sách liên quan liên quan đến nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ thu tiền Hai là, KTV tiến hành tham quan nhà xưởng để thu thập các hiểu biết về công tác bảo vệ tài sản và các sản phẩm mà công ty bán, tính chất và đặc điểm của mỗi sản phẩm đó.Thông tin về hàng hoá giúp KTV đánh giá được chất lượng,giá bán của hàng hoá và những khoản giảm giá,chiết khấu.Với những hàng hoá mang tớnh chuyên môn thì KTV có thể không đánh giá được giá trị thưc tế.Nắm bắt được các thông tin này sẽ giúp KTV dự kiến được nhu cầu chuyên gia bên ngoài hoặc có cơ sở tỡm hiểu các thông tin về loại hàng hoá đó trên thị trường. Ba là, Thu thập các thông tin về các bên liên quan tới đơn vị khách hàng: Chu kì bán hàng và thu tiền liên quan tới các khoản nợ phải thu.Do vậy,việc nắm bắt thông tin về khách hàng của đơn vị là cơ sở để đánh giá rủi ro đối với các khoản nợ phải thu.Xem xét qua các chính sách của công ty có liên quan đến chu trình bán hàng – thu tiền như các chính sách bán hàng và chính sách khuyến mại, hoặc chiết khấu, giảm giá của công ty cũng như chính sách tín dụng cho mỗi khách hàng của mình . Bốn là, Thu thập những thông tin về trách nhiệm pháp lý của khách hàng như biên bản các cuộc họp, hợp đồng để làm cơ sở phục vụ cho kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền. Đối với biên bản các cuộc họp, KTV cần tìm hiểu xem có thông tin nào liên quan trực tiếp đến các chính sách và thủ tục trong nghiệp vụ bán hàng hay không. Đối với các hợp đồng, đây là tài liệu cung cấp những thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng trong việc công việc kinh doanh, cung cấp hàng hóa của họ, đõy cũng là bằng chứng thiết thực nói lên quá trình kinh doanh của đơn vị có được ổn định và phát triển qua các thời kỳ kế toán hay không. KTV cần chú ý tìm hiểu để biết chắc rằng các công ty có hợp đồng cung cấp sản phẩm dịch vụ dài hạn hoặc hợp đồng đặc biệt nào với khách hàng của mình hay không 1.2.1.2. Đánh giá trọng yếu và rủi ro trong quá trình kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền Nếu ở các bước trên, kiểm toán viên chỉ thu thập thông tin mang tính khách quan về khách hàng thì ở bước này, kiểm toán viên sẽ căn cứ vào các thông tin đã thu thập để đánh giá, nhận xét nhằm đưa ra một kế hoạch kiểm toán phù hợp đối với chu trình bán hàng – thu tiền. Đối với đánh giá tính trọng yếu: Trọng yếu là khái niệm về tầm cỡ(hay quy mô)và bản chất của sai phạm(kể cả bỏ sót)của các thông tin tài chớnh hoặc đơn lẻ,hoặc là từng nhúm mà trong bối cảnh cu thể nếu dựa vào các thông tin này để xét đoán thì không thể chớnh xác hoặc sẽ rút ra kết luận sai lầm. Mức ước lượng ban đầu về tớnh trọng yếu là lượng tối đa mà KTV tin rằng ở mức đó các BCTC có thể bị sai lệch nhưng vẫn chưa ảnh hưởng đến các quyết định của người sử dụng thông tin tài chớnh.Việc ước lượng ban đầu về tớnh trọng yếu giúp cho KTV lập kế hoạch thu thập bằng chứng kiểm toán thích hợp.Công việc này mang tớnh xét đoán nghề nghiệp của KTV.Khi đã có ước lượng ban đầu về tớnh trọng yếu cho toàn bộ BCTC,KTV sẽ phân bổ các mức ước lượng trọng yếu cho các khoản mục doanh thu, phải thu và tiền của doanh nghiệp. Đó cũng chớnh là sai sót có thể chấp nhận được đối với từng khoản mục.Doanh thu và các khoản nợ phải thu trong chu kì bán hàng và thu tiền là những khoản mục có tớnh nhạy cảm cao,dễ có khả năng xảy ra gian lận.Do vậy,thông thường các khoản mục trong chu kì này thường được phõn bổ mức trọng yếu nhỏ hơn các khoản mục khác Đối với đánh giá rủi ro: Cũng theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400, đánh giá rủi ro kiểm toán là việc KTV và công ty kiểm toán xác định mức độ rủi ro kiểm toán có thể xảy ra là cao hay thấp bao gồm đánh giá rủi ro tiềm tàng (rủi ro cố hữu), rủi ro kiểm soát và rủi ro phát hiện trong việc thực hiện kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền. Rủi ro tiềm tàng (IR) trong chu trình bán hàng – thu tiền bao gồm rủi ro đối với việc quản lý tiền mặt hay các phương tiện thanh toỏn khỏc, tớnh trung thực của Ban giám đốc trong việc khai thác các khoản doanh thu, các nghiệp vụ bán hàng và các ước tính kế toán như dự phòng nợ phải thu khú đũi,… Rủi ro kiểm soát (CR) trong chu trình bán hàng – thu tiền là việc công ty không tuân thủ các nguyên tắc của hệ thống KSNB, ví dụ như nguyên tắc phân công phân nhiệm thì người giữ tiền cũng là kế toán bán hàng,… Rủi ro phát hiện (DR) trong chu trình bán hàng – thu tiền là khả năng xảy ra các sai sót hoặc gian lận trên báo cáo tài chính mà không được ngăn chặn hay phát hiện bởi hệ thống kiểm soát nội bộ và cũng không được kiểm toán viên phát hiện trong quá trình kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền. Quan hệ về rủi ro kiểm toán được phản ánh trong mô hình: AR=IR*CR*DR Trong đó AR, IR,CR,DR tương ứng là rủi ro kiểm toán,rủi ro tiềm tàng,rủi ro kiểm soát và rủi ro phát hiện. Xác định mức trọng yếu và rủi ro là thủ tục phức tạp đòi hỏi trình độ cũng như khả năng phán đoán của KTV.Trọng yếu và rủi ro kiểm toán gắn với mọi khoản mục ,nghiệp vụ trên BCTC.Công việc này được KTV tiến hành trong tất cả các giai đoạn của cuộc kiểm toán chu kì bán hàng và thu tiền. 1.2.1.3 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm soát Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400(Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ) :”KTV phải có đủ hiểu biết về hệ thống kế toán và KSNB củ khách hàng đẻ lập kế hoạch kiểm toán và xõy dựng cách tiếp cận kiểm toán co hiệu quả”.Việc tỡm hiểu hệ thống KSNB đối với chu trình bán hàng – thu tiền của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm soát nhằm xác minh tớnh hữu hiệu của KSNB và làm cơ sở cho việc xác định phạm vi thực hiện các thử nghiệm cơ bản trên số dư và nghiệp vụ của đơn vị Thứ nhất: Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng Kiểm toán viên sẽ tìm hiểu việc thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ và tính liên tục, có hiệu lực ,hiệu quả trong hoạt động của hệ thống này.KTV sẽ xem xét các chớnh sách,thủ tuịc kiểm soát đối với từng khoản mục trong chu kì này:các thông tin kinh tế,các quy định của doanh nghiệp trong công tác bán hàng và thu tiền,xem xét môi trường kiểm soát,hệ thống kế toán,quy trình ghi sổ,các đối thủ cạnh tranh… Thể thức để đạt được sự hiểu biết về hệ thống KSNB thường được KTV sử dụng: -Dựa vào kinh nghiệm trước đây của KTV với khách hàng -Phỏng vấn nhân viên của công ty khách hàng -Xem xét các sổ tay về thủ tục và chế độ của khách hàng đối với các nghiệp vụ trong chu kì bán hàng và thu tiền. -Kiểm tra các chứng từ,sổ sách đã hoàn tất của các nghiệp vụ phát sinh trong kì -Kiểm tra lại việc thực hiện các thủ tục kiểm soát đối với chu kì Thứ hai: Đánh giá rủi ro kiểm soát Dựa trên sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng, kiểm toán viên cần phải đánh giá rủi ro kiểm soát đối với cơ sở dẫn liệu cho từng số dư tài khoản hoặc các loại nghiệp vụ bán hàng. 1.2.1.4. Lập kế hoạch kiểm toán toàn diện và thiết kế chương trình kiểm toán Đây là bước công việc cuối cùng trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền, KTV soạn thảo chưong trình kiểm toán cụ thể cho từng bộ phận,từng phần việc cụ thể phải thực hiện để hoàn thành tốt kế hoạch. Đối với chu kì bán hàng và thu tiền,KTV cần tập trung vào các khoản mục quan trọng:Doanh thu,khoản phải thu của khách hàng,tiền.KTV cần xác định các thủ tục cần thiết để phục vụ cho việc kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền, bao gồm các thử nghiệm kiểm soát, thủ tục phân tích và thủ tục kiểm tra chi tiết. 1.2.2. Thực hiện kế hoạch kiểm toán 1.2.2.1. Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát