Tài liệu Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hành tại công ty trách nhiệm hữu hạn thiết bị trường học phục hưng

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI THEO QUYẾT ĐỊNH SỐ 48/2006/QĐ-BTC 1.1. Vai trò, sự cần thiết trong việc hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Trong nền kinh tế thị trường ngày nay, tiêu thụ hàng hóa đã, đang trở thành vấn đề sống còn đối với doanh nghiệp. Bởi vì kết thúc quá trình bán hàng là khép kín một vòng chu chuyển vốn. Nếu quá trình bán hàng được thực hiện tốt, doanh nghiệp sẽ tăng nhanh vòng quay của vốn, đảm bảo được lợi nhuận, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn để thỏa mãn nhu cầu ngày càng lớn của xã hội. Cũng qua đó, doanh nghiệp thực hiện được giá trị lao động thặng dư vào việc bù đắp những chi phí bỏ ra để tiêu thụ hàng hóa, trang trải các khoản chi phí về lao động, đối tượng lao động, tư liệu lao động đã hao phí trong quá trình hoạt động kinh doanh. Việc tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng một cách khoa học, hợp lý và phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng trong việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho chủ doanh nghiệp, giám đốc điều hành lựa chọn phương án kinh doanh có hiệu quả nhất. Việc thống kê các khoản doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh chính xác, tỉ mỉ và khoa học sẽ giúp các nhà quản trị doanh nghiệp có được các thông tin chi tiết về tình hình tiêu thụ cũng như hiệu quả kinh doanh của từng mặt hàng tiêu dùng trên thị trường. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp xác định được kết quả bán hàng, từ đó xác định được con số lãi thực tế cũng như số thuế nộp ngân sách Nhà Nước. Và cuối cùng nhà quản trị sẽ đề ra được kế hoạch kinh doanh của từng loại hàng hóa trong kỳ kế toán tới, tìm ra biện pháp khắc phục những yếu điểm để hoàn thiện công tác tiêu thụ hàng hóa cũng như kế toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp. Không chỉ tác động trực tiếp tới sự thành bại của một doanh nghiệp, việc tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng hiệu quả còn đóng vai trò quan trọng đối với người tiêu dùng và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Thực hiện tốt công tác bán hàng cũng có nghĩa doanh nghiệp đã góp phần đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng. Thông qua hoạt động mua bán hàng hóa, doanh nghiệp thương mại chính là cầu nối giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng, giúp nhà sản xuất tiếp cận thị trường, nắm bắt nhu cầu, thị hiếu 1 của người tiêu dùng để đáp ứng nhu cầu đó. Hơn nữa, sự lớn mạnh của mỗi doanh nghiệp đều góp phần củng cố sự phát triển của nền kinh tế quốc dân. Do vậy, doanh nghiệp thương mại phải thực hiện tốt khâu bán hàng để góp phần điều hòa giữa sản xuất và tiêu dùng, đảm bảo sự phát triển cân đối và bền vững của nền kinh tế quốc dân. 1.2. Một số khái niệm cơ bản trong bán hàng và xác định kết quả bán hàng - Bán hàng là quá trình doanh nghiệp chuyển giao hàng hóa, sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng và được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Hay nói cách khác, bán hàng là quá trình trao đổi để thực hiện giá trị của hàng hoá sản phẩm để chuyển hoá vốn của doanh nghiệp từ hình thái vật chất sang hình thái tiền tệ, là giai đoạn cuối cùng của vòng luân chuyển vốn của doanh nghiệp. - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. Tùy thuộc vào phương pháp tính thuế GTGT, doanh thu bán hàng được xác định như sau: + Đối với hàng hóa chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc là đối tượng không chịu thuế GTGT thì doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán. + Đối với hàng hóa thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, doanh thu bán hàng là giá bán chưa có thuế. + Đối với hàng hóa thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu thì doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán (đã bao gồm thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế xuất khẩu). Doanh thu bán hàng được xác định khi đồng thời thỏa mãn cả 5 điều kiện sau: + Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa hoặc đã bán hàng cho người mua. + Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc kiểm soát hàng hoá . + Doanh thu được xác định tương đối chắc chán. + Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. + Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. - Các khoản trừ doanh thu + Chiết khấu thương mại: là khoản tiền doanh nghiệp giảm trừ cho khách hàng khi mua hàng với khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trong hợp đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết mua bán. Trong trường hợp, khách hàng mua hàng 2 Thang Long University Library hóa nhiều lần mới đạt đến lượng hàng mua được hưởng chiết khấu thì khoản chiết khấu thương mại này được ghi giảm trừ vào giá bán trên hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng vào lần cuối cùng. Trường hợp khách hàng mua hàng với số lượng lớn và được hưởng chiết khấu thương mại, giá bán phản ánh trên hóa đơn là giá đã giảm (đã trừ chiết khấu thương mại) thì khoản chiết khấu này không được hạch toán nữa. + Hàng bán bị trả lại: là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán. Hàng bị trả lại phải có văn bản kiến nghị của người mua ghi rõ lý do trả lại hàng, số lượng, giá trị hàng bị trả lại, đính kèm hóa đơn hoặc bản sao hợp đồng và đính kèm chứng từ nhập lại kho của doanh nghiệp. Trị giá của số hàng bị trả lại tính theo đúng đơn giá ghi trên hóa đơn. + Giảm giá hàng bán: là khoản giảm trừ cho khách hàng do hàng hoá kém chất lượng, sai quy cách hoặc lạc hậu về thị hiếu. + Các khoản thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. - Doanh thu thuần về bán hàng là số chênh lệch giữa doanh thu bán hàng với các khoản giảm trừ doanh thu. - Giá vốn hàng bán là trị giá vốn của hàng hóa sản phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ, bán được trong kỳ. Đối với doanh nghiệp thương mại, trị giá vốn hàng bán bao gồm giá mua thực tế của hàng hóa bán ra. - Lợi nhuận gộp là số chênh lệch giữa doanh thu thuần về bán hàng với giá vốn hàng bán. - Chi phí quản lý kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của các hao phí về lao động sống, lao động vật hoá và các chi phí cần thiết khác phát sinh trong quá trình bảo quản, bán hàng và quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Chi phí quản lý kinh doanh gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. - Kết quả bán hàng là số chênh lệch giữa doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ với trị giá vốn của hàng bán và chi phí quản lý kinh doanh. Kết quả bán hàng = Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ Giá vốn hàng bán - Chi phí quản lý kinh doanh Trong đó: Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ = Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 3 - Các khoản giảm trừ doanh thu 4 Thang Long University Library 1.3. Các phương thức bán hàng 1.3.1. Bán buôn Bán buôn là phương thức bán hàng cho đối tượng là các doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp thương mại hoặc các cá nhân để về sản xuất, kinh doanh hoặc bán lại. Hàng hoá được coi là tiêu thụ khi người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Đặc điểm của hàng hoá bán buôn là hàng hoá vẫn nằm trong quá trình lưu thông, chưa đi vào tiêu dùng. Hàng hóa bán buôn thường được bán theo lô hoặc bán với số lượng lớn. Giá bán biến động tuỳ thuộc vào số lượng hàng bán và phương thức thanh toán. Có 2 phương thức bán buôn: - Bán buôn qua kho: Là phương thức bán hàng mà hàng hóa được xuất từ kho của doanh nghiệp. Đây là hình thức bán hàng truyền thống và thích hợp để áp dụng với những doanh nghiệp thương mại có đặc điểm: quá trình tiêu thụ có diễn ra theo định kỳ giaonhận, thời điểm giao hàng không trùng với thời điểm nhập hàng hay đối với những doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa khó khai thác hoặc hàng hóa cần qua dự trữ, xử lí để tăng giá trị thương mại.. Phương thức này có thể được thực hiện dưới 2 hình thức: + Xuất kho bán trực tiếp: Hàng hóa được bán và giao ngay cho bên mua tại kho của người bán. Khách hàng tới kho của doanh nghiệp để nhận hàng. Hàng hóa được xác định là tiêu thụ khi khách hàng đã nhận đủ hàng và kí vào hóa đơn mua hàng. + Xuất kho gửi bán chờ chấp nhận: Doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hóa và chuyển hàng, giao cho bên mua tại một địa điểm đã quy định trong hợp đồng bằng phương tiện sẵn có tại doanh nghiệp hoặc thuê ngoài. Chi phí vận chuyển này do bên bán hoặc bên mua chịu, tùy thuộc vào điều kiện trong hợp đồng thương mại đã ký. Hàng hóa khi chuyển đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp; khi bên mua chấp nhận thanh toán (một phần hoặc toàn bộ số hàng) thì hàng hóa mới được coi là tiêu thụ. - Bán buôn không qua kho: Theo hình thức bán hàng này, doanh nghiệp sau khi mua hàng, nhận hàng, không chuyển về lưu kho mà chuyển thẳng cho bên mua. Đây là phương thức bán hàng tiết kiệm nhất vì giảm thiểu được chi phí lưu thông, bảo quản; tăng nhanh sự vận động của vốn. Dựa vào cách thức thanh toán, nghiệp vụ này được chia thành 2 hình thức: + Bán buôn không qua kho có tham gia thanh toán Bán buôn không qua kho có tham gia thanh toán theo hình thức trực tiếp (giao tay ba) là hình thức bán hàng mà doanh nghiệp mua hàng, giao trực tiếp cho đại diện bên mua tại kho của người bán. Hàng hóa được xác định là tiêu thụ khi đại diện bên mua xác nhận đủ hàng, bên mua đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. 5 Bán buôn không qua kho có tham gia thanh toán theo hình thức vận chuyển thẳng: doanh nghiệp sau khi mua hàng, nhận hàng, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài để chuyển hàng đến cho bên mua tại địa điểm đã thỏa thuận. Hàng hóa chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Hàng hóa được xác định là tiêu thụ khi doanh nghiệp nhận được tiền của bên mua hoặc thông báo đã nhận hàng và chấp nhận thanh toán. Bán buôn không qua kho không tham gia thanh toán: Là phương thức mà doanh nghiệp không thực hiện quá trình mua hàng và bán hàng, mà đóng vai trò trung gian môi + giới trong quan hệ mua-bán giữa nhà cung cấp và khách hàng. Doanh nghiệp phản ảnh doanh thu là khoản tiền hoa hồng nhận được, không ghi nhận nghiệp vụ mua-bán. 1.3.2. Bán lẻ Bán lẻ hàng hóa là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, hoặc các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Bán hàng theo phương thức này có đặc điểm là hàng hoá đã ra khỏi quá trình lưu thông và đi vào quá trình tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đã được thực hiện. Bán lẻ thường bán đơn chiếc hoặc bán với số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định. Trong phương thức này có 3 hình thức bán lẻ sau: - Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Là hình thức bán hàng mà hoạt động thanh toán và giao hàng được thực hiện cùng lúc tại nơi bán. Tùy thuộc vào yêu cầu của nhân viên quản lý tại quầy hàng bán lẻ mà nhân viên bán hàng kiểm kê lượng hàng còn lại và dựa vào lượng hàng luân chuyển trong ca, ngày…để xác định số lượng hàng bán ra của từng mặt hàng. Cuối ca, ngày bán hàng, nhân viên bán hàng tiến hành kiểm quầy, kiểm tiền và lập báo cáo tiền bán hàng, nộp cho kế toán bán lẻ để ghi sổ. Lượng hàng bán ra trong ca, ngày, kỳ - = Lượng hàng tồn đầu ca, ngày, kỳ Lượng hàng nhập vào trong ca, ngày, kỳ + - ThLượng hàng tồn cuối ca, ngày, kỳ Bán lẻ thu tiền tập trung: Là hình thức bán hàng mà việc thu tiền và giao hàng tách rời nhau. Người mua chỉ nhận được hàng khi đã giao tiền tại nơi tập trung thu tiền. Cuối ca, ngày bán hàng, nhân viên bán hàng kiểm tra hàng hóa tại quầy và lập báo cáo doanh thu nộp trong ca, ngày. Nhân viên thu ngân co nhiệm vụ thu tiền, kiểm tiền và nộp tiền cho thủ quỹ. Kế toán bán hàng nhận chứng từ tại quầy làm căn cứ ghi chép các nghiệp vụ bán hàng trong ngày, kỳ để báo cáo. - Bán hàng trả góp là hình thức bán hàng thu tiền nhiều lần, người mua thanh toán một phần ngay tại thời điểm mua. Số tiền còn lại, người mua chấp nhận trả dần ở các kỳ 6 Thang Long University Library tiếp theo và phải chịu một khoản lãi nhất định do trả chậm. Doanh nghiệp ghi nhận doanh thu bán hàng ngay khi giao hàng cho người mua và ghi nhận phần lãi trả chậm vào doanh thu hoạt động tài chính. 1.3.3. Bán hàng qua đại lý, ký gửi Phương thức bán hàng gửi đại lý, ký gửi bán đúng giá hưởng hoa hồng là phương thức bên giao đại lý, ký gửi bên (bên đại lý) để bán hàng cho doanh nghiệp. Bên nhận đại lý, ký gửi bán hàng theo đúng giá đã quy định và được hưởng thù lao dưới hình thức hoa hồng hoặc chênh lệch giá. Số tiền hoa hồng trả cho đại lý được tính vào chi phí bán hàng của bên giao đại lý. Theo luật thuế GTGT, bên đại lý bán theo đúng giá quy định của bên giao đại lý qui định thì bên đại lý phải nộp toàn bộ thuế GTGT đầu ra của hàng bán đại lý và phần hoa hồng được hưởng. Trường hợp bên đại lý hưởng khoản chênh lệch giá thì bên đại lý sẽ chịu thuế GTGT tính trên phần GTGT. 1.4. Các phương thức thanh toán 1.4.1. Phương thức thanh toán ngay Là phương thức thanh toán mà quyền sở hữu về tiền tệ sẽ được chuyển từ người mua sang người bán ngay sau khi quyền sở hữu hàng hoá được chuyển giao. Ở hình thức này sự vận động của hàng hoá gắn liền với sự vận động của tiền tệ. Thanh toán trực tiếp có thể được thực hiện qua 2 hình thái: - Thanh toán bằng tiền mặt - Thanh toán không dùng tiền mặt: chuyển khoản, séc, ngân phiếu hoặc hàng hóa (hàng đổi hàng). 1.4.2. Phương thức thanh toán trả chậm Là phương thức thanh toán mà quyền sở hữu về tiện tệ sẽ được chuyển giao sau một khoảng thời gian so với thời điểm chuyển quyền sở hữu về hàng hoá, do đó hình thành khoản công nợ phải thu của khách hàng. Nợ phải thu cần được hạch toán quản lý chi tiết cho từng đối thượng phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán. 1.5. Các phương pháp tính giá xuất kho 1.5.1. Phương pháp giá thực tế đích danh Theo phuơng pháp này, hàng hóa xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính. Đây là phương pháp tốt nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán, chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Giá trị của hàng xuất kho 7 đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra. Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó. Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe, chỉ những doanh nghiệp kinh doanh có ít loại mặt hàng, hàng tồn kho có giá trị lớn, mặt hàng ổn định và loại hàng tồn kho nhận diện được thì mới áp dụng được phương pháp này. Còn đối với những doanh nghiệp có nhiều loại hàng hóa thì không thể áp dụng được phương pháp này. 1.5.2. Phương pháp Nhập trước – Xuất trước (FIFO) Phương pháp Nhập trước – Xuất trước dựa trên giả thiết là giá của những mặt hàng nào nhập kho trước tiên sẽ dùng để tính giá cho hàng xuất kho hay giá của những mặt hàng còn tồn kho cuối kỳ là giá của những mặt hàng vừa nhập kho ở lần nhập gần nhất. Phương pháp này có ưu điểm là cho phép kế toán có thể tính giá hàng hóa xuất kho kịp thời mỗi lần xuất. Nhược điểm của phương pháp này là phải tính giá theo từng loại hàng hóa và phải hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức hơn. Ngoài ra phương pháp này khiến cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của hàng hóa. Tuy nhiên, khi giá cả có xu hướng giảm thì phương pháp tính giá xuất kho này lại có lợi cho doanh nghiệp do giảm rủi ro tiềm tàng ẩn chứa trong giá trị hàng tồn kho cuối kỳ. Phương pháp FIFO chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ít loại hàng hóa, số lần nhập kho của mỗi loại không nhiều. 1.5.3. Phương pháp Nhập sau – Xuất trước (LIFO) Phương pháp này dựa trên giả thiết là giá của những mặt hàng nào nhập kho ở lần gần nhất với lần xuất dùng sẽ sử dụng để tính giá cho hàng xuất dùng, hay giá của những mặt hàng tồn kho cuối kỳ là giá của những mặt hàng còn tồn đầu kỳ hay mua sớm nhất trong kỳ. Về cơ bản ưu, nhược điểm và điều kiện vận dụng của phương pháp LIFO cũng giống với FIFO, nhưng sử sụng phương pháp LIFO giúp cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ứng kịp với sự biến động về giá cả của thị trường. Khi giá cả của hàng hóa có xu hướng tăng thì phương pháp Nhập sau – Xuất trước khiến cho giá vốn hàng hóa tăng và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ là trị giá thấp của hàng hóa tồn kho và các lần nhập. 8 Thang Long University Library 1.5.4. Phương pháp bình quân - Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của hàng hóa tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định được giá bình quân của mỗi đơn vị hàng hóa. Căn cứ vào lượng hàng hóa xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ. Đơn giá thực tế bình quân của mặt hàng i tồn kho Giá thực tế hàng i xuất kho Trị giá thực tế hàng i tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế hàng i tăng trong kỳ Số lượng hàng i tồn đầu kỳ Số lượng hàng i tăng trong kỳ = Số lượng hàng i xuất kho = + Đơn giá thực tế bình quân hàng i tồn kho × Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ thích hợp với những doanh nghiệp có ít loại hàng hóa nhưng số lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều. Phương pháp này có ưu điểm là giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết so với phương pháp LIFO và FIFO và không phụ thuộc vào số lần nhập – xuất của từng loại. Nhược điểm của phương pháp này là dồn công việc tính giá hàng hóa xuất kho vào cuối kỳ báo cáo nên ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác, đồng thời sử dụng phương pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng loại hàng hóa. - Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán phải xác định giá bình quân của từng loại hàng hóa. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng hàng hóa xuất kho giữa 2 lần nhập kế tiếp để xác định giá thực tế của hàng hóa xuất kho. Đơn giá thực tế của mặt hàng i sau mỗi lần nhập Giá thực tế hàng i xuất kho Giá thực tế hàng i sau mỗi lần nhập = = Số lượng thực tế của hàng i sau mỗi lần nhập Số lượng hàng i xuất kho x Đơn giá thực tế của hàng i sau mỗi lần nhập Phương pháp này cho phép kế toán tính giá hàng hóa xuất kho kịp thời nhưng số lượng công việc tính toán quá nhiều và phải tiến hành tính toán theo từng loại hàng hóa. Phương pháp này chỉ phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ, với ít loại hàng hóa. 9 1.6. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1.6.1. Chứng từ sử dụng - Hợp đồng mua bán - Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi (Mẫu số 01-BH) - Thẻ quầy hàng (Mẫu số 02-BH) Chứng từ thanh toán: phiếu thu (Mẫu số 01-TT), phiếu chi (Mẫu số 02-TT), séc, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có của ngân hàng - Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT) Phiếu xuất kho (Mẫu số 01-VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03-VT) Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý (Mẫu số 04 HDL-3LL ) - Hóa đơn bán hàng thông thường (Mẫu 01 GTGT-322) Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01 GTGT-3LL) Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội (Mẫu số 11-LĐTL) - Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định (Mẫu số 06-TSCĐ) - Bảng phân bổ nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ (Mẫu số 07-VT) 1.6.2. Tài khoản sử dụng - TK 156-Hàng hóa Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại hàng hóa của doanh nghiệp. Giá gốc hàng hóa mua vào bao gồm: giá mua theo hóa đơn và chi phí thu mua. Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa về để bán lại nhưng vì lý do nào đó cần phải gia công, sơ chế, tân trang, phân loại chọn lọc để làm tăng thêm giá trị hoặc khả năng bán của hàng hóa thì trị giá hàng mua gồm giá mua theo hóa đơn cộng (+) chi phí gia công, sơ chế. Đối với hàng hóa nhập khẩu, ngoài các chi phí trên còn bao gồm cả thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu (nếu có), thuế GTGT hàng nhập khẩu (nếu không được khấu trừ), chi phí bảo hiểm,... 10 Thang Long University Library TK 156-Hàng hóa - Trị giá thực tế của hàng hóa xuất kho trong kỳ - Trị giá mua của hàng hóa nhập kho - Trị giá hàng thuê gia công, chế biến - Trị giá hàng hóa trả lại cho người bán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua được hưởng nhập kho - Trị giá hàng hóa phát hiện thừa khi kiểm kê - Trị giá hàng hóa đã bán bị trả lại nhập - Trị giá hàng hóa phát hiện thiếu khi kiểm kê kho - Chi phí thu mua hàng hóa - Kết chyển trị giá hàng hóa tồn kho cuối - Kết chuyển trị giá hàng hóa tồn kho đầu kỳ (phương pháp KKĐK) kỳ (phương pháp KKĐK) Dư nợ: Trị giá hàng hóa thực tế tồn kho cuối kỳ - TK 157- Hàng gửi bán Tài khoản này được sử dụng để theo dõi giá trị hàng hóa, sản phẩm tiêu thụ theo phương thức chuyển hàng, giao đại lý, ký gửi hoặc giá trị hàng hóa, sản phẩm đã bàn giao cho người mua nhưng chưa được chấp nhận thanh toán. Số hàng hóa này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. TK 157 có thể mở chi tiết cho từng loại hàng gửi bán. TK 157-Hàng gửi đi bán - Trị giá hàng hóa gửi bán cho khách - Trị giá hàng hóa gửi bán đã được chấp hàng hoặc gửi bán đại lý. - Kết chuyển cuối kỳ trị giá hàng hoá đã gửi đi bán được khách hàng chấp nhận thanh toán (phương pháp KKĐK) nhận thanh toán. - Trị giá hàng hóa gửi bán bị khách hàng trả lại. - Kết chuyển đầu kỳ trị giá hàng hóa đã gửi đi bán chưa được khách hàng chấp nhận thanh toán đầu kỳ (phương pháp KKĐK) Dư nợ: Trị giá hàng hóa gửi bán chưa được chấp nhận. 11 - TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Tài khoản này dùng để phản ảnh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ, các khoản giảm trừ doanh thu và doanh thu thuần. TK 511 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành 4 tài khoản cấp 2: + TK 5111 - Doanh thu bán hàng hóa + TK 5112 - Doanh thu bán thành phẩm + TK 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ + TK 5118 - Doanh thu khác TK 511-Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - Số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu phải nộp tính trên doanh thu Doanh thu bán sản phẩm hàng hóa và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong kỳ kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ trong kỳ. - Số thuế GTGT phải nộp của doanh nghiệp theo phương pháp trực tiếp. - Số chiết khấu thương mại, các khoản giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại . - Kết chuyển doanh thu thuần vào TK Xác định kết quả kinh doanh (TK911) - TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của các khoản giảm trừ doanh thu phát sinh trong kỳ. TK 521 không có số dư cuối kỳ. TK 521 được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2: + TK 5211-Chiết khấu thương mại + TK 5212-Hàng bán bị trả lại. Trị giá số hàng bị trả lại = Số lượng hàng bị trả lại x Đơn giá bán + TK5213-Giảm giá hàng bán. Chỉ phản ánh vào tài khoản này các khoản giảm trừ do chấp thuận giảm giá ngoài hóa đơn, tức là sau khi xuất hóa đơn bán hàng. Không phản ánh vào tài khoản này số giảm giá đã được ghi trên hóa đơn bán hàng và đã được trừ vào tổng trị giá bán ghi trên hóa đơn. 12 Thang Long University Library TK 521-Các khoản giảm trừ doanh thu - Trị giá khoản chiết khấu thương mại đã - Cuối kỳ kết chuyển toàn số chiết khấu thương mại sang TK 511 để xác định chấp nhận thanh toán cho khách hàng. - Doanh thu của hàng bán bị trả lại, đã trả doanh thu thuần của kỳ báo cáo. lại tiền cho người mua hoặc tính trừ vào khoản phải thu khách hàng về số hàng - Kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại vào bên Nợ TK 511 để xác định doanh hóa bị trả lại. thu thuần trong kỳ báo cáo. - Trị giá khoản giảm giá hàng bán đã - Kết chuyển toàn bộ số tiền giảm giá chấp thuận cho người mua hàng do hàng kém, mất phẩm chất hoặc sai quy cách theo quy định trong hợp đồng kinh tế. hàng bán vào bên Nợ TK 511 để xác định doanh thu thuần trong kỳ báo cáo. - TK 611-Mua hàng Tài khoản này phản ánh trị giá vốn thực tế của hàng hóa tăng giảm trong kỳ. Tài khoản này được sử dụng trong phương pháp KKĐK. TK 611 không có số dư cuối kỳ. TK 611-Mua hàng - Trị giá thực tế hàng hóa tồn đầu kỳ - Trị giá thực tế hàng hóa tồn cuối kỳ - Trị giá thực tế hàng hóa mua và nhập - Trị giá thực tế hàng hóa xuất trong kỳ trong kỳ - Trị giá thực tế hàng hóa trả lại cho người bán hoặc được giảm giá, chiết khấu thương mại 13 - TK 632 – Giá vốn hàng bán Tài khoản này dùng để phản ánh giá vốn của hàng hóa tiêu thụ trong kỳ. TK 632 không có số dư cuối kỳ. TK 632 – Giá vốn hàng bán - Trị giá vốn của sản phẩm hàng hóa, dịch vụ đã bán trong kỳ. - Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Giá trị vật tư hàng hóa hao hụt sau khi bồi thường. - Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn - Trị giá hàng bán bị trả lại nhập kho (phương pháp KKTX) - Kết chuyển giá vốn của sản phẩm hàng kho. - hóa, dịch vụ bán trong kỳ sang tài TK Xác định kết quả kinh doanh (TK911). TK 642-Chi phí quản lý kinh doanh Tài khoản này được sử dụng để phản ánh các chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong kỳ của doanh nghiệp. TK 642 không có số dư cuối kỳ và được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2: + TK 6421-Chi phí bán hàng: Tài khoản này dùng để hạch toán các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá bao gồm: chi phí nhân viên (tiền lương chính, lương phụ,các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương, các khoản trích theo lương...), chi phí vật liệu bao bì, chi phí công cụ-dụng cụ, chi phí hoa hồng, chi phí bảo hành, chi phí dịch vụ mua ngoài và các loại chi phí bằng tiền khác... + TK 6422-Chi phí quản lý doanh nghiệp: Tài khoản này dùng để hạch toán những chi phí quản lý chung cho toàn bộ doanh nghiệp: chi phí nhân viên quản lý (tiền lương, phụ cấp, các khoản trích theo lương, kinh phí công đoàn của ban giám đốc..), chi phí vật liệu quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng,chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dự phòng, thuế, phí, lệ phí và chi phí khác bằng tiền…. 14 Thang Long University Library TK 642-Chi phí quản lý kinh doanh - Các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm hàng hóa, cung cấp - Các khoản giảm chi phí quản lý kinh doanh dịch vụ - Kết chuyển chi phí bán hàng vào tài TK Xác định kết quả kinh doanh (TK 911) - Các chi phí quản lý doanh nghiệp phát - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài TK Xác định kết quả sinh trong kỳ. kinh doanh (TK911) - TK 911-Xác định kết quả kinh doanh Tài khoản này phản ánh việc xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp lập báo cáo tài chính giữa niên độ thì xác định kết quả kinh doanh theo quý.Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm kết quả của hoạt động sản xuất, kinh doanh, kết quả hoạt động tài chính và kết quả hoạt động khác. TK 911 không có số dư cuối kỳ. TK 911-Xác định kết quả kinh doanh - Trị giá vốn của hàng hóa và dịch vụ đã - Doanh thu thuần về số hàng hóa và dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ. tiêu thụ trong kỳ. - Chi phí tài chính - Chi phí quản lý kinh doanh - Chi phí khác - Doanh thu hoạt động tài chính - Thu nhập khác - Các khoản ghi giảm chi phí thuế thu - Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp - Kết chuyển lãi nhập doanh nghiệp. - Kết chuyển lỗ Ngoài những tài khoản trên, trong quá trình kế toán bán hàng và xác định kết quả doanh thu còn sử dụng các tài khoản khác như: TK 111-Tiền mặt, TK 112-Tiền gửi ngân hàng, TK 131-Phải thu khách hàng, TK 3331-Thuế giá trị gia tăng phải nộp (GTGT).... 15 1.6.3. Phương pháp kế toán bán hàng 1.6.3.1. Kế toán bán hàng tại đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư hàng hóa trên sổ kế toán. Khi áp dụng phương pháp này thì tài khoản hàng tồn kho được dùng để phản ánh số dư hiện có, tình hình tăng giảm của từng loại hàng tồn kho ở doanh nghiệp. Vì vậy, số lượng và giá trị của mỗi loại hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán. - Kế toán tại đơn vị hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Sơ đồ 1.1. Kế toán nghiệp vụ bán buôn qua kho TK 911 TK 156 TK 111,112,131 TK 632 TK 511 (4a) (1) (3) TK 157 (2a) TK 521 (5a) (8) TK 3331 )) (4b) (2b) (5b) (7) (6) (1) Trị giá thực tế của hàng hóa xuất kho bán (2a) Trị giá thực tế hàng hóa gửi bán (2b) Giá vốn hàng gửi bán được xác định là tiêu thụ (3) Kết chuyển giá vốn hàng bán (4a) Doanh thu bán hàng (4b) Thuế GTGT bán ra tương ứng (5a) Trị giá khoản giảm trừ doanh thu: (5b) Thuế GTGT bán ra tương ứng (ghi giảm) (6) Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu (7) Kết chuyển giá vốn hàng bán bị trả lại (8) Kết chuyển doanh thu thuần về bán hàng 16 Thang Long University Library Sơ đồ 1.2. Kế toán nghiệp vụ bán buôn không qua kho có tham gia thanh toán TK 911 TK 111,112,331 TK 632 TK 511 TK 111,112,131 TK 521 (1a) (4a) (3) TK 133 (7) (5a) (1) (1b) TK 3331 (2b) (4b) TK 157 (5b) (2a) (6) (2c) (1a) Giá vốn hàng bán (trong trường hợp giao bán tay ba) (1b) Thuế GTGT đầu vào tương ứng (2a) Trị giá thực tế của hàng gửi bán (trong trường hợp doanh nghiệp chuyển hàng đến cho khách hàng) (2b) Thuế GTGT đầu vào tương ứng (2c) Giá vốn hàng bán được xác định là tiêu thụ (4a) Doanh thu hàng bán (4b) Thuế GTGT đầu ra tương ứng (5a) Trị giá khoản giảm trừ doanh thu (5b) Thuế GTGT bán ra tương ứng (ghi giảm thuế GTGT) (6) Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu (7) Kết chuyển doanh thu thuần về bán hàng 17 Sơ đồ 1.3. Kế toán nghiệp vụ bán buôn không qua kho, không tham gia thanh toán TK 911 TK 111,112,331 TK 6421 (3a) TK 511 (4) TK 111,112,131 (1a) (2) TK 133 TK 3331 (3b) (1b) (1a) Doanh thu nhận được: hoa hồng được hưởng từ nghiệp vụ mô giới (1b) Thuế GTGT đầu ra tương ứng (2) Kết chuyển doanh thu thuần (3a) Chi phí mô giới phát sinh (3b) Thuế GTGT đầu ra tương ứng (4) Kết chuyển chi phí phát sinh Sơ đồ 1.4. Kế toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa TK 911 TK 156(Quầy) TK 632 (2) TK 511 (3) (5) TK 111,112 (4a) TK 3331 (4b) TK 156(Kho) (1) (1) Trị giá hàng hóa xuất từ kho ra quầy (4a) Doanh thu bán hàng (2) Giá vốn hàng bán (4b) Thuế GTGT đầu ra tương ứng (3) Kết chuyển giá vốn hàng bán (5) Kết chuyển doanh thu hàng bán 18 Thang Long University Library Sơ đồ 1.5. Kế toán nghiệp vụ bán hàng qua đại lý (giao đại lý) TK 156 TK 632 TK 911 TK 511 TK 157 (1) TK 111,112,131 (3a) (2) (5) TK 6421 (4a) (6) TK 3331 TK 133 (3b) (4b) (1) Trị giá thực tế hàng gửi bán giao đại lý (2) Trị giá thực tế hảng gửi bán được coi là tiêu thụ (3a) Doanh thu hàng gửi bán đại lý (3b) Thuế GTGT đầu ra của hàng hóa tiêu thụ (4a) Tiền hoa hồng đại lý (4b) Thuế GTGT đầu vào (5) Kết chuyển giá vốn hàng bán (6) Kết chuyển doanh thu bán hàng Sơ đồ 1.6. Kế toán nghiệp vụ nhận đại lý TK 003 (1) (2) 9 9 TK 511 TK 111,112,131 (3a) 9 3331 TK (3b) TK 911 TK 331 9 (4) (6) 9 (5) 9 9 19 (1) Trị giá hàng hóa nhận đại lý (2) Trị giá hàng hóa nhận gửi bán đã tiêu thụ (3a) Doanh thu từ tiền hoa hồng nhận được (3b) Thuế GTGT đầu ra của hoa hồng (4) Số tiền hàng phải trả cho bên giao đại lý (5) Thanh toán tiền hàng cho bên giao đại lý (6) Kết chuyển doanh thu Sơ đồ 1.7. Kế toán bán hàng theo phương thức trả góp TK 911 TK 156 TK 511 TK 111,112,131 TK 632 (1) (3a) (2) TK 3331 (4) TK 515 TK 3387 (5) (6) (3b) (3c) (1) Trị giá thực tế hàng bán (2) Kết chuyển giá vốn hàng bán (3a) Doanh thu bán hàng tại thời điểm giao hàng (giá thanh toán ngay) (3b) Thuế GTGT đầu ra phải nộp (tính trên giá bán trả một lần) (3c) Doanh thu chưa thực hiện (số tiền lãi trả góp) (4) Kết chuyển doanh thu bán hàng (5) Doanh thu tài chính từ tiền lãi trả góp (6) Kết chuyển doanh thu tài chính 20 Thang Long University Library