Tài liệu Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty tnhh thương mại và dịch vụ thạch an

CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI 1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1.1.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp thƣơng mại Trong nền kinh tế phát triển hiện nay không thể không nhắc đến hoạt động kinh doanh thƣơng mại. Hoạt động kinh doanh thƣơng mại là việc thực hiện một hay nhiều hành vi thƣơng mại của thƣơng nhân làm phát sinh quyền và nghĩa vụ giữa các thƣơng nhân với nhau hoặc giữa các thƣơng nhân có liên quan bao gồm việc mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ thƣơng mại và các hoạt động xúc tiến thƣơng mại nhằm mục đích lợi nhuận hoặc thực hiện chính sách kinh tế xã hội. Đặc điểm về hàng hóa: Hàng hóa trong kinh doanh thƣơng mại bao gồm các loại sản phẩm đã hoàn thành tồn tại dƣới dạng hình thái vật chất và không có hình thái vật chất. Hàng hóa là thứ mà doanh nghiệp mua về với mục đích để bán chứ không phải để sử dụng. Trong kinh doanh thƣơng mại hàng hóa đƣợc phân theo các ngành hàng: Hàng vật tƣ, thiết bị Hàng tiêu dùng Hàng lƣơng thực, thực phẩm Hàng hóa bất động sản Đặc điểm về hoạt động: Hoạt động cơ bản của kinh doanh thƣơng mại là việc mua vào, dự trữ và bán ra các loại hàng hóa. Hoạt động thƣơng mại làm cho nền kinh tế sôi động hơn, tốc độ chu chuyển của hàng hoá tiền tệ diễn ra nhanh chóng hơn, đồng thời ảnh hƣởng trực tiếp tới sản xuất và trên thực tế nó ảnh hƣởng tới tất cả các chỉ tiêu kinh tế của doanh nghiệp. Sở dĩ nhƣ vậy là nếu hàng hoá của doanh nghiệp sản xuất không thông qua tiêu thụ, không đƣợc lƣu thông trao đổi trên thị trƣờng thì doanh nghiệp đó cũng không tồn tại và phát triển đƣợc. Hoạt động thƣơng mại là hoạt động phi sản xuất nhƣ chúng ta đã biết lƣu thông không tạo ra giá trị, nhƣng giá trị không nằm ngoài lƣu thông. Chính hoạt động lƣu thông buôn bán đã kết nối đƣợc thị trƣờng gần xa, không chỉ ở trong nƣớc mà còn ở thị trƣờng nƣớc ngoài, điều đó góp phần thúc đẩy sự phát triển phồn thịnh của một quốc gia. 1 Thang Long University Library 1.1.2. Một số khái niệm liên quan đến kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Kết quả ủ là chỉ tiêu phản ánh kết quả cuối cùng về ây là phần chênh lệch giữa một bên là doanh thu thuần của hoạt động với một bên là toàn bộ chi phí đã bỏ ra, số chêch lệch sẽ bán hàng của doanh nghiệp. ết quả Thông qua chỉ tiêu kết quả bán hàng, kế toán xác định đƣợc kết quả từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó, các nhà lãnh đạo có thể tìm ra hƣớng phát triển ngành nghề, có chính sách ƣu đãi hay hạn chế sự phát triển đối với từng hoạt động kinh doanh trên từng lĩnh vực cụ thể. Doanh thu thuần = – Các khoản giảm trừ doanh thu Lợi nhuận gộp = Doanh thu thuần – Giá vốn hàng bán Kết = Lợi nhuận gộp – (chƣa có VAT là toàn bộ số tiền tính ), bao gồm cả phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có) mà cơ sở kinh doanh đƣợc hƣởng. Hàng bán bị trả lại: Là số hàng đã đƣợc coi là tiêu thụ nhƣng bị ngƣời mua từ chối, thƣờng là do một số lý do nhƣ hàng hóa kém phẩm chất, quy cách, giao hàng không đúng thời gian địa điểm trong hợp đồng, không đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng. Giảm giá hàng bán: Là số tiền giảm trừ cho khách ngoài hóa đơn hay hợp đồng cung cấp do các nguyên nhân đặc biệt nhƣ hàng kém phẩm chất, quy cách, giao hàng không đúng thời gian địa điểm trong hợp đồng. Chiết khấu thƣơng mại: Là khoản doanh nghiệp giảm giá niêm yết cho khách hàng mua với khối lƣợng lớn. Thuế xuất khẩu, thuế TTĐB, thuế GTGT (theo phƣơng pháp trực tiếp) Giá vốn hàng bán: Phản ánh giá trị gốc của hàng hóa đã thực sự trong kỳ. Khi hàng hóa đã tiêu thụ và đƣợc phép xác định doanh thu thì đồng thời giá trị ợc phản ánh theo giá vốn hàng bán 2 để xác định kết quả. Do vậy xác định đúng giá vốn hàng bán có ý nghĩa quan trọng vì từ đó doanh nghiệp xác định đúng đƣợc kết quả kinh doanh. Chi phí quản lý kinh doanh: Bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, là các khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra có liên quan đến hoạt động bán các hàng hóa trong kỳ ến toàn bộ hoạt động quản lý của doanh nghiệp. 1.1.3. Nhiệm vụ và vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1.1.3.1. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Kế toán bán hàng là quá trình cập nhật, xử lý và cung cấp thông tin về hoạt động bán hàng nhằm quản lý, kiểm tra, đánh giá toàn bộ hoạt động đó trong các kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra kế toán bán hàng cần phải theo dõi và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch bán hàng thông qua các chỉ tiêu đã đề ra. Qua đó kịp thời đƣa ra những biện pháp và điều chỉnh hợp lý nhằm đẩy mạnh tiến độ bán hàng sao cho đạt đƣợc mục tiêu về kết quả bán hàng theo kế hoạch. Thƣờng xuyên thực hiện việc kiểm kê hàng hóa đối chiếu số lƣợng thực tế và số lƣợng trên sổ sách nhằm ngăn ngừa các hiện tƣợng lãng phí, bòn rút và thiếu trách nhiệm trong việc bảo quản hàng hóa. 1.1.3.2. Vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Trong mỗi kỳ kinh doanh, kế toán bán hàng có vai trò thu thập những thông tin về hoạt động bán hàng một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác và có hệ thống. Trong đó bao gồm những thông tin về doanh thu bán hàng, tất cả các khoản chi phí phát sinh trong kỳ để phục vụ cho quá trình bán hàng. Cụ thể kế toán phải phản ánh kịp thời số lƣợng hàng hóa xuất - nhập - tồn trong kỳ, số lƣợng hàng hóa đã giao và tiêu thụ trong kỳ ở các cửa hàng và đạ ới các hàng hóa gửi bán, tình hình thanh toán nợ của khách hàng tránh hiện tƣợng vốn bị chiếm dụng bất hợp lý, các khoản chi phí hợp lý phát sinh liên quan đến quá trình bán hàng và quản lý doanh nghiệp. Cuối mỗi kỳ kinh doanh dựa trên những số liệu đã cập nhật trong kỳ, kế toán bán hàng tiến hành xác định kết quả bán hàng và lập báo cáo kết quả bán hàng làm cơ sở cho việc đánh giá hiệu quả kinh doanh cũng nhƣ nghĩa vụ đối với Nhà nƣớc. Nhƣ đã khẳng định ở trên, bán hàng và kết quả bán hàng luôn là mối quan tâm hàng đầu, đóng vai trò vô cùng quan trọng, mang tính sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp do vậy vai trò kế toán bán hàng và kết quả bán hàng càng trở nên quan trọng đối với quá trình quản lý của doanh nghiệp. 3 Thang Long University Library 1.2. CÁC PHƯƠNG THỨC BÁN HÀNG 1.2.1. Bán buôn buôn Bán buôn qua kho: Phƣơng thức bán buôn hàng hoá qua kho: Bán buôn hàng hoá qua kho là phƣơng thức bán buôn hàng hoá mà trong đó, hàng bán phải đƣợc xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp. Bán buôn hàng hoá qua kho có thể thực hiện dƣới hai hình thức: Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thƣơng mại để nhận hàng. Doanh nghiệp thƣơng mại xuất kho hàng hoá giao trực tiếp cho đại diện bên mua. Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá đƣợc xác định là tiêu thụ. Bán buôn hàng hóa qua kho theo hình thức gửi bán: Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc theo đơn đặt hàng, doanh nghiệp thƣơng mại xuất kho hàng hoá, dùng phƣơng tiện vận tải của mình hoặc đi thuê ngoài, chuyển hàng đến kho của bên mua hoặc một địa điểm nào đó bên mua quy định trong hợp đồng. Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thƣơng mại, chỉ khi nào đƣợc bên mua kiểm nhận, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới đƣợc coi là bán, ngƣời bán mất quyền sở hữu về số hàng đã giao. Chi phí vận chuyển do ngƣời bán hay bên mua chịu là do sự thoả thuận từ trƣớc giữa hai bên. Nếu doanh nghiệp thƣơng mại (bên bán) chịu chi phí vận chuyển, sẽ đƣợc ghi vào chi phí bán hàng. Nếu bên mua chịu chi phí vận chuyển, sẽ phải thu tiền của bên mua. Bán buôn vận chuyển thẳng Là phƣơng thức mà hàng hóa đƣợc doanh nghiệp mua, nhận hàng hóa nhƣng không đƣa về kho mà tiêu thụ ngay (hay chuyển thẳng cho bên mua). Hiện nay, phƣơng thức này có hai hình thức: Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: Theo hình thức này, doanh nghiệp vừa tiến hành thanh toán với bên cung cấp hàng hóa và bên mua 4 hàng hóa. Nghĩa là đồng thời phát sinh 2 nghiệp vụ mua hàng và bán hàng. Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán có 2 kiểu: Giao tay ba: nghĩa là bên mua cử ngƣời đến nhận hàng trực tiếp tại nơi cung cấp. Sau khi ký nhận đã giao hàng hóa thì hàng hóa đƣợc coi nhƣ đã tiêu thụ Gửi hàng: doanh nghiệp sẽ chuyển hàng đến nơi quy định cho bên mua và hàng hóa đƣợc coi là tiêu thụ khi bên mua chấp nhận thanh toán Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: Theo hình thức này doanh nghiệp thƣơng mại chỉ đóng vai trò trung gian môi giới trong quan hệ mua bán giữa ngƣời mua và ngƣời bán. Doanh nghiệp thƣơng mại ủy quyền cho ngƣời mua trực tiếp đến nhận hàng và thanh toán tiền hàng cho bên bán theo đúng hợp đồng đã ký kết với bên bán. Tùy vào hợp đồng kinh tế đã ký kết mà doanh nghiệp thƣơng mại đƣợc hƣởng một khoản tiền hoa hồng do bên mua, bên bán trả. Trong trƣờng hợp trên doanh nghiệp thƣơng mại không phát sinh nghiệp vụ mua hóa mà chỉ là ngƣời tổ chức cung cấp hàng cho bên mua. Gửi bán đại lý: Đối với bên giao đạ ẽ . 1.2.2. Bán lẻ Bán lẻ thu tiền tập trung: Tại một khu riêng có quầy thu ngân, mỗi quầy có một nhân viên thu ngân, chuyên thu tiền, xuất hóa đơn, kê mua hàng cho khách hàng để khách đến nhận hàng do nhân viên bán hàng giao. Cuối ca, cuố ểm kê hàng tồn kho để xác định số lƣợng bán ra trong ngày và lập báo cáo bán hàng. Nhân viên thu ngân kiểm tiền, nộp tiền hàng cho thủ quỹ và làm giấy nộp tiền. Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Theo phƣơng thức này, ngƣời bán trực tiếp tiêu thụ và thu tiền của khách. Cuối ca, cuố g kiểm tra hàng tồn để xác định lƣợng hàng tiêu thụ, lập báo cáo tiêu thụ đồng thời nộp lại tiền cho kế toán bán lẻ và làm giấy nộp tiền để ghi sổ. Bán trả góp: 5 Thang Long University Library – Theo phƣơng thức này, doanh nghiệp nhận làm đại lý bán hàng cho nhà cung cấp. Doanh nghiệp thƣơng mại nhận hàng hóa bán hàng và trực tiếp bán cho khách hàng. Khi số lƣợng hàng đƣợc coi là đã bán, doanh nghiệp xuất hóa đơn bán hàng và trả toàn bộ tiền hàng trên hóa đơn cho bên giao đại lý. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết từ trƣớc và số lƣợng hàng hóa bán đƣợc, doanh nghiệp nhận đƣợc một khoản tiền hoa hồng từ bên giao đại lý. 1.3. PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH GIÁ VỐN CỦA HÀNG XUẤT BÁN Hàng hóa trong các doanh nghiệp thƣơng mại tăng từ nhiều nguồn khác nhau với các đơn giá khác nhau, vì vậy doanh nghiệp cần lựa chọn phƣơng pháp tính giá thực tế hàng xuất kho. Việc lựa chọn phƣơng pháp nào còn tuỳ thuộc vào đặc điểm của hàng hóa, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Tuy nhiên doanh nghiệp áp dụng phƣơng pháp nào thì phƣơng pháp đó đòi hỏi phải nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Nếu có sự thay đổi phải giải trình và thuyết minh, nêu rõ những tác động của sự thay đổi tới các báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Để tính giá hàng tồn kho xuất kho, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các phƣơng pháp sau đây: 1.3.1. Phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc (FIFO) Theo phƣơng pháp này, ngƣời ta giả định lấy giá của lô hàng nhập trƣớc để xuất trƣớc. Phƣơng pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại hàng hóa, số lần nhập kho của mỗi loại không nhiều và trƣờng hợp giá cả ổn định hoặc có xu hƣớng giảm. Song đòi hỏi phải tổ chức chặt chẽ kế toán chi tiết hàng tồn kho cả về số lƣợng và giá trị theo từng lô hàng và thời gian mua hàng. Ƣu điểm: Cho phép kế toán có thể tính giá hàng xuất kho một cách kịp thời, tránh sức ép của việc phải tính giá vào cuối kỳ. Nhƣợc điểm: Tốn nhiều công sức vì phải hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo từng loại hàng hóa. Hơn thế, đây là phƣơng pháp sẽ làm kết quả kinh doanh của doanh nghiệp không phản ứng kịp với giá cả thị trƣờng. Điều kiện áp dụng: Phƣơng pháp này phù hợp với những doanh nghiệp có ít loại hàng hóa, số lần nhập kho ít. 6 1.3.2. Phƣơng pháp nhập sau xuất trƣớc (LIFO) Phƣơng pháp này đƣợc thực hiện theo giả định hàng đƣợc mua về sau sẽ đƣợc xuất bán trƣớc. Do vậy khi sử dụng phƣơng pháp này kế toán viên căn cứ theo giá trị của hàng nhập kho gần nhất làm giá xuất kho, sau khi xuất hết số lƣợng của lô hàng nhập gần nhất mới sử dụng giá của lô hàng nhập trƣớc đó làm giá xuất kho. Ƣu điểm: giúp cho kế toán viên có thể tính giá xuất kho hàng hóa nhanh chóng và giúp chi phí giá vốn của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá thị trƣờng của hàng hóa. Việc thực hiện phƣơng pháp này sẽ đảm bảo đƣợc yêu cầu của nguyên tắc phù hợp trong kế toán. Nhƣợc điểm: trị giá vốn của hàng tồn kho cuối kỳ có thể không sát với giá thị trƣờng của hàng hóa đó. Điều kiện áp dụng: Phƣơng pháp này đặc biệt phù hợp trong điều kiện lạm phát. 1.3.3. Phƣơng pháp bình quân gia quyền (BQGQ) Trong phƣơng pháp bình quân gia quyền thì có hai phƣơng pháp nhỏ là : Bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ và bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập. Đặc điểm chung của phƣơng pháp này là trƣớc hết tính đơn giá bình quân của hàng trong kho trƣớc khi xuất bán, sau đó lấy hóa đơn giá bình quân nhân với số lƣợng hàng xuất. Phƣơng pháp bình quân sau mỗi lần nhập Sau mỗi lần nhập hàng hoá, kế toán phải xác định lại giá trị thực tế của hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lƣợng xuất giữa 2 lần nhập kế tiếp để tính giá xuất theo công thức sau: Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập Giá thực tế hàng tồn kho sau mỗi lần nhập = Lƣợng hàng thực tế tồn kho sau mỗi lần nhập Ƣu điểm: Cho phép kế toán tính giá hàng xuất kho một cách kịp thời. Nhƣợc điểm: Khối lƣợng công việc là rất lớn, tốn kém khá nhiều chi phí. Điều kiện áp dụng: Phƣơng pháp này phù hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm hàng hóa, và số lần nhập của mỗi loại không nhiều. Phƣơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ Phƣơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại hàng hóa nhƣng số lần xuất, nhập của mỗi loại là nhiều. Ƣu điểm: Giảm nhẹ đƣợc việc hạch toán chi tiết từng loại hàng hóa, không phụ thuộc vào số lần nhập, xuất của chúng. 7 Thang Long University Library Nhƣợc điểm: Do cuối kỳ mới hạch toán, nên dồn công việc tính giá xuất hàng, điều này sẽ làm ảnh hƣởng tới tiến độ của các khâu kế toán khác. Ngoài ra, kế toán phải tính giá hàng hóa theo từng chủng loại. Cần phải có một kế hoạch bảo quản, quản lý tốt để tránh mất mát hàng hóa. Điều kiện áp dụng: Nên áp dụng ở những doanh nghiệp phát sinh nhiều nghiệp vụ nhập, xuất hàng hóa hoặc các doanh nghiệp hạch toán HTK theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) vì sự biến động nhập xuất của hàng hóa đến cuối kỳ mới đƣợc xác định. Tổng giá thực tế của hàng Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ tồn đầu kỳ = Tổng số lƣợng hàng tồn đầu kỳ + + Tổng giá trị thực tế của hàng nhập trong kỳ Tổng số lƣợng hàng nhập trong kỳ 1.3.4. Phƣơng pháp giá thực tế đích danh Khác với các phƣơng pháp giả định trên, hàng hóa xuất lô hàng nào thì lấy đơn giá thực tế của lô hàng đó. Theo phƣơng pháp này thì doanh nghiệp phải quản lý hàng tồn kho theo đúng lô hàng. Nghĩa là hàng hóa đƣợc đánh dấu, dán nhãn, ghi mã tƣơng ứng với từng đơn giá của lô hàng, loại hàng. Cuối kỳ, các hàng hóa còn lại trong kho bằng tổng giá trị hàng tồn kho cuối kỳ theo đơn giá đã gắn cho từng lô hàng. Hình thức này phù hợp với các doanh nghiệp kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn cần đặc biệt quan tâm tới thời hạn và chất lƣợng hàng hóa, ít chủng loại. Ƣu điểm: Theo dõi đƣợc thời hạn bảo quản của từng lô hàng. Nhƣợc điểm: Doanh nghiệp mất nhiều chi phí để đầu tƣ vào kho hàng. Vì muốn sử dụng đƣợc phƣơng pháp này, doanh nghiệp cần có hệ thống kho bãi để bảo quản riêng đƣợc từng lô hàng. Điều kiện áp dụng: Phƣơng pháp này thƣờng đƣợc áp dụng cho những doanh nghiệp mà việc quản lý hàng tồn kho (HTK) cần phải tách biệt, đặc biệt là những doanh nghiệp kinh doanh ít mặt hàng, các mặt hàng có giá trị lớn, có tính cá biệt nhƣ: trang sức, đá quý, ô tô,… hoặc các doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Nhận xét: Mỗi phƣơng pháp có thể cho ra những kết quả khác nhau về giá trị của hàng xuất kho bán ra trong kỳ, nên việc áp dụng các phƣơng pháp tính khác nhau sẽ ảnh hƣởng đến kết quả bán hàng. Nếu giá vốn càng lớn thì kết quả bán hàng càng nhỏ và ngƣợc 8 lại. Tuy nhiên doanh nghiệp cần căn cứ vào tình hình thực tế của từng doanh nghiệp để lựa chọn phƣơng pháp tốt nhất, phù hợp nhất với loại hình kinh doanh. 1.4. NỘI DUNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG 1.4.1. Chứng từ sử dụng Theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC – “Chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ” thì những chứng từ kế toán đƣợc sử dụng để hạch toán quá trình bán hàng của doanh nghiệp một cách chính xác trên sổ sách đó là: Hóa đơn GTGT (đối với DN tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ). Hóa đơn bán hàng thông thƣờng (đối với DN tính thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp). Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu xuất kho kiêm hàng gửi bán đại lý. Bảng kê bán lẻ hàng hóa. Hóa đơn cƣớc phí vận chuyển. Hóa đơn thuê kho, thuê bãi, bốc dỡ hàng hóa trong quá trình bán hàng. Hợp đồng kinh tế. Báo cáo bán hàng 1.4.2. Tài khoản sử dụng Tài khoản 156 – “Hàng hóa”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có của hàng tồn kho đầu kỳ hoặc cuối kỳ (trong hệ thống kế toán theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ) hay hàng hóa tồn kho đầu kỳ, nhập và xuất trong kỳ báo cáo theo giá thực tế nhập kho (trong hệ thống kế toán theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên). 9 Thang Long University Library Nợ TK 156 - Hàng hóa Có - Trị giá thực tế của hàng hóa xuất kho - Trị giá hàng hóa thuê gia công, chế biến bán, gửi đại lý trong kỳ. xong nhập kho(gồm giá mua vào và chi phí - Trị giá hàng hóa trả lại cho ngƣời bán, chiết khấu thƣơng mại, giảm giá hàng gia công). mua đƣợc hƣởng. - Trị giá hàng hóa nhận vốn góp. - Trị giá hàng hóa phát hiện thiếu khi - Trị giá hàng hóa đã bán bị ngƣời mua trả kiểm kê. lại nhập kho. - Kết chuyển trị giá hàng tồn kho đầu kỳ - Trị giá hàng hóa phát hiện thừa khi kiểm (KKĐK). - Trị giá mua của hàng hóa nhập kho. kê. - Chi phí thu mua hàng hóa thực tế phát sinh liên quan tới khối lƣợng hàng hóa mua đã nhập kho trong kỳ. - Kết chuyển trị giá hàng hóa tồn kho cuối kỳ (KKĐK). ị giá mua vào và chi phí thu mua của hàng hóa tồn kho cuối kỳ. Tài khoản 157 – “Hàng gửi bán”: Phản ánh giá trị thực tế của hàng hóa đã gửi hoặc chuyển đến cho khách hàng, hàng hóa ký gửi, đại lý chƣa chấp nhận thanh toán. Tài khoản này đƣợc chi tiết theo từng mặt hàng hóa, từng nghiệp vụ gửi đi và đƣợc theo dõi từ khi hàng hóa đƣợc xuất kho đến khi đƣợc khách hàng chấp nhận thanh toán. Nợ TK 157 - Hàng gửi bán Có - Trị giá hàng hóa gửi bán, ký gửi hoặc gửi - Trị giá hàng hóa gửi bán đã đƣợc khách hàng chấp nhận thanh toán. bán đại lý. - Kết chuyển trị giá hàng hóa gửi bán chƣa - Trị giá hàng hóa gửi bán đƣợc khách hàng trả lại. xác định là tiêu thụ cuối kỳ (KKĐK). - Kết chuyển trị giá hàng hóa gửi bán chƣa xác định là tiêu thụ đầu kỳ (KKĐK). Dƣ nợ: Trị giá hàng hóa gửi bán chƣa đƣợc chấp nhận thanh toán tồn cuối kỳ. 10 Tài khoản 632 – “Giá vốn hàng bán”: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của hàng hóa xuất bán trong kỳ. TK 632 – Giá vốn hàng bán Nợ -Giá vố . Có -Giá vốn hàng hóa đã bán bị khách hàng trả lại. -Các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn -Hoàn nhập số chênh lệch dự phòng giảm kho sau khi trừ đi phần bồi thƣờng do giá hàng tồn kho cuối năm trƣớc lớn hơn trách nhiệm cá nhân gây ra. mức cần lập cuối năm nay. -Chênh lệch giữa mức dự phòng giám giá -Kết chuyển về TK 911 – Xác định kết hàng tồn kho phải lập cuối năm nay lớn quả kinh doanh. hơn khoản đã lập dự phòng cuối năm trƣớc. A Tài khoản 511 – “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Tài khoản này để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế, các khoản giảm trừ doanh thu và xác định doanh thu thuần trong kỳ của doanh nghiệp. Kết cấu của tài khoản nhƣ sau: Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có -Số thuế phải nộp tính trên doanh thu bán -Tổng số doanh thu bán hàng và cung hàng trong kỳ (thuế TTĐB, thuế XNK, cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ. thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp. -CKTM,giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại kết chuyển trừ vào doanh thu. -Kết chuyển số doanh thu thuần về tiêu thụ sang TK 911 vào cuối kỳ. TK 511 là tài khoản tạm thời cuối kỳ không có số dƣ và chia thành các tiểu khoản sau: + TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá. + TK 5112: Doanh thu bán các thành phẩm. 11 Thang Long University Library + TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ. + TK 5117: Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tƣ + TK 5118: Doanh thu khác Tài khoản 521 – “Các khoản giảm trừ doanh thu”: Tài khoản này dùng để phản ánh toàn bộ số tiền giảm trừ cho ngƣời mua hàng đƣợc tính giảm trừ vào doanh thu hoạt động kinh doanh. Các khoản giảm trừ bao gồm: Chiết khấu thƣơng mại, giá trị hàng bán bị trả lại và các khoản giảm giá cho ngƣời mua trong kỳ hoạch toán. TK521 có 3 tài khoản cấp 2 : TK 5211: Chiết khấu thƣơng mại (là các khoản mà doanh nghiệp bán với giá thấp hơn giá niêm yết cho khách hàng khi mua hàng với số lƣợng lớn). TK 5212: Hàng bán bị trả lại (là giá trị hàng hóa đƣợc xác định là đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán số hàng hóa đó). TK 5213: Giảm giá hàng bán (là khoản giảm trừ cho khách hàng do hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách, hoặc lạc hậu). Kết cấu TK 521: Nợ TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu Có Số CKTM, doanh thu hàng bán bị trả lại, Cuối kỳ kết chuyển số CKTM, doanh khoản giảm giá cho khách hàng trong kỳ. thu hàng bán bị trả lại và khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sang TK511 để xác định doanh thu thuần. 1.4.3. Phƣơng pháp kế toán 1.4.3.1. Kế toán bán hàng tại doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên (KKTX) là phƣơng pháp theo dõi và phản ánh thƣờng xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn hàng hóa trên sổ kế toán sau mỗi lần phát sinh nghiệp vụ. Về nguyên tắc, số liệu tồn kho thực tế luôn phù hợp với số liệu trên sổ kế toán, nếu có sự chênh lệch phải xác định nguyên nhân và xử lý theo quyết định của cấp có thẩm quyền. Ƣu điểm: kế toán có thể xác định, đánh giá về số lƣợng và giá trị hàng hóa vào bất kỳ thời điểm nào; nắm bắt, quản lý hàng hóa thƣờng xuyên, liên tục, 12 góp phần điều chỉnh nhanh chóng kịp thời tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhƣợc điểm: tăng khối lƣợng ghi chép hằng ngày, gây áp lực cho ngƣời làm công tác kế toán. Tuy nhiên, nhƣợc điểm này có thể đƣợc khắc phục khi doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán. Điều kiện áp dụng: Phƣơng pháp KKTX thƣờng đƣợc áp dụng ở những doanh nghiệp có các loại hàng hóa giá trị lớn và lƣợng hàng đƣợc xuất không thƣờng xuyên. Quá trình hạch toán các nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp ngoài phụ thuộc vào phƣơng pháp hạch toán HTK còn phụ thuộc vào phƣơng thức bán hàng và thanh toán. Dƣới đây là các sơ đồ miêu tả trình tự hạch toán theo các phƣơng thức bán hàng: Kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ. TK 156 TK 911 TK 511 TK 632 K/c GVHB K/c doanh thu TK 111, 112, 131 thuần TK 157 TK 521 TK 3331 13 Thang Long University Library TK 111,112,331 TK 157 GVHB TK 511 TK 911 TK 632 K/c GVHB TK 111,112,131 K/c doanh thu thuần Giá vốn hàng giao tay ba trực tiếp TK 3331 TK 521 TK 133 DT không tham gia thanh TK 111,112,331 TK 6421 TK 511 TK 911 K/c CPQLKD K/c doanh thu thuần TK 133 TK 3331 14 TK 111,112,131 Sơ đồ 1.4: Kế toán bán hàng theo phƣơng thức gửi đại lý (Bên giao đại lý) TK 156 TK 157 TK 131 TK 511 TK 632 TK 6421 TK 911 Xuất kho Hàng gửi bán đƣợc gửi bán K/c GVHB K/c DT thuần tiêu thụ TK 3331 TK 133 TK 111,112 TK 511 TK 3331 TK 331 TK 111,112,131 TK 111,112 bên g TK 003 – Hàng hóa nhận bán hộ, nhận kí gửi, kí cƣợc - Nhận hàng - Tiêu thụ Trả lại hàng 15 Thang Long University Library Sơ đồ ức bán lẻ hàng hoá TK 632 TK 156 TK 511 TK 911 K/c GVHB TK 111,112 K/c doanh thu thuần TK 3331 TK 1381 Số tiền còn thiếu Sơ đồ TK 156 ức bán trả góp TK 511 TK 632 TK 111,112 ả ngay chƣ GTGT GVHB TK 3331 TK 515 TK 3387 TK 131 Kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp Đối với các doanh nghiệp tính th GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp thì phƣơng pháp hạch toán nghiệp vụ tƣơng tự nhƣ doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ. Chỉ khác là, doanh thu bao gồm cả thuế GTGT đầu ra phải nộp. Doanh 16 Cuối kỳ, khi xác định số thuế GTGT đầu ra phải nộp, kế toán ghi: Nợ TK 511: Doanh thu Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp 1.4.3.2. Kế toán bán hàng tại doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) Trong hạch toán kế toán theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ, số lƣợng hàng hóa đƣợc xuất bán trong kỳ đƣợc xác định tại ngày cuối kỳ theo các kết quả kiểm kê của hàng tồn kho, tồn đại lý, tồn quầy… Hay nói cách khác phƣơng pháp này căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng hóa cuối kỳ. Tài khoản chủ yếu để phản ánh chỉ tiêu giá vốn hàng bán theo cách thức hạch toán này là TK 611 – Mua hàng hóa. Giá trị hàng tồn đƣợc xác định bằng công thức sau: Trị giá hàng xuất bán = Trị giá hàng tồn đầu kỳ Trị giá hàng nhập trong kỳ + - Trị giá hàng tồn cuối kỳ Mọi biến động hàng hóa không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản HTK mà giá trị hàng hóa mua và nhập kho đƣợc phản ánh trên TK 611. Các tài khoản HTK chỉ sử dụng đầu kỳ hạch toán (để kết chuyển số dƣ đầu kỳ) và cuối kỳ hạch toán (để kết chuyển số dƣ cuối kỳ). TK 611 – Mua hàng (chỉ sử dụng đối với doanh nghiệp hạch toán HTK theo phƣơng pháp KKĐK) là tài khoản dùng để phản ánh trị giá hàng hoá mua vào, nhập kho hoặc bán ra trong kỳ. Nợ TK 611 – Mua hàng - Trị giá thực tế hàng hóa tồn đầu kỳ - Trị giá thực tế hàng hóa mua vào và nhập khác trong kỳ Có - Trị giá thực tế hàng hóa tồn cuối kỳ - Trị giá thực tế hàng hóa xuất trong kỳ - Trị giá hàng hóa trả lại cho ngƣời bán hoặc đƣợc giảm giá, CKTM Ƣu điểm: Giảm nhẹ khối lƣợng công việc hạch toán. Nhƣợc điểm: Độ chính xác về hàng hóa xuất kho phụ thuộc vào chất lƣợng công tác quản lý tại kho, quầy, bến, bãi. 17 Thang Long University Library Điều kiện áp dụng: Phƣơng pháp KKĐK thƣờng đƣợc áp dụng ở những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tƣ, hàng hóa với quy cách mẫu mã khác nhau, trị giá thấp và đƣợc xuất thƣờng xuyên. Trình tự và phƣơng pháp kế toán bán hàng đối với các nghiệp vụ ghi nhận doanh thu, các trƣờng hợp giảm trừ doanh thu... của phƣơng pháp KKĐK tƣơng tự nhƣ kế toán bán hàng ở các DN thƣơng mại hạch toán theo phƣơng pháp KKTX. Hai phƣơng pháp này chỉ khác nhau ở bút toán xác định giá vốn cho hàng bán ra trong kì. Sơ đồ ểm kê định kì TK 151,156,157 TK 611 TK 151,156,157 TK 111,112,331 TK 111,112,331 ảm giá TK 133 TK 133 TK 632 GVHB 1.5. NỘI DUNG KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG 1.5.1. Kế toán chi phí quản lý kinh doanh Theo quyết định 48 thì chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đƣợc gọi chung là TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh. Trong từng loại chi phí đƣợc theo dõi chi tiết theo từng nội dung phù hợp. Chi phí quản lý kinh doanh đƣợc tách thành 2 TK cấp 2 là: TK 6421 - chi phí bán hàng TK 6422 - chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí bán hàng là một bộ phận của chi phí thời kỳ, chi phí bán hàng biểu hiện bằng tiền các hao phí mà doanh nghiệp bỏ ra phục vụ cho tiêu thụ sản phẩm hàng hóa trong kỳ hạch toán. Theo quy định hiện hành thì chi phí bán hàng bao gồm: 18 Chi phí nhân viên: phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hóa… Bao gồm tiền lƣơng, tiền ăn giữa ca, tiền công, phụ cấp và các khoản trích theo lƣơng theo quy định. Chi phí vật liệu, bao bì: phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất dung cho việc giữ gìn, tiệu thụ hàng hóa nhƣ chi phí vật liệu đóng gói, nhiên liệu dung cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ của doanh nghiệp… Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Phản ánh chi phí về công cụ dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hóa nhƣ dụng cụ đo lƣờng, phƣơng tiện thanh toán, phƣơng tiện làm việc. Chi phí khấu hao TSCĐ: phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bảo hành nhƣ nhà kho, bến bãi, phƣơng tiện bôc dỡ, vận chuyển. Chi phí bảo hành: Phản ánh khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc sửa chữa bảo hành sản phẩm, hàng hóa trong thời gian quy định về bảo hành. Chi phí dịch vụ mua ngoài: phản ánh các chi phí mua ngoài phục vụ cho bán hàng nhƣ chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển hàng hóa đi tiêu thụ, tiền trả hoa hồng cho đại lý, cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu. Chi phí bằng tiền khác: phản ánh các chi phí phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí đã kể trên nhƣ chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, quảng cáo… Chi phí quản lý doanh nghiệp (QLDN) là những chi phí liên quan đến quản lý kinh doanh, quản lý hàng chính và điều hành chung toàn doanh nghiệp, bao gồm các khoản chi phí nhƣ chi phí về nhân viên quản lý doanh nghiệp, vật liệu dùng cho quản lý, khấu hao TSCĐ, thuế nhà đất, thuế môn bài, khoản lập dự phòng phải thu khó đòi và các khoản chi phí bằng tiền khác. Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ quản lý doanh nghiệp, chi phí về lƣơng nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp, các khoản trích theo lƣơng theo quy định. Chi phí vật liệu quản lý: phản ánh vật liệu dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp, vật liệu dùng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ dụng cụ. Chi phí công cụ dụng cụ, đồ dùng văn phòng: phản ánh chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng cho công tác quản lý. Chi phí khấu hao TSCĐ: phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp nhƣ nhà cửa, nhà kho, phƣơng tiện truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng cho văn phòng. 19 Thang Long University Library Thuế, phí và lệ phí: phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí nhƣ thuế môn bài, thuế nhà đất và các khoản thuế, phí và lệ phí khác. Chi phí dự phòng: phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Chi phí dịch vụ mua ngoài: phản ánh các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho văn phòng của doanh nghiệp, các khoản chi phí thu mua và chỉ sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế…, tiền thuê TSCĐ của doanh nghiệp, chi trả cho nhà thầu phụ… Tài khoản sử dụng, chứng từ sử dụng Chứng từ sử dụng: Bảng phân bổ và thanh toán tiền lƣơng Phiếu xuất kho Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Thông báo thuế, bảng kê nộp thuế, biên lai thu thuế... Tài khoản 642 – “Chi phí quản lý kinh doanh”: TK 642 gồm có 2 tài khoản cấp 2: TK 6421 – Chi phí bán hàng TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh Có Tập hợp các chi phí quản lý kinh doanh -Các khoản ghi giảm chi phí quản lý kinh doanh trong kỳ. phát sinh trong kỳ. -Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả. -Kết chuyển bên nợ TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. 20