Tài liệu Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty cổ phần tư vấn đầu tư và thương mại tân an

CHƯƠNG 1 CƠ Ở LÝ LUẬN CHUNG VỀ XÁC ĐỊNH Ế TOÁN BÁN HÀNG VÀ ẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG CÁC DOANH NGH ỆP NH DOANH THƯƠNG MẠI 1.1. hái quát chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại 1.1.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại Hoạt động kinh doanh thương mại là hoạt động lưu thông phân phối hàng hoá trên thị trường buôn bán hàng hoá của từng quốc gia riêng biệt hoặc giữa các quốc gia với nhau. Nội thương là lĩnh vực hoạt động thương mại trong từng nước, thực hiện quá trình lưu chuyển hàng hoá từ nơi sản xuất, nhập khẩu tới nơi tiêu dùng. Hoạt động thương mại có đặc điểm chủ yếu sau: Đặc điểm về hoạt động: Hoạt động kinh tế cơ bản của kinh doanh thương mại là lưu chuyển hàng hoá. Lưu chuyển hàng hoá là sự tổng hợp các hoạt động thuộc các quá trình mua bán, trao đổi và dự trữ hàng hoá. Đặc điểm về hàng hoá: Đối tượng kinh doanh thương mại là các loại hàng hoá phân theo từng ngành hàng: - Hàng vật tư, thiết bị (tư liệu sản xuất – kinh doanh); - Hàng công nghệ phẩm tiêu dùng; - Hàng lương thực, thực phẩm chế biến. Đặc điểm về phương thức lưu chuyển hàng hoá: Quá trình lưu chuyển hàng hoá được thực hiện theo hai phương thức bán buôn và bán lẻ. Đặc điểm về tổ chức kinh doanh: Tổ chức đơn vị kinh doanh thương mại có thể theo một trong các mô hình: Tổ chức bán buôn, tổ chức bán lẻ, chuyên doanh hoặc kinh doanh tổng hợp hoặc chuyên môi giới ... ở các quy mô tổ chức: quầy, cửa hàng, công ty, tổng công ty và thuộc mọi thành phần kinh tế kinh doanh trong lĩnh vực thương mại. Đặc điểm về sự vận động của hàng hoá: Sự vận động của hàng hoá trong kinh doanh thương mại cũng không giống nhau, tuỳ thuộc vào nguồn hàng, ngành hàng, do đó chi phí thu mua và thời gian lưu chuyển hàng hoá cũng khác nhau giữa các loại hàng hoá. Trong kinh doanh thương mại nói chung và hoạt động nội thương nói riêng, cần xuất phát từ đặc điểm quan hệ thương mại và thế kinh doanh với các bạn hàng để tìm phương thức giao dịch, mua, bán thích hợp đem lại cho đơn vị lợi ích lớn nhất. 3 Thang Long University Library Thương mại là khâu trung gian nối liền giữa sản suất với tiêu dùng. Hoạt động thương mại là việc thực hiện một hay nhiều hành vi thương mại của thương nhân làm phát sinh quyền và nghĩa vụ giữa các thương nhân với nhau hay giữa thương nhân với các bên có liên quan bao gồm việc mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ thương mại nhằm mục đích lợi nhuận hay thực hiện chính sách kinh tế xã hội. Thương nhân có thể là cá nhân có đủ năng lực hành vi dân sự đầy đủ hay các hộ gia đình, tổ hợp tác hoặc các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế thành lập theo quyết định của pháp luật (được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh). 1.1.2. Một số khái niệm cơ bản liên quan đến kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng oanh thu bán hàng: Doanh thu bán hàng là tổng giá trị thực hiện được do việc bán hàng hóa, sản phẩm, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng mang lại. Các sản phẩm hàng hóa, dịch vụ đem biếu, tặng, cho hoặc tiêu dùng ngay trong nội bộ, dùng để thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho cán bộ công nhân viên, trao đổi hàng hóa, làm phương tiện thanh toán công nợ của doanh nghiệp cũng phải được hạch toán để xác định doanh thu bán hàng. Hiểu theo một nghĩa khác thì doanh thu bán hàng của một doanh nghiệp là bao gồm toàn bộ số tiền đã thu được hoặc có quyền đòi về do việc bán hàng hóa và dịch vụ trong một thời gian nhất định. Doanh thu (kể cả doanh thu nội bộ) phải được theo dõi riêng biệt theo từng loại doanh thu nhằm phục vụ cho việc xác định đầy đủ chính xác kết quả kinh doanh theo yêu cầu quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh và lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các khoản giảm t doanh thu trong doanh nghiệp thương mại nội địa: - Chiết khấu thương mại: Là khoản tiền giảm trừ cho khách hàng tính trên tổng số các nghiệp vụ đã thực hiện trong một thời gian nhất định, khoản giảm trừ trên giá bán thông thường vì lý do mua hàng với số lượng lớn. - Hàng bán bị trả lại: Là số hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do không phù hợp với yêu cầu của người mua, vi phạm hợp đồng kinh tế, vi phạm cam kết, kém phẩm chất không đúng chủng loại quy cách. - iảm gi hàng n Là khoản giảm trừ được chấp nhận một cách đặc biệt trên giá đã thỏa thuận vì lý do hàng kém chất lượng hay không đúng quy cách theo hợp đồng, không đúng thời hạn ghi trong hợp đồng nhưng chưa đến mức độ bị trả lại do bên mua đồng ý chấp nhận giảm giá. Điều kiện ghi nhận doanh thu: Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 thì doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn 5 điều kiện sau: 4 - Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua; - Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa; - Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn; - Doanh thu đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng; - Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. oanh thu thuần về bán hàng: Là chỉ tiêu phản ánh số doanh thu bán hàng hóa, thành phẩm và cung cấp dịch vụ đã trừ các khoản giảm trừ (chiết khấu thương mại giảm gi hàng n…) trong kỳ báo cáo, là căn cứ tính kết qủa hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh thu thuần về bán hàng = Doanh thu bán hàng - Các khoản giảm trừ doanh thu iá vốn hàng bán: Là trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ. Giá vốn hàng bán bao gồm trị giá vốn của hàng hoá xuất kho để bán và chi phí mua hàng phân bổ cho số hàng đã bán. 1.1.3. êu cầu và nhiệm v c a kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1.1.3.1. u c u c a kế to n n hàng à c định kết quả n hàng Kế toán bán hàng phục vụ đắc lực cho công tác quản lý kinh doanh trong doanh nghiệp, trong đó có công tác tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả bán hàng. Thông qua số liệu của kế toán mà chủ doanh nghiệp biết được mức độ hoàn thành kế hoạch kinh doanh tiêu thụ của doanh nghiệp, phát hiện kịp thời những thiếu sót, mất cân đối giữa các khâu để từ đó có biện pháp xử lý thích hợp. Còn các cơ quan Nhà nước thì thông qua số liệu đó biết được mức độ hoàn thành kế hoạch nộp thuế. Đối với các doanh nghiệp khác thông qua số liệu kế toán đó để xem có thể đầu tư hay liên doanh với doanh nghiệp hay không. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cũng có một số yêu cầu cụ thể như: - Kiểm soát chặt chẽ hàng hoá tiêu thụ trên tất cả các phương diện: số lượng, chất lượng… - Tránh hiện tượng tổn thất hư hỏng hoặc tham ô lãng phí, giám sát tính phù hợp của các khoản chi phí đồng thời phân bổ xác thực cho đúng hàng bán để đưa ra kết quả kinh doanh. - Phải quản lý rất chặt tình hình thanh toán của khách hàng yêu cầu thanh toán đúng tiến độ và thời gian tránh mất mát ứ đọng vốn. 5 Thang Long University Library 1.1.3.2. Nhiệm ụ c a kế to n n hàng à c định kết quả n hàng - Ghi chép phản ánh kịp thời đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp cả về giá trị và số lượng hàng bán trên từng mặt hàng, từng địa điểm bán hàng, từng phương thức bán hàng. - Tính toán và phản ánh chính xác tổng giá tính toán của hàng bán ra bao gồm cả doanh thu bán hàng, thuế giá trị gia tăng đầu ra của từng nhóm hàng, từng hoá đơn khách hàng, từng đơn vị trực thuộc (theo các c a hàng qu y hàng…). - Xác định chính xác giá mua thực tế của lượng hàng đã tiêu thụ nhằm xác định hiệu quả bán hàng. - Kiểm tra, đôn đốc tình hình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý khách nợ theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, lô hàng số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ… - Tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh và kết chuyển (hay phân bổ để làm căn cứ xác định kết quả kinh doanh. - Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng, phục vụ cho việc chỉ đạo và điều hành kinh doanh của doanh nghiệp. - Tham mưu cho lãnh đạo về các giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng. 1.1.4. Các phương thức bán hàng Trong nền kinh tế thị trường, công tác bán hàng được thực hiện theo nhiều phương thức khác nhau, theo đó hàng hóa vận động đến tận tay người tiêu dùng. Việc lựa chọn và áp dụng linh hoạt các phương thức bán hàng đã góp phần không nhỏ vào việc thực hiện kế hoạch bán hàng và đạt được các chỉ tiêu lợi nhuận. Hiện nay các doanh nghiệp kinh doanh thương mại thường sử dụng một số phương thức bán hàng sau: 1.1.4.1. Bán buôn Bán buôn được hiểu là hình thức tiêu thụ cho người mua trung gian để họ tiếp tục chuyển bán hoặc bán cho các nhà sản xuất. Phương thức này có thuận lợi là có thể giúp cho doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh, đẩy nhanh vòng quay của vốn do khối lượng hàng hóa tiêu thụ lớn. Tuy nhiên, với phương thức này doanh nghiệp cũng có thể gặp nguy cơ khủng hoảng thừa trong tiêu thụ do doanh nghiệp bị ngăn cách với người tiêu dùng cuối cùng bởi người mua trung gian hoặc bị chiếm dụng vốn do bên mua thiếu thiện chí, chậm thanh toán. Bán buôn qua kho: Bán buôn qua kho là hình thức tiêu thụ mà hàng được xuất ra từ kho bảo quản của doanh nghiệp. Bán buôn qua kho bao gồm hình thức giao hàng trực tiếp hoặc bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng. 6 - Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Là hình thức tiêu thụ trong đó doanh nghiệp xuất kho hàng hóa giao trực tiếp cho đại diện của bên mua. Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán, hàng hoá được xác định là tiêu thụ. - Bán buôn qua kho theo hình thức g i bán: Là hình thức tiêu thụ trong đó doanh nghiệp căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc hợp đồng đã ký kết xuất kho hàng hóa. Hàng hoá sẽ được vận chuyển đến một địa điểm được bên mua quy định trên hợp đồng. Khi hàng hoá được vận chuyển thì vẫn đang thuộc sở hữu của bên bán, khi nào bên mua kiểm nhận đầy đủ, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì khi đó hàng hoá mới được coi là đã tiêu thụ. Chi phí vận chuyển hàng hoá sẽ được bên mua hay bên bán thanh toán tuỳ vào thoả thuận trên hợp đồng. Nếu là bên bán chịu thì sẽ hạch toán vào chi phí bán hàng, bên mua chịu thì bên mua sẽ thanh toán tiền cho bên bán. Bán buôn vận chuyển thẳng: Bán buôn vận chuyển thẳng là hình thức bán mà doanh nghiệp thương mại sau khi tiến hành mua hàng không đưa về nhập kho mà chuyển thẳng đến cho bên mua. Đây là phương thức bán hàng tiết kiệm vì nó giảm được chi phí lưu thông và tăng nhanh sự vận động của hàng hoá. Bán buôn vận chuyển thẳng có hai hình thức: - Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: Theo hình thức này, doanh nghiệp vừa tiến hành thanh toán với bên cung cấp hàng hoá và bên mua hàng. Nghĩa là đồng thời phát sinh 2 nghiệp vụ mua hàng và bán hàng. Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán có hai kiểu: Giao tay ba: nghĩa là bên mua gửi người đến nhận hàng trực tiếp tại nơi cung cấp. Sau khi kí nhận đã giao hàng hoá thì hàng hoá được coi như đã tiêu thụ. G i hàng: doanh nghiệp sẽ chuyển hàng đến nơi quy định cho bên mua, và hàng hoá được coi là tiêu thụ khi bên mua chấp nhận thanh toán. - Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: doanh nghiệp chỉ là bên trung gian giữa bên cung cấp và bên mua. Trong trường hợp này tại đơn vị không phát sinh nghiệp vụ mua bán hàng hoá. Tuỳ theo điều kiện kí kết hợp đồng mà đơn vị được hưởng khoản tiền hoa hồng do bên cung cấp hoặc bên mua trả. 1.1.4.2. B n lẻ Bán lẻ là hình thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế mua để tiêu dùng nội bộ không mang tính chất kinh doanh. Bán lẻ hàng hoá thường bán đơn chiếc hoặc khối lượng nhỏ, giá bán ổn định và thường thanh toán ngay bằng tiền mặt. Bán lẻ có các hình thức sau: Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Nhân viên bán hàng sẽ thu tiền trực tiếp và giao hàng cho khách hàng. Hết ca, nhân viên bán hàng sẽ nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ kiểm kê hàng hoá và lên báo cáo bán hàng. 7 Thang Long University Library Bán lẻ thu tiền tập trung: Bán lẻ thu tiền tập trung là hình thức bán hàng mà trong đó tách rời nghiệp vụ thu tiền của người mua và nghiệp vụ giao hàng cho người mua. Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền của khách, viết hoá đơn cho khách để khách đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao. Bán hàng trả chậm trả góp: Là hình thức mà người mua có thể thanh toán tiền hàng nhiều lần. Ngoài số tiền bán hàng mà doanh nghiệp thu được theo giá bán thông thường thì doanh nghiệp còn thu được một khoản lãi do trả chậm. Doanh thu bán hàng của phương thức bán hàng này được ghi nhận khi hàng hoá đã được giao cho khách hàng. 1.1.4.3. Bán hàng thông qua đại lí kí g i Doanh nghiệp là bên giao đại lý: Doanh nghiệp sẽ giao hàng hoá của công ty cho bên nhận đại lý để bên đại lý trực tiếp bán hàng. Số hàng sau khi chuyển giao cho các đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán tiền hoặc thông báo về số hàng đã bán được, doanh nghiệp mới được ghi nhận doanh thu. Doanh nghiệp sẽ thanh toán tiền hoa hồng đại lý cho bên nhận đại lý. Doanh nghiệp là bên nhận đại lý: Doanh nghiệp sẽ nhận hàng hoá từ bên giao đại lý để trực tiếp bán hàng. Sau khi hàng hoá được giao cho khách hàng hoặc khách hàng chấp nhận thanh toán, doanh nghiệp báo về cho bên giao đại lý để bên giao đại lý ghi nhận doanh thu, đồng thời ghi nhận hoa hồng đại lý mà mình nhận được. 1.1.5. Phương pháp xác định giá vốn c a hàng xuất bán Hàng tồn kho trong các doanh nghiệp tăng từ nhiều nguồn khác nhau với các đơn giá khác nhau, vì vậy doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp tính giá thực tế hàng xuất kho. Việc lựa chọn phương pháp nào còn tuỳ thuộc vào đặc điểm của hàng tồn kho, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Trị giá vốn của hàng xuất bán trong kỳ được tính theo công thức: Trị giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ Trị giá mua = thực tế của hàng xuất + bán trong kỳ Chi phí mua phân b cho hàng bán ra trong kỳ Đối với trị giá mua hàng xuất bán, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các phương pháp sau đây: 1.1.5.1. Phương ph p thực tế đích danh Theo phương pháp này hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính. 8 - u điểm Đây là phương án tốt nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán; chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra. Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó. - Nhược điểm Việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe, chỉ những doanh nghiệp kinh doanh có ít loại mặt hàng, hàng tồn kho có giá trị lớn, mặt hàng ổn định và loại hàng tồn kho nhận diện được thì mới có thể áp dụng được phương pháp này. Còn đối với những doanh nghiệp có nhiều loại hàng thì không thể áp dụng được phương pháp này. 1.1.5.2. Phương ph p ình quân gia quyền Theo phương pháp này giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua trong kỳ. Phương pháp bình quân có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. - Phương ph p ình quân gia quyền cả k dự t : Theo phương pháp này, đến cuối kỳ mới tính trị giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ. Tuỳ theo kỳ dự trữ của doanh nghiệp áp dụng mà kế toán hàng tồn kho căn cứ vào giá nhập, lượng hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ để tính giá đơn vị bình quân. Đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ - Giá trị hàng tồn đầu kỳ Số lượng hàng tồn đầu kỳ Giá trị hàng nhập trong kỳ Số lượng hàng nhập mua trong kỳ u điểm: Đơn giản, dễ làm, chỉ cần tính toán một lần vào cuối kỳ. - Nhược điểm: Độ chính xác không cao, hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối kỳ gây ảnh hưởng đến tiến độ của các phần hành khác. Ngoài ra, phương pháp này chưa đáp ứng yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. - Phương ph p bình quân gia quyền sau mỗi l n nhập: Sau mỗi lần nhập hàng hoá, kế toán phải xác định lại giá trị thực của hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân. Giá đơn vị bình quân được tính theo công thức sau: Đơn giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập Trị giá thực tế hàng tồn kho sau mỗi lần nhập Số lượng thực tế hàng tồn kho sau mỗi lần nhập - u điểm: Với cách tính như trên thì phương pháp này cập nhật được sự thay đổi về giá do yếu tố thị trường để nhà quản trị điều chỉnh được giá bán cho phù hợp với thị trường và cạnh tranh được với các đối thủ khác. 9 Thang Long University Library - Nhược điểm: Khắc phục được những hạn chế của phương pháp trên nhưng việc tính toán phức tạp, nhiều lần, tốn nhiều công sức. Do đặc điểm trên mà phương pháp này được áp dụng ở các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng tồn kho, có lưu lượng nhập xuất ít. 1.1.5.3. Phương ph p nhập t ước uất t ước (FIFO) Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng được mua trước thì được xuất trước và giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập trước và thực hiện tuần tự cho đến khi chúng được xuất ra hết. - u điểm: Phương pháp này giúp cho chúng ta có thể tính được ngay trị giá vốn hàng xuất kho từng lần xuất hàng, do vậy đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán ghi chép các khâu tiếp theo cũng như cho quản lý. Trị giá vốn của hàng tồn kho sẽ tương đối sát với giá thị trường của mặt hàng đó vì vậy chỉ tiêu hàng tồn kho trên báo cáo kế toán có ý nghĩa thực tế hơn. - Nhược điểm: Phương pháp cho thấy doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại. Theo phương pháp này, doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị sản phẩm, vật tư, hàng hoá đã có được từ cách đó rất lâu. Đồng thời nếu số lượng chủng loại mặt hàng nhiều, phát sinh nhập xuất liên tục dẫn đến những chi phí cho việc hạch toán cũng như khối lượng công việc sẽ tăng lên rất nhiều. 1.1.5.4. Phương ph p nhập sau uất t ước (LIFO) Áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau thì được xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng được mua trước đó. Theo phương pháp này, giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. - u điểm Áp dụng cho các doanh nghiệp có thể quản lý thời gian nhập của từng lô hàng cụ thể. Giá mua của lần mua gần nhất sát với giá vốn thực tế xuất kho, đảm bảo được nguyên tắc phù hợp của kế toán. - Nhược điểm Trị giá vốn của hàng tồn kho còn lại cuối kỳ không sát với giá thị trường. Ngoài trị giá mua thực tế của hàng xuất bán trong kỳ được tính bằng một trong những phương pháp trên, để tính được giá vốn của hàng xuất bán trong kỳ doanh nghiệp còn có cả chi phí thu mua chi phí cho hàng bán ra trong kỳ. Chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình thu mua hàng hóa như: Chi phí bảo hiểm hàng hóa, tiền thuê kho, thuê bến bãi; chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản đưa hàng hóa từ nơi mua về đến kho doanh nghiệp, các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa… 10 Chi phí thu mua hàng hóa liên quan đến cả khối lượng hàng tồn kho cuối kỳ và hàng bán ra trong kỳ. Vì vậy, cuối kỳ doanh nghiệp cần phân bổ chi phí thu mua cho hàng bán ra trong kỳ. Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ có thể được tính dựa theo công thức sau: Chi phí mua phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ Chi phí thu mua của hàng tồn đầu kỳ + Chi phí mua phát sinh trong kỳ = Trị giá mua của hàng tồn đầu kỳ + Trị giá mua của hàng nhập trong kỳ Trị giá mua của hàng bán ra x trong kỳ 1.2. ế toán bán hàng 1.2.1. Chứng t và tài khoản sử d ng 1.2.1.1. Chứng từ s dụng Để hạch toán nghiệp vụ bán hàng, kế toán sử dụng các chứng từ kế toán sau: - Hoá đơn GTGT (đối với doanh nghiệp nộp thuế T T theo phương ph p khấu trừ); - Hoá đơn bán hàng (đối với doanh nghiệp nộp thuế T T theo phương ph p trực tiếp); - Phiếu xuất kho hay Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; - Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý; - Báo cáo bán hàng Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ; Bảng thanh toán hàng đại lý (ký g i); - Thẻ quầy hàng, Giấy nộp tiền, Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày; - Các biên bản thừa thiếu hàng, biên bản giảm giá hàng bán, biên bản hàng bán bị trả lại; - Phiếu thu, giấy báo Có…; - Các chứng từ khác có liên quan. 1.2.1.2. Tài khoản s dụng T 1 – Hàng h a: Phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại hàng hoá của doanh nghiệp bao gồm hàng hoá tại các kho hàng, quầy hàng, hàng hoá bất động sản. 11 Thang Long University Library Kết cấu và nội dung TK 156: N TK156 - Trị giá mua vào của hàng hoá theo hoá đơn mua hàng (bao gồm các loại thuế không được hoàn lại); - Chi phí thu mua hàng hoá phân bổ khi mua hàng - Trị giá của hàng hoá thuê ngoài gia công (gồm giá mua vào và chi phí gia công); - Trị giá hàng hoá đã bán bị người mua trả lại; - Trị giá hàng hoá phát hiện thừa khi kiểm kê; - Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ (t ường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương ph p kiểm k định k ); Dư N Trị giá mua vào và chi phí thu mua của hàng hóa tồn kho C - Trị giá của hàng hoá xuất kho để bán, giao đại lý, giao cho đơn vị phụ thuộc; thuê ngoài gia công, hoặc sử dụng cho sản xuất, kinh doanh; - Chiết khấu thương mại hàng mua được hưởng; - Các khoản giảm giá hàng mua được hưởng; - Trị giá hàng hoá trả lại cho người bán; - Trị giá hàng hoá phát hiện thiếu khi kiểm kê; - Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ (t ường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương ph p kiểm k định k ). T 1 – Hàng gửi bán: Được sử dụng để theo dõi giá trị của hàng hóa, sản phẩm tiêu thụ theo phương thức chuyển hàng hoặc nhờ bán đại lý, ký gửi đã hoàn thành bàn giao cho người mua nhưng chưa được xác định là tiêu thụ. Kết cấu và nội dung TK 15 N T 1 - Trị giá hàng hóa, thành phẩm đã gửi cho khách hàng, hoặc gửi bán đại lý, ký gửi; gửi cho các đơn vị cấp dưới hạch toán phụ thuộc; - Trị giá dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng, nhưng chưa được xác định là đã bán - Cuối kỳ kết chuyển trị giá hàng hóa, thành phẩm đã gửi bán chưa được xác định là đã bán cuối kỳ (t ường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm k định k ); Dư N Trị giá hàng hóa, thành phẩm đã gửi đi, dịch vụ đã cung cấp chưa được xác định là đã bán trong kỳ. 12 C - Trị giá hàng hóa, thành phẩm gửi đi bán, dịch vụ đã cung cấp được được xác định là đã bán - Trị giá hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ đã gửi đi bị khách hàng trả lại nhưng vẫn gửi ở kho khách hàng - Đầu kỳ kết chuyển trị giá hàng hóa, thành phẩm đã gửi đi bán, dịch vụ đã cung cấp chưa được là đã bán đầu kỳ (t ường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương ph p kiểm k định k ). TK 511 - Doanh thu bán hàng: Tài khoản này dùng để phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong kỳ hạch toán. Kết cấu và nội dung TK511 N T 11 - Số thuế tiêu thụ đặc biệt, hoặc thuế xuất khẩu phải nộp tính trên doanh thu bán hàng thực tế của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng và được xác định là đã bán trong kỳ kế toán; - Số thuế GTGT phải nộp của doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp; - Doanh thu hàng bán bị trả lại kết chuyển cuối kỳ; - Khoản giảm giá hàng bán kết chuyển cuối kỳ; - Khoản chiết khấu thương mại kết chuyển cuối kỳ; - Kết chuyển doanh thu thuần vào Tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh". C Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu tư và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kế toán. TK 521 – C c khoản giảm t ừ doanh thu Tài khoản 521 gồm 3 tài khoản chi tiết: - Tài khoản 5211 – Chiết khấu thương mại: Tài khoản này chỉ phản ánh khoản chiết khấu thương mại người mua được hưởng đã thực hiện trong kỳ theo đúng chính sách chiết khấu thương mại của Doanh nghiệp đã quy định. - Tài khoản 5212 – Hàng bán bị trả lại: + Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị của số hàng hóa bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân: Vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng kém chất lượng, không đúng chủng loại, quy cách. + Tài khoản này chỉ phản ánh giá trị của số hàng đã bán bị trả lại (tính theo đúng đơn giá ghi trên hóa đơn . - Tài khoản 5213 – Giảm giá hàng bán: Tài khoản này dùng để phản ánh khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh việc xử lý khoản giảm giá trong kỳ kế toán. Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hóa kém, mất phẩm chất hay không đúng quy cách theo quy định trong hợp đồng kinh tế. 13 Thang Long University Library N T 21 C - Số chiết khấu thương mại đã chấp Kết chuyển số chiết khấu thương mại, nhận thanh toán cho khách hàng. giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại - Doanh thu của số hàng đã tiêu thụ bị vào tài khoản doanh thu để xác định trả lại, đã trả lại cho người mua hoặc doanh thu thuần. tính trừ vào nợ phải thu của khách hàng về số sản phẩm đã bán ra. - Các khoản giảm giá hàng bán. T 32 – iá vốn hàng bán: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tư giá thành sản xuất của sản phẩm xây lắp (Đối với doanh nghiệp xây lắp) bán trong kỳ. Kết cấu và nội dung TK 632: N TK632 C Trị giá vốn của sản phẩm, hàng - Kết chuyển giá vốn của sản phẩm, hóa, dịch vụ đã bán trong kỳ. hàng hóa, dịch vụ đã bán trong kỳ sang - Chi phí NVLTT, chi phí NCTT Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh vượt trên mức bình thường và chi phí SXC cố định không phân bổ được tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ; Các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi doanh” - Khoản hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số đã lập năm trước). thường do trách nhiệm cá nhân gây - Trị giá hàng bán bị trả lại nhập kho. ra; - Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (Chênh lệch giữa số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập năm trước chưa sử dụng hết). 14 1.2.2. Phương pháp kế toán Trong kế toán tài chính có hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho đó là phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ. Dưới đây là nội dung hạch toán và cách sử dụng của từng phương pháp trong phần hành kế toán bán hàng 1.2.2.1. Kế to n bán hàng tại doanh nghiệp hoạch to n hàng tồn kho theo phương ph p K khai thường uy n(KKTX). Đây là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư hàng hóa trên sổ kế toán. Trong trường hợp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, các tài khoản kế toán hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật tư, hàng hóa. Vì vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng hóa tồn kho, so sánh, đối chiếu với số liệu hàng tồn kho trên sổ kế toán. Về nguyên tắc số tồn kho thực tế phải luôn phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán. Nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp kịp thời. Phương pháp kê khai thường xuyên thường áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất (công nghiệp, xây lắp… và các doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lượng cao… Và để hiểu rõ về quy trình hạch toán của phương pháp này, dưới đây là các sơ đồ hạch toán của từng phương thức bán hàng tại doanh nghiệp kinh doanh thương mại. - Phương thức bán hàng trực tiếp. TK 632 TK 156 Ghi nhận giá vốn TK 911 K/c giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ TK 111,112, 131 TK 511 K/c doanh thu thuần Ghi nhận TK 521 Giảm trừ doanh thu doanh thu TK 3331 Thuế đầu ra TK 3331 Giảm thuế đầu ra Hàng bị trả lại nhập lại kho K/c các khoản giảm trừ doanh thu Sơ đồ 1.1. Trình tự hạch toán tiêu thụ theo phương thức bán trực tiếp. 15 Thang Long University Library - Kế toán tại bên giao đại lý- ký gửi.  Bên giao đại lý TK 156 TK 157 Xuất hàng giao đại lý TK 632 Trị giá vốn hàng kí gửi đã tiêu thụ được TK 911 TK 3331 TK 131 Đại lý thanh toán Thuế GTGT phải nộp K/c doanh thu thuần vào tài khoản TK 111, 112 TK 133 TK 511 XĐKQ K/c doanh thu thuần vào TK Doanh thu tiêu thụ Thuế GTGT của hoa hồng TK 642 XĐKQ Hoa hồng trả cơ sở đại lý Sơ đồ 1.2. Trình tự hạch toán tiêu thụ theo phương thức đại lý – ký g i ( n giao đại lý).  Bên nhận đại lý TK 003 Nhận HH Số hàng về bán đã bán TK 911 TK 511 K/c DT hưởng hoa hồng TK 331 DT hoa hồng được hưởng TK 111, 112, 131 Số tiền bán hàng thu được TK 3331 Thuế GTGT đầu ra Tiền thanh toán cho bên giao đại lý. Sơ đồ 1.3. Trình tự hạch toán tiêu thụ theo phương thức đại lý – ký g i (bên nhận đại lý). 16 - Phương thức giao tay ba (vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán). TK 111, 112, 331 TK 632 Giá vốn hàng bán giao cho đại diện bên mua. TK 911 TK 511 K/c doanh thu thuần vào TK XĐKQ K/c giá vốn HH đã tiêu thụ TK 111, 112, 131 Doanh thu tiêu thụ TK 3331 TK 133 Thuế GTGT đầu ra Thuế GTGT đầu vào TK 156 Hàng bị trả lại nhập kho Sơ đồ 1.4. Trình tự hạch toán tiêu thụ theo phương thức giao tay ba. - Phương thức vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán. TK 911 TK 511 K/c doanh thu thuần vào TK XĐKQ TK 111, 112, 131, 331 Doanh thu từ hoa TK 642 Chi phí môi giới hồng môi giới TK 3331 TK 133 Sơ đồ 1.5. Trình tự hạch toán tiêu thụ theo phương thức vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán. 17 Thang Long University Library - Phương thức bán trả góp. TK 511 TK 911 TK 632 DT bán trả K/c giá Giá vốn K/c doanh thu vốn hàng vào tài khoản góp HH đã tiêu thụ XĐKQ tiêu thụ trong kì TK 33311 TK 156 Thuế GTGT đầu ra TK 3387 Lãi trả K/c lãi góp trả góp TK 515 K/c doanh thu từ hoạt động tài chính TK 131 Tổng số tiền còn phải thu của khách hàng Số tiền đã thu của khách hàng TK 111, 112 Sơ đồ 1.6. Trình tự hạch toán tiêu thụ theo phương thức bán trả góp. - Phương thức hàng đ i hàng. TK 156 TK632 Hàng hóa xuất đổi bán TK 911 K/c giá vốn TK131 TK511 Doanh thu tiêu K/c doanh thụ của hàng thu thuần đem trao đổi TK 3331 Thuế GTGT đầu ra của hàng đem trao đổi TK 111,112 TK 152, 153, 156… NVL, CCDC, hàng hóa nhận về TK 133 Thuế GTGT đầu vào của hàng nhận về Số tiền thiếu khi đổi hàng Số tiền thừa khi đổi hàng Sơ đồ 1.7. Trình tự hạch toán tiêu thụ theo phương thức hàng đổi hàng. 18 - Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu. TK 111, 112, 131 TK 521 Các khoản làm giảm trừ doanh thu DT không có thuế GTGT TK 511 K/c các khoản giảm trừ doanh thu phát sinh trong kỳ TK 333 (33311) Thuế GTGT Sơ đồ 1.8. Sơ đồ hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu. 1.2.2.2. Kế to n n hàng tại doanh nghiệp hạch to n hàng tồn kho theo phương ph p Kiểm k định k (KKĐK) Phương pháp KKĐK thường áp dụng ở các DN kinh doanh mặt hàng có giá trị thấp, số lượng lớn, nhiều chủng loại, quy cách…như các nguyên phụ liệu để may mặc (kim, chỉ, khuy áo… và các đơn vị sản xuất ra một loại sản phẩm vì trong trường hợp này mới tính được tương đối chính xác giá thành. Hơn nữa đối với các mặt hàng có nhiều chủng loại và có giá trị thấp nếu lựa chọn phương pháp KKTX sẽ mất nhiều thời gian của công tác kế toán và mang lại hiệu quả không cao. Đối với DN áp dụng phương pháp KKĐK, hạch toán các nghiệp vụ về tiêu thụ chỉ khác với các DN áp dụng phương pháp KKTX trong việc xác định giá vốn TP, lao vụ, dịch vụ. Còn việc phản ánh doanh thu và các khoản liên quan đến doanh thu hoàn toàn giống nhau. Việc hạch toán giá vốn hàng hóa tiêu thụ theo phương pháp này chỉ được thực hiện vào cuối kì theo công thức: Trị giá hàng hóa xuất kho Trị giá hàng Trị giá hàng hóa = hóa tồn đầu kì + nhập trong kì - Trị giá hàng hóa tồn cuối kì Theo phương pháp này, các tài khoản hàng tồn kho TK 156, 157, 151 chỉ sử dụng để kết chuyển giá trị vốn thực tế hàng hóa tồn kho cuối kỳ và tồn kho đầu kỳ. Kế toán phản ánh tình hình biến động về nhập xuất của hàng hóa trong kỳ vào TK 611 – Mua hàng. TK 611 – Mua hàng: Phản ánh giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa (Hàng tồn kho) mua vào, nhập kho hoặc đưa vào sử dụng trong kỳ 19 Thang Long University Library Kết cấu và nội dung TK611 Nợ TK611 - Kết chuyển trị giá mua hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn đầu kỳ Có - Kết chuyển trị giá mua hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tồn kho cuối kỳ - Trị giá mua hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, - Trị giá mua hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ mua vào trong kỳ, hàng hóa công cụ, dụng cụ xuất sử dụng trong kỳ hoặt bán ra bị trả lại,… giá gốc hàng hóa xuất bán. - Trị giá mua hàng hóa mua vào trả lại cho người bán hoặc giảm giá. TK 156, 157, 151 TK 611 Đầu kỳ, K/c hàng tồn kho TK 632 K/c GVHB TK 911 Xác định GVHB TK 511 K/c doanh thu thuần để XĐKQ TK 111,112,131 Doanh thu bán hàng TK 3331 Thuế GTGT phải nộp TK 111,112,131 Hàng hóa mua trong kỳ TK 133 Thuế GTGT K/c hàng tồn kho cuối kỳ Sơ đồ 1.9. Kế toán bán hàng trong doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK 20 1.3. ế toán xác định kết quả bán hàng 1.3.1. ế toán chi phí quản lý kinh doanh TK 642 được mở thành 2 tài khoản cấp 2: a. Tài khoản 6421 - Chi phí bán hàng: TK 6421 được mở theo yếu tố chi phí. Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ, bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá (Trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển,.... b. Tài khoản 6422 - Chi phí quản lý doanh nghiệp: TK 6422 được mở theo yếu tố chi phí. Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (Tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp,...); bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của nhân viên quản lý doanh nghiệp; chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp; tiền thuê đất, thuế môn bài; khoản lập dự phòng phải thu khó đòi dịch vụ mua ngoài (Điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ...); chi phí bằng tiền khác (Tiếp khách, hội nghị khách hàng...) Kết cấu và nội dung TK642 N TK642 Có - Các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình - Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ. dự phòng phải trả (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự - Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết); phát sinh trong kỳ; - Kết chuyển chi phí quản lý doanh - Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng nghiệp và chi phí bán hàng vào Tài phải trả (Chênh lệch giữa số dự phòng phải khoản 911 "Xác định kết quả kinh lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ doanh". trước chưa sử dụng hết); - Dự phòng trợ cấp mất việc làm. 1.3.2. ế toán xác định kết quả bán hàng Tài khoản này dùng để xác định và phản ánh kết quả hoạt động bán hàng và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán năm. Kết quả hoạt động bán 21 Thang Long University Library hàng của doanh nghiệp bao gồm: Kết quả hoạt động sản xuất, bán hàng, kết quả hoạt động tài chính và kết quả hoạt động khác. N TK911 Có - Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, - Doanh thu thuần về số sản phẩm, hàng bất động sản đầu tư và dịch vụ đã bán hóa, bất động sản đầu tư và dịch vụ đã - Chi phí quản lý kinh doanh; - Chi phí hoạt động tài chính, - Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp, - Chi phí khác; bán trong kỳ; - Doanh thu hoạt động tài chính, - Các khoản thu nhập khác - Khoản ghi giảm chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp; - Kết chuyển lãi. - Kết chuyển lỗ. 22