Tài liệu Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lí nhân sự tại công ty tnhh kim khánh hà nội

LỜI CẢM ƠN Sau một thời gian ngồi trên ghế giảng đường Đại học Thương Mại với vốn tri thức bản thân tích lũy được, dưới sự giảng dạy nhiệt tình của các thấy cô giáo và kiến thức thực tế thu được qua quá trình thực tập tại Công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội, em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lí nhân sự tại Công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội”. Trước hết em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Đàm Gia Mạnh đã hướng dẫn tận tình, chỉ bảo em trong suốt thời gian thực hiện đề tài để em có thể hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp. Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, trường Đại Học Thương Mại đã tạo điều kiện cho em học tập nghiên cứu. Em xin gửi lòng biết ơn sâu sắc đến quý công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội, Ban lãnh đạo công ty cùng toàn thể nhân viên trong công ty đã tạo điều kiện cho em tìm hiểu, nghiên cứu trong suốt quá trình thực tập tại công ty. Mặc dù em đã cố gắng hoàn thành luận văn với tất cả sự nỗ lực của bản thân, nhưng Khóa luận chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong được sự chỉ bảo và giúp đỡ của quý thầy cô và các bạn để khóa luận được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! i MỤC LỤC Y LỜI CẢM ƠN.............................................................................................................. i MỤC LỤC.................................................................................................................... ii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ HÌNH VẼ.........................................................iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT....................................................................................v PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU........................................1 1.1. Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu.........................................1 1.2. Tổng quan vấn đề nghiên cứu..........................................................................1 1.3. Mục tiêu cụ thể đặt ra cần giải quyết trong đề tài.......................................2 1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu...................................................................3 1.5. Phương pháp thực hiện đề tài..........................................................................3 1.6. Kết cấu của khóa luận.......................................................................................4 PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH KIM KHÁNH HÀ NỘI.............................................5 2.1. Cơ sở lí luận về hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý nhân sự............5 2.1.1. Một số khái niệm cơ bản.................................................................................5 2.1.2. Một số lí thuyết về quản lý nhân sự..............................................................6 2.1.3. Cơ sở lý luận về hoàn thiện HTTT................................................................8 2.1.4. Phân định nội dung nghiên cứu....................................................................9 2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng HTTT quản lí nhân sự tại công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội....................................................................................................9 2.2.1. Giới thiệu về công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội........................................9 2.2.2. Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội...........................................................................................................11 2.2.3. Phân tích thực trạng HTTT quản lí nhân sự tại công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội...........................................................................................................12 2.2.4. Đánh giá thực trạng HTTT quản lí nhân sự tại công ty..........................21 ii PHẦN 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH KIM KHÁNH HÀ NỘI..............................................................................22 3.1. Định hướng phát triển HTTT quản lý nhân sự tại công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội...........................................................................................................22 3.2. Đề xuất hoàn thiện hệ thống thông tin quản lí nhân sự tại công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội....................................................................................23 3.2.1. Các yêu cầu về chức năng của hệ thống thông tin quản lí nhân sự tại công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội........................................................................23 3.2.2. Phân tích hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội...........................................................................................................26 3.2.3. Thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội...........................................................................................................29 3.3. Một số kiến nghị...............................................................................................31 KẾT LUẬN...............................................................................................................32 TÀI LIỆU THAM KHẢO.......................................................................................33 PHỤ LỤC iii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ HÌNH VẼ BẢNG HÌNH VẼ iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT THUẬT NGỮ CNTT NVNS CSDL TIẾNG ANH NGHĨA TIẾNG VIỆT Công nghệ thông tin Nhân viên nhân sự Cơ sở dữ liệu DSS Decision Support System Hệ thống trợ giúp ra quyết định ESS Executive Support Sytem Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành HTTT KTKL KWS MIS OAS Hệ thống thông tin Khen thưởng kỷ luật KnowledgeWork Systems Management Infomation System Officer Automation System PMQLNS TPS UC UML HTTT quản lý tri thức Hệ thống thông tin quản lý HTTT tự động hóa văn phòng Phần mềm quản lý nhân sự Transaction Processing HTTT xử lý giao dịch System Use case Unified Modelling Ca sử dụng Ngôn ngữ mô hình hóa tổng quát hệ Language thống hướng đối tượng v PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1. Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu. Bước vào kỷ nguyên mới, kỷ nguyên khoa học và công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin.Việt Nam đang trên con đường công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, khai thác và ứng dụng tin học trên tất cả lĩnh vực. Ứng dụng công nghệ thông tin do vậy trở thành một thành phần không thể thiếu trong các chiến lược cạnh tranh của các doanh nghiệp và quốc gia. Việc ứng dụng CNTT trong quản lí đã trở nên khá phổ biến ở các mặt như: quản lí nhân sự, quản lí bán hàng, quản lí tài chính kế toán, quản lí khách hàng,...Trong đó HTTT quản lí nhân sự đang được các doanh nghiệp hết sức quan tâm. Hiện nay, nhân lực luôn là mối quan tâm hàng đầu của mỗi quốc gia nói chung và các doanh nghiệp nói riêng. Mỗi doanh nghiệp muốn vận hành đều cần có số lượng nhân viên nhất định và khi kinh tế phát triển thì quy mô nhân lực sẽ tăng và không ngừng thay đổi. Vì thế với các doanh nghiệp việc quản lí nhân sự một cách thủ công sẽ là khó khăn và gặp nhiều sai sót. Một HTTT quản lí nhân sự hoạt động ổn định sẽ giúp giải quyết các vấn đề về nhân sự, giúp nhà lãnh đạo có một cái nhìn tổng thể về tình hình nhân sự của công ty và ra các quyết định chính xác, tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí. Trong suốt quá trình thực tập tại công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội, em nhận thấy sự cần thiết phải hoàn thiện HTTT quản lí nhân sự cho công ty nhằm mục đích tối ưu hiệu quả trong công tác quản lí dữ liệu về nhân sự để tăng năng suất, nâng cao chất lượng, giảm thiểu chi phí tối đa, rút ngắn thời gian tìm kiếm làm việc và đảm bảo tính chính xác cao. Vì vậy em đã quyết định lựa chon đề tài: “Hoàn thiện HTTT quản lí nhân sự tại Công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội” giúp đem lại lợi ích thiết thực cho công ty từ việc lưu trữ cho đến tìm kiếm thông tin, lập báo cáo chính xác tạo điều kiện cho công tác quản lí được thực hiện dễ dàng hơn. 1.2. Tổng quan vấn đề nghiên cứu. Để thực hiện bài khóa luận em đã nghiên cứu một số tài liệu liên quan đến HTTT quản lý nhân sự như: 1 Chuyên đề tốt nghiệp: “Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lí nhân sự cho Công ty Tin học Anh Ngọc”, Trần Mạnh Cường – lớp CNTTK1- Đại học công nghệ thông tin và truyền thông. Chuyên đề tốt nghiệp của tác giả Trần Mạnh Cường đã đưa ra lý thuyết về xây dựng HTTT, từ đó tiến hành các bước phân tích thiết kế hệ thống. Hệ thống thông tin quản lí nhân sự được xây dựng về cơ bản đã đáp ứng được một số yêu cầu của hệ thống nhưng chỉ dừng lại ở mức thiết kế giao diện cho hệ thống. Luận văn tốt nghiệp: “Thiết kế phần mềm quản lí nhân sự tại công ty Cổ phần Hải Dương”, Vũ Văn An – lớp 45C – Khoa Quản trị hệ thống thông tin kinh tế, Đại học Kinh tế quốc dân. Luận văn đã làm rõ được một số lý thuyết về HTTT, phân loại HTTT, các bước xây dựng một HTTT và quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng cấu trúc.Luận văn đã cho thấy một hướng nhìn khác về hê thống và hoàn thành đươc các bước phân tích thiết kế hệ thống. Đồ án tốt nghiệp: “Xây dựng hệ thông thông tin quản lí bán hàng tại công ty Cổ phần vật tư vận tải Ngọc Khánh”, Nguyễn Hoàng Vũ – lớp K43/41.01 – Khoa Quản trị hệ thống thông tin kin tế, Học viện Tài chính. Đồ án tốt nghiệp của tác giả đã hoàn thành đầy đủ các bước trong quy trình phân tích thiết kế HTTT quản lí bán hàng khi công ty chưa có hệ thống quản lí bằng máy tính trước đó, đã đáp ứng được nhu cầu quản lí cho đơn vị nghiên cứu, tuy nhiên đây là một HTTT phức tạp chỉ phù hợp với những công ty có quy mô lớn và đã sử dụng HTTT cho công tác quản lí từ trước. 1.3. Mục tiêu cụ thể đặt ra cần giải quyết trong đề tài. Đề tài: “Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lí nhân sự tại công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội” được đề xuất cho doanh nghiệp với các muc tiêu sau: Trình bày khái niệm, lý thuyết về HTTT quản lý, các phương pháp phân tích thiết kế và quy trình phân tích thiết kế hệ thống với UML. Khảo sát và đánh giá thực trạng của công tác quản lí nhân sự tại công ty. Từ đó đưa ra giải pháp và tiến hành xây dựng hoàn thiện một HTTT quản lí nhân sự phù hợp, giải quyết được bài toán quản lí nhân sự của công ty, giúp công ty đạt được hiệu quả cao trong công tác quản lí lao động, công tác đào tạo, khen thưởng, kỉ luật, quản lí lương thưởng cho nhân viên,… Nghiên cứu và xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công TNHH Kim Khánh Hà Nội đáp ứng được các tiêu chí: 2 + Hệ thống dễ sử dụng, thân thiện với người dùng. + Hệ thống có khả năng mở rộng, tích hợp với các hệ thống khác khi mở rộng trong tương lai. + Chú trọng về tính bảo mật thông tin. 1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. Đối tượng nghiên cứu của đề tài. Đối tượng nghiên cứu của đề tài là ‘Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội’ Phạm vi nghiên cứu của đề tài. Các lí thuyết cơ bản về thông tin, hệ thống thông tin, phân tích thiết kế HTTT quản lí nhân sự và quy trình phân tích thiết kế hệ thống hướng đối tượng với UML. Lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, lĩnh vực kinh doanh, tình hình hoạt động kinh doanh từ năm 2012- 2015 và thực trạng về công tác quản lí nhân sự, cách thức quản lí nhân sự của công ty hiện nay. Các bước triển khai phân tích thiết kế hoàn thiện hệ thống quản lí nhân sự cụ thể cho công tác quản lí nhân sự tại công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội. 1.5. Phương pháp thực hiện đề tài. Phương pháp thu thập tài liệu. + Gửi phiếu phỏng vấn: chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn gửi tới các phòng ban, nhân viên để tìm hiểu những nội dung liên quan đến thực trạng quản lí nhân sự hiện tại và nhu cầu xây dựng hoàn thiện HTTT quản lí nhân sự của công ty. + Quan sát trực tiếp CSHT, môi trường làm việc của doanh nghiệp để nắm bắt được các nghiệp vụ quản lí nhân sự tại trung tâm. + Nghiên cứu tài liệu thông qua các bài báo, internet, để tìm hiểu chung về công ty. + Sưu tầm sách, tài liệu có liên quan tới các lí luận, lí thuyết về HTTT và phân tích thiết kế hệ thống. Tổng hợp, phân tích, xử lí số liệu. Sau khi đã thu thập được các số liệu (sơ cấp, thứ cấp) tiến hành tổng hợp, phân tích, so sánh, đánh giá các dữ liệu thu thập được, có thể rút ra một số đánh giá về thực trạng công tác quản lí nhân sự và tình hình HTTT quản lí nhân sự tại công ty hiện nay. Từ đó có thể nhận thấy tính cấp thiết của đề tài khóa luận này. 3 Đồng thời, từ kết quả khảo sát, ta sẽ lựa chọn được biện pháp và quy trình phân tích hoàn thiện hệ thống cho phù hợp, đảm bảo đáp ứng được những mục tiêu đặt ra của đề tài. Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài. + SQL server 2008 để tạo CSDL phục vụ cho việc kết nối nguồn dữ liệu từ các form của hệ thống trong quá trình thao tác trên phần mềm. + Phần mềm Visual Studio dùng cho việc thiết kế giao diện của hệ thống. + Phần mềm Rational Rose dùng để mô hình hóa hệ thống, thiết kế các biểu đồ sau: biểu đồ UC, biểu đồ lớp, biểu đồ tuần tự, biểu đồ hoạt động. 1.6. Kết cấu của khóa luận. Nội dung của đề tài khóa luận gồm ba phần: Phần I: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu. Phần II: Cơ sở lí luận và thực trạng hoàn thiện HTTT quản lí nhân sự tại công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội. Phần III: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp hoàn thiện HTTT quản lí nhân sự tại công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội. 4 PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH KIM KHÁNH HÀ NỘI 2.1. Cơ sở lí luận về hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý nhân sự. 2.1.1. Một số khái niệm cơ bản. Thông tin: Là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay nói rộng hơn thông tin bao gồm những tri thức về các đối tượng. Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lí. Tiếp nhận và xử lý thông tin là yêu cầu cần thiết của nhà quản lí, để thực hiện các chức năng và hoạt động quản lí, hoạch định chính sách, các quyết định kinh tế đối với doanh nghiệp (Theo Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, Thạc Bình Cường, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội). Hệ thống: Là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ rang buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung thông qua việc tiếp nhận các đầu vào và sản xuất ra các đầu ra nhờ một quá trình chuyển đổi được tổ chức. Hệ thống này còn được gọi là hệ thống động (Dynamic system) (Theo Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin, Nguyễn Văn Ba, Nhà xuất bản Đại học quốc gia Hà Nội). Hệ thống thông tin: Là một tập hợp gồm nhiều thành phần mà mối liên hệ giữa các thành phần này cũng như liên hệ giữa chúng với các hệ thống khác là liên hệ thông tin với nhau (Theo Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, Nguyễn Văn Ba, Nhà xuất bản Đại học quốc gia, Hà Nội). Hệ thống thông tin quản lí nhân sự: Là HTTT bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lí (tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hoạt động , sa thải nhân viên trong doanh nghiệp,…) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp. Các hệ thống thông tin nguồn nhân sự theo mức quản lý. Hệ thống thông tin nhân sự chiến lược bao gồm: Hệ thống dự báo cầu nguồn nhân lực, hệ thống dự báo cung nguồn nhân lực. 5 Hệ thống thông tin nhân sự sách lược bao gồm: HTTT phân tích thiết kế nhân lực, HTTT tuyển chọn nhân lực, HTTT quản lý lương thưởng bảo hiểm trợ cấp, HTTT đào tạo phát triển nguồn nhân lực Hệ thống thông tin nhân lực tác nghiệp bao gồm: HTTT quản lý lương, HTTT quản trị vị trí làm việc, HTTT người lao động, HTTT báo cáo lên cấp trên, HTTT tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc Vai trò của HTTT quản lí nhân sự. Nguồn lực con người là nguồn tài nguyên quan trọng bậc nhất đối với sự tồn tại của một tổ chức, doanh nghiệp. Để tạo lập và duy trì được một đội ngũ nhân sự vững mạnh yêu cầu ban quản lí nhân sự của công ty phải có cách thức quản lí tốt, tạo điều kiện cho các cá nhân phát huy được khả năng của mình. Ngoài ra việc quản lí tốt cũng thể hiện được sự quan tâm, động viên của lãnh đạo đối với các cá nhân trong tập thể, tạo điều kiện cần thiết giúp các cá nhân hoàn thiện mình. Do đó, nhu cầu cần có một HTTT quản lí nhân sự là rất cần thiết nhằm khắc phục những khuyết điểm trong việc quản lí nhân sự bằng phương pháp thủ công, đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ thông tin theo yêu cầu của người quản lí. Nhờ những thông tin mà HTTT quản lí nhân sự cung cấp, nhà quản lí của công ty có thể dễ dàng theo dõi tình hình nhân sự về mọi mặt của các cán bộ, nhân viên một cách nhanh chóng và chính xác. HTTT quản lí nhân sự cuả một doanh nghiệp phản ánh đầy đủ toàn diện những tiềm năng về trí lực của từng nhân viên, hệ thống giúp tiết kiệm thời gian và chi phí một cách hiệu quả. 2.1.2. Một số lí thuyết về quản lý nhân sự. a. Cách thức quản lý nhân sự. + Quản lý bằng phương pháp thủ công: là phương pháp quản lý toàn bộ các hoạt động về nhân sự bằng con người trên cơ sở ghi chép trên giấy tờ, sổ sách. + Quản lý bằng hệ thống máy tính: là phương pháp quản lý nhờ sự hỗ trợ của máy tính, có sử dụng phần mềm quản lý chuyên dụng thực hiện tất cả các hoạt động về quản lý nhân sự hoàn toàn trên máy tính. b. Nội dung chủ yếu của quản lý nhân sự. + Phân tích công việc: 6 Phân tích công việc là một tiến trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ và kỹ năng cần thiết để thực hiện các chức năng của một tổ chức, nó mô tả và ghi nhận mục tiêu của mỗi nhiệm vụ, thực hiện ở đâu, khi nào hoàn thành, cách làm, kỹ năng cần thiết, các điều kiện cần và đủ để hoàn thành trách nhiệm với công việc được giao. + Tuyển dụng: Là một quá trình thu hút nhân lực có khả năng đáp ứng công việc và đưa vào sử dụng, bao gồm các khâu: tuyển mộ, tuyển chọn, bố trí sử dụng và đánh giá: Tuyển mộ là thu hút những lao động có nguyện vọng và khả năng làm việc trong doanh nghiệp từ nhiều nguồn nhân lực khác nhau. Tuyển chọn là việc sàng lọc từ những người đã qua tuyển mộ, thẩm tra lại theo tiêu chuẩn để lựa chọn những người đạt yêu cầu. Bố trí sử dụng là chương trình giới thiệu về tất cả những điều liên quan đến tổ chức, chính sách, điều lệ, công việc, môi trường làm việc để người lao động nắm vững, thích ứng và hòa nhập với tư cách thành viên của doanh nghiệp. Đánh giá thành tích công tác là một hệ thống chính thức để xem xét và đánh giá sự hoàn thành chức trách của mỗi cá nhân, được thực hiện theo định kỳ. c. Đào tạo và phát triển nhân lực. Đào tạo phát triển là một quá trình không bao gì dứt. Các bước tiến hành thông thường là: Định rõ nhu cầu đào tạo và phát triển; Ấn định các mục tiêu đào tạo cụ thể; Lựa chọn các phương pháp thích hợp; Lựa chọn các phương tiện thích hợp. Mục tiêu của đào tạo là nhằm mục tiêu của doanh nghiệp. d. Đánh giá khả năng hoàn thành công việc. Đánh giá khả năng hoàn thành công việc của nhân viên là một hoạt động quan trọng trong quản lý nhân sự. Nó giúp cho công ty có cơ sở hoạch định, tuyển chọn, đào tạo và phát triển nhân sự. Đánh giá đúng năng lực của nhân viên quyết định không nhỏ sự thành công của công ty, xí nghiệp. Nâng cao và hoàn thiện hiệu năng công tác, là cơ sở để khen thưởng, động viên khích lệ hoặc kỷ luật nhân viên... giúp nhà quản lý trả lương một cách công bằng. e. Giải quyết các vấn đề về lương bổng, phúc lợi. Tiền lương có vai trò là một trong những hình thức kích thích lợi ích vật chất đối với người lao động. Vì vậy, để sử dụng đòn bẩy tiền lương nhằm đảm bảo sản xuất 7 phát triển, duy trì một đội ngũ lao động có trình độ kỹ thuật nghiệp vụ cao với ý thức kỷ luật vững, đòi hỏi công tác tiền lương trong doanh nghiệp phải đặc biệt coi trọng. f. Tương quan nhân sự. Quan hệ về tương quan nhân sự bao gồm các quan hệ nhân sự chính thức trong quản lý như thi hành kỷ luật, thăng chức, giáng chức, thuyên chuyển, thôi việc... 2.1.3. Cơ sở lý luận về hoàn thiện HTTT. UML và công cụ phát triển hệ thống thông tin. - Giới thiệu UML UML (Unified Modelling Language) là ngôn ngữ mô hình hóa tổng quát được xây dựng để đặc tả, phát triển, phát triển và viết tài liệu cho các khía cạnh phát triển phần mềm hướng đối tượng. UML giúp người phát triển hiểu rõ và ra quyết định liên quan đến phần mềm cần xây dựng. UML bao gồm một tập các khai niệm, các kí hiệu, các biểu đồ và hướng dẫn. - Một số khái niệm cơ bản trong UML: Mô hình là một biểu diễn của sự vật hay một tập các sự vật trong một lĩnh vực áp dụng nào đó theo một cách khác. Mô hình nhằm nắm bắt các khía cạnh quan trọng của sự vật, bỏ qua các khía cạnh không quan trọng và biểu diễn theo một tập kí hiệu vè quy tắc nào đó. Các hướng nhìn (Views) trong UML: một hướng nhìn trong UML là một tập con các biểu đồ UML được xây dựng để biểu diễn một khía cạnh nào đó của hệ thống. Sự phân biệt giữa các hướng nhìn rất linh hoạt. Có những biểu đồ UML có mặt trong cả hai hướng nhìn. - Các biểu đồ trong UML Biểu đồ USE CASE: biểu diễn chức năng của hệ thống. Từ tập yêu cầu của hệ thống biểu đồ UC phải chỉ ra hệ thống cần thực hiện điều gì để thỏa mãn yêu cầu của người dùng. Đi kèm với các biểu đồ UC là các kịch bản. Biểu đồ lớp: chỉ ra các lớp đối tượng trong hệ thống, các thuộc tính và phương thức của từng lớp và mối quan hệ giữa những lớp đó. Biểu đồ trạng thái: tương ứng với mỗi lớp sẽ chỉ ra các trạng thái mà đối tượng của lớp đó có thể có và sự chuyển tiếp giữa những trạng thái đó. Các biểu đồ tương tác: biểu diễn mối liên hệ giữa các đối tượng trong hệ thống và giữa các đối tượng với các tác nhân bên ngoài. Có hai loại: 8 + Biểu đồ tuần tự: biểu diễn mối quan hệ giữa các đối tượng và giữa các đối tượng và tác nhân theo thứ tự thời gian. + Biểu đồ cộng tác: biểu diễn các hoạt động và sự đồng bộ, chuyển tiếp các hoạt động được dùng để biểu diễn các phương thức phức tạp của lớp. - Quy trình phân tích thiết kế hệ thống bằng UML Pha phân tích: + Xây dựng biểu đồ use case: dựa trên tập yêu cầu ban đầu, người phân tích tiến hành xác định các tác nhân, use case và các quan hệ giữa các use case để mô tả lại các chức năng của hệ thống. Một thành phần quan trọng trong biểu đồ use case là các kịch bản mô tả hoạt động của hệ thống trong mỗi use case cụ thể. + Xây dựng biểu đồ lớp: xác định tên các lớp, các thuộc tính của lớp, một số phương thức và mối quan hệ cơ bản trong sơ đồ lớp. +Xây dựng biểu đồ trạng thái: mô tả các trạng thái và chuyển tiếp trạng thái trong hoạt động của một đối tượng thuộc một lớp nào đó. Pha thiết kế: + Xây dựng các biểu đồ tương tác (biểu đồ cộng tác và biểu đồ tuần tự): mô tả chi tiết hoạt động của các use case dựa trên các kịch bản (scenario) đã có và các lớp đã xác định trong pha phân tích. + Xây dựng biểu đồ lớp chi tiết: tiếp tục hoàn thiện biểu đồ lớp bao gồm bổ sung các lớp còn thiếu, dựa trên biểu đồ trạng thái để bổ sung các thuộc tính, dựa trên biểu đồ tương tác để xác định các phương thức và mối quan hê giữa các lớp. + Xây dựng biểu đồ hoat động: mô tả hoạt động của các phương thức phức tạp trong mỗi lớp hoặc các hoạt động hệ thống có sự liên quan của nhiều lớp. 2.1.4. Phân định nội dung nghiên cứu. Hiện nay phòng nhân sự của công ty thực hiện quản lí nhân sự về mọi mặt: từ khâu tuyển dụng, quản lí đào tạo, quản lí hợp đồng lao động, quản lí hồ sơ nhân viên, kỷ luật khen thưởng,…của toàn bộ nhân viên của công ty, lập báo cáo về nhân viên cho ban lãnh đạo. Đề tài tập trung nghiên cứu công tác quản lí nhân sự hiện tại của công ty: Quản lí thông tin nhân viên, quản lí lương, tuyển dụng, quản lí khen thưởng, kỉ luật, tính và trả lương cho nhân viên, tìm kiếm thông tin nhân viên, lưu trữ thông tin. 2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng HTTT quản lí nhân sự tại công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội. 9 2.2.1. Giới thiệu về công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội. a. Thông tin cơ bản về công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội. Tên công ty: Công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội. Địa chỉ: số nhà 78, đường Láng Hạ, quận Đống Đa, TP Hà Nội Điện thoại: 0435683994 Fax: 0435683995 Mail:[email protected] Giám đốc: Nguyễn Duy Tuyên Thời điểm hiện tại Kim Khánh Hà Nội đang tiếp tục hoạt động trên các lĩnh vực theo định hướng ban đầu, và tiến tới mục tiêu Top 50 doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam trong cả lĩnh vực Công nghệ thông tin và Truyền thông. b. Cấu trúc tổ chức và nhân sự của công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội. Sơ đồ tổ chức và chức năng của các phòng ban của công ty: Giám đốc Phòng Kế toán tài chính Phòng kế hoạch-kỹ thuật Phòng Kinh doanh Marketing Phòng nhân sự Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội. Chức năng của các phòng ban: Ban giám đốc: là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, là người tổ chức thực hiện các quyết định của hội đồng thành viên, ký kết hợp đồng, tuyển dụng,… Khối kỹ thuật: gồm các phòng ban làm nhiệm vụ quản lý, vận hành, bảo trì giải quyết các vấn đề liên quan đến khâu kỹ thuật của công ty. 10 Khối kinh doanh: là các phòng ban chuyên giải quyết các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty như tìm hiểu, khảo sát thị trường, phân tích, xây dựng và triển khai các phương án kinh doanh. Phòng Kế toán-Tổng hợp: quản lý tiền lương và tính toán các khoản thu chi, doanh thu, chi phí trong công ty. Phòng tổ chức quản trị nhân sự: quản lý về công tác tổ chức nhân sự, công tác lao động, tuyển dụng, đào tạo, thi đua khen thưởng,… 2.2.2. Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội. Dưới đây là bảng thống kê về hoạt động kinh doanh trong 4 năm 2012, 2013, 2014, 2015 vừa qua của công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội. Bảng 2.1. Bảng kết quả kinh doanh của công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội từ năm 2012 đến 2015. Chỉ tiêu 1. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 2. Chi phí quản lý kinh doanh 3. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 4. Chi phí thuế TNDN 5. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 1.892.852.802 2.287.815.720 2.799.251.920 2.979.450.856 1.581.399.670 1.818.610.883 2.277.610.883 2.378.546.778 311.453.132 469.204.837 521.641.037 600.904.078 77.863.283 117.301.209 130.410.259 150.226.020 233.589.849 351.903.628 391.230.778 450.678.059 (nguồn: Phòng Kế toán – Tổng hơp) Dựa vào bảng kết quả kinh doanh của công ty trong 4 năm gần nhất có thể thấy năng lực cũng như đánh giá được hiệu quả trong việc hoạt động kinh doanh của công ty. Năm 2012, khi bước những bước đầu cho công việc kinh doanh công ty đạt doanh thu xấp xỉ 2 tỉ đồng, nhưng lợi nhuận chỉ đạt hơn 233 triệu đồng, trải qua 1 năm phát triển và hoạt động, tới năm 2013, công ty đạt doanh thu trên 2 tỉ đồng, tăng 25,8% so với năm trước và lợi nhuận sau thuế đạt gần 352 triệu đồng tăng hơn 150% so với năm trước, có thể lý giải cho điều này là vào năm 2012, khi vừa bước vào hoạt động kinh doanh, công ty vẫn còn gặp khá nhiều khó khăn, từ việc tìm kiếm khách hàng tới 11 việc đầu tư cho các lĩnh vực kinh doanh, bên cạnh đó còn phải đối mặt với nhiều đối thủ cạnh tranh. Năm 2013 được coi là bước biến chuyển vượt bậc. Cũng không quá khó hiểu về điều này vì công ty đã có thể khẳng định được bản thân của mình trên thương trường. Có thể đánh giá được chất lượng dịch vụ thông qua kết quả hoạt động kinh doanh này. Công ty được coi đã đi đúng hướng, đúng mục tiêu của mình. Năm 2014 công ty đạt doanh thu gần 2,8 tỉ đồng tăng 22.35% so với năm trước, trong đó lợi nhuận sau thuế đạt hơn 3,91 tỉ đồng tăng 11.17% so với năm 2012. Tuy rằng lợi nhuận sau thuế năm 2013 có tỷ lệ tăng trưởng thấp hơn so với năm 2012 nhưng lại phản ánh được mức độ ổn định của công việc kinh doanh cũng như năng lực kinh doanh của công ty đang dần được tăng lên. Năm 2015 công ty tăng bền vững với doanh thu đạt được gần 3 tỷ đồng, với mức tăng của lợi nhuận cao hơn năm trước 15,2% . 2.2.3. Phân tích thực trạng HTTT quản lí nhân sự tại công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội. a. Thực trạng cơ sở hạ tầng của HTTT tại công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội. Trang thiết bị phần cứng: - Số máy chủ: Hiện tại công ty đang sử dụng một máy chủ IBM chính cài đặt trên hệ điều hành Window Server Enterprise 2003. - Cấu hình máy IBM system x3650-M4 với bộ vi xử lý Intel Xeon E5-2600 loạt v2 12 lõi. - Memory lên đến 768 GB thông qua khe cắm 24 (UDIMM / RDIMM / LRDIMM) - Hỗ trợ RAID: Tích hợp 6 Gbps phần cứng RAID-0, -1, -10; tùy chọn RAID-5, hoặc -50 -6, -60. Hỗ trợ mới 12 Gbps * RAID. - Số máy trạm: 25 máy Các thiết bị phần cứng: Máy tính xách Máy tính để bàn Số lượng Nhãn hiệu tay 10 Dell, acer, asus, 25 Samsung 12 Máy chủ Máy in, máy fax 1 3 Canon Thông số: Intel Dual Core pen E 2.8×2 – E5500/ Main Ondi Chipset Intel G41/ lenovo DdramIII 2Gb/ Hdd 40Gb Các máy tính đều được kết nối mạng nội bộ. Toàn bộ hoạt động của các máy tính đều chịu sự kiểm soát của máy chủ. Các thiết bị mạng : STT 1 2 3 Thiết bị Modem Switch Wifi Số lượng 6 8 5 Qua phiếu điều tra cho thấy có 80% đánh giá tính ổn định , có 70% đánh giá máy tính đáp ứng hiệu quả công việc và có 90% đánh giá cao tốc độ xử lý dữ liệu. Câu hỏi: STT 1 2 3 4 5 6 Tên trang thiết bị Số lượng Mức độ đáp ứng nhu cầu ứng dụng CNTT? Tính ổn định Tính hiệu quả Tốc độ xử lý Máy chủ Máy tính xách tay Máy in Máy chiếu Máy quét Máy tính để bàn Chart Title 90% 90% 80% 70% 80% 70% 60% 50% 30% 40% 30% 20% 10% 20% 10% 0% Tính ổn định Tính hiệu quả Tốt Tốc độ xử lý Không Tốt Hình 2.2. Đánh giá tính ổn định, hiệu quả làm việc và tốc độ xử lý của máy tính (nguồn: phiếu điều tra) 13 Theo đánh giá chung từ phiếu điều tra trang thiết bị phần cứng với hệ thống máu chủ, máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy in ,máy fax đều đáp ứng được nhu cầu của công việc. Trang Thiết Bị Phần Mềm. - Hệ điều hành: Window 7, word, excel 2010 đối với máy tính để bàn. Window 8, word, excel 2013 đối với các máy tính xách tay - Cơ sở dữ liệu: Microsoft SQL Server, Oracle, MySql - Ngôn ngữ: C#, VB, ASPX, PHP - Công nghệ: NET, Web+ - Phương thức truyền nhận thông tin của công ty là sử dụng đường truyền của mạng Lan, wifi và Internet để truyền nhận thông tin giữa cấp trên và cấp dưới, giữa nhân viên các phòng ban với nhau. Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012 - PM giúp cập nhật các chế độ kế toán, tài chính mới nhất. - Quản lí hiệu quả mô hình đa chi nhánh. - Tính giá thành theo nhiều phương pháp. - Phân tích tài chính chuyên nghiệp. - Quản lí cổ đông linh hoạt. - Lập dự toán ngân sách và quản lí thu, chi hiệu quả. - Thanh toán ngân hàng trực tuyến. - Kết xuất trực tiếp báo cáo có mã vạch, hỗ trợ nộp hồ sơ khai thuế qua mạng - Ngoài ra PM còn giúp cho lãnh đạo nắm bắt được tình hình sức khỏe của doanh nghiệp, tình hình doanh thu chi phí, hỗ trợ việc ra quyết định. Phần mềm ServiceDesk Plus ( phần mềm Hỗ trợ và quản lý tài sản hoàn toàn dựa trên nền tảng Web) Hỗ trợ cho việc giao tiếp giữa khách hàng và nhân viên IT của công ty. Phần mềm quản lí nhân sự :còn quá sơ sài đơn giản Phần mềm Plesk: Plesk là phần mềm quản trị Server, VPS và Hosting chuyên nghiệp. Tính năng tự động hóa cao giúp công ty giảm chi phí, thời gian trong việc quản lý, đầu tư thiết bị và nhân lực. 14 Qua khảo sát khả năng đáp ứng của các phần mềm hiệu quả các phần mềm được đánh giá cao đến 60% số người được hỏi đều giá đánh giá phần mềm ứng dụng tốt, dễ sử dụng. Câu hỏi: Khả năng đáp ứng nhu cầu công việc của các phần mềm công ty đang sử dụng? Bảng 2.2. Bảng đánh giá khả năng đáp ứng nhu cầu công việc của các phần mềm công ty. Tiêu chí Tốt Khá Trung bình Kém Chưa đạt Số phiếu trả lời 6 2 2 0 0 Phần trăm(%) 60% 20% 20% 0% 0% Ghi chú (nguồn: Phiều điều tra) Dựa vào câu trả lời và số phiếu chọn, có biểu đồ sau: 20% 20% 60% Tốt Khá Trung Bình Kém Chưa đạt Hình 2.3. Khả năng đáp ứng nhu cầu công việc của các phần mềm công ty đang sử dụng (nguồn: Phiếu điều tra) Việc lựa chọn các phần mềm đóng gói, dễ sử dụng như phần mềm kế toán MISA (MISA SME.NET 2012)…đã mang lại tính hiệu quả, khả năng đáp ứng nhu cầu công việc cao (60%). b. Thực trạng nguồn nhân lực về CNTT. 15