Tài liệu Hoàn thiện hệ thống quản lý nhân sự tại ngân hàng tmcp bưu điện liên việt – chi nhánh hà nội.

Khóa luận tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế LỜI CẢM ƠN Để có thể hoàn thành bài khóa luận này, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến ThS. Phan Đa Phúc, đã tận tình chỉ dẫn trong suốt quá trình viết khóa luận tốt nghiệp. Em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế Trường Đại học Thương mại đã tận tình truyền đạt kiến thức trong bốn năm học tập. Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên cứu khóa luận mà còn là hành trang qúi báu để em bước vào đời một cách vững chắc và tự tin. Em chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Ngân hàng TMCP Bưu điện Liên Việt – Chi nhánh Hà Nội đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi để em thực tập tại Ngân hàng. Em xin gửi lời cảm ơn đến các Anh, các Chị tại phòng Hành chính – Nhân sự đã giúp đỡ em trong quá trình thu thập số liệu. Cuối cùng em kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khỏe và thành công trong sự nghiệp cao quý. Đồng kính chúc các Cô, Chú, Anh, Chị trong Ngân hàng TMCP Bưu điện Liên Việt – Chi nhánh Hà Nội luôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong công việc. Trân trọng cảm ơn! Sinh viên thực hiện Nguyễn Hương Lan Sinh viên: Nguyễn Hương Lan i Mã SV: 09D190270 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ STT 1 2 3 4 5 Tên bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ Bảng 2.1: Các nội dung cơ bản của quản trị nhân sự Hình 2.2: Mô hình tổng quát HTTTQL Hình 2.3: Mô hình mối quan hệ các HTTTQL thông dụng. Hình 2.4 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại Ngân hàng Liên Việt chi nhánh Hà Nội Hình 2.5: Biểu đồ tăng trưởng nhân sự qua các năm 6 Hình 2.6: Kết quả mức độ quan tâm đến vấn đề quản lý nhân sự tại Chi nhánh 7 Hình 2.7: Kết quả đánh giá mức độ quan tâm đến việc triển khai phần mềm quản lý nhân sự tại Chi nhánh 8 9 10 Hình 2.8: Đánh giá chất lượng các thiết bị phần cứng Hình 2.9: Mô hình phần cứng Hình 3.1: Chức năng trong Bizzon e Profes sional 2012 11 12 13 14 15 Hình 3.2: Mô hình cài đặt Bizzone Proffessional 2012 Hình 3.3: Sơ đồ hệ thống phân hệ tuyển dụng Hình 3.4: Sơ đồ hệ thống phân hệ quản lý nhân sự Hình 3.5: Sơ đồ hệ thống phân hệ chấm công Hình 3.6: Sơ đồ hệ thống phân hệ tính lương và thuế Sinh viên: Nguyễn Hương Lan ii Mã SV: 09D190270 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT 1 2 3 4 5 6 TỪ VIẾT TẮT DN CNTT TMCP HTTT HTTTQL AIS 7 LPB 8 P. 9 BHXH Sinh viên: Nguyễn Hương Lan NGHĨA TIẾNG VIỆT Doanh nghiệp Công nghệ thông tin Thương mại cổ phần Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin kế toán Liên Việt Bank Phòng Bảo hiểm xã hội iii Mã SV: 09D190270 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN................................................................................................................. i DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ.........................................................ii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT.....................................................................................iii PHẦN I. TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU..............................................1 1.1.Tính cấp thiết của đề tài........................................................................................1 1.2.Tình hình nghiên cứu trong và ngoài nước..........................................................2 1.3.Mục tiêu nghiên cứu đề tài....................................................................................3 1.4.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.........................................................................3 1.5.Phương pháp thực hiện đề tài...............................................................................3 1.6.Kết cấu khóa luận..................................................................................................4 PHẦN II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI NGÂN HÀNG TMCP BƯU ĐIỆN LIÊN VIỆT – CHI NHÁNH HÀ NỘI......................................................................................................................... 5 2.1. Cơ sở lý luận..........................................................................................................5 2.1.1.Các khái niệm cơ bản..........................................................................................5 2.1.2.Các nhân tố ảnh hưởng đến quản lý nhân sự.................................................10 2.1.3.Hệ thống thông tin quản lý nhân sự...................................................................11 2.2.Phân tích, đánh giá thực trạng vấn đề quản lý nhân sự tại Ngân hàng TMCP Bưu điện Liên Việt – Chi nhánh Hà Nội..................................................................12 2.2.1.Giới thiệu chung về Ngân hàng Liên Việt.......................................................12 2.2.1.1.Thông tin chung về đơn vị.............................................................................12 2.2.1.2.Khái quát về hoạt động kinh doanh của Ngân hàng...................................16 2.2.2.Phân tích thực trạng việc quản lý nhân sự tại Ngân hàng Liên Việt.............17 2.2.2.1.Chính sách nhân sự tại Ngân hàng Liên Việt...............................................17 2.2.2.2.Tình hình phát triển nhân sự qua các năm..................................................18 2.2.2.3.Khảo sát về mức độ quan tâm về vấn đề quản lý nhân sự của BLĐ Ngân hàng Liên Việt - Chi nhánh Hà Nội.....................................................................................19 2.2.2.4.Khảo sát hoạt động của hệ thống quản lý nhân sự tại Ngân hàng Liên Việt – Chi nhánh Hà Nội.......................................................................................................20 Sinh viên: Nguyễn Hương Lan iv Mã SV: 09D190270 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế 2.2.2.5. Hạ tầng kỹ thuật của Ngân hàng Liên Việt - Chi nhánh Hà Nội...............22 2.2.3. Đánh giá việc quản lý nhân sự tại Ngân hàng Liên Việt...............................24 2.2.3.1.Những thuận lợi của quá trình quản lý nhân sự ở Chi nhánh Hà Nội của Ngân hàng Liên Việt..................................................................................................24 2.2.3.2.Hạn chế của quá trình quản lý nhân sự ở Chi nhánh Hà Nội của Ngân hàng Liên Việt......................................................................................................................... ..................................................................................................................................... 25 PHẦN III.ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT VỀ VẤN ĐỀ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI NGÂN HÀNG TMCP BƯU ĐIỆN LIÊN VIỆT – CHI NHÁNH HÀ NỘI............................................................26 3.1. Định hướng phát triển về quản lý nhân sự của Ngân hàng TMCP Liên Việt trong tương lai............................................................................................................26 3.2.Đề xuất 1 số giải pháp để hoàn thiện hệ thống quản lý nhân sự tại Ngân hàng Liên Việt – Chi nhánh Hà Nội...................................................................................27 3.2.1. Giới thiệu về phần mềm quản trị nhân sự Bizzone 2012...............................28 3.2.2. Ứng dụng phần mềm quản trị nhân sự Bizzone 2012 để hoàn thiện hệ thống quản lý nhân sự tại Ngân hàng Liên Việt.................................................................29 3.2.2.1. Dự trù kinh phí của việc ứng dụng phần mềm...........................................29 3.2.2.2. Chuẩn bị cơ sở vật chất.................................................................................30 3.2.2.3. Cài đặt phần mềm.........................................................................................31 3.2.2.4. Quy trình sử dụng.........................................................................................32 3.2.2.5. Đánh giá hiệu quả của giải pháp..................................................................36 KẾT LUẬN................................................................................................................. 38 DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................39 PHỤ LỤC 1. Mẫu phiếu điều tra lần 1.....................................................................40 PHỤ LỤC 2. Mẫu phiếu điều tra lần 2.....................................................................44 Sinh viên: Nguyễn Hương Lan v Mã SV: 09D190270 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế PHẦN I. TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1. Tính cấp thiết của đề tài. Một trong những nhân tố mang tính quyết định sự phát triển của toàn bộ nền kinh tế nói chung và ngân hàng nói riêng là nhân tố con người. Trong các yếu tố vật chất cấu thành nên hoạt động của ngân hàng như vốn, trụ sở làm việc, trang thiết bị, nhân lực và môi trường,… thì nhân lực là yếu tố quyết định nhất. Chính vì thế mà công tác quản lý nhân sự có vai trò đặc biệt quan trọng và ngày càng được các nhà quản lý quan tâm nghiên cứu xem đây là một chức năng cốt lõi của tiến trình quản lý. Quản lý nhân sự là một bộ phận khó khăn nhất trong công tác quản lý, có quan hệ lớn đến sự thành, bại đối với các DN, các tổ chức đơn vị. Đặc biệt trong nền kinh tế tri thức, khi mà sự cạnh tranh trong sản xuất kinh doanh đang ngày càng trở nên gay gắt thì các DN cần hoàn thiện công tác quản lý nhân sự. Từ đó mới có thể đẩy mạnh sự đóng góp của người lao động với công ty, thực hiện tốt mọi nhiệm vụ, đóng góp sáng kiến vào các mục tiêu kinh doanh, chịu trách nhiệm về công việc mình làm và nâng cao năng suất lao động hơn nữa. Những năm gần đây, khi tiến bộ của khoa học kỹ thuật hiện đại cùng với sự phát triển của nền kinh tế mở thì CNTT ngày càng đóng một vai trò quan trọng và đã trở thành một ngành công nghệ mũi nhọn, là ngành khoa hoc kỹ thuật không thể thiếu trong việc áp dụng vào các hoạt động xã hội như: quản lý, kinh tế, thông tin…nó giúp cho việc quản lý, kinh doanh nhanh gọn hơn, chính xác hơn. Chính vì vậy mà mỗi DN cần hiện đại hóa bộ máy quản lý để nâng cao sức cạnh tranh, đạt được vị thế vững chắc trên thị trường và tối đa hóa lợi nhuận doanh nghiệp. Nó giúp DN quản lý một cách tốt nhất thông tin về tình hình tài chính cũng như về nhân sự. Cho nên xây dựng một hệ thống quản lý thông tin nhân sự là một công việc hết sức cần thiết của mọi DN. Sinh viên: Nguyễn Hương Lan 6 Mã SV: 09D190270 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế Hiện nay, việc ứng dụng HTTT quản lý nhân sự đã được rất nhiều doanh nghiệp trong đó có cả các ngân hàng TMCP triển khai thành công nhưng tại ngân hàng TMCP Liên Việt – chi nhánh Hà Nội lại chưa ứng dụng hệ thống này để hỗ trợ việc quản lý làm ảnh hưởng tới kết quả quản lý và kinh doanh. Vì đây là một ngân hàng mới thành lập, còn non trẻ nên việc có một HTTT quản lý nhân sự để tăng hiệu quả quản lý, kinh doanh và khả năng cạnh tranh là một vấn đề vô cùng cấp thiết. Nhân thức được điều Sinh viên: Nguyễn Hương Lan 7 Mã SV: 09D190270 đó sau thời gian thực tập tại ngân hàng em quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống quản lý nhân sự tại ngân hàng TMCP Bưu điện Liên Việt – Chi nhánh Hà Nội.” làm khóa luận tốt nghiệp của mình. 1.2. Tình hình nghiên cứu trong và ngoài nước. Những năm qua ở Việt Nam đã có nhiều người quan tâm và nghiên cứu về việc quản lý nhân sự nói chung và tự động hóa quản lý nhân sự nói riêng dưới nhiều góc độ khác nhau. Trong bối cảnh việc áp dụng vi tính hoá trong việc quản lý tại các cơ quan, DN đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết nên đa số các đề tài nghiên cứu có hướng tập trung vào việc phân tích, thiết kế và xây dựng các hệ thống mới ứng dụng tại một vài doanh nghiệp nhất định. Trong đó có một vài đề tài tiêu biểu như : Luận văn thạc sỹ công nghệ thông tin: “ Xây dựng hệ thống thông tin Quản lý nhân sự và tiền lương trong hệ thống ERP ” của tác giả Nguyễn Chí Thành, 2010 ; Luận văn tốt nghiệp cử nhân công nghệ thông tin : “ Hệ thống quản lý nhân sự - tiền lương của cửa hàng xăng dầu ” của tác giả Nguyễn Thị Phương, 2011 ; Chuyên đề “ Nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị nhân lực tại ngân hàng thương mại ” của tác giả Ngô Thị Bích Ngọc 2012 ;… Nội dung của các đề tài tập trung nghiên cứu phân tích và xây dựng hệ thống cho một DN nhỏ cụ thể. Thành công của các đề tài này là đã xây dựng được HTTT quản lý nhân sự phù hợp và có thể áp dụng cho các DN đó. Ngoài ra các đề tài cũng có mặt hạn chế là các hệ thống này không thể áp dụng cho các DN lớn hơn và còn có những khuyết điểm như mới chỉ dừng lại ở việc thiết kế giao diện, một số đề tài còn chung chung chưa có tính khả thi cao hay tốn thời gian và tiền bạc trong quá trình xây dựng và phát triển hệ thống. Bên cạnh đó, một số tác giả đã nhận thức được tầm quan trọng của việc tin học hóa các quy trình nghiệp vụ trong dịch vụ ngân hàng, tháng 2-2007 nhóm chuyên viên tin học công ty FBS (Finance and Banking Solutions) đã nghiên cứu đề tài “ Giải pháp đề xuất dự án hiện đại hóa hệ thống tin học trong ngân hàng ” (Nguồn: www.fbs.com.vn). Đề tài đã tập trung nghiên cứu những HTTT đang ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong ngân hàng. Đồng thời, đề tài còn đề xuất một số giải pháp cho các ngân hàng có thể áp dụng dễ dàng hơn các HTTT vào hoạt động của ngân hàng. Tuy nhiên, cho đến thời điểm hiện nay thì chưa có đề tài nào đề cập đến vấn đề hoàn thiện HTTT quản lý nhân sự của ngân hàng thương mại bằng cách ứng dụng một phần mềm quản lý nhân sự có sẵn vào HTTT quản lý của ngân hàng đó. Thiết nghĩ thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm có sẵn, được phát triển bởi các chuyên gia hàng đầu và có thể tích hợp trên moi hệ thống thông tin của các loại hình doanh nghiệp khác nhau thì việc đầu tư xây dựng, phát triển phần mềm mới là khá tốn kém mà chưa chắc hiệu quả đem lại đã bằng các phần mềm có sẵn. Vì vậy tính khả thi của đề tài nghiên cứu là tương đối cao. 1.3. Mục tiêu nghiên cứu đề tài. Phân tích và đánh giá thực trạng quản lý nhân sự của ngân hàng Liên Việt – chi nhánh Hà Nội hiện nay. Qua đó đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý nhân sự tại ngân hàng Liên Việt – chi nhánh Hà Nội. Kết quả đem lại sẽ nâng cao hiệu quả trong hoạt động quản lý, kinh doanh cho ngân hàng và hỗ trợ thực hiện các nội dung mục tiêu đã đề ra. 1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. 1.4.1. Đối tượng nghiên cứu. Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống quản lý nhân sự của ngân hàng TMCP Liên Việt – chi nhánh Hà Nội. 1.4.2. Phạm vi nghiên cứu. Đề tài nghiên cứu được đặt ra trên thực trạng quản lý nhân sự tai Ngân hàng TMCP Bưu điện Liên Việt – chi nhánh Hà Nội. Về không gian: Đề tài nghiên cứu giới hạn tại Ngân hàng Liên Việt – chi nhánh Hà Nội. Về thời gian : Khóa luận tập trung nghiên cứu tìm hiểu những số liệu về vấn đề quản lý nhân sự của Ngân hàng từ năm 2008 đến nay. 1.5. Phương pháp thực hiện đề tài. Phương pháp nghiên cứu tài liệu : Tìm hiểu nghiên cứu các văn bản, tài liệu có liên quan đến đề tài nghiên cứu qua Internet và các bài báo. Phân tích, tổng hợp các tài liệu có liên quan đến đề tài Phương pháp thống kê, thu thập số liệu bằng cách sử dụng phiếu điều tra và phỏng vấn : Tiến hành phát phiếu điều tra cho một số nhân viên trong công ty, lấy ý kiến của các nhân viên này đối với phương thức quản lý nhân sự hiện tại của Ngân hàng và thái độ của họ về việc thay đổi phương pháp quản lý. Ngoài ra có thể tiến hành phỏng vấn cán bộ quản lý nhân sự về một số vấn đề liên quan đến nhân sự. Phương pháp phân tích, tổng hợp, xử lý và đánh giá : Sử dụng ứng dụng Microsoft Office Excel 2003 để xử lý các số liệu thu thập được và vẽ biểu đồ minh họa. Vận dụng phương pháp đánh giá tổng hợp kết hợp với hệ thống hóa các số liệu đã qua xử lý để có thể nhận định đầy đủ về tình hình hoạt động chung, để đánh giá thực trạng việc quản lý nhân sự trong thời điểm hiện tại và định hướng phát triển trong tương lai. Phương pháp so sánh đối chiếu : Đối chiếu giữa lý luận và thực tiển kết hợp thu thập và đối chiếu thông tin , dữ liệu thu được từ các nguồn khác (qua Internet, các bài báo,…) chọn được thông tin phù hợp với khóa luận qua đó tìm ra và giải quyết những khó khăn thách thức còn tồn tại bên trong quá trình quản lý, giúp ta đánh giá được năng lực quản lý hiện tại của ngân hàng và đưa ra được các giải pháp phù hợp nhất. 1.6. Kết cấu khóa luận. Ngoài danh mục bảng biểu sơ đồ hình vẽ, danh mục từ viết tắt, kết luận và phần tài liệu tham khảo, phụ lục, khóa luận gồm ba phần: Phần I. Tổng quan về vấn đề hoàn thiện hệ thống quản lý nhân sự tại ngân hàng TMCP Bưu điện Liên Việt – chi nhánh Hà Nội. Phần II. Cơ sở lý luận và thực trạng hệ thống quản lý nhân sự tại ngân hàng TMCP Bưu điện Liên Việt – chi nhánh Hà Nội. Phần III. Định hướng phát triển và đề xuất về vấn đề hoàn thiện hệ thống quản lý nhân sự tại ngân hàng TMCP Bưu điện Liên Việt – Chi nhánh Hà Nội. PHẦN II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI NGÂN HÀNG TMCP BƯU ĐIỆN LIÊN VIỆT – CHI NHÁNH HÀ NỘI 2.1. Cơ sở lý luận. 2.1.1. Các khái niệm cơ bản. 2.1.1.1. Nguồn nhân lực Về ý nghĩa kinh tế, nguồn năng lực là “ Tổng hợp các năng lực lao động trong mỗi con người của một quốc gia, một vùng lãnh thổ, địa phương, đã được chuẩn bị ở mức độ nhất định và có khả năng huy động vào quá trình phát triển kinh tế xã hội của đất nước hoặc vùng địa phương cụ thể ”. Theo quan điểm của kinh tế học phát triển, nguồn nhân lực là tài nguồn tài nguyên nhân sự của quốc gia hoặc của một tổ chức, là vốn nhân lực, ở tầm vĩ mô đó là nguồn lực xã hội, ở tầm vi mô đó là một tập hợp của rất nhiều cá nhân, nhân cách khác nhau với những nhu cầu tâm lý khác nhau, là toàn bộ đội ngũ nhân viên của DN. (Nguồn: Derek Torrington, Laura Hall, Stephen Taylor, Human Resource Management, 2008, Nhà xuất bản Pearson Education Edited ) 2.1.1.2. Quản lý nhân sự Hoạt động quản lý nhân sự ra đời từ thời trung cổ và phát triển mạnh mẽ vào cuối thế kỉ 19, đầu thế kỉ 20. Trải qua một quá trình phát triển lâu dài như vậy đã chứng tỏ đây là một hoạt động quan trọng quyết định sự tồn tại và phát triển của bất kỳ một DN nào. Do đó đòi hỏi chúng ta phải có những hiểu biết chính xác nhất về hoạt động quản lý nhân sự. Quản lý nhân sự là khoa học quản lý con người dựa trên niềm tin cho rằng nhân sự đóng vai trò quan trọng bậc nhất tới sự thành công lâu dài của tổ chức hay doanh nghiệp. Một tổ chức, DN có thể tăng lợi thế cạnh tranh của mình bằng cách sử dụng lao động một cách hiệu quả, tận dụng kinh nghiệm và sự khéo léo của họ nhằm đạt được các mục tiêu đề ra. Quản lý nhân sự nhằm mục đích tuyển chọn những người có năng lực, nhanh nhạy và cống hiến trong công việc, quản lý hoạt động và khen thưởng kết quả hoạt động cũng như phát triển năng lực của họ. Một trong những yêu cầu chính của quản trị nhân sự là tìm ra đúng người, đúng số lượng và đúng thời điểm trên các điều kiện thỏa mãn cả DN và nhân viên mới. Khi lựa chọn được những người có kỹ năng thích hợp làm việc ở đúng vị trí thì cả nhân viên lẫn công ty đều có lợi. Quản lý nhân sự được hiểu là một trong các chức năng cơ bản của quá trình quản lý, giải quyết tất cả các vấn đề liên quan tới con người gắn với công việc của họ trong bất cứ DN nào. Quản lý nhân sự là một hoạt động vừa mang tính chất khoa học vừa mang tính nghệ thuật vì quản lý nhân sự là một lĩnh vực gắn bó đến văn hóa tổ chức và chứa đựng nhiều giá trị nhân văn hơn bất cứ một lĩnh vực nào. Vì vậy, quản trị nhân sự chính là việc thực hiện chức năng tổ chức của quản trị căn bản, bao gồm các nội dung cơ bản sau đây: - Phân tích công việc. - Tuyển dụng nhân viên. - Đào tạo và nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên. - Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động thông qua việc sử dụng hệ thống kích thích vật chất và tinh thần đối với nhân viên. Bảng 2.1: Các nội dung cơ bản của quản trị nhân sự (Nguồn: John Bratton, Jeffey Gold, Human Resource Management, 2000, Nhà xuất bản Lawrence Erlbaum Associats, Inc) 2.1.1.3. Hệ thống thông tin Khái niệm: Theo giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, khái niệm về hệ thống thông tin được hiểu như sau: - Hệ thống là một tập hợp các phần tử có mối qua lại, tác động lẫn nhau, cùng hoạt động để hướng tới mục tiêu chung thông qua việc tiếp cận dữ liệu vào và sản sinh ra dữ liệu ra nhờ một quá trình chuyển đổi. - Thông tin được biểu thị theo nghĩa thông thường là thông báo hay tin nhận được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thể hiện các mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng. Nói đến thông tin là phải nói đến hai chủ thể: Chủ thể phản ánh (truyền tin) và đối tượng nhận sự phản ánh đó (tiếp nhận thông tin). - Hệ thống thông tin HTTT là hệ thống bao gồm người, thủ tục và các nguồn lực để tiến hành thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức. HTTT đóng vai trò trung gian giữa hệ quyết định và hệ tác nghiệp trong hệ thống quản lý. 2.1.1.4. Hệ thống thông tin quản lý. Theo giáo trình Hệ thống thông tin quản lý thì HTTTQL được hiểu như sau: Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System – MIS) là hệ thống có nhiệm vụ cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý điều hành một tổ chức. Thành phần chiếm vị trí quan trọng trong HTTTQL là một cơ sở dữ liệu hợp nhất chứa các thông tin phản ánh cấu trúc nội tại của hệ thống và các thông tin về các hoạt động diễn ra trong hệ thống. Hình 2.2: Mô hình tổng quát HTTTQL ( Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lí ) Mô hình tổng quát các thành phần của HTTTQL biểu diễn trong Hình 2.1 cho thấy hệ thống bao gồm năm thành phần mà người ta thường gọi là các tài nguyên của hệ thống, đó là: Tài nguyên về phần mềm, tài nguyên về nhân lực, tài nguyên về phần cứng, tài nguyên về dữ liệu, tài nguyên mạng. Vai trò và nhiệm vụ HTTT góp phần quan trọng vào hiệu quả hoạt động, tinh thần và năng suất lao động nhân viên, phục vụ và đáp ứng thỏa mãn nhu cầu khách hàng. Là một nguồn thông tin và hỗ trợ chính vô cùng cần thiết để nâng cao hiệu quả việc ra quyết định của các cấp quản trị và các doanh nhân. Ngày nay, một số DN coi HTTT là và yếu tố sống còn trong phát triển sản phẩm dịch vụ cạnh tranh, tăng cường lợi thế chiến lược của một tổ chức trên thị trường toàn cầu. HTTTQL có nhiệm vụ: - Nhiệm vụ đối ngoại: Thu thập thông tin từ phía ngoài hệ thống phục vụ các hoạt động bên trong của hệ thống đồng thời đưa các thông tin ra bên ngoài như các thông tin về giá cả thị trường, sức lao động, nhu cầu hàng hóa. - Nhiệm vụ đối nội: HTTT làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệ kinh doanh, cung cấp thông tin cho hệ tác nghiệp và các hệ đưa ra quyết định như các thông tin phản ánh tình trạng nội bộ của cơ quan tổ chức trong hệ thống đồng thời thông tin về tình trạng hoạt động kinh doanh của hệ thống thông tin của DN. Các loại HTTT quản lý thông dụng Có nhiều cách khác nhau để phân loại HTTT, dưới đây là phân loại HTTT theo lĩnh vực ngành nghề hoạt động mà HTTT được ứng dụng. Hệ thống thông tin kế toán AIS (Accounting System Information): Là một phần đặc biệt của HTTT quản lý. Nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài chính. Hệ thống thông tin bán hàng, marketing: Là hệ thống hỗ trợ các nghiệp vụ trong bán hàng và maketing của doanh nghiệp như thông tin khuyến mại, giảm giá, thông tin khách hàng… Hệ thống thông tin sản xuất: Là hệ thống sử dụng trong quá trình sản xuất sản phẩm. Hỗ trợ quản lý đầu vào, đầu ra của sản phẩm, quản lý giám sát sản xuất… Hệ thống thông tin tài chính: Là một hệ thống thực hiện quản lý, phân tích, đánh giá, lữu trữ, dự đoán… về tất cả các hoạt động tài chính. Đối tượng quản lý là thông tin tài chính trong và ngoài nước, nội bộ tổ chức hoặc môi trường bên ngoài tổ chức. Hệ thống thông tin nhân sự: Là hệ thống bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý (tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hiệu quả hoạt động, và sa thải nhân viên trong DN…) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa DN và đội ngũ nhân viên của DN. Hình 2.3: Mô hình mối quan hệ các HTTTQL thông dụng Các chức năng của hệ thống thông tin quản lý Quản lý thông tin theo ba cấp: Cấp chiến lược, cấp chiến thuật và cấp tác nghiệp. Những người chịu trách nhiệm ở mức lập kế hoạch chiến lược có nhiệm vụ xác định mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức. Từ đó họ thiết lập các chính sách chung và hoạch định những đường lối phát triển. Những trách nhiệm chiến thuật là thuộc mức kiểm soát quản lý, có nghĩa là dùng các phương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lược đặt ra ở mức cao hơn. Cuối cùng ở mức tác nghiệp, quản lý việc sử dụng sao cho có hiệu quả và hiệu lực những phương tiện và nguồn lực để tiến hành tốt các hoạt động của tổ chức nhưng phải tuân thủ các ràng buộc về tài chính, thời gian và kĩ thuật. 2.1.2. Các nhân tố ảnh hưởng đến quản lý nhân sự. Hoạt động quản lý nhân sự của DN chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố. Mỗi một yếu tố lại có những tác động khác nhau, có những tác động khác nhau, có thể tác động nhiều hay ít, theo chiều tích cực hoặc tiêu cực. Ở đây có thể chia các nhân tố này làm hai nhóm, đó là nhóm yếu tố bên trong trong DN và yếu tố bên ngoài DN. Nhóm yếu tố bên ngoài DN gồm có bối cảnh kinh tế, dân số, khoa học kỹ thuật, đối thủ cạnh tranh,… Trong nền kinh tế thị trường phát triển như hiện nay thì môi trường bên ngoài cũng thay đổi rất nhanh chóng. Điều này đòi hỏi các DN muốn tồn tại phải luôn tự đổi mới để không trở nên tụt hậu, làm giảm khả năng cạnh tranh của mình. Nhóm yếu tố bên trong DN gồm đội ngũ nhân viên, nhà quản lý, mục tiêu, triết lý và các chính sách về quản lý nhân sự của DN. Việc áp dụng các thông lệ tốt trong quản lý nguồn nhân lực rất quan trọng để đạt được kết quả kinh doanh tốt. Tuy nhiên tại một số DN điều kiện tại nơi làm việc và quan hệ trong công việc có thể không khuyến khích nhân viên cố gắng hết sức. Hiệu quả làm việc của nhân viên được xác định bằng những phương pháp không mang tính xây dựng. Do vậy, để vượt qua những thách thức này người quản lý cần phải học hỏi nhiều hơn cách tìm và áp dụng các phương pháp để quản lý nguồn nhân lực hiệu quả hơn trong DN của mình. 2.1.3. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự Là một hệ thống thông tin dùng để thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liên quan đến nguồn nhân lực trong tổ chức để hỗ trợ cho việc ra quyết định. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, các thông tin do hệ thống mang lại có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định liên quan đến nhân sự tại cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. (Nguồn: www.en.wikipedia.org) Nếu ta ứng dụng tin học vào công tác nhân sự thì dữ liệu của hệ thống thông tin quản lí nhân sự tại cơ quan sẽ được lưu trữ và bảo quản trên các phương tiện nhớ của máy tính điện tử, các chương trình quản lí nhân sự cho phép ta lưu trữ, sắp xếp, tìm kiếm các thông tin về nhân sự một cách nhanh chóng, thuận lợi. 2.1.4. Các hệ thống thông tin trong ngân hàng. Ngân hàng hiện là một trong những lĩnh vực phát triển mạnh và là một thành phần không thể thiếu trong nền kinh tế. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ trong lĩnh vực ngân hàng là những nhu cầu đòi hỏi về nâng cao chất lượng dịch vụ. Chính vì vậy, bất kỳ một ngân hàng nào cũng không ngừng áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý. Tuy nhiên, do đặc thù hoạt động của công việc nên các hệ thống thông tin trong ngân hàng cũng thể hiện những điểm rất khác biệt so với các hệ thống thông tin áp dụng trong các DN thương mại đơn thuần. Đặc biệt, đối với hệ thống của ngân hàng thương mại thì tính khác biệt lớn nhất với các hệ thống quản lý kinh tế khác đó chính là tính bảo mật, xử lý thông tin nhanh chóng, khả năng cập nhật thông tin liên tục. Thị trường tiền tệ luôn vận động, một biến động nhỏ trên thị trường cũng có tác động lớn đến các hoạt động đầu tư kinh doanh của doanh nghiệp điều đó chi phối các hoạt động của từng bộ phận trong hệ thống do đó khả năng cập nhật thông tin phải đạt tính thường xuyên 24/24, 24/7. Đây chính là đặc điểm khác biệt nhất của hệ thống thông tin ngân hàng. Ngoài ra, hệ thống đòi hỏi phải ổn định, xử lý một khối lượng lớn thông tin mỗi ngày. Chính vì vậy các hoạt động của hệ thống quản lý trong ngân hàng cần có các giải pháp công nghệ đi trước thời đại trong các hoạt động nội tại của hệ thống. Hình 2.3: Phần trăm thị phần của các hệ thống ngân hàng đang áp dụng tại Việt Nam ( Nguồn: www.fbs.com.vn ) 2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng vấn đề quản lý nhân sự tại Ngân hàng TMCP Bưu điện Liên Việt – Chi nhánh Hà Nội. 2.2.1. Giới thiệu chung về Ngân hàng Liên Việt. 2.2.1.1. Thông tin chung về đơn vị. Tên đơn vị viết bằng Tiếng Việt: Ngân hàng Thương mại cổ phần Bưu diện Liên Việt Tên đơn vị viết bằng Tiếng Anh: LienViet Post Joint Stock Commercial Bank Tên đơn vị viết tắt: LienVietPostBank hay LPB Vốn điều lệ: 3.300 tỷ đồng Địa chỉ trụ sở:  Trụ sở chính: 32 Nguyễn Công Trứ, Phường 1, TP. Vị Thanh, Tỉnh Hậu Giang.  Văn phòng Điều hành: 109 Trần Hưng Đạo, Q. Hoàn Kiếm, TP. Hà Nội.  Chi nhánh Hà Nội: 135 Xã Đàn, Q. Đống Đa, TP. Hà Nội Số điện thoại: 04 6 2689 689 Website của công ty: http://lienvietpostbank.com.vn Lịch sử hình thành và phát triển: Ngân hàng Bưu Điện Liên Việt tiền thân là Ngân hàng Liên Việt được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam chấp thuận nguyên tắc cấp giấy phép thành lập và hoạt động theo công văn số 12803/NHNN-CNH ngày 3 tháng 11 năm 2007. Giấy phép hoạt động số 91/GP-NHNN do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cấp ngày 28 tháng 3 năm 2008. Giấy chứng nhận kinh doanh số 643000058 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Hậu Giang cấp. Đến 31/12/2008 (sau 8 tháng hoạt động), ngân hàng đạt lợi nhuận 444 tỷ đồng, tổng tài sản đạt gần 7.500 tỷ đồng. Lý do là Liên Việt đã tận dụng lợi thế về vốn điều lệ 3.300 tỷ đồng và sử dụng rất thành công trong năm đầu. Những hoạt động này đều dựa trên một cơ sở công nghệ quan trọng: là ngân hàng đạt kỷ lục trong việc áp dụng hệ thống công nghệ ngân hàng lõi (Core Banking) chỉ trong 3 tháng. Năm 2010 đánh dấu sự thay đổi nhanh chóng của Ngân hàng Liên Việt về mặt thể chế và mạng lưới. Mạng lưới toàn quốc của ngân hàng tiếp tục mở rộng ở cả 3 miền. Đồng thời, ngân hàng cũng đã xây dựng được mô hình tổ chức phù hợp với sự phát triển toàn diện. Tháng 7 năm 2011, Ngân hàng Liên Việt đã được Thủ tướng Chính phủ và Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cho phép đổi tên thành Ngân hàng Thương mại Cổ phần Bưu Điện Liên Việt. Cùng với việc đổi tên này, Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam chính thức trở thành cổ đông lớn nhất của LienVietPostBank. Đến giai đoạn hiện nay, LPB cũng đã hình thành mạng lưới các đối tác, khách hàng chiến lược như: Công ty Cổ phần bảo hiểm Ngân hàng Nông nghiệp (ABIC), Công ty Cổ phần bất động sản điện lực dầu khí (PV Power Land), Công ty Cổ phần sành sứ thủy tinh Việt Nam (Vinaceglass), Tổng công ty Thương mại Hà Nội (HAPRO),…Cũng trong giai đoạn này, Liên Việt đã tiếp xúc và đàm phán thêm với các đối tác nước ngoài nhiều tiềm năng thuộc các quỹ đầu tư, các ngân hàng, các tổ chức tài chính quốc tế như Dragon Capital, VinaCapital, Mekong Capital, FMO, Vietnam Partners, Citi, BNP Paribas, Credit Suisse, IFC,… để tìm kiếm các cơ hội kinh doanh mới. LPB định hướng xây dựng thương hiệu mạnh trên cơ sở phát huy nội lực, hoạt động minh bạch, gắn xã hội trong kinh doanh. Về mặt nhân sự và phòng ban trong ngân hàng bao gồm 1 giám đốc và 3 phó giám đốc, có 90 nhân viên làm việc trong 8 phòng ban ( theo thông tin của phòng hành chính nhân sự ). Các phòng ban bao gồm: - Phòng kế toán và ngân quỹ. - Sàn giao dịch vàng. - Phòng kế hoạch kinh doanh. - Phòng kinh doanh ngoại hối. - Phòng dịch vụ và marketing. - Các phòng giao dịch. - Phòng hành chính nhân sự. Sơ đồ cơ cấu tổ chức: