Tài liệu Hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty 32

1 LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết của đề tài Ngày nay, để tồn tại và phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng đổi mới và nâng cao trình độ quản lý, trong đó đổi mới và hoàn thiện công tác dự toán ngân sách giữ một vị trí vô cùng quan trọng. Bất kỳ một tổ chức nào dùø lớn hay nhỏ, thậm chí ngay trong phạm vi một gia đình cũng phải tính toán và dự trù việc sử dụng ngân sách của mình. Tuy nhiên, để dự toán ngân sách một cách chính xác, phản ánh đúng tiềm năng thực tế của doanh nghiệp là công việc rất khó thực hiện. Hiện nay, các doanh nghiệp lập dự toán ngân sách nhưng số liệu dự toán ngân sách thường không phản ánh đúng tiềm năng thực tế của doanh nghiệp nên không phát huy vai trò, công dụng của nó và gây lãng phí cho doanh nghiệp. Việc nghiên cứu để hoàn thiện công tác dự toán ngân sách, nhằm giúp các doanh nghiệp xây dựng hệ thống báo cáo dự toán ngân sách chính xác, phản ánh đúng tiềm năng, đảm bảo cho các dự toán thực sự là công cụ hữu ích cho nhà quản trị, và đảm bảo cho việc chuẩn bị các nguồn lực để đối phó kịp thời với mọi tình huống xảy ra đột xuất trong tương lai, có ý nghĩa lý luận và thực tiễn trong giai đoạn hiện nay. Công ty 32 là công ty giữ vị trí quan trọng trong Tổng cục hậu cần nhưng công tác dự toán ngân sách của công ty hiện nay còn nhiều khiếm khuyết, từ việc nhận thức được sự cần thiết của công tác dự toán ngân sách với các doanh nghiệp và từ yêu cầu đổi mới công tác quản lý tại công ty 32 nên tôi đã chọn đề tài “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty 32” Mục tiêu của đề tài: - Hệ thống hóa những vấn đề lý luận về dự toán ngân sách. - Đánh giá thực trạng về công tác dự toán ngân sách tại công ty 32. - Đề ra những giải pháp hoàn thiện công tác lập dự toán ngân sách tại công ty 32. 2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Luận văn chỉ tập trung nghiên cứu các vấn đề về dự toán ngân sách và chủ yếu nghiên cứu dự toán ngân sách ngắn hạn tại công ty 32. Phương pháp nghiên cứu Đề tài được nghiên cứu trên cơ sở phương pháp biện chứng duy vật, phương pháp tổng hợp, thống kê, phương pháp phân tích, phương pháp quan sát, phỏng vấn… Kết cấu của luận văn Ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung của luận văn bao gồm 3 chương: Chương 1: Tổng quan về dự toán ngân sách Chương 2: Thực trạng công tác dự toán ngân sách tại công ty 32 Chương 3: Hoàn thiện công tác dự toán ngân sách tại công ty 32 Luận văn còn có phần phụ lục trình bày các báo cáo dự toán ngân sách thực tế của công ty 32 để minh chứng cho những vấn đề về thực tế tại công ty 32 đã được đề cập trong luận văn và các báo cáo dự toán ngân sách đã được hoàn thiện theo quan điểm của tác giả luận văn. 3 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH 1.1 Các vấn đề lý luận chung về dự toán ngân sách 1.1.1 Một số khái niệm cơ bản Dự toán: Là những tính toán, dự kiến một cách toàn diện mục tiêu mà tổ chức cần phải đạt được đồng thời chỉ rõ cách thức huy động các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu mà tổ chức đặt ra. Dự toán được xác định bằng một hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị cho một khoảng thời gian xác định trong tương lai. Dự toán là cơ sở, là trung tâm của kế hoạch và tiền đề cho việc dự toán là dự báo. Dự toán ngân sách: Là những tính toán, dự kiến một cách toàn diện mục tiêu kinh tế, tài chính mà doanh nghiệp cần đạt được trong kỳ hoạt động, đồng thời chỉ rõ cách thức, biện pháp huy động các nguồn lực để thực hiện mục tiêu và nhiệm vụ đó. Dự toán ngân sách là một hệ thống bao gồm nhiều dự toán như: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu, dự toán chi phí nhân công, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán giá vốn hàng bán, dự toán vốn đầu tư, dự toán tiền, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán. Dự toán ngân sách là cơ sở để đánh giá thành quả hoạt động của từng bộ phận, của mỗi cá nhân phụ trách từng bộ phận, từ đó xác định trách nhiệm của từng bộ phận nhằm phục vụ tốt cho quá trình tổ chức và hoạch định. 1.1.2 Phân loại dự toán ngân sách Dự toán là công cụ của nhà quản lý, chính vì thế đòi hỏi nhà quản lý phải am hiểu các loại dự toán để thích ứng với từng nhu cầu riêng lẻ và từng hoàn cảnh cụ thể của từng tổ chức trong từng thời kỳ, từng giai đoạn. Tùy theo cách thức phân loại sẽ có các loại dự toán ngân sách sau đây: 1.1.2.1 Phân loại theo thời gian: • Dự toán ngân sách ngắn hạn: Dự toán ngân sách ngắn hạn là dự toán được lập cho kỳ kế hoạch là môt năm và được chia ra từng kỳ ngắn hơn là hàng quí và hàng tháng. Dự toán ngân sách ngắn hạn thường liên quan đến các hoạt động kinh doanh thường xuyên của tổ chức như mua hàng, bán 4 hàng, thu tiền, chi tiền, sản xuất… Dự toán ngân sách ngắn hạn được lập hàng năm trước khi niên độ kế toán kết thúc và được xem như là định hướng chỉ đạo cho mọi hoạt động của tổ chức trong năm kế hoạch. • Dự toán ngân sách dài hạn: dự toán ngân sách dài hạn còn được gọi là dự toán ngân sách vốn, đây là dự toán được lập liên quan đến tài sản dài hạn, thời gian sử dụng tài sản vào các hoạt động kinh doanh thường hơn 1 năm. Dự toán dài hạn thường bao gồm việc dự toán cho các tài sản lớn phục vụ cho hoạt động sản xuất và hệ thống phân phối như nhà xưởng, máy móc thiết bị …để đáp ứng yêu cầu chiến lược kinh doanh. Đặc điểm cơ bản của dự toán ngân sách vốn là lợi nhuận dự kiến lớn, mức độ rủi ro cao, thời gian thu hồi vốn dài. 1.1.2.2 Phân loại theo chức năng • Dự toán hoạt động: Bao gồm các dự toán liên quan đến hoạt động cụ thể của doanh nghiệp. Ví dụ như dự toán tiêu thụ nhằm phán đoán tình hình tiêu thụ của công ty trong kỳ dự toán, dự toán sản xuất được áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất nhằm dự toán sản lượng sản xuất đủ cho tiêu thụ từ đó tính dự toán chi phí sản xuất, dự toán mua hàng được dùng cho các doanh nghiệp thương mại nhằm dự toán khối lượng hàng cần thiết phải mua để đủ cho tiêu thụ và tồn kho, sau đó lập dự toán chi phí bán hàng và quản lý, dự toán kết quả kinh doanh. • Dự toán tài chính: Là các dự toán liên quan đến tiền tệ, vốn đầu tư, bảng cân đối kế toán, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Dự toán tiền tệ là kế hoạch chi tiết cho việc thu và chi tiền. Dự toán vốn đầu tư trình bày dự toán các tài sản dài hạn và vốn cần thiết cho hoạt động kinh doanh ở những năm tiếp theo. Dự toán bảng cân đối kế toán, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là các dự toán tổng hợp số liệu kinh doanh của doanh nghiệp. 1.1.2.2 Phân loại theo phương pháp lập: • Dự toán ngân sách linh hoạt: Là dự toán cung cấp cho công ty khả năng ước tính chi phí và doanh thu tại nhiều mức độ hoạt động khác nhau. Dự toán linh hoạt được lập theo mối quan hệ với quá trình hoạt động, giúp xác định 5 ngân sách dự kiến tương ứng ở từng mức độ và phạm vi hoạt động khác nhau. Thông thường dự toán linh hoạt được lập ở 3 mức độ hoạt động cơ bản là: Mức độ hoạt động bình thường, trung bình; mức độ hoạt động khả quan nhất; mức độ bất lợi nhất. Ưu điểm của dự toán linh hoạt là có thể thích ứng với sự thay đổi của hoạt động kinh doanh, mở rộng phạm vi dự toán, tránh được việc sửa đổi dự toán một cách phiền phức khi mức độ hoạt động thay đổi. Mặt khác, có thể dùng dự toán để xem xét tình hình thực hiện trong thực tế . • Dự toán ngân sách cố định: Là dự toán tại các số liệu tương ứng với một mức độ hoạt động ấn định trước. Dự toán ngân sách cố định phù hợp với doanh nghiệp có hoạt động kinh tế ổn định. Dự toán cố định chỉ dựa vào một mức độ hoạt động mà không xét tới mức độ này có thể bị biến động trong kỳ dự toán. Nếu dùng dự toán này để đánh giá thành quả kinh doanh của một doanh nghiệp mà các nghiệp vụ luôn biến động thì khó đánh giá được tình hình thực hiện dự toán của doanh nghiệp. 1.1.2.3 Phân loại theo mức độ phân tích • Dự toán từ gốc: Là khi lập dự toán gạt bỏ hết những số liệu dự toán đã tồn tại trong quá khứ và xem các nghiệp vụ kinh doanh như mới bắt đầu. Tiến hành xem xét khả năng thu nhập, những khoản chi phí phát sinh và khả năng thực hiện lợi nhuận của doanh nghiệp để lập các báo cáo dự toán. Các báo cáo dự toán mới sẽ không lệ thuộc vào số liệu của báo cáo dự toán cũ. Dự toán từ gốc không chịu hạn chế các mức chi tiêu đã qua, không có khuôn mẫu vì thế nó đòi hỏi nhà quản lý các cấp phải phát huy tính năng động chủ quan và tính sáng tạo và căn cứ vào tình hình cụ thể để lập dự toán ngân sách. Phương pháp dự toán từ gốc có nhiều ưu điểm. Thứ nhất, nó không lệ thuộc vào các số liệu của kỳ quá khứ. Thông thường thì các doanh nghiệp thường hay dựa vào số liệu của các báo cáo dự toán cũ kết hợp với mục tiêu mới để lập dự toán ngân sách cho năm sau. Nhưng cách lập dự toán ngân sách như vậy sẽ che lấp và lệ thuộc vào các khuyết điểm ở kỳ quá khứ và cứ để các thiếu sót, các khuyết điểm của kỳ quá khứ tồn tại mãi trong doanh nghiệp. Dự toán từ gốc sẽ khắc phục nhược điểm này trong quá trình lập dự 6 toán. Thứ 2, phương pháp dự toán từ gốc là phát huy mạnh mẽ tính chủ động và sáng tạo của bộ phận lập dự toán. Quan điểm của các bộ phận lập dự toán không bị ảnh hưởng, chi phối bởi những quan điểm sai lầm của những người đi trước. Thông thường thì các bộ phận lập dự toán có khuynh hướng dựa vào ý định của người quản lý cùng với các quy định có sẵng để lập dự toán, thiếu chủ động suy nghĩ về tình hình tương lai, không mạnh dạn khai thác cơ hội phát triển công việc. Vì vậy, làm cho công tác dự toán chỉ mang tính hình thức, mất đi tính hiệu quả thực sự. Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là tất cả mọi hoạt động phân tích, nghiên cứu đều bắt đầu từ con số không, khối lượng công việc nhiều, thời gian dùng lập dự toán dài, kinh phí cho việc lập dự toán cao và cũng không thể chắc chắn rằng số liệu dự toán từ gốc chính xác hoàn toàn, không có sai sót. Dự toán cuốn chiếu: Dự toán cuốn chiếu còn gọi là dự toán nối mạch. Dự toán theo phương pháp này là các bộ phận lập dự toán sẽ dựa vào các báo cáo dự toán cũ của doanh nghiệp và điều chỉnh với những thay đổi trong thực tế để lập các báo cáo dự toán mới. Ví dụ chu kỳ lập dự toán ngân sách năm (12 tháng) cứ 1 tháng đi qua thì chỉ còn 11 tháng thì doanh nghiệp lại sử dụng báo cáo dự toán cũ (báo cáo dự toán tháng 1) để lập thêm báo cáo dự toán cho tháng tiếp theo (tháng 2). Trong trường hợp có sự thay đổi mức độ hoạt động hoặc có sự chênh lệch giữa báo cáo dự toán ngân sách cũ (tháng 1) và số liệu thực tế tháng 1 thì sẽ tiến hành điều chỉnh hoặc sửa đổi dự toán cũ (dự toán tháng 1) cho phù hợp với tình hình mới, rồi từ đó làm cơ sở cho việc lập dự toán tháng tiếp theo sau. Ưu điểm của phương pháp này là các báo cáo dự toán được soạn thảo, theo dõi và cập nhật một cách liên tục, không ngừng. Dự toán cuốn chiếu giúp cho các nhà quản lý doanh nghiệp có thể kế hoạch hóa liên tục các hoạt động kinh doanh của các năm một cách liên tục mà không phải đợi đến kết thúc việc thực hiện dự toán năm cũ mới có thể lập dự toán ngân sách cho năm mới. 7 Khuyết điểm của phương pháp này là quá trình lập dự toán ngân sách lệ thuộc rất nhiều vào các báo cáo dự toán cũ, không phát huy tính chủ động sáng tạo của các bộ phận lập dự toán ngân sách. 1.1.3 Mục đích, chức năng của dự toán ngân sách: 1.1.3.1 Mục đích của dự toán ngân sách • Dự toán ngân sách giúp các nhà quản trị cụ thể hóa các mục tiêu của doanh nghiệp bằng các số liệu. • Dự toán ngân sách liên kết các đơn vị trong tổ chức để cùng thực hiện các mục tiêu của nhà quản trị. • Dự toán ngân sách cung cấp cho nhà quản trị doanh nghiệp toàn bộ thông tin về kế hoạch ngân sách sản xuất, kinh doanh trong từng thời gian cụ thể và cả quá trình sản xuất kinh doanh. • Dự toán ngân sách là căn cứ đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu đã dự kiến. Từ đó thấy được những mặt mạnh cần phát huy và những tồn tại cần có giải pháp hữu hiệu để khắc phục; làm cơ sở cho các quyết định kinh doanh tồi ưu. • Dự toán ngân sách giúp nhà quản trị kiểm soát quá trình hoạt động của doanh nghiệp và đánh giá trách nhiệm quản lý cuả từng bộ phận trong doanh nghiệp. • Là căn cứ để khai thác các khả năng tiềm tàng về nguồn lực tài chính nhằm phát huy nội lực và tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp. 1.1.3.2 Chức năng của dự toán ngân sách Chức năng hoạch định: Chức năng hoạch định của dự toán ngân sách thể hiện ở việc hoạch định các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể như hoạch định về sản lượng tiêu thụ, sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng v.v… dự toán ngân sách được xem là công cụ để lượng hoá các kế hoạch của nhà quản trị. Chức năng điều phối: Chức năng điều phối của dự toán ngân sách thể hiện ở việc huy động và phân phối các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu của nhà quản trị. Nhà quản trị kết hợp giữa hoạch định các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể và việc đánh giá năng lực sản xuất kinh doanh thực tế của từng bộ phận để điều phối 8 các nguồn lực của doanh nghiệp tới các bộ phận sao cho việc sử dụng đạt hiệu quả cao nhất. Chức năng thông tin: Chức năng thông tin của dự toán ngân sách thể hiện ở chỗ dự toán ngân sách là văn bản cụ thể, súc tích truyền đạt các mục tiêu, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp đến các nhà quản lý các bộ phận, phòng ban. Thông qua các con số trong báo cáo dự toán nhà quản trị đã truyền thông điệp hoạt động cho các bộ phận và các bộ phận dựa vào cơ sở số liệu đó làm kim chỉ nam cho mọi hoạt động hàng ngày. Chức năng kiểm soát: Chức năng kiểm soát của dự toán ngân sách thể hiện ở việc dự toán ngân sách được xem là cơ sở, là thước đo chuẩn để so sánh, đối chiếu với số liệu thực tế đạt được của công ty thông qua các báo cáo kế toán quản trị. Lúc này thì dự toán ngân sách đóng vai trò kiểm tra, kiểm soát. Khi đóng vai trò kiểm soát, dự toán ngân sách quan sát việc thực hiện các kế hoạch chiến lược, đánh giá mức độ thành công và trong trường hợp cần thiết có thể có phương án sữa chữa, khắc phục yếu điểm. Chức năng đo lường, đánh giá: Chức năng đo lường, đánh giá của dự toán ngân sách thể hiện ở việc dự toán ngân sách cung cấp một thước đo chuẩn, một khuôn khổ chuẩn để đánh giá hiệu quả của nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu đã đề ra. Dự toán ngân sách là công cụ quản lý đa chức năng. Tuy nhiên chức năng nổi bật nhất của dự toán ngân sách vẫn là hoạch định và kiểm soát. 1.2 Các mô hình lập dự toán ngân sách, quy trình lập dự toán ngân sách và mối quan hệ giữa các bộ phận dự toán trong doanh nghiệp 1.2.1 Các mô hình lập dự toán ngân sách của doanh nghiệp Xét về cơ chế dự toán ngân sách có thể được lập theo 3 mô hình sau: 1.2.1.1 Mô hình 1: Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống Theo mô hình này các chỉ tiêu dự toán được định ra từ ban quản lý cấp cao của tổ chức, sau đó truyền xuống cho quản lý cấp trung gian, sau khi quản lý cấp trung gian xem xét sẽ chuyển xuống cho quản lý cấp cơ sở ?? làm mục tiêu, kế hoạch trong việc tổ chức hoạt động tại từng bộ phận trong doanh nghiệp. 9 Nhận xét mô hình 1: Lập dự toán theo mô hình này mang nặng tính áp đặt từ quản lý cấp cao xuống nên rất dễ tạo ra sự gây ra sự bất bình của các bộ phận riêng lẻ trong doanh nghiệp. Đôi khi dự toán do nhà quản lý cấp cao tự ấn định sẽ quá cao hoặc quá thấp so với mức độ hoạt động và năng lực thực tế của bộ phận, điều này không khuyến khích sự cộng tác chung sức và tăng năng suất của các bộ phận trong tổ chức. Tâm lý của nhiều người thì họ thích làm những gì mà mình hoạch định hơn là những gì áp đặt từ bên ngoài vì thế dự toán ngân sách khó có thể thành công. Khi lập dự toán ngân sách theo mô hình này đòi hỏi nhà quản lý cấp cao phải có tầm nhìn tổng quát, toàn diện về mọi mặt của doanh nghiệp và nhà quản lý cấp cao phải nắm vững chặt chẽ chi tiết hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp cả về mặt định tính và định lượng, điều này chỉ phù hợp với doanh nghiệp có qui mô nhỏ, có ít sự phân cấp về quản lý hoặc được sử dụng trong những trường hợp hoặc tình thế đặc biệt mà buộc doanh nghiệp phải tuân theo sự chỉ đạo của quản lý cấp cao hơn. 1.2.1.2 Mô hình 2: Mô hình thông tin phản hồi. Theo mô hình này thì việc lập dự toán được thực hiện theo qui trình sau: Các chỉ tiêu dự toán đầu tiên được ước tính từ ban quản lý cấp cao nhất trong doanh nghiệp, dự toán lúc này mang tính dự thảo và được truyền xuống cho các cấp quản lý trung gian. Trên cơ sở đó các đơn vị quản lý trung gian sẽ phân bổ xuống các đơn vị cấp cơ sở. Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào các chỉ tiêu dự thảo, căn cứ vào khả năng và điều kiện của mình để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện được và những chỉ tiêu dự toán cần giảm bớt hoặc tăng lên. Sau đó bộ phận quản lý cấp cơ sở bảo vệ dự toán của mình trước bộ phận quản lý cấp trung gian. Bộ phận quản lý cấp trung gian, trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các bộ phận cấp cơ sở, kết hợp với kinh nghiệm và tầm nhìn tổng quát toàn diện hơn về hoạt động của các bộ phận cấp cơ sở, để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện được của bộ phận mình và tiến hành trình bày và bảo vệ trước bộ phận quản lý cấp cao hơn. 10 Bộ phận quản lý cấp cao trên cơ sở tổng hợp số liệu dự toán từ các bộ phận cấp trung gian, kết hợp với tầm nhìn tổng quát, toàn diện về toàn bộ hoạt động của tổ chức, hướng các bộ phận khác nhau đến mục tiêu chung. Bộ phận quản lý cấp cao sẽ xét duyệt thông qua các chỉ tiêu dự toán của bộ phận quản lý trung gian và bộ phận quản lý trung gian xét duyệt thông qua cho bộ phận quản lý cơ sở. Và khi dự toán đã được xét duyệt sẽ trở thành dự toán chính thức được sử dụng như định hướng hoạt động của kỳ kế hoạch. Nhận xét mô hình 2: Lập dự toán theo mô hình này sẽ thu hút được trí tuệ và kinh nghiệm của các cấp quản lý khác nhau vào quá trình lập dự toán. Mô hình này thể hiện được sự chung sức trong việc xây dựng dự toán ngân sách trong doanh nghiệp từ quản lý cấp cơ sở đến nhà quản lý cấp cao, vì vậy dự toán sẽ có tính chính xác và độ tin cậy cao. Dự toán được lập trên sự tổng hợp về khả năng và điều kiện cụ thể của các cấp quản lý nên chắc chắn tính khả thi sẽ cao. Tuy nhiên nếu lập dự toán theo mô hình này sẽ phải tốn nhiều thời gian và chi phí cho việc thông tin dự thảo, phản hồi, xét duyệt và chấp thuận. Hơn nữa, việc lập dự toán theo mô hình này đòi hỏi có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận và sự liên kết chặt chẽ giữa các thành viên trong mỗi bộ phận để có thể đưa ra những số liệu dự toán phù hợp với bộ phận của mình, vì vậy nhân tố con người đóng vai trò quan trọng, các thành viên và các bộ phận trong doanh nghiệp phảûi đoàn kết và đồng lòng thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp. 1.2.1.3 Mô hình 3: Mô hình thông tin từ dưới lên Theo mô hình này, dự toán được lập từ cấp quản lý cấp thấp nhất đến cấp quản lý cấp cao nhất. Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào khả năngvà điều kiện của cấp mình để lập dự toán, sau đó trình lên quản lý cấp cao hơn (quản lý cấp trung gian). Quản lý cấp trung gian tổng hợp số liệu của cấp cơ sở và trình lên quản lý cấp cao. Quản lý cấp cao sẽ tổng hợp số liệu của quản lý cấp trung gian và kết hợp với tầm nhìn tổng quát toàn diện về toàn bộ hoạt động doanh nghiệp của quản lý cấp cao, mục tiêu ngắn hạn, chiến lược dài hạn của doanh nghiệp để xét duyệt thông qua dự án. Khi dự án được xét duyệt thông qua sẽ chính thức đi vào sử dụng. 11 Nhận xét mô hình 3: Lập dự toán ngân sách theo mô hình này rất thoáng, hầu như mọi việc đều để cho các bộ phận tự quyết định. Người trực tiếp tham gia trong các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp lập dự toán thì số liệu sẽ chính xác hơn và thực tế hơn. Tâm lý chung thì mọi người sẽ thích làm những gì do mình đặt ra, vì vậy dự toán mang tính khả thi cao và kéo mọi người trong tổ chức cùng hướng đến mục tiêu chung của tổ chức. Việc để cho các bộ phận tự lập dự toán của bộ phận mình sẽ phát huy rất tích cực vai trò kiểm tra của dự toán ngân sách, buộc mọi người trong tổ chức phấn đấu đạt được kế hoạch do chính mình lập ra. Nếu các bộ phận không đạt được các chỉ tiêu như trong dự toán thì họ chỉ có thể trách mình chứ không thể đổ lỗi cho bất kỳ ai được. Dự toán theo mô hình này rất phù hợp với công ty lớn, hoặc các tập đoàn vì thể hiện sự phân quyền trong quản lý. Lập dự toán theo mô hình này không tốn nhi ều thời gian và chi phí nhưng vẫn hiệu quả Tuy nhiên nhược điểm lớn nhất của mô hình chính là việc để cho các cơ sở tự định dự toán của mình nên có thể xảy ra tình trạng lập dự toán thấp hơn năng lực thật sự mà họ có thể thực hiện được. Lúc này dự toán ngân sách không phát huy được tính tính cực của nó mà còn làm trì trệ các hoạt động sản xuất, lãng phí tài nguyên và năng lực của doanh nghiệp, không khai thác hết khả năng tiềm tàng của doanh nghiệp. Vì vậy nhà quản lý cấp cao cần kiểm tra, cân nhắc kỹ lưỡng trước khi chấp nhận ngân sách tự định của cấp dưới. Nếu có những khoản mục nào đáng nghi ngờ thì phải thảo luận với quản lý các cấp dưới cho đến khi đạt được sự chấp nhận. Nhận xét chung Trong 3 mô hình trên thì mỗi mô hình có ưu điểm và nhược điểm nhất định. Tùy theo đặc điểm của từng tổ chức sẽ chọn mô hình phù hợp cho việc lập dự toán ngân sách tại đơn vị mình. Tuy nhiên mô hình lập dự toán ngân sách từ dưới lên chịu nhiều ảnh hưởng của lý luận quản lý hiện đại, nhấn mạnh cơ chế khuyến khích cổ vũ nhân viên bằng sự cùng tham gia nhiều hơn là ép buộc. Hiện nay theo xu thế chung, thì quản lý hiện đại đang được phát triển và sử dụng ở nhiều công ty, nhiều 12 tập đoàn thay cho quản lý kiểu truyền thống, tập quyền trước đây, nên dự toán theo mô hình từ dưới lên được các doanh nghiệp ưa chuộng. Thực chất, trong quá trình lập dự toán ngân sách tất cả các cấp quản lý trong tổ chức cần kết hợp với nhau, cùng làm việc chung với nhau để lập dự toán ngân sách hoàn chỉnh. Nhà quản lý cấp cao thì không quen với chi tiết, cần dựa vào nhà quản lý cấp dưới để cung cấp chi tiết thông tin ngân sách, nhưng họ có tầm nhìn rộng và nắm vững các mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp. Vì vậy vấn đề con người trong dự toán ngân sách rất quan trọng đòi hỏi mọi người trong tổ chức hướng đến mục tiêu chung của tổ chức, cùng bắt tay tham gia vào việc dự toán ngân sách và cùng thực hiện dự toán ngân sách để dự toán ngân sách trở nên thực tế và khả thi hơn. 1.2.2 Qui trình quản lý ngân sách Dự toán ngân sách là công việc rất quan trọng nên không thể chấp nhận một dự toán ngân sách có nhiều sai sót. Việc lập dự toán ngân sách một cách chính xác ngay từ lần đầu tiên là rất khó. Lập dự toán ngân sách cũng tương tự như cố gắng dự đoán chính xác tương lai, trong khi đó tương lai thì không chắc chắn. Hơn nữa, trong kinh doanh có nhiều vấn đề không thể lường trước nên khiến cho việc lập dự toán ngân sách càng trở nên khó khăn và thiếu thực tế. Vì vậy trước khi lập dự toán ngân sách cần phải hoạch định một qui trình dự toán ngân sách để chuẩn bị tất cả các công việc mà ủy ban dự toán ngân sách cần phải làm. Tùy theo từng công ty, tùy theo phong cách quản lý mà quy trình công việc lập dự toán ngân sách sẽ khác nhau. Sau đây là quy trình quản lý ngân sách cơ bản được trình bày trong sách Managing budgets của nhà xuất bản Dorling Kindersley Limited 13 CHUAÅN BÒ SOAÏN THAÛO THEO DOÕI Xaùc ñònh roõ muïc tieâu chung cuûa coâng ty Thu thaäp thoâng tin soáâ lieäu, chuaån bò döï thaûo ngaân saùch ñaàu Phaân tích söï khaùc nhau giöõa keát quaû thöïc teá vaø döï toaùn Chuaån saùch Kieåm tra caùc con soá döï toaùn baèng caùch chaát vaán vaø phaân tích hoùa ngaân Ñaùnh giaù heä thoáng tieân Laäp döï toaùn tieàn maët ñeå theo doõi doøng tieàn töø baûng CÑKT vaø baùo caùo KQHÑKD Theo doõi caùc khaùc bieät vaø phaân tích caùc sai soá, kieåm tra nhöõng ñieàu khoâng ngôø ñeán Döï baùo laïi vaø ñieàu chænh, xem xeùt söû duïng nhöõng daïng ngaân saùch khaùc, ruùt kinh nghieäm Xem laïi qui trình hoaïch ñònh ngaân saùch vaø chuaån bò ngaân saùch toång theå S1.1 Sơ đồ quy trình quản lý ngân sách Trong quy trình tác giả cho rằng việc quản lý ngân sách chia làm 3 giai đo ạn. Đầu tiên là giai đoạn chuẩn bị dự toán ngân sách, sau đó là soạn thảo dự toán ngân sách và cuối cùng là theo dõi, kiểm tra thực hiện ngân sách. Giai đoạn chuẩn bị Việc đầu tiên phải làm trong quá trình dự toán ngân sách là làm sáng rõ mục tiêu của doanh nghiệp. Dự toán ngân sách phải lấy chiến lược và mục tiêu kinh doanh của công ty làm nền tảng. Sau khi xác định rõ ràng mục tiêu của doanh nghiệp sẽ xây dựng một mẫu dự toán ngân sách chuẩn. Điều này giúp cho nhà quản lý cấp cao dễ phối hợp với các dự toán ngân sách của các bộ phận trong doanh 14 nghiệp, cho phép so sánh, kết nối giữa các nội dung một cách dễ dàng. Khi mọi thứ đã được chuẩn bị đầy đủ cho việc lập dự toán ngân sách thì trước khi vào soạn thảo hãy xem xét lại hệ thống để đảm bảo rằng ngân sách sẽ cung cấp thông tin chính xác và phù hợp. Giai đoạn soạn thảo Tiếp theo sau giai đoạn chuẩn bị là giai đoạn soạn thảo dự toán ngân sách. Trước hết, những cá nhân có liên quan trong việc lập dự toán ngân sách phải tập hợp toàn bộ thông tin về các nguồn lực sẳn có trong doanh nghiệp và các yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp tác động đến công tác dự toán ngân sách đồng thời ước tính thu, chi,… trên cơ sở đó soạn thảo các báo cáo dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán nguyên vật liệu, dự toán tiền mặt, dự toán bảng cân đối kế toán, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh v.v… Giai đoạn theo dõi Việc lập dự toán ngân sách tại doanh nghiệp phải được lập liên tục từ năm này sang năm khác, từ tháng này sang tháng khác. Vì vậy, sau mỗi kỳ dự toán ngân sách cần phải thường xuyên theo dõi, đánh giá tình hình dự toán, từ đó xem xét lại các số liệu, cơ sở lập dự toán ngân sách và điều chỉnh khi cần thiết và để rút kinh nghiệm cho lần lâp dự toán ngân sách kế tiếp. 1.2.3 Trình tự lập dự toán Dự toán tiêu thụ luôn là dự toán chủ đạo, dự toán tiêu thụ phải được lập đầu tiên. Hầu hết tất cả các báo cáo dự toán ngân sách trong doanh nghiệp đều phụ thuộc vào dự toán tiêu thụ. Căn cứ vào dự báo tiêu thụ và k?t hợp với dự toán tồn kho sẽ tiến hành lập dự toán sản xuất, từ dự toán sản xuất sẽ lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung. Từ dự toán tiêu thụ sẽ lập dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp và cuối cùng là dự toán tài chính bao gồm dự toán báo cáo KQHĐKD, dự toán báo cáo cân đôí kế toán, dự toán báo cáo lưu chuyển tiền tệ. 1.3 Lợi ích của việc lập dự toán đối với các doanh nghiệp Việc lập dự toán ngân sách một cách cẩn thận, phù hợp sẽ làm lợi cho doanh nghiệp trên những mặt sau đây: 15 • Dự toán ngân sách truyền đạt kế hoạch, mục tiêu, chiến lược của nhà quản trị đến tất cả các bộ phận trong tổ chức. • Dự toán ngân sách buộc các nhà quản trị nghĩ đến kế hoạch cho tương lai. Nếu không có dự toán ngân sách nhà quản trị sẽ tốn rấtù nhiều thời gian cho việc xử lý tình trạng khẩn cấp xảy ra hằng ngày trong tổ chức. • Dự toán ngân sách sẽ báo trước những vấn đề khó khăn của tổ chức. Thông qua dự toán ngân sách nhà quản trị dự báo trước những rủi ro có thể xảy ra, những khó khăn về tài chính trong một thời kỳ để từ đó có kế hoạch để kịp thời đối phó với những khó khăn, tránh tình trạng bị động trước những khó khăn. • Thông qua lập dự toán ngân sách các nhà quản lý phải chú ý đến các mục tiêu, chiến lược kinh doanh và các yếu tố môi trường bên ngoài tác động đến tổ chức như đối thủ cạnh tranh, chính sách kinh tế của Nhà Nước, luật pháp, lãi suất, nhu cầu thị trường… Chính vì vậy, dự toán ngân sách tăng cường nhận thức của nhà quản trị về môi trường kinh doanh bên ngoài tác động đến doanh nghiệp. • Trong quá trình lập dự toán ngân sách sẽ giúp cho nhà quản trị có phương hướng và quyết định phân phối nguồn lực một cách có hiệu quả nhất trong tổ chức. • Dự toán ngân sách giúp phối hợp các hoạt động của các đơn vị, bộ phận trong tổ chức. Khi soạn thảo một dự toán ngân sách đòi hỏi phải phối hợp các hoạt động của các phòng ban, các bộ phận trong tổ chức. Ví dụ như từ dự toán tiêu thụ của bộ phận bán hàng, bộ phận sản xuất phải phối hợp sản xuất sao cho đủ lượng hàng để bán và đủ hàng tồn kho, bộ phận cung ứng vật liệu phải phối hợp để đảm bảo đầy đủ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất v.v…. Vì vậy, dự toán ngân sách sẽ phối hợp các hoạt động của các đơn vị trong tổ chức để đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Khi lập dự toán ngân sách nhà quản lý cấp cao phải kết nối tất cả các mối quan hệ của nhà quản lý và của tổ chức không mâu thuẫn nhau, và phải kết nối các bộ phận trong tổ chức. Vì vậy, dự toán ngân sách giúp tổ chức hạn chế những cố gắng tạo dựng lợi ích riêng lẻ. Mở rộng cách nghĩ của nhà quản lý các cấp thấp vượt ra ngoài chính bộ phận của họ và loại bỏ những thành kiến cố ý hay vô ý vì lợi ích cá nhân của từng bộ phận. Tất cả mọi người trong tổ chức sẽ hướng đến mục tiêu và chiến lược chung của tổ chức. 16 • Dự toán ngân sách tạo thước đo chuẩn cho việc nhận xét, đánh giá việc thi hành mọi hoạt động kinh doanh của từng bộ phận trong tổ chức, đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận trong tổ chức. Dự toán ngân sách dự kiến được chi phí dự kiến và dòng tiền thu, chi của mội đơn vị trong tổ chức. Vì vậy, nếu dự toán ngân sách một cách khoa học và hợp lý sẽ tạo một thước đo chuẩn cho việc đánh giá hiệu quả hoạt động của mỗi đơn vị trong tổ chức. KẾT LUẬN CHƯƠNG 1: Dự toán ngân sách là nội dung quan trọng của kế toán quản trị. Dự toán ngân sách phản ảnh mục tiêu, nhiệm vụ mà doanh nghiệp cần đạt được trong kỳ hoạt động, đồng thời phản ánh năng lực, biện pháp để thực hiện mục tiêu và nhiệm vụ đó. Dự toán ngân sách là một hệ thống bao gồm nhiều dự toán như: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán tiền mặt, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán v.v… Dự toán ngân sách là công cụ quản lý đa chức năng của nhà quản trị, trong đó chức năng nổi bật nhất là chức năng hoạch định và kiểm soát. Tùy theo tiêu thức phân loại dự toán ngân sách chia thành các loại như: dự toán ngân sách ngắn hạn, dự toán ngân sách dài hạn, dự toán hoạt động, dự toán tài chính, dự toán ngân sách linh hoạt, dự toán ngân sách cố định, dự toán từ gốc, dự toán cuốn chiếu v.v… Việc quản lý ngân sách phải lập theo một quy trình hợp lý bao gồm 3 giai đoạn là: chuẩn bị, soạn thảo, theo dõi. Các báo cáo dự toán ngân sách cũng phải được lập theo một trình tự nhất định vì tất cả các báo cáo có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, khởi đầu phải là dự toán tiên thụ và kết thúc là dự toán báo cáo tài chính. Tùy theo tình hình thực tế của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn các mô hình lập dự toán phù hợp nhất với doanh nghiệp mình. Các mô hình dự toán có thể là: mô hình ấn định thông tin từ trên xuống, mô hình thông tin phản hồi, mô hình thông tin từ dưới lên. Những mô hình và quy trình dự toán ngân sách chỉ mang tính hướng dẫn khi áp dụng vào doanh nghiệp nếu thấy không phù hợp thì phải điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tiễn của doanh nghiệp. 17 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY 32 2.1 Tình hình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tại công ty 32 2.1.1 Tình hình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh 2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Sau ngày Miền Nam giải phóng, căn cứ 10 của quân nhu quân đội Sài Gòn cũ được Tổng cục hậu cần xây dựng và phát triển thành một cơ sở sản xuất với nhiệm vụ cung cấp quân trang và quân dụng cho quân đội. Ngày 11/10/1978 theo quyết định 487/TT, Thủ tướng Chính phủ đã chính thức phê duyệt đề án xây dựng và mở rộng cơ sở sản xuất này thành một nhà máy lớn dưới hình thức Liên hiệp các xí nghiệp quân trang và quân dụng. Liên hiệp các xí nghiệp quân trang và quân dụng ngày càng phát triển. Do tính chất đa dạng và phức tạp của nhiều ngành nghề và do trình độ quản lý còn nhiều hạn chế nên liên hiệp các xí nghiệp quân trang và quân dụng gặp nhiều khó khăntrong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Chính vì vậy, ngày 22/4/1980 theo quyết định 83/QĐ - H16 Tổng cục hậu cần chính thức tách liên hiệp các xí nghiệp quân trang và quân dụng thành các công ty. Từ đó Xí nghiệp 32 ra đời. Ngày 22/02/1992 theo quyết định số 85/QĐ – QP, Xí nghiệp 32 được nâng cấp thành Công ty 32 trực thuộc Tổng cục hậu cần và không ngừng phát triển tới ngày hôm nay với tên giao dịch: Army Run Shoes And Garment Production And Ex – Import Company. Viết tắt ASECO, là doanh nghiệp Nhà Nước trực thuộc Tổng cục hậu cần. Trụ sở chính đặt tại : 170 đường Quang trung – Quận Gò Vấp – Thành Phố Hồ Chí Minh. 2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Công ty 32 là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng cục hậu cần, có tư cách pháp nhân riêng và có chức năng, nhiệm vụ sau đây: Chức năng: - Sản xuất các sản phẩm ngành Giày. 18 - Gia công các sản phẩm ngành Giày. Nhiệm vụ: Sản xuất, tạo nguồn cung cấp các sản phẩm giày, dép phục vụ cho nhu cầu quân đội thông qua đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần. Ngoài việc phục vụ cho quân đội công ty tham gia sản xuất, gia công các sản phẩm giày, dép cung cấp thị trường trong và ngoài nước. 2.1.1.3 Một số chỉ tiêu kết quả sản xuất kinh doanh tại công ty 32 Bảng 2.1: Bảng các chỉ tiêu kết quả kinh doanh ĐVT: VND Chæ tieâu Naêm 2002 Naêm 2003 Naêm 2004 118.435.329.500 125.382.244.960 131.223.755.196 Lôïi nhuaän tröôùc thueá 4.112.450.059 5.295.388.373 3.807.824.129 Toång taøi saûn 58.678.453.423 63.395.032.355 73.403.954.091 Voán chuû sôû höõu 35.897.652.590 37.229.485.459 40.294.319.540 Tyû suaát lôïi nhuaän tröôùc thueá treân doanh thu(%) 3,47232 4,22340 2,90178 Tyû suaát lôïi nhuaän tröôùc thueá treân toång taøi saûn(%) 7,00845 8,35300 5,18749 Tyû suaát lôïi nhuaän sau thueá treân nguoàn voán chuû sôû höõu(%) 11,45604 14,22364 9,45003 Doanh thu Nhìn chung thì doanh thu của công ty tăng đều qua các năm. Năm 2003 doanh thu tăng 6.946.915.460 đồng, tăng hơn 5% so với năm 2002 và năm 2004 tăng 5.841.510.236, tăng hơn 4% so với năm 2003. Tuy nhiên, lợi nhuận của công ty trong những năm gần đây giảm, cụ thể là năm 2004 lợi nhuận giảm 1.487.564.244 (giảm 28%) so với năm 2003, trong khi doanh thu năm 2004 lại tăng hơn 5% so với năm 2003. Lợi nhuận giảm chủ yếu do công ty đầu tư máy móc thiết 19 bị mới nên chi phí khấu hao tài sản cố định tăng và do chính sách tăng lương của công ty. Về tài sản thì trong năm 2003 và 2004 tài sản của công ty tăng cao, chủ yếu đầu tư mua sắm tài sản cố định, năm 2003 tổng tài sản tăng hơn 8% so với năm 2002 và năm 2004 tăng gần 16% so với năm 2003. Vốn chủ sở hữu của công ty tăng nhanh trong những năm gần đây, năm 2003 tăng 3% so với năm 2002 và năm 2004 tăng 8% so với năm 2003. Do lợi nhuận của năm 2004 giảm mạnh nên các tỷ suất lợi nhuận trên tài sản, tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu, tỷ suất lợi nhuận trên vốn của công ty cũng giảm mạnh. 20 2.1.1.4 Tổ chức tổ chức bộ máy quản lý tại công ty 32 a) Sơ đồ tổ chức bộ máy quan lý tại công ty 32 GIAÙM ÑOÁC PGÑ chính trò Phoø ng taøi chính keá toaùn Phoø ng chính trò XN 321 PGÑ saûn xuaát Phoø ng kyõ thuaä t coân g nghe ä XN 322 Phoø ng toå chöù c saûn xuaát XN 323 PGÑ kinh doanh Phoø ng kinh doan h– xuaát nhaä p khaå XN 325 Phoø ng haøn h chính , quaû n trò XN 326 Vaên phoø ng ñaïi dieän taïi Haø Noäi Vaên phoø ng ñaïi dieän taïi Ñacla k XN 327 S2.1 Sơ đồ tổ chức quản lý của công ty b) Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận: Giám đốc: Là người chỉ huy cao nhất. Giám đốc công ty được toán quyền tổ chức, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và đồng thời chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà Nước và cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp.