Tài liệu Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch bán hàng tại ctcp đại việt trí tuệ

Chuyên đề Tốt Nghiệp Trường Đại Học Thương Mại CHƯƠNG I: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI “HOÀN THIỆN CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH BÁN HÀNG TẠI CTCP ĐẠI VIỆT TRÍ TUỆ” 1.1.Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài Trong thực tế ở các nước có nền kinh tế thị trường phát triển họ đều quan tâm đến việc lập công tác kế hoạch ở cấp công ty. Họ đánh giá đúng vai trò, vị trí, chức năng và tổ chức nghiên cứu , thực thi nhiều giải pháp nhằm thực hiện hoàn chỉnh công tác này. Qua những thử nghiệm và đánh giá các nhà kinh tế học đã nhận định rằng: hoạt động kế hoạch hoá doanh nghiệp là cần thiết nhằm thực hiện hai mục đích là tận dụng các cơ hội để tăng khả năng thành công trong hoạt động SXKD đồng thời tránh các rủi ro, đe doạ của môi kinh doanh đến các doanh nghiệp. Sự thành công chỉ đến với doanh nghiệp khi họ biết phối hợp tốt các yếu tố bên trong và bên ngoài. Giải quyết tốt các mối quan hệ nội bộ trong doanh nghiệp và bên ngoài giúp doanh nghiệp không ngừng nâng cao trình độ thoả mãn khách hàng để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Kế hoạch kinh doanh nói chung và KHBH nói riêng là một công cụ, một yếu tố giúp doanh nghiệp tổ chức và quản trị các hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả nhất. Kế hoạch kinh doanh có chức năng chủ yếu tính toán các tiềm năng, dự kiến khai thác các nguồn lực có thể huy động và phối hợp các nguồn lực đó theo những định hướng chiến lược đã định để tạo ra một cơ cấu hợp lý thúc đẩy tăng trưởng nhanh và giữ cân bằng các yếu tố trên tổng thể. Trên thực tế, các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay cũng đã rất coi trọng công tác này vì nó giúp họ hoạch định được mục tiêu, dự báo các khả năng và nguồn lực của doanh nghiệp, từ đó xây dựng các phương án hoạt động nhằm thực hiện các mục tiêu chung đã đề ra. Đối với CTCP Đại Việt thì xây dựng kế hoạch là một vấn đề đang rất được quan tâm. Trong đó xây dựng kế hoạch bán hàng đóng một vai trò đặc biệt quan trọng. Nó giúp cho công ty nâng cao được lợi thế cạnh tranh Đặng Thị Phượng 1 Lớp K5-HQ1B Chuyên đề Tốt Nghiệp Trường Đại Học Thương Mại đồng thời làm tiền đề giúp công ty kiểm soát tốt các hoạt động bán hàng của chính mình. Xây dựng kế hoạch bán hàng tốt còn giúp công ty thúc đẩy việc tăng hiệu quả bán hàng, tăng thị phần, mở rộng qui mô quảng bá thương hiệu, tăng lợi nhuận, có thể tăng cường và củng cố lòng tin đối với khách hàng. Qua đó có thể thấy kế hoạch bán hàng đóng một vai trò quan trọng, phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh, sự nỗ lực của doanh nghiệp trên thương trường, đồng thời thể hiện trình độ tổ chức, năng lực điều hành và thế lực của doanh nghiệp trên thị trường. 1.2.Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài Ngày nay ta có thể dễ dàng nhận thấy rằng xây dựng kế hoạch bán hàng có 1 vai trò quan trọng và mang tính cấp thiết cao trong thực tiễn. Kế hoạch bán hàng được xây dựng nhằm thực hiện hoạt động bán hàng một cách có hiệu quả, do đó kế hoạch bán hàng có một vai trò đặc biệt quan trọng trong hệ thống các kế hoạch kinh doanh mà doanh nghiệp thương mại phải xây dựng. Kế hoạch bán hàng nếu được xây dựng đầy đủ, khả thi thì các mục tiêu đề ra cho hoạt động bán hàng trong kỳ kế hoạch cũng sẽ được thực hiện một cách có hiệu quả. Nếu kế hoạch mua hàng, dự trữ được lập đúng, đủ nhưng việc lập kế hoạch bán hàng không bám sát các nhu cầu của khách hàng thì mục tiêu cuối cùng cũng không đạt được. Trên cơ sở nghiên cứu chuyên ngành quản trị kinh doanh, xuất phát từ những kiến thức và kỹ năng đã được học tập và rèn luyện tại trường có thể thấy công tác xây dựng kế hoạch bán hàng đóng một vai trò không nhỏ trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc lập kế hoạch bán hàng chi tiết cho phép doanh nghiệp hiểu và khai thác tốt các cơ hội thị trường, hình thành khung công việc rõ rang nhằm phối hợp tốt và tối ưu các nguồn tài lực trong quá trình bán hàng cũng nhu làm cơ sở để đánh giá kết quả và thành tích bán hàng. Trong quá trình học tập tại nhà trường, em đã được học rất nhiều kiến thức bổ ích thuộc chuyên ngành quản trị kinh doanh và trong quá trình Đặng Thị Phượng 2 Lớp K5-HQ1B Chuyên đề Tốt Nghiệp Trường Đại Học Thương Mại thực tập tại Đại Việt em cảm thấy vô cùng thích thú với hoạt động bán hàng và xây dựng kế hoạch bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. Trách nhiệm hàng đầu của nhà quản trị bán hàng là lập kế hoạch bán hàng, bởi vậy việc xây dựng được các nội dung, các công việc để thực hiện tốt việc bán hàng là vô cùng quan trọng. Do vậy, qua kỳ thực tập em đã quyết định chọn đề tài: Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch bán hàng tại CTCP Đại Việt Trí Tuệ làm chuyên đề tốt nghiệp của mình. 1.3.Các mục tiêu nghiên cứu Để có thể giúp công ty cổ phần Đại Việt nói riêng và các doanh nghiệp kinh doanh thương mại nói chung ngày càng hoàn thiện hơn nữa công tác xây dựng kế hoạch bán hàng cho doanh nghiệp. Trong đề tài này em làm rõ một số lý luận cũng như khái niệm cơ bản về bán hàng, quản trị bán hàng, lập kế hoạch bán hàng. Để từ đó vận dụng vào thực tế hiện tại của công ty, để góp phần giúp công ty giải quyết những khó khăn của công ty đang gặp phải như: - Hệ thống lại cơ sở lý luận về xây dựng kế hoạch bán hàng trong doanh nghiệp - Phân tích thực trạng về công tác xây dựng kế hoạch bán hàng tại doanh nghiệp nhằm làm rõ vấn đề đang gặp phải của doanh nghiệp - Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp 1.4. Phạm vi nghiên cứu + Về không gian: Công ty có quy mô hoạt động kinh doanh rất lớn trên toàn quốc, tuy nhiên trong phạm vi đề tài và khả năng bản thân em lựa chọn khu vực miền Bắc, ở bộ phận phòng kinh doanh để nghiên cứu sao cho phù hợp. + Về thời gian: Nghiên cứu kết quả kinh doanh của công ty trong khoảng thời gian 3 năm 2008-2010 Đặng Thị Phượng 3 Lớp K5-HQ1B Chuyên đề Tốt Nghiệp Trường Đại Học Thương Mại + Về phương pháp nghiên cứu: sử dụng phương pháp nghiên cứu các dữ liệu thứ cấp, phương pháp bảng hỏi, phương pháp điều tra phỏng vấn 1.5. Một số khái niệm và phân định nội dung nghiên cứu 1.5.1 Một số khái niệm và định nghĩa cơ bản  Khái niệm bán hàng Thuật ngữ bán hàng được sử dụng phổ biến trong kinh doanh và được tiếp cận theo rất nhiều góc độ khác nhau: Với góc độ là một phạm trù kinh tế cơ bản của nền kinh tế hàng hóa, bán hàng là hoạt động nhằm thực hiện giá trị của sản phẩm hàng hóa (thay đổi hình thái từ hàng sang tiền) trên cơ sở thỏa mãn nhu cầu của người tiêu dùng về mặt giá trị sử dụng nhờ đó người bán đạt được mục tiêu của mình. Với góc độ là một mắt xích trong chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp, bán hàng là việc chuyển dịch quyền sở hữu hàng hóa cho người mua đồng thời thu được tiền hàng hoặc được quyền thu tiền bán hàng. Với góc độ là một chức năng tiêu thụ sản phẩm, bán hàng là một bộ phận hữu cơ của hoạt động kinh doanh trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Là một chức năng, công việc bán hàng được tổ chức như một quá trình từ việc thiết lập mục tiêu đến việc thực hiện các biện pháp để đạt được các mục tiêu đó.  Khái niệm quản trị bán hàng Quản trị bán hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát hoạt động bán hàng nhằm thực hiện các mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp. Các mục tiêu bao gồm đẩy mạnh hoạt động bán hàng, tăng doanh thu bán hàng, mở rộng thị trường, phát triển thị phần và nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí bán hàng giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận và nâng cao hiệu quả kinh tế  Khái niệm kế hoạch bán hàng Kế hoạch bán hàng là sản phẩm của quá trình lập kế hoạch bán hàng. Kế hoạch bán hàng bao gồm các mục tiêu bán hàng, các hoạt động và lịch Đặng Thị Phượng 4 Lớp K5-HQ1B Chuyên đề Tốt Nghiệp Trường Đại Học Thương Mại trình triển khai các hoạt động bán hàng, ngân sách nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. 1.5.2 Một số lý thuyết cơ bản về xây dựng kế hoạch bán hàng. Tiếp cận 1.Quản trị bán hàng theo chức năng – Giáo trình Quản trị doanh nghiệp thương mại (Gs.Phạm Vũ Luận,NXB thống kê, năm 2004)  Hoạch định bán hàng Hoạch định là quá trình liên quan đến tư duy và ý chí con người, bắt đầu từ việc xác định mục tiêu, định rõ chiến lược, chính sách, thủ tục, quy tắc bán hàng,các kế hoạch chi tiết để đạt mục tiêu bán hàng đề ra. Như vậy trong hoạch định các nhà quản trị luôn quan tâm và chú ý tới các giai đoạn mà doanh nghiệp phải trải qua đó là quá trình lập kế hoạch, phương hướng phân công nhiệm vụ cho các bộ phận chức năng có liên quan để công tác bán hàng có hiệu quả nhất. Nội dung cơ bản của hoạch định bán hàng là xây dựng kế hoạch bán hàng và các chính sách bán hàng.  Xây dựng kế hoạch bán hàng Kế hoạch bán hàng trình bày các mục tiêu và biện pháp để đạt được những mục tiêu bán hàng. Trong đó quá trình xây dựng kế hoạch bán hàng bao gồm các giai đoạn cơ bản của hoạch định nói chung là: Chuẩn đoán, xây dựng các phương án bán hàng, so sánh các phương án bán hàng với nhau và lựa chọn phương án bán hàng tốt nhất. Các mục tiêu bán hàng thường được lượng hóa thành các chỉ tiêu. Một số chỉ tiêu cơ bản trong kế hoạch bán hàng bao gồm: khối lượng bán hàng, doanh số, chi phí, lãi gộp và lợi nhuận…  Xây dựng chính sách bán hàng bao gồm: Chính sách mặt hàng kinh doanh giúp cho doanh nghiệp lựa chọn được mặt hàng kinh doanh phù hợp và là cơ sở để doanh nghiệp tiến hành nghiên cứu xác định thời điểm, phương thức và hình thức bán. Đặng Thị Phượng 5 Lớp K5-HQ1B Chuyên đề Tốt Nghiệp Trường Đại Học Thương Mại Chính sách giá là một chính sách mang tính chất hỗ trợ và liên quan chặt chẽ với chính sách mặt hàng của DNTM Chính sách phân phối hàng hóa thể hiện cách thức mà doanh nghiệp cung ứng sản phẩm cho khách hàng trên thị trường nhất định. Chính sách giao tiếp khuyếch trương là chính sách bổ trợ đắc lực cho bán hàng.  Tổ chức bán hàng  Tổ chức mạng lưới bán hàng Mạng lưới bán hàng theo khu vực địa lý: là mạng lưới bán hàng được tổ chức theo lãnh thổ. Mạng lưới bán hàng theo sản phẩm phân chia lực lượng bán hàng theo tính chất sản phẩm – mặt hàng kinh doanh Mạng lưới bán hàng theo khách hàng dựa trên những đặc điểm của khách hàng như quy mô khách hàng, hành vi và thói quen mua sắm tiêu dùng sản phẩm.  Phân công bố trí lực lượng bán hàng. Lực lượng bán hàng của doanh nghiệp là những nhân viên có trách nhiệm trực tiếp đến hoạt động bán hàng. Đại lý bán hàng theo hợp đồng là những thể nhân hay pháp nhân thực hiện một hay nhiều hành vi có liên quan đến hoạt động bán hàng theo sự ủy thác của doanh nghiệp trên cơ sở một hợp đồng đại lý. Lực lượng bán hàng hỗn hợp là lực lượng bán hàng của doanh nghiệp và các đại lý thâm nhập cùng lúc nhiều thị trường khác nhau.  Lãnh đạo trong quản trị bán hàng Lãnh đạo bán hàng là những tác động của nhà quản trị bán hàng đến lực lượng bán hàng của doanh nghiệp nhằm tạo ra sự sẵn sàng và nhiệt tình của lực lượng này đối với việc hoàn thành nhiệm vụ bán hàng. Đặng Thị Phượng 6 Lớp K5-HQ1B Chuyên đề Tốt Nghiệp Trường Đại Học Thương Mại  Kiểm soát hoạt động bán hàng  Là việc nhà quản trị đánh giá thực trạng hoạt động bán hàng cũng như kết quả của việc thực hiện các chiến lược, chính sách bán hàng đề ra, phát hiện những sai lệch trong quá trình thực hiện để có phương án điều chỉnh thích hợp nhằm đảm bảo cho các kết quả phù hợp với mục tiêu của hoạt động bán hàng.  Đánh giá thành tích của nhân viên bán hàng Giúp cho công tác dự báo và lập kế hoạch về nguồn lực, giúp cho việc xây dựng các chính sách đối với hoạt động bán hàng, xác định rõ nhân viên bán hàng mạnh hay yếu để quan tâm, kiểm soát nhân viên tốt hơn. Tiếp cận 2. Theo bài giảng quản trị tác nghiệp của bộ môn quản trị doanh nghiệp thương mại ( 2009)  Khái niệm kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp thương mại Kế hoạch bán hàng là sản phẩm của quá trình lập kế hoạch bán hàng. Kế hoạch bán hàng bao gồm dự báo bán hàng, các mục tiêu bán hàng, các hoạt động và lịch trình triển khai các hoạt động bán hàng,ngân sách nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.  Quy trình xây dựng kế hoạch bán hàng Gồm 4 bước: Bước 1 : Dự báo bán hàng. quá trình xác định chỉ tiêu bán hàng trong tương lai và triển vọng đạt được các chỉ tiêu đó. Kết quả dự báo làm cơ sở xác định hạn ngạch bán hàng và dự trù ngân sách bán hàng. Bước 2: Xây dựng mục tiêu bán hàng. Mục tiêu bán hàng là kết quả cần đạt được trong một thời gian nhất định nào đó. Mục tiêu kế hoạch bán hàng phải phục vụ cho việc thực hiện mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn. Vì vậy mục tiêu bán hàng cũng có được xác định trước mắt và lâu dài, mục tiêu định tính và định lượng. Đặng Thị Phượng 7 Lớp K5-HQ1B Chuyên đề Tốt Nghiệp Trường Đại Học Thương Mại Bước 3: Xây dựng các hoạt động và chương trình bán. Bước 4: Xây dựng ngân sách bán hàng.ngân sách bán hàng được hiểu là một kế hoạch toàn diện và phối hợp, thể hiện các mối quan hệ tài chính cho các hoạt động và nguồn lực của doanh nghiệp trong một thời gian cụ thể trong tương lai nhằm đạt được mục tiêu bán hàng đề ra. Tiếp cận 3: Theo giáo trình quản trị doanh nghiệp thương mại (Trường Đại học kinh tế quốc dân.NXB lao động xã hội, năm 2005)  Bán hàng Đối với doanh nghiệp thương mại bán hàng là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản trực tiếp thực hiện chức năng lưu thông hàng hóa phục vụ cho sản xuất và đời sống của nhân dân, là khâu quan trọng nối liền sản xuất với tiêu dùng đảm bảo cân đối quan hệ giữa cung và cầu đối với từng mặt hàng cụ thể, góp phần ổn định giá cả thị trường  Quản trị bán hàng Quản trị bán hàng là hoạt động của người quản lý doanh nghiệp thông qua kế hoạch, tổ chức và điều khiển hoạt động của lực lượng bán hàng nhằm đạt được mục tiêu đề ra.  Nội dung của quản trị bán hàng  Xác định mục tiêu Mục tiêu bán hàng là những kết quả cụ thể về bán hàng mà doanh nghiệp mong muốn đạt đến trong một thời kỳ nhất định. Trình tự xác định mục tiêu bán hàng: Bước 1: Nghiên cứu mục tiêu,nhiệm vụ chung của DN trong kinh doanh Bước2: Phân tích yếu tố môi trường bên ngoài DN Bước 3: Phân tích yếu tố bên trong DN Bước 4: Xác định mục tiêu bán hàng Đặng Thị Phượng 8 Lớp K5-HQ1B Chuyên đề Tốt Nghiệp Trường Đại Học Thương Mại Xác định mục tiêu bán hàng: là những mục tiêu định tính và định lượng như khối lượng hàng bán, doanh số và doanh thu, tốc độ phát triển thị phần, chi phí bán hàng và lợi nhuận thu được từ hoạt động bán hàng  Xây dựng kế hoạch bán hàng: KHBH là văn bản tổng hợp dự kiến các điều kiện thực hiện và kết quả bán hàng của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định.  Tổ chức lực lượng bán hàng: Lực lượng bán hàng là toàn bộ nhân viên tham gia quảng cáo, vận chuyển, phân phối và bán hàng cho doanh nghiệp.  Quản trị kết quả hoạt động và điều chỉnh: đánh giá toàn diện về hoạt động bán hàng cả về khối lượng, giá trị hàng hóa bán ra, chi phí bán hàng và kết quả hoạt động bán hàng 1.5.3 Phân định nội dung xây dựng kế hoạch bán hàng trong doanh nghiệp thương mại. Từ các lý luận trên đề tài của em tập trung vào nghiên cứu vấn đề xây dựng kế hoạch bán hàng tại CTCP Đại Việt Trí Tuệ. Cụ thể: Quy trình xây dựng KHBH Dự báo bán hàng Xây dựng các hoạt động và chương trình bán Xây dựng mục tiêu bán hàng Xây dựng ngân sách bán hàng Sơ đồ 1.1 Quy trình xây dựng kế hoạch bán hàng Gồm 4 bước cơ bản sau Bước 1.Dự báo bán hàng.  Khái niệm Đặng Thị Phượng 9 Lớp K5-HQ1B Chuyên đề Tốt Nghiệp Trường Đại Học Thương Mại Dự báo bán hàng là quá trình xác định chỉ tiêu bán hàng trong tương lai và triển vọng đạt được các chỉ tiêu đó. Kết quả dự báo làm cơ sở xác định hạn ngạch bán hàng và dự trù ngân sách bán hàng Dự báo bán hàng Mục tiêu bán hàng Ngân sách bán hàng Sơ đồ 1.2.Mối quan hệ giữa dự báo, mục tiêu và NSBH  Kết quả dự báo bán hàng Kết quả dự báo bán hàng được thể hiện qua hai chỉ tiêu: chỉ tiêu định tính (dự báo yếu tố thời vụ, yếu tố thói quen, yếu tố cạnh tranh), chỉ tiêu định lượng (quy mô thị trường, sức mua, thị phần, tốc độ tăng trưởng… trong đó chỉ tiêu quan trọng nhất là số lượng sản phẩm có thể bán được theo nhóm khách hàng, thị trường, điểm bán, nhân viên bán… Kết quả dự báo phải đảm bảo chứa đựng thông tin về: năng lực thị trường, doanh số của ngành hàng, năng lực bán hàng của doanh nghiệp, dự báo bán hàng của doanh nghiệp. Nhà quản trị sẽ chú ý đến các chỉ tiêu sau khi tiến hành dự báo bán hàng như: số dân cư, cơ cấu dân cư để dự báo doanh số phân bổ chỉ tiêu bán hàng theo khu vực thị trường, GDP/người cho phép dự báo khả năng thanh toán, số lượng hàng tiêu thụ và đưa ra những chương trình bán hàng phù hợp, số lượng điểm bán cho phép xác định mục tiêu bao phủ thị trường, số lượng khách hàng giúp dự tính doanh số, hoạch định phương thức và chính sách bán hàng cho từng nhóm khách hàng, phân bổ hạn ngạch, sản lượng ngành giúp dự báo nhu cầu cho phép xác định tương quan thị phần và mục tiêu doanh số của doanh nghiệp, thị phần trong ngành giúp dự báo doanh số cho từng thời kỳ. Bước 2.Xây dựng mục tiêu bán hàng Đặng Thị Phượng 10 Lớp K5-HQ1B Chuyên đề Tốt Nghiệp Trường Đại Học Thương Mại  Khái niệm Mục tiêu bán hàng là kết quả cần đạt được trong một thời gian nhất định nào đó. Mục tiêu kế hoạch bán hàng phải phục vụ cho việc thực hiện mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn. Vì vậy mục tiêu bán hàng cũng có được xác định trước mắt và lâu dài, mục tiêu định tính và định lượng.  Xây dựng và lựa chọn mục tiêu bán hàng Mục tiêu bán hàng được xây dựng căn cứ trên kết quả dự báo bán hàng có thể được xác định: theo thời gian, theo thị trường, theo khách hàng, theo điểm bán hàng, theo kênh phân phối, theo nhân viên bán, theo sản phẩm ngành hàng.. Mục tiêu bán hàng được xây dựng theo hai quy trình: + Quy trình từ trên xuống: mục tiêu được xác định ở cấp cao hơn, sau đó được phân bổ cho các cấp bán hàng cơ sở. Theo quy trình này, MTBH có tính áp đặt và có nguy cơ làm giảm sự chủ động, sáng tạo của các cấp bán hàng cơ sở. Doanh nghiệp có thể áp dụng quy trình này cho các sản phẩm và thị trường truyền thống, có doanh số khá ổn định và ít có biến động thị trường + Quy trình quản trị mục tiêu: mỗi bộ phận cấp bán hàng trực tiếp xác định mục tiêu bán hàng cho mình và lập kế hoạch triển khai mục tiêu đó, MTBH cấp cao hơn được tổng hợp từ các mục tiêu bên dưới. Quy trình này được áp dụng khá phổ biến, gia tăng tính chủ động và sáng tạo của các cấp bán hàng. Đi kèm với quy trình này là công tác đãi ngộ nhân sự tốt nhằm đảm bảo mọi người nhiệt tình và chủ động Các mục tiêu bán hàng phải luôn đáp ứng tiêu chuẩn SMART: tính cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, tính hiện thực và giới hạn thời gian. Bước 3: Xác định các hoạt động và chương trình bán hàng.  Các hoạt động bán hàng Đặng Thị Phượng 11 Lớp K5-HQ1B Chuyên đề Tốt Nghiệp Trường Đại Học Thương Mại Các hoạt động bán hàng được chia làm nhiều nhóm khác nhau: các hoạt động liên quan đến kho bãi và bảo quản hàng hóa, các hoạt động chuẩn bị bán các hoạt động vận chuyển hàng hóa, các hoạt động liên quan đến dịch vụ sau bán, các hoạt động về kế toán tài chính, các hoạt động tuyển dụng, huấn luyện và tạo động lực cho lực lượng bán hàng, các hoạt động phát triển mạng lưới bán hàng, các hoạt động về quảng cáo và xúc tiến bán, quan hệ công chúng.  Các chương trình bán hàng Về các hoạt động quảng cáo và xúc tiến bán hàng, doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều hoạt động khác nhau như quảng cáo, quyển quảng cáo, giấy báo gửi khách hàng, quảng cáo rao vặt, bản tin trên mạng, bảng niêm yết ngoài trời, quan hệ công chúng, tổ chức sự kiện, hội thảo, tài trợ, tiếp thị qua điện thoại, chương trình khách mua hàng thường xuyên, đóng gói miễn phí, trưng bày tại các điểm bán, bán hạ giá…Các chương trình này sẽ có mục tiêu cụ thể, các hoạt động cụ thể và ngân sách cụ thể. Năng lực bán hàng của doanh nghiệp thể hiện qua một số chương trình bán có trong năm. Bước 4 Xây dựng ngân sách bán hàng  Khái niệm ngân sách bán hàng Ngân sách bán hàng được hiểu là một kế hoạch toàn diện và phối hợp, thể hiện các mối quan hệ tài chính cho các hoạt động và nguồn lực của doanh nghiệp trong thời gian cụ thể trong tương lai nhằm đạt được các mục tiêu bán hàng đề ra. NSBH cụ thể hoá các hoạt động bán hàng của doanh nghiệp thông qua ngôn ngữ tiền tệ. Ngân sách bán hàng thực chất là bản kế hoạch tài chính các hoạt động bán hàng được xác định cho một khoảng thời gian hoặc cho một chương trình, chiến dịch bán hàng.  Vai trò của ngân sách bán hàng Thứ nhất: lập NSBH tạo đường hướng chỉ đạo cho hoạt động của các cá nhân và bộ phận bán hàng của doanh nghiệp. Ngày nay, các doanh nghiệp Đặng Thị Phượng 12 Lớp K5-HQ1B Chuyên đề Tốt Nghiệp Trường Đại Học Thương Mại khuyến khích và thu hút mọi nhân viên bán hàng tham gia xây dựng NSBH và xây dựng chương trình hành động nhằm nâng cao tính chủ động và sáng tạo của tất cả mọi người. Thứ hai: NSBH cho phép phối hợp đồng bộ các cấp, các bộ phận trong doanh nghiệp triển tra thực hiện mục tiêu bán hàng. Thứ ba: NSBH giúp doanh nghiệp tăng cường công các kiểm soát hoạt động bán hàng thông qua các chỉ tiêu tài chính.NSBH giúp các doanh nghiệp bán hàng đánh giá chính xác hoạt động, từ đó có các quyết định phù hợp.  Phương pháp xác định ngân sách bán hàng Để xác định ngân sách bán hàng về chi phí, doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp khác nhau. Dựa trên các chỉ tiêu chi phí của kỳ trước: nhà quản trị bán hàng căn cứ các định mức chi phí của các kỳ trước, kết hợp với mục tiêu bán hàng của kỳ kế hoạch để dự trù các khoản chi. Theo đối thủ cạnh tranh: một NSBH phải được hoạch định trên cơ sở chi phí của các đối thủ cạnh tranh nhằm giữ vững vị trí của doanh nghiệp trên thị trường. Phương pháp khả chi: NSBH được xác định trên cơ sở tính toán các khoản cần phải chi đáp ứng yêu cầu của hoạt động bán hàng. Doanh nghiệp sẽ cân nhắc mục tiêu, sau đó nghiên cứu các hoạt động, từ đó lấy báo giá và lên phương án phí. Phương pháp hạn ngạch: Doanh nghiệp lên các phương án về thu, chi, lợi nhuận sau đó giao cho các đơn vị chủ động triển khai lập ngân sách trong giới hạn được giao. Phương pháp tăng từng bước: NSBH sẽ được phê duyệt theo nguyên lý gia tăng dần theo thời gian với lý do mức độ cạnh tranh trong bán hàng ngày càng gia tăng và doanh nghiệp phải chấp nhận giảm dần tỷ lệ lợi nhuận của mình. Đặng Thị Phượng 13 Lớp K5-HQ1B Chuyên đề Tốt Nghiệp Trường Đại Học Thương Mại 1.5.4 .Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác xây dựng kế hoạch bán hàng của DNTM Sự thành công trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, nếu không tính đến vận may, chỉ xuất hiện khi doanh nghiệp thương mại biết kết hợp hài hòa các nhân tố khách quan và chủ quan.  Các nhân tố chủ quan  Sản phẩm và lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp Doanh nghiệp cần đặt ra câu hỏi bán cái gì? Cho đối tượng tiêu dùng nào? Khi lựa chọn đúng mặt hàng kinh doanh sẽ xây dựng được một kế hoạch bán hàng hợp lý  Giá cả hàng hóa Là một trong những nhân tố tác động trực tiếp đến bán hàng, nó có thể kích thích cung cầu và do đó ảnh hưởng đến bán hàng. Nếu giá cả thấp hơn đối thủ cạnh tranh kết hợp với chất lượng thì doanh thu của công ty sẽ tăng kéo theo việc xây dựng mục tiêu bán được nâng lên.  Chất lượng hàng hóa. Trong cơ chế hiện nay, chất lượng sản phẩm là một vấn đề sống còn đối với doanh nghiệp. Chất lượng luôn là vấn đề quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp khi bắt tay vào kinh doanh. Doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải coi trọng vấn đề chất lượng, có như vậy mới tạo được uy tín trong kinh doanh.  Hoạt động của các đại lý và những người bán hàng Đối với các doanh nghiệp thương mại, hoạt động bán hàng của người đại lý chiếm vị trí trung tâm trong hoạt động bán hàng và họ là người trực tiếp thực hiện việc bán hàng và thu tiền về. Doanh số bán hàng của doanh nghiệp cao hay thấp phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của họ. Vì vậy căn cứ vào số lượng đại lý, mức độ trải rộng trên thị trường để xây dựng kế hoạch bán hàng phù hợp. Đặng Thị Phượng 14 Lớp K5-HQ1B Chuyên đề Tốt Nghiệp Trường Đại Học Thương Mại Người bán hàng có ảnh hưởng quan trọng và trực tiếp đến hành vi mua của khách hàng. Do đó họ cần có đầu óc tổ chức, xây dựng kế hoạch mới có thể thu hút khách hàng đến với công ty mình  Hệ thống thông tin nội bộ của doanh nghiệp thương mại Là hệ thống thông tin giữa các bộ phận, các nhân viên trong công ty. Nó có ảnh hưởng đến kết quả chung toàn doanh nghiệp. Nếu thông tin chậm chạp, không chính xác sẽ làm ngưng trệ các hoạt động, ảnh hưởng đến doanh thu. Nếu thông tin nhanh chóng, chính xác sẽ làm cho các hoạt động diễn ra thuận lợi.  Các hoạt động xúc tiến thương mại. Xúc tiến thương mại là hoạt động đầu tiên quan trọng không thể thiếu và cần phải tiến hành trước khi doanh nghiệp muốn xâm nhập, mở rộng thị trường, mở rộng khả năng ảnh hưởng của mình trong hoạt động kinh doanh.  Các nhân tố khách quan  Quan hệ cung cầu Cầu là một lượng mặt hàng mà người mua muốn ở mức giá chấp nhận được. Cung là lượng mặt hàng mà người bán muốn bán ở mức chấp nhận được. Trong kinh doanh giá cả thị trường do cung, cầu quyết định. Nếu cung lớn hơn cầu thì giá bán sẽ thấp và ngược lại.  Các đối thủ cạnh tranh Bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn tham gia vào thị trường kinh doanh một sản phẩm hàng hóa và dịch vụ cụ thể nào đó đều cần phải có sự hiểu biết và tính toán đến các đối thủ cạnh tranh hiện hữu trên thị trường mình kinh doanh. Các đối thủ quyết định tính chất và mức độ tranh đua hoặc thủ thuật giành lợi thế trong ngành. Số lượng đối thủ cạnh tranh càng nhiều, mức độ cạnh tranh càng gay gắt, giá cạnh tranh sẽ giảm theo lợi nhuận giảm. Có ba nhân tố quan trọng tạo thành mức độ cạnh tranh giữa Đặng Thị Phượng 15 Lớp K5-HQ1B Chuyên đề Tốt Nghiệp Trường Đại Học Thương Mại các doanh nghiệp kinh doanh cùng ngành là cơ cấu cạnh tranh, tình hình nhu cầu thị trường, các rào cản ngăn chặn việc nhập hoặc xuất ngành của các doanh nghiệp.  Các yếu tố của môi trường vĩ mô Trong kinh doanh hiện đại, các yếu tố chính trị pháp luật ngày càng có ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trên thực tế không có nền kinh tế thị trường tự do nào không có sự can thiệp của Nhà nước. Để đảm bảo sự vận hành của nền kinh tế nhiều thành phần, hoạt động cạnh tranh, quốc gia nào cũng có hệ thống pháp luật và các chế độ chính sách để điều tiết thị trường. Để thành công trong kinh doanh các doanh nghiệp thương mại phải nghiên cứu, phân tích, dự báo về chính trị, pháp luật, cùng với xu hướng vận động của nó như sự ổn định về chính trị, hệ thống pháp luật, các luật thuế… Yếu tố khoa học công nghệ là yếu tố có ảnh hưởng quan trọng và trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong thời đại khoa học công nghệ ngày càng phát triển việc chế tạo ra các sản phẩm mới, chất lượng cao, giá thành hạ có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm và bán hàng. Môi trường văn hóa xã hội là yếu tố có ảnh hưởng sâu sắc, rộng rãi nhất đến nhu cầu, hành vi của con người trong tiêu dùng. Bao gồm đạo đức, dân số, thu nhập, việc làm, dân tộc, tôn giáo, phong tục tập quán…  Khách hàng Là các cá nhân, tổ chức có nhu cầu và khả năng thanh toán về hàng hóa, dịch vụ doanh nghiệp. Vì vậy họ là người quyết định đến doanh thu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại  Các nhà cung ứng Các doanh nghiệp thương mại cần phải quan hệ với các nhà cung ứng khác nhau để giảm thiểu rủi ro. Nếu số lượng nhà cung ứng ít, nguồn hàng không nhiều, không có mặt hàng thay thế, các nhà cung ứng có thể gây sức Đặng Thị Phượng 16 Lớp K5-HQ1B Chuyên đề Tốt Nghiệp Trường Đại Học Thương Mại ép bằng cách tăng giá, giảm chất lượng sản phẩm, dịch vụ kèm theo. Nếu số lượng nhà cung ứng nhiều, nguồn hàng phong phú, có mặt hàng thay thế doanh nghiệp thương mại có thể lựa chọn nguồn cung ứng giá cả phải chăng, chất lượng tốt và dịch vụ thuận lợi. Đặng Thị Phượng 17 Lớp K5-HQ1B Chuyên đề Tốt Nghiệp Trường Đại Học Thương Mại CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ THỰC TRẠNG XÂY DỰNG KẾ HOẠCH BÁN HÀNG CỦA CTCP ĐẠI VIỆT TRÍ TUỆ 2.1 Phương pháp nghiên cứu 2.1.1 Phương pháp thu thập thông tin sơ cấp 2.1.1.1 Phương pháp phỏng vấn - Mục đích phỏng vấn: thu thập thêm những thông tin còn thiếu, khai thác tối đa những vấn đề liên quan đến xây dựng kế hoạch bán hàng. - Lập bản phỏng vấn, xây dựng các câu hỏi: bản phỏng vấn gồm 10 câu hỏi liên quan đến vấn đề xây dựng kế hoạch bán hàng tại Đại Việt. Hầu hết các câu hỏi đều ở dạng mở nhằm khai thác tối đa thông tin từ các đáp viên. - Số bản phỏng vấn: 3 bản phỏng vấn. Phỏng vấn trực tiếp các đáp viên (đối tượng phỏng vấn là trưởng phòng kinh doanh và các nhân viên phòng kinh doanh) tại Đại Việt Trí Tuệ. - Cách thức tiến hành: Bước 1: Lập bản phỏng vấn Bước 2: Xin thời gian phỏng vấn đáp viên Bước 3: Tiến hành phỏng vấn (có bản nháp ghi chép phỏng vấn) Bước 4: Phân tích, xử lý thông tin và đưa ra nhận xét. 2.1.1.2 Phương pháp bảng hỏi Phương pháp bảng điều tra trắc nghiệm là phương pháp được áp dụng rất nhiều vào nhiều lĩnh vực. Bởi đây là phương pháp thuận tiện, nhanh gọn và thu thập được thông tin một cách chính xác nội dung cần nghiên cứu và tìm hiểu do người được hỏi chỉ việc tích vào ô trống mà bạn chọn - Mục đích: thu thập những thông tin cần thiết cho đề tài như chỉ tiêu bán hàng, phương pháp dự báo, căn cứ xây dựng mục tiêu,..thông qua đó làm rõ hơn về công tác xây dựng kế hoạch bán hàng tại công ty, giúp hoàn thiện bài tốt nghiệp. - Cách thức tiến hành: Trong quá trình thực tập tại công ty theo kế hoạch đề ra của nhà trường em đã thực hiện việc phát phiếu điều tra tại công ty. Đặng Thị Phượng 18 Lớp K5-HQ1B Chuyên đề Tốt Nghiệp Trường Đại Học Thương Mại Bước 1: Phát phiếu điều tra (2 phiếu lãnh đạo, 3 phiếu phòng kinh doanh) Bước 2: Thu hồi phiếu điều tra (sau 1 tuần) Bước 3: Xử lý thông tin và đưa ra nhận xét, đánh giá. Bảng điều tra được xây dựng là hướng tới các nhân viên trong CTCP Đại Việt và chủ yếu là nhân viên phòng kinh doanh nhằm mục đích tìm hiểu rõ hơn về hoạt động bán hàng của công ty. Bởi những thông tin và các nhân viên trong phòng kinh doanh có thể cung cấp là chính xác và khách quan nhất. 2.1.2 Phương pháp thu thập thông tin thứ cấp - Mục đích: Phương pháp nghiên cứu dữ liệu thứ cấp được sử dụng nhằm thu thập số liệu, dữ liệu từ các phòng, ban của công ty phục vụ cho việc tìm hiểu, đánh giá thực trạng công tác xây dựng kế hoạch bán hàng của công ty - Các phương pháp: Phương pháp so sánh, phương pháp tổng hợp, phương pháp thống kê kinh nghiệm…. Về nguyên lý người ta có thể lấy thông tin từ nguồn dữ liệu thứ cấp bên trong công ty ( bản báo cáo, bản kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, nguồn dữ liệu thứ cấp bên ngoài công ty ( từ sách báo, tạp chí kế toán, kiểm toán, các website về kế toán, bản tin kinh tế, hiệp hội thương mại, thư viện…) Phương pháp này có ưu điểm là chi phí thấp, dựa trên các số liệu thu thập được mà các nhà quản trị có cách nhìn nhận để phân tích và làm cơ sở cho việc lập mục tiêu bán hàng của công ty. Để có được tài liệu về tình hình kinh doanh các sản phẩm của công ty thì phải sử dụng phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp. Tài liệu thu thập được do phòng kinh doanh, phòng kế toán cung cấp, cụ thể được thể hiện ở các phần phụ lục của chuyên đề. - Cách thức tiến hành: đến phòng kế toán tìm hiểu các báo cáo kết quả kinh doanh của 3 năm gần đây về sản phẩm, đến phòng kinh doanh thu thập các Đặng Thị Phượng 19 Lớp K5-HQ1B Chuyên đề Tốt Nghiệp Trường Đại Học Thương Mại tài liệu về danh sách hàng bán, tình hình kinh doanh phát triển của công ty, các hình thức bán hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung ứng, tình hình công tác xây dựng kế hoạch bán hàng tại công ty. 2.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng của các nhân tố môi trường đến công tác bán hàng của CTCP Đại Việt Trí Tuệ. 2.2.1 Đánh giá tổng quan tình hình về CTCP Đại Việt Trí Tuệ Công ty cổ phần Đại Việt Trí Tuệ VP: 109 Nguyễn Tuân, P.Nhân Chính, Q. Thanh Xuân Hà Nội ĐT: (84 – 4) 35571277 Fax: (84- 4) 35585237 Email: [email protected] Chi nhánh: 42 Sầm sơn – P4 – Q. Tân Bình – TPHCM ĐT: (84 - 4) 38117286 - 38117488 Fax: 84 – 4 38117488 Email: [email protected] Công ty cổ phần Đại Việt Trí Tuệ - Tiền thân là Công ty TNHH Thương mại Đại Việt được thành lập ngày 7 tháng 9 năm 1993 với hơn 10 cán bộ công nhân viên, kinh doanh tong ngành vật liệu xây dựng như: sắt , thép, thiết bị vệ sinh, máy bơm gia đình… Năm 2007 với nhu cầu tăng vốn mở rộng sản xuất kinh doanh nên công ty chính thức cổ phần hóa và trở thành Công ty Cổ phần Đại Việt Trí Tuệ với thương hiệu Brains Daiviet và thành lập các công ty cổ phần thành viên. Trải qua gần 20 năm năm hình thành và phát triển với những thăng trầm trong những ngày mới thành lập nhưng có sự quan tâm chỉ đạo sát sao của Ban lãnh đạo cũng như sự nỗ lực không ngừng của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty, hiện nay Công ty cổ phần Đại Việt Trí Tuệ đã ngày càng lớn mạnh với gần 700 cán bộ công nhân viên lao động và làm việc tong rất nhiều các lĩnh vực khác nhau như: sản xuất kinh doanh thương mại, lĩnh vực nhà hàng - khách sạn ….tại các thành phố lớn như Hà nội, TP HCM, Đồng Nai. Sau khi cổ phần hóa, thương hiệu Brains Daiviet ngày càng được khẳng định và trưởng thành, hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng được mở rộng. Doanh số kinh doanh của toàn hệ thống Đặng Thị Phượng 20 Lớp K5-HQ1B