Tài liệu Hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hoá tại công ty cổ phần thực phẩm sannam

i TÓM LƢỢC Trong thời kỳ nền kinh tế khủng hoẳng, lạm phát tăng cao, để doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển được ngoài việc nắm bắt tốt các cơ hội từ môi trường bên ngoài còn phải tổ chức tốt các hoạt động bên trong. Trong đó hoạt động quản trị là vô cùng quan trọng mà khoá luận tập trung nghiên cứu một bộ phận của quản trị- quản trị dự trữ. Tuy nhiên trên thực tế không ít doanh nghiệp chưa thực hiện tốt công tác tổ chức dự trữ này hoặc thực hiện chưa có khoa học, không đem lại hiệu quả mà còn làm tăng chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Không nằm ngoài tình trạng chung trên công tác tổ chức hàng hoá trong công ty cổ phần thực phẩm SANNAM còn nhiều bất cập. Trong quá trình thực tập tạo công ty bên cạnh việc học hỏi, nâng cao kiến thức và kĩ năng thực tế, em còn nhận thấy hoạt động dự trữ hàng hoá có vai trò hết sức quan trọng, tuy nhiên công tác dự trữ chưa được chú trọng và quan tâm đúng mức nên vẫn còn nhiều tồn tại như: hên thống kho bãi còn nhỏ, chưa đáp ứng được nhu cầu dự trữ hàng hoá, số lượng cơ sở vật chất hạ tầng còn hạn chế, không đạt tiêu chuẩn, lực lượng nhân viên theo dõi và quản lý hàng hoá dự trữ còn hạn chế về số lượng, yếu kém về chất lượng... chính những điều này đã ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nhận thấy tầm quan trọng của công tác dự trữ hàng hoá và xuất phát từ thực trạng của công ty nên em đã đề xuất đề tài đề tài: " Hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hoá tại công ty cổ phần thực phẩm SANNAM". Về mặt lý luận, khoá luận tập trung trình bày một số khái niệm liên quan đến công tác tổ chức dự trữ, các nội dung của công tác tổ chức dự trữ, các nhân tố ảnh hưởng tới công tác tổ chức dự trữ trong doanh nghiệp thương mại. Về mặt nội dung, khoá luận đánh giá thực trạng công tác tổ chức dự trữ tại công ty cổ phần thực phẩm SANNAM, đưa ra các kết luận về công tác tổ chức dự trữ hàng hoá, ưu điểm, nhược điểm, nguyên nhân của các kết luận đó, đưa ra quan điểm giải quyết vấn đề công tác tổ chức dự trữ tại công ty cổ phần thực phẩm SANNAM. Từ đó, đưa ra các giải pháp đề xuất, kiến nghị với công tác tổ chức dự trữ tại công ty Cổ phần thực phẩm SANNAM. Về mặt phương pháp nghiên cứu, khoá luận sử dụng phương pháp quan sát điều tra, phỏng vấn để điều tra các dữ liệu sơ cấp, từ đó có cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh của công ty nói chung và công tác tổ chức dự trữ nói riêng. Kết hợp với số liệu thứ cấp phân tích, xử lý và tổng hợp để đánh giá thực trạng công tác tổ chức dự trữ tại công ty. Từ đó, giúp cho khoá luận thêm sâu sắc và gắn với thực tiễn hơn. ii LỜI CẢM ƠN Để hoàn thiện khoá luận với đề tài :" hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hoá tại công ty cổ phần thực phẩm SANNAM" ngoài sự nỗ lực phấn đấu của bản thân qua quá trình học tập tại trường Đại Học Thương Mại và thực tập tại công ty cổ phần thực phẩm SANNAM còn có sự giúp đỡ rất nhiều của nhà trường, các thầy cô, cùng ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty cổ phần thực phẩm SANNAM. Trước hết, em xin chân thành cảm ơn tới Ban giám hiệu nhà trường, các thầy cô khoa quản trị doanh nghiệp, các thầy cô trong bộ môn Quản trị tác nghiệp thương mại cùng toàn thể các thầy cô giáo trong trường Đại Học Thương Mại đã tận tình giảng dạy và tạo điều kiện tốt nhất cho em trong suốt quá trình học tập tại trường. Em xin bày tỏ cảm ơn sâu sắc đến TS. Trần Văn Trang đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ em tận tình trong thời gian thực hiện khoá luận này. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ quý báu của Ban giám đốc cùng toàn thể các nhân viên, phòng ban của công ty cổ phần thực phẩm SANNAM đã cung cấp đầy đủ thông tin và tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập tại công ty để em có thể nâng cao được kiến thức và kỹ năng thực tế hoàn thành tốt bài khoá luận này. Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2014 Sinh viên thực hiện Lê Đức Mạnh iii MỤC LỤC TÓM LƢỢC ............................................................................................................................... i LỜI CẢM ƠN ........................................................................................................................... ii MỤC LỤC ................................................................................................................................iii DANH MỤC BẢNG BIỂU ...................................................................................................... v PHẦN MỞ ĐẦU ....................................................................................................................... 1 1. Tính cấp thiết của đề tài ....................................................................................................... 1 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài............................................................................... 2 3. Mục đích nguyên cứu đề tài ................................................................................................. 3 4. Phạm vi nghiên cứu .............................................................................................................. 3 5. Phƣơng pháp nghiên cứu ..................................................................................................... 3 5.1. Phương pháp thu thập dữ liệu ........................................................................................... 3 5.1.1. Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp ............................................................................ 3 5.1.2. Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp .......................................................................... 4 5.2. Phương pháp phân tích xử lý số liệu và tổng hợp ............................................................ 4 6. Kết cấu đề tài ........................................................................................................................ 5 1.1. Một số khái niệm cơ bản liên quan tới tổ chức dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp thƣơng mại. ................................................................................................................................ 6 1.2 Các nội dung của công tác quản trị dự trữ của doanh nghiệp thƣơng mại .................. 7 1.2.1 Tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ hàng hoá của doanh nghiệp thương mại ................. 7 1.2.1.1 Xác định nhu cầu kho bãi ............................................................................................... 7 1.2.1.2 Thiết lập hệ thống kho bãi dự trữ ................................................................................... 9 1.2.2. Theo dõi và quản lý hàng hoá dự trữ về mặt hiện vật ................................................. 10 1.2.2.1. Tổ chức nhận hàng hoá vào kho .................................................................................. 10 1.2.2.2. Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hoá ..................................................................... 11 1.2.2.3. Tổ chức giao xuất hàng hoá ........................................................................................ 12 1.2.2.4. Tổ chức kiểm kê hàng hoá ........................................................................................... 13 1.2.3. Theo dõi và quản lý hàng hóa dự trữ về mặt giá trị ..................................................... 13 1.2.3.1. Phương pháp tính theo giá thực tế .............................................................................. 13 1.2.3.2. Phương pháp tính theo giá mua bình quân gia quyền ................................................ 13 1.2.3.3. Phương pháp tính theo lô ............................................................................................ 14 1.3. Các nhân tố ảnh hƣởng tới công tác quản trị dự trữ của doanh nghiệp thƣơng mại14 1.3.1. Các yếu tố bên trong doanh nghiệp .............................................................................. 14 1.3.2 Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp ............................................................................... 14 2.1 Khái quát về công ty cổ phần thực phẩm SANNAM .................................................... 16 2.1.1 Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần thực phẩm SANNAM ................................... 16 2.1.2 Lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh của công ty cổ phần thực phẩm SANNAM. ............. 16 iv 2.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần thực phẩm SANNAM. ........................................ 17 2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong 3 năm gần nhất ................... 18 2.2 Phân tích đánh giá, thực trạng công tác tổ chức dự trữ tại công ty cổ phần thực phẩm SANNAM. ..................................................................................................................... 19 2.2.1 Tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ trong công ty cổ phần thực phẩm SANNAM............... 19 2.2.1. 1. Thực trạng xác định nhu cầu kho bãi ......................................................................... 19 2.2.1.2.Thực trạng thiết lập hệ thống kho bãi dự trữ ............................................................... 19 2.2.2. Thực trạng theo dõi và quản lý hàng hoá về mặt hiện vật tại công ty cổ phần thực phẩm SANNAM. ...................................................................................................................... 20 2.2.2.1. Thực trạng tổ chức nhận hàng hoá vào kho ................................................................ 20 2.2.2.2. Thực trạng tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hoá dự trữ trong công ty .................. 20 2.2.2.2. Thực trạng tổ chức giao xuất hàng hoá ...................................................................... 21 2.2.2.4. Thực trạng tổ chức kiểm kê hàng hoá ......................................................................... 22 2.2.3 Thực trạng công tác theo dõi và quản lý hàng hoá về mặt giá trị của công ty cổ phần thực phẩm SANNAM. ............................................................................................................. 22 2.3. Các kết luận về thực trạng về thực trạng công tác tổ chức dự trữ tại công ty cổ phần thực phẩm SANNAM. ............................................................................................................ 24 2.3.1. Những ưu điểm và nguyên nhân .................................................................................. 24 2.3.2. Những nhược điểm và nguyên nhân ............................................................................ 24 3.1. Phƣơng hƣớng hoạt động của công ty thời gian tới. .................................................... 26 3.1.1. Mục tiêu của công ty cổ phần thực phẩm SANNAM. ................................................. 26 3.1.2. Phương hướng hoạt động của công ty cổ phần thực phẩm SANNAM trong thời gian tới. .................................................................................................................................................. 26 3.2. Quan điểm giải quyết vấn đề quản trị dự trữ tại công ty cổ phần thực phẩm SANNAM. ................................................................................................................................ 27 3.3 Các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản trị dự trữ trong công ty cổ phần thực phẩm SANNAM. .................................................................................................. 27 3.3.1. Các đề xuất với công ty cổ phần thực phẩm SANNAM ............................................... 27 3.3.1.1. Xây dựng và mở rộng hệ thống kho bãi ....................................................................... 27 3.3.1.2. Trang bị đầy đủ cơ sở hạ tầng cho hệ thống nhà kho. ................................................ 28 3.3.1.3. Đẩy mạnh ứng dụng tin học trong quản lý kho hàng. ................................................. 29 3.3.1.4. Linh hoạt trong việc lựa chọn phương pháp theo dõi và quản lý hàng hoá về mặt giá trị...... 30 3.3.1.5. Tổ chức khóa học, nâng cao trình độ quản lý và tin học cho bọ quản lý kho. ............ 31 3.3.2. Các kiến nghị nhà nước và cơ quan chức năng .......................................................... 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO v DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty CP thực phẩm Sannam trong 3 năm từ 2011 đến 2013 .......................................................................................................................... 18 Bảng 2.2: Diện tích một số kho bãi của công ty. ...................................................................... 19 Bảng 2.3: So sánh các phương pháp hạch toán hàng hoá dự trữ về mặt giá trị của mặt hàng rượu mơ Núi Tản trong công ty cổ phần thực phẩm SANNAM trong tháng 9 năm 2013. ..... 23 Bảng 3.1: Đề xuất các trang thiết bị cho kho hàng của công ty Sannam ................................. 28 1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Ngày 11/01/2007 Việt Nam trở thành thành viên chính thức của tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), mở ra một giai đoạn mới cho đất nước, nền kinh tế nước ta- nền kinh tế thị trường. Nền kinh tế mở cửa bên cạnh việc tạo nhiều điều kiện cơ hội cho các doanh nghiệp nhưng cũng tạo không ít khó khăn, thách thức đặc biệt là việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gay gắt và khốc liệt hơn. Không những thế hiện nay nền kinh tế thế giới và nền kinh tế trong nước có nhiều biến động do ảnh hưởng của lạm phát từ năm 2008 trở lại đây đã khiến cho nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp nhỏ và vừa lâm vào tình trạng kho khăn, thậm chí là phá sản. Vì thế để tồn tại và phát triển được các doanh nghiệp không những phải nắm bắt tốt các cơ hội từ môi trường kinh doanh bên ngoài mà còn phải tổ chức tốt các hoạt động bên trong doanh nghiệp của mình, trong đó công tác tổ chức dự trữ hàng hoá cần được chú trọng hơn nữa. Dự trữ là một trong những hoạt động tác nghiệp chính của doanh nghiệp, chi phí dự trữ là một bộ phận chi phí không nhỏ trong chi phí hoạt động, nó ảnh hưởng lớn tới kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, để hoạt động kinh doanh của doang nghiệp được diễn ra một cách thường xuyên và liên tục, có hiệu quả thì cần phải hoàn thiện tốt công tác dự trữ hàng hoá. Tuy nhiên trên thực tế không ít doanh nghiệp chưa thực hiện tốt công tác này hoặc thực hiện chưa có khoa học, không đem lại hiệu quả mà còn làm tăng chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu dự trữ hàng hoá không đủ mức cần thiết sẽ có nguy cơ làm cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại bị gián đoạn. Ngược lại, nếu dự trữ hàng hoá vượt qua mức cần thiết sẽ dẫn đến tình trạng ứ đọng hàng hoá, ứ đọng vốn lưu động và gây lãng phí, tăng chi phí kinh doanh cho doanh nghiệp. Không nằm ngoài tình trạng chung trên công tác dự trữ hàng hoá trong công ty cổ phần thực phẩm SANNAM còn nhiều bất cập. Trong quá trình thực tập tại công ty bên cạnh việc học hỏi, nâng cao kiến thức và kỹ năng thực tế, em còn nhận thấy hoạt động dự trữ hàng hoá có vai trò hết sức quan trọng, tuy nhiên công tác dự trữ chưa được chú trọng và quan tâm đúng mức nên vẫn còn nhiều tồn tại như: hệ thống kho bãi còn nhỏ, chưa đáp ứng được nhu cầu kho bãi dự trữ hàng hoá, cơ sở vật chất xuống cấp, kém chất lượng, chưa đạt tiêu chuẩn, lực lượng nhân viên theo dõi và quản lý hàng hoá dự trữ còn hạn chế về số lượng, yếu kém về chất lượng… chính những điều này đã ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp: thiếu hàng, mất hàng, chất lượng hàng hoá không được đảm bảo, cũng từ đó ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, làm mất uy tín và giảm sút khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường. Do đó, để công ty có thể tồn tại và phát triển, mở rộng quy mô kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường thì thực sự cần có sự quan tâm, 2 chú trọng nhiều hơn tới công tác dự trữ hàng hoá. Nhận thấy tầm quan trọng của công tác dự trữ hàng hoá và xuất phát từ thực trạng của công ty em đã đề xuất đề tài “Hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hoá trong công ty cổ phần thực phẩm SANNAM”. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài Công tác tổ chức dự trữ hàng hoá trong mỗi doanh nghiệp có vai trò hết sức quan trọng nhưng hầu hết lại được ít được các doanh nghiệp quan tâm, chú trọng. Vì vậy, cũng có không ít những công trình nghiên cứu tới vấn đề này. Những công trình nghiên cứu của các sinh viên năm trước đều cho thấy rằng họ đã hiểu được vai trò và tầm quan trọng của công tác dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp, từ đó đề ra phương hướng, nâng cao hiệu quả công tác dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp, từ đó đề ra phương hướng, nâng cao hiệu quả công tác dự trữ tại các doanh nghiệp, một số đề tài có liên quan như sau: Trần Thị Thơi, lớp K43A1, luận văn tốt nghiệp trường Đại Học Thương Mại, năm 2009 với đề tài:” Hoàn thiện công tác dự trữ mặt hàng giấy vàng mã và giấy krap ở công ty giấy thuận thành”. Đề tài đã đưa ra được cái khái niệm cơ bản về công tác dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp, ý nghĩa của dự trữ. Đề tài làm rõ được vai trò, tầm quan trọng và những hạn chế của việc dự trữ giấy vàng mã, giấy krap trong công ty giấy Thuận Thành, tuy nhiên giải pháp đưa ra để hoàn thiện công tác dự trữ còn chung chung, chưa cụ thể gắn với thực tiễn công ty. Nguyễn Thị Yến, lớp K43A4, luận văn tốt nghiệp trường Đại Học Thương Mại, năm 2009 với đề tài:” Nâng cao chất lượng quản trị dự trữ sản phẩm thép ở công ty cổ phần INDECO”. Đề tài đưa ra những lý luận cơ bản về dự trữ hàng hoá, thể hiện được vai trò, chức năng của dự trữ hàng hoá đối với doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, phân tích thực trạng công tác quản trị dự trữ, nêu ra được thành công, tồn tại mà công ty gặp phải trong quá trình thực hiện, đưa ra các giải pháp giúp công ty hoàn thiện công tác quản trị dự trữ trong thời gian tới, đặc biệt đề tài đã xây dựng được sơ đồ sắp xếp hàng hoá trong kho và đề xuất công ty sử dụng phần mềm V.net hỗ trợ quản lý khách hàng, quản lý hàng hoá giúp công ty hoàn thiện hơn trong công tác quản trị dự trữ. Trương Đức Khôi, lớp K43A6, luận văn tốt nghiệp trường Đại Học Thương Mại, năm 2011 với đề tài:” Hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hoá ở công ty siêu thị Hà Nội”. Luận văn đã đưa ra những lý luận cơ bản về công tác tổ chức dự trữ hàng hoá. Đánh giá tổng quan tình hình dự trữ hàng hoá ở công ty siêu thị Hà Nội, các nhân tố môi trường ảnh hưởng tới công tác dự trữ ở công ty, từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện công tác quản trị dự trữ trong công ty. Đặc biệt luận văn còn đề cập được dự báo triển vọng và quan điểm hoàn thiện công tác quản trị dự trữ của công ty trong thời gian tới. 3 Nguyễn Thị Thu Hồng, lớp K44A6, luận văn tốt nghiệp trường Đại Học Thương Mại,năm 2011 với đề tài:”Hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ tại công ty cổ phần Black & White.”. Luận văn cũng đã trình bày khá đầy đủ các khái niệm liên quan đến công tác tổ chức dự trữ. Đưa ra các kết luận về công tác tổ chức dự trữ hàng hoá, ưu nhược điểm, nguyên nhân của các kết luận đó tại công ty cổ phần Black & White, từ đó đưa ra các giải pháp, đề xuất, kiến nghị với công tác tổ chức dự trữ tại công ty. Công ty cổ phần thực phẩm SANNAM sau 11 năm hình thành và phát triển đã xây dựng một hệ thống kênh phân phối rộng lớn khắp địa bàn thành phố Hà Nội và một số tỉnh thành lân cận, vì vậy có thể đáp ứng được tốt cho hoạt động kinh doanh cần có công tác dự trữ hàng hóa khoa học, hiệu quả, đảm bảo cho sự phát triển của công ty. Tuy nhiên trong quá trình thực tập tại công ty, em nhận thấy công tác dự trữ hàng hóa của công ty còn chưa đạt hiệu quả, vẫn còn nhiều bất cập cần giải quyết. Mặt khác, qua quá trình tìm hiểu em nhận thấy đã có một số công trình nghiêm cứu của sinh viên những năm trước làm về công ty cổ phần thực phẩm SanNam nhưng chưa có đề tài nào đề cập tới công tác quản lý dự trữ. Vì vậy, em lựa chọn đề tài “Hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại công ty cổ phần thực phẩm SANNAM”. Đề tài tập trung giải quyết vấn đề tổ chức kho bãi dự trữ, theo dõi và quản lý hàng hóa về mặt hiện vật và giá trị, từ đó tìm ra phương hướng nhằm hoàn thiện công tác dự trữ hàng hóa tại công ty. 3. Mục đích nguyên cứu đề tài  Hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại  Đánh giá được toàn diện thực trạng công tác tổ chức dự trữ tại công ty cổ phần thực phẩm SANNAM.  Từ đó đề xuất những giải pháp hữu hiệu góp phần hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ trong công ty, giúp công ty hoạt động kinh doanh có hiệu quả hơn. 4. Phạm vi nghiên cứu Về mặt không gian. Đề tài nghiên cứu công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại công ty cổ phần thực phẩm SANNAM trên địa bàn thành phố Hà Nội Về mặt thời gian. Đề tài tiến hành khảo sát điều tra thu thập dữ liệu tình hình hoạt động kinh doanh chung và công tác dự trữ của công ty từ năm 2010- 2013 trong đó tập trung lấy năm 2013 làm năm phân tích. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu 5.1. Phương pháp thu thập dữ liệu 5.1.1. Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp Phương pháp quan sát.Trong quá trình thực tập tiến hành quan sát để có cái nhìn nhận 4 định tổng quát về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty nói chung và công tác quản trị dự trữ tại công ty nói riêng. Phương pháp điều tra.Phương pháp này sử dung các phiếu điều tra trắc nhiệm được thiết kế sẵn, phát tới các đối tượng cần điều tra để tiến hành thu thập thông tin về vấn đề đã được đặt thành câu hỏi trong phiếu điều tra. Trên cơ sở nghiên cứu vấn đề công tác quản trị dự trữ tại công ty cổ phần thực phẩm SANNAM, em đã thiết kế mẫu điều tra cho đối tượng là nhân viên. Mỗi phiếu điều tra gồm nhiều câu hỏi trác nghiệm xoay quanh nội dung công tác dự trữ trong công ty. Các phiếu điều tra này được gửi tới nhân viên trong công ty để họ đánh giá về công tác dự trữ hàng hóa của công ty. Qua đó nhằm thu thập các thông tin cần thiết về việc thực hiện công tác dự trữ của công ty. Phương pháp phỏng vấn. Thông qua tổng hợp phiếu điều tra, nhận thấy các vấn đề cấp thiết trong công tác quản trị dự trữ mà công ty đang gặp phải, các đối tượng có lien quan trực tiếp đến công tác dự trữ. Từ đó, thông qua phỏng vấn trực tiếp các đối tượng có lien quan sẽ giúp cho việc thu thập thông tin được chính xác và đầy đủ hơn, giúp làm sang tỏ hơn những vấn đề cần giải quyết cho công tác dự trữ. 5.1.2. Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp Dữ liệu thứ cấp là kênh thông tin quan trọng, nó cung cấp một lượng thông tin tương đối lớn phục vụ cho hoạt động nghiên cứu, trong khóa luận em đã sử dụng các dữ liệu thứ cấp sau  Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty  Phiếu nhập kho, xuất kho  Báo cáo kiểm kê  Tài liệu thu thập trên các website  Tài liệu thu thập từ các tạp chí kinh tế thương mại  Tài liệu tham khảo từ các sinh viên khóa trước 5.2. Phương pháp phân tích xử lý số liệu và tổng hợp Đối với dữ liệu sơ cấp Trên các phiếu điều tra trác nhiệm, tiến hành tổng hợp, mô tả các thông tin thu thập, từ đó tiến hành xử lý, đánh giá chung mức độ quản trị dự trữ của công ty Các dữ liệu thu thập thông qua phỏng vấn nhằm bổ xung cho những vấn đề mà phiếu điều tra chưa làm rõ được. Qua đó đánh giá thông tin một cách chính xác và đầy đủ hơn về công tác dự trữ trong công ty. Đối với dữ liệu thứ cấp Trên cơ sở số liệu thứ cấp thu thập được, sử dụng phương pháp so sánh, số chênh lệch, phân tích sự tăng giảm các con số thông qua các năm, đánh giá sự tăng giảm là tốt hay không tốt, lý giải nguyên nhân và đưa ra biện pháp. 5 Trên cơ sở lý thuyết đã trình bày, đề tài sử dụng phương pháp điều tra, phỏng vấn nhằm thu thập dữ liệu kết hợp với phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu và tổng hợp để đưa ra các kết quả phân tích, thực trạng công tác dự trữ hàng hoá tại công ty từ đó đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác dự trữ cho công ty. 6. Kết cấu đề tài Ngoài tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ hình vẽ, danh mục viết tắt, phần mở đầu, khoá luận gồm 3 chương: Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác tổ chức dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại. Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức dự trữ hàng hoá tại công ty cổ phần thực phẩm SANNAM Chương 3: Một số đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ tại công ty cổ phần thực phẩm SANNAM. 6 CHƢƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC DỰ TRỮ HÀNG HOÁ TRONG DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI. 1.1. Một số khái niệm cơ bản liên quan tới tổ chức dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp thƣơng mại. Dự trữ hàng hoá:  Dự trữ hàng hoá trong nền kinh tế quốc dân Dự trữ là sự ngưng đọng tạm thời của sản phẩm hàng hoá xã hội trong quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng, được giữ lại để bán và tiêu dùng sau này.  Dự trữ trong hệ thống sản xuất kinh doanh Dự trữ bao gồm các sản phẩm hay nguyên liệu, nhiên liệu đang lưu trong kho, đang trên đường vận chuyển, đang chờ sản xuấy dở dang.. và cả những thành phẩm đang chờ bán. Hay nói cách khác, dự trữ bao gồm: Tất cả các sản phẩm, hàng hoá mà doanh nghiệp có để bán, tất cả nguyên vật liệu, phụ tùng mà doanh nghiệp lưu giữ và sử dụng để sản xuất ra các sản phẩm hay cung cấp dịch vụ.  Hàng hoá dự trữ Hàng hoá dự trữ ở các doanh nghiệp thương mại (DNTM) được hình thành khi DNTM nhập hàng về và kết thúc khi DNTM bán hàng ( giao hàng) cho khách hàng. Hàng hoá dự trữ ở DNTM là toàn bộ hàng hoá được dự trữ ở các kho, trạm, của hàng, quầy hàng, siêu thị, đại lý, trung tâm mua sắm… của DNTM. Như vậy, hàng hoá dự trữ là những hàng hoá đang ở dạng chuẩn bị bán cho khách hàng.  Quản trị dự trữ Quản trị dự trữ là tổng hợp các hoạt động xác định nhu cầu dự trữ, tổ chức dự trữ và đánh giá công tác dự trữ nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Tổ chức dự trữ hàng hoá bao gồm các hoạt động về tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ hàng hoá, tổ chức quản trị dự trữ hàng hoá về mặt hiện vật và giá trị.  Định mức dự trữ Là mức dự trữ phải có theo kế hoạch của doanh nghiệp để đảm bảo quá trình kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành bình thường, liên tục.  Dự trữ thấp nhất Là mức dự trữ tối thiểu doanh nghiệp phải có để đảm bảo hoạt động bán hàng đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường cả về số lượng và chất lượng. Đây là mức dự trữ để đảm bảo nhu cầu hàng hoá kinh doanh trong khoảng thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng của doanh nghiệp.  Dự trữ cao nhất Là mức dự trữ cao nhất mà doanh nghiệp có thể đạt được trong một khoảng thời gian nhất định. Mức dự trữ cao nhất là sự cụ thể hoá chính sách mua hàng của doanh nghiệp. Mức 7 dự trữ cao nhất càng lớn thì doanh nghiệp quyết định mua hàng với số lượng lớn để nắm bắt cơ hội thị trường do giá cả tăng lên hoặc ưu đãi mua số lượng lớn. Ngược lại, mức dự trữ lớn nhất sẽ thấp khi doanh nghiệp áp dụng chính sách mua hàng liên tục với số lượng nhỏ, thực hiện dự trữ bằng 0.  Dự trữ bình quân Dự trữ bình quân là trung bình cộng của dự trữ cao nhất và dự trữ thấp nhất. Chỉ tiêu dự trữ bình quân thể hiện mức dự trữ hợp lý của doanh nghiệp, việc xác định mức dự trữ bình quân và tính toán chi phí lãi vay.  Dự trữ bảo hiểm Là mức dự trữ đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng khi có những biến động ngoài dự kiến như hàng hoá không được cung ứng theo kế hoạch, gián đoạn vận chuyển… Doanh nghiệp thương mại thường tiến hành dự trữ bảo hiểm nhằm phòng tránh các trường hợp không có hàng để triển khai hợp đồng bán ra, từ đó mất uy tín với khách hàng và chịu phí tổn do phạt hợp đồng.  Kho bãi dự trữ Kho bãi dự trữ được hiểu đơn giản là những điều kiện cơ sở vật chất để dự trữ hàng hoá phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tổ chức dự trữ kho bãi bao gồm tổ chức hệ thống nhà kho, sân bãi, các trang thiết bị để chứa đựng và bảo quản sản phẩm. Tổ chức quản lý kho bãi bao gồm các công việc chính như xác định nhu cầu kho bãi, quy hoạch mạng lưới kho bãi, đầu tư cơ sở hạ tầng và mua sắm trang thiết bị kho bãi.  Theo dõi và quản lý hàng hoá dự trữ về mặt hiện vật Tổ chức quản lý hàng hoá dự trữ về mặt hiện vật nhằm mục đích đảm bảo, giữ gìn hàng hoá về giá trị và giá trị sử dụng, tránh làm thất thoát, hư hỏng hàng hoá trong kho. Mặt khác, tổ chức quản lý hàng hoá dự trữ về mặt hiện vật còn giúp cho việc chất xếp, xuất nhập hàng trong kho được dễ dàng, các nhà quản trị luôn nắm được số lượng từng loại hàng trong kho để kịp thời đưa ra những quyết định đúng đắn về cung ứng hàng hoá.  Theo dõi và quản lý hàng hoá dự trữ về mặt giá trị Theo dõi và quản lý hàng hoá dự trữ về mặt giá trị là việc hạch toán giá trị của hàng hoá dự trữ, làm cơ sở cho việc đánh giá tài sản của doanh nghiệp và hiệu quả sử dụng vốn hàng hoá 1.2 Các nội dung của công tác quản trị dự trữ của doanh nghiệp thƣơng mại 1.2.1 Tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ hàng hoá của doanh nghiệp thương mại 1.2.1.1 Xác định nhu cầu kho bãi Kho bãi được hiểu đơn giản là những điều kiện cơ sở vật chất để dự trữ hàng hoá 8 phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tổ chức hệ thống kho bãi bao gồm tổ chức hệ thống nhà kho, sân bãi, các trang thiết bị để chứa đựng và bảo quản sản phẩm. Tổ chức quản lý kho bãi bao gồm các công việc chính sau như xác định nhu cầu kho bãi, quy hoạch mạng lưới kho bãi, đầu tư cơ sở hạ tầng và mua sắm trang thiết bị kho bãi. Với doanh nghiệp thương mại, hệ thống kho bãi có thể bao gồm các loại chính như sau: Kho bãi phục vụ mua, tiếp nhận hàng hoá: Loại kho bãi này thường được đặt ở nơi thu mua hoặc tiếp nhận hàng hoá. Kho bãi trung chuyển: Loại kho bãi này phục vụ nhu cầu vận chuyển hàng hoá của doanh nghiệp, thường nằm ở nhà ga, bến cảng để nhận hàng hoá từ phương tiện vận chuyển này sang phương tiện vận chuyển khác. Kho bãi dự trữ: Dùng để dự trữ hàng hoá đáp ứng nhu cầu bán ra hàng ngày của doanh nghiệp. Kho bãi dự trữ có thể bao gồm nhà kho, bãi hoặc các điểm bán hàng. Để xác định nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp cần căn cứ và định mức dự trữ hàng hoá của mình. Diện tích cần có thường bao gồm: Diện tích nghiệp vụ chính của kho: Dùng để tiếp nhận và xuất hàng hoá, bảo quản hàng hoá, xử lý hàng hoá (bao gói lại, đánh mã vạch và các xử lý khác nếu cần). Diện tích khác: Bao gồm diện tích văn phòng kho (nếu cần), diện tích cho bộ phận bảo vệ, diện tích dừng đỗ xe, diện tích cho lắp đặt và vận hành các trang thiết bị. Để xác định nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp có thể sử dụng kết hợp nhiều phương pháp khác nhau: Phương pháp kinh nghiệm: Doanh nghiệp căn cứ trên định mức dự trữ của mình bao gồm dự trữ định mức tối đa, định mức dự trữ bình quân để xác định nhu cầu kho bãi. Để thuận tiện, doanh nghiệp sẽ xác định từng loại diện tích dự trữ cho từng nhóm hàng, nghành hàng, diện tích nghiệp vụ chính, diện tích hành chính… Trên cơ sở các loại nhu cầu diện tích cụ thể, doanh nghiệp lên phương án tổng thể và vẽ sơ đồ tổng thể. Phương pháp tính theo trọng tải: Diện tích tính theo trọng tải áp dụng trong trường hợp kho bãi có sức chứa theo tải trọng. Phương pháp này thường áp dụng cho các hàng hoá chất xếp trên giá, kệ, chất đống… S=D/s Trong đó: S: là diện tích kho bãi cần có D: là định mức dự trữ theo ngày s: là trọng tải trên m Phương pháp tính theo thể tích: Phương pháp này áp dụng cho những hàng hoá chứa đựng và bảo quản theo đơn vị m 9 S=D/s Trong đó: V: là thể tích cần có D: là định mức theo ngày v: là hệ số thể tích chứa đựng cần có cho một đơn vị sản phẩm. Tương tự S,V có thể được tính theo V tối đa, V tối thiểu, V bình quân. Mỗi loại hàng hoá nó có những đặc điểm riêng về hình dáng, kích thước, tính chất cơ lý hoá, hình thức bao gói, điều kiện bảo quản, thời hạn dự trữ… Do vậy, doanh nghiệp cần cần phải lựa chọn các kho dự trữ phù hợp với những đặc tính của hàng hoá. 1.2.1.2 Thiết lập hệ thống kho bãi dự trữ Căn cứ vào nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp triển khai thiết lập hệ thống kho bãi. Bao gồm các công việc chủ yếu như xác định địa điểm đặt kho bãi, quyết định đầu tư hay đi thuê kho bãi, lên danh mục và triển khai đầu tư tài sản và trang thiết bị dự trữ. Căn cứ vào nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp triển khai thiết lập hệ thống kho bãi. Bao gồm các công việc chủ yếu như xác định địa điểm đặt kho bãi, quyết định đầu tư hay đi thuê kho bãi, lên danh mục và triển khai đầu tư tài sản và trang thiết bị dự trữ. Quyết định địa điểm đặt kho bãi. Một địa điểm tốt đáp ứng các yêu cầu sau:  Đáp ứng được các yêu cầu về kho bãi của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có đủ diện tích kho bãi theo đúng yêu cầu của mình.  Chi phí về kho bãi thấp: Chi phí kho bãi bao gồm: Chi phí thuê kho, chi phí vận chuyển, chi phí đi lại của nhân viên.  Thời gian vận chuyển nhanh nhất, đảm bảo không ảnh hưởng đến nhịp độ bán ra.  Đảm bảo an ninh, vệ sinh, môi trường. Quyết định đầu tư hay đi thuê kho bãi. Thực tế doanh nghiệp không nhất thiết phải đầu tư kho bãi vì có những doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ hậu cần kinh doanh kho bãi. Do đó nếu đi thuê có thể làm chi phí cố định giảm đi và bài toán chi phí tổng thể sẽ thấp hơn tự đầu tư. Doanh nghiệp sẽ cân nhắc phương án có lợi để triển khai đáp ứng nhu cầu kho bãi của mình. Lên danh mục và triển khai đầu tư trang thiết bị kho bãi. Hệ thống trang thiết bị tài sản dự trữ bao gồm các tài sản thuộc về các nhóm chủ yếu sau: - Các bục , kệ, giá, tủ… - Trang thiết bị bảo quản chuyên dụng - Hệ thống chiếu sáng - Hệ thống điều hoá, hút ẩm - Trang thiết bị nâng hạ, bao gói 10 - Trang thiết bị vệ sinh kho bãi - Trang thiết bị phòng cháy chữa cháy - Trang thiết bị phục vụ quản lý dự trữ. 1.2.2. Theo dõi và quản lý hàng hoá dự trữ về mặt hiện vật Tổ chức quản lý dự trữ hàng hoá về mặt hiện vật nhằm mục đích giữ gìn hàng hoá về giá trị sử dụng, tránh làm thất thoát, hư hỏng hàng hoá trong kho. Mặt khác tổ chức quản trị hàng hoá về mặt hiện vật còn giúp cho việc chất xếp, xuất-nhập hàng trong kho được dễ dàng, các nhà quản trị luôn nắm được số lượng từng loại hàng trong kho để kịp thời đưa ra những quyết định đúng đắn về cung ứng hàng hoá. Tổ chức quản trị dự trữ hàng hoá dự trữ về mặt hiện vật bao gồm các hoạt động được chia thành bốn nhóm công việc chính: 1.2.2.1. Tổ chức nhận hàng hoá vào kho Tổ chức nhận hàng hoá vào kho phải đảm bảo các yêu cầu sau: Nhận đúng số lượng, chất lượng hàng hoá theo hợp đồng, phiếu giao hàng, hoá đơn hoặc vận đơn. Chuyển nhanh hàng hoá từ nơi nhận về nơi bảo quản hoặc chế biến Cần có kế hoạch phối hợp hoạt động giữa các khâu nhận hàng, bốc xếp, vận chuyển, bảo quản và chế biến của kho. Mỗi loại hàng hoá có những đặc điểm, tính chất riêng, mỗi nguồn hàng khi giao nhận có những yêu cầu và quy định khác nhau. Cụ thể: - Tất cả hàng hoá nhập kho phải có chứng từ hợp lệ. - Tất cả hàng hoá nhập kho phải được kiểm nhận, kiểm nghiệm. Có một số hàng hoá cần phải được hoá nghiệm. - Khi kiểm nhận, kiểm nghiệm nếu thấy hàng hoá có lỗi thì phải tiến hành làm thủ tục theo đúng quy định. - Khi nhận hàng xong, phải chú ý ghi rõ số hàng thực nhập về số lượng, chất lượng của chúng và cùng với người giao hàng xác nhận vào chứng từ. - Trước khi nhận hàng, cần tiến hành chuẩn bị nhận hàng như chuẩn bị kho chứa, phương tiện, nhân lực, chứng từ cần thiết có liên quan đến giao nhận hàng hoá. - Khi thực hiện nhận hàng, cân đo, đong, đo, đếm và đối chiếu với số lượng hàng hoá có trong hoá đơn. Một số trường hợp phát sinh cần lưu ý khi nhận hàng: - Trường hợp chứng từ không hợp lệ: Trong những trường hợp này phải lập biên bản có đại diện, đôi bên hữu quan xác nhận và làm rõ trách nhiệm của các bên liên quan, đồng thời đề ra các biện pháp xử lý kịp thời. 11 - Trường hợp thiếu hoá đơn: Trong trường hợp này, cán bộ nghiệp vụ phải căn cứ vào hợp đồng kế hoạch nhập hàng, hoặc vận đơn để nhập phiếu nhập hàng. Trên phiếu nhập có ghi: “Hàng nhập kho chưa có hoá đơn”, đồng thời vào sổ theo dõi: “Hoá đơn chưa đến”. - Trường hợp nhận được hoá đơn mà hàng chưa đến: Nếu đã nhận trả tiền thì bộ phận nghiệp vụ đối chiếu với hợp đồng kinh tế rồi chuyển qua bộ phận kế toán, kiểm tra lại nội dung hoá đơn đề nghị vào sổ: “Hàng đang trên đường đi”. Nếu chưa nhận trả tiền thì bộ phận nghiệp vụ ghi sổ theo dõi và giữ hoá đơn đến khi hàng hoá đến sẽ giải quyết như khi hàng hoá và hoá đơn đến cùng một lúc. 1.2.2.2. Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hoá Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hoá thực chất là xây dựng , tổ chức các hoạt động của con người nhằm đảm bảo nguyên vẹn giá trị sử dụng của hàng hoá. Các hoạt động này bao gồm: Lựa chọn bố trí vị trí và sơ đồ sắp xếp hàng hoá. Đối với mỗi đơn vị hàng hoá, chủng loại cụ thể, được sắp xếp và một vị trí cụ thể theo: Gian kho, ngăn, ô, hoặc thiết bị chứa đựng trong kho. Người ta có thể dùng chữ cái, hoặc chữ số biểu hiện vị trí chi tiết cho hàng hoá cụ thể. Kê lót hàng hoá trong kho. Là điều kiện để giữ gìn phẩm chất hàng hoá bảo đảm, để chống lại tác hại của môi trường. Thực tế cho thấy những biểu hiện biến chất, giảm sút chất lượng hàng hoá là nguyên nhân do các kho không thực hiện kê lót hàng hoá. Mặt khác, nếu chất xếp hàng hoá không có vật kê lót, hàng hoá sẽ bị đè nén và cọ xát lẫn nhau, không bảo đảm độ thông thoáng… Điều đó, khẳng định việc kê lót là một yêu cầu đặt ra trong bảo quản hàng hoá ở kho. Yêu cầu đặt ra đối với các vật kê lót là phải không có phản ứng lý hoá gây tác động có hại về cơ học với hàng hoá, đảm bảo vệ sinh kho, hàng hoá và không gây ô nhiễm môi trường. Chất xếp hàng hoá trong kho. Về thực chất là sắp xếp hàng hoá vào những nơi quy định theo từng loại cụ thể để đảm bảo tính kỹ thuật và tính kinh tế của hoạt động kho được phản ánh trên những đặc trưng sau: + Tính kỹ thuật, biểu hiện ở việc chất xếp đã được quy định cho từng loại hàng, chi tiết sản phẩm được quy định số lượng hàng trong một vị trí. Khoảng cách giữa các thiết bị chồng hàng với nhau, giữa các chồng hàng với cấu trúc nhà kho… + Tính kinh tế, biểu hiện ở sự sắp xếp hợp lý, khoa học, gọn gàng hàng hoá theo quy định tiết kiệm được vật liệu lót và tận dụng tối đa diện tích, chiều cao nhà kho, dung lượng của thiết bị chứa đựng. Tạo điều kiện tốt cho nghiệp vụ kiểm tra, kiểm kê chăm sóc hàng hoá và nắm vững được lực lượng hàng hoá trong kho. Điều hoà nhiệt độ và độ ẩm trong kho. Nhiệt độ và độ ẩm của kho ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng công tác bảo quản. Nhiều loại hàng hoá không chịu được tác động của nhiệt 12 độ, độ ẩm dễ bị biến chất, không còn giá trị sử dụng. Điều này cho thấy độ ẩm và nhiệt độ của môi trường bảo quản ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hàng hoá. Bởi vậy việc điều hoà nhiệt độ, độ ẩm của môi trường là một nội dung quan trọng của bảo quản hàng hoá. Kiểm tra, chăm sóc hàng hoá và vệ sinh kho hàng. Mục đích của công việc này là nhằm kịp thời phát hiện thiếu sót và tìm nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng hàng hoá bảo quản. Để từ đó có những biện pháp xử lý thích hợp hiệu quả. Muốn vậy, cần phải quy định thành những chế độ nội dung kiểm tra chăm sóc hàng hoá và thực hiện một cách thường xuyên nghiêm túc đối với từng bộ phận nghiệp vụ, từng kho hàng. Chống côn trùng và vật gặm nhấm. Một số loại hàng hoá dễ bị hư hỏng biến chất do các loại côn trùng, vật gặm nhấm phá hoại. Để hạn chế những thiệt hại này cần chú ý thực hiện tốt các vấn đề sau: Phải vệ sinh sạch sẽ kho, các thiết bị bảo quản và hàng hoá trước khi đưa vào bảo quản; phải có những phương tiện dụng cụ hoá chất cần thiết để ngăn ngừa côn trùng và vật gặm nhấm; phải cách ly những sản phẩm đã bị phá hoại để tránh sự lây lan sang các sản phẩm khác; dùng nhiệt độ cao, hoá chất để tiêu diệt côn trùng. 1.2.2.3. Tổ chức giao xuất hàng hoá Giao hàng là khâu kết thúc quá trình nghiệp vụ kho, trực tiếp thực hiện nhiệm vụ bán hàng hoặc điều động hàng hoá qua kho. Để đảm bảo phục vụ kịp thời cho các yêu cầu riêng của khách hàng và thực hiện nhiệm vụ giao hàng đúng số lượng, chất lượng, giao hàng nhanh gọn, an toàn, khi giao hàng cần thực hiện tốt các quy định sau đây: - Tất cả hàng hoá khi xuất kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ và chỉ xuất theo đúng số lượng, phẩm chất, quy cách ghi trong phiếu xuất kho. Người nhận hàng phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ và có đủ thẩm quyền khi giao nhận hàng hoá. - Trước khi giao hàng, cán bộ giao nhận, thủ kho phải làm tốt công tác chuẩn bị. - Chuẩn bị hàng hoá theo đúng số lượng, chất lượng, chủng loại ghi trên phiếu xuất kho. Nếu phiếu xuất kho không sát với tình hình hàng hoá trong kho, thì chủ kho phải đề nghị với người nhận hàng làm lại phiếu xuất kho khác. - Căn cứ vào phiếu xuất kho cán bộ giao nhận, thủ kho cùng với người nhận hàng kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hoá giao nhận và giải quyết các trường hợp phát sinh phù hợp với các quy định chung. Khi giao hàng xong, cán bộ giao nhận, thủ kho cùng với người nhận hàng làm đầy đủ các thủ tục giao nhận hàng hoá. - Hàng nhập trước xuất trước, hàng nhập sau xuất sau. - Hàng xuất trong nội bộ phải có chữ kí của thủ trưởng trong phiếu lệnh xuất kho. Hàng xuất bán ra bên ngoài trên hoá đơn xuất kho phải có chữ kí của thủ trưởng đơn vị và chữ kí của kế toán trưởng. - Khi giao nhận hàng hoá với khách hàng có thể xảy ra những trường hợp không bình 13 thường, không đúng với kế hoạch, tiến độ… thì cần có sự bàn bạc giữa hai bên để cùng nhau giải quyết. - Tất cả các hình thức giao hàng đều quy định trong một thời gian nhất định. Nếu một bên không chấp hành đúng thời hạn thì bên đó phải chịu mọi phí tổn do việc không chấp hành gây ra. - Tất cả những trường hợp hư hỏng, thừa, thiếu, kém, mất phẩm chất, không đồng bộ… thuộc lô hàng giao, nếu vẫn tiến hành giao hàng cho khách, hai bên phải lập biên bản kiểm nghiệm tại chỗ, quy định rõ trách nhiệm, làm cơ sở pháp lý cho việc xử lý sau này. - Trường hợp giao hàng thiếu hoặc không đúng yêu cầu của người mua hàng nếu khách hàng phát hiện ra, kiểm tra lại thấy đúng thì thủ kho phải giao đủ, giao đúng cho họ. 1.2.2.4. Tổ chức kiểm kê hàng hoá Kiểm kê hàng hoá là quá trình kiểm đếm và ghi chép toàn bộ dữ liệu hàng hoá và danh mục kiểm kê. Kiểm kê hàng hoá cho phép đếm số lượng hàng dự trữ, so sánh với số lượng ghi trên sổ sách, chứng từ tìm ra nguyên nhân thiếu hụt để khắc phục và cải tiến. Kiểm kê hàng hoá giúp nhận thấy: chủng loại hàng hoá, nguyên vật liệu dự trữ, số lượng ghi trên sổ sách, chứng từ tìm ra nguyên nhân để khắc phục hạn và cải tiến. Hiện nay có một số loại kiểm kê mà các doanh nghiệp thường áp dụng đó là: Kiểm kê thường xuyên, kiểm kê đột xuất và kiểm kê định kỳ. Vấn đề đặt ra là có nên kiểm kê hàng hóa thường xuyên hay không, nên kiểm kê hàng hóa định kỳ theo tuần, tháng hay năm. Đồng thời cũng cần lựa chọn thời điểm kiểm kê (trong giờ làm việc, vào buổi tối sau khi hết khách hay vào chủ nhật, ngày nghỉ). Việc quyết định tần suất kiểm kê phụ thuộc vào chính sách của doanh nghiệp và hoạt động kiểm kê có thể gay gián đoạn quá trình kinh doanh. 1.2.3. Theo dõi và quản lý hàng hóa dự trữ về mặt giá trị 1.2.3.1. Phương pháp tính theo giá thực tế Hàng hóa dự trữ sẽ được hạch toán theo giá mua vào thực tế. Phương pháp này cho phép tính chính xác số vốn hàng hóa còn tồn đọng trong kho, nhưng rất khó thực hiện trên thực tế bởi vì không lúc nào cũng có thể phân định chính xác hàng hóa nào được mua với giá nào 1.2.3.2. Phương pháp tính theo giá mua bình quân gia quyền Đây là phương pháp tương đối dễ thực hiện nên thường áp dụng trong thực tế, bởi vì dựa vào sổ sách nhập kho người ta có thể dễ dàng tính được giá mua bình quân gia quyền (vì vậy đại lượng giá trị này chỉ là số gần đúng). Giá bình quân gia quyền được tính bằng công thức sau: 14 1.2.3.3. Phương pháp tính theo lô Theo lô, có hai phương pháp hạch toán hàng hóa dự trữ: Phương pháp “Nhập trước xuất trước” – FIFO (First in Firs out) Theo phương pháp này người ta định giá các lô hàng được bán (xuất) theo trình tự lô hàng nào nhập trước sẽ được bán (xuất) trước, hết lô nọ sẽ đến lô tiếp theo. Như vậy hàng hóa dự trữ sẽ thuộc lô nhập sau cùng và được tính theo giá mua vào của lô đó. Phương pháp “Nhập sau xuất trước” – LIFO (Last in First out) Ngược lại với phương pháp FIFO, theophương pháp LIFO, hàng bán ra theo trình tự bán từ lô hàng nhập vào sau cùng dần cho đến lô hàng vào đầu tiên. Như vậy hàng hóa dự trữ thuộc lô nhập đầu tiên và phải hạch toán theo giá lô đó. Như vậy các phương pháp hạch toán khác nhau sẽ cho giá trị hàng hóa dự trữ không giống nhau và các giá trị mua vào của hàng bán ra khác nhau, dẫn đến lãi 1.3. Các nhân tố ảnh hƣởng tới công tác quản trị dự trữ của doanh nghiệp thƣơng mại 1.3.1. Các yếu tố bên trong doanh nghiệp Kế hoạch bán hàng và mua hàng của doanh nghiệp. Kế hoạch bán hàng và mua hàng của doanh nghiệp là căn cứ quan trọng nhất để xác định nhu cầu dự trữ của doanh nghiệp. Nhu cầu dự trữ phải đảm bảo cho hoat động bán hàng. Tương thích với từng loại kế hoạch bán hàng và mua hàng, doanh nghiệp sẽ xác định kế hoạch dự trữ tương ứng. Chính sách mua hàng của doanh nghiệp. Chính sách mua hàng của doanh nghiệp quan hệ chặt chẽ với nhu cầu dự trữ của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp áp đụng chính sách mua hàng dự trữ đúng thời điểm thì lượng hàng dự trữ ở mức thấp nhất. Ngược lại, nếu doanh nghiệp mua hàng theo lô lớn đầu cơ, tích trữ, khai thác các cơ hội thị trường thì khi đó lượng hàng dự trữ có thể gia tang. Nguồn lực tài chính của doanh nghiệp. Nguồn lực tài chính của doanh nghiệp ảnh hưởng đến quy mô, trình độ dự trữ và điều kiện cơ sở vật chất kho bãi. Nếu doanh nghiệp lượng vốn lưu động lớn thì có thể tang mức dự trữ của mình nhằm bình ổn giá cả đầu vào. Ngoài ra, với nguồn lực tài chính lớn doanh nghiệp sẽ tang khả năng dự trữ thong qua đầu tư cơ sở hạ tầng kho bãi. Trình độ quản lý cung ứng của doanh nghiệp. Trình độ quản lý cung ứng của doanh nghiệp bao gồm trình độ của đội ngũ nhân sự tham gia vào quá trình quản lý cung ứng hàng hóa và mức độ tin học của hệ thống quản trị dự trữ doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có trình độ quản lý cung ứng tốt có thể giảm thiểu lượng hàng dự trữ trong doanh nghiệp. 1.3.2 Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp Khả năng cung ứng của thị trường. khả năng cung ứng của thị trường là khả năng doanh nghiệp được đáp ứng nhu cầu hàng hóa và dịch vụ đảm bảo thực hiện kế hoạch bán ra 15 của mình. Trong nhiều trýờng hợp, hàng hóa trên thị trýờng khan hiếm, hoặc cung ứng trên thị trýờng không ðáp ứng ðýợc yêu cầu của doanh nghiệp về thời gian, chất lýợng, giá cả, dịch vụ ði kèm… thì doanh nghiệp phải có phương án gia tang dự trữ dự phòng nhằm tránh rủi ro và gián đoạn hoạt động kinh doanh. Tình hình biến động giá cả trên thị trường. Nếu giá cả hàng hóa ít biến động thì doanh nghiệp không cần thiết phải gia tang dự trữ. Ngược lại, nếu giá cả có xu hướng gia tăng, doanh nghiệp có lợi hơn khi gia tăng dự trữ nhằm bình ổn giá đầu vào của mình Quan hệ với nhà cung cấp. Mối quan hệ rang buộc với nhà cung cấp quyết định mức dự trữ. Doanh nghiệp có quan hệ tốt với nhà cung cấp thì có thể hạ thấp mức dự trữ. Ngược lại, một định mức dự trữ thấp đi kèm với mối quan hệ không tốt và chắc chắn với nhà cung cấp thì rủi ro gián đoạn dự trữ sẽ rất cao. Tính thời vụ trong kinh doanh. Với hàng hóa có tính thời vụ, doanh nghiệp cần phải áp dụng định mức dự trữ thời vụ. Công nghệ. Nếu công nghệ biến đổi nhanh, doanh nghiệp phải giảm thiểu dự trữ tránh hành hóa lạc hậu. Ngược lại, nếu công nghệ ổn định, doanh nghiệp có thể nhập hàng hóa với khối lượng lớn để khai thác các ưu đãi về giá thành mua vào. Các nhân tố khác như pháp luật thếu quan… các biến động về pháp luậ như cấm hoặc khuyến khích kinh doanh, xuất nhập khẩu hàng hóa ảnh hưởng trực tiếp đến mức dự trữ. Các thay đổi về thuế và các rào cản kỹ thuật ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng cung ứng và giá thành mua hàng. Do vậy sẽ ảnh hưởng đến nhu cầu dự trữ của doanh nghiệp.