Tài liệu Hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho nhập khẩu tại công ty cổ phần galaxy việt nam

Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại Chương 1 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1.1 TÍNH CẤP THIẾT NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI Trong thời kỳ mở cửa nền kinh tế thì hoạt động xuất nhập khẩu được coi là thước đo của quá trình gia nhập nền kinh tế thế giới. Trong đó các doanh nghiệp kinh doanh đóng vai trò rất lớn trong nền kinh tế của một đất nước. Các doanh nghiệp có phát triển thì nền kinh tế mới phát triển. Có thể nói mỗi một doanh nghiệp coi như một tế bào của nền kinh tế. Tuy nhiên trong bối cảnh nền kinh tế thị trường thì sự cạnh tranh là rất khốc liệt. Việt Nam đã ra nhập tổ chức Thương Mại Thế Giới WTO được một thời gian, những kết quả đạt được trong thời gian qua là rất đáng mừng nhưng vẫn còn đó những khó khăn trước mắt. Việt Nam mở cửa nền kinh tế tạo ra nhiều những thuận lợi cho các doanh nghiệp, các doanh nghiệp có cơ hội đưa những sản phẩm của mình ra thị trường nước ngoài dễ dàng hơn, tiếp cận với nhiều công nghệ tiên tiến hơn, đa dạng hoá nhà cung cấp. Tuy nhiên những khó khăn mà các doanh nghiệp gặp phải cũng không phải nhỏ. Đặc biệt nền kinh tế Việt Nam phụ thuộc nhiều vào nền nông nghiệp, còn manh mún, nhỏ lẻ. Vấn đề dặt ra là các doanh nghiệp trong nước có đủ sức mạnh để cạnh tranh với các doanh nghiệp, các tập đoàn nước ngoài. Với sự cạnh tranh khốc liệt đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải làm như thế nào để đứng vững trên thị trường. Đáp ứng tốt nhất nhu cầu người tiêu dùng, với chất lượng sản phẩm cao giá thành phải chăng. Để làm được điều đó ngoài việc xây dựng được chiến lược kinh doanh hợp lý thì các doanh nghiệp cần giám sát các khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Từ các khâu tìm kiếm các nhà cung ứng uy tín, đến việc thu mua nguyên vật liệu đến khi tìm được thị trường tiêu thụ sản phẩm cần được bảo đảm, tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn, đạt hiệu quả cao trong sản xuất. Tìm kiếm lợi nhuận tạo điều kiện tích luỹ vốn mở rộng sản xuất. Sinh viên: Dương Thị Liên 1 Lớp: K42E4 Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại Hàng tồn kho là một bộ phận của vốn lưu động của doanh nghiệp và nó chiếm tỷ trọng tương đối lớn. Vì vậy quản trị hàng tồn kho đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhập khẩu hàng hoá, nguyên vật liệu từ thị trường nước ngoài. Công tác quản trị hàng tồn kho có nhiêm vụ duy trì lượng hàng tồn kho hợp lý nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất thông suốt, không bị gián đoạn. Bên cạnh đó là đảm bảo có đủ hàng hoá đáp ứng yêu cầu của thị trường. Qua đó đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng nhằm nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Công ty cổ phần Galaxy Việt Nam là một trong những nhà sản xuất sơn uy tín, một trong những nhà nhập khẩu mặt hàng gia dụng điệu tử lớn về phần phối trong thị trường nội địa. Chính vì vậy công tác quản trị hàng tồn kho là một trong những vấn đề luôn được quan tâm hàng đầu. Việc hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho là một trong những ưu tên hàng đầu của công ty, nhằm bảo quản hàng hoá, nguyên vật liệu cũng như việc công tác dự trữ những mặt hàng này. Xuất phát từ những ý trên, cùng với quá trình thực tập tại công ty cổ phần Galaxy Việt Nam, em đã ý thức được tầm quan trọng của công tác quản trị hàng tồn kho. Vì vậy em đã chọn đề tài “Hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho nhập khẩu tại công ty cổ phần Galaxy Việt Nam” làm đề tài luận văn của mình. 1.2 XÁC LẬP VÀ TUYÊN BỐ VẤN ĐỀ TRONG ĐỀ TÀI: Đề tài nghiên cứu các vấn đề lý luận cơ bản về công tác quản trị hàng tồn kho. Giải quyết các vấn đề còn khúc mắc mà các đề tài trước chưa làm rõ và giải quyết được. Đề tài sử dụng phương pháp điều tra trắc nghiệm, kết hợp phỏng vấn trực tiếp các chuyên gia, cán bộ công nhân viên trong công ty. Cùng việc thu thập các dữ liệu có sẵn bên trong và bên ngoài công ty. Qua đó nhằm đánh giá xác thực tình hình quản trị hàng tồn kho tại công ty trong những năm vừa qua. Sinh viên: Dương Thị Liên 2 Lớp: K42E4 Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại Bên cạnh việc đánh giá các thành công và tồn tại đề tài cũng đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho nhập khẩu của công ty trong thời gian tới. 1.3 CÁC MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU Đề tài này nghiên cứu về công tác quản trị hàng tồn kho đặc biệt là hàng tồn kho nhập khẩu của công ty cổ phần Galaxy Việt Nam nhằm đánh giá thực trạng, tìm ra những vấn đề còn tồn tại, nguyên nhân của các vấn đề đó. Từ đó đề xuất ra các phương hướng, giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại, giúp công ty hoàn thiện, nâng cao công tác quản trị hàng tồn kho của công ty, góp phần nâng cao hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 1.4 GIỚI HẠN VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU Đây là đề tài liên quan đến nhiều vấn đề, nhiều phạm trù kinh tế. Tuy nhiên do hạn chế về mặt thời gian và hiểu biết của một sinh viên, nên bài luận văn này chủ yếu theo quan điểm Vốn kinh doanh và tài sản để xử lý các hoạt động trong công tác quản trị hàng tồn kho. Hiện nay để thuận lợi hơn trong việc đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng, công ty có hệ thống phân phối từ Bắc vào Nam. Tuy nhiên đề tài này chỉ nghiên cứu công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ phần Galaxy Việt Nam tại Lô 48 Khu công nghiệp Quang Minh – Mê Linh – Hà Nội. Đối tượng nghiên cứu: công tác quản trị hàng tồn kho nhập khẩu tại công ty cổ phần Galaxy Việt Nam Thời gian nghiên cứu: Nghiên cứu công tác quản trị hàng tồn kho của công ty trong 3 năm trở lại đây là 2007, 2008, 2009 1.5 KẾT CẤU CỦA BÀI LUẬN VĂN Ngoài phần lời cảm ơn, kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo, danh mục từ viết tắt thì bài luận văn được chia ra làm 4 chương bao gồm: Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài quản trị hàng tồn kho Sinh viên: Dương Thị Liên 3 Lớp: K42E4 Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại Chương 2: Một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiêp. Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và kết quả phân tích tình hình hàng tồn kho nhập khẩu tại công ty cổ phần Galaxy Việt Nam Chương 4: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho nhập khẩu tại công ty cổ phần Galaxy Việt Nam. Sinh viên: Dương Thị Liên 4 Lớp: K42E4 Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại Chương 2 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO 2.1 HÀNG TỒN KHO VÀ CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN HÀNG TỒN KHO 2.1.1 Khái niệm về hàng tồn kho Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 *Hàng tồn kho: Là những tài sản: - Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; - Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ; * Thành phần của hàng tồn kho. - Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến; - Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán; - Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm; - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường; - Chi phí dịch vụ dở dang. 2.1.2 Đặc điểm của hàng tồn kho Từ khái niệm hàng tồn kho đã được đưa ra ở trên, ta có thể thấy đặc điểm của hàng tồn kho chính là những đặc điểm riêng của nguyên, vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phẩm, sản phẩm dở dang, hàng hóa. Với mỗi loại chúng có những đặc điểm riêng sau: - Thứ nhất: Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hóa. Sinh viên: Dương Thị Liên 5 Lớp: K42E4 Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại - Thứ hai: Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn quy định để xếp vào tài sản cố định. - Thứ ba: Thành phẩm là sản phẩm đã được chế tạo xong ở giai đoạn chế biến cuối cùng của quy trình công nghệ trong doanh nghiệp, được kiểm nghiệm đủ tiêu chuẩn kỹ thuật quy định và nhập kho. - Thứ tư: Sản phẩm dở dang là những sản phẩm đến cuối kỳ kinh doanh vẫn chưa hoàn thành nhập kho, chúng vẫn còn tồn tại trong các phân xưởng sản xuất. - Thứ năm: Hàng hóa (tại các doanh nghiệp thương mại) được phân theo từng ngành hàng, gồm có: Hàng vật tư thiết bị; hàng công nghệ phẩm tiêu dùng; hàng lương thực, thực phẩm chế biến. Kế toán phải ghi chép số lượng, chất lượng và giá phí chi tiêu mua hàng theo chứng từ đã lập trên hệ thống sổ thích hợp. Phân bổ hợp lý chi phí mua hàng cho số hàng đã bán và tồn cuối kỳ. 2.1.3 Chức năng và phân loại hàng tồn kho  Chức năng: Dự trữ hàng tồn kho trong thương mại thực hiện hai chức năng cơ bản: chức năng cân đối cung – cầu và chức năng điều hòa các biến động. Chức năng cân đối cung – cầu đảm bảo cho sự phù hợp giữa nhu cầu và nguồn cung ứng về số lượng, không gian và thời gian. Trong kinh doanh bán buôn, phải tập trung khối lượng dự trữ thời vụ, dự trữ chở đến trước đó do điều kiện giao thông vận tải và khí hậu, dự trữ đề phòng những biến động của nền kinh tế. Chức năng này do ảnh hưởng của môi trường vĩ mô đến quan hệ cung – cầu. Chức năng điều hòa các biến động: Dự trữ để đề phòng những biến động ngắn hạn do sự biến động của nhu cầu và chu kỳ nhập hàng. Thực hiện chức năng này cần phải có dự trữ bảo hiểm.  Phân loại hàng hóa tồn kho Hàng tồn kho trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò và công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Việc xác định và ghi Sinh viên: Dương Thị Liên 6 Lớp: K42E4 Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại nhận hàng tồn kho đòi hỏi phải được quan tâm thường xuyên vì hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp. Để quản lý tốt hàng tồn kho cần phải được sắp xếp hàng tồn kho theo những nhóm hàng theo tiêu thức nhất định. * Tiêu thức thông dụng là phân theo công dụng của hàng hoá tồn kho - Theo kế toán Mỹ: hàng tồn kho được chia ra làm 3 nhóm chính là +) Hàng tồn kho thương mại: là những hàng mua vào để bán. +) Hàng tồn kho sản xuất, bao gồm: nguyên vật liệu, bán thành phẩm, giá trị sản phẩm dở dang, thành phẩm, vật dụng khác. +) Hàng tồn kho là vật phẩm khác: các thứ hàng tồn kho này không trọng yếu nên thường được ghi nhận thẳng vào chi phí khi chúng được mua về để sử dụng. - Theo kế toán Pháp: hàng tồn kho được phân chia theo công dụng bao gồm: nguyên vật liệu, tài sản dự trữ sản xuất khác, giá trị sản phẩm dở dang, dịch vụ dở dang, tồn kho sản phẩm, tồn kho hàng hoá - Theo kế toán Việt Nam: hàng tồn kho được phân chia theo công dụng bao gồm: nguyên vật liệu, tài sản dự trữ sản xuất khác, giá trị sản phẩm dở dang, dịch vụ dở dang, tồn kho sản phẩm, tồn kho hàng hoá. Như vậy chúng ta thấy rằng việc phân loại hàng tồn kho ở các quốc gia về cơ bản là tương đối thống nhất với nhau. * Phân loại theo giá trị của sản phẩm hàng hóa hay theo phương pháp ABC. Phương pháp phân loại này chia toàn bộ lượng sản phẩm hàng hóa tồn kho dự trữ thành 3 loại. +) Loại A: hàng có giá trị cao. +) Loại B: hàng có giá trị không cao +)Loại C: hàng có giá trị thấp Ngoài ra, hàng tồn kho còn được phân loại theo các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh, đó là hàng tồn kho ở khâu dự trữ (nguyên vật liệu, hàng đi Sinh viên: Dương Thị Liên 7 Lớp: K42E4 Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại đường, công cụ dụng cụ..); hàng tồn kho ở khâu sản xuất (giá trị sản phẩm dở dang) và hàng tồn kho ở khâu lưu thông (thành phẩm, hàng hoá, hàng gửi bán). 2.2 QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO VÀ CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO 2.2.1 Khái niệm quản trị hàng tồn kho Quản trị hàng tồn kho là một công tác quản trị nhằm: - Đảm bảo cho hàng hóa có đủ về số lượng và cơ cấu, không làm cho quá trình bán bị gián đoạn, góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh và tránh tình trạng ứ đọng hàng hóa. - Đảm bảo giữ gìn hàng hóa về mặt giá trị và giá trị sử dụng, góp phần làm giảm sự hư hỏng, mất mát hàng hóa và tránh gây tổn thất về tài sản doanh nghiệp. - Đảm bảo cho lượng vốn hàng hóa của doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật chất ở mức tối ưu nhằm tăng hiệu quả vốn hàng hóa và góp phần làm giảm chi phí bảo quản hàng hóa. Quản trị hàng tồn kho là một trong những nội dung quan trọng của quản trị tài chính doanh nghiệp. 2.2.2 Nội dung của quản trị hàng tồn kho 2.2.2.1 Quản trị theo chức năng * Hoạch định Xuất phát từ kế hoạch mục tiêu, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp nhà quản trị đề ra chiến lược quản trị hàng tồn kho. Tuy nhiên, chiến lược này phải đảm bảo đối với sự biến động của nhiều yếu tố như: giá cả, nguồn cung cấp, nhu cầu tiêu thụ của khách hàng. Trên cơ sở chiến lược đề ra, doanh nghiệp xác định lượng sản phẩm hàng tồn kho sao cho hợp lý. * Tổ chức Sau khi tiến hành hoạch định, doanh nghiệp tổ chức thực hiện công tác quản trị hàng hóa sản phẩm tồn kho bằng việc xác lập các mô hình và mối Sinh viên: Dương Thị Liên 8 Lớp: K42E4 Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại quan hệ tương quan giữa các phần việc mà mỗi bộ phận đảm nhiệm, trong đó phải chú ý đến vấn đề tổ chức nhân sự. Nhân viên làm trong bộ phận quản trị hàng tồn kho phải được bố trí phù hợp với trình độ chuyên môn của mỗi người. Như vậy họ mới làm tốt công việc của mình trong công tác quản trị hàng tồn kho. * Lãnh đạo điều hành Doanh nghiệp ủy quyền cho các nhà quản lý phân công, giao nhiệm vụ cho mỗi cấp và cho mỗi nhân viên làm công tác kho. Tức là doanh nghiệp tạo lập môi trường cho tổ chức thông qua việc tối đa hóa hiệu suất của công việc, nó bao gồm: +) Ra chỉ thị +) Huấn luyện và duy trì kỷ luật +) Gây ảnh hưởng và tạo hứng thú ở các nhân viên +) Khuyến khích động viên để tạo bầu không khí làm việc lành mạnh * Kiểm soát Để việc kiểm soát hàng tồn kho được đảm bảo, các doanh nghiệp cần thiết lập các tiêu chuẩn về chất lượng, tiêu chuẩn về kiểu dáng, mẫu mã bao bì …Đồng thời tiến hành các hoạt động kiểm tra, giám sát theo định kỳ, đánh giá hiệu qủa quản trị và quá trình thực hiện quản trị hàng tồn kho. 2.2.2.2 Quản trị hàng tồn kho về mặt hiện vật Nhằm mục đích giữ gìn giá trị sử dụng, tránh làm thất thoát, hư hỏng hàng tồn kho, sắp xếp hàng tồn kho trong kho cho thuận tiện và giúp các nhà quản trị luôn nắm được số lượng hàng hóa trong kho để kịp thời đưa ra các quyết định đúng đắn. Quản trị hàng tồn kho về mặt hiện vật bao gồm: - Đảm bảo kho tàng phù hợp với việc bảo quản, bảo vệ hàng hóa. - Phải xác định được phương pháp và phương tiện chất xếp hàng hóa trong kho cho khoa học. - Thực hiện chế độ theo dõi hàng trong kho về mặt hiện vật. Sinh viên: Dương Thị Liên 9 Lớp: K42E4 Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại - Phân loại từng mặt hàng để chăm sóc, bảo quản theo các phương pháp phù hợp. 2.2.2.3 Quản trị về mặt giá trị và hiệu quả kinh tế Việc tính đúng giá trị hàng tồn kho, không chỉ giúp doanh nghiệp chỉ đạo kịp thời các nghiệp vụ kinh tế diễn ra từng ngày, mà còn giúp doanh nghiệp có một lượng vật tư, hàng hoá dự trữ đúng định mức, không dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn, mặt khác không dự trữ quá ít để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành liên tục, không bị gián đoạn. Cũng như có đủ lượng hàng hoá cung cấp ra thị trường nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người tiêu dùng. Hiện nay có 3 phương pháp tính giá hàng tồn kho thường được sử dụng trong các doanh nghiệp: - Phương pháp bình quân gia quyền - Phương pháp nhập trước, xuất trước - Phương pháp nhập sau, xuất trước.  Phương pháp bình quân gia quyền: Công thức: Giá bình quân gia quyền = Giá trị hiện có + giá trị hàng nhập lượng hàng tồn kho hiện có + lượng hàng nhập kho Sử dụng phương pháp bình quân gia quyền đòi hỏi bạn phải tính đơn giá vốn bình quân của các mặt hàng tồn kho đầu kỳ cộng với những vật liệu đã mua trong kỳ kế toán nhằm xác định giá vốn hàng bán và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ. Đơn giá vốn bình quân thường được cho là đơn giá đại diện cho toàn bộ mặt hàng có sẵn để bán trong kỳ kế toán. Nhược điểm: Nó có xu hướng che dấu sự biến động của giá. Sinh viên: Dương Thị Liên 10 Lớp: K42E4 Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản, dễ làm, không mang tính áp đặt chi phí cho từng đối tượng cụ thể như một số phương pháp hạch toán hàng tồn kho khác  Phương pháp nhập trước, xuất trước FIFO: Phương pháp này được áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước khi được xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ. Ưu điểm: Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ chính là giá trị hàng mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp với điều kiện hàng tồn kho luân chuyển nhanh. Nhược điểm: Các chi phí phát sinh hiện hành không phù hợp với doanh thu phát sinh hiện hành. Doanh thu hiện hành có được là do các chi phí hàng tồn kho vào kho từ trước, điều này có thể dẫn tới việc thiếu chính xác của lãi gộp và thu nhập thuần.  Phương pháp nhập sau, xuất trước LIFO: Phương pháp này được áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. Ưu điểm: Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của phương pháp nhập trước, xuất trước. Phương pháp này đảm bảo được nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí. Theo phương pháp này tổng giá trị hàng xuất kho chính là giá trị của số hàng mua vào sau cùng. Sinh viên: Dương Thị Liên 11 Lớp: K42E4 Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại Một ưu điểm nữa của phương pháp LIFO là nó cải thiện dòng tiền luân chuyển. Nhược điểm: Ngoài những ưu điểm trên phương pháp LIFO còn có một số nhược điểm sau: Thứ nhất: Nó dẫn đến thu nhập thuần của doanh nghiệp giảm trong điều kiện lạm phát. Các nhà quản lý trong doanh nghiệp dường như thích việc báo cáo lãi thuần tăng hơn là thấy việc thuế phải nộp giảm đi. Thứ hai: Theo phương pháp này hàng tồn kho có thể bị đánh giá giảm trên bảng cân đối kế toán. Việc đánh giá hàng tồn kho để lập báo cáo kế toán thông thường được cập nhật bởi hàng tồn kho vào kho trước vẫn còn nằm trong kho. Việc đánh giá giảm này làm cho vốn lưu động của doanh nghiệp giảm thấp hơn so với thực tế hàng tồn kho. 2.2.3 Phân tích lượng hàng tồn kho theo chỉ tiêu giá trị.  Hệ số vòng quay hàng tồn kho: Số lần hàng hoá tồn kho bình quân được bán ra. Đây là hệ số quan trọng trong việc đánh giá hoạt động kinh doanh của doanh nghiêp. Hệ số này thường được so sánh qua các năm để đánh giá năng lực quản trị hàng tồn kho là tốt hay xấu. +) Công thức tính Hệ số quay vòng của hàng hóa tồn kho = Giá vốn hàng bán Số dư bình quân của hàng hóa tồn kho Số dư bình quân của hàng hóa tồn kho được tính bằng cách lấy số dư đầu kỳ + số dư cuối kỳ của hàng tồn kho sau đó chia cho 2. Trường hợp, số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ của hàng tồn kho không có tính chất đại diện cho mức độ bình thường thì để tính được số dư bình quân của hàng hóa tồn kho chính xác phải sử dụng số bình quân của tất cả các tháng trong năm. * Ý nghĩa: hệ số vòng quay của hàng hóa tồn kho cho ta biết trong kỳ kinh doanh hàng tồn kho quay được mấy vòng, chỉ tiêu này càng tăng càng tốt đối Sinh viên: Dương Thị Liên 12 Lớp: K42E4 Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại với các doanh nghiệp. Ngược lại, hệ số này thấp nói lên tình hình doanh nghiệp có thể bị ứ đọng hàng hóa vì dự trữ quá mức hoặc không tiêu thụ được do lỗi mốt, chất lượng kém….  Số ngày của một vòng quay hàng tồn kho: Là chỉ tiêu phản ánh số ngày trung bình của một vòng quay hàng tồn kho. +) Công thức Số ngày của một vòng quay = Số ngày của kỳ phân tích Hệ số vòng quay của hàng hóa tồn kho Số ngày của kỳ phân tích: Tháng - 30 ngày Quý - 90 ngày Năm - 360 ngày * Ý nghĩa: chỉ tiêu này cho ta biết số ngày cần thiết để hàng tồn kho quay được một vòng.  Chỉ tiêu vòng quay hàng tồn kho và số ngày chu chuyển tồn kho có quan hệ tỷ lệ nghịch với nhau: vòng quay hàng tồn kho tăng lên thì số ngày chu chuyển giảm xuống. 2.3 CÁC MÔ HÌNH DỰ TRỮ Quản trị hàng tồn kho tập trung trên 4 vấn đề cơ bản: - Mỗi lần đặt hàng là bao nhiêu? - Tồn kho còn bao nhiêu thì đặt hàng? - Các mặt hàng nào cần đặc biệt chú ý? - Có thể san sẻ các thay đổi trong chi phí của các mặt hàng tồn kho hay không? 2.3.1 Mô hình dự trữ bằng 0 hay mô hình Just-In-Time (JIT) Phương pháp này gọi là phương pháp dự trữ đúng lúc Just in time. Chiến lược JIT được gói gọn trong một câu: “đúng sản phẩm với đúng số lượng tại đúng nơi vào đúng thời điểm” Theo đó các doanh nghiệp có thể giảm đến mức thấp nhất chi phí tồn kho dự trữ với điều kiện nhà cung cấp phải kịp thời đáp Sinh viên: Dương Thị Liên 13 Lớp: K42E4 Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại ứng cho doanh nghiệp loại sản phẩm nguyên vật liệu khi cần thiết. Do đó giảm được chi phí lưu kho và chi phí khác. Bản chất của hệ thống JIT là một dòng sản phẩm đều đặn đi qua hệ thống với lượng tồn kho nhỏ nhất. Hệ thống JIT có những đặc trưng chủ yếu sau đây: - Mức độ sản xuất đều và cố định - Tồn kho thấp - Kích thước lô hàng nhỏ Tuy nhiên việc sử dụng mô hình JIT đòi hỏi phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa nhà sản xuất và nhà cung cấp bởi vì bất kỳ một sự gián đoạn nào cũng có thể gây thiệt hại cho nhà sản xuất vì sẽ phải chịu những chi phí phát sinh do việc ngừng sản xuất. Ưu điểm: Tiết kiệm được chi phí tồn kho (chi phí lưu kho, chi phí bảo quản...) tận dụng được diện tích kho bãi để kinh doanh dịch vụ. Nhược điểm: Nguy cơ xảy ra rủi ro là rất lớn vì không phải lúc nào nhà cung ứng cũng có thể cung cấp kịp thời nguyên vật liệu hàng hoá cho doanh nghiệp. 2.3.2 Phương pháp quản lý theo mô hình đặt hàng hiệu quả nhất (EOQ) Mô hình EOQ được áp dụng dựa trên các giả thiết: - Nhu cầu biết trước và không đổi (D) - Phải biết trước khoảng thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận được hàng và thời gian trên là không đổi. - Chi phí mua của mỗi đơn vị không bị ảnh hưởng bởi số lượng hàng được đặt (P) - Lượng hàng trong mỗi đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng và được thực hiện trong một thời điểm đã định. - Không chấp nhận tồn kho âm. Với giả thiết này Mô hình EOQ bỏ qua các chi phí cơ hội như chi phí giảm doanh thu do hết hàng, chi phí mất uy tín với khách hàng, chi phí gián đoạn sản xuất. Chúng ta chỉ tính đến chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng. Sinh viên: Dương Thị Liên 14 Lớp: K42E4 Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại Tổng chi phí tồn kho = Tổng chi phí đặt hàng + tổng chi phí bảo quản Theo mô hình này thì ta có lượng đặt hàng hiệu quả là: EOQ = 2.D.P C EOQ: Là số lượng đặt hàng hiệu quả D: Tổng nhu cầu số lượng một sản phẩm P: Chi phí cho mỗi lần đặt hàng C: Chi phí bảo quản trên một đơn vị hàng tồn kho * Vấn đề của mô hình EOQ: - Khi tăng quy mô đặt hàng thì: +) Tổng chi phí đặt hàng giảm do số lần đặt hàng giảm. +)Tổng chi phí tồn trữ tăng vì tồn kho trung bình tăng. - Khi giảm quy mô đặt hàng: +) Tổng chi phí đặt hàng tăng do số lần đặt hàng tăng. +) Tổng chi phí tồn trữ giảm vì tồn kho trung bình giảm. Vấn đề đặt ra là quy mô đặt hàng là bao nhiêu thì tổng chi phí tồn kho là thấp nhất. Hình 3.2.2 Phân tích mô hình đặt hàng hiệu quả EOQ Chi phí Tổng phí tồn kho Tổng phí tồn trữ Tổng chi phí đặt hàng Quy mô đặt hàng EOQ Sinh viên: Dương Thị Liên 15 Lớp: K42E4 Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại 2.4 NHỮNG RỦI RO TRONG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO 2.4.1 Quy mô hàng tồn kho Công tác dự báo khối lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp rất quan trọng. Để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty thì bắt buộc công ty phải đưa ra được lượng đặt hàng hợp lý. Bởi vì nếu doanh nghiệp dự trữ quá nhiều hay quá ít hàng hoá cũng dễ gây ra hậu quả nghiên trọng đối với doanh nghiệp. Dự trữ Quá ít Quá nhiều Thiếu hàng Thiếu NVL NL thừa Hàng thừa Mất KH Ngừng SX CP dự phòng Đọng vốn Giảm LN  Rủi ro khi dự trữ nhiều - Lãi suất - Chi phí cho viẹc dự trữ tăng cao - Chi phí bảo hiểm - Rủi ro do lỗi thời  Rủi ro khi dự trữ quá ít hay không có hàng dự trữ - Mất sự tín nhiệm của khách hàng - Làm hỏng kế hoạch sản xuất - Mất sự linh hoạt… 2.4.2 Sự gián đoạn nguồn cung ứng Sinh viên: Dương Thị Liên 16 Lớp: K42E4 Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại Đây là một trong những rủi ro thường gặp phải khi sản phẩm hàng hóa mua về mang tính chất thời vụ hoặc được nhập khẩu từ nước ngoài. Tuy nhiên sự gián đoạn nguồn cung ứng còn có thể xảy ra khi hoạt động mua hàng của doanh nghiệp không được thực hiện. Để đối phó với rủi ro này các doanh nghiệp thường đặt hàng trước. Bên cạnh việc đối phó với rủi ro gián đoạn nguồn cung ứng bằng cách đặt trước, các doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều nhà cung ứng thay vì chỉ dựa vào một nhà cung ứng. Vì vậy, rủi ro này có thể được doanh nghiệp khắc phục khi nó xảy ra một cách tương đối. 2.4.3 Sự biến đổi về chất lượng sản phẩm hàng hóa tồn kho Quá trình lưu kho sản phẩm hàng hóa đòi hỏi phải bảo đảm tốt nghiệp vụ bảo quản hàng hóa. Chất lượng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp. Vì vậy mức tồn kho của hàng hóa bị chi phối lớn bởi chất lượng hàng hóa trong kho. Nếu công tác bảo quản hàng hóa dự trữ tốt, chất lượng hàng hóa đảm bảo thì mức tồn kho giảm xuống. Nếu công tác bảo quản không tốt, hàng hóa bị giảm chất lượng làm hoạt động tiêu thụ bị gián đoạn thì mức tồn kho tăng lên. Để đối phó với sự biến động này, công tác bảo quản hàng hóa dự trữ tồn kho phải thực hiện các yêu cầu sau: - Phải giữ gìn tốt số lượng và chất lượng hàng hóa trong kho, giảm đến mức thấp nhất hao hụt hàng hóa trong kho. - Tạo điều kiện để thực hiện tốt công tác chăm sóc giữ gìn hàng hóa trong kho - Tiến hành kiểm tra, giám sát định kỳ tình hình bảo quản hàng hóa 2.4.4 Sự không ổn định của tỷ giá hối đoái Đối với các doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh quốc tế thì sự không ổn định của tỷ giá hối đoái là một rủi ro lớn trong công tác quản trị hàng tồn kho vì nó tác động tới giá cả hàng hóa khi tiến hành xuất nhập khẩu. Sự thay Sinh viên: Dương Thị Liên 17 Lớp: K42E4 Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại đổi đột ngột của tỷ giá và trở ngại trong dự báo chính xác tỷ giá là những khó khăn then chốt. Đồng thời sự thay đổi tỷ giá còn làm cho các chi phí giao dịch cũng gia tăng khi các khoảng không gian mua bán trong thị trường ngoại hối được mở rộng. Đối phó với rủi ro này các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu thường lựa chọn đồng tiền mạnh để xác định giá trị sản phẩm hàng hóa dự trữ tồn kho. 2.4.5 Các rủi ro biến động khác Nói đến môi trường kinh doanh của các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu thì phải nói đến tính phức tạp của nó bởi doanh nghiệp này không chỉ tiến hành kinh doanh trong nước mà còn kinh doanh ở nước ngoài. Vì vậy mọi hoạt động của doanh nghiệp đều có thể gặp phải những rủi ro biến động trong môi trường kinh doanh. Trước hết phải kể đến các chính sách kinh tế vĩ mô của nhà nước. Tùy theo từng thời kỳ, từng mục tiêu phát triển mà nhà nước có những chính sách ưu đãi về vốn, thuế và lãi suất tiền vay đối với từng ngành nghề cụ thể, có những chính sách khuyến khích ngành nghề này nhưng hạn chế ngành nghề khác. Thứ hai là vấn đề khủng hoảng kinh tế chính trị của các nước trong khu vực và thế giới. . Thứ ba là mối quan hệ ngoại giao giữa nước ta và các nước bạn trong khu vực và trên thế giới. Sinh viên: Dương Thị Liên 18 Lớp: K42E4 Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại Chương 3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GALAXY VIỆT NAM 3.1. PHƯƠNG PHÁP HỆ NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ Nhằm mục đích tập trung nghiên cứu công tác quản trị hàng tồn kho đặc biệt là hàng tồn kho nhập khẩu tại công ty cổ phần Galaxy Việt Nam nên em đưa ra một số phương pháp thu thập các dữ liệu phục vụ cho quá trình làm đề tài luận văn về quản trị hàng tồn kho nhập khẩu. Các phương pháp bao gồm: phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp và phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp. 3.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp Phương pháp này được tiến hành thông qua phiếu điều tra, trắc nghiệm, kết hợp với phỏng vấn trực tiếp các cán bộ làm việc trong công ty. Đối với phiếu điều tra phỏng vấn bao gồm các câu hỏi liên quan trực tiếp tới hoạt động quản trị hàng tồn kho tại công ty. Trong đó: Số lượng phiếu phát ra: 5 phiếu Số lượng phiếu thu về: 5 phiếu Các câu hỏi trong phiếu điều tra phỏng vấn là các vấn đề liên quan đến công tác quản trị hàng tồn kho, đặc biệt là lượng hàng tồn kho nhập khẩu tại công ty cổ phần Galaxy Việt Nam. Với mục đích tìm hiểu về tình hình hàng tồn kho như thời gian dữ trữ nguyên vật liệu hàng hoá, công tác bảo quản, khối lượng hàng đã phù hợp hay chưa. Qua đó có thể thấy được những tồn tại chưa hợp lý trong công tác này và đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị hàng tồn kho tại doanh nghiệp. 3.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp Trong quá trình thực tập tại công ty bản thân em cũng tìm hiểu về quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Em đã thu thập được một số Sinh viên: Dương Thị Liên 19 Lớp: K42E4 Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại dữ liệu của công ty trong thời gian từ năm 2007 – 2009. Đó là các dữ liệu về tình hình kinh doanh của công ty, báo cáo tài chính của công ty trong năm vừa qua, số liệu về các nhà nhập khẩu của công ty…Bên cạnh đó các dữ liệu từ trang web chính thức của công ty, và các bài báo viết về công ty, những tài liệu liên quan đến công tác quản trị hàng tồn kho tại doanh nghiệp. 3.2. ĐÁNH GIÁ TỔNG QUAN TÌNH HÌNH VÀ CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG DẾN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY 3.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Tên công ty: Công ty cổ phần Galaxy Việt Nam Công ty là thành viên của tập đoàn Viễn Đông  Vài nét về công ty cổ phần tập đoàn Viễn Đông Tập đoàn Viễn đông được hình thành từ 7 công ty thành viên, được chuyên môn hoá trong từng lĩnh vực ngành nghề khác nhau: 1) Công ty cổ phần tập đoàn địa ốc Viễn Đông 2) Công ty cổ phần Galaxy Việt Nam 3) Công ty cổ phần văn phòng phẩm Viễn Đông 4) Công ty cổ phần và xây dựng và trang trí nội thất Viễn Đông 5) Công ty cổ phần thiết bị Viễn Đông 6) Công ty đầu tư cổ phần Viễn Đông 7) Công ty cổ phần công nghiệp Viễn Đông Công ty cổ phần tập đoàn địa ốc Viễn Đông ( FEG – Far East Group) hiện đang hoạt động trên các lĩnh vực: quản lý, khai thác bất động sản, tư vấn đầu tư, quản lý dự án, văn phòng cho thuê, nhà ở, resort, khách sạn, thi công xây dựng và cung cấp vật liệu xây dựng, phát triển thị trường, marketing dự án. Công ty cổ phần tập đoàn địa ốc Viễn đông ( tiền thân là công ty trách nhiệm hữu hạn Viễn Đông II ) thành lập từ năm 1995. Theo quyết định của uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội và sở kế hoạch đầu tư cấp giấy phép đăng ký kinh doanh số 1778/GP- UB ngày 21/04/1995. Công ty là nhà đầu tư có nhiều kinh nghiệm và luôn đi tiên phong trong lĩnh vực đầu tư bất động sản, đầu tư Sinh viên: Dương Thị Liên 20 Lớp: K42E4