Tài liệu Hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự tại công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp cybersoft

LỜI CẢM ƠN Trải qua bốn năm ngồi trên ghế giảng đường đại học để tiếp thu những kiến thức cùng những kinh nghiệm quý báu mà thầy cô truyền đạt. Giờ đây, kỳ học thứ hai của năm thứ tư cũng là năm học cuối cùng khép lại chương trình học, chúng em được đi thực tập tổng hợp, điều tra xã hội học và làm khóa luận tốt nghiệp. Đây là một cơ hội tốt để chúng em được cọ xát, tiếp xúc thực tế với môi trường làm việc cũng như được vận dụng các kiến thức mình đã học tập, tích lũy trên giảng đường để làm khóa luận tốt nghiệp, hoàn thành chương trình học của mình. Vì vậy, đợt làm khóa luận tốt nghiệp này có ý nghĩa hết sức to lớn đối với mỗi bản thân sinh viên chúng em. Và trong đợt làm khóa luận tốt nghiệp này, em đã được cô giáo – Giảng viên, ThS Đỗ Thị Thu Hiền hướng dẫn. Trong suốt quá trình làm khóa luận tốt nghiệp, em đã nhận được sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của cô cùng các thầy cô khác trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế và Thương mại điện tử của trường Đại học Thương mại. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới cô Hiền cùng toàn thể các thầy cô giáo trong khoa đã giúp đỡ em hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp của mình. Và cũng trong quá trình làm khóa luận tốt nghiệp, do thời gian có hạn mà kiến thức cũng như kinh nghiệm của bản thân em còn hạn chế. Vì vậy, bài khóa luận của em không tránh khỏi các thiếu xót. Em rất mong nhận được sự đóng góp chân thành từ phía các thầy cô trong khoa và các bạn cho bài khóa luận tốt nghiệp của em, để em hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp một cách tốt nhất, tạo tiền đề vững chắc để em hoàn thành khóa học của mình. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Nguyễn Thị Thanh Tâm i MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN...........................................................................................................i MỤC LỤC................................................................................................................ ii DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ..................................................................iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT..................................................................................v PHẦN MỞ ĐẦU......................................................................................................1 1. TẦM QUAN TRỌNG, Ý NGHĨA CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU..................1 2. MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU...................................................2 3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU...................................................2 4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU......................................................................2 5. KẾT CẤU KHÓA LUẬN...................................................................................3 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠCH ĐỊNH CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ NHÂN SỰ..........................................................................................................4 1.1. Một số khái niệm cơ bản...................................................................................4 1.2. Một số lý thuyết về hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự......................4 1.2.1. Vài nét về CSDL và quản trị CSDL...............................................................4 1.2.2. Vài nét về hoạch định cơ sở dữ liệu..............................................................6 1.2.3. Vài nét về hệ thống thông tin quản lý nhân sự.............................................8 1.2.4. Quy trình hoạch định CSDL.......................................................................11 1.3. Tổng quan về tình hình nghiên cứu...............................................................12 1.3.1. Tình hình nghiên cứu trong nước...............................................................12 1.3.2. Tình hình nghiên cứu ngoài nước..............................................................13 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG HOẠCH ĐỊNH CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP CYBERSOFT........................................................................................14 2.1. Tổng quan về Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft................................................................................................................ 14 2.1.1. Giới thiệu chung về doanh nghiệp...............................................................14 2.1.2. Cơ cấu tổ chức..............................................................................................15 2.1.3. Tình hình kinh doanh trong 3 năm gần đây................................................17 ii 2.2. Phân tích thực trạng quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft...................................................................................17 2.3. Đánh giá thực trạng quản lý nhân sự tại Công ty Cybersoft.......................19 CHƯƠNG 3. ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOẠCH ĐỊNH CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP CYBERSOFT...................24 3.1. Định hướng phát triển về hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự cho công ty Cybersoft............................................................................................................24 3.2. Đề xuất giải pháp hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý nahan sự cho công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft................................................24 3.2.1. Xác định các mục tiêu, dự báo nhu cầu:.....................................................24 3.2.2. Xác định phân tích cơ sở dữ liệu hiện tại:...................................................26 3.2.3 Đánh giá hệ thống cơ sở dữ liệu hiện tại:.....................................................31 3.2.4 Xây dựng kế hoạch và đề ra các yêu cầu để hoạch định CSDL...................32 3.2.5 Đánh giá tính khả thi....................................................................................35 3.3. Một số kiến nghị và đề xuất...........................................................................35 KẾT LUẬN............................................................................................................36 TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................................................37 PHỤ LỤC iii DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ BẢNG Bảng 1: Thông tin chung về doanh nghiệp...........................................................14 Bảng 2: Kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty 2015- 2017..........17 Bảng 3. Bảng kê trang thiết bị phần cứng của Công ty........................................32 HÌNH Hình 1. Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp............................................................15 Hình 2: Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống quản lý nhân sự hiện tại của doanh nghiệp.....................................................................................................................28 Hình 3. Mô hình quan hệ các thực thể hiện tại.......................................................30 Hình 4: Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống quản lý nhân sự sau khi hoạch định..33 Hình 5. Mô hình quan hệ các thực thể mới..........................................................34 iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt CNTT Giải thích Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở dữ liệu HTTT Hệ thống thông tin QTDN Quản trị doanh nghiệp TT Thông tin v PHẦN MỞ ĐẦU 1. TẦM QUAN TRỌNG, Ý NGHĨA CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU. Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật và công nghệ hiện đại kéo theo đó là sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin đã trở thành một ngành công nghiệp hàng đầu đối với những quốc gia phát triển trên thế giới, thông tin thực sự đã và đang ngày càng khẳng định vai trò quan trọng trong quá trình hội nhập, phát triển. Nó giúp các doanh nghiệp nâng cao chất lượng quản lý và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu cạnh tranh và phát triển. Nhưng con người luôn là yếu tố trung tâm và sử dụng các tài nguyên khác cho quá trình phát triển. Có được nguồn nhân lực vững mạnh, tay nghề cao là sự đảm bảo thành công cho tất cả mọi tổ chức. Vì thế việc quản lý nguồn nhân lực là việc làm rất cần thiết và tất yếu. Quản lý nhân sự giữ vai trò đặc biệt quan trọng và ngày càng được các nhà quản lý quan tâm nghiên cứu và phân tích, xem đây là một chức năng cốt lõi và quan trọng nhất của tiến trình quản lý. Quản lý nhân sự là một bộ phận phức tạp, khó khăn nhất trong công tác quản lý, lãnh đạo, có quan hệ lớn đến sự tồn tại và phát triển đối với các doanh nghiệp, các tổ chức đơn vị. Công ty Cổ phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft với chức năng chính là cung cấp phần mềm cho các doanh nghiệp khác. Với hệ thống tổ chức của Công ty ngày càng mở rộng, việc quản lý con người sẽ giúp cho ban quản lý dễ dàng hơn trong việc sắp xếp, phát triển nhân sự phù hợp. Công ty còn có nhiều thiếu sót trong việc kiểm soát cũng như nắm bắt nhân viên, việc quản lý vẫn ở dạng tin học hóa cục bộ đang dần thống nhất nhưng chưa hình thành rõ ràng một hệ thống quản lý nhân sự khoa học.Trong việc quản lý nhân sự của doanh nghiệp, một số công việc quan trọng và phức tạp thì doanh nghiệp lại chưa có giải pháp đồng bộ về thiết lập và khai thác CSDL phục vụ cho doanh nghiệp. Nhận thấy được điều đó, tôi đã lựa chọn đề tài để làm khóa luận tốt nghiệp cho mình là: “Hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft”. Đề tài nhằm mục đích đi sâu tìm hiểu quá trình quản lý nhân sự, cũng như phân tích những mặt mạnh và điểm yếu còn tồn tại để khắc phục, bổ sung, giúp cho tài nguyên con người càng được nâng cao. Quản lý nhân sự không chỉ đơn giản là đo đếm số lượng lao động, rồi tính toán những mức lương của họ. Trái lại một hệ thống thông tin quản lý nhân sự phải giải quyết được 1 những điều cơ bản như: các yêu cầu thu thập, lưu trữ những thông tin về hồ sơ nhân sự bao gồm như: lập mới hồ sơ, chuyển giao hồ sơ, cập nhật hồ sơ. Bên cạnh đó là phục vụ cho quá trình tìm kiếm hồ sơ nhân sự một cách dễ dàng và nhanh chóng khi cần thiết. Đặc biệt là phải kết xuất ra được các báo cáo như báo cáo lương,  báo cáo theo hồ sơ nhân viên,...cung cấp cho quá trình quản lý nhân sự. 2. MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU.  Hệ thống hóa những cơ sở lý luận về CSDL, hệ CSDL, hệ thống thông tin quản lý nhân sự và đi sâu vào vấn đề hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự tại công ty.  Phân tích và đánh giá thực trạng về công tác quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft.  Đưa ra một số định hướng, giải pháp về quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft. 3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU. - Đối tượng nghiên cứu. Cán bộ nhân viên trong Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft, phần mềm quản lý nhân sự mà công ty đang sử dụng, đồng thời nghiên cứu về CSDL quản lý nhân sự mà công ty đang sử dụng. - Phạm vi nghiên cứu. Đánh giá thực trạng về công tác quản lý nhân sự của Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft từ năm 2015-1017, đồng thời phân tích hệ CSDL quản lý nhân sự của công ty từ đó đưa ra các đề xuất về vấn đề quản lý nhân sự của công ty. 4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU. 4.1. Phương pháp thu thập dữ liệu. - Phương pháp nghiên cứu tài liệu hệ thống: Nghiên cứu các tài liệu có liên quan như một số giáo trình hệ thống thông tin quản lý, bài giảng hoạch định CSDL …. - Phương pháp điều tra, phỏng vấn: Một dạng bảng hỏi là phiếu khảo sát được in ra hoặc được gửi qua mail. Phương pháp này có rất nhiều điểm mạnh: chi phí thực hiện không cao, chúng ta có thể gửi cùng một nội dung hỏi cho một số lượng lớn người tham gia. Phương pháp này cho phép người tham gia có thể hoàn thành bảng hỏi khi có thời gian thuận tiện. Tuy nhiên, phương pháp này cũng có 2 một số điểm yếu. Tỷ lệ phản hồi thu thập từ phiếu khảo sát gửi qua email thường thấp và phiếu khảo sát dạng này không phải là lựa chọn tối ưu cho những câu hỏi yêu cầu nhiều thông tin chi tiết dưới dạng viết. Phỏng vấn là một hình thức nghiên cứu có tính chất cá nhân hơn nhiều so với bảng hỏi. Trong phỏng vấn cá nhân, người phỏng vấn làm việc trực tiếp với người được phỏng vấn. Người phỏng vấn sẽ có cơ hội được đặt những câu hỏi tiếp theo. Và, phỏng vấn thường dễ thực hiện hơn cho người được phỏng vấn , đặc biệt trong trường hợp thông tin cần thu thập là quan điểm hay nhận định. Phỏng vấn có thể tốn nhiều thời gian và cần nhiều nguồn lực. Người phỏng vấn được coi là một phần của công cụ đo lường và phải được đào tạo về cách đối phó với những sự việc bất ngờ. 4.2. Phương pháp xử lý dữ liệu. Phương pháp phân tích, thống kê, tổng hợp: Phương pháp phân tích, tổng hợp, đánh giá: Các bộ phận của hệ thống quản lý nhân sự sẽ được phân tích thành các bộ phận riêng biệt, vận dụng phương pháp đánh giá tổng hợp kết hợp với hệ thống hóa để có thể nhận định đầy đủ về tình hình hoạt động chung, để đánh giá thực trạng của hệ thống quản lý nhân sự trong thời điểm hiện tại và định hướng phát triển trong tương lai. Phân tích các thông tin thu được để chọn lọc những thông tin cần thiết phục vụ cho đề tài của mình. Trên cơ sở đó sử dụng phương pháp tổng hợp lý thuyết để liên kết những bộ phận thành một chỉnh thể hoàn chỉnh. Phương pháp này được sử dụng trong quá trình tìm kiếm, nghiên cứu cơ sở lý luận liên quan đến đề tài nghiên cứu. Cụ thể là trong ba tuần đầu của thời gian nghiên cứu. 5. KẾT CẤU KHÓA LUẬN. Ngoài lời cảm ơn, phần mở đầu, khóa luận gồm có các chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạch định cơ sở dữ liệu. Chương 2: Kết quản phân tích, đánh giá thực trạng quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft. Chương 3: Định hướng phát triển và đề xuất hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự của Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft. 3 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠCH ĐỊNH CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ NHÂN SỰ. 1.1. Một số khái niệm cơ bản. Khái niệm cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu (CSDL) là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bị như băng từ, đĩa từ,… để có thể thoả mãn yêu cầu khai thác đồng thời của nhiều người sử dụng. CSDL gắn liền với đại số, logic toán và một số lĩnh vực khác. [1] Khái niệm hệ quản trị CSDL: Hệ quản trị CSDL (Management System Database) là một tập hợp các chương trình và dữ liệu cho phép người sử dụng tạo lập và cập nhật các tập tin, tuyển chọn và lấy ra thông tin, dữ liệu cũng như lập được các báo dưới nhiều dạng thức khác nhau. Hiện nay có nhiều hệ quản trị CSDL trên thị trường như: Visual Foxpro, SQL Server, Microsoft Access, Oracle… Khái niệm hoạch định (Planning): Hoạch định là nhắm đến tương lai, điều phải hoàn thành và các thức để hoàn thành. Nói cách khác, chức năng hoạch định bao gồm các mục tiêu đã được đề ra đối với một tổ chức và những phương tiện thích hợp để đạt mục tiêu đó. Kết quả của hoạch định là một bộ hồ sơ được ghi chép rõ ràng và xác định những hành động cụ thể mà một tổ chức phải thực hiện. [3] Khái niệm hoạch định CSDL: Hoạch định CSDL là việc xây dựng một bản kế hoạch phát triển CSDL, chỉ rõ các cách thức để tạo lập và cách khai thác, sử dụng CSDL đó sau khi nó được cài đặt một cách hiệu quả. [3] 1.2. Một số lý thuyết về hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự. 1.2.1. Vài nét về CSDL và quản trị CSDL.  Ưu điểm của CSDL. - Giảm sự trùng lặp thông tin xuống mức thấp nhất, đảm bảo được tính nhất quán và toàn vẹn dữ liệu. - Đảm bảo dữ liệu có thể truy xuất theo nhiều cách khác nhau. - Chia sẻ thông tin cho nhiều người cùng sử dụng.  Những vấn đề mà CSDL cần phải giải quyết. Tính chủ quyền của dữ liệu: Tính chủ quyền của dữ liệu được thể hiện ở phương diện an toàn dữ liệu, khả năng biểu diễn các mối liên hệ ngữ nghĩa của dữ liệu và tính chính xác của dữ liệu. Điều này có nghĩa là người khai thác CSDL phải có nhiệm vụ cặp nhật các thông tin mới nhất của CSDL. [1] 4 Tính bảo mật và quyền khai thác thông tin của người sử dụng: Do có nhiều người được phép khai thác dữ liệu một cách đồng thời, nên cần thiết phải có một cơ chế bảo mật và phân quyền hạn khai thác CSDL. Các hệ điều hành nhiều người sử dụng hay hệ điều hành mạng cục bộ đều có cung cấp cơ chế này. [1] Tranh chấp dữ liệu: Nhiều người được phép truy nhập cùng một lúc vào tài nguyên dữ liệu của CSDL với những mục đích khác nhau, do đó cần thiết phải có một cơ chế ưu tiên khi truy nhập dữ liệu. Cơ chế ưu tiên có thể được thực hiện bằng việc cấp quyền ưu tiên cho từng người khai thác. [1] Đảm bảo an toàn dữ liệu khi có sự cố Việc quản lý dữ liệu tập trung có thể làm tăng khả năng mất mát hoặc sai lệch thông tin khi có sự cố như mất điện đột xuất, hay một phần đĩa lưu trữ CSDL bị hư,… một số hệ điều hành mạng có cung cấp dịch vụ sao lưu ảnh đĩa cứng, tự động kiểm tra và khắc phục lỗi khi có sự cố. Tuy nhiên, bên cạnh dịch vụ của hệ điều hành, để đảm bảo CSDL luôn ổn định, một CSDL nhất thiết phải có một cơ chế khôi phục dữ liệu khi có các sự cố bất ngờ xảy ra. [1]  Các đối tượng sử dụng CSDL. Những người sử dụng CSDL không chuyên về lĩnh vực tin học và CSDL. Các chuyên viên CSDL biết khai thác CSDL Những người này có thể xây dựng các ứng dụng khác nhau, phục vụ cho các mục đích khác nhau trên CSDL. Những người quản trị CSDL, đó là những người hiểu biết về tin học, về các hệ quản trị CSDL và hệ thống máy tính. Họ là người tổ chức CSDL, do đó họ phải nắm rõ các vấn đề kỹ thuật về CSDL để có thể phục hồi CSDL khi có sự cố. Họ là những người cấp quyền hạn khai thác CSDL, do vậy họ có thể giải quyết được các vấn đề tranh chấp dữ liệu nếu có. Để giải quyết tốt những vấn đề mà cách tổ chức CSDL đặt ra như đã nói ở trên, cần thiết phải có những phần mềm chuyên dùng để khai thác chúng. Những phần mềm này được gọi là các hệ quản trị CSDL. Các hệ quản trị CSDL có nhiệm vụ hỗ trợ cho các nhà phân tích thiết kế CSDL cũng như những người khai thác CSDL. Hiện nay trên thị trường phần mềm đã có những hệ quản trị CSDL hỗ trợ được nhiều tiện ích như: MS Access, Visual Foxpro, SQL Server Oracle,…Mỗi hệ quản trị CSDL đều được cài đặt dựa trên một mô hình dữ liệu cụ thể. Dù là dựa trên mô hình dữ liệu nào, một hệ quản trị CSDL cũng phải hội đủ các yếu tố sau: 5 Ngôn ngữ giao tiếp giữa người sử dụng và CSDL bao gồm: Ngôn ngữ mô tả dữ liệu: Để cho phép khai báo cấu trúc của CSDL, khai báo các mối liên hệ của dữ liệu và các quy tắc quản lý áp đặt lên các dữ liệu đó. Ngôn ngữ thao tác dữ liệu: Cho phép người sử dụng có thể cập nhật dữ liệu (thêm/sửa/xoá). Ngôn ngữ truy vấn dữ liệu: Cho phép người khai thác sử dụng để truy vấn các thông tin cần thiết trong CSDL. Ngôn ngữ quản lý dữ liệu: Cho phép những người quản trị hệ thống thay đổi cấu trúc của các bảng dữ liệu, khai báo bảo mật thông tin và cấp quyền hạn khai thác CSDL cho người sử dụng,… Từ điển dữ liệu: Dùng để mô tả các ánh xạ liên kết, ghi nhận các thành phần cấu trúc của CSDL, các chương trình ứng dụng, mật mã, quyền hạn sử dụng,… Cơ chế giải quyết vấn đề tranh chấp dữ liệu: Mỗi hệ quản trị CSDL cũng có thể cài đặt một cơ chế riêng để giải quyết các vấn đề này. Một số biện pháp sau đây thường được sử dụng: thứ nhất: cấp quyền ưu tiên cho từng người sử dụng; thứ hai: Đánh dấu yêu cầu truy xuất dữ liệu, phân chia thời gian, người nào có yêu cầu trước thì có quyền truy xuất dữ liệu trước,… Hệ quản trị CSDL cũng phải có cơ chế sao lưu (backup) và phục hồi (restore) dữ liệu khi có sự cố xảy ra. Điều này có thể thực hiện sau một thời gian nhất định hệ quản trị CSDL sẽ tự động tạo ra một bản sao CSDL, cách này hơi tốn kém, nhất là đối với CSDL lớn. Hệ quản trị CSDL phải cung cấp một giao diện thân thiện, dễ sử dụng 1.2.2. Vài nét về hoạch định cơ sở dữ liệu.  Phân loại hoạch định: 3 loại. Hoạch định chiến lược (Strategic Planning): là một quy trình xác định các định hướng lớn cho phép doanh nghiệp thay đổi, cải thiện và củng cố vị thế cạnh tranh của mình. Hoạch định dài hạn (Long term strategy): là những hoạch định kéo dài từ 1 đến 5 năm.Những kế hoạch này nhằm đáp ứng các điều kiện thị trường và tài nguyên cần thiết để thi hành sứ mạng của tổ chức. Hoạch định dài hạn mang tính chiến thuật nhằm giải quyết những mục tiêu trên một địa bàn hoạt động nhưng mang tầm ảnh hưởng đến hoạch định chiến lược. 6 Hoạch định ngắn hạn (Operational strategy): là những kế hoạch cho từng ngày, từng tháng hay từng năm. Quản trị viên lập kế hoạch ngắn hạn để hoàn thành những bước đầu hoặc những khâu việc trong tiến trình dài hạn đã được dự trù.nNói cách khác, kế hoạch ngắn hạn nhắm đến việc giải quyết những vấn đề trước mắt trong một phạm vi công tác giới hạn hoặc một khâu việc trong một guồng máy điều hành. Chức năng hoạch định đòi hỏi một nhà quản trị khi quyết định đề ra một kế hoạch, thì kế hoạch đó phải chứa đựng bốn yếu tố cơ bản là mục tiêu, hành động, tài nguyên và thực hiện. Mục tiêu: Ưu tiên các mục tiêu, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên các mục tiêu cần đạt được. Định thời gian đạt mục tiêu Đo lường mục tiêu: 1) Có giá trị thị trường, 2) Có sự mới mẻ, 3) Hàm chứa năng suất cao, 4) Phù hợp với khả năng tài chánh và nhân lực, 5) Có ích lợi (lợi nhuận), 6) Phù hợp với hiệu năng và trách nhiệm của quản trị viên, 7) Phù hợp với hiệu năng và sở thích của nhân viên 8) Có trách nhiệm xã hội. Hành động: Các nhà quản trị có thể thử nghiệm chiến thuật hay chiến lược của mình qua phương cách tiên đoán (forecasting) dựa trên những thành quả trong quá khứ và hiện tại. Các chương trình hành động phải được thiết lập ở mọi cấp bậc trong tổ chức. Tài nguyên: Tài nguyên là mọi nguồn nguyên liệu, nhiên liệu, tài chính, kể cả nhân sự. Thực hiện kế hoạch: Nhà quản trị có trách nhiệm phân công cho từng thành viên hay từng đội ngũ (team), động viên để họ đón nhận mục tiêu và đem ra thực hiện. Do đó, quyền hạn, thuyết phục, và nguyên tắc là những phương tiện của một người quản trị dùng để thực hiện một kế hoạch.  Vai trò hoạch định. Hoạch định là chiếc cầu nối cần thiết giữa hiện tại và tương lai. Hoạch định có thể có ảnh hưởng nhất định đến hiệu quả của cá nhân và tổ chức. Nhờ có hoạch định, các nhà quản trị có thể biết tập trung chú ý vào việc thực hiện các mục tiêu trọng điểm trong những thời điểm khác nhau. 7 Hoạch định là nền tảng cần thiết cho sự phối hợp các hoạt động của doanh nghiệp, phối hợp giữa các bộ phận và giữa các thành viên với nhau. Hoạch định giúp các nhà quản trị kiểm tra tình hình thực hiện các mục tiêu thuận lợi và dễ dàng. Hướng dẫn các nhà quản trị cách thức để đạt mục tiêu và kết quả mong đợi cuối cùng. Mặt khác, nhờ có hoạch định, các nhà quản trị có thể biết tập trung chú ý vào việc thực hiện các mục tiêu trọng điểm trong những thời điểm khác nhau. Hoạch định là nền tảng cần thiết cho sự phối hợp các hoạt động của doanh nghiệp, phối hợp giữa các bộ phận và giữa các thành viên với nhau. Hoạch định giúp các nhà quản trị kiểm tra tình hình thực hiện các mục tiêu thuận lợi và dễ dàng.  Vai trò hoạch định CSDL. Lên kế hoạch phát triển CSDL. Là quá trình chiến lược để tìm xem những thông tin nào mà tổ chức sẽ cần thiết cho thời gian tới. Lợi ích: Cho thấy rõ được tình trạng hiện tại của thông tin được lưu trong tổ chức. Tìm và điều chỉnh lại các yêu cầu về tài nguyên cho tổ chức. Giúp cho việc lên kế hoạch hành động để đạt được các mục tiêu về hệ thống thong tin của tổ chức. 1.2.3. Vài nét về hệ thống thông tin quản lý nhân sự. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự: Là một hệ thống thông tin dùng để thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liên quan đến nguồn nhân lực trong tổ chức để hỗ trợ cho việc ra quyết định. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, các thông tin do hệ thống mang lại có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định liên quan đến nhân sự tại cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Chức năng nhiệm vụ của hệ thống quản lý nhân sự : Hệ thống quản lý nhân sự có chức năng thường xuyên thông báo cho ban lãnh đạo về các mặt công tác: tổ chức lao động, tiền lương… cho nhân viên, hệ thống này được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc. Với chức năng như vậy, hệ thống quản lý nhân sự có nhiệm vụ luôn cập nhật hồ sơ cán bộ công nhân viên theo 8 quy định, thường xuyên bổ sung những thông tin thay đổi trong quá trình công tác của cán bộ công nhân viên, việc theo dõi và quản lý lao động để thanh toán lương cũng là nhiệm vụ quan trọng của hệ thống. Ngoài ra, công tác thống kê báo cáo tình hình theo yêu cầu của ban giám đốc cũng là nhiệm vụ không thể thiếu trong hệ thống quản lý nhân sự. Nếu ta ứng dụng tin học vào công tác nhân sự thì dữ liệu của hệ thống thông tin quản lí nhân sự tại cơ quan sẽ được lưu trữ và bảo quản trên các phương tiện nhớ của máy tính điện tử, các chương trình quản lí nhân sự cho phép ta lưu trữ, sắp xếp, tìm kiếm các thông tin về nhân sự một cách nhanh chóng, thuận lợi. Các nhân tố ảnh hưởng đến quản lý nhân sự. Quản lý nguồn nhân lực là một trong những chức năng quan trọng nhất trong một doanh nghiệp. Tuy nhiên, có nhiều nhân tố ảnh hưởng đến vấn đề quản lý nguồn nhân lực của các doanh nghiệp tại Việt Nam, dưới đây là một vài nhân tố chính. Đầu tiên phải nói đến đó là nhân tố môi trường bên ngoài.Môi trường bên ngoài đang thay đổi rất nhanh và thậm chí sẽ còn thay đổi nhanh hơn nữa. Hiện đã tồn tại tình trạng cạnh tranh khốc liệt, quá trình toàn cầu hoá và tự do hoá thương mại đang đe dọa tất cả các ngành kinh doanh. Cụ thể các yếu tố bên ngoài có ảnh hưởng đến quản lý nhân sự như: Kinh tế: Chu kỳ kinh tế và chu kỳ kinh doanh ảnh hưởng rất lớn đến quản trị nhân sự. Trong giai đoạn suy thoái kinh tế hoặc kinh tế bất ổn có chiều hướng đi xuống thì sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến các chính sách về nhân sự của doanh nghiệp. Dân số và lực lượng lao động: Tỷ lệ dân số phát triển nhanh lực lượng lao động hàng năm cần việc làm cao thì tổ chức có nhiều cơ hội lựa chọn lao động có chất lượng. Văn hóa và xã hội: ảnh hưởng đến văn hóa của công ty, đến thái độ của người lao động của công ty. Đối thủ cạnh tranh: Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh về tất cả mọi mặt chính vì vậy nhân sự cũng không thoát khỏi quy luật đó. Để cơ cấu nhân sự vững mạnh tổ chức phải có chính sách nhân sự hợp lý. 9 Khoa học và kỹ thuật: Phải đào tạo nhân viện theo kịp với sự phát triển của khoa học kỹ thuật. Khi khoa học kỹ thuật thay đổi một số công việc, một số kỹ năng đòi hỏi phải có sự đào tạo và phát triển. Khách hàng: Là mục tiêu của mọi doanh nghiệp. Doanh số là một yếu tố quan  trọng đối với sự sống còn của một doanh nghiệp. Do vậy, nhà quản trị phải làm cho nhân viên hiểu là khách hành ảnh hưởng trực tiếp đến tiền lương, đến cơ hội làm việc của họ. Nhân tố ảnh hưởng tiếp theo đó là các nhân tố từ môi trường bên trong như: Mục tiêu của tổ chức: Suy cho cùng thì mọi sự quản lý đêu hướng tới mục tiêu chung của tổ chức, Chính vì vậy mục tiêu của tổ chức ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của nhân sự. Chính sách chiến lược của tổ chức: Chính sách về đãi ngộ, về lương…..ảnh hưởng trực tiếp đến công tác quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Chính sách và chiến lược của công ty từ việc cung cấp cho nhân viên một môi trường làm việc tốt, trả lương khuyến khích nhân viên làm việc cao, chính sách thỏa đáng với năng lực làm việc của tất cả mọi người. Văn hóa của tổ chức: Là một hệ thống các giá trị niềm tin, Thống nhất các thành viên trong tổ chức. Các tổ chức thành công là các tổ chức nuôi dưỡng, Khuyến khích sự thích ứng năng động, sang tạo trong mỗi nhân viên. Công nhân viên công ty: bao gồm tất cả các nhân viên trong tổ chức.Trong một tập thể nhân viên của tổ chức mỗi người khác nhau về năng lực quản lý, trình độ chuyên môn, về nguyện vọng, sở thích… vì vậy họ có những nhu cầu mong muốn khác nhau. Quản lý nhân sự phải nghiên cứu kỹ vấn đề này để tìm ra các biện pháp quản lý phù hợp nhất. Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật trình độ của người lao động cũng được nâng cao, khả năng nhận thức cũng tốt hơn. Điều này ảnh hưởng đến cách nhìn nhận của họ với công việc làm thay đổi những đòi hỏi, thỏa mãn, hài long với công việc và phần thưởng của họ. Nhà quản lý: Nhà quản lý có nhiệm vụ đề ra các chính sách đường lối, phương hướng cho sự phát triển của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ sự tồn tại và phát triền của công ty. Vì vậy, đòi hỏi các nhà quản trị ngoài trình độ chuyên môn phải có tầm nhìn xa để có thể đưa ra các định hướng phù hợp về cho tổ chức.  10 Nhà quản lý phải thường xuyên quan tâm đến nhân viên, tạo bầu không khí thân mật, cởi mở trong tổ chức giúp nhân viên ý thức được tinh thần trách nhiệm với công việc được giao. Nhà quản lý phải thu thập xử lý thông tin một cách khách quan, tránh tình trạng có sự phân biệt trong tổ chức. Nhà quản trị đóng vai trò là người thỏa mãn như cầu và mong muốn của nhân viên. Vì vậy nhà quản lý phải nghiên cứu nắm vững kiến thức về quản lý nhân sự. Nói tóm lại chủ doanh nghiệp nhỏ và vừa phải hiểu đầy đủ về tầm quan trọng của việc áp dụng các công nghệ tốt trong quản lý nguồn nhân lực để đạt được kết quả kinh doanh. Điều kiện tại nơi làm việc và quan hệ trong công việc có thể không khuyến khích nhân viên cố gắng hết sức. Để vượt qua những thách thức này các chủ doanh nghiệp nhỏ và vừa cần phải học hỏi nhiều hơn cách làm thế nào quản lý nguồn nhân lực hiệu quả hơn trong doanh nghiệp của mình. Và để cho hoạt động quản lý nhân sự đạt hiệu quả cao hơn cũng như để hệ CSDL của doanh nghiệp linh động hơn thì hoạch định CSDL là một công việc khá cần thiết đối với một số doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. 1.2.4. Quy trình hoạch định CSDL. Bước 1: Xác định mục tiêu, dự báo nhu cầu  Xác định mục tiêu Xác định mục tiêu của doanh nghiệp trong dài hạn, có định hướng rộng, làm cơ sở triển khai tác nghiệp hàng năm. Đánh giá các yếu tố của môi trường vi mô, vĩ mô có tác động đến doanh nghiệp. Thực hiện bởi các nhà quản trị cấp cao, cấp trung gian (có tham gia),... Dự báo nhu cầu Đưa ra các căn cứ cho việc dự báo: quy mô của doanh nghiệp; sự phát triển ngắn hạn, dài hạn của doanh nghiệp; các nguồn lực như nhân sự, tài chính,... Phương pháp thực hiện: nghiên cứu dữ liệu sơ cấp, thứ cấp, nghiên cứu định lượng, định tính,... Xem xét đến dung lượng của kho dữ liệu, ước lượng số lượng dữ liệu mà CSDL sẽ phải lưu trữ,... Bước 2: Xác định, phân tích CSDL hiện tại Liệt kê mô hình CSDL hiện tại của doanh nghiệp 11 Phân tích ưu, nhược điểm của hệ thống CSDL về việc đáp ứng nhu cầu thông tin của doanh nghiệp tại thời điểm hiện tại. Bước 3: Đánh giá hệ thống CSDL hiện tại Đánh giá tính phù hợp của hệ thống đối với các yêu cầu của HTTT Bước 4: Xây dựng kế hoạch, phương án triển khai hệ thống CSDL Xây dựng một bản kế hoạch và các phương án cụ thể để triển khai hệ thống CSDL đó. Bước 5: Đánh giá tính khả thi 1.3. Tổng quan về tình hình nghiên cứu. 1.3.1. Tình hình nghiên cứu trong nước. Hoạch định CSDL không còn là đề tài mới mẻ ở nước ta, có rất nhiều công trình nghiên cứu hoạch định CSDL trong đó có 3 đề tài tiêu biểu sau: - “Hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý hàng hóa, vật tư tại Công ty cổ phần Quảng cáo & Nội thất Quang Vinh” của sinh viên Hoàng Thị Duyên – K47 Đại Học Thương Mại. Ưu điểm: Đề tài có tính thiết thực đối với doanh nghiệp. Thực hiện hoạch định CSDL quản lý hàng hóa, vật tư đúng theo quy trình hoạch định, bám sát tốt theo lý thuyết đã nêu ra. Nhược điểm: Bên cạnh những thứ đã đạt được, có một số hạn chế như phân tích đánh giá thực trạng còn khá sơ sài, chưa có số liệu thực tế khiến cho người đọc khó hình dung về CSDL hiện tại, và khó thấy được mục đích của hoạch định. -“Hoạch định CSDL quản lý nhân sự tại công ty cổ phần iNet” của sinh viên Nguyễn Thị Thúy – K45S3 Đại Học Thương Mại. Ưu điểm: Đề tài trình bày khá rõ ràng và chi tiết về thực trạng quản lý nhân sự tại công ty iNET, lý thuyết được đưa ra đầy đủ, giúp người đọc hiểu về hoạch định và mục đích hoạch định. Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm có một vấn đề, chưa phân tích chỉ ra lợi ích của CSDL sau khi hoạch định, chưa có thiết kế giao diện mới. Nếu có giao diện mới, đề tài sẽ truyền tải được mục đích hoạch định tốt hơn. -“Hoạch định CSDL quản lý dự án tại công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft” của sinh viên Bùi Ngọc Dư – K49S3 Đại Học Thương Mại. 12 Ưu điểm: Đề tài trình bày khá được những thiếu sót nên khắc phục trong CSDL của doanh nghiệp. Nhược điểm: Chưa nêu được ưu điểm của CSDL sau khi hoạch định và chưa cung cấp đầy đủ số liệu thực tế để đề tài mang tính xác thực và dễ hiểu hơn. 1.3.2. Tình hình nghiên cứu ngoài nước. - Đề tài nghiên cứu “Enterprise resource planning (ERP) systems: a research agenda” của Majed Al‐Mashari (Department of Information Systems, College of Computer and Information Sciences, King Saud University, Riyadl, Saudi Arabia) Ưu điểm: Bài nghiên cứu đã chỉ ra khá rõ lợi ích của việc áp dụng ứng dụng của công nghệ thông tin vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhược điểm: Bài nghiên cứu còn thiếu những dẫn chứng thực tiễn để làm sáng toe được vấn đề nghiên cứu. - Đề tài “The Communication Effectiveness of System Models Using the UML versus Structured Techniques” của Bruce C. Hungerford (University of Wisconsin‐Oshkosh)... (Bruce C. Hungerford, Michael A. Eierman, (2005) "The Communication Effectiveness of System Models Using the UML versus Structured Techniques ", American Journal of Business, Vol. 20 Issue: 2, pp.3544, ) Ưu điểm: Bài viết nói khá rõ cách thiết kế của hệ thống và giao tiếp với các bên liên quan về hệ thống. Nghiên cứu này xem xét hiệu quả so sánh của UML và các ngôn ngữ lập trình truyền thống trong việc truyền đạt thông tin về một hệ thống thiết kế. Nhược điểm: Số liệu dẫn chứng khá mơ hồ và khó hiểu. - Đề tài “Organizational analysis and information systems design” của James M. Hulbert (R.C. Kopf Professor of International Marketing, Columbia Business School, Columbia University in the City of New York, New York, USA), (James M. Hulbert, (2003) "Organizational analysis and information systems design: a road revisited", Journal of Business & Industrial Marketing, Vol. 18 Issue: 6/7, pp.509-513, ) Ưu điểm: Bài luận nêu được các vấn đề xoay quanh một hệ thống thông tin một cách cụ thể rõ ràng và khá dễ hiểu 13 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG HOẠCH ĐỊNH CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP CYBERSOFT. 2.1. Tổng quan về Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft. 2.1.1. Giới thiệu chung về doanh nghiệp. Công ty được thành lập vào năm 2003, do các kỹ sư phần mềm, các chuyên gia tài chính kế toán, dựa trên kết hợp sự am hiểu sâu sắc về nghiệp vụ kinh tế, các quy trình quản lý của doanh nghiệp và khả năng của công nghệ nhằm tạo ra các sản phẩm và dịch vụ có chất lượng theo yêu cầu đòi hỏi của thị trường nhằm ứng dụng cộng nghệ vào quản lý. Bảng 1: Thông tin chung về doanh nghiệp. Tên công ty Tên tiếng anh Tên giao dịch Logo Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft Cyber software for business management joint stock company Cybersoft Loại hình doanh nghiệp Năm thành lập Công ty cổ phần 2003 Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp (ERP) Phiên bản CYBER ENTERPRISE Phần mềm quản lý tài chính kế toán CYBER ACCOUNTING Dịch vụ tư vấn tài chính kế toán, tư vấn  ERP “Enterprise Resource Planning”, triển khai, bảo trì phần mềm kế  toán và giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp. Trở thành nhà cung cấp hàng đầu phần mềm kế toán và giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp tại Việt Nam Một nghề chín hơn chín nghề “Chuyên sâu trong lĩnh vực phần mềm quản lý tài chính và giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp” Cùng khách hàng đi đến thành công! Hàng năm sản phẩm và dịch vụ của Cybersoft luôn dành được giải thưởng sao khuê của hiệp hội công nghệ phần mềm Việt Nam – VINASA. Sản phẩm của Cybersoft được hơn 2 000 khách hàng trên cả nước với nhiều loại hình sản xuất kinh doanh, quy mô hoạt động cũng như hình thức sở hữu khác nhau sử dụng và tin dùng. 1 000 000 000 đồng Lê Cảnh Toàn Số 25 Vũ Ngọc Phan, Q.Đống Đa, TP.Hà Nội 043 7765 046 www.cybersoft.com.vn [email protected] ; [email protected] 043 7765 047 Sản phẩm dịch vụ Mục tiêu Phương châm Quan điểm phục vụ Thành tích Vốn điều lệ Đại diện Trụ sở Điện thoại Website Email Fax 14 2.1.2. Cơ cấu tổ chức. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM DÔC PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH Phòng kinh doanh và Phát triển thị trường Phòng nghiệp vụ PHÓ GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT Phòng quản trị hành chính Phòng tài chính kế toán Phòng giải pháp doanh nghiệp Phòng tư vấn và hỗ trợ khách hàng Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm Hình 1. Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp  Chức năng các phòng ban nghiệp vụ: Phòng kinh doanh và phát triển thị trường (Cyber sales development Department- CSD) Thực hiện các hoạt động kinh doanh như: Khảo sát đánh giá tiềm năng và tìm hiểu nhu cầu khách hàng; Mở rộng thị trường sử dụng dịch vụ của công ty; Tạo lập và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, chăm sóc khách hàng định kỳ, nâng cao uy tín chất lượng dịch vụ của công ty. Phòng nghiệp vụ (Cyber Expert bureau Department- CEB) Khảo sát các quy trình nghiệp vụ của khách hàng, tư vấn nghiệp vụ- quy trình quản lý cho khách hàng, tư vấn và triển khai các giải pháp ERP. Phòng quản trị hành chính (Cyber Administrative Department- CAD) Tổ chức thực hiện các công tác văn phòng, các thủ tục hành chính, lưu trữ hồ sơ; Sắp xếp, tổ chức các hoạt động trong công ty; Giám sát việc thực hiện quy chế của nhân viên và thực hiện công tác BHXH, BHYT đối với cơ quan quản lý nhà nước. Phòng tài chính kế toán (Cyber Financial Account Department- CFAD) 15