Tài liệu Hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự tại công ty cổ phần inet

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hưng Long LỜI CẢM ƠN Để hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần truyền thông iNET” ngoài sự cố gắng của bản thân qua quá trình học tập còn có sự giúp đỡ rất nhiều của nhà trường, của thầy cô, cùng ban lãnh đạo cũng như cán bộ nhân viên trong Công ty Cổ phần truyền thông iNET. Trước hết em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường, các thầy cô Khoa Hệ thống thông tin kinh tế cùng toàn thể thầy cô giáo trong Trường Đại học Thương Mại đã tận tình giảng dạy và tạo mọi điều kiện tốt nhất cho em trong suốt thời gian học tập tại trường. Em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến thầy giáoThs. Nguyễn Hưng Long đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ tận tình cho em trong thời gian thực hiện khóa luận tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ quý báu của Ban giám đốc cùng toàn thể nhân viên, các phòng ban của Công ty Cổ phần truyền thông iNET đã cung cấp đầy đủ thông tin và tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập tại Công ty để em có thể nắm bắt được những kiến thức thực tế và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp. Hà Nội, ngày 1 tháng 05 năm 2013 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Thúy SVTH: Nguyễn Thị Thúy i Lớp: K45S3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hưng Long MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN................................................................................................................i MỤC LỤC.....................................................................................................................ii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ..........................................................iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT........................................................................................v Phần 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU...................................................1 1.1. Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu.....................................................1 1.2. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu............................................................................2 1.3. Mục tiêu nghiên cứu...............................................................................................3 1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu...........................................................................3 1.4.1. Đối tượng nghiên cứu..........................................................................................3 1.4.2. Phạm vi nghiên cứu.............................................................................................3 1.5. Phương pháp nghiên cứu........................................................................................3 1.6. Kết cấu khóa luận...................................................................................................4 Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HOẠCH ĐỊNH CSDL QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN iNET.........................................................5 2.1. Cơ sở lý luận về hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự....................................5 2.1.1. Một số khái niệm cơ bản......................................................................................5 2.1.2 Một số lý thuyết về hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự..............................9 2.2. Thực trạng về hoạch định CSDL quản lý nhân sự tại công ty cổ phần iNET........14 2.2.1.Giới thiệu về công ty...........................................................................................14 2.2.2. Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty......................................17 2.2.3. Phân tích thực trạng quản lý nhân sự tại Công ty...............................................20 2.2.4. Đánh giá thực trạng............................................................................................23 Phần 3: HOẠCH ĐỊNH CSDL QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN iNET............................................................................................................................ 27 3.1.Hoạch định CSDL quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần iNET..............................27 3.1.1. Xác định các mục tiêu, dự báo nhu cầu:.............................................................27 3.1.2. Xác định phân tích cơ sở dữ liệu hiện tại:..........................................................29 3.1.3 Đánh giá hệ thống cơ sở dữ liệu hiện tại:...........................................................31 3.1.4 Xây dựng kế hoạch và đề ra các yêu cầu để hoạch định CSDL..........................31 3.1.5 Đánh giá tính khả thi...........................................................................................34 SVTH: Nguyễn Thị Thúy ii Lớp: K45S3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hưng Long 3.2 Định hướng phát triển và đề xuất về đề tài nghiên cứu..........................................34 KẾT LUẬN.................................................................................................................35 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO SVTH: Nguyễn Thị Thúy iii Lớp: K45S3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hưng Long DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ STT 1 2 3 4 5 6 7 8 Tên Bảng biểu, sơ dồ hình vẽ Sơ đồ 2.1 Tiến trình của hoạch định CSD Sơ đồ 2.2 Sơ đồ cách thức thu thập thông tin. Sơ đồ 2.3 Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty cổ phần iNET Bảng 2.4 Bảng trích báo cáo tài chính 2011 Biểu đồ 2.5 Biểu đồ tăng trưởng nhân sự qua các năm Hình 3.1 Mô hình quan hệ các thực thể hiện tại Bảng3.2. Bảng kê trang thiết bị phần cứng của Công ty Hình 3.3 Mô hình quan hệ các thực thể mới Trang 12 13 17 20 22 31 33 35 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT 1 2 SVTH: Nguyễn Thị Thúy Từ viết tắt CNTT HTTT Nghĩa Tiếng Việt Công nghệ thông tin Hệ thống thông tin iv Lớp: K45S3 Khóa luận tốt nghiệp 3 4 5 6 7 8 9 10 11 GVHD: ThS. Nguyễn Hưng Long CSDL TMĐT CSKH HCNS HDQT CBCNV BHYT BHXH TNCN Cơ sở dữ liệu Thương mại điện tử Chăm sóc khách hàng Hành chính nhân sự Hội đồng quản trị Cán bộ công nhân viên Bảo hiểm y tế Bảo hểm xã hội Thu nhập cá nhân DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT BẰNG TIẾNG ANH STT 1 2 3 4 Từ viết tắt SMS LAN IMS IDS SVTH: Nguyễn Thị Thúy Nghĩa tiếng anh Short Message Services Local Area Network Information Management System Integrated Data Store v Lớp: K45S3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hưng Long Phần 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU. 1.1. Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu. Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật và công nghệ hiện đại kéo theo đó là sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin đã trở thành một ngành công nghiệp hàng đầu đối với những quốc gia phát triển trên thế giới, thông tin thực sự đã và đang ngày càng khẳng định vai trò quan trọng trong quá trình hội nhập, phát triển. Hiện nay các doanh nghiệp tại Việt Nam, nhất là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ thương mại, sản xuất thì vai trò của tin học và quản lý thông tin bằng tin học lại càng có ý nghĩa đặc biệt. Nó giúp các doanh nghiệp nâng cao chất lượng quản lý và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu cạnh tranh và phát triển. Nhưng con người luôn là yếu tố trung tâm và sử dụng các tài nguyên khác cho quá trình phát triển. Có được nguồn nhân lực vững mạnh, tay nghề cao là sự đảm bảo thành công cho tất cả mọi tổ chức. Vì thế việc quản lý nguồn nhân lực là việc làm rất cần thiết và tất yếu. Quản lý nhân sự giữ vai trò đặc biệt quan trọng và ngày càng được các nhà quản lý quan tâm nghiên cứu và phân tích, xem đây là một chức năng cốt lõi và quan trọng nhất của tiến trình quản lý. Quản lý nhân sự là một bộ phận phức tạp, khó khăn nhất trong công tác quản lý, lãnh đạo, có quan hệ lớn đến sự tồn tại và phát triển đối với các doanh nghiệp, các tổ chức đơn vị. Công ty Cổ phần iNET với chức năng chính là chuyên về thiết kế website, logo, … và phát triển các phần mềm và cung cấp các dịch vụ giá trị gia tăng trên Internet và mobile. Với hệ thống tổ chức của Công ty ngày càng mở rộng, việc quản lý con người sẽ giúp cho ban quản lý dễ dàng hơn trong việc sắp xếp, phát triển nhân sự phù hợp. Công ty còn có nhiều thiếu sót trong việc kiểm soát cũng như nắm bắt nhân viên, việc quản lý vẫn ở dạng tin học hóa cục bộ đang dần thống nhất nhưng chưa hình thành rõ ràng một hệ thống quản lý nhân sự khoa học. Thực tế hiện nay việc quản lý nhân sự tại Công ty đang được thực hiện trên hệ cơ sở dữ liệu Access, tuy có rất nhiều thuận lợi nhưng bên cạnh đó vẫn có một số khó khăn trong việc truy xuất dữ liệu hay một số thao tác khác chính vì vậy việc nắm bắt con người, tổ chức, nhân viên của Công ty là cần thiết. Do tầm quan trọng của vấn đề quản lý nhân sự nên qua quá trình thực tập tốt nghiệp tại Công ty Cổ phần iNET, được tìm hiểu về công tác quản lý nhân sự tại Công SVTH: Nguyễn Thị Thúy 1 Lớp: K45S3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hưng Long ty tôi quyết định lựa chọn đề tài: “Hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần iNET”. Đề tài nhằm mục đích đi sâu tìm hiểu quá trình quản lý nhân sự, cũng như phân tích những mặt mạnh và điểm yếu còn tồn tại để khắc phục, bổ sung, giúp cho tài nguyên con người càng được nâng cao. Quản lý nhân sự không chỉ đơn giản là đo đếm số lượng lao động, rồi tính toán những mức lương của họ. Trái lại một hệ thống thông tin quản lý nhân sự phải giải quyết được những điều cơ bản như: các yêu cầu thu thập, lưu trữ những thông tin về hồ sơ nhân sự bao gồm như: lập mới hồ sơ, chuyển giao hồ sơ, cập nhật hồ sơ. Bên cạnh đó là phục vụ cho quá trình tìm kiếm hồ sơ nhân sự một cách dễ dàng và nhanh chóng khi cần thiết. Đặc biệt là phải kết xuất ra được các báo cáo như báo cáo lương, báo cáo theo hồ sơ nhân viên,...cung cấp cho quá trình quản lý nhân sự. 1.2. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu. Công tác quản lý nhân sự trong mỗi doanh nghiệp là một vấn đề có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Quản lý nguồn nhân lực là khoa học về quản lý con người dựa trên niềm tin cho rằng nhân lực đóng vai trò quan trọng bậc nhất tới sự thành công lâu dài của tổ chức hay doanh nghiệp. Một tổ chức hoặc doanh nghiệp có thể tăng lợi thế cạnh tranh của mình bằng cách sử dụng người lao động một cách hiệu quả, tận dụng kinh nghiệm và sự khéo léo của họ nhằm đạt được các mục tiêu đã đặt ra. Công ty Cổ phần iNET sau 8 năm thành lập và phát triển lĩnh vực phát triển các phần mềm ứng dụng trong doanh nghiệp đã và đang ngày càng dành được uy tín trên thị trường. Hiện nay, Công ty đang ngày càng mở rộng lĩnh vực hoạt động của mình. Để có thể đáp ứng cho phát triển Công ty thì yếu tố quan trọng đóng vai trò quyết định chính là các hoạt động phát triển nguồn nhân lực đảm bảo cho Công ty có đủ nhân viên về số lượng cũng như chất lượng. Muốn vậy tổ chức phải tiến hành: kế hoạch hóa nhân lực; phân tích, thiết kế công việc; biên chế nhân lực; tuyển mộ, tuyển chọn, bố trí nhân lực; các chế độ đãi ngộ, chế độ bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế cho người lao động, an toàn lao động và điều kiện việc làm. Tuy nhiên, việc quản lý nguồn nhân lực của Công ty Cổ phần iNET vẫn còn gặp một số khó khăn và chưa đạt được hiệu quả tốt nhất. Bởi vậy, nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhân sự của Công ty em đã lựa chọn đề tài “ Hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự tại công ty cổ phần iNET”. SVTH: Nguyễn Thị Thúy 2 Lớp: K45S3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hưng Long 1.3. Mục tiêu nghiên cứu - Hệ thống hóa những cơ sở lý luận về Cơ sở dữ liệu, hệ cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin quản lý nhân sự và đi sâu vào vấn đề hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự tại công ty. - Phân tích và đánh giá thực trạng về công tác quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần iNET. - Hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần iNET. - Đưa ra một số định hướng, giải pháp về quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần iNET. 1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1.4.1. Đối tượng nghiên cứu Cán bộ nhân viên trong Công ty Cổ phần iNET, phần mềm quản lý nhân sự mà công ty đang sử dụng. Đồng thời nghiên cứu về CSDl về quản lý nhân sự của Công ty Cổ phần iNET. 1.4.2. Phạm vi nghiên cứu Đánh giá thực trạng về công tác quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần iNET từ năm 2009– 2012.Đồng thời phần tích hệ CSDl quản lý nhân sự tại công ty từ đó đưa ra các đề xuất về vấn đê quản lý nhân sự tại Công ty iNET. 1.5. Phương pháp nghiên cứu Đề tài nghiên cứu sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu hệ thống: Nghiên cứu các tài liệu có liên quan như một số giáo trình hệ thống thông tin quản lý, bài giảng hoạch định CSDl …. - Phương pháp điều tra, phỏng vấn: Một dạng bảng hỏi là phiếu khảo sát được in ra hoặc được gưởi qua mail. Phương pháp này có rất nhiều điểm mạnh: chi phí thực hiện không cao, chúng ta có thể gửi cùng một nội dung hỏi cho một số lượng lớn người tham gia. Phương pháp này cho phép người tham gia có thể hoàn thành bảng hỏi khi có thời gian thuận tiện. Tuy nhiên, phương pháp này cũng có một số điểm yếu. Tỷ lệ phản hồi thu thập từ phiếu khảo sát gửi qua email thường thấp và phiếu khảo sát dạng này không phải là lựa chọn tối ưu cho những câu hỏi yêu cầu nhiều thông tin chi tiết dưới dạng viết. Phỏng vấn là một hình thức nghiên cứu có tính chất cá nhân hơn nhiều so với bảng hỏi. Trong phỏng vấn cá nhân, người phỏng vấn làm việc trực tiếp với người được SVTH: Nguyễn Thị Thúy 3 Lớp: K45S3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hưng Long phỏng vấn. Người phỏng vấn sẽ có cơ hội được đặt những câu hỏi tiếp theo. Và, phỏng vấn thường dễ thực hiện hơn cho người được phỏng vấn , đặc biệt trong trường hợp thông tin cần thu thập là quan điểm hay nhận định. Phỏng vấn có thể tốn nhiều thời gian và cần nhiều nguồn lực. Người phỏng vấn được coi là một phần của công cụ đo lường và phải được đào tạo về cách đối phó với những sự việc bất ngờ. - Phương pháp phân tích, thống kê, tổng hợp: Phương pháp phân tích, tổng hợp, đánh giá: Các bộ phận của hệ thống quản lý nhân sự sẽ được phân tích thành các bộ phận riêng biệt, vận dụng phương pháp đánh giá tổng hợp kết hợp với hệ thống hóa để có thể nhận định đầy đủ về tình hình hoạt động chung, để đánh giá thực trạng của hệ thống quản lý nhân sự trong thời điểm hiện tại và định hướng phát triển trong tương lai. 1.6. Kết cấu khóa luận Ngoài Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng biểu, Sơ đồ hình vẽ, Danh mục từ viết tắt, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục, kết cấu khóa luận gồm ba phần: Phần 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu. Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần iNET. Phần 3: Hoạch định CSDL quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần INET. SVTH: Nguyễn Thị Thúy 4 Lớp: K45S3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hưng Long Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HOẠCH ĐỊNH CSDL QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN iNET. 2.1. Cơ sở lý luận về hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự. 2.1.1. Một số khái niệm cơ bản  Hoạch định: là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó. Hoạch định là quá trình xem xét quá khứ, quyết định trong hiện tại những vấn đề trong tương lai.  Phân loại hoạch định: * Hoạch định chiến lược (Strategic planning): là một quy trình xác định các định hướng lớn cho phép doanh nghiệp thay đổi, cải thiện và củng cố vị thế cạnh tranh của mình. * Hoạch định dài hạn (long term strategy) : là những hoạch định kéo dài từ 1 đến 5 năm. Những kế hoạch này nhằm đáp ứng các điều kiện thị trường, mục tiêu tài chính, và tài nguyên cần thiết để thi hành sứ mạng của tổ chức. Hoạch định dài hạn mang tính chiến thuật nhằm giải quyết những mục tiêu trên một địa bàn hoạt động nhưng mang tầm ảnh hưởng đến hoạch định chiến lược. * Hoạch định ngắn hạn (operational strategy): là những kế hoạch cho từng ngày, từng tháng hay từng năm. Quản trị viên lập kế hoạch ngắn hạn để hoàn thành những bước đầu hoặc những khâu việc trong tiến trình dài hạn đã được dự trù. Nói cách khác, kế hoạch ngắn hạn nhắm đến việc giải quyết những vấn đề trước mắt trong một phạm vi công tác giới hạn hoặc một khâu việc trong một guồng máy điều hành.  Chức năng hoạch định đòi hỏi một nhà quản trị khi quyết định đề ra một kế hoạch, thì kế hoạch đó phải chứa đựng bốn yếu tố cơ bản là mục tiêu, hành động, tài nguyên,và thực hiện. * Mục tiêu: - Ưu tiên các mục tiêu: sắp xếp theo thứ tự ưu tiên các mục tiêu cần đạt được. - Định thời gian đạt mục tiêu - Đo lường mục tiêu: 1) Có giá trị thị trường, 2) Có sự mới mẻ, 3) hàm chứa năng suất cao, 4) phù hợp với khả năng tài chánh và nhân lực, 5) có ích lợi (lợi nhuận), 6) phù hợp với hiệu năng và trách nhiệm của quản trị viên, 7) phù hợp với hiệu năng và sở thích của nhân viên 8) có trách nhiệm xã hội. SVTH: Nguyễn Thị Thúy 5 Lớp: K45S3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hưng Long * Hành động: Các nhà quản trị có thể thử nghiệm chiến thuật hay chiến lược của mình qua phương cách tiên đoán (forecasting) dựa trên những thành quả trong quá khứ và hiện tại. Các chương trình hành động phải được thiết lập ở mọi cấp bậc trong tổ chức. * Tài nguyên: Tài nguyên là mọi nguồn nguyên liệu, nhiên liệu, tài chính, kể cả nhân sự. * Thực hiện kế hoạch: Nhà quản trị có trách nhiệm phân công cho từng thành viên hay từng đội ngũ (team), động viên để họ đón nhận mục tiêu và đem ra thực hiện. Do đó, quyền hạn,thuyết phục, và nguyên tắc là những phương tiện của một người quản trị dùng để thực hiện một kế hoạch.  Vai trò của hoạch định. Hoạch định là chiếc cầu nối cần thiết giữa hiện tại và tương lai. Hoạch định có thể có ảnh hưởng nhất định đến hiệu quả của cá nhân và tổ chức. Nhờ có hoạch định, các nhà quản trị có thể biết tập trung chú ý vào việc thực hiện các mục tiêu trọng điểm trong những thời điểm khác nhau. Hoạch định là nền tảng cần thiết cho sự phối hợp các hoạt động của doanh nghiệp, phối hợp giữa các bộ phận và giữa các thành viên với nhau. Hoạch định giúp các nhà quản trị kiểm tra tình hình thực hiện các mục tiêu thuận lợi và dễ dàng. Hướng dẫn các nhà quản trị cách thức để đạt mục tiêu và kết quả mong đợi cuối cùng. Mặt khác, nhờ có hoạch định, các nhà quản trị có thể biết tập trung chú ý vào việc thực hiện các mục tiêu trọng điểm trong những thời điểm khác nhau. Hoạch định là nền tảng cần thiết cho sự phối hợp các hoạt động của doanh nghiệp, phối hợp giữa các bộ phận và giữa các thành viên với nhau. Hoạch định giúp các nhà quản trị kiểm tra tình hình thực hiện các mục tiêu thuận lợi và dễ dàng.  Dữ liệu: là tất cả những gì cơ bản nhất xuất hiện một cách tự nhiên trong cuộc sống của chúng ta. Tất cả những sự kiện tự nhiên đó được thu thập và lưu trữ trong một hệ cơ sở dữ liệu. Chẳng hạn như khi một ngân hàng muốn thu thập thông tin về khách hàng, nó sẽ cần những dữ liệu như tuổi của khách, giới tính, những khoản nợ lâu dài sẵn có của khách, những khoản nợ ngắn hạn mà khách chưa trả cho ngân hàng hoặc cho các chủ nợ khác, mức độ học vấn của khách, quá trình hoạt động của khách, SVTH: Nguyễn Thị Thúy 6 Lớp: K45S3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hưng Long v..v… Những dữ liệu thu thập được càng rõ ràng bao nhiêu thì việc phân tích nó càng dễ dàng bấy nhiêu. Một vấn đề quan trọng là các dữ liệu thường rất hiếm khi trực tiếp có ích cho những quyết định của người sử dụng chúng. Nói cách khác, người ra quyết định thường cần dùng thông tin là kết quả của quá trình xử lý và phân tích dữ liệu để đưa chúng về dạng có ý nghĩa hơn. Quá trình chuyển đổi dữ liệu thành thông tin có thể dựa trên các bảng tổng hợp dữ liệu, hoặc dựa trên báo cáo chi tiết, hoặc dựa trên các số liệu thống kê phức tạp từ các dữ liệu sẵn có. Bất cứ sử dụng phương pháp nào thì việc ra quyết định vẫn chính là dựa trên một vài dạng chuyển đổi dữ liệu. Nếu không có dữ liệu, ta sẽ không thể chuyển đổi được thành thông tin cần thiết.  Cơ sở dữ liệu: Phần dữ liệu được lưu giữ trong máy tính theo một quy trình nào đó được gọi là cơ sở dữ liệu (database). Cơ sở dữ liệu(CSDL) là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thông tin thứ cấp ( như băng từ, đĩa từ …) để có thể thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với nhiều mục đích khác nhau. Có nhiều loại cơ sở dữ liệu, trong đó phổ biến nhất hiện nay chính là CSDL quan hệ. Một CSDL quan hệ: - Chứa dữ liệu trong các bảng, được cấu tạo bởi các dòng ( mẫu tin) và các cột ( trường). - Cho phép lấy về ( truy xuất ) các tập hợp dữ liệu con từ các bảng. - Cho phép nối các bảng lại với nhau cho các mục đích truy cập các mẫu tin liên quan với nhau chứa trong các bảng khác nhau.  Một số tính chất của CSDL: - Cơ sở dữ liệu phản ánh thông tin về hoạt động của một tổ chức nhất định. - Là một tập hợp thông tin mang tính hệ thống. - Thông tin lưu trữ trong CSDL được chia sẻ cho nhiều người sử dụng và nhiều ứng dụng khác nhau.  Một số đặc tính của CSDL - Tính tự mô tả: Hệ CSDL không chỉ chứa bản thân CSDL mà còn chứa định nghĩa đầy đủ ( mô tả ) của CSDL. Các định nghĩa được lưu trữ trong danh mục ( bảng ) chứa các thông tin về cấu trúc tập tin, kiểu và dạng thức lưu trữ của mỗi thành phần dữ liệu và những ràng buộc dữ liệu. SVTH: Nguyễn Thị Thúy 7 Lớp: K45S3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hưng Long - Tính độc lập: Vì định nghĩa cấu trúc CSDL được lưu trữ trong bảng nên khi có thay đổi nhỏ về cấu trúc ta ít phải sửa lại chương trình. - Tính trừu tượng: Hệ CSDL cho phép trình bày dữ liệu ở một mức trừu tượng cho phép, nhằm che bớt những chi tiết lưu trữ thật của dữ liệu.Trừu tượng hóa dữ liệu như là mô hình dữ liệu.( gồm có đối tượng, thuộc tính của đối tượng, mối liên hệ). - Tính nhất quán: lưu trưc dữ liệu thống nhất tránh được tình trạng trùng lặp thông tin. Có cơ chế điều khiển truy xuất dữ liệu hợp lý tránh được việc tranh chấp dữ liệu, bảo đảm dữ liệu luôn đúng tại mọi thời điểm.  Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: là tập hợp các chương trình cho phép người dùng định nghĩa, tạo lập, bảo trì các CSDl và cung cấp các truy cập có điều khiển đến các CSDL nay. Ví dụ : IMS , IDS, Access, SQL- Server….  Hoạch định cơ sở dữ liệu:: là việc xây dựng một bản kế hoạch phát triển một CSDL mà chỉ rõ các cách thức để tạo lập và cách sử dụng CSDL đó khi nó được cài đặt. Cụ thể hơn nó giống như một quyển cẩm nang khi cài đặt CSDL và chỉ ra các chức năng của CSDL sau khi nó đã được cài đặt  Vai trò của hoạch định cơ sở dữ liệu. Lên kế hoạch phát triển CSDL. Là quá trình chiến lược để tìm xem những thông tin nào mà tổ chức sẽ cần thiết cho thời gian tới. Lợi ích: Cho thấy rõ được tình trạng hiện tại của thông tin được lưu trong tổ chức. Tìm và điều chỉnh lại các yêu cầu về tài nguyên cho tổ chức. Giúp cho việc lên kế hoạch hành động để đạt được các mục tiêu về hệ thống thông tin của tổ chức.  Nguồn nhân lực: Bao gồm tất cả các tiềm năng của con người trong một tổ chức hay xã hội (kể cả những thành viên trong ban lãnh đạo doanh nghiệp) tức là tất cả các thành viên trong doanh nghiệp sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử và giá trị đạo đức để thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp.  Hoạch định nguồn nhân lực: bao gồm việc dự báo nhu cầu và cung lao động và sau đó lên các chương trình cần thiết để đảm bảo rằng tổ chức sẽ có đúng số nhân viên với đúng các kỹ năng vào đúng nơi và đúng lúc. Hoạch định nguồn nhân lực liên quan đến dòng nhân viên vào, xuyên suốt và ra khỏi một tổ chức. SVTH: Nguyễn Thị Thúy 8 Lớp: K45S3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hưng Long  Hệ thống thông tin quản lý nhân sự: Là một hệ thống thông tin dùng để thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liên quan đến nguồn nhân lực trong tổ chức để hỗ trợ cho việc ra quyết định. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, các thông tin do hệ thống mang lại có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định liên quan đến nhân sự tại cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.  Chức năng nhiệm vụ của hệ thống quản lý nhân sự : Hệ thống quản lý nhân sự có chức năng thường xuyên thông báo cho ban lãnh đạo về các mặt công tác: tổ chức lao động, tiền lương… cho nhân viên, hệ thống này được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc. Với chức năng như vậy, hệ thống quản lý nhân sự có nhiệm vụ luôn cập nhật hồ sơ cán bộ công nhân viên theo quy định, thường xuyên bổ sung những thông tin thay đổi trong quá trình công tác của cán bộ công nhân viên, việc theo dõi và quản lý lao động để thanh toán lương cũng là nhiệm vụ quan trọng của hệ thống. Ngoài ra, công tác thống kê báo cáo tình hình theo yêu cầu của ban giám đốc cũng là nhiệm vụ không thể thiếu trong hệ thống quản lý nhân sự. Nếu ta ứng dụng tin học vào công tác nhân sự thì dữ liệu của hệ thống thông tin quản lí nhân sự tại cơ quan sẽ được lưu trữ và bảo quản trên các phương tiện nhớ của máy tính điện tử, các chương trình quản lí nhân sự cho phép ta lưu trữ, sắp xếp, tìm kiếm các thông tin về nhân sự một cách nhanh chóng, thuận lợi. 2.1.2 Một số lý thuyết về hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự.  Các nhân tố ảnh hưởng đến quản lý nhân sự. Quản lý nguồn nhân lực là một trong những chức năng quan trọng nhất trong một doanh nghiệp. Tuy nhiên, có nhiều nhân tố ảnh hưởng đến vấn đề quản lý nguồn nhân lực của các doanh nghiệp tại Việt Nam, dưới đây là một vài nhân tố chính. Đầu tiên phải nói đến đó là nhân tố môi trường bên ngoài. Môi trường bên ngoài đang thay đổi rất nhanh và thậm chí sẽ còn thay đổi nhanh hơn nữa. Hiện đã tồn tại tình trạng cạnh tranh khốc liệt, quá trình toàn cầu hoá và tự do hoá thương mại đang đe dọa tất cả các ngành kinh doanh. Cụ thể các yếu tố bên ngoài có ảnh hưởng đến quản lý nhân sự như: SVTH: Nguyễn Thị Thúy 9 Lớp: K45S3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hưng Long - Kinh tế: Chu kỳ kinh tế và chu kỳ kinh doanh ảnh hưởng rất lớn đến quản trị nhân sự. Trong giai đoạn suy thoái kinh tế hoặc kinh tế bất ổn có chiều hướng đi xuống thì sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến các chính sách về nhân sự của doanh nghiệp. - Dân số và lực lượng lao động: Tỷ lệ dân số phát triển nhanh lực lượng lao động hàng năm cần việc làm cao thì tổ chức có nhiều cơ hội lựa chọn lao động có chất lượng. - Văn hóa và xã hội: ảnh hưởng đến văn hóa của công ty, đến thái độ của người lao động của công ty. - Đối thủ cạnh tranh: Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh về tất cả mọi mặt chính vì vậy nhân sự cũng không thoát khỏi quy luật đó. Để cơ cấu nhân sự vững mạnh tổ chức phải có chính sách nhân sự hợp lý. - Khoa học và kỹ thuật: Phải đào tạo nhân viện theo kịp với sự phát triển của khoa học kỹ thuật. Khi khoa học kỹ thuật thay đổi một số công việc, một số kỹ năng đòi hỏi phải có sự đào tạo và phát triển. - Khách hàng: Là mục tiêu của mọi doanh nghiệp. Doanh số là một yếu tố quan trọng đối với sự sống còn của một doanh nghiệp. Do vậy, nhà quản trị phải làm cho nhân viên hiểu là khách hành ảnh hưởng trực tiếp đến tiền lương, đến cơ hội làm việc của họ. Nhân tố ảnh hưởng tiếp theo đó là các nhân tố từ môi trường bên trong như: - Mục tiêu của tổ chức: Suy cho cùng thì mọi sự quản lý đêu hướng tới mục tiêu chung của tổ chức, Chính vì vậy mục tiêu của tổ chức ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của nhân sự. - Chính sách chiến lược của tổ chức: Chính sách về đãi ngộ, về lương…..ảnh huỏng trực tiếp đến công tác quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Chính sách và chiến lược của công ty từ việc cung cấp cho nhân viên một môi trường làm việc tốt, trả lương khuyến khích nhân viên làm việc cao, chính sách thỏa đáng với năng lực làm việc của tất cả mọi người. - Văn hóa của tổ chức: Là một hệ thống các giá trị niềm tin, Thống nhất các thành viên trong tổ chức. Các tổ chức thành công là các tổ chức nuôi dưỡng, Khuyến khích sự thích ứng năng động, sang tạo trong mỗi nhân viên. - Công nhân viên công ty: bao gồm tất cả các nhân viên trong tổ chức.Trong một tập thể nhân viên của tổ chức mỗi người khác nhau về năng lực quản lý, trình độ SVTH: Nguyễn Thị Thúy 10 Lớp: K45S3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hưng Long chuyên môn, về nguyện vọng, sở thích… vì vậy họ có những nhu cầu mong muốn khác nhau. Quản lý nhân sự phải nghiên cứu kỹ vấn đề này để tìm ra các biện pháp quản lý phù hợp nhất. Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật trình độ của người lao động cũng được nâng cao, khả năng nhận thức cũng tốt hơn. Điều này ảnh hưởng đến cách nhìn nhận của họ với công việc làm thay đổi những đòi hỏi, thỏa mãn, hài long với công việc và phần thưởng của họ. - Nhà quản lý: Nhà quản lý có nhiệm vụ đề ra các chính sách đường lối, phương hướng cho sự phát triển của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ sự tồn tại và phát triền của công ty. Vì vậy, đòi hỏi các nhà quản trị ngoài trình độ chuyên môn phải có tầm nhìn xa để có thể đưa ra các định hướng phù hợp về cho tổ chức. Nhà quản lý phải thường xuyên quan tâm đến nhân viên, tạo bầu không khí thân mật, cởi mở trong tổ chức giúp nhân viên ý thức được tinh thần trách nhiệm với công việc được giao. Nhà quản lý phải thu thập xử lý thông tin một cách khách quan, tránh tình trạng có sự phân biệt trong tổ chức. Nhà quản trị đóng vai trò là người thỏa mãn như cầu và mong muốn của nhân viên. Vì vậy nhà quản lý phải nghiên cứu nắm vững kiến thức về quản lý nhân sự. Nói tóm lại chủ doanh nghiệp nhỏ và vừa phải hiểu đầy đủ về tầm quan trọng của việc áp dụng các công nghệ tốt trong quản lý nguồn nhân lực để đạt được kết quả kinh doanh. Điều kiện tại nơi làm việc và quan hệ trong công việc có thể không khuyến khích nhân viên cố gắng hết sức. Để vượt qua những thách thức này các chủ doanh nghiệp nhỏ và vừa cần phải học hỏi nhiều hơn cách làm thế nào quản lý nguồn nhân lực hiệu quả hơn trong doanh nghiệp của mình. Và để cho hoạt động quản lý nhân sự đạt hiệu quả cao hơn cũng như để hệ CSDL của doanh nghiệp linh động hơn thì hoạch định CSDL là một công việc khá cần thiết đối với một số doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, Việc này phải được thực hiện theo các bước nhất định. Cụ thể tiến trình của hoạch định CSDL trong quản lý nhân sự có thể khái quát như sau: SVTH: Nguyễn Thị Thúy 11 Lớp: K45S3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hưng Long  Tiến trình của hoạch định CSDL trong quản lý nhân sự. Hoạch định CSDL có thể được thực hiện theo các bước sau. Xácđịnh địnhcác cácmục Xác tiêu, dự báo nhu mụcdự tiêu, dựnhu báo tiêu, báo cầu. nhu cầu. cầu. Xác định, phân tích CSDL hiện tại Đánh giá tính khả thi Đánh giá hệ thống hiện tại. Xây dựng kế hoạch và các phương án Sơ đồ 2.1 Tiến trình của hoạch định CSDL. ( Nguồn Bài giảng Cấu trúc và hoạch định CSDL thị trường và Thương mại, bộ môn tin học, Đại học Thương mại 2012 ) * ) Xác định các mục tiêu, dự báo nhu cầu: - Xác định các mục tiêu: + Xác định mục tiêu của doanh nghiệp trong dài hạn, có định hướng rộng, làm cơ sở triển khai tác nghiệp hàng năm. Thực hiện bởi: các Quản trị viên cấp cao, cấp trung gian (có tham gia), tổ chức tư vấn. + Đánh giá mục tiêu: Đánh giá các yếu tố của môi trường vi mô, vĩ mô có tác động đến doanh nghiệp. Thực hiện bởi: các Quản trị viên cấp cao, cấp trung gian (có tham gia), tổ chức tư vấn. + Đánh giá hoàn cảnh nội bộ của doanh nghiệp để nhận diện rõ khả năng chủ yếu của doanh nghiệp.Thực hiện bởi: các Quản trị viên cấp cao, cấp trung gian (có tham gia), tổ chức tư vấn. - Dự báo về CSDL của Doanh nghiệp: Đưa ra các căn cứ cho việc dự báo: quy mô doanh nghiệp; sự phát triển ngắn hạn, dài hạn; trình độ nhân sự; nguồn lực (nhân lực; tài chính;…); thay đổi HTTT quản lý; Phương pháp thực hiện: Nghiên cứu dữ liệu sơ cấp ( Ví dụ như điều tra khách hàng để phát triển HTTT CRM); thứ cấp (báo cáo; các quy định; thông tư; chính sách của nhà nước; ban ngành về định hướng phát triển CNTT; ..); nghiên cứu định lượng; định tính. Có thể miêu tả các cách thức thu thập thông tin như sơ đồ sau: SVTH: Nguyễn Thị Thúy 12 Lớp: K45S3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hưng Long Bên trong Bên ngoài Nguồn tài liệu thứ cấp Doanh nghiệp Nguồn tài liệu sơ cấp Trực tiếp Quan sát Trao đổi Thư điều tra Điện thoại Sơ đồ 2.2 Sơ đồ cách thức thu thập thông tin. ( Nguồn: Bài giảng Cấu trúc và hoạch định CSDL thị trường và Thương mại, bộ môn tin học 2012, ĐH Thương Mại ) *) Xác định, phân tích CSDL hiện tại. Liệt kê mô hình CSDL hiện tại một cách chi tiết. Phân tích ưu(nhược) điểm của hệ thống CSDL về việc đáp ứng nhu cầu thông tin của DN tại thời điểm hiện tại. Từ đó các nhà quản trị viên có thể nhìn nhận đánh giá chính xác nhất CSDL hiện tại của doanh nghiệp. Bên cạnh việc phân tích cơ sở dữ liệu hiện tại thì những người quản trị viên thực hiện nhiệm vụ phân tích CSDL hiện tại cần chú ý đến yêu cầu của hệ thống mà doanh nghiệp hướng đến, từ đó có sự phân tích sâu thêm với những CSDl có ảnh hưởng đến việc lên kế hoạch cho công tác hoạch định sau này. *) Đánh giá hệ thống hiện tại. Sau khi đã phân tích CSDl hiện tại của doanh nghiệp thì những người phân tích sẽ tiến hành đánh giá trên các kết quả đã phân tích được. Để từ đó đánh giá tính phù hợp của CSDL đối với các yêu cầu của hệ thông thông tin cũng như các yêu cầu của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp luôn muốn có một hệ cơ sở dữ liệu linh hoạt dễ dàng thích nghi với sự phát triển của doanh nghiệp chính vì vậy doanh nghiệp cần đánh giá hệ thống hiện tại có còn phù hợp và trong tương lai nó có còn mang lại hiệu quả công việc cho doanh nghiệp hay không. Từ việc đánh giá đúng về hệ thống cũng như xuất phát từ yêu cầu của doanh nghiệp nhằm mở rộng, phát triền hay dể phù hợp với sự SVTH: Nguyễn Thị Thúy 13 Lớp: K45S3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hưng Long thay đổi nào đó của doanh nghiệp mình các nhà quản trị cần xây dựng rõ kế hoạch thực hiện và đề ra các phương án phù hợp nhất (tất cả các kết quả đánh giá cần tương ứng với các yếu tố dự báo ). *) Xây dựng kế hoạch và các phương án. Sau khi đã phân tích và đánh giá CSDL hiện tại của doanh nghiệp thì các nhà quản trị dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp mình xây dựng các kế hoạch và đề ra các phương án xử lý kịp thời. Các kế hoạch có thể là dài hạn hay ngắn hạn, đề ra các phương án cả về kinh phí, con người hay trang thiết bị cần thiết. Sau khi đã đánh giá được hệ CSDL cũ có còn thích hợp với sự phát triển của doanh nghiệp, những người phân tích CSDL sẽ đưa ra những nhận xét, các nhà quản trị sẽ dựa trên đó để đưa ra các kế hoạch có lợi nhất cho doanh nghiệp mình. Để có thể có một kế hoạch tốt cho doanh nghiệp thì nhà quản trị cần xác định rõ phạm vi phát triển, hướng phát triển cũng như mục đích phát triển CSDL . Đồng thời cần tính đến những rủi ro có thể gặp phải cũng như nhũng hoạt động có thể ko đạt được hiệu quả như mong muốn đề từ đó đề xuất luôn các phương án đi kèm để hạn chế và khắc phục nếu trong trường hợp có rủi ro. 2.2. Thực trạng về hoạch định CSDL quản lý nhân sự tại công ty cổ phần iNET. 2.2.1.Giới thiệu về công ty.  Thông tin chung về công ty: Tên công ty Tên viết tắt Trụ sở Công ty cổ phần truyền thong iNET. iNET CORP . Tầng 6 Tòa nhà Âu Việt, số 1 Lê Đức Thọ, Mai Dịch, Cầu Giấy, Hà Nội. Tầng 9 Tòa nhà Sapphire, 203 Ông Ích Khiêm, Thanh Khê, Đà Nẵng Điện thoại Fax Số 9 Tô Hiến Thành, Phường 13, Quận 10, TP Hồ Chí Minh. (04)-3838 5588 ; (0511)-3653 688 ; (08)-3868 1188 (04)-3793 0979 ; (0511)-3653 689 ; (08)-3979 7242 Emailhttp://www.inet. [email protected] vn Website Đại diện pháp nhân Chủ tịch hội đồng quản trị : Nguyễn Trọng Thơ.  Lịch sử hình thành và phát triển của công ty. SVTH: Nguyễn Thị Thúy 14 Lớp: K45S3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hưng Long Công ty CP truyền thông iNET được thành lập theo quyết định số 152005/INET/QĐ-HĐQT ngày 10 tháng 05 năm 2005 của Chủ tịch Hội đồng quản trị Tập đoàn INET và đã được Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 010400205 ngày 15 tháng 05 năm 2005. Sau 7 năm hoạt động, bằng những nỗ lực không ngừng, sự năng động sáng tạo cùng chiến lược kinh doanh đúng đắn, iNET đã tạo được những bước đột phá mới, không ngừng vươn lên, khẳng định vị thế của mình trong lĩnh vực ứng dụng CNTT tại Việt Nam. Với những đóng góp to lớn cho quốc gia và cộng đồng công ty đã đạt được những thành tựu như: - Năm 2007: iNET chính thức trở thành hội viên Hiệp hội Phần mềm Việt Nam Vinasa. - Tháng 1/2008 thành lập Học viện iNET với hai trung tâm đào tạo CNTT tại Hà Nội và TP HCM. Hợp tác với Học viện NIIT Ấn Độ. - Tháng 04/2008: iNET nhận giải thưởng Sao Khuê dành cho sản phầm thuộc lĩnh vực Bưu chính Viễn thông – “Hệ thống quản lý chuyển phát nhanh iNET Express phiên bản 2.0”. - Tháng 08/2008: iNET chính thức trở thành đối tác của 02 Trung tâm Khảo thí uy tín nhất toàn cầu: Prometric và Thomson VUE – tổ chức các kỳ thi lấy chứng chỉ quốc tế có giá trị trên toàn thế giới.  Sơ đồ tổ chức trong công ty: Công ty CP truyền thông iNET được thành lập vào ngày ngày 10 tháng 05 năm 2005 của Chủ tịch hội đồng quản trị Tập đoàn iNET. Công ty đã dần đi vào hoạt động ổn định và có những thành công ban đầu trong lĩnh vực truyền thông. Để đạt được những thành công đó công ty đã có một bộ máy tổ chức khá tốt và được miêu tả bởi sơ đồ sau: SVTH: Nguyễn Thị Thúy 15 Lớp: K45S3