Tài liệu Hiện đại hóa công tác văn thư tại viện hàn lâm khoa học và công nghệ việt nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ ---/--- ---/--- HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THANH HÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 60 34 04 03 Người hướng dẫn khoa học: TS. NGUYỄN BÙI NAM Hà Nội, 2016 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Luận văn này là công trình nghiên cứu thực sự của cá nhân tôi, được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của TS. Nguyễn Bùi Nam. Các số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và không trùng lặp với các đề tài khác. Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình. Hà Nội, ngày … tháng 11 năm 2016 Tác giả luận văn Nguyễn Thanh Hà LỜI CẢM ƠN Với tình cảm trân trọng nhất, tác giả luận văn xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành, sâu sắc nhất tới TS. Nguyễn Bùi Nam vì sự tận tình hướng dẫn, giúp đỡ của tác giả trong quá trình thực hiện luận văn. Tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn đối với Ban Giám đốc, các Thầy, cô giáo của Học viện Hành chính quốc gia đã tận tình, chu đáo trong quá trình giảng dạy và truyền đạt kiến thức cho tôi. Xin cảm ơn toàn thể cán bộ, nhân viên của Học viện Hành chính quốc gia đã tạo những điều kiện thuận lợi nhất cho tác giả trong thời gian học tập, nghiên cứu và hoàn thành chương trình cao học. Xin chân thành cảm ơn các vị lãnh đạo, các đồng nghiệp, bạn bè công tác tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam đã luôn động viên, quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ tôi về mặt tài liệu, số liệu, để tôi có thể hoàn thiện luận văn này. Tuy đã có nhiều cố gắng trong việc đầu tư thời gian và công sức nghiên cứu hoàn thành luận văn, nhưng do hạn chế về chuyên môn, kiến thức, nên chắc chắn không thể tránh khỏi những khiếm khuyết, thiếu sót. Kính mong nhận được sự góp ý của các Thầy, cô giáo, của đồng nghiệp và các bạn học viên, để luận văn ngày càng hữu ích hơn. Xin trân trọng cám ơn! Hà Nội, ngày … tháng 11 năm 2016 Tác giả luận văn Nguyễn Thanh Hà MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ............................................................................................ 2 LỜI CẢM ƠN .................................................................................................. 3 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT ............................................................ 6 DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU .................................................................. 7 PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1 Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA ................. 7 1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư .......................................... 7 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư ............................................................ 7 1.1.2. Vị trí , vai trò của công tác văn thư .................................................. 8 1.1.3. Yêu cầu đối với công tác văn thư................................................... 13 1.1.4. Nội dung công tác văn thư ............................................................. 15 1.2. Hiện đại hóa công tác văn thư............................................................ 20 1.2.1.Khái niệm hiện đại hóa, hiện đại hóa công tác văn thư .................. 20 1.2.2. Nội dung hiện đại hóa công tác văn thư ........................................ 22 1.2.3. Các yếu tố tác động đến hiện đại hóa công tác văn thư ................. 24 Chương 2: THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2013 ĐẾN NAY ...................................................... 27 2.1. Khái quát về Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam..... 27 2.1.1. Vị trí, chức năng ............................................................................. 27 2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn ................................................................. 27 2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy................................................................... 29 2.1.4. Nhân lực khoa học của Viện .......................................................... 33 2.1.5.Quy định về công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam................................................................................ 34 2.2.Phân tích thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam giai đoạn từ năm 2013 đến nay ................................................................................................................ 37 2.2.1. Về thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư .............. 37 2.2.2. Về biên chế và hình thức tổ chức công tác văn thư ....................... 50 2.2.3.Về quản lý công tác văn thư............................................................ 50 2.2.4. Về ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư ............... 51 2.3. Đánh giá việc hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm khoa học và Công nghệ Việt Nam giai đoạn từ năm 2013 đến nay ....... 52 2.3.1. Những thành quả đạt được ............................................................. 52 2.3.2. Hạn chế........................................................................................... 53 2.3.3. Nguyên nhân .................................................................................. 55 Chương 3: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM HIỆN NAY ........................ 59 3.1. Phương hướng và yêu cầu tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam ...................... 59 3.1.1. Phương hướng ................................................................................ 59 3.1.2. Yêu cầu........................................................................................... 63 3.2. Giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam ............................................ 64 3.2.1. Hoàn thiện các quy định pháp luật về hiện đại hóa công tác văn thư ....... 64 3.2.2.Tổ chức các lớp đào tạo nâng cao, bồi dưỡng kiến thức mới về nghiệp vụ văn thư cho cán bộ, công chức, viên chức .............................. 66 3.2.3. Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn thư............................................................ 67 3.2.4.Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ cần hoàn thành kết nối liên thông phần mềm quản lý văn bản với Chính phủ điện tử ................. 73 3.2.6. Có chế độ, chính sách đầu tư kinh phí hợp lý cho việc hiện đại hóa công tác văn thư................................................................................. 83 KẾT LUẬN ..................................................................................................... 86 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................. 88 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Diễn giải CNTT Công nghệ thông tin CNVT Công nghệ viễn thông CNTT-TT Công nghệ thông tin – truyền thông CPĐT Chính phủ điện tử HLKH&CN Hàn lâm Khoa học và Công nghệ QPPL Quy phạm pháp luật TNHH Trách nhiệm hữu hạn DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU Số hiệu Tên bảng/ biểu Trang bảng/biểu Biểu 1.1 Nhân lực khoa học của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam 33 Bảng 2.1 Số lượng văn bản đi - văn bản đến giai đoạn 2013 - 2015 39 Biểu 3.1 Mô hình Chính phủ điện tử ứng dụng trong cơ quan, Bảng 3.1 tổ chức 78 Các mức độ tương tác trong Chính phủ điện tử 75 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… được gọi chung là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên, không thể thiếu của mọi cơ quan, tổ chức. Ngay từ khi cách mạng tháng Tám thành công, Nhà nước ta đã có những quy định cụ thể về công tác này. Sau một thời gian xây dựng bộ máy nhà nước, công tác văn thư lần đầu tiên được đề cập một cách có hệ thống trong Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142/CP năm 1963 của Chính phủ. Sau hơn 40 năm áp dụng và qua nhiều biến động của lịch sử, năm 2004, một bản Nghị định mới về công tác văn thư của Chính phủ thay cho Nghị định 142/CP, đó là Nghị định 110/2004-CP được ban hành ngày 8/7/2004. Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận. Vì vậy, làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc... đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản. Đặc biệt, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức là nguồn bổ sung 1 thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành. Khi làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau. Quá trình toàn cầu hóa đang diễn ra hiện nay là hệ quả của sự phát triển vô cùng mạnh mẽ, mang tính chất đột biến của khoa học và công nghệ cao, nhất là công nghệ thông tin. Các phương tiện hiện đại của công nghệ thông tin, trước hết là mạng Internet, mạng viễn thông toàn cầu, cáp quang xuyên đại dương, các mạng kết nối siêu lộ thông tin,… đã tạo ra kết cấu hạ tầng kỹ thuật của toàn cầu hóa. Nếu chỉ xét riêng về mặt này thì toàn cầu hóa hiện nay là sản phẩm, là thành quả của văn minh nhân loại, do vậy mà tất cả các quốc gia, tất cả các dân tộc không những có cơ hội để tiếp nhận những sản phẩm và thành quả đó, mà còn có quyền và cần phải tìm cách tham gia vào chính quá trình ấy, để góp phần tiếp tục thúc đẩy sự tiến bộ của nhân loại. Cùng với sự phát triển của bộ máy nhà nước qua các thời kỳ, trên thực tế công tác văn thư trong các cơ quan cũng ngày càng được củng cố, nhất là trong giai đoạn hội nhập quốc tế hiện nay. Những thành tựu khoa học và công nghệ tin học đã tác động mạnh mẽ đến quy trình quản lý. Điều đó đòi hỏi phải cải cách nền hành chính cũ, phải sắp xếp lại bộ máy, bố trí lại nhân sự để theo kịp với những tiến bộ chung của thế giới. Theo đó, việc hiện đại hóa công tác văn thư - đổi mới toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức là điều kiện tiên quyết trong quá trình hội nhập. Xuất phát từ sự cần thiết phải hiện đại hóa công tác văn thư, cùng với những kinh nghiệm công tác tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt 2 Nam, tôi đã lựa chọn đề tài nghiên cứu: “Hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam” làm đề tài luận văn tốt nghiệp của mình. Tôi mong muốn thông qua đề tài này có thể đóng góp những giá trị nghiên cứu thực tiễn về thực trạng công tác văn thư của Viện và đề xuất những giải pháp góp phần hiện đại hóa công tác văn thư của Viện nói riêng, của các cơ quan, tổ chức trong hệ thống nhà nước nói chung. 2. Tình hình nghiên cứu của đề tài Trong những năm gần đây ở Việt Nam, việc tìm kiếm các giải pháp hiện đại hóa công tác văn thư ở các cơ quan nhà nước nói chung đã thu hút được sự quan tâm của nhiều nhà khoa học, các nhà quản lý và các nghiên cứu sinh, các học viên cao học với nhiều phạm vi, góc độ nghiên cứu khác nhau. Đến nay đã có nhiều cuốn giáo trình nghiên cứu khoa học về công tác văn thư được công bố, hay một số chuyên khảo về lĩnh vực này cũng đã được xuất bản như cuốn: - Giáo trình Văn bản quản lý nhà nước và công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan nhà nước của Học viện Hành chính Quốc gia (Nxb Giáo dục 1997) cung cấp những kiến thức cơ bản về văn bản quản lý nhà nước và những hiểu biết về công tác văn thư trong cơ quan nhà nước; - Hướng dẫn soạn thảo văn bản lập quy của TS. Lưu Kiếm Thanh (Nxb Thống kê 1999). Cuốn sách là tài liệu hướng dẫn, tham khảo một cách đầy đủ, cụ thể về cách thức thực hiện soạn thảo các văn bản lập quy; - Soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức của Tạ Hữu Ánh (Nxb. Lao động 2008) cho độc giả một cái nhìn tổng quan về việc soạn thảo và ban hành văn bản trong các cơ quan, tổ chức nói chung; - Nghiệp vụ văn thư lưu trữ của Hoàng Lê Minh (Nxb Văn hóa thông tin 2009) đã trình bày những nội dung, những bước cơ bản trong công tác văn thư lưu trữ, có tính hướng dẫn nghiệp vụ khá chi tiết cho những người làm công tác văn thư lưu trữ; 3 - Kỹ năng nghiệp vụ hành chính của TS. Nguyễn Văn Hậu (Nxb Lao động) cung cấp cho độc giả những kiến thức cụ thể về nghiệp vụ hành chính bao gồm những nội dung gì, và cần những kỹ năng gì để thực hiện nghiệp vụ hành chính; - Hỏi đáp về công tác văn thư, lập hồ sơ và lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức của TS. Nguyễn Thị Hà và TS. Nguyễn Văn Hậu đồng chủ biên (Nxb Chính trị Quốc gia)… Ngoài ra, còn có một số luận văn thạc sĩ Quản lý công, Quản lý hành chính công, hành chính học cũng nghiên cứu vấn đề này như luận văn thạc sĩ: - Hoàn thiện Quản lý nhà nước đối với công tác văn thư trong giai đoạn hiện nay của nước ta của Nguyễn Thị Trà (2001); - Hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ trong văn phòng UBND quận, huyện đáp ứng yêu cầu cải cách Hành chính nhà nước hiện nay của Đào Ngọc Quang (2004); - Hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ trong bối cảnh cải cách hành chính tại Đại học Văn hóa Hà Nội của Lê Thị Bích Thuận (2008); - Quản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ ở UBND phường trên địa bàn quận Gò Vấp - Thành phố Hồ Chí Minh của Phạm Văn Năm (2010); - Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư lưu trữ của Sở Y tế Đăk Lăk của Kiều Xuân Lợi (2011)… Các công trình khoa học nêu trên đã đề cập một cách trực tiếp hoặc gián tiếp đến những giải pháp hoàn thiện chất lượng công tác văn thư ở những mức độ, phạm vi nghiên cứu rộng, hẹp khác nhau. Đây là nguồn tài liệu tham khảo rất quan trọng và quý giá cho tôi khi sử dụng tham khảo nghiên cứu để viết luận văn cao học của mình. Tuy nhiên, cũng cần thấy rằng, cho đến nay chưa có một công trình hay đề tài nghiên cứu khoa học nào đi sâu nghiên cứu một cách cụ thể về hiện đại hóa công tác văn thư ở các đơn vị sự nghiệp - viện nghiên cứu. Bằng những kiến thức đã được học trong chương trình đào tạo 4 thạc sĩ quản lý công, tôi hy vọng sẽ đánh giá được chất lượng công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam trong thời gian qua và đề xuất những giải pháp để hiện đại hóa công tác văn thư của Viện. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1.Mục đích nghiên cứu Đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam trong những năm gần đây, để từ đó đề xuất được một số giải pháp nhằm góp phần tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam trong thời gian tới. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu - Xây dựng cơ sở lý luận về công tác văn thư, nội dung công tác văn thư, hiện đại hóa công tác văn thư. - Nghiên cứu, khảo sát, đánh giá chất lượng hiện đại hóa công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam giai đoạn từ năm 2013 đến nay. - Đánh giá những mặt đạt được, những mặt còn hạn chế trong công tác văn thư của Viện, nguyên nhân của những hạn chế đó. - Đề xuất những giải pháp nhằm tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam trong thời gian tới. 4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam. - Phạm vi nghiên cứu: + Phạm vi không gian: Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam + Phạm vi thời gian: Từ năm 2013 đến nay 5. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu của đề tài - Cơ sở lý luận của đề tài là dựa trên lý luận của chủ nghĩa Mác - Lênin về nhà nước và pháp luật; hệ thống các quan điểm chỉ đạo, định hướng của 5 Đảng và Nhà nước trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước; các Thông tư, hướng dẫn về công tác văn thư - lưu trữ; các tài liệu tham khảo, các công trình nghiên cứu khoa học về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị. - Phương pháp nghiên cứu của đề tài là: phương pháp Quan sát, phương pháp Phân tích - tổng hợp, phương pháp thống kê - so sánh, phương pháp điều tra xã hội học và một số phương pháp nghiên cứu khoa học khác… 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn Kết quả nghiên cứu đề tài luận văn sau khi bảo vệ thành công sẽ là tài liệu phong phú bổ sung thêm cơ sở lý luận, những giải pháp thiết thực về việc đẩy mạnh hiện đại hóa công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam nói riêng, các cơ quan nhà nước nói chung. Các giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam có thể được tiếp tục nghiên cứu để áp dụng trên thực tế với phạm vi rộng rãi hơn. 7. Kết cấu của luận văn Ngoài mục lục, danh mục chữ viết tắt, phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn chia thành 3 chương: Chương 1.Những vấn đề lý luận về hiện đại hóa công tác văn thư Chương 2.Thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ giai đoạn 2013 đến nay Chương 3.Phương hướng và giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam hiện nay 6 Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư Văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản, bao gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc, lệnh…) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung. Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ. Đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước. Dưới thời Minh Mệnh, cơ quan giúp việc vua trong công tác công văn, giấy tờ cũng được gọi là Văn thư phòng. Ngày nay, văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế… (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức hoặc cơ quan), dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Cũng lẽ đó, công tác văn thư đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức. Ngay từ khi Cách mạng tháng Tám thành công, Nhà nước ta đã có những quy định cụ thể về công tác này. Lần đầu tiên, công tác văn thư được đề cập một cách có hệ thống trong Nghị định 527-TTg ngày 02/11/1957 ban hành Bản điều lệ quy định chế độ chung về công văn, giấy tờ ở các cơ quan. Tiếp đó, Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142/CP năm 1963 của Chính phủ được ban hành. Sau hơn 40 năm áp dụng và qua nhiều biến động của lịch sử, ngày 08/4/2004, Chính phủ ban hành Nghị định 110/2004/NĐ-CP thay thế cho Nghị định 142/CP. 7 Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư, được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức), công tác văn thư bao gồm “ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư” (Điều 2). 1.1.2. Vị trí , vai trò của công tác văn thư 1.1.2.1. Vị trí Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung. Trong văn phòng, công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của mỗi cơ quan, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của mỗi cơ quan, tổ chức. 1.1.2.2.Vai trò - Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan Trong hoạt động quản lý của các cơ quan, từ khâu đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến việc phản ánh tình hình, nêu kiến nghị với cấp trên hoặc giải quyết những công việc cụ thể, nói chung đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và nắm bắt được kịp thời thì hoạt động quản lý của các cơ quan càng đạt hiệu quả cao. Thực tế cho thấy, để đề ra các quyết định quản lý đúng đắn, có khả năng thực thi, thì lãnh đạo cơ quan cần phải nắm bắt, hiểu đầy đủ và chính xác thông tin về những vấn đề, sự việc có liên quan; các cán bộ, viên chức để làm tốt trách nhiệm của mình trong việc giúp thủ trưởng cơ 8 quan, đơn vị theo dõi, nắm tình hình, đề xuất ý kiến giải quyết, soạn thảo văn bản về những vấn đề, sự việc được phân công, tất yếu phải tiến hành thu thập và xử lý các nguồn thông tin có liên quan. Ví dụ để soạn thảo một báo cáo tổng kết công tác năm của cơ quan thì cán bộ được phân công dự thảo phải thu thập và xử lý các nguồn thông tin sau đây: + Văn bản giao chỉ tiêu kế hoạch của cơ quan có thẩm quyền + Kế hoạch công tác năm của cơ quan + Các báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác tháng, quý, 6 tháng của cơ quan và các đơn vị trực thuộc + Các văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ công tác được giao. Đặc biệt, trong việc đề ra các quyết định quản lý và giải quyết những vấn đề, sự việc liên quan đến chủ trương, đường lối của Đảng, luật pháp của Nhà nước thì nhất thiết phải nghiên cứu đầy đủ các văn kiện của Đảng và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan để đảm bảo cho văn bản ban hành phù hợp với chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước. Có thể nói, thu thập và xử lý thông tin là lao động tất yếu và mang tính thường xuyên của những người tham gia hoạt động quản lý, từ thủ trưởng cho đến cán bộ, viên chức của cơ quan. Còn thông tin là đối tượng lao động của hoạt động quản lý, đồng thời cũng là sản phẩm của hoạt động này. Ở nước ta, khi đất nước bước vào thời kỳ Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa, nhu cầu thông tin nhằm đảm bảo cho hoạt động quản lý ngày càng lớn và đa dạng. Do đó, công tác văn thư càng có vai trò quan trọng hơn bao giờ hết. - Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cơ quan Trong hoạt động của các cơ quan, văn bản là căn cứ chủ yếu để giải quyết công việc nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Do đó, hiệu 9 suất và chất lượng công tác của cơ quan nói chung, từng cán bộ, viên chức nói riêng có quan hệ chặt chẽ với công tác văn thư. Nếu các khâu của công tác văn thư làm tốt như: tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác; soạn thảo văn bản đảm bảo chất lượng; vào sổ văn bản đi - đến được rõ ràng và đúng đắn; lập hồ sơ hiện hành hợp lý; các quy định về quản lý văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh, thì sẽ đảm bảo thông tin văn bản đầy đủ, kịp thời và chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan. Từ đó sẽ góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của cơ quan. Ngược lại, nếu một khâu nào đó của công tác văn thư không được xử lý tốt, thì ít nhiều sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan. Đặc biệt, khi công tác văn thư được tin học hóa để thay thế cho phương pháp thủ công truyền thống thì chắc chắn hiệu suất và chất lượng hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức sẽ được nâng cao rõ rệt. - Làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng phòng chống tệ quan liêu, giấy tờ “Quan liêu” theo nguyên nghĩa chữ Hán là khái niệm dùng để chỉ những người làm quan dưới thời phong kiến. Ngày nay, “Quan liêu” được dùng để chỉ những cán bộ làm việc trong các cơ quan Đảng, Nhà nước và các tổ chức chính trị - xã hội có biểu hiện xa rời thực tế; thiếu sâu sát quần chúng và cơ sở, ngồi một chỗ ra lệnh cho cấp dưới thực hiện; giải quyết công việc không qua điều tra, nghiên cứu cụ thể, đưa ra các quyết định quản lý không phù hợp với thực tiễn và không có khả năng thực thi. Tệ quan liêu trong các cơ quan thường gắn liền với việc lạm phát giấy tờ, tức ban hành văn bản trong trường hợp lẽ ra có thể dùng những hình thức khác để truyền đạt thông tin hoặc chỉ đạo, hướng dẫn thì thuận tiện và đạt hiệu quả cao hơn. Quan liêu, giấy tờ là hai người bạn đồng hành và có quan hệ mật thiết với nhau. Tác phong làm việc quan liêu sẽ dẫn đến lạm phát giấy tờ và ngược lại, lạm phát giấy tờ là biểu hiện của chủ nghĩa quan liêu. Tác hại 10 của tệ quan liêu, giấy tờ là rất lớn. Nó làm hạn chế, gây ảnh hưởng không tốt đến việc thực hiện chủ trương, chính sách của nhà nước, đến hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức ; khiến cho mối quan hệ giữa cấp trên với cấp dưới thiếu gắn bó chặt chẽ và làm suy giảm lòng tin của quần chúng nhân dân với Đảng và Nhà nước. Vì vậy, nếu công tác văn thư được thực hiện tốt sẽ có tác dụng tích cực đối với việc phòng chống tệ quan liêu, giấy tờ. Nghĩa là, các văn bản, giấy tờ, truyền đạt các thông tin về quản lý được chuyển giao đến cơ quan, đến người có trách nhiệm giải quyết hoặc thực hiện được nhanh chóng, kịp thời; soạn thảo và ban hành các quyết định chính xác, phù hợp với thực tiễn, có khả năng thực thi, tuân thủ nghiêm túc các quy định của Nhà nước. Tuy nhiên, cũng cần xác định rõ rằng, trong vấn đề này, công tác văn thư chỉ có thể “góp phần”, chứ không đóng vai trò “quyết định”. Vì sự hình thành và phát triển của tệ quan liêu, giấy tờ còn do nhiều nguyên nhân khác nhau như: cơ chế về tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước, phẩm chất và đạo đức của cán bộ quản lý… - Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ quan Theo Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước được Ủy ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 28/12/2000 thì “Bí mật nhà nước là những tin về vụ việc, tài liệu, vật, địa điểm, thời gian, lời nói có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế, khoa học, công nghệ, các lĩnh vực khác mà Nhà nước không công bố hoặc chưa công bố mà nếu bị lộ sẽ gây nguy hại cho Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam”. Ngoài bí mật nhà nước, ở mỗi cơ quan, nhất là các cơ quan sản xuất, kinh doanh, khoa học kỹ thuật còn có thể có những bí mật riêng của mình. Đó là những tin có nội dung quan trọng của các lĩnh vực sản xuất kinh doanh, 11 khoa học - công nghệ mà cơ quan không công bố hoặc chưa công bố, nhưng nếu bị tiết lộ sẽ gây tác hại đến hoạt động chỉ đạo, nghiên cứu, sản xuất, kinh doanh của các cơ quan đó. Việc bảo vệ bí mật của nhà nước và bí mật cơ quan có quan hệ mật thiết với công tác văn thư. Bởi vì phần lớn các thông tin thuộc bí mật nhà nước, bí mật cơ quan đều được văn bản hóa, nghĩa là đều được phản ánh ở các văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan hữu quan. Nếu việc bảo vệ công văn, tài liệu chứa đựng bí mật nhà nước, bí mật cơ quan được các cơ quan có thẩm quyền quy định một cách đầy đủ, chặt chẽ và được các cơ quan tuân thủ nghiêm túc trong quá trình tiến hành các khâu của công tác văn thư, thì sẽ đảm bảo được an toàn tài liệu, góp phần giữ gìn cho các thông tin thuộc bí mật nhà nước và bí mật cơ quan không bị rò rỉ ra ngoài. - Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan sau khi đã giải quyết xong, đối với những tài liệu còn giá trị nghiên cứu, sử dụng (giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử) cần lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan; đến thời hạn quy định, những tài liệu có giá trị lịch sử cần giao nộp và lưu trữ lịch sử để phục vụ cho nghiên cứu lâu dài. Vì vậy, tài liệu văn thư là nguồn bổ sung chủ yếu cho lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử. Cũng lẽ đó, giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ có liên quan chặt chẽ với nhau. Muốn công tác lưu trữ tiến hành thuận lợi thì cần phải làm tốt công tác văn thư. Trước hết là làm tốt các khâu soạn thảo, ban hành văn bản, lập hồ sơ hiện hành, giao nộp tài liệu và lưu trữ cơ quan. Nếu như văn bản soạn thảo có nội dung chính xác, các thành phần thuộc thể thức văn bản được thể hiện đầy đủ và đúng đắn, thì sẽ đảm bảo cho tài liệu lưu trữ có độ chính xác cao. Từ đó, góp phần nâng cao chất lượng của tài liệu lưu trữ nói chung và tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu, sử dụng. Nếu các văn bản có giá trị hình thành trong hoạt động của cơ quan được lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan đầy đủ, đúng hạn, 12 sẽ tạo điều kiện thuận lợi để sớm đưa tài liệu phục vụ các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng của cơ quan. Mặt khác, sẽ giải phóng cho cán bộ lưu trữ khỏi những công việc vốn thuộc chức trách của văn thư để tập trung thực hiện nhiệm vụ chính của mình, như tổ chức khoa học tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học, tổ chức sử dụng tài liệu… Hiện nay, một tình trạng phổ biến là nhiều cơ quan, tổ chức chưa nhận thức được đầy đủ tầm quan trọng của công tác văn thư, các quy định của Nhà nước về công tác này không được chấp hành nghiêm chỉnh, như tài liệu giao nộp vào lưu trữ không đầy đủ, đúng hạn và không lập thành hồ sơ…, gây nhiều khó khăn, trở ngại cho công tác lưu trữ. Thậm chí, làm cho một khối lượng không nhỏ tài liệu phản ánh hoạt động lịch sử của các cơ quan Ðảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội… bị tổn thất hoặc không thể đưa ra phục vụ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng. Tóm lại, công tác văn thư có một vai trò quan trọng đối với hoạt động của bộ máy nhà nước, các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị, xã hội, các cơ quan, doanh nghiệp… Đây là một công tác có quan hệ mật thiết với việc ban hành đường lối, chủ trương của Đảng, pháp luật của Nhà nước, với việc hoạch định chương trình, kế hoạch công tác, lãnh đạo chỉ đạo và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác của cơ quan, tổ chức, đòi hỏi cần được tất cả các cơ quan, tổ chức coi trọng và quan tâm đúng mức. 1.1.3. Yêu cầu đối với công tác văn thư Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, công tác văn thư ở các cơ quan phải bảo đảm các yêu cầu dưới đây: 1.1.3.1.Nhanh chóng Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn bản nhanh chóng sẽ giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan. 13