Tài liệu Hiện đại hóa công tác văn phòng tại văn phòng tổng cục hải quan

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CỤC HẢI QUAN Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : ThS. NGUYỄN MẠNH CƯỜNG Sinh viên thực hiện : TRUNG THỊ NGÂN Mã số sinh viên : 1305QTVB042, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13B HÀ NỘI - 2017 LỜI CAM ĐOAN Em thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp với tên đề tài là: “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan. Em xin cam đoan đây là bài nghiên cứu của em, dựa trên tinh thần cá nhân, tích cực học hỏi, nghiên cứu, tìm tòi, khảo sát thực tế và tham khảo thông tin. Những số liệu trong đề tài được khảo sát và thu thập tại Văn phòng Tổng cục Hải quan. Em xin chịu trách nhiệm nếu có sự không trung thực trong nghiên cứu. Sinh viên Trung Thị Ngân LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, thầy cô Khoa Quản trị văn phòng đã giảng dạy cho em nhiều kiến thức và kỹ năng trong suốt học tập ở trường. Em xin gửi lời cảm ơn tới Lãnh đạo và các anh chị CBCC tại Văn phòng Tổng cục Hải quan đã tận tình chỉ bảo giúp đỡ em trong quá trình khảo sát để thực hiện đề tài tại cơ quan. Trải qua hơn 2 tháng thực hiện đề tài của mình, người luôn đồng hành và chỉ bảo tận tình giúp em hoàn thành đề tài khóa luận là ThS. Nguyễn Mạnh Cường. Qua đây, em xin gửi những tình cảm chân thành và lời cảm ơn sâu sắc nhất tới Thầy. Do thời gian và trình độ nghiên cứu còn hạn chế mặc dù đã rất cố gắng song đề tài của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo giúp đỡ, đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo, giảng viên. Những ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn đọc sẽ giúp em nhìn nhận được những hạn chế và trang bị thêm nhiều nguồn kiến thức và hiểu biết trên con đường học tập cũng như nghiên cứu sau này. Sinh viên Trung Thị Ngân DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CBCC Cán bộ công chức CNTT Công nghệ thông tin HQ Hải quan TCHQ Tổng cục Hải quan MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỤC LỤC MỞ ĐẦU ........................................................................................................................................ 1 1. Lý do chọn đề tài.......................................................................................................1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .......................................................................................2 3. Mục tiêu nghiên cứu.................................................................................................6 4. Nhiệm vụ nghiên cứu ...............................................................................................6 5. Đối tượng nghiên cứu...............................................................................................6 6. Giả thuyết nghiên cứu ..............................................................................................7 7. Phương pháp nghiên cứu .........................................................................................7 8. Kết cấu đề tài ...........................................................................................................8 Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ..... 9 1.1. Một số khái niệm cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng ...........................9 1.1.1. Khái niệm văn phòng, chức năng, nhiệm vụ văn phòng ........................................ 9 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ....................................................................... 10 1.1.3. Khái niệm công tác văn phòng ................................................................................. 13 1.2. Hiện đại hóa công tác văn phòng ........................................................................14 1.2.1. Khái niệm hiện đại hóa công tác văn phòng............................................................ 14 1.2.2. Mục đích, ý nghĩa của hiện đại hóa công tác văn phòng........................................ 15 1.2.3. Nội dung cơ bản của hiện đại hóa công tác văn phòng .......................................... 16 Chương 2: THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CỤC HẢI QUAN .............................................................................. 22 2.1. Giới thiệu chung về Tổng cục Hải quan .............................................................22 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của TCHQ ......................................................... 22 2.1.2. Cơ cấu tổ chức Tổng cục Hải quan .......................................................................... 22 2.2. Giới thiệu về Văn phòng Tổng cục Hải quan .....................................................22 2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của VP TCHQ................................................... 22 2.2.2. Cơ cấu tổ chức Văn phòng Tổng cục Hải quan ...................................................... 23 2.3. Tình hình thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan .....................................................................................................................23 2.3.1. Về điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng ............................................. 23 2.3.2. Con người làm công tác văn phòng.......................................................................... 26 2.3.3. Quy trình, nghiệp vụ hành chính .............................................................................. 31 2.3. Đánh giá chung ...................................................................................................48 2.3.1. Ưu điểm....................................................................................................................... 48 2.3.2. Hạn chế........................................................................................................................ 53 2.3.3. Nguyên nhân............................................................................................................... 55 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CỤC HẢI QUAN ................. 56 3.1. Nhóm giải pháp về nhận thức .............................................................................56 3.2. Nhóm giải pháp về ứng dụng công nghệ thông tin .............................................57 3.2.1. Trong công tác văn thư............................................................................................. 57 3.2.2. Trong công tác lưu trữ ............................................................................................. 58 3.2.3. Quản lý tài sản, phương tiện...................................................................................... 60 3.2.4. Tổ chức hội họp.......................................................................................................... 65 3.3. Nhóm giải pháp về đào tạo bồi dưỡng và chế độ chính sách đối với CBCC làm công tác văn phòng.....................................................................................................65 3.3.1. Về đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng CBCC làm công tác văn phòng...... 65 3.3.2. Về chế độ chính sách ................................................................................................. 67 3.4. Giải pháp đổi mới mô hình xử lý thông tin tập trung .........................................67 3.5. Áp dụng chữ ký số trong xử lý văn bản tại văn phòng Tổng cục Hải quan .......69 KẾT LUẬN ................................................................................................................................. 73 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................................. 74 PHỤ LỤC MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Bước vào nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa trong một thế giới đang toàn cầu hóa, Đảng ta và Nhà nước ta đã có nhiều chủ trương về cải cách hành chính và luôn xác định cải cách hành chính là một khâu quan trọng trong sự nghiệp đổi mới để phát triển đất nước. Có thể nói rằng, tổ chức văn phòng cũng như công tác văn phòng trong mỗi cơ quan hành chính nhà nước có mối quan hệ mật thiết và có đóng góp tích cực đối với cải cách hành chính nhà nước trên tất cả các nội dung. Văn phòng là đơn vị trực tiếp tham mưu việc triển khai thực hiện các chủ trương, chính sách mới của cơ quan, biến những quy định, những ý tưởng trên giấy trở thành thực tiễn, thực hiện công tác theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện những mục tiêu, nhiệm vụ đã đề ra của cơ quan, văn phòng còn chủ động nghiên cứu, đề xuất tham mưu thực hiện nhiều chính sách, giải pháp mới mang tính đột phá sáng tạo về cải cách hành chính cũng như đảm bảo chức năng hậu cần phục vụ cho toàn cơ quan. Để phát huy vai trò và đẩy mạnh hơn nữa hiệu quả hoạt động của văn phòng đem lại những kết quả to lớn trong công tác hành chính, hiện đại hóa công tác văn phòng là một trong những biện pháp cần được ưu triển khai mạnh mẽ ở tất cả các đơn vị trong khối cơ quan hành chính nhà nước nhằm đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước là rất cấp thiết và quan trọng. Được sự quan tâm của trong công tác đào tạo của Nhà trường, Khoa Quản trị văn phòng và sự giúp đỡ của lãnh đạo, các cô chú, anh chị tại Văn phòng Tổng cục Hải quan trong suốt thời gian thực tập đã giúp tôi có thêm nhiều kiến thức mới về thực tiễn và hiểu rõ hơn tầm quan trọng của văn phòng trong công tác hành chính nhà nước. Nhận thấy Văn phòng Tổng cục Hải quan là một đơn vị của cơ quan có khối lượng công việc rất lớn: tham mưu, giúp Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan chỉ đạo, điều phối, theo dõi, đôn đốc các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan thực hiện quy chế làm việc, các chương trình, kế hoạch công tác của Tổng cục; tổ chức, quản lý công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; công tác quản trị, tài vụ và kế toán đơn vị dự toán cấp ba của cơ quan Tổng cục; công tác báo chí tuyên truyền; công tác thông tin, cơ yếu của Tổng cục Hải quan. Có thể thấy văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ một cách thông suốt hiệu quả của cả cơ quan. Vì vậy, việc nghiên cứu cải tiến nâng cao hiện đại hóa văn phòng tại Văn phòng Tổng cục là một nhu cầu thiết yếu đem lại nhiều những thành quả to lớn. Nhận thức 1 được tầm quan trọng của vấn đề này nên tôi đã mạnh dạn chọn đề tài: “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan” để làm đề tài nghiên cứu. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Bước vào thế kỷ XXI, công cuộc cải cách công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước được Đảng và Nhà nước ta đặc biệt chú trọng. Nghiên cứu về Quản trị hành chính văn phòng hiệu quả đáp ứng nhu cầu của xã hội là một nhu cầu tất yếu để các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và các tổ chức chính trị xã hội áp dụng vào thực tiễn. Ở những góc độ khác nhau, đã có nhiều công trình nghiên cứu thuộc hành chính văn phòng và hiện đại hóa văn phòng như sách, bài đăng tạp chí, kỷ yếu đề tài, báo cáo,… 1) Nghiên cứu về lý luận quản trị hành chính văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng Giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về văn phòng, quản trị văn phòng, những chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và thực hiện công tác văn phòng trong cơ quan tổ chức có thể kể tên một số sách, giáo trình như: - Nguyễn Hữu Thân (2007) “Quản trị hành chánh Văn phòng”, NXB Thống kê, Hà Nội, cuốn sách đã khái quát các nội dung về quản trị hành chính văn phòng từ các khái niệm về văn phòng, quản trị văn phòng đến cách thức quản trị hành chính khoa học, thực hiện các nghiệp vụ của quản trị văn phòng. Từ đó, bạn đọc có thể hiểu rõ hơn về công tác hành chính văn phòng trong mọi cơ quan tổ chức. - GS.TS Nguyễn Thành Độ (2012)“Giáo trình Quản trị văn phòng” của NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, cuốn sách khái quát nội dung chính trong hai phần gồm phần 1 là những vấn đề chung về văn phòng, tổ chức văn phòng và phần 2 là các nghiệp vụ cơ bản của văn phòng. Qua mỗi phần, mỗi chương của cuốn sách, chúng ta sẽ được tiếp cận văn phòng với những góc nhìn cụ thể nhất để mọi cá nhân quản lý văn phòng và các cơ quan, doanh nghiệp có thể áp dụng thực hiện công việc của mình phù hợp với các loại hình tổ chức khác nhau. - Nghiêm Kỳ Hồng (2014), Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản trị văn phòng và lưu trữ học, Nxb Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh. Tác giả đã trình bày và cung cấp những kiến thức cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng; đổi mới và hiện đại hóa văn phòng; đóng góp của văn phòng đối với công cuộc cải cách hành chính, hiện đại hóa công tác lưu trữ, đổi mới công tác tổ chức và sử dụng tài liệu nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, thành tựu và những đóng góp của công tác lưu trữ đối với sự phát triển kinh tế xã hội. 2 - “Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước, Học viện Hành chính, NXB Khoa học & Kỹ thuật, Hà Nội -2009”. Cuốn sách đã đề cập đến các nghiệp vụ của quản trị văn phòng, chức năng nhiệm vụ của văn phòng cơ quan nhà nước nói chung. Trong đó, công tác hiện đại hóa văn phòng cũng đã được đề cập một cách khá chi tiết. Người đọc sẽ nhìn nhận được các vấn đề quản trị văn phòng cụ thể nhất. - Cùng nghiên cứu về quản trị hành chính văn phòng, Cuốn sách Quản trị Hành chính văn phòng của GS.TS. Đồng Thị Thanh Phương, Nguyễn Thị Ngọc An, NXB Thống kê, năm 2009 cũng đã cho bạn đọc những kiến thức về các nghiệp vụ hành chính văn phòng trong các cơ quan, tổ chức. Hiện đại hóa công tác văn phòng được tác giả khái quát hóa qua các khái niệm và từng nội dung nghiệp vụ. - Nghiêm Kỳ Hồng (2003) “Mấy vấn đề Công tác văn phòng, văn thư lưu trữ trong thời kỳ đổi mới”, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, đã tập hợp và tuyển chọn một số công trình nghiên cứu đã được công bố trên các tạp chí khoa học và một số công trình từ năm 1996 đến khoảng năm 2003 – thời gian cuốn sách ra đời về công tác văn phòng, văn thư và lưu trữ. Nội dung cuốn sách tập trung các vấn đề đổi mới, hiện đại hóa công tác văn phòng và công tác lưu trữ. 2) Nghiên cứu về thực tiễn hiện đại hóa công tác văn phòng tại các cơ quan Một số đề tài nghiên cứu về hiện đại hóa công tác văn phòng tại một số cơ quan nhà nước, doanh nghiệp: - Đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao động thương binh và Xã hội” Khóa luận tốt nghiệp của Ngô Thị Diên sinh viên khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã nghiên cứu và khảo sát về thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ Lao động thương binh và xã hội, trên cơ sở đó đánh giá được những ưu điểm và hạn chế và đưa gia những đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lương công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ.. Ngoài ra, những công trình nghiên cứu về hiện đại hóa văn phòng nói chung, nhiều công trình nghiên cứu từng nội dung của hiện đại hóa văn phòng đó là: - Đề tài Văn phòng điện tử (E-Office) và những ứng dụng hệ điều hành, quản lý trong việc điều hành, quản lý và hoạt động của văn phòng” tác giả Trần Thị Dịu, trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, ĐHQGHN, năm 2011. Đề tài mang đến cho bạn đọc một kiến thức mới về những tính năng đa dạng của mô hình Văn phòng điện tử E-Office, nhưng lợi ích mà E-Office đã mang lại cho người dùng. Qua đó, 3 khẳng định được vài trò và tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của văn phòng. - Đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội”, do Nguyễn Thị Thu Hương, Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, Đại học quốc gia Hà Nội , 2013. Đề tài tìm hiểu và đánh giá được những thuận lợi khó khăn trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư – một trong những nghiệp vụ quan trọng của công tác văn phòng thư tại Văn phòng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội. - Cũng trên khía cạnh về về việc ứng dụng nghệ thông tin trong hoạt động văn phòng, Đề tài “Tình hình ứng dụng các phần mềm văn phòng điện tử tại các cơ quan trên địa bàn Hà Nội” của Lê Thị Thuận đã chỉ ra được hiệu quả và bất cập của quá trình ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng các phần mềm điện tử tại các cơ quan tổ chức trên địa bàn thành phố. Từ đó xây dựng được hệ thống các giải pháp nhằm giải quyết được bất cập mà các cơ quan đã và đang gặp phải. Qua đây cũng là một góc nhìn mới để lãnh đạo văn phòng và cơ quan có những sự quan tâm hơn nữa trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng nâng cao hiệu quả làm việc. 3) Kỷ yếu hội thảo về vấn đề đào tạo quản trị văn phòng và văn phòng hiện đại Các công trình nghiên cứu về hiện đại hóa công tác văn phòng đã đóng góp cho xã hội những kiến thức mới từ lý luận đến thực tiễn để công tác văn phòng ngày càng hiện đại và nâng cao hiệu quả công việc, đóng góp vào sự phát triển của đất nước và toàn xã hội. Sự đóng góp của nền giáo dục có vai trò to lớn trong nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự làm công tác văn phòng. Hội thảo kỷ yếu của một số trường Đại học đào tạo chuyên ngành Quản trị văn phòng đã mang đến những góc nhìn mới về công tác đào tạo lĩnh vực hành chính văn phòng trong thời kỳ mới. - Hội thảo Quản trị văn phòng – Lý luận và thực tiễn, Kỷ yếu Hội thảo khoa học của Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội-2005 là một tập hợp nhiều bài viết bởi nhiều tác giả, các nhà nghiên cứu, PGS.TS đầu ngành với về chủ đề “Quản trị văn phòng”. Với 28 báo cáo được tập hợp và lựa chọn trong cuốn sách trên tổng số 40 báo cáo tham luận của các nhà khoa học, nhà quản lý và các nhà giáo đã có nhiều năm nghiên cứu, giảng dạy hoặc trực tiếp tham gia quản lý điều hành của cơ quan nhà nước và doanh nghiệp. Đây là nguồn tài liệu có ý nghĩa quan 4 trọng để mọi người cùng nhìn nhận góc độ quản trị văn phòng ở nước ta từ lý luận đến thực tiễn cũng như vấn đề đào tạo nguồn nhân lực quản trị văn phòng cho xã hội. Bên cạnh Hội thảo về quản trị văn phòng của Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn như đã kể trên chúng ta cũng không thể không nhắc đến Kỷ yếu Hội thảo khoa học – 2015 của Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với chủ đề Nâng cao chất lượng đào tạo ngành Quản trị văn phòng đáp ứng yêu cầu thực tiễn. Những nội dung được trao đổi xoay quanh những vấn đề liên quan đến lĩnh vực Quản trị văn phòng trong xã hội hiện nay, nhu cầu ngày càng tăng về nguồn nhân lực trong lĩnh vực quản trị văn phòng và khả năng đáp ứng của các trường đại học trong cả nước; tình hình đào tạo ngành Quản trị văn phòng trong và ngoài nước, lý luận và thực tiễn công tác đào tạo ngành Quản trị văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, những vấn đề cần đổi mới nhằm nâng cao chất lượng đào tạo ngành Quản trị văn phòng; đồng thời thảo luận dự báo xu hướng phát triển, những thách thức của ngành Quản trị văn phòng trong tương lai; trên cơ sở đó đề xuất những giải pháp, khuyến nghị nâng cao chất lượng đào tạo ngành Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Những kết quả đạt được trong Tọa đàm sẽ là cơ sở để Nhà trường nói chung, khoa Quản trị văn phòng nói riêng đề ra các giải pháp nâng cao chất lượng đào tạo, hoạch định các chương trình cụ thể để phát triển ngành Quản trị văn phòng, cũng như đào tạo được đội ngũ CBCC tương lai đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội của đất nước trong thời kỳ hội nhập. Cùng với quản trị văn phòng nói chung, hiện đại hóa công tác văn phòng cũng là một chủ đề đang rất cần được các nhà khoa học, nhà quản lý tập trung nghiên cứu để công tác văn phòng ngày càng hiện đại hơn đáp ứng kịp xu thế phát triển của xã hội. Tuy nhiên, viết về hiện đại hóa công tác văn phòng trong các cơ quan, tổ chức hiện nay lại chưa có nhiều nguồn tài liệu phong phú để bạn đọc tìm hiểu và học tập. Có một số đề tài nghiên cứu sau: - Các bài báo liên quan đến hiện đại hóa công tác văn phòng được đăng trên các tạp chí nhà nước: Tạp chí tổ chức nhà nước số 1/2013, ThS. Nguyễn Mạnh Cường có bài viết "Chương trình Văn phòng xanh" - Xu hướng mới của các văn phòng hiện đại tại Việt Nam. Tác giả cho bạn đọc một góc nhìn mới về một mô hình văn phòng hiện đại, tiết kiệm năng lượng và hiệu quả công việc qua việc giới thiệu và trình bày khái quát lợi 5 ích của Chương trình Văn phòng xanh mang lại, những kinh nghiệm và nội dung triển khai thực hiện “Chương trình Văn phòng xanh” tại một số cơ quan, tổ chức. Đặt trong tổng thể chương trình nghiên cứu của cơ quan đề tài về hiện đại hóa công tác văn phòng tại Tổng cục Hải quan vừa có tính mới, và tiếp nối những kết quả nghiên cứu đề tài đã có trước đây về hiện đại hóa văn phòng tại cơ quan; đồng thời đề tài này sẽ là công trình khoa học nghiên cứu một cách cơ bản về hiện đại hóa văn phòng trong công tác phục vụ cải cách hành chính ở Việt Nam trong thời gian qua, đề xuất các giải pháp tiếp tục hoàn thiện hiện đại hóa công tác văn phòng tại Tổng cục trong thời gian tới. 3. Mục tiêu nghiên cứu - Một là, nghiên cứu lý luận về công tác văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng, cung cấp những luận cứ khoa học cho xây dựng các hiện đại hóa công tác văn phòng ở Tổng cục Hải quan - Hai là, nghiên cứu, đánh giá thực trạng thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng tại Tổng cục Hải quan từ năm 2013 đến 2016. Từ đó chỉ ra thành tựu, hạn chế, nguyên nhân của quá trình thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng trên các nội dung: Về trang thiết bị văn phòng, Con người làm công tác văn phòng, Nghiệp vụ hành chính. - Ba là, đề xuất một số giải pháp tiếp tục đẩy mạnh hiện đại hóa công tác văn phòng và hoàn thiện hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan trong những thời gian tới. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu, tìm hiểu các sách báo, tạp chí, các đề tài nghiên cứu khoa học về lý luận quản trị hành chính văn phòng và đổi mới hiện đại hóa công tác văn phòng. - Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Tổng cục Hải quan và các mặt hoạt động trong công tác văn phòng. Khảo sát, tìm hiểu thực trạng sự đổi mới trong công tác văn phòng, từ đó đánh giá nhận xét được ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân còn gây ra sự bất cập đó. - Tìm hiểu về những mô hình văn phòng hiện đại trong và ngoài nước có thể ứng dụng tại cơ quan. Đề xuất một số giải pháp mang tính hiệu quả nhằm nâng cao chất lượng đổi mới và hiện đại hóa công tác văn phòng. 5. Đối tượng nghiên cứu. Về đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung vào các nội dung cơ bản của hiện đại 6 hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan. Phạm vi nghiên cứu: - Nội dung đề tài: là hiện đại hóa công tác văn phòng và các giải pháp tập trung đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan. Tuy nhiên, nhiều giải pháp cũng dùng chung cho các cơ quan khác. - Về thời gian: Đề tài nghiên cứu hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan trong giai đoạn từ năm 2013-2016 - Về không gian: Đề tài nghiên cứu tại Văn phòng Tổng cục Hải quan: Phòng Hành chính, Phòng Tổng hợp và Phòng Tài vụ - Quản trị. 6. Giả thuyết nghiên cứu Hiện đại hóa công tác văn phòng là một trong những nhiệm vụ thiết yếu nhằm đổi mới công tác văn phòng đáp ứng công cuộc cải cách hành chính của Nhà nước ta. Lãnh đạo Văn phòng Tổng cục Hải quan đã có sự quan tâm trong công tác văn phòng, tuy nhiên hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan lại chưa được chú trọng nghiên cứu và đổi mới. Đề tài này sẽ góp phần đổi mới nhận thức, giúp lãnh đạo văn phòng nhìn nhận và nâng cao chất lượng hiện đại công tác văn phòng hơn. 7. Phương pháp nghiên cứu Trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng, chủ nghĩa duy vật lịch sử, để thực hiện được mục tiêu nghiên cứu, đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: * Phương pháp phân tích, tổng hợp: Hệ thống hóa những số liệu và thông tin thu thập được tiến hành phân tích và đánh giá theo từng nội dung.. * Phương pháp phỏng vấn: Đối tượng phỏng vấn là công chức, viên chức, nhân viên thuộc Văn phòng Tổng cục Hải quan về các vấn đề về công tác văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng. * Phương pháp quan sát thực tế: Quan sát công việc, nhiệm vụ của trong công tác văn phòng, những ưu điểm hạn chế tại cơ quan trong thực hiện các nhiệm vụ của công tác văn phòng và đổi mới hiện đại hóa công tác văn phòng. Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sử dụng và tìm hiểu về hiện đại hóa công tác văn phòng trong các sách báo, tạp chí, đề tài nghiên cứu khoa học có liên quan đến lĩnh vực hành chính văn phòng để có nền tảng lý luận mang tính khoa học cao, nhìn nhận và đánh giá khách quan thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Tổng cục Hải quan để từ đó đề ra được những giải pháp nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng. 7 8. Kết cấu đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục. Kết cấu nội dung bài gồm 3 chương: - Chương 1: Lý luận chung về hiện đại hóa công tác văn phòng. Nội dung của chương là khái quát những lý luận về văn phòng, công tác văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng. Đây là tiền đề để khảo sát và đánh giá thực trạng về hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan. - Chương 2: Thực trạng về hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan. Từ những cơ sở lý luận đã trình bày tại chương 1, chương 2 tiếp tục với tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Tổng cục Hải quan. Qua đó khảo sát tình hình thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng trong từng khía cạnh của vấn đề và có những đánh giá về ưu điểm và hạn chế và nguyên nhân của những kết quả đạt được của Văn phòng Tổng cục Hải quan. - Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan. Dựa trên những đánh giá về thực trạng tại chương 2, trong chương cuối của đề tài, tôi xin đề xuất 1 số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan trong thời gian tới. 8 Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1. Một số khái niệm cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng 1.1.1. Khái niệm văn phòng, chức năng, nhiệm vụ văn phòng Ở bất cứ một cơ quan nhà nước, tổ chức hay doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ cũng đều có bộ phận làm công tác văn phòng giấy tờ hành chính và trợ giúp lãnh đạo trong quản lý điều hành đó là văn phòng. Theo cách hiểu thông thường và chung nhất “văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong cơ quan”1. Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về kháo việm văn phòng, tuy nhiên cơ bản nhất văn phòng được hiểu theo hai cách khái quát sau: Theo nghĩa hẹp, văn phòng được hiểu là trụ sở, địa điểm làm việc, là nơi giao tiếp đối nội và đối ngoại của một cơ quan, tổ chức hoặc một nhà chức trách nhất định (thị trưởng, nghị viện, luật sư…). Theo nghĩa rộng, văn phòng là bộ máy giúp việc được lập ra để thực hiện chức năng giúp các cấp lãnh đạo trong việc tổ chức và điều hành các hoạt động chung trong cơ quan, tổ chức và là trung tâm xử lý thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành mọi mặt công tác của người lãnh đạo. Với nghĩa đó, có thể hiểu văn phòng theo các cách tiếp cận sau: 1) Về phương diện tổ chức, văn phòng là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức chung của cơ quan, tổ chức; 2) Về chức năng, văn phòng có chức năng thực hiện các hoạt động tham mưu mang tính tổng hợp cho nhà quản lý; 3) Về tính chất, văn phòng thực hiện việc quản lý thông tin, chủ yếu là thông tin văn bản, phục vụ cho hoạt động điều hành của nhà quản lý. Như vậy, văn phòng là bộ máy xử lý điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị ; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị. 1 Viện Ngôn ngữ học, Từ điển Tiếng Việt, Trung tâm từ điển ngôn ngữ, HN, 1992 9 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 1.1.2.1. Chức năng của văn phòng Trong các cách tiếp cận về văn phòng, hiện còn những quan niệm khác nhau về chức năng của văn phòng. Cụ thể như: - Có quan điểm cho rằng, văn phòng chỉ có chức năng hậu cần, văn phòng không có chức năng tham mưu tổng hợp, vì công tác tham mưu tổng hợp thuộc các bộ phận chuyên môn - Văn phòng có chức năng tham mưu tổng hợp; - Văn phòng có chức năng thu thập và xử lý thông tin - Văn phòng có 3 chức năng cơ bản: 1) chức năng tham mưu tổng hợp, 2) chức năng hậu cần và 3) chức năng đại diện. Những cách diễn đạt trên đều có những cơ sở lý luận khoa học nhất định, tuy nhiên nó vẫn chưa làm nổi bật được sự khác biệt về tính chất và vai trò của văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức. [4;tr13] Xuất phát từ quan niệm và lý luận về văn phòng và công tác văn phòng cũng như các quy định pháp lý trong nhiều văn bản hiện hành, có thể thấy văn phòng có hai chức năng cơ bản sau: 1) Chức năng tham mưu tổng hợp Chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng là một trong những chức năng quan trọng nhất góp phần vào công cuộc cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả và chất lượng quản lý, lãnh đạo. Cần hiểu chức năng này của văn phòng là tham mưu, nhưng là tham mưu mang tính tổng hợp, giúp người lãnh đạo điều hành, quản lý chung mọi hoạt động, mọi đơn vị tổ chức trong cơ quan làm cho mọi hoạt động của cơ quan được trôi chảy, hiểu quả nhất; còn công tác tham mưu tổng hợp đối với các đơn vị khác trong cơ quan là tham mưu chuyên sâu trong từng lĩnh vực. Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh thông nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý. Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp. 10 Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý. Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi. Để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định. Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. 2) Chức năng hậu cần Văn phòng là bộ phận đảm bảo điều kiện vật chất – kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan với nhiều công việc như: bố trí, sắp xếp nơi làm việc; mua sắm trang thiết bị; quản lý tài sản; chăm lo về phương tiện, an ninh cho cơ quan… để mọi hoạt động trong công việc có hiệu quả. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng. Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng. Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua hai chức năng quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị. 1.1.2.2. Nhiệm vụ của văn phòng Tùy theo đặc điểm về lĩnh vực hoạt động, về quy mô của mỗi cơ quan đơn vị mà văn phòng sẽ được giao những nhiệm vụ khác nhau. Các nhiệm vụ đó gồm: 1) Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công tác. Văn phòng xây dựng công tác hàng năm, quý tháng, tuần và thường xuyên theo dõi việc thực hiện chương trình kế hoạch công tác đó. Đồng thời văn phòng cũng phải trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch, lịch công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện. Mỗi cơ quan, đơn vị đều có nhiều chương trình kế hoạch do các bộ phận khác nhau xây dựng. Văn phòng là bộ phận tổng hợp các chương trình kế hoạch đó để tạo thành hệ thống nhất hoàn chỉnh ăn khớp để đạt mục tiêu chung. 11 2) Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị Để cơ quan, tổ chức, đơn vị hoạt động đúng trong khuôn khổ pháp luật, thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn nhất thiết cơ quan, tổ chức đơn vị đó phải có những quy định quy ước bắt buộc phải tuân thủ trong hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và xử sự trước mọi mối quan hệ để giải quyết công việc. Những quy chế này khiến cho hoạt động của cơ quan có tổ chức và kỷ luật. Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia đóng góp, thông qua các cấp lãnh đạo, thông báo thi hành, bổ sung hoàn thiện nội quy, quy chế của cơ quan thuộc về nhiệm vụ của văn phòng. Đây là nhiệm vụ đầu tiên khi tổ chức bắt đầu đi vào hoạt động. 3) Thu thập xử lý, cung cấp, quản lý thông tin Thông tin là công cụ, là phương tiện, đồng thời cũng là sản phẩm của quá trình quản lý: Về bản chất, hoạt động quản lý là quá trình làm việc với thông tin. Thông tin là công cụ để người quản lý thực hiện hoạt động quản lý. Sản phẩm và cũng chính là phương tiện của quá trình tác động giữa người quản lý và người bị quản lý là thông tin. Văn phòng đảm bảo việc thu thập chuyển phát tất cả các thông tin đến – đi, phân loại và xử lý thông tin kịp thời, chính xác. Văn phòng tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, đề xuất kiến nghị các biện pháp phục vụ sự chỉ đạo điều hành của thủ trưởng. Nhiệm vụ này rất quan trọng đòi hỏi văn phòng phải thực hiện chu đáo vì nếu thực hiện tốt việc xử lý thông tin một cách khoa học sẽ đảm bảo về yêu cầu quản lý của lãnh đạo. 4) Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ Trong văn phòng, công tác văn thư lưu trữ là một trong nhưng những nghiệp vụ quan trọng, chiếm một nội dung rất lớn trong công tác văn phòng. Đối với các cơ quan, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì 12 đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. 5) Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định. Văn phòng có trách nhiệm truyền đạt các thông tin quản lý của lãnh đạo, theo dõi đôn đốc việc thực hiện quyết định quản lý của lãnh đạo. Phối hợp với các cơ quan chức năng, phổ biến và triển khai thực hiện các văn bản pháp luật của cơ quan cấp trên; tổ chức truyền đạt các quyết định của lãnh đạo cho các ngành, các cấp và cơ quan thông tin đại chúng. 6) Tổ chức công tác hội họp, lễ tân trong cơ quan tổ chức Tổ chức hội họp, hội nghị là một hoạt động không thể thiếu của các cơ quan, tổ chức. Hội họp là hình thức để thu thập truyền đạt thông tin và đảm bảo cho thông tin được lưu chuyển thông suốt. Lễ tân hành chính là một nội dung tác nghiệp rất quan trọng, giúp cho việc mở rộng, củng cố, thúc đẩy việc giải quyết các mối quan hệ có liên quan đến chức năng quản lý của mỗi cơ quan, tổ chức. 7) Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo: giúp lãnh đạo duy trì, phát triển mối quan hệ với cơ quan ngành và địa phương. Chuẩn bị các yếu tố đảm bảo cho sự thành công của chuyến đi như: các tài liệu phục vụ chuyến đi, nơi ăn ở, phương tiện đi lại, kinh phí và một số yếu tố khác. 8) Bảo đảm cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan như kinh phí hoạt động, các trang thiết bị làm việc: quy mô và yêu cầu cụ thể về điều kiện vật chất tùy thuộc vào đặc điểm tình hình của cơ quan tổ chức đơn vị. Văn phòng lập kế hoạch về nhu cầu, dự trù kinh phí hoạt động, tổ chức mua sắm các trang thiết bị, quản lý sử dụng cơ sở vật chất đó để nâng cao hiệu quả của văn phòng. 1.1.3. Khái niệm công tác văn phòng Hiện nay, khái niệm về công tác văn phòng vẫn chưa có sự thống nhất chung. Có nhiều tác giả đưa ra các khái niệm khác nhau. Theo tác giả Nguyễn Hữu Tri trong cuốn Giáo trình quản trị văn phòng đưa ra khái niệm: “Công tác văn phòng là chỉnh thể bao gồm việc tổ chức, quản lý và sử dụng 13 thông tin dữ liệu để duy trì hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết quả mong muốn”.[ 8;tr10] Tác giả Nghiêm Kỳ Hồng cho rằng: “Công tác văn phòng chỉ các hoạt động tham mưu, tổng hợp, thu nhận và xử lý thông tin phục vụ quản lý và đảm bảo điều kiện vật chất cho cơ quan do bộ phận văn phòng (văn phòng/phòng hành chính) của cơ quan thực hiện trong một không gian văn phòng nhất định với những con người làm công tác văn phòng chuyên trách có nhiệm vụ, quyền hạn và tiêu chuẩn nghiệp vụ được quy định đối với chức danh công chức, viên chức văn phòng (Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính, thư ký văn phòng, nhân viên văn thư, cán sự văn thư, chuyên viên văn thư, cán sự lưu trữ, chuyên viên lưu trữ, nhân viên đánh máy, kỹ thuật viên đánh máy…)” [9;tr5]. Từ những khái niệm của các tác giả và qua tìm hiểu của bản thân, quan điểm của cá nhân tôi nhìn nhận “Công tác văn phòng được hiểu là các công việc, các hoạt động xoay quanh các công tác tổ chức, quản lý, điều hành và thực hiện nhiệm vụ của văn phòng nhằm duy trì chức năng của văn phòng hướng tới hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức”. 1.2. Hiện đại hóa công tác văn phòng 1.2.1. Khái niệm hiện đại hóa công tác văn phòng Thực tiễn gần đây cho thấy của toàn cầu hóa đã và đang thúc đẩy sự phát triển mọi mặt trong đời sống xã hội, cạnh tranh kinh tế, cạnh tranh thị trường, cuộc cách mạng khoa học - kỹ thuật - công nghệ, sự bùng nổ thông tin, phát triển xã hội đã gây áp lực mạnh mẽ đòi hỏi phải đổi mới và hiện đại hóa mọi lĩnh vực, trong đó có hiện đại hóa văn phòng. Từ việc hiện đại dần các cơ sở vật chất kỹ thuật như trụ sở làm việc, các trang thiết bị văn phòng hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin để rút ngắn thời gian xử lý công việc văn phòng, cho đến việc lựa chọn các cán bộ công chức có chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng được thực tiễn công việc đòi hỏi ngày càng cao. Việc chuyển từ văn phòng kiểu cũ sang sang văn phòng kiểu mới – văn phòng hiện đại làm cho công việc của văn phòng được chuyển hẳn sang sự sáng tạo trong công việc xử lý thông tin. Văn phòng hiện đại là nơi xử lý thông tin bằng những trang thiết bị hiện đại được tổ chức một cách khoa học, gồm những trang thiết bị hiện đại. Hiện đại hóa công tác văn phòng là việc áp dụng khoa học công nghệ, công nghệ thông tin vào các nghiệp vụ, quy trình của công tác văn phòng, trang bị đầy đủ 14