Tài liệu Hệ thống thông tin quản lý cấp phép các hoạt động văn hoá

Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO THẠC SĨ CNTT KHÔNG TẬP TRUNG KẾT HỢP MẠNG TH-VT BÀI THU HOẠCH CHUYÊN ĐỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TÊN ĐỀ TÀI : HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CẤP PHÉP CÁC HOẠT ĐỘNG VĂN HOÁ GIẢNG VIÊN: PGS.TS. TRƯƠNG MỸ DUNG SINH VIÊN THỰC HIỆN: NGUYỄN GIA ĐĂNG MS:CH0602007 VŨ MẠNH SƯỚNG MS : CH0602034 ĐÀO TUẤN ANH MS: CH0602001 ĐỖ MINH TUẤN MS: CH0602046 KHÓA: 3 0 Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá 1 Lời cảm ơn Chúng em xin chân thành cám ơn Cô Trương Mỹ Dung đã tận tình hướng dẫn chúng em trong quá trình học tập và thực hiện bài thu hoạch môn học Quản Trị Dự Án Công Nghệ Thông Tin. Chúng em xin chân thành cám ơn Khoa Công Nghệ Thông Tin, trường Đại Học Công Nghệ Thông Tin (ĐHQG TpHCM) đã tạo điều kiện thuận lợi cho chúng em trong học tập và nghiên cứu. Xin chân thành cám ơn các anh chị và bạn bè đã ủng hộ, giúp đỡ chúng em trong thời gian học tập và nghiên cứu. Nhóm sinh viên thực hiện : Nguyễn Gia Đăng Vũ Mạnh Sướng Đào Tuấn Anh Đỗ Minh Tuấn Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá 1. KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN Giới thiệu : Văn hoá thông tin là một lĩnh vực hoạt động nhạy cảm và phức tạp. Khác với các lĩnh vực kinh doanh khác, sản phẩm của ngành là các sản phẩm văn hoá, có tác động lớn đến lối sống, tác phong sinh hoạt và suy nghĩ của mỗi người dân. Để quản lý vấn đề này, Sở Văn hoá thông tin (VHTT) có một hệ thống các phòng ban được giao nhiệm vụ quản lý và theo dõi hoạt động của các dịch vụ văn hoá cũng như cấp các loại giấy phép cho các dịch vụ này như: xuất bản, quảng cáo, mở nhà hàng Karaoke, cho thuê băng đĩa hình, xuất khẩu và nhập khẩu các loại văn hoá phẩm.... Song song với vấn đề cấp giấy phép cho các loại dịch vụ thì sở VHTT còn phải tăng cường công tác kiểm tra và thanh tra để kịp thời nắm nhanh và chính xác các thông tin cần giải quyết như chủ sở hữu có đủ tư cách, điều kiện để thực hiện dịch vụ mà chủ sở hữu đã đăng ký không, có đảm bảo không sai phạm đường lối chủ trương chính sách của Đảng và nhà nước không. Phương pháp tiến hành là cử cán bộ thanh tra xuống kiểm tra và thanh tra trực tiếp, hoặc thông qua các khiếu nại, tố cáo các vụ việc có liên quan đến lĩnh vực văn hoá... cán bộ thanh tra sẽ xuống địa bàn để xác minh vụ việc từ đó đề xuất các phương án giải quyết trình lãnh đạo sở. Nâng cao hiệu quả, rút ngắn thời gian, tự động hoá, đơn giản hoá và làm gọn nhẹ các quy trình giải quyết, xử lý các các hồ sơ thủ tục hành chính trong việc cung cấp dịch vụ công cho người dân, đặc biệt là các dịch vụ công mang tính liên ngành, theo mô hình "một cửa" để giảm các thủ tục phiền hà, giải quyết công việc nhanh chóng, gọn nhẹ và công minh theo đúng pháp luật là một trong những mục tiêu trọng tâm của Chương trình cải cách hành chính của Chính phủ, và CNTT là một công cụ hỗ trợ đắc lực cần thiết và không thể thiếu cho quá trình thực hiện mục tiêu này. HTTT Quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá, nhằm tin học hoá các quy trình cấp phép hoạt động dịch vụ văn hoá và kiểm tra theo dõi các hoạt động dịch vụ đó. Mục tiêu và nhiệm vụ: 1 Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá nhằm tin học hoá toàn diện các hoạt động, công việc trong quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá, bao gồm:  Quản lý và cung cấp dịch vụ cấp phép các hoạt động văn hoá;  Kiểm tra theo dõi việc thực hiện giấy phép văn hoá.  Quản lý các tổ chức và cá nhân đăng ký cấp phép dịch vụ văn hoá  Quản lý công tác thanh tra, kiểm tra vi phạm về văn hoá.  Quản lý các văn băn liên quan đến lĩnh vực văn hoá Để thực hiện được mục tiêu đó, HTTT có nhiệm vụ:  Thu thập, phân loại, cập nhật, lưu trữ, quản lý các thông tin dữ liệu liên quan đến công tác quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá.  Tổ chức xây dựng các giao diện và web site cho các loại đối tượng tham gia vào hoạt động của HTTT. Các hoạt động bao gồm:  Thu thập, cập nhật dữ liệu.  Thực hiện các dịch vụ công: làm thủ tục tiếp nhận hồ sơ xin cấp phép hoạt động dịch vụ văn hoá; trả lời kết quả xét duyệt hồ sơ; cung cấp thông tin phục vụ việc lập hồ sơ (văn bản pháp lý, các chứng thực, thân nhân chủ sở hữu,...); cung cấp thông tin tư vấn, thị trường về các dịch vụ văn hoá.  Thực hiện các quy trình xử lý công việc tại các cơ quan chức năng: xét duyệt cấp phép hoạt động dịch vụ văn hoá; theo dõi quá trình hoạt động của các hoạt động dịch vụ văn hoá; xử lý các vụ việc vi phạm hành chính; giải quyết khiếu nại tố cáo; ...  Tra cứu, tìm kiếm, sao trích thông tin; lập và xem báo cáo, thông tin thống kê, tổng hợp; truy cập và khai thác trang web;... Lập mô hình bảng điểm có trọng số WSM để đánh giá ứng viên cho vai trò quản lý dự án BẢNG ĐIỂM CÓ TRỌNG SỐ CHO VỊ TRÍ PM Tiêu chí Kinh nghiệm Sáng tạo Kỹ năng tổ chức Kỹ năng giao tiếp Kỹ năng công % 30% 20% 25% 15% 10% Đăng 80 70 70 80 80 nghệ 2 Sướng 70 70 60 60 80 T.Anh 70 50 70 80 60 Tuấn 70 50 60 70 60 Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá TỔNG 100% 76 68 66 66 MÔ HÌNH CHO ĐIỂM CÓ TRỌNG SỐ CHỌN VỊ TRÍ PM Tu?n Anh Sư? ng Đăng 60 65 70 75 80 Văn bản tôn chỉ (Project charter) Thời gian dự án : 3 tháng Chí phí : 50 triệu TÔN CHỈ DỰ ÁN Tên dự án : “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý cấp phép các dịch vụ văn hoá” Ngày bắt đầu : 01-04-2007 Ngày kết thúc : 01-07- 2007 Ngân sách : 50 triệu Giám đốc dự án : Nguyễn Gia Đăng ĐT: 0983655284 Email: [email protected] Mục tiêu dự án:  Quản lý và cung cấp dịch vụ cấp phép các hoạt động văn hoá  Kiểm tra theo dõi việc thực hiện giấy phép văn hoá.  Quản lý các tổ chức và cá nhân đăng ký cấp phép dịch vụ văn hoá 3 Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá  Quản lý công tác thanh tra, kiểm tra vi phạm về văn hoá.  Quản lý các văn băn liên quan đến lĩnh vực văn hoá Cách tiếp cận: Thu thập, phân loại, cập nhật, lưu trữ, quản lý các thông tin dữ liệu liên quan đến công tác quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá. Tổ chức xây dựng các giao diện và web site cho các loại đối tượng tham gia vào hoạt động của HTTT. Các hoạt động bao gồm:  Thu thập, cập nhật dữ liệu.  Thực hiện các dịch vụ công: làm thủ tục tiếp nhận hồ sơ xin cấp phép hoạt động dịch vụ văn hoá; trả lời kết quả xét duyệt hồ sơ; cung cấp thông tin phục vụ việc lập hồ sơ (văn bản pháp lý, các chứng thực, thân nhân chủ sở hữu,...); cung cấp thông tin tư vấn, thị trường về các dịch vụ văn hoá.  Thực hiện các quy trình xử lý công việc tại các cơ quan chức năng: xét duyệt cấp phép hoạt động dịch vụ văn hoá; theo dõi quá trình hoạt động của các hoạt động dịch vụ văn hoá; xử lý các vụ việc vi phạm hành chính; giải quyết khiếu nại tố cáo; ...  Tra cứu, tìm kiếm, sao trích thông tin; lập và xem báo cáo, thông tin thống kê, tổng hợp; truy cập và khai thác trang web;... Vai trò và trách nhiệm: Vai trò Họ tên Tổ chức/ vị trí Liên hệ Trưởng dự Nguyễn Gia Trưởng dự án. Làm dangnggia@y án, project charter, Hợp ahoo.com chịu Đăng trách đồng nhóm, Phân nhiệm tích các bên cho dự chung về án. Viết báo cáo bài dự án học kinh nghiệm cá nhân và nhóm. Tổng hợp dự án, Báo cáo kết thúc dự 4 Chữ ký Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá Thư ký dự Vũ án Mạnh Thư ký dự án, Lập suongvm@ya án, lập kế Sướng sơ đồ Gantt, Work hoo.com hoạch dự Breakdown, án triển lịch biểu làm phát việc cho nhóm, lập kế hoạch công việc và ước lượng thời gian cho mỗi công việc của từng thành Lập tài Đào Tuấn Anh liệu dự án viên trong nhóm Phân tích mức độ daotuananh@ rủi ro. Các bài học yahoo.com rút ra từ dự án. Tìm và tổng kết tư liệu Phụ trách Đỗ Minh Tuấn liên quan. Phát biểu phạm vi. tuanphthanoi tài Ước tính chi phí, @yahoo.com chính dự án Viết tổng kết về MBTI của nhóm. 2. LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN Kịch bản: Nhóm đã đề cử anh Nguyễn Gia Đăng làm Quản lý dự án “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý cấp phép các dịch vụ văn hoá”. Anh Đăng là kỹ sư tin học có gần 10 năm kinh nghiệm, hiện đang công tác tại viện CNTT. Anh đã tham gia rất nhiều dự án cho một số công ty với vai trò thiết kế, thi công, chuyển giao công nghệ. Các nhiệm vụ: 5 Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá 1. Phát triển Hợp đồng Nhóm (Team Contract) Hợp đồng nhóm – Team Contract Tên dự án : “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý cấp phép các dịch vụ văn hoá” Họ tên các thành viên dự án và chữ ký: Họ tên Đào Tuấn Anh Chữ ký Nguyễn Gia Đăng Vũ Mạnh Sướng Đỗ Minh Tuấn Qui tắc chung khi làm việc: Nhóm dự án sẽ - Xem quyền lợi của dự án là trên hết. - Bảo đảm các thành viên được thông đạt về dự án. - Ưu tiên phân công công việc theo đúng sở trường, điều kiện của mỗi người. - Tôn trọng ý kiến các thành viên. - Tham gian dự án đến hoàn tất. - Tuân thủ thực hiện các quy định về kế hoạch, yêu cầu công việc và thời gian. Khi tham gia: Các thành viên sẽ. - Tạo điều kiện bình đẳng cho mọi thành viên. - Khuyến khích đưa ra các ý tưởng cải tiến, sáng tạo. - Báo cáo kịp thời tiến độ công việc cho người quản trị dự án. - Chân thật và cởi mở trong các hoạt động dự án. - Khuyến khích phong cách làm việc linh động uyển chuyển. - Thông báo trước khi vắng mặt 1 buổi họp. Truyền thông: Các thành viên sẽ 6 Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá - Khi gửi email về thông tin liên quan dự án thì phải cc cho mọi thành viên. - Trả lời email có liên quan dự án kịp thời . - Tập trung giải quyết vấn đề phát sinh, không khích bác nhau. - Trình bày ý tưởng một cách gọn gàng , dễ hiểu. - Nêu ngay thắc mắc khi không hiểu rõ 1 chi tiết nào đó. - Lưu lại nội dung các thảo luận liên quan theo trình tự. - Mỗi thời điểm chỉ đưa ra một vấn đề để thảo luận. Giải quyết vấn đề: Các thành viên sẽ - Khuyến khích mọi người cùng tham gia giải quyết vấn đề. - Chỉ nên phê bình có tính chất xây dựng. - Khi được yêu cầu giải quyết một vấn đề, phải phản hồi hoặc đưa giải pháp. - Có tinh thần đồng đội chung sức giải quyết vấn đề. Hội họp : Các thành viên sẽ - Tham gia họp hàng tuần để báo cáo tình hình của nhóm cả tuần. - Ghi chép nội dung cuộc họp và cố gắng giải quyết vấn đề đã đưa ra trong vòng 24 giờ. - Chấp hành, thực hiện đúng quyết định, giải pháp đã thống nhất trong cuộc họp. 2. Bảng phân tích các bên liên quan PHÂN TÍCH CÁC BÊN LIÊN QUAN CHO DỰ ÁN Người viết (Prepared by): Nguyễn Gia Đăng Khách hàng Thuộc chức Vai tổ Sở VHTT Ngày ( Date):01-06-2007 Trưởng nhóm kỹ Người dùng thuật Nhóm thực hiện dự án Sở VHTT trò Đưa ra yêu cầu Thực hiện các yêu Vận hành HT khi 7 Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá trong dự án và Quyết định cầu của khách hàng nghiệm thu dự án sự Đặt hàng Một kiện duy nhất về BTG Mức độ quan tâm Mức độ dụng hệ thống sau khi bàn giao Nghiệm thu, tổng kết Vận hành hệ thống dự án 8 9 ảnh hưởng Đề xuất về Luôn lắng nghe các yêu cầu. quản lý các Cần có các giao mối quan kết yêu cầu giữa 2 bên hệ nghiệm thu và sử 8 7 8 7 Xây dựng kế hoạch Theo dõi theo quen, làm việc chặt chẽ, tìm hiểu các mong kiểm tra theo dõi tiến muốn của người dùng. độ thực hiện các phần của dự án. Tạo liên kết thông tin tốt giữa các bộ phận kỹ thuật 3. Phát triển một bản tuyên bố phạm vi (scope statement) dự án . PHÁT BIỂU VỀ PHẠM VI- Scope Statement Tên dự án –Project title: “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý cấp phép các dịch vụ văn hoá” Người viết –Prepared by: Đỗ Minh Tuấn Ngày-Date : 01-06- 2007 Lý giải về dự án - Project Justification Mục tiêu của dự án là khảo sát các quy trình nghiệp vụ về cấp phép các loại hình dịch vụ văn hoá tại Sở VHTT. Từ đó xây dựng một hệ thống nhằm tin học hoá các quy trình đó. Các giai đoạn dự kiến: - Khảo sát hiện trạng tin học và trình độ tin học của các cán bộ 8 Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá tại Sở - Khảo sát các quy trình nghiệp vụ - Thiết kế các chức năng của hệ thống - Xây dựng phần mềm - Thử nghiệm hệ thống - Chuyển giao tài liệu và chương trình Các tính chất và yêu cầu của sản phẩm (Product Characteristics and Requirements) - Quản lý các hồ sơ xin cấp phép dịch vụ văn hoá trên máy - Tra cứu, tìm kiếm, sao trích thông tin nhanh chóng, chính xác - Lập và xem báo cáo thống kê dễ dàng, thuận tiện - Có thể tra cứu kết quả đăng ký xin cấp phép trên Web - Thông tin dữ liệu được quản lý tập trung - Hệ thống được bảo mật tốt Tổng kết về các sản phẩm chuyển giao của dự án (Summary of Project Deliverables) Các kết quả liên quan đến quản lý dự án : ngữ cảnh dự án, văn bản tôn chỉ, hợp đồng nhóm, phát biểu phạm vi, WBS, chi phí dự trù, báo cáo tiến độ, báo cáo hòan tất, bài học kinh nghiệm. 9 Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá Các yêu cầu để đánh giá sự thành công của dự án (Project Success Criteria) - Hệ thống chạy ổn định, dễ sử dụng - Đáp ứng cho nhu cầu quản lý các hồ sơ xin cấp phép các dịch vụ văn hóa - Chi phí chấp nhận được - Tiến độ thực hiện dự án đúng kế họach - Phối hợp tốt trong thực hiện dự án Mô hình của Hệ thống như sau: chủ chủ sở sở hữu hữu Thanh Thanh tra tra Sở Sở VHTT VHTT HS xin cấp phép DVVH - Kết quả xét duyệt - Thông tin tra cứu TT về đơn thư khiếu nại tố cáo - TT về thanh tra, kiểm tra - TT xử lý Quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá - HS xin cấp phép DVVH - Đơn thư tố cáo, khiếu nại CSDL tại phòng VHTT CSDL tại Sở VHTT - Kết quả xét duyệt,thanh tra - Thông tin tra cứu Kết quả xét duyệt Kết quả thanh tra Phòng Phòng VHTT VHTT huyện huyện Tiếp nhận hồ sơ Kết quả xét duyệt 10 P.Quản P.Quản lý lý Văn Văn hoá hoá Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá Cập nhật thông tin Dự kiến về kinh phí: 50.000.000 VNĐ Trong đó: - Kinh phí khảo sát hệ thống: (VNĐ) - Kinh phí phân tích thiết kế: (VNĐ) - Kinh phí lập trình xây dựng phần mềm: (VNĐ) - Kinh phí triển khai: (VNĐ) 4. Phát triển WBS (Work Breakdown Structure) 11 5.000.000 20.000.000 20.000.000 5.000.000 Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá WBS – DỰ ÁN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CẤP PHÉP CÁC DỊCH VỤ VĂN HOÁ 1. Khảo sát hệ thống 2. Đánh giá hiện trạng Tìm hiểu về chức năng nhiệm vụ của Sở VHTT Hiện trạng tổ chức và các phòng ban của Sở Xác định các đối tượng tham gia trong hệ thống Tìm hiểu các quy trình nghiệp vụ 3. Phân tích yêu cầu Yêu cầu chức năng Chức năng quản lý cấp phép các loại hình dịch vụ văn hóa: - Karaoke, vũ trường - Mở cửa hàng băng đĩa hình - Quảng cáo - Biểu diễn nghệ thuật - Xuất bản phẩm ra nước ngoài - Sử dụng Anten Parabol - Xây dựng tượng đài - Triển lãm tranh ảnh mỹ thuật - Các hoạt động văn hóa nơi công cộng Chức năng quản lý công tác thanh tra, kiểm tra vi phạm về văn hóa. Chức năng quản lý các văn bản liên quan đến lĩnh vực văn hóa. Yêu cầu phi chức năng 4. Phân tích hệ thống Xây dựng mô hình DFD Xây dựng mô hình dữ liệu Xây dựng mô hình trạng thái Xây dựng mô hình xử lý 12 Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá 5. Thiết kế và xây dựng hệ thống Thiết kế cơ sở dữ liệu Hiện thực chương trình Chức năng quản lý hệ thống Chức năng quản lý cấp phép cho các hồ sơ đăng ký Chức năng quản lý công tác thanh tra, kiểm tra Chức năng quản lý các văn bản về lĩnh vực VHTT Chức năng tra cứu, tìm kiếm Chức năng báo cáo thống kê 6. Kiểm tra và sửa lỗi Viết Test-case Thực hiện việc kiểm tra Sửa lỗi 7. Chuyển giao sản phẩm Hỗ trợ cài đặt, cấu hình Hỗ trợ bảo trì, sửa lỗi 5. Dùng WBS đã xây dựng , tạo ra sơ đồ GANTT và sơ đồ mạng trong MS Project 2003 cho dự án. Ước lượng thời gian kéo dài của từng tác vụ và nhập vào những phụ thuộc thích hợp. In sơ đồ GANTT và sơ đồ mạng. SƠ ĐỒ GANTT Người tạo: Vũ Mạnh Sướng Ngày: 03-04-2007 13 Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá 14 Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá 1 6. Tạo một ma trận tác động/khả năng có thể xảy ra và danh sách những rủi ro được đưa lên hàng đầu cho dự án. Gồm có ít nhất 10 rủi ro. DANH SÁCH MỨC ĐỘ RỦI RO TRONG DỰ ÁN Người tạo: Đào Tuấn Anh Mã rủi ro Mức độ Rủi ro tiềm ẩn Ngày: 03-04-2007 Cách khắc phục Xem xét lại khả năng của R01 2 R02 3 R03 1 Sự phân công nhân lực kém tất cả các thành viên trong nhóm. Nhân sự thực hiện dự án: Xây dựng phương án dự ốm đau, tai nạn. phòng về nhân sự. Xây dựng kế hoạch dự án Tìm hiểu kỹ về khả năng không phù hợp và thời gian của nhân sự tham gia dự án Khách hàng thay đổi yêu Phân tích, tìm hiểu thật kỹ R04 1 cầu trong quá trình thực bài toán hiện dự án Các bộ phận phối hợp Tạo sự đoàn kết, trao đổi không tốt, nắm bắt và thực cởi mở, thẳng thắn, giúp R05 1 hiện không đúng yêu cầu, đỡ và tương tác thường không hoàn thành công việc xuyên giữa các nhân viên ảnh hưởng đến các bộ phận thực hiện dự án khác,… Xác định phạm vi dự án Phân tích và xác định rõ R06 3 kém ảnh hưởng đến thời yêu cầu của khách hàng gian và chi phí thực hiện dự ngay từ đầu án Ước tính thời gian dự án Xác định rõ yêu cầu của R07 R08 3 kém dẫn đến không hoàn dự án, trình độ của nhân 2 thành dự án đúng thời hạn Ước tính chi phí kém viên tham gia dự án Phân tích và tìm hiểu mọi