Tài liệu Hệ thống thông tin, báo cáo tài chính công ty thương mại có nhiều đơn vị thành viên

BOÄ GIAÙO DUÏC & ÑAØO TAÏO ÑAÏI HOÏC QUOÁC GIA THAØNH PHOÁ HOÀ CHÍ MINH TRÖÔØNG ÑAÏI HOÏC KINH TEÁ LEÂ QUOÁC BÌNH Xaây Döïng Heä Thoáng Thoâng Tin & Laäp Baùo Caùo Taøi Chính Taïi Caùc Coâng Ty Thöông Maïi Coù Nhieàu Ñôn Vò Thaønh Vieân LUAÄN AÙN THAÏC SYÕ KHOA HOÏC KINH TEÁ Thaønh Phoá Hoà Chí Minh, thaùng 04 naêm 2000 BOÄ GIAÙO DUÏC & ÑAØO TAÏO ÑAÏI HOÏC QUOÁC GIA THAØNH PHOÁ HOÀ CHÍ MINH TRÖÔØNG ÑAÏI HOÏC KINH TEÁ LEÂ QUOÁC BÌNH Xaây Döïng Heä Thoáng Thoâng Tin & Laäp Baùo Caùo Taøi Chính Taïi Caùc Coâng Ty Thöông Maïi Coù Nhieàu Ñôn Vò Thaønh Vieân Chuyeân ngaønh : Keá Toaùn Taøi Vuï & Phaân Tích Hoaït Ñoäng Kinh Teá Maõ soá : 5 . 02 . 11 LUAÄN AÙN THAÏC SYÕ KHOA HOÏC KINH TEÁ Ngöôøi höôùng daãn khoa hoïc : TIEÁN SÓ LEÂ NGOÏC TAÙNH Thaønh phoá. Hoà Chí Minh, thaùng 04 naêm 2000 LÔØI CAÙM ÔN Tröôùc heát, Toâi xin chaân thaønh caùm ôn quyù thaày coâ Khoa Keá toaùn – Kieåm Toaùn Tröôøng Ñaïi hoïc Kinh teá Thaønh phoá Hoà Chí Minh ñaõ giuùp ñôõ toâi hoaøn thaønh baûn luaän aùn naøy. Ñaëc bieät xin chaân thaønh caùm ôn Tieán só Leâ Ngoïc Taùnh – Ngöôøi thaày giaùo, Ngöôøi höôùng daãn khoa hoïc - ñaõ nhieät tình höôùng daãn, söõa chöõa baûn luaän aùn ñeå ñi ñeán hoaøn thieän nhö ngaøy hoâm nay. Xin chaân thaønh caùm ôn taát caû caùc baïn beø, ñoàng nghieäp ñaõ cuøng toâi trao ñoåi, thaûo luaän, giaûi quyeát caùc vaán ñeà khoù khaên trong quaù trình xaây döïng luaän aùn, ñaõ cung caáp cho toâi nhöõng taøi lieäu quyù giaù ñeå toâi coù ñieàu kieän nghieân cöùu, chaéc loïc nhöõng kieán thöùc caàn thieát khi thöïc hieän baûn luaän aùn naøy. Xin chaân thaønh caùm ôn taát caû caùc thaønh vieân trong gia ñình ñaõ taïo moïi ñieàu kieän thuaän lôïi veà moïi maët ñeå toâi chuù taâm vaøo coâng vieäc nghieân cöùu trong thôøi gian qua ñoàng thôøi cuõng ñaõ ñoäng vieân raát lôùn cho toâi vöôït qua caùc khoù khaên thöû thaùch trong quaù trình laøm vieäc. Baûn luaän aùn naøy chaéc chaén seõ coøn nhieàu thieáu soùt cuõng nhö nhieàu vaán ñeà caàn phaûi nghieân cöùu, thaûo luaän theâm. Do ñoù, toâi xin chaân thaønh caùm ôn nhöõng yù kieán ñoùng goùp quyù baùu coù lieân quan ñeán ñeà taøi nghieân cöùu ñeå toâi coù theå hoaøn thieän hôn nöõa baûn luaän aùn naøy cuõng nhö naâng cao tính hieän thöïc cuûa noù khi vaän duïng vaøo thöïc tieãn. Moät laàn nöõa xin chaân thaønh caùm ôn vaø kính chuùc taát caû moïi ngöôøi doài daøo söùc khoûe. Traân troïng kính chaøo. MUÏC LUÏC MÔÛ ÑAÀU ..................................................................................................................1 1 Söï Caàn Thieát Nghieân Cöùu Ñeà Taøi ...........................................................1 2 Muïc Ñích Nghieân Cöùu Cuûa Luaän Aùn ......................................................2 3 Phöông Phaùp Nghieân Cöùu.........................................................................3 4 Boá Cuïc Cuûa Luaän Aùn ................................................................................3 CHÖÔNG1 : CÔ SÔÛ LYÙ LUAÄN VEÀ XAÂY DÖÏNG HEÄ THOÁNG THOÂNG TIN VAØ LAÄP BAÙO CAÙO TAØI CHÍNHERROR! BOOKMARK NOT 1.1. KEÁ TOAÙN VAØ QUY TRÌNH KEÁ TOAÙN ...............................................................4 1.1.1. Chöùng Töø Ban Ñaàu: ......................................................................4 1.1.2. Ghi Nhaät Kyù. .................................................................................5 1.1.3. Ghi Soå Caùi.....................................................................................5 1.1.4. Thöïc Hieän Caùc Buùt Toaùn Ñieàu Chænh Cuoái Kyø:...........................5 1.1.5. Khoùa Soå.........................................................................................6 1.2. HEÄ THOÁNG THOÂNG TIN KEÁ TOAÙN .................................................................6 1.2.1. Nguyeân Taéc Xaây Döïng Heä Thoáng Thoâng Tin Keá Toaùn .............. 7 1.2.2. Chu Trình Doanh Thu ........................................................................ 8 1.2.3. Chu Trình Chi Phí ............................................................................. 12 1.2.4. Chu Trình Chuyeån Ñoåi ..................................................................... 13 1.2.5. Chu Trình Taøi Chính ........................................................................ 16 1.3. GHI CHEÙP KEÁ TOAÙN TRONG HEÄ THOÁNG THOÂNG TIN KEÁ TOAÙN ..................17 1.3.1. Hoà Sô Ghi Nhaän Caùc Buùt Toaùn Trong Quaù Trình Haïch Toaùn.... 17 1.3.2. Phöông Phaùp Haïch Toaùn Trong Ñieàu Kieän Coù Söû Duïng Caùc Heä Thoáng Öùng Duïng ........................................................................ 18 1.4. BAÙO CAÙO TAØI CHÍNH ..................................................................................20 1.4.1. Nguyeân Taéc Laäp Baùo Caùo Taøi Chính .........................................21 1.4.2. Phöông Phaùp Laäp Baùo Caùo Taøi Chính........................................22 1.4.3. Moät Soá Baùo Caùo Phuï Trôï Trong Quy Trình Keá Toaùn ................23 CHÖÔNG2 : THÖÏC TRAÏNG HEÄ THOÁNG THOÂNG TIN KEÁ TOAÙN VAØ LAÄP BAÙO CAÙO TAØI CHÍNH TAÏI CAÙC COÂNG TY THÖÔNG MAÏI COÙ NHIEÀU ÑÔN VÒ THAØNH VIEÂN .........................................ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 2.1. ÑAËC ÑIEÅM CUÛA CAÙC COÂNG TY THÖÔNG MAÏI COÙ NHIEÀU ÑÔN VÒ THAØNH VIEÂN ...............................................................................................24 2.2. THÖÏC TRANG HEÄ THOÁNG THOÂNG TIN KEÁ TOAÙN ÔÛ CAÙC COÂNG TY THÖÔNG MAÏI COÙ NHIEÀU ÑÔN VÒ THAØNH VIEÂN ...........................................25 2.2.1. Ñaëc Ñieåm Chung .............................................................................. 25 2.2.2. Phaân Tích Caùc Öu Nhöôïc Ñieåm Cuûa Heä Thoáng Thoâng Tin Keá Toaùn Thöôøng Ñöôïc Söû Duïng Ôû Caùc Coâng Ty Thöông Maïi Coù Nhieàu Ñôn Vò Thaønh Vieân Hieän Nay .............................. 27 2.3. THÖÏC TRAÏNG BAÙO CAÙO TAØI CHÍNH ...........................................................30 2.3.1. Quy Trình Laäp Baùo Caùo Taøi Chính ................................................ 30 2.3.2. Phaân Tích Caùc Öu, Nhöôïc Ñieåm Trong Vieäc Laäp Baùo Caùo Taøi Chính Ôû Caùc Coâng Ty Thöông Maïi Coù Nhieàu Ñôn Vò Thaønh Vieân........................................................................................ 31 CHÖÔNG3 : ÑÒNH HÖÔÙNG XAÂY DÖÏNG HEÄ THOÁNG THOÂNG TIN KEÁ TOAÙN & LAÄP BAÙO CAÙO TAØI CHÍNH TAÏI CAÙC COÂNG TY THÖÔNG MAÏI COÙ NHIEÀU ÑÔN VÒ THAØNH VIEÂNERROR! BOOKMARK N 3.1. MUÏC TIEÂU VAØ PHÖÔNG HÖÔÙNG HOAØN THIEÄN HEÄ THOÁNG THOÂNG TIN KEÁ TOAÙN, LAÄP BAÙO CAÙO TAØI CHÍNH VAØ BAÙO CAÙO QUAÛN TRÒ ....................35 3.1.1. Muïc Tieâu ........................................................................................... 35 3.1.2. Phöông Höôùng Hoaøn Thieän Heä Thoáng Thoâng Tin Keá Toaùn Vaø Laäp Baùo Caùo Taøi Chính, Baùo Caùo Quaûn Trò .......................... 36 3.2. BAÙO CAÙO TAØI CHÍNH VAØ BAÙO CAÙO QUAÛN TRÒ CUÛA CAÙC COÂNG TY THÖÔNG MAÏI COÙ NHIEÀU ÑÔN VÒ THAØNH VIEÂN ...........................................37 3.2.1. Baùo Caùo Taøi Chính Theo Quyeát Ñònh 1141 TC/QÑ/CÑKT ....... 37 3.2.2. Moät Soá Baùo Caùo Quaûn Trò .............................................................. 41 3.3. XAÂY DÖÏNG HEÄ THOÁNG THOÂNG TIN KEÁ TOAÙN CUÛA CAÙC COÂNG TY THÖÔNG MAÏI COÙ NHIEÀU ÑÔN VÒ THAØNH VIEÂN ...........................................52 3.3.1. Taïo Laäp Heä Thoáng Thoâng Tin Keá Toaùn ....................................... 52 3.3.2. Hoà Sô Caäp Nhaät Thoâng Tin Cuûa Heä Thoáng .................................. 54 3.3.3. Moät Soá Hoaït Ñoäng Quan Troïng Cuûa Heä Thoáng Thoâng Tin Keá Toaùn ............................................................................................. 54 KEÁT LUAÄN .................................................................................................................. 57 PHUÏ LUÏC 1 : SÔ ÑOÀ CAÙC CHU TRÌNH, HOÀ SÔ HEÄ THOÁNG THOÂNG TIN KEÁ TOAÙN, BAÙO CAÙO TAØI CHÍNH THEO QUYEÁT ÑÒNH 1141 TC/QÑ/CÑKT NGAØY 01/11/1995 ..........................58 PHUÏ LUÏC 2 : MOÄT SOÁ BAÙO CAÙO QUAÛN TRÒ .................................................. 93 Baûng 28 : Thöïc hieän caùc buùt toaùn hôïp nhaát ...................................................93 Baûng 29 : Moät soá baùo caùo taøi chính theo hieän giaù .........................................97 Baûng 30 : Baùo caùo toång hôïp doanh thu töø ngaøy .... Ñeán ngaøy.... ...............103 Baûng 31 : Bieåu ñoà phaân tích doanh thu treân quy moâ toaøn c.ty ....................105 Baûng 32 : Bieåu ñoà phaân tích theo quy moâ moãi ñôn vò thaønh vieân hoaëc toaøn coâng ty.................................................................................106 Baûng 33 : Cô caáu doanh thu theo saûn phaåm chuû löïc cuûa coâng ty (ÑVTV) töø ngaøy ... Ñeán ngaøy ...................................................................107 Baûng 34 : Baûng caân ñoái döï tröõ - tieâu thuï saûn phaåm a cuûa ñôn vò xyz..........108 Baûng 35 : Phaân tích nhu caàu vaø khaû naêng thanh toaùn ..................................109 Baûng 36 : Baùo caùo tình hình thöïc hieän döï toaùn thu nhaäp ñeán ngaøy ...........111 Baûng 37 : Baùo caùo tình hình thöïc hieän döï toaùn doanh thu ñeán ngaøy ... .....................................................................................................113 TAØI LIEÄU THAM KHAÛO ..................................................................................114 Luaän aùn Thaïc syõ Khoa hoïc Kinh teá – Khoùa Cao hoïc 6 – Chuyeân ngaønh Keá toaùn Kieåm toaùn MÔÛ ÑAÀU 1 SÖÏ CAÀN THIEÁT NGHIEÂN CÖÙU ÑEÀ TAØI Sau hôn 10 naêm thöïc hieän ñoåi môùi quaûn lyù neàn kinh teá quoác daân, moâi tröôøng hoaït ñoäng cuûa caùc Doanh nghieäp Vieät Nam ñaõ coù nhöõng chuyeån bieán môùi, ñaëc thuø môùi. Vì vaäy, heä thoáng thoâng tin keá toaùn cuûa doanh nghieäp cuõng phaûi coù nhöõng chuyeån bieán thích hôïp vôùi tình hình thöïc tieãn. Moái quan heä ñoù theå hieän roõ neùt qua nhöõng ñieåm cô baûn sau ñaây: • Söï phaùt trieån cuûa neàn kinh teá, söï ña daïng hoùa hình thöùc sôû höõu ñaõ daãn ñeán söï caïnh tranh gay gaét trong kinh doanh. Do ñoù ñoøi hoûi phaûi xaây döïng moät heä thoáng thoâng tin toát nhaèm ñaùp öùng kòp thôøi nhu caàu quaûn trò cuûa caùc caáp baäc quaûn lyù trong doanh nghieäp noùi chung vaø caùc Coâng ty thöông maïi noùi rieâng. • Cuøng vôùi vieäc môû cöûa vaø hoäi nhaäp vaøo ASEAN, AFTA, ASEM .... vaø saép tôùi laø WTO, caùc doanh nghieäp Vieät Nam ñaõ, ñang vaø seõ tieáp tuïc ñoái dieän vôùi caùc khaùi nieäm môùi, ñoù laø : Khaùch haøng, Söï caïnh tranh vaø Söï thay ñoåi. Do ñoù ñoøi hoûi doanh nghieäp phaûi kòp thôøi coù nhöõng phöông aùn hôïp lyù nhaèm ñieàu chænh caùc hoaït ñoäng cho phuø hôïp vôùi caùc noäi dung neâu treân. Muoán laøm ñöôïc vieäc ñoù, doanh nghieäp phaûi xaây döïng ñöôïc moät heä thoáng thoâng tin keá toaùn toát. • Söï phaùt trieån cuûa trình ñoä Khoa hoïc kyõ thuaät theá giôùi ñaõ taïo ñöôïc raát nhieàu cô hoäi cho caùc doanh nghieäp trong vieäc naâng cao trình ñoä quaûn lyù cuûa mình. Vaán ñeà coøn laïi laø ôû choã doanh nghieäp seõ vaän duïng nhö theá naøo caùc thaønh töïu ñoù vaøo vieäc xaây döïng heä thoáng thoâng tin keá toaùn taïi doanh nghieäp. • Nhöõng öu ñaõi veà cô cheá quaûn lyù ñoái vôùi caùc doanh nghieäp Nhaø nöôùc ngaøy caøng maát ñi, thay vaøo ñoù laø vieäc töï do hoùa kinh doanh. Do ñoù, doanh nghieäp muoán phaùt trieån toát, taïo ñöôïc lôïi theá trong kinh doanh, taïo ñöôïc nieàm tin cho caùc ñoái taùc, cho khaùch haøng thì phaûi xaây döïng ñöôïc heä thoáng baùo caùo taøi chính theo ñuùng caùc chuaån möïc keá toaùn, töø ñoù naâng cao ñoä tin caäy veà tình hình taøi chính doanh nghieäp. • Cô caáu nguoàn voán kinh doanh cuûa moät doanh nghieäp ñaõ khoâng coøn ñôn thuaàn nhö tröôùc ñaây chæ laø nguoàn voán do nhaø nöôùc caáp phaùt hoaëc do moät chuû ñaàu tö cung öùng. Trong thôøi gian saép tôùi, vôùi söï hình thaønh vaø phaùt trieån cuûa thò tröôøng chöùng khoaùn Vieät Nam, nguoàn voán kinh doanh cuûa doanh nghieäp seõ heát söùc ña daïng. Noù khoâng chæ laø voán ngaân saùch caáp, voán chieám duïng, voán tín duïng thöông maïi..... maø coøn coù theå laø traùi phieáu, coå phieáu. Tuy nhieân, ñeå laøm 1 Luaän aùn Thaïc syõ Khoa hoïc Kinh teá – Khoùa Cao hoïc 6 – Chuyeân ngaønh Keá toaùn Kieåm toaùn ñöôïc vieäc ñoù, doanh nghieäp phaûi ñaùp öùng ñöôïc moät soá chuaån möïc nhaát ñònh trong ñoù ñieàu ñaàu tieân vaø cô baûn nhaát laø phaûi coù heä thoáng baùo caùo taøi chính laønh maïnh, trung thöïc vaø taïo ñöôïc nieàm tin cho caùc khaùch haøng vaø nhaø ñaàu tö tieàm naêng. • Hieän nay doanh nghieäp phaûi töï laäp, töï coâng boá vaø töï chòu traùch nhieäm veà caùc soá lieäu trong caùc baùo caùo taøi chính. Do ñoù, chöùc naêng, nhieäm vuï cuûa caùc nhaø quaûn trò caáp cao trong doanh nghieäp seõ ngaøy caøng naëng neà hôn. Ñieàu naøy ñoøi hoûi söï phaân coâng roõ raøng trong töøng caáp quaûn lyù vaø baét buoäc phaûi xaây döïng moät heä thoáng chuaån möïc cuï theå ñeå coù theå keát noái caùc baùo caùo chi tieát thaønh baùo caùo toång theå cuûa toaøn doanh nghieäp. Taát caû caùc vaán ñeà neâu treân ñoøi hoûi doanh nghieäp phaûi xaây döïng heä thoáng thoâng tin keá toaùn vaø laäp baùo caùo taøi chính moät caùch hoaøn chænh ñeå ñaùp öùng ñöôïc nhöõng yeâu caàu cuûa nhieàu ñoái töôïng söû duïng khaùc nhau. 2 MUÏC ÑÍCH NGHIEÂN CÖÙU CUÛA LUAÄN AÙN Vieäc nghieân cöùu cuûa luaän aùn nhaèm vaøo caùc muïc tieâu chính yeáu sau ñaây : • Xem xeùt caùc nguyeân taéc, phöông phaùp cô baûn trong xaây döïng heä thoáng thoâng tin keá toaùn vaø laäp baùo caùo taøi chính cuûa caùc Coâng ty thöông maïi coù nhieàu ñôn vò thaønh vieân. • Phaân tích, ñaùnh giaù thöïc traïng xaây döïng heä thoáng thoâng tin keá toaùn vaø laäp baùo caùo taøi chính taïi caùc Coâng ty Thöông maïi coù nhieàu ñôn vò thaønh vieân treân ñòa baøn Thaønh phoá Hoà Chí Minh hieän nay. • Phaân tích caùc öu khuyeát ñieåm cuûa quaù trình laäp baùo caùo taøi chính cuûa caùc Coâng ty trong thôøi gian vöøa qua. • Ñeà xuaát phöông phaùp laäp baùo caùo taøi chính taïi caùc coâng ty thöông maïi coù nhieàu ñôn vò thaønh vieân. • Ñeà xuaát phöông phaùp laäp vaø khai thaùc moät soá baùo caùo quaûn trò ñeå naâng cao vai troø cuûa keá toaùn trong giai ñoaïn hieän nay. • Ñeà xuaát caùc giaûi phaùp xaây döïng heä thoáng thoâng tin keá toaùn treân cô sôû lyù luaän saün coù vaø phöông phaùp laäp baùo caùo taøi chính, baùo caùo quaûn trò taïi caùc coâng ty thöông maïi coù nhieàu ñôn vò thaønh vieân. 2 Luaän aùn Thaïc syõ Khoa hoïc Kinh teá – Khoùa Cao hoïc 6 – Chuyeân ngaønh Keá toaùn Kieåm toaùn 3 PHÖÔNG PHAÙP NGHIEÂN CÖÙU Trong quaù trình nghieân cöùu ñeå xaây döïng luaän aùn, chuùng toâi döïa treân raát nhieàu phöông phaùp khaùc nhau, trong ñoù chuû yeáu laø : • Phöông phaùp nghieân cöùu chuû yeáu ñöôïc söû duïng laø phöông phaùp bieän chöùng duy vaät. • Vaän duïng nguyeân taéc toaøn dieän ñeå xem xeùt toaøn boä heä thoáng thoâng tin keá toaùn trong caùc Coâng ty Thöông maïi coù nhieàu ñôn vò thaønh vieân, khoâng taùch rôøi khaâu naøy vôùi khaâu khaùc trong quaù trình phaân tích heä thoáng. • Vaän duïng nguyeân taéc heä thoáng ñeå xem xeùt caùc nhaân toá caáu thaønh heä thoáng thoâng tin keá toaùn, söï taùc ñoäng, aûnh höôûng giöõa heä thoáng thoâng tin keá toaùn vôùi caùc heä thoáng thoâng tin khaùc trong toaøn boä doanh nghieäp. • Vaän duïng nguyeân taéc phaùt trieån ñeå xem xeùt vaán ñeà theo xu höôùng chuyeån ñoäng töø thaáp ñeán cao, töø ñôn giaûn ñeán phöùc taïp, töø nhöõng neàn taûng lyù luaän cô baûn ñeán söï bieán chuyeån linh hoaït cho phuø hôïp vôùi thöïc tieån. • Beân caïnh ñoù laø moät soá phöông phaùp khaùc nhö : phöông phaùp lòch söû vaø logic; phöông phaùp cuï theå vaø tröøu töôïng; phöông phaùp dieãn giaûi vaø quy naïp; phöông phaùp phaân tích vaø toång hôïp; phöông phaùp so saùnh vaø ñoái chieáu .... 4 BOÁ CUÏC CUÛA LUAÄN AÙN Luaän aùn ñöôïc xaây döïng bao goàm caùc khoaûn muïc nhö sau : • Muïc luïc. • Môû ñaàu. • Chöông 1 : Cô sôû lyù luaän veà Xaây döïng heä thoáng thoâng tin keá toaùn vaø laäp baùo caùo taøi chính. • Chöông 2 : Thöïc traïng heä thoáng thoâng tin vaø laäp baùo caùo taøi chính cuûa caùc Coâng ty Thöông maïi coù nhieàu ñôn vò thaønh vieân. • Chöông 3 : Ñònh höôùng xaây döïng heä thoáng thoâng tin vaø laäp baùo caùo taøi chính taïi caùc Coâng ty Thöông maïi coù nhieàu ñôn vò thaønh vieân. • Keát luaän. • Phuï luïc. • Taøi lieäu tham khaûo. 3 Luaän aùn Thaïc syõ Khoa hoïc Kinh teá – Khoùa Cao hoïc 6 – Chuyeân ngaønh Keá toaùn Kieåm toaùn CHÖÔNG I Cô Sôû Lyù Luaän Veà Xaây döïng Heä Thoáng Thoâng Tin & Laäp Baùo Caùo Taøi Chính Trong caùc phaàn trình baøy döôùi ñaây, chuùng toâi ñi saâu veà cô sôû lyù luaän trong quaù trình xaây döïng heä thoáng thoâng tin keá toaùn vaø laäp baùo caùo taøi chính. Vieäc trình baøy seõ ñöôïc thöïc hieän theo caùc trình töï sau ñaây: • Trình baøy veà khaùi nieäm keá toaùn vaø quy trình keá toaùn taïi moät doanh nghieäp noùi chung vaø caùc coâng ty thöông maïi coù nhieàu ñôn vò thaønh vieân noùi rieâng. • Töø baûn chaát, noäi dung, phöông phaùp vaø quy trình cuûa coâng taùc keá toaùn, chuùng toâi ñi saâu phaân tích caùc chu trình keá toaùn, caùc heä thoáng trong moãi chu trình vaø caùc hoà sô coù lieân quan ñeå coâng taùc keá toaùn coù theå thöïc hieän nhanh choùng, ít sai soùt vaø ñaùp öùng ñöôïc caùc yeâu caàu ñaët ra. • Treân cô sôû heä thoáng thoâng tin chuaån, chuùng toâi seõ nghieân cöùu vieäc thöïc hieän haïch toaùn keá toaùn töø vieäc khai thaùc heä thoáng, laäp caùc Soå chi tieát, nhaät kyù Soå caùi vaø laäp baùo caùo taøi chính. 1.1. KEÁ TOAÙN VAØ QUY TRÌNH KEÁ TOAÙN Hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh cuûa doanh nghieäp ñoøi hoûi phaûi hình thaønh moät boä maùy keá toaùn hoaøn chænh, nhaèm ghi cheùp, taäp hôïp, phaân loaïi caùc nghieäp vuï kinh teá phaùt sinh. Quaù trình ñoù ñöôïc baét ñaàu töø vieäc caùc laäp chöùng töø ban ñaàu, ñoái chieáu, kieåm tra .... cho ñeán khi hoaøn thaønh caùc baùo caùo taøi chính ñònh kyø treân cô sôû thöïc hieän vaø phoái hôïp caùc phöông phaùp, nguyeân taéc keá toaùn ñöôïc chaáp nhaän. Nhö vaäy, chuùng ta coù theå thaáy raèng caùc yeáu toá caáu thaønh trong coâng taùc keá toaùn thöôøng bao goàm: (1) Heä thoáng chöùng töø ban ñaàu; (2) Ghi nhaät kyù; (3) Ghi Soå caùi; (4) Thöïc hieän caùc buùt toaùn ñieàu chænh vaøo cuoái kyø keá toaùn; (5) Khoùa soå. 1.1.1. CHÖÙNG TÖØ BAN ÑAÀU: Chöùng töø ban ñaàu laø hoà sô mang tính chaát phaùp lyù ñeå quyeát ñònh ñeán vieäc haïch toaùn, phaân loaïi cuõng nhö laø cô sôû ñeå giaûi quyeát caùc tranh chaáp phaùt sinh (neáu coù). Chöùng töø ban ñaàu coù theå laø phieáu thu, phieáu chi, phieáu xuaát nhaäp kho, hoà sô quyeát toaùn.... Chöùng töø ban ñaàu laø taøi lieäu khoâng theå thieáu trong quy trình keá 4 Luaän aùn Thaïc syõ Khoa hoïc Kinh teá – Khoùa Cao hoïc 6 – Chuyeân ngaønh Keá toaùn Kieåm toaùn toaùn, khoâng coù noù vieäc haïch toaùn seõ khoâng trung thöïc vaø khoâng kieåm chöùng ñöôïc. 1.1.2. GHI NHAÄT KYÙ. Treân cô sôû caùc chöùng töø ban ñaàu ñaõ ñöôïc kieåm tra vaø xöû lyù, keá toaùn thöïc hieän vieäc ghi caùc nghieäp vuï kinh teá phaùt sinh vaøo nhaät kyù chung hoaëc coù theå söû duïng theâm caùc nhaät kyù chuyeân duøng cho töøng loaïi nghieäp vuï chuû yeáu. Ñoàng thôøi, keá toaùn ghi vaøo soå chi tieát cho töøng ñoái töôïng keá toaùn. Qua coâng ñoaïn naøy, thoâng tin keá toaùn ñöôïc chia taùch thaønh caùc luoàng thoâng tin khaùc nhau vaø ñi ñeán nhöõng nôi caàn thieát, ñoàng thôøi cuõng coù theå cung caáp ñöôïc phaàn naøo caùc thoâng tin ñeán caùc nhaø quaûn trò trong phaïm vi giôùi haïn cho pheùp. Giai ñoaïn naøy coù yù nghóa heát söùc quan troïng, noù laø ñieåm ñaàu tieân nhöng cuõng laø ñieåm quyeát ñònh ñeán phaàn lôùn söï chính xaùc cuûa caùc baùo caùo taøi chính. Khi ñieåm khôûi ñaàu naøy bò sai leäch, thoâng tin seõ bò truyeàn ñi leäch höôùng, phaûn aùnh khoâng chính xaùc nghieäp vuï kinh teá phaùt sinh, töø ñoù baùo caùo taøi chính seõ khoâng chính xaùc, taïo cho nhaø quaûn trò khoâng ñaùnh giaù ñuùng baûn chaát cuûa söï vieäc, do ñoù coù theå daãn ñeán nhöõng sai laàm nghieâm troïng khi ra quyeát ñònh. 1.1.3. GHI SOÅ CAÙI. Sau khi ñaõ hoaøn taát coâng taùc ghi nhaät kyù, ñoäng taùc tieáp theo seõ laø chuyeån töø nhaät kyù chung vaøo Soå caùi theo noäi dung nghieäp vuï kinh teá phaùt sinh. Tuøy theo quy moâ veà caùc nghieäp vuï kinh teá phaùt sinh maø Soå caùi coù theå ñöôïc môû vôùi caáu truùc ñôn giaûn hoaëc hình thaønh moät heä thoáng hoaøn chænh trong ñoù caùc Soå caùi ñöôïc taäp hôïp ñi keøm vôùi caùc Soå chi tieát ñeå boå sung caùc thoâng tin chi tieát nhaèm giaûi thích moät caùch roõ raøng, cuï theå, chính xaùc caùc thoâng tin ñöôïc caäp nhaät treân Soå caùi. 1.1.4. THÖÏC HIEÄN CAÙC BUÙT TOAÙN ÑIEÀU CHÆNH CUOÁI KYØ: Trong hoaït ñoäng thöïc tieãn, coù nhöõng nghieäp vuï kinh teá phaùt sinh aûnh höôûng ñeán nhieàu chu kyø keá toaùn khaùc nhau nhö vieäc trích khaáu hao taøi saûn coá ñònh, phaân boå chi phí, döï truø giaûm giaù haøng toàn kho... Maët khaùc, trong moät chu kyø keá toaùn coù caùc buùt toaùn ñöôïc haïch toaùn truøng laép nhö mua baùn noäi boä, thanh toaùn noäi boä.... cuõng caàn thieát phaûi coù söï hieäu chænh. Vì vaäy, keá toaùn phaûi thöïc hieän caùc buùt toaùn ñieàu chænh vaøo cuoái kyø keá toaùn. Ñaây laø moät coâng vieäc raát quan troïng, noù taïo cho ngöôøi keá toaùn xem xeùt laïi caùc buùt toaùn ñaõ ñöôïc ghi trong kyø vaø hieäu chænh caùc buùt toaùn sai, noù ñöa caùc luoàng thoâng tin chôø xöû lyù vaøo quy trình keá toaùn trong kyø cuõng nhö chuaån bò cho kyø keá toaùn tieáp theo. Qua ñoäng taùc naøy, caùc khoaûn chi phí seõ ñöôïc tính ñuû hôn, caùc khoaûn 5 Luaän aùn Thaïc syõ Khoa hoïc Kinh teá – Khoùa Cao hoïc 6 – Chuyeân ngaønh Keá toaùn Kieåm toaùn doanh thu ñöôïc ghi nhaän trung thöïc hôn, laõi loã trong kyø ñöôïc phaûn aùnh chính xaùc hôn. Noùi moät caùch khaùc ñi, caùc baùo caùo taøi chính cuûa doanh nghieäp seõ ñöôïc xaây döïng moät caùch loâgic hôn, khoa hoïc hôn vaø ñaùng tin caäy hôn. 1.1.5. KHOÙA SOÅ. Khoùa soå laø moät ñoäng taùc ñeå ruùt ra toaøn boä caùc soá dö cuoái kyø keá toaùn laøm cô sôû cho soá dö ñaàu kyø cuûa kyø keá toaùn tieáp theo. Khoùa soå cuõng laø ñoäng taùc sau cuøng ñeå laäp ra caùc baùo caùo taøi chính baét buoäc cuûa phaùp luaät hoaëc caùc baùo caùo taøi chính khaùc theo yeâu caàu cuûa nhaø quaûn trò nhö: Baûng caân ñoái keá toaùn, Baùo caùo Keát quaû kinh doanh, Baùo caùo löu chuyeån tieàn teä ... 1.2. HEÄ THOÁNG THOÂNG TIN KEÁ TOAÙN Khi xeùt veà khaùi nieäm heä thoáng, chuùng ta coù ñònh nghóa “Heä thoáng laø moät taäp hôïp caùc thaønh phaàn phoái hôïp nhau ñeå hoaøn thaønh moät loaït caùc muïc tieâu”. Nhö vaäy, xeùt moät caùch toång quan veà keá toaùn vaø qui trình keá toaùn ñaõ neâu treân, chuùng ta coù theå thaáy raèng quaù trình keá toaùn cuõng laø moät heä thoáng hoaøn chænh. Ñi saâu vaøo chi tieát cuûa heä thoáng thoâng tin keá toaùn, chuùng ta coù ñònh nghóa: “Heä thoáng thoâng tin Keá toaùn laø taäp hôïp nhöõng quaù trình thu thaäp, phaân loaïi, xöû lyù, toång hôïp caùc nghieäp vuï kinh teá phaùt sinh nhaèm muïc ñích cung caáp nhöõng baùo caùo taøi chính caàn thieát, chính xaùc vaø kòp thôøi phuïc vuï cho nhöõng ñoái töôïng söû duïng khaùc nhau”. Nhö vaäy, coù theå toùm taét quy trình keá toaùn thaønh sô ñoà sau ñaây: Döõ lieäu ñaàu vaøo Ghi nhaän Xöû lyù Baùo caùo Keát xuaát Ñeå heä thoáng thoâng tin keá toaùn coù theå hoaït ñoäng hieäu quaû, bao giôø cuõng coù caùc heä thoáng con hoã trôï cho coâng taùc xöû lyù thoâng tin cuûa heä thoáng chung döôùi daïng caùc chu trình, trong ñoù noåi baät caùc chu trình sau ñaây: (1) Chu trình doanh thu; (2) Chu trình chi phí; (3) Chu trình chuyeån ñoåi; (4) Chu trình taøi chính. Trong xu höôùng phaùt trieån cuûa khoa hoïc kyõ thuaät hieän ñaïi, phaàn lôùn caùc chu trình neâu treân ñeàu ñöôïc thöïc hieän thoâng qua heä thoáng maùy tính noái maïng. Do ñoù, trong phaïm vi giôùi haïn cuûa ñeà taøi nghieân cöùu naøy, chuùng toâi giaû ñònh raèng caùc qui trình neâu treân ñeàu ñöôïc tieán haønh baèng maùy tính thay vì baèng phöông phaùp thuû coâng voán ñaõ töông ñoái laïc haäu so vôùi hieän nay. Maët khaùc, trong quaù trình trình baøy, chuùng toâi ñaët ra moät soá giaû ñònh nhö sau : 6 Luaän aùn Thaïc syõ Khoa hoïc Kinh teá – Khoùa Cao hoïc 6 – Chuyeân ngaønh Keá toaùn Kieåm toaùn • Chæ taäp trung chuû yeáu vaøo moät soá chu trình chính yeáu, caùc coù tính chaát töông töï nhö caùc chu trình ñöôïc trình baøy seõ khoâng ñöôïc ñeà caäp ñeán. Bôûi vì coù theå suy dieãn moät caùch loâgic töø caùc chu trình chính yeáu sang caùc chu trình nhoû. • Heä thoáng taøi khoaûn keá toaùn, cheá ñoä soå keá toaùn, cheá ñoä chöùng töø ban ñaàu vaø phöông phaùp ghi soå ñöôïc aùp duïng theo quyeát ñònh soá 1141 TC/QÑ/CÑKT ngaøy 01/11/95 cuûa Boä Taøi chính. • Quaù trình luaân chuyeån chöùng töø ban ñaàu, soá löôïng moãi loaïi chöùng töø ... maëc nhieân ñöôïc aùp duïng theo quy ñònh. • Söï kieåm tra, keát noái giöõa caùc hoà sô chi tieát, hoà sô toång hôïp vaø keát xuaát thaønh baùo caùo taøi chính ñöôïc thöïc hieän baèng moät chöông trình töï ñoäng hoùa. Chuùng toâi chæ ñaët moái quan heä keát noái ñeå hieåu ñöôïc baûn chaát vaán ñeà chöù khoâng ñöa ra phöông thöùc thöïc hieän caùc ñoäng taùc keát noái ñoù. Bôûi vì ñaây laø coâng vieäc cuûa chuyeân vieân tin hoïc vaø tuøy thuoäc vaøo phaàn meàm ñöôïc söû duïng khi laäp trình. Vôùi caùc giaû ñònh treân, vieäc nghieân cöùu cuûa ñeà taøi seõ taäp trung vaøo thieát laäp caùc chu trình, caùc hoà sô caàn coù trong moãi chu trình vaø söï lieân keát giöõa caùc hoà sô ñoù. 1.2.1. NGUYEÂN TAÉC XAÂY DÖÏNG HEÄ THOÁNG THOÂNG TIN KEÁ TOAÙN Tröôùc khi ñi saâu phaân tích caùc chu trình trong heä thoáng, chuùng ta caàn phaûi quaùn trieät moät soá nguyeân taéc sau ñeå coù theå xaây döïng heä thoáng hoaøn chænh vaø hieäu quaû: • Heä thoáng phaûi cung caáp ñöôïc thoâng tin chính xaùc, kòp thôøi. • Heä thoáng phaûi coù theå aùp duïng ñöôïc trong thöïc tieãn. • Heä thoáng phaûi thoûa maõn ñöôïc yeâu caàu cuûa ngöôøi tham gia heä thoáng. • Heä thoáng phaûi phuø hôïp vôùi yeâu caàu thoâng tin cuûa doanh nghieäp vaø coù theå caûi taïo, môû roäng heä thoáng khi caàn thieát. • Heä thoáng phaûi ñöôïc thao taùc ñôn giaûn, tieän lôïi, khoâng ñoøi hoûi cao veà trình ñoä cuûa caùc chuyeân vieân tham gia heä thoáng. • Heä thoáng phaûi ñöôïc hoaøn thaønh trong moät thôøi gian nhaát ñònh. • Heä thoáng phaûi ñaït ñöôïc söï töông xöùng giöõa chi phí xaây döïng heä thoáng vaø caùc thaønh quaû do heä thoáng mang laïi. 7 Luaän aùn Thaïc syõ Khoa hoïc Kinh teá – Khoùa Cao hoïc 6 – Chuyeân ngaønh Keá toaùn Kieåm toaùn 1.2.2. CHU TRÌNH DOANH THU Doanh thu thöôøng coù moái quan heä ñan cheùo vôùi raát nhieàu hoaït ñoäng khaùc trong doanh nghieäp thoâng qua caùc nghieäp vuï kinh teá, tuy nhieân nhìn chung chu trình doanh thu thöôøng bao goàm: (1) Nhaän ñaët haøng cuûa khaùch haøng, (2) Giao haøng hoùa hoaëc dòch vuï cho khaùch haøng, (3) Yeâu caàu khaùch haøng thanh toaùn, (4) Nhaän tieàn thanh toaùn. Trong töøng tình huoáng cuï theå, caùc nghieäp vuï treân coù theå phaùt sinh cuøng luùc hoaëc xen keõ vôùi nhau hoaëc chæ ñôn leû töøng nghieäp vuï rieâng bieät. Tuy nhieân, khi xaây döïng heä thoáng, ngöôøi ta xöû duïng 4 heä thoáng öùng duïng khaùc nhau: (1) Heä thoáng ghi nhaän ñôn ñaët haøng (order entry system); (2) Heä thoáng giao haøng (shipping system); (3) Heä thoáng laäp hoùa ñôn (Billing system); (4) Heä thoáng thu tieàn. Caùc heä thoáng naøy ñöôïc lieân keát nhö sô ñoà ôû baûng 1 (trang 57) trong phuï luïc ñính keøm. 1.2.2.1. Heä thoáng ghi nhaän ñôn ñaët haøng (order entry system) Ñôn ñaët haøng duøng ñeå ghi nhaän yeâu caàu cung caáp haøng hoùa, dòch vuï cuûa doanh nghieäp töø khaùch haøng hoaëc ñôn vò thaønh vieân. Ñôn ñaët haøng coù theå laø phieáu yeâu caàu cung öùng haøng hoùa hoaëc nhöõng hôïp ñoàng mua baùn haøng hoùa. Ñeå ghi nhaän caùc thoâng tin lieân quan ñeán ñôn ñaët haøng, thoâng thöôøng coù hai hoà sô khaùc nhau: 1.2.2.1.1.Hoà sô toång hôïp Ñaây laø hoà sô löu tröõ nhöõng thoâng tin toång quaùt vaø ít bieán ñoäng veà khaùch haøng hoaëc ñôn vò thaønh vieân. Ñoâi khi chuùng coù theå thay ñoåi nhöng chæ mang tính chaát hieäu chænh hoaëc boå sung thoâng tin veà caùc khaùch haøng hoaëc ñôn vò thaønh vieân. Xuaát phaùt töø tính ñaëc thuø ñoù, hoà sô toång hôïp thöôøng bao goàm caùc thoâng tin: • Maõ soá khaùch haøng (Ñôn vò thaønh vieân): Thoâng tin naøy ñeå gaén moãi khaùch haøng cuûa doanh nghieäp vôùi moät maõ soá rieâng bieät vaø duy nhaát, qua ñoù ñaåy nhanh toác ñoä xöû lyù thoâng tin cuõng nhö khoâng taïo ra söï truøng laép trong löu tröõ döõ lieäu. • Caùc thoâng tin lieân quan ñeán khaùch haøng: Duøng ñeå löu tröõ nhöõng thoâng tin mang tính phaùp lyù cuûa khaùch haøng hoaëc ñôn vò thaønh vieân nhö: Teân, ñòa chæ, soá Ñaêng kyù kinh doanh (hoaëc soá CMND), ñieän thoaïi, fax (neáu coù).... Ñaây laø nhöõng thoâng tin toång quan veà khaùch haøng nhaèm giuùp cho doanh nghieäp hình dung sô löôïc veà ñoái taùc cuûa mình trong quaù trình toå chöùc saûn xuaát kinh doanh. 8 Luaän aùn Thaïc syõ Khoa hoïc Kinh teá – Khoùa Cao hoïc 6 – Chuyeân ngaønh Keá toaùn Kieåm toaùn • Caùc thoâng tin nhaän ñònh moät caùch toång quan cuûa doanh nghieäp veà khaùch haøng cuûa mình: Ñaây laø nhöõng thoâng tin cho pheùp ñaùnh giaù veà caùc ñoái taùc qua quaù trình mua, baùn, cung öùng haøng hoùa, dòch vuï, khaû naêng thanh toaùn cuûa khaùch haøng, möùc ñoä coâng nôï cho pheùp, soá dö thanh toaùn coâng nôï .... Nhö vaäy, vôùi moät hoà sô toång hôïp neâu treân, keá toaùn coù theå nhaän ñònh ñöôïc veà caùc khaùch haøng cuûa doanh nghieäp nhö khaû naêng thanh toaùn cuûa khaùch haøng; soá dö coâng nôï; khaû naêng thu hoài cuûa doanh nghieäp cuõng nhö khaû naêng phaùt sinh nôï khoù ñoøi.... Moät hoà sô toång hôïp coù theå nhö baûng 2 (trang 58) trong phuï luïc ñính keøm. 1.2.2.1.2.Hoà sô chi tieát: Beân caïnh hoà sô toång hôïp laø caùc hoà sô chi tieát coù lieân quan. Ñaây laø nhöõng hoà sô ghi nhaän caùc nghieäp vuï kinh teá phaùt sinh thöôøng xuyeân cuûa doanh nghieäp nhaèm löu tröõ vaø thoâng baùo ñeán caùc boä phaän coù traùch nhieäm thöïc hieän. Trong soá caùc hoà sô chi tieát chuùng ta thöôøng gaëp, thoâng thöôøng bao goàm: • Hoà sô hôïp ñoàng hoaëc ghi nhaän ñôn ñaët haøng: Duøng ñeå ghi nhaän caùc hôïp ñoàng ñaõ kyù keát hoaëc ñang ñöôïc ñaøm phaùn, trong hoà sô naøy thöôøng bao goàm caùc noäi dung nhö baûng 3 (trang 59) trong phuï luïc ñính keøm. Qua söï keát hôïp giöõa hoà sô naøy vaø hoà sô toång hôïp, keá toaùn coù theå coù ñöôïc raát nhieàu thoâng tin nhö: Caùc hôïp ñoàng ñaõ thöïc hieän hoaëc ñang thöïc hieän vôùi moät khaùch haøng; tình hình thöïc hieän hôïp ñoàng, tình hình thanh toaùn, caùc tranh chaáp phaùt sinh (neáu coù)..... • Hoà sô ñaët haøng: Ñaây laø hoà sô chi tieát hoùa noäi dung cuûa moät hôïp ñoàng hoaëc moät ñôn ñaët haøng nhaèm thoâng baùo cho caùc boä phaän khaùc chuaån bò soá löôïng haøng hoùa cung öùng kòp thôøi theo yeâu caàu. Noäi dung cuûa hoà sô naøy thöôøng bao goàm caùc thoâng tin nhö baûng 4 (trang 60) trong phuï luïc ñính keøm Nhö vaäy, heä thoáng ghi nhaän ñôn ñaët haøng ñöôïc phaân thaønh nhieàu caáp coù quan heä vôùi nhau thoâng qua caùc khoùa lieân heä (relation key). Sô ñoà sau seõ cho thaáy roõ hôn 9 Luaän aùn Thaïc syõ Khoa hoïc Kinh teá – Khoùa Cao hoïc 6 – Chuyeân ngaønh Keá toaùn Kieåm toaùn Hoà sô khaùch haøng (hoaëc ñôn vò thaønh vieân) Maõ soá khaùch haøng Caùc thoâng tin toång quan veà khaùch haøng hoaëc ñôn vò thaønh vieân Hoà sô hôïp ñoàng hoaëc ñôn ñaët haøng Maõ soá khaùch haøng Soá hôïp ñoàng hoaëc Caùc thoâng tin toång quan veà 01 hôïp ñôn ñaët haøng ñoàng hoaëc 01 ñôn ñaët haøng Hoà sô chi tieát soá löôïng haøng hoùa ñöôïc yeâu caàu cung öùng Soá hôïp ñoàng hoaëc ñôn ñaët haøng Chi tieát noäi dung cuûa hôïp ñoàng hoaëc ñôn ñaët haøng 1.2.2.2. Heä thoáng giao haøng (Shipping system) Keá toaùn thöôøng coù moät boä hoà sô chi tieát veà giao nhaän haøng hoùa ñöôïc keát hôïp chung vôùi hoà sô chi tieát ñôn ñaët haøng ñeå coù theå lieân keát giöõa soá löôïng ñaët haøng vaø soá löôïng giao haøng. Sau khi giao nhaän haøng hoùa, chöùng töø ñöôïc chuyeån ñeán phoøng keá toaùn ñeå caäp nhaät caùc thoâng tin coù lieân quan vaøo hoà sô chi tieát neâu treân, töø ñoù ghi nhaän doanh thu vaø xuaát hoùa ñôn baùn haøng. 1.2.2.3. Heä thoáng laäp hoùa ñôn Heä thoáng laäp hoùa ñôn thöôøng coù hoà sô chi tieát veà hoùa ñôn baùn haøng bao goàm caùc noäi dung nhö baûng 5 (trang 61) trong phuï luïc ñính keøm. Moái quan heä giöõa vieäc ñaët haøng, giao haøng vaø laäp hoùa ñôn theå hieän qua sô ñoà: 10 Luaän aùn Thaïc syõ Khoa hoïc Kinh teá – Khoùa Cao hoïc 6 – Chuyeân ngaønh Keá toaùn Kieåm toaùn Hoà sô khaùch haøng(ÑV thaønh vieân) Maõ soá khaùch haøng Hoà sô chi tieát HÑ hoaëc ÑÑH Caùc thoâng tin khaùc Soá HÑ hoaëc ÑÑH Noäi dung chi tieát Hoà sô chi tieát hoùa ñôn baùn haøng MS khaùch haøng Soá hôïp ñoàng hoaëc ñôn ñaët haøng Chi tieát hoùa ñôn Trong caùc doanh nghieäp lôùn, hoà sô hoùa ñôn baùn haøng coù theå phaân thaønh hoà sô ghi nhaän soá hoùa ñôn vaø hoà sô chi tieát hoùa ñôn baùn haøng. Hai hoà sô naøy seõ lieân keát vôùi nhau thoâng qua soá hoùa ñôn baùn haøng. 1.2.2.4. Heä thoáng thu tieàn Heä thoáng cuoái cuøng trong chu trình doanh thu laø heä thoáng thu tieàn. Taïi heä thoáng naøy, keá toaùn phaûi hình thaønh hoà sô chi tieát thanh toaùn, thoâng thöôøng bao goàm caùc noäi dung nhö baûng 6 (trang 62) trong phuï luïc ñính keøm. Hoà sô naøy ñöôïc lieân keát vôùi caùc hoà sô ñaõ ñeà caäp ôû treân thoâng qua caùc maõ khoùa ôû moãi taäp tin. Coù theå hình dung qua sô ñoà sau : Hoà sô khaùch haøng(ÑV thaønh vieân) Maõ soá khaùch haøng Hoà sô chi tieát hoùa ñôn Caùc thoâng tin khaùc Maõ soá hoùa ñôn Chi tieát hoùa ñôn baøn haøng Hoà sô Chi tieát thanh toaùn Maõ soá khaùch haøng Soá HÑ hoaëc ÑÑH Soá hoùa ñôn Chi tieát thoâng tin veà thanh toaùn Hoà sô chi tieát hôïp ñoàng hoaëc ñôn ñaët haøng Soá hôïp ñoàng hoaëc ñôn ñaët haøng Chi tieát haøng hoùa ñöôïc yeâu caàu vaø ñaõ ñöôïc giao nhaän Toùm laïi, moät chu trình doanh thu thoâng thöôøng seõ ñöôïc thöïc hieän qua caùc giai ñoaïn neâu treân vaø ñöôïc söû duïng ñính keøm vôùi caùc boä hoà sô caàn thieát nhaèm goùp phaàn cho vieäc quaûn lyù ñöôïc chaët cheõ, thuaän lôïi hôn. Ñoàng thôøi coù theå keát xuaát 11 Luaän aùn Thaïc syõ Khoa hoïc Kinh teá – Khoùa Cao hoïc 6 – Chuyeân ngaønh Keá toaùn Kieåm toaùn ñöôïc nhöõng thoâng tin caàn thieát phuïc vuï cho caùc nhaø quaûn trò doanh nghieäp. 1.2.3. CHU TRÌNH CHI PHÍ Chu trình chi phí ñöôïc söû duïng ñeå ghi nhaän caùc söï kieän: (1) Ghi nhaän yeâu caàu ñaët haøng hay dòch vuï caàn thieát vaø ñöôïc ghi cheùp qua heä thoáng mua haøng; (2) Nhaän haøng hay dòch vuï vaø heä thoáng nhaän haøng ghi nhaän söï kieän naøy; (3) Xaùc ñònh nghóa vuï thanh toaùn vaø ñöôïc xöû lyù baèng heä thoáng thanh toaùn theo hoùa ñôn; (4) Ñôn vò nhaän thanh toaùn cuûa coâng ty vaø Heä thoáng chi traû tieàn seõ ghi cheùp söï kieän naøy. Caùc heä thoáng ñöôïc lieân keát nhö baûng 7 (trang 63) trong phuï luïc ñính keøm. Thoâng qua sô ñoà neâu treân, chuùng ta seõ deã daøng nhaän ra söï töông quan giöõa chu trình doanh thu vaø chu trình chi phí, theå hieän qua caùc heä thoáng sau ñaây: 1.2.3.1. Heä thoáng mua haøng vaø nhaän haøng: Töông töï heä thoáng ñôn ñaët haøng, heä thoáng mua haøng cuõng söû duïng caùc ñôn ñaët haøng caàn thieát nhöng seõ theo chieàu ngöôïc laïi laø töø doanh nghieäp ñeán khaùch haøng. Ñeå phaân bieät giöõa hai chu trình naøy, trong caùc hoà sô noùi treân, thoâng thöôøng chuùng ta söû duïng caùc khoùa “Loaïi hôïp ñoàng/Ñôn ñaët haøng” nhö ôû baûng 3 ñính keøm ñeå phaân bieät hôïp ñoàng (hoaëc ñôn ñaët haøng) thuoäc chu trình doanh thu hay chi phí. Töông töï nhö heä thoáng giao haøng cuûa chu trình doanh thu, heä thoáng nhaän haøng cuûa chu trình chi phí cuõng ñöôïc caäp nhaät caùc thoâng tin töông töï. vaø treân cô sôû caùc chöùng töø ghi nhaän vieäc giao vaø nhaän haøng hoùa, dòch vuï töø ñôn vò cung öùng. 1.2.3.2. Heä thoáng chöùng töø thanh toaùn Caên cöù vaøo hoùa ñôn cung öùng haøng hoùa, dòch vuï do khaùch haøng cung caáp, heä thoáng chöùng töø thanh toaùn seõ thöïc hieän vieäc ghi nhaän caùc nghóa vuï thanh toaùn. Trong heä thoáng naøy, seõ xuaát hieän caùc döõ lieäu chuû yeáu theo nhö hoà sô chi tieát hoùa ñôn ñaàu vaøo ôû baûng 8 (trang 64) trong phuï luïc ñính keøm. Thoâng qua vieäc keát hôïp döõ lieäu giöõa baûng 8 vaø baûng 6, doanh nghieäp seõ bieát ñöôïc caùc nghóa vuï thanh toaùn, caùc hoà sô ñaõ thanh toaùn cuõng nhö caùc khoaûn öùng tröôùc cho khaùch haøng,... 1.2.3.3. Heä thoáng chi tieàn Treân cô sôû khai thaùc heä thoáng thu tieàn trong chu trình doanh thu, heä thoáng chi tieàn cuõng bao goàm caùc thoâng tin töông töï vaø ñöôïc phaân bieät vôùi heä thoáng thu tieàn thoâng qua khoùa “soá phieáu thu/chi” nhö ôû baûng 6 ñính keøm. 12 Luaän aùn Thaïc syõ Khoa hoïc Kinh teá – Khoùa Cao hoïc 6 – Chuyeân ngaønh Keá toaùn Kieåm toaùn 1.2.4. CHU TRÌNH CHUYEÅN ÑOÅI Chu trình chuyeån ñoåi laø chu trình ghi cheùp, xöû lyù caùc nghieäp vuï kinh teá lieân quan ñeán moät söï kieän kinh teá – söï tieâu hao lao ñoäng, vaät lieäu vaø chi phí saûn xuaát chung (overhead) ñeå taïo ra thaønh phaåm hoaëc dòch vuï. ÔÛ ñaây, chuùng toâi taäp trung vaøo chu trình chuyeån ñoåi cuûa caùc coâng ty thöông maïi, do ñoù chu trình naøy chuû yeáu ñöôïc toå chöùc thaønh 03 heä thoáng öùng duïng: (1) Heä thoáng löông; (2) Heä thoáng haøng toàn kho; (3) Heä thoáng chi phí. Caùc heä thoáng naøy seõ xöû lyù caùc kieåu nghieäp vuï keá toaùn sau: (1) Mua haøng nhaäp kho; (2) Chuyeån ñoåi caùc khoaûn chi phí ñaàu vaøo trong quaù trình saûn xuaát ñeå tính hieäu quaû saûn xuaát kinh doanh; (3) Thanh toaùn löông. Trong caùc nghieäp vuï neâu treân, coù theå nhaän thaáy heä thoáng mua baùn haøng hoùa ñaõ ñöôïc ñeà caäp moät caùch toång quan ôû chu trình doanh thu vaø chi phí. Baûng 9 (trang 65) trong phuï luïc ñính keøm seõ cho pheùp nhaän ñònh roõ neùt hôn veà vaán ñeà ñoù. Ñeå hieåu roõ hôn veà caùc heä thoáng con trong chu trình chuyeån ñoåi, chuùng ta laàn löôït xem xeùt caùc heä thoáng naøy. 1.2.4.1. Heä thoáng löông Heä thoáng löông bao giôø cuõng laø moät heä thoáng phöùc taïp trong quaù trình xöû lyù thoâng tin keá toaùn, xuaát phaùt töø ñaëc ñieåm vaø tính chaát bieán ñoåi thöôøng xuyeân cuûa noù. Trong haàu heát caùc doanh nghieäp, heä thoáng naøy ñöôïc xöû lyù ôû phoøng Toå chöùc Caùn boä – Lao ñoäng Tieàn löông, do ñoù trong ñeà taøi nghieân cöùu naøy chuùng toâi khoâng ñi vaøo phaân tích cuï theå heä thoáng löông maø goäp chung vaøo heä thoáng chi phí ñöôïc trình baøy ôû döôùi ñaây. 1.2.4.2. Heä thoáng haøng toàn kho Thoâng thöôøng coù hai phöông phaùp keá toaùn haøng toàn kho ñöôïc aùp duïng laø phöông phaùp keâ khai ñònh kyø vaø phöông phaùp keâ khai thöôøng xuyeân. Ñeå ñôn giaûn hoùa vaán ñeà cuõng nhö khaû naêng öùng duïng coâng ngheä tin hoïc nhö hieän nay, chuùng ta seõ taäp trung vaøo phöông phaùp keâ khai thöôøng xuyeân trong quaù trình xaây döïng heä thoáng, trong ñoù phöông phaùp tính giaù xuaát kho ñöôïc aùp duïng laø phöông phaùp nhaäp tröôùc xuaát tröôùc (FIFO). Tröôùc tieân chuùng ta ñeà caäp ñeán caùc hoà sô coù theå coù trong heä thoáng haøng toàn kho, thoâng thöôøng bao goàm: Hoà sô toång hôïp vaø hoà sô chi tieát 13 Luaän aùn Thaïc syõ Khoa hoïc Kinh teá – Khoùa Cao hoïc 6 – Chuyeân ngaønh Keá toaùn Kieåm toaùn 1.2.4.2.1.Hoà sô toång hôïp Hoà sô toång hôïp veà haøng hoùa toàn kho cuõng töông töï nhö hoà sô toång hôïp veà khaùch haøng, noù taäp trung caùc yeáu toá cô baûn nhaát veà chi tieát haøng hoùa, loaïi haøng hoùa, nhaø cung öùng tieàm naêngaø Trong moät hoà sô toång hôïp thöôøng bao goàm caùc yeáu toá nhö baûng 10 vaø 11 (trang 66) trong phuï luïc ñính keøm. Qua baûng naøy chuùng ta coù theå bieát ñöôïc: • Maõ soá haøng hoùa : Maõ soá naøy taát nhieân khoâng truøng laép giöõa maët haøng naøy vôùi maët haøng khaùc,thoâng qua maõ soá naøy vieäc caäp nhaät thoâng tin seõ thuaän lôïi hôn. • Maõ soá nhoùm haøng: Nhaèm muïc tieâu keát hôïp caùc maët haøng thaønh nhoùm ñeå coù theå phaân khoái caùc loaïi haøng hoùa kinh doanh cuûa doanh nghieäp thaønh nhöõng nhoùm ñaëc tröng nhö: nhoùm löông thöïc thöïc phaåm, nhoùm saûn phaåm ñieän töû... • Caùc thoâng tin khaùc: Laø nhöõng thoâng tin gaén lieàn vôùi moät maët haøng vaø ít khi coù söï bieán ñoäng nhaèm taïo neàn cho caùc thoâng tin veà nhöõng haøng hoùa naøo ñoù. 1.2.4.2.2.Hoà sô chi tieát: Ñaây laø hoà sô ghi nhaän chi tieát töøng nghieäp vuï phaùt sinh coù lieân quan ñeán nhaäp, xuaát haøng hoùa vaø tính soá dö toàn kho cuoái kyø. Trong ñoù bao goàm caùc thoâng tin nhö baûng 12 vaø baûng 13 (trang 67 vaø 68) trong phuï luïc ñính keøm. Caùc thoâng tin naøy laø cô sôû ñeå tính toaùn vaø caäp nhaät caùc baùo caùo veà haøng hoùa toàn kho cuõng nhö xaùc ñònh keát quaû kinh doanh trong kyø keá toaùn. 1.2.4.3. Heä thoáng chi phí Trong heä thoáng naøy, thöôøng taäp trung vaøo caùc yeáu toá chi phí: (1) Taøi saûn vaø khaáu hao taøi saûn coá ñònh; (2) Coâng cuï duïng cuï vaø phaân boå chi phí Coâng cuï duïng cu; (3) Caùc chi phí phaùt sinh tröïc tieáp. Chuùng toâi seõ laàn löôït trình baøy caùc heä thoáng öùng duïng naøy. 1.2.4.3.1.Heä thoáng taøi saûn coá ñònh vaø khaáu hao TSCÑ Heä thoáng taøi saûn vaø khaáu hao TSCÑ thöôøng bao goàm caùc hoà sô chuû yeáu sau ñaây: • Hoà sô toång hôïp veà TSCÑ vaø boä phaän söû duïng: Ñaây laø hoà sô toång quaùt veà caùc loaïi TSCÑ, caùc boä phaän söû duïng TSCÑ goàm caùc thoâng tin chính nhö baûng 14 vaø baûng 15 (trang 69) trong phuï luïc ñính keøm. Vôùi yù nghóa cuûa caùc thoâng tin naøy, thoâng tin caäp nhaät seõ ñaùp öùng ñöôïc caùc yeâu caàu quaûn lyù cuõng nhö coâng taùc quaûn lyù keá toaùn seõ nhanh choùng. 14