Hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dược phẩm hà nội

  • Số trang: 71 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 12 |
  • Lượt tải: 0
hoangtuavartar

Đã đăng 24838 tài liệu

Mô tả:

lêi më ®Çu Trong sù chuyÓn m×nh cña nÒn kinh tÕ hiÖn nay ë n-íc ta, ®Ó cã thÓ tån t¹i vµ ph¸t triÓn c¸c doanh nghiÖp ph¶i tù chñ trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh vµ lµm ¨n cã l·i. Muèn thùc hiÖn ®-îc ®iÒu ®ã, mçi doanh nghiÖp ph¶i kh«ng ngõng ®æi míi, hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý, bé m¸y kÕ to¸n, c¶i tiÕn c¬ së vËt chÊt kü thuËt, ®Çu t- cho viÖc ¸p dông c¸c tiÕn bé khoa häc vµ c«ng nghÖ, ®ång thêi n©ng cao tr×nh ®é ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn. Môc tiªu hµng ®Çu cña c¸c Doanh nghiÖp lµ ®¹t ®-îc møc lîi nhuËn tèi ®a víi møc chi phÝ tèi thiÓu, ®Æc biÖt ®èi víi doanh nghiÖp s¶n xuÊt th× chi phÝ s¶n xuÊt s¶n phÈm lu«n lµ mét trong nh÷ng mèi quan t©m hµng ®Çu. TiÕt kiÖm chi phÝ s¶n xuÊt lu«n ®-îc coi lµ mét trong nh÷ng ch×a kho¸ cña sù t¨ng tr-ëng vµ ph¸t triÓn. §Ó lµm ®-îc ®iÒu nµy, nhÊt thiÕt c¸c Doanh nghiÖp s¶n xuÊt ph¶i quan t©m ®Õn yÕu tè ®Çu vµo trong ®ã chi phÝ nguyªn vËt liÖu lµ yÕu tè chi phÝ chiÕm tû träng lín trong toµn bé chi phÝ s¶n xuÊt. Nguyªn vËt liÖu lµ mét bé phËn quan träng cña hµng tån kho, nã ph¶n ¸nh t×nh h×nh s¶n xuÊt cña doanh nghiÖp cã ®-îc tiÕn hµnh b×nh th-êng kh«ng, kÕ ho¹ch thu mua vµ dù tr÷ NVL cña doanh nghiÖp cã hîp lý kh«ng. MÆt kh¸c sù biÕn ®éng cña NVL ¶nh h-ëng tíi gi¸ thµnh s¶n phÈm vµ lîi nhuËn cña doanh nghiÖp, ®iÒu nµy thÓ hiÖn ë chç NVL lµ ®èi t-îng cÊu thµnh thùc thÓ s¶n phÈm cho nªn tiÕt kiÖm cho phÝ NVL lµ biÖn ph¸p h÷u hiÖu ®Ó gi¶m gi¸ thµnh vµ t¨ng lîi nhuËn cho doanh nghiÖp. Thµnh lËp tõ n¨m 1965, C«ng ty Cæ phÇn D-îc phÈm Hµ Néi chuyªn s¶n xuÊt kinh doanh mÆt hµng lµ thuèc phôc vô cho nhu cÇu ch÷a bÖnh cña nh©n d©n. S¶n phÈm cña c«ng ty ®a d¹ng vÒ chñng lo¹i vµ mÉu m·, NVL trong c«ng ty chiÕm 65-75% gi¸ thµnh, cã lo¹i tíi 85% vµ ®©y lµ mét bé phËn dù tr÷ quan träng. ChÝnh nh÷ng ®Æc ®iÓm trªn ®· khiÕn cho c«ng t¸c qu¶n lý vµ ph¶n ¸nh t×nh h×nh biÕn ®éng NVL t¹i c«ng ty gÆp ph¶i mét sè khã kh¨n nhÊt ®Þnh. Trong qu¸ tr×nh h¹ch to¸n kinh tÕ, c«ng ty lu«n t×m mäi biÖn ph¸p c¶i tiÕn, ®æi míi cho phï hîp víi t×nh thùc tÕ, tuy nhiªn vÉn kh«ng tr¸nh khái nh÷ng khã kh¨n v-íng m¾c ®ßi hái ph¶i t×m ra ph-¬ng h-íng vµ biÖn ph¸p hoµn thiÖn. Lµ sinh viªn tr-êng §¹i häc Kinh tÕ quèc d©n, sau mét thêi gian thùc tËp t¹i c«ng ty Cæ phÇn D-îc phÈm Hµ Néi, nhËn thøc ®-îc tÇm quan träng cña c«ng t¸c h¹ch to¸n NVL ®èi víi c«ng t¸c qu¶n lý doanh nghiÖp s¶n xuÊt nãi chung vµ c«ng ty nãi riªng, em ®· ®i s©u nghiªn cøu ®Ò tµi: “H¹ch to¸n Nguyªn vËt liÖu víi viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lý vµ sö dông Nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty Cæ phÇn D-îc phÈm Hµ Néi” Ngoµi lêi më ®Çu vµ kÕt luËn, chuyªn ®Ò cã kÕt cÊu nh- sau: PhÇn I- Thùc tr¹ng vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n NVL víi viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lý NVL t¹i c«ng ty Cæ phÇn D-îc phÈm Hµ Néi. PhÇn II- Mét sè kiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn h¹ch to¸n kÕ to¸n NVL víi viÖc n©ng cao hiÓu qu¶ sö dông NVL t¹i C«ng ty Cæ phÇn D-îc phÈm Hµ Néi. phÇn I thùc tr¹ng vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n nvl víi viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lý nvl t¹i c«ng ty cæ phÇn d-îc phÈm hµ néi I. Tæng quan vÒ c«ng ty cæ phÇn d-îc phÈm hµ néi 1.Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý t¹i c«ng ty cæ phÇn D-îc PhÈm Hµ Néi Bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty Cæ phÇn D-îc phÈm Hµ Néi (S¬ ®å 1) ®-îc tæ chøc theo mét cÊp, C«ng ty lµ mét ®¬n vÞ h¹ch to¸n kinh tÕ ®éc lËp, cã ®Çy ®ñ t- c¸ch ph¸p nh©n trùc tiÕp quan hÖ víi ng©n hµng, víi c¸c kh¸ch hµng vµ chÞu tr¸ch nhiÖm tr-íc Nhµ n-íc vÒ qu¶n lý vµ sö dông nguån vèn cã hiÖu qu¶. Bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty tæ chøc theo ph-¬ng thøc trùc tuyÕn chøc n¨ng víi m« h×nh tËp trung, khÐp kÝn thèng nhÊt tõ Héi ®ång qu¶n trÞ tíi c¸c phßng ban, ph©n x-ëng ®Ó ®¸p øng nhu cÇu chuyªn m«n ho¸ s¶n xuÊt, thuËn tiÖn cho c«ng t¸c qu¶n lý vµ tæ chøc h¹ch to¸n kinh tÕ. +§¹i héi ®ång cæ ®«ng Gåm tÊt c¶ c¸c cæ ®«ng cã quyÒn biÓu quyÕt, lµ c¬ quan quyÕt ®Þnh cao nhÊt cña c«ng ty cæ phÇn. §¹i héi ®ång cæ ®«ng cã quyÒn BÇu, miÔn nhiÖm, b·i nhiÖm thµnh viªn Héi ®ång qu¶n trÞ, thµnh viªn ban kiÓm so¸t; QuyÕt ®Þnh söa ®æi, bæ sung ®iÒu lÖ c«ng ty; Th«ng qua B¸o c¸o tµi chÝnh hµng n¨m; Th«ng qua ®Þnh h-íng ph¸t triÓn cña c«ng ty, quyÕt ®Þnh b¸n tµi s¶n cã gi¸ trÞ lín. +Héi ®ång qu¶n trÞ (H§QT) Lµ c¬ quan qu¶n lý c«ng ty, cã toµn quyÒn nh©n danh c«ng ty ®Ó quyÕt ®Þnh mäi vÊn ®Ò liªn quan ®Õn chiÕn l-îc ph¸t triÓn, kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh, ph-¬ng ¸n ®Çu t- vµ c¸c vÊn ®Ò kinh doanh lín cña c«ng ty ®ång thêi quyÕt ®Þnh gi¶i ph¸p ph¸t triÓn thÞ tr-êng, tiÕp thÞ vµ c«ng nghÖ, th«ng qua hîp ®ång mua b¸n, vay, cho vay; Bæ nhiÖm, miÔn nhiÖm, c¸ch chøc Gi¸m ®èc vµ c¸n bé qu¶n lý quan träng kh¸c cña c«ng ty, quyÕt ®Þnh møc l-¬ng vµ lîi Ých kinh tÕ kh¸c cña c¸c c¸n bé qu¶n lý ®ã; QuyÕt ®Þnh c¬ cÊu tµi chÝnh, quy chÕ qu¶n lý néi bé c«ng ty, quyÕt ®Þnh thµnh lËp c«ng ty con, lËp chi nh¸nh, v¨n phßng ®¹i diÖn vµ viÖc gãp vèn, mua cæ phÇn cña doanh nghiÖp kh¸c. Chñ tÞch héi ®ång qu¶n trÞ do H§QT bÇu ra trong sè thµnh viªn cña H§QT. Chñ tÞch H§QT lµ ng-êi lËp ch-¬ng tr×nh vµ kÕ ho¹ch ho¹t ®éng cña H§QT, chuÈn bÞ ch-¬ng tr×nh, néi dung, c¸c tµi liÖu phôc vô cuéc häp, triÖu tËp vµ chñ to¹ cuéc häp H§QT. +Gi¸m ®èc c«ng ty Lµ ng-êi l·nh ®¹o, qu¶n lý vµ gi¸m s¸t mäi ho¹t ®éng chung cña c«ng ty, trùc tiÕp ®iÒu hµnh s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty theo kÕ ho¹ch, chÝnh s¸ch, ph¸p luËt cña Nhµ n-íc, chÝnh s¸ch cña Héi ®ång qu¶n trÞ vµ §¹i héi cæ ®«ng ®Ò ra. Lµ ng-êi kiÕn nghÞ ph-¬ng ¸n bè trÝ c¬ cÊu Tæ chøc, quy chÕ qu¶n lý néi b« c«ng ty, cã quyÒn bæ nhiÖm c¸ch chøc c¸c chøc danh qu¶n lý trong c«ng ty, quyÕt ®Þnh l-¬ng phô cÊp ®èi víi ng-êi trong c«ng ty. +Phã gi¸m ®èc kü thuËt Kiªm tr-ëng phßng kü thuËt phô tr¸ch kinh tÕ kü thuËt, gi¸m s¸t thùc hiÖn kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, chÊt l-îng s¶n phÈm, nhu cÇu vÒ vËt t- hµng ho¸ cho s¶n xuÊt. §iÒu hµnh viÖc thùc hiÖn c¸c kÕ ho¹ch phôc vô cho viÖc s¶n xuÊt nh-: TiÕn ®é, kü thuËt lµm mÆt hµng míi, kÕ ho¹ch c«ng t¸c d-îc chÝnh, kÕ ho¹ch an toµn lao ®éng. B¸o c¸o th-êng xuyªn, ®Þnh kú vÒ tiÕn ®é s¶n xuÊt cho gi¸m ®èc. +Phã gi¸m ®èc kinh doanh Lµ ng-êi thiÕt lËp c¸c chiÕn l-îc kinh doanh cña c«ng ty, ®iÒu chØnh c¸c chiÕn l-îc phï hîp víi c¬ chÕ kinh tÕ. +Phßng kÕ ho¹ch kinh doanh ChÞu sù ®iÒu hµnh trùc tiÕp cña kü s- kinh tÕ - Tr-ëng phßng kiªm phã gi¸m ®èc phô tr¸ch kinh doanh. Phßng kÕ ho¹ch – Kinh doanh gåm 21 c¸n bé, trong ®ã cã 16 d-îc sü ®¹i häc vµ trung cÊp c¸c ngµnh lµm c¸c c«ng t¸c vµ chøc n¨ng sau: - Cung tiªu, qu¶n lý vµ cung øng c¸c dông cô lao ®éng nhá cÇn thiÕt cho s¶n xuÊt, ®ång thêi lµm c¸c thñ tôc xuÊt kho thµnh phÈm, ban hµnh c¸c lÖnh s¶n xuÊt ®Õn c¸c ph©n x-ëng. - Nhãm kho: Gåm 14 c¸n bé lµm nhiÖm vô qu¶n lý sè l-îng, chÊt l-îng còng nh- cÊp ph¸t theo ®Þnh møc vËt t-, ®Þnh møc c¸c nguyªn liÖu, ho¸ chÊt ®ång thêi nªu ý kiÕn ®iÒu chØnh nh÷ng bÊt hîp lý trong ®Þnh møc vËt t-. - Nhãm Marketing: Gåm nh÷ng c¸n bé cã nhiÖm vô khai th¸c nguån hµng, mua NVL, ho¸ chÊt, phô liÖu bao b× cho s¶n xuÊt, ®ång thêi t×m b¹n hµng ®Ó ký hîp ®ång víi c¸c kh¸ch hµng lín cña c«ng ty. - Nhãm cöa hµng: Giíi thiÖu vµ b¸n s¶n phÈm cña c«ng ty +Phßng tæ chøc hµnh chÝnh Phßng gåm 9 ng-êi víi 5 c¸n bé chÝnh thøc. Tr-ëng phßng lµ mét D-îc sü cao cÊp, ®iÒu hµnh toµn bé c«ng viÖc chung, phßng cã mét kü s- kinh tÕ lµm c«ng t¸c tiÒn l-¬ng, chÕ ®é lao ®éng, ®Þnh møc lao ®éng vµ c¸c chÕ ®é chÝnh s¸ch kh¸c gåm: theo dâi, kiÓm tra, xÐt duyÖt, l-u tr÷ tÊt c¶ c¸c kho¶n chi tiªu trong quü l-¬ng, ®ång thêi lªn kÕ ho¹ch l-¬ng vµ kÕ ho¹ch quü l-¬ng thùc hiÖn hµng th¸ng. Gi¶i quyÕt chÕ ®é theo qui ®Þnh cña Nhµ n-íc cho c¸n bé c«ng nh©n viªn, h-u trÝ, mÊt søc. Ngoµi ra cßm cã 2 Ng-êi phô tr¸ch an toµn lao ®éng, mét ng-êi phô tr¸ch m¶ng hµnh chÝnh, mét n÷ y sü lµm c«ng t¸c ch¨m lo søc khoÎ cho c¸n bé c«ng nh©n viªn trong toµn c«ng ty. C«ng t¸c lÔ t©n, tæng ®µi, ®¸nh m¸y, phiªn dÞch do 2 n÷ nh©n viªn ®¶m nhËn. +Phßng kÕ to¸n - tµi vô Lµm nhiÖm vô trùc tiÕp qu¶n lý t×nh h×nh tµi chÝnh cña c«ng ty, tøc h¹ch to¸n kinh doanh s¶n xuÊt. Phßng gåm 7 c¸n bé chÞu sù gi¸m s¸t ®iÒu chØnh cña Gi¸m ®èc, cã chøc n¨ng tæ chøc c«ng t¸c tµi chÝnh kÕ to¸n qu¶n lý Tµi s¶n, vèn cña c«ng ty, cung cÊp th«ng tin cho viÖc ®iÒu hµnh qu¶n lý C«ng ty, vµ cho c¬ quan bªn ngoµi. TrÝch lËp, sö dông c¸c quü tiÒn l-¬ng, tiÒn th-ëng…cho c«ng nh©n viªn. +Phßng kiÓm nghiÖm Gåm 11 c¸n bé lµm c«ng t¸c kiÓm tra NVL vµ phô liÖu tr-íc khi ®-a vµo s¶n xuÊt, kiÓm nghiÖm c¸c b¸n thµnh phÈm, thµnh phÈm ®¶m b¶o s¶n phÈm cuèi cïng ®¹t tiªu chuÈn. +Phßng kü thuËt §©y lµ bé phËn cã vai trß quan träng nhÊt ®èi víi bé phËn s¶n xuÊt. Phßng gåm 6 ng-êi trong ®ã 2 c¸n bé phô tr¸ch chung lµ tr-ëng phßng vµ phã phßng, 4 ng-êi cßn l¹i lµ trî lý kü thuËt t¹i 4 ph©n x-ëng cã nhiÖm vô: Gi¸m s¸t, kiÓm tra liªn tôc vÒ mÆt kü thuËt ®èi víi tõng c«ng ®o¹n, nghiªn cøu s¶n xuÊt thö, xin phÐp ®¨ng kü mÆt hµng míi. +Ban c¬ ®iÖn Gåm 5 thî lµnh nghÒ cã nhiÖm vô tæ chøc tiÕn hµnh b¶o d-ìng ®Þnh kú vµ ®ét xuÊt cho c¸c ®¬n vÞ m¸y, tæ chøc l¾p ®Æt c¸c ®¬n vÞ m¸y kh¸c kÞp thêi ®-a vµo s¶n xuÊt. +Tæ b¶o vÖ Gåm 18 ng-êi phô tr¸ch c«ng t¸c b¶o vÖ, ®¶m b¶o sù an toµn cho s¶n xuÊt vµ an ninh. Trong s¶n xuÊt c«ng ty cã 3 ph©n x-ëng, c¸c s¶n phÈm cña tõng ph©n x-ëng ®-îc s¶n xuÊt riªng biÖt, kh«ng cã mèi quan hÖ víi nhau. - Ph©n x-ëng thuèc viªn: Lµ mét ph©n x-ëng lín cña c«ng ty, ph©n x-ëng chuyªn s¶n xuÊt c¸c lo¹i thuèc t©n d-îc d-íi d¹ng viªn nÐn vµ viªn nÐn Ðp vØ, viªn nang Ðp vØ. - Ph©n x-ëng M¾t èng: Lµ ph©n x-ëng chuyªn s¶n xuÊt c¸c lo¹i thuèc èng nh-: thuèc nhá m¾t, thuèc nhá mòi, phi la tèp… - Ph©n x-ëng §«ng D-îc: Lµ ph©n x-ëng chuyªn s¶n xuÊt c¸c lo¹i §«ng d-îc nh- dÇu cao xoa, cao b¸ch bé, xiro, chÌ h¹ huyÕt ¸p… Do tÝnh chÊt c¬ giíi ho¸ trong s¶n xuÊt nªn lùc l-îng lao ®éng trong c«ng ty kh«ng nhiÒu nh-ng phÇn lín cã tr×nh ®é ®¹i häc. Tæng sè lao ®éng trong c«ng ty lµ 210, trong ®ã c«ng nh©n s¶n xuÊt lµ 127 ng-êi, c¸n bé qu¶n lý lµ 83 ng-êi. Nh×n chung c¸ch bè trÝ tæ chøc cña c«ng ty lµ t-¬ng ®èi gän nhÑ. TÊt c¶ c¸c bé phËn phôc vô trùc tiÕp cho s¶n xuÊt ®Òu g¾n liÒn trong biªn chÕ c¸c phßng chøc n¨ng. ViÖc g¾n liÒn c¸c nhãm nµy vµo phßng hµnh chÝnh lµ nèi trùc tiÕp c¸c m¾t xÝch cuèi cïng cña d©y chuyÒn s¶n xuÊt vµo víi hÖ thèng ®iÒu hµnh cña c«ng ty, t¹o ®iÒu kiÖn cho quan hÖ gi÷a phßng ®iÒu hµnh víi c¸c ph©n x-ëng kh¨ng khÝt thµnh mét mèi vµ viÖc ®iÒu hµnh s¶n xuÊt ®-îc xuyªn suèt h¬n, nhê ®ã s¶n xuÊt t-¬ng ®èi æn ®Þnh, nhÞp nhµng, ®iÒu hoµ, rÊt thuËn lîi cho viÖc kh¶o s¸t vµ ®Þnh møc. Sau ®©y lµ c¸ch ph©n bæ c¸n bé qu¶n lý t¹i c¸c phßng ban (BiÓu sè 1). 2. Bé m¸y kÕ to¸n vµ tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i c«ng ty Cæ phÇn D-îc phÈm Hµ Néi 2.1.Bé m¸y kÕ to¸n Bé m¸y kÕ to¸n trªn gãc ®é tæ chøc lao ®éng kÕ to¸n lµ tËp hîp ®ång bé c¸c c¸n bé nh©n viªn kÕ to¸n ®Ó ®¶m b¶o thøc hiÖn khèi l-îng c«ng t¸c kÕ to¸n phÇn hµnh víi ®Çy ®ñ c¸c chøc n¨ng th«ng tin vµ kiÓm tra ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ c¬ së. C¸c nh©n viªn kÕ to¸n trong mét bé m¸y kÕ to¸n cã mèi liªn hÖ chÆt chÏ qua l¹i xuÊt ph¸t tõ sù ph©n c«ng lao ®éng phÇn hµnh trong bé m¸y. Mçi c¸n bé, nh©n viªn ®Òu ®-îc quy ®Þnh râ chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n, ®Ó tõ ®ã t¹o thµnh mèi liªn hÖ cã tÝnh vÞ trÝ, lÖ thuéc, chÕ -íc lÉn nhau. Guång m¸y kÕ to¸n ho¹t ®éng ®-îc cã hiÖu qu¶ lµ do sù ph©n c«ng, t¹o lËp mèi liªn hÖ chÆt chÏ gi÷a c¸c lo¹i lao ®éng kÕ to¸n theo tÝnh chÊt kh¸c nhau cña khèi l-îng c«ng t¸c kÕ to¸n. Bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty (S¬ ®å 2) ®-îc tæ chøc theo nguyªn t¾c tËp trung, cã nhiÖm vô tæ chøc thùc hiÖn vµ kiÓm tra viÖc chÊp hµnh c¸c c«ng t¸c kÕ to¸n trong ph¹m vi c«ng ty, gióp l·nh ®¹o c«ng ty tæ chøc c«ng t¸c qu¶n lý vµ ph©n tÝch ho¹t ®éng kinh tÕ, h-íng dÉn chØ ®¹o vµ kiÓm tra c¸c bé phËn trong c«ng ty, thùc hiÖn ®Çy ®ñ chÕ ®é ghi chÐp ban ®Çu, chÕ ®é h¹ch to¸n… Stt N¬i SL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 P.Tæ chøc- Hµnh chÝnh P.KÕ to¸n P.KÕ ho¹ch kinh doanh Kho Phßng kü thuËt P.Nghiªn cøu P.KiÓm nghiÖm Ban c¬ ®iÖn Ban b¶o vÖ PX M¾t èng PX Viªn PX §«ng d-îc Tæng 9 7 21 14 6 6 11 5 18 28 59 25 209 Giíi tÝnh Nam N÷ 4 0 5 5 0 2 1 5 16 4 28 5 75 5 7 16 9 6 4 10 0 2 24 31 20 134 Tr×nh ®é §H TC Kh¸c 5 6 13 1 6 2 8 1 1 7 9 2 61 BiÓu sè 1 : B¶ng ph©n bæ c¸n bé qu¶n lý t¹i c¸c phßng ban 2 0 3 5 0 1 2 0 1 2 8 1 25 2 1 5 8 0 3 1 4 16 19 42 22 123 §¹i héi ®ång cæ ®«ng Héi §ång Qu¶n TrÞ Ban Gi¸m §èc Phßng Tæ chøc – Hµnh chÝnh Phßng KÕ ho¹ch§iÒu ®é Kho xÝ nghiÖp QuÇy sè 31 L¸ng H¹ Phßng kinh doanh tiÕp thÞ Phßng Kü thuËt Phßng KiÓm nghiÖm C¸c cöa hµng QuÇy sè 7 Ngäc Kh¸nh QuÇy sè 8 Ngäc Kh¸nh Phßng KÕ to¸n- Tµi vô Ban c¬ ®iÖn §éi b¶o vÖ C¸c ph©n x-ëng Cöa hµng sè 37Hµng Than FX thuèc viªn FX M¾t èng FX §«ng D-îc S¬ ®å 1: S¬ ®å tæ chøc Bé m¸y qu¶n lý t¹i C«ng ty Cæ phÇn D-îc phÈm Hµ Néi Tæ s¶n xuÊt thö NhiÖm vô chøc n¨ng cña tõng c¸n bé trong bé m¸y kÕ to¸n: + KÕ to¸n tr-ëng: Lµ ng-êi tæ chøc, kiÓm tra c«ng t¸c kÕ to¸n cña c«ng ty, lµ ng-êi gióp viÖc trong lÜnh vùc chuyªn m«n kÕ to¸n, tµi chÝnh cho Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh ®ång thêi x¸c ®Þnh ®óng khèi l-îng c«ng t¸c kÕ to¸n nh»m thùc hiÖn hai chøc n¨ng c¬ b¶n cña kÕ to¸n lµ: th«ng tin vµ kiÓm tra ho¹t ®éng kinh doanh; §iÒu hµnh vµ kiÓm so¸t ho¹t ®éng cña bé m¸y kÕ to¸n; chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ nghiÖp vô chuyªn m«n kÕ to¸n, tµi chÝnh cña ®¬n vÞ thay mÆt nhµ n-íc kiÓm tra viÖc thùc hiÖn chÕ ®é, thÓ lÖ quy ®Þnh cña nhµ n-íc vÒ lÜnh vùc kÕ to¸n còng nhlÜnh vùc tµi chÝnh. KÕ to¸n tr-ëng cã quyÒn phæ biÕn chñ tr-¬ng vµ chØ ®¹o thùc hiÖn c¸c chñ tr-¬ng vÒ chuyªn m«n; ký duyÖt c¸c tµi liÖu kÕ to¸n, cã quyÒn tõ chèi kh«ng ký duyÖt vÊn ®Ò liªn quan ®Õn tµi chÝnh doanh nghiÖp kh«ng phï hîp víi chÕ ®é quy ®Þnh, cã quyÒn yªu cÇu c¸c bé phËn chøc n¨ng kh¸c trong bé m¸y qu¶n lý ë ®¬n vÞ cïng phèi hîp thùc hiÖn nh÷ng c«ng viÖc chuyªn m«n cã liªn quan tíi c¸c bé phËn chøc n¨ng ®ã. + Phã phßng tµi vô: ChÞu tr¸ch nhiÖm tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm, c¨n cø vµo chi phÝ ®· tÝnh ®Ó bót to¸n ghi sæ chi tiÕt cã liªn quan. Lµ mét c«ng ty nhá nªn phÇn kÕ to¸n tiÒn l-¬ng, kÕ to¸n tiªu thô thµnh phÈm còng do kÕ to¸n gi¸ thµnh ®¶m nhËn. + KÕ to¸n tiÒn mÆt: Theo dâi vµ kiÓm tra l¹i c¸c chõng tõ thu chi cña toµn c«ng ty vµ cuèi th¸ng lªn b¸o c¸o quü, vµo sæ chi tiÕt c«ng nî. + KÕ to¸n tiÒn göi ng©n hµng: Theo dâi c¸c kho¶n tiÒn göi, tiÒn vay, c¸c kho¶n tiÒn ph¶i nép lËp vµ qu¶n lý c¸c sæ chi tiÕt liªn quan. + Thñ quü: Qu¶n lý kÐt quü cña C«ng ty theo dâi thu, chi tiÒn mÆt hµng ngµy cuèi ngµy ®èi chiÕu víi sæ cña kÕ to¸n tiÒn mÆt cho khíp víi sè d- vµ chuyÓn toµn bé chøng tõ ®· nhËn trong ngµy cho kÕ to¸n tiÒn mÆt + KÕ to¸n nguyªn vËt liÖu: Theo dâi trùc tiÕp viÖc nhËp nguyªn vËt liÖu tõ ngoµi vµo vµ theo dâi viÖc xuÊt nguyªn vËt liÖu ®-a vµo s¶n xuÊt, lËp thÎ kho, lËp c¸c chøng tõ kÕ to¸n cã liªn quan ®Õn nhËp xuÊt nguyªn vËt liÖu. + KÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh: Theo dâi viÖc nhËp xuÊt vµ tÝnh khÊu hao hîp lý trªn c¬ së ph©n lo¹i tµi s¶n cè ®Þnh phï hîp víi t×nh h×nh sö dông vµ tû lÖ khÊu hao quy ®Þnh. + KÕ to¸n ph©n x-ëng: Do 2 kÕ to¸n ®¶m nhiÖm, cã nhiÖm vô tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt trùc tiÕp t¹i ph©n x-ëng. KÕ to¸n tr-ëng Phã phßng tµi vô KÕ to¸n ng©n hµng KÕ to¸n nguyªn vËt liÖu KÕ to¸n FX Viªn,M¾t èng KÕ to¸n tiÒn mÆt KÕ to¸n FX §«ng d-îc KÕ to¸n TSC§ Thñ quü S¬ ®å 2 : Bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng Ty CPDP Hµ Néi 2.2. Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n Thø nhÊt: HÖ thèng chøng tõ Mäi nghiÖp vô kinh tÕ, tµi chÝnh ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng trong viÖc sö dông kinh phÝ vµ thu chi Ng©n s¸ch cña ®¬n vÞ kÕ to¸n ®Òu ph¶i lËp chøng tõ. C¸c chøng tõ ®-îc sö dông ®Ó ghi c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ph¶i cã ®Çy ®ñ c¸c yÕu tè b¾t buéc cña mét chøng tõ cïng c¸c yÕu tè bæ sung cña ®¬n vÞ, c¸c chøng tõ sö dông ph¶i thÓ hiÖn ®-îc th«ng tin cÇn thiÕt cho qu¶n lý vµ ghi sæ kÕ to¸n ph¶i lËp theo ®óng qui ®Þnh cña chÕ ®é vµ ghi chÐp ®Çy ®ñ, kÞp thêi ®óng víi sù thùc nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. C«ng ty CPDP Hµ Néi hiÖn nay ®ang ¸p dông chÕ ®é chøng tõ kÕ to¸n doanh nghiÖp ban hµnh theo quyÕt ®Þnh sè1141 TC/C§KT ngµy 1/11/1995 cña Bé tr-ëng bé tµi chÝnh ®ång thêi còng cËp nhËt nh÷ng thay ®æi cña chÕ ®é míi ban hµnh gÇn ®©y vµo tõng phÇn hµnh kÕ to¸n cô thÓ, c¸c kÕ to¸n viªn vÉn sö dông ®Çy ®ñ c¸c chøng tõ b¾t buéc dµnh cho phÇn hµnh ®ã. Tr×nh tù lu©n chuyÓn chøng tõ kÕ to¸n t¹i c«ng ty bao gåm c¸c b-íc sau: - LËp chøng tõ kÕ to¸n theo c¸c yÕu tè cña chøng tõ (hoÆc tiÕp nhËn chøng tõ tõ bªn ngoµi) - KiÓm tra chøng tõ: kiÓm tra tÝnh hîp lÖ, hîp ph¸p vµ hîp lý cña chøng tõ nh-: ch÷ ký, tÝnh chÝnh x¸c cña sè liÖu. - Sö dông chøng tõ cho l·nh ®¹o nghiÖp vô vµ ghi sæ kÕ to¸n - B¶o qu¶n vµ sö dông chøng tõ kÕ to¸n trong kú h¹ch to¸n - ChuyÓn chøng tõ vµo l-u tr÷ vµ huû *HÖ thèng chøng tõ kÕ to¸n t¹i c«ng ty: - PhÇn hµnh kÕ to¸n tiÒn mÆt: GiÊy ®Ò nghÞ t¹m øng, giÊy thanh to¸n t¹m øng, Biªn lai thu tiÒn, PhiÕu thu, PhiÕu chi. - PhÇn hµnh kÕ to¸n tiÒn göi ng©n hµng: B¶ng kª nép sÐc, giÊy nép tiÒn vµo ng©n s¸ch nhµ n-íc b»ng chuyÓn kho¶n hay uû nhiÖm chi. - PhÇn hµnh Tµi s¶n cè ®Þnh: Biªn b¶n bµn giao TSC§, Biªn b¶n ®¸nh gi¸ l¹i TSC§, B¶ng tÝnh vµ ph©n bæ khÊu hao TSC§, Biªn b¶n thanh lý TSC§ ®Ó theo dâi vµ h¹ch to¸n TSC§. - PhÇn hµnh kÕ to¸n tiÒn l-¬ng: B¶ng thanh to¸n tiÒn l-¬ng, B¶ng chÊm c«ng, B¶ng thanh to¸n b¶o hiÓm x· héi. - PhÇn hµnh hµng tån kho: PhiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho, phiÕu nhËp kho kiªm vËn chuyÓn néi bé, thÎ kho. - PhÇn hµnh kÕ to¸n b¸n hµng: Ho¸ ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng. Thø hai: HÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n C«ng ty hiÖn nay ®ang ¸p dông hÖ thèng tµi kho¶n ban hµnh theo qui ®Þnh míi nhÊt cña Bé tµi chÝnh, tµi kho¶n cña c«ng ty ®-îc më chi tiÕt ®Õn cÊp 2 ®Ó phï hîp víi yªu cÇu s¶n xuÊt vµ qu¶n lý cña ®¬n vÞ. HÖ thèng tµi kho¶n cña ®¬n vÞ gåm c¸c tµi kho¶n: 111, 112, 113, 131, 133, 136, 138, 139, 141, 142, 144, 151, 152, 153, 154, 155, 156, 157, 159, 211, 214, 288, 241, 311, 331, 333, 334, 335, 335, 338, 341, 344, 411, 413, 414, 415, 421, 431, 511, 515, 521, 531, 532, 621, 622, 627, 632, 635, 641, 642, 711, 811, 911, 001, 002, 003, 004, 007, 009. *C¸c tµi kho¶n chi tiÕt nh-: 311-Vay ng¾n h¹n VN§ 311-Vay trung h¹n VN§ 311-Vay ng¾n h¹n USD 311-Vay trung h¹n USD V× c«ng ty h¹ch to¸n theo ph-¬ng ph¸p kª khai th-êng xuyªn nªn kh«ng sö dông tµi kho¶n 631,611. Thø ba: §Æc ®iÓm tæ chøc hÖ thèng sæ kÕ to¸n §Ó phï hîp víi quy m« s¶n xuÊt vµ tr×nh ®é lao ®éng kÕ to¸n, c«ng ty vËn dông h×nh thøc chøng tõ ghi sæ trong tæ chøc sæ kÕ to¸n. CT- GS ®-îc lËp ®Þnh kú 3 ngµy 1 lÇn (S¬ ®å 3). Chøng tõ gèc Chøng tõ ghi sæ Sæ quü Sæ c¸i :Ghi th-êng xuyªn : Ghi ®Þnh kú : §èi chiÕu, kiÓm tra S¬ ®å 3: Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¸o c¸o tµi chÝnh Tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n t¹i C«ng ty CPDP Hµ Néi CT- GS ®-îc lËp trªn c¬ së c¸c chøng tõ gèc cã liªn quan vµ c¸c b¸o c¸o tËp hîp chi tiÕt tõ c¸c ph©n x-ëng. Tõ CT-GS kÕ to¸n sÏ tiÕn hµnh vµo sæ c¸i c¸c tµi kho¶n. - HÖ thèng sæ chi tiÕt ®-îc c«ng ty sö dông lµ: Sæ theo dâi s¶n xuÊt, sæ chi tiÕt thµnh phÈm hµng ho¸, Sæ chi tiÕt vËt t-, Sæ tµi s¶n cè ®Þnh, Sæ chi tiÕt tiªu thô, Sæ chi tiÕt c«ng nî. - HÖ thèng sæ tæng hîp: Lµ sæ c¸i c¸c tµi kho¶n 111, 112, 131, 152, 153…,Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ… CT- GS ®-îc ®¸nh sè liªn tôc trong tõng th¸ng cã chøng tõ gèc ®Ýnh kÌm vµ ph¶i ®-îc kÕ to¸n tr-ëng duyÖt tr-íc khi vµo sæ kÕ to¸n. TÊt c¶ c¸c lo¹i sæ s¸ch mµ c«ng ty sö dông ®Òu tu©n thñ theo ®óng qui ®Þnh vÒ mÆt h×nh thøc vµ kÕt cÊu. Tuy nhiªn tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n cña c«ng ty ®· kh«ng lËp Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ nh- theo qui ®Þnh cña chÕ ®é. HiÖn nay c«ng ty cã sö dông hÖ thèng m¸y vi tÝnh ®Ó phôc vô cho c«ng t¸c kÕ to¸n. Tuy nhiªn, c«ng ty chØ sö dông phÇn mÒm vÒ excel tøc lµ b¶ng tÝnh to¸n th«ng th-êng chø kh«ng tù ®éng tËp hîp ®-îc sè liÖu vµo c¸c sæ tæng hîp vµ b¸o c¸o nh- phÇn mÒm Fast hay lµ effect. Hµng ngµy tõ c¸c ho¸ ®¬n hay c¸c phiÕu thu, chi kÕ to¸n viªn sö dông m¸y ®Ó nhËp d÷ liÖu vµo theo néi dung cña c¸c chøng tõ th«ng qua thiÕt bÞ nhËp d÷ liÖu lµ bµn phÝm, sau ®ã sö dông c¸c c«ng thøc cña b¶ng tÝnh cïng c¸c thao t¸c kÎ b¶ng biÓu ®Ó lËp c¸c sæ nh-: B¶ng tæng hîp doanh thu tõng th¸ng, B¶ng kª nhËp-xuÊt –tån, cuèi n¨m lËp c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh. Thø t-: HÖ thèng B¸o c¸o kÕ to¸n HiÖn nay c«ng ty ®ang sö dông hÖ thèng b¸o c¸o theo quyÕt ®Þnh sè 167/2000/Q§-BTC ngµy 25/10/2000 cïng bæ sung theo th«ng t- sè 89/2002/TTBTC ngµy 9/10/2002 vµ th«ng t- sè 105/2003/TT-BTC ngµy 04/11/2003 TT-BTC vÒ viÖc ban hµnh chÕ ®é B¸o c¸o tµi chÝnh doanh nghiÖp. C«ng ty cã hai h×nh thøc b¸o c¸o lµ B¸o c¸o tµi chÝnh vµ B¸o c¸o qu¶n trÞ: - B¸o c¸o tµi chÝnh: §Þnh kú vµo ngµy 31/12 hµng n¨m kÕ to¸n tæng hîp sÏ tiÕn hµnh c©n ®èi sæ s¸ch, tõ nh÷ng sæ c¸i vµ b¶ng tæng hîp chi tiÕt ®Ó lËp b¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh tõ ®ã lËp B¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh, B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n (BiÓu sè 2) vµ B¶ng thuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh, cßn hµng th¸ng c«ng ty kh«ng lËp B¸o c¸o tµi chÝnh. - HÖ thèng B¸o c¸o qu¶n trÞ: ®-îc lËp vµo ngµy cuèi cïng cña hµng th¸ng vµ theo tõng bé phËn, tõng ph©n x-ëng ®Ó phôc vô cho kÕ to¸n tr-ëng trong viÖc x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh vµ hç trî cho ban l·nh ®¹o cña c«ng ty trong qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh qu¶n trÞ. C¸c b¸o c¸o qu¶n trÞ th-êng bao gåm: B¸o c¸o chi phÝ vµ gi¸ thµnh, B¸o c¸o b¸n hµng cña tõng quÇy hµng, B¸o c¸o hiÖu qu¶ kinh doanh. Bé, tæng c«ng ty… §¬n vÞ: MÉu sè B 01-DN B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n Ngµy 31th¸ng 12 n¨m 2003 §¬n vÞ tÝnh: §ång Tµi s¶n M·sè §Çu n¨m Cuèi n¨m 1 A-Tµi s¶n l-u ®éng vµ ®Çu t- ng¾n h¹n (100=110+120+130+140+150+160) I-TiÒn 2 100 3 37,131,258,967 4 47,013,927,731 110 7,548,417,357 5,584,920,782 1. TiÒn mÆt t¹i quü 2. TiÒn göi ng©n hµng III-C¸c kho¶n ph¶i thu 1. Ph¶i thu cña kh¸ch hµng 2. ThuÕ GTGT ®-îc khÊu trõ 3. Ph¶i thu kh¸c IV-Hµng tån kho 111 112 130 131 133 138 140 49,665,376 7,498,751,981 14,061,334,858 12,525,827,332 434,657,526 1,100,850,000 15,202,252,852 433,841,376 5,151,079,406 21,664,991,409 20,651,996,697 623,524,478 389,470,234 18,686,413,397 1. Nguyªn vËt liÖu tån kho 2. C«ng cô dông cô tån kho 3. ChiphÝ s¶n xuÊt kinh doanh dë dang 4. Thµnh phÈm tån kho 5. Hµng ho¸ tån kho V-Tµi s¶n l-u ®éng kh¸c 142 143 144 145 146 150 5,991,472,405 191,417,894 48,851,823 1,893,711,848 7,076,798,882 319,253,900 7,041,109,127 121,503,903 87,999,477 2,036,149,750 9,399,651,140 1,077,602,143 1. T¹m øng 2. Tµi s¶n thiÕu chê xö lý 3. Ký c-îc ký quü ng¾n h¹n B- Tµi s¶n cè ®Þnh ,®Çu t- dµi h¹n (200=210+220+230+240+241) I-Tµi s¶n cè ®Þnh 151 154 155 200 319,253,900 5,686,149,261 470,244,000 144,573,363 462,784,780 5,396,533,903 210 5,686,149,261 5,396,533,903 1. Tµi s¶n cè ®Þnh h÷u h×nh -Nguyªn gi¸ 211 212 5,686,149,261 10,546,011,759 5,396,533,903 11,037,508,401 -Gi¸ trÞ hao mßn luü kÕ Tæng céng tµi s¶n (250=100+200) 213 250 (4,859,862,498) 42,817,408,228 (5,640,974,498) 52,410,461,634 1 Nguån vèn 2 3 4 A-Nî ph¶i tr¶ (300=310+320+330) 300 34,689,243,768 43,377,797,442 I-Nî ng¾n h¹n 310 25,502,643,768 36,620,697,442 1. Vay ng¾n h¹n 2. Ph¶i tr¶ cho ng-êi b¸n 3. ThuÕ vµ c¸c kho¶n phi nép NN 4. Ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn 5. Ph¶i tr¶ ph¶i nép kh¸c 6. Quü dù phßng trî cÊp mÊt viÖc lµm II-Nî dµi h¹n 311 313 315 316 318 320 7,017,771,310 15,120,345,877 411,208,842 20,000,000 2,933,317,739 9,186,600,000 5,373,016,666 30,719,020,437 139,451,315 96,247,257 251,512,967 41,448,800 6,757,100,000 1. Vay dµi h¹n B-Nguån vèn chñ së h÷u(400=410+420) 321 400 9,186,600,000 8,265,704,447 6,757,100,000 9,032,275,992 I-Nguån vèn ,quü 410 7,900,000,000 8,688,061,245 1. Nguån vèn kinh doanh 2. Quü ®Çu t- ph¸t triÓn 3. Quü dù phßng tµi chÝnh 4. Lîi nhuËn ch-a ph©n phèi II-Nguån kinh phÝ, quü kh¸c 411 414 415 416 420 7,900,000,000 365,704,447 7,900,000,000 138,162,678 55,265,000 594,633,567 344,214,747 1. Quü khen th-ëng, phóc lîi 422 365,704,447 344,214,747 Tæng céng nguån vèn(430=300+400) 430 42,954,948,215 52,410,073,434 Ng-êi lËp biÓu (Ký, hä tªn) KÕ to¸n tr-ëng (Ký, hä tªn) LËp, Ngµy th¸ng n¨m2003 Gi¸m ®èc (Ký, hä tªn, ®ãng dÊu) BiÓu sè 2 : B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n c«ng ty CPDP Hµ Néi II- Thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n NVL víi viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông NVL t¹i c«ng ty Cæ PhÇn D-îc PhÈm Hµ Néi 1. §Æc ®iÓm NVL vµ qu¶n lý NVL t¹i c«ng ty C«ng ty CPDP Hµ Néi lµ mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt ra hµng ho¸ lµ thuèc, gåm nhiÒu chñng lo¹i c¶ T©n D-îc vµ §«ng D-îc. Víi ®Æc ®iÓm riªng cña s¶n phÈm s¶n xuÊt mµ trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt c«ng ty ®· sö dông rÊt nhiÒu lo¹i NVL nh-: Bét C, bét B1, bét Becberin, Lactoza…cïng víi c¸c t¸ d-îc, ho¸ chÊt kÌm theo. NVL trong c«ng ty chiÕm kho¶n 65-75% gi¸ thµnh vµ cã gÇn 400 lo¹i NVL kh¸c nhau. HÇu hÕt c¸c NVL lµ quÝ hiÕm vµ ®Òu ph¶i nhËp khÈu, chØ cã bao b× dïng ®ãng gãi lµ mua trong n-íc. Mét sè NVL mµ c«ng ty sö dông cã gi¸ thµnh cao víi tÝnh chÊt lý, ho¸ kh¸c nhau, thêi gian sö dông ng¾n l¹i dÔ háng vµ rÊt khã b¶o qu¶n. Do vËy, c«ng t¸c qu¶n lý NVL ë c«ng ty ®-îc thùc hiÖn rÊt chÆt chÏ trªn tÊt c¶ c¸c kh©u nh»m võa ®¶m b¶o chÊt l-îng NVL l¹i võa ®¶m b¶o tÝnh tiÕt kiÖm, tÝnh hiÖu qu¶ trong sö dông, h¹n chÕ ®Õn møc thÊp nhÊt viÖc hháng, thÊt tho¸t vËt liÖu. C«ng t¸c qu¶n lý NVL ë c«ng ty ®-îc thùc hiÖn ë tÊt c¶ c¸c kh©u tõ thu mua, b¶o qu¶n, dù tr÷ vµ sö dông. - ë kh©u thu mua: Do s¶n xuÊt nhiÒu lo¹i thuèc, nhu cÇu sö dông vËt t- lín, ®a d¹ng vÒ chñng lo¹i vµ ®ßi hái cao vÒ chÊt l-îng nªn tÊt c¶ c¸c vËt liÖu cña c«ng ty ®Òu ®-îc mua theo kÕ ho¹ch do phßng Kinh doanh x©y dùng. VËt liÖu tr-íc khi nhËp kho ®-îc kiÓm tra chÆt chÏ vÒ mÆt sè l-îng, chÊt l-îng vµ chñng lo¹i. ViÖc t×m kiÕm nguån NVL trong n-íc thay thÕ NVL ngo¹i nhËp mµ vÉn d¶m b¶o vÒ chÊt l-îng lµ yªu cÇu vµ nhiÖm vô quan träng cña c«ng ty trong thêi gian tíi. - ë kh©u b¶o qu¶n: Do sè l-îng vµ chñng lo¹i vËt t- lín vµ yªu cÇu cao vÒ mÆt chÊt l-îng nªn viÖc b¶o qu¶n NVL ë c«ng ty rÊt ®-îc chó träng. C«ng ty ®· cho x©y dùng mét hÖ thèng kho b¶o qu¶n gåm 3 kho, kho1: kho vËt liÖu chÝnh; kho 2: kho bao b×; kho 3: vËt t- kü thuËt. C¸c kho ®Òu cã thñ kho trùc tiÕp qu¶n lý. HÖ thèng thiÕt bÞ trong kho t-¬ng ®èi ®Çy ®ñ gåm c©n, xe ®Èy, c¸c thiÕt bÞ phßng chèng ch¸y næ… nh»m ®¶m b¶o an toµn mét c¸ch tèi ®a cho vËt liÖu trong kho. §Æc biÖt ®èi víi NVL chÝnh nh- nhãm kh¸ng sinh ®-îc b¶o qu¶n trong nhµ l¹nh vµ ®Þnh kú hµng th¸ng c¸n bé kiÓm nghiÖm ®Õn kiÓm tra chÊt l-îng NVL trong kho. - ë kh©u dù tr÷: tÊt c¶ c¸c lo¹i vËt liÖu trong c«ng ty ®Òu ®-îc x©y dùng ®Þnh møc dù tr÷ tèi ®a, tèi thiÓu. C¸c ®Þnh møc nµy ®-îc lËp bëi c¸n bé phßng kinh doanh ®Ó ®¶m b¶o cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ®-îc liªn tôc, kh«ng bÞ gi¸n ®o¹n, ®ång thêi còng tr¸nh t×nh tr¹nh mua nhiÒu dÉn ®Õn ø ®äng vèn. - ë kh©u sö dông: Do chi phÝ NVL chiÕm tû träng lín trong tæng chi phÝ nªn ®Ó tiÕt kiÖm NVL,c«ng ty ®· cè g¾ng thùc hiÖn h¹ thÊp ®Þnh møc tiªu hao NVL mµ vÉn ®¶m b¶o chÊt l-îng s¶n phÈm. ViÖc sö dông NVL t¹i c¸c ph©n x-ëng ®-îc qu¶n lý theo ®Þnh møc. C«ng ty khuyÕn khÝch c¸c ph©n x-ëng sö dông NVL mét c¸ch tiÕt kiÖm, hiÖu qu¶ vµ cã chÕ ®é khen th-ëng thÝch hîp cho c¸c ph©n x-ëng sö dông cã hiÖu qu¶ NVL trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. 2. Ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu Tuy trong qu¸ tr×nh h¹ch to¸n, NVL cña c«ng ty kh«ng ®-îc chi tiÕt ho¸ theo tµi kho¶n ®Ó h¹ch to¸n nh-ng trong c«ng t¸c qu¶n lý, dùa trªn v¹i trß vµ t¸c dông cña chóng trong s¶n xuÊt, NVL cña c«ng ty ®-îc ph©n thµnh c¸c lo¹i sau: - NVL chÝnh: lµ nh÷ng chÊt cÊu thµnh nªn thùc thÓ cña s¶n phÈm mét c¸ch æn ®Þnh vµ trùc tiÕp. Nh- bét Ampicilin ®Ó s¶n xuÊt viªn Ampicilin, bét Vitamin B1 dïng ®Ó s¶n xuÊt viªn Vitamin B1… - VËt liÖu phô: th-êng lµ bét s¾n, bét tan, bét ng« vµ c¸c lo¹i t¸ d-îc kh¸c. VËt liÖu phô tuy kh«ng cÊu thµnh nªn thùc thÓ s¶n phÈm nh-ng ®-îc kÕt hîp víi NVL chÝnh lµm thay ®æi h×nh d¸ng, mïi vÞ mµu s¾c cña s¶n phÈm, gãp phÇn lµm t¨ng chÊt l-îng s¶n phÈm. - Nhiªn liÖu: Bao gåm dÇu Diezel, ®iÖn, x¨ng… cung cÊp nhiÖt l-îng cho s¶n xuÊt còng nh- sö dông cho c¸c ho¹t ®éng kh¸c trong c«ng ty. - Phô tïng thay thÕ: D©y curoa, vßng bi, èc vÝt…phôc vô cho viÖc thay thÕ, söa ch÷a thiÕt bÞ. C¸ch ph©n lo¹i nh- trªn gióp cho qu¸ tr×nh qu¶n lý vµ kiÓm tra h¹ch to¸n NVL ®-îc thuËn tiÖn h¬n, nãi chung lµ phï hîp víi ®Æc ®iÓm SXKD cña c«ng ty. Tuy nhiªn, c«ng ty vÉn ch-a x©y dùng Sæ danh ®iÓm NVL vµ viÖc ®Æt m· hiÖu ®Ó qu¶n lý vËt t- nªn g©y nhiÒu khã kh¨n cho h¹ch to¸n chi tiÕt NVL. §Æc biÖt c«ng ty ch-a cã tµi kho¶n ®Ó theo dâi phÕ liÖu thu håi sau qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, phÕ liÖu cña c«ng ty kh«ng ®-îc ph¶n ¸nh trªn sæ s¸ch. Nh÷ng ®iÒu nµy khiÕn cho c«ng t¸c qu¶n lý bÞ ph©n t¸n, dÔ x¶y ra nhÇm lÉn, mÊt m¸t. 3. TÝnh gi¸ nguyªn vËt liÖu. Nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty ®-îc tÝnh theo nguyªn t¾c gi¸ thùc tÕ (gi¸ gèc) theo ®óng qui ®Þnh cña chuÈn mùc kÕ to¸n hiÖn hµnh. * §èi víi NVL nhËp kho: NVL nhËp kho cña c«ng ty lµ do mua ngoµi, chñ yÕu lµ nhËp khÈu. Gi¸ thùc tÕ NVL mua ngoµi nhËp kho ®-îc x¸c ®Þnh theo c«ng thøc sau: Gi¸ thùc tÕ Gi¸ trªn H§ Chi phÝ thu ThuÕ NhËp Gi¶m gi¸ NVL mua = (kh«ng cã + mua trùc + khÈu(nÕu cã) + hµng mua ngoµi VAT) tiÕp ®-îc h-ëng Chi phÝ thu mua trùc tiÕp bao gåm c¸c chi phÝ trong qu¸ tr×nh thu mua vËt liÖu: Chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dì, b¶o qu¶n, chi phÝ kiÓm nhËn nhËp kho… Tïy theo tõng hîp ®ång kinh tÕ ®· ký kÕt víi nhµ cung cÊp mµ c¸c lo¹i chi phÝ thu mua cã thÓ ®-îc céng hoÆc kh«ng ®-îc céng vµo gi¸ thùc tÕ cña NVL nhËp kho. NÕu chi phÝ vËn chuyÓn do bªn b¸n chÞu th× trÞ gi¸ thùc tÕ NVL mua ngoµi nhËp kho kh«ng bao gåm chi phÝ vËn chuyÓn. VÝ dô: Ngµy 9/4/2004, c«ng ty ®· mua 517 kg bét Becberin cña c«ng ty D-îc liÖu TW1 theo ho¸ ®¬n sè 0013178, ®¬n gi¸ ch-a cã thuÕ GTGT lµ 147000®/kg, thuÕ GTGT 5%. V× c«ng ty D-îc liÖu TW1 giao hµng ®Õn tËn kho cña c«ng ty vµ chi phÝ nµy do bªn b¸n tr¶ nªn sau khi cã sù kiÓm tra vÒ sè l-îng vµ chÊt l-îng, gi¸ thùc tÕ cña bét Becberin nhËp kho lµ: 517 x 174.000 = 89.958.000(®ång) * §èi víi NVL xuÊt kho: Gi¸ thùc tÕ NVL xuÊt kho t¹i c«ng ty ®-îc x¸c ®Þnh theo ph-¬ng ph¸p b×nh qu©n gia quyÒn. TrÞ gi¸ NVL xuÊt kho ®-îc tÝnh c¨n cø vµo sè l-îng NVL xuÊt kho trong kú vµ ®¬n gi¸ b×nh qu©n gia quyÒn thùc tÕ cña sè l-îng NVL tån ®Çu kú vµ nhËp trong kú. §¬n gi¸ b×nh qu©n gia quyÒn ®-îc tÝnh trong mét th¸ng. Cô thÓ, toµn bé NVL sö dông ë c«ng ty ®-îc theo dâi trªn ThÎ kho, trªn c¬ së theo dâi c¶ vÒ mÆt sè l-îng vµ mÆt gi¸ trÞ cña tõng lÇn nhËp. Sau mét th¸ng, kÕ to¸n vËt t- tÝnh ra ®¬n gi¸ b×nh qu©n gia quyÒn ®Ó tÝnh gi¸ xuÊt cho sè NVL xuÊt ra trong th¸ng theo c«ng thøc: §¬n gi¸ Gi¸ thùc tÕ NVL + Gi¸ thùc tÕ NVL b×nh tån ®Çu kú nhËp trong kú qu©n = gia quyÒn Sè l-îng NVL + Sè l-îng NVL Tån ®Çu kú nhËp trong kú VÝ dô: Trong th¸ng 3/2004 c«ng ty tÝnh gi¸ trÞ Dexametazol xuÊt kho nh- sau: -VËt liÖu tån ®Çu th¸ng 3/2004 lµ: 2.969,1kg ®¬n gi¸ 23.000®/kg trÞ gi¸ 68.289.300 ®ång - Ngµy 8/3 nhËp kho 1.000kg ®¬n gi¸ 22.500®/kg (ch-aVAT) trÞ gi¸ 22.500.000 ®ång. - Ngµy 8/3, 12/3, 15/3 xuÊt cho ph©n x-ëng èng m¾t tæng céng 315,9kg vµ 25/3 xuÊt cho ph©n x-ëng thùc nghiÖm 2kg. VËy tæng xuÊt lµ 217,9kg. KÕ to¸n vËt t- tÝnh ®¬n gi¸ xuÊt kho nh- sau: §¬n gi¸ 68.289.300 + 22.500.000 b×nh qu©n = = 22.874(®/kg) gia quyÒn 2.969,1 + 1000 TrÞ gi¸ NVL xuÊt kho lµ: 22.874 x 217,9 = 4.984.244,6 (®) 4. Tæ chøc chøng tõ ban ®Çu 4.1. §èi víi NVL nhËp kho (S¬ ®å 4 ) C¨n cø vµo kÕ ho¹ch s¶n xuÊt vµ dù tr÷, phßng kinh doanh tiÕn hµnh t×m kiÕm nhµ cung cÊp vµ göi ®¬n ®Æt hµng. Khi hµng vÒ, c¸n bé vËt t- ®-a hµng ph¶i b¸o cho phßng Kü thuËt ®Ó tiÕn hµnh kiÓm tra chÊt l-îng. KÕt qu¶ kiÓm nghiÖm ®-îc ghi vµo phiÕu kiÓm nghiÖm vµ nÕu ®¹t chÊt l-îng th× phßng Kinh doanh sÏ lËp nªn lÖnh nhËp kho. C¨n cø vµo Ho¸ ®¬n (GTGT) vµ phiÕu kiÓm nghiÖm, lÖnh nhËp kho phßng kÕ to¸n tiÕn hµnh lËp phiÕu nhËp kho. PhiÕu nhËp kho ®-îc lËp thµnh 4 liªn,1 liªn kÕ to¸n vËt t- gi÷, 1 liªn thñ kho gi÷ ®Ó lµm c¨n cø ghi thÎ kho, 1 liªn ®-îc l-u l¹i, cßn 1 liªn sÏ ®-îc c¸n bé thu mua chuyÓn cho kÕ to¸n thanh to¸n cïng víi Ho¸ ®¬n (GTGT) ®Ó lµm c¨n cø thanh to¸n cho kh¸ch hµng vµ ghi sæ. VÝ dô: Khi nhËp 1 l« hµng theo Ho¸ ®¬n (GTGT) sè 0099281 (BiÓu sè 3) cña c«ng ty V¹n Xu©n ngµy 22 th¸ng 3 n¨m 2004, phßng Kinh doanh tiÕn hµnh lËp lÖnh nhËp kho (BiÓu sè 4) vµ tõ ®ã phßng kÕ to¸n tiÕn hµnh lËp PhiÕu nhËp kho (BiÓu sè 5). PhiÕu nhËp kho ®-îc C«ng ty lËp ®Ó phï hîp víi yªu cÇu qu¶n lý cña m×nh vµ thuËn lîi cho c«ng t¸c h¹ch to¸n. V× vËy, trong phiÕu nhËp kho, c«ng ty ®· t¸ch ®-îc phÇn gi¸ trÞ thùc tÕ nhËp kho cña NVL, thuÕ GTGT ®Çu vµo vµ tæng gi¸ thanh to¸n cña NVL ®ã. Nh- vËy kÕ to¸n thanh to¸n còng nh- kÕ to¸n vËt t- sÏ dÔ dµng h¬n trong viÖc h¹ch to¸n thanh to¸n còng nh- h¹ch to¸n vËt t- v× gi¸ trÞ . Phßng kinh doanh Ng-êi giao hµng Phßng kü thuËt Phßng kÕ to¸n Thñ kho KÕ to¸n vËt t- NghiÖp vô nhËp kho B¶o qu¶n vµ l-u T×m kiÕm NCC vµ göi §¬n ®Æt hµng §Ò nghÞ nhËp kho KiÓm nghiÖm NVL vµ lËp phiÕu kiÓm nghiÖm LËp phiÕu NhËp kho NhËp kho vµ ghi thÎ kho Ghi sæ kÕ to¸n S¬ ®å 4- Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ nhËp kho NVL C¸c ph©n x-ëng Phßng kü thuËt Phßng kÕ to¸n Thñ kho KÕ to¸n vËt t- NghiÖp vô xuÊt kho B¶o qu¶n vµ l-u Yªu cÇu vÒ NVL DuyÖt lÖnh xuÊt LËp phiÕu xuÊt kho XuÊt kho S¬ ®å 5: Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ xuÊt kho NVL Ghi sæ kÕ to¸n
- Xem thêm -