Tài liệu Dự án đổi mới công tác xây dựng văn hóa doanh nghiệp và truyền thông nội bộ

QUẢN TRỊ HÀNH VI TỔ CHỨC ĐỀ BÀI Bạn hãy phát triển một dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm làm việc cho doanh nghiệp/tổ chức hiện nay bạn đang làm việc. Hãy xác định trong doanh nghiệp/tổ chức hiện tại của bạn, có các vấn đề hay cơ hội gì liên quan đến các chủ đề của môn học hành vi tổ chức? Tại sao? Bạn có giải pháp gì mang tính thực tiễn dựa trên cơ sở lý thuyết hành vi tổ chức? BÀI LÀM DỰ ÁN ĐỔI MỚI CÔNG TÁC XÂY DỰNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP VÀ TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ I. ĐẶT VẤN ĐỀ Thế giới đang thay đổi với tốc độ chóng mặt, thay đổi diễn ra quanh ta và đó là quy luật tất yếu của sự phát triển sứ mệnh của những nhà quản lý là phải nắm bắt được những sự thay đổi và điều chỉnh nó theo hướng có lợi cho tổ chức. Peter Drucker đã nói: “người thành công là người đón đầu sự thay đổi”. Không nằm ngoài quy luật đó, với mục đích phù hợp với sự phát triển và xu hướng _____________________________________________________________________________ thay đổi của xã hội, việc thay đổi trong lĩnh vực hành vi tổ chức có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Tuy nhiên thay đổi sẽ là lãng phí nếu không được nhìn nhận và thực hiện đúng cách, không ai có thể đoán được những gì đang chờ đợi mình ở con đường phía trước cần phải có kế hoach để chuẩn bị mọi điều kiện cho quá trình thực hiện sự thay đổi của công ty. Một công ty muốn thành công phải có 1 dự án tốt, những nhân viên tích cực tham gia đổi mới, có trách nhiệm với thế hệ hiện tại và tương lai. Là nhân viên trong Công ty Cổ phần truyền thông trực tuyến VTC, tôi nhận thấy rõ vai trò quan trọng từ việc tổ chức một doanh nghiệp, cấu trúc doanh nghiệp và quy trình làm việc trong đơn vị. Với 580 người nhân viên được cấu trúc theo mô hình gồm 6 phòng ban: phòng Giám đốc điều hành, Kinh doanh, Thông tin, Phòng IT, Phòng kế toán, Phòng hành chính Với mỗi phòng ban, nhiệm vụ và trách nhiệm là khác nhau nhưng với quy trình làm việc như hiện nay tôi nhận thấy cần phải có sự thay đổi trong hành vi tổ chức công việc cũng như về văn hóa doanh nghiệp, điều đó được thể hiện rõ bằng kết quả làm việc, hiệu quả trong công viêc có sự chênh lệch khá lớn giữa các phòng. Do vậy, một người lãnh đạo có tầm nhìn phải là người dám thay đổi và thay đổi được hành vi tổ chức trong đơn vị mình để mọi người cùng tham gia. Trong một tổ chức, bất kỳ một hành vi nào làm tác động vào tổ chức đều làm ảnh hưởng ít hay nhiều hoạt động trong tổ chức đó. Từ phong cách lãnh đạo của người quản lý, văn hóa doanh nghiệp trong tổ chức, sự cạnh tranh về quyền lực và _____________________________________________________________________________ 2 _____________________________________________________________________________ những xung đột cho đến cách thức làm việc của nhân viên, tất cả đều làm ảnh hưởng tới việc quản trị hành vi trong doanh nghiệp. II. SỰ CẦN THIẾT PHẢI ĐỔI MỚI 1. Những tồn tại - Văn hóa doanh nghiệp chưa được định hướng rõ ràng + Chưa định hướng được những nét tính cách chung trong toàn thể CBNV nên chưa tạo ra bản sắc văn hóa VTC Online + Chưa có định hướng một stlyle chung cho các sản phẩm hoặc dịch vụ của VTC để có thể nhận dạng ra khi nhìn thấy. - Truyền thông nội bộ chưa được quan tâm đúng mức: + Website nội bộ: Đã cập nhật khá đầy đủ tình hình hoạt động của Công ty, những chủ yếu là thông tin 1 chiều, ít tính tương tác. Diễn đàn ko có nhiều trao đổi. + Chưa có Bản tin nội bộ: Trong doanh nghiệp có tới hơn 500 CBNV, rất cần có bản tin nội bộ, mục đích của bản tin là truyền tải định hướng chiến lược của tập đòan truyền nhiệt huyết từ lãnh đạo xuống nhân viên. Cung cấp cho CBNV đầy đủ thông tin về tình hình hoạt động kinh doanh, sản xuất, đời sống trong Công ty, để mọi người hiểu rõ về tổ chức mình đang làm, tăng sự chia sẻ, gắn bó, hình thành tình yêu công ty. Là tiếng nói của CBNV để phán ánh những điểm tồn tại của Công ty nhằm tạo ra môi trường dân chủ, tôn trọng lẫn nhau, cùng nhau nỗ lực vì sự phát triển chung của Công ty _____________________________________________________________________________ 3 _____________________________________________________________________________ + Chưa có những mô hình sinh hoạt mang tính chia sẻ và giao lưu giữa lãnh đạo với nhau, lãnh đạo với nhân viên, nhân viên với nhau…. 2. Hậu quả o CBNV thiếu hiểu biết về con người, sản phẩm dịch vụ của công ty, nên không phát huy hết được thế mạnh tiềm ẩn trong đội ngũ o Văn hóa doanh nghiệp chưa có bản sắc, chưa tạo được động lực thúc đẩy CBNV phát huy hơn nữa sự sáng tạo, táo bạo trong công việc o Tình trạng nhân sự đến và đi xảy ra thường xuyên, gây nên tâm lý bất ổn, không thúc đẩy được ham muốn gắn bó lâu dài, máu thịt với doanh nghiệp nên CBNV thiếu tinh thần doanh nghiệp, thờ ơ với vận mệnh của doanh nghiệp. 3. Sự cần thiết - Công ty đã đủ lớn, cần chú trọng truyền thông nội bộ để thông tin được thống suốt, định hướng chiến lược của cty đến được từng thành viên và lãnh đạo cũng nắm được mọi thông tin cần thiết. - Đây là thời điểm tốt nhất để định hướng văn hóa doanh nghiệp mọi việc cần bắt đầu khi nó chưa hình thành thói quen không như mong muốn - Cần xây dựng các mô hình hoạt động cộng đồng trong và ngoài công ty để gắn kết thành viên, chia sẻ kinh nghiệm, xây dựng thương hiệu, phát triển kinh doanh. _____________________________________________________________________________ 4 _____________________________________________________________________________ CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1. Khái niệm Văn hóa DN “Cái gì còn lại khi tất cả những cái khác bị quên đi – đó là văn hóa” E. Herriot “VHDN là các giá trị mà các thế hệ thành viên của DN tạo dựng nên và ảnh hưởng đến cách hành xử của các thành viên trong DN đó”- PGS, TS Dương Thị Liễu – ĐH Kinh tế QD Văn hoá doanh nghiệp là toàn bộ các giá trị văn hoá được gây dựng nên trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp, trở thành các giá trị, các quan niệm và tập quán, truyền thống ăn sâu vào hoạt động của doanh nghiệp ấy và chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên của doanh nghiệp trong việc theo đuổi và thực hiện các mục đích. Cũng như văn hoá nói chung, văn hoá doanh nghiệp có những đặc trưng cụ thể riêng biệt. Trước hết, văn hoá doanh nghiệp là sản phẩm của những người cùng làm trong một doanh nghiệp và đáp ứng nhu cầu giá trị bền vững. Nó xác lập một hệ thống các giá trị được mọi người làm trong doanh nghiệp chia sẻ, chấp nhận, đề cao và ứng xử theo các giá trị đó. Văn hoá doanh nghiệp còn góp phần tạo nên sự khác biệt giữa các doanh nghiệp và được coi là truyền thống của riêng mỗi doanh nghiệp. Như trong công ty tôi, một văn hóa mà theo tôi tồn tại từ ngay khi mới thành lập doanh nghiệp tới nay có giá trị rất to lớn và ảnh hưởng tới văn hóa của nhân viên, đó là việc khi đến công ty, cả nhân viên và khách phải bỏ dép ra ngoài _____________________________________________________________________________ 5 _____________________________________________________________________________ và xếp ngăn nắp vào tủ, tất cả hoạt động trong công ty đều rất gọn gàng sạch sẽ. Đó là 1 nét rất riêng để thấy rõ sự ý thức trong từng cá nhân khi làm việc. 2. Cấu trúc Văn hóa Doanh nghiệp Văn hóa DN chia làm 3 tầng: - Tầng 1 chính là bề nổi, bao gồm cách bài trí nơi làm việc, logo, trang phục của nhân viên - Tầng 2 (bề chìm) gồm những giá trị được chia sẻ, chấp nhận và tuyên bố như chiến lược kinh doanh, mục tiêu, quy tắc, triết lý kinh doanh, quy chuẩn đạo đức - Tầng 3 là tầng sâu nhất gồm các quan niệm chung như giá trị nền tảng, cốt lõi của một doanh nghiệp… - VHDN gồm 6 thành phần: o Lễ nghi và những hoạt động thường ngày o Những câu chuyện và huyền thoại o Các biểu tượng o Cấu trúc quyền lực o Cấu trúc tổ chức o Hệ thống quản lý - Đẩy mạnh văn hóa DN _____________________________________________________________________________ 6 _____________________________________________________________________________ o Lãnh đạo và những nhà sáng lập o Lực lượng lao động ổn định o Giải thưởng thường xuyên mang tính văn hóa o Lựa chọn và xã hội hóa o Quản lý hệ thống văn hóa - Lợi ích của tổ chức có văn hóa mạnh o Điểu khiển được tổ chức o Tạo keo dính trong tổ chức o Nâng cao ý thức trong các hoạt động KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG I. Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp 1. Mục tiêu: - Xác định được những nét tính cách văn hóa VTC Online về con người, phong cách làm việc, hệ thống quản lý … mà công ty đã hình thành hoặc mong muốn hướng tới và truyền thông rộng rãi để hình thành tính cách văn hóa VTC Online - Xác định phong cách dịch vụ, đặc tính sản phẩm của VTC Online như là những nét văn hóa riêng, từ đó xây dựng và phát triển thương hiệu công ty 2. Hành động _____________________________________________________________________________ 7 _____________________________________________________________________________ - Mời chuyên gia văn hóa về nghiên cứu đặc điểm, định hướng của công ty để xây dựng hệ thống chuẩn mực cho văn hóa VTC Online - Ban hành những văn bản mang tính triết lý cho công ty như : Tầm nhìn, chiến lược, gia quy… - Ban hành hệ thống các tài liệu tầng 2 như quy định, quy chuẩn đạo đức, cấu trúc hệ thống, nghi lễ định kỳ… - Tạo dựng những hoạt động bề nổi như: May đồng phục, tạo các biểu tượng, xác định phong cách làm việc, trang trí văn phòng, các hoạt động văn hóa, phong trào… - Tổ chức các hoạt động, sự kiện để thúc đẩy sự phát triển văn hóa theo định hướng đã xác định - Truyền thông thường xuyên trên các phương tiện truyền thông nội bộ để mỗi CBNV đều hiểu và hướng tới. II. Truyền thông nội bộ 1. Mục tiêu: - Xây dựng được những kênh truyền thông nội bộ hấp dẫn, đảm bảo tối thiểu 50% CBNV theo dõi thường xuyên - Truyền tải định hướng chiến lược của tập đòan, truyền nhiệt huyết từ lãnh đạo xuống nhân viên nhằm thúc đẩy tinh thần tiên phong, sáng tạo, táo bạo và đam mê thành công. _____________________________________________________________________________ 8 _____________________________________________________________________________ - Cung cấp cho CBNV đầy đủ thông tin về tình hình hoạt động kinh doanh, sản xuất, đời sống trong Công ty, để mọi người hiểu rõ về tổ chức mình đang làm, tăng sự chia sẻ, gắn bó, hình thành tình yêu công ty. - Là tiếng nói của CBNV để phán ánh những điểm tồn tại của Công ty nhằm tạo ra môi trường dân chủ, tôn trọng lẫn nhau, cùng nhau nỗ lực vì sự phát triển chung của Công ty. - Tổ chức được những hoạt động tập thể hấp dẫn, tăng sự giao lưu, gắn kết, nâng cao đời sống tinh thần CBNV. 2. Xây dựng các kênh truyền thông 2.1 Onlife News: - Phát hành điện tử qua hệ thống Email và website của VTC trước mắt là hàng tuần. 2.2 Onlife Paper: - Báo in, phát hành hàng tháng, đăng tải những bài viết chuyên sâu, những gương mặt điển hình, mỗi tháng sẽ tập trung vào một chủ đề nổi bật của Công ty. 2.3 Online Claim: - Hệ thống phàn nàn nội bộ - CBNV được coi là khách hàng đối tượng phục vụ của các bộ phận chức năng, vì vậy, họ có quyền được phàn nàn về chất lượng các dịch vụ ko tốt. _____________________________________________________________________________ 9 _____________________________________________________________________________ - Sử dụng hệ thống KMS của Microsoft có thể chỉnh sửa để thành hệ thống ghi nhận lại các phàn nàn và theo dõi quá trình xử lý phàn nàn của những bộ phận/ cá nhân có liên quan. 2.4 Onlife web: - Hệ thống văn bản/ quyết định/ tài liệu/ hướng dẫn của công ty… - Chia sẻ các thông tin về công việc - Diễn đàn trao đổi - Đăng tải, lưu giữ tất cả những tin bài của Onlife News và Online Paper - Đăng tải những Clip, Phóng sự ảnh, blog cá nhân 2.5 Truyền thông khác: - Bảng tin tại các tầng - Chiếu Clip Công ty trên màn hình Led tại các tầng - Trưng bày các giải thưởng, thành tựu của VTC Online - Các hình ảnh/biểu tượng tại nhiều điểm trong Cty 3. Tổ chức Event nội bộ: Cần thiết phải xây dựng hệ thống events định kỳ bởi vì Lễ hội là nơi thể hiện rõ nhất văn hóa đời sống, văn hóa cư xử, sự văn minh của tổ chức lễ hội mang lại giá trị tinh thần rất thân thiết, tạo nên những nhung nhớ xao động, vì vậy, rất cần có những hoạt động/ lễ hội mang tính định kỳ để thành truyền thống của Công ty. _____________________________________________________________________________ 10 _____________________________________________________________________________ 4. Tổ chức các mô hình CLB: Là những CLB dành cho lãnh đạo, CLB nghề nghiệp hoặc sở thích. - Đây sẽ là nơi để mọi người giao lưu sau giờ làm việc, tăng hiểu biết, chia sẻ lẫn nhau 5. Xuất bản các ấn phẩm của Online: Số tay nhân viên, sử ký… CHƯƠNG TRÌNH 6 THÁNG CUỐI NĂM S TT Kinh Sản phẩm/sự kiện Thời điểm bắt đầu T NỘI BỘ 8 T 9 T 10 T 11 dự kiến T 12 phí S L D TT G (tr) 2 1 OnNews (hàng tuần) 0th 0 3 2 Onlife (hàng tháng) 0th 0 0 1 6 52 0 Thống nhất keywords cho 1 3 tính cách Cty 00 On Comer (Chào đón nhân 4 viên mới hàng tháng) 1 3 On music (Sinh hoạt văn 5 hóa hàng tháng) 1 5 3 rd 35 2 50 1 00 _____________________________________________________________________________ 11 _____________________________________________________________________________ On Sport (Ngày hội thể 5 6 thao) 10 On Sumup (Tổng kết cuối 5 0 1 7 năm) 1 00 1 00 9 8 Leader Club (hàng tháng) th 5 5 5 0 0 0 On Led (Chiếu Clip trên 9 màn hình Led tại thang máy) Bảng tin Trong 6 tháng trước mắt, chỉ khởi động những hoạt động trên thời gian sau sẽ tiếp tục duy trì và khởi động những hoạt động mới III. NHÂN SỰ THỰC HIỆN - Lãnh đạo phải là những người gương mẫu tiên phong trong việc định hướng VHDN bởi vai trò của lãnh đạo và những nhà sáng lập là quan trọng nhất - Phải có đội ngũ chuyên trách gồm 5 người để thực hiện và duy trì các hoạt động xây dựng VHDN và truyền thông nội bộ - Các lãnh đạo cấp trung cần tích cực hỗ trợ và tham gia nhiệt tình. Mỗi đơn vị phòng ban cần cam kết cử ra một người kiêm nhiệm thực hiện 2 nhiệm vụ trên - Xây dựng đội ngũ CTV từ tất cả các phòng ban, đơn vị, mỗi nơi phải có ít nhất 1 người tham gia mạng lưới VHDN và Truyền thông nội bộ _____________________________________________________________________________ 12 _____________________________________________________________________________ - Cần có sự đầu tư tài chính thích đáng cho hoạt động này trong doanh nghiệp. Nếu thực hiện tốt và theo đúng kế hoạch trên, chắc chăn, văn hóa DN và công tác truyền thông trong DN sẽ được đẩy mạnh, tạo nên một tập thể đoàn kết, chia sẻ và thúc đẩy sự phát triển của DN. Tóm lại, chúng ta có thể thấy rằng nền kinh tế thế giới đang dần vượt qua khỏi những ngày tháng “sống trong sợ hãi vì cơn bão suy thoái kinh tế” dù vậy, cơ bão suy thoái kinh tế chưa chấm dứt hẳn thì chúng ta đang phải đối đầu với rất nhiều sự bất ổn từ nội tại nền kinh tế, từ lạm phát, biến động tỷ giá đến tín dụng thắt chặt, thậm chí giá dầu, giá nguyên vật liêu cũng thay đổi bất thường. Sự thay đổi đó buộc doanh nghiệp phải tự cứu lấy mình, phải thay đổi và phải hành động. Một sự thay đổi có thể làm được sớm nhất đó chính là nội tại doanh nghiệp, chính là quản trị hành vi tổ chức hiện tại. Có làm triệt để được những vấn đề bên trong, doanh nghiệp mới có thể mở rộng khả năng cạnh tranh của mình ra bên ngoài. Có được điều đó, điều quan trọng nhất chính là hoạch định ra những bước đi dài hạn với một tầm nhìn xa trông rộng. Tài liệu tham khảo: - Giáo trình Quản trị hành vi tổ chức – Đại học GRIGGS _____________________________________________________________________________ 13 _____________________________________________________________________________ - Bài giảng Quản trị hành vi tổ chức của Chương trình đào tạo Thạc sĩ Quản trị kinh doanh Quốc tế. - Tài liệu hướng dẫn học tập hành vi tổ chức biên soạn bởi Thạc sỹ Tạ Thị Hồng Hạnh - Tài liệu nội bộ của Công ty Cổ phần truyền thông trực tuyến VTC. http://uhyvietnam.com.vn _____________________________________________________________________________ 14