Tài liệu Công tác văn thư lưu trữ ở uỷ ban nhân dân phường hòa khê, thực trạng và giải pháp

LỜI CẢM ƠN Sau gần hơn hai tháng thực tập ở Uỷ ban nhân dân phường, mặc dù thời gian không lâu lắm,nhưng nhờ sự giúp đỡ tận tình chỉ dẫn của các anh chị trong cơ quan, tôi đã học hỏi và biết thêm được những kiến thức cơ bản về quản lý Nhà nước trong vấn đề công tác văn thư- lưu trữ. Một trong những lĩnh vực quan trọng trong công tác văn phòng mà sau này tôi muốn ra trường sẽ được làm việc theo đúng chức vụ đó. Vì vậy, tôi muốn gửi lời tri ân đến những người đã hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong thời gian qua tới những cô chú lãnh đạo ở Phường Hòa Khê. Đặc biệt là chị Nguyễn Thị Tô Hiền và anh Nguyễn Lương Hoàng đã truyền đạt lại cho tôi nhiều điều bổ ích, những kỷ năng, kinh nghiệm cần thiết của nghiệp vụ văn thư. Cùng với đó, tôi xin cảm ơn sâu sắc đến thầy Trần Văn Sáng đã góp ý, hướng dẫn tận tình để tôi hoàn thành tốt đề tài báo cáo của mình. Trong thời gian thực tập, do trình độ của tôi còn kém và thời gian hạn hẹp nên bản báo cáo này còn nhiều thiếu sót, rất mong sự góp ý của thầy cô và các bạn. LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, thực trạng là do quá trình thực tập mà thu thập được. Nếu có sai sót, tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm. Đà Nẵng, ngày 24 tháng 03 năm 2017 Người viết báo cáo MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1 1.Tính cấp thiết của vấn đề:...................................................................................1 2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:.....................................................................1 3.Mục đích nghiên cứu:.........................................................................................1 4.Phương pháp nghiên cứu:...................................................................................1 5.Cấu trúc bài khóa luận:.......................................................................................2 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ. 3 1.1 Công tác văn thư..............................................................................................3 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư:........................................................................3 1.1.2 Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư................................................3 1.1.3 Tổ chức công tác văn thư:............................................................................8 1.1.4 Yêu cầu và ý nghĩa của công tác văn thư:....................................................9 1.2 Công tác lưu trữ:............................................................................................10 1.2.1 Khái niệm công tác lưu trữ:.......................................................................10 1.2.2 Nội dung và nhiệm vụ công tác lưu trữ:.....................................................11 1.3 Mối quan hệ và tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ:...................14 1.3.1 Tính chất của công tác văn thư và công tác lưu trữ...................................14 1.3.2 Mối quan hệ của công tác văn thư- lưu trữ:..............................................14 1.3.3 Tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ:.......................................15 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ Ở PHƯỜNG HÒA KHÊ.......................................................................................16 2.1. Khái quát chung về phường Hòa Khê:.........................................................16 2.2. Khái quát chung về Ủy ban nhân dân phường Hòa Khê..............................16 2.2.1. Vị trí, chức năng của Ủy ban nhân dân phường.......................................16 2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân phường................................16 2.2.3. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân phường Hòa Khê..........................17 2.3. Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường Hòa Khê:.....................................................................................................................18 2.3.1. Văn băn đến...............................................................................................19 2.3.2. Văn bản đi.................................................................................................24 2.3.3. Lập hồ sơ...................................................................................................29 2.3.4. Công tác quản lý và sử dụng con dấu.......................................................31 2.4. Ưu điểm và hạn chế trong công tác văn thư- lưu trữ ở UBND phường Hòa Khê......................................................................................................................32 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ...............................................34 3.1. Một số kiến nghị:..........................................................................................34 3.2. Một số giải pháp:..........................................................................................34 PHẦN KẾT LUẬN............................................................................................36 TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................37 CÁC TỪ VIẾT TẮT UBND: Uỷ ban nhân dân CBCC: Cán bộ công chức HĐND: Hội đồng nhân dân CV: Công văn VB: Văn bản HCNN: Hành chính nhà nước 1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của vấn đề: Trongxu thế hội nhập kinh tế quốc tế, đời sống kinh tế xã hội của đất nước có nhiều bước phát triển đặc biệt. Cùng với sự phát triển đó các giao dịch kinh tế, thương mại, dân sự ngày càng phổ biến và mang tính tất yếu. Nó diễn ra hàng ngày và không ngừng phát triển bởi nhu cầu sống bất tận của con người. Sự phát triển như vũ bão của khoa học, kĩ thuật làm nên những bước tiến mới trong xã hội loài người, cùng với đó đòi hỏi cần có những cơ quan, tổ chức để lãnh đạo, quản lý một cách hợp lý. Và trong mỗi cơ quan, tổ chức ấy văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quan trọng để liên kết giữa các bộ máy chính quyền, những doanh nghiệp, giữa nhà nước với nhân dân...Vì vậy, công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý, giải quyết công việc ở các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp...nhờ đó mà giúp đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin chuẩn xác, giúp giải quyết công việc nhanh chóng, đúng quyền lợi. Chính tầm quan trọng của công tác văn thư- lưu trữ đã thúc đẩy tôi chọn đề tài “ Công tác văn thư-lưu trữ ở Uỷ Ban Nhân Dân Phường Hòa Khê, thực trạng và giải pháp”. 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Trong đề tài này, tôi muốn đề cập đến lĩnh vực công tác văn thư- lưu trữ ở văn phòng Uỷ Ban Nhân Dân Phường Hòa Khê, Quận Thanh Khê, Thành Phố Đà Nẵng. Với việc đưa ra những cơ sở lý luận về văn thư- lưu trữ, cùng với việc tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ, chức năng ở nơi thực tập, tham gia công tác để nắm được những thực trạng trong quản lý văn thư- lưu trữ, sau đó đánh giá hiệu quả với những ưu, khuyết điểm và nêu ra giải pháp khắc phục. 3. Mục đích nghiên cứu: - Tìm hiểu thêm về công tác văn thư- lưu trữ. - Nắm được những kỷ năng, thao tác thực tế về công tác văn thư- lưu trữ. - Thấy được thực trạng và đưa ra giải pháp thiết thực nhằm hoàn thiện hơn về công tác văn thư- lưu trữ. 4. Phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp quan sát. - Phương pháp điều tra, khảo sát. - Phương pháp thống kê. 2 - Phương pháp so sánh. - Phương pháp hệ thống. 5. Cấu trúc bài khóa luận: Bài khóa luận nghiên cứu về đề tài “Công tác văn thư- lưu trữ ở Uỷ Ban Nhân Dân Phường Hòa Khê- Thực trạng và giải pháp” ngoài phần mở đầu và kết luận thìgồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư- lưu trữ. Chương 2: Thực trạng về công tác văn thư- lưu trữ ở Uỷ Ban Nhân Dân Phường Hòa Khê. Chương 3: Một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư- lưu trữ. 3 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 1.1. Công tác văn thư 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư: Công tác văn thư là tất cả các công việc liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với tài liệu đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan. Đây là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội, các đợn vị vũ trang.Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan. Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả. 1.1.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư 1.1.2.1. Vị trí của công tác văn thư: Nói đến công tác văn thu là nói đến những công việc liên quan đến văn bản giấy tờ, trong đó có soạn thảo, ban hành văn bản; tổ chức quản lý, giải quyết văn bản; lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Nếu thiếu một trong những nội dung trên thì công tác văn thư chưa thể nói là hoàn thiện và điều đó sẽ làm ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác của cơ quan. Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung là nội dung trong hoạt động văn phòng. Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn phòng và là một mắt xích trong hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị. Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan được xem như là một bộ phận quản lý Nhà nước. 1.1.2.2. Nội dung của công tác văn thư: Công tác văn thư gồm 03 nội dung sau: - Xây dựng và ban hành văn bản như: soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, đánh máy văn bản, ký và ban hành văn bản. - Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản bao gồm: quản lý, tổ chức giải quyết văn bản đến và quản lý, tổ chức giải quyết văn bản đi, văn bản mật, văn bản nội bộ, quản lý hồ sơ. - Quản lý và sử dụng con dấu. 4 Trong các cơ quan, tổ chức nhà nước, văn bản sử dụng như một phương tiện để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lí hoặc thông tin cần thiết hình thành trong cơ quan, tổ chức, đảm bảo sự điều hành, nó phản ánh đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động, quản lí của cơ quan, tổ chức đó. Để đảm bảo công tác văn thư đem lại hiệu quả cao, nhân viên văn thư đã phải thực hiện những nhiệm vụ sau: + Nhận, bóc bì, đóng dấu vào sổ công văn đi, đến. + Sơ bộ phân loại văn bản, trình giám đốc phê duyệt, chuyển giao theo dõi việc giải quyết văn bản đến. + Làm thủ tục gửi công văn đi, chuyển giao công văn, tài liệu. + Quản lí giấy mời họp, giấy giới thiệu. + Sử dụng và quản lí con dấu. 1.1.2.2.1. Xây dựng và ban hành văn bản: Văn bản nói chung là phương tiện ghi và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay kí hiệu nhất định. Văn bản là cánh tay giúp đỡ đắc lực cho hoạt động quản lí của cơ quan, tổ chức phản ánh đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động quản lí của cơ quan. Để làm tốt công tác văn bản khi xây dựng và soạn thảo văn bản nhân viên văn thư phải đảm bảo thực hiện theo đúng thể thức văn bản được quy định, sử dụng đúng ngôn ngữ, câu tư của văn bản , nắm vững chức năng , nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan ban hành văn bản. Tùy từng trường hợp cụ thể mà nhân viên văn thư tiến hành xây dựng văn bản theo các phương pháp soạn đề cương hoặc soạn trực tiếp trên máy vi tính. Trong các cơ quan thường ngày, tiếp nhận xử lí và ban hành nhiều văn bản để việc quản lí văn bản trong cơ quan được thống nhất, tuân theo một quy trình chặt chẽ từ khâu tiếp nhận, phân loại, soạn thảo, trình ký, in ấn, phát hành bảo đảm yêu cầu chung là kịp thời, chuẩn xác và an toàn.Các cơ quan doanh nghiệp xây dựng quy chế quản lí văn bản căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đã thực hiện và điều kiện thực tế về cơ cấu tổ chức cơ quan, tổ chức.Quy chế đó đã được phổ biến rộng rãi tới từng bộ phận, đơn vị, nhân viên trong cơ quan có liên quan đến công văn giấy tờ biết để thực hiện. Quy trình soạn thảo văn bản: 5 Bước 1: Xác định mục đích yêu cầu đối tượng và hình thức văn bản. Bước 2: Thu thập thông tin và xử lí thông tin. Bước 3: Xây dựng dàn bài, lập đề cương chi tiết, viết bản thảo. Bước 4: Duyệt và ký văn bản. Bước 5: Ban hành triển khai văn bản. Qúa trình xử lý văn bản phải đảm bảo được các nguyên tắc chung đó là: - Quản lí chặt chẽ: nguyên tắc này đảm bảo phát hành được sử dụng làm công cụ đắc lực cho quản lý, cho hoạt động sản xuất kinh doanh của cơ quan, tổ chức. Văn bản phải đăng ký không để mất mát trong quá trình lưu chuyển và sử dụng văn bản, khi đã sử dụng xong văn bản phải đưa vào sổ lưu trữ. - Văn bản phải đảm bảo bí mật. - Văn bản phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác. 1.1.2.2.2. Quản lý văn bản đến: Văn bản đến là văn bản, tài liệu, thư từ do tổ chức tiếp nhận từ các nơi khác đến bao gồm văn bản pháp quy, công văn thư mới, báo cáo, hồ sơ, đề án, đơn hàng... Theo quy định của Nhà nước, văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Cán bộ văn thư sau khi tiếp nhận văn bản phải tiến hành phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản đối với loại văn bản được bóc bì theo đúng quy định của Nhà nước. Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư đều phải đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến. Ssu khi được đóng dấu đến, văn bản được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy tính. Mẫu số đăng ký văn bản đến được thực hiện theo mẫu hướng dẫn tại công văn 425/VTLTNN-NVTW, đăng ký văn bản bằng máy tính thông qua phần mềm quản lý văn bản. Sau khi đăng ký, văn bản đến được gắn phiếu xử lý và trình lên cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được giao trách nhiệm xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Khi có ý kiến giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản được chuyển trở lại bộ phận văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến. Cán bộ văn thư có trách nhiệm chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến phải đảm bảo nhanh chóng, đúng đối tượng. Các đơn vị, cá nhân nhận được văn bản đến từ cán bộ 6 văn thư có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức. 1.1.2.2.3. Giải quyết văn bản đi: Văn bản đi là văn bản do cơ quan ban hành và gửi đi cho các cơ quan khác bao gồm cả cơ quan cấp trên, cấp dưới và đồng cấp. Theo nghị định 110/2004/NĐ-CP và công văn số 425/VTLTNN-NVTW, trước khi phát hành, văn bản đi phải được cán bộ văn thư kiểm tra về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày, tháng của văn bản. Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý. Số văn bản được đánh bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Văn bản đi sau khi lấy số sẽ được đóng dấu và nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định. Văn bản đi phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy tính. Căn cứ vào tổng số và số lượng văn bản đi hằng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập hồ sơ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Sau khi hoàn thành thủ tục văn thư, văn bản đi được chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo thông qua hình thức fax hay chuyển qua mạng thông tin nhanh hoặc chuyển theo đường bưu điện. Mỗi văn bản đi đều phải lưu ít nhất 2 bản chính. Một bản lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức và một bản lưu trong hồ sơ. Việc lưu văn bản thực hiện theo quy định Điều 19 của Nghị định 110/NĐ-CP. 1.1.2.2.4. Xử lý văn bản mật: Các mức độ mật: + Mật + Tối mật + Tuyệt mật Văn bản mật chia thành: + Văn bản mật đi + Văn bản mật đến Quản lí văn bản mật đến: 7 - Văn bản mật đến: bộ phận văn thư bóc bì ngoài và đăng ký vào sổ những thông tin được ghi trên bì; văn thư không được bóc bì bên trong mà phải chuyển ngay văn bản đến người có trách nhiệm giải quyết. - Đối với những văn bản mặt được gửi đến không đúng quy định phải báo cáo và chuyển đến người có trách nhiệm để giải quyết. Quản lý văn bản mật đi: STT Số kí Ngày hiệu Trích yếu nội Nơi tháng dung nhận Ngườ Độ Độ Ghi i kí mật khẩn chú - Lập phiếu gửi: phiếu gửi ghi rõ nơi gửi, số phiếu, nơi nhận, số và kí hiệu của văn bản mật gửi đi, đóng dấu độ mật của văn bản vào góc bên phải tờ phiếu. Phiếu gửi sẽ được cơ quan nhận văn bản mật kí xác nhận và gửi trả lại cho cơ quan gửi. - Làm phong bì: văn bản mật khi gửi đi được bỏ vào hai phong bì: phong bì bên ngoài như phong bì văn bản bình thường; phong bì thứ hai ghi rõ số, kí hiệu văn bản, tên cơ qan, đơn vị hoặc người nhận. Đóng dấu chỉ mức độ mật: A là tuyệt mật; B là tối mật: C là mật. 1.1.2.2.5. Xử lý văn bản nội bộ: Văn bản nội bộ là những văn bản do cơ quan ban hành và sử dụng trong nội bộ cơ quan. Phương thức tổ chức và quản lí văn bản nội bộ: văn bản nội bộ được soạn thảo và ban hành như văn bản đi và tiếp nhận, giải quyết như văn bản đến. 1.1.2.2.6. Quản lý và sử dụng con dấu: Con dấu cùng với chữ kí của người có thẩm quyền là những bộ phận cấu thành thể thức văn bản, khẳng định giá trị pháp lý của văn bản. Con dấu có ý nghĩa đảm bảo tính hợp pháp, chân thực của văn bản; biểu hiện quyền lực của cơ quan tạo lập văn bản; giúp chống giả mạo văn bản. Nguyên tắc đóng dấu: - Chỉ được đóng dấu vào các văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền. - Nhân viên văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản. - Không giao con dấu cho người khác khi chưa có chữ ký của người có thẩm quyền, giấy in sẵn tiêu đề, giấy trắng chưa có nội dung, giấy giới thiệu hoặc công lệnh chưa điền nội dung. 8 Lưu ý khi đóng dấu: - Không đóng dấu ngược, nhòe. - Không đóng dấu khi chưa có chữ ký của người thẩm quyền. Vị trí đóng dấu: - Đối với văn bản có phần đề kí văn bản: đóng dấu của cơ quan ở phần chữ ký trong văn bản. Dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía tay trái. - Đối với bảng phụ lục và bản không có phần đề kí: đóng dấu ở trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên phụ lục. - Đối với những văn bản quan trọng, tránh việc các trang trong văn bản có thể bị thay đổi cần đóng dấu giáp lai. Bảo quản con dấu: - Dấu của cơ quan phải được để tại trụ sở cơ quan, đúng nơi quy định, trong trường hợp đặc biệt, lãnh đạo cơ quan có thể mang con dấu ra khỏi trụ sở nhưng phải chịu trách nhiệm về việc giữ và đóng dấu. - Dấu phải giao cho một cán bộ văn thư đủ tin cẩn giữu và đóng dấu. - Không được dùng vật cứng để cọ và rửa dấu. Có thể ngâm vào xăng và dùng chổi lông để rửa. - Khi dấu bị mòn thì phải xin phép khắc dấu mới để thay thế và nộp lại dấu cũ. Trong trường hợp mất dấu phải báo ngay cho cơ quan gần nhất; đồng thời báo cáo cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu và thông báo hủy bỏ con dấu bị mất. 1.1.3. Tổ chức công tác văn thư: Khi xem xét tổ chức công tác văn thư có thể nghiên cứu 2 vấn đề sau: 1.1.3.1.Biên chế công tác văn thư: Để nghiên cứu bố trí hợp lý biên chế công tác văn thư phải dựa vào 3 yếu tố chủ yếu: Cơ cấu tổ chức của cơ quan, khối lượng công việc công tác văn thư và số lượng văn bản, tài liệu cơ quan. Trong đó bao gồm văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ. Trong công tác văn thư ngoài việc xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, việc bố trí cán bộ cũng có ý nghĩa rất lớn trong việc nâng cao năng suất và chất lượng hoạt động của cơ quan. Những cán bộ có trình độ cao, có năng lực thì bố trí những công việc khó, phức tạp như: Dự thảo văn bản, đọc soát văn bản, lập hồ sơ… Các cán bộ có trình độ thấp hơn thì đảm nhận những công việc đơn giản như: Vào sổ văn bản, viết phong bì. 9 Nhân viên văn thư ngoài yêu cầu về trình độ chuyên môn, trình độ văn hoá, phải có những phẩm chất như: Trung thực, điềm đạm, cẩn thận, lịch sự và luôn giữ bí mật trong công việc, năng suất và chất lượng công tác không cao và ảnh hưởng đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan nói chung. 1.1.3.2. Hình thức tổ chức công tác văn thư: Tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức của cơ quan, số lượng văn bản đi, văn bản đến và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để có thể tổ chức công tác văn thư theo một hình thức phù hợp. Các hình thức này bao gồm: - Hình thức văn thư tập trung: Theo hình thức này, hầu hết các tác nghiệp chuyên môn văn thưđược tập trung giải quyết ở một đơn vị chuyên môn. Hình thức này thường được áp dụng ở các cơ quan, xí nghiệp, đơn vị nhỏ, cơ cấu tổ chức ít phức tạp, số lượng văn bản ít. - Hình thức văn thư phân tán: Theo hình thức này, hầu hết các khâu nghiệp vụ công tác văn thưđược giải quyết ở các đơn vị cơ sở, tổ chức trực thuộc. Hình thức này được áp dụng ở các cơ quan, đơn vị, tổ chức có cơ cấu phức tạp, nhiều văn bản đi, đến có nhiều cơ sở ở cách xa nhau. - Hình thức văn thư hỗn hợp: Đây là hình thức tổ chức mà trong đó có một số khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư như: Đánh máy, in, đăng ký văn bảnđược tổ chức chung ở một nơi. Còn khâu nghiệp vụ khác như: theo dõi giải quyết văn bản, lưu văn bản được thực hiện ở các bộ phận, các đơn vị nhỏ. Hình thức văn thư hỗn hợp thường được áp dụng ở các cơ quan trong hệ thống hành pháp và quản lý hành chính Nhà nước. 1.1.4. Yêu cầu và ý nghĩa của công tác văn thư: 1.1.4.1. Yêu cầu của công tác văn thư: Trong quá trình thực hiện những nội dung trên cần phải đảm bảo những yêu cầu sau: - Nhanh chóng, kịp thời, đúng kỳ hạn. - Phải đảm bảo tính chính xác cao. - Mức độ bí mật của văn bản. - Sử dụng trang thiết bị hiện đại. 1.1.4.2. Ý nghĩa của công tác văn thư: 10 Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan đơn vị nói chung. Thông tin phục vụ quản lýđược cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đónguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý của Nhà nước. Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, vừa nâng cao năng suất vừa đảm bảo chất lượng, đúng chếđộ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế những vi phạm trong việc sử dụng các văn bản giấy tờđể làm trái pháp luật. Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của cơ quan. Nội dung các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan, bên cạnh đó nó sẽ là những bằng chứng quan trọng khi có những vi phạm xảy ra trong quá trình hoạt động. Công tác văn thư nề nếp sẽ lưu giữđược toàn bộ hồ sơ tài liệu bằng văn bản tạo điều kiện tốt nhất cho công tác lưu trữ của cơ quan. Đây là nguồn bổ sung chủ yếu, thưòng xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ tài liệu có giá trị. Trong các quá trình hoạt động của mình các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quốc gia.Nếu chất lượng hồ sơ không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ cơ quan thấp, nếu không sẽ gây khó khăn rất nhiều cho công tác lưu trữ. Công tác văn thư góp phần làm giảm bớt các giấy tờ vô dụng, tiết kiệm được công sức và tiền của cho cơ quan. Đồng thời công tác này giữ gìn đầy đủ những hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trịđể phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nộp vào lưu trữđể nghiên cứu và sử dụng lâu dài. 1.2. Công tác lưu trữ: 1.2.1. Khái niệm công tác lưu trữ: Lưu trữ trong khoa học lưu trữ và công tác lưu trữ được hiểu theo hai nghĩa: một là giữ lại, lưu lại; hai là cơ quan bảo quản và sử dụng tài liệu. - Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lí luận, thực tiễn có pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và 11 tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân. - Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn bản. Tất cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi (bản chính) và những hồ sơ, tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc. 1.2.2. Nội dung và nhiệm vụ công tác lưu trữ: 1.2.2.1. Vị trí của công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ là một khâu rất quan trọng trong quy trình xử lý thông tin, là một nội dung quan trọng trong hoạt động văn phòng.Công tác này ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý của cơ quan. Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, quản lý sản xuất kinh doanh... công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, đặc trưng pháp lý và tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định. 1.2.2.2. Nhiệm vụ của công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ gồm những nhiệm vụ chính sau đây: - Thu thập, xử lý, phân loại và sắp xếp các tài liệu . - Đánh giá tài liệu . - Thống kê tài liệu . - Bảo quản tài liệu . - Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu 1.2.2.3. Nội dung của công tác lưu trữ: 1.2.2.3.1. Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ: Bổ sung tài liệu lưu trữ bao gồm việc sưu tầm và thu thập tài liệu lưu trữ vào các phông lưu trữ của cơ quan Nhà nước Trung ương và địa phương theo nguyên tắc quản lý thống nhất. Sau khi thu thập bổ sung dung các biện pháp nghiệp vụ để phân loại tài liệu trong các phông lưu trữ. 12 Bổ sung tài liệu là công tác nghiên cứu các biện pháp để giao nộp một cách có chủđộng hợp lý và khoa học các tài liệu trong các phòng, các kho lưu trữ bảo quản và sử dụng theo quy định chung, theo các nguyên tắc đặt ra trong ngành lưu trữ. 1.2.2.3.2.Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ: Công tác chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ trong đó tài liệu lưu trữ được hệ thống hoá theo một phương pháp thích hợp và được cố định trật tự sắp xếp trong các phòng, kho lưu trữ nhằm mục đích bảo quản hoàn chỉnh và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. - Bước 1: Viết lịch sử hình thành phông. - Bước 2: Chỉnh lý tài liệu trong hồ sơ. - Bước 3: Viết bìa hồ sơ. - Bước 4: Viết chứng từ kết thúc. 1.2.2.3.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ: Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là phương pháp nghiệp vụ chuyên môn, xem xét hồ sơ tài liệu có giá trị về các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các gía trị khác để xác định tài liệu nào có giá trị cần lưu trữ bao lâu và hồ sơ tài liệu nào không cần lưu giữ (như xác định thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ). Khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ cần dựa vào 3 nguyên tắc cơ bản sau: - Tính lịch sử: Xem xét tài liệu trong điều kiện xã hội và việc hình thành. - Tính chính trị: Xem xét ý nghĩa chính trị của tài liệu để xác định thời hạn bảo quản hay tiêu huỷ. - Tính tổng hợp và toàn diện: Xem xét tài liệu không chỉ ở một mặt mà xét nó ở tính đa dạng. 1.2.2.3.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ: Là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học để kéo dài tuổi thọ chống hư hại đối với tài liệu lưu trữ và đảm bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ tốt hơn yêu cầu nghiên cứu khai thác tài liệu trước mắt và lâu dài. Tài liệu lưu trữ được hình thành từ những vật liệu chủ yếu như: giấy, phim... tuổi thọ của chúng phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện tự nhiên và kĩ thuật bảo quản. Không chỉ bảo quản tài liệu lưu trữ tránh ảnh hưởng xấu từ điều kiện tự nhiên mà còn phải bảo vệ được chúng không bị lộ các tài liệu có liên quan tới các bí mật an ninh, chính trị, quốc gia bên ngoài. 13 Vì vậy hệ thống kho lưu trữ phải đáp ứng được: - Bảo quản tài liệu lưu trữ chống lại sự phân hủy tự nhiên. - Chống lại sự đánh cắp, phá hủy tài liệu lưu trữ của kẻ thù. 1.2.2.3.5. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài liệu phục vụ các yêu cầu nghiên cứu. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của các cơ quan, tổ chức, nội dung chủ yếu là tổ chức phòng đoch phục vụ độc giả, công bố, giới thiệu trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ. Với mục đích cao nhất của công tác lưu trữ là bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Sử dụng tài liệu lưu trữ có thể có những hình thức cơ bản sau: - Mở các phòng đọc. - Giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng như sách, báo, đài, internet... - Tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu. 1.2.2.3.6. Tiêu hủy tài liệu lưu trữ: Tiêu hủy tài liệu trong trường hợp tài liệu không còn bất cứ giá trị nào đối với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.Mục đích chính của công tác này nhằm giải phóng chỗ để giảm bớt số lượng hồ sơ lưu trữ phải bảo quản. Trước khi tiêu hủy hồ sơ, tài liệu cần phải được đánh giá theo tiêu chí: - Gía trị chính trị: hồ sơ, tài liệu có tác dụng trong công tác lãnh đạo, định hướng hoạt động của cơ quan để xây dựng và phát triển kinh tế xã hội của đất nước và địa phương. - Gía trị khoa học: là chứng cứ tài liệu cho các công trình nghiên cứu cho việc xây dựng đề án và các kế hoạch. - Gía trị thực tiễn: phục vụ tra cứu hàng ngày. Khi đánh giá tài liệu cần xem xét nội dung, tác giả ban hành, địa điểm và hoàn cảnh hình thành...đánh giá những hồ sơ, tài liệu không cần thiết, hết giá trị, hết thời hạn sẽ đưa vào tiêu hủy. Khi tiêu hủy phải đốt hoặc dùng máy nghiền có sự chứng kiến của những người có trách nhiệm, tuyệt đối không được xé bỏ sơ sài hoặc bán giấy vụn. Sau khi tiêu hủy phải lập biên bản tiêu hủy có chữ ký của cán bộ lưu trữ, chữ ký của đại diện hội đồng xác định giá trị tài liệu và xác định của lãnh đạo cơ quan. 14 1.2.2.4. Ý nghĩa của công tác lưu trữ: - Việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản có thể từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng vì tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm. - Dựa trên những thông tin được lưu trữ để nghiên cứu tìm ra quyy luật vận động, từ đó dự báo về xu hướng phát triển của vấn đề trong tương lai. Tìm ra cách thức phù hợp với quy luật vận động của xã hội. - Công tác lưu trữ giúp cho việc đối chiếu, so sánh những số liệu, những việc làm cũ từ đó rút ra những mặt thuận lợi, khó khăn để áp dụng hoặc phòng tránh, rút kinh nghiệm. 1.3. Mối quan hệ và tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ: 1.3.1. Tính chất của công tác văn thư và công tác lưu trữ Tính chất cơ mật: Tài liệu chứa đựng nhiều bí mật của Đảng, Nhà nước, của ngành, của cơ quan... đòi hỏi công tác văn thư – lưu trữ phải tuân theo những nguyên tắc, chế độ, thủ tục chặt chẽ; cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ phải luôn luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, cảnh giác, ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế về bảo vệ tài liệu. Tính chất khoa học: Tài liệu chứa đựng một khối lượng thông tin rất lớn, để tổ chức sử dụng có hiệu quả, đòi hỏi các khâu nghiệp vụ văn thư và lưu trữ phải được tiến hành theo phương pháp khoa học và có hệ thống lý luận riêng. 1.3.2. Mối quan hệ của công tác văn thư- lưu trữ: Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử. Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, tài liệu đã xử lý trước đó rất quan trọng để hình thành nên văn bản.Các tài liệu lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. 1.3.3. Tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ: