Tài liệu Công tác soạn thảo văn bản quản lý của viện khoa học lâm nghiệp việt nam thực trạng và giải pháp

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA VIỆN KHOA HỌC LÂM NGHIỆP VIỆT NAM THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : TH.S TRẦN THU HÀ Sinh viên thực hiện : ĐINH HẢI YẾN Mã SV : 1405QTVC066 Lớp : ĐH_QTVP14C Khóa : 2014 - 2018 HÀ NỘI - 2018 LỜI CÁM ƠN Với những kiến thức tích lũy được trong suốt thời gian học tập, nghiên cứu tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tôi đã nhận được sự quan tâm giúp đỡ nhiệt tình của Ban Giám Hiệu nhà trường, Quý thầy/cô, cùng với sự nhiệt tình giúp đỡ của Th.s Trần Thu Hà giảng viên khoa Quản trị văn phòng. Đến nay, tôi đã hoàn thành Luận văn tốt nghiệp của mình, với sự trân trọng tôi xin chân thành cảm ơn đến Th.s Trần Thu Hà, người đã trực tiếp hướng dẫn tôi trong suốt thời gian hoàn thành Luận văn. Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Quý Thầy/Cô trong Khoa Quản trị văn phòng đã tận tình cung cấp tài liệu cần thiết và đóng góp nhiều ý kiến quý báu để tôi hoàn thành Luận văn này. Kính chúc Quý nhà trường đạt được nhiều thành công trong công tác giáo dục. Sinh viên LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Khoá luận tốt nghiệp với đề tài “Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.. Thực trạng và giải pháp”là công trình nghiên cứu của cá nhân tôi, không sao chép của bất cứ ai. Tôi xin chịu mọi trách nhiệm về công trình nghiên cứu của riêng mình ! Hà Nội, ngày 10 tháng 03 năm 2018 Sinh viên DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TRONG BÀI Từ viết tắt Nghĩa của từ viết tắt KH Khoa học VP Văn phòng QĐ Quyết định KHXH Khoa học xã hội NĐ- CP Nghị định Chính phủ VB Văn bản MỤC LỤC LỜI CÁM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TRONG BÀI MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài...................................................................................... 1 2. Lịch sử vấn đề nghiên cứu ...................................................................... 2 3. Mục tiêu nghiên cứu ................................................................................ 2 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .......................................................... 3 5. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................ 3 6. Bố cục của đề tài ...................................................................................... 3 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ ........................................................................ 4 1.1. Một số khái niệm ................................................................................... 4 1.1.1. Khái niệm văn bản ............................................................................ 4 1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước ............................................... 5 1.2. Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước ................................... 5 1.2.1. Văn bản quy phạm pháp luật: ........................................................... 6 1.2.2. Văn bản hành chính .......................................................................... 6 1.2.3. Văn bản chuyên ngành ...................................................................... 7 1.3. Nội dung Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý ............ 7 1.4. Yêu cầu Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý.............. 9 1.4.1. Yêu cầu về nội dung:......................................................................... 9 1.4.2. Yêu cầu về thể thức văn bản: ......................................................... 11 1.4.3. Yêu cầu về văn phong hành chính - công vụ: ................................. 12 1.4.4. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản.................................. 12 1.5. Vai trò, chức năng Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý..... 13 1.5.1. Chức năng thông tin ....................................................................... 13 1.5.2. Chức năng quản lý. ......................................................................... 13 1.5.3. Chức năng pháp lý. ......................................................................... 14 Tiểu kết ........................................................................................................... 15 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA VIỆN KHOA HỌC LÂM NGHIỆP VIỆT NAM..................................................................................................... 16 2.1. Khái quát chung về Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam............ 16 2.1.1. Giới thiệu vềViện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam........................ 16 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. ........... 16 2.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.......... 19 2.2. Thực trạng Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. .................................................... 22 2.2.1. Sự chỉ đạo của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam đối với Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý ............................................. 22 2.2.2. Các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản quản lý .............. 23 2.2.3. Số lượng các văn bản ban hành...................................................... 24 2.2.4. Quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản quản lý ........... 26 2.2.5. Thể thức văn bản............................................................................. 31 2.2.6. Văn phòng hành chính của văn bản ............................................... 36 2.2.7. Quản lý văn bản .............................................................................. 37 2.2.8. Đánh giá Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam....................................................... 41 Tiểu kết ........................................................................................................... 47 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA VIỆN KHOA HỌC LÂM NGHIỆP VIỆT NAM. ........................................................................ 48 3.1. Tầm quan trọng của Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. ............................... 48 3.2. Một số giải pháp hoàn thiện Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam ......................... 50 3.2.1. Đảm bảo về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản: ....... 50 3.2.2. Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản .................................... 51 3.2.3. Đảm bảo về nội dung của văn bản. ................................................ 52 3.2.4. Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật; tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư. ............................ 53 3.2.5. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức làm Công tác Soạn thảo và quản lý văn bản ......................................................................................... 54 3.2.6. Đảm bảo điều kiện về cơ sở vật chất cho Công tác văn bản. ......... 54 Tiểu kết: ......................................................................................................... 56 KẾT LUẬN .................................................................................................... 57 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 59 PHỤ LỤC MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng Có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Bên cạnh đó việc quản lý văn bản trong cơ quan hành chính nhà nước cũng là một vấn đề cần được chú trọng nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo của cơ quan đó . Chính vì vậy việc quan tâm đúng mực đến soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung. Trên thực tế công tác soạn thảo và quản lý văn bản trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội. Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều văn bản quản lý nhà nước nói chung còn bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn bản có nội dung trái pháp luật, thiếu mạch lạc; văn bản ban hành trái thẩm quyền; văn bản sai về thể thức và trình tự thủ tục ban hành; văn bản không có tính khả thi, và những văn bản đó đã, đang và sẽ còn gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ đối với mọi mặt của đời sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu quả tác động của các cơ quan hành chính nhà nước. 1 Qua thời gian học tập và nghiên cứu ở trường ĐH nội vụ Hà Nội và tìm hiểu về công tác soạn thảo văn bản ở Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. em đã có dịp tìm hiểu về công tác soạn thảo và quản lý văn bản ở đây. Thực tế vấn đề công tác soạn thảo và quản lý văn bản ở Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. còn nhiều cấn đề cần quan tâm và đổi mới. Hiểu được tầm quan trọng trong công tác soạn thảo văn bản em xin chọn đề tài : Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.. Thực trạng và giải pháplàm khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Lịch sử vấn đề nghiên cứu Để thực hiện đề tài “Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.. Thực trạng và giải pháp”, tôi thấy cần tìm hiểu các khái niệm “văn bản”, “quản lý văn bản”, vai trò của công tác soạn thảo và quản lý văn bản,... Vì vậy, tôi đã tìm đọc Giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” năm 2012 của tác giả Vương Đình Quyền. Tuy nhiên đây là quyển sách viết chung về công tác soạn thảo và quản lý văn bản, chưa đề cập ở trường hợp cụ thể nên công tác soạn thảo và quản lý văn bản ở Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.chưa được nghiên cứu. Để thực hiện đề tào, tôi cần tìm hiểu những số liệu, thông tin thực tế tạiviện khoa học lâm nghiệp. Bởi vậy, tôi đã tìm được cuốn Báo cáo thực tập tốt nghiệp “Tìm hiểu công tác tổ chứ quản lý văn bản ởviện khoa học lâm nghiệp. Thực trạng và giải pháp” của tác giả Nguyễn Thanh Tuấn năm 2010. Trên cơ sở kế thừa những kết quả nghiên cứu của các tác giả trên và tình hình thực tiễn, trong đề tài nghiên cứu này em sẽ làm rõ các nội dung về công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.. 3. Mục tiêu nghiên cứu - Áp dụng kiến thức của mình để tìm hiểu công tác soạn thảo soạn thảo và ban hành văn bản quản lýcủa Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.. 2 - Khái quát tình hình thực tế Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản tại của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.hiện nay. - Bước đầu đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo soạn thảo và ban hành văn bản quản lýtại của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo soạn thảo và ban hành văn bản quản lý tại của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.. - Phạm vi nghiên cứu: - Không gian: Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.. -Thời gian: giai đoạn: Từ ngày 02/06/2016 đến ngày 31/12/2017. 5. Phương pháp nghiên cứu Bài viết sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp phân tích, tổng hợp lý luận có liên quan trực tiếp đến Công tác soạn thảo soạn thảo và ban hành văn bản quản lý. - Phương pháp thu thập thông tin từ các tài liệu, sách báo, tạp chí nhằm mục đích tìm ra những khái niệm và tư tưởng cơ bản là lý luận cho đề tài; - Phương pháp phân tích đánh giá và so sánh tài liệu đã thu thập được với phần lý luận và quy định của nhà nước, của cơ quan, tổ chức; xác định được điểm mạnh, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế đó. Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Công tác soạn thảo soạn thảo và ban hành văn bản quản lýtại Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.. 6. Bố cục của đề tài Chương 1. Cơ sở lý luận về Công tác soạn thảo soạn thảo và ban hành văn bản quản lý. Chương 2. Thực trạng Công tác soạn thảo soạn thảo và ban hành văn bản quản lýtại của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.. Chương 3. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo soạn thảo và ban hành văn bản quản lýtại của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.. 3 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ 1.1. Một số khái niệm 1.1.1. Khái niệm văn bản Văn bản là một phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các thông tin, quyết định từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng một ký hiệu hay ngôn ngữ nhất định nào đó. Hay nói khác đi, văn bản là một dạng sản của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ được thể hiện ở dạng viết trên một chất liệu nào đó (giấy, bia đá...); gồm tập hợp các câu có tính trọn vẹn về nội dung, hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định. Văn bản bao gồm các tài liệu, tư liệu, giấy tờ có giá trị pháp lý nhất định, được sử dụng trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tếnhư: các văn bản pháp luật, các công văn, tài liệu, giấy tờ… Theo nghĩa rộng, văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứphương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác.Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động củacác cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các tổ chức kinh tế. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lývà điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết, quyết định,đề án công tác,báo cáo… đều được gọi là văn bản. Ngày nay, khái niệm được dùng một cách rộng rãi trong hoạt động của cáccơ quan, tổ chức. Khái niệm văn bản dùng trong tài liệu này cũng được hiểu theo nghĩa hẹp nói trên. 4 1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định quản lý thành văn do các cơ quan nhà nước có thẩm quyềnhoặc cá nhân được nhà nước ủy quyền theo chức năng ban hành theo thể thức và thủ tục do luật định, mang tínhquyền lực nhà nước, làm phát sinh các hệ quả pháp lý cụ thể. Trong thực tế, văn bản quản lý Nhà nước được sửdụng như một công cụ của nhà nước pháp quyền khi thể chế hóa các quy phạm pháp luật thành văn bản nhằmquản lý xã hội. Khái niệm hành chính theo nghĩa gốc, là sự quản lý của Nhà nước, không phải là sự quản lý thông thường củabất kỳ một chủ thể nào dối với bất kỳ một đối tượng và một khách thể nào. Tuy nhiên, theo cách hiểu hiện nay,khái niệm này dùng để chỉ sự tổ chức, điều hành kiểm tra, nắm tình hình trong hoạt động của một cơ quan, tổchức, doanh nghiệp nói chung. Khái niệm văn bản hành chính được sử dụng với nghĩa là văn bản dùng làmcông cụ quản lý và điều hành của các nhà quản trị nhằm thực hiện nhiệm giao tiếp, truyền đạt mệnh lệnh, traođổi thông tin dưới dạng ngôn ngữ viết, theo phong cách hành chính – công vụ. 1.2. Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước Văn bản quản lý Nhà nước là hệ thống những văn bản hình thành trong hoạt động quản lý xã hội của Nhà nước, là công cụ biểu thị ý chí và lợi ích của Nhà nước, đồng thời là hình thức chủ yếu để cụ thể hóa pháp luật. Theo Điều 4 của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư, có thể phân loại văn bản quản lý Nhà nước gồm các hình thức như sau: 5 1.2.1. Văn bản quy phạm pháp luật: “Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa”. (Điều 1, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015 thay thế Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996 và 2003 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2003). Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (2015); Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND (2015) quy định các cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản thuộc thẩm quyền ban hành tương ứng, trong đó UBND các cấp có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật là Quyết định và Chỉ thị. 1.2.2. Văn bản hành chính - Văn bản hành chính cá biệt: Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện quyết định quản lý do các cơ quan có thẩm quyền quản lý hành chính nhà nước ban hành trên cơ sở những quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể. Văn bản hành chính cá biệt thường gặp là quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức; chỉ thị về việc phát động phong trào thi đua, biểu dương người tốt việc tốt… - Văn bản hành chính thông thường Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong các cơ quan, tổ chức. 6 Đây là một hệ thống văn bản rất phức tạp và đa dạng, bao gồm hai loại chính: - Văn bản không có tên loại: công văn; - Văn bản có tên loại: thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm…), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…). 1.2.3. Văn bản chuyên ngành Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật. Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn bản này thì phải theo quy định của các cơ quan đó, không được tùy tiện thay đổi nội dung và hình thức của chúng. Những loại văn bản này liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau như: tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tế, văn hóa… 1.3. Nội dung Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý Nội dung soạn thảo và ban hành VBQL là trình tự các bước được sắp xếp khoa học mà cơ quan QLNN nhất thiết phải tiến hành trong Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động (4 bước) : Chuẩn bị Lập đề cương, viết bản thảo Trình duyệt, ký văn bản Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành VB • Bước 1: Chuẩn bị Phân công soạn thảo: cơ quan đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo Xác định mục đích ban hành VB, đối tượng và phạm vi áp dụng của VB Xác định tên loại VB 7 Thu thập và xử lý thông tin * Bước 2: Lập đề cương và viết bản thảo - Lập đề cương: + Đề cương VB là bản trình bày những điểm cốt yếu dự định thể hiện ở nội dung VB + Đề cương VB được xây dựng trên cơ sở những vấn đề được xác định trong mục đích và giới hạn của VB + Có thể XD đề cương chi tiết, hoặc sơ lược - Viết bản thảo: + Dùng lời văn, câu chữ để cụ thể hóa những ý tưởng, những dự kiến được xác lập ở đề cương + Khi viết bản thảo, cần phải bám sát đề cương, phân chia dung lượng trong từng chương, mục, đoạn cho hợp lý. Sử dụng linh hoạt các từ, cụm từ, liên kết các câu, đoạn để VB trở thành một thể thống nhất, trọn vẹn về nội dung và hình thức. + Kiểm tra, rà soát bản thảo: kiểm tra bố cục nội dung: đã lôgic chưa, đầy đủ các ý cần trình bày chưa, các ý trình bày đã phù hợp với mục đích ban hành VB hay chưa, ý trọng tâm của VB đã nổi bật hay chưa. + Kiểm tra về thể thức VB, về ngôn ngữ diễn đạt và trình bày. • Bước 3: Trình duyệt, ký văn bản Cơ quan, đơn vị soạn thảo VB trình hồ sơ trình duyệt dự thảo VB lên cấp trên (tập thể hoặc cá nhân) để xem xét thông qua. Hồ sơ trình duyệt bao gồm các giấy tờ sau: + Tờ trình hoặc phiếu trình dự thảo VB + Bản dự thảo + VB thẩm định (nếu có) + Bản tập hợp ý kiến tham gia (nếu có) + Các văn bản giấy tờ khác liên quan (nếu có) 8 Trường hợp không có hồ sơ trình duyệt thì phải trực tiếp tường trình với thủ trưởng về VB. Đối với VB thông qua theo chế độ tập thể và QĐ theo đa số: các thành viên dự họp phải đúng thành phần, có đủ tư cách và thẩm quyền. VB được thông qua khi đảm bảo số phiếu theo quy định của PL. Đối với VB được thông qua theo chế độ một thủ trưởng: trên cơ sở bàn bạc, tìm hiểu, thống nhất ý kiến với ban lãnh đạo, thủ trưởng xem xét ký ban hành và phải chịu trách nhiệm pháp lý về VB mình đã ký. • Bước 4: Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành VB (thuộc nhiệm vụ của cán bộ văn thư) Ghi số, ngày tháng năm ban hành VB Vào sổ VB đi, sổ lưu VB Kiểm tra lần cuối về thể thức VB Nhân VB đủ số lượng ban hành Đóng dấu cơ quan Bao gói và chuyển giao VB Với những VB quan trọng, ban hành kèm theo phiếu gửi VB, cần tiếp tục theo dõi sự phản hồi của cơ quan nhận VB. 1.4. Yêu cầu Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý 1.4.1. Yêu cầu về nội dung: Nội dung của một văn bản quản lý nhà nước là yếu tố mang tính quyết định đến chất lượng của văn bản.Nó chứa đựng những quy phạm, những thông tin quản lý cần truyền đạt đến đối tượng điều chỉnh.Trong quá trình soạn thảo nội dung của văn bản đảm bảo thực hiện được các yêu cầu Tính mục đích: trong quá trình chuẩn bị xây dựng soạn thảo, cần xác định rõ các vấn đề: chủ đề, mục tiêu của văn bản; giới hạn điều chỉnh của văn bản; tính cần thiết của việc ban hành văn bản; tính phục vụ chính trị… như thế nào. Việc xác định rõ ràng, cụ thể mục đích của việc soạn thảo và ban 9 hành văn bản như thế sẽ định hướng mà văn bản phải tác động, là cơ sở để đánh giá hiệu quả mang lại nó. Tính mục đích của văn bản phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của chủ thể ban hành. Tính khoa học: tính khoa học thể hiện ở các điểm chính sau: - Thông tin trong văn bản cần đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, chính xác, kịp thời và có tính dự báo cao. - Nội dung được sắp xếp theo trình tự hợp lý, logic. - Đảm bảo tính hệ thống của văn bản, nội dung của văn bản là một bộ phận cấu thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung. - Bố cục chặt chẽ; nhất quán về chủ đề, không lạc đề. Tính khoa học giúp cho văn bản rõ ràng, chặt chẽ, hợp lý và góp phần nâng cao tính khả thi của văn bản. Tính đại chúng: đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là các tầng lớp nhân dân có các trình độ học vấn khác nhau, do đó văn bản phải có nội dung dễ hiểu và dễ nhớ phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo đến mức tối đa tính phổ cập, songkhông ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học của văn bản. Phải xác định rõ là các văn bản quản lý hành chính nhà nước luôn luôn gắn chặt với đời sống xã hội, liên quan trực tiếp tới nhân dân lao động, là đối tượng để nhân dân tìm hiểu và thực hiện. Tính đại chúng của văn bản có được khi phản ánh nguyện vọng của nhân dân, các quy định trong văn bản không trái với các quy định trong Hiến pháp về quyền và nghĩa vụ của công dân. Đảm bảo tính đại chúng cần phải tiến hành khảo sát, đánh giá thực trạng xã hội liên quan đến nội dung chính của dự thảo; lắng nghe ý kiến của quần chúng để nắm bắt được tâm tư, nguyện vọng của họ; tổ chức thảo luận đóng góp ý kiến rộng rãi tham gia xây dựng dự thảo văn bản. 10 Tính công quyền: tính công quyền cho thấy sự cưỡng chế, bắt buộc thực hiện ở những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực nhà nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa vị pháp lý của các chủ thể pháp luật. Văn bản đảm bảo tính công quyền khi: được ban hành dựa trên cơ sở những căn cứ và lý do xác thực; nội dung điều chỉnh đúng thẩm quyền do luật định. Mỗi cơ quan chỉ được phép ban hành văn bản đề cập đến những vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình. Tính khả thi : tính khả thi là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nêu trên: không đảm bảo được tính Đảng, tính nhân dân, tính khoa học, tính qua phạm thì văn bản không có khả năng thực thi. Ngoài ra, nội dung của văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý (phù hợp với năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành), phù hợp với thực tế cuộc sống và mức độ phát triển kinh tế xã hội. 1.4.2. Yêu cầu về thể thức văn bản: Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản được thiết lập và trình bày theo đúng những quy định của Nhà nước để đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản. Tại khoản 3 Điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110 / 2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư đã quy định thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật). 11 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định cụ thể tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/211 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. 1.4.3. Yêu cầu về văn phong hành chính - công vụ: Phong cách hay văn phong hành chính - công vụ là những phương tiện ngôn ngữ có tính khuôn mẫu, chuẩn mực được sử dụng thích hợp trong lĩnh vực giao tiếp của hoạt động pháp luật và hành chính. Sử dụng văn phong hành chính – công vụ trong soạn thảo văn bản quản lý nhà nước đòi hỏi phải đảm bảo trọn vẹn các đặc điểm cơ bản của nó về tính chính xác; tính phổ thông, đại chúng; tính khách quan – phi cá tính; tính khuôn mẫu và tính trang trọng, lịch sự. Có như vậy mới đảm bảo được tính hiệu quả của công tác quản lý hành chính nhà nước trong quá trình quản lý, điều hành mà văn bản là phương tiện quan trọng để truyền đạt được ý chí của chủ thể đối với đối tượng quản lý. 1.4.4. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản Bên cạnh việc sử dụng phong cách chức năng thích hợp, công tác soạn thảo văn bản quản lý nhà nước còn đòi hỏi việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản phải đảm bảo chính xác, rõ ràng và trong sáng. Đây là chất liệu cấu thành của một văn phong nhất định trong quá trình soạn thảo văn bản. Việc sử dụng các ngôn ngữ cụ thể trong văn bản cần phải được đảm bảo các yêu cầu về sử dụng từ ngữ và sử dụng câu. - Sử dụng từ ngữ phải sử dụng từ ngữ chuẩn xác, dùng từ đúng phong cách và sử dụng từ đúng quan hệ kết hợp; - Sử dụng câu thì câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt; viết câu đảm bảo tính logic; diễn đạt chính xác, rõ ràng , mạch lạc; nên chủ yếu sử dụng câu tường thuật và sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp. 12 1.5. Vai trò, chức năng Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý Văn bản quản lý nhà nước có các vai trò quan trọng trong hệ thống văn bản hành chính nhà nước có các chức năng thông tin, chức năng quản lý, chức năng pháp lý. 1.5.1. Chức năng thông tin Chức năng thông tin là thuộc tính cơ bản quan trọng, bản chất của văn bản, là nguyên nhân hình thành văn bản và là cơ sở để thực hiện các chức năng khác. Chức năng thông tin của văn bản thể hiện ở các mặt sau: - Ghi lại các thông tin quản lý. -Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thống quản lý hay giữa hệ thống với bên ngoài. - Giúp cho cơ quan thu nhận thông tin cần cho hoạt động quản lý. - Giúp các cơ quan xử lý, đánh giá các thông tin thu được thông qua hệ thống truyền đạt thông tin khác. Ví dụ: Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh sẽ giúp cho các cơ quan, đơn vị, các tổ chức và nhân dân biết, chủ động trong các hoạt động của mình. 1.5.2. Chức năng quản lý. Đây là chức năng có tính chất thuộc tính của văn bản quản lý. Chức năng quản lý của văn bản thể hiện ở những khía cạnh sau: - Thông tin trong văn bản quản lý Nhà nước giúp cho việc tổ chức tốt công việc của các nhà lãnh đạo, làm cơ sở ban hành các quyết định quản lý. - Văn bản ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý tới đối tượng thực hiện, tham gia vào tổ chức thực hiện quyết định. - Là phương tiện hữu hiệu để phối hợp, kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý. 13