Tiểu luận tổ chức quản lý
A-LỜINÓIĐẦU
Trong điều kiện nền kinh tế Việt Nam đang phát
triển hiện nay thì dù là bất cứ hoạt động nào đi chăng
nữa cũng cần phải lựa chọn và sắp xếp tổ chức và cơ
cấu nào là phù hợp sao cho có thểđạt hiệu quả cao
nhất. Mặc dù ta đã nói nhiều về doanh nghiệp sản
xuất, nhưng phải công nhận rằng những điểm trình
bày dưới tiêu chí của một tổ chức và lập kế hoạch
đều có thểáp dụng tót cho công ty không sản xuất,
Ngân hàng, bệnh viện, cửa hàng bách hoá và công ty
đường sắt là những ví dụ về các kiểu doang nghiệp
khác nhau, và mặc dù chức năng ở các doanh nghiệp
này có thể khác xa chức năng của nhiều doanhh
nghiệp sản xuất, nhưng nhu cầu sắp xếp tổ chức và
lựa chọn một mô hình tổ chức là hoàn toàn giống
nhau.
Xuất phát từ tầm quan trọng của tổ chức và lựa
chọn cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp. Em đã quyết
1
Tiểu luận tổ chức quản lý
tâm thực hiện đề tài: "Cơ cấu chính thức và cơ cấu
không chính thức. Vai trò và mối quan hệ giữa
chúng. Áp dụng thực tiễn vào doanh nghiệp.”
Trong quá trình thực hiện đề tài này, em xin chân
thành cảm ơn giảng viên Phạm Văn Minh đã hướng
dẫn và giúp đỡ tận tình để em hoàn thành đề tài này.
B- NỘIDUNG
I. KHÁINIỆM TỔCHỨCVÀ TỔCHỨCQUẢNLÝ
1.Tổ chức là gì?
-Tổ chức (trong từđiển Tiếng việt) là tạo thành
một chính thể có cấu tạo và chức năng nhất định hoạt
2
Tiểu luận tổ chức quản lý
động có trật tự và nề nếp làm những việc cần thiết để
tiến hành một hoạt động có hiệu quả tập hợp một số
người hoạt động vì quyền lợi chung.
-Tổ chức (Chester Borard) là một hệ thống các
hoạt động hay những nỗ lực của hai hay nhiều người
được kết hợp với nhau một cách cóý thức. Nói cách
khác, khi người ta cùng nhau hợp tác và thoả thuận
một cách chính thức để phối hợp những nỗ lực của
họ nhằm hoàn thành những mục tiêu chung thì tổ
chức sẽđược hình thành.
Ví dụ khi chúng ta nói:” Tổ chức một cuộc mít
tinh”, “Tổ chức một cuộc vận động”, “Tổ chức một
cuộc quân đội”,”Tổ chức chính quyền nhà nước”, thì
chúng ta cũng có thể hiểu được rằng dù là tổ chức
gìđi chăng nữa thì tổ chức cũng phải có:
. Thứ nhất: có một kế hoạch hoặc một lý tưởng
nhất định.
3
Tiểu luận tổ chức quản lý
. Thứ hai: có một tổ chức cóđặc tính làđủ khả
năng đạt tới và thực hiện được những yêu cầu của lý
tưởng.
. Thứ ba: có lao động, tiền vốn, vật liệu , máy
móc và phương pháp tạo khả năng cho tổ chức đạt
được vầ hoàn thành nhiệm vụ.
. Thứ tư: có những cán bộ lãnh đạo đủ năng lực
buộc tổ chức thực hiện được lý tưởng đề ra với số
người và phương tiện cho trước.
.Như vậy khi thực hiện một tổ chức, cần phải đặt
ra cho mình câu hỏi: thực hiện công tác tổ chức để
làm gì? Muốn dùng tổ chức đểđạt tới mục đích gì?
Đề ra chương trình như thế nào cho các cán bộ? Chỉ
có một khái niệm rõ rệt về mục tiêu của tổ chức mới
tạo ra khả năng xây dựng một cách đúng đắn bản
thân tổ chức và thực hiện mọi công tác về sau.
Như vậy chúng ta có thể phân ra 7 yếu tố cơ bản
của một tổ chức là:
- Mục tiêu.
4
Tiểu luận tổ chức quản lý
- Loại hình tổ chức: lựa chọn loại hình tổ chức
nào là thích hợp nhất.
- Phương pháp: vận dụng những phương pháp
nào để thực hiện được mục tiêu
- Con người: cần một lượng nhân lực như thế
nào để thực hiện công tác.
- Phương tiện vật chất: lựa chọn loại vật liệu nào
có thể hoàn thành công việc.
- Thời gian: trong khoảng thời gian bao lâu để
hoàn thành công việc.
- Kiểm tra: nắm tình hình công tác và tổ chức
kiểm tra.
2. Tổ chức quản lý là gì?
Trong kinh doanh, cần có sự phân biệt giữa tổ
chức sản xuất, tổ chức quản lý và tổ chức lao động.
- Tổ chức quản lý là việc xem xét trong việc xây
dựng cơ cấu các mối quan hệ trong một tổ chức và
việc bố trí con người vào trong cơ cấu đó.
5
Tiểu luận tổ chức quản lý
- Tổ chức sản xuất là sự bố trí các công đoạn, các
khâu trong cả dây chuyền nhằm thực hiện chu trình
kinh doanh từ “đầu vào” đến “đầu ra”.
Ví dụ tổ chức các phân xưởng, các bộ phận dịch
vụ trong doanh nghiệp vàđó là các đối tượng của tổ
chức quản lý.
- Tổ chức lao động là sự phân công, bố trí, sử
dụng lực lượng lao động với cách làm việc khoa học
nhằm đạt năng suất, hiệu quả cao nhất.
Tổ chức quản lý gồm 3 yếu tố tạo thành: chức
năng, cơ cấu, vầ cơ chế
vận hành.
Trong chức năng là lý do hình thành và tồn tại
của một tổ chức đựoc khái quát từ các nhiệm vụ
chính phải làm thường xuyên để thực hiện các mục
tiêu của tổ chức.
Cơ cấu là phưong tiện( thực thể) để thực hiện
chức năng, bao gồm các bộ phận hợp thành tổ chức.
Cơ chế là phương thức vận hành để cơ cấu thực
hiện đúng chức năng.
6
Tiểu luận tổ chức quản lý
Hiệu quả hoạt động của tổ chức hoặc hiệu lực
điều hành của tổ chức quản lý phụ thuộc cả ba yếu tố
nói trên. Chức năng không rõ sẽ không phụ vụđúng
mục tiêu, cơ cấu không hợp lý sẽ không thực hiện tốt
chức năng. Cơ chế không phù hợp sẽ gây rối loạn sự
vận hành của cơ cấu.
Nếu xét tổ chức quản lýở trạng thái tĩnh là nói về
phương diện cơ cấu của tổ chức quản ly, thể hiện ở
kết cấu bộ máy quản lý- điều hành. Đây là phần “
cứng”, bộ khung của tổ chức dược thể hiện trên sơđồ
hệ thống tổ chức mỗi đơn vị với các vị trí xác định
theo nguyên tắc nhất định
Nếu xét tổ chức ở trạng thái động là nói về cung
cách vận hành của bộ khung đãđược tạo dựng; bao
gồm chức năng từng bộ phận và cơ chế vận hành của
cả guồng máy. Cơ chế vận hành này bao gồm từ trách
nhiệm, quyền hạn, chếđộ làm việc đến các mối quan
hệ hữu cơ trong nội bộ tổ chức và các quan hệ với
bên ngoài.
7
Tiểu luận tổ chức quản lý
Tóm lại, có thể coi mặt tĩnh là” thể xác”( thực
thể) các tổ chức và mặt động là “ phần hồn” của tổ
chức.
II. CƠCẤUVÀPHÂNLOẠICƠCẤU.
1. Cơ cấu là gì?
- Cơ cấu tổ chức là sự bố trí giữa các phòng ban,
phân xưởng, các bộ phận, chức danh một cách hợp lý
nhằm tạo thành một hệ thống hoạt động ăn khớp nhịp
nhàng theo sựđiều khiển của một trung tâm( người
đứng đầu).
- Cơ cấu tổ chức cũng có thể hiểu rằng nó là tổng
hợp các bộ phận, đơn vị và cá nhân khác nhau, có
mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được
chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn
nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu
khác nhau nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng
quản trị và phục vụ mục đích chung đã xác định của
doanh nghiệp.
8
Tiểu luận tổ chức quản lý
Như vậy, mục đích của cơ cấu tổ chức là nhằm
lập ra một hệ thống chính thức gồm các vai trò nhiệm
vụ mà con người có thể thực hiện, sao cho họ có thể
cộng tác một cách tốt nhất với nhau đểđạt đựoc các
mục tiêu của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức cho phép
chúng ta tổ chức và sử dụng hợp lý các nguồn lực.
Nó cũng cho phép chúng ta xác định rõ mối tương
quan giữa các hoạt động cụ thể và những trách nhiệm
quyền hạn gắn liền với những cá nhân, phân hệ cơ
cấu. Nó trợ giúp cho việc ra quyết định bởi các luồng
thông tin rõ ràng. Nó giúp xác định cơ cấu quyền lực
cho tổ chức.
2. Phân loại cơ cấu tổ chức.
Mỗi hệ thống tổ chức dùđược xây dựng theo
loại hình nào đi chăng nữa cũng bao gồm cơ cấu
chính thức và cơ cấu không chính thức, bởi lẽ chỉ
riêng cơ cấu chính thức không thể hiện đầy đủ các
chức năng và các mối quan hệđa dạng trong quản lý.
Trong đó, cơ cấu chính thức là bộ khung của tổ chức,
9
Tiểu luận tổ chức quản lý
làm nền móng cho hoạt động quản lý, được thể hiện
qua sơđồ tổ chức.
- Cơ cấu chính thức được ghi nhận chính thức
trong các văn bản pháp lý, điều lệ của tổ chức của
doanh nghiệp, cũng có trường hợp không được ghi
thành văn bản song được hợp thức hoá theo truyền
thống, được moị người ghi nhận như là thể chế.
- Cơ cấu không chính thức là hình thức tổ chức “
phi hình thể” nhằm thực hiện những mối liên hệ “
mềm” trong nội bộ tổ chức giữa các cá nhân và giữa
các nhóm người cóđặc điểm lợi ích riêng cần được
điều hoàđể phục vụ mục tiêu chung. Nó bổ sung cho
cơ cấu chính thức để thực hiện đầy đủ và có hiệu quả
cao chức năng của tổ chức mà không sử dụng quyền
lực hành chính.
III.
PHÂNTÍCHCƠCẤUCHÍNHTHỨCVẦCƠCẤUK
HÔNGCHÍNHTHỨCTRONGTỔCHỨC.
1.Cơ cấu chính thức.
10
Tiểu luận tổ chức quản lý
a.Khái niệm.
- Cơ cấu chính thức là cơ cấu gắn với vai trò và
nhiệm vụ hướng đích cho một tổ chức thể hiện mối
quan hệđiều khiển- phục tùng.
b.Đặc điểm.
- Cơ cấu chính thức của tổ chức thể hiện qua
sơđồ tổ chức và khác biệt với các hệ thống phi chính
thức cùng tồn tại. Lý do tồn tại của hệ thống phi
chính thức này là không thể có một cơ cấu chính thức
nào mô tảđược đầy đủ các hoạt động trong tổ chức.
- Cơ cấu chính thức này được thể hiện ngay trên
sơđồ cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp. Nó chỉ ra
các vị trí khác nhau, những người nắm giữ các vị
tríđó và các mối quan hệ liên quan quyền lực giữa
người này với người khác.
Sơđồ dưới đây là một phần sơđồ cơ cấu tổ chức
quản trị cho một doanh nghiệp ngành dược phẩm:
Tổng giám đốc
phó tổng giám
đốc phát triển
Phó tổng giám
đốc sản xuất
Phó tổng giám
đốc marketing
11
Phó tổng giám
đốc tài chính
Tiểu luận tổ chức quản lý
Thông qua hệ thống sơđồ này,mỗi nhân viên của
doanh nghiệp biết rõ vị trí của mình trong cơ cấu và
xác định mối liên quan về quyền lực giữa họ với các
người khác trong tổ chức.
Cũng qua sơđồ thể hiện mối quan hệđiều khiển
phục tùng. Có nghĩa là quan hệ chủ yếu trong một tổ
chức với tác động qua lại giữa cấp trên và cấp dưới,
giữa người phụ trách vầ người thừa hành.
c.Vai trò
Nhìn chung, tổ chức chính thức gắn liền với cơ
cấu, vai trò nhệm vụ hướng đích trong một doanh
nghiệp được tổ chức một cách chính thức. Cơ cấu
12
Tiểu luận tổ chức quản lý
chính thức tạo ra nền móng cho hoạt động quản lý.
Nó vạch ra công việc cần làm, ai phải tiến hành
những hoạt động cụ thể và toàn bộ nhiệm vụ của tổ
chức được hoàn thành ra sao. Đó chính là bộ khung
của tổ chức.
Tổ chức chính thức tạo ra được những mong muốn
và năng lực cá nhân trong những tổ chức chính thức
nhất.
2. Cơ cấu không chính thức.
a.Khái niệm.
- Cơ cấu không chính thức là cơ cấu được thể
hiện về những mối quan hệ dựa trên tinh thần tự giác
tự nguỵên cùng nhau hợp tác vì quyền lợi chung.
- Cơ cấu không chính thức là bất kỳ hành động
hợp tác riêng lẻ nào không có những mục đích hợp
tác cóý thức tự giác, cho dù có thể mang lại những
kết quả hợp tác.
b. Đặc điểm.
13
Tiểu luận tổ chức quản lý
Cơ cấu không chính thức không được thể hiện
trên sơđồ tổ chức, cũng có trường hợp ghi nhận như
một phân hệ bổ sung thường đó là các hội đồng tư
vấn về từng lĩnh vực, các tiểu ban, các nhóm chuyên
gia, các uỷ ban liên tịch... Các tổ chức đó không cần
biên chế chuyên trách, mà sử dụng những người
trong bộ máy làm kiêm nhiệm, hoạt động thường
xuyên theo định kỳ hoặc tồn tại có thời hạn, kết quả
hoạt động của cơ cấu không chính thức được người
điều hành tổ chức quản lý tham khảo, tiếp nhận để bổ
sung, hoàn thiện các quyết định quản lý.
Nếu như trong cơ cấu chính thức xác định rõ
những quan hệ chính xác giữa các công việc khác
nhau trong công ty được ghi ra trên giấy, trong một
sơđồ tổ chức. Ai cũng thấy rõ sự cần thiết phải làm
như vậy. Tuy nhiên chúng ta cần quay trở lại những
thực tế của đời sống tổ chức và nhận rõ rằng những
công việc đó do con ngưòi xử lý chứ không phải
những robot. Cuối cùng sẽ thấy rõ những quan hệ
14
Tiểu luận tổ chức quản lý
không chính thức tồn tại nhưng không được thể hiện
trong một sơđồ nào cả.
Trong cơ cấu không chính thức thể hiện mối
quan hệ phối hợp –hợp tác, đó là những hành động
liên kết, hợp đồng giữa các bộ phận cùng cấp, giữa
cơ cấu chính thức với cơ cấu không chính thức, giứa
các thành viên trong tổ chức với nhau.
c. Vai trò.
Trong cơ cấu không chính thức thường được tạo
ra những thông tin ngang và nhờđó màđã cải thiện
được sự cộng tác và phối hợp giữa các bộ phận. Nếu
như tất cả thông tin truyền theo tuyến dọc và thực
hiện theo sơđồ tổ chức hiệu quả có thể chỉ còn là con
số zezo.
Nếu như trong cơ cấu chính thức, mối quan hệ
phối hợp giữa các bộ phận cùng cấp được quy định rõ
ràng, không tuỳ tiện theo cảm tính và phải cùng chịu
trách nhiệm khi thiếu phối hợp dẫn đến hậu quả xấu.
Còn trong cơcấu không chính thức thì hoạt động của
15
Tiểu luận tổ chức quản lý
nó giúp ích nhiều cho việc giải quyết các vấn đề phức
tạp, tế nhị trong quản lý như về khoa học- công nghệ,
về quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động...
3. Mối quan hệ giữa cơ cấu chính thức và cơ
cấu không chính thức trong tổ chức.
Sơđồ tổ chức
1
1.1
3.1
1.2
3.2
2.1
4.1
2.2
4.2
Một tổ chức không chính thức đựoc thể hiện
bằng những đường đứt quãng còn đường thẳng thể
hiện cơ cấu chính thức.
16
Tiểu luận tổ chức quản lý
Qua sơđồ trên cho thấy sựđan chéo vào nhau
của các quan hệ chính thức và các quan hệ không
chính thức tạo thành một cơ cấu tổ chức quản lý gồm
hai hệ giúp cho các nhiệm vụ quản lý dược thực hiện
một cách toàn diện và có kết quả.
Trong một doanh nghiệp sản xuất, có thể hai
công nhân làm ở những bộ phận khác nhau nhưng họ
có thể hợp tác với nhau trong một công việc chung
của công ty thì có thể tạo năng suất cao hơn so với
với mức vốn có.
Công nhân 1.2 nếu hoạt động riêng lẻ không có
sự phối hợp với các công nhân khác thì chưa chắc
công nhân 1.2 có thể hoàn thành công việc, chính sự
hợp tác với công nhân 3.1 đã tạo ra sựăn ý trong công
việc, góp phần phát triển trong doanh nghiệp.
Trong quản lýđiều cực kỳ quan trọng là phải xác
định được mức độ tối ưu để kết hợp hoạt động của cơ
cấu tổ chức chính thức và cơ cấu không chính tức. Đó
17
Tiểu luận tổ chức quản lý
chính là sự kết hợp hài hoà giữa việc thể chế hoá và
việc xã hội hoá hoạt động quản lý.
IV. ÁPDỤNGTHỰCTIỄNTẠICÔNGTYTHAN
MẠO KHÊ- QUẢNG NINH.
1.Một vài nét về công ty than Mạo khê.
Công ty than Mạo khê trước đây là là Mỏ than
Mạo Khê là một doanh nghiệp nhà nước thuộc Tổng
Công ty Than Việt nam, có lịch sử khai thác trên 150
năm.So với các mỏ hầm lò hiện nay thi Công ty than
Mạo Khê có trữ lượng tương đối lớn, toàn công ty là
một dây truyền hoàn chỉnh từ khâu kiến thiết cơ bản
đến khâu khai thác, vận tải, sàng tuyển vàđến khâu
tiêu thụ sản phẩm.
2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở Công
ty than Mạo Khê.
Xuất phát từđặc điểm tổ cức sản xuất, yêu cầu
quản lý sản xuất công ty đã lựa chọn các loại hình tổ
chức công tác kế toán tập trung: toàn công ty có một
phòng kế toán, các nhân viên trong phòng đã phối
thực hiện công việc kế toán một cách nhịp nhàng
dưới sự chỉđạo trực tiếp của kế toán trưởng.Cơ cấu tổ
18
Tiểu luận tổ chức quản lý
chức bộ máy kế toán của công ty được thể hiện qua
sơđồ sau:
Kế toán trưởng
Phó phòng kế
toán
Kế
toán
tổng
hợp
Thốn
g kê
sản
lượng
Kế
toán
tiền
mặt
Kế
toán
TGNH
Kế
toán
TT
với
người
bán,
mua
Kế
toán
VL CC
DC
Kế
toán
công
nợ
nội bộ
Kế
toán
TSCĐ
Kế
toán
lương
BHXH
XH
Thủ
quỹ
Qua sơđồ cơ cấu tổ chức nhận thấy rằng:Kế toán
trưởng là người chỉđạo công tác tài chính của công
ty, dưới đó là phó phòng Kế toán và các nhân viên kế
toán chịu trách nhiệm từng lĩnh vực một.Mỗi nhân
viên của phòng kế toán biết rõ vị trí của mình trong
cơ cấu và xác định mối liên quan về quyền lực giữa
19
Tiểu luận tổ chức quản lý
họ với các người khác trong tổ chức. Đây chính là cơ
cấu chính thức của công ty than Mạo Khê.
Mặc dù mỗi nhân viên kế toán chịu trách nhiệm
từng lĩnh vực một nhưng chính các nhân viên này lại
có vai trò cực kỳ quan trọng. Không chịu sự chỉđạo
trực tiếp của Kế toán trưởng mà phải thông qua Phó
phòng kế toán, nhờđó mà Kế toán trưởng nắm bắt
được tình kế toán của các phòng ban. Cơ cấu không
chính thức không xuất hiện trên sơđồ, tuy không thể
hiện trực tiếp trên sơđồ cơ cấu tổ chức nhưng cũng có
thể nhận biết vị trí của từng người. Sự hỗ trợgiữa các
phòng ban giúp cho Kế toán trưởng có thể biết được
các số liệu tài chính thống kê, kế toán mà phòng kế
toán tài chính cung cấp, tham mưu cho Giám đốc về
các hoạt động tài chính của Công ty.
20
- Xem thêm -