Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
Lêi nãi ®Çu
HiÖn nay, chóng ta ®ang ®i vµo cuéc c¸ch m¹ng C«ng nghiÖp ho¸ HiÖn ®¹i ho¸ ®Êt níc. C¸c doanh nghiÖp, c¸c c«ng ty, xÝ nghiÖp liªn tôc ®îc
thµnh lËp vµ ®i vµo ho¹t ®éng. Kh¸c víi sù bao cÊp tríc ®©y cña nhµ níc ,
c¸c doanh nghiÖp hiÖn nay ®ang ®øng tríc sù c¹nh tranh cùc kú gay g¾t cña
nÒn kinh tÕ thÞ trêng, tù chÞu tr¸ch nhiÖm tríc ho¹t ®éng cña c«ng ty m×nh .
V× vËy khi thµnh lËp vµ vËn hµnh c«ng ty, doanh nghiÖp ( hay bÊt kú mét tæ
chøc nµo) th× ®iÒu quan träng nhÊt lµ ph¶i tu©n thñ c¸c nguyªn t¾c c¬ b¶n
cña tæ chøc th× mèi cã thÓ ®a doanh nghiÖp vµo ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ nhÊt ,
mang l¹i lîi Ých kinh tÕ nhiÒu nhÊt .
Tuy nhiªn trªn thùc tÕ cÇn quan t©m tíi mèi quan hÖ gi÷a c¸c nguyªn
t¾c tæ chøc vµ c¬ cÊu tæ chøc cña doanh nghiÖp ®Ó vËn dông mét c¸ch linh
ho¹t, phï hîp víi tõng doanh nghiÖp, tõng ngµnh nghÒ kinh doanh.
ViÖc tu©n thñ c¸c nguyªn t¾c vÒ tæ chøc cña doanh nghiÖp lµ mét ®iÒu
hÕt søc quan träng. §ã còng chÝnh lµ lý do v× sao em chän ®Ò tµi :
“Liªn hÖ thùc tiÔn doanh nghiÖp ®Ó ph©n tÝch ý nghÜa vµ mèi quan
hÖ biÖn chøng gi÷a 8 nguyªn t¾c c¬ b¶n vÒ tæ chøc“
Lµm ®Ò tµi tiÓu luËn cho bé m«n nµy Tæ Chøc Qu¶n Lý .
1
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
Mçi tæ chøc lµ mét thùc thÓ x· héi cã c¬ cÊu riªng, vËn ®éng theo mét
c¬ cÊu nhÊt ®Þnh vµ ®îc ®iÒu khiÓn bëi mét trung t©m ®Çu n·o ®Ó thùc hiÖn
nh÷ng nhiÖm vô nh»m ®¹t ®îc môc tiªu do chñ thÓ ®Ò ra. Khi nhËn tr¸ch
nhiÖm qu¶n lý mét doanh nghiÖp víi môc tiªu ®· x¸c ®Þnh, ngêi gi¸m ®èc
ph¶i quan t©m ngay ®Õn viÖc xem xÐt tæ chøc qu¶n lý hiÖn cã liÖu ®· hîp lý
vµ t¬ng xøng víi nhiÖm vô cha, tõ ®ã ph©n tÝch c¸c ®iÓm yÕu kÐm bÊt cËp ®Ó
suy nghÜ thiÕt kÕ l¹i hoÆc c¶i tiÕn, kiÖn toµn mét sè kh©u nµo ®ã. Muèn lµm
®îc nh vËy th× cÇn ph¶i hiÓu râ vÒ nh÷ng nguyªn t¾c tæ chøc.
I. kh¸I niÖm c¬ b¶n vÒ tæ chøc
Tæ chøc lµ mét tõ ng÷ rÊt thêng gÆp trong ®êi sèng, víi t c¸ch mét
danh tõ ( chØ mét thùc thÓ ), mét ®éng tõ ( chØ mét hµnh ®éng ). Tæ chøc hiÖn
diÖn trong c¸c sù vËt tù nhiªn vµ x· héi , tõ ®¬n gi¶n ®Õn phøc t¹p , tõ vi m«
®Õn vÜ m« .
C¸c nhµ khoa häc ®· cè g¾ng ®a ra c¸c c¸ch ®Þnh nghÜa kh¸c nhau vÒ tæ
chøc, song khã x¸c ®Þnh ®îc mét ®Þnh nghÜa xóc tÝch vµ chÝnh x¸c nhÊt (nãi
nªn néi dung ®Çy ®ñ vµ thuùc chÊt mét c¸ch chÆt chÏ, râ rµng, ng¾n gän).
Theo tõ ®iÓn tiÕng ViÖt phæ th«ng , tæ chøc cã c¸c nghÜa : t¹o thµnh mét
chØnh thÓ cã cÊu t¹o vµ chøc n¨ng nhÊt ®Þnh , ho¹t ®éng cã trËt tù nÒ nÕp ;
lµm nh÷ng viÖc cÇn thiÕt ®Ó tiÕn hµnh mét ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ , tËp hîp
mét sè ngêi ho¹t ®éng v× quyÒn lîi chung , môc dÝch chung .
ë ®©y chóng ta chó ý mét ®Þnh nghÜa s¸t h¬n víi kh¸I niÖm tæ chøc
qu¶n lý :
Tæ chøc lµ mét c¬ cÊu ( bé m¸y hoÆc hÖ thèng bé m¸y ) ®îc x©y dùng
cã chñ ®Þnh vÒ vai trß vµ chøc n¨ng ®îc hîp thøc ho¸ ), trong ®ã c¸c thµnh
viªn cña nã thùc hiÖn tõng phÇn viÖc ®îc ph©n c«ng víi sù liªn kÕt h÷u c¬
nhµm ®¹t tíi môc tiªu chung .
XuÊt ph¸t tõ c¸c nhiÖm vô cÇn tiÕn hµnh ®Ó ®¹t tíi môc tiªu ®· x¸c ®Þnh
(kh«ng v× lý do nµo kh¸c vµ kh«ng phôc vô ®ång thêi bÊt kú môc tiªu nµo
kh¸c ).
Cã sù ph©n c«ng lao ®éng rµnh m¹ch ( mçi ngêi , mçi nhãm ngêi ph¶i
hoµn thµnh mét kh©u , mét phÇn nhiÖm vô ) vµ ®îc liªn kÕt víi nhau trong
mét tæng thÓ ho¹t ®éng chung .
Cã cÊu t¹o hîp lý nhiÒu bé phËn hîp thµnh vµ cã mét c¬ cÊu ®iÒu khiÓn
thèng nhÊt ( ®Ó vËn hµnh c¶ guång m¸y mét c¸ch nhÞp nhµng vµ ®¹i diÖn cho
khèi thèng nhÊt ®ã trong quan hÖ víi bªn ngoµi ).
ii. néi dung vµ ý nghÜa cña c¸c nguyªn t¾c c¬ b¶n vÒ tæ
chøc
2
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
Khi thiÕt lËp vµ vËn hµnh bÊt kú méy tæ chøc nµo còng ph¶i tu©n thñ ,
vËn dông c¸c quy t¾c chung vÒ tæ chøc tæ chøc , nh÷ng nguyªn t¾c nµy xuÊt
ph¸t tõ thùc tiÔn vÒ qu¶n lý vµ phï hîp víi c¸c quy luËt kh¸ch quan .
1. Nguyªn t¾c 1:
Tõ môc tiªu ho¹t ®éng mµ ®Þnh ra chøc n¨ng cña tæ chøc , tõ chøc
n¨ng mµ thiÕt lËp bé m¸y phï hîp , vµ tõ bé m¸y mµ bè trÝ con ngêi ®¸p øng
yªu cÇu .
§©y lµ tr×nh tù logic cña tæ chøc, kh«ng ®îc lµm ngîc l¹i hoÆc tuú tiÖn.
a) §Ó thùc hiÖn môc tiªu ®· ®Ò ra ( kinh doanh mét lÜnh vùc s¶n xuÊt ,
th¬ng m¹i hoÆc mét dÞch vô nµo ®ã), cÇn x¸c ®Þnh c¸c chøc n¨ng nhiÖm vô
c¬ b¶n l©u dµi cña bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp , xuÊt ph¸t tõ 4 chøc n¨ng
cña qu¶n lý : ho¹ch ®Þnh , tæ chøc , ®iÒu khiÓn, phèi hîp vµ kiÓm tra. Mçi bé
phËn cña bé m¸y qu¶n lý l¹i cã chøc n¨ng cô thÓ ®Ó thùc hÖn phÇn viÖc ®îc
ph©n c«ng , ph©n cÊp qu¶n lý . chøc n¨ng x¸c ®Þnh kh«ng râ sÏ kh«ng cã c¨n
cø ®Ó tæ chøc thùc hiÖn ®¹t tíi môc tiªu . Chøc n¨ng chïng chÐo sÏ lµm cho
bé m¸y cång kÒnh , tr¸ch nhiÖm kh«ng râ , ho¹t ®éng trôc trÆc .
b) Bé m¸y ®îc thiÕt lËp ®Ó thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng , cã chøc n¨ng th×
ph¶i cã bé m¸y vµ bé m¸y ph¶i ®¸p øng chøc n¨ng . Kh«ng thÓ lËp ra mét bé
m¸y tuú tiÖn víi nh÷ng lý do kh«ng liªn quan ®Õn chøc n¨ng ( ch¼ng h¹n ®Ó
cã cho sè ngêi d thõa hoÆc sao chÐp m« h×nh cña tæ chøc kh¸c ... ).
Yªu cÇu ®ã tríc hÕt ®îc thùc hiÖn b»ng c¸ch lùa chän lo¹i h×nh tæ
chøc thÝch hîp , x¸c ®Þnh sè lîng tèi u ( võa ®ñ ) c¸c bé phËn cÇn thiÕt ®Ó
qu¶n lý cã hiÖu lùc , ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ víi tr¸ch nhiÖm râ rµng. Tiªu chÝ
tæng qu¸t ®Ó kiÓm nghiÖm tÝnh hîp lý cña bé m¸y lµ: mäi chøc n¨ng cña tæ
chøc ®Òu cã n¬i thùc hiÖn vµ chÞu tr¸ch nhiÖm, ho¹t ®éng cã hÖu qu¶ cao , cã
thÓ kiÓm so¸t ®îc , c¶ guång m¸y ho¹t ®éng g¾n bã , nhÞp nhµng cïng híng
vµo môc tiªu chung .
c) Bé m¸y ho¹t ®éng ®îc lµ nhê cã con ngêi víi n¨ng lùc vµ phÈm chÊt
®¸p øng yªu cÇu. YÕu tè con ngêi bao gåm c¬ cÊu ®éi ngò ( c¸c lo¹i c¸n bé
nh©n viªn ), sè lîng ( cÇn thiÕt ®Ó b¶o ®¶m c¸c phÇn viÖc) vµ tiªu chuÈn
(tr×nh ®é, n¨ng lùc, phÈm chÊt). Kh«ng thÓ v× con ngêi mµ sinh ra bé m¸y
kh«ng thùc sù cÇn thiÕt. ViÖc ph©n c«ng, x¸c ®Þnh chøc tr¸ch c¸ nh©n râ
rµng lµ c¬ së ®Ó cã bä m¸y hîp lý ( gän nhÑ, cã chÊt lîng. Sù bè trÝ , ph©n
c«ng tuú tiÖn sÏ dÉn ®Õn t×nh tr¹ng " võa thõa ", " võa thiÕu " ngêi , nhiÖm vô
kh«ng hoµn thµnh tèt , tr¸ch nhiÖm thiÕu râ rµng , h¬n n÷a cßn t¹o ®iÒu kiÖn
ph¸t sinh c¸c vÊn ®Ò néi bé phøc t¹p g©y lñng cñng , láng lÎo kû c¬ng.
2.Nguyªn t¾c 2:
3
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
Néi dung chøc n¨ng cña mçi tæ chøc cÇn ®îc ph©n chia thµnh c¸c
phÇn viÖc râ rµng vµ ph©n c«ng hîp lý , rµnh m¹ch cho mçi bé phËn, mçi c¸
nh©n chÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn .
a) Sù ph©n chia nhiÖm vô ph¶i ®¶m b¶o cho ngêi thùc hiÖn cã thÓ hoµn
thµnh võa søc ®Ó cã thÓ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ kÕt qu¶ thùc hiÖn . Nã còng ph¶i
t¹o ®îc vµ duy tr× mèi kiªn kÕt , phèi hîp ®Ó cïng thùc hiÖn chøc n¨ng
chung cña tæ chøc .
TÝnh hîp lý cña sù ph©n chia nhiÖm vô vµ ph©n c«ng ®îc kiÓm
nghiÖm qua c¸c c©u hái :
- Nh÷ng phÇn viÖc ®ã ®· ®ñ ®Ó thùc hiÖn chøc n¨ng chung cha?
- Néi dung nhiÖm vô cña tõng bé phËn , tõng ngêi ®· râ rµng cha ?
Ngêi ®îc ph©n c«ng ®· hiÓu ®óng cha ?
- Cã nh÷ng phÇn viÖc nµo ®îc ph©n c«ng trïng nhau kh«ng? NhiÖm
vô nµo cha ®îc ph©n c«ng ?
- Khèi lîng viÖc ®îc ph©n c«ng cã võa søc thùc hiÖn kh«ng? PhÇn
viÖc nµo qu¸ nÆng hoÆc qu¸ nhÑ ?
- C¸ch ph©n chia, ph©n c«ng ®ã cã gióp cho ngêi ®iÒu hµnh (phô tr¸ch
chung) n¾m ®îc toµn bé ho¹t ®éng kh«ng?
b) Trong tæ chøc qu¶n lý cña doanh nghiÖp cã sù ph©n c«ng theo chiÒu
ngang (chuyªn m«n ho¸) vµ sô ph©n cÊp theo chiÒu däc ( cÊp bËc ) . Sù ph©n
c«ng theo chiÒu ngang quan träng nhÊt lµ t¸ch biÖt quyÒn së h÷u víi quyÒn
sö dông , thÓ hiÖn qua vai trß cña chñ doanh nghiÖp ( hoÆc héi ®ång qu¶n
trÞ ) vµ vai trß cña gi¸m ®èc ®iªï hµnh . ë níc ta, ®©y cßn lµ vÊn ®Ò cßn cha
®îc lµm râ (®èi víi doanh nghiÖp nhµ níc). C¸c bé phËn c«ng ®o¹n s¶n xuÊt
- dÞch vô vµ c¸c phßng , ban chøc n¨ng lµ kÕt qu¶ cña sù ph©n c«ng theo
chiÒu ngang trong doanh nghiÖp , ho¹t ®éng theo ph¬ng thøc phèi hîp cïng
phôc tïng .
Ph©n cÊp theo chiÒu däc ®îc thùc hiÖn qua hÖ thèng cÊp bËc qu¶n lý
tõ trªn xuèng díi , th«ng thêng gåm 3 cÊp c¬ b¶n : cÊp cao ( toµn doanh
nghiÖp ), cÊp trung gian (doanh nghiÖp thµnh viªn, ph©n xëng , bé phËn dÞch
vô , chi nh¸nh ) vµ cÊp trùc tiÕp thùc hiÖn ( tæ , ®éi ) . øng víi c¸c cÊp qu¶n
lý ®ã lµ c¸c chøc danh phô tr¸ch : gi¸m ®èc (cïng c¸c phßng, ban), qu¶n ®èc
(cïng c¸c bé m«n gióp viÖc t¸c nghiÖp), tæ trëng hoÆc ®éi trëng ... HÖ thèng
däc ®îc ®iÒu hµnh theo chÕ ®é thñ trëng qua quan hÖ ®iÒu khiÓn - phôc tïng
víi thø tù bËc thang ( t¸c ®éng theo tõng nÊc ) .
4
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
3. Nguyªn t¾c 3:
NhiÖm vô quyÒn h¹n vµ chøc n¨ng ph¶i t¬ng xøng .
a) Chøc n¨ng (l©u dµi ) hoÆc nhiÖm vô ( tõng viÖc ) giao cho bé phËn
hoÆc c¸ nh©n nµo ®ã phÈi ®¶m b¶o hoµn thµnh . CÇn x¸c ®Þnh vµ hiÓu râ:
chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ mÆt nµo vµ ®Õn ®©u , ai lµ ngêi chÞu tr¸ch nhiÖm tríc
ai ? ChØ khi nhËn râ tr¸ch nhiÖm, mçi ngêi míi tËn t©m tËn lùc, ¸m nghÜ d¸m
lµm vµ d¸m chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ kÕt qu¶ thùc hiÖn.
Vµ do ®ã chØ giao nhiÖm vô khi xÐt thÊy ngêi thùc hiÖn cã ®ñ kh¶
n¨ng ®¶m ®¬ng .
Cã 4 lo¹i tr¸ch nhiÖm: tr¸ch nhiÖm tËp thÓ, tr¸ch nhiÖm c¸ nh©n, tr¸ch
nhiÖm liªn ®íi vµ tr¸ch nhiÖm cuèi cïng. Tr¸ch nhiÖm tËp thÓ thùc hiÖn
trong c¬ chÕ quyÕt ®Þnh tËp thÓ ( vÝ dô chÕ ®é lµm viÖc cña héi ®ång qu¶n
trÞ), trong ®ã mäi thµnh viªn tham gia quyÕt ®Þnh ph¶i cïng chÞu tr¸ch nhiÖm
kÓ c¶ thiÓu sè bÊt ®ång .Trong chÕ ®é thñ trëng ( hÖ thèng ®iªuf hµnh ) ph¶i
x¸c ®Þnh c¸ nh©n cña ngêi phô tr¸ch còng nh ngêi ®îc ph©n c«ng . §èi víi
nh÷ng bé phËn , nh÷ng ngêi cã liªn quan cÇn x¸c ®Þnh tr¸ch nhiÖm liªn ®íi
tøc lµ mét phÇn tr¸ch nhiÖm gi¸n tiÕp. Tr¸ch nhiÖm cuèi cïng lµ chia sÎ
tr¸ch nhiÖm chung ®èi víi kÕt qu¶ thùc hiÖn cuèi cïng theo môc tiªu cña c¶
doanh nghiÖp , chñ yÕu nh»m ®éng viªn tinh thÇn vµ ý thøc lµm chñ h¬n lµ
chÞu tr¸ch nhiÖm cô thÓ . Tr¸ch nhiÖm cô thÓ cã nghÜa lµ ph¶i chÞu sö lý vÒ
hµnh chÝnh vµ vÒ ph¸p lý, cã trêng hîp ph¶i båi thêng thiÖt h¹i ®· g©y ra.
b) QuyÒn h¹n lµ mét phÇn quyÒn lùc ®îc giao ®Ó cã thÓ thùc thi nhiÖm
vô víi tr¸ch nhiÖm ph¶i ®¶m b¶o hoµn thµnh. Giao quyÒn h¹n cã nghÜa lµ sù
ph©n ®Þnh quyÒn lùc t¬ng xøng víi tr¸ch nhiÖm , ph¶i võa ®ñ (kh«ng thiÕu,
kh«ng thõa) vµ ph¶i râ rµng .
Giao quyÒn h¹n kh«ng ®óng sÏ kh«ng thÓ quy tr¸ch nhiÖm , hËu qu¶
lµ cÊp trªn ph¶i tù g¸nh tr¸ch nhiÖm lÏ ra ®îc san sÎ, t¹o ra sù tËp trung qu¸
møc , h¹n chÕ tÝnh chñ ®éng s¸ng t¹o cña cÊp díi, dÔ sinh tÖ quan liªu vµ
láng lÎo kû c¬ng .
Giao qu¸ nhiÒu quyÒn h¹n sÏ t¹o c¬ héi cho sù léng quyÒn, chuuªn
quyÒn , dÔ sÈy ra c¸c vi ph¹m v« nguyªn t¾c mµ khã x¸c ®Þnh tr¸ch nhiÖm .
Kh«ng x¸c ®Þnh râ quyÒn h¹n ( th¶ næi quyÒn lùc) lµ t×nh huèng xÊu
nhÊt, t¹o ra t×nh tr¹ng kh«ng thÓ kiÓm so¸t ®îc hµnh ®éng cña cÊp díi, hËu
qu¶ cã thÓ theo hai híng : hoÆc lµ kh«ng hoµn thµnh ®îc nhiÖm vô , kh«ng
quy ®îc tr¸ch nhiÖm ( do kh«ng sö dông quyÒn h¹n cÇn cã ), hoÆc lµ l¹m
dông tuú tiÖn quyÒn lùc, lÊn s©n vµ can thiÖp vît cÊp . Mét nhµ nghiªn cøu
vÒ qu¶n lý ®· nhÊn m¹nh: "l·nh ®¹o chÝnh lµ ë chç biÕt ph©n ®Þnh quyÒn
lùc".
Ngêi qu¶n lý cÇn ®Æt ra c¸c c©u hái kiÓm nghiÖm :
5
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
- §· giao cho cÊp díi ®ñ quyÒn h¹n cÇn thiÕt cha , cßn thiÕu quyÒn
h¹n g× ®Ó hä cã thÓ hoµn thµnh tr¸ch nhiÖm? Cã quyÒn h¹n nµo giao qua
møc kh«ng ?
- CÊp díi ®· biÕt sö dông ®óng c¸c quyÒn h¹n ®îc giao cha nh÷ng
®iÓm nµo quy ®Þnh cha ®ñ râ ?
- Khi thÊy cÊp díi vît qu¸ quyÒn h¹n , cã kiªn quyÕt ng¨n chÆn , xö lý
vµ kh¾c phôc hËu qu¶ kh«ng?
- B¶n th©n cã tù cho phÐp m×nh vît qu¸ quyÒn h¹n ®îc giao kh«ng ?
Nguyªn t¾c trªn ®©y ®Æt ra vÊn ®Ò ph¶i x©y dùng chÕ ®ä tr¸ch nhiÖm
víi néi dung vµ giíi h¹n rµnh m¹ch , g¾n chÆt víi viÖc quy ®Þnh quyÒn h¹n
cho mçi cÊp , mçi chøc danh qu¶n lý . §ã lµ c¬ së ®Ó duy tr× kû c¬ng vµ ®Ó
lµm tèt c«ng t¸c c¸n bé , t¹o ra søc m¹nh cña tæ chøc .
6
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
4. Nguyªn t¾c 4:
CÇn x¸c lËp vµ xö lý ®óng c¸c mèi quan hÖ chøc n¨ng , chÕ ®é c«ng
t¸c vµ lÒ lèi lµm viÖc .
Quan hÖ vÒ chøc n¨ng lµ mét yÕu tè trong c¬ chÕ vËn hµnh (phÇn
mÒn) cña tæ chøc, thÓ hiÖn tr¹ng th¸i ®éng cña tæ chøc. X¸c lËp vµ sö lý
®óng sÏ ®¶m b¶o qu¸ tr×nh vËn hµnh ®ång bé, hµi hoµ cña bé m¸y ho¹t ®éng,
kh«ng chång chÐo, víng m¾c, m©u thuÉn nhau. CÇn n¾m v÷ng nh÷ng ®Æc
®iÓm cña tæ chøc ®Ó vËn dông cho phï hîp , trªn c¬ së mét sè ®iÓm chung
nh sau:
- Tríc hÕt cÇn nhËn thøc bé phËn do m×nh phô tr¸ch thuéc tuyÕn nµo (
ngang hay däc) trong mèi quan hÖ xö lý . Tõ ®ã thÊy ®îc ®èi t¸c quan hÖ
( liªn quan ®Õn bé phËn kh¸c nh thÕ nµo), nh÷ng h×nh thøc thùc hiÖn mèi
quan hÖ ( qua v¨n b¶n , qua ®iÖn tho¹i hay gÆp mÆt trùc tiÕp ) .
- CÇn ph©n biÖt c¸c mèi quan hÖ l©u dµi, thêng xuyªn vµ c¸c mèi quan
hÖ ®ét xuÊt , t¹m thêi ®Î xö lý ®óng . Víi c¸c quan hÖ l©u dµi ph¶i duy tr×
liªn tôc (thêng cã ®Þnh kú), tr¸nh ®øt qu·ng l©u. Víi c¸c quan hÖ ®ét xuÊt ,
cÇn xö lý kÞp thêi vµ døt ®iÓm .
- ChÕ ®é c«ng t¸c vµ lÒ lèi lµm viÖc lµ c¸c quy ®Þnh nh»m ®iÒu chØnh
hµnh vi cña c¸c ®èi tîng tham gia mèi quan hÖ chøc n¨ng, ®îc x©y dùng
thµnh nÒ nÕp vµ thãi quen , thÓ hiÖn sù rµng buéc cña tæ chøc. ChÕ ®é æn
®Þnh mang tÝnh æn ®Þnh t¬ng ®èi vµ tÝnh thÓ chÕ, ®ã lµ c¸c chÕ ®ä sinh ho¹t
tËp thÓ (héi nghÞ, héi ý, héi b¸o), chÕ ®é th«ng tin (b¸o c¸o, truyÒn ®¹t,
th«ng b¸o, thØnh thÞ), chÕ ®é kiÓm tra ®«n ®èc ( thêng xuyªn, ®Þnh kú ) ,chÕ
®é tr¸ch nhiÖm (®¸nh gi¸, xö lý tr¸ch nhiÖm ), chÕ ®é khen thëng kû luËt,
v.v... LÒ lèi lµm viÖc cÇn kh«ng ngõng ®îc söa ®æi , c¶i tiÕn ®Ó phï hîp víi
®iÒu kiÖn míi .
- C¬ së cña viÖc xö lý c¸c mèi quan hÖ chøc n¨ng chÝnh lµ tõng chøc
n¨ng cña tõng bé phËn, tõng chøc danh víi ®êng ranh giíi ®óng vµ râ, song
kh«ng biÖt lËp. Trªn thùc tÕ, c¸c vïng tr¸ch nhiÖm thêng cã sù giao thoa,
chång lÊn, thÓ hiÖn tÝnh mÒm dÎo cña tæ chøc. Cã nh÷ng t×nh huèng ®Æc biÖt
ph¶i vît ranh giíi trong trõng mùc nµo ®Êy, thËm chÝ can thiÖp vît cÊp, song
kh«ng ®îc l¹m dông vµ ngay sau khi can thiÖp ph¶i cã sù gi¶i thÝch ®Ó ®èi
t¸c th«ng c¶m tr¸nh nÈy sinh th¾c m¾c, nghi kþ , ph¸ vì nÒ nÕp quan hÖ b×nh
thêng . NÕu qu¸ c©u nÖ, cøng nh¾c cã thÓ lµm háng viÖc vµ sinh ra tÖ quan
liªu.
5. Nguyªn t¾c 5:
B¶o ®¶m sù cung cÊp th«ng tin qua l¹i ®Çy ®ñ vµ kÞp thoi, trung thùc
vµ cã ®é tin cËy cao.
7
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
Sù qu¶n lý ®iÒu hµnh th«ng suèt cã hiÖu lùc thêng xuyªn ®ßi hái sù
trao ®æi th«ng tin theo chiÒu däc vµ chiÒu ngang vÒ m«i trêng ho¹t ®éng, vÒ
t×nh h×nh, vÒ chñ tr¬ng, biÖn ph¸p vµ vÒ kinh nghiÖm . Nh÷ng th«ng tin ®ã
gióp cho viÖc ®¸nh gi¸ ®óng t×nh h×nh thùc tÕ ®Î ra c¸c quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n,
s¸t hîp vµ ®iÒu hµnh , phèi hîp mäi ho¹t ®éng nh»m ®¹t tíi môc tiªu víi kÕt
qu¶ cao nhÊt. §©y lµ hÖ thèng thÇn kinh cña c¬ thÓ tæ chøc, cÇn cã ph¶n øng
nhanh nhËy víi c¸c tÝn hiÖu chÝnh x¸c .
Ngêi phô tr¸ch ë mçi cÊp , mçi bé phËn cÇn tù ®Æt ra vµ t×m c¸ch
gi¶i ®¸p c¸c c©u hái :
- Nh÷ng th«ng tin g× cÇn ®îc biÕt ®Ó qu¶ lý vµ ®iÒu hµnh tèt ?
-CÊp díi cã ph¶n ¸nh , b¸o c¸o thêng xuyªn, kÞp thêi kh«ng ?
- C¸c th«ng tin nhËn ®îc cã chÝnh x¸c, trung thùc ®¸ng tin cËy kh«ng?
CÇn thÈm tra l¹i nh÷ng th«ng tin g× ?
- C¸c th«ng tin ®· truyÒn (theo c¸c chiÒu) ®· ®îc tiÕp nhËn nh thÕ nµo,
cã ph¶n øng g× ?
- B¶n th©n m×nh ®· b¸o c¸o t×nh h×nh ®¬n vÞ lªn cÊp trªn mét c¸ch kÞp
thêi, ®Çy ®ñ vµ ®óng thùc chÊt cha ?
- C¸c bé ph©n cung cÊp cã thêng xuyªn chñ ®éng trao ®æi ý kiÕn vµ
kinh nghiÖm víi nhau kh«ng ?
- CÇn chÊn chØnh, cñng cè kh©u nµo trong hÖ thèng th«ng tin ®Ó ®¶m
b¶o th«ng suèt cã hiÖu qu¶ ?
6. Nguyªn t¾c 6:
Cã sù kiÓm tra kÞp thêi ®Î kiÓm chøng viÖc thùc hiÖn mäi nhiÖm vô ,
qua ®ã sö lý c¸c vÊn ®Ò ph¸t sinh , thóc ®Èy tiÕn ®ä vµ ®óc kÕt kinh nghiÖm.
Theo H.Fayol , kiÓm tra lµ kh©u cuèi cïng vµ then chèt cña qu¸ tr×nh tæ
chøc thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý , nh»m kiÓm chøng xem mäi viÖc ®·
diÔn ra cã ®óng kÕ ho¹ch ®· ®Þnh vµ theo c¸c nguyªn t¾c ®· ®Ì ra hay kh«ng.
Qua ®ã ph¸t hiÖn nh÷ng sai sãt , chËm trÔ ®Ó kÞp thêi söa ch÷a, gi¶i quyÕt
hËu qu¶ vµ ng¨n ngõa hËu qu¶ lín h¬n . Qua kiÓm tra, còng x¸c ®Þnh râ ®îc
tr¸ch nhiÖm cña tõng cÊp, tõng ngêi ®Ó ®«ng ®èc, uèn n¾n hoÆc bè trÝ l¹i c¸n
bé, ®iÒu chØnh c¸c mèi quan hÖ , c¶i tiÕn lÒ lèi lµm viÖc, thËm chÝ ph¶i tæ
chøc l¹i bé m¸y.
Trªn nguyªn t¾c, ngêi ra quyÕt ®Þnh chÝnh lµ ngêi cã tr¸ch nhiÖm vµ
thÈm quyÒn thÈm tra. Bé m¸y kiÓm tra ph¶i cã kh¶ n¨ng ph¸t hiÖn vÊn ®Ò,
ph©n tÝch sù viÖc, cung cÊp th«ng tin ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c vµ kÞp thêi ph¶n håi
vÒ trung t©m ®¸nh gi¸, kÕt luËn vµ xö lý .
8
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
Ngêi ®iÒu hµnh cÇn biÕt, cÇn kiÓm tra c¸i g×, ë kh©u nµo, träng t©m
kiÓm tra ë ®©u , phËm vi vµ møc ®é kiÓm tra ®Õn ®©u lµ phï hîp . Bu«ng
láng kiÓm tra vµ l¹m dông kiÓm tra ®Òu cã t¸c h¹i . KiÓm tra chung chung,
dµn ®Òu vµ h×nh thøc khong nh÷ng v« bæ mµ cßn v« t×nh dung tóng, khuyÕn
khÝch c¸c sai ph¹m , g©y mÊt hiÖu lùc cña tæ chøc . KiÓm tra th¸i qu¸ (dån
dËp , trµn lan ) thêng g©y , kh«ng khÝ c¨ng th¼ng , thiÕu tin tëng lÉn nhau,
h¹n chÕ tÝnh chñ ®éng s¸ng t¹o cña cÊp díi , h¬n n÷a cßn g©y x¸o trén, ®×nh
trÖ ho¹t ®éng cña guång m¸y . CÇn b×nh thêng ho¸ ho¹t ®éng kiÓm tra thêng
xuyªn , khi kiÓm tra ®ét xuÊt cã träng ®iÓm cÇn tiÕn hµnh gän vµ nhÊt thiÕt
ph¶i cã kÕt luËn râ rµng , xö lý døt ®iÓm vµ rót kinh nghiÖm .
VÒ phÝa c¸c ngêi bÞ kiÓm tra, ph¶i ý thøc ®îc sù cÇn thiÕt cña sù kiÓm
tra, s½n sµng cung cÊp c¸c th«ng tin trung thùc , t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc kiÓm
tra ®îc thuËn lîi, th¼n th¾n c«ng nhËn c¸c kÕt luËn hoÆc chøng minh cã ®Çy
®ñ c¬ së vÒ c¸c ®iÓm cha nhÊt trÝ .
Trong hÖ thèng ®iÒu hµnh , kh«ng cã sù kiÓm tra cña cÊp díi ®èi víi cÊp
trªn . Ho¹t ®éng thanh tra nh©n d©n cã tÝnh chÊt kh¸c, thÓ hiÖn quyÒn lµm
chñ cña tËp thÓ ngêi lao ®éng , ®îc tiÕn hµnh cã tæ chøc, cã l·nh ®¹o nh»m
vµo mét sè môc tiªu nhÊt ®Þnh .
7. Nguyªn t¾c 7 :
T¹o sù g¾n bè gi÷a c¸c thµnh viªn trong tæ chøc, gi÷a ngêi ®iÒu hµnh
víi tËp thÓ ngêi lao ®éng , híng vµo môc tiªu chung .
Sù hîp t¸c gi÷a c¸c thµnh viªn trong tæ chøc lµ nh©n tè rÊt quan träng,
bæ xung cho mèi quan hÖ chøc n¨ng nh»m khai th¸c, ®éng viªn dîc nhiÖt
t×nh vµ trÝ tuÖ cña tËp thÓ, t¨ng thªm søc m¹nh cña tæ chøc, t¹o ra bÇu kh«ng
khÝ ®«ng thuËn , høng thó .
Sù liªn kÕt trong tæ chøc ®îc thÓ hiÖn qua hai lo¹i quan hÖ : quan hÖ
chÝnh thøc dùa trªn sù ph©n ®Þn chøc n¨ng vµ ®îc b¶o ®¶m b»ng thÓ chÕ (luËt
ph¸p , quy ®Þnh hµnh chÝnh vµ kû luËt néi bé ) vµ quan hÖ kh«ng chÝnh thøc
dùa trªn sù giao tiÕp mang tÝnh tin cËy lÉn nhau v× lîi Ých chung , kh«ng ®ßi
hái thñ tôc ph¸p lý vµ thñ tôc hµnh chÝnh . Quan hÖ chÝnh thøc ®îc gäi lµ
quan hÖ chøc n¨ng, quan hÖ kh«ng chÝnh thøc lµ sù hîp t¸c gi÷a nh÷ng c¸
nh©n trong tËp thÓ .
Quan hÖ hîp t¸c kh«ng hoµn toµn mang tÝnh tù ph¸t, mµ còng cã sù
rµng buéc nhÊt ®Þnh , qua chÕ ®é lµm viÖc vµ lÒ lèi lµm viÖc, nhiÒu khi cã tæ
chøc víi c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc ( do thñ trëng lËp ra vµ t¹o ®iÒu kiÖn ho¹t
®éng , do tËp thÓ lao ®éng tù tæ chøc víi vai trß cña c«ng ®oµn ). C¸c héi
®ång t vÊn tõng lÜnh vùc, c¸c tiÓu ban liªn tÞch, c¸c nhãm chuyªn gia lµ
nh÷ng h×nh thøc hîp t¸c thêng ®îc sö dông, tuy nhiªn cÇn ®i vµo thùc chÊt,
thiÕt thùc trong ho¹t ®éng . Ngêi qu¶n lý cÇn träng thÞ , l¾ng nghe sau khi
9
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
nªu vÊn ®Ò ®Ých ®¸ng vµ gîi ý cô thÓ ®Ó tho¶ luËn ®óng yªu cÇu, cã chÊt lîng
.
8. Nguyªn t¾c 8:
TuyÓn chän chÆt chÏ vµ bè trÝ sö dông ®óng c¸n bé , nh©n viªn , t¹o
®iÒu kiÖn cho mäi ngêi ph¸t huy cao kh¶ n¨ng kh«ng ngõng phat triÓn vÒ
n¨ng lùc vµ phÈm chÊt .
Con ngêi víi t c¸ch mét lo¹i tµi nguyªn quý gi¸ lµ tÕ bµo cña tæ chøc, lµ
nh©n tè chñ yÕu cÊu thµnh tæ chøc. Søc m¹nh cña tæ chøc tríc hÕt phô thuéc
vµo n¨ng lùc vµ phÈm chÊt cña tõng c¸ nh©n , song søc m¹nh ®ã ®îc nh©n
lªn gÊp béi khi ®îc liªn kÕt g¾n bã trong tæ chøc . Tæ chøc quy ®Þnh vÞ trÝ vµ
chøc tr¸ch cña tõng ngêi , quy dÞnh ph¬ng híng vµ môc tiªu hµnh ®éng cña
con ngêi , lµm n¶y në vµ ph¸t triÓn nh÷ng tè chÊt cña con ngêi .
Khi ®· h×nh thµnh bé m¸y, cÇn ph¶i tuyÓn chän con ngêi ®¸p øng yªu
cÇu theo tiªu chuÈn nhÊt ®Þnh vÒ tr×nh ®é, n¨ng lùc vµ phÈm chÊt ®Ó bè trÝ
vµo c¸c chøc danh theo sù ph©n chia nhiÖm vô . Trong khi sö dông , ph¶i qua
c«ng viÖc mµ thö th¸ch , ®µo luyÖn ph¸t huy kh¶ n¨ng së trêng cña tõng ngêi
theo ph¬ng ch©m " dông nh©n nh dông méc ". Ph¶i cã chiÕn lîc vµ kÕ ho¹ch
ph¸t triÓn nguån tµi nguyªn nh©n lùc , ®¸p øng yªu c©u ph¸t triÓ l©u dµi cña
tæ chøc. Ph¶i cã chÝnh s¸ch , chÕ ®é ®·i ngé tho¶ ®¸ng ®Î bï ®¾p søc lao
®éng, t¹o ®éng lùc m¹nh mÏ , ®Ò cao tr¸ch nhiÖm vµ b¶o vÖ ngêi lao ®éng
trong khu«n khæ ph¸p luËt. Nh÷ng viÖc lµm ®ã lµ néi dung cña qu¶n lý nh©n
sù , mét bé phËn träng yÕu trong chøc n¨ng qu¶n lý nãi chung vµ chøc n¨ng
tæ chøc nãi riªng.
III. mèi quan hÖ biÖn chøng gi÷a c¸c nguyªn t¾c c¬ b¶n
vÒ tæ chøc .
Sù ph©n chia mét tæ chøc qu¶n lý c¸c cÊp vµ c¸c kh©u thÓ hiÖn sù ph©n
c«ng chuyªn m«n ho¸ theo chiÒu däc vµ chiÒu ngang , c¸c bé phËn ®ã bao
giê còng n»m trong nh÷ng mèi quan hÖ nhÊt ®Þnh nh»m t¹o sù liªn kÕt chÆt
chÏ, hµi hoµ rong tæ chøc .
Trong c¸c nguyªn t¾c c¬ b¶n vÒ tæ chøc , ta ®· thÊy viÖc sö lý ®óng ®¾n
c¸c mèi quan hÖ vÒ tæ chøc lµ yÕu tè ®Ó vËn hµnh bé m¸y ¨n khíp nhÞp
nhµng, t¹o ra hiÖu lùc cña tæ chøc. Khi ®Ò cËp ®Õn kh¸i niÖm tæ chøc ë tr¹ng
th¸i ®éng, ta còng nhÊn m¹nh vai trß cùc kú quan träng cña c¸c mèi quan hÖ
vÒ tæ chøc, nÕu sö lý ®óng sÏ t¹o ®îc ®éng lùc vµ kû c¬ng cho tæ chøc, ngîc
l¹i sÏ g©y víng m¾c, xung ®ét trong néi bé tæ chøc, cã thÓ lµm rèi lo¹n, v«
hiÖu ho¸ tæ chøc .
Mçi nguyªn t¾c c¬ b¶n vÒ tæ chøc ®Òu cã t¸c dông riªng , quyÕt ®Þnh
nhiÒu hay Ýt tÝnh hiÖu lùc cña tæ chøc qu¶n lý . Nhng trªn thùc tÕ , khi xÐt
trong mét doanh nghiÖp ( hay bÊt cø mét tæ chøc nµo ) tÊt c¶ mäi h¹ot ®éng
®Ó nh»m mét môch ®Ých chung th× ta thÊy nh÷ng nguyªn t¾c nµy cã mèi
10
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
quan hÖ phô thuéc nhau, cã nguyªn t¾c nµy th× míi cã nguyªn t¾c kia vµ mét
tæ chøc ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ th× kh«ng thÓ thiÕu ®îc nh÷ng nguyªn t¾c
nµy .
11
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
VÝ dô :
- Muèn x¸c lËp vµ xö lý ®óng c¸c mèi quan hÖ chøc n¨ng , chÕ ®é
c«ng t¸c vµ lÒ lèi lµm viÖc th× phµi thiÕt lËp bé m¸y phï hîp vµ bè trÝ con ngêi ®¸p øng yªu cÇu .
- Muèn ®¶m b¶o quan hÖ t¬ng xøng gi÷a nhiÖm vô, tr¸ch nhiÖm vµ
quyÒn h¹n th× cÇn ph¶i ph©n chia caca phÇn viÖc rµnh m¹ch, ph©n c«ng hîp
lý víi tr¸ch nhiÖm râ rµng .
- Muèn kiÓm tra s©u s¸t, kÞp thêi xö lý c¸c vÊn ®Ò ph¸t sinh th× ph¶i
b¶o ®¶m cung cÊp th«ng tin qua l¹i th«ng suèt (®Çy ®ñ, kÞp thêi, trung thùc,
cã ®é tin cËy cao).
- Muèn cho doanh nghiÖp ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ th× cÇn ph¶i t¹o sù
hîp t¸c g¾n bã trong tæ chøc híng vµo môc tiªu chung, bè trÝ sö dông ®óng
vµ t¹o ®iÒu kiÖn ph¸t huy con ngêi trong tæ chøc .v.v...
12
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
kÕt luËn
HiÖn nay trªn thùc tÕ ë ViÖt Nam cã rÊt Ýt doanh nghiÖp thùc hiÖn ®Çy
®ñ c¸c nguyªn t¾c cña tæ chøc cho nªn khi ®i vµo ho¹t ®éng thêng gÆp khã
kh¨n bé m¸y , nh©n sù vµ rÊt nhiÒu vÊn ®Ò kh¸c n÷a, dÉn ®Õn viÖc néi bé
lñng cñng , tan r· hoÆc ho¹t ®«ng thiÕu hiÖu qu¶. Bªn c¹nh ®ã nh÷ng doanh
nghiÖp biÕt vËn dông nh÷ng nguyªn t¾c cña qu¶n lý mét c¸ch triÖt ®Ó th×
ho¹t ®éng ngµy mét cã hiÖu qu¶ h¬n vÒ kinh tÕ, t¹o ®îc uy tÝn vµ vÞ thÕ cña
m×nh trªn th¬ng trêng .
Qua ®ã ta còng thÊy ®îc tÇm quan träng cña c¸c nguyªn t¾c vÒ qu¶n lý.
ChÝnh v× vËy mµ khi thµnh lËp mét doanh nghiÖp (hay mét tæ chøc) chóng ta
kh«ng thÓ xem thêng vÊn ®Ò nµy. §ã lµ mét ®iÒu kiÖn tèi thiÓu hÕt søc quan
träng trong viÖc doanh nghiÖp cã tån t¹i vµ ph¸t triÓn ®îc hay kh«ng .
13