Tài liệu Báo cáo thực tập nghiệp vụ

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU ....................................................................................................... 2 CHƢƠNG 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP ................................. 3 1. Thông tin chung về công ty. ............................................................................ 3 2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. ............................................... 4 3. Các nguồn lực cơ bản của doanh nghiệp. ........................................................ 6 4. Chức năng và nhiệm vụ chính của doanh nghiệp. ........................................... 7 5. Cơ cấu tổ chức của công ty. .......................................................................... 10 6. Kết quả hoạt động kinh doanh trong thời gian qua. ....................................... 21 7. Phƣơng hƣớng phát triển của doanh nghiệp trong những năm tới. ................ 22 CHƢƠNG 2. QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA ..................................... 25 2.1. Các bƣớc trong quá trình giao nhận ........................................................... 25 2.2. Các bên liên quan trong quá trình giao nhận .............................................. 30 2.3. Các giấy tờ liên quan trong quá trình giao nhận ......................................... 31 CHƢƠNG 3. ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ ........................................................ 44 3.1. Nhận xét hoạt động tại công ty ................................................................... 44 3.2. Kiến nghị ................................................................................................... 44 KẾT LUẬN ......................................................................................................... 46 1 LỜI MỞ ĐẦU Theo thông tin từ hiệp hội vận tải biển Việt Nam thì hàng năm, có tới gần 170 triệu tấn hàng qua lại hệ thống cảng biển của VN, mang lại doanh thu vài tỷ USD cho ngành vận tải biển. Nhƣng có tới 80% lƣợng hàng hóa ấy đƣợc vận chuyển qua đƣờng biển trên các con tàu nƣớc ngoài. Con số này phản ánh tình trạng của hoạt động vận tải biển trong nƣớc, nhƣng đồng thời, cũng chỉ ra rằng: hiện tại ở Việt Nam, dịch vụ đại lý tàu biển đang là một lĩnh vực hoạt động đầy hứa hẹn đối với các doanh nghiệp. Là một trong những tên tuổi hàng đầu của ngành vận tải và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, công ty Cổ phần Vận Tải và Thuê Tàu Vietfracht kinh doanh đa lĩnh vực. Với cơ hội thực tập tại Vietfracht lần này, em đã rất may mắn đƣợc tìm hiểu, nghiên cứu, và phần nào bƣớc vào thực tế hoạt động của công ty. Em xin chọn đề tài “Quy trình giao nhận hàng hóa tại Công ty cổ phần Vận tải và thuê tàu Vietfracht” để trình bày trong báo cáo thực tập của mình. Bài báo cáo thực tập đƣợc chia ra thành 3 chƣơng: Chƣơng 1: Giới thiệu chung về doanh nghiệp Chƣơng 2: Quy trình giao nhận hàng hóa Chƣơng 3: Đánh giá và kiến nghị 2 CHƢƠNG 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP 1. Thông tin chung về công ty. - Tên công ty Tiếng Việt: Công ty cổ phần Vận tải và thuê tàu - Tên công ty Tiếng Anh: The Transport and Chartering Corporation - Tên công ty viết tắt: Vietfracht - Trụ sở giao dịch chính: Số 74, Nguyễn Du, Quận Hai Bà Trƣng, Thành phố Hà Nội, Việt Nam - Trụ sở giao dịch tại Hải Phòng: 35 Minh Khai, phƣờng Hoàng Văn Thụ, quận Hồng Bàng, Thành phố Hải Phòng - Điện thoại: 031.3745529 - Fax: 031.3842276 - Kho bãi và vận chuyển tại Hải Phòng: Hà Đoan 1, Quận Hải An, Thành phố Hải Phòng - Website: www.vietfracht.com.vn - Vốn điều lệ niêm yết: 76.532.000.000 đồng - Vốn điều lệ hiện nay: 150.000.000.000 đồng - Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: chi nhánh Vietfracht Hải Phòng đƣợc thành lập theo quyết định số 1084/TCCB – LĐ ngày 01/06/1993 của Bộ Giao thông vận tải, là đơn vị hạch toán phụ thuộc công ty Vận tải và Thuê tàu (Vietfracht) – Bộ Giao thông vận tải. - Ngành nghề kinh doanh:  Vận tải hàng hóa bằng đƣờng biển, đƣờng bộ, đƣờng hàng không (không kể vận tải quá cảnh sang Lào , Trung Quốc)  Thuê tàu – môi giới hàng hải  Đại lý giao nhận vận tải hàng hóa đa phƣơng thức 3  Khai thuế hải quan  Kinh doanh kho bãi  Kiểm đếm hàng hóa  Thu gom hàng hóa xuất, nhập khẩu 2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. - Công ty Cổ phần Vận tải và thuê tàu (Vietfracht) đƣợc thành lập năm 1963. Vietfracht luôn đƣợc biết đến là một trong các doanh nghiệp hàng đầu của ngành Hàng hải Việt Nam, hoạt động trên nhiều lĩnh vực với quy mô toàn cầu, trong đó có logistics. Hơn 50 năm xây dựng và phát triển dịch vụ logistics với bao thăng trầm, Vietfracht luôn bám chặt phƣơng châm ổn định và phát triển bền vững. - Sau khi Vietfracht đƣợc thành lập không lâu thì đất nƣớc trải qua một giai đoạn lịch sử đặc biệt. Sau “Sự kiện Vịnh Bắc Bộ” (4/8/1964), miền Bắc bƣớc vào cuộc chiến đấu chống 2 cuộc chiến tranh phá hoại của đế quốc Mỹ (1964 - 1968 và 1972). Ngày 5/8/1964, đế quốc Mỹ chính thức ném bom miền Bắc. - Đảng và Nhà nƣớc chủ trƣơng chuyển hƣớng hoạt động của hai ngành Ngoại thƣơng và Giao thông vận tải. Mọi hoạt động kinh tế phải đáp ứng yêu cầu mới là “Tích cực chi viện cho tiền tuyến”, thực hiện khẩu hiệu “Tất cả để đánh thắng giặc Mỹ xâm lƣợc”. - Mặc dù trong điều kiện chiến tranh, vừa tổ chức, vừa hoạt động; tuy nhiên, Vietfracht đã vƣợt qua mƣa bom bão đạn, hoàn thành xuất sắc kế hoạch Nhà nƣớc giao, đóng góp quan trọng vào việc vận chuyển hàng hóa phục vụ công 4 cuộc xây dựng chủ nghĩa xã hội ở miền Bắc và chi viện cho chiến trƣờng miền Nam. - Sau khi đất nƣớc thống nhất, hoạt động kinh tế đối ngoại đã có nhiều thuận lợi mới. Vietfracht tiếp tục góp phần cùng đất nƣớc xây dựng cơ sở vật chất - kỹ thuật của chủ nghĩa xã hội; thúc đẩy sản xuất nông nghiệp, hàng tiêu dùng và hàng xuất khẩu, trang bị thêm thiết bị kỹ thuật cho các ngành kinh tế chuẩn bị cho bƣớc phát triển mạnh mẽ của công nghiệp nặng trong chặng đƣờng tiếp theo... Trong hoàn cảnh đất nƣớc vẫn bị bao vây, cấm vận, Vietfracht là đơn vị đƣợc giao nhiệm vụ “treo cờ” nƣớc ngoài, vƣợt qua hàng rào cấm vận của Mỹ và các nƣớc đồng minh để hoạt động buôn bán, làm ăn ở thị trƣờng ngoài nƣớc. Tháng 10/1984, Công ty đƣợc chuyển từ Bộ Ngoại thƣơng sang Bộ Giao thông Vận tải trực tiếp quản lý theo Quyết định số 334/CT ngày 1/10/1984 của Chủ tịch Hội đồng Bộ trƣởng (nay là Thủ tƣớng Chính phủ). - Sau năm 1986, cùng với sự ra đời của cơ chế kinh tế mới, lĩnh vực môi giới thuê tàu đã thành thị trƣờng cạnh tranh, Vietfracht đã kịp thời thay đổi hoạt động kinh doanh của Công ty phù hợp với tình hình mới. - Năm 2006, thực hiện chủ trƣơng lớn của Chính phủ, Công ty chính thức chuyển sang công ty cổ phần, với tên gọi đầy đủ là Công ty Cổ phần Vận tải và thuê tàu, viết tắt là VIETFRACHT. Tháng 12/2006, Vietfracht trở thành công ty đại chúng, mã giao dịch trên sàn chứng khoán là VFR. - Đó là mở rộng phạm vi kinh doanh, phát triển thêm nhiều ngành nghề mới nhƣ XNK trực tiếp, XNK ủy thác, vận tải đa phƣơng thức... Có thể nói, Vietfracht là đơn vị đầu tiên hoạt động kinh doanh logistics ở Việt Nam, tham gia chuỗi giá trị toàn cầu ngay từ những ngày đầu tiên đất nƣớc đổi mới. 5 - Trong 10 năm đầu của Thế kỷ XXI, Công ty đạt mức tăng trƣởng đáng phấn khởi, doanh thu năm sau cao hơn năm trƣớc. Đây là kết quả của sự đoàn kết, năng động sáng tạo của lãnh đạo Công ty trong hoàn cảnh suy thoái kinh tế toàn cầu, thị trƣờng vận tải biển quốc tế sụt giảm, giá cƣớc xuống mức thấp nhất trong hàng chục năm qua. - Nhờ những thành tích đặc biệt xuất sắc trong việc thực hiện đƣờng lối đổi mới của Đảng, năm 2003, Vietfracht đƣợc Đảng và Nhà nƣớc tặng danh hiệu Anh hùng Lao động. 3. Các nguồn lực cơ bản của doanh nghiệp. 3.1. Cơ cấu nhân sự của công ty Bảng cơ cấu nhân sự Trình độ Số lƣợng (ngƣời) Tỷ lệ (%) Trên Đại học 7 1 Đại học 323 65 Khác 165 34 Tổng 495 100 3.2. Cơ sở vật chất của công ty 3.2.1. Kho bãi - Vị trí: nằm trên trục đƣờng quốc lộ 5, gần cảng Chùa Vẽ - Hải Phòng. - Diện tích: 5.600 m2 - Diện tích bãi container: 22.000 m2 với sức chứa 2.000 container. - Hệ thống quản lý tiên tiến, hệ thống camera hoạt động 24/24 giờ. - Thiết bị nâng hạ hiện đại, đồng bộ, xe nâng container có sức nâng 42 tấn. 6 3.2.2. Đội tàu Vietfracht đang quản lý, khai thác và sở hữu đội tàu chở hàng khô (dry cargo) với đội ngũ thuyền viên và cán bộ đáp ứng đƣợc yêu cầu của khách hàng. Trong thời gian tới chúng tôi tiếp tục đầu tƣ, phát triển đội tàu nhằm nâng cao năng lực vận chuyển để có thể phục vụ khách hàng tốt hơn nữa. Khu vực kinh doanh đội tàu: Đông Nam và Bắc Á. STT Các đặc trƣng Đơn vị Tàu VF 01 VF 02 Hàng khô Hàng khô VF GLORY Thăng Long Hàng khô Hàng khô 1 Loại tàu 2 Năm đóng 2000 1981 1982 2004 3 Nơi đóng VN Nhật Nhật Panama 4 DWT T 8049 8049 8456 8934 5 GRT RT 4852 4929 6491 6715 6 NRT RT 3110 3135 2844 2885 7 Dt T 6600 7648 7800 8050 8 Vkt Knot 12.5 13 13 14 9 Chiều dài m 109.58 109.87 117.8 99.97 10 Chiều rộng m 18.3 18.3 18 19.6 11 Mớm nƣớc m 7 7 7.5 8.3 12 Công suất CV 3600 3650 4550 5200 4. Chức năng và nhiệm vụ chính của doanh nghiệp. 7 - Nhiệm vụ lúc mới đƣợc thành lập của Tổng công ty là cùng với các đơn vị khác của ngành Ngoại thƣơng trực tiếp hoặc gián tiếp thực hiện chính sách xuất nhập khẩu của Nhà nƣớc. - Vietfracht đang là tổng đại lý cho nhiều hãng tàu trên thế giới (tàu chuyên tuyến và tàu chuyến) với các chủng loại tàu : tàu chở công-te-nơ, tàu chở hàng khô, hàng rời, hàng đông lạnh, dầu sản phẩm, dầu thô, tàu rô-rô, tàu chở khách. Chúng tôi cung cấp mọi dịch vụ đại lý cho tàu ghé vào các cảng Việt Nam bao gồm : làm thủ tục cho tàu ra, vào cảng, thu xếp việc bốc dỡ hàng, sửa chữa tàu, cung cấp thông tin, tìm hàng cho tàu, đại lý bảo vệ quyền lợi của chủ tàu, thay đổi thuyền viên, cung ứng tàu biển… - Môi giới hàng hải là một nghề truyền thống của Vietfracht. Với kinh nghiệm lâu năm và mối quan hệ rộng rãi với chủ tàu, ngƣời vận chuyển và ngƣời thuê vận chuyển chúng tôi đã môi giới thành công nhiều chuyến tàu và nhiều lô hàng (hàng khô, hàng đông lạnh, hàng lỏng), môi giới thuê tàu định hạn ở trong và ngoài nƣớc. Ngoài ra quý khách hãy liên hệ với chúng tôi khi có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hoá vì chúng tôi có thể giới thiệu nhà cung cấp hàng cũng nhƣ ngƣời mua hàng cuối cùng. - Giao nhận đƣờng biển và đƣờng hàng không. o Tƣ vấn về chứng từ xuất nhập khẩu; o Thu xếp kho bãi (ngắn hạn và dài hạn); o Thu tiền khi giao hàng (COD); o Thu xếp công nhân bốc dỡ hàng, kho hàng, kiểm đếm; 8 o Kiểm tra hàng đông lạnh đóng trong công-te-nơ trƣớc khi tàu khởi hành; o Giao nhận hàng mọi ngày trong tuần; o Đóng gói, đóng kiện, ghi ký mã hiệu hàng hoá; o Xử lý hàng đặc biệt: hàng siêu trƣờng, siêu trọng, hàng dễ hƣ hỏng và hàng có giá trị cao; o Phát chuyển nhanh (chứng từ, hàng hoá). - Làm thủ tục hải quan, làm trọn bộ chứng từ, thu xếp bảo hiểm, vận tải đa phƣơng thức: Nhận hàng, giao hàng tận nơi theo yêu cầu của khách hàng (door to door); trong nƣớc và quốc tế (kể cả hàng lẻ). - Gom hàng và phân phối hàng. o Gom và vận chuyển hàng lẻ đến tất cả những địa điểm trong và ngoài nƣớc; o Phân chia hàng lẻ và hàng công trình; o Xác báo đã giao hàng cho khách hàng (hàng nhập) - P.O.D. - Kinh doanh kho vận tải: Đội xe vận tải hoạt động chính xác, an toàn; giúp cho việc đóng hàng vào công-te-nơ tại kho của khách hàng, kho giao nhận hàng lẻ (CFS), hoặc kéo công-te-nơ ra bến cảng (CY) kịp thời. - Vận tải đƣờng biển. 9 5. Cơ cấu tổ chức của công ty. Sơ đồ cơ cấu tổ chức: 10 Chức năng nhiệm vụ từng phòng ban:  Đại hội đồng cổ đông: - Quyết định loại cổphần và tổng số cổ phần đƣợc quyền chào bán của từng loại; quyết định mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần với điều kiện gắn liền với từng loại cổ phần đó. - Quyết định số lƣợng thành viên hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, bầu, miễn nhiệm , bãi nhiệm thành viên hội đồng quản trị. Phê chuẩn việc hội đồng quản trị bổ nhiệm tổng giám đốc điều hành. - Xem xét lại vi phạm của hội đồng quản trị và ban kiểm soát gây thiệt hại cho công ty và các cổ dông của công ty. - Thông qua định hƣớng phát triển công ty.  Ban kiểm soát: - Ban kiểm soát có thể ngang cấp với Hội đồng quản trị và trên cả Ban giám đốc. Song trên thực tế, Ban kiểm soát còn rất nhiều khó khăn để đạt đƣợc vị trí chỉ ngang bằng so với cả Ban giám đốc. - Kiểm soát toàn bộ hệ thống tài chính và việc thực hiện các quy chế của công ty: kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính.Thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính theo các định kỳ của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị lên Đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp thƣờng niên. - Xem xét sổ kế toán và các tài liệu khác của Công ty, các công việc quản lý, điều hành hoạt động của Công ty bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông. 11 - Kiểm tra bất thƣờng: khi có yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông, Ban Kiểm soát thực hiện kiểm tra trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày nhận đƣợc yêu cầu. Trong thời hạn mƣời lăm ngày, kể từ ngày kết thúc kiểm tra, Ban kiểm soát phải báo cáo giải trình về những vấn đề đƣợc yêu cầu kiểm tra đến Hội đồng quản trị và cổ đông và nhóm cổ đông có yêu cầu. - Can thiệp vào hoạt động công ty khi cần: kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại Hội đồng Cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty. - Khi phát hiện có thành viên Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng Cổ đông, Tổng Giám đốc vi phạm nghĩa vụ của ngƣời quản lý công ty phải thông báo ngay bằng văn bản với Hội đồng quản trị, yêu cầu ngƣời có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả.  Hội đồng quản trị: - Là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. - Chỉ trong cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần mới có Hội đồng Quản trị. Trong công ty cổ phần thì Đại hội cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, tiếp đến mới là Hội đồng Quản trị. - Quyết định chiến lƣợc, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty. - Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần đƣợc quyền chào bán của từng loại. 12 - Quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần đƣợc quyền chào bán của từng loại; quyết định huy động thêm vốn theo hình thức khác. - Quyết định giá chào bán cổ phần và trái phiếu của công ty. - Quyết định mua lại cổ phần theo quy định tại khoản 1 Điều 91 của Luật này. - Quyết định phƣơng án đầu tƣ và dự án đầu tƣ trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của Luật này hoặc Điều lệ công ty. - Quyết định giải pháp phát triển thị trƣờng, tiếp thị và công nghệ; thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản đƣợc ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty, trừ hợp đồng và giao dịch quy định tại khoản 1 và khoản 3 Điều 120 của Luật này. - Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và ngƣời quản lý quan trọng khác do Điều lệ công ty quy định; quyết định mức lƣơng và lợi ích khác của những ngƣời quản lý đó; cử ngƣời đại diện theo uỷ quyền thực hiện quyền sở hữu cổ phần hoặc phần vốn góp ở công ty khác, quyết định mức thù lao và lợi ích khác của những ngƣời đó. - Giám sát, chỉ đạo Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và ngƣời quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty. - Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác. 13 - Duyệt chƣơng trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua quyết định. - Trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên Đại hội đồng cổ đông. - Kiến nghị mức cổ tức đƣợc trả; quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh. - Kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể hoặc yêu cầu phá sản công ty. - Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.  Ban giám đốc:(gồm có Giám Đốc và Phó Giám Đốc) - Giám Đốc: o Là ngƣời điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty; chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng quản trị và trƣớc pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ đƣợc giao; o Giám đốc phải điều hành công ty theo đúng quy định của pháp luật, Điều lệ công ty, hợp đồng lao động ký với công ty và quyết định của Hội đồng quản trị. Nếu điều hành trái với quy định này mà gây thiệt hại cho công ty thì Giám đốc phải chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật và phải bồi thƣờng thiệt hại cho công ty; o Thay mặt công ty ký kết các hợp đồng tài chính và thƣơng mại, tổ chức và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh thƣờng nhật của Công ty theo những thông lệ quản lý tốt nhất; o Soạn thảo các quy chế hoạt động, quy chế quản lý tài chính, chi tiêu nội bộ của Công ty trình Hội đồng quản trị phê duyệt. Quyết định tuyển 14 dụng, bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm các chức danh quản lý Công ty từ Phó Giám đốc trở xuống; o Đề xuất những biện pháp nâng cao hoạt động và quản lý của Công ty; o Chuẩn bị các bản dự toán dài hạn, hàng năm và hàng tháng của Công ty (sau đây gọi là bản dự toán) phục vụ hoạt động quản lý dài hạn, hàng năm và hàng tháng của Công ty theo kế hoạch kinh doanh; o Thực hiện tất cả các hoạt động khác theo quy định của Điều lệ này và các Quy chế của Công ty. - Phó Giám Đốc: o Giúp việc cho Giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động của công ty theo sự phân công của Giám đốc; o Chủ động và tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ đƣợc phân công và chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về hiệu quả các hoạt động; o Là ngƣời duy nhất đƣợc phép báo giá cho khách hàng.  Khối quản lý: - Phòng đầu tƣ và phát triển: o Tham mƣu cho Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc về:  Công tác kế hoạch và chiến lƣợc phát triển Công ty  Công tác đầu tƣ và quản lý dự án đầu tƣ  Tổ chức hệ thống thông tin kinh tế trong Công ty  Công tác quản lý kinh tế  Công tác quản lý kỹ thuật  Tham mƣu cho Tổng giám đốc về nghiệp vụ kinh doanh  Hỗ trợ kinh doanh cho các Xí nghiệp, Chi nhánh trong Công ty  Trực tiếp kinh doanh các mặt hàng lớn 15 o Xây dựng kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn, các kế hoạch tháng, quý, năm. o Nghiên cứu, đề xuất, phƣơng hƣớng, chiến lƣợc, dự án đầu tƣ phù hợp với nguồn lực Công ty trong từng giai đoạn phát triển. o Quản lý dự án đầu tƣ (quá trình lập, thẩm định, triển khai dự án...) o Nghiên cứu đề xuất, lựa chọn đối tác đầu tƣ liên doanh, liên kết. - Phòng tổ chức cán bộ: o Căn cứ vào nhiệm vụ, mục tiêu kế hoạch đào tạo, khoa học và công nghệ của công ty, nghiên cứu đề xuất các phƣơng án xây dựng và kiện toàn bộ máy; xây dựng cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, mối quan hệ giữa các đơn vị trong công ty; o Lập kế hoạch nhu cầu về lao động và biên chế hàng năm trình Ban Giám Đốc phƣơng án phân phối chỉ tiêu cho các đơn vị; o Tổ chức thực hiện quy trình thi tuyển, tuyển dụng cán bộ viên chức mới; o Thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ, viên chức. - Phòng kế toán: o Tham mƣu cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Công ty trong lĩnh vực Tài chính - Kế toán - Tín dụng của Công ty; o Kểm soát bằng đồng tiền các hoạt động kinh tế trong Công ty theo các quy định về quản lý kinh tế của Nhà nƣớc và của Công ty; o Quản lý chi phí của Công ty; o Thực hiện công tác thanh tra tài chính các đơn vị trực thuộc Công ty; o Quản lý Hệ thống kế hoạch tài chính Công ty (Xây dựng, điều chỉnh, đôn đốc thực hiện, tổng hợp báo cáo, phân tích đánh giá, kiến nghị); o Lập báo cáo thu hồi tiền bán hàng hàng tháng và đột xuất; o Quản lý các quỹ DN theo chế độ và Quy chế tài chính của Công ty; 16 o Quản lý chi phí: Lập dự toán chi phí; Thực hiện chi theo dự toán, theo dõi tình hình thực hiện, tổ chức phân tích chi phí của Công ty; o Quản lý doanh thu: Tham gia đàm phán Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng ngoại; Tổ chức nghiệm thu thanh toán, thu hồi tiền bán hàng, theo dõi doanh thu từng hoạt động; Tham gia thanh lý hợp đồng; lập báo cáo thu hồi tiền bán hàng hàng tháng và đột xuất; o Quản lý tiền: Thực hiện quản lý tài khoản Công ty và giao dịch Ngân hàng, thực hiện các thủ tục đặt cọc, thế chấp của Công ty; Quản lý tiền mặt; o Quản lý hàng tồn kho: Theo dõi, phản ánh, tổ chức kiểm kê hàng tồn kho theo chế độ; Kiến nghị và tham gia xử lý hàng tồn kho do: chênh lệch, mất, kém phẩm chất; o Quản lý công nợ: Tổ chức quản lý, thu hồi công nợ phải thu; Quản lý các khoản công nợ phải trả; Dự kiến phƣơng án quản lý nợ khó đòi hoặc nợ không ai đòi; o Quản lý tài sản cố định và đầu tƣ xây dựng, đầu tƣ mua sắm TSCĐ: Tham gia các dự án đầu tƣ của Công ty ; Quản lý chi phí đầu tƣ các dự án trên cơ sở Tổng dự toán và quy chế quản lý đầu tƣ; Quản lý theo dõi, tổ chức kiểm kê TSCĐ; Làm các thủ tục, quyết định tăng giảm TSCĐ; Chủ trì quyết toán dự án đầu tƣ hoàn thành. - Phòng pháp chế và đối ngoại: o Giúp Ban Giám đốc thực hiện việc quản lý Công ty bằng pháp luật trong lĩnh vực xây dựng; o Chủ trì, phối hợp với các phòng, ban chuyên môn, đơn vị liên quan giúp Ban Giám đốc lập đề nghị xây dựng văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng quản trị; o Lập kế hoạch chiến lƣợc về hợp tác đối ngoại; 17 o Kết nối, triển khai các hoạt động hợp tác trong nƣớc, ngoài nƣớc; o Tổ chức tiếp đón, làm việc với khách nƣớc ngoài; o Tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế; o Công tác thông tin, quảng bá đối ngoại. - Phòng hành chính quản trị: o Phòng Quản trị là bộ phận chức năng có nhiệm vụ tham mƣu, tổng  Hành chính hợp, đề xuất ý kiến, giúp Hiệu trƣởng tổ chức quản lý và thực hiện các mặt công tác hành chính, kế hoạch, tổng hợp đánh giá tình hình, điều phối hoạt động của các đơn vị trong Trƣờng, công tác chính trị tƣ tuởng trong cán bộ viên chức và quản lý cơ sở vật chất; o Giúp Ban Giám đốc tổng hợp và xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác trong từng thời gian; xây dựng báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất về việc thực hiện nhiệm vụ của công ty; xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy định đảm bảo kỷ cƣơng, kỷ luật lao động, nền nếp trong các hoạt động của công ty; o Phối hợp với các đơn vị chức năng quản lý, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các chủ trƣơng, kế hoạch công tác chung của Công ty; o Làm nhiệm vụ thƣ ký; dự thảo thông báo, kết luận của các hội nghị do lãnh đạo công ty chủ trì; o Tiếp nhận, phân loại các công văn, thƣ tín, điện báo, fax, thƣ điện tử... từ các nơi gửi đến; chuyển đến các đơn vị và cá nhân có liên quan để xử lý giải quyết. Đề xuất mua và phân phối báo, tạp chí cho các bộ phận theo quy định; o Kiểm tra thể thức và thủ tục, phân loại công văn, tài liệu, tờ trình của các bộ phận và cá nhân trong công ty đến xin chữ ký hoặc ý kiến của lãnh đạo công ty; 18 o Quản lý con dấu; lƣu trữ các công văn, giấy tờ của Nhà trƣờng; chủ trì xây dựng danh mục các tài liệu mật để trình cơ quan có thẩm quyền quyết định; o Tổ chức việc tiếp khách của công ty và hƣớng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc. Bố trí nơi ăn, ở, phƣơng tiện làm việc và đi lại, phục vụ khách theo yêu cầu của Ban giám đốc; o Thực hiện các công việc hiếu, hỷ đối với các cơ quan, cá nhân trong và ngoài công ty (kể cả nghỉ hƣu, mất sức); o Có trách nhiệm chuẩn bị nội dung, cơ sở vật chất để phục vụ cho những yêu cầu công tác của Giám đốc và các Phó Giám đốc; o Tổ chức các hoạt động văn hoá, văn nghệ, thể dục thể thao, các hoạt động xã hội, từ thiện,… o Có kế hoạch và thực hiện việc kiểm tra thƣờng xuyên, định kỳ tài sản của công ty.  Khối nghiệp vụ: - Phòng vận tải biển: o Tìm kiếm khách hàng, đàm phán, ký kết các hợp đồng thuê tàu chuyến (với tàu container là thỏa thuận lƣu khoang); o Lập kế hoạch chuyến đi, chỉ định đại lý tại các cảng ghé (đối với tàu chuyến); o Điều động tàu, thực hiện kế hoạch chuyến; o Đôn đốc khách hàng trả cƣớc, giải quyết các vấn đề sau chuyến đi (thƣởng phạt xếp dỡ, cảng phí, thiếu hụt hàng...); o Đàm phán ký kết, thực hiện các hợp đồng thuê định hạn; o Các chức năng đối nội: lập báo cáo, kế hoạch kinh doanh, tƣ vấn lãnh đạo công ty về vấn đề kinh doanh, đầu tƣ tàu... 19 - Phòng giao nhận vận tải: chuyên giao và nhận hàng hóa mà các công ty đối tác làm ăn yêu cầu. - Phòng quản lý tàu: o Tổ chức: sử dụng một cách tối ƣu các tàu đƣợc yêu cầu để thực hiện kế hoạch; o Bố trí tàu: phân tích công việc, tuyển mộ và phân công từng cá nhân cho từng công việc thích hợp; o Kiểm soát: Giám sát, kiểm tra quá trình hoạt động theo kế hoạch (kế hoạch có thể sẽ đƣợc thay đổi phụ thuộc vào phản hồi của quá trình kiểm tra).  Khối chi nhánh: chuyên nhận thông tin, xử lý thông tin và báo lên cấp trên về những vấn đề của các chi nhánh gửi lên.  Khối công ty cổ phần – công ty liên doanh: có trách nhiệm liên kết các công ty liên doanh với nhau để phối hợp giúp công ty phát triển. 20