Quản lý dự án phần mềm
GVHD: Th.S Nguyễn Đức Lưu
BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
KHOA CNTT
BÀI TẬP LỚN
MÔN: QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM
ĐỀ TÀI: XÁC ĐỊNH DỰ ÁN
Giáo viên hướng dẫn: Th.s Nguyễn Đức Lưu
Nhóm SV thực hiện:
1.ĐẶNG XUÂN NHÃ
2.BÙI THỊ TRANG
3.NGUYỄN THỊ HIỀN (244)
4.TRẦN THỊ THANH NHÀI
5.ĐÀO THỊ NGỌC
6.NGUYỄN SỸ MẠNH
7.NGUYỄN HỮU ĐỨC
8.PHÙNG THỊ HÀ
9.LÊ THỊ TRƯỜNG AN
10.NGUYỄN THỊ THANH
1
Nhóm 3 – Tin3K10
[email protected]
Quản lý dự án phần mềm
GVHD: Th.S Nguyễn Đức Lưu
LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay dưới sự phát triển của khoa học kỹ thuật đã hỗ trợ rất nhiều trong
cuộc sống, công việc và nghiên cứu nhân loại. Sự phát triển của vi tính không
chỉ đem lại những thuận tiện trong việc tính toán, giải đáp các bài toán riêng rẽ,
đơn lẻ trên từng máy mà giờ đây các ứng dụng đã phát triển chủ yếu là các ứng
dụng trong quản lý hệ thống.
Một dự án phần mềm được xây dựng qua nhiều giai đoạn và có sự góp mặt của
nhiều người liên quan đến dự án đó để tạo nên một dự án thành công nhất. Xác
định dự án phần mềm là một khâu rất quan trọng trong việc xây dựng dự án
phần mềm, điều này giúp cho dự án thêm phần chính xác nhất tránh khỏi thất bại
đỗ vỡ mà dự án hay gặp phải nhất, việc xác định rõ dự án bao gồm việc xác định
mục đích, mục tiêu, phác thảo dự án và việc xác định vai trò của từng người liên
quan đến dự án đó. Nhận định được sự quan trọng mà việc xác định dự án quan
trọng như vậy, nhóm chúng em xin đưa ra bài tập lớn về việc nghiên cứu và
phân tích vai trò, chức năng của công đoạn xác định dự án cho mọi người cùng
tham khảo để đi đến việc xây dựng dự án thành công nhất. Với trình độ hiểu biết
và thời gian nghiên cứu có hạn, đề tài không tránh khỏi sai xót và hạn chế nhất
định, chúng tôi rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo, các sinh viên
để giúp chúng tôi hoàn thành tốt hơn về đề tài này
Trong thời gian thực hiện đề tài nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn tới các
thầy cô giáo trong tổ bộ môn quản lý dự án phần mềm trường ĐHCN Hà
Nội.Những người đã tận tình giảng dạy và truyền đạt những kiến thức quý báu
để chúng tôi có thể tiếp cận và nghiên cứu những công nghệ mới đồng thời có
những bài học quý báu về việc kiểm thử nói riêng và xây dựng một phầm mềm
nói chung, có những kinh nghiệm về việc học tập nhóm và làm việc theo nhóm
và đặc biệt qua đây, chúng em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Đức
Lưu đã hướng dẫn và giúp đỡ chúng tôi trong quá trình nghiên cứu và hoàn
thành bài tập lớn của mình.
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!
2
Nhóm 3 – Tin3K10
[email protected]
Quản lý dự án phần mềm
GVHD: Th.S Nguyễn Đức Lưu
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................3
MỤC LỤC............................................................................................................4
CHƯƠNG II: XÁC ĐỊNH DỰ ÁN PHẦN MỀM............................................5
I –Xác định mục đích và mục tiêu của dự án.....................................................5
I.1 Giá trị của các mục tiêu rõ ràng................................................................6
I.2 Các mục tiêu và thỏa hiệp.........................................................................6
I.3 Quan hệ giữa mục đích và mục tiêu..........................................................9
I.4 Đánh giá nội dung việc xác định dự án...................................................11
I.5 Đánh giá hình thức xác định dự án........................................................14
I.6 Những điểm cần tránh trong dự án..........................................................15
II- LÀM TÀI LIỆU PHÁC THẢO DỰ ÁN.......................................................15
(Statement of Work).........................................................................................15
II.1 Thành phần chủ yếu của Sow................................................................16
II.1.1 Giới thiê êu dự án...............................................................................16
II.1.1.1 Mô tả ngắn gọn về dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc.........16
II.1.1.2 Giải thích ý đồ dự án.................................................................17
II.1.1.3 Các bên liên quan,tài nguyên chi phí,rủi ro..............................17
II.2 Các công việc xây dựng phác thảo........................................................19
II.2.1 Các bước tiến hành khi làm tài liệu phác thảo dự án......................23
II.2.2 Đánh giá phác thảo dự án................................................................23
II.2.3 Xác định vai trò và trách nhiệm trong dự án...................................24
II.2.4 Quy trình tổ chức dự án...................................................................27
II.2.5 Cơ cấu tổ chức dự án.......................................................................29
II.2.6 Tổ chức dự án cần có.......................................................................32
II.2.7 Xây dựng Tổ dự án cần tránh..........................................................32
II.2.8 Xây dựng Tổ dự án cần tránh..........................................................32
II.2.9 Nếu sau khi khai trương dự án, không khí lại lắng xuống..............32
II.2.10 Ban điều hành và nhà tài trợ phải phê chuẩn.................................33
KẾT LUẬN........................................................................................................33
TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................................................33
3
Nhóm 3 – Tin3K10
[email protected]
Quản lý dự án phần mềm
GVHD: Th.S Nguyễn Đức Lưu
CHƯƠNG II: XÁC ĐỊNH DỰ ÁN PHẦN MỀM
I- XÁC ĐỊNH MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU DỰ ÁN
Mục đích
-Mục đích là những mô tả dự án sẽ đạt tới cái gì. Mục đích nói chung
không đo được.
-Mục đích có thể hiểu được tính chỉnh thể của dự án thông qua công tác lập
kế hoạch, từ đó thấy được tầm quan trọng của việc xác định mục tiêu của dự án
có ảnh hưởng sâu sắc đến tính chỉnh thể, hệ thống của dự án. Mục đích sẽ nhìn
nhận toàn bộ dự án từ kế hoạch tổng thể đến từng kế hoạch bộ phận và hiểu
được cách thức lập kế hoạch dự án.
Mục tiêu
-Mục tiêu là thực hiện một nghiên cứu phân tích tình huống một cách chi tiết
và hoàn chỉnh đối với dự án, là các tập hợp con (có thể đo được) của mục đích.
Việc đạt tới một mục tiêu sẽ nói lên rằng việc đạt tới các mục đích tổng thể của
dự án đã đi đến mức nào.
-Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công việc dự
án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được
duyệt và theo đúng tiến độ thời gian cho phép.
I.1 Giá trị của các mục tiêu rõ ràng
-Thiết lập sự mong đợi của nhà tài trợ dự án
4
Nhóm 3 – Tin3K10
[email protected]
Quản lý dự án phần mềm
GVHD: Th.S Nguyễn Đức Lưu
Khi người quản lý dự án hay 1 nhóm phát triển dự án xác định được rõ mục đích
và mục tiêu cho dự án thì khi đó đã mô tê phần tạo sự tin tưởng cho nhà tài trợ.
Bởi khi nhà tài trợ bỏ ra mô êt khoản tiền đầu tư thì họ cần biết số tiền đó được
đầu tư vào đâu, đầu tư như thế nào và kết quả ra sao
-Đưa ra mục tiêu để hướng dẫn đội dự án
Mô êt dự án có thể có mô tê người hoă êc có nhiều người tham gia nhưng tất cả
những người làm dự án đều cần phai hiểu họ dang làm gì, công viê êc họ làm di
tới đâu, kết quả nhâ ên được như thế nào?
Mô êt mục tiêu rõ ràng sẽ khiến cho những thành viên trong đọi dự án định
hướng được hướng đi và công viê êc họ phải làm góp phần quan trong vào thành
công của dự án.
-Cho phép xác định thời điểm kết thúc!
Khi mô êt nhóm xây dựng dự án làm mô êt công viê êc gì, mà không biết khi nào nó
kết thúc thì thâ êt nguy hiểm, nó sẽ tốn công sức, thời gian và tiền của…
Điều đó có nghĩa là nhóm xây dựng dự án cần phải biết khi nào thì dự án kết
thúc, có nghĩa là họ phải biết được rằng mục tiêu và mục đích họ đưa ra cho dự
án đã đạt được hay chưa
=>Mục tiêu rõ ràng, đúng đắn là cơ sở xây dựng các tài liệu khác như: phạm vi,
mô tả công việc,…là yếu tố quyết định thành công của dự án
I.2 Các mục tiêu và thỏa hiệp
-Quản lý phạm vi
-Quản lý thời gian
-Quản lý chi phí
-Quản lý chất lượng
-Quản lý nhân lực
-Quản lý thông tin
-Quản lý rủi ro
-Quản lý hợp đồng và các hoạt động
mua sắm
Bốn yếu tố quan trọng: thời gian, chất lượng và phạm vi,tài chính có quan
hệ chặt chẽ với nhau. Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa
các dự án,giữa các thời kỳ đối với từng dự án, đạt được tốt đối với mục tiêu này
thường phải “hy sinh”, một trong hai mục tiêu kia. Cụ thể, trong quá trình quản
lý dự án thường diễn ra các hoạt động đánh đổi mục tiêu. Đánh đổi mục tiêu dự
5
Nhóm 3 – Tin3K10
[email protected]
Quản lý dự án phần mềm
GVHD: Th.S Nguyễn Đức Lưu
án là việc hy sinh một mục tiêu nào đó để thực hiện tốt hơn các mục tiêu kia
trong ràng buộc không gian và thời gian. Nếu công việc dự án diễn ra theo đúng
kế hoạch thì không phải đánh đổi mục tiêu. Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân
khách quan, cũng như chủ quan công việc dự án thường có nhiều thay đổi nên
đánh đổi là một kỹ năng quan trọng của nhà quản lý dự án.
=>Do đó người quản lý dự án phải luôn chủ động giám sát dự án:
-Vạch ra chiến lược duy trì và giám sát sự hỗ trợ của các cổ đông và nhà tài trợ
để đảm bảo rằng nhà tài trợ và các cổ đông vẫn đang chia sẻ trách nhiệm của dự
án.
-Đảm bảo rằng việc liên lạc với các nhà tài trợ đang diễn ra như kế hoạch truyền
thông của dự án. Sử dụng các kênh truyền thông chính thức và không chính thức
để đảm bảo rằng dự án vẫn đang duy trì được sự hỗ trợ của họ.Nếu có mối lo
ngại rằng sự ủng hộ của nhà tài trợ đang bị lung lay, hay xác định nguồn gốc của
mối lo ngại đó, sử dụng các kỹ năng giao tiếp để cố gắng lôi kéo lại sự ủng hộ
đó, xác định được các nhân tố liên quan và ảnh hưởng, và cố gắng cân bằng tác
động tiêu cự mà nhà tài trợ đang chú ý.
-Vạch ra chiến lược duy trì và giám sát các quy trình kiểm soát để đảm bảo
phạm vi dự án không bị mở rộng so với lịch trình, cũng như kinh phí không tăng
quá dự nhiều so với vốn đầu tư.
-Vạch ra chiến lược duy trì và giám sát các phương pháp và tiêu chuẩn đưa ra
trong kế hoạch chất lượng của dự án để đảm bảo rằng dự án vẫn đang tuân thủ
các phương pháp và tiêu chuẩn đặt ra. Phân công cho các thành viên dự án chịu
trách nhiệm về từng phương pháp và tiêu chuẩn, sau đó kiểm tra sự tuân thủ các
phương pháp và tiêu chuẩn đó.
-Vạch ra chiến lược duy trì và giám sát việc tuân thủ các nguyên tắc và tiêu
chuẩn của ngành. Nếu cần thiết, hay nhờ sự trợ giúp của ban pháp luật. Các
nhóm chuyên môn thường đưa ra nguồn thông tin khác về các tiêu chuẩn của
ngành.
-Xác lập và phát triển một hệ thống thông tin nhằm theo dõi lịch trình, chi phí,
rủi ro và các chỉ tiêu đánh giá chất lượng. Hay sử dụng hệ thống thông tin quản
6
Nhóm 3 – Tin3K10
[email protected]
Quản lý dự án phần mềm
GVHD: Th.S Nguyễn Đức Lưu
lý dự án (PMIS) nếu bạn có quyền truy cập. Nếu không, cần phải sử dụng kết
hợp giữa bảng tính và các phần mềm cơ sở dữ liệu (CSDL). Xem xét việc sử
dụng mạng nội bộ để trợ giúp việc truy cập và phổ biến cơ sở dữ liệu.
-Xác định các dấu hiệu rủi ro cho các thành phần chính của dự án, và giữ cho
các thành phần đó luôn nằm trên hoặc gần với ngưỡng giới hạn đặt ra.
Đàm phán thoả hiệp
- Làm cân bằng giữa tăng hiệu
quả, sử dụng nguồn lực khan
hiếm, thêm các chi phí phụ và
tính năng sản phẩm luôn luôn là
một thách thức. Chìa khoá để
duy trì sự cân bằng là phát hiện
ra biến động sớm. Điều này có
thể giúp giám đốc dự án phân
tích những lựa chọn và xác định
xem sự thoả hiệp nào sẽ dẫn đến
tối ưu hiệu suất tổng thể. Quan
trọng là truyền đạt với khách
hàng và các nhà tài trợ để đảm
bảo rằng có hợp đồng ưu tiên dự
án khi thực hiện những thoả hiệp
này.
I.3 Quan hệ giữa mục đích và mục tiêu
Mục đích #1
Mục đích #2
Mục đích n
h
Mục tiêu #1
Mục tiêu #2
Mục tiêu #3
Mục tiêu n
Mối quan hệ giữa mục đích và mục tiêu
Nhóm 3 – Tin3K10
[email protected]
7
Quản lý dự án phần mềm
GVHD: Th.S Nguyễn Đức Lưu
Bảng thể hiê ên quan hệ giữa mục đích và mục tiêu
Mục tiêu
Mục đích
-Quản lý phạm vi
xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện
-Quản lý thời gian
chỉ rõ mỗi công việc phải kéo dài bao lâu, khi nào thì bắt đầu, khi nào thì kết
thúc
-Quản lý chi phí
dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc
và toàn bộ dự án
-Quản lý chất lượng
đảm bảo chất lượng kết quả của dự án phải đáp ứng mong muốn của nhà tài
trợ (chủ đầu tư).
-Quản lý nhân lực
phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn
thành mục tiêu của dự án.
-Quản lý thông tin
ai cần thông tin về dự án? mức độ chi tiết? các nhà quản lý dự án cần báo
cáo cho họ bằng cách nào?
-Quản lý rủi ro
xác đinh tính chất, mức độ rủi ro và có kế hoạch đối phó cũng như quản lý
từng loại rủi ro
-Quản lý hợp đồng và quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết
các hoạt động mua sắm bị, dịch vụ nhằm giải quyết cácvấn đề: bằng cách nào cung cấp các hàng
hoá, vật liệu cần thiết cho dự án? tiến độ cung cấp, chất lượng cung cấp đến
đâu?
Trong mô êt dự án có thể có nhiều mục tiêu khác nhau, nhưng tất cả các mục
tiêu đều đi đến mô êt mục đích chung của dự án. Mục tiêu phải là chi tiết cụ thể
của mục đích, phụ hoạ và nhất quán cho mục đích và khi tất cả các mục tiêu đạt
được thì mục đích của dự án cũng đạt được. Nhưng ta cần xác định mục đích
chung trước rồi sau đó mới xác định được những mục tiêu cụ thể.
Ví dụ cho dự án đường 32:
-Mục đích của dự án là: Xây dựng đường vành đai 3 với thời gian và kinh phí
cho phép.
-Mục tiêu của dự án là: Đường gồm có 3 làn đường, tất cả các loại xe đều đi
8
Nhóm 3 – Tin3K10
[email protected]
Quản lý dự án phần mềm
GVHD: Th.S Nguyễn Đức Lưu
được, chiều rô nê g là 50m, chiều dài là 4km, ...
Ví dụ cho dự án xây bê ênh viê ên tỉnh
-Mục đích của dự án: Xây dựng một bệnh viện đa khoa hiện đại, phục vụ việc
chữa bệnh và chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân trong tỉnh
-Các mục tiêu của dự án: bệnh viện có khuôn viên 20 000 met vuông, bệnh viện
có 20 phòng nội trú, với 300 giường bệnh, bệnh viện có các Khoa: Tim/mạch,
xương, ...., bệnh viện có khoảng 50 bác sỹ, 100 y tá, 200 hộ lý làm việc và phục
vụ nhân dân, kinh phí dự kiến: 4 triệu USD, thời gian dự kiến: 2 năm
Ví dụ 3: Đề án Tin học hoá QLHC Nhà nước, 2001-2005
-Mục đích dự án:
Xây dựng và đưa vào hoạt động hệ thống thông tin điện tử của Đảng và Chính
phủ, nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả điều hành của Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ, Lãnh đạo các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và
chính quyền địa phương các cấp.
-Các mục tiêu dự án
– Nâng cấp mạng Tin học diện rộng Chính phủ
– Đào tạo tin học cho lực lượng cán bộ viên chức trong các cơ quan
quản lý nhà nước
– Xây dựng các cở sở dữ liệu quốc gia (Cơ sở dữ liệu quốc gia về hệ
thống văn bản quy phạm pháp luật, Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán
bộ, công chức, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu
quốc gia về tài nguyên đất, Cơ sở dữ liệu quốc gia về tài chính,
v.v...)
– Tin học hoá các dịch vụ công: Đăng ký kinh doanh, cấp giấy phép
xây dựng, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, v.v...
– Thời gian thực hiện Đề án : 5 năm 2001-2005
– Kinh phí thực hiện Đề án: 1000 tỷ VN
I.4 Đánh giá nội dung việc xác định dự án
Báo cáo về các mục tiêu của dự án chưa đã rõ ràng chưa?
9
Nhóm 3 – Tin3K10
[email protected]
Quản lý dự án phần mềm
GVHD: Th.S Nguyễn Đức Lưu
Viê êc xác định mục tiêu của dự án là vô cùng quan trọng, người quản lý dự án
phải xác định rõ các mục tiêu đó và báo cáo cho nhà đầu tư, để nhà đầu tư có
kế hoạch và phương hướng đầu tư.
Đảm bảo rằng loại dự án và quy mô dự án được xác định rõ:
-Xem xét việc sử dụng kế hoạch dự án tích hợp cho dự án thêm / chuyển /
thay đổi và các dự án vi mô.
-Chuẩn bị cho quy định phạm vi phức tạp hơn và lớn hơn cho cá dự án vĩ mô
Đảm bảo rằng các phần có thể chuyển giao và ranh giới dự án được xác
định rõ:
-Tài liệu có xác định rõ cái sẽ được hoàn thành và không được hoàn thành
như một phần của dự án hay không?
-Các yêu cầu bắt buộc và không bắt buộc có xác định rõ hay không? Các tiêu
chí chấp thuận cho các kết quả chuyển giao đã được phác thảo chưa?
-Tài liệu có xác định rõ mỗi phần có thể chuyển giao nào sẽ bằng ngôn ngữ
không biệt ngữ hay không?
-Bạn có biết khi nào dự án hoàn tất không?
-Tính đến ngày tháng bắt đầu và ngày tháng hoàn tất theo mục tiêu trong đó
có thời đoạn tương đối với ngày tháng bắt đầu theo lý thuyết và / hoặc ngày
tháng bắt đầu /kết thúc.
-Tính đến hậu quả của những ngày tháng bị trễ hạn theo toàn bộ dự án cũng
như các mốc quan trọng cụ thể.
Đảm bảo rằng trách nhiệm được xác lập rõ:
-Đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan hiểu vai trò và trách nhiệm của họ
trong dự án.Cân nhắc việc sử dụng ma trận trách nhiệm.
-Mọi người có hiểu chuỗi yêu cầu cho dự án hay không?
-Có một số quy định hay chuẩn của ngành ảnh hưởng tới các phần có thể
chuyển giao hay không? Giao cho ai đó nghiên cứu và chịu trách nhiệm về các
phạm vi này.
-Cái nào là ưu tiên giữa chi phi, lịch trình và chất lượng?
10
Nhóm 3 – Tin3K10
[email protected]
Quản lý dự án phần mềm
GVHD: Th.S Nguyễn Đức Lưu
-Tính năng, lịch trình hay kinh phí có thể thương lượng lại được để giữ cho
dự án theo đúng lịch trình hay đúng kinh phí nếu cần thiết?.
-Bản đồ nguồn lực có ý nghĩa không? Các phần có thể chuyển giao có thể
thực hiện được hay không?
-Các mốc quan trọng đề ra có ý nghĩa không?
-Ước tính chi phí đề ra có ý nghĩa không?
-Đảm bảo rằng quy định phạm vi phác thảo rõ rủi ro liên quan tới dự án:
-Cẩn thận các rủi ro nghiệp vụ đó như các điều kiện thị trường xấu không
trở thành bộ phận của quy định rủi ro cho dự án.
-Cân nhắc việc sử dụng ma trận rủi ro để tránh hàng loạt những điều xấu có
thể xảy ra.
Tránh việc mô tả các giải pháp.
Viê cê đề ra các giải pháp trong dự án là rất cần thiết, xong những giải pháp đó
không nên mô tả nó, mà phải cần thực hiê ên nó.
Các mục tiêu bao gồm tất cả các khía cạnh trong phạm vi dự án? (phạm
vi, chất lượng, thời gian, đầu tư)
- Phạm vi: Là việc xác định phạm vi, giám sát việc thực hiện mục đích,
mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực
hiện, công việc nào nằm ngoài phạm vi của dự án.
-Thời gian: Là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian
nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án. Nó chỉ rõ mỗi công việc phải kéo dài
bao lâu, khi nào thì bắt đầu, khi nào thì kết thúc và toàn bộ dự án kéo dài bao
lâu, phải hoàn thành khi nào.
-Chi phí: Là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến
độ cho từng công việc và toàn bộ dự án. Cụ thể là tổ chức, phân tích số liệu, báo
cáo những thông tin về chi phí.
-Chất lượng: Là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất lượng
cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng kết quả của dự án phải đáp ứng
mong muốn của nhàtài trợ (chủ đầu tư).
11
Nhóm 3 – Tin3K10
[email protected]
Quản lý dự án phần mềm
GVHD: Th.S Nguyễn Đức Lưu
Có phải bao gồm tất cả các mục tiêu - thậm chí cả các mục tiêu
hiển nhiên mà tất cả mọi người đều công nhận?
Trong viê cê xây dựng mô tê dự án, người quản lý không thể coi thường bất kỳ
mô êt mục tiêu nào kể cả những mục tiêu hiển nhiên mà tất cả mọi người đều
công nhâ ên. Đôi khi những mục tiêu đó quyết định thành công của dự án, và
nó là tiêu chuẩn đánh giá nô iê dung dự án, ảnh hưởng tới quyết định của nhà
đầu tư
Ví dụ: Dự án xây dựng cầu bắc qua Sông Hồng thì mục tiêu hiển nhiên là cây
cầu phải có tuổi thọ cao nhưng chưa được mô êt năm mà cầu đã sâ pê thì dự án
đó là thất bại
Có phải mỗi mục tiêu đều kèm theo phương tiện đo lường những kết quả
đạt được?
Bất kỳ mô êt mục tiêu nào của dự án, dù là mục tiêu nhỏ nhất thì đều phải có
những kết quả đạt được
Có phải các mức độ yêu cầu của thành tựu đạt được đưa ra một phạm vi
chấp nhận được, bao gồm mức chấp nhận tối thiểu (trường hợp xấu
nhất)?
Khi mô êt dự án được triển khai thì nhà đầu tư phải đưa ra mức chấp nhâ ên tối
thiểu cho dự án, và đô êi quản lý dựa vào đó để tránh đi đến mô êt dự án thất
bại.
Mức chấp nhâ nê tối thiểu được coi là ngưỡng thất bại hay thành công của dự
I.5 Đánh giá hình thức xác định dự án
Tính rõ ràng
-Không có ngôn từ nhập nhằng: Bản xác định dự án sau khi được nhà
quản lý xác định, sẽ được thông qua khách hàng và nhà đầu tư. Chính vì vâ êy
bản xác định dự án phải rõ ràng, ngôn từ phải chính xác, không mâ pê mờ để nhà
đầu tư và khách hàng hiểu được mô êt cách dễ dàng
-Không có ngôn ngữ marketing: Ngôn ngữ marketing là dạng ngôn ngữ
mang tính chất quảng cáo, đôi khi là sáo rỗng, chính vì vâ êy có thể sẽ làm nhà
đầu tư hay khách hàng hiểu nhầm về dự án
12
Nhóm 3 – Tin3K10
[email protected]
Quản lý dự án phần mềm
GVHD: Th.S Nguyễn Đức Lưu
-Không có từ viết tắt, nếu viết tắt thì phai có lời chú thích.
Ngắn gọn
-25 từ hoặc ít hơn. Nếu mô tê bản xác định dự án mà quá dài thì dễn gây sự
nhàm chán cho người đọc, nhất là những người không có khả năng chuyên môn
-Nên “là gì” chứ không phải “như thế nào”.Bản xác định dự án cần tránh
viê êc mô tả dự án. Viê êc giải thích dự án sẽ như thế nào đối với nhà tài trợ,hoă êc
người sử dụng là tương đói khó khăn và không cần thiết
Đầy đủ
-Nhà quản lý phải trình bày rõ phạm vi, lịch trình và nguồn lực của dự án.
- Sử dụng các động từ hành động
I.6 Những điểm cần tránh trong dự án
Nội dung không đầy đủ (đặc biệt là các ràng buộc đối với dự án). Khi
mục tiêu của dự án không được xác định đầy đủ và chính xác, thì viê cê
đạt được thành công của dự án là không thể. Các ràng buô êc về phạm vi,
nguồn nhân lực, tài chính,…cũng phải được nhà quản lý xác định rõ để
lâ pê kế hoạch cho dự án
Nhượng bộ những yêu cầu không khả hiện do khách hàng đề nghị.
Những yêu cầu không khả hiê ên là những yêu cầu do khách hàng đề nghị
mà đô êi dự án khó có thể, hoă êc không thể thực hiê ên được. Khi đó nhà
quản lý không nên cứng nhắc, mà cần nhượng bô ê khách hàng và tìm ra
hướng giải quyết tốt nhất
Tránh viết những câu văn không rõ nghĩa. Những câu văn không rõ
nghĩa, hay có từ viết tắt, ngôn từ nhâ pê nhằng, sẽ gây sự hiểu lầm, hiểu
sai về dự án của nhà đâu tư hay khách hàng
Bản phác thảo dự án đã được các bên ký vào. Thực hiện dự án có những
thay đổi, nhưng không ai để ý. Không nên coi rằng những thay đổi đó
được các bên nhất trí. Có nghĩa là bất kỳ mô êt sự thay đổi sai khác nào
khi thực hiê ên dự án so với bản phác thảo dự án đã được các bên ký vào
thì nhà quản lý nên tham khảo ý kiến từ khách hàng và nhà đầu tư để đi
đén thống nhất chung.
13
Nhóm 3 – Tin3K10
[email protected]
Quản lý dự án phần mềm
GVHD: Th.S Nguyễn Đức Lưu
II- LÀM TÀI LIỆU PHÁC THẢO DỰ ÁN(Statement
of Work)
Phác thảo dự án là tài liệu xác định ra phạm vi của dự án và trách
nhiệm của những người tham dự.
Là cơ sở để thống nhất ý kiến trong số những bên tham gia dự án. Khi
thống nhất về nội dung SOW, khách hàng, người tài trợ dự án và người
quản lí dự án coi như đã nhất trí:
– Về các mục đích và mục tiêu của dự án.
– Ai chịu trách nhiệm làm việc gì
Tất cả được thể hiê ên qua bản kê công viê êc
Bảng kê công việc là tài liệu kiểm soát dự án thể hiê ên trách nhiê êm của từng
thành viên trong đô iê dự án. Công việc được thực hiện, ngày tháng, thời gian và
địa điểm công việc được thực hiện, ai chịu trách nhiệm thực hiện công việc,
nguyên vật liệu và kỹ thuật được dùng để thực hiện công việc, chi phí thực hiện
công việc, tiêu chí chấp thuận công việc.
II.1 Thành phần chủ yếu của Sow
II.1.1 Giới thiê uê dự án
II.1.1.1 Mô tả ngắn gọn về dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc
14
Nhóm 3 – Tin3K10
[email protected]
Quản lý dự án phần mềm
GVHD: Th.S Nguyễn Đức Lưu
II.1.1.2 Giải thích ý đồ dự án
-Khởi tạo: Sự cấp phép cho dự án hay giai đoạn nào đó
-Lập kế hoạch: Sàng lọc các mục tiêu của dự án và lựa chọn phương án
hành động tốt nhất để đạt được các mục tiêu đó
-Thực thi kế hoạch: Quản lý, phân bổ các nguồn lực để thực hiện kế hoạch
-Kiểm soát: là giám sát và xem xét mức độ tiến hành nhằm xác định những
điểm khác biệt của kế hoạch đã đề ra so với các hoạt động cần thiết để thực hiện
hiệu chỉnh, đảm bảo dự án đang đi đúng hướng, đáp ứng các mục tiêu của dự án
ban đầu.
-Kết thúc: Đạt được ký kết hoàn tất từ nhà tài trợ
II.1.1.3 Các bên liên quan,tài nguyên chi phí,rủi ro
Các bên liên quan:Xác định vai trò và trách nhiệm của giám đốc dự án,
nhà tài trợ, các đối tượng liên quan dự án.
15
Nhóm 3 – Tin3K10
[email protected]
Quản lý dự án phần mềm
GVHD: Th.S Nguyễn Đức Lưu
Đảm bảo rằng trách nhiệm được xác lập rõ:
-Đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan hiểu vai trò và trách nhiệm của họ
trong dự án.
Cân nhắc việc sử dụng ma trận trách nhiệm.
-Mọi người có hiểu chuỗi yêu cầu cho dự án hay không?
-Có một số quy định hay chuẩn của ngành ảnh hưởng tới các phần có thể
chuyển giao hay không? Giao cho ai đó nghiên cứu và chịu trách nhiệm về các
phạm vi này.
Đảm bảo rằng các phần có thể chuyển giao và ranh giới dự án được xác
định rõ:
-Tài liệu có xác định rõ cái sẽ được hoàn thành và không được hoàn thành như
một phần của dự án hay không?
-Các yêu cầu bắt buộc và không bắt buộc có xác định rõ hay không? Các tiêu
chí chấp thuận cho các kết quả chuyển giao đã được phác thảo chưa?
-Tài liệu có xác định rõ mỗi phần có thể chuyển giao nào sẽ bằng ngôn ngữ
không biệt ngữ hay không?
-Bạn có biết khi nào dự án hoàn tất không?
-Tính đến ngày tháng bắt đầu và ngày tháng hoàn tất theo mục tiêu trong đó có
thời đoạn tương đối với ngày tháng bắt đầu theo lý thuyết và / hoặc ngày tháng
bắt đầu /kết thúc.
-Tính đến hậu quả của những ngày tháng bị trễ hạn theo toàn bộ dự án cũng
như các mốc quan trọng cụ thể.
Phân bổ tài nguyên:Xác định các nguồn lực được dùng trong suốt dự án,
trong đó có con người, cơ sở vật chất và các giả định về tính giá trị của
các nguồn lực đó.
Ví dụ:Các dự án đều tiêu thụ tài nguyên như con người, đồ cung cấp, vật tư,
trang thiết bị và không gian làm việc. Người quản lý dự án phải phân bố tài
16
Nhóm 3 – Tin3K10
[email protected]
Quản lý dự án phần mềm
GVHD: Th.S Nguyễn Đức Lưu
nguyên cho các nhiệm vụ để hoàn thành chúng. Sau khi dùng các tài nguyên,
người quản lý dự án có thể xác định liệu tài nguyên có đủ để hoàn thành việc
chuyển giao sản phẩm hay không?
Tính chi phí: Sau khi tạo ra cấu trúc phân việc, xác định các ước lượng
thời gian; Xây dựng lịch biểu; Và cấp phát tài nguyên, người quản lý dự
án có thể tính toán chi phí để thực hiện từng nhiệm vụ và cho toàn bộ dự
án. Chi phí được ước lượng cuối cùng trở thành ngân sách.Trong khi thực
hiện dự án, người quản lý theo dõi hiệu năng chi phí so với ngân sách.
Kiểm soát rủi ro: Không dự án nào hoạt động độc lập, mà phải nằm trong
một môi trường có tổ chức. Mỗi chướng ngại là mối đe dọa, ảnh hưởng
tới sự thực hiện và sự thành công của dự án. Người quản lý dự án hiệu
quả định xác định những đe dọa đó và xây dựng một kế hoạch hiện thực
để giảm thiểu tác động. Người quản lý dự án, khi biết tới các đe dọa, có
thể phát triển những kế hoạch để làm giảm thiểu sự xuất hiện của chúng
hay làm nhẹ bớt tác động của chúng lên dự án.
Đảm bảo rằng quy định phạm vi phác thảo rõ rủi ro liên quan tới dự án:
-Cẩn thận các rủi ro nghiệp vụ đó như các điều kiện thị trường xấu không
trở thành bộ phận của quy định rủi ro cho dự án.
-Cân nhắc việc sử dụng ma trận rủi ro để tránh hàng loạt những điều xấu
có thể xảy ra.
II.2 Các công việc xây dựng phác thảo
-Cập nhật kế hoạch dự án: đảm bảo rằng kế hoạch dự án phản ánh những
mục tiêu mới, những thông số mới, những cơ sở lịch trình và chi phí mới, chúng
là một phần quan trọng của quy trình kiểm soát thay đổi tổng thể. Nếu không có
sự cập nhật kịp thời và chính xác, các thành viên của đội dự án không thể cung
cấp đánh giá hiện trạng hiệu suất của dự án. Việc cập nhật kế hoạch dự án phải
được truyền đạt rõ ràng cho nhà tài trợ, khách hàngcũng như những đối tượng
liên quan đến dự án.
-Theo dõi chặt chẽ, bảo đảm các hành động hiệu chỉnh và những thay đổi
đối với kế hoạch của dự án được phản hồi trong suốt các quy trình hoạch định,
17
Nhóm 3 – Tin3K10
[email protected]
Quản lý dự án phần mềm
GVHD: Th.S Nguyễn Đức Lưu
thực hiện và các thay đổi đều mang lại lợi ích và hiệu quả.
-Công tác kiểm soát các thay đổi tổng thể chính là kiểm soát các quy trình
nhằm lập ra bảng báo cáo công việc, Phiếu yêu cầu thay đổi, Hồ sơ dự án, Các
cải tiến về chất lượng và các đề xuất và hợp đồng.
-Thu tập và truyền đạt thông tin liên quan đến hiện trạng tiến độ dự án,
cũng như những dự đoán về tiến độ theo thời gian. Báo cáo hiệu suất cho Giám
đốc dự án và các thành viên của đội dự án cái nhìn tổng thể về tiến độ dự án liên
quan đến tiến độ đã hoạch định.
-Hoạt động hiệu chỉnh: hoạt động đưa dự án trở lại đúng kế hoạch dự án.
Ví dụ 1 :
Tài liệu Phác thảo Dự án
Giới thiệu dự án:
- Thành phố chuẩn bị xây dựng Công viên tuổi
trẻ trên diện tích 12 ha. Cần giải phóng mặt bằng
tại xóm liều Thanh Nhàn .......
Mục đích và mục tiêu dự án:
Mục đích: Di chuyển toàn bộ dân cư tại xóm liều Thanh Nhàn rời đi nơi khác,
giải phóng mặt bằng.
Mục tiêu: - Di chuyển 5000 dân thuộc 800 hộ dân cư trong các cụm dân cư C1,
C2,... phường PPP, Quận QQQ
- Thời hạn di chuyển: phải xong trước ngày 01 tháng 6 năm 2010
Hoà,...
Nơi định cư mới: Các Khu Tập thể Linh Đàm, Pháp Vân, Trung
- Kinh phí được cấp: 40 tỷ VND
Phạm vi dự án:
18
Nhóm 3 – Tin3K10
[email protected]
Quản lý dự án phần mềm
GVHD: Th.S Nguyễn Đức Lưu
Lập kế hoạch di dân, lựa chọn các đơn vị, công ty để hỗ trợ và phối hợp và thực
hiện di chuyển. Những dân cư thuộc các diện sau là nằm trong phạm vi của dự
án
- Thuộc các cụm C1, C2,...
- Có hộ khẩu thường trú
- Có các loại giấy chứng nhận sử dụng đất, sở hữu nhà,
Những người liên quan chính trong dự án
- Những dân cư thuộc diện đền bù
- Những dân cư sinh sống trong phạm vi giải toả nhưng không thuộc diện
đền bù
- .....
Tài nguyên dự án (nguồn nhân lực)
- Công an quận, Công an phường
- UBND Quận, phường
- Cty xây dựng và phát triển nhà TP Hà Nội
- Lực lượng thanh niên xung phong tình nguyện thuộc trường ĐH Kinh tế
Quốc dân
- ......
Các điểm mốc thời gian quan trọng
- Khởi động dự án: tháng 1 năm 2000
- Xong hồ sơ công việc: tháng 3 năm 2000
- Duyệt danh sách những cá nhân và hộ gia đình trong diện giải toả: tháng
5 năm 2000
- Sắp xếp vào các địa chỉ mới - đợt 1 (30%): tháng 7 năm 2000
- Sắp xếp vào các địa chỉ mới - đợt 2 (40%): tháng 10 năm 2000
- Sắp xếp vào các địa chỉ mới - đợt 3: (30%): tháng 2 năm 2001
- Giải quyết các trường hợp đặc biệt : tháng 4 năm 2001
- ....
Kinh phí. 40 tỷ VND, chia ra:
- Sau khi phê duyệt dự án: 5 tỷ
19
Nhóm 3 – Tin3K10
[email protected]
Quản lý dự án phần mềm
GVHD: Th.S Nguyễn Đức Lưu
- Tháng 5 năm 2000: 15 tỷ
- Tháng 11 năm 2000: 15 tỷ
- Tháng 3 năm 2001: 5 tỷ
Hiệu chỉnh/điều chỉnh
Chưa có gì
Chữ kí các bên liên quan
Ví dụ 2:
Tên dự án: Triển khai dự án Project Central
Người chuẩn bị: giám đốc dự án
Ngày tháng công bố:
TỔNG QUAN DỰ ÁN
MỤC TIÊU DỰÁN……………………………
PHẠM VI DỰ ÁN: ……………………………
TRONG PHẠM VI: ……………………………
NGOÀI PHẠM VI: ……………………………
CÁC PHẦN CÓ THỂ CHUYỂN GIAO ĐƯỢC TẠO RA:
………………………………………
20
Nhóm 3 – Tin3K10
[email protected]