Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Lêi më ®Çu
Ngµy nay trong nÒn kinh tÕ thÞ tr-êng cã sù qu¶n lý cña nhµ n-íc, c¸c
doanh nghiÖp ®Æc biÖt quan t©m ®Õn hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh
nghiÖp m×nh, ph¶i tù quyÕt ®Þnh tõ s¶n xuÊt ®Õn tiªu thô s¶n phÈm. V× thÕ
doanh nghiÖp ph¶i tæ chøc qu¶n lý sao cho phï hîp ®Ó tån t¹i vµ ph¸t triÓn
trong c¬ chÕ thÞ tr-êng ®Çy biÕn ®éng vµ phøc t¹p.
X©y dùng vµ hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý kh«ng ph¶i lµ
mét viÖc lµm ®¬n gi¶n mµ nã ®ßi hái ph¶i cã sù nghiªn cøu khoa häc. C«ng
t¸c nµy nÕu cã sù sai lÖch kh«ng hîp lý sÏ dÉn ®Õn sù suy b¹i cña doanh
nghiÖp.
Bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp ®-îc coi lµ mét bé phËn ®Çu n·o cho sù
ra ®êi nh÷ng ®-êng lèi chñ tr-¬ng, chiÕn l-îc, s¸ch l-îc ph¸t triÓn cña doanh
nghiÖp. Do ®ã viÖc ph©n tÝch vµ xem xÐt c¸c vÊn ®Ò vÒ c«ng t¸c x©y dùng vµ
hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp lµ mét trong nh÷ng vÊn ®Ò cÊp b¸ch
cÇn thiÕt trong nÒn kinh tÕ hiÖn nay cña c¸c doanh nghiÖp n-íc ta.
Lµ mét sinh viªn khoa qu¶n trÞ kinh doanh, ®-îc tiÕp thu nh÷ng kiÕn
thøc c¬ b¶n vÒ kinh tÕ kÕt hîp víi qu¸ tr×nh nghiªn cøu thùc tÕ em thÊy: tæ
chøc bé m¸y qu¶n lý mµ hîp lý, phï hîp víi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh
cña doanh nghiÖp th× nã gãp phÇn kh«ng nhá vµo viÖc thùc hiÖn c¸c môc tiªu
c¬ b¶n cña doanh nghiÖp. ChÝnh v× lý do ®ã mµ em ®± chän ®Ò t¯i: “X©y dùng
vµ hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y doanh nghiÖp, ph©n x-ëng, tæ s¶n
xuÊt ë c«ng ty cÇu 7 Th¨ng Long” l¯m luËn v¨n cña m×nh.
KÕt cÊu luËn v¨n ngoµi lêi më ®Çu vµ kÕt luËn, luËn v¨n ®i s©u vµo ba
vÊn ®Ò chÝnh sau:
PhÇn thø nhÊt: Nh÷ng vÊn ®Ò lý luËn c¬ b¶n vÒ x©y dùng vµ hoµn thiÖn
c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y trong doanh nghiÖp.
PhÇn thø hai: Thùc tr¹ng vÒ c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ë c«ng ty
cÇu 7 Th¨ng Long.
PhÇn thø ba: Mét sè biÖn ph¸p c¬ b¶n nh»m cñng cè vµ hoµn thiÖn c¬
cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ë c«ng ty cÇu 7 Th¨ng Long.
1
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Do tr×nh ®é lý luËn vµ kinh nghiÖm thùc tÕ cßn h¹n chÕ, luËn v¨n tèt
nghiÖp cña em ch¾c ch¾n kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt. V× vËy em rÊt
mong ®-îc sù gióp ®ì gãp ý phª b×nh cña c«ng ty vµ thÇy c« ®Ó luËn v¨n thu
®-îc kÕt qu¶ cao.
Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n .
2
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
PhÇn thø nhÊt
Nh÷ng vÊn ®Ò lý luËn c¬ b¶n vÒ x©y dùng vµ hoµn
thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y trong doanh nghiÖp
I - Mét sè quan niÖm c¬ b¶n vÒ qu¶n lý doanh nghiÖp:
1. Kh¸i niÖm qu¶n lý
Qu¶n lý lµ sù t¸c ®éng cña chñ thÓ qu¶n lý lªn ®èi t-îng qu¶n lý nh»m
®¹t ®-îc môc tiªu ®Ò ra trong ®iÒu kiÖn biÕn ®éng cña m«i tr-êng. Nãi ®Õn
qu¶n lý lµ nãi ®Õn ho¹t ®éng chñ quan cã ý thøc, cã tÝnh n¨ng ®éng linh ho¹t
cña con ng-êi, cña tËp thÓ.
Qu¶n lý mét doanh nghiÖp lµ qu¸ tr×nh vËn dông nh÷ng quy luËt kinh
tÕ, quy luËt tù nhiªn trong viÖc lùa chän vµ x¸c ®Þnh nh÷ng biÖn ph¸p ( kinh tÕ
- chÝnh trÞ - x· héi - tæ chøc - kü thuËt) ®Ó t¸c ®éng ®Õn tËp thÓ ng-êi lao ®éng
vµ th«ng qua hä t¸c ®éng ®Õn c¸c yÕu tè vËt chÊt cña s¶n xuÊt kinh doanh.
Qu¶n lý ®-îc hiÓu theo nghÜa chung nhÊt lµ: Sù t¸c ®éng liªn tôc cã tæ
chøc cã h-íng ®Ých cña chñ thÓ qu¶n lý lªn ®èi t-îng qu¶n lý nh»m duy tr×
tÝnh tråi cña hÖ thèng, nh»m ®-a hÖ thèng ®Õn môc tiªu mét c¸ch tèt nhÊt
trong ®iÒu kiÖn m«i tr-êng lu«n biÕn ®éng.
Víi bÊt kú quan niÖm nµo th× môc ®Ých cña qu¶n lý còng ph¶i ®¹t ®-îc:
- S¶n xuÊt kinh doanh cã l·i.
- §Ò ra c¸c biÖn ph¸p g¾n chÆt gi÷a quyÒn lîi víi tr¸ch nhiÖm ng-êi lao
®éng l¹i víi nhau.
- X©y dùng ®-îc c¬ chÕ ®Ó chuyÓn ho¸ ®-îc c¸c h×nh thøc së h÷u tõ c¸c
-u thÕ kh¸c nhau thµnh h×nh thøc së h÷u cña chÝnh b¶n th©n m×nh.
2. C¸c chøc n¨ng vµ lÜnh vùc qu¶n lý doanh nghiÖp:
2.1. Kh¸i niÖm vµ c¸ch ph©n lo¹i chøc n¨ng qu¶n lý doanh nghiÖp:
Ho¹t ®éng cña mét doanh nghiÖp bao gåm nhiÒu néi dung vµ nhiÒu
c¸ch tiÕp cËn, nh-ng xÐt cho cïng cÇn thiÕt ph¶i quy n¹p vÊn ®Ò qu¶n lý vµo
3
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
nh÷ng ho¹t ®éng nhÊt ®Þnh mµ kh¶ dÜ c¸c nhµ thùc tiÔn còng nh- giíi khoa
häc cã thÓ t×m kiÕm ®Ó cã tiÕng nãi chung - ho¹t ®éng qu¶n lý ®ã ®-îc gäi lµ
c¸c chøc n¨ng qu¶n lý.
Cã thÓ ®Þnh nghÜa chøc n¨ng qu¶n lý lµ nh÷ng ho¹t ®éng riªng biÖt cña
lao ®éng qu¶n lý, thÓ hiÖn nh÷ng ph-¬ng h-íng t¸c ®éng cña chñ thÓ qu¶n lý
®Õn ®èi t-îng qu¶n lý.
Cã hai c¸ch ph©n lo¹i chøc n¨ng qu¶n lý nh- sau:
* Theo néi dung qu¸ tr×nh qu¶n lý th× chøc n¨ng qu¶n lý doanh nghiÖp
bao gåm:
- Chøc n¨ng dù kiÕn: doanh nghiÖp chØ thu ®-îc kÕt qu¶ khi nã ®-îc
h-íng dÉn bëi mét ch-¬ng tr×nh ho¹t ®éng, mét kÕ ho¹ch nhÊt ®Þnh nh»m x¸c
®Þnh râ: s¶n xuÊt, kinh doanh c¸i g×? b¸n cho ai? s¶n xuÊt kinh doanh b»ng
c¸ch nµo, víi nguån tµi chÝnh nµo?
- Chøc n¨ng tæ chøc: Nh»m s¾p xÕp, tæ chøc, tËn dông mäi nguån lùc
trong néi bé, thùc hiÖn nhiÖm vô bæ nhiÖm c¸c chøc vô qu¶n lý. Tæ chøc
doanh nghiÖp tøc lµ trang bÞ nh÷ng g× cÇn cho ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp:
vèn, m¸y mãc, nh©n viªn, nguyªn vËt liÖu... ®Ó ®¹t ®-îc môc tiªu ®Ò ra.
- Chøa n¨ng phèi hîp: Nh»m ®¶m b¶o kÕt hîp c¸c mÆt ho¹t ®éng t¹o sù
hµi hoµ c©n ®èi tèi -u trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. Tøc lµ ®Æt c¸c bé
phËn kh¸c nhau cña doanh nghiÖp vµo ®óng vÞ trÝ thÝch hîp vµ ®¶m b¶o vËn
hµnh nhÞp nhµng. §iÒu hoµ tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp ®Ó ®¶m b¶o
cho c¸c c«ng viÖc thùc hiÖn mét c¸ch ¨n khíp t¹o hiÖu qu¶ cao.
- Chøc n¨ng chØ huy: Chøc n¨ng nµy nh»m thóc ®Èy bé m¸y ho¹t ®éng,
gi¶i quyÕt c¸c khã kh¨n v-íng m¾c. §©y lµ chøc n¨ng quan träng, ph¶i n¾m
®-îc c¸c lý thuyÕt, kÕt hîp víi kinh nghiÖm thùc tÕ ®Ó ra quyÕt ®Þnh.
- Chøc n¨ng kiÓm tra: KiÓm tra thùc chÊt lµ duyÖt l¹i xem tÊt c¶ cã ®-îc
tiÕn hµnh phï hîp ch-¬ng tr×nh ®· phï hîp víi nh÷ng mÖnh lÖnh ®· ban bè vµ
nh÷ng nguyªn lý ®· thõa nhËn.
* Theo mèi quan hÖ trùc tiÕp víi ho¹t ®éng lÜnh vùc s¶n xuÊt kinh doanh
th× chøc n¨ng qu¶n lý doanh nghiÖp bao gåm:
4
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
- Chøc n¨ng kÕ ho¹ch ho¸, ®iÒu ®é s¶n xuÊt: gåm nh÷ng c«ng viÖc cã
liªn quan ®Õn x¸c ®Þnh chiÕn l-îc chung vµ chiÕn l-îc s¶n phÈm cña doanh
nghiÖp, x©y dùng kÕ ho¹ch dµi h¹n vµ hµng n¨m lËp tiÕn ®é s¶n xuÊt vµ c«ng
t¸c ®iªï ®é s¶n xuÊt.
- Chøc n¨ng th-¬ng m¹i: gåm c¸c c«ng viÖc thuéc c¸c quan hÖ kinh tÕ
®èi ngo¹i nh- khai th¸c, mua vËt t- kü thuËt, nghiªn cøu thÞ tr-êng, ký hîp
®ång kinh tÕ, tæ chøc tiªu thô s¶n phÈm...
- Chøc n¨ng h¹ch to¸n: gåm h¹ch to¸n kÕ to¸n vµ thèng kª, c«ng t¸c ghi
chÐp ban ®Çu, th«ng tin kinh tÕ néi bé doanh nghiÖp vµ gi÷a doanh nghiÖp víi
c¬ quan cÊp trªn.
- Chøc n¨ng kiÓm tra vµ ph©n tÝch: trªn c¸c lÜnh vùc ho¹t ®éng nh- kiÓm
tra kü thuËt vµ chÊt l-îng s¶n phÈm, kiÓm tra vµ ph©n tÝch kÕt qu¶ ho¹t ®éng
s¶n xuÊt kinh doanh.
- Chøc n¨ng qu¶n lý nh©n sù: Bao gåm c«ng t¸c tuyÓn dông, bè trÝ, ®µo
tao, båi d-ìng, khen th-ëng, kû luËt, ®Þnh møc lao ®éng, tiÒn l-¬ng, tiÒn
th-ëng ®èi víi doanh nghiÖp.
- Chøc n¨ng qu¶n lý tµi chÝnh: Bao gåm c«ng t¸c t¹o vèn, qu¶n lý c¸c
lo¹i vèn vµ quü cña doanh nghiÖp, c«ng t¸c tÝn dông, nh»m n©ng cao hiÖu qu¶
sö dông vèn vµ chÊp hµnh c¸c quy ®Þnh tµi chÝnh cña nhµ n-íc.
- Chøc n¨ng kü thuËt c«ng nghÖ: Bao gåm tÊt c¶ c¸c c«ng viÖc trang
thiÕt bÞ, ph-¬ng tiÖn ®¶m b¶o cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh.
- Chøc n¨ng ®Çu t-.
- Chøc n¨ng hµnh chÝnh ph¸p chÕ.
- Chøc n¨ng an ninh b¶o vÖ.
- Chøc n¨ng tæ chøc tèt ®êi sèng tËp thÓ vµ c¸c ho¹t ®éng x· héi nh- tæ
chøc viÖc ¨n ë, ®i l¹i cña c¸n bé c«ng nh©n viªn, ho¹t ®éng v¨n ho¸, thÓ thao
vµ c¸c ho¹t ®éng x· héi kh¸c.
- Chøc n¨ng s¶n xuÊt: ®iÒu phèi c¸c mÆt hµng s¶n xuÊt cña c¸c ph©n
x-ëng.
5
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng qu¶n lý cã nghÜa lµ x©y dùng mét bé m¸y
qu¶n lý sao cho võa ®¶m b¶o ®Çy ®ñ c¸c chøc n¨ng trªn võa thÝch hîp víi c¸c
®Æc ®iÓm cña doanh nghiÖp.
2.2. Kh¸i niÖm vµ c¸c ph©n lo¹i lÜnh vùc qu¶n lý doanh nghiÖp:
LÜnh vùc qu¶n lý trong doanh nghiÖp ®-îc hiÓu nh- c¸c ho¹t ®éng qu¶n
lý khi ®-îc s¾p xÕp trong mét bé phËn nµo ®ã, ë c¸c bé phËn nµy cã ng-êi chØ
huy vµ liªn quan ®Õn viÖc ra quyÕt ®Þnh qu¶n lý,
LÜnh vùc qu¶n lý ®-îc ph©n ®Þnh phô thuéc vµo nhiÒu yÕu tè nh-:
truyÒn thèng qu¶n lý, c¸c yÕu tè x· héi vµ c¬ chÕ kinh tÕ, quy m« còng nh®Æc ®iÓm kinh tÕ - kü thuËt cña doanh nghiÖp. Nã g¾n liÒn víi mçi quèc gia,
mçi vïng cô thÓ vµ sù tiÕn bé vÒ nhËn thøc trong khoa häc qu¶n lý.
C¸ch ph©n lo¹i c¸c lÜnh vùc qu¶n lý trong doanh nghiÖp nh- sau:
* LÜnh vùc vËt t- bao gåm c¸c nhiÖm vô:
- Ph¸t hiÖn nhu cÇu vËt t-.
- TÝnh to¸n vËt t- tån kho.
- Mua s¾m vËt t-.
- NhËp kho vµ b¶o qu¶n.
- CÊp ph¸t vËt t-.
* LÜnh vùc s¶n xuÊt bao gåm c¸c nhiÖm vô:
- H¹ch to¸n ch-¬ng tr×nh
- X©y dùng kÕ ho¹ch s¶n xuÊt.
- §iÒu khiÓn qu¸ tr×nh chÕ biÕn.
- KiÓm tra chÊt l-îng.
- Gi÷ g×n b¶n quyÒn, kiÓu d¸ng... vµ ph¸t minh s¸ng chÕ cña mäi thµnh
viªn.
* LÜnh vùc marketing gåm c¸c nhiÖm vô:
- Thu thËp c¸c th«ng tin vÒ thÞ tr-êng.
6
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
- Ho¹ch ®Þnh chÝnh s¸ch s¶n phÈm.
- Ho¹ch ®Þnh chÝnh s¸ch gi¸ c¶.
- Ho¹ch ®Þnh chÝnh s¸ch ph©n phèi.
- Ho¹ch ®Þnh chÝnh s¸ch hç trî tiªu dïng.
* LÜnh vùc nh©n sù gåm c¸c nhiÖm vô:
- LËp kÕ ho¹ch nh©n sù.
- TuyÓn dông nh©n sù.
- Bè trÝ nh©n sù.
- §¸nh gi¸ nh©n sù.
- Ph¸t triÓn nh©n viªn.
- Thï lao.
- Qu¶n lý nh©n sù th«ng qua hç trî d÷ liÖu nh©n sù, qua thèng kª ho¹t
®éng cña c¸c nh©n viªn vµ hç trî ®êi sèng.
* LÜnh vùc tµi chÝnh vµ kÕ to¸n:
- LÜnh vùc tµi chÝnh:
+ T¹o vèn.
+ Sö dông vèn.
+ Qu¶n lý vèn.
- LÜnh vùc kÕ to¸n:
+ KÕ to¸n sæ s¸ch.
+ TÝnh to¸n chi phÝ - kÕt qu¶.
+ X©y dùng c¸c b¶ng c©n ®èi.
+ TÝnh to¸n lç l·i.
+ C¸c nhiÖm vô kh¸c nh-: thÈm ®Þnh kÕ ho¹ch, thèng kª, kiÓm tra viÖc
tÝnh to¸n, b¶o hiÓm, thuÕ.
7
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
* LÜnh vùc nghiªn cøu vµ ph¸t triÓn gåm c¸c nhiÖm vô:
- Thùc hiÖn nghiªn cøu c¬ b¶n.
- Nghiªn cøu øng dông.
- §-a c¸c tiÕn bé khoa häc kü thuËt vµo ¸p dông.
- ThÈm ®Þnh hiÖu qu¶ c¸c tiÕn bé khoa häc kü thuËt ®-îc ¸p dông.
* LÜnh vùc tæ chøc gåm c¸c nhiÖm vô:
- Tæ chøc c¸c dù ¸n.
- Ph¸t triÓn vµ c¶i tiÕn bé m¸y tæ chøc cho doanh nghiÖp.
- Tæ chøc tiÕn tr×nh ho¹t ®éng toµn bé doanh nghiÖp.
* LÜnh vùc th«ng tin gåm c¸c nhiÖm vô:
- X©y dùng kÕ ho¹ch vµ c¸c th«ng tin liªn quan cho doanh nghiÖp.
- Chän läc vµ xö lý c¸c th«ng tin.
- KiÓm tra th«ng tin vµ gi¸m s¸t c¸c th«ng tin.
* LÜnh vùc hµnh chÝnh ph¸p chÕ vµ c¸c dÞch vô chung:
- Thùc hiÖn c¸c mèi quan hÖ ph¸p lý trong vµ ngoµi doanh nghiÖp.
- Tæ chøc c¸c ho¹t ®éng quÇn chóng trong doanh nghiÖp.
- C¸c ho¹t ®éng hµnh chÝnh vµ phóc lîi doanh nghiÖp.
Sù ph©n lo¹i theo lÜnh vùc qu¶n lý nh»m chØ ra tÊt c¶ c¸c lÜnh vùc cÇn
ph¶i tæ chøc thùc hiÖn qu¶n trih trong mét doanh nghiÖp. Lµ c¨n cø ®Ó thiÕt
lËp bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp ®Ó tuyÓn dông, bè trÝ vµ sö dông c¸c qu¶n trÞ
viªn. Lµ c¬ së ®Ó ®¸nh gi¸ vµ ph©n tÝch ho¹t ®éng trong toang bé m¸y qu¶n lý,
®iÒu hµnh ho¹t ®éng qu¶n lý trªn ph¹m vi toµn doanh nghiÖp.
Tãm l¹i, ph©n lo¹i theo chøc n¨ng vµ ph©n lo¹i theo lÜnh vùc cã mèi
quan hÖ trùc tiÕp, h÷u c¬ víi nhau, kh«ng g¹t bá nhau, cã quan träng c¶ vÒ lý
luËn vµ thùc tiÔn.
II - C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y doanh nghiÖp:
1. Thùc chÊt, vai trß cña c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y trong doanh nghiÖp
8
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
1.1. Thùc chÊt cña c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y trong doanh nghiÖp
Lµ tæng hîp c¸c bé phËn kh¸c nhau cã mèi liªn hÖ phô thuéc lÉn nhau
®-îc chuyªn m«n ho¸ vµ cã nh÷ng tr¸ch nhiÖm quyÒn h¹n nhÊt ®Þnh ®-îc bè
trÝ theo nhiÒu cÊp nhiÒu kh©u kh¸c nhau ®¶m b¶o thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng
qu¶n lý vµ phôc vô môc ®Ých chung ®· x¸c ®Þnh cña doanh nghiÖp.
C¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý lµ h×nh thøc ph©n c«ng lao ®éng trong lÜnh vùc
qu¶n lý, nã t¸c ®éng ®Õn qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña hÖ thèng qu¶n lý. C¬ cÊu tæ
chøc qu¶n lý mét mÆt ph¶n ¸nh c¬ cÊu s¶n xuÊt, mÆt kh¸c nã t¸c ®éng tÝch
cùc trë l¹i viÖc ph¸t triÓn s¶n xuÊt.
C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ chØ cã gi¸ trÞ æn ®Þnh t-¬ng ®èi vµ còng
cã vßng ®êi cña nã. X©y dùng cho doanh nghiÖp mét c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y
®Ó cã thÓ gäi lµ hoµn thiÖn vµ hîp lý lµ viÖc rÊt ®¸ng quan t©m. ChÝnh v× vËy
mµ nh÷ng nhµ l·nh ®¹o giái ph¶i biÕt t×m kÕ ho¹ch cho t-¬ng lai. X©y dùng
®-îc mét c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y råi cßn ph¶i biÕt nghÜ ®Õn viÖc hoµn thiÖn nã
sao cho phï hîp víi sù ph¸t triÓn cña x· héi vµ thêi ®¹i. Muèn cho ho¹t ®éng
s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp cã hiÖu qu¶ th× viÖc hoµn thiÖn c¬ cÊu
tæ chøc bé m¸y doanh nghiÖp, ph©n x-ëng, tæ s¶n xuÊt lµ mét vÊn ®Ò quan
träng, xuyªn suèt qu¸ tr×nh tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp.
1.2. Vai trß cña tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ®èi víi ho¹t ®éng cña doanh
nghiÖp:
Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý lµ mét trong nh÷ng ®iÒu kiÖn c¬ b¶n cña sù sèng
cßn cña c¸c doanh nghiÖp nh»m gióp cho mäi ng-êi, mäi thµnh viªn trong bé
m¸y phèi hîp lµm viÖc víi nhau mét c¸ch cã hiÖu qu¶ nhÊt trong qu¸ tr×nh
h×nh thµnh c¸c môc tiªu kÕ ho¹ch ®· ®Ò ra.
- ThiÕu mét c¬ cÊu tæ chøc hîp lý sÏ g©y ra nhiÒu vÊn ®Ò khã kh¨n, phøc
t¹p cho c«ng t¸c qu¶n lý. C¸c giíi cã thÈm quyÒn trong lÜnh vùc qu¶n lý ®Òu
cã hai nhËn ®Þnh chung ®ã lµ:
+ Kho¶ng tõ 75% ®Õn 80% c¸c vÊn ®Ò khã kh¨n phøc t¹p g©y ra trong
c«ng t¸c qu¶n lý gi¶i quyÕt b¾t nguån tõ nh÷ng nh-îc ®iÓm cña c«ng t¸c tæ
chøc.
9
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
+ Nh÷ng phÝ ph¹m lo ng¹i nhÊt lµ nh÷ng phÝ ph¹m vÒ tinh thÇn lµm viÖc
vµ n¨ng lùc cña nh©n viªn do tæ chøc kÐm cái mµ ra. PhÇn lín nh÷ng khuyÕt
®iÓm m¾c ph¶i trong doanh nghiÖp, ph©n x-ëng, tæ s¶n xuÊt lµ do ng-êi ta coi
th-êng c«ng t¸c tæ chøc.
- X©y dùng mét c¬ cÊu tæ chøc hîp lý lµ mét viÖc lµm quan träng bËc
nhÊt cña qu¶n trÞ viªn ®Ó thùc thi nhiÖm vô qu¶n trÞ cã hiÖu qña, gãp phÇn
quan träng thùc hiÖn môc tiªu cña doanh nghiÖp ®Ò ra.
- C«ng t¸c tæ chøc hiÖu qu¶ gióp thùc hiÖn triÖt ®Ó viÖc ¸p dông khoa häc
kü thuËt vµo ho¹t ®ång qu¶n trÞ, gióp cho viÖc khuyÕn khÝch sö dông víi tÝnh
chÊt lµ con ng-êi ph¸t triÓn toµn diÖn, t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho sù më réng,
®a d¹ng ho¸ tæ chøc vµ n©ng cao tÝnh ®éc lËp vµ s¸ng t¹o cña nhµ qu¶n trÞ. V×
vËy, chøc n¨ng tæ chøc lµ cèt lâi cña quy tr×nh qu¶n trÞ.
Thùc chÊt cña tæ chøc bé m¸y lµ tiÕn hµnh ph©n c«ng lao ®éng mét c¸ch
hîp lý ®Ó khai th¸c tèi ®a lùc l-îng s¶n xuÊt vµ quan hÖ s¶n xuÊt nh»m ®¹t
n¨ng suÊt lao ®éng vµ hiÖu qu¶ qu¶n trÞ cao.
2. Nh÷ng yªu cÇu c¬ b¶n ®èi víi c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y doanh nghiÖp
Mçi mét c«ng viÖc, mçi mét vÊn ®Ò dï lín hay bÐ, dï ®¬n gi¶n hay phøc
t¹p ®Òu ®ßi hái ph¶i ®¹t ®-îc nh÷ng yªu cÇu cÇn thiÕt ®Æt ra, cã nh- thÕ nh÷ng
c«ng viÖc míi ®¹t hiÖu qu¶ cao. §Æc biÖt ë ®©y viÖc x©y dùng vµ hoµn thiÖn c¬
cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý lµ mét vÊn ®Ò v« cïng phøc t¹p . Nã ®ßi hái rÊt
lín vÒ nhiÒu mÆt mµ nh÷ng mÆt ®ã, nh÷ng yªu cÇu ®ã b¾t buéc ph¶i ®¹t ®-îc
trong c¬ chÕ thÞ tr-êng hiÖn nay. Nh÷ng yªu cÇu ®ã lµ:
Mét lµ, ph¶i ®¶m b¶o hoµn thµnh nh÷ng nhiÖm vô cña doanh nghiÖp, ph¶i
thùc hiÖn ®Çy ®ñ, toµn diÖn c¸c chøc n¨ng qu¶n lý doanh nghiÖp.
Hai lµ, ph¶i ®¶m b¶o thùc hiÖn nghiªm tóc chÕ ®é mét thñ tr-ëng, chÕ ®é
tr¸ch nhiÖm c¸ nh©n trªn c¬ së b¶o ®¶m vµ ph¸t huy quyÒn lµm chñ cña tËp
thÎ lao ®éng trong doanh nghiÖp.
Ba lµ, ph¶i phï hîp víi quy m« s¶n xuÊt, thÝch øng víi nh÷ng ®Æc ®iÓm
kinh tÕ vµ kü thuËt cña doanh nghiÖp.
10
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Bèn lµ, ph¶i ®¶m b¶o yªu cÇu võa tinh gi¶m l¹i võa v÷ng m¹nh trong bé
m¸y qu¶n lý.
ViÖc tiÕn hµnh chÕ ®é mét thñ tr-ëng lµ mét tÊt yÕu bëi v× xuÊt ph¸t tõ
tÝnh biÖn chøng gi÷a tËp trung vµ d©n chñ trªn c¬ së ph¸t huy d©n chñ ®èi víi
mäi ng-êi, cÇn tËp trung thèng nhÊt qu¶n lý vµo mét ®Çu mèi, vµo mét ng-êi.
XuÊt ph¸t tõ yªu cÇu vµ tÝnh chÊt cña nÒn s¶n xuÊt c«ng nghiÖp chÝnh x¸c tõ
nh÷ng quyÕt ®Þnh, tõ mèi quan hÖ trong ph©n c«ng lao ®éng x· héi, ph©n c«ng
lao ®éng chuyªn m«n ho¸ ngµy cµng s©u s¾c tÊt yÕu dÉn ®Õn hîp t¸c ho¸ lao
®éng vµ bÊt kú mét sù trôc trÆc nµo trong hîp t¸c s¶n xuÊt còng dÉn ®Õn ®×nh
trÖ s¶n xuÊt, gi¶m hiÖu qu¶. V× vËy bÊt kú mét sù hîp t¸c nµo còng ph¶i cã
ng-êi chØ huy thèng nhÊt. Trong c¬ chÕ tæ chøc bé m¸y cã c¸c chøc danh thñ
tr-ëng, vÞ trÝ, mèi quan hÖ trong c¸c chøc danh nµy.
VÞ trÝ tõng
chøc danh
Ph¹m vi ph¸t
huy t¸c dông
Ng-êi gióp
viÖc T T
Ng-êi d-íi
quyÒn
STT
Chøc danh thñ tr-ëng
1
Gi¸m ®èc
Thñ tr-ëng Toµn
cao nhÊt
Doanh
nghiÖp
2
Qu¶n ®èc
T T cÊp cao Toµn
bé C¸c
phã Mäi ng-êi trong
nhÊt trong px ph©n x-ëng qu¶n ®èc
px.
3.
§èc c«ng
T T cÊp cao Toµn ca lµm Kh«ng
nhÊt trong ca viÖc
lµm viÖc
Mäi ng-êi trong
ca lµm viÖc
4
Tæ tr-ëng c«ng t¸c
T T cÊp cao Toµn tæ
nhÊt trong tæ
mäi ng-êi trong
tæ
5
Thñ tr-ëng c¸c phßng T T cÊp cao toµn phßng Phã phßng Mäi ng-êi trong
(ban) chøc n¨ng
nhÊt trong (ban)
(ban)
phßng (ban)
phßng (ban)
bé c¸c
phã mäi ng-êi trong
gi¸m ®ãc
doanh nghiÖp
Tæ phã
Thñ tr-ëng cÊp d-íi ph¶i phôc tïng nghiªm chØnh mÖnh lÖnh cña thñ
tr-ëng c Êp trªn, tr-íc hÕt lµ thñ tr-ëng cÊp trªn trùc tiÕp. Thñ tr-ëng tõng bé
phËn cã toµn quyÒn quyÕt ®Þnh nh÷ng vÊn ®Ò thuéc ph¹m vi ®¬n vÞ m×nh qu¶n
lý, chÞu tr¸ch nhiÖm tr-íc gi¸m ®èc vÒ c¸c mÆt ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ m×nh
phô tr¸ch. Thñ tr-ëng mçi cÊp cã tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn nghiªm chØnh néi quy
ho¹t ®éng ë tõng cÊp ®· ®-îc quyÕt ®Þnh vÒ chøc n¨ng, quyÒn h¹n, nhiÖm vô,
mèi quan hÖ c«ng t¸c. TÊt c¶ c¸c cÊp phã ®Òu lµ nh÷ng ng-êi gióp viÖc cho
cÊp tr-ëng ë tõng cÊp t-¬ng ®-¬ng vµ ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm tr-íc thñ tr-ëng
11
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
cÊp trªn trùc tiÕp cña m×nh, mäi ng-êi trong tõng bé phËn lµ nh÷ng ng-êi thõa
hµnh cña thñ tr-ëng cÊp trªn tr-íc hÕt lµ cña thñ tr-ëng cÊp t-¬ng ®-¬ng vµ
ph¶i phôc tïng nghiªm chØnh mÖnh lÖnh cña thñ tr-ëng. Gi¸m ®èc lµ thñ
tr-ëng cÊp trªn vµ lµ thñ tr-ëng cÊp cao nhÊt trong doanh nghiÖp, chÞu hoµn
toµn tr¸ch nhiÖm vÒ mäi mÆt ho¹t ®éng kinh doanh, kinh tÕ , chÝnh trÞ, x· héi
trong doanh nghiÖp tr-íc tËp thÓ nh÷ng ng-êi lao ®éng vµ tr-íc chñ së h÷u
doanh nghiÖp, mäi ng-êi trong doanh nghiÖp ph¶i phôc tïng nghiªm chØnh
mÖnh lÖnh cña gi¸m ®èc.
3. Mét sè ph-¬ng ph¸p h×nh thµnh bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp
3.1. Ph-¬ng ph¸p t-¬ng tù
Ph-¬ng ph¸p nµy lµ mét ph-¬ng ph¸p h×nh thµnh c¬ cÊu tæ chøc dùa vµo
viÖc thõa kÕ nh÷ng kinh nghiÖm thµnh c«ng vµ g¹t bá nh÷ng yÕu tè bÊt hîp lý
cña c¸c c¬ cÊu tæ chøc cã tr-íc nµy cã nh÷ng yÕu tè t-¬ng tù víi c¬ cÊu tæ
chøc qu¶n lý s¾p h×nh thµnh . ¦u ®iÓm næi bËt nhÊt cña ph-¬ng ph¸pnµy lµ:
qu¸ tr×nh h×nh thµnh c¬ cÊu nhanh, chi phÝ bá ra Ýt, thõa kÕ nh÷ng kinh nghiÖm
quý b¸u cña qu¸ kh-. Nh×n chung ®©y lµ ph-¬ng ph¸p ®· ®-îc ¸p dông phæ
biÕn réng r·i ë nhiÒu n¬i.
3.2. Ph-¬ng ph¸p ph©n tÝch theo yÕu tè
§©y lµ ph-¬ng p¸p khoa häc ®-îc ¸p dông réng r·i cho mäi cÊp, mäi ®èi
t-îng qu¶n trÞ. Ph-¬ng ph¸p nµy ®-îc chia ra ba giai ®o¹n nh- sau:
- Giai ®o¹n ®Çu lµ: x©y dùng s¬ ®å c¬ cÊu tæng qu¸t vµ x¸c ®Þnh nh÷ng
kÕt luËn cã tÝnh chÊt nguyªn t¾c cña c¬ cÊu.
- Giai ®o¹n hai lµ: x¸c ®Þnh c¸c thµnh phÇn cho c¸c bé phËn c¬ cÊu vµ
x¸c ®Þnh mèi liªn hÖ gi÷a c¸c bé phËn.
- Giai ®o¹n ba lµ: x¸c ®Þnh c¸c ®Æc tr-ng cña c¸c yÕu tè trong c¬ cÊu nhchøc n¨ng , nhiÖm vô, quyÒn h¹n vµ quy ®Þnh ho¹t ®éng cña c¬ cÊu tæ chøc bé
m¸y qu¶n lý. ë giai ®o¹n nµy th-êng x¶y ra hai tr-êng hîp sau:
+ Tr-êng hîp thø nhÊt: §èi víi viÖc hoµn thiÖn c¸c c¬ cÊu tæ chøc qu¶n
lý ®ang ho¹t ®éng viÖc hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc qu¶n trÞ ®-îc b¾t ®Çu b»ng
c¸ch nghiªn cøu kü l-ìng c¬ cÊu hiÖn t¹i vµ tiÕn hµnh ®¸nh gi¸ ho¹t ®éng cña
12
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
nã theo nh÷ng c¨n cø nhÊt ®Þnh. Tõ ®ã chØ râ mèi quan hÖ phô thuéc cña tõng
phßng ban, bé phËn vµ c¸c chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n mµ nã ph¶i thùc hiÖn.
+ Tr-êng hîp thø hai: h×nh thµnh c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ míi.
Trong tr-êng hîp nµy chóng ta ph¶i tiÕn hµnh theo ba b-íc.
B-íc 1 : Dùa vµo nh÷ng tµi liÖu ban ®Çu, nh÷ng v¨n b¶n h-íng dÉn cña
c¬ quan qu¶n lý vÜ m«, nh÷ng quy ®Þnh cã tÝnh chÊt luËt ph¸p ®Ó x©y dùng s¬
®å c¬ cÊu tæ chøc qu¶n trÞ tæng qu¸t vµ x¸c ®Þnh nh÷ng ®Æc tr-ng c¬ b¶n nhÊt
cña c¬ cÊu tæ chøc nµy. Nh- vËy b-íc 1 lµ nh»m gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò cã
tÝnh chÊt ®Þnh tÝnh ®èi víi c¬ cÊu tæ chøc qu¶n trÞ.
B-íc 2: X¸c ®Þnh thµnh phÇn, c¸c phßng ban, bé phËn cña c¬ cÊu tæ chøc
bé m¸y vµ x¸c lËp c¸c mèi quan hÖ gi÷a c¸c phßng ban bé phËn Êy. §iÒu quan
träng nhÊt lµ tËp hîp vµ ph©n tÝch c¸c dÊu hiÖu ¶nh h-ëng ®Õn c¬ cÊu tæ chøc
bé m¸y qu¶n lý.
B-íc 3: Ph©n phèi vµ cô thÓ ho¸ c¸c chøc n¨ng, nhiÖm vô quyÒn h¹n,
quyÕt ®Þnh sè l-îng c¸n bé, nh©n viªn trong tõng bé phËn, trong c¬ cÊu tæ
chøc qu¶n trÞ. Tõ ®ã x©y dùng ®iÒu lÖ, thñ tôc, quy t¾c, lÒ lèi lµm viÖc nh»m
®¶m b¶o bé m¸y qu¶n trÞ ®¹t hiÖu qu¶ cao.
4. C¸c h×nh thøc c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý doanh nghiÖp
Cïng víi sù ph¸t triÓn kh«ng ngõng cña s¶n xuÊt, ®Ó phï hîp víi nh÷ng
®iÒu kiÖn cô thÓ nhÊt ®Þnh ®· h×nh thµnh nh÷ng kiÓu c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý
kh¸c nhau. Mçi mét kiÓu, mét h×nh thøc ®Òu chøa ®ùng nh÷ng ®Æc ®iÓm,
nh÷ng -u ®iÓm , nh-îc ®iÓm vµ ®-îc ¸p dông trong nh÷ng ®iÒu kiÖn cô thÓ
nhÊt ®Þnh.
4.1. C¬ cÊu qu¶n lý trùc tuyÕn (theo ®-êng th¼ng)
L·nh ®¹o doanh nghiÖp
L·nh ®¹o trùc tuyÕn
a1
a2
...
L·nh ®¹o tuyÕn II
an
b1
13
b2
...
bn
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
S¬ ®å c¬ cÊu trùc tuyÕn.
Trong ®ã a1, a2, an, b1, b2, bn... ng-êi thùc hiÖn trong c¸c bé phËn.
§©y lµ c¬ cÊu tæ chøc ®¬n gi¶n nhÊt, toµn bé vÊn ®Ò ®-îc gi¶i quyÕt theo
mét kªnh liªn hÖ ®-êng th¼ng. Mét ng-êi l·nh ®¹o doanh nghiÖp thùc hiÖn tÊt
c¶ c¸c chøc n¨ng qu¶n lý vµ chÞu hoµn toµn tr¸ch nhiÖm vÒ hÖ thèng do m×nh
phô tr¸ch.
Víi nh÷ng ®Æc ®iÓm ®ã, c¬ cÊu nµy t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc thùc
hiÖn chÕ ®é mét thñ tr-ëng, mÖnh lÖnh ®-îc thi hµnh nhanh vµ mçi cÊp d-íi
chØ chÞu thùc hiÖn mÖnh lÖnh cña mét cÊp trªn trùc tiÕp.
Tuy nhiªn c¬ cÊu tæ chøc nµy còng cã nh÷ng nh-îc ®iÓm: Nã ®ßi hái
ng-êi l·nh ®¹o cÇn ph¶i cã kiÕn thøc toµn diÖn, tæng hîp, h¹n chÕ viÖc sö
dông c¸c chuyªn gia cã tr×nh ®é cao vÒ tõng mÆt qu¶n trÞ. Khi cÇn phèi hîp,
hîp t¸c c«ng viÖc gi÷a hai ®¬n vÞ hai, hai c¸ nh©n ngang quyÒn thuéc c¸c
tuyÕn kh¸c nhau th× viÖc b¸o c¸o, th«ng tin ph¶i ®i ®-êng vßng theo kªnh liªn
hÖ ®· quy ®Þnh.
Do nh÷ng -u nh-îc ®iÓm trªn nªn chØ ¸p dông c¬ cÊu nµy cho mét tæ s¶n
xuÊt hoÆc lµ ph©n x-ëng nhá.
4.2. C¬ cÊu trùc tuyÕn tham m-u
Thùc chÊt ®©y lµ c¬ cÊu trùc tuyÕn më réng v× thÕ nã cã ®Æc ®iÓm nh- lµ
c¬ cÊu trùc tuyÕn nh-ng mçi cÊp l·nh ®¹o ®· cã thªm bé phËn tham m-u gióp
viÖc, bé phËn tham m-u cã thÓ lµ mét ®¬n vÞ hoÆc mét nhãm c¸c chuyªn gia
hoÆc mét nhãm ng-êi.
C¬ cÊu nµy vÉn dÔ dµng thùc hiÖn chÕ ®é mét thñ tr-ëng, bªn c¹nh ®ã ®·
biÖt khai th¸c tµi n¨ng cña c¸c chuyªn gia gióp viÖc.
Tuy nhiªn vÉn cßn cã nh-îc ®iÓm lµ l·nh ®¹o mÊt nhiÒu thêi gian ®Ó lµm
viÖc víi tham m-u lµm cho thêi gian lµm viÖc víi ®èi t-îng bÞ qu¶n lý Ýt ®i,
14
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
dÉn ®Õn tèc ®é ra quyÕt ®Þnh chËm. C¬ cÊu nµy th-êng ¸p dông ë ph¹m vi
ph©n x-ëng.
15
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
L·nh ®¹o doanh nghiÖp
L·nh ®¹o tuyÕn I
a1
a2
Tham m-u
Tham m-u
L·nh ®¹o tuyÕn I
... an
b1
b2
Tham m-u
... bn
S¬ ®å c¬ cÊu trùc tuyÕn tham m-u
4.3. C¬ cÊu chøc n¨ng:
§Æc ®iÓm cña c¬ cÊu nµy lµ nhiÖm vô qu¶n lý ®-îc ph©n chia cho c¸c
®¬n vÞ riªng biÖt ®Ó cïng tham gia qu¶n lý, mçi ®¬n vÞ ®-îc chuyªn m«n ho¸
thùc hiÖn mét chøc n¨ng, h×nh thµnh nh÷ng ng-êi l·nh ®¹o chøc n¨ng vµ hä
cã quyÒn ra lÖnh.
¦u ®iÓm cña c¬ cÊu nµy. Cho phÐp chuyªn m«n ho¸ qu¶n lý theo chøc
n¨ng mét c¸ch s©u s¾c, tËn dông ®-îc tµi n¨ng cña c¸c c¬ quan chøc n¨ng vµ
gi¶m bít ®-îc cho l·nh ®¹o chung.
Nh-îc ®iÓm: khã duy tr× kû luËt kiÓm tra vµ phèi hîp, khã x¸c ®Þnh tr¸ch
nhiÖm vµ g©y phøc t¹p trong mèi quan hÖ .
§©y lµ m« h×nh th-êng ®-îc nhiÒu ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh ¸p dông.
L·nh ®¹o doanh nghiÖp
L·nh ®¹o chøc n¨ng A
1
L·nh ®¹o chøc n¨ng A
.................. n
C¸c cÊp d-íi
2
S¬ ®å c¬ cÊu chøc n¨ng
16
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
4.4. C¬ cÊu trùc tuyÕn - chøc n¨ng:
§Ó kh¾c phôc c¸c nh-îc ®iÓm cña c¬ cÊu trùc tuyÕn vµ c¬ cÊu chøc n¨ng,
hiÖn nay c¬ cÊu liªn hîp (trùc tuyÕn - chøc n¨ng ) th-êng dïng cho doanh
nghiÖp mµ nhiÖm vô qu¶n lý ®-îc ph©n thµnh c¸c chøc n¨ng chuyªn m«n.
¦u ®iÓm cña c¬ cÊu lµ vÉn thùc hiÖn chÕ ®é mét thñ tr-ëng mµ vÉn khai
th¸c ®-îc tµi n¨ng cña c¬ quan chøc n¨ng. T¹o ®iÒu kiÖn cho c¸c chuyªn gia
®ãng gãp vµ sù ®ãng gãp ®ã cÇn thiÕt cho ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp.
Tuy nhiªn nã còng cã nh÷ng nh-îc ®iÓm lµ nÕu kh«ng râ quyÒn h¹n th×
sÏ g©y nªn hçn ®én nh- m« h×nh chøc n¨ng.
T¹o ra xu h-íng tËp trung ®èi víi nhµ qu¶n lý cÊp cao, c¬ cÊu nµy trong
thùc tÕ kh«ng bao giê tån t¹i mét c¸ch nguyªn vÑn mµ th-êng xuyªn bÞ vi
ph¹m v×:
- Xu h-íng cã sù t¨ng tr-ëng cña c¸c ®¬n vÞ chøc n¨ng: ®èi víi c¸c ®¬n
vÞ trùc tuyÕn.
- Trªn thùc tÕ c¸c quyÕt ®Þnh ®Òu do tham m-u.
Ng-êi ta khuyÕn c¸o c¸c ®¬n vÞ, c«ng ty, xÝ nghiÖp nªn ¸p dông m« h×nh
trùc tuyÕn - chøc n¨ng nh-ng ph¶i cã néi quy ®©y ®ñ ®Ó tr¸nh xu h-íng trë l¹i
m« h×nh chøc n¨ng.
L·nh ®¹o doanh nghiÖp
L·nh ®¹o
tuyÕn I
1
L·nh ®¹o
chøc n¨ng A
L·nh ®¹o
chøc n¨ng B
2
Tham m-u
L·nh ®¹o
tuyÕn II
1
S¬ ®å c¬ cÊu trùc tuyÕn - chøc n¨ng.
17
2
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
4.5. C¬ cÊu chÝnh thøc vµ kh«ng chÝnh thøc
C¬ cÊu tæ chøc doanh nghiÖp cßn ®-îc chia thµnh c¬ cÊu chÝnh thøc vµ
kh«ng chÝnh thøc.
a. C¬ cÊu chÝnh thøc:
C¬ cÊu nay g¾n liÒn víi c¬ cÊu vai trß nhiÖm vô h-íng ®Ých trong mét
doanh nghiÖp ®-îc tæ chøc mét c¸ch chÝnh thøc. Khi nãi r»ng tæ chøc lµ
“chÝnh thøc” ho¯n to¯n ch¼ng cã ®iÒu g× lµ cøng nh¾c hay qu¸ h¹n chÕ trong
c¸ch diÔn ®¹t nµy. NÕu mét ng-êi qu¶n lý cã ý ®Þnh tæ chøc thËt tèt, c¬ cÊu ®ã
ph¶i t¹o ra mét m«i tr-êng ë ®ã viÖc thùc hiÖn cña tõng c¸ nh©n, c¶ trong hiÖn
t¹i vµ t-¬ng lai, ph¶i ®ãng gãp cã hiÖu qu¶ nhÊt vµo c¸c môc tiªu cña tËp thÓ;
chø kh«ng p¶i hä dµnh phÇn nhá trÝ ãc vµ søc lùc cho doanh nghiÖp , cßn phÇn
lín ®Ó lµm thªm cho mét doanh nghiÖp kh¸c.
b. C¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc:
Lµ toµn bé nh÷ng cuéc tiÕp xóc c¸ nh©n, sù t¸c ®éng qua l¹i c¸ nh©n
còng nh- sù t¸c ®éng theo nhãm c¸n bé, c«ng nh©n viªn nmgoµi ph¹m vi c¬
cÊu ®· ®-îc phª chuÈn cña doanh nghiÖp. C¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc cã vai trß
to lín trong thùc tiÔn qu¶n lý. Nã kh«ng ®Þnh h×nh vµ hay thay ®æi, lu«n lu«n
tån t¹i song song víi c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc, cã t¸c ®éng nhÊt ®Þnh vµ ®«i
khi rÊt ®¸ng kÓ ®Õn ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp v×:
- C¸ nh©n c¸c chñ doanh nghiÖp cã nhiÒu mèi quan hÖ, hä kh«ng chØ lµ
ng-êi thùc hiÖn nghiªm tóc cÇn mÉn nghÜa vô cña m×nh do quy chÕ tæ chøc,
tiªu chuÈn nghiÖp vô theo chøc danh quy ®Þnh mµ hä cßn c¶m thÊy nh÷ng nhu
cÇu tuy kh«ng liªn quan ®Õn c«ng cô nh-ng l¹i liªn quan, ¶nh h-ëng ®Õn th¸i
®é ®èi víi c¸ nh©n, ®èi víi con ng-êi tõ phÝa nh÷ng ®ång nghiÖp, nh÷ng ng-êi
cÊp d-íi.
- ViÖc thùc hiÖn tiªu chuÈn nghiÖp vô theo chøc danh quy ®Þnh, viÖc
hoµn thµnh nhiÖm vô th-êng gÆp khã kh¨n, nÕu chØ tu©n theo nh÷ng thñ tôc vµ
thÓ lÖ ®· quy ®Þnh chÝnh thøc. Bëi v×, c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc kh«ng ph¶i lóc
nµo còng cã thÓ cho biÕt nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt, ®Æc biÖt khi xuÊt hiÖn
nh÷ng ®iÒu kiÖn, nh÷ng t×nh huèng mµ ch-a thÓ tÝnh tr-íc ®-îc ®Ó thÓ hiÖn
mét c¸ch chi tiÕt trong c¸c thñ tôc ®· quy ®Þnh. Trong nh÷ng tr-êng hîp nh18
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
vËy, cÇn cã sù hç trî cña c¸c cuéc tiÕp xóc c¸ nh©n, lµm quen víi c¸c c¸n bé
qu¶n lý vÜ m« vµ c¸c bé qu¶n trÞ cña c¸c doanh nghiÖp kh¸c. Th«ng qua ®ã, c¬
cÊu kh«ng chÝnh thøc sÏ bæ sung cho c¬ cÊu chÝnh thøc, gãp phÇn lµm cô thÓ
ho¸ thªm nh÷ng mÖnh lÖnh cßn qu¸ chung chung.
- Sù tån t¹i kh¸ch quan cña c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc cßn lµ dÊu hiÖu chØ
ra chç yÕu vµ tr×nh ®é ch-a hoµn thiÖn cña c¬ cÊu chÝnh thøc.
C¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc lµ mét trong nh÷ng yÕu tè ®ßi hái ng-êi l·nh
®¹o doanh nghiÖp ph¶i cã mét nghÖ thuËt ®Æc biÖt. Ng-êi l·nh ®¹o cÇn ph¶i
th-êng xuyªn c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc, thóc ®Èy sù ph¸t triÓn nh÷ng xu h-íng
hç trî ®Ó ®¹t ®-îc nh÷ng môc ®Ých cña doanh nghiÖp.
4.6 C¬ cÊu tæ chøc phi h×nh thøc:
Ph-¬ng thøc nµy lµ ph-¬ng thøc tæ chøc qu¶n lý hiÖn d¹i nhÊt hiÖn nay,
lµ tæ chøc bé m¸y qu¶n lý theo 5 nguyªn t¾c ®ã lµ: Tæ chøc bé qu¶n lý sao cho
bé m¸y ®ã cã kh¶ n¨ng tù thÝch nghi, tù ®iÒu chØnh, tù bæ sung, tù ®µo th¶i vµ
tù ®æi míi. HiÖn nay nhiÒu doanh nghiÖp ë n-íc ta ®· h×nh thµnh c¬ cÊu tæ
chøc phi h×nh thøc nghÜa lµ bé m¸y doanh nghiÖp cã c¶ nh÷ng bé phËn vµ c¸
nh©n n»m ngoµi doanh nghiÖp, nh»m thu hót ®-îc nhiÒu chÊt x¸m vµ thu hót
®-îc nh÷ng th«ng tin tõ bªn ngoµi.
Sau ®©y lµ mét vµi m« h×nh bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp:
- M« h×nh bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp quy m« nhá
Gi¸m ®èc
Phã gi¸m ®èc
Phßng
Kinh doanh
Phßng
Tµi chÝnh KÕ to¸n
Phßng
Néi chÝnh
19
Phßng §iÒu hµnh
s¶n xuÊt
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
- M« h×nh qu¶n lý doanh nghiÖp quy m« võa
Gi¸m ®èc
Phã G§ Kinh doanh
Phã G§ Kinh doanh
Phã G§ Kinh doanh
Phßng Kinh doanh
Phßng Kinh doanh
Phßng Kinh doanh
Phßng Hµnh chÝnh
®êi sèng
Phßng Hµnh chÝnh
®êi sèng
Phßng Hµnh chÝnh
®êi sèng
- M« h×nh bé m¸y doanh nghiÖp n«ng nghiÖp nhµ n-íc
Gi¸m ®èc
Phã gi¸m ®èc
KÕ to¸n tr-ëng, tæ tµi vô
C¸c trî lý
5. C¸c nh©n tè ¶nh h-ëng ®Õn viÖc x©y dùng vµ hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ
chøc bé m¸y qu¶n lý:
Cã thÓ thµnh hai nhãm nh©n tè ¶nh h-ëng ®Õn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y
qu¶n lý:
5.1. Nhãm nh©n tè thuéc ®èi t-îng qu¶n lý:
- T×nh tr¹ng vµ tr×nh ®é ph¸t triÓn c«ng nghÖ s¶n xuÊt cña doanh nghiÖp.
- TÝnh chÊt vµ ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt cña doanh nghiÖp còng nh- chñng lo¹i
s¶n phÈm, quy m« s¶n xuÊt, lo¹i h×nh s¶n xuÊt.
C¸c nh©n tè trªn ®Òu ¶nh h-ëng ®Õn thµnh phÇn vµ néi dung cña nh÷ng
chøc n¨ng qu¶n lý vµ th«ng qua chóng mµ ¶nh h-ëng ®Õn c¬ cÊu tæ chøc bé
m¸y qu¶n lý cña doanh nghiÖp.
20