Tài liệu Xây dựng, tổ chức và khai thác tài liệu số tại viện thông tin khoa học xã hội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ---------------------------------------- LẠI THẾ TRUNG XÂY DỰNG, TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU SỐ TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN Hà Nội - 2015 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN -------------------------------------------- LẠI THẾ TRUNG XÂY DỰNG, TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU SỐ TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI Chuyên ngành: Mã số: Khoa học Thông tin - Thư viện 60 32 20 LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN Người hướng dẫn khoa học: TS. LÊ VĂN VIẾT XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG Giáo viên hướng dẫn Chủ tịch hội đồng chấm luận văn thạc sĩ khoa học TS. Lê Văn Viết PGS.TS. Trần Thị Quý Hà Nội - 2015 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi, có sự hỗ trợ, giúp đỡ từ giáo viên hướng dẫn TS. Lê Văn Viết. Các nội dung liên quan, kết quả nghiên cứu trong đề tài là trung thực và chưa từng được ai công bố trong các công trình trước đây. Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau, có ghi trong phần tài liệu tham khảo. Ngoài ra, đề tài còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng như số liệu của cơ quan, tổ chức cụ thể là của Viện Thông tin khoa học xã hội được thể hiện trong phần tài liệu tham khảo. Tôi xin cam đoan và chịu hoàn toàn trách nhiệm với kết quả nghiên cứu của mình. Hà Nội, tháng năm 2015 Tác giả Lại Thế Trung 1 LỜI CÁM ƠN Để hoàn thành luận văn này, tôi xin bày tỏ sự biết ơn sâu sắc,chân thành tới TS. Lê Văn Viết. Trong quá trình thực hiện đề tài Thầy đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo, động viên để tôi hoàn thành kết quả nghiên cứu này. Tôi xin trân trọng cám ơn Khoa Thông tin - Thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, đã dạy dỗ, đào tạo, truyền đạt cho tôi những kiến thức, kinh nghiệm và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình học tập của mình. Tôi xin gửi lời cám ơn tới các cán bộ Viện Thông tin khoa học xã hội thuộc Viện Hàn lâm khoa học xã hội Việt Nam đã giúp tôi rất nhiều trong công tác khảo sát, thu thập, xử lý các số liệu để tôi có được những con số cụ thể phục vụ đắc lực cho mục đích nghiên cứu của mình. Xin trân trọng cám ơn gia đình, bạn bè, đồng nghiệp luôn sát cánh, động viên tôi vượt qua nhiều trở ngại, khó khăn trong cuộc sống để tôi có thể hoàn thành chương trình học tập cũng như kết quả nghiên cứu của mình. Xin trân trọng cám ơn. Hà Nội, tháng năm 2015 Học viên khóa QH-2010-X Lại Thế Trung 2 MỤC LỤC MỞ ĐẦU ................................................................................................................... 10 1. Tính cấp thiết của đề tài................................................................................... 10 2. Tình hình nghiên cứu ....................................................................................... 11 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................. 14 4. Giả thuyết nghiên cứu ...................................................................................... 14 5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ................................................................... 15 6. Phƣơng pháp nghiên cứu ................................................................................. 15 7. Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của luận văn ................................................. 16 8. Dự kiến kết quả nghiên cứu............................................................................. 16 9. Bố cục của luận văn .......................................................................................... 16 CHƢƠNG 1: XÂY DỰNG, TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU SỐ VỚI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI .................................................. 17 1.1 Cơ sở lý luận và thực tiễn phát triển tài liệu số ........................................... 17 1.1.1 Các khái niệm............................................................................................. 17 1.1.2 Vai trò của tài liệu số ................................................................................. 18 1.1.3 Đặc trưng của tài liệu số ............................................................................ 18 1.1.4 Các yếu tố tác động đến việc phát triển tài liệu số .................................... 20 1.2 Khái quát về Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam ............................ 21 1.2.1 Lịch sử ra đời và phát triển ........................................................................ 21 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam ...... 25 1.2.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam............................................................................................................. 27 1.3 Khái quát về Viện Thông tin Khoa học xã hội ............................................ 28 1.3.1 Lịch sử ra đời và phát triển ........................................................................ 28 1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Viện ..................................... 31 1.3.3 Đội ngũ cán bộ của Viện ............................................................................ 33 1.3.4 Cơ sở vật chất của Viện ............................................................................. 33 1.4 Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin tại Viện TTKHXH ..................... 38 1.4.1 Đặc điểm người dùng tin tại Viện .............................................................. 38 1.4.2 Đặc điểm nhu cầu tin tại Viện.................................................................... 39 3 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG XÂY DỰNG, TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU SỐ TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI ......................... 45 2.1 Xây dựng tài liệu số ........................................................................................ 45 2.1.1 Bổ sung tài liệu số ...................................................................................... 45 2.1.2 Bổ sung tài liệu nội sinh............................................................................. 45 2.1.3 Số hóa tài liệu ............................................................................................. 48 2.1.4 Trao đổi, chia sẻ ......................................................................................... 57 2.1.5 Tặng biếu.................................................................................................... 59 2.2 Tổ chức tài liệu số ........................................................................................... 60 2.2.1 Tổ chức lưu trữ........................................................................................... 60 2.2.2 Tổ chức bảo quản ....................................................................................... 60 2.3 Khai thác tài liệu số ........................................................................................ 61 2.3.1 Chính sách khai thác .................................................................................. 61 2.3.2 Hình thức khai thác .................................................................................... 61 2.4 Các yếu tố ảnh hƣởng phát triển tài liệu số tại Viện TTKHXH ................ 63 2.4.1 Chính sách .................................................................................................. 63 2.4.2 Kinh phí...................................................................................................... 64 2.4.3 Phần mềm ................................................................................................... 65 2.4.4 Trang thiết bị và công nghệ ....................................................................... 65 2.4.5 Nhân lực ..................................................................................................... 66 2.4.6 Vấn đề bản quyền....................................................................................... 66 2.5. Hiệu quả công tác tổ chức và khai thác tài liệu số tại Viện TTKHXH .... 67 2.5.1. Mức độ đáp ứng về nội dung .................................................................... 67 2.5.2. Mức độ đáp ứng về hình thức ................................................................... 69 2.5.3. Mức độ đáp ứng về truy cập ..................................................................... 71 2.6 Nhận xét........................................................................................................... 75 2.6.1 Nhận xét về xây dựng TLS ........................................................................ 75 2.6.2 Nhận xét về tổ chức TLS ........................................................................... 75 2.6.3 Nhận xét về khai thác TLS ......................................................................... 75 2.6.4 Nhận xét chung .......................................................................................... 76 4 CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ XÂY DỰNG, TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU SỐ TẠI VIỆN TTKHXH ...................................... 79 3.1 Giải pháp về chính sách ................................................................................. 79 3.2 Giải pháp về kinh phí ..................................................................................... 80 3.3 Giải pháp về phần mềm quản lý thƣ viện số................................................ 81 3.4 Giải pháp về trang thiết bị và công nghệ ..................................................... 83 3.5 Giải pháp nhân lực ......................................................................................... 84 3.6 Giải pháp về vấn đề bản quyền ..................................................................... 87 3.7 Một số giải pháp khác .................................................................................... 87 KẾT LUẬN ............................................................................................................... 91 TÀI LIỆU THAM KHẢO ....................................................................................... 92 PHỤ LỤC 5 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 1. Các từ viết tắt tiếng Việt BST Bộ sưu tập BSTS Bộ sưu tập số CSDL Cơ sở dữ liệu TTKHXH Thông tin Khoa học Xã hội TLS Tài liệu số TT-TV Thông tin - Thư viện TVĐT Thư viện điện tử TVS Thư viện số 2. Các từ viết tắt tiếng Anh CD-ROM Compact Disc Read Only Memory CD-RW Compact Disc ReWriteable DVD Digital Video Disc ISBD International Standard Biliographic Decription IP Internet Protocal LCC Library of Congress Classification MARC Machine Readable Cataloguing 6 DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Bảng 1.1: Bảng thống kê tài liệu nội sinh về CSDL thư mục 46 Bảng 1.2: Bảng thống kê tài liệu nội sinh về CSDL toàn văn 47 Bảng 1.3: Bảng kinh phí do nguồn trao đổi, chia sẻ 58 Bảng 1.4: Bảng kinh phí do tặng biếu 59 Bảng 1.5: Bảng Đánh giá mức độ đáp ứng nội dung TLS tại Viện TTKHXH 68 Bảng 1.6: Bảng Đánh giá mức độ đáp ứng về hình thức TLS tại Viện TTKHXH 70 Bảng 1.7: Bảng Đánh giá mức độ đáp ứng của máy tính đối với truy cập TLS 72 Bảng 1.8: Bảng Đánh giá mức độ đáp ứng của đường truyền đối với truy cập 73 TLS Bảng 1.9: Bảng Nguyên nhân cản trở người dùng tin truy cập và khai thác TLS trên Website TVS 7 74 DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH, SƠ ĐỒ Hình 1.1: Các yếu tố ảnh hưởng tới công tác quản lý và các dịch vụ thông tin số 21 Hình 1.2: Hệ thống máy số hóa tự động Scanrobot 50 Hình 1.3: Hình ảnh đầu lăng trụ quét của hệ thống máy số hóa 51 Hình 1.4: Giao diện phần mềm xử lý hình ảnh Scangate 52 Hình 1.5: Mô hình hoạt động của phần mềm quản lý quy trình số hóa Scanflow 53 Hình 1.6: Mô hình hoạt động phần mềm nhận diện ký tự quang học 54 Hình 1.7: Sơ đồ hoạt động Máy số hóa chuyên dụng với hệ thống số hóa tại 56 Viện TTKHXH Hình 1.8: Giao diện trang chủ của phần mềm Greenstone tại Viện TTKHXH 62 Hình 1.9: Dữ liệu được lưu trữ và trình bày dưới dạng fulltext 63 Hình 1.10: Biểu đồ Mục đích sử dụng TLS của người dùng tin tại Viện TTKHXH 68 Hình 1.11: Biểu đồ Đánh giá mức độ đáp ứng nội dung TLS tại Viện TTKHXH 69 Hình 1.12: Biểu đồ Đánh giá mức độ đáp ứng về hình thức TLS tại Viện 70 TTKHXH Hình 1.13: Biểu đồ Mức độ thường xuyên truy cập TLS 71 của người dùng tin tại Viện TTKHXH hiện nay Hình 1.14: Biểu đồ Đánh giá mức độ đáp ứng của máy tính đối với truy cập TLS 72 Hình 1.15: Biểu đồ Đánh giá mức độ đáp ứng của đường truyền đối với truy cập 73 TLS Hình 1.16: Khởi tạo và đặt tên cho bộ sưu tập mới trong Greenstone 97 Hình 1.17: Công đoạn thu thập các tập tin đưa vào bộ sưu tập trong Greenstone 97 Hình 1.18: Nhập siêu dữ liệu cho bộ sưu tập (biên tập) trong Greenstone 98 Hình 1.1 98 Thiết kế các chỉ mục tìm tin và thiết kế các bộ phân lớp ình 1.20 Định dạng dữ liệu trên màn hình khi tìm tin hoặc duyệt xem bộ sưu tập 99 ình 1.21 Công đoạn tạo lập xây dựng bộ sưu tập) trong Greenstone 99 Hình 1.22 Sơ đồ Quy trình tiền xử lý tài liệu 103 Hình 1.23: Không chọn user admin 107 Hình 1.24: Tạo mới một job cho scan 107 Hình 1.25: Chạy test 1 trang 108 8 Hình 1.26 Sơ đồ Quy trình xử lý tài liệu bằng phần mềm Scangate 109 Hình 1.27: Chuyển sang các định dạng văn bản 110 Hình 1.28: Tính toán cắt viền trang 111 Hình 1.29: Cắt viền trang 112 Hình 1.30: Chỉnh nghiêng trang 112 Hình 1.31: Tinh chỉnh độ nét của trang 113 Hình 1.32: Mở rộng lề trang 113 Hình 1.33: Tạo PDF 114 Hình 1.34: Bảng General 115 Hình 1.35: Bảng User lựa chọn mặc định trong phần QC của người dùng 116 Hình 1.36: Bảng System lựa chọn lệnh thực hiện cho hệ thống tự động xử lý 116 Hình 1.37: Lựa chọn lệnh thực hiện tính toán borders 117 Hình 1.38: Tuỳ chọn trong Display fiter 117 Hình 1.39: Tuỳ chọn trong Calculate borders 118 Hình 1.40: Giao diện khởi động chương trình 119 Hình 1.41 Cài đặt tác vụ riêng 119 Hình 1.42: Tab tài liệu 120 Hình 1.43: Tab Quét/mở 121 Hình 1.44 Tab Đọc 121 Hình 1.45: Chọn tài liệu hiện có 122 Hình 1.46: Sử dụng tài liệu đang mở 122 Hình 1.47: Mở hình ảnh/ PDF 122 Hình 1.48: Phân tích 123 Hình 1.49 Đọc 123 Hình 1.50: Giao diện nhận dạng tài liệu 124 Hình1.51: Chỉnh sửa ảnh 124 Hình 1.52 Khoanh vùng định dạng ảnh 125 Hình 1.53: So sánh, sửa lại chính tả sau khi nhận dạng 125 Hình 1.54 Lưu tài liệu theo định dạng cần 126 Hình 1.55: Chọn lớp ảnh trên lớp text trên ảnh 126 9 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Thế kỷ 21, thế kỷ được dự báo có nhiều biến đổi to lớn và sâu sắc cả trong lĩnh vực khoa học lẫn trong lĩnh vực công nghệ, mà công nghệ điện tử và viễn thông là ngành khoa học mũi nhọn có ảnh hưởng đến sự tiến bộ xã hội nói chung và hoạt động thông tin thư viện nói riêng. Trong thế kỷ này, khoa học đã trở thành lực lượng sản xuất trực tiếp tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội. Khoa học thúc đẩy nền kinh tế tri thức phát triển làm cho nền sản xuất được hiện đại hóa. Như vậy, thông tin đã trở thành tài sản và sức mạnh của mỗi quốc gia, là yếu tố quyết định sự tiến bộ xã hội. Tại Việt Nam, hoạt động thông tin thư viện đã từng bước đạt được những thành tựu về số hóa và phát triển tài liệu số. Số hóa tài liệu là hình thức chuyển đổi các tài liệu truyền thống thành dạng dữ liệu số mà máy tính có thể hiểu được. Việc số hóa tài liệu sẽ giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng nhất. Phát triển công tác số hóa là một phần phát triển tài liệu số một cách hoàn thiện. Viện Thông tin KHXH thuộc Viện Khoa học Xã hội Việt Nam (nay là Viện Hàn lâm khoa học xã hội Việt Nam, căn cứ theo nghị định số 10 /2012/NĐ-CP của Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày 26 tháng 12 năm 2012) là Viện nghiên cứu, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin, tư liệu khoa học xã hội và nhân văn cho các cơ quan Đảng, Nhà nước, các cơ quan nghiên cứu khoa học, giáo dục, kinh doanh, các cơ sở và cá nhân. Hoạt động thông tin - thư viện của Viện Thông tin KHXH đã được đẩy mạnh hơn về mức độ ứng dụng công nghệ thông tin có thể đáp ứng hiệu quả cao các yêu cầu nghiên cứu khoa học của Viện Thông tin KHXH đồng thời cung cấp, phổ biến thông tin khoa học xã hội và nhân văn của Việt Nam cho cộng đồng các nhà khoa học trong và ngoài nước. Việc nghiên cứu phát triển tài liệu số tại thư viện của Viện TTKHXH có ý nghĩa thiết thực cho định hướng phát triển của Viện, tìm kiếm giải pháp phát triển tài liệu số để đổi mới, nâng cao chất lượng công tác nghiên cứu và học tập cho các cán 10 bộ nghiên cứu và các học viên đồng thời giúp cho người dùng tin tại Viện Thông tin KHXH có thể tìm kiếm được nguồn thông tin luôn được cập nhật, bổ sung thường xuyên, những thông tin chính xác được chọn lọc trong một khối lượng thông tin lớn, tôi chọn đề tài: “Xây dựng, tổ chức và khai thác tài liệu số tại Viện Thông tin Khoa học Xã hội” làm đề tài luận văn thạc sĩ Khoa học Thư viện của mình. 2. Tình hình nghiên cứu Theo hướng điều tra của đề tài, tại Việt Nam đã có một số công trình mang tính ứng dụng, điều tra nghiên cứu thực tiễn ở một số cơ quan chuyên ngành liên quan tới Thư viện như: * Một số bài viết đƣợc đăng trên các tạp chí chuyên ngành TT-TV nhƣ: “Xây dựng thư viện điện tử và vấn đề số hóa tài liệu ở Việt Nam” của Nguyễn Tiến Đức, đăng trên tạp chí Thông tin và Tư liệu số 2 năm 2005. “Vấn đề phát triển và chia sẻ nguồn lực thông tin số hóa tại Việt Nam” của Nguyễn Hữu Hùng, đăng trên tạp chí Thông tin và Tư liệu số 1 năm 2006. “Vài thách thức đối với thư viện số và những chiến lược đối phó”của Vũ Thị Nha, đăng trên tạp chí Thư viện Việt Nam số 2 năm 2008. “Quy trình số hóa tài liệu thư viện”của Lê Đức Thắng, đăng trên tạp chí Thư viện Việt Nam số 3 năm 2009. “Thư viện số ai thập kỷ phát triển trên thế giới bài học kinh nghiệm và định hướng phát triển cho Việt Nam” của Nguyễn Hoàng Sơn, Thông tin và Tư liệu, số 2 năm 2011. “Vấn đề cốt lõi của sự phát triển thư viện số ở Việt Nam” của Ban biên tập tạp chí Thông tin và Tư liệu phỏng vấn TS. Nguyễn Huy Chương,Thông tin và Tư liệu, số 2 năm 2011. * Một số luận văn thạc sĩ cũng cập đến tài liệu số nhƣ: + “Nghiên cứu xây dựng và quản lý nguồn tài nguyênsố nội sinh tại trung tâm Thông tin khoa học và công nghệ Quốc gia” của Phạm Văn Hùng bảo vệ năm 2009. 11 + “Phát triển nguồn tài liệu số hoá toàn văn tại thư viện trường Đại học à Nội” của Lê Thị Vân Nga bảo vệ năm 2009. + “Nghiên cứu xây dựng và quản lý nguồn tài nguyênsố nội sinh tại trung tâm Thông tin khoa học và công nghệ Quốc gia” của Phạm Văn Hùng năm 2009. + “Phát triển nguồn tài liệu số hoá toàn văn tại thư viện trường Đại học à Nội” của Lê Thị Vân Nga năm 2009. + “Nghiên cứu việc tạo lập, khai thác và bảo quản tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” của Vũ Nguyệt Mai năm 2009. + “Phát triển nguồn tài liệu số hóa toàn văn tại thư viện Quốc gia Việt Nam” của Lê Đức Thắng bảo vệ năm 2010. + “Tổ chức, khai thác tài liệu số tại Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường Đại học Bách khoa à Nội” của Trần Thị Thanh Thủy bảo vệ năm 2012. + “Phát triển nguồn lực thông tin số tại các thư viện thuộc Viện Khoa học Xã hội Việt Nam” của Vũ Thị Lê bảo vệ năm 2012. + “Xây dựng, quản lý và khai thác nguồn tài liệu số nội sinh tại Thư viện Trường Đại học Thương mại à Nội” của Vũ Ngọc Minh bảo vệ năm 2014. * Một số hội nghị, hội thảo về TLS đã đƣợc tổ chức nhƣ: + Hội thảo “Phát triển và chia sẻ nguồn tài nguyên số trong các thư viện Đại học và nghiên cứu” do Hội Thư viện Việt Nam - Liên hiệp Thư viện Đại học khu vực phía Bắc tổ chức ngày 18 tháng 12 năm 2009 tại Viện TTKHXH. + Hội thảo“Một tầm nhìn về thư viện đại học và nghiên cứu trong môi trường số” tổ chứcngày 26 tháng 8 năm 2010 tại Viện TTKHXH + Hội thảo VILASAL “Một tầm nhìn về thư viện đại học và nghiên cứu trong môi trường số” ngày 27 tháng 8 năm 2010 tại Trường Đại học Khoa học tự nhiên thành phố Hồ Chí Minh. + Hội thảo “Nâng cao năng lực xây dựng tài nguyên số cho cán bộ thư viện trường đại học, cao đẳng” từ 12-14 tháng 01 năm 2011 tại Trung tâm Học liệu - Đại học Huế. 12 + Hội thảo “Ứng dụng các nguồn học liệu tiên tiến và tài liệu điện tử, Thư viện số - Tầm nhìn tương lai” ngày 14 tháng 5 năm 2011, Công ty Nam Hoàng phối hợp với Trung tâm TT-TV Nguyễn Thúc Hào - Trường Đại học Vinh tại Trường Đại học Vinh. + Chương trình tập huấn: “Xây dựng thư viện tích hợp điện tử, thư viện số và cổng thông tin điện tử”ngày 29 tháng 5 năm 2013 do Thư viện Trường Đại học Nha Trang tổ chức tại Trường Đại học Nha Trang. + Hội thảo “Đổi mới hoạt động thông tin thư viện Viện Hàn Lâm Khoa học Xã hội Việt Nam” do Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam tổ chức ngày 25 tháng 7 năm 2014 tại Cửa Lò, Nghệ An. + Hội thảo “Giải pháp xây dựng, quản lý, khai thác và xuất bản nguồn tài nguyên thông tin số - thực tiễn triển khai tại Việt Nam và kinh nghiệm quốc tế” do Công ty Nam Hoàng, Liên chi hội thư viện đại học phía nam, Thư viện Trường Đại học Nha Trang tổ chức ngày 24-25 tháng 4 năm 2015 tại Thư viện Trường Đại học Nha Trang. Tuy nhiên, trên đây là những công trình đề cập đến TLS, TVS, hoạt động số hoá tài liệu, tài nguyên số nội sinh tại các cơ quan TT-TV khác tại Việt Nam, không đề cập đến hiện trạng xây dựng, tổ chức và khai thác tài liệu số tại Viện TTKHXH thuộc Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam. Các khía cạnh tiếp cận nghiên cứu liên quan đến các thư viện của các Viện thuộc Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam đề cập đến các khía cạnh như: nguồn lực thông tin số, nguồn nhân lực thông tin thư viện, tổ chức và quản lý, bộ máy tra cứu, công tác phục vụ, tài liệu số, sản phẩm và dịch vụ TT-TV…Đặc biệt hiện nay đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về các thư viện thuộc Viện Hàn lâm KHXH VN, tuy nhiên chưa có công trình nào nghiên cứu về TLS tại Viện TTKHXH. Như vậy, từ trước tới nay chưa có một đề tài nào nghiên cứu, đánh giá tổng thể thực trạng xây dựng, tổ chức và khai thác tài liệu số tại Viện TTKHXH cũng như đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quảcông tác xây dựng, tổ chức, khai thác TLS. 13 Do đó, có thể khẳng định đề tài: “Xây dựng, tổ chức và khai thác tài liệu số tại Viện Thông tin Khoa học Xã hội”là đề tài hoàn toàn mới, không trùng lặp với đề tài nghiên cứu nào trong cả nước. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu * Mục đích nghiên cứu: Mục đích của luận văn là trên cơ sở nghiên cứu hiện trạng của quá trình xây dựng, tổ chức và khai thác tài liệu số tại Viện Thông tin KHXH, đề xuất giải pháp phát triển có cơ sở khoa học và đảm bảo tính thực tiễn ứng dụng tài liệu số Viện TTKHXH nói riêng và các thư viện, trung tâm thông tin thư viện tại các thư viện ngành nói chung. * Nhiệm vụ nghiên cứu: + Tìm hiểu các vấn đề lí luận liên quan đến TLS về khái niệm, đặc trưng, tiêu chí đánh giá và vai trò của TLS đối với Viện TTKHXH. + Khảo sát, đánh giá hiện trạng tài liệu số tại Viện TTKHXH - cơ sở để phát triển tài liệu số. + Nghiên cứu đặc điểm NDT và NCT tại Viện TTKHXH. + Nghiên cứu quy trình xây dựng, phát triển tài liệu số. Nghiên cứu thực trạng các hoạt động liên quan tới TLS: xây dựng, tổ chức và khai thác TLS tại Viện TTKHXH. + Phân tích các yếu tố để phát triển TLS, đánh giá chất lượng và hiệu quả TLS tại Viện TTKHXH. + Trên cơ sở các nghiên cứu, đánh giá để đề xuất các giải pháp khả thi nhằm phát triển TLS tại Viện TTKHXH. 4. Giả thuyết nghiên cứu Công tác số hóa và phát triển tài liệu số tại Viện TTKHXH như thế nào và có nên số hóa toàn bộ nguồn tài liệu hiện có của Viện? Sự ra đời và phát triển nhanh chóng của thư viện điện tử và thư viện số đã mở ra một bước tiến mới trong sử dụng và khai thác nguồn tài liệu số. Loại hình thư 14 viện này không hạn chế người sử dụng và cho phép tìm kiếm mọi thông tin dễ dàng và hiệu quả. Việc phát triển mạnh mẽ kỹ thuật scan các dạng tài liệu thành dạng tài liệu số càng cần thiết hơn khi các công cụ tìm kiếm xuất hiện và ngày càng phát triển. Hầu hết các dạng tài liệu được scan và lưu trữ vào thư viện số. Tài liệu số nổi lên với rất nhiều tiện ích: đọc và lưu trữ trên máy tính đồng thời cho phép liên kết các tài liệu với nhau, cung cấp mọi kiến thức đã được viết trong sách vở với nhiều thứ tiếng khác nhau mà với thư viện truyền thống không làm được điều này. Giúp việc giải quyết các vấn đề một cách triệt để với hiệu quả cao. Tuy vậy, sách in được in ngày một nhiều, độ tin cậy thường cao hơn, nội dung và hình thức ngày càng phong phú và đa dạng. Ngoài ra đối tượng bạn đọc tại Viện Thông tin KHXH là các nhà nghiên cứu, học viên và sinh viên các trường đại học. Chính vì vậy, việc kết hợp phục vụ bạn đọc bằng cả tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử, tài liệu số tại Viện Thông tin KHXH vẫn được coi trọng. 5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Tìm hiểu việc phát triển TLS tại Viện TTKHXH. - Phạm vi nghiên cứu: + Phạm vi không gian: Viện TTKHXH thuộc Viện Hàn lâm KHXHVN. + Phạm vi thời gian: từ khi Viện TTKHXH được thành lập năm 1990 đến nay. 6. Phƣơng pháp nghiên cứu * Về phương pháp luận: Luận văn nghiên cứu dựa trên cơ sở của phép duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác - Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh. Bên cạnh đó luôn căn cứ theo quan điểm của Đảng và Nhà nước về phát triển văn hóa và công tác hoạt động TT - TV. * Về phương pháp nghiên cứu cụ thể: Trong quá trình nghiên cứu và giải quyết các vấn đề của luận văn, tác giả đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể sau: - Phương pháp quan sát thực tế - Phương pháp thu thập, phân tích tổng hợp tài liệu, số liệu - Phương pháp chuyên gia, điều tra bằng phiếu hỏi - Phương pháp thống kê, so sánh, suy luận 15 7. Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của luận văn * Về mặt khoa học: Luận văn góp phần làm sáng rõ vai trò, hiện trạng tài liệu số tại Viện TTKHXH trong việc phục vụ thông tin và tư liệu, hỗ trợ học tập, nghiên cứu của Viện TTKHXH. Hoàn thiện lí luận chung về TLS và các vấn đề về xây dựng, tổ chức, khai thác tài liệu số. * Về mặt ứng dụng: Luận văn đưa ra những giải pháp cụ thể có khả năng thực thi nhằm đổi mới, nâng cao chất lượng TLS đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin thuộc Viện TTKHXH. 8. Dự kiến kết quả nghiên cứu Kết quả nghiên cứu chỉ ra được hiện trạng công tác phát triển tài liệu số tại Viện TTKHXH. Đề tài nhằm nghiên cứu, tổng hợp các thông tin về việc phát triển tài liệu số, để từ đó đưa ra những đề xuất giải pháp phát triển tài liệu số tại Viện TTKHXH nhằm đổi mới, nâng cao chất lượng công tác nghiên cứu của người dùng tin trong Viện 9. Bố cục của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục các từ viết tắt, danh mục các bảng biểu, danh mục các sơ đồ, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn gồm 3 chương: Chƣơng 1: Xây dựng, tổ chức và khai thác tài liệu số với Viện Thông tin Khoa học Xã hội Chƣơng 2: Thực trạng xây dựng, tổ chức và khai thác tài liệu số tại Viện Thông tin Khoa học Xã hội Chƣơng 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả xây dựng, tổ chức và khai thác tài liệu số tại Viện Thông tin Khoa học Xã hội 16 CHƢƠNG 1: XÂY DỰNG, TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU SỐ VỚI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI Xây dựng, tổ chức và khai thác tài liệu số có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc phát triển thư viện Viện TTKHXH nói chung và phát triển thư viện số nói riêng. Việc xây dựng, tổ chức và khai thác TLS với Viện TTKHXH được nhìn nhận ở các góc độ: khái niệm xây dựng, tổ chức và khai thác TLS, quá trình hình thành và phát triển của Viện TTKHXH, người dùng tin và nhu cầu tin của Viện TTKHXH, vai trò của xây dựng, tổ chức và khai thác TLS với Viện TTKHXH. 1.1 Cơ sở lý luận và thực tiễn phát triển tài liệu số 1.1.1 Các khái niệm 1.1.1.1 Tài liệu số Tài liệu số là những tài liệu/vật mang tin mà thông tin được chứa đựng trong đó (một phần hay toàn bộ nội dung) đã được biểu diễn dưới dạng mã nhị phân (0 và 1)/chuyển thành các bit/byte thông tin dữ liệu và được lưu trữ, khai thác trên các công cụ tra cứu điện tử với sự hỗ trợ của các thiết bị chuyên dụng, phần mềm và hệ thống mạng máy tính như sách điện tử, báo điện tử, các cơ sở dữ liệu, các chương trình chạy trên máy tính, tài nguyên trong các trang web, các blog… Trong phạm vi luận văn này tài liệu số được hiểu là tất cả các tài liệu được mã hoá dưới dạng tín hiệu số, có thể được lưu trữ, truy cập qua máy tính, mạng máy tính và được trao đổi, chia sẻ dễ dàng trong môi trường số. Thông thường được chia thành 2 loại: TLS được lưu trên Storage, CD-ROM, DVD, NAT…(Dạng offline) và TLS được truy cập trên mạng cụ thể là các CSDL online. 1.1.1.2 Xây dựng, tổ chức tài liệu số Xây dựng tài liệu số là việc tạo lập TLS, xây dựng các bộ sưu tập số. Tổ chức tài liệu số là việc xử lý TLS, tổ chức các bộ sưu tập số (BSTS), lưu trữ và bảo quản TLS. 1.1.1.3 Khai thác tài liệu số Khai thác TLS là các chính sách khai thác, các hình thức khai thác, cách quản lý việc truy cập của người dùng trong môi trường số. 17 1.1.2 Vai trò của tài liệu số - Khả năng kiểm soát tài nguyên thông tin ở TLS rất mạnh, thông tin được kiểm soát ở nhiều cấp độ khác nhau trong hệ thống thông tin. - Tiết kiệm diện tích không gian kho lưu trữ. Chúng ta không phải mất nhiều thời gian, công sức, tiền bạc và chờ đợi để xây dựng kho lưu trữ, hệ thống giá. Việc lưu trữ, quản lý và khai thác thông tin trên máy tính, hệ thống mạng máy tính một mặt thu hẹp tối đa diện tích không gian kho vật lý mặt khác giúp phân quyền và theo dõi chặt chẽ quá trình sử dụng quyền truy cập TLS của người dùng tin. - TLS giúp bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu gốc đặc biệt là các tài liệu quý hiếm, đơn bản, tài liệu in ấn có giá trị, giá thành cao. Nếu không tiến hành số hoá các tài liệu có giá trị, quý hiếm sẽ bị hạn chế đối tượng người sử dụng hoặc không được đưa ra sử dụng do lo sợ nguy cơ bị cắt xén, huỷ hoại, mất mát 1.1.3 Đặc trƣng của tài liệu số Có nhiều cách phân chia TLS, căn cứ vào hình thức thông tin được cung cấp, ta có thể chia TLS thành các dạng sau: CSDL thư mục, TLS hóa toàn văn, TLS đặc biệt (tranh ảnh, bản đồ, hình vẽ…), TLS ngoại sinh (CSDL online), Thông tin đa phương tiện. TLS có thể được phân chia thành nhiều loại khác nhau, nhưng về cơ bản, TLS có những đặc trưng nổi bật sau đây: * Mật độ thông tin cao Sự phát triển mạnh mẽ của CNTT, đặc biệt là công nghệ nén và lưu trữ thông tin trên các vật mang tin số, đã khiến cho tài liệu số hoá có khả năng lưu trữ một dung lượng thông tin cực lớn. Một số thiết bị lưu trữ thông tin dưới dạng số phổ biện hiện nay như: đĩa CD-ROM/DVD, ổ cứng...Đó là các thiết bị lưu trữ thông tin dưới dạng số, được coi là một loại tài liệu số hoá và được sử dụng để lưu trữ các dạng tài liệu dưới nhiều định dạng khác nhau: văn bản, âm thanh, hình ảnh…Mỗi CD-ROM được sản xuất theo quy trình công nghệ chuẩn có khả năng lưu trữ lượng thông tin 18