Tài liệu Xây dựng quy trình lựa chọn và quản lý nhà cung cấp tại công ty tnhh scancom việt nam (2)

1 XÂY DỰNG QUY TRÌNH LỰA CHỌN VÀ QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY TNHH SCANCOM VIỆT NAM Bùi Thị Yến Thư Lớp 08NT111 - Khoa Quản trị Kinh tế Quốc tế, Trường Đại học Lạc Hồng Email: [email protected] TÓM TẮT Nguyên vật liệu là yếu tố số quan trọng ả h hưở ến kết quả kinh doanh của một doanh nghiệp. Làm thế ào ể ược nguồn cung nguyên vật liệu bền vữ ả hợ hoạ ộng sản xu ược diễn ra liên tụ à mố q âm hà ầu ủ o h hệ hệ Để m ược một nguồn cung c p nguyên vật liệu tốt, bền vững, giá cả hợp lý thì cần phải xây dựng một quy trình lựa chọn cụ thể, phù hợp với thực tiễn tại doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tìm kiếm ược nhà cung c p tốt nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và thời gian. Từ sản phẩm àm ạ ược ch ượng cao. 1. Đặt vấn đề Đối với một doanh nghiệp để duy trì họat động sản xuất được diễn ra liên tục, sản phẩm làm ra đạt chất lượng cao, đúng tiến độ, giá thành hạ, đáp ứng được yêu cầu của người tiêu dùng thì cần phải có một nguồn cung cấp nguyên vật liệu ổn định, bền vững. Đặc biệt trong điều kiện hiện nay, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng ngày càng cao trong giá thành sản phẩm[1]. Tìm được nhà cung cấp tốt đã khó nhưng việc quản lý nhà cung cấp để nhà cung cấp giao hàng hóa với chất lượng ổn định, đúng như thỏa thuận trong hợp đồng lại càng khó hơn. Một công ty không thể đạt hiệu suất tối ưu nếu không nhận được nguồn vật tư ổn định từ một nhóm các nhà cung cấp đáng tin cậy.[1] Xuất phát từ nhu cầu thực tế tại công ty TNHH ScanCom Việt Nam tác giả đã thực hiện đề tài: “Xây dựng quy trình lựa chọn và quản lý nhà cung cấp tại công ty TNHH ScanCom Việt Nam”. Với mục tiêu: - Xây dựng một quy trình lựa chọn cụ thể, phù hợp với thực tiễn tại công ty để nhân viên có trách nhiệm nắm rõ công việc và trình tự các bước thực hiện nhằm giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và mang lại hiệu quả lựa chọn tốt hơn. Giúp công ty tìm kiếm được nhà cung cấp tốt có uy tín, có nguồn cung ổn định, chất lượng tốt, giá cả phải chăng, có đủ năng lực đáp ứng các yêu cầu của công ty để hoạt động sản xuất được diễn ra liên tục. Quản lý các nhà cung cấp hiện tại để hàng hóa mua từ các nhà cung cấp đạt chất lượng tốt nhất, duy trì được mối quan hệ hợp tác lâu dài với nhà cung cấp đạt yêu cầu từ đó giúp công ty xây dựng được nguồn cung nguyên vật liệu ổn định, bền vững. - Đánh giá mức độ đáp ứng của các nhà cung cấp hiện tại của công ty. - Đánh giá đúng vai tr của nhà cung cấp. 2. Giải quyết vấn đề Tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng không hề đơn giản, nếu lựa chọn nhà cung cấp không phù hợp sẽ gây lãng phí cho doanh nghiệp, tốn thời gian, chất lượng sản phẩm không đảm bảo. Do đó cần phải có một quy trình tìm kiếm, lựa chọn cụ thể để mang lại hiệu quả cao hơn. Đối tượng của bài nghiên cứu chính là các nhà cung cấp tại Việt Nam của công ty ScanCom. Bài viết sử dụng cả phương pháp định tính và định lượng, thông qua 2 việc đánh giá nhà cung cấp bằng phiếu khảo sát bằng công cụ sử dụng là phần mềm SPSS, phỏng vấn chuyên gia và quan sát khách quan. Đánh giá nhà cung cấp bằng phiếu khảo sát: tác giả tập trung chủ yếu khảo sát mức độ đáp ứng các chỉ tiêu để đánh giá một nhà cung cấp của các nhà cung cấp hiện tại của công ty mà thông qua các số liệu, bảng báo cáo của công ty chưa thể hiện được. 3. Đề xuất giải pháp Để giúp công ty lựa chọn nhà cung cấp tốt nhanh chóng, tiết kiệm thời gian tác giả đã xây dựng quy trình lựa chọn và quản lý nhà cung cấp cho công ty. Gồm các bước sau:  Quy trình lựa chọn Bước 1: Tìm kiếm nhà cung cấp Bước 2: Khảo sát nhà cung cấp Bước 3: Đánh giá tại nhà cung cấp Bước 4: Gửi bảng yêu cầu các tiêu chuẩn chất lượng, kĩ thuật của công ty cho nhà cung cấp Bước 5: Đánh giá kết quả thử nghiệm mẫu của nhà cung cấp Bước 6: Cung cấp mẫu đối chiếu và mẫu màu cho nhà cung cấp Bước 7: Kiểm tra vật tư đầu vào cho sản xuất hàng loạt Bước 8: Theo dõi quá trình Bước 9: Kiểm tra hàng năm và khắc phục phòng ngừa Bước 10: Cải tiến chất lượng nhà cung cấp  Quản lý nhà cung cấp - Đánh giá, xếp hạng nhà cung cấp - Theo dõi, kiểm soát - Đào tạo Đánh giá chất lượng nhà cung cấp hiện tại của công ty là một trong những nhân tố quan trọng. Dựa vào kết quả đánh giá để công ty quyết định tiếp tục quan hệ hợp tác hay chấm dứt hợp tác với một nhà cung cấp. Để kết quả đánh giá chính xác, khách quan tác giả đã xây dựng bảng đánh giá mới dựa trên hai bảng đánh giá c của công ty. Bả : Đ h hà p Điểm S n T TIÊU THỨC Trọng T ĐÁNH GIÁ 0-1 1.5 - 2 2.5 -3 số tr Có sai sót ngoài Sai sót nhỏ trong Đúng với yêu Chất lượng quy định, có thể 1 phạm vi cho cầu 40% sản phẩm khắc ph p của công ty phục được Quản lý hệ QI (Quality QC (Quality QA (Quality h ng 2 30% thống Inspection) Control) Assurance) chất Nhà xưởng bẩn, Nhà xưởng sạch Tuân thủ 5S 3 5S bụi, 10% lượng: sẽ đầy đủ 50% lộn xộn Có mẫu nhưng Có mẫu và có Chất lượng không có chứng chứng nhận 4 Không có mẫu 10% hàng mẫu nhận kiểm tra kiểm tra đầy liên quan đủ 3 5 Thời gian trả lời khắcphục - ph ng ngừa Không hồi đáp khắc phục Hồi đáp nhưng trễ thời gian quy định 6 Thời gian giao hàng Chậm từ 2 ngày trở lên Chậm 1 ngày 7 Giá bán Giá bán lẻ Giá bán sỉ hương thức giao hàng hương thức thanh toán Thời gian phản hồi đối với những sự cố có phát sinh Thời gian đã hợp tác với công ty Quy mô sản xuất Số lượng hàng hóa tối đa đáp ứng nhu cầu của công ty Giao tại kho nhà cung cấp Tiền mặt (trả ngay) Chuyển khoản (dưới 30 ngày) Đúng thời gian thỏa thuận Chiết khấu theo số lượng Giao tại công ty Chuyển khoản (trên 30 ngày) Trên 8 tiếng Từ 4 đến 8 tiếng Dưới 4 tiếng 5% Dưới 1 năm Từ 1 đến 3 năm Trên 3 năm 5% Nhà nhập khẩu Nhà phân phối Nhà sản xuất 10% Đáp ứng dưới 50 % Đáp ứng từ 50 đến 100 Đáp ứng được mọi yêu cầu 10% 8 9 10 11 12 13 Hồi đáp đúng thời gian 10% 30% 20% 10% 10% [ ồ : hợ của tác giả] Bảng đánh giá mới có thang điểm được quy về chung một thang điểm chung cho cả hai ph ng ban với các tiêu thức đánh giá chi tiết, ph hợp với thực tiễn nhà cung cấp hiện tại của công ty. Để công ty có được nguồn cung nguyên liệu ổn định về chất lượng, giá cả thì công ty cần phải có những chính sách h trợ nhà cung cấp nâng cao chất lượng sản phẩm vừa giúp xây dựng được quan hệ hợp tác vừa giúp nâng cao chất lượng sản phẩm làm ra. Sau đây là các bước trong một quy trình cải tiến cho nhà cung cấp. Hướng dẫn nhà cung cấp xây dựng tài liệu - Tiêu chuẩn kiểm tra vật tư đầu vào - Quy trình kiểm tra công đoạn - Tiêu chuẩn kiểm tra xuất hàng - Tiêu chuẩn công việc - Hướng dẫn công việc - Quản lý thiết bị đo lường - Quản lý khiếu nại khách hàng - Quản lý bản vẽ h ng mua hàng: 50% 4 Trung l p Đồng ý Rất đồng ý 1(%) Quý doanh nghiệp có kế hoạch nâng cấp, cải tiến máy móc thiết bị trong vòng 2 2.3 năm tới không? K ông đồng ý Lập báo cáo Đào tạo - Hướng dẫn lập kế hoạch đào tạo - Tài liệu đào tạo Thực hiện - Áp dụng vào thực tế các hướng dẫn xây dựng tài liệu - Lưu hồ sơ - Lập báo cáo - Thống kê, phân tích - Cải tiến dựa vào bảng phân tích  C bước thực hiện - Bước 1: Phòng chất lượng lập kế hoạch thực hiện cải tiến chất lượng nhà cung cấp sau đó gởi đến phòng mua hàng - Bước 2: Phòng mua hàng gởi tài liệu và thông báo đến nhà cung cấp - Bước 3: Phòng chất lượng hướng dẫn nhà cung cấp xây dựng, quản lý hệ thống kiểm tra chất lượng, các tài liệu biểu mẫu liên quan - Bước 4: Nhà cung cấp thực hiện cải tiến và gửi đến công ty ScanCom - Bước 5: Phòng chất lượng tiến hành kiểm tra lại hiệu quả việc cải tiến nhà cung cấp, nếu chưa đạt tiếp tục hướng dẫn nhà cung cấp cải tiến - Bước 6: Nếu nhà cung cấp hoàn thành việc cải tiến đạt yêu cầu của ScanCom, phòng chất lượng sẽ lưu hồ sơ hoàn tất 4. Kết quả đạt được Nhà cung cấp tốt không chỉ giao hàng đúng chất lượng, đủ số lượng, kịp thời gian, với giá cả hợp lý, với thái độ phục vụ tận tâm, luôn đảm bảo đầu vào cho sản xuất thông suốt, mà còn h trợ khách hàng của mình phát triển sản phẩm, phân tích giá, sẵn sàng hợp tác trong các chương trình giảm chi phí, áp dụng các kỹ thuật, công nghệ tiên tiến…giúp người mua đạt hiệu quả cao hơn. [1] Khi nghiên cứu về nhà cung cấp tác giả đã xây dựng các câu hỏi nhằm mục đích đánh giá nhà cung cấp về các chỉ tiêu: Mức độ linh hoạt; Mức độ sẵn có của hàng hóa; Thái độ của nhà cung cấp trong việc cải tiến máy móc, công nghệ; sự cạnh tranh với đối thủ. Bảng tổng hợp kết quả khảo sát mức độ đồng ý của nhà cung cấp Rất k ông đồng ý - 2(%) 3(%) 4(%) 5(%) 4.5 47.7 38.6 6.8 5 Quý doanh nghiệp có sẵn sàng giảm giá để cạnh tranh với đối thủ nếu giá của họ 0 2.3 34.1 45.5 18.2 tốt hơn không? Quý doanh nghiệp có sẵn sàng giao hàng 0 0 18.2 50.0 31.8 ngay khi ScanCom đề nghị không? Đánh giá của Quý doanh nghiệp về chương trình cải tiến chất lượng của 0 0 20.5 38.6 40.9 ScanCom áp dụng cho nhà cung cấp. [Nguồ : Đ ều tra của tác giả tháng 4/2012] Qua kết quả khảo sát tác giả đã đánh giá được năng lực của các nhà cung cấp hiện tại để từ đó xây dựng các bước thực hiện trong quy trình lựa chọn và quản lý nhà cung cấp ph hợp giúp tìm được nhà cung cấp tốt cho công ty. 5. Những hạn chế trong quá trình thực hiện Do hạn chế về thời gian tìm hiểu nên tác giả chỉ mới xây dựng được quy trình lựa chọn áp dụng cho các nhà cung cấp trong nước không áp dụng được cho nhà cung cấp ngoài nước. Vì vậy để có thể hoàn thành tốt công tác lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, công ty cần xây dựng quy trình lựa chọn và quản lý cụ thể cho các nhà cung cấp ở nước ngoài để có thể có được nguồn cung nguyên liệu tốt nhất. iệc khảo sát nhà cung cấp chỉ dừng lại ở những câu hỏi mà tác giả cho rằng nhà cung cấp có thể trả lời được theo tính chất khách quan nhất. ì số câu hỏi có ảnh hưởng trực tiếp tới lợi ích kinh doanh của doanh nghiệp nên doanh nghiệp sẽ không trả lời chính xác. 6. Kết lu n Tìm kiếm được một nguồn cung cấp nguyên vật liệu tốt, có khả năng đáp ứng các yêu cầu của công ty là mối quan tâm của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Có được nguồn cung bền vững doanh nghiệp có thể duy trì được hoạt động sản xuất được liên tục, cạnh tranh được với đối thủ, sản phẩm làm ra đạt chất lượng cao, giá thành hạ,…góp phần đẩy mạnh sự phát triển của doanh nghiệp. Là một công ty sản xuất hàng xuất khẩu, thị trường chính của công ty là các nước châu Âu. Vì vậy công ty ScanCom rất quan tâm đến chất lượng của sản phẩm và việc làm thế nào để sản phẩm làm ra đạt chất lượng tốt, ít tỉ lệ hàng l i. Xuất phát từ thực tế và dựa vào những lý luận thu thập được tác giả hy vọng việc ứng dụng được quy trình lựa chọn nhà cung cấp vào thực tế tại công ty sẽ góp phần giúp công ty có được nguồn cung cấp bền vững giúp hoạt động sản xuất diễn ra liên tục, nâng cao chất lượng sản phẩm làm ra. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1]. Đoàn Thị Hồng Vân (2011), Quản trị cung ứng, NXB Tổng Hợp, TP. Hồ Chí Minh.