LUẬN VĂN:
Xây dựng phần mềm quản lý bỏn hàng
tại trung tõm thương mại NC-TH
Lời mở đầu
Sự ra đời và phát triển của công nghệ thông tin là một trong những thành quả vĩ
đại nhất của con người. Nhịp độ phát triển của công nghệ thông tin đang là vấn đề rất
được các ngành khoa học giáo dục kinh tế… quan tâm. Nó hiện hữu với một tầm vóc
hết sức mạnh mẽ to lớn và ngày đang một lớn mạnh thêm.
Ngày nay những thành tự, những đổi mới trong công nghệ, trong quản lý kinh
doanh, trong lĩnh vực giáo dục… đều có sự góp phần quan trọng của tin học. Vai trũ của
tin học rất to lớn, đa dạng vô tận… bởi vậy khi loài người đang bước vào thời kỳ công
nghiệp hoá, hiện dại hoá, tin học đó thực sự trở thành một ngành khoa học công nghệ
mũi nhọn.
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh như hiện nay, việc tin hoc hoá các hoạt động
mua bán hàng hoá là rất cần thiết. Một doanh nghiệp muốn phát triển khả năng tiếp cận
thông tin, thị trường, … và khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng cũng như của đối
tác một cách hiệu quả nhất thỡ không thể thiếu một hệ thống thông tin hỗ trợ.
Việc ứng dụng vào các lĩnh vực làm sao để đạt được một cách có hiệu quả, sự lựa
chọn và vận dụng những phần mềm sao cho phù hợp và đạt được kết quả tốt là câu hỏi
luôn đặt ra đối với các nhà quản lý. Ngày nay các phần mềm cơ bản đó được ứng dụng
và phát triển rộng rói trong hầu hết mọi doanh nghiệp. Thế nhưng yêu cầu của người sử
dụng phần mềm ngày càng đa dạng và nhiều tính năng hơn. Do dó yêu cầu người làm
phần mềm phải đáp ứng được các yêu cầu trên.
Cũng nhằm mục đích nói trên mà đề tài “Xõy dựng phần mềm quản lý bỏn hàng
tại trung tõm thương mại NC-TH” ra đời.
A. Giới thiệu chung về đề tài lựa chọn
1. Tên đề tài
Xõy dựng phần mềm quản lý bỏn hàng cho trung tõm thương mại NC-HT thuộc
tập đoàn Hitech
2. Lý do chọn đề tài
Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay để đảm bảo một doanh nghiệp
luôn đứng vững thỡ tất yếu doanh nghiệp đó phải có một chiến lược quản lý phự hợp.
Đối với lĩnh vực quản lý nói chung và quản lý kinh doanh của một doanh nghiệp núi
riờng, việc xử lý các thông tin nhận được là một vấn đề không đơn giản vỡ lượng thông
tin ngày càng lớn và thường xuyên thay đổi, nó luôn là một bài toán hết sức phức tạp,
nhất là trong việc tổ chức sắp xếp dữ liệu sao cho phù hợp đồng thời tỡm ra những
phương pháp tính toán tối ưu nhất ….Tuy nhiên sự ra đời của máy vi tính cùng với sự
phát triển của công nghệ thông tin đó đưa tới một giải pháp hiệu quả để giải quyết các
vấn đề một cách trên nhanh chóng và hiệu quả. Đó là giải pháp sử dụng các phần mềm
để quản lý cỏc hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Đối với trung tâm thương mại, đứng trước sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế
họ cũng lựa chọn công cụ tin học hoá các bộ phận quản lý nhằm mục đích thúc đẩy việc
kinh doanh của mỡnh đồng thời giảm chi phí và thời gian một cách tối uư nhất trong
quản lý. Mục tiờu để các nhà quản lý lựa chọn để tiến hành công tác tin học hoá đầu tiên
là bộ phận quản lý bỏn hàng. Bời vỡ, hiện nay số lượng hoá đơn cần phải xử lý trong
một ngày tăng lên rất nhiều và đồng thời yêu cầu về các báo cáo doanh thu, hàng tồn
kho, khách hàng, nhà cung cấp…phải được một cách thường xuyên liên tục nên phương
pháp quản lý bằng thủ cụng khụng cũn phự hợp nữa.
Nắm bắt được thực tế của trung tâm nên em lựa chọn đề tài viết phần mềm quản
lý bỏn hàng nhằm giỳp trung tõm cú thể quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn nghiệp vụ bán
hàng của mỡnh.
3. Mục tiêu của đề tài
Chuyên nghiệp hoá các hoạt động liên quan đến bán hàng, giảm thiểu thời gian
tỡm kiếm thụng tin về đối tác, khách hàng, về các hoạt động vật tư, thông tin về hàng
tồn kho …
Đơn giản hoá các chứng từ: Các chứng từ đều được hoàn thành theo mẫu,
việc cập nhật các chứng từ đơn giản và tốn ít thời gian.
Đáp ứng nhu cầu quản lý của các cơ quan liên quan một cách nhanh chóng và
chính xác như các báo cáo về việc nhập và xuất hàng hoá…
Đáp ứng được nhu cầu ứng dụng những thành tựu của quá trỡnh phỏt triển
khoa học cụng nghệ vào quản lý.
4. Công cụ nghiên cứu và thực hiện đề tài
4.1. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft access 2003
Để tạo lập cơ sở dữ liệu ta sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access
2003, hệ quản trị cơ sở dữ liệu này phổ biến, rất thân thiện với người sử dụng, dễ sử
dụng và nó có độ tương thích cao với ngôn ngữ lập trỡnh Visual Basic 6.0.
4.2. Ngụn ngữ lập trỡnh Visual Basic 6.0
Để viết Code của chương trỡnh em lựa chọn ngụn ngữ Visual Basic 6.0. Đây là
một ngôn ngữ lập trỡnh hướng sự kiện và cho phép lập trỡnh hướng đối tượng để xây
dựng chương trỡnh trong mụi trường Windows.Hơn nữa Visual Basic 6.0 là ngôn ngữ
lập trỡnh với tớnh trực quan cao: việc sử dụng công cụ Toolbox để thiết kế giúp người
lập trỡnh thiết kế một cỏch dễ dàng.
Visual Basic cung cấp nhiều công cụ để cho phép kết nối và khai thác dữ
liệu ở nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau. Ngoài ra ngôn ngữ lập trỡnh này cú
chế độ bảo mật an toàn dữ liệu khá tốt, dễ sử dụng và được sử dụng rất phổ biến trong
thông tin quản lý.
4.3. Công cụ làm báo cáo Crystal Report
Khi xây dựng một chương trỡnh với mục đích ứng dụng thực tiễn thỡ kết quả
cuối cựng là dữ liệu phải được kết xuất và có thể xuất ra các thiết bị như máy in hay các
chương trỡnh hỗ trợ khỏc cho phộp người dùng in hay trích dữ liệu sang các chương
trỡnh tương thích khác.
Crystal Report là một công cụ chuẩn cho phép thiết kế các báo cáo trên
ứng dụng Visual Basic. Ngoài ra có thể tạo báo cáo trên ứng dụng và Web, sau đó thiết
lập như một dịch vụ trên trỡnh chủ tệp tin dạng Crystal Report cú tờn mở rộng “.rpt”.
Để tạo báo cáo bằng Crystal Report trong Visual Basic chúng ta sẽ kết nối với cơ sở dữ
liệu, có thể là Microsoft Access hay SQL Server 2000. Trong phần mềm này sẽ sử dụng
hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2003.
B. Nội dung
1. Nội dung bài toỏn quản lý bỏn hàng
Trung tâm thương mại NC-HT những năm gần đây phát triển rất mạnh, quy mô
ngày càng được mở rộng và doanh thu liên tục tăng. Vỡ thế việc quản lý bỏn hàng gặp
rất nhiều khú khăn và việc quản lý thủ công không thể đáp ứng nhu cầu của các nhà
quản lý cấp trờn.Hoạt động quản lý bán hàng của trung tâm như sau:
Khi khỏch hàng cú nhu cầu về hàng hoỏ thỡ bộ phận tiếp nhận yờu cầu mua
hàng, khách hàng có thể mua hàng tại trung tâm hoặc gọi điện để đặt hàng. Sau đó phiếu
mua hàng của khách hàng sẽ được gửi đến phũng vật tư.
Phũng vật tư thông báo đến bộ phận quản lý kho, thủ kho tiến hành kiểm tra
trong kho nếu cũn hàng sẽ xuất hàng cho bộ phận chuyển hàng cho khách hàng. Ngược
lại nếu trong kho không cũn đủ hàng thỡ phũng vật tư đơn hàng cần mua đến nhà cung
cấp và nhập hàng vào kho.
Để thực hiện việc quản lý của mỡnh cú theo dừi cỏc bảng danh mục sau
đây:
o Danh mục hàng hoá
o Danh mục khách hàng
o Danh mục nhà cung cấp
o Danh mục nhân viên
Việc mua bán tại trung tâm luôn được thanh toán ngay nên không có công nợ,
trên một hoá đơn có thể bán nhiều mặt hàng, tỷ lệ thuế cho các mặt hàng bán ra và mua
vào là 10%.Khách hàng được hưởng chiết khấu trực tiếp trên hoá đơn theo quy định
sau:
o Nếu tổng giá trị hoá đơn từ 1 triệu đến 3 triệu thỡ chiết khấu 5%
o Nếu trờn 3 triệu thỡ chiết khấu 8%
Định kỳ hay bất thường có thể lên báo cáo sau:
o Báo cáo tổng hợp hàng nhập trong một khoảng thời gian xác định
o Báo cáo hàng bán trong một khoảng thời gian xác định
o Báo cáo tổng hợp tồn kho
o Báo cáo tổng hợp hàng bán theo khách hàng
o Báo cáo tổng hợp hàng mua theo nhà cung cấp
2. Phân tích nghiệp vụ
2.1. Quy trỡnh mua hàng
Hàng nội địa
o Mục đích: Quy trỡnh nhập khẩu cung cấp một quỏ trỡnh thống nhất
trong lĩnh vực nhập khẩu hàng, tạo điều kiện cho ban tài chính kế toán, phũng vật tư và
các đơn vị có một quy trỡnh thống nhất, hiệu quả chuẩn hoỏ khi cú nhu cầu đặt hàng
nhập khẩu
o Lưu đồ
Nhận
yêu cầu
mua
Kiểm tra hàng trong
kho
Đánh giá nhà cung
cấp
Không
Lựa chọn
nhà cung
ứng
Chọn
Đàm phán ký kết hợp
đồng
Thực hiện hợp đồng
Nhập kho hàng hóa
Thông báo cho người sử
dụng
Lưu HS
Vật tư
hàng
hóa
trong
kho có
giá trị
Hàng nhập khẩu
o Mục đích : Quy trỡnh nhập khẩu cung cấp một quỏ trỡnh thống nhất
trong lĩnh vực nhập khẩu hàng, tạo điều kiện cho ban tài chính kế toán, phũng vật tư và
các đơn vị có một quy trỡnh thống nhất, hiệu quả chuẩn hoá khi có nhu cầu đặt hàng
nhập khẩu
o Lưu đồ
Đề nghị
đặt hàng
Xét duyệt
Không duyệt
Duyệt
Đặt hàng
Thanh toán
Thông báo cho nhà
cung cấp chuyển hàng
Nhận HS từ nhà cung
cấp và người vận
Nhận hàng tại cảng
Kiểm tra hàng hoá
Nhập kho hoàn thiện hồ
sơ nhập khẩu
Lưu HS
T
2.2. Quy trỡnh quản lý kho
Mục đích: Quản lý sản phẩm từ lúc nhận hàng vào kho cho đến khi hàng
được xuất kho.
Lưu đồ
Yêu cầu
nhập
Không
đạt
Kiểm tra
Đạt
Nhận sản phẩm nhập kho
Dán mó hiệu
Bảo quản
Không
đạt
KT trước khi
xuất kho
Đạt
Xuất sản phẩm
Lưu HS
2.3. Quy trỡnh triển khai bỏn hàng
Được thực hiện như sau:
Nhận yêu cầu triển khai bán hàng cho khách hàng
Khi tiếp nhận yêu cầu mua hàng, bộ phận triển khai thu thập đầy đủ chính xác
thông tin về nhu cầu mua hàng của khách hàng, thông tin về khách hàng, địa chỉ của
khách hàng
Giao hàng cho khách hàng
Cán bộ triển khai phải thống nhất với khách hàng về thời gian, người liên hệ và
địa điểm bàn giao hàng sau đó đóng gói hàng hoá chuyển tới địa chỉ của khách hàng
Tại nơi giao hàng nhân viên giao hàng hoá cho khách hàng .Nhân viên giao hàng
phải có trách nhiệm xin ý kiến đóng ghóp của khách hàng.
Nếu khách hàng có vướng mắc về sản phẩm, không chấp nhận, nhân viên giao
hàng phải xin xác nhận của khách hàng và thông báo ngay cho trưởng phũng quản lý
bỏn hàng và bàn giao cỏc giấy tờ liờn quan để kịp thời xử lý.
áo cáo và lưu hồ sơ
Sau khi hoàn tất viêc giao hàng, nhân viên giao hàng nộp hồ sơ giao hàng cho
cán bộ quản lý hồ sơ để kiểm tra và lưu trữ.
3. Phân tích yêu cầu người sử dụng
3.1. Yêu cầu chung
Trên các Form nhập dữ liệu phải được bố trí thuận tiện, dễ sử dụng. Đây là một
yêu cầu mang tính trừu tượng bởi lẽ mức độ thuận tiện, dễ sử dụng phụ thuộc vào cách
đánh giá khác nhau của từng người sử dụng. Tuy nhiên việc thiết kế giao diện phải đảm
bảo một số yêu cầu sau:
o Màu sắc trên from phải hài hoà không có quá nhiều màu sắc song cũng
cần phải làm nổi bật một số trường quan trọng như mó hàng, mó khỏch hàng, mó nhà
cung cấp…
o Dùng phím Tab để thay đổi vị trí trường nhập theo một thứ tự từ trên
xuống dưới, từ trái qua phải hay thay đổi từ form chính sang form con.
o Hiển thị các thực đơn cùng với hướng dẫn sử dụng phím tắt…
Trên các Form phải sử dụng các từ ngữ dễ hiểu, thân thiện với người sử dụng.
Giảm thiểu tối đa việc nhập liệu bằng tay và nên sử dụng các Combo Box
để người sử dụng chọn các giá trị chuẩn có sẵn. Điều này sẽ giúp người sử dụng
tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác của thông tin.
Dựa vào các quy tắc đó được chấp nhận về đồ hoạ để minh họa thông tin trên
màn hỡnh giao diện: vớ dụ dựng biểu tượng máy in để mô tả nút có chức năng in văn
bản, sử dụng biểu tượng của đĩa mềm để mô tả chức năng lưu văn bản,…
Phải có dấu hiệu cho biết người sử dụng đang thao tác với thực đơn nào: ví dụ
khi người sử dụng đang nhập danh mục hàng hoỏ thỡ trờn thanh tiờu đề của form phải
hiển thị chữ Danh mục hàng hoá…
Khi người sử dụng tiến hành một số thao tác làm thay đổi dữ liệu hệ thống cần
phải có câu hỏi xác nhận nhằm tránh những mất mát đáng tiếc có thể xảy ra: ví dụ khi
người sử dụng ấn vào nút xoá hoá đơn chương trỡnh phải hiện một Message box xỏc
nhận lại xem cú muốn xoỏ thật khụng.
Các phím nóng phải được sử dụng thống nhất trong toàn hệ thống, tiện lợi cho
người sử dụng
3.2. Yêu cầu đối với nghiệp vụ nhập hàng
Phiếu nhập hàng phải hiển thị đầy đủ các trường: Số hiệu phiếu nhập, mó nhà
cung cấp, mó hàng hoỏ nhập, tờn hàng hoỏ đơn vị tính, số lượng nhập…
Khi nhân viên nhấn nút lưu phiếu nhập hàng thỡ chương trỡnh phải tự động cập
nhật số liệu liên quan đến hàng hoá vừa nhập vào bảng danh mục hàng hoá.
3.3. Yêu cầu đối với nghiệp vụ xuất hàng
Phiếu xuất hàng phải hiển thị đầy đủ thông tin cần thiết về số hiệu phiếu xuất,
ngày xuất, mó hàng hoỏ, đơn vị tính, số lượng…
Khi nhân viên lưu phiếu xuất thỡ dữ liệu tồn kho phải được cập nhật.
3.4. Yêu cầu đối với nghiệp vụ lập báo cáo
Do là một trung tâm thương mại cung cấp nhiều loại mặt hàng cho khách hàng
nên trung tâm thương mại phải lên nhiều loại báo cáo như: báo cáo hàng nhập theo thời
gian, báo cáo hàng xuất theo thời gian, báo cáo doanh thu theo khách hàng, báo cáo chi
phí theo nhà cung cấp, báo cáo kết quả kinh doanh…
Phải thiết kế cỏc form cú giao diện phự hợp với từng loại bỏo cỏo theo yờu cầu
của từng cấp quản lý.
Sử dụng công cụ làm báo cáo Crystal Report để làm các báo cáo này. Các báo
cáo phải hiển thị đầy đủ thông tin cần thiết theo từng loại báo cáo.
3.5. Các yêu cầu khác
Yêu cầu về bảo mật và an toàn dữ liệu: Chương trỡnh phải đảm bảo tương đối
tốt về bảo mật và an toàn dữ liệu, có thể khôi phục dữ liệu đầy đủ và tin cậy.
Yêu cầu về tính mở: Hệ thống phải dễ dàng mở rộng và nâng cấp trong tương
lai.
Yêu cầu về tính hiệu quả: Hệ thống cần tối ưu hoá năng lực xử lý thụng tin, cú
cỏc cụng cụ tỡm kiếm nhanh và hợp lý.
4. Phõn tớch hệ thống thụng tin quản lý bỏn hàng tại trung tõm thương mại
NC-HT
4.1. Sơ đồ chức năng kinh doanh của trung tâm thương mại
Quản lý bán hàng
Quản lý
mua
Mua
nội địa
Quản lý kho
hàng
Nhập
khẩu
Bán hàng
Yêu cầu nhập
kho
Nhân
đơn đặt
Nhận
yêu cầu
Yêu cầu
mua hàng
KT sản phẩm
nhập kho
Xử lý
đơn
Chọn
NCC
Đặt hàng
Nhập kho
Lập hoá
đơn bán
Ký kết
đơn
Thanh
toán
Dán mó hiệu
sản phẩm
Làm thủ
tục thu
tiền
Thanh
toán
Nhận
hàng tại
Bảo quản sản
phẩm
Giao
hàng
Lập báo
cáo
Kiểm tra
hàng
Kiểm tra sản
phẩm xuất kho
Lập báo
cáo
Lập báo
cáo
Xuất kho
Lập báo cáo
4.2. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD
4.2.1. Sơ đồ ngữ cảnh
Đơn đặt hàng
Báo cáo
Khách hàng
Lónh đạo
Yêu cầu
mua hàng
Phũng vật tư
TT xuất
nhập
Thủ kho
Bộ phận giao
hàng
Yêu cầu
giao hàng
Phần
mềm
quản lý
bỏn hàng
Đơn đặt hàng
Phiếu nhận
hàng
4.2.2. Sơ đồ DFD mức 0 của cỏc nghiệp vụ quản lý bỏn hàng
Nhà cung
cấp
Khách hàng
Đơn đạt hàng
1.0 Xử
lý đơn
hàng
Khách
hàng
2.0
Kiểm
tra tồn
5.0
Giao
hàng
YC
Giao
hàng
P.Vt
ư
phiếu
yc
mua
hàng
đó
duyệt
Đơn
hàng
Hồ sơ đơn
hàng
P.Trỉên
khai
Phiếu Yc mua hàng
ĐH đó duyệt
Phiếu
xuất
4.0 Vào
sổ
xnhập
DS
hàng
đạt yêu
cầu
Phiếu giao nhận HH
Hoá
đơn
3.0 Xử
lý mua
hàng
Hồ sơ kho hàng
Khách
hàng
Phiếu
thu
6.0 Xử
lý tiền
thu
7.0
Làm
báo cáo
Sổ sách kế toán
Báo cáo tồn kho
Lónh
đạo
Báo cáo tổng hợp
4.3. Các bảng dữ liệu đầu vào
Bảng danh mục hàng hoá
STT Tên trường
Kiểu dữ liệu
Độ rộng
Giải thích
1
MaHH
Text
10
Mó hàng hoỏ
2
TenHH
Text
50
Tên hàng hóa
3
DVT
Text
10
Đơn vị tính
4
GiaBan
Number
Giá bán
5
GiaNhap
Number
Giá nhập
6
XuatXu
Text
7
TonKho
Number
Tồn kho
8
HanSuDung
Date/time
Hạn sử dụng
50
Xuất xứ
Bảng danh mục khách hàng
STT Tên trường
Kiểu dữ liệu
Độ rộng
Giải thích
1
MaKH
Text
10
Mó khỏch hàng
2
TenKH
Text
50
Tên khách hàng
3
DiaChi
Text
10
Điạ chỉ
4
DT
Text
10
Số điện thoại
5
GhiChu
Text
50
Ghi chú
Bảng danh mục nhà cung cấp
STT Tên trường
Kiểu dữ liệu
Độ rộng
Giải thích
1
MaNCC
Text
10
Mó nhà cung cấp
2
TenNCC
Text
50
Tên nhà cung cấp
3
DiaChi
Text
10
Điạ chỉ
4
DT
Text
10
Số điện thoại
5
GhiChu
Text
50
Ghi chú
Bảng nhân viên
STT Tên trường
Kiểu dữ liệu
Độ rộng
Giải thích
1
MaNV
Text
10
Mó nhõn viờn
2
TenNV
Text
50
Tên nhân vien
3
DiaChi
Text
10
Điạ chỉ
4
QueQuan
Text
50
Quê quán
5
MucLuong
Number
DT
Text
Mức lương
10
Số điện thoại
Bảng hoá đơn nhập hàng
STT Tên trường
Kiểu dữ liệu
Độ rộng
Giải thích
1
SoHHDN
Text
10
Số hiệu hoá đơn
2
MaNCC
Text
10
Mó khỏch hàng
3
MaNV
Text
10
Mó nhõn viờn
4
NgayMua
Date/time
10
Ngày bán
Kiểu dữ liệu
Độ rộng
Giải thích
Bảng hoá đơn bán hàng
STT Tên trường
1
SoHHDB
Text
10
Số hiệu hoá đơn
2
MaKH
Text
10
Mó khỏch hàng
3
MaNV
Text
10
Mó nhõn viờn
4
NgayBan
Date/time
10
Ngày bán
ChietKhau
Text
50
Tỷ lệ chiết khấu
5
Bảng chi tiết bán hàng
STT Tên trường
Kiểu dữ liệu
Độ rộng
Giải thích
1
SoHHDB
Text
10
Số hiệu hoá đơn
2
MaHH
Text
10
Mó hàng hoỏ
3
SoLuong
Text
10
Số lượng
- Xem thêm -