Tài liệu “xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại công ty cổ phần xây dựng và nội thất nhị hà

Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính BỘ TÀI CHÍNH HỌC VIỆN TÀI CHÍNH ---------------- DƯƠNG THỊ PHƯƠNG Lớp: CQ50/41.04 ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: “XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ NỘI THẤT NHỊ HÀ ” Chuyên ngành : Tin học tài chính kế toán Mã số : 41 Giáo viên hướng dẫn : ThS. Hoàng Hải Xanh Hà Nội – 2016 Sv: Dương Thị Phương 1 Lớp:CQ50/41.04 Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi, các số liệu, kết quả trong đồ án là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế tại đơn vị thực tập. Tác giả đồ án Dương Thị Phương Sv: Dương Thị Phương i Lớp:CQ50/41.04 Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính LỜI CẢM ƠN Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành đồ án “Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại công ty Cổ Phần xây dựng và nội thất Nhị Hà”, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo hướng dẫn, các thầy cô trong khoa hệ thống thông tin kinh tế, ban lãnh đạo Công ty Cổ Phần xây dựng và nội thất Nhị Hà, chị kế toán trưởng, và các anh chị trong phòng kế toán. Với lòng biết ơn sâu sắc em xin chân thành cảm ơn thầy giáo ThS. Hoàng Hải Xanh đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian qua. Thầy đã chỉ bảo và cung cấp cho em những kiến thức quý báu để em hoàn thành đồ án này. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo khoa hệ thống thông tin kinh tế đã có những bài giảng bổ ích và sự giảng dạy nhiệt tình trong suốt thời gian em theo học tại trường, để em có thể vận dụng tốt kiến thức chuyên môn hoàn thành tốt đồ án tốt nghiệp. Thực hiện đề tài này em còn nhận được sự giúp đỡ tận tình của các anh các chị ở đơn vị thực tập, em chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty Cổ Phần xây dựng và nội thất Nhị Hà đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập. Em xin cảm ơn gia đình, bạn bè và người thân luôn luôn động viên và hỗ trợ em trong suốt quá trình học tập. Đồ án đã hoàn thành, song không tránh khỏi những hạn chế nhất định em mong muốn tiếp tục nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và bạn bè. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng 5 năm 2016 Sinh viên Dương Thị Phương Sv: Dương Thị Phương ii Lớp:CQ50/41.04 Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ............................................................................................. i LỜI CẢM ƠN .................................................................................................. ii MỤC LỤC ....................................................................................................... iii DANH MỤC HÌNH ........................................................................................ vi DANH MỤC CÁC BẢNG............................................................................. vii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG TRONG ĐỒ ÁN .............. viii LỜI MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI DOANH NGHIỆP. ............................................................................ 4 Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp....... 4 1.1.1. Khái niệm và đặc điểm của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp. ..... 4 1.1.2.Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp...... 10 1.1.3.Quy trình xây dựng phần mềm kế toán .................................................. 11 1.1.4.Các công cụ để xây dựng một phần mềm kế toán trong Doanh Nghiệp 14 Lý luận chung về công tác kế toán vật tư trong doanh nghiệp ............... 18 Khái niệm, nhiệm vụ của kế toán vật tư ............................................... 19 Phân Loại và đánh giá vật tư ................................................................. 19 Nguyên tắc hạch toán kế toán vật tư ..................................................... 26 Kế toán tổng hợp vật tư ......................................................................... 26 Các hình thức sổ kế toán ....................................................................... 33 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ NỘI THẤT NHỊ HÀ. .................. 38 Tổng quan về công ty cổ phần xây dựng và nội thất NHỊ HÀ. .............. 38 Khái quát về công ty cổ phần xây dựng và nội thất NHỊ HÀ. .............. 38 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Xây dựng và Nội thất Nhị Hà ... 39 Sv: Dương Thị Phương iii Lớp:CQ50/41.04 Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán ............................................................. 43 Thực trạng và đánh giá tổ chức công tác kế toán vật tư tại công ty cổ phần và xây dựng nội thất Nhị Hà. ................................................................ 46 Hình thức tổ chức công tác kế toán....................................................... 46 Hệ thống tài khoản sử dụng trong kế toán vật tư. ................................. 46 Hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ trong công ty. ................. 47 Các sổ và báo cáo kế toán. .................................................................... 47 Quy trình hạch toán. .............................................................................. 48 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin .............................................. 48 Đánh giá thực trạng và phương hướng giải quyết. ................................. 48 Về tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người. ........................ 48 Hình thức kế toán áp dụng .................................................................... 49 Tài khoản sử dụng. ................................................................................ 50 Quy trình hạch toán kế toán vật tư. ....................................................... 51 Các chứng từ sử dụng............................................................................ 51 Tổ chức bộ sổ kế toán vật tư. ................................................................ 52 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán vật tư. ............................................. 53 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin. ............................................. 53 CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ NỘI THẤT NHỊ HÀ. ............................... 55 Phân tích hệ thống thông tin kế toán vật tư............................................. 55 Xác định mục tiêu của hệ thống ............................................................ 55 Phân tích yêu cầu và mô tả bài toán ...................................................... 55 Mô hình nghiệp vụ của bài toán ............................................................ 58 Phân tích mô hình khái niệm logic........................................................ 63 Mô hình dữ liệu E/R .............................................................................. 67 Thiết kế mô hình logic. ........................................................................... 74 Sv: Dương Thị Phương iv Lớp:CQ50/41.04 Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính Chuyển mô hình dữ liệu E/R sang mô hình dữ liệu quan hệ. ............... 74 Chuẩn hóa mô hình dữ liệu quan hệ. .................................................... 75 Mô hình dữ liệu quan hệ. ...................................................................... 77 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý. ................................................................... 77 Phi chuẩn hóa các dữ liệu quan hệ trên................................................. 77 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý. ................................................................. 78 Xác định luồng hệ thống ....................................................................... 83 Thiết kế các giao diện tương tác với hệ thống ..................................... 87 Hệ thống các giao diện tương tác của phần mềm .................................. 88 Hệ thống menu ...................................................................................... 88 Thiết kế giao diện. ................................................................................. 89 KẾT LUẬN .................................................................................................. 101 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 102 PHỤ LỤC ..................................................................................................... 103 Sv: Dương Thị Phương v Lớp:CQ50/41.04 Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính DANH MỤC HÌNH Hình 1.1: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ kế toán vật tư. ..................................... 31 Hình 1.2: Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến TK 611. ................. 33 Hình 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính ......... 36 Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức công ty................................................................... 39 Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức phòng kế toán tại Công ty. ...................................... 43 Hình 3.1: Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống ...................................................... 58 Hình 3.2: Biểu đồ phân rã chức năng............................................................ 59 Hình 3.3: Biểu đồ dữ liệu mức 0 .................................................................... 63 Hình 3.4: Biểu đồ của tiến trình “Nhập kho”................................................. 64 Hình 3.5: Biểu đồ của tiến trình “Xuất kho”.................................................. 65 Hình 3.6:Biểu đồ tiến trình “1.3 xử lý, kiểm kê, ghi sổ ” .............................. 66 Hình 3.7: Biểu đồ tiến trình “1.4 Lập báo cáo” ............................................. 67 Hình 3.8: Mô hình dữ liệu E/R....................................................................... 74 Hình 3.9: Mô hình dữ liệu quan hệ. ............................................................... 77 Hình 3.10: Luồng hệ thống cho biểu đồ “1.0 Nhập kho” .............................. 84 Hình 3.11: Luồng hệ thống cho biểu đồ “2.0 Xuất kho” ............................... 85 Hình 3.12: Luồng hệ thống cho biểu đồ “3.0 Xử lý, kiểm kê, ghi sổ” ........... 86 Hình 3.13: Luồng hệ thống cho biểu đồ “0.4 Lập báo cáo” ........................... 87 Sv: Dương Thị Phương vi Lớp:CQ50/41.04 Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 3.1: Ma trận thực thể chức năng. .......................................................... 62 Bảng 3.2:Bảng từ điển dữ liêu ........................................................................ 70 Bảng 3.3: Xác định các thự thể ....................................................................... 70 Bảng 3.4:Xác định các thuộc tính .................................................................. 73 Bảng 3.5:Bảng cơ sở vật lý phiếu nhâp .......................................................... 78 Bảng 3.6:Cơ sở vật lý chi tiết phiếu nhập ....................................................... 79 Bảng 3.7: Cơ sở vật lý phiếu xuât ................................................................... 79 Bảng 3.8:Cơ sở vật lý chi tiết phiếu xuất ........................................................ 80 Bảng 3.9: Cơ sở vật lý danh mục kho ............................................................. 80 Bảng 3.10: Cơ sở vật lý danh mục nhà cung cấp ............................................ 81 Bảng 3.11: Cơ sở vật lý danh mục vật tư ........................................................ 81 Bảng 3.12: Cơ sở vật lý danh mục tài khoản .................................................. 81 Bảng 3.13: Cơ sở vật lý danh mục công trình................................................. 82 Bảng 3.14: Cơ sơ vật lý biên bản kiểm kê ...................................................... 82 Bảng 3.15: Cơ sở vật lý chi tiết biên bản kiểm kê .......................................... 83 Bảng 3.16: Cơ sở vật lý tồn đầu kỳ ................................................................. 83 Bảng 3.17: Cơ sở vật lý người dùng ............................................................... 83 Sv: Dương Thị Phương vii Lớp:CQ50/41.04 Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG TRONG ĐỒ ÁN Tên viết tắt Nghĩa đầy đủ HTTT Hệ thống thông tin CTLQ Chứng từ liên quan TNHH Trách nhiệm hữu hạng CTGS Chứng từ ghi sổ DN Doanh nghiệp GTGT Giá trị gia tăng CSDL Cơ sở dữ liệu N- X- T Nhập – Xuất – Tồn QĐ – BTC Quyết định – Bộ Tài Chính TK Tài khoản VT Vật tư VNĐ Việt Nam Đồng Sv: Dương Thị Phương viii Lớp:CQ50/41.04 Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính LỜI MỞ ĐẦU Lý do chọn đề tài Như chúng ta đã biết, chức năng cơ bản của kế toán là cung cấp thông tin về tình hình kinh kế, tài chính trong doanh nghiệp cho các nhà quản lý. Việc thực hiện chức năng này có tốt hay không, trước hết phụ thuộc vào tính thường xuyên, kịp thời và chính xác của thông tin. Ngày nay theo đà phát triển của công nghệ thông tin, việc đưa máy vi tính vào sử dụng trong công tác kế toán đã tương đối phổ biến. Tin học hóa công tác kế toán không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, thuận lợi mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán, tạo cơ sở để tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán. Xuất phát từ xu thế chung của xã hội, hàng loạt các phần mềm kế toán đã ra đời để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của các doanh nghiệp hiện nay. Qua việc khảo sát hoạt động sản xuất, kinh doanh tại Công ty cổ phần xây dựng và nội thất Nhị Hà, em nhận thấy, Công ty cổ phần xây dựng và nội thất Nhị Hà là công ty chuyên xây dựng các công trình dân dụng, công trình văn hóa việc quản lý chi tiết vật tư có hiệu quả là rất quan trọng, bởi lẽ vì với một cơ chế quản lý vật tư tốt, các nhà quản lý sẽ có thông tin chính xác, nắm bắt kịp thời về tình hình vật tư tại đơn vị mình, từ đó đưa ra các kế hoạch, quyết định và chiến lược kinh doanh đúng đắn nhằm giảm thiểu chi phí, tránh thất thoát, nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty, từ đó tăng khả năng cạnh tranh của công ty với các doanh nghiệp cùng lĩnh vực và tạo ra nhiều cơ hội phát triển. Hệ thống quản lý vật tư ở công ty mặc dù đã được tin học hoá, nhưng do khối lượng vật tư rất nhiều, đòi hỏi cần có một phần mềm tin học có khả năng quản lý một cách chính xác, thống nhất, cung cấp báo cáo, thông tin một cách kịp thời cho những người sử dụng và quản trị hệ thống. Chính vì vậy, em đã chọn đề tài “Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công ty cổ phần xây dựng và nội thất Nhị Hà” Mục tiêu của đề tài Sv: Dương Thị Phương 1 Lớp:CQ50/41.04 Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính Mục tiêu chính của đề tài là được người dùng chấp nhận và thực hiện trong quá trình quản lý và hạch toán trong doanh nghiệp. Vì vậy, chương trình trước hết phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản nhất là: đơn giản, đầy đủ các chức năng, dễ nhìn, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt. Cụ thể như sau: ➢ Đề tài giải quyết được bài toán về kế toán vật tư trong thực tế. ➢ Người dùng chấp nhận và sử dụng. ➢ Thông tin cung cấp chính xác, cập nhập đầy đủ kịp thời. ➢ Giảm bớt chi phí, nhân lực cho quá trình quản lý vật tư. ➢ Nâng cao doanh thu giảm bớt các sai sót trong quá trình hạch toán. Đối tượng nghiên cứu Hệ thống thông tin kế toán vật tư ở công ty cổ phần xây dựng và nội thất Nhị Hà. Hệ thống kho của công ty cổ phần xây dựng và nội thất Nhị Hà Phạm vi nghiên cứu Việc phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho công tác quản lý vật tư nhập kho do mua ngoài và xuất kho phục vụ công tác xây dựng tại Công ty một cách tốt nhất cả về số lượng và giá trị, giúp cho kế toán vật tư và thủ kho kiểm soát được tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư, đưa ra được những báo cáo cần thiết cho các nhà quản lý Công ty để có những biện pháp kịp thời, nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty trong hiện tại và tương lai. Phương pháp nghiên cứu của đề tài Để thực hiện đồ án em đã vận dụng phương pháp nghiên cứu duy vật biện chứng và duy vật lịch sử kết hợp với các phương pháp: Phỏng vấn và thu thập thông tin. Phương pháp so sánh đối chiếu. Phương pháp phân tích hệ thống thông tin quản lý. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý. Sv: Dương Thị Phương 2 Lớp:CQ50/41.04 Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính Cùng với khả năng tư duy phân tích, kết hợp các phương pháp nghiên cứu đã nắm bắt được thực trạng hệ thống thông tin của công ty và kiến thức chuyên môn chuyên sâu để xây dựng hoàn thiện đồ án Nội dung của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo, đề tài tập có 3 chương chính như sau: Chương 1: Tổng quan về xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng và giải pháp kế toán vật tư tại công ty cổ phần xây dựng và nội thất Nhị Hà Chương 3: Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại công ty cổ phần xây dựng và nội thất Nhị Hà. Sv: Dương Thị Phương 3 Lớp:CQ50/41.04 Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI DOANH NGHIỆP. Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 1.1.1. Khái niệm và đặc điểm của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp. 1.1.1.1. Khái niệm phần mềm kế toán trong DN Phần mềm kế toán: Là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu tiếp nhận thông tin, lưu trữ thông tin, xử lý thông tin, cung cấp thông tin theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị. Phần mềm kế toán giúp kế toán tự động hóa rất nhiều thao tác thủ công thông thường, phần mềm kế toán có công cụ để xây dựng rất nhiều loại danh mục đối tượng, danh mục nhóm đối tượng danh mục vật tư hàng hóa, danh mục hạng mục/ công trình, danh mục công việc, danh mục nhóm công việc, danh mục loại thuế, danh mục tiền tệ... một khi bạn đã xây dựng bạn có thể dùng lại mà không phải mất công nhập lại nhiều lần. Thêm vào đó việc tự động sinh ra các báo cáo, sổ sách, tờ khai...sẽ giúp người kế toán giảm rất nhiều thao tác công sức để xây dựng những báo cáo sổ sách này. Không những thế việc tự động tính giá thành, tồn kho tức thời....Giúp giảm đáng kể các thao tác thủ công khó nhọc của kế toán và người quản lý. Phần mềm kế toán giúp công tác kế toán chính xác hơn. Sử dụng phần mềm kế toán đảm bảo độ chính xác về các số liệu về các đối tượng, hàng hóa, giá thành... không những thế với phần mềm kế toán bạn có thể đối chiếu số liệu, kiểm tra số liệu dễ dàng để xác định những sai sót có thể xảy ra trong quá trình hạch toán của bạn 1.1.1.2.Đặc điểm phần mềm kế toán Tính tuân thủ: Phần mềm kế toán phải tuân thủ luật kế toán, các chuẩn mực kế toán, chế độ, thông tư, nghị định,…hiện hành. Sv: Dương Thị Phương 4 Lớp:CQ50/41.04 Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính Sử dụng các phương pháp kế toán thực tế: phần mềm kế toán sử dụng các phương pháp kế toán thực tế như: Phương pháp Chứng từ kế toán, phương pháp đối ứng tài khoản, phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán… Tính mềm dẻo: Phần mềm kế toán phải có khả năng thay đổi linh hoạt để phù hợp với quy trình quản lý của doanh nghiệp, sự thay đổi của chế độ kế toán hiện hành, sự thay đổi trong yêu cầu của doanh nghiệp… 1.1.1.3.Một số đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. Bất cứ một phần mềm kế toán nào cũng cần lấy các phương pháp kế toán làm nền tảng để xây dựng. Cụ thể phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tính giá, phương pháp cân đối tài khoản và tổng hợp, phương pháp đối ứng tài khoản. Các phương pháp kế toán được quy định bởi các nghị định, thông tư, chuẩn mực, luật kế toán của nhà nước. Do đó xây dựng phần mềm kế toán cũng cần nắm vững các yêu cầu của Nhà nước về tiêu chuẩn cũng như điều kiện của phần mềm. Dữ liệu đầu vào luôn là thành phần quan trọng khi sử dụng phần mềm kế toán, nên việc phân loại các chứng từ đầu vào là cần thiết. Ví dụ như phân hệ kế toán tiền và phân hệ kế toán vật tư có sự khác biệt giữa các chứng từ, như phiếu thu/chi được sử dụng ở phân hệ kế toán tiền còn phiếu nhập, phiếu xuất lại được thể hiện ở phân hệ kế toán vật tư. Bởi vậy cần có sự phân loại chứng từ đầu vào để đảm bảo tính chính xác của thông tin khi lên các báo cáo và các sổ.. Sv: Dương Thị Phương 5 Lớp:CQ50/41.04 Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính Theo thông tư 200/2014/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hàng năm 2014, doanh nghiệp có quyền tự chủ trong việc thiết kế các mẫu chứng từ sao cho phù hợp với hoạt động nội bộ. Tuy nhiên Báo cáo Tài chính vẫn theo quy định của Nhà nước ban hành mẫu có sẵn. Về các Báo cáo Quản trị doanh nghiệp có quyền tự quyết dựa trên việc xây dựng công thức riêng của từng doanh nghiệp. Các loại báo biểu đều được lấy dữ liệu từ các chứng từ đã được nhập liệu và lưu trữ trong phần mềm. Phần mềm kế toán thực hiện lưu trữ các chứng từ ngoài bảng (thực chất là các chứng từ gốc đã được phân loại), các chứng từ điện tử (là các chứng từ được nhập liệu trong kỳ kế toán), các sổ kế toán. Phần mềm kế toán được hình thành từ thông tin kết hợp với phương pháp xử lý thông tin dưới sự hỗ trợ của phương tiện là máy tính và con người. Các thành phần của phần mềm kế toán bao gồm: ➢ Phần cứng: bao gồm các thiết bị tin học như máy tính, máy in… ➢ Phần mềm ➢ Các thủ tục ➢ Cơ sở dữ liệu ➢ Con người 1.1.1.4.Yêu cầu của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp Tiêu chuẩn phần mềm kế toán là những tiêu thức mang tính bắt buộc hoặc hướng dẫn về chất lượng, tính năng kỹ thuật của phần mềm kế toán làm cơ sở cho các đơn vị kế toán lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp và đơn vị sản xuất phần mềm kế toán tham khảo khi sản xuất phần mềm kế toán. Dựa vào thông tư 103/2005/TT-BTC của Bộ tài chính ký ngày 24 tháng 11 năm 2005 về việc “Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện hoạt động của phần mềm kế toán”, ta thấy phần mềm kế toán cần đạt được các yêu cầu sau: Phần mềm kế toán phải có hỗ trợ cho người sử dụng tuân theo các quy định cụ thể của Nhà nước về Kế toán. Sv: Dương Thị Phương 6 Lớp:CQ50/41.04 Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính ❖ Khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán theo các nội dung sau: • Đối với chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán nếu được lập và in ra trên máy theo phần mềm kế toán phải đảm bảo nội dung của chứng từ kế toán quy định tại Điều 17 của Luật Kế toán và quy định cụ thể đối với mỗi loại chứng từ kế toán trong các chế độ kế toán hiện hành. Đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm các nội dung khác vào chứng từ kế toán được lập trên máy tính theo yêu cầu quản lý của đơn vị kế toán trừ các chứng từ kế toán bắt buộc phải áp dụng đúng maxi quy định. Chứng từ kế toán điện tử được sử dụng để ghi sổ kế toán theo phần mềm kế toán phải tuân thủ các quy định về chứng từ kế toán và các quy định riêng ề chứng từ điện tử. • Đối với tài khản kế toán và phương pháp kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng và phương pháp kế toán được xây dựng trong phần mềm kế toán phải tuân thủ theo quy định của chết độ kế toán hiện hành phù hợp với tính chất hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị. Việc mã hóa các tài khoản trong hệ thống tài khoản và các đối tượng kế toán phải đảm bảo tính thống nhất, có hệ thống và đảm bảo thuận lợi cho việc tổng hợp và phân tích thông tin của ngành và đơn vị. • Đối với hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán được xây dựng trong phần mềm kế toán được in ra phải đảm bảo các yêu cầu: đảm bảo đầy đủ sổ kế toán; đảm bảo mối quan hệ giữa sổ kế toán trong các chế độ kế toán hiện hành; số liệu dduowcdj phản ánh trên các sổ kế toán phải được lấy từ số liệu trên chứng từ đã được truy cập, đảm bảo tính chính xác khi chuyển số dư từ sổ này sang sổ khác. Đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm các chỉ tiêu khác vào sổ kế toán theo yêu cầu quản lý của đơn vị. • Đối với báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính được xây dựng trong phần mềm kế toán khi in ra phải đúng mẫu biểu, nội dung và phương pháp tính toán các chỉ tiêu theo quy định của chế độ kế toán hiện hành phù hợp với từng lĩnh vực. Việc mã hóa các chỉ tiêu báo cáo phải đảm bảo tính thống nhất, thuận lợi cho việc tổng hợp số liệu kế toán giữa các đơn vị trực thuộc và các đơn vị khác có liên quan. Sv: Dương Thị Phương 7 Lớp:CQ50/41.04 Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính • Chữ số và chữ viết trong kế toán: Chữ số và chữ viết trong kế toán trên giao diện của phần mềm và khi in ra phải tuân thủ theo quy định của Luật Kế toán. Trường hợp đơn vị kế toán cần sử dụng tiếng nước ngoài trên sổ kế toán thì có thể thiết kế, trình bày song ngữ hoặc phiên bản song song bằng tiếng nước ngoài nhưng phải thống nhất với phiên bản tiếng việt. Giao diện mỗi màn hình phải dễ hiểu, dễ truy cập và dễ tìm kiếm. • In và lưu trữ tài liệu kế toán: Tài liệu kế toán được in ra từ phần mềm kế toán phải có đầy đủ yếu tố pháp lý theo quy định: đảm bảo sự thống nhất giữa số liệu kế toán lưu giữ trên máy và số liệu kế toán trên sổ kế toán, báo cáo tài chính được in ra từ máy để lưu trữ. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán trên máy được thực hiện theo quy định về thời gian lưu trữ tài liệu kế toán hiện hành. Trong quá trình lưu trữ, đơn vị kế toán phải đảm bảo các điều kiện kỹ thuật để có thể đọc được các tài liệu lưu trữ. Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu đã có. ❖ Có khả năng đảm bảo khâu khai báo dữ liệu ban đầu kể cả trường hợp bổ sung các chứng từ kế toán mới, sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung cách ghi chép một số chứng từ kế toán đã được sử dụng trong hệ thống. Có thể loại bỏ bớt các chứng từ kế toán mà không ảnh hưởng đến hệ thống. ❖ Có thể bổ sung tài khoản mới hoặc thay đổi nội dung, phương pháp hạch toán đối với các tài khoản đã được sử dụng trong hệ thống. Có thể bỏ bớt các tài khoản không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống. ❖ Có thể bổ sung mẫu sổ kế toán mới hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung, cách ghi chép các sổ kế toán được sử dụng trong hệ thống nhưng phải đảm bảo tính liên kết có hệ thống với các sổ kế toán khác. Có thể loại bỏ bớt sổ kế toán không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống. Sv: Dương Thị Phương 8 Lớp:CQ50/41.04 Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính ❖ Có thể bổ sung hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung, cách lập và trình bày báo cáo tài chính đã được sử dụng trong hệ thống. Có thể loại bớt báo cáo tài chính không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống. Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu ❖ Tự động xử lý, lưu giữ số liệu trên nguyên tắc tuân thủ các quy trình kế toán cũng như phương pháp tính toán các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính theo quy định hiện hành. ❖ Đảm bảo sợ phù hợp, không trùng lắp giữa các số liệu kế toán. ❖ Có khả năng tự động dự báo, phát hiện và ngăn chặn các sai sót khi nhập dữ liệu và quá trình xử lý thông tin kế toán. Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu ❖ Có khả năng phân quyền đến từng người sử dụng theo các chức năng, gồm: Kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) và người làm kế toán. Mỗi vị trí được phân công có nhiệm vụ và quyền hạn được phân định rõ ràng, đảm bảo người không có trách nhiệm không thể truy cập vào công việc của người khác trong phần mềm kế toán của đơn vị, nếu không được người có trách nhiệm đồng ý. ❖ Có khả năng tổ chức theo dõi được người dùng theo các tiêu thức như : Thời gian truy cập thông tin kế toán vào hệ thống, các thao tác của người truy cập vào hệ thống, các đối tượng bị tác động của thao tác đó, … ❖ Có khả năng lưu lại các dấu vết trên sổ kế toán về việc sửa chữa các số liệu kế toán đã được truy cập chính thức vào hệ thống phù hợp với từng phương pháp sửa chữa sổ kế toán theo quy định; đảm bảo chỉ có người có trách nhiệm mới được quyền sửa chữa sai sót đối với các nghiệp vụ đã được truy cập chính thức vào hệ thống. ❖ Có khả năng phục hồi được các dữ liệu, thông tin kế toán trong các trường hợp phát sinh sự cố kỹ thuật đơn giản trong quá trình sử dụng. 1.1.1.5.Các thành phần cơ bản của phần mềm kế toán Một phần mềm kế toán thường gồm các thành phần sau: Sv: Dương Thị Phương 9 Lớp:CQ50/41.04 Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính • Cơ sở dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp. Các dữ liệu này được chia thành hai phần: Các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ của cơ quan như dữ liệu về nhân sự, nhà xưởng, thiết bị,… Và các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh dịch vụ của cơ quan như dữ liệu về sản xuất, mua bán, giao dịch,…. • Form: Là giao diện tương tác giữa người sử dụng và phần mềm. Một phần mềm kế toán thường bao gồm các loại form: form đăng nhập, form chương trình chính, form nhập liệu, form truy vấno dữ liệu, form điều khiển in báo cáo,… • Báo cáo: Là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trình ứng dụng theo yêu cầu của người dùng. Các báo cáo thường chứa các thông tin kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình, tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng. • Menu: Hệ thống menu bao gồm các lệnh được thiết kế theo một trật tự phù hợp để giúp người sử dụng tương tác với phần mềm một cách dễ dàng 1.1.2.Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp Phần mềm kế toán đã được tự động hóa như xây dựng danh mục cần thiết cho công tác kế toán: Danh mục tài khoản, danh mục vật tư, danh mục khách hàng…Hữu dụng hơn đó là tính kế thừa của các danh mục này, các bảng danh mục có thể thêm mới và được sử dụng lại nhiều lần, tạo tính chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian và chi phí lưu trữ. Bên cạnh đó phần mềm kế toán cũng tự động kết chuyển các nghiệp vụ theo quy ước của kế toán, tự động sinh ra sổ sách, báo cáo giúp giảm công sức xây dựng báo cáo. Phần mềm kế toán cũng tự động tính giá thành, khối lượng hàng tồn kho tức thời,… Phần mềm kế toán giúp công tác kế toán đưa ra những thông tin chính xác về mặt số liệu, giúp đối chiếu, kiểm tra số liệu dễ dàng và nhanh chóng, xác định chính xác những sai sót trong quá trình hạch toán và sửa chữa kịp thời. Nhờ lưu trữ dữ liệu an toàn, kết xuất dữ liệu nhanh mà phần mềm kế toán đã giúp chính những nhà quản lý có được cái nhìn tổng quan cũng như chi tiết về tình Sv: Dương Thị Phương 10 Lớp:CQ50/41.04 Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính hình công ty, từ đó đưa ra những quyết định, dự đoán kịp thời, chính xác. Từ những tiện dụng của phần mềm kế toán, doanh nghiệp không những giải phóng sức lao động, giảm chi phí, nâng cao hiệu quả lao động mà còn đem lại môi trường làm việc chuyên nghiệp, lành mạnh để mọi người cùng phát huy. Bất cứ doanh nghiệp nào, dù lớn hay nhỏ ít nhiều cũng chịu sự tác động của nền kinh tế thị trường, sự cạnh tranh là quy luật tất yếu. Muốn đứng vững đòi hỏi Doanh Nghiệp không những có chiến lược quản trị tốt mà còn cần ứng dụng phần mềm kế toán để hạch toán kế toán tạo ra năng lực chớp được những cơ hội để vượt qua các thử thách.  Đó là những nguyên nhân khiến các doanh nghiệp cần phải xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp. 1.1.3.Quy trình xây dựng phần mềm kế toán Quy trình xây dựng một phần mềm trong thực tế được chia thành 8 bước như sau: ❖ Bước 1: Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch: - Khảo sát hệ thống là bước khởi đầu của tiến trình xây dựng phần mềm kế toán, là tìm hiểu yêu cầu nghiệp vụ và nhu cầu phát phần mềm, trên cơ sở đó hình thành nên kế hoạch xây dựng phần mềm kế toán. - Mục tiêu của giai đoạn này tập trung giải quyết các vấn đề sau: • Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động chi phối đến quá trình xử lý thông tin. • Tìm hiểu các chức năng nhiệm vụ mục tiêu cần đạt được của phần mềm • Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi của chúng. • Trên cơ sở các thông tin khảo sát được, người thiết kế phải đánh giá, xác định được yêu cầu, quy tắc ràng buộc của phần mềm mình xây dựng sẽ đạt được và lập ra kế hoạch thực hiện cụ thể. ❖ Bước 2: Phân tích hệ thống thông tin kế toán: - Dựa vào hồ sơ tổng hợp hiện trạng ở bước 1 tiến hành phân tích. Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống thông tin nhằm trả lời câu hỏi: “Hệ thống làm gì?”. Sv: Dương Thị Phương 11 Lớp:CQ50/41.04