Tài liệu Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại công ty cổ phần xây dựng và nội thất nhị hà

Học Viêṇ Ṭai Chinh ồ an t n hiêp̣ BỘ TÀI CHÍNH HỌC VIỆN TÀI CHÍNH ---------------- DƯƠNG THỊ PHƯƠNG Lớp: CQ50/41.04 ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: “XÂY DỰNG PHÂN Ề KÊ TTÁN VẬT TƯ TAI CÔNG TY CỔ PHÂN XÂY DỰNG VÀ NỘI THÂT NHỊ HÀ ̀ Chuyên ngành : Tin học tài chính kế toán ã số Giáo viên hướng dẫn : : 41 ThS. Hoàng Hải Xanh Hà Nội – 2016 Sv: Dương Thi Phương 1 Lớp:CQ50/41.04 Học Viêṇ Ṭai Chinh ồ an t n hiêp̣ LỜI CM ĐTMN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi, các số liệu, kết quả trong đồ án là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế tại đơn vị thực tập. Tác giả đồ án Dương Thị Phương Sv: Dương Thi Phương Lớp:CQ50/41.04 Học Viêṇ Ṭai Chinh ồ an t n hiêp̣ LỜI CẢ ƠN Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành đồ án “Xây dựn phần mềm kế oan vâ ̣ ư ai côn y Cô Phần xây dựn va nôị hâ hh Ha”, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiê ̣t tình của thầy giáo hướng dẫn, các thầy cô trong khoa hệ thống thông tin kinh tế, ban lãnh đạo Công ty Cô Phhn xây dưng và nô ̣i thât Nhi Hà, chị kế toán trưnng, và các anh chị trong phnng kế toán. Với lnng biết ơn sâu sắc em xin chân thành cảm ơn thầy giáo ThS. Hoàng Hải Xanh đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian qua. Thầy đã chỉ bảo và cung cấp cho em những kiến thức quý báu để em hoàn thành đồ án này. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo khoa hệ thống thông tin kinh tế đã có những bài giảng bổ ích và sự giảng dạy nhiệt tình trong suốt thời gian em theo học tại trường, để em có thể vận dụng tốt kiến thức chuyên môn hoàn thành tốt đồ án tốt nghiệp. Thực hiện đề tài này em cnn nhận được sự giúp đỡ tận tình của các anh các chị n đơn vị thực tập, em chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty Cô Phhn xây dưng và nô ̣i thât Nhi Hà đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập. Em xin cảm ơn gia đình, bạn bè và người thân luôn luôn động viên và hỗ trợ em trong suốt quá trình học tập. Đồ án đã hoàn thành, song không tránh khỏi những hạn chế nhất định em mong muốn tiếp tục nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và bạn bè. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng 5 năm 2016 Sinh viên Dươn Ṭhh Phươn Sv: Dương Thi Phương Lớp:CQ50/41.04 Học Viêṇ Ṭai Chinh Sv: Dương Thi Phương ồ an t n hiêp̣ Lớp:CQ50/41.04 Học Viêṇ Ṭai Chinh ồ an t n hiêp̣ ỤC LỤ LỜI CAM ĐAAA..............................................................................................i LỜI CẢM ƠA..................................................................................................ii MỤC LỤC.......................................................................................................iii DAAH MỤC HIAH........................................................................................vi DAAH MỤC CAC BẢAN.............................................................................vii DAAH MỤC CAC TƯ V̀IÊT TĂT Ư DỤAN TRAAN Đ̀ AA..............viii LỜI MƠ ĐẦU..................................................................................................1 CHƯƠAN 1: TỔAN QUAA VỀ XÂY DỰAN PHẦA MỀM KÊ TAAA VẬT TƯ TẠ̀I DAAAH ANH̀IỆP..............................................................................4 1.1. Cơ sn thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp.......4 1.1.1. Khái niệm và đặc điểm của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp................................................................................................................4 1.1.2. ự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiê ̣p .........................................................................................................................10 1.1.3.Quy trình xây dựng phần mềm kế toán........................................11 1.1.4.Các công cụ để xây dựng mô ̣t phần mềm kế toán trong Doanh Aghiê ̣p.............................................................................................................14 1.2. Lý luận chung về công tác kế toán vật tư trong doanh nghiệp................18 1.2.1. Khái niệm, nhiệm vụ của kế toán vật tư......................................19 Sv: Dương Thi Phương Lớp:CQ50/41.04 Học Viêṇ Ṭai Chinh ồ an t n hiêp̣ 1.2.2. Phân Loại và đánh giá vâ ̣t tư.......................................................19 1.2.3. Aguyên tắc hạch toán kế toán vật tư...........................................26 1.2.4. Kế toán tổng hợp vâ ̣t tư...............................................................26 1.2.5. Các hình thức sổ kế toán.............................................................33 CHƯƠAN 2: THỰC TRẠAN VÀ ǸIẢ̀I PHAP KÊ TAAA VẬT TƯ TẠ̀I CÔAN TY CỔ PHẦA XÂY DỰAN VÀ AỘ̀I THẤT AHỊ HÀ....................38 2.1. Tổng quan về công ty cổ phần xây dựng và nội thất AHỊ HÀ................38 2.1.1. Khái quát về công ty cổ phần xây dựng và nội thất AHỊ HÀ.....38 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Xây dựng và Aội thất Ahị Hà....................................................................................................................39 2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán...................................................43 2.2. Thực trạng và đánh giá tổ chức công tác kế toán vật tư tại công ty cổ phần và xây dựng nội thất Ahị Hà..................................................................46 2.2.1. Hình thức tổ chức công tác kế toán.............................................46 2.2.2. Hệ thống tài khoản sử dụng trong kế toán vật tư........................46 2.2.3. Hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ trong công ty........47 2.2.4. Các sổ và báo cáo kế toán...........................................................47 2.2.5. Quy trình hạch toán.....................................................................48 2.2.6. Tình hình ứng dụng công nghê ̣ thông tin....................................48 Sv: Dương Thi Phương Lớp:CQ50/41.04 Học Viêṇ Ṭai Chinh ồ an t n hiêp̣ 2.3. Đánh giá thực trạng và phương hướng giải quyết...................................48 2.3.1. Về tổ chức bộ máy kế toán, cơ sn vật chất, con người...............48 2.3.2. Hình thức kế toán áp dụng..........................................................49 2.3.3. Tài khoản sử dụng.......................................................................50 2.3.4. Quy trình hạch toán kế toán vật tư..............................................51 2.3.5. Các chứng từ sử dụng..................................................................51 2.3.6. Tổ chức bộ sổ kế toán vật tư.......................................................52 2.3.7. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán vật tư.....................................53 2.3.8. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin....................................53 CHƯƠAN 3: XÂY DỰAN PHẦA MỀM KÊ TAAA VẬT TƯ TẠ̀I CÔAN TY CỔ PHẦA XÂY DỰAN VÀ AỘ̀I THẤT AHỊ HÀ.................................55 3.1. Phân tích hệ thống thông tin kế toán vật tư.............................................55 3.1.1. Xác định mục tiêu của hệ thống..................................................55 3.1.2. Phân tích yêu cầu và mô tả bài toán............................................55 3.1.3. Mô hình nghiê ̣p vụ của bài toán..................................................58 3.1.4. Phân tích mô hình khái niê ̣m logic..............................................63 3.1.5. Mô hình dữ liê ̣u E/R....................................................................67 3.2. Thiết kế mô hình logic.............................................................................74 3.2.1. Chuyển mô hình dữ liệu E/R sang mô hình dữ liệu quan hệ......74 Sv: Dương Thi Phương Lớp:CQ50/41.04 Học Viêṇ Ṭai Chinh ồ an t n hiêp̣ 3.2.2. Chuẩn hóa mô hình dữ liệu quan hệ............................................75 3.2.3. Mô hình dữ liệu quan hệ.............................................................77 3.3. Thiết kế cơ sn dữ liệu vật lý....................................................................77 3.3.1. Phi chuẩn hóa các dữ liệu quan hệ trên.......................................77 3.3.2. Thiết kế cơ sn dữ liệu vật lý........................................................78 3.3.3. Xác định luồng hê ̣ thống.............................................................83 3.3.4. Thiết kế các giao diện tương tác với hệ thống...........................87 3.4. Hê ̣ thống các giao diê ̣n tương tác của phần mềm...................................88 3.4.1. Hê ̣ thống menu............................................................................88 3.4.2. Thiết kế giao diện........................................................................89 KÊT LUẬA..................................................................................................101 DAAH MỤC TÀ̀I L̀IỆU THAM KHẢA.....................................................102 PHỤ LỤC.....................................................................................................103 Y Sv: Dương Thi Phương Lớp:CQ50/41.04 Học Viêṇ Ṭai Chinh ồ an t n hiêp̣ DMNH ỤC HINH Hình 1.1: ơ đồ hạch toán nghiệp vụ kế toán vật tư. Hình 1.2: ơ đồ hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến TK 611. Hình 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức công ty Hình 2.2: ơ đồ tổ chức phnng kế toán tại Công ty. Hình 3.1: Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống Hình 3.2: Biểu đồ phân rã chức năng. Hình 3.3: Biểu đồ dữ liệu mức 0 Hình 3.4: Biểu đồ của tiến trình “Ahập kho” Hình 3.5: Biểu đồ của tiến trình “Xuất kho” Hình 3.6:Biểu đồ tiến trình “1.3 xử lý, kiểm kê, ghi sổ ” Hình 3.7: Biểu đồ tiến trình “1.4 Lâ ̣p báo cáo” Hình 3.8: Mô hình dữ liệu E/R. Hình 3.9: Mô hình dữ liệu quan hệ. Hình 3.10: Luồng hệ thống cho biểu đồ “1.0 Ahập kho” Hình 3.11: Luồng hệ thống cho biểu đồ “2.0 Xuất kho” Hình 3.12: Luồng hệ thống cho biểu đồ “3.0 Xử lý, kiểm kê, ghi sổ” Hình 3.13: Luồng hệ thống cho biểu đồ “0.4 Lập báo cáo” Sv: Dương Thi Phương Lớp:CQ50/41.04 Học Viêṇ Ṭai Chinh ồ an t n hiêp̣ DMNH ỤC CÁC BẢNG Bảng 3.1: Ma trận thực thể chức năng. Bảng 3.2:Bảng từ điển dữ liêu Bảng 3.3: Xác định các thự thể Bảng 3.4:Xác định các thuô ̣c tính Bảng 3.5:Bảng cơ sn vâ ̣t lý phiếu nhâp Bảng 3.6:Cơ sn vâ ̣t lý chi tiết phiếu nhâ ̣p Bảng 3.7: Cơ sn vâ ̣t lý phiếu xuât Bảng 3.8:Cơ sn vâ ̣t lý chi tiết phiếu xuất Bảng 3.9: Cơ sn vâ ̣t lý danh mục kho Bảng 3.10: Cơ sn vâ ̣t lý danh mục nhà cung cấp Bảng 3.11: Cơ sn vâ ̣t lý danh mục vâ ̣t tư Bảng 3.12: Cơ sn vâ ̣t lý danh mục tài khoản Bảng 3.13: Cơ sn vâ ̣t lý danh mục công trình Bảng 3.14: Cơ sơ vâ ̣t lý biên bản kiểm kê Bảng 3.15: Cơ sn vâ ̣t lý chi tiết biên bản kiểm kê Bảng 3.16: Cơ sn vâ ̣t lý tồn đầu k Bảng 3.17: Cơ sn vâ ̣t lý người ddng Sv: Dương Thi Phương Lớp:CQ50/41.04 Học Viêṇ Ṭai Chinh DMNH ồ an t n hiêp̣ ỤC CÁC TƯ VIÊT TĂT SƯ DỤNG TRTNG ĐỒ ÁN Tên viết tắt Nghĩa đhy đủ HTTT Hệ thống thông tin CTLQ Chứng từ liên quan TAHH Trách nhiệm hữu hạng CTN Chứng từ ghi sổ DA Doanh nghiệp NTNT Niá trị gia tăng C DL Cơ sn dữ liệu A- X- T Ahập – Xuất – Tồn QĐ – BTC Quyết định – Bộ Tài Chính TK Tài khoản VT Vật tư VAĐ Việt Aam Đồng Sv: Dương Thi Phương Lớp:CQ50/41.04 Học Viêṇ Ṭai Chinh ồ an t n hiêp̣ LỜI Ơ ĐÂU Lý do chọn đề tài Ahư chúng ta đã biết, chức năng cơ bản của kế toán là cung cấp thông tin về tình hình kinh kế, tài chính trong doanh nghiệp cho các nhà quản lý. Việc thực hiện chức năng này có tốt hay không, trước hết phụ thuộc vào tính thường xuyên, kịp thời và chính xác của thông tin. Agày nay theo đà phát triển của công nghệ thông tin, việc đưa máy vi tính vào sử dụng trong công tác kế toán đã tương đối phổ biến. Tin học hóa công tác kế toán không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, thuận lợi mà nó cnn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán, tạo cơ sn để tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán. Xuất phát từ xu thế chung của xã hội, hàng loạt các phần mềm kế toán đã ra đời để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của các doanh nghiệp hiện nay. Qua việc khảo sát hoạt động sản xuất, kinh doanh tại Công ty cổ phần xây dựng và nội thất Ahị Hà, em nhận thấy, Công ty cổ phần xây dựng và nội thất Ahị Hà là công ty chuyên xây dựng các công trình dân dụng, công trình văn hóa việc quản lý chi tiết vật tư có hiệu quả là rất quan trọng, bni le vì với một cơ chế quản lý vật tư tốt, các nhà quản lý se có thông tin chính xác, nắm bắt kịp thời về tình hình vật tư tại đơn vị mình, từ đó đưa ra các kế hoạch, quyết định và chiến lược kinh doanh đúng đắn nhằm giảm thiểu chi phí, tránh thất thoát, nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty, từ đó tăng khả năng cạnh tranh của công ty với các doanh nghiệp cdng lĩnh vực và tạo ra nhiều cơ hội phát triển. Hệ thống quản lý vật tư n công ty mặc dd đã được tin học hoá, nhưng do khối lượng vật tư rất nhiều, đni hỏi cần có một phần mềm tin học có khả năng quản lý một cách chính xác, thống nhất, cung cấp báo cáo, thông tin một cách kịp thời cho những người sử dụng và quản trị hệ thống. Chính vì vậy, em đã chọn đề tài “Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công ty cổ phần xây dựng và nội thất Ahị Hà” Sv: Dương Thi Phương Lớp:CQ50/41.04 Học Viêṇ Ṭai Chinh ồ an t n hiêp̣ ục tiêu của đề tài Mục tiêu chính của đề tài là được người ddng chấp nhận và thực hiện trong quá trình quản lý và hạch toán trong doanh nghiệp. Vì vậy, chương trình trước hết phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản nhất là: đơn giản, đầy đủ các chức năng, dễ nhìn, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt. Cụ thể như sau:  Đề tài giải quyết được bài toán về kế toán vật tư trong thực tế.  Agười ddng chấp nhận và sử dụng.  Thông tin cung cấp chính xác, cập nhập đầy đủ kịp thời.  Niảm bớt chi phí, nhân lực cho quá trình quản lý vật tư.  Aâng cao doanh thu giảm bớt các sai sót trong quá trình hạch toán. Đối tượng nghiên cứu Hệ thống thông tin kế toán vật tư n công ty cổ phần xây dựng và nội thất Ahị Hà. Hệ thống kho của công ty cổ phần xây dựng và nội thất Ahị Hà Phạm vi nghiên cứu Việc phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho công tác quản lý vật tư nhập kho do mua ngoài và xuất kho phục vụ công tác xây dựng tại Công ty một cách tốt nhất cả về số lượng và giá trị, giúp cho kế toán vật tư và thủ kho kiểm soát được tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư, đưa ra được những báo cáo cần thiết cho các nhà quản lý Công ty để có những biện pháp kịp thời, nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty trong hiện tại và tương lai. Phương pháp nghiên cứu của đề tài Sv: Dương Thi Phương Lớp:CQ50/41.04 Học Viêṇ Ṭai Chinh ồ an t n hiêp̣ Để thực hiện đồ án em đã vận dụng phương pháp nghiên cứu duy vật biện chứng và duy vật lịch sử kết hợp với các phương pháp: Phỏng vấn và thu thập thông tin. Phương pháp so sánh đối chiếu. Phương pháp phân tích hệ thống thông tin quản lý. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý. Cdng với khả năng tư duy phân tích, kết hợp các phương pháp nghiên cứu đã nắm bắt được thực trạng hệ thống thông tin của công ty và kiến thức chuyên môn chuyên sâu để xây dựng hoàn thiện đồ án Nội dung của đề tài Agoài phần mn đầu, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo, đề tài tập có 3 chương chính như sau: Chương 1: Tổng quan về xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng và giải pháp kế toán vật tư tại công ty cổ phần xây dựng và nội thất Ahị Hà Chương 3: Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại công ty cổ phần xây dựng và nội thất Ahị Hà. Sv: Dương Thi Phương Lớp:CQ50/41.04 Học Viêṇ Ṭai Chinh Sv: Dương Thi Phương ồ an t n hiêp̣ Lớp:CQ50/41.04 Học Viêṇ Ṭai Chinh ồ an t n hiêp̣ CHƯƠNG 1: TỔNG QUMN VỀ XÂY DỰNG PHÂN Ề KÊ TTÁN VẬT TƯ TAI DTMNH NGHIỆP. 1.1. Cơ sở thưc tiễn để xây dưng phhn mềm kế toán trong doanh nghiệp 1.1.1. Khai niệm va đặc điểm của phần mềm kế oan ron doanh n hiệp. 1.1.1.1. Khái niệm phần mềm kế toán trong DN Phần mềm kế toán: Là hệ thống các chương trình máy tính ddng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu tiếp nhận thông tin, lưu trữ thông tin, xử lý thông tin, cung cấp thông tin theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị. Phần mềm kế toán giúp kế toán tự động hóa rất nhiều thao tác thủ công thông thường, phần mềm kế toán có công cụ để xây dựng rất nhiều loại danh mục đối tượng, danh mục nhóm đối tượng danh mục vật tư hàng hóa, danh mục hạng mục/ công trình, danh mục công việc, danh mục nhóm công việc, danh mục loại thuế, danh mục tiền tệ... một khi bạn đã xây dựng bạn có thể ddng lại mà không phải mất công nhập lại nhiều lần. Thêm vào đó việc tự động sinh ra các báo cáo, sổ sách, tờ khai...se giúp người kế toán giảm rất nhiều thao tác công sức để xây dựng những báo cáo sổ sách này. Không những thế việc tự động tính giá thành, tồn kho tức thời....Niúp giảm đáng kể các thao tác thủ công khó nhọc của kế toán và người quản lý. Phần mềm kế toán giúp công tác kế toán chính xác hơn. ử dụng phần mềm kế toán đảm bảo độ chính xác về các số liệu về các đối tượng, hàng hóa, giá thành... không những thế với phần mềm kế toán bạn có thể đối chiếu số liệu, kiểm tra số liệu dễ dàng để xác định những sai sót có thể xảy ra trong quá trình hạch toán của bạn 1.1.1.2.Đă ̣c điêm phần mềm kế toán Tính tuân thủ: Phần mềm kế toán phải tuân thủ luật kế toán, các chuẩn mực kế toán, chế độ, thông tư, nghị định,…hiện hành. Sv: Dương Thi Phương Lớp:CQ50/41.04 Học Viêṇ Ṭai Chinh ồ an t n hiêp̣ ử dụng các phương pháp kế toán thực tế: phần mềm kế toán sử dụng các phương pháp kế toán thực tế như: Phương pháp Chứng từ kế toán, phương pháp đối ứng tài khoản, phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán… Tính mềm deo: Phần mềm kế toán phải có khả năng thay đổi linh hoạt để phd hợp với quy trình quản lý của doanh nghiệp, sự thay đổi của chế độ kế toán hiện hành, sự thay đổi trong yêu cầu của doanh nghiệp… 1.1.1.3.Một số đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào se có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. Bất cứ một phần mềm kế toán nào cũng cần lấy các phương pháp kế toán làm nền tảng để xây dựng. Cụ thể phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tính giá, phương pháp cân đối tài khoản và tổng hợp, phương pháp đối ứng tài khoản. Các phương pháp kế toán được quy định bni các nghị định, thông tư, chuẩn mực, luật kế toán của nhà nước. Do đó xây dựng phần mềm kế toán cũng cần nắm vững các yêu cầu của Ahà nước về tiêu chuẩn cũng như điều kiện của phần mềm. Dữ liệu đầu vào luôn là thành phần quan trọng khi sử dụng phần mềm kế toán, nên việc phân loại các chứng từ đầu vào là cần thiết. Ví dụ như phân hệ kế toán tiền và phân hệ kế toán vâ ̣t tư có sự khác biệt giữa các chứng từ, như phiếu thu/chi được sử dụng n phân hệ kế toán tiền cnn phiếu nhâ ̣p, phiếu xuất lại được thể hiện n phân Sv: Dương Thi Phương Lớp:CQ50/41.04 Học Viêṇ Ṭai Chinh ồ an t n hiêp̣ hệ kế toán vâ ̣t tư. Bni vậy cần có sự phân loại chứng từ đầu vào để đảm bảo tính chính xác của thông tin khi lên các báo cáo và các sổ.. Theo thông tư 200/2014/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hàng năm 2014, doanh nghiệp có quyền tự chủ trong việc thiết kế các mẫu chứng từ sao cho phd hợp với hoạt động nội bộ. Tuy nhiên Báo cáo Tài chính vẫn theo quy định của Ahà nước ban hành mẫu có sẵn. Về các Báo cáo Quản trị doanh nghiệp có quyền tự quyết dựa trên việc xây dựng công thức riêng của từng doanh nghiệp. Các loại báo biểu đều được lấy dữ liệu từ các chứng từ đã được nhập liệu và lưu trữ trong phần mềm. Phần mềm kế toán thực hiện lưu trữ các chứng từ ngoài bảng (thực chất là các chứng từ gốc đã được phân loại), các chứng từ điện tử (là các chứng từ được nhập liệu trong k kế toán), các sổ kế toán. Phần mềm kế toán được hình thành từ thông tin kết hợp với phương pháp xử lý thông tin dưới sự hỗ trợ của phương tiện là máy tính và con người. Các thành phần của phần mềm kế toán bao gồm:  Phần cứng: bao gồm các thiết bị tin học như máy tính, máy in…  Phần mềm  Các thủ tục  Cơ sn dữ liệu  Con người 1.1.1.4.Yêu cầu của phần mềm kế toán trong doanh nghiêp̣ Tiêu chuẩn phần mềm kế toán là những tiêu thức mang tính bắt buộc hoặc hướng dẫn về chất lượng, tính năng kỹ thuật của phần mềm kế toán làm cơ sn cho các đơn vị kế toán lựa chọn phần mềm kế toán phd hợp và đơn vị sản xuất phần mềm kế toán tham khảo khi sản xuất phần mềm kế toán. Sv: Dương Thi Phương Lớp:CQ50/41.04 Học Viêṇ Ṭai Chinh ồ an t n hiêp̣ Dựa vào thông tư 103/2005/TT-BTC của Bộ tài chính ký ngày 24 tháng 11 năm 2005 về việc “Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện hoạt động của phần mềm kế toán”, ta thấy phần mềm kế toán cần đạt được các yêu cầu sau: Phần mềm kế oan phải có hỗ rợ cho n ười sử dụn uân heo cac quy đhnh cụ hể của ha nước về Kế oan.  Khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán theo các nội dung sau:  Đối với chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán nếu được lập và in ra trên máy theo phần mềm kế toán phải đảm bảo nội dung của chứng từ kế toán quy định tại Điều 17 của Luật Kế toán và quy định cụ thể đối với mỗi loại chứng từ kế toán trong các chế độ kế toán hiện hành. Đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm các nội dung khác vào chứng từ kế toán được lập trên máy tính theo yêu cầu quản lý của đơn vị kế toán trừ các chứng từ kế toán bắt buộc phải áp dụng đúng maxi quy định. Chứng từ kế toán điện tử được sử dụng để ghi sổ kế toán theo phần mềm kế toán phải tuân thủ các quy định về chứng từ kế toán và các quy định riêng ề chứng từ điện tử.  Đối với tài khản kế toán và phương pháp kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng và phương pháp kế toán được xây dựng trong phần mềm kế toán phải tuân thủ theo quy định của chết độ kế toán hiện hành phd hợp với tính chất hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị. Việc mã hóa các tài khoản trong hệ thống tài khoản và các đối tượng kế toán phải đảm bảo tính thống nhất, có hệ thống và đảm bảo thuận lợi cho việc tổng hợp và phân tích thông tin của ngành và đơn vị.  Đối với hệ thống sổ kế toán: ổ kế toán được xây dựng trong phần mềm kế toán được in ra phải đảm bảo các yêu cầu: đảm bảo đầy đủ sổ kế toán; đảm bảo mối quan hệ giữa sổ kế toán trong các chế độ kế toán hiện hành; số liệu dduowcdj phản ánh trên các sổ kế toán phải được lấy từ số liệu trên chứng từ đã được truy cập, đảm Sv: Dương Thi Phương Lớp:CQ50/41.04 Học Viêṇ Ṭai Chinh ồ an t n hiêp̣ bảo tính chính xác khi chuyển số dư từ sổ này sang sổ khác. Đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm các chỉ tiêu khác vào sổ kế toán theo yêu cầu quản lý của đơn vị.  Đối với báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính được xây dựng trong phần mềm kế toán khi in ra phải đúng mẫu biểu, nội dung và phương pháp tính toán các chỉ tiêu theo quy định của chế độ kế toán hiện hành phd hợp với từng lĩnh vực. Việc mã hóa các chỉ tiêu báo cáo phải đảm bảo tính thống nhất, thuận lợi cho việc tổng hợp số liệu kế toán giữa các đơn vị trực thuộc và các đơn vị khác có liên quan.  Chữ số và chữ viết trong kế toán: Chữ số và chữ viết trong kế toán trên giao diện của phần mềm và khi in ra phải tuân thủ theo quy định của Luật Kế toán. Trường hợp đơn vị kế toán cần sử dụng tiếng nước ngoài trên sổ kế toán thì có thể thiết kế, trình bày song ngữ hoặc phiên bản song song bằng tiếng nước ngoài nhưng phải thống nhất với phiên bản tiếng việt. Niao diện mỗi màn hình phải dễ hiểu, dễ truy cập và dễ tìm kiếm.  In và lưu trữ tài liệu kế toán: Tài liệu kế toán được in ra từ phần mềm kế toán phải có đầy đủ yếu tố pháp lý theo quy định: đảm bảo sự thống nhất giữa số liệu kế toán lưu giữ trên máy và số liệu kế toán trên sổ kế toán, báo cáo tài chính được in ra từ máy để lưu trữ. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán trên máy được thực hiện theo quy định về thời gian lưu trữ tài liệu kế toán hiện hành. Trong quá trình lưu trữ, đơn vị kế toán phải đảm bảo các điều kiện kỹ thuật để có thể đọc được các tài liệu lưu trữ. Phần mềm kế oan phải có khả năn nân câp, có hể sửa đôi, bô sun phù hợp với nhữn hay đôi nhâ đhnh của chế độ kế oan va chinh sach ai chinh ma khôn ảnh hưởn đến cơ sở dữ liệu đã có.  Có khả năng đảm bảo khâu khai báo dữ liệu ban đầu kể cả trường hợp bổ sung các chứng từ kế toán mới, sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung cách ghi chép một số chứng từ kế toán đã được sử dụng trong hệ thống. Có thể loại bỏ bớt các chứng từ kế toán mà không ảnh hưnng đến hệ thống. Sv: Dương Thi Phương Lớp:CQ50/41.04