Tài liệu Xây dựng phần mềm kế toán tiền lương tại công ty cổ phần phần mềm oos

Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị thực tập. Tác giả đồ án Nông văn Vịnh 1 Sinh viên: Nông Văn Vịnh K45/41.02 Học Viện Tài Chính Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS LỜI CẢM ƠN Với vốn kiến thức tích luỹ được trong thời gian học tập tại Học viện tài chính, dưới sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy cô giáo cùng với những kiến thức thực tế thu được trong quá trình thực tập tại Công ty cổ phần phần mềm Bravo, em đã hoàn thành đồ án với đề tài: “XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM OOS” Để hoàn thành được đồ án này, em đã có sự giúp đỡ của rất nhiều người. Trước hết em xin gửi lời cảm ơn đến thầy giáo Nguyễn Hữu Xuân Trường - giảng viên khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Học viện tài chính, người đã chỉ giúp em cách thức làm bài một cách logic, đã chỉnh sửa chi tiết giúp em phần phân tích và định hướng cho em phần thiết kế. Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong toàn Học viện, và đặc biệt là các thầy cô giáo trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã giảng dạy và truyền đạt cho em những kiến thức bổ ích trong bốn năm học vừa qua. Ngoài ra, em cũng không thể không nhắc tới sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị ở phòng Triển khai-công ty cổ phần phần mềm OOS đã tạo điều kiện thuận lợi trong suốt thời gian em thực tập, và chỉ dẫn rất nhiều cho em phần nghiệp vụ, để em có thể hoàn thành được đồ án này. Cuối cùng, em xin bày tỏ lòng biết ơn tới bố mẹ, anh chị em, những người bạn của em là những người đã giúp đỡ rất nhiều về mặt tinh thần, cũng như những góp ý kịp thời cho việc hoàn thành đồ án của em. Em xin chân thành cảm ơn! 2 Sinh viên: Nông Văn Vịnh K45/41.02 Học Viện Tài Chính Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ...................................................................................................................... 1 BẢNG CÁC CHỮ VIẾT TẮT ................................................................................................. 6 LỜI MỞ ĐẦU............................................................................................................................ 7 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHẦN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN – CÔNG TÁC QUẢN LÝ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG ......................................................................................................... 10 I. NHẬN THỨC CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN ............................................. 10 1.1.1 Một số khái niệm cơ bản................................................................................ 10 1.1.2 Phân loại hệ thống thông tin .......................................................................... 11 1.1.3. Sự cần thiết phải phát triển HTTT quản lý trong doanh nghiệp. .................. 12 1.1.4 Phương pháp phát triển một hệ thông thông tin. ............................................ 13 1.1.5. Cơ sơ dữ liệu của một hệ thống thông tin..................................................... 15 1.1.6. Chu trình phát triển một HTTT .................................................................... 16 1.2. HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU VÀ NGÔN NGỮ SỬ DỤNG ............................ 18 1.2.1. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu............................................................................... 18 1.2.2. Microsoft Visual Foxpro............................................................................... 19 1.3. NHẬN THỨC CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG..................................................................................... 20 1.3.1. Cơ sở lý luận của tiền lương ......................................................................... 20 1.3.2. Nhiệm vụ của kế toán tiền lương. ................................................................. 20 1.3.3. Hình thức tiền lương, quỹ tiền lương và các khoản trích theo lương ........... 21 1.3.3.1. Các hình thức trả lương............................................................................. 21 1.3.3.2. Quỹ tiền lương của doanh nghiệp: ............................................................ 22 1.3.3.3. Các khoản trích theo lương. ...................................................................... 23 3 Sinh viên: Nông Văn Vịnh K45/41.02 Học Viện Tài Chính Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS 1.3.4. Cơ sở lý luận về thuế Thu nhập cá nhân....................................................... 24 1.3.4.1. Khái niệm thuế Thu nhập cá nhân ............................................................ 24 1.3.4.2. Đối tượng chịu thuế ................................................................................... 24 Phạm vi xác định TNCT ...................................................................... 25 Các đối tượng nộp thuế nêu trên bao gồm: .......................................... 25 1.3.4.3. Căn cứ tính thuế......................................................................................... 25 Thu nhập chịu thuế (TNCT) từ tiền lương, tiền công .......................... 26 Thu nhập tính thuế (TNTT).................................................................. 27 Thuế suất .............................................................................................. 27 Cách tính thuế....................................................................................... 28 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY PHẦN MỀM OOS ................. 29 2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY PHẦN MỀM OOS ...................................................... 29 2.1.1 Giới thiệu về công ty ..................................................................................... 29 2.2. Sơ ĐỒ TỔ CHỨC. ...................................................................................................... 30 2.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY. ................................................... 32 2.3.2 Hệ thống tài khoản kế toán. ........................................................................... 33 2.4. CÁCH TÍNH LƯƠNG TẠI CÔNG TY CP PHẦN MỀM OOS ............................. 34 2.4.1. Quy trình tính lương tại công ty ................................................................... 34 2.4.2. Cách tính ....................................................................................................... 34 2.5. Hiện trạng hệ thống lương và thuế TNCN tại Công ty: ........................................... 36 2.6. Phân tích hệ thống ....................................................................................................... 37 2.6.1. Mục tiêu của hệ thống................................................................................... 37 2.6.2. Xác định yêu cầu và mô tả bài toán .............................................................. 38 2.6.2.1. Mô tả bài toán ............................................................................................ 38 4 Sinh viên: Nông Văn Vịnh K45/41.02 Học Viện Tài Chính Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS Biểu đồ phân rã chức năng:................................................................................. 41 Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng: ................................................................. 43 Ma trận thực thể dữ liệu : .................................................................................... 44 Biểu đồ luồng dữ liệu: ............................................................................................ 45 Các biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 ............................................................................ 47 Mô hình khái niệm dữ liệu: Mô hình E – R: ....................................................... 52 Thiết kế ứng dụng bài toán xây dựng phần mềm quản lý lương tại Công ty cổ phần phần mềm bravo: ................................................................................................................ 58 Thiết kế chương trình ứng dụng ............................................................................. 58 Chuyển mô hình ER sang mô hình quan hệ:....................................................... 58 Biểu diễn các mối liên kết thành các quan hệ......................................................... 58 Biểu đồ quan hệ của mô hình dữ liệu: ................................................................ 59 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý: .................................................................................. 59 Mô hình vật lý ......................................................................................................... 68 Xác định các giao diện: ....................................................................................... 68 Đặc tả một số giao diện: ...................................................................................... 69 Thiết kế các giao diện: ........................................................................................ 69 PHẦN KẾT LUẬN: ................................................................................................................ 79 TÀI LIỆU THAM KHẢO:..................................................................................................... 80 PHỤ LỤC: ............................................................................................................................... 80 5 Sinh viên: Nông Văn Vịnh K45/41.02 Học Viện Tài Chính Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS BẢNG CÁC CHỮ VIẾT TẮT Viết tắt Tên đầy đủ BHTN Bảo hiểm thất nghiệp BHXH Bảo hiểm xã hôi BHYT Bảo hiểm y tế NHÂN VIÊN Cán bộ công nhân viên HTTT Hệ thống thông tin KPCĐ Kinh phí công đoàn TNCT Thu nhập chịu thuế TNHH Trách nhiệm hữu hạn TNTT Thu nhập tính thuế 6 Sinh viên: Nông Văn Vịnh K45/41.02 Học Viện Tài Chính Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS LỜI MỞ ĐẦU Trong thời đại ngày nay, song song với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật, thì công nghệ thông tin ngày càng trở thành một lĩnh vực quan trọng và thiết yếu trong cuộc sống hằng ngày. Bất cứ một lĩnh vực người ta cũng đều phải ứng dụng tin học để có thể nâng cao chất lượng các hoạt động. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp, việc ứng dụng tin học là bắt buộc nếu muốn tồn tại và đứng vững trên thị trường. Thực tế cho thấy, từ khi áp dụng các phần mềm tin học, hoạt động quản lý ngày càng nhẹ nhàng, hiệu quả, chính xác và đem lại thành công lớn cho nhiều doanh nghiệp. Đặc biệt trong đó là quản lý tiền lương – một mục đích chính của lao động, được hầu hết tất cả mọi người quan tâm, từ nhân viên cho đến người quản trị. Bài toán quản lý tiền lương được đặt ra đối với tất cả các cơ quan, đơn vị và là bài toán quản lý điển hình được đưa vào máy tính, từ đó dần dần tối ưu hóa nhằm tìm kiếm, lưu trữ, xử lý các thông tin liên quan đến tiền lương trong các đơn vị, với mục đích làm dễ dàng hơn trong công tác quản lý. Trong ứng dụng và quản lý tiền lương, chúng ta có thể thêm vào, lưu trữ, tìm kiếm, sửa, xóa bất kỳ thông tin nào trong lĩnh vực quản lý tiền lương phù hợp với những quy định trả lương hiện hành của nhà nước cũng như của đơn vị sở tại. Qua qua trình thực tập, với mong muốn áp dụng những kiến thức đã học trong trường và việc khảo sát hoạt động tại Công ty CP Phần mềm OOS, em đã chon đề tài “ Phân tích thiết kế hệ thống thông tin kế toàn tiền lương tại Công ty CP Phần mềm OOS cho đồ án tốt nghiệp của mình. Đồ án sẽ tự động hóa quá trình quản lý tiền lương của kế toán lương tại Công ty mua bán điện. 7 Sinh viên: Nông Văn Vịnh K45/41.02 Học Viện Tài Chính Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS Mục tiêu của đồ án Được người sử dụng chấp nhận. Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng, phục vụ tốt quá trình quản lý lương, phục vụ tốt cho bộ phận kế toán và các đơn vị sử dụng. Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con người nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý. Hỗ trợ cho nhân viên kế toán trong việc quản lý lương tại Công ty OSS Phạm vi nghiên cứu đề tài Việc phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho công tác kế toán tiền lương tại Công ty một cách hiệu quả. Nghiên cứu hệ thống kế toán tiền lương tại Công ty, trên cơ sở đó sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro để thiết kế ứng dụng cho bài toán quản lý tiền lương đáp ứng thực trạng công ty. Đối tượng nghiên cứu của đề tài Hệ thống kế toán tiền lương tại Công ty. Phương pháp nghiên cứu Thu thập thông tin. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý. Phương pháp phân tích hệ thống thông tin quản lý. Kết cấu của đồ án 8 Sinh viên: Nông Văn Vịnh K45/41.02 Học Viện Tài Chính Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS Đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý tiền lươn tại Công ty CP Phần mềm OOS”. Đồ án gồm … trang, ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, đồ án gồm có 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin – công tác quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương Chương 2: Thực trạng tổ chức và giải pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý tiền lương tại Công ty OOS Chương 3: Thiết kế phần mềm quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty OOS 9 Sinh viên: Nông Văn Vịnh K45/41.02 Học Viện Tài Chính Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHẦN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN – CÔNG TÁC QUẢN LÝ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG I. NHẬN THỨC CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1.1.1 Một số khái niệm cơ bản. - Thông tin (information): được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay tin nhận được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng. - Hệ thống thông tin (information system): là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức nào đó. Ta có thể hiểu hệ thống thông tin là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng như mối liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin. - Hệ thống thông tin quản lý: phần lớn hệ thống xử lý giao dịch thường xuyên xây dựng nhằm phục vụ cho một hoặc một vài chức năng nào đó, hay chỉ đơn giản là giúp con người giải thoát khỏi những công việc tính toán, thống kê phức tạp. Khi xuất hiện nhu cầu cung cấp các thông tin tốt hơn và đầy đủ hơn, cũng là lúc cần đến những phương thức xử lý thông tin một cách tổng thể - hệ thống thông tin quản lý. Ví dụ hệ thống quản lý nhân sự trong một cơ quan, hệ thống quản lý sinh viên trong một trườngđại học, hệ thống kế toán trong một siêu thị. Hệ thống trợ giúp công tác điều hành bay hoặc hệ thống quản lý bán hàng của một công ty. Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống có nhiệm vụ cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý điều hành một tổ chức. Thành phần chiếm vị trí quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý là một cơ sơ giữ liệu hợp nhất chứa các thông tin phản 10 Sinh viên: Nông Văn Vịnh K45/41.02 Học Viện Tài Chính Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS ánh cấu trúc nội tại của hệ thống và các thông tin về các hoạt động diễn ra trong hệ thống. Với hạt nhân là cơ sở dữ liệu hợp nhất, hệ thống thông tin quản lý có thể hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau và có thể cung cấp cho các nhà quản lý công cụ cũng như khả năng truy cập thông tin dễ dàng. Các chức năng chính của hệ thống thông tin quản lý bao gồm: + Thu thập, phân tích và lưu trữ các thông tin là một cách hệ thống, những thông tin có ích được cấu trúc hóa để có thể lưu trữ và khai thác trên phương diện tin học. + Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo thông tin mới. + Phân phối, cung cấp thông tin. Chất lượng của hệ thống thông tin quản lý được đánh giá thông qua tính hiệu quả, nhanh chóng đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống thông tin và tính toàn vẹn, đầy đủ của hệ thống. 1.1.2 Phân loại hệ thống thông tin Phân loại hệ thống thông tin theo mục đích phục vụ thông tin đầu ra gồm: Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): hệ thống xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà chung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của tổ chức. Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System): đây là những hệ thống quản lý các hoạt động của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu 11 Sinh viên: Nông Văn Vịnh K45/41.02 Học Viện Tài Chính Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System): hệ thống này được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình để đưa ra một quyết định. Hệ thống chuyên gia ES (Expert System): đây là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Cùng với các cơ sở dữ liệu và các bộ luật suy diễn mà dựa vào đó người ta có thể đưa ra các quyết định về một vấn đề cụ thể. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage): hệ thống này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Nó được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức các khách hàng, các nhà cung cấp…giúp cho tổ chức đạt được kết quả trong cuộc cạnh tranh của thị trường. 1.1.3. Sự cần thiết phải phát triển HTTT quản lý trong doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có HTTT quản lý hiệu quả giúp cho doanh nghiệp có thể: + Khắc phục khó khăn trước mắt để đạt được các mục tiêu đề ra + Tạo ra năng lực chớp được các cơ hội hay vượt qua các thách thức Ngoài ra, do sức ép trong hợp tác, HTTT quản lý là một trong những yếu tố mà mỗi đối tác đánh giá giá trị của doanh nghiệp 12 Sinh viên: Nông Văn Vịnh K45/41.02 Học Viện Tài Chính Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS Đó là những nguyên nhân phải phát triển HTTT quản lý trong doanh nghiệp 1.1.4 Phương pháp phát triển một hệ thông thông tin. 1.1.4.1. Mục đích và phương pháp. Mục đích của dự án phát triển một hệ thống thông tin là phải có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà sản phẩm đó hòa hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước, không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để phát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiên nếu không có phương pháp thì sẽ dẫn đến nguy cơ không đạt được mục tiêu định trước. Tại sao lại như vậy ? Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường rất phức tạp. Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần có cách tiến hành nghiêm túc, có phương pháp. Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp được áp dụng ở đây dựa trên ba nguyên tắc; cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc đề phát triển từ cái chung sang cái riêng, chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. Nguyên tắc đi từ chung đến riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hóa. Thực tế người ta khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên. Tuy nhiên những công cụ đầu tiên được xử dụng bằng các khía cạnh chi tiết hơn. Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ giản đơn bằng cách ứng dụng nguyên tắc ba (đi từ vật lý sang logic khi phân tích và đi từ logic sang vật lý khi thiết kế). Phân tích bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu về hệ thống thông tin đang tồn tại và về khung cảnh của nó. Nguồn dữ liệu chính là những người sử dụng các tài liệu và quan sát. 13 Sinh viên: Nông Văn Vịnh K45/41.02 Học Viện Tài Chính Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS 1.1.4.2. Tiêu chuẩn đánh giá một hệ thống thông tin Khi HTTT hoạt động sẽ nảy sinh ra thông tin phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản lý. Chính vì vậy, một HTTT hoạt động không hiệu quả sẽ là nguyên nhân gây ra những hậu quả không tốt đối với hệ thống. Một HTTT hoạt động có hiệu quả hay không được đánh giá thông qua chất lượng thông tin mà hệ thống cung cấp. Tiêu chuản đánh giá chất lượng thông tin phụ thuộc vào yếu tố: + Độ tin cậy: độ tin cậy của một HTTT được thể hiện dưới hai góc độ là độ xác thực và độ chính xác. Trong một nến kinh tế cạnh tranh, thông tin ít độ tin cậy có thể gây ra những hệ quả không tốt cho tổ chức. + Tính đầy đủ: tính đầy đủ thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với nhu cầu của tình hình thực tế. + Tính thích hợp: Hệ thống khi có quá nhiều thông tin không thích ứng cho người nhận sẽ dẫn đến các quyết định sai lầm và tốn kém do việc tạo ra nhưng thông tin không dùng đến. + Tính dễ hiểu: thông tin thiếu chính xác, sử dụng quá nhiều từ viết tắt và đa nghĩa cũng sẽ dẫn đến các quyết định sai lầm hoặc chậm chạp cho người ra quyết định. + Tính được bảo vệ: thông tin là nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như vốn và nguyên vật liệu. Thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người có quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây thiệt hại cho tổ chức. 14 Sinh viên: Nông Văn Vịnh K45/41.02 Học Viện Tài Chính Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS + Tính kịp thời: thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn nhưng vẫn không có ích khi không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết. 1.1.5. Cơ sơ dữ liệu của một hệ thống thông tin. Các khái niệm: + Thực thể (entity): là một đối tượng nào đó mà nhà quản lý muốn lưu trữ thông tin về nó. + Thuộc tính (attribute): là những đặt điểm và tính chất của mỗi thực thể. Mỗi thuộc tính được gọi là một trường, thường không chia nhỏ được nữa. Các thuộc tính được góp phần mô tả thực thể và là những mẫu tin về thực thể cụ thể mà ta muốn lưu trữ. + Trường dữ liệu (field): để lưu trữ thông tin về từng thực thể hay chính là bản để ghi các thuộc tính của thực thể. + Bản ghi (table): là nơi lưu trữ toàn bộ các bản ghi thông tin cho một thực thể. Mỗi dòng của bảng là một bản ghi và mỗi cột là một trường. + Cơ sở dữ liệu (data base): là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người khách nhau với những mục đích khách nhau. + Cập nhật dữ liệu: dữ liệu được cập nhật vào các cơ sở dữ liệu qua việc nhập dữ liệu. Việc nhập dữ liệu có thể thông qua các mẫu nhập liệu của chương trình. + Truy vấn dữ liệu: cho phép thao tác với máy thông qua một cách thức nào đó nhằm xuất ra thiết bị ngoại vi với các kết quả như ý muốn. Thông thường sử dụng ngôn 15 Sinh viên: Nông Văn Vịnh K45/41.02 Học Viện Tài Chính Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS ngữ truy vấn. Có hai kiểu truy vấn là: truy vấn có cấu trúc SQL (Structure Query Language) và truy vấn bằng ví dụ QBE (Query By Example) + Báo cáo (Report): mục đích của báo cáo là cho hiển thị thông tin lên màn hình hay xuất ra máy in. + Cấu trúc dữ liệu tệp và mô hình: dữ liệu phải được tổ chức sao cho thuận tiện cho việc cập nhật và truy vấn, điều đó đòi hỏi phải có cơ chế gắn kết các thực thể với nhau. Các mô hình thường được sử dụng trong hệ quản trị cơ sở dữ liệu là: Mô hình mạng lưới Mô hình phân cấp Mô hình quan hệ 1.1.6. Chu trình phát triển một HTTT 1.1.6.1. Khởi tạo và lập kế hoạch dự án Hai hoạt động chính trong khởi tạo và lập kế hoạch dự án là phát hiện bạn đầu chính thức về những vấn đề của hệ thống và các cơ hội của nó, trình bày rõ lý do vì sao tổ chức cần hay không cần phát triển HTTT. Tiếp đến là xác định phạm vi cho hệ thống dự kiến. Một kế hoạch dự án phát triển HTTT được dự kiến về cơ bản được mô tả theo vòng đời phát triển hệ thống, đồng thời cũng đưa ra ước lượng thời gian và các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện nó. Hệ thống dự kiến phải giải quyết được những vấn đề đặt ra của tổ chức hay tận dụng được những cơ hội có thể trong tương lai mà tổ chức gặp, và cũng phải xác định chi phí phát triển hệ thống và lợi ích mà nó sẽ mang lại cho tổ chức. 1.1.6.2. Phân tích hệ thống 16 Sinh viên: Nông Văn Vịnh K45/41.02 Học Viện Tài Chính Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS Phân tích hệ thống nhằm xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, nó cung cấp những dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế HTTT sau này, bao gồm các công việc + Xác định và phân tích yêu cầu: chính là những gì mà người sử dụng mong đợi để hệ thống sẽ mang lại. Người thiết kế phải mô tả lại hoạt động nghiệp vụ của hệ thống, làm rõ các yêu cầu của hệ thống cần xây dựng và mô tả yêu cầu theo một cách đặc biệt. + Nghiên cứu yêu cầu và cấu trúc nó phù hợp với mối quan hệ bên trong, bên ngoài và nhưng giới hạn đặt lên các dịch vụ cần thực hiện + Tìm các giải pháp cho các thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra, so sánh để lựa chọn giải pháp thiết kế tốt nhất đáp ứng các yêu cầu với chi phí, nguồn lực, thời gian và kỹ thuật cho phép để tổ chức thông qua. 1.1.6.3. Thiết kế hệ thống Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên. + Thiết kế logic: thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kỳ hệ thống phần cứng và phần mềm nào, nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực. + Thiết kế vật lý: là quá trình chuyển mộ hình logic trừu tượng thành bản thiết kế hay các đặc tả kỹ thuật. Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào những thao tác và thiết bị vật lý cần thiết tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lý và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu trúc file tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng cần được xây dựng. Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như nó tồn tại trên thực 17 Sinh viên: Nông Văn Vịnh K45/41.02 Học Viện Tài Chính Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS tế, sao cho nhà lập trình và kỹ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình và cáu trúc hệ thống 1.1.6.4. Lập trình và kiểm thử + Trước hết chọn phần mềm nền (Hệ điều hành, hệ quản trị Cơ sở dữ liệu, ngôn ngữ lập trình, phần mềm mạng) + Chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm) + Kiểm thử hệ thống cho đến khi đạt yêu cầu đề ra, từ kiểm thử các module chức năng, các hệ thống và nghiệm thu cuối cùng. 1.1.6.5. Cài đặt, vận hành và bảo trì + Trước hết phải lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống + Cài đặt phần mềm + Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyển đổi dữ liệu: bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống, tổ chức hệ thống quản lý và bảo trì. + Viết tài liệu và tổ chức đào tạo + Đưa vào vận hành + Bảo trì hệ thống, gồm có: Sửa lỗi, hoàn thiện và nâng cấp hệ thống. 1.2. HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU VÀ NGÔN NGỮ SỬ DỤNG 1.2.1. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một hệ thống các chương trình máy tính giúp tạo lập, duy trì và sử dụng các hệ cơ sở dữ liệu. Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường được 18 Sinh viên: Nông Văn Vịnh K45/41.02 Học Viện Tài Chính Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS các công ty phần mềm sản xuất và bán trên thị trường, các hệ quản trị cơ sở dữ liệu nổi tiếng và thông dụng hiện nay như: Foxpro, My SQL, Microsoft Visual Foxpro… Hiện nay có rất nhiều ngôn ngữ được sử dụng làm công cụ, thiết kế, xây dựng các chương trình phần mềm phục vụ công tác quản lý cũng như trong một số lĩnh vực khác. Do vậy, việc lựa chọn ngôn ngữ viết chương trình nhằm giải quyết bài toán đặt ra là vô cùng quan trọng. Trên cơ sở phân tích bài toán, tìm hiểu các ngôn ngữ lập trình, em quyết định chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Visual Foxpro để thiết kế xây dựng chương trình. 1.2.2. Microsoft Visual Foxpro Microsoft Visual Foxpro là một hệ cơ sở dữ liệu kiểu quan hệ của Microsoft chạy trên hệ điều hành windows với những tính năng ưu việt trong việc quản lý, kết nối các tệp cơ sở dữ liệu với nhau và khả năng tao ra các bảng chọn… Với Visual Foxpro , các lập trình viên có thể xây dựng một hệ thống chương trình ứng dụng trong môi trường hệ điều hành Microsoft windows rất dễ dàng và thuận lợi cho chính người sử dụng. Visual Foxpro là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu có nhiều tính ưu việt, đang được sử dụng rất phổ biến ở Việt Nam và nhiều nước khác, để phát triển các ứng dụng quản lý (quản lý tài chính, kế toán, vật tư, tài sản cố định…). Vì những lý do trên em đã quyết định chọn Visual Foxpro là ngôn ngữ lập trình cho đề tài của mình. 19 Sinh viên: Nông Văn Vịnh K45/41.02 Học Viện Tài Chính Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS 1.3. NHẬN THỨC CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 1.3.1. Cơ sở lý luận của tiền lương Tiền lương hay tiền công là số tiền thù lao mà đơn vị phải trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đã đóng góp cho đơn vị nhằm đảm bảo người lao động tái sản xuất sức lao động và nâng cao bồi dưỡng sức lao động. Tiền lương là một bộ phận thu nhập quốc dân thuần túy mà Nhà nước phân phối một cách có kế hoạch cho người lao động theo số lượng và hiệu quả lao động mà người lao động đã cống hiến. Để thống nhất và nhận thức đúng đắn về tiền lương phù hợp với cơ chế quản lý mới, khái niệm tiền lương phải đáp ứng một số yêu cầu sau: + Coi sức lao động là hàng hóa của thị trường yếu tố sản xuất. + Tiền lương phải là tiền trả cho sức lao động, tức là giá cả của hàng hóa sức lao động theo quản lý cung cầu giá cả trên thị trường lao động. + Tiền lương là bộ phận cơ bản trong thu nhập của người lao động đồng thời là một trong những yếu tố chi phí đầu vào của sản xuất. 1.3.2. Nhiệm vụ của kế toán tiền lương. Tiền lương và các khoản liên quan đến người lao động không chỉ là vấn đề quan tâm riêng của người lao động mà còn là vấn đề quan tâm của nhiều phía. Kế toán tiền lương trong một đơn vị phải thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu sau: + Tổ chức hạch toán đúng thời gian, số lượng và chất lượng lao động, tính đúng kết quả lao động và thanh toán kịp thời số tiền lương, tiền thưởng và các khoản khác. 20 Sinh viên: Nông Văn Vịnh K45/41.02 Học Viện Tài Chính