Tài liệu “xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại công ty tnhh minh ly ”

Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin Kinh tế LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi, các số liệu, kết quả nêu trong đồ án tốt nghiệp là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị thực tập. Tác giả đồ án Nguyễn Thị Mai Hương SV: Nguyễn Thị Mai Hương i GVHD: ThS.Phan Phước Long Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin Kinh tế LỜI CẢM ƠN Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành đồ án “Xây dựng phần mềm kế toán xác định doanh thu bán hàng tại Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Minh Ly”, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo hướng dẫn, các thầy cô trong khoa hệ thống thông tin kinh tế, ban lãnh đạo Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Minh Ly, chị kế toán trưởng, và các anh chị trong phòng kế toán. Với lòng biết ơn sâu sắc em xin chân thành cảm ơn thầy giáo ThS. Phan Phước Long đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian qua. Thầy đã chỉ bảo và cung cấp cho em những kiến thức quý báu để em hoàn thành đồ án này. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo khoa hệ thống thông tin kinh tế đã có những bài giảng bổ ích và sự giảng dạy nhiệt tình trong suốt thời gian em theo học tại trường, để em có thể vận dụng tốt kiến thức chuyên môn hoàn thành tốt đồ án tốt nghiệp. Thực hiện đề tài này em còn nhận được sự giúp đỡ tận tình của các anh các chị, ở đơn vị thực tập, em chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Minh Ly đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập. Em xin cảm ơn gia đình, bạn bè và người thân luôn luôn động viên và hỗ trợ em trong suốt quá trình học tập. Đồ án đã hoàn thành, song không tránh khỏi những hạn chế nhất định em mong muốn tiếp tục nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và bạn bè. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 09 tháng 05 năm 2016 Sinh viên Nguyễn Thị Mai Hương SV: Nguyễn Thị Mai Hương ii GVHD: ThS.Phan Phước Long Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin Kinh tế DANH MỤC VIẾT TẮT TÊN ĐẦY ĐỦ TỪ VIẾT TẮT CSDL Cơ sở dữ liệu CTGS Chứng từ ghi sổ GTGT Giá trị gia tăng HTTT Hệ thống thông tin KT Kế toán TK Tài khoản TS Tài sản HTL Hàng trả lại XN Xác nhận HBTL Hàng bán trả lại SV: Nguyễn Thị Mai Hương iii GVHD: ThS.Phan Phước Long Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin Kinh tế MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ................................................................................................... i LỜI CẢM ƠN ........................................................................................................ ii DANH MỤC VIẾT TẮT ...................................................................................... iii MỤC LỤC ......................................................................................................... iv DANH MỤC HÌNH............................................................................................. vii LỜI MỞ ĐẦU ....................................................................................................... 1 CHƯƠNG 1:NHẬN THỨC CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG ....................................................................................... 2 1.1. Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp ........... 2 1.1.1. Khái niệm,đặc điểm và các thành phần của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp ............................................................................................. 2 1.1.2. Yêu cầu của phần mềm kế toán ......................................................... 4 1.1.3. Công cụ thực hiện đề tài ................................................................... 4 1.1.4. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán .............................................. 7 1.2. Nhận thức chung về kế toán doanh thu bán hàng ....................................... 10 1.2.1. Những khái niệm cơ bản về kế toán doanh thu bán hàng................... 10 1.2.2. Yêu cầu quản lý nghiệp vụ xác định doanh thu bán hàng ................. 12 1.2.3. Nhiệm vụ kế toán bán hàng và xác định doanh thu .......................... 12 1.2.4. Các tài khoản kế toán ..................................................................... 13 1.2.5. Hệ thống chứng từ sử dụng ............................................................. 14 1.2.6 Quy trình hạch toán kế toán doanh thu bán hàng .............................. 14 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MINH LY ....................................... 22 2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Minh Ly ............. 22 2.1.1. Giới thiệu khái quát về công ty ........................................................ 22 2.1.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty ..................................... 24 SV: Nguyễn Thị Mai Hương iv GVHD: ThS.Phan Phước Long Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin Kinh tế 2.2. Thực trạng HTTT kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty ........................ 28 2.2.1. Đặc điểm quản lý hàng bán, quá trình bán hàng tại Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Minh Ly: ....................................................................... 28 2.2.2. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty ............................................... 29 2.2.3.Hình thức kế toán ............................................................................ 34 2.2.4.Quy trình luân chuyển chứng từ ....................................................... 35 2.2.5.Quy trình hạch toán kế toán ............................................................. 38 2.2.6. Hệ thống sổ kế toán ........................................................................ 39 2.3. Đánh giá hệ thống kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty và huớng khắc phục. ............................................................................................................... 39 2.3.1. Về tổ chức bộ máy kế toán,cơ sở vật chất,con người ........................ 40 2.3.2. Hình thức kế toán áp dụng .............................................................. 40 2.3.3. Tài khoản sử dụng .......................................................................... 41 2.3.4. Các chứng từ sử dụng ..................................................................... 42 2.3.5. Tổ chức bộ sổ kế toán ..................................................................... 43 2.3.6. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán .................................................... 44 2.3.7. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin:......................................... 44 CHƯƠNG 3:XÂY DỰNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MINH LY ................. 46 3.1. Phân tích hệ thống ....................................................................................... 46 3.1.1. Xác định yêu cầu và mô tả bài toán ................................................. 46 3.1.2. Mô hình nghiệp vụ của bài toán. ...................................................... 48 3.1.3.Phân tích mô hình khái niệm logic.................................................... 53 3.1.4. Mô hình khái niệm dữ liệu .............................................................. 57 3.1.5.Mô hình khái niệm dữ liệu E-R ........................................................ 63 3.1.6. Thiết kế mô hình logic .................................................................... 64 3.2. Thiết kế mô hình vật lý ............................................................................... 67 SV: Nguyễn Thị Mai Hương v GVHD: ThS.Phan Phước Long Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin Kinh tế 3.2.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý ............................................................ 67 3.2.2.Hệ thống giao diện tương tác của hệ thống: ...................................... 71 3.2.3.Thiết kế các giao diện ...................................................................... 73 3.3.Xây dựng chương trình ................................................................................ 82 3.3.1. Các chức năng chính của chương trình ............................................ 82 3.3.2. Xác định luồng hệ thống ................................................................. 82 3.3.3.Một số code chương trình: ............................................................... 86 KẾT LUẬN ....................................................................................................... 102 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................... 103 SV: Nguyễn Thị Mai Hương vi GVHD: ThS.Phan Phước Long Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin Kinh tế DANH MỤC HÌNH Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ................................................................... 30 Hình 2.3: Trình tự luân chuyển phiếu thu. ................................................................ 36 Hình 2.4: Trình tự luân chuyển phiếu chi ................................................................. 37 Hình 2.5: Trình tự kế toán bán hàng tăng doanh thu ............................................... 38 Hình 2.6: Trình tự kế toán giảm trừ doanh thu ........................................................ 39 Hình 3.1: Sơ đồ ngữ cảnh.......................................................................................... 48 Hình 3.2: Biểu đồ phân cấp chức năng ..................................................................... 49 Hình 3.3: Ma trận thực thể chức năng....................................................................... 52 Hình 3.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0. .................................................................... 53 Hình 3.5: Biểu đồ tiến trình “Tăng doanh thu” ......................................................... 54 Hình 3.6: Biểu đồ tiến trình “Giảm doanh thu” ........................................................ 55 Hình 3.7: Biểu đồ tiến trình “Lập bảng kê và báo cáo” ............................................ 56 Hình 3.8: Mô hình khái niệm dữ liệu E- A ............................................................... 63 Hình 3.9: Mô hình dữ liệu quan hệ. .......................................................................... 66 Hình 3.10. Luồng hệ thống dữ liệu “Tăng doanh thu”. ............................................ 83 Hình 3.11.Luồng hệ thống dữ liệu “ Giảm doanh thu” ............................................. 84 Hình 3.12. Luồng tiến trình dữ liệu “ Lập bảng kê và báo cáo”. .............................. 85 SV: Nguyễn Thị Mai Hương vii GVHD: ThS.Phan Phước Long Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin Kinh tế LỜI MỞ ĐẦU I.Đặt vấn đề Thế kỷ XXI- kỷ nguyên của công nghệ với hàng loạt các sản phẩm CNTT có tính ứng dụng cao. CNTT là một trong những động lực quan trọng nhất của sự phát triển xã hội, ứng dụng và phát triển CNTT là phương tiện chủ lực để đi tắt, đón đầu, rút ngắn khoảng cách phát triển so với các nước. Cùng với xu hướng phát triển không ngừng của khoa học công nghệ thông tin, hiện nay việc ứng dụng tin học vào các lĩnh vực hoạt động trong đời sống con người đã làm nâng cao tốc độ thực hiện và giảm bớt công việc cho con người. Hiện tại, những khu vực kinh tế có yêu cầu hội nhập và cạnh tranh cao như ngân hàng, viễn thông, hàng không, xây dựng... việc ứng dụng CNTT đã trở thành yếu tố sống còn, góp phần quyết định vào sự phát triển và tiến trình hội nhập của các ngành này. Bên cạnh đó, trên thị trường Việt Nam đã xuất hiện nhiều doanh nghiệp đầu tư ứng dụng CNTT vào sản xuất kinh doanh, dịch vụ. Trong đó, một số ngành đã được hưởng rất nhiều thành quả của CNTT. Một trong những lĩnh vực được tin học hoá mạnh mẽ là công tác quản lý, điều này đã góp phần không nhỏ trong việc giúp các nhà quản lý giải quyết bài toán thực tế nhanh chóng, hiệu quả.Với những phần mềm linh hoạt và thông minh, chúng ta đã giảm được đáng kể thời gian tìm kiếm, làm hẹp không gian lưu trữ và nhờ đó nâng cao tính khoa học trong giải quyết công việc. Trong lĩnh vực kế toán, các phần mềm kế toán đã giảm một khối lượng lớn công việc, mang lại hiệu quả và độ chính xác cao cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp sẽ có cách thức tổ chức khác nhau, công tác quản lý khác nhau nên để có được giải pháp tối ưu trong việc ứng dụng CNTT vào hoạt động kế toán thì HTTT kế toán cần phải được phân tích một cách tỉ mỉ và chính xác. Vì vậy, với sự cần thiết của việc ứng dụng tin học phù hợp vào trong công tác quản lý, và sau khi khảo sát thực trạng Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Minh Ly. tại SV: Nguyễn Thị Mai Hương 1 GVHD: ThS.Phan Phước Long Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin Kinh tế Hà Nội em đã chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Minh Ly ” II.Sự cần thiết Phần mềm kế toán doanh thu bán hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp thuận tiện trong việc in ra phiếu xuất, nhập hàng, hóa đơn GTGT, dữ liệu của các chứng từ này sẽ được nhập vào, không còn sợ việc viết sai hóa đơn. Việc quản lý doanh thu bán hàng là rất quan trọng, nó quản lý tổng doanh thu bán hàng cụ thể hơn có thể là doanh thu theo từng mặt hàng, doanh thu theo từng khách hàng vì vậy sự chính xác kịp thời của thông tin là rất cần thiết. Do vậy, việc xây dựng phần mềm Kế toán doanh thu bán hàng Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Minh Ly. là rất cần thiết. III.Mục đích của đề tài: - Làm rõ lý luận về kế toán doanh thu bán hàng trong doanh nghiệp. - Nghiên cứu thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Minh Ly.. - Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con người nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý; - Đưa ra các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán doanh thu bán hàng, hỗ trợ nhân viên kế toán trong việc quản lý các khoản doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu tại Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Minh Ly., giúp công ty nâng cao chất lượng bán hàng, tăng doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm bớt đội ngũ nhân công, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình hạch toán. IV.Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Minh Ly. V.Phạm vi nghiên cứu đề tài: Vì quá trình tham gia thực tập tại công ty là tương đối ngắn nên em chỉ gói gọn phạm vi nghiên cứu đề tài trong phạm vi xuất hàng bán, nhập hàng bán bị trả SV: Nguyễn Thị Mai Hương 2 GVHD: ThS.Phan Phước Long Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin Kinh tế lại, xác định doanh thu bán hàng, doanh thu chi tiết theo từng mặt hàng, doanh thu chi tiết theo khách hàng và các khoản giảm trừ doanh thu. Hệ thống được xây dựng dựa trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2008 và ngôn ngữ lập trình mã nguồn mở C# .Net. VI.Phương pháp nghiên cứu đề tài: Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp thu thập thông tin: Thu thập các thông tin của công ty bằng các phương pháp phỏng vấn, điều tra, ghi chép, quan sát và hỏi ý kiến chuyên gia; Phương pháp tập hợp: Tập hợp các chứng từ, sổ sách liên quan đến công tác kế toán phải thu khách hàng; Phương pháp so sánh đối chiếu: So sánh giữa lý thuyết được học và thực tế tại công ty; Phương pháp phân tích thiết kế: Từ các nghiệp vụ kế toán của công ty, tiến hành phân tích và thiết kế để xây dựng phần mềm phù hợp. Các phương pháp phân tích: phân tích từ trên xuống, phân tích từ dưới lên, kết hợp phân tích từ trên xuống và từ dưới lên. VII.Kết cấu của đề tài gồm 3 phần: PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG gồm 3 chương: ❖ Chương I: Nhận thức chung về xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng. ❖ Chương II: Thực trạng HTTT kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Minh Ly. ❖ Chương III: Xây dựng hệ thống phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Minh Ly. PHẦN KẾT LUẬN SV: Nguyễn Thị Mai Hương 3 GVHD: ThS.Phan Phước Long Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin Kinh tế CHƯƠNG 1 NHẬN THỨC CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG 1.1. Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 1.1.1. Khái niệm,đặc điểm và các thành phần của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp Khái niệm phần mềm kế toán trong doanh nghiệp Phần mềm kế toán: là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác. Đặc điểm phần mềm kế toán Tính tuân thủ: • Phần mềm kế toán phải tuân thủ luật kế toán, các chuẩn mực kế toán, chế độ, thông tư, nghị định,…hiện hành. • Sử dụng các phương pháp kế toán thực tế: phần mềm kế toán sử dụng các phương pháp kế toán thực tế như: phương pháp Chứng từ kế toán, phương pháp đối ứng tài khoản, phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán… Tính mềm dẻo: • Phần mềm kế toán phải có khả năng thay đổi linh hoạt để phù hợp với quy trình quản lý của doanh nghiệp, sự thay đổi của chế độ kế toán hiện hành, sự thay đổi trong yêu cầu của doanh nghiệp… Một số đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. SV: Nguyễn Thị Mai Hương 2 GVHD: ThS.Phan Phước Long Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin Kinh tế Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. Các thành phần của một phần mềm kế toán: Phần mềm kế toán được hình thành từ thông tin kết hợp với phương pháp xử lý thông tin dưới sự hỗ trợ của phương tiện là máy tính và con người. Phần mềm kế toán là một trong số 5 thành phần cơ bản của một hệ thống thông tin kế toán. Bên cạnh đó, để tạo nên một hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh, còn có 4 thành phần khác: Phần cứng, dữ liệu, thủ tục, con người. Trong đó, phần cứng và phần mềm kế toán đóng vai trò là công cụ, dữ liệu đóng vai trò là cầu nối còn thủ tục và con người đóng vai trò là nguồn lực. Các thành phần của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp: ❖ Cơ sở dữ liệu (Database): cung cấp cấu trúc để lưu trữ dữ liệu. Một CSDL chứa các Table, View và các mối quan hệ giữa các bảng. ❖ Form: dùng để chứa các đối tượng khác trong một lớp ứng dụng nào đó. Mỗi Form khi thực hiện sẽ tạo một màn hình giao diện cho người dùng. Các Form của một PMKT được chia thành: - Form nhập dữ liệu - Form để thực hiện các thao tác xem, sửa, xóa. - Form để in báo cáo. ❖ Report: chứa các thông tin được kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu, bảng trung gian và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình tùy theo yêu cầu người dùng. ❖ Menu: được thiết kế hợp lý sẽ giúp cho người dùng nhanh chóng biết các sử dụng và thao tác chương trình thuận tiện hơn. ❖ Query (truy vấn): là một công cụ tìm kiếm thông tin nhanh từ các bảng dữ liệu. SV: Nguyễn Thị Mai Hương 3 GVHD: ThS.Phan Phước Long Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin Kinh tế 1.1.2. Yêu cầu của phần mềm kế toán Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán. Khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán. Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến dữ liệu đã có. Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán. Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu. 1.1.3. Công cụ thực hiện đề tài 1.1.3.1. Giới thiệu về Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Chức năng của hệ quản trị CSDL - Hệ quản trị CSDL cung cấp một môi trường để người dùng dễ dàng khai báo kiểu dữ liệu, các cấu trúc dữ liệu thể hiện thông tin và các ràng buộc dữ liệu. - Hệ quản trị CSDL cung cấp môi trường cập nhật và khai thác CSDL. - Hệ quản trị CSDL cung cấp công cụ kiểm soát, điều khiển truy cập vào CSDL. - Lựa chọn hệ quản trị CSDL hợp lý giúp quản lý, giám sát chặt chẽ dữ liệu. 1.1.3.2. Ngôn ngữ lập trình Ngôn ngữ lập trình một hệ thống được kí hiệu hóa để miêu tả những tính toán (qua máy tính) trong một dạng mà cả người và máy đều có thể đọc và hiểu được. Một ngôn ngữ lập trình phải thỏa mãn được hai điều kiện cơ bản sau: + Nó phải dễ hiểu và dễ sử dụng đối với người lập trình, để cho con người có thể dùng nó giải quyết các bài toán khác. + Nó phải miêu tả một cách đầy đủ và rõ ràng các tiến trình để có thể chạy được trên các máy tính khác. SV: Nguyễn Thị Mai Hương 4 GVHD: ThS.Phan Phước Long Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin Kinh tế Ngôn ngữ lập trình có thể chia thành 3 loại chính: Ngôn ngữ máy: Ngôn ngữ máy (mã máy) là ngôn ngữ mà máy tính có thể trực tiếp hiểu và thực hiện được. Các ngôn ngữ khác muốn thực hiện đều phải qua chương trình dịch để dịch ra ngôn ngữ máy. Mỗi máy tính đều có ngôn ngữ máy của nó. Ưu điểm: - Cho phép khai thác triệt để, tối ưu khả năng của máy tính. - Không mất thời gia để dịch như khi viết bằng ngôn ngữ khác. Nhược điểm: - Không thuận lợi cho người lập trình khi viết chương trình. - Khó nhớ và phải dùng nhiều câu lệnh để diễn tả chi tiết các thao tác của thuật toán. Ngôn ngữ trung gian: Là ngôn ngữ kết hợp giữa ngôn ngữ máy và ngôn ngữ thuật toán để thể hiện các lệnh. Ưu điểm: - Dễ viết hơn ngôn ngữ máy. Nhược điểm: - Câu lệnh vẫn còn phức tạp, khó nhớ. - Chương trình viết bằng ngôn ngữ trung gian muốn máy tính hiểu và thực hiện được thì phải dịch ra ngôn ngữ máy bằng chương trình dịch. Ngôn ngữ thuật toán: Là ngôn ngữ gần gũi với ngôn ngữ tự nhiên, ít phụ thuộc vào loại máy. Đây là ngôn ngữ thích hợp với đa số người lập trình. Ưu điểm: - Chương trình viết ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nâng cấp. Nhược điểm: - Mất nhiều thời gian để dịch ra ngôn ngữ máy. ✓ Một số ngôn ngữ lập trình thường dùng hiện nay: Ngôn ngữ lập trình Java: là một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng, chương trình được viết bằng ngôn ngữ Java có thể chạy trên bất kì hệ thống nào có cài máy SV: Nguyễn Thị Mai Hương 5 GVHD: ThS.Phan Phước Long Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin Kinh tế ảo Java. Ngôn ngữ lập trình Java hỗ trợ mạnh cho việc phát triển các ứng dụng thương mại, ứng dụng web và các ứng dụng trên các thiết bị di động, không dây. Ngôn ngữ lập trình C#: là một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng, được phát triển bởi Microsoft, mạnh mẽ và mềm dẻo. C# cũng được sử dụng cho phát triển các ứng dụng thương mại, ứng dụng web và các phần mềm quản lí dùng trong các tổ chức, doanh nghiêp. Ngôn ngữ lập trình Visual Basic: là một sản phẩm của Microsoft, là một ngôn ngữ lập trình dùng để xây dựng các ứng dụng chạy trên môi trường Windows, chuyên dùng để giải quyết các bài toán quản trị CSDL, xây dựng các phần mềm quản lí, phần mềm kế toán. 1.1.3.3. Tạo báo cáo Báo cáo là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trình ứng dụng theo yêu cầu của người dùng. Các báo cáo thường chứa các thông tin kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình, tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng. Đặc điểm của các báo cáo trong HTTTQL: - Báo cáo được thiết kế theo một mẫu quy định có sẵn của Bộ Tài Chính. - Các giao diện được hỗ trợ sẵn trong hệ thống giúp người quản lý dễ dàng in ấn các báo cáo cần thiết đưa ra giấy. - Báo cáo được cấu tạo bao gồm nhiều dòng, nhiều cột. Nhưng do khổ giấy in và máy in có giới hạn nên các báo cáo thường được thiết kế gồm ít cột và nhiều dòng. Một số công cụ tạo báo cáo: + Crystal Report: đây là một công cụ tạo báo cáo được sử dụng phổ biến hiện nay, hỗ trợ hầu hết các ngôn ngữ lập trình. Crystal Report có thể thực hiện việc tạo báo cáo một cách độc lập hoặc được tích hợp vào một số ngôn ngữ lập trình hiện nay (.NET). Crystal Report hỗ trợ các chức năng in ấn, kết xuất sang các định dạng khác như Excel. SV: Nguyễn Thị Mai Hương 6 GVHD: ThS.Phan Phước Long Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin Kinh tế + Zoho Report: Nhiều doanh nghiệp mới có thể không có kinh phí ban đầu để có được tất cả mọi thứ họ muốn khi họ lần đầu tiên bắt đầu. Zoho Reports sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền và vẫn có một báo cáo siêu chuyên nghiệp để chia sẻ. + Element WordPro: Với Element WordPro bạn có thể tạo các báo cáo, thư từ, sơ yếu lý lịch, bản fax... một cách nhanh chóng và dễ dàng. Element WsordPro hỗ trợ tất cả định dạng tài liệu hàng đầu: PDF, DOC (MSWord), DOCX (MSWord 2007 +), và RTF (Rich Text Format). Hệ quản trị CSDL trong VFP hỗ trợ người lập trình tạo báo cáo theo 2 cách: - Tạo báo cáo bằng report winzard: Đây là công cụ hỗ trợ tạo báo cáo khá thuận lợi và nhanh chóng. Cách thức thực hiện đơn giản. - Tạo báo cáo bằng report designer: Công cụ này giúp người lập trình tự thiết kế báo cáo từ đầu theo ý tưởng của mình, phù hợp với từng điều kiện hoàn cảnh. 1.1.4. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán Giai đoạn 1: Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch Khảo sát hệ thống là bước khởi đầu của tiến trình xây dựng phần mềm kế toán, là tìm hiểu yêu cầu nghiệp vụ và nhu cầu phát phần mềm, trên cơ sở đó hình thành nên kế hoạch xây dựng phần mềm kế toán. Mục tiêu của giai đoạn này tập trung giải quyết các vấn đề sau: + Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động chi phối đến quá trình xử lý thông tin. + Tìm hiểu các chức năng nhiệm vụ mục tiêu cần đạt được của hệ thống + Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi của chúng. Việc khảo sát được chia ra làm hai giai đoạn: + Khảo sát sơ bộ: nhằm hình thành dự án phát triển HTTT. + Khảo sát chi tiết: thu thập thông tin chi tiết của hệ thống, phục vụ cho việc phân tích và thiết kế. SV: Nguyễn Thị Mai Hương 7 GVHD: ThS.Phan Phước Long Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin Kinh tế Trên cơ sở các thông tin khảo sát được, người thiết kế phải đánh giá, xác định được yêu cầu, quy tắc ràng buộc của phần mềm mình xây dựng sẽ đạt được và lập ra kế hoạch thực hiện cụ thể. Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống Phân tích hệ thống nhằm để xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, nó cung cấp những dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế HTTT sau này,bao gồm các công việc: + Xác định các dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống cần lưu trữ và xử lý như: chứng từ, hoá đơn, sổ sách, báo cáo… + Xác định các chức năng, nhiệm vụ của hệ thống. + Xác định xác quy trình nghiệp vụ hoạt động của hệ thống. + Xác định các dữ liệu và chức năng hoạt động trong tương lai của nghiệp vụ hoạt động của hệ thống. + Các ràng buộc quan hệ giữa hệ thống và môi trường. + Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về chức năng . + Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về dữ liệu. + Xây dựng mô hình về các ràng buộc và mối quan hệ của Phần mềm cần xây dựng với môi trường. + Phác hoạ giải pháp thiết kế bằng cách lựa chon và mô tả chung một giải pháp thiết kế thích hợp. + Sau khi xác định đầy đủ các yêu cầu về hệ thống, tiến hành lập tài liệu phân tích hệ thống. Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên. Thiết kế hệ thống gồm có hai giai đoạn chính: + Thiết kế Logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kì hệ thống phần cứng và phần mềm nào; nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực. SV: Nguyễn Thị Mai Hương 8 GVHD: ThS.Phan Phước Long Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin Kinh tế + Thiết kế vật lý: Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản thiết kế hay các đặt tả kĩ thuật. Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào những thao tác và thiết bị vật lý cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lý và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức. Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu trúc file tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng cần được xây dựng. Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như nó tồn tại trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống. Giai đoạn 4: Lập trình và kiểm thử + Trước hết chọn phần mềm nền (Hệ điều hành, hệ quản trị Cơ sở dữ liệu, ngôn ngữ lập trình, phần mềm mạng). + Chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm). + Kiểm thử hệ thống cho đến khi đạt yêu cầu đề ra, từ kiểm thử các module chức năng, các hệ thống và nghiệm thu cuối cùng. Giai đoạn 5: Cài đặt, vận hành và bảo trì + Trước hết phải lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống. + Cài đặt phần mềm. + Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyển đổi dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống; tổ chức hệ thống quản lý và bảo trì. + Viết tài liệu và tổ chức đào tạo. + Đưa vào vận hành. + Bảo trì hệ thống, gồm có: Sửa lỗi, hoàn thiện và nâng cấp hệ thống. SV: Nguyễn Thị Mai Hương 9 GVHD: ThS.Phan Phước Long Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin Kinh tế 1.2. Nhận thức chung về kế toán doanh thu bán hàng 1.2.1. Những khái niệm cơ bản về kế toán doanh thu bán hàng ❖ Khái niệm doanh thu và các khoản ghi giảm doanh thu a. Kế toán: Kế toán là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản và sự vận động của tài sản (hay là toàn bộ thông tin về tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính) trong doanh nghiệp nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho việc ra các quyết định về kinh tế - xã hội và đánh giá hiệu quả của các hoạt động trong doanh nghiệp. b. Bán hàng: Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá gắn với phần lớn lợi ích và rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh, đây là quá trình chuyển hoá vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hoá sang hình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán c. Doanh thu bán hàng: Doanh thu bán hàng là tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ hoạch toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền thu được hoặc sẽ thu được từ các giao dịch và các nghiệp vụ phát sinh doanh thu như bán hàng hóa, sản phẩm, cung cấp dịch vụ… Doanh thu thuần được xác định bằng tổng doanh thu sau khi trừ đi các khoản làm giảm tổng doanh thu bán hàng. Các loại doanh thu: Tùy theo từng loại hình sản xuất kinh doanh bao gồm: + Doanh thu bán hàng. + Doanh thu cung cấp dịch vụ. + Doanh thu từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi tức được chia. SV: Nguyễn Thị Mai Hương 10 GVHD: ThS.Phan Phước Long Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin Kinh tế Ngoài ra còn có các khoản thu nhập khác. ➢ Khi hạch toán doanh thu và thu nhập khác lưu ý các quy định sau: + Doanh thu chỉ được ghi nhận khi thỏa mãn các điều kiện ghi nhận cho doanh thu bán hàng, doanh thu cung cấp dịch vụ, doanh thu tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi tức được chia theo quy định tại Chuẩn mực “Doanh thu và thu nhập khác”, nếu không thỏa mãn điều kiện thì không hạch toán vào doanh thu. + Doanh thu và chi phí liên quan đến cùng một giao dịch phải được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp và theo năm tài chính. + Trong trường hợp hàng hóa dịch vụ trao đổi lấy hàng hóa, dịch vụ tương tự về bản chất thì không được ghi nhận doanh thu. + Phải theo dõi chi tiết từng loại doanh thu, doanh thu từng mặt hàng, từng sản phẩm, … theo dõi chi tiết từng khoản giảm trừ doanh thu, để xác định doanh thu thuần của từng loại doanh thu, chi tiết từng mặt hàng, từng sản phẩm… để phục vụ cho cung cấp thông tin kế toán quản trị doanh nghiệp và lập Báo cáo tài chính. d. Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng Các khoản giảm trừ doanh thu như: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại, thuế giá trị gia tăng phải nộp theo phương pháp trực tiếp và thuế xuất nhập khẩu. Các khoản giảm trừ doanh thu là cơ sở để tính doanh thu thuần và kết quả kinh doanh trong kì kế toán. Các khoản giảm trừ doanh thu phải được hạch toán, theo dõi chi tiết, riêng biệt trên những tài khoản kế toán phù hợp, nhằm cung cấp thông tin kế toán để lập Báo cáo tài chính. Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ = Tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - Các khoản giảm trừ doanh thu + Chiết khấu thương mại: Là khoản tiền chênh lệch giữa giá bán nhỏ hơn giá niêm yết doanh nghiệp đã giảm trừ cho người mua hàng do việc người mua hàng đã SV: Nguyễn Thị Mai Hương 11 GVHD: ThS.Phan Phước Long