Tài liệu Xây dựng hệ thống thông tin quản lý tài liệu, sách báo trong thư viện học viện an ninh nhân dân

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Lêi c¶m ¬n Tr-íc hÕt, em xin bµy tá lßng biÕt ¬n s©u s¾c ®Õn thµy gi¸o Vò ChÝ Quang- Bé m«n To¸n Tin, Häc viÖn An ninh Nh©n d©n ®· quan t©m, tËn t×nh gióp ®ì, h-íng dÉn, cung cÊp tµi liÖu, ph-¬ng ph¸p nghiªn cøu vµ t¹o mäi ®iÒu kiÖn thuËn lîi ®Ó em hoµn thµnh tèt kho¸ luËn nµy. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n c¸c thÇy c« gi¸o trong khoa To¸n tin vµ Chuyªn khoa IV ®· d¹y dç, gióp ®ì em trong suèt qu¸ tr×nh häc tËp t¹i Häc viÖn An ninh Nh©n d©n. Em xin c¶m ¬n L·nh ®¹o vµ c¸c anh, chÞ trong Trung t©m Th«ng tin khoa häc vµ t- liÖu gi¸o khoa cña Häc viÖn An ninh nh©n d©n ®· nhiÖt t×nh gióp ®ì em vÒ th«ng tin còng nh- tµi liÖu trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn ®Ò tµi kho¸ luËn. Xin c¶m ¬n tÊt c¶ c¸c b¹n bÌ ®· cæ vò, ®éng viªn vµ gióp ®ì t«i trong suèt qu¸ tr×nh häc tËp vµ hoµn thµnh kho¸ luËn. Ch-¬ng tr×nh qu¶n lý th- viÖn 1 Kho¸ luËn tèt nghiÖp Sinh viªn: Vò Thanh Nh©n Më ®Çu. 1. TÝnh cÊp thiÕt cña ®Ò tµi: ThÕ kû XXI ®¸nh dÊu sù ra ®êi cña mét nÒn kinh tÕ míi – Kinh tÕ tri thøc, dùa trªn sù ph¸t triÓn nh- vò b·o cña khoa häc kü thuËt mµ ®Æc biÖt lµ sù ph¸t triÓn cña c«ng nghÖ th«ng tin. Cã thÓ nãi c«ng nghÖ th«ng tin ®· ®i vµo mäi lÜnh vùc cña ®êi sèng kinh tÕ- x· héi. ViÖc ¸p dông nh÷ng thµnh tùu cña c«ng nghÖ th«ng tin vµo c¸c lÜnh vùc ®· ®em l¹i nh÷ng hiÖu qu¶ cùc kú to lín. Ngµnh th«ng tin th- viÖn còng kh«ng n»m ngoµi xu thÕ Êy. Trªn thÕ giíi, c«ng nghÖ th«ng tin ®· cã mÆt trong hÇu hÕt c¸c ho¹t ®éng cña th- viÖn, ®em l¹i nhiÒu thuËn lîi lín cho nh÷ng ng-êi lµm c«ng t¸c qu¶n lý th- viÖn còng nh- ®éc gi¶. Tuy nhiªn, kh¸ch quan mµ nãi, c«ng t¸c tin häc ho¸ th- viÖn ë n-íc ta ch-a ®-îc chó ý ®Çu t- ®óng møc, c¶ vÒ yÕu tè con ng-êi, tµi chÝnh vµ c«ng nghÖ. §a sè ®Òu kh«ng muèn nãi lµ hÇu hÕt, c¸c trung t©m th«ng tin th- viÖn cña c¸c tr-êng §¹i häc, c¸c c¬ quan nghiªn cøu - qu¶n lý ... ®Òu cã c¬ së c«ng nghÖ h¹ tÇng yÕu kÐm: m¸y tÝnh Ýt vµ l¹c hËu, c«ng nghÖ m¹ng kÐm, ®éi ngò chuyªn m«n vÒ C«ng nghÖ th«ng tin thiÕu ... Tõ cuèi nh÷ng n¨m 80, phÇn mÒm qu¶n lý th«ng tin t- liÖu CDS/ISIS phiªn b¶n ch¹y trªn m«i tr-êng DOS do UNESCO cung cÊp miÔn phÝ ®· ®-îc triÓn khai øng dông t¹i c¸c th- viÖn. HiÖn nay ®ã lµ phÇn mÒm phæ biÕn nhÊt t¹i c¸c trung t©m th«ng tin th- viÖn ë n-íc ta, ®iÓn h×nh lµ Th- viÖn Khoa häc kü thuËt. Còng nh- nhiÒu th- viÖn kh¸c, th- viÖn cña Häc viÖn An ninh Nh©n d©n lµ n¬i cã chøc n¨ng l-u tr÷, qu¶n lÝ, phôc vô viÖc ®äc, tra cøu c¸c t- liÖu nghiÖp vô vµ c¸c tµi liÖu liªn quan nhiÒu lÜnh vùc khoa häc kh¸c phôc vô cho viÖc gi¶ng d¹y, häc tËp vµ nghiªn cøu khoa häc. §©y lµ mét khèi l-îng d÷ liÖu khæng lå ®-îc l-u tr÷ d-íi nhiÒu d¹ng Ên phÈm kh¸c nhau. Bªn c¹nh ®ã, do tÝnh chÊt ®Æc thï cña Häc viÖn nªn yªu cÇu b¶o mËt c¸c tµi liÖu nghiÖp vô ®-îc ®Æt ra rÊt nghiªm ngÆt. Tuy nhiªn, mäi c«ng viÖc qu¶n lý chñ yÕu ®-îc lµm thñ c«ng kh«ng cã sù trî gióp cña m¸y tÝnh nªn mäi ho¹t ®éng cña th- viÖn thùc sù phøc t¹p, nÆng nÒ vµ Ch-¬ng tr×nh qu¶n lý th- viÖn 2 Kho¸ luËn tèt nghiÖp Sinh viªn: Vò Thanh Nh©n trïng lÆp, c«ng viÖc tra cøu tµi liÖu b»ng phÝch rÊt bÊt tiÖn vµ g©y l·ng phÝ rÊt nhiÒu thêi gian cña b¹n ®äc. T¹i Häc viÖn An ninh do tÝnh chÊt ®Æc thï cña c¸c tµi liÖu cÇn qu¶n lý nªn viÖc øng dông c¸c phÇn mÒm qu¶n lý th- viÖn còng cã nhiÒu ®Æc ®iÓm kh¸c biÖt vµ cho ®Õn nay viÖc x©y dùng th- viÖn ®iÖn tö míi chØ dõng l¹i ë møc dù ¸n. Trong khi ®ã, c¸c th- viÖn trªn thÕ giíi hiÖn cã xu thÕ ph¸t triÓn rÊt nhanh vµ ®a d¹ng cô thÓ lµ: - Nguån th«ng tin ngµy mét ®a d¹ng, mét th«ng tin th- viÖn hiÖn ®¹i kh«ng chØ cã s¸ch tµi liÖu d-íi d¹ng in Ên mµ cßn cã d¹ng kh¸c: S¸ch ®iÖn tö, CSDL, b¨ng, ®Üa CD ... - C¸ch l-u tr÷ tra cøu nguån tµi nguyªn th«ng tin ngµy mét ®a d¹ng dùa vµo c«ng nghÖ m¹ng: LAN, WAN, ON LINE. - Xu h-íng toµn cÇu ho¸: Sù liªn th«ng liªn kÕt, chia sÎ th«ng tin t- liÖu cho phÐp tËn dông nguån lùc cña c¸c Th- viÖn lín trªn ThÕ giíi th«ng qua Internet. Th«ng qua h×nh thøc nµy, ta sÏ rót ng¾n ®-îc nguån lùc vµ tµi chÝnh. - Nhu cÇu th«ng tin ngµy cµng cao vÒ chÊt l-îng, sè l-îng vµ thêi gian. Kh¶ n¨ng ®¸p øng víi nguån t- liÖu quý hiÕm kh«ng s½n cã trong n-íc cµng cao. V× vËy chØ trong mét kho¶ng thêi gian ng¾n n÷a, c¸c phÇn mÒm qu¶n lý thviÖn hiÖn cã ë n-íc ta khã cã thÓ ®¸p øng ®-îc víi xu thÕ ph¸t triÓn Êy V× nh÷ng lý do ®ã, trong Kho¸ luËn tèt nghiÖp cña m×nh em xin chän ®Ò tµi: “ X©y dùng hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý tµi liÖu, s¸ch b¸o trong th- viÖn Häc viÖn An ninh Nh©n d©n” . 2. Ph¹m vi nghiªn cøu: Víi thêi gian vµ tr×nh ®é cßn h¹n chÕ, ®Ò tµi míi chØ dõng l¹i ë viÖc qu¶n lý ®éc gi¶ cña th- viÖn vµ qu¶n lý tµi liÖu, s¸ch b¸o d-íi d¹ng c¸c Ên phÈm thÓ hiÖn d-íi d¹ng ký tù trªn giÊy hoÆc trªn ®Üa CD. ViÖc qu¶n lý míi chØ thùc hiÖn trªn m¸y ®¬n, ch-a cã m«i tr-êng m¹ng giao tiÕp gi÷a c¸c phßng ban. Ph¹m vi øng Ch-¬ng tr×nh qu¶n lý th- viÖn 3 Kho¸ luËn tèt nghiÖp Sinh viªn: Vò Thanh Nh©n dông cã thÓ lµ trong th- viÖn cña c¸c tr-êng §¹i häc, Cao ®¼ng nãi chung ®ång thêi ®¸p øng ®-îc c¸c yªu cÇu ®Æc tr-ng cña th- viÖn Häc viÖn an ninh. 3. Ph-¬ng ph¸p nghiªn cøu: Trong khi thùc hiÖn kho¸ luËn, em ®· sö dông kÕt hîp c¸c ph-¬ng ph¸p nghiªn cøu: tæng kÕt c¸c ph-¬ng ph¸p ph¸t triÓn hÖ thèng ®· cã tõ tr-íc (nghiªn cøu hÖ thèng CDS/ISIS vµ hÖ thèng th- viÖn Quèc gia); kh¶o s¸t qu¸ tr×nh qu¶n lý ®Ó h×nh thµnh dù ¸n, kÕ ho¹ch ph¸t triÓn hÖ thèng; thu thËp th«ng tin qua chuyªn gia vµ c¸c b¸o c¸o nh»m x¸c ®Þnh nhu cÇu th«ng tin cña th- viÖn. 4. KÕt cÊu cña ®Ò tµi gåm 6 ch-¬ng: + Ch-¬ng I: Kh¶o s¸t hÖ thèng. + Ch-¬ng II: ph©n tÝch hÖ thèng. + Ch-¬ng III: Ph©n tÝch CSDL hÖ thèng. + Ch-¬ng IV: thiÕt kÕ hÖ thèng. + Ch-¬ng V: mét sè modul chÝnh. + Ch-¬ng VI: kÕt luËn, ®¸nh gi¸, h-íng ph¸t triÓn. Ch-¬ng tr×nh qu¶n lý th- viÖn 4 Kho¸ luËn tèt nghiÖp Sinh viªn: Vò Thanh Nh©n Ch-¬ng I: Kh¶o s¸t hÖ thèng: 1.1. M« h×nh ho¹t ®éng cña Th- viÖn : Th- viÖn thuéc Trung t©m Th«ng tin khoa häc vµ T- liÖu gi¸o khoa cña Häc viÖn. VÞ trÝ cña Th- viÖn trong Trung t©m vµ c¸c bé phËn cña Th- viÖn ®-îc m« t¶ qua s¬ ®å sau: Trung T©m Th«ng tin khoa häc vµ t- liÖu gi¸o khoa X-ëng in Th- viÖn …. Phßng ¶nh Phßng ®äc tµi liÖu nghiÖp vô Phßng ®äc chÝnh trÞ Phßng m-în tµi liÖu nghiÖp vô 1.2. C¸c quy tr×nh nghiÖp vô chÝnh cña Th- viÖn Th- viÖn cña Häc viÖn bao gåm 1 phßng m-în s¸ch tham kh¶o, s¸ch v¨n häc, 1 phßng ®äc tµi liÖu nghiÖp vô, 1 phßng ®äc tµi liÖu chÝnh trÞ, t¹p chÝ, s¸ch b¸o tham kh¶o vµ 1 phßng m-în tµi liÖu nghiÖp vô. C¸c tµi liÖu th-êng ë 3 d¹ng chÝnh lµ s¸ch, b¸o- t¹p chÝ vµ luËn v¨n. Mçi phßng ®¶m nhËn cïng mét sè chøc n¨ng víi víi nh÷ng lo¹i tµi liÖu kh¸c nhau: - NhËn tµi liÖu míi. - Ph©n lo¹i tµi liÖu. - Cho b¹n ®äc m-în tµi liÖu. - NhËn tµi liÖu do b¹n ®äc tr¶. Ch-¬ng tr×nh qu¶n lý th- viÖn 5 Kho¸ luËn tèt nghiÖp Sinh viªn: Vò Thanh Nh©n - Tra cøu tµi liÖu. - Th«ng b¸o tµi liÖu m-în qu¸ h¹n. - Huû tµi liÖu qu¸ h¹n l-u tr÷. - Thèng kª tµi liÖu: thèng kª tÇn suÊt m-în tµi liÖu theo thêi gian. - Lµm b¸o c¸o ho¹t ®éng cña th- viÖn. - CÊp thÎ cho b¹n ®äc - Thèng kª tµi liÖu m-în. - Thèng kª b¹n ®äc. - Qu¶n lý kho tµi liÖu. C¸c chøc n¨ng nghiÖp vô trªn ®-îc thùc hiÖn theo mét tr×nh tù vµ ph¶i tu©n theo c¸c quy t¾c nghiÖp vô vµ c¸c rµng buéc. C¸c tiÕn tr×nh nghiÖp vô:  TiÕn tr×nh cËp nhËt ®éc gi¶, lµm thÎ ®éc gi¶: TiÕn tr×nh nµy bao gåm viÖc nhËp míi, xo¸, thay ®æi th«ng tin vµ ®éc gi¶. Víi ®Æc thï cña tr-êng, c«ng viÖc nµy ®-îc tiÕn hµnh kh¸ th-êng xuyªn do l-îng ®éc gi¶ cña Häc viÖn lu«n biÕn ®éng nhÊt lµ khi cã mét kho¸ ra tr-êng hoÆc mét kho¸ nhËp tr-êng. ViÖc nhËp míi ®éc gi¶ th-êng tiÕn hµnh theo tõng ®¬n vÞ, khi mµ mçi kho¸ míi nhËp tr-êng, viÖc xo¸ ®éc gi¶ th-êng ®-îc tiÕn hµnh theo tõng kho¸ häc khi kho¸ ®ã ra tr-êng. V× vËy khèi l-îng th«ng tin vÒ ®éc gi¶ cÇn nhËp míi hoÆc xo¸ ®i lµ rÊt lín, nÕu lµm thñ c«ng th× mÊt rÊt nhiÒu thêi gian vµ c«ng søc. Tuy nhiªn c«ng viÖc nµy sÏ rÊt dÔ dµng, nhanh chãng khi øng dông tin häc v× khi thao t¸c víi tõng kho¸ hoÆc tõng ®¬n vÞ sÏ rÊt nhanh vµ tiÕt kiÖm ®-îc thêi gian, c«ng søc. Mçi ®éc gi¶ sÏ ®-îc qu¶n lý th«ng qua mét thÎ ®éc gi¶ vµ viÖc ®¸nh m· sè cho ®éc gi¶ tiÕn hµnh theo quy t¾c sau: HiÖn nay trong th- viÖn cña Häc viÖn ®ång thêi tån t¹i hai lo¹i thÎ cã thÓ m-în tµi liÖu. §èi víi Phßng ®äc tµi liÖu nghiÖp vô vµ phßng ®äc tµi liÖu chÝnh trÞ, t¹p chÝ th× sö dông ThÎ häc viªn lµm thÎ m-în tµi liÖu trong khi ®ã phßng cho Ch-¬ng tr×nh qu¶n lý th- viÖn 6 Kho¸ luËn tèt nghiÖp Sinh viªn: Vò Thanh Nh©n m-în s¸ch th× sö dông mét ThÎ th- viÖn riªng. Tuy nhiªn c¸ch ®¸nh m· sè cho hai lo¹i thÎ nµy lµ gièng nhau vµ hai thÎ cña cña cïng mét häc viªn cã m· sè gièng nhau. Theo em trong qu¸ tr×nh hoµn thiÖn c¬ chÕ ho¹t ®éng cña th- viÖn, nªn thèng nhÊt sö dông ThÎ häc viªn ®ång thêi lµm thÎ th- viÖn. C¸ch ®¸nh m· cho hai lo¹i thÎ trªn nh- sau: M· ®¬n vÞ + Sè thø tù trong ®¬n vÞ (®Çy ®ñ 3 ch÷ sè). VÝ dô sinh viªn Vò Thanh Nh©n, ®¬n vÞ D29Tin, sè thø tù lµ 28 th× sÏ cã thÎ th- viÖn mang m· sè: D29T028.  TiÕn tr×nh cËp nhËt tµi liÖu, ®¸nh m· sè cho tµi liÖu: Mét tµi liÖu míi nhËn vÒ ®-îc th- viÖn xö lý, ph©n lo¹i vµ tiÕn hµnh ®¸nh m· sè, thiÕt lËp vÞ trÝ, t¹o phÝch tra cøu vµ ®-a vµo sö dông. - Quy t¾c ®¸nh m· sè cho tµi liÖu: HiÖn nay trong Häc viÖn chØ thùc hiÖn ®¸nh m· sè cho c¸c tµi liÖu d¹ng s¸ch vµ tån t¹i hai c¸ch ®¸nh m· sè + C¸ch ®¸nh m· sè cho tµi liÖu nghiÖp vô: ViÖc ®¸nh m· sè ®-îc thùc hiÖn theo tõng khoa nghiÖp vô (tõ NghiÖp vô I ®Õn NghiÖp vô V). Nãi chung c¸ch ®¸nh m· sè nµy ®-îc thùc hiÖn theo mét quy chÕ b¶o mËt chÆt chÏ vµ b»ng thñ c«ng. + C¸ch ®¸nh m· sè cho tµi liÖu kh«ng ph¶i lµ tµi liÖu nghiÖp vô: ®-îc thùc hiÖn theo c¸c chuÈn cña Th- viÖn Quèc gia. - Quy t¾c x¸c ®Þnh vÞ trÝ: VÞ trÝ cña mét tµi liÖu ®-îc x¸c ®Þnh bëi hai yÕu tè: vÞ trÝ gi¸ s¸ch vµ sè thø tù cña tµi liÖu trong gi¸ s¸ch ®ã  TiÕn tr×nh cho m-în s¸ch vµ nhËn s¸ch tr¶: - Khi nhËn ®-îc yªu cÇu m-în s¸ch cña ®éc gi¶, th- viÖn kiÓm tra thÎ ®éc gi¶, ®èi víi ®éc gi¶ m-în s¸ch th× kiÓm tra sæ m-în s¸ch cña ®éc gi¶ Êy xem ®· tr¶ hÕt s¸ch cò ch-a, cã ®ñ ®iÒu kiÖn ®äc s¸ch Êy kh«ng (®èi víi tr-êng hîp s¸ch mËt hoÆc hiÕm). Ch-¬ng tr×nh qu¶n lý th- viÖn 7 Kho¸ luËn tèt nghiÖp Sinh viªn: Vò Thanh Nh©n - HiÖn nay, Th- viÖn cña tr-êng chØ cho phÐp mçi ®éc gi¶ m-în mét tµi liÖu, khi tr¶ tµi liÖu cò míi cã thÓ m-în tµi liÖu míi. - Thêi gian m-în mét tµi liÖu tuú thuéc vµo tõng lo¹i tµi liÖu. Víi tµi liÖu nghiÖp vô, b¸o, t¹p chÝ th× chØ ®-îc m-în trong ngµy, víi s¸ch tham kh¶o, s¸ch v¨n häc th× thêi gian m-în tèi ®a lµ 10 ngµy. - NÕu ®éc gi¶ m-în qu¸ h¹n hoÆc lµm mÊt, r¸ch s¸ch ®Òu ph¶i chÞu mét h×nh thøc kû luËt nhÊt ®Þnh. - Sau mçi th¸ng, th- viÖn ®Òu cã sù kiÓm kª vµ theo dâi t×nh h×nh phôc vô vµ lËp c¸c b¸o c¸o. HÖ thèng hiÖn t¹i cã c¸c nh-îc ®iÓm sau: - HÇu hÕt c¸c c«ng viÖc nghiÖp vô th- viÖn ®Òu lµm b»ng thñ c«ng víi hiÖu qu¶ thÊp vµ mÊt nhiÒu c«ng søc. - ViÖc tra cøu, t×m kiÕm cña ®éc gi¶ rÊt mÊt thêi gian, hiÖu qu¶ phôc vô kh«ng cao. - ViÖc nhËp míi, söa ch÷a th«ng tin tµi liÖu, th«ng tin ®éc gi¶ rÊt mÊt thêi gian. - C«ng t¸c b¸o c¸o, thèng kª khã kh¨n, dÔ nhÇm lÉn. 1.3. Chøc n¨ng cña hÖ thèng míi 1.3.1. Chøc n¨ng cña hÖ thèng míi: Trong ho¹t ®éng cña hÖ thèng míi, mét sè kh©u trong quy tr×nh nghiÖp vô sÏ vÉn ph¶i thùc hiÖn b»ng thñ c«ng nh-: B¶o qu¶n s¸ch, liªn hÖ, vËn chuyÓn ... Tuy nhiªn cã thÓ ®-a tin häc vµo thùc hiÖn mét sè chøc n¨ng ®Ó gi¶m bít thao t¸c thñ c«ng vµ n©ng cao hiÖu qu¶ hÖ thèng: - ¸p dông ngay Tin häc ho¸ trong c«ng t¸c t×m kiÕm vµ tra cøu, ®©y lµ c«ng viÖc tõ tr-íc tíi nay tèn nhiÒu c«ng søc. - ¸p dông Tin häc ho¸ trong kh©u nhËp, söa ®æi, bæ sung vµ ph©n lo¹i tµi liÖu. §©y còng lµ mét kh©u dÔ sai sãt, nhÇm lÉn vµ mÊt nhiÒu c«ng søc. Ch-¬ng tr×nh qu¶n lý th- viÖn 8 Kho¸ luËn tèt nghiÖp Sinh viªn: Vò Thanh Nh©n - ¸p dông Tin häc ho¸ trong kh©u thèng kª vµ in Ên, ®©y còng lµ mét kh©u tèn thêi gian, hay nhÇm do c«ng viÖc lín, nh©n viªn cã h¹n vµ kh«ng hiÖu qu¶. - ¸p dông tin häc ho¸ trong c«ng t¸c qu¶n lý m-în tr¶ cña Th- viÖn. 1.3.2. ThuËn lîi, khã kh¨n:  ThuËn lîi: - Gi¶m c«ng viÖc thñ c«ng nhµm ch¸n cho c¸n bé Th- viÖn. - C¸n bé, sinh viªn nãi chung sÏ rÊt thó vÞ khi c«ng viÖc cña m×nh hoµn tÊt nhanh chãng. - Kh©u qu¶n lý, kiÓm kª, b¸o c¸o nhanh, chÝnh x¸c chuyªn nghiÖp h¬n, cËp nhËp th«ng tin nhanh nhiÒu, giao tiÕp trong ngoµi thuËn tiÖn h¬n.  Khã kh¨n: - Yªu cÇu trang bÞ m¸y tÝnh, cµi ®Æt m¹ng. - H-íng dÉn chØ ®¹o sö dông hÖ thèng qu¶n lý b»ng m¸y tÝnh. - KiÓm so¸t d÷ liÖu trong m¸y tÝnh ph¶i chÝnh x¸c, khoa häc kh«ng cÈu th¶ trong viÖc cËp nhËp söa ®æi, bæ sung th«ng tin. Nh- vËy, nÕu gi¶i quyÕt tèt nh÷ng khã kh¨n trªn ta sÏ x©y dùng ®-îc mét hÖ thèng th«ng tin th- viÖn tèt, kÕt hîp hµi hoµ nh÷ng -u ®iÓm cña c«ng nghÖ th«ng tin víi c«ng viÖc thñ c«ng truyÒn thèng. Ch-¬ng tr×nh qu¶n lý th- viÖn 9 Kho¸ luËn tèt nghiÖp Sinh viªn: Vò Thanh Nh©n Ch-¬ng II: Ph©n tÝch hÖ thèng: 2.1. Mét sè kh¸i niÖm sö dông trong ph©n tÝch hÖ thèng: - Ph-¬ng ph¸p ph©n tÝch: qu¸ tr×nh ph©n tÝch hÖ thèng dùa trªn ph-¬ng ph¸p ph©n tÝch Top – down, giai ®o¹n ph¸t triÓn sau kÕ thõa c¸c kÕt qu¶ cña giai ®o¹n ph¸t triÓn tr-íc. - S¬ ®å chøc n¨ng nghiÖp vô: lµ s¬ ®å thÓ hiÖn sù ph©n r· cã thø bËc c¸c chøc n¨ng cña hÖ thèng. Mçi chøc n¨ng ®-îc thÓ hiÖn trong mét khung vµ khi cÇn cã thÓ ®-îc ph©n r· thµnh nhiÒu chøc n¨ng con ë møc thÊp h¬n. - S¬ ®å luång d÷ liÖu: lµ m« h×nh mèi quan hÖ gi÷a chøc n¨ng hoÆc tiÕn tr×nh cña hÖ thèng víi th«ng tin mµ chóng thÓ hiÖn. C¸c chøc n¨ng ®· ®-îc x¸c ®Þnh trong qu¸ tr×nh m« h×nh ho¸ s¬ ®å chøc n¨ng nghiÖp vô XuÊt ph¸t tõ c¸c kh¸i niÖm trªn ta cã: 2.2. Kh¸i qu¸t s¬ ®å ph©n cÊp chøc n¨ng cña hÖ thèng: HÖ thèng qu¶n lý th- viÖn gåm 4 chøc n¨ng lín sau: + HÖ thèng (c¸c chøc n¨ng chung cña mét hÖ thèng th«ng tin). + Qu¶n lý ®éc gi¶. + Qu¶n lý tµi liÖu. + Qu¶n lý m-în, tr¶. §©y lµ 4 chøc n¨ng ë møc cao nhÊt trong s¬ ®å chøc n¨ng nghiÖp vô cña hÖ thèng, chóng ®-îc ph©n r· thµnh c¸c chøc n¨ng kh¸c nhá h¬n. Bªn c¹nh 4 chøc n¨ng lín nµy cßn cã mét chøc n¨ng ®-îc sö dông kh¸ th-êng xuyªn ®ã lµ chøc n¨ng thèng kª, in Ên. Tuy nhiªn chøc n¨ng nµy chØ lµ chøc n¨ng phôc vô cho 4 chøc n¨ng chÝnh trªn Ch-¬ng tr×nh qu¶n lý th- viÖn 10 Kho¸ luËn tèt nghiÖp Sinh viªn: Vò Thanh Nh©n 2.3. X©y dùng s¬ ®å chøc n¨ng cña hÖ thèng qu¶n lý Th- viÖn: 2.3.1. X©y dùng c¸c s¬ ®å chøc n¨ng møc 1 cña chøc n¨ng HÖ thèng: 1. HÖ thèng 1.1 Ph©n quyÒn sö dông 1.2 TiÖn Ých d÷ liÖu 1.3 NhËt ký hÖ thèng 1.4 KÕt thóc ch-¬ng tr×nh 1.5 Tho¸t vÒ Window Lµ mét hÖ thèng cã nhiÒu ng-êi thuéc c¸c møc -u tiªn kh¸c nhau sö dông vµ do ®Æc ®iÓm riªng cña c¸c lo¹i tµi liÖu trong Häc viÖn nªn hÖ thèng qu¶n lý thviÖn cÇn cã mét chÝnh s¸ch b¶o mËt chÆt chÏ, cã møc ®é sö dông kh¸c nhau víi nh÷ng ng-êi kh¸c nhau. Bªn c¹nh ®ã, c¸c chøc n¨ng tiÖn Ých d÷ liÖu lµ c¸c chøc n¨ng gióp ®¶m b¶o an toµn d÷ liÖu, gióp cho viÖc sö dông c¬ së d÷ liÖu hiÖu qu¶ h¬n, chøc n¨ng nhËt ký hÖ thèng cho phÐp kiÓm so¸t ®-îc viÖc sö dông hÖ thèng, gãp phÇn ®¶m b¶o an ninh an toµn cho hÖ thèng vµ d÷ liÖu. 2.3.2. X©y dùng c¸c s¬ ®å chøc n¨ng møc 1 cña chøc n¨ng Qu¶n lý ®éc gi¶ 2. Qu¶n lý ®éc gi¶ 2.1 CËp nhËt th«ng tin ®éc gi¶ 2.2 Tra t×m ®éc gi¶ 2.3 Thèng kª in Ên 2.4 Ch-¬ng tr×nh qu¶n lý th- viÖn In thÎ 11 Kho¸ luËn tèt nghiÖp Sinh viªn: Vò Thanh Nh©n Chøc n¨ng nµy hoµn toµn ®¬n thuÇn lµ qu¶n lÝ c¸c th«ng tin vÒ ®éc gi¶ cña th- viÖn. Chøc n¨ng cËp nhËp th«ng tin ®éc gi¶ sÏ cËp nhËp th«ng tin cña ®éc gi¶ vµ cÊp cho ®éc gi¶ mét thÎ b¹n ®äc trªn cã ghi th«ng tin c¸ nh©n, ghi sè thÎ. Khi thÎ cña ®éc gi¶ kh«ng cßn gi¸ trÞ, chøc n¨ng huû bá sÏ dùa vµo sè thÎ ®Ó xo¸ ®éc gi¶ ®ã trong hå s¬ l-u tr÷ víi ®iÒu kiÖn ®éc gi¶ ®ã tr¶ hÕt tµi liÖu cho ThviÖn. Khi cã sù nhÇm lÉn hoÆc sai sãt trong th«ng tin ®éc gi¶, chøc n¨ng chØnh söa sÏ dùa vµo sè thÎ ®Ó t×m ®Õn th«ng tin vÒ ®éc gi¶, söa ®æi sau ®ã nhËp míi vµ ghi l¹i vµo hå s¬. Do ®Æc thï cña Häc viÖn, th«ng tin vÒ ®éc gi¶ th-êng ®-îc nhËp míi, söa ch÷a theo tõng ®¬n vÞ (phßng, ban, líp) vµ th-êng ®-îc xo¸ ®ång lo¹t theo c¶ kho¸ (khi cã kho¸ ra tr-êng). ViÖc tËn dông ®-îc ®Æc ®iÓm nµy gióp ng-êi sö dông tiÕt kiÖm ®-îc rÊt nhiÒu thêi gian trong viÖc b¶o tr× c¬ së d÷ liÖu vÒ ®éc gi¶. Chøc n¨ng tra t×m ®éc gi¶ cho biÕt c¸c th«ng tin vÒ ®éc gi¶ cÇn t×m vµ chøc n¨ng thèng kª in Ên gióp cho viÖc thèng kª vµ in Ên th«ng tin vÒ ®éc gi¶ ®-îc nhanh chãng vµ tiÖn lîi h¬n. 2.3.3. X©y dùng c¸c s¬ ®å chøc n¨ng møc 1 cña chøc n¨ng Qu¶n lý tµi liÖu: 3. Qu¶n lý tµi liÖu 3.1 CËp nhËt th«ng tin tµi liÖu 3.2 Tra t×m tµi liÖu 3.3 Thèng kª in Ên 2.3.4 X©y dùng s¬ ®å chøc n¨ng møc 1 cña chøc n¨ng Qu¶n lý m-în tr¶: 4. Qu¶n lý m-în tr¶ 4.1 M-în tµi liÖu 4.2 Tr¶ tµi liÖu 4.5. In phiÕu b¸o Ch-¬ng tr×nh qu¶n lý th- viÖn 12 Kho¸ luËn tèt nghiÖp Sinh viªn: Vò Thanh Nh©n 2.3.5. X©y dùng c¸c s¬ ®å chøc n¨ng møc 1 cña chøc n¨ng Trî gióp: 5. Trî gióp 5.2 C¸c tuú chän 5.3 H-íng dÉn sö dông Trong ®ã chøc n¨ng thay ®æi tuú chän cho phÐp ng-êi sö dông thay ®æi mét sè th«ng sè th-êng gÆp khi hÖ thèng ho¹t ®éng nh- sè ngµy hÑn tr¶, sè tµi liÖu tèi ®a mµ mét ®éc gi¶ ®-îc m-în ®ång thêi v.v. HÖ thèng còng cung cÊp chøc n¨ng h-íng dÉn sö dông d-íi d¹ng mét trang HTML.  S¬ ®å chøc n¨ng møc 2 cña mét sè chøc n¨ng chÝnh: 1.2. TiÖn Ých d÷ liÖu 1.2.1 Sao l-u d÷ liÖu 1.2.2 Phôc håi d÷ liÖu 1.2.3 CËp nhËt b¶ng m· 1.2.4. T×m kiÕm tæng hîp Trong ®ã chøc n¨ng t×m kiÕm tæng hîp cung cÊp mét giao diÖn cho phÐp ng-êi sö dông thµnh lËp c¸c c©u truy vÊn ®Ó läc ra c¸c th«ng tin tho¶ m·n yªu cÇu t×m kiÕm ®a d¹ng. Tuy nhiªn nã còng ®ßi hái ng-êi sö dông ph¶i cã tr×nh ®é nhÊt ®Þnh vÒ SQL vµ c¸c phÐp to¸n so s¸nh. 3.2. Tra t×m tµi liÖu 3.2.1. T×m theo th«ng tin 3.2.2. T×m theo m· Ch-¬ng tr×nh qu¶n lý th- viÖn 13 Kho¸ luËn tèt nghiÖp Sinh viªn: Vò Thanh Nh©n Trong ®ã chøc n¨ng t×m theo th«ng tin cho phÐp ng-êi sö dông cã t×m c¸c ®Çu tµi liÖu dùa trªn c¸c tiªu chÝ th-êng gÆp nh- tªn t¸c gi¶, chñ ®Ò, thÓ lo¹i v.v. Chøc n¨ng t×m theo m· cho phÐp ®éc gi¶ cã ®-îc nh÷ng th«ng tin ®Çy ®ñ vÒ tµi liÖu khi nhËp vµo m· cña tµi liÖu Êy. 2.4. X©y dùng s¬ ®å luång d÷ liÖu: S¬ ®å luång d÷ liÖu lµ m« h×nh hÖ thèng cho c¶ d÷ liÖu lÉn qu¸ tr×nh. Th«ng tin lÊy tõ c¸c nguån d÷ liÖu ®-îc chuyÓn ®Õn cho mét hay nhiÒu qu¸ tr×nh xö lý vµ ng-îc l¹i, mét qu¸ tr×nh khi nhËn ®ñ th«ng tin vµo th× b¾t ®Çu thùc hiÖn chøc n¨ng xö lý th«ng tin cña nã vµ xuÊt ra c¸c kÕt qu¶ göi l¹i kho d÷ liÖu. Trong mét m« h×nh luång d÷ liÖu cã c¸c ®èi t-îng sau:  Chøc n¨ng xö lÝ (process): Lµ chøc n¨ng biÓu ®¹t c¸c thao t¸c, nhiÖm vô mét tiÕn tr×nh xö lÝ. TÝnh chÊt quan träng cña chøc n¨ng lµ biÕn ®æi th«ng tin. BiÓu diÔn chøc n¨ng xö lý th«ng tin. Nh·n tªn cña chøc n¨ng Nh·n tªn cña chøc n¨ng: lµ tªn duy nhÊt d-íi d¹ng ®éng tõ - bæ ng÷ vµ ®éng tõ nªn ë d¹ng thøc mÖnh lÖnh.  Luång d÷ liÖu (data flows): Lµ luång th«ng tin vµo hay ra cña mét chøc n¨ng xö lÝ. Bëi vËy nã ®-îc coi nh- c¸c giao diÖn gi÷a c¸c thµnh phÇn cña s¬ ®å. Tªn nh·n BiÓu diÔn luång d÷ liÖu trªn s¬ ®å. Tªn nh·n lµ tªn luång th«ng tin mang theo. Mòi tªn chØ h-íng cña luång th«ng tin. Tªn nh·n nhÊt thiÕt ph¶i lµ duy nhÊt vµ ®-îc viÕt d-íi d¹ng danh tõ - tÝnh tõ. Dßng th«ng tin kh¸c nhau ®-îc mang tªn kh¸c nhau.  Kho d÷ liÖu (data store): Lµ c¸c th«ng tin cÇn l-u tr÷ l¹i trong mét kho¶ng Tªn kho d÷ liÖu thêi gian ®Ó sau ®ã mét hay mét vµi chøc n¨ng xö lÝ hoÆc t¸c ®éng trong sö dông vµ khai th¸c. Ch-¬ng tr×nh qu¶n lý th- viÖn 14 Kho¸ luËn tèt nghiÖp Sinh viªn: Vò Thanh Nh©n  T¸c nh©n ngoµi / ®èi t¸c (external entities): Lµ mét nhãm ng-êi hay tæ chøc ë bªn ngoµi lÜnh vùc nghiªn cøu cña hÖ thèng nh-ng ®Æc biÖt cã mét sè h×nh thøc tiÕp xóc, trao ®æi th«ng tin víi hÖ thèng. Sù cã mÆt cña c¸c nh©n tè nµy trªn s¬ ®å chØ ra giíi h¹n cña hÖ thèng, vµ ®Þnh râ mèi quan hÖ cña hÖ thèng víi thÕ giíi bªn ngoµi. §©y lµ phÇn sèng cßn cña hÖ thèng, chóng lµ nguån cung cÊp th«ng tin cho hÖ thèng còng nh- chóng nhËn c¸c s¶n phÈm th«ng tin tõ hÖ thèng. BiÓu diÔn t¸c nh©n ngoµi. Tªn t¸c nh©n ngoµi Tªn gäi cña t¸c nh©n ngoµi lµ mét danh tõ biÓu thÞ cho mét bé phËn, mét ban phßng hoÆc tæ chøc.  T¸c nh©n trong: Lµ mét chøc n¨ng hay mét hÖ thèng con cña hÖ thèng ®-îc m« t¶ ë trang kh¸c cña s¬ ®å. BiÓu diÔn t¸c nh©n trong. Tªn t¸c nh©n trong: d-íi d¹ng ®éng tõ-bæ Tªn t¸c nh©n trong ng÷. T¸c nh©n trong lµ mét chøc n¨ng hoÆc mét tiÕn tr×nh bªn trong hÖ thèng, ®-îc miªu t¶ ë trang kh¸c cña m« h×nh.  Dßng d÷ liÖu: Th«ng tin vµo Th«ng tin ra 2.5. S¬ ®å luång d÷ liÖu: Nh- ®· tr×nh bµy kh¸i niÖm vÒ dßng d÷ liÖu, ý nghÜa cña c¸c ký hiÖu ë phÇn c¸c c«ng cô diÔn t¶ xö lÝ, em chØ ®i s©u vµo ph©n tÝch, vÏ s¬ ®å dßng d÷ liÖu møc ®Ønh cña hÖ thèng qu¶n lý Th- viÖn vµ s¬ ®å dßng d÷ liÖu møc 1 c¸c chøc n¨ng qu¶n lý ®éc gi¶, qu¶n lý tµi liÖu vµ qu¶n lý m-în - tr¶ 2.5.1. S¬ ®å møc khung c¶nh: Môc ®Ých cña s¬ ®å nµy lµ ®Ó ®-a ra ranh giíi vµ xem xÐt mét c¸ch tæng thÓ toµn bé hÖ thèng. S¬ ®å nµy chØ ra c¸c quan hÖ chÝnh gi÷a c¸c t¸c nh©n ngoµi lµ n¬i cung cÊp tin vµ nhËn th«ng tin ®Çu ra cña hÖ thèng vµ mét bªn lµ chøc n¨ng chÝnh Ch-¬ng tr×nh qu¶n lý th- viÖn 15 Kho¸ luËn tèt nghiÖp Sinh viªn: Vò Thanh Nh©n cña hÖ thèng. S¬ ®å nµy chØ ra ®-îc c¸c mèi quan hÖ tr-íc sau trong tiÕn tr×nh xö lÝ, trong viÖc liªn kÕt th«ng tin gi÷a c¸c chøc n¨ng. Nguån cung cÊp Yªu cÇu vµ cung cÊp tµi liÖu Th«ng b¸o QLTV Danh s¸ch kÕ ho¹ch dù trï Ng-êi qu¶n lý M-în/tr¶ tµi liÖu §éc gi¶ Yªu cÇu vµ cÊp thÎ Yªu cÇu vµ nhËn b¸o c¸o Yªu cÇu vµ tr¶ lêi tra cøu Ch-¬ng tr×nh qu¶n lý th- viÖn 16 Kho¸ luËn tèt nghiÖp Sinh viªn: Vò Thanh Nh©n 2.5.2. S¬ ®å luång d÷ liÖu møc ®Ønh:  S¬ ®å luång d÷ liÖu møc ®Ønh vËt lý: Yªu cÇu vµ tr¶ lêi tra cøu Nguån cung cÊp Qu¶n lý tµi liÖu Yªu cÇu vµ cung cÊp tµi liÖu Kho d÷ liÖu Qu¶n lý m-în tr¶ C¸n bé th- viÖn Qu¶n lý ®éc gi¶ §éc gi¶ ViÖc thiÕt kÕ s¬ ®å nµy nh»m chØ ra nh÷ng ph-¬ng tiÖn, biÖn ph¸p thùc hiÖn nh÷ng c«ng viÖc cña hÖ thèng, chØ ra hÖ thèng lµm viÖc nh- thÕ nµo, c¸c luång d÷ liÖu biÓu thÞ cho c¸c tµi liÖu liªn quan trong l-u chuyÓn th«ng tin cña hÖ thèng lµ Ch-¬ng tr×nh qu¶n lý th- viÖn 17 Kho¸ luËn tèt nghiÖp Sinh viªn: Vò Thanh Nh©n nh÷ng bé phËn ho¹t ®éng ®iÒu hµnh. C¸c kho d÷ liÖu lµ c¸c tÖp tin l-u tr÷ th«ng tin l©u dµi. C¸c t¸c nh©n ngoµi trao ®æi th«ng tin víi c¸c bé phËn trong hÖ thèng.  S¬ ®å luång d÷ liÖu møc ®Ønh logic: C¸n bé ThviÖn Nguån cung cÊp Qu¶n lÝ tµi liÖu Kho d÷ liÖu, tµi liÖu Kho d÷ liÖu m-în - tr¶ Qu¶n lÝ m-în tr¶ §éc gi¶ Ch-¬ng tr×nh qu¶n lý th- viÖn Kho d÷ liÖu ®éc gi¶ Qu¶n lÝ ®éc gi¶ C¸n bé thviÖn 18 Kho¸ luËn tèt nghiÖp Sinh viªn: Vò Thanh Nh©n S¬ ®å nµy ®-îc x©y dùng gióp ph©n tÝch hÖ thèng mét c¸ch chi tiÕt h¬n nh»m gi¶m rñi ro khi ®-a hÖ thèng vµo ho¹t ®éng. C¸c luång d÷ liÖu cña s¬ ®å nµy chØ ra c¸c th«ng tin yªu cÇu ®èi víi tõng chøc n¨ng, m« t¶ qu¸ tr×nh trao ®æi th«ng tin qua l¹i gi÷a c¸c chøc n¨ng trong hÖ thèng. C¸c kho d÷ liÖu lµ c¸c kho th«ng tin d÷ liÖu logic. C¸c t¸c nh©n ngoµi cung cÊp th«ng tin d÷ liÖu cho hÖ thèng vµ nhËn th«ng tin tr¶ lêi tõ hÖ thèng. Ch-¬ng tr×nh qu¶n lý th- viÖn 19 Kho¸ luËn tèt nghiÖp Sinh viªn: Vò Thanh Nh©n S¬ ®å møc 1 cña chøc n¨ng qu¶n lý ®éc gi¶: §éc gi¶ C¸n bé Th- viÖn In thÎ CËp nhËp th«ng tin ®éc gi¶ Kho d÷ liÖu m-în, tr¶ Tra t×m ®éc gi¶ Kho d÷ liÖu ®éc gi¶ Kho d÷ liÖu tµi liÖu Thèng kª in Ên C¸n bé Th- viÖn Ch-¬ng tr×nh qu¶n lý th- viÖn 20