Tài liệu Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hàng thời trang tại công ty hafasco

LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cám ơn đến Thầy cô của Khoa Hệ thống thông tin kinh tế của Đại học Thương Mại đã nhiệt tình quan tâm và tạo nhiều điều kiện thuận lợi trong quá trình chúng em theo học tại Trường. Em xin gửi lời cám ơn đến Công ty HAFASCO đã tạo điều kiện thuận lợi cho em trong thời gian thực tập, cũng như tận tình hướng dẫn em, giúp em hoàn thành Đề cương đúng kế hoạch. Xin cám ơn Ba mẹ, Anh chị và các bạn đã tạo động lực và ủng hộ em hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp. Em xin chân thành cám ơn đến cô Nguyễn Thị Hội đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ trong quá trình em hoàn thành bài Khóa luận này. MỤC LỤC i DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ.......................................................iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT.....................................................................................v LỜI NÓI ĐẦU...........................................................................................................vi CHƯƠNG I: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI.............................................1 1.1. Lý do chọn đề tài...........................................................................................1 1.2. Tình hình nghiên cứu trong và ngoài nước.................................................1 1.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu................................................................2 1.4. Nhiệm vụ và mục đích nghiên cứu...............................................................2 1.5. Phương pháp nghiên cứu..............................................................................3 1.6. Kết cấu chính của khóa luận........................................................................3 CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ XÂY DỰNG HTTT.......................................4 2.1. Cơ sở lí luận về thiết kế HTTT........................................................................4 2.1.1. Một số khái niệm về HTTT...........................................................................4 2.1.2. Thiết kế HTTT: các phương pháp và công cụ..............................................6 2.2. Thực trạng về công ty HAFASCO..................................................................9 2.2.1. Giới thiệu chung về doanh nghiệp HAFASCO.............................................9 2.2.2. Phân tích và đánh giá sự cần thiết HTTT tại công ty HAFASCO...............10 2.2.3. Khởi tạo dự án và lên kế hoạch..................................................................12 2.3. Thiết kế HTTT cho công ty HAFASCO.......................................................13 2.3.1. Lựa chọn phương pháp và công cụ xây dựng hệ thống..............................13 2.3.2. Thiết kế, xây dựng hệ thống........................................................................15 2.4. Cài đặt, kiểm thử hệ thống.............................................................................37 2.4.1. Coding........................................................................................................37 2.4.2. Kiểm thử hệ thống......................................................................................37 2.4.3. Cài đặt hệ thống.........................................................................................37 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN.............................................................................................................38 ii 3.1. Đánh giá về hệ thống......................................................................................38 3.2. Điều kiện triển khai hệ thống........................................................................38 3.3. Một số kiến nghị tới doanh nghiệp HAFASCO............................................39 3.4. Hướng phát triển đề tài..................................................................................39 KẾT LUẬN VỀ ĐỀ TÀI..........................................................................................40 TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................................vii PHỤ LỤC................................................................................................................. viii iii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Hình Tên hình Hình 2.1 9 Trang Mô hình tổ chức công ty Hafasco Hình 2.2 Sơ đồ phân cấp chức năng hệ thống quản lý hàng thời trang 18 Hình 2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 18 Hình 2.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 19 Hình 2.5 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng nhập hàng hóa 20 Hình 2.6 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng xuất hàng hóa 20 Hình 2.7 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng báo cáo tổng hợp 21 Hình 2.8 Mô hình thực thể liên kết E-R 24 Hình 2.9 Mô hình dữ liệu quan hệ 25 30Hình 2.10 Form đăng nhập hệ thống 30 Hình Form danh mục kho 2.12Form hệ thống quản lý hàng thời trang 31 Hình 2.11 Hình 2.13 Form thêm mới kho 31 Hình 2.14 Form danh mục hàng hóa 32 Hình 2.15 Form thêm mới hàng hóa 32 Hình 2.16 Form hóa đơn 33 Hình 2.17 Form lập hóa đơn nhập hàng 33 Hình 2.18 Form lập hóa đơn xuất hàng 34 iv Hình 2.19 Form báo cáo 34 v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT 1 2 3 Kí hiệu CNTT CSDL HTTT Diễn giải Công nghệ thông tin Cơ sở dữ liệu Hệ thống thông tin LỜI NÓI ĐẦU vi Thế kỷ 20 là thế kỷ của công nghệ thông tin nói chung và của tin học nói riêng. Đó là một trong những thành tựu vĩ đại nhất mà con người đã đạt được trong thiên niên kỷ này. Tin học giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong các hoạt động của toàn nhân loại. Ở Việt Nam tin học cũng đang hoà nhập với thế giới để bắt kịp, sánh vai cùng với sự phát triển chung của các nước năm châu. Máy vi tính đã và đang dần dần được sử dụng rộng rãi ở hầu hết các lĩnh vực như kinh tế, văn hoá xã hội, giáo dục, y tế, quốc phòng. Tin học đã giúp cho các nhà quản lý điều hành công việc một cách có khoa học, chính xác, nhẹ nhàng, mang lại hiệu quả cao hơn so với trước khi chưa đưa máy tính vào. Quản lý hàng hoá là một trong những ví dụ điển hình về việc quản lý. Nếu như không được tin học hoá việc quản lý sẽ vất vả hơn rất nhiều với khối lượng hàng hoá của rất nhiều loại hàng. Hệ thống quản lý từ trước tới nay chủ yếu là phương pháp thủ công, thông qua hàng loạt sổ sách rời rạc, phức tạp nên người quản lý gặp rất nhiều khó khăn trong việc như nhập, xuất, thống kê tìm kiếm và giao dịch. Do đó các thông tin cần quản lý phục vụ kinh doanh không tránh khỏi sự dư thừa hoặc không đầy đủ dữ liệu, thêm nữa phương pháp quản lý theo kiểu thủ công lại rất tốn kém về thời gian, công sức và đòi hỏi về nhân lực. Chính vì lẽ đó mà việc quản lý hàng hoá với sự trợ giúp của máy tính, tin học ra đời ngoài việc giảm bớt thời gian công sức cho người quản lý kinh doanh mà còn đảm bảo được yêu cầu “nhanh chóng-chính xác-hiệu quả”. Qua thời gian thực tập, em nhận thấy công tác quản lý hàng hóa ở các công ty kinh doanh, dịch vụ là bước quan trọng trong quá trình kinh doanh của mình. Với công tác quản lý hàng hóa của công ty mà ta có những thông tin, báo cáo về lượng hàng hóa đã bán ra, lượng hàng tồn cũng như nắm bắt đựơc tình hình thu chi của công ty trong quá trình kinh doanh. Chính vì vậy mà em đã chọn đề tài: “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hàng thời trang tại công ty HAFASCO ”. vii CHƯƠNG I: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1.1. Lý do chọn đề tài Ngành CNTT mới chỉ hình thành và phát triển từ cuối những năm 70 của thế kỉ trước nhưng nó đã đạt được những thành tựu vô cùng to lớn trong cuộc cách mạng chinh phục khoa học kĩ thuật của nhân loại. Đối với các doanh nghiệp trong điều kiện phát triển kinh tế và hội nhập kinh tế toàn cầu, để đảm bảo quá trình phát triển kinh doanh đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải hội nhập và ứng dụng công nghệ mới trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình. Doanh nghiệp khi phát triển lĩnh vực kinh doanh với đa ngành nghề thì việc quản lý hàng hóa là rất cần thiết giúp cho doanh nghiệp có những lựa chọn chính xác, đưa ra những phương án kinh doanh phù hợp. Công ty Thương mại dịch vụ thời trang Hà Nội HAFASCO là một công ty hoạt động đa ngành nghề với các ngành kinh doanh chính như : thời trang, du lịch khách sạn, bất động sản… nên việc tin học hóa, quản lý hàng hóa là cấp thiết. Cùng với thời gian thực tập có hạn và dựa vào khả năng bản thân nên từ đó em quyết định lựa chọn đề tài “ Xây dựng HTTT quản lý hàng thời trang tại công ty HAFASCO” với mong muốn góp một phần công sức của mình vào vấn đề phát triển công ty. 1.2. Tình hình nghiên cứu trong và ngoài nước - Trong nước : Đề tài xây dựng hệ thống quản lý kho hàng hóa trên thực tế đã được xây dựng và triển khai tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam. Bên cạnh những hệ thống nước ngoài, hệ thống quản lý hàng hóa Việt cũng đã được biết đến như : + F.GMS quản lý vật tư hàng hóa: là sản phẩm phần mềm quản lý nhập xuất tồn kho vật tư hàng hóa, cân đối vật tư và kế hoạch sản xuất cho các doanh nghiệp của Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại dịch vụ tin học TỨ HUYNH . + Devsoft.Material quản lý vật tư hàng hóa Hỗ trợ quản lý thông tin cho các doanh nghiệp trong việc quản lý kho, quản lý nguồn vật tư nguyên liệu trong kho, báo cáo xuất nhập tồn, quản lý công nợ... của công ty ITGSoft - CTy CP Phát Triển Công Nghệ Thông Tin. Và hiện có một số đề tài nghiên cứu : + Quản lý phân phối hàng hóa công ty cổ phần Y dược phẩm Việt Nam số P1414-CT5-ĐN3 khu đô thị Mỹ Đình 2, Từ Liêm, Hà Nội. + Phần mềm quản lý kho cho chi nhánh công ty cổ phần thương mại Xây dựng Cơ khí Điện tự động hóa COMEECO số 54/16 Nguyến Khánh Toàn – Hà Nội. 1 - Ngoài nước : + Hệ thống quản lý kho (WMS) : ghi lại tất cả các sự kiện diễn ra trong kho, bao gồm cả vị trí hàng hóa. Hệ thống giúp làm giảm số lượng lao động, vận chuyển và chi phí hàng tồn kho bằng cách di chuyển hàng tồn kho từ tiếp nhận để vận chuyển mà không cần đưa đi, lưu trữ . Hệ thống là sản phẩm của công ty JGI - James Group International Receptionist Chicago. + Phần mềm 3PL TMS quản lý các hoạt động quản lý kho trong thời gian thực bằng cách sử dụng đơn giản, sẽ cải thiện tốc độ nhanh nhạy và lợi nhuận kinh doanh của doanh nghiệp của công ty MAVES International Software – CANADA. Mỗi một loại hình kinh doanh mà từ đó người xây dựng hệ thống sẽ xây dựng sao cho hệ thống có thể phát huy tốt nhất chức năng để phù hợp với lĩnh vực đó. Hệ thống quản lý kho hàng thời trang cho công ty HAFASCO cũng sẽ được xây dựng phù hợp với mặt hàng quản lý cùng với sự kết hợp của những tính năng cơ bản cần có của hệ thống quản lý hàng hóa. 1.3. - Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu ứng dụng, cách sử dụng của một số công cụ xây dựng hệ thống thông tin. Bên cạnh đó đề tài cũng đi sâu tìm hiểu tình hình ứng dụng công nghệ thông tin, cấu trúc doanh nghiệp HAFASCO. Phạm vi nghiên cứu: Nằm trong phạm vi môn học phân tích và thiết kế HTTT và các phần mềm hỗ trợ việc xây dựng hệ thống : Microsoft Visual Basic 6.0, Miscsosoft Server SQL 2000… 1.4. Nhiệm vụ và mục đích nghiên cứu Nhiệm vụ: Tìm hiểu cơ cấu tổ chức bộ phận quản lý hàng hóa tại doanh nghiệp HAFASCO. Nghiên cứu và phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình xây dưng hệ thống quản lý hàng thời trang từ đó tìm hiểu và đưa ra những chức năng chính trong hệ thống. Mục đích: Xây dựng và hoàn thiện hệ thống quản lý hàng thời trang theo yêu cầu đề ra. Giúp doanh nghiệp HAFASCO hệ thống hóa chức năng quản lý kho hàng hóa mà cụ thể là kho hàng thời trang, giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng quản lý kho. Từ đó đề xuất một số hướng giải quyết, phát triển hệ thống sau này. 1.5. Phương pháp nghiên cứu Nhằm giúp đỡ cho nội dung nghiên cứu phong phú, sát thực tế nghiên cứu kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu như: 2 - Phương pháp thu thập, đọc tài liệu và tổng hợp : Là phương pháp hữu hiệu để người phân tích thu thập thông tin. Dữ liệu có thể được thu thập từ : tài liệu sách, báo, internet, các hồ sơ, báo cáo, các mẫu giao dịch…Phương pháp này được áp dụng tại mục 2.1, 2.2.1 và 2.3.1 trong khóa luận. - Phương pháp xử lý khảo sát và xử lý số liệu : Sau khi đã thu thập thông tin và dữ liệu về yêu cầu của hệ thống, các dữ liệu thu được vẫn là những dữ liệu thô, các chi tiết tản mạn cần được xử lý sơ bộ và tổng hợp. Xử lý dữ liệu, phân loại, tổng hợp các dữ liệu thu được là công việc cần thiết để tiện theo dõi, quản lý, phục vụ trực tiếp cho quá trình làm tài liệu thiết kế cho các bước tiếp theo. Phương pháp này được áp dụng tại mục 2.2.2 của khóa luận. 1.6. Kết cấu chính của khóa luận Nội dung đề tài được trình bày trong 3 chương: Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài. Chương 2: Cơ sở lí luận và xây dựng HTTT Chương 3: Đánh giá và định hướng phát triển hệ thống CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ XÂY DỰNG HTTT 2.1. Cơ sở lí luận về thiết kế HTTT 2.1.1. Một số khái niệm về HTTT 2.1.1.1. Khái niệm hệ thống thông tin 3 Thông tin (Information) là một hiện tượng vật lý, nó tồn tại và được truyền đi dưới một dạng vật chất nào đó chẳng hạn như âm thanh, dòng điện, song điện từ… Thông tin là một loại tài nguyên của tổ chức, phải được quản lý chu đáo giống như mọi tài nguyên khác. Việc xử lý thông tin đòi hỏi chi phí về thời gian, tiền bạc và nhân lực. Việc xử lý thông tin phải hướng tới khai thác tối đa tiềm năng của nó. Hệ thống thông tin (Information System - IS) là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức nào đó. Ta có thể hiểu hệ thống thông tin là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng như mối liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin. HTTT trong một tổ chức có chức năng thu nhận và quản lý dữ liệu để cung cấp những thông tin hữu ích nhằm hỗ trợ cho tổ chức đó và các nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp hay đối tác của hệ thống. Ngày nay, nhiều tổ chức xem các hệ thống thông tin là yếu tố thiết yếu giúp họ có đủ năng lực cạnh tranh và đạt được những bước tiến lớn trong hoạt động. 2.1.1.2. Phân loại hệ thống thông tin Các hệ thống thông tin có thể được phân loại theo thông tin đầu ra. Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction processing system – TPS): là hệ thống thông tin có chức năng thu thập và xử lý dữ liệu về các giao dịch nghiệp vụ. Hệ thống thông tin quản lý (Management information system - MIS): là hệ thống thông tin cung cấp thông tin cho việc báo cáo hướng quản lý dựa trên việc xử lý giao dịch và các hoạt động của tổ chức. Hệ thống hỗ trợ quyết định (Decision support system – DSS): là hệ thống thông tin vừa có thể trợ giúp xác định các thời cơ ra quyết định, vừa có thể cung cấp thông tin để trợ giúp việc ra quyết định. Hệ thống thông tin điều hành (Excutive information system – EIS): là một hệ thống thông tin hỗ trợ nhu cầu lập kế hoạch và đánh giá của các nhà quản lý điều hành. Hệ thống chuyên gia (Expert System): là hệ thống thông tin thu thập tri thức chuyên môn của các chuyên gia rồi mô phỏng tri thức đó nhằm đem lại lợi ích cho người sử dụng. 4 Hệ thống truyền thông và cộng tác (Communication and collaboration system): là một hệ thống thông tin làm tăng hiệu quả giao tiếp giữa các nhân viên, đối tác, khách hàng và nhà cung cấp để củng cố khả năng cộng tác giữa họ. Hệ thống tự động văn phòng (Office Automation System): là hệ thống thông tin hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ văn phòng nhằm cải thiện luồng công việc giữa các nhân viên. Hệ thống thông tin quản lý hàng thời trang thuộc dạng hệ thống thông tin quản lý. Hệ thống hướng tới việc hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý hàng hóa, cập nhập thông tin hàng hóa từ đó tổng hợp báo cáo một cách khách quan và kịp thời trong việc ra quyết định quản lý. 2.1.1.3. Vai trò của phân tích thiết kế hệ thống Phân tích và thiết kế hệ thống là cách tiếp cận có hệ thống tới việc xác định các vấn đề, cơ hội và mục tiêu; Việc phân tích các luồng thông tin trong các tổ chức; Việc thiết kế các hệ thống thông tin trên máy tính để giải quyết vấn đề. Nói một cách khác, sản phẩm của quá trình phân tích và thiết kế hệ thống chính là một hệ thống thông tin. 2.1.1.5. Quy trình phát triển hệ thống thông tin Hầu hết các quy trình phát triển hệ thống của các tổ chức đều hướng theo cách tiếp cận giải quyết vấn đề (Problem - Solving). Cách tiếp cận này thường kết hợp các bước giải quyết vấn đề nói chung sau: 1. Xác định vấn đề 2. Phân tích và hiểu vấn đề 3. Xác định các yêu cầu giải pháp 4. Xác định các giải pháp khác nhau và chọn cách “tốt nhất” 5. Thiết kế giải pháp đã lựa chọn 6. Cài đặt giải pháp đã lựa chọn 7. Đánh giá kết quả (nếu vấn đề vẫn chưa được giải quyết thì quay lại bước 1 hoặc 2) Bốn giai đoạn hoặc pha cần phải được hoàn thành đối với bất kỳ một dự án phát triển hệ thống nào – đó là: 1. Pha khởi đầu hệ thống. 2. Pha Phân tích hệ thống. 3. Pha Thiết kế hệ thống. 5 4. Pha Cài đặt hệ thống. ( Lê Đắc Nhường, 2010) 2.1.2. Thiết kế HTTT: các phương pháp và công cụ 2.1.2.1.Khái niệm thiết kế HTTT Sau khi đã có hiểu biết về các yêu cầu nghiệp vụ của một hệ thống thông tin, ta có thể tiến hành pha thiết kế hệ thống. Một khi một giải pháp đã được lựa chọn và chấp nhận, pha thiết kế hệ thống phát triển bản đặc tả và thiết kế chi tiết được yêu cầu để lựa chọn giải pháp cuối cùng. Bản đặc tả và thiết kế chi tiết đó sẽ được dùng để thiết kế cơ sở dữ liệu, chương trình, giao diện người dùng và lựa chọn mạng cho hệ thống thông tin. Trong trường hợp lựa chọn mua phần mềm thay vì xây dựng nó thì bản thiết kế chi tiết sẽ xác định cách thức phần mềm đó được tích hợp vào họat động nghiệp vụ và các hệ thống thống thông tin khác. Nhiều tổ chức xác định một kiến trúc công nghệ thông tin chung dựa trên các định hướng công nghệ. Tất cả các pha thiết kế hệ thống cho hệ thống thông tin mới đều phải tuân theo kiến trúc công nghệ thông tin chuẩn. Người quản lý dự án, người phân tích hệ thống và người thiết kế hệ thống là những nhân lực chính trong pha thiết kế hệ thống. Thiết kế hệ thống (System Design) là quá trình xác định và xây dựng giải pháp kỹ thuật dựa trên máy tính cho các yêu cầu nghiệp vụ được xác định trong pha phân tích hệ thống. ( Lê Đắc Nhường, 2010) 2.1.2.2. Các hướng tiếp cận thiết kế hệ thống a. Tiếp cận hướng mô hình - Thiết kế hướng mô hình (Model-driven) : Là một cách tiếp cận thiết kế hệ thống nhấn mạnh vào việc vẽ các mô hình hệ thống để tài liệu hóa các khía cạnh cài đặt và kỹ thuật của một hệ thống. Các mô hình thiết kế thường dẫn xuất từ các mô hình lôgíc được phát triển trước đó theo cách phân tích hướng mô hình. Cuối cùng, các mô hình thiết kế hệ thống sẽ trở thành các bản thiết kế phục vụ cho việc xây dựng và cài đặt hệ thống mới. Ngày nay, các tiếp cận hướng mô hình thường được củng cố nhờ vào việc sử dụng các công cụ tự động hóa. Các công cụ thường dùng: + Công cụ đi kèm bộ công cụ lập trình: Oracle Designer + Các công cụ đơn giản: MS.Word, MS.Visio, Smartdraw... 6 + Các công cụ chuyên dụng: Rational Rose, Rational XDE for platforms... - Thiết kế hướng cấu trúc (Modern Structured Design): Là kỹ thuật phân rã chức năng hệ thống ra thành nhiều phần, mỗi thành phần lại được thiết kế chi tiết hơn ở các bước sau. Thiết kế hướng cấu trúc còn được gọi là thiết kế chương trình từ tổng quan đến chi tiết (Top - Down). Mỗi modun ở mức thấp nhất chỉ thực hiện một phần việc nhất định, ít liên quan đến công việc của các modun khác. Thường được sử dụng vì đơn giản, dễ hiểu, thuận tiện trong triển khai và nâng cấp. Thiết kế hướng cấu trúc được thực hiện trong giai đoạn phân tích hệ thống. - Kỹ thuật thông tin (Information Engineering): là cách tiếp cận hướng mô hình và lấy dữ liệu làm trung tâm nhưng, chú trọng đến việc tổ chức các thông tin: nội dung thông tin quan hệ giữa các thành phần thông tin. Công cụ chủ yếu là sơ đồ mô hình dữ liệu. Kỹ thuật thông tin được sử dụng khi thiết kế chương trình dựa trên mô hình CSDL quan hệ. - Thiết kế hướng đối tượng (Object Oriented Design): Sử dụng cách tiếp cận theo tư duy hướng đối tượng - phân biệt rõ ràng hai yếu tố: + Dữ liệu (thuộc tính) + Chức năng (hành vi) và các mối tương tác (sự kiện) Là bước tiếp theo của Phân tích hệ thống hướng đối tượng, do đó đòi hỏi những kết quả từ bước trước: định nghĩa đối tượng, thuộc tính, hành vi, sự kiện... ( Lê Đắc Nhường, 2010) b . Phát triển ứng dụng nhanh Kỹ thuật xây dựng ứng dụng nhanh chóng bằng cách phối hợp sử dụng nhiều kỹ thuật: + Tổ hợp thông tin + Làm bản mẫu (Prototyping): Bản mẫu là một chương trình nhỏ, chưa hoàn chỉnh nhưng đủ để cho người xem hình dung về chức năng, hoạt động của chương trình cần thực hiện. Làm bản mẫu là phương pháp mô hình hoá trên mã nguồn chứ không trên bản vẽ. Phương pháp này thuận tiện để làm bản demo cho người dùng cuối xem (không đòi hỏi phải hiểu những ngôn ngữ mô hình hoá), sớm phát hiện những sai khác về nghiệp vụ và chỉ phù hợp với các dự án nhỏ, ít phức tạp + Kỹ thuật phát triển ứng dụng kết hợp (Joint Application Development): phát triển ứng dụng bằng cách gộp chung hai giai đoạn phân tích và thiết kế. Nhấn mạnh sự 7 tham gia đồng thời của nhà phân tích, thiết kế, người dùng cuối, chuyên gia hệ thống trong quá trình xây dựng. Thường được dùng phát triển các ứng dụng nhỏ. 2.1.2.3. Các công việc cụ thể trong giai đoạn thiết kế - Thiết kế kiến trúc ứng dụng : là một đặc tả về mặt công nghệ của HTTT. Thiết kế này được sử dụng để lựa chọn công nghệ sử dụng cho dự án, đưa ra mô hình vật lý của hệ thống. Là cơ sở để triển khai hệ thống theo thiết kế và là cơ sở để bảo trì hệ thống sau này. - Thiết kế cơ sở dữ liệu: mô tả cách thức sử dụng file/cơ sở dữ liệu để lưu trữ dữ liệu, công nghệ file/cơ sở dữ liệu được lựa chọn sử dụng, cơ cấu quản lý được thiết lập để quản lý các nguồn dữ liệu. Trong thiết kế cơ sở dữ liệu cần đưa ra được mô hình dữ liệu, lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu và tối ưu hoá mô hình dữ liệu theo hệ quản trị cơ sở dữ liệu đã lựa chọn. - Thiết kế giao diện hệ thống: về dữ liệu đầu ra, đầu vào phải dựa vào cách thức thu thập xử lý, phương pháp và công nghệ được dùng để thu thập và nhập xuất dữ liệu; Giao diện người dùng hiệu quả phải phù hợp với trình độ và kinh nghiệm của người dùng; báo cáo phải chuẩn xác, phù hợp theo quy định... Để có được thiết kế theo yêu cầu cần đưa ra được các đặc tả hệ thống cho lập trình viên, dựa vào các phương pháp sử dụng, các công cụ hỗ trợ trong quá trình thiết kế HTTT để tiến hành thiết kế. 2.1.2.4. Một số công cụ hỗ trợ thiết kế hệ thống - Flying Logic của Sciral với những phiên bản như phiên bản cho Mac, Linux, version 1.2.3, và phiên bản mới nhất là version 2.0 - là một công cụ mạnh mẽ hỗ trợ phân tích thiết kế hệ thống và ý tưởng các dự án kinh doanh hoặc phần mềm. Phần mềm với giao diện trực quan dễ dàng sử dụng, giúp xây dựng các ý tưởng một cách logic và có hệ thống. - Power Designer của Sybase với những phiên bản như version 12.0, 15.0 là 1 công cụ thiết kế cơ sở dữ liệu, với các chức năng sau: + Thiết sơ đồ thực thể kết hợp (Conceptual Data model (CDM)). + Phát sinh ràng buộc toàn vẹn tham chiếu nếu được hỗ trợ bởi CSDL đích. + Cho phép hiệu chỉnh và in các model + Phát sinh ngược lại các Database và các application đang tồn tại… 8 2.2. Thực trạng về công ty HAFASCO 2.2.1. Giới thiệu chung về doanh nghiệp HAFASCO 2.2.1.1. Mô hình tổ chức - Tên doanh nghiệp: Công ty Thương mại Dịch vụ - Thời trang Hà Nội - Tên giao dịch quốc tế: Hanoi Trading Service - Fashion Company. - Tên viết tắt: HAFASCO. - Là doanh nghiệp Nhà nước hạng 2. - Trụ sở chính: số 13 phố Đinh Lễ, Hoàn Kiếm, Hà Nội. - Điện thoại: 04 8253244. - Fax: 04 8255219. - Email: [email protected] - Web site: www.hafasco.com - Sơ đồ tổ chức : Giám đốc Các Phó Giám đốc Phòng TCHC XN may xuất khẩu Yên Mỹ Phòng KTTV TT TM DV Thời trang Tràng Tiền Phòng KHKD TT TM DV Thời trang Hàng Gai CHTM DV Thời trang Hàng Đào Phòng THĐT Phòng XNK CH TM DV thời trang Giảng Võ Tổng kho Hình 2.1 : Mô hình tổ chức công ty Hafasco (Nguồn: Thông tin nội bộ công ty Hafasco) 2.2.1.2. Chức năng và các mối quan hệ - Ban Giám đốc: Gồm 4 thành viên, Giám đốc và 3 phó Giám đốc. 9 - Phòng Tổ chức hành chính: Tham mưu giúp Ban giám đốc sắp xếp tổ chức bộ máy công ty theo yêu cầu từng thời kỳ. Thực hiện các công tác quản lý lao động, tiền lương, xây dựng kế hoạch đào tạo và các công tác về nội chính. - Phòng Kế toán - tài vụ: Tham mưu và giúp Ban giám đốc công ty trong công tác quản lý tài chính, lập kế hoạch tài chính, tổ chức thực hiện các nghiệp vụ kế toán, tài chính trong toàn Công ty. - Phòng Kế hoạch - kinh doanh: Tham mưu và giúp Ban giám đốc công ty trong công tác xây dựng và quản lý kế hoạch sản xuất-kinh doanh, lập kế hoạch phát triển sản xuất - kinh doanh, phát triển thị trường, phát triển thương hiệu, trực tiếp quản lý, kinh doanh thương mại nội địa. - Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Tham mưu và giúp Ban giám đốc xây dựng chiến lược và các biện pháp thúc đẩy hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu trong hệ thống toàn Công ty, đồng thời trực tiếp tiến hành các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. - Phòng Tổng hợp - Đầu tư: Tham mưu và giúp Giám đốc lập kế hoạch các dự án đầu tư phát triển sản xuất kinh doanh, quản lý hệ thống tài sản là nhà đất, nhà xưởng, hạ tầng cơ sở trong toàn Công ty. 2.2.2. Phân tích và đánh giá sự cần thiết HTTT tại công ty HAFASCO 2.2.2.1. Phân tích dựa trên phiếu điều tra a. Mức độ quan tâm tới HTTT Số lần chọn Phần trăm Tỉ lệ phần trăm Phần trăm tích lũy Không quan tâm hoặc quan tâm rất ít 1 20.0 20.0 20.0 Quan tâm ở mức trung bình 1 20.0 20.0 40.0 Quan tâm ở mức khá 2 40.0 40.0 80.0 Rất quan tâm 1 20.0 20.0 100.0 Tổng 5 100.0 100.0 Theo số liệu điều tra, khảo sát cho thấy cán bộ trong doanh nghiệp phần nào quan tâm tới việc ứng dụng HTTT. Điển hình có 40% cán bộ được khảo sát tỏ ra khá quan tâm đến HTTT và cho rằng HTTT phần nào giúp ích cho công việc của họ, giúp năng suất làm việc được cải thiện. 10 Tuy nhiên, bên cạnh sự quan tâm của phần lớn cán bộ cũng có 20% cán bộ được khảo sát không quan tâm hoặc quan tâm rất ít tới HTTT. b. Nhu cầu về hệ thống trong tương lai Quản lý khách hàng Quản lý nhà cung cấp Quản lý hàng hóa Tổng Số lần chọn 1 1 20.0 3 5 Phần Tỉ lệ phần Phần trăm trăm trăm tích lũy 20.0 20.0 20.0 20.0 40.0 60.0 100.0 60.0 100.0 100.0 Thống kê cho thấy có 60% nhân viên tiến hành khảo sát cho rằng doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống quản lý hàng hóa. Là một doanh nghiệp kinh doanh trên nhiều lĩnh vực, mặt hàng phong phú thì việc quản lý việc nhập, xuất hàng hóa, thông kê hàng hóa là cần thiết. Tiến hành hệ thống hóa việc quản lý này cũng giúp doanh nghiệp giảm bớt được khối lượng công việc cũng như thời gian, chi phí bỏ ra. Bên cạnh đó hệ thống quản lý khách hàng hay nhà cung cấp cũng được nhân viên trong doanh nghiệp quan tâm đến (20%) c. Chức năng cần thiết khi xây dựng hệ thống quản lý hàng hóa Số lần chọn Chức năng nhập Phần trăm Tỉ lệ phần trăm Phần trăm tích lũy 2 20.0 20.0 2 20.0 20.0 40.0 Chức năng lập hóa đơn 4 40.0 40.0 80.0 Chức năng lập báo cáo 2 20.0 20.0 100.0 Tổng 10 100.0 100.0 Chức năng xuất 20.0 Thống kê cho thấy yêu cầu của người dùng tương lai với hệ thống quản lý hàng hóa. Theo báo cáo, chức năng chủ yếu hệ thống cần có là chức năng nhập (20%), xuất hàng hóa (20%), chức năng lập hóa đơn (40%), báo cáo (20%). Từ những thông tin điều tra được sẽ góp phần định hướng những chức năng cơ bản của hệ thống, giúp bám sát với yêu cầu người sử dụng. d. Yêu cầu đối với hệ thống tương lai 11 Số lần chọn Phần trăm Tỉ lệ phần trăm Phần trăm tích lũy Thao tác đơn giản 1 20.0 20.0 20.0 Phân luồng thông tin rõ ràng 1 20.0 20.0 40.0 Dễ sửa chữa 2 40.0 40.0 80.0 Ngôn ngữ tiếng Việt 1 20.0 20.0 100.0 Tổng 5 100.0 100.0 Kết quả thu được từ người dùng trong tương lai ảnh hưởng tới hệ thống sẽ xây dựng. Ngoài các chức năng cần có, về giao diện trực tiếp cũng tác động đến người sử dụng thể hiện : 20% cho rằng hệ thống cần phải thao tác một cách dễ dàng, 20% cho rằng hệ thống cần xây dựng trên ngôn ngữ Tiếng Việt… Kết quả điều tra này là cần thiết cho việc thiết kế hệ thống 2.2.2.2. Đánh giá và đưa ra kết luận Xây dựng và phát triển HTTT trong doanh nghiệp là định hướng mà các doanh nghiệp hiện nay đang hướng tới để nâng cao năng suất, tạo bước chuyển biến quan trọng, góp phần thúc đẩy sự tăng trưởng của doanh nghiệp. Trong quá trình khảo sát cùng với sự phân tích đánh giá cho thấy việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý hàng hóa là cần thiết. Nội dung phân tích hướng tới bao gồm một số chức năng : Quản lý danh mục hàng hoá, Quản lý kho, Xuất, nhập hàng hoá tại các kho, Báo cáo tổng hợp việc xuất nhập hàng hoá tại các kho theo thời gian nhất định. 2.2.3. Khởi tạo dự án và lên kế hoạch 2.2.3.1. Xác định đối tượng sử dụng hệ thống - Nhân viên : Là người thường xuyên và trực tiếp tác động vào hệ thống lập hóa đơn nhập, xuất, kiểm tra hàng hóa nhập, xuất tại doanh nghiệp. Ngoài ra nhân viên còn thực hiện công việc thống kê báo cáo theo định kỳ. - Nhà quản lý: Là người lãnh đạo công ty, người có quyền cao nhất trong hệ thống. Có thể cấp quyền cho các nhân viên truy cập vào hệ thống. 2.2.3.2. Xác định phạm vi hệ thống 12 Nhằm đáp ứng nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin cho các hoạt động kinh doanh và để giảm bớt thời gian tìm kiếm, thống kê, theo dõi hoạt động nhập xuất của bộ phận quản lý hàng hóa. Hệ thống “ quản lý hàng thời trang” ra đời nhằm đáp ứng vấn đề trên. 2.3. Thiết kế HTTT cho công ty HAFASCO 2.3.1. Lựa chọn phương pháp và công cụ xây dựng hệ thống 2.3.1.1. Phân tích và thiết kế hướng chức năng Thiết kế hướng chức năng là một cách tiếp cận thiết kế phần mềm trong đó bản thiết kế được phân giải thành một bộ các đơn thể tác động lẫn nhau, mà mỗi đơn thể có một chức năng được xác định rõ ràng. Các chức năng có các trạng thái cục bộ nhưng chúng chia sẻ với nhau trạng thái hệ thống, trạng thái này là tập trung và mọi chức năng đều có thể truy cập được. Nhiều tổ chức đã phát triển các chuẩn và các phương pháp dựa trên sự phân giải chức năng. Nhiều phương pháp thiết kế kết hợp với công cụ CASE đều là hướng chức năng. Vô khối các hệ thống đã được phát triển bằng cách sử dụng phương pháp tiếp cận hướng chức năng. Các hệ thống đó sẽ được bảo trì cho một tương lai xa xôi. Bởi vậy thiết kế hướng chức năng vẫn sẽ còn được tiếp tục sử dụng rộng rãi. Trong thiết kế hướng chức năng, người ta dùng các biểu đồ luồng dữ liệu (mô tả việc xử lý dữ liệu), các lược đồ cấu trúc (nó chỉ ra cấu trúc của phần mềm), và các mô tả thiết kế chi tiết. Thiết kế hướng chức năng gắn với các chi tiết của một thuật toán của chức năng đó nhưng các thông tin trạng thái hệ thống là không bị che dấu. Việc thay đổi một chức năng và cách nó sử dụng trạng thái của hệ thống có thể gây ra những tương tác bất ngờ đối với các chức năng khác. Cách tiếp cận chức năng để thiết kế là tốt nhất khi mà khối lượng thông tin trạng thái hệ thống được làm nhỏ nhất và thông tin dùng chung nhau là rõ ràng. 13