Tài liệu Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty tnhh 1tv tm-dv bách linh

LỜI CẢM ƠN Sau thời gian nghiên cứu và học tập tại khoa Hệ thống thông tin kinh tế trường Đại học Thương mại, được sự giúp đỡ quý báu của các thầy cô giáo, em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty TNHH 1 thành viên TM-DV Bách Linh” . Hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này, cho phép em được gửi lời cảm ơn tới Ths. Bùi Quang Trường, người đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ em trong suốt quá trình làm khóa luận. Đồng thời em xin cảm ơn quý thầy cô khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã truyền dạy cho em những kiến thức quý báu trong quá trình học tập cũng như giúp đỡ kinh nghiệm để cho khóa luận hoàn thành thuận lợi. Xin chân thành cảm ơn các anh chị ở các phòng ban trong công ty TNHH TM-DV Bách Linh đã tạo điều kiện thuận lợi và nhiệt tình giúp đỡ trao đổi, góp ý, cung cấp thông tin tư liệu giúp em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên Nguyễn Hữu Đạt i MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN .................................................................................................................i MỤC LỤC ..................................................................................................................... ii DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ .......................................................................iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ........................................................................................ v Phần 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU .................................................1 1.1. Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu ................................................1 1.2. Tổng quan vấn đề nghiên cứu ...............................................................................2 1.3. Mục tiêu cụ thể cần giải quyết trong đề tài .......................................................... 3 1.4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài........................................................ 3 1.4.1. Đối tượng nghiên cứu .......................................................................................... 3 1.4.2. Phạm vi nghiên cứu.............................................................................................. 3 1.5. Các phƣơng pháp áp dụng thực hiện đề tài ......................................................... 4 1.5.1. Phương pháp điều tra dữ liệu sơ cấp ..................................................................4 1.5.2. Phương pháp điều tra dữ liệu thứ cấp ................................................................ 4 1.5.3. Phương pháp xử lý dữ liệu...................................................................................4 1.6. Kết cấu của khóa luận ............................................................................................ 4 Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG CÔNG TY TNHH TM-DV BÁCH LINH ......................................................5 2.1. Cơ sở lý luận về HTTT quản lý và các vấn đề liên quan ....................................5 2.1.1. Khái niệm về HTTT , HTTT quản lý ...................................................................5 2.1.2. Các mô hình của hệ thống thông tin quản lý ....................................................11 2.1.3. Một số vấn đề lý thuyết về HTTT quản lý bán hàng trong doanh nghiệp .......12 2.1.4. Phân định nội dung nghiên cứu ........................................................................14 2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng quản lý bán hàng tại công ty TNHH TM-DV Bách Linh .....................................................................................................................14 2.2.1. Sơ lược về công ty TNHH TM-DV Bách Linh ..................................................14 2.2.2. Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh công ty TNHH 1TV TM-DV Bách Linh ............................................................................................................................... 16 2.2.3. Phân tích thực trạng hoạt động quản lý bán hàng tại công ty TNHH 1TV TMDV Bách Linh ...............................................................................................................18 ii 2.2.4. Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty TNHH 1TV TM-DV Bách Linh ............................................................................................... 25 Phần 3: ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT XÂY DỰNG HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH 1TV TM-DV BÁCH LINH .......27 3.1. Định hƣớng phát triển của hoạt động quản lý bán hàng tại công ty TNHH 1TV TM-DV Bách Linh .............................................................................................. 27 3.2. Đề xuất xây dựng HTTT quản lý bán hàng tại công ty TNHH 1TV TM-DV Bách Linh .....................................................................................................................28 3.2.1. Mô tả bài toán .....................................................................................................28 3.2.2. Thiết lập biểu đồ ngữ cảnh, biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống thông tin quản lý bán hàng .....................................................................................................29 3.2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh ........................................................................31 3.2.4. Thiết kế và xây dựng CSDL cho bài toán xây dựng HTTT quản lý bán hàng 32 3.2.5. Thiết kế phần mềm và giao diện ........................................................................36 3.3. Một số kiến nghị ....................................................................................................38 KẾT LUẬN ..................................................................................................................39 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC iii DANH MỤC BẢNG BIÊU, HÌNH VẼ Nội dung Trang Hình 2.1 Quá trình xử lý thông tin 5 Hình 2.2 Mô hình tổng quát của HTTT 6 Hình 2.3 Cơ cấu tổ chức của công ty 15 Hình 2.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH TM-DV Bách 16 Linh Hình 2.5 Phương thức doanh nghiệp đang sử dụng để quản lý bán hàng 20 Hình 2.6 Thời gian nhập dữ liệu của nhân viên kế toán 21 Hình 2.7 Nơi lưu trữ dữ liệu tại công ty TNHH TM-DV Bách Linh 21 Hình 2.8 Khả năng chỉnh sửa sai sót của các loại hồ sơ dữ liệu 22 Hình 2.9 Khả năng dữ liệu bị ùn tắc và mắc sai lệch khi nhập hàng hóa 22 Hình 2.10 Thời gian thanh toán tiền hàng khi nhập hàng hóa 23 Hình 2.11 Chi phí đầu tư trang thiết bị cho hệ thống quản lý bán hàng hiện 23 tại năng hỗ trợ tìm kiếm thông tin của hệ thống hiện tại Hình 2.12 Khả 24 Hình 2.13 Khả năng hỗ trợ ra quyết định của hệ thống quản lý bán hàng 24 hiện tại Hình 3.1 Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống thông tin quản lý bán hàng 29 Hình 3.2 Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống thông tin quản lý bán hàng 29 Hình 3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 31 Hình 3.4 Biểu đồ quan hệ của mô hình dữ liệu 32 Hình 3.5 Biểu đồ thực thể liên kết của hệ thống mua bán 36 Hình 3.6 Giao diện đăng nhập hệ thống chương trình quản lý bán hàng 37 Hình 3.7 Giao diện chính của chương trình quản lý bán hàng 37 iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TỪ VIẾT TẮT Ý NGHĨA CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở dữ liệu NCC Nhà cung cấp BC Báo cáo HTTT Hệ thống thông tin TM-DV Thương mại dịch vụ TNHH1TV Trách nhiệm hữu hạn một thành viên Transaction Processing Hệ thống xử lý giao dịch System Management Information Hệ thống thông tin quản lý System ERP (Enterprise Resource Hoạch định nguồn lực doanh Planning) nghiệp SCM (Supply Chain Quản lý chuỗi cung ứng Management) CRM (Customer Relationship Quản lý quan hệ khách hàng Management) LAN (Local Area Network) Mạng máy tính cục bộ v Phần 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.1. Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu - Tầm quan trọng của vấn đề nghiên cứu: Cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật, tin học ngày càng trở thành một lĩnh vực quan trọng, thiết yếu trong thời đại ngày nay. Bất cứ một lĩnh vực nào trong cuộc sống người ta cũng đều phải ứng dụng tin học để có thể nâng cao chất lượng các hoạt động. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp, việc ứng dụng tin học là bắt buộc nếu muốn tồn tại và đứng vững trên thị trường. Khối lượng công việc đồ sộ của các doanh nghiệp không thể không có sự trợ giúp của máy tính điện tử. Việc sử dụng máy tính điện tử giúp người tiết kiệm chi phí nhân công, lại có thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời. Vì vậy, ngày nay bất cứ một doanh nghiệp nào cũng cần ứng dụng tin học. Xuất phát từ xu thế chung của xã hội, hàng loạt các phần mềm phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản trị đã ra đời và để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của các doanh nghiệp hiện nay. Thực tế cho thấy, từ khi áp dụng các phần mềm tin học, hoạt động quản lý ngày càng nhẹ nhàng, hiệu quả, chính xác và đem lại thành công lớn cho rất nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, để có được một phần mềm phù hợp với công tác quản lý, phù hợp với hoạt động của mỗi doanh nghiệp lại không phải là một vấn đề dễ dàng. - Ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu: Qua việc khảo sát hoạt động sản xuất, kinh doanh tại Công ty TNHH 1TV TM-DV Bách Linh, em nhận thấy, Công ty TNHH 1TV TM-DV Bách Linh là công ty chuyên kinh doanh các loại bánh kẹo nhập khẩu, vì vậy việc quản lý bán hàng có hiệu quả là rất quan trọng, ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận và quá trình phát triển của công ty. Việc quản lý bán hàng ở công ty mặc dù đã được tin học hoá, nhưng do khối lượng hàng hóa rất nhiều, đòi hỏi cần có một hệ thống thông tin có khả năng quản lý một cách chính xác, thống nhất, cung cấp báo cáo, thông tin một cách kịp thời cho những người sử dụng và quản trị hệ thống. Chính vì vậy, em đã chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty TNHH 1TV TM-DV Bách Linh”. 1 1.2. Tổng quan vấn đề nghiên cứu Để thực hiện đề tài khóa luận, ngoài việc nghiên cứu và tìm hiểu các tài liệu, giáo trình, em có tham khảo luận văn của những người nghiên cứu trước đó làm nền tảng cho bài khóa luận của mình. Luận văn: “Phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý bán hàng nội thất của công ty F.GOUP ” tác giả Trần Văn Mộc khoa công nghệ thông tin trường đại học giao thông vận tải, giáo viên hướng dẫn Ths.Đặng Thu Hiền thu được kết quả: - Xây dựng cơ sở dữ liệu chi tiết, mang tính linh động cao; lưu trữ đầy đủ thông tin cần thiết gióp tổ hợp, chọn lọc dữ liệu đầy đủ, đáp ứng các nhu cầu báo cáo, tổng hợp dữ liệu của người sử dụng - Giao diện chương trình gần gũi, cập nhật dễ dàng, thống nhất trên tất cả các chức năng; tích hợp chức năng tìm kiếm dữ liệu trên hầu hết các chức năng. Luận văn : “Phân tích, thiết kế và xây dựng HTTT quản lí bán hàng công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương”, tác giả Nguyễn Thị Thuỳ Dương, Khoa tin học kinh tế trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân, Giáo viên hướng dẫn Tiến sĩ Trần Thị Thu Hà, nhận thấy kết quả như sau: Chương trình phần mềm Quản lý bán hàng tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương đã đáp ứng được những yêu cầu cơ bản trong hệ thống quản lý bán hàng. Chương trình đã quản lý được các giao dịch trong ngày tại công ty, chương trình cũng theo dõi được quá trình thực hiện giao dịch của từng nhân viên. Chương trình cũng cho phép người sử dụng tìm kiếm các thông tim về khách hàng theo các tiêu thức khác nhau, cho người sử dụng lựa chọn đồng thời chương trình lập được các báo cáo theo từng giai đoạn cụ thể theo từng loại khách hàng thực hiện giao dịch. Do tầm quan trọng của vấn đề quản lý bán hàng nên qua quá trình thực tập tốt nghiệp tại Công ty TNHH TM-DV Bách Linh, được tìm hiểu về công tác quản lý bán hàng tại doanh nghiệp em quyết định lựa chọn đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty TNHH 1TV TM-DV Bách Linh”. Đề tài nhằm mục đích đi sâu tìm hiểu quá trình quản lý bán hàng, cũng như phân tích những mặt mạnh và điểm yếu còn tồn tại để khắc phục, bổ sung, giúp cho hệ thống bán hàng của công ty được nâng cao và cải thiện. Xuất phát từ nhu cầu thực tế của công ty cần có một hệ thống thông tin quản lý bán hàng hỗ trợ cho việc bán hàng tại công ty TNHH TM-DV Bách Linh, đưa ra 2 những báo cáo chính xác và nâng cao hiệu quả quản lý trong hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. 1.3. Mục tiêu cụ thể cần giải quyết trong đề tài - Hệ thống hóa những cơ sở lý luận về hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin quản lý bán hàng, cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý. - Phân tích và đánh giá thực trạng về công tác hoạt đông và hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty TNHH TM-DV Bách Linh từ đó phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng. - Đưa ra một số định hướng, giải pháp cụ thể cho hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty TNHH TM-DV Bách Linh. 1.4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 1.4.1. Đối tượng nghiên cứu - Hoạt động quản lý bán hàng tại công ty TNHH TM-DV Bách Linh - Hệ thống thông tin quản lý bán hàng của công ty TNHH TM-DV Bách Linh. 1.4.2. Phạm vi nghiên cứu a. Không gian : - Về mặt lý luận : tiến hành nghiên cứu về thông tin, HTTT, HTTT quản lý thông qua các tài liệu, các công trình nghiên cứu. - Về mặt thực tiễn : tiến hành nghiên cứu hoạt động bán hàng và hệ thống thông tin bán hàng tại công ty TNHH Bách Linh. b. Thời gian : - Về mặt lý luận : nghiên cứu các tài liệu về hoạt động bán hàng và hệ thống bán hàng tại công ty TNHH Bách Linh 2010 – 2013. - Về mặt thực tiễn : nghiên cứu cấu trúc, thực trạng của hoạt động bán hàng, khả năng tin học hóa HTTT quản lý bán hàng tại công ty TNHH Bách Linh trong giai đoạn 2010 đến đầu năm 2013. 3 1.5. Các phƣơng pháp áp dụng thực hiện đề tài 1.5.1. Phương pháp điều tra dữ liệu sơ cấp Là phương pháp điều tra những dữ liệu chưa qua xử lý, được thu thập lần đầu và thu thập trực tiếp từ các đơn vị của tổng thể nghiên cứu thông qua các cuộc điều tra thống kê. Dữ liệu sơ cấp đáp ứng tốt yêu cầu nghiên cứu, tuy nhiên việc thu thập dữ liệu sơ cấp lại thường phức tạp, tốn kém. Để hoàn thành bài khóa luận này em có sử dụng phương pháp phỏng vấn cá nhân và phương pháp phiếu điều tra. 1.5.2. Phương pháp điều tra dữ liệu thứ cấp Dữ liệu thứ cấp: Là dữ liệu do người khác thu thập, sử dụng cho các mục đích có thể là khác với mục đích nghiên cứu của chúng ta. Dữ liệu thứ cấp có thể là dữ liệu chưa xử lý (còn gọi là dữ liệu thô) hoặc dữ liệu đã xử lý. Như vậy, dữ liệu thứ cấp không phải do người nghiên cứu trực tiếp thu thập. Trong bài khóa luận này em đã thu thập nguồn dữ liệu thứ cấp thông qua việc tìm hiểu các tài liệu tham khảo, trên internet. 1.5.3 . Phương pháp xử lý dữ liệu Phân tích trước hết là phân chia cái toàn thể của đối tượng nghiên cứu thành những bộ phận, những mặt, những yếu tố cấu thành giản đơn hơn để nghiên cứu, phát hiện ra từng thuộc tính và bản chất của từng yếu tố đó, và từ đó giúp chúng ta hiểu được đối tượng nghiên cứu một cách mạch lạc hơn, hiểu được cái chung phức tạp từ những yếu tố bộ phận ấy. Từ những kết quả nghiên cứu từng mặt, phải tổng hợp lại để có nhận thức đầy đủ, đúng đắn cái chung, tìm ra được bản chất, quy luật vận động của đối tượng nghiên cứu. 1.6. Kết cấu của khóa luận Đề tài: “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty TNHH 1TV TM-DV Bách Linh”. Gồm 3 phần chính là: Phần 1: Tổng quan vấn đề cần nghiên cứu. Phần 2: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý bán hàng và thực trạng vấn đề quản lý bán hàng tại công ty TNHH 1TV TM-DV Bách Linh. Phần 3: Giải pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty TNHH 1TV TM-DV Bách Linh. 4 Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG CÔNG TY TNHH TM-DV BÁCH LINH 2.1. Cơ sở lý luận về HTTT quản lý và các vấn đề liên quan 2.1.1. Khái niệm về HTTT , HTTT quản lý a. Khái niệm thông tin: Thông tin là những gì mang lại hiểu biết về một sự vật, hiện tượng. Ý nghĩa của dữ liệu được rút ra sau khi đã có những đánh giá hoặc so sánh. (Nguồn: Bài giảng HTTT KT&QL - Bộ môn CNTT trường ĐH Thương Mại) Thông tin là một khái niệm trừu tượng, tồn tại khách quan, có thể nhớ trong đối tượng, biến đổi trong đối tượng và áp dụng để điều khiển đối tượng. Thông tin làm tăng thêm hiểu biết của con người, là nguồn gốc của nhận thức. Quá trình tạo ra thông tin: Dữ liệu Quá trình xử lý Thông tin Hình 2.1. Quá trình xử lý thông tin ( Nguồn : Bài giảng QTHTTT DN – Bộ môn CNTT Trường ĐH Thương Mại ) b. Khái niệm hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin (HTTT) được xác định như một tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử lí, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin và thông tin trợ giúp việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổ chức. HTTT còn giúp các nhà quản lí phân tích chính xác hơn các vấn đề, nhìn nhận một cách trực quan những đối tượng phức tạp, tạo ra các sản phẩm mới. Khái niệm hệ thống thông tin quản lý: là sự phát triển và sử dụng HTTT có hiệu quả trong một tổ chức. HTTT quản lí trợ giúp các hoạt động quản lí của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo, làm cho các quyết định của quản lí trên cơ sở các quy trình, thủ tục cho trước. Nó sử dụng dữ liệu từ các hệ xử lý giao dịch và tạo ra các báo cáo định kì hay theo yêu cầu. (Nguồn: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý – Nguyễn Văn Vỵ - Nhà xuất bản khoa học tự nhiên và công nghệ Hà Nội, 2007) 5 Hình 2.2. Mô hình tổng quát của HTTT ( Nguồn : Bài giảng QTHTTT DN – Bộ môn CNTT Trường ĐH Thương Mại ) c. Phân loại hệ thống thông tin  Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra - HTTT xử lý giao dịch/ giao tác (TPS – Transaction Processing System) Hệ thống thông tin xử lý giao dịch: xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp hoặc với chính nhân viên của mình. Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó. Hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp ở mức tác nghiệp. Một số hệ thống thuộc loại này như: hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, cập nhật tài khoản của ngân hàng và tính thuế phải trả cho người nộp thuế… - HTTT quản lý MIS (Management Information System) Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng chủ yếu dựa vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Chúng tạo ra báo cáo cho các nhà tổ chức theo định kỳ hoặc theo yêu cầu. Dữ liệu MIS lấy từ hai nguồn là TPS và từ nhà quản lý. HTTT quản lý MIS có các chức năng: 6 + Hỗ trợ các chức năng xử lý dữ liệu trong giao dịch và lưu trữ. + Dùng một cơ sở dữ liệu hợp nhất và hỗ trợ cho nhiều chức năng. + Cung cấp cho các nhà quản lý các thông tin theo thời gian của hệ thống. + Có cơ chế bảo mật thông tin theo từng cấp độ có thẩm quyền sử dụng. Cách xem xét tốt nhất một hệ thống thông tin quản lý là đặt nó trong mục đích của tổ chức đang sử dụng hệ thống đó, một trong các cách như vậy là nhìn hệ thống thông tin dưới góc độ của một hệ hỗ trợ ra quyết định. - Hệ hỗ trợ quyết định (DSS-Decision Support System) Mục đích của hệ là giúp cho tổ chức những thông tin cần thiết để ra quyết định hợp lý và đủ độ tin cậy. Khả năng của hệ thống: + Cung cấp, sắp xếp các phương án theo tiêu chuẩn của người làm quyết định. + Phân tích dữ liệu, biểu diễn dữ liệu bằng đồ thị một cách tự động. + Chọn lựa giúp một phương án tối ưu trên cơ sở các thông tin đưa vào. - Hệ chuyên gia (ES-Expert System) HTTT giúp các nhà quản lý giải quyết và thực hiện vấn đề ở mức cao hơn DSS. Hệ này liên quan đến lĩnhvực trí tuệ nhân tạo, làm cho máy tính có khả năng lập luận,học tập, tự hoàn thiện như con người. Chẳng hạn các chương trình lập kế hoạch tài chính, chẩn đoán bệnh, dịch máy,... - HTTT cấp tri thức HTTT quản lý cấp tri thức là HT được thiết kế để chia sẻ kiến thức. Hỗ trợ việc phân loại dữ liệu và thông tin, đồng thời kiểm soát,thiết kế,lập kế hoạch ,tạo ra các giải pháp để giải quyết một vấn đề của DN.  Phân loại theo quy mô tích hợp - ERP (công nghệ) là một hệ thống thông tin quản lý tích hợp các nguồn lực của doanh nghiệp, bao trùm lên toàn bộ các hoạt động chức năng chính của doanh nghiệp như: + Kế toán + Quản lý nhân sự: Quản lý lương + Quản lý sản xuất: Lập kế hoạch sản xuất, nguyên vật liệu, phân phối, điều phổi năng lực, công thức sản phẩm, quản lý luồng sản xuất, lệnh sản xuất, mã vạch.. + Quản lý hậu cần: Quản lý kho, quản lý giao nhận, quản lý nhà cung cấp + Quản lý bán hàng 7 - SCM (Quản lý chuỗi cung ứng): là hệ thống cho phép quản trị tại các nhà máy và trong cả hệ thống các điểm cung của một công ty cho khách hàng, gồm có: + Lập kế hoạch mua nguyên vật liệu + Lựa chọn nhà cung cấp + Lập kế hoạch cho lượng hàng sản xuất + Quản lý quá trình giao hàng bao gồm quản lý kho và lịch giao hàng + Quản lý hàng trả lại và hỗ trợ khách hàng trong việc nhận hàng - CRM (Quản trị quan hệ khách hàng): là một phương pháp giúp các doanh nghiệp tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả, quản lý các thông tin của khách hàng như thông tin về tài khoản, nhu cầu, liên lạc và các vấn đề khác nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn. Các mục tiêu tổng thể là tìm kiếm, thu hút, giành niềm tin khách hàng mới, duy trì những đối tác đã có, lôi kéo khách hàng cũ trở lại, giảm chi phí tiếp thị và mở rộng dịch vụ khách hàng. Việc đo lường và đánh giá mối quan hệ với khách hàng là rất quan trọng trong mục tiêu thực hiện chiến lược. CRM bao gồm: + Quản lý phân tích thị trường, lập kế hoạch tiếp thị và bán hàng, các hoạt động và chiến dịch tiếp thị + Quản lý các đơn đặt hàng, quản lý các hoạt động chăm sóc khách hàng + Phân tích nhiều chiều trên khách hàng để định hướng các hoạt động phát triển sản phẩm và bán hàng.  Phân loại theo chức năng, nghiệp vụ - Hệ thống thông tin tài chính: là một hệ thống tích lũy và phân tích dữ liệu tài chính để đưa ra quyết định quản lý tài chính trong hoạt động kinh doanh. Mục tiêu cơ bản của hệ thống thông tin tài chính là để đáp ứng các nghĩa vụ tài chính của công ty là đến hạn, bằng cách sử dụng số tiền tối thiểu các nguồn lực tài chính phù hợp với một biên độ an toàn được thiết lập. Kết quả đầu ra được tạo ra bởi hệ thống bao gồm các báo cáo kế toán, ngân sách hoạt động và vốn, báo cáo vốn lưu động, dự báo dòng tiền, và khác nhau những gì nếu báo cáo phân tích. Việc đánh giá các dữ liệu tài chính có thể được thực hiện thông qua phân tích tỷ lệ, đánh giá xu hướng và mô hình lập kế hoạch tài chính. Lập kế hoạch và dự báo tài chính được thuận lợi nếu sử dụng kết hợp với một hệ thống hỗ trợ quyết định. 8 - Hệ thống thông tin marketing: Hệ thống thông tin Marketing bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân loại, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời và chính xác cho những người soạn thảo các quyết định Marketing. Để tiến hành phân tích lập kế hoạch, thực hiện và kiểm tra, những nhà quản trị Marketing cần những thông tin về tình hình diễn biến của môi trường Marketing. Vai trò của HTTT Marketing là xác định những nhu cầu thông tin của người quản trị, phát triển những thông tin cần thiết và phân phối thông tin đó kịp thời cho những nhà quản trị Marketing. - Hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất: Gồm 2 HTTT là : + HTTT kinh doanh: theo dõi dòng thông tin thị trường, thông tin công nghệ và đơn đặt hàng của khách hàng. Nhận thông tin sản phẩm từ HTTT sản xuất từ đó phân tích và đánh giá để đưa ra các kế hoạch sản xuất phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. + HTTT sản xuất: nhận kế hoạch sản xuất từ HTTT kinh doanh, quản lý thông tin nguyên vật liệu của các nhà cung cấp, theo dõi quá trình sản xuất. cập nhật thông tin và tính tổng chi phí của quá trình sản xuất cùng với thông tin sản phẩm để chuyển qua HTTT kinh doanh làm cơ sở cho hệ thống thông tin kinh doanh xác định giá, chiến lược trong quá trình phát triển của công ty. - Hệ thống thông tin quản trị nhân lực: là HTTT cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra các quyết định quản lý, quá trình lập kế hoạch dài và ngắn hạn về nguồn nhân lực, cung cấp thông tin về bồi dưỡng nguồn nhân lực và tiềm năng nguồn nhân lực để có cơ sở bổ nhiệm cán bộ, sự biến động của nguồn nhân lực. d. Các giai đoạn phát triển và xây dựng một HTTT Các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống dù được phát triển bởi nhiều tác giả khác nhau, có nhiều điểm, thuật ngữ, quy ước khác nhau, nhưng tựu chung lại các phương pháp luận này đều định ra các giai đoạn cơ bản cho quá trình phát triển dự án: - Giai đoạn khảo sát Đây là giai đoạn đầu tiên, là công đoạn xác định tính khả thi của dự án xây dựng HTTT, cung cấp thông tin chi tiết về hệ thống phục vụ cho các công đoạn sau: + Khảo sát hệ thống đang làm gì + Đưa ra đánh giá về hiện trạng + Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm 9 + Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo + Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian và những ràng buộc khác. - Giai đoạn phân tích Xây dựng các mô hình của hệ thống thông tin quản lý, như sơ đồ chức năng nghiệp vụ, sơ đồ luồng dữ liệu và mô hình dữ liệu, trên cơ sở các kết quả khảo sát hệ thống thực, cần làm rõ mô hình hoạt động của tổ chức và hệ thống thông tin. Các công việc cần thực hiện là: + Phân tích các mẫu biểu, các bảng biểu, các hồ sơ đã thu thập được. Xác định các phần tử trong hệ thống. + Phân tích các luồng thông tin và các mối quan hệ giữa các phần tử trong hệ thống. + Phân tích quy trình xử lý thông tin hiện có và phác hoạ quy trình xử lý thông tin cần có đối với hệ thống mới. + Xác định các chức năng nghiệp vụ của hệ thống thực, các thủ tục để từ đó xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống thực. + Phân tích dữ liệu để xây dựng mô hình dữ liệu cho hệ thống. - Giai đoạn thiết kế Căn cứ vào kết quả phân tích, có thể tiến hành thiết kế một số phần của hệ thống. Các công việc thiết kế bao gồm: + Thiết kế dữ liệu: định ra các đối tượng và cấu trúc dữ liệu trong hệ thống. + Thiết kế chức năng: định ra module xử lý thể hiện các chức năng của hệ thống thông tin. + Thiết kế giao diện: chi tiết hoá hình thức giao tiếp giữa con người với máy tính. + Thiết kế an toàn cho hệ thống thông tin quản lý. + Thiết kế phần cứng: tính toán các yêu cầu kỹ thuật cho hệ thống thông tin quản lý, hay nói cách khác, là thiết kế hệ thống máy tính. - Giai đoạn cài đặt Thay thế HTTT cũ bằng HTTT mới hoặc đưa HTTT vào hoạt động (nếu chưa có). Công việc thực hiện: + Lập kế hoạch cài đặt: đảm bảo không gây ra những biến động lớn trong chuyển giao. + Cài đặt chương trình. + Biến đổi dữ liệu. 10 + Huấn luyện. + Biên soạn tài liệu về hệ thống. - Giai đoạn khai thác, bảo trì Giai đoạn khai thác và bảo trì được tiến hành sau khi hệ thống mới được đưa vào hoạt động, vừa để ý đến các thay đổi trong nội bộ lẫn các đòi hỏi của môi trường biến động bên ngoài để thích ứng theo. Thời gian bảo trì thường căn cứ vào một chu kỳ khai thác của một HTTT. Những yêu cầu thay đổi mà hệ thống chưa đáp ứng được thường được phát triển, bổ sung qua các phụ lục hợp đồng. ( Nguồn : Bài giảng QTHTTT DN – Bộ môn CNTT Trường ĐH Thương Mại ) 2.1.2. Các mô hình của hệ thống thông tin quản lý a. Mô hình nghiệp vụ của hệ thống Mô hình nghiệp vụ là một mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức (hay một phạm vi được nghiên cứu của tổ chức) và những mối quan hệ bên trong giữa các chức năng đó cũng như các mối quan hệ của chúng với môi trường bên ngoài. Một mô hình nghiệp vụ gồm có: - Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống - Biểu đồ phân cấp chức năng - Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng - Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng - Các mô tả chi tiết về mỗi chức năng cơ sở - Biểu đồ hoạt động. b. Mô hình hoá quá trình xử lý Mô hình hoá tiến trình nghiệp vụ là sự biểu diễn đồ thị các chức năng của quá trình để thu thập, thao tác, lưu trữ và phân phối dữ liệu giữa các bộ phận trong một hệ thống nghiệp vụ cũng như giữa hệ thống và môi trường của nó. Bao gồm: - Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0. - Phát triển biểu đồ luồng dữ liệu các mức i. - Cấu trúc biểu đồ luồng dữ liệu logic các mức sơ cấp. c. Mô hình thực thể - quan hệ ERM Ba phần tử chính của ERM là: thực thể, thuộc tính và các mối quan hệ giữa các thành phần đó. Cụ thể: 11 - Thực thể: là khái niệm để chỉ một lớp các đối tượng cụ thể hay các khái niệm độc lập có cùng những đặc trưng chung mà ta quan tâm. Bản thể là một đối tượng tụ thể của thực thể. - Thuộc tính: là các đặc trưng của thực thể. Mỗi thực thể có một tập các thuộc tính gắn kết với nó. - Mối quan hệ giữa các thực thể là một khái niệm mô tả mối quan hệ vốn có giữa các bản thể của các thực thể. d. Mô hình dữ liệu – quan hệ - Quan hệ: Là một bảng dữ liệu hai chiều có các cột có tên, gọi là các thuộc tính, có các dòng không có tên, gọi là những bộ dữ liệu (bản ghi). - Các thuộc tính của quan hệ: chính là tên của các cột: + Thuộc tính lặp: là các thuộc tính mà giá trị của nó trên một số dòng khác nhau, còn các giá trị còn lại của nó trên các dòng này như nhau. + Khóa dự tuyển: Là các thuộc tính mà các giá trị của nó xác định duy nhất mỗi dòng, và nếu có nhiều hơn một thuộc tính thì khi bỏ đi một thuộc tính trong số đó thì giá trị không xác định duy nhất dòng. - Các chuẩn của các quan hệ: Là các đặc trưng cấu trúc mà cho phép ta nhận biết được cấu trúc đó. Có 3 chuẩn cơ bản: + Chuẩn 1 (1NF): Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 1NF nếu nó không chứa các thuộc tính lặp. + Chuẩn 2 (2NF): Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 2NF nếu nó đã ở dạng 1NF và không chứa các thuộc tính phụ thuộc vào một phần khóa. + Chuẩn 3 (3NF): Một quan hệ ở dạng chuẩn 3 nếu nó đã là chuẩn 2 và không có thuộc tính phụ thuộc bắc cầu vào khóa. ( Nguồn: Nguyễn Văn Vỵ (2007), Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, Nhà xuất bản khoa học tự nhiên và công nghệ Hà Nội. ) 2.1.3. Một số vấn đề lý thuyết về HTTT quản lý bán hàng trong doanh nghiệp a. Quản trị bán hàng Quản trị bán hàng là hoạt động quản trị của những người thuộc lực lượng bán hàng của công ty bao gồm những hoạt động chính như phân tích, lập kế hoạch, thực hiện và kiểm tra hoạt động bán hàng. Như vậy, quản trị bán hàng là một tiến trình kết hợp chặt chẽ từ việc thiết lập mục tiêu cho nhân viên bán hàng, thiết kế chiến lược cho 12 nhân viên bán hàng đến việc tuy ển dụng, huấn luyện, giám sát và đánh giá kết quả công việc của nhân viên bán hàng. Tùy thuộc vào mỗi công ty, cấp độ thấp nhất của ngạch quản lý bán hàng có thể bao gồm nhiều chức vụ khác nhau như quản lý theo ngành hàng, quản lý theo khu vực hay giám sát mại vụ ... và dù có mang tên gì đi chăng nữa thì họ cũng là người trực tiếp giám sát công việc của nhân viên bán hàng và có trách nhiệm báo cáo công việc cho cấp quản lý bán hàng cao hơn trong công ty như giám đốc kinh doanh hay trưởng phòng mại vụ ... Những người thuộc đội ngũ quản lý lực lượng bán hàng có thể có nhiều cấp độ chức vụ khác nhau hay số lượng khác nhau tùy thuộc vào quy mô và chiến lược của mỗi công ty; tuy nhiên, họ đều có chung nhiệm vụ là xây dựng và phát triển lực lượng bán hàng cho công ty một cách tích cực và hi ệu qu ả nhất nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức. ( Nguồn: Ths.Tôn Thất Hải(2009), Bài giảng Quản trị bán hàng, trường Đại học mở thành phố Hồ Chí Minh ) b. Vai trò của hệ thống quản lý bán hàng - Giúp các doanh nghiệp tăng cường công tác quản lý trong hoạt động bán hàng: quản lý nhập hàng, quản lý kho hàng, quản lý bán hàng. - Quản lý bán hàng bằng mã vạch trên sản phẩm giúp tiết kiệm thời gian, chính xác về số lượng, chủng loại hàng hoá, thực hiện thanh toán nhanh và chính xác. - Cơ sở dữ liệu cho phép người quản lý có được thông tin tức thời nhanh chóng về hàng hoá: số lượng bán số lượng tồn kho,... . Bên cạnh đó, các thông tin về khách hàng lưu trữ trong cơ sở dữ liệu giúp cho việc chăm sóc khách hàng được tốt hơn. ( Nguồn: Ths.Tôn Thất Hải(2009), Bài giảng Quản trị bán hàng, trường Đại học mở thành phố Hồ Chí Minh ) c. Hệ thống thông tin quản lý bán hàng Có thể được định nghĩa là hệ thống quản trị của những người hoặc những nhóm người thực sự thuộc lực lượng bán hàng hoặc gồm những người liên quan đến hoạt động liên quan như: giao hàng, dịch vụ khách hàng, đội trưng bày, nhóm sales, marketing, bảo hành, bảo trì hoặc những người hỗ trợ trực tiếp cho lực lượng bán hàng nhắm triển khai việc cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp trên cơ sở chiến lược kinh doanh, nguồn lực của doanh nghiệp và môi trường kinh doanh có liên quan. 13 2.1.4. Phân định nội dung nghiên cứu Mục tiêu đề tài là làm rõ được thế nào là một HTTT quản lý bán hàng, thực trạng hoạt động quản lý bán hàng tại doanh nghiệp, sau đó tiến hành xây dựng một HTTT quản lý bán hàng phù hợp với hoạt động kinh doanh của DN. Căn cứ vào tên đề tài và mục tiêu nghiên cứu của đề tài, em xin phân định nội dung vấn đề nghiên cứu như sau: - Nghiên cứu về HTTT, HTTT quản lý bán hàng. - Nghiên cứu thực trạng hoạt động quản lý bán hàng tại công ty TNHH TM-DV Bách Linh. - Đề xuất phân tích và thiết kế một HTTT quản lý hàng hóa phục vụ hoạt động bán hàng tại công ty TNHH TM-DV Bách Linh. 2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng quản lý bán hàng tại công ty TNHH TM-DV Bách Linh 2.2.1. Sơ lược về công ty TNHH TM-DV Bách Linh a. Thông tin chung về công ty Công ty TNHH 1TV TM-DV Bách Linh là nhà phân phối độc quyền của những hãng bánh kẹo lớn và danh tiếng trên Thế giới như: Bahlsen GmbH & Co. KG (CHLB Đức); Krueger (Đức); Storck (Đức); Hamlet (Bỉ); Baconi (Ý)... Tên đầy đủ: Công ty TNHH1TV TM-DV Bách Linh Địa chỉ: 33 Thợ Nhuộm- Hoàn Kiếm- Hà Nội. Tel : (84 4) 39904926 - Fax: (84 4) 62700553 14 b. Sơ đồ tổ chức trong công ty Giám đốc Phòng hành chính Phòng kỹ thuật Phòng tài vụ Phòng kinh doanh BP quản lý nhân sự BP kiểm tra hàng BP tính – phát lương BP vật tư lưu trữ BP chấm công BP vận hành máy BP quảng cáo bán hàng BP điều hành chức vụ Hình 2.3. Cơ cấu tổ chức của công ty (Nguồn: Phòng hành chính công ty TNHH TM-DV Bách Linh ) Chức năng nhiệm vụ các bộ phận: - Ban giám đốc: + Điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như các hoạt động hàng ngày khác của Công Ty. + Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh & phương án đầu tư của Công Ty. + Giám sát hoạt động giao hàng tới khách hàng - Phòng hành chính: Thực hiện các chức năng quản lý nhân sự, chấm công và điều hành chức vụ. - Phòng tài vụ: Chịu trách nhiệm việc tính lương và phát lương. - Phòng kinh doanh: Thực hiện việc lưu trữ vật tư, quảng cáo và bán hàng. - Phòng kĩ thuật: Phụ trách các vấn đề về sản phẩm + Tư vấn cho khách hàng về sản phẩm 15