Tài liệu Xây dựng hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ

tailieuonthi Mở ĐầU Trong mấy thập kỷ gần đây, ngành Công Nghệ Thông Tin Thế giới đã phát triển mạnh mẽ và đạt được những thành tựu to lớn, đóng góp đáng kể cho sự phát triển kinh tế , xã hội.. ở Việt Nam ngành công nghệ thông tin tuy mới bước đầu hội nhập nhưng tốc độ phát triển khá nhanh ,nó đang dần từng bước được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực của nền kinh tế và đã phát huy được hiệu quả. áp dụng Công nghệ thông tin trong công tác quản lý sẽ làm giảm bớt sức lao động của con người , tiết kiệm được thời gian với độ chính xác cao , gọn nhẹ và tiện lợi hơn rất nhiều so với việc làm thủ công quản lý trên giấy tờ như trước đây. Tin học hoá giúp thu hẹp không gian lưu trữ,tránh được thất lạc dữ liệu,tự động hệ thống hoá và cụ thể hoá các thông tin theo nhu cầu của con người. Vai trò của công nghệ thông tin là không thể phủ nhận song việc áp dụng công nghệ thông tin còn tuỳ thuộc vào từng lĩnh vực ,từng đối tượng cũng như từng giai đoạn cụ thể của hoạt động kinh tế,xã hội … Do công việc quản lý hàng hoá hàng ngày đòi hỏi phải cung cấp những thông tin kịp thời ,chính xác về hàng hoá ,khách hàng ,công nợ cho khách hàng cũng như cho lãnh đạo cho nên áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý hàng hoá là một việc làm cần thiết đối với công việc của bản thân .Chính vì vậy em chọn việc " Xây dựng hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ " làm đồ án tốt nghiệp của mình dưới sự hướng dẫn nhiệt tình của PGS -Tiến Sĩ Nguyễn Thanh Thuỷ-Bộ môn Hệ Thống Thông Tin –Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội. Mục đích của đề tài là : - Xây dựng một chương trình giúp cho công việc quản lý hàng hoá,công nợ của mình được thuận lợi ,đơn giản,tốn ít thời gian hơn so với việc quản lý thủ công trước đây . - Đa dạng hoá các thông tin quản lý. - Đảm bảo độ tin cậycủa dữ liệu ,tăng tính linh hoạt của hệ thống nhờ các phương pháp quản lý Cơ Sở Dữ Liệu hiện đại . Gi¸o viªn h-íng dÉn: PGS – TS NguyÔn Thanh Thuû Sinh viªn thùc hiÖn: Vò Tr-êng Giang – KS14 - CNTT 1 tailieuonthi Phạm vi đề tài : - Đề tài được nghiên cứu trong phạm vi hẹp ,áp dụng riêng cho lĩnh vực hoạt động của một văn phòng đại diện kinh doanh Khu Vực -nơi em đang công tác . - Đi sâu vào tìm hiêu và phân tích một hệ thống thông tin để xây dựng chương trình . Gi¸o viªn h-íng dÉn: PGS – TS NguyÔn Thanh Thuû Sinh viªn thùc hiÖn: Vò Tr-êng Giang – KS14 - CNTT 2 tailieuonthi chương i khảo sát hệ thống 1.1Tổng quan về hệ thống quản lý Quản lý là cách biểu hiện một ý chí muốn biến đổi và thuần phục một tổng thể các hiện tượng.Đó là việc tạo ra các sự kiện,thay vì để cho các sự kiện xảy ra bộc phát.Đây không phải là sự lắp ráp các nhiệm vụ rời rạc mà là hoạt động phân biệt rõ ràng với các chức năng khác của tổ chức. Trong những năm trước đây khi máy tính chưa được sử dụng rộng rãi trong các hệ thống quản lý,các hệ thống quản lý này đều phải thực hiện theo phương pháp thủ công và hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ cũng nằm trong số đó. 1.2 Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ . Hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ có chức năng thường xuyên cung cấp thông tin cho lãnh đạo công ty ,cho khách hàng và nhà cung cấp về hàng hoá và công nợ như lượng hàng tồn, hàng bán được, số nợ, doanh số bán hàng...Hệ thống này được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc. Với chức năng như vậy,hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ luôn cập nhật những thông tin về hoạt động nhập, xuất, bán hàng, tình hình thanh toán của khách hàng.. . thường xuyên bổ sung những thông tin thay đổi trong quá trình hoạt động của hệ thống . Ngoài ra, công tác thống kê báo cáo tình hình theo yêu cầu của ban giám đốc cũng là nhiệm vụ không thể thiếu trong hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ. 1.3 Yêu cầu của hệ thống và những khó khăn Trước một khối lượng tương đối lớn như các yêu cầu đặt ra thì việc quản lý theo phương pháp thủ công sẽ tốn mất nhiều thời gian và công sức . Đặc biệt là với một số lượng nhân viên hạn chế của công ty thì việc đòi hỏi cung cấp những thông tin tức thời là không thể đáp ứng được, do đó gặp rất nhiều khó khăn.Nó đòi hỏi phải có nhiều nhân lực, nhiều thời gian điều này sẽ gây nên một Gi¸o viªn h-íng dÉn: PGS – TS NguyÔn Thanh Thuû Sinh viªn thùc hiÖn: Vò Tr-êng Giang – KS14 - CNTT 3 tailieuonthi sự lãng phí lớn về lao động dẫn đến chi phí quản lý tăng đây là điều không mong muốn đối với bất cứ một cá nhân, đơn vị hay tổ chức nào. Từ những nhược điểm trên ta thấy cần thiết phải có một hệ thống tin học hoá cho việc quản lý hàng hoá và công nợ cũng như các hệ thống quản lý khác.  Một số nguyên tắc cần đảm bảo Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất + Thông tin được tích luỹ,thường xuyên cập nhật + Thông tin không trùng lặp + Thông tin không dư thừa Nguyên tắc linh hoạt của hệ thống. Hệ thống phải tuân theo nguyên tắc thống nhất và ninh hoạt của thông tin. Nguyên tắc này làm giảm nhẹ cho việc vào số liệu và tăng độ tin cậy. Các bước xây dựng hệ thống quản lý gồm các bước cơ bản sau: a. Tiến hành tìm hiểu và khảo sát hệ thống. + Phát hiện các nhược điểm tồn tại + Cân nhắc tính khả thi + Định hướng cho các giai đoạn tiếp theo b. Phân tích hệ thống: Phân tích chi tết hệ thống để xây dựng lược đồ khái niệm.Tiến hành xây dựng lược đồ hệ thống. c. Thiết kế tổng thể: Xác định vai trò của máy tính trong hệ thống phân định rõ phần việc của máy làm ,phần việc thủ công làm . d.Thiết kế chi tiết. + Thiết kế các thủ tục thủ công xử lý thông tin trước khi đưa vào máy tính + Thiết kế các phương pháp cập nhật thông tin vào máy tính Gi¸o viªn h-íng dÉn: PGS – TS NguyÔn Thanh Thuû Sinh viªn thùc hiÖn: Vò Tr-êng Giang – KS14 - CNTT 4 tailieuonthi + Thiết kế chương trình giao diện cho người sử dụng + Kiểm thử chương trình trước khi đưa vào sử dụng e. Cài đặt chương trình + Sau khi kiểm thử tốt tiến hành cài đặt Kết quả khảo sát và đưa ra yêu cầu của đề tài quản lý hàng hoá và công nợ + Quản lý hàng hoá + Hệ thống thống kê + Quản lý công nợ + In các loại báo cáo Cùng với sự phát triển của xã hội ,công tác tổ chức quản lý cũng cần được đầu tư và phát triển để có thể đáp ứng tốt đuợc yêu cầu đặt ra cũng như giúp cho Ban giám đốc có những quyết định đúng đắn ,hiệu quả trong sản xuất kinh doanh .Yêu cầu đặt ra cụ thể đối với hệ thống mới đó là với số lượng hai hoặc ba nhân viên có thể đáp ứng tốt nhiệm vụ quản lý nói trên . Gi¸o viªn h-íng dÉn: PGS – TS NguyÔn Thanh Thuû Sinh viªn thùc hiÖn: Vò Tr-êng Giang – KS14 - CNTT 5 tailieuonthi CHƯƠNG II PHÂN TíCH Hệ THốNG về CHứC NĂNG Căn cứ vào việc khảo sát yêu cầu đặt ra ra đối với hệ thống ,trên cơ sở phân tích bài toán trong chương hai.theo phương pháp phân tich có cấu trúc(SA) ta có biểu đồ phân mức kiểu (top_down analyis) hay gọi là biểu đồ phân cấp cức năng(BPC) như sau: Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống: Quản lý hàng hoá và công nợ 1.Quản lý hàng hoá 1.1 Cập nhật phiếu xuất nhập 1.2 Cập nhật danh mục hàng hoá 2.Quản lý công nợ 1.3 Báo cáo hàng hoá TH &CT 2.1 Cập nhật phiếu thu chi 2.2 Cập nhật danh mục khách hàng 2.3 Báo cáo công nợ TH &CT Hệ Thống " Quản lý hàng hoá và công nợ " gồm hai chức năng chính: - Chức năng quản lý hàng hoá : Gi¸o viªn h-íng dÉn: PGS – TS NguyÔn Thanh Thuû Sinh viªn thùc hiÖn: Vò Tr-êng Giang – KS14 - CNTT 6 tailieuonthi Thực hiện theo dõi việc xuất nhập hàng hoá diễn ra hàng ngày ,nó bao gồm các chức năng cập nhật phiếu xuất nhập,cập nhật danh mục hàng hoá,và báo cáo hàng hoá dạng tổng hợp và chi tiết. - Chức năng quản lý công nợ : Thực hiện cập nhật ,theo dõi việc mua bán hàng hoá và thanh toán của khách hàng .Nó bao gồm các chức năng cập nhật phiếu thu chi,cập nhật danh mục khách hàng ,báo cáo công nợ dạng tổng hợp và chi tiết . Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống: Mức 0: Biểu đồ luồng dữ liệu Mức 0(mức Ngữ cảnh) cho ta cái nhìn khái quát quá trình hoạt động của hệ thống. Khách hàng, Nhà cung cấp a1,c2 Hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ a6,c6 b1,e1,e3 Ban quản lý c1,d1,f1,f3 a1 : Nhà cung cấp giao hàng,hoặc khách hàng mua hàng. c2 : Khách hàng trả nợ,thanh toán. b1 : Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu nhập xuất (do nhập sai sót). e1 : Ban quản lý yêu cầu báo cáo tồn kho. e3 : Gửi báo cáo tồn kho về Ban quản lý. c1 : Ban quản lý yêu cầu trả nợ cho nhà cung cấp. d1 : Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu thu chi (do nhập sai sót). f1 : Ban quản lý yêu cầu báo cáo công nợ . f3 : Gửi Ban quản lý báo cáo công nợ. C6 :Báo số nợ ,thanh toán. Gi¸o viªn h-íng dÉn: PGS – TS NguyÔn Thanh Thuû Sinh viªn thùc hiÖn: Vò Tr-êng Giang – KS14 - CNTT 7 tailieuonthi a6: Trả lời ,giao hàng. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 của hệ thống: 1.Quản lý HH a1 a6 b1,e3,e1 a1,b2,e2 phiếu NX Khách hàng,nhà c6 c2 f2 2.QL công nợ Ban quản lý f1,f3,c1,d1 Phân tích các chức năng của hệ thống : 2.1Chức năng 1 - Quản lý hàng hoá . Giới thiệu về chức năng quản lý hàng hoá: Quản Lý Hàng Hoá Cập nhật phiếu Xuất Nhập Cập nhật danh mục hàng hoá Báo cáo hàng hoá Tổng hợp và chi tiết Từ sơ đồ trên cho thấy để hoàn thành được chức năng quản lý hàng hoá cần phải thực hiện các chức năng sau: Gi¸o viªn h-íng dÉn: PGS – TS NguyÔn Thanh Thuû Sinh viªn thùc hiÖn: Vò Tr-êng Giang – KS14 - CNTT 8 tailieuonthi + Cập nhật phiếu xuất nhập : Chức năng này bao gồm cập nhật và lưu lại những thông tin có liên quan đếnviệc xuất nhập hàng hoá cụ thể là xuất cho đối tượng nào và nhập từ đâu để từ đó có được những con số thống kê chính xác về hàng hoá trong kho . + Cập nhật danh mục hàng hoá :Chủ yếu là theo dõi các chủng loại hàng mới ,được xuất nhập tại một thời điểm nhất định (cuối ngày). +Báo cáo hàng hoá Tổng hợp và chi tiết .Sau khi các hoạt động xuất nhập hàng hoá đã kết thúc thì số liệu tổng hợp và chi tiết về hàng hoá phải được báo cáo để từ đó ban giám đốc đưa ra phương án nhập hàng ,bán hàng... Biểu đồ luồng dữ liêụ mức đưới đỉnh định nghĩa chức năng 1 . Khách hàng Nhà CC a1 b1 Cập nhật phiếu XN Ban quản lý a2,b2 a3 phiếu NX Cập nhật danh mục HH a5 danh mục HH e4 a6 Báo cáo hàng hoá TH&CT e2 e3 e1 2.2 Chức năng 2- quản lý công nợ . Quản lý công nợ Cập Báo Cập nhật cáo Gi¸o viªn h-íng dÉn: PGS – TS NguyÔn Thanh Thuû nhật danh công Sinh phiếu thùc hiÖn: Vò Tr-êng Giang – KS14 - CNTT nợ viªn mục thu khách Tổng chi hàng hợp và 9 tailieuonthi Để hoàn thành chức năng Quản lý công nợ cần phải thực hiện ba chức năng con đó là : + Cập nhật phiếu thu chi .Sau yêu cầu thanh toán của khách hàng (phiếu thu) hoặc trả nợ cho nhà cung cấp(phiếu chi) thì hệ thống phải có nhiệm vụ lập phiếu thu chi đồng thời lưu phiếu thu chi đã lập . + Cập nhật danh mục khách hàng .Khi một khách hàng hoặc nhà cung cấp mới có hoạt động giao dịch với hệ thống thì những đối tượng đó phải được cập nhật và lưu trữ một cách thường xuyên. + Báo cáo công nợ Tổng hợp và chi tiết: Đây là một chức năng mang tính thống kê . Chức năng này có thể cung cấp thông tin cho lãnh đạo biết được về tình hình thu chi, tổng số nợ mà khách hàng chưa thanh toán, cũng như số nợ chưa thanh toán cho nhà cung cấp , để từ đó đưa ra quyết định là có nên cung cấp hàng hoá cho một khách hàng nào đó hay không . Nếu khách hàng đó nợ nhiều có thể ngừng cung cấp và ngược lại .Cũng từ đây có thể chọn được nhà cung cấp hàng hoá lâu dài cho công ty . Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh định nghĩa chức năng 2 c2 Khách hàng nhà cung cấp Cập nhật phiếu thu chi d1 c1 c3 d2 c4 phiếu thu chi f5 Ban quản lý f1 danh mục KH Cập nhật danh mục khách hàng c5 f2 Gi¸o viªn h-íng dÉn: PGS – TS NguyÔn Thanh Thuû Sinh viªn thùc hiÖn: Vò Tr-êng Giang – KS14 - CNTT Báo cáo công nợ 10 tailieuonthi phiếu nhập xuất f4 c6 f3 Từ biểu luồng dữ liệu định nghĩa các chức năng quản lý hàng hoá và chức năng quản lý công nợ ta có thể xây dựng được biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống . Biểu đồ luồng dữ liệu hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ : b1 K.Hàng, nhà cung c Ban quản lý c2 a1 c1 b2 1.1Cập nhật phiếu a3 d1 a4 phiếu nhập x 2.1Cập nhật phiếu c4 a2 d2 2.2Cập nhật danh 1.2Cập nhật danh c3 phiếu thu chi c5 f5 a5 danh mục KH danh mục HH e4 f2 e2 1.3Báo cáoHH TH&CT f4 Ban quản lý Gi¸o viªn h-íng dÉn: PGS – TS NguyÔn Thanh Thuû Sinh viªn thùc hiÖn: Vò Tr-êng Giang – KS14 - CNTT Khách hàng, ncc 2.3Báo cáo công nợ 11 tailieuonthi e3 f1 e1 f3 a6 c6 *Chú thích (Do tên luồng dữ liệu khá dài cho nên trong luận văn em sử dụng các ký hiệu để giải thích.) - Cập nhật phiếu xuất a1: Nhà cung cấp giao hàng hoặc khách hàng mua hàng của công ty. a2 : Lưu phiếu nhập –xuất a3 : Yêu cầu cập nhật danh mục hàng hoá (nếu là hàng hoá mới). a4 : Cập nhật danh mục khách hàng (nếu là khách hàng mới ). a5 : Lưu thông tin về hàng hoá mới . a6: Trả lời ,giao hàng. - Điều chỉnh phiếu nhập –xuất b1 : Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu nhập xuất (do nhập sai sót ) b2 : Lấy phiếu nhập xuất cần điều chỉnh từ kho lưu ra điều chỉnh theo yêu cầu và lưu lại. - Báo cáo tồn kho e1 : Ban quản lý yêu cầu báo cáo tồn kho . e2 : Lấy số tồn từ danh mục hàng hoá và tình hình nhập xuất từ kho dữ liệu phiếu nhập xuất để xác định số tồn kho cuối kỳ . e3 : Gửi báo cáo tồn kho tới ban quản lý . e4:Tìm các thông tin về xuất nhập ,tồn của hàng hoá. - Cập nhật phiếu thu chi c1 : Ban quản lý yêu cầu chi trả nợ cho nhà cung cấp (yêu cầu lập phiếu chi). c2 : Khách hàng trả nợ (yêu cầu lập phiếu thu ). c3 : Lưu phiếu thu chi đã lập . Gi¸o viªn h-íng dÉn: PGS – TS NguyÔn Thanh Thuû Sinh viªn thùc hiÖn: Vò Tr-êng Giang – KS14 - CNTT 12 tailieuonthi c4 : Yêu cầu cập nhật danh mục khách hàng (nếu là khách hàng mới). C5:Lưu danh mục khách hàng. C6:Báo số nợ ,thanh toán. - Điều chỉnh phiếu thu chi d1 : Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu thu chi (do nhập sai sót). d2 : Lấy phiếu thu chi cần điều chỉnh từ kho lưu ra điều chỉnh theo yêu cầu và lưu lại . - Báo cáo công nợ . f1 : Ban quản lý yêu cầu báo cáo công nợ f2 : Lấy số nợ đầu kỳ từ danh mục khách hàng và tình hình nhập xuất từ kho dữ liệu nhập xuất ,tình hình thu chi từ kho dữ liệu phiếu thu chi để xác định tăng giảm nợ trong kỳ và nợ cuối kỳ . f3 : Gửi ban quản lý báo cáo công nợ . f4:Lấy thông tin từ kho phiếu nhập xuất để tính toán và vào báo cáo công nợ Gi¸o viªn h-íng dÉn: PGS – TS NguyÔn Thanh Thuû Sinh viªn thùc hiÖn: Vò Tr-êng Giang – KS14 - CNTT 13 tailieuonthi CHƯƠNG III PHÂN TíCH Hệ THốNG Về Dữ LIệU Mục đích của việc phân tích hệ thống về dữ liệu là lập lược đồ khái niệm về dữ liệu ,làm căn cứ cho việc thiết kế cơ sở dữ liệu của hệ thống sau này Việc phân tích hệ thống về dữ liệu được tiến hành độc lập với việc phân tích hệ thống về chức năng .Trong bước phân tích hệ thống về dữ liệu ta tập trung nghiên cứu cấu trúc tĩnh của dữ liệu (Không phụ thuộc vào thời gian ,không phụ thuộc vào xử lý). Lược đồ khái niệm được thành lập theo mô hình thực thể liên kết ( E/A ) . Mô hình thực thể liên kết (E/A) xuất phát từ ba khái niêm cơ bản đó là : thực thể ,liên kết ,và thuộc tính . *Các thực thể : Một thực thể (entity) là một vật thể cụ thể hay trừu tượng ,tồn tại thực sự và khá ổn định trong thế giới thực mà ta muốn phản ánh nó trong hệ thống thông tin. Thí dụ : Thực thể cụ thể như : Khách hàng Trần văn Quân Đơn hàng số 2003 Thực thể trừu tượng như : Khoa công nghệ thông tin Tài khoản số 1998 * Các thuộc tính : Thuộc tính (property hay attribute) là một giá trị dùng để mô tả một khía cạnh nào đó của thực thể . Thí dụ : Tuổi của Nguyễn văn Dũng là 20 Gía trị thuộc tính thường được cho kèm theo một tên ,tên đó là một kiểu thuộc tính (property type) . Gi¸o viªn h-íng dÉn: PGS – TS NguyÔn Thanh Thuû Sinh viªn thùc hiÖn: Vò Tr-êng Giang – KS14 - CNTT 14 tailieuonthi Kiểu thực thể là một tập hợp các thực thể được mô tả bởi cùng một tập hợp các kiểu thuộc tính và biểu diễn cho một lớp tự nhiên các vật thể trong thế giới thực . *Các liên kết : Một liên kết (association type ) là một sự gom nhóm các thực thể trong đó mỗi thực thể có vai trò nhất định . Một kiểu liên kết (association type )là một tập hợp các liên kết có cùng ý nghĩa .Một kiểu liên kết là được định nghĩa giữa nhiều kiểu thực thể .Số các kiểu thực thể tham gia vào kiểu liên kết gọi là số ngôi của kiểu liên kết . Hệ thống "Quản lý hàng hoá và công nợ " với chức năng nhiêm vụ là nhận đơn hàng thông qua đường điện thoại hoặc đơn hàng trực tiếp từ các khách hàng sau đó xem xét tình trạng về hàng hoá của công ty tình trạng công nợ của khách hàng để từ đó có thể cung cấp hoặc ngừng cung cấp hàng hoá cho khách hàng ,cũng có thể là nhập hàng .Sau mỗi kỳ hạn hoạt động giao dịch (ngày ,tuần ,tháng ,quý,năm ...) hệ thống có thể thống kê và có những báo cáo chi tiết về hoạt động kinh doanh của công ty từ đó giúp cho lãnh đạo đưa ra những phương án kinh doanh hợp lý nhằm phát triển . 3.1. Các thực thể : a. Thực thể khách hàng Đây là thực thể không thể thiếu vì khách hàng chính là đối tượng phục vụ của công ty. Khái niệm khách hàng được hiểu là một cá nhân,một cơ quan hoặc một tổ chức. Khách hàng là đối tượng trực tiếp đứng ra yêu cầu công ty cung cấp các sản phẩm đồng thời ,khách hàng có nhiệm vụ thanh toán lại cho công ty tiền mua sản phẩm qua các lần giao dịch . Nó bao gồm một số thuộc tính sau : - Mã khách hàng - Tên khách hàng - Địa chỉ - Số điện thoại ... b.Thực thể hàng hoá( sản phẩm) Gi¸o viªn h-íng dÉn: PGS – TS NguyÔn Thanh Thuû Sinh viªn thùc hiÖn: Vò Tr-êng Giang – KS14 - CNTT 15 tailieuonthi Đây là đối tượng quản lý trực tiếp của hệ thống .Trong hệ thống quản lý này nguồn cung cấp sản phẩm cho đơn vị quản lý là công ty mẹ do vậy không cần thiết phải đưa vào hệ thống thực thể nhà cung cấp nữa . Các thuộc tính : - Mã hàng hoá - Tên hàng hoá - Đơn vị tính - Gía đơn vị (giá trên một đơn vị tính) c.Phiếu xuất Mỗi khi có khách hàng hay một đại lý nào lấy hàng ,tuỳ theo số lượng ,chủng loại sản phẩm giao cho khách ,những thông tin đó sẽ được ghi nhận trong phiếu xuất .Hay phiếu xuất là một biểu mẫu nhằm lưu lại thông tin về hàng hoá xuất ra và đối tượng nhận nó . Phiếu xuất bao gồm các thuộc tính : - Số phiếu xuất - Mã khách hàng - Ngày xuất d.Phiếu nhập Khi hàng hoá được vận chuyển từ công ty mẹ đến thì những thông tin về số lượng ,chủng loại hàng hoá phải được lưu lại .Phiếu xuất và phiếu nhập là cơ sở để tính toán lượng tồn kho của một hay một số loại hàng hoá nào đó mà hệ thống đang quản lý . Các thuộc tính : -Số phiếu nhập -Ngày nhập e.Tổng hợp (thống kê) Đây là một dạng trừu tượng mà thông qua nó người quản lý hệ thống có thể cung cấp những thông tin cụ thể về tình hình kinh doanh như số nợ doanh số bán hàng ,số thu ,lượng hàng tồn ...cho ban lãnh đạo . - Mã quản lý - Mã khách hàng - Nợ đầu kỳ - Thanh toán Gi¸o viªn h-íng dÉn: PGS – TS NguyÔn Thanh Thuû Sinh viªn thùc hiÖn: Vò Tr-êng Giang – KS14 - CNTT 16 tailieuonthi - Nợ cuối kỳ - Mã hàng hoá - Số lượng - Đơn giá - Thành tiền ... Ngoài ra Phiếu thanh toán cũng có thể được coi như một thực thể có quan hệ 1-1 với khách hàng . Thực chất đây là một chứng từ trong đó ghi nhận số tiền mà một khách hàng nào đó đã thanh toán ,việc thanh toán có thể diễn ra ngay tại thời điểm khi khách hàng đó mua hàng hoặc cũng có thể là sau khi khách hàng mua hàng . Phiếu thanh toán bao gồm các danh mục sau: - Mã khách hàng - Số chứng từ liên hệ - Ngày chứng từ liên hệ - Ngày trả tiền - Số tiền Ta có thể tiến hành gom nhóm các thuộc tính để tạo ra các thực thể (entity tape) sau đó áp dụng sáu quy tắc biến đổi biểu đồ E/A kinh điển để được mô hình thực thể/ liên kết hạn chế tối ưu.Mô hình E/A tương đối dễ lập vì nó phản ánh sát sao các đối tượng trong thực tế . Hoặc ta có thể tiến hành phân tích hệ thống về dữ liệu theo mô hình quan hệ. Cách làm này đơn giản và rất trực quan. Tuy nhiên kết hợp lập lược đồ dữ liệu theo mô hình E/A sau đó hoàn chỉnh tiếp lược đồ bằng mô hình quan sẽ giúp cho hệ thống tránh được một số nhược điểm đặc biệt là tính dư thừa dữ liệu Trong bài này em sử dụng theo mô hình thực thể liên (E/A). 3.2 Mối liên kết giữa các thực thể Dựa trên mối quan hệ giữa các thực thể trong việc hình thành Cơ Sở Dữ Liệu ta xây dựng các mối liên kết giữa các thực thể như sau : *Thực thể Khách hàng có mối quan hệ 1-n với thực thể phiếu xuất.Có nghĩa là : Một khách hàng có thể có tên trong nhiều phiếu xuất, mỗi phiếu xuất chỉ lập cho một khách hàng. Gi¸o viªn h-íng dÉn: PGS – TS NguyÔn Thanh Thuû Sinh viªn thùc hiÖn: Vò Tr-êng Giang – KS14 - CNTT 17 tailieuonthi Thực thể khách hàng có quan hệ n-1 với thực thể tổng hợp có nghĩa là trong mỗi bảng tổng hợp có thể có mặt nhiều khách hàng và mỗi khách hàng chỉ xuất hiện một lần trong mỗi bảng tổng hợp . *Thực thể hàng hoá có quan hệ 1- n với các thực thể : chi tiết phiếu xuất ,và thực thể Tổng hợp. *Thực thể phiếu nhập : Trong mỗi phiếu nhập có thể có nhiều tiêu thức ,tức là tên của các thông tin mà người lập phiếu phải điền vào chỗ trống ngay sau đó(hay dưới đó).Tuy nhiên ta nhận thấy có hai loại tiêu thức khác nhau :Các tiêu thức ở ngoài bảng chỉ nhận một giá trị duy nhất và các tiêu thức trong bảng (viết ở đầu các cột) thì lại có thể nhận nhiều gía trị. Khi tiến hành mô hình hoá một cách tự nhiên ta diễn tả phiếu nhập là một kiểu thực thể với tất cả các tiêu thức lấy làm kiểu thuộc tính .Sau đó ta tạo ra một kiểu thực thể phụ thuộc duy nhất mà mỗi thực thể trong đó tương ứng với một dòng các giá trị viết trong bảng ,thực thể đó gọi là Chi tiết phiếu nhập . Như vậy phiếu nhập có quan hệ 1-n với thực thể chi tiết phiếu nhập . *Thực thể phiếu xuất: cũng giống như phiếu nhập ,trong mỗi phiếu xuất cũng có nhiều dòng chi tiết do đó ta tạo ra một thực thể phụ thuộc vào kiểu thực thể phiếu xuất gọi là thực thể chi tiết phiếu xuất. Sơ đồ thực thể liên kết Hàng hoá -Mã hàng hoá -Tên hàng hoá -Đơn vị Chi tiết phiếu xuất -Số phiếu -Mã hàng hoá -Số lượng xuất Phiếu xuất Tổng hợp -Số phiếu 18 Gi¸o viªn h-íng dÉn: PGS – TS NguyÔn Thanh Thuû xuất -Mã quản lý -Mã khách Sinh viªn thùc hiÖn: Vò Tr-êng Giang – KS14 - CNTT -Mã khách hàng hàng -Ngày xuất -Mã hàng tailieuonthi Phiếu nhập -Số phiếu nhập -Ngày nhập Chi tiết phiếu nhập -Số phiếu -Mã hàng hoá -Số lượng nhập Từ toàn bộ mô hình thực thể liên kết đầy đủ của dữ liệu quản lý hàng hoá và công nợ ở trên ta có thể chuyển về mô hình quan hệ theo quy tắc là các kiểu thực thể và kiểu liên kết đã được thực thể hoá chuyển thành các quan hệ hay các bảng và bổ sung thêm phần dữ liệu phục vụ tham chiếu. Gi¸o viªn h-íng dÉn: PGS – TS NguyÔn Thanh Thuû Sinh viªn thùc hiÖn: Vò Tr-êng Giang – KS14 - CNTT 19 tailieuonthi Gi¸o viªn h-íng dÉn: PGS – TS NguyÔn Thanh Thuû Sinh viªn thùc hiÖn: Vò Tr-êng Giang – KS14 - CNTT 20