TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG
KHOA KỸ THUẬT – CÔNG NGHỆ - MÔI TRƯỜNG
TRƯƠNG CẨM LỤA
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VĂN
CHO KHOA KTCN-MT
THEO CHUẨN ISO 9001-2008
GV. Hướng dẫn:
Đoàn Thanh Nghị
An Giang, 2010
Khóa luận tốt nghiệp
Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008
MỤC LỤC
--oooo—
CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI .................................................................................. 4
I. Lý do chọn đề tài nghiên cứu .............................................................................................. 4
II. Mục tiêu nghiên cứu .......................................................................................................... 5
III. Đối tƣợng và phạm vi của khóa luận ................................................................................ 5
IV. Giải pháp kỹ thuật ............................................................................................................ 5
V. Giới thiệu kết cấu của khóa luận ....................................................................................... 5
CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT ........................................................................................... 6
I. Những thuật ngữ .................................................................................................................. 6
1. Công văn ......................................................................................................................... 6
2. Công văn đến .................................................................................................................. 6
4. Công văn đi ..................................................................................................................... 6
5. Tài liệu ISO .................................................................................................................... 6
6. Một số thuật ngữ khác .................................................................................................... 7
II. Tổng quan về ISO ............................................................................................................... 7
1. Giới thiệu về ISO ............................................................................................................. 7
1.1. ISO là gì? .................................................................................................................. 7
1.2. Lịch sử về ISO ......................................................................................................... 7
1.3. ISO 9000 là gì? ........................................................................................................ 7
1.4. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm: .......................................................................... 7
1.5. Danh sách các tiêu chuẩn ISO ................................................................................... 8
2. ISO 9001: 2008 ............................................................................................................... 8
2.1. Giới thiệu các thay đổi ISO 9001: 2008 so với ISO 9001: 2000 ............................. 8
2.2. Tại sao đề tài xây dựng lại chọn ISO 9001: 2008 ................................................. 23
III. Quản lý công văn đến ..................................................................................................... 24
1. Tiếp nhận, đăng ký công văn đến ................................................................................. 24
1.1. Tiếp nhận công văn đến .......................................................................................... 24
1.2. Phân loại sơ bộ, bóc bì công văn đến ....................................................................... 24
1.3. Đóng dấu ―Đến‖, ghi số và ngày đến....................................................................... 25
1.4. Đăng ký công văn đến............................................................................................. 25
2. Trình và chuyển giao công văn đến ................................................................................ 26
2.1. Trình công văn đến ................................................................................................. 26
2.2. Chuyển giao công văn đến ...................................................................................... 26
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết công văn đến ......................................... 27
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa
Trang 1
Khóa luận tốt nghiệp
Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008
3.1. Giải quyết công văn đến .......................................................................................... 27
3.2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết công văn đến....................................................... 27
IV. Quản lý công văn đi ....................................................................................................... 28
1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng công văn ............ 28
1.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày công văn..................................... 28
1.2. Ghi số và ngày, tháng công văn ............................................................................... 28
1.3. Nhân bản................................................................................................................. 28
2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật. ................................................................. 28
2.1. Đóng dấu cơ quan ................................................................................................... 28
2.2. Đóng dấu độ khẩn, mật ........................................................................................... 29
3. Đăng ký công văn đi. ..................................................................................................... 29
3.1. Đăng ký công văn đi bằng sổ................................................................................... 29
3.2. Đăng ký công văn đi bằng máy tính sử dụng chƣơng trình quản lý công văn ......... 29
4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát công văn đi. .............................. 30
4.1. Làm thủ tục phát hành công văn .............................................................................. 30
4.2. Chuyển phát công văn đi ......................................................................................... 30
4.3. Theo dõi việc chuyển phát công văn đi .................................................................... 31
5. Lƣu công văn đi. ............................................................................................................ 31
V. Phƣơng pháp phát triển hệ thống ..................................................................................... 32
1. Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống: ........................................................... 32
2. Các giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống ........................................................... 32
VI. Sơ đồ tổ chức của khoa KTCN – MT............................................................................. 32
CHƢƠNG 3: NỘI DUNG ........................................................................................................ 33
I. Mô tả hệ thống .................................................................................................................. 33
1. Mô tả hệ thống hiện tại ................................................................................................. 33
2. Xác định yêu cầu hệ thống ........................................................................................... 33
3. Sơ đồ mô tả hệ thống mới............................................................................................. 33
II. Phân tích hệ thống............................................................................................................ 34
1. Phân tích tổng quát hệ thống ........................................................................................ 34
2. Phân tích các module chính .......................................................................................... 36
2.1. Công văn đến ......................................................................................................... 36
2.2. Công văn đi ............................................................................................................ 46
2.3. Tài liệu ISO ........................................................................................................... 55
III. Lƣợc đồ lớp .................................................................................................................... 56
1. Lƣợc đồ lớp tổng quát .................................................................................................. 56
2. Thuộc tính và phƣơng thức của từng lớp...................................................................... 57
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa
Trang 2
Khóa luận tốt nghiệp
Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008
IV. Thiết kế cơ sở dữ liệu ..................................................................................................... 62
1.Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ tổng quát ...................................................................... 62
2.Thiết kế các trƣờng dữ liệu và các bảng dữ liệu ............................................................ 62
V. Thiết kế giao diện ............................................................................................................ 68
1. Đăng nhập ..................................................................................................................... 68
2. Chƣơng trình chính ....................................................................................................... 68
3. Công văn đến ................................................................................................................ 69
3.1. Đăng ký công văn đến ........................................................................................... 69
3.2. Ý kiến chỉ đạo ........................................................................................................ 71
3.3. Quản lý sổ theo dõi ................................................................................................ 73
4. Tài liệu ISO .................................................................................................................. 75
4.1. Upload tài liệu ISO ................................................................................................ 75
4.2. Download tài liệu ISO ........................................................................................... 76
4.3. Xóa tài liệu ISO ..................................................................................................... 76
CHƢƠNG 4: TỔNG KẾT ........................................................................................................ 77
I. Kết quả đạt đƣợc - những hạn chế và hƣớng phát triển .................................................... 77
1. Kết quả đạt đƣợc ........................................................................................................... 77
2. Những hạn chế. ............................................................................................................. 77
3. Hƣớng phát triển ........................................................................................................... 77
III. Nhận xét - kiến nghị ................................................................................................... 77
1. Nhận xét........................................................................................................................ 77
2. Kiến nghị. ..................................................................................................................... 77
TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................................ 79
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa
Trang 3
Khóa luận tốt nghiệp
Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008
XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VĂN CHO
KHOA KỸ THUẬT – CÔNG NGHỆ - MÔI TRƢỜNG
THEO CHUẨN ISO 9001:2008
CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI
I. Lý do chọn đề tài nghiên cứu
- Trong điều kiện đất nƣớc ta đang bƣớc sang thời kỳ đổi mới, sự phát triển của khoa
học kỹ thuật đã từng bƣớc nâng địa vị của đất nƣớc lên cao, trong đó sự phát triển của công
nghệ thông tin là vấn đề đƣợc chú trọng nhất. Từ một đất nƣớc nghèo nàn lạc hậu của thập
niên 80 nay nhìn lại đất nƣớc ta hoàn toàn khác hẳn. Tin học không còn xa lạ với mọi nhà
nữa, đâu đâu cũng có con em đến trƣờng học và biết sử dụng máy tính.
- Hoạt động giáo dục đang chuyển sang một hƣớng phát triển mới đó là phát triển tri
thức kết hợp với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, và sự phát triển thần tốc nhƣ vũ bão của
công nghệ thông tin là một vấn đề nóng bỏng trong điều kiện hiện nay. Sự ứng dụng và phát
triển công nghệ thông tin trong giáo dục luôn đƣợc chú trọng, và hình thức quản lý đang dần
chuyển đổi theo hƣớng công nghệ hiện đại, tin học hóa đƣợc ứng dụng trong tất cả các lĩnh
vực. Đồng thời sự quản lý dần chuyển sang một chuẩn nhất định đó là chuẩn ISO.
- Hiện nay, hệ thống chất lƣợng phổ biến nhất là ISO 9001. Trong đó, ISO 9001:2000 là
mô hình hệ thống chất lƣợng đặt ra một số điều khoản chỉ rõ một cơ quan, tổ chức phải thực
hiện những gì để xây dựng, duy trì và cải tiến hệ thống chất lƣợng thích hợp trong mọi lĩnh
vực. Đến ngày 15 11 2008 Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa ISO đã chính thức công bố
tiêu chuẩn ISO 9001:2008, là phiên bản mới nhất về Hệ thống Quản lý Chất lƣợng đƣợc sử
dụng tại 175 Quốc gia kh p thế giới.
- Đặc biệt, Từ tháng 09 năm 2008, Trƣờng đại học An Giang b t đầu triển khai xây
dựng chƣơng trình quản lý chất chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 với sự tƣ vấn của
Trung tâm kỹ thuật Tiêu chuẩn – Đo lƣờng – Chất lƣợng 3, thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn – Đo
lƣờng – Chất lƣợng. Sau 10 tháng thực hiện, Trƣờng đã hoàn thành việc xây dựng các quy
trình công việc và bƣớc đầu áp dụng ở một số đơn vị, tạo nên những chuyển biến tốt trong
công tác tổ chức quản lý. Mục tiêu của nhà trƣờng là trong năm 2009 đƣợc cấp chứng nhận là
đơn vị đạt tiêu chuẩn quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO.
- Vấn đề quản lý công văn của khoa KT-CN-MT vẫn còn mang tính thủ công, tài liệu
công văn vẫn đang lƣu trữ trên giấy, và việc thực hiện thủ công sẽ gặp nhiều khó khăn nhƣ:
+ Tài liệu ngày càng nhiều dẫn đến khó quản lý cũng nhƣ vấn đề theo dõi tình hình
xử lý công việc gặp nhiều khó khăn.
+ Việc quản lý bằng tay khiến cho cán bộ văn thƣ mất nhiều thời gian trong quá
trình tìm kiếm, tra cứu và báo cáo.
+ Việc quản lý bằng tay đôi khi thông tin không cập nhật kịp thời dẫn đến công tác
theo dõi, giám sát công việc thực hiện kém hiệu quả hơn.
- Chính vì những vấn đề thực tiễn trên, khóa luận với đề tài ―xây dựng hệ thống quản lý
công văn cho khoa KTCN–MT theo chuẩn ISO 9001:2008‖ sẽ tập trung nghiên cứu các quá
trình quản lý công văn đến, công văn đi, tài liệu ISO nhằm giúp cho khoa KTCN – MT quản
lý công văn một cách tiện lợi hơn, nhanh chóng hơn phù hợp với tính chất của khoa. Hệ thống
sẽ mang lại những lợi ích sau:
+ Giảm công sức, chi phí lƣu trữ, tìm kiếm và xử lý công văn và tài liệu ISO.
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa
Trang 4
Khóa luận tốt nghiệp
Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008
+ Tự động hóa các quá trình nhận cũng nhƣ gửi công văn theo nhiều hình thức.
+ Lƣu trữ công văn và tài liệu ISO an toàn.
+ Tìm kiếm, tra cứu công văn và tài liệu ISO dễ dàng.
II. Mục tiêu nghiên cứu
- Đề tài sẽ xây dựng đƣợc các tài liệu phục vụ cho các hoạt động của khoa KTCN-MT
một cách hệ thống và thống nhất theo chuẩn ISO 9001: 2008.
- Kiểm soát đƣợc chi tiết việc quản lý công văn thông qua việc xây dựng lƣu đồ, quy
trình, xác định các điểm kiểm soát. Đề tài sẽ giúp ban lãnh đạo khoa, cán bộ văn thƣ, cũng
nhƣ tất cả cán bộ giảng viên trong khoa có thể dễ dàng quản lý công văn.
- Đề tài sẽ xây dựng nên một hệ thống các kho công văn tập trung, kh c phục tình trạng
thất lạc và sai lệch thông tin. Cung cấp thông tin về tài liệu ISO phục vụ yêu cầu của ban lãnh
đạo khoa, cán bộ quản lý và cán bộ giảng viên một cách nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và
kịp thời.
- Xây dựng một Website quản lý, xử lý và phát hành công văn, phân quyền ngƣời dùng
để quản trị hệ thống, hiện đại hóa công tác văn thƣ lƣu trữ hiện nay. Đồng thời hỗ trợ tra cứu,
tham chiếu các công văn cũ.
- Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động giáo dục cũng nhƣ các hình thức
tiếp nhận, lƣu trữ, trao đổi, tìm kiếm, quản lý công văn cho khoa KTCN-MT theo chuẩn ISO
9001: 2008.
- Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ công nghệ thông tin, tạo nên một
tác phong làm việc chuyên nghiệp, hiện đại, hiệu quả phù hợp với chuyên ngành của khoa.
III. Đối tƣợng và phạm vi của khóa luận
- Đối tƣợng phục vụ
+ Lãnh đạo khoa.
+ Văn thƣ khoa.
+ Trƣởng Phó trƣởng bộ môn.
+ Cán bộ giảng viên liên quan đến quản lý và lƣu trữ công văn của khoa.
+ Cán bộ giảng viên trong khoa.
- Phạm vi của khóa luận: Quản lý công văn cho khoa KTCN-MT.
IV. Giải pháp kỹ thuật
Hệ thống quản lý công văn cho Khoa Kỹ Thuật–Công Nghệ-Môi Trƣờng sẽ đƣợc
xây dựng trên nền công nghệ tiên tiến là ASP.NET và cơ sở dữ liệu là SQL Server.
V. Giới thiệu kết cấu của khóa luận
Khóa luận bao gồm 4 chƣơng:
- Chƣơng 1: Tổng quan về đề tài.
- Chƣơng 2: Cơ sở lý thuyết.
- Chƣơng 3: Nội dung.
- Chƣơng 4: Tổng kết.
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa
Trang 5
Khóa luận tốt nghiệp
Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008
CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
I. Những thuật ngữ
1. Công văn
- Công văn là hình thức công văn hành chính dùng phổ biến trong các khoa, doanh
nghiệp. Công văn là phƣơng tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà nƣớc với cấp trên, cấp
dƣới và với công dân. Thậm chí trong các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp trong hoạt động
hàng ngày cũng phải soạn thảo và sử dụng công văn để thực hiện các hoạt động thông tin và
giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình.
- Những yêu cầu khi soạn thảo công văn:
+ Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thuần nhất sự vụ.
+ Viết ng n gọn, súc tích, rõ ràng, ý tƣởng phải sát với chỉ đề.
+ Dùng ngôn ngữ lịch sự, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao.
+ Có thể thức đúng quy định của pháp luật Nhà nƣớc đặc biệt phải có trích yếu công
văn dù là công văn khẩn Theo bản điều lệ về công tác công văn giấy tờ của Phủ Thủ Tƣớng .
- Xây dựng bố cục một công văn.
Thông thƣờng bố cục một công văn phải có các yếu tố sau:
+ Quốc hiệu và tiêu ngữ.
+ Địa danh và thời gian gửi công văn.
+ Tên cơ quan chủ quán và cơ quan ban hành công văn.
+ Chủ đề nhận công văn cơ quan hoặc cá nhân .
+ Số và ký hiệu của công văn.
+ Trích yếu nội dung.
+ Nội dung công văn.
+ Chữ ký, đóng dấu.
+ Nơi gửi.
2. Công văn đến
Công văn đến là tất cả các loại công văn, bao gồm công văn quy phạm pháp luật, công
văn hành chính và công văn chuyên ngành kể cả bản Fax, công văn đƣợc chuyển qua mạng
và công văn mật và đơn, thƣ gửi đến khoa.
4. Công văn đi
Công văn đi là tất cả các loại công văn, bao gồm công văn quy phạm pháp luật, công
văn hành chính và công văn chuyên ngành kể cả bản sao công văn, công văn lƣu chuyển nội
bộ và công văn mật do khoa phát hành.
5. Tài liệu ISO
Tài liệu ISO bao gồm các tài liệu tác nghiệp và tài liệu hệ thống.
Tài liệu tác nghiệp bao gồm các quy trình nghiệp vụ của các phòng ban đăng ký
ISO, phiếu theo dõi và thống kê phân tích.
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa
Trang 6
Khóa luận tốt nghiệp
Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008
Tài liệu hệ thống bao gồm chính sách chất lƣợng, mục tiêu chất lƣợng, trách nhiệm
quyền hạn, sổ tay chất lƣợng, thủ tục kiểm soát tài liệu, quy định kiểm soát tài liệu, thủ tục
đánh giá nội bộ, thủ tục hành động kh c phục, phòng ngừa.
6. Một số thuật ngữ khác
- Môi trường mạng: là môi trƣờng trong đó thông tin đƣợc cung cấp, truyền đƣa, thu thập,
xử lý, lƣu trữ và trao đổi thông qua cơ sở hạ tầng thông tin.
- Cơ sở hạ tầng thông tin: là hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc sản xuất, truyền đƣa,
thu thập, xử lý, lƣu trữ và trao đổi thông tin số, bao gồm mạng viễn thông, mạng Internet, mạng
máy tính và cơ sở dữ liệu.
- Cơ sở dữ liệu: là tập hợp các dữ liệu đƣợc s p xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý
và cập nhật thông qua phƣơng tiện điện tử.
- Văn bản điện tử: là văn bản đƣợc thể hiện dƣới dạng thông điệp dữ liệu.
- Thông điệp dữ liệu: là thông tin đƣợc tạo ra, đƣợc gửi đi, đƣợc nhận và đƣợc lƣu trữ bằng
phƣơng tiện điện tử.
- Phương tiện điện tử: là phƣơng tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật
số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tƣơng tự.
- Hồ sơ: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc,
một đối tƣợng cụ thể hoặc có một hoặc một số đặc điểm chung nhƣ tên loại văn bản; khoa
ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một khoa hoặc của một cá nhân.
- Khung phân loại hồ sơ: là hệ thống phân loại hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan tổ chức theo ngành, lĩnh vực.
II. Tổng quan về ISO
1. Giới thiệu về ISO
1.1. ISO là gì?
ISO Là Tổ Chức Quốc Tế Về Tiêu Chuẩn Hóa.
Standardization).
The International Organization for
1.2. Lịch sử về ISO
ISO đƣợc thành lập vào năm 1947, trụ sở tại Geneva, đƣợc áp dụng hơn 150 nƣớc trong
đó Việt Nam là thành viên chính thức vào năm 1977 và hiện nay đã đƣợc bầu vào ban chấp
hành ISO.
1.3. ISO 9000 là gì?
ISO 9000 là Bộ tiêu chuẩn về quản lý chất lƣợng, đƣa ra các nguyên t t về quản lý, tập
trung vào việc phòng ngừa cải tiến, chỉ đƣa ra các yêu cầu cần đáp ứng, áp dụng cho tất cả
các loại hình tổ chức không phân biệt quy mô hay loại hình sản xuất dịch vụ.
1.4. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm:
- ISO 9000: 2005 Hệ thống quản lý chất lƣợng - Cơ sở và từ vựng.
- ISO 9001: 2008 Hệ thống quản lý chất lƣợng - Các yêu cầu .
- ISO 9004: 2000 Hệ thống quản lý chất lƣợng - Hƣớng dẫn cải tiến hiệu quả.
- ISO19011:2002 Hƣớng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lƣợng và môi trƣờng.
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa
Trang 7
Khóa luận tốt nghiệp
Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008
Lịch sử soát xét các phiên bản của bộ ISO 9000
Phiên bản
Phiên bản
Phiên bản
năm 1994
năm 2000
năm 2008
ISO 9000: 1994
ISO 9000: 2000
ISO 9000: 2005
Hệ thống quản lý chất lƣợng Cơ sở và từ vựng
ISO 9001:2000
Bao gồm ISO
9001/9002/9003)
ISO 9001:2008
Hệ thống quản lý chất lƣợng các yêu cầu
ISO 9004: 1994
ISO 9004: 2000
Chƣa có thay đổi
Hệ thống quản lý chất lƣợng Hƣớng dẫn cải tiến
ISO
10011:1990/1
ISO 19011: 2002
Chƣa có thay đổi
Hƣớng dẫn đánh giá Hệ thống
quản lý chất lƣợng / Môi
Trƣờng
Tên tiêu chuẩn
ISO 9001: 1994
ISO 9002: 1994
ISO 9003: 1994
Hình 1: Lịch sử soát xét phiên bản của bộ ISO 9000
1.5. Danh sách các tiêu chuẩn ISO
- ISO 9000, 9001: Hệ thống quản lý chất lƣợng.
- ISO 14000: Tiêu chuẩn về hệ thống quản lý môi trƣờng.
- ISO 22000: Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm.
- ISO TS 22003: 2007: Quản lý hoạt động đánh giá hệ thống an toàn thực phẩm theo tiêu
chuẩn ISO 22000.
- ISO IEC 17021: 2006: Hệ thống tiêu chuẩn cho các tổ chức chứng nhận.
- ISO/ TS 19649: Đƣợc xây dựng bởi Hiệp hội ôtô quốc tế ( IATF) - The International
Automotive Task Force. Tiêu chuẩn ISO/ TS 19649: 2002 là quy định kỹ thuật phù hợp với tiêu
chuẩn HTQLCL ngành công nghiệp ôtô toàn cầu nhƣ: QS 9000 Mỹ , VDA6.1 Đức , EAQF
Pháp , AVSQ Ý với mục đích loại bỏ nhiều chứng nhận nhằm thỏa mãn yêu cầu của nhiều
khách hàng. Đây không phải là tiêu chuẩn b t buộc cho các nhà sản xuất ôtô trên thế giới.
- ISO 15189: Hệ thống quản lý phòng thí nghiệm y tế yêu cầu cụ thể về năng lực và
chất lƣợng Phòng thí nghiệm Y tế , Phiên bản đầu tiên ban hành năm 2003, phiên bản gần
đây ban hành năm 2007 và đƣợc Việt Nam chuyển hoàn toàn thành TCVN 7782:2008).
2. ISO 9001: 2008
2.1. Giới thiệu các thay đổi ISO 9001: 2008 so với ISO 9001: 2000
Năm 2008 Tổ Chức Tiêu Chuẩn Hoá Quốc Tế (The Internation Organization for
Standardization đã soát xét lên đời tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 thành phiên bản ISO 9001:
2008 đây là sự thay đổi lớn đƣợc giới tƣ vấn đánh giá và giới làm về chất lƣợng quan tâm.
Sau đây là sự tổng hợp và trích dẫn những thay đổi của phiên bản năm 2008 so với phiên bản
năm 2000.
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa
Trang 8
Khóa luận tốt nghiệp
Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008
- Ngày 15 11 2008 Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa ISO đã chính thức công bố
tiêu chuẩn ISO 9001:2008, là phiên bản mới nhất về Hệ thống Quản lý Chất lƣợng đƣợc sử
dụng tại 175 Quốc gia kh p thế giới.
- ISO 9001:2008, Hệ thống Quản lý Chất lƣợng - các yêu cầu, là bản soát xét lần 4.
Phiên bản đầu tiên của Tiêu chuẩn xuất bản năm 1987 và trở nên nổi tiếng kh p thế giới về
đảm bảo chất lƣợng và đáp ứng các yêu cầu về chất lƣợng nhằm nâng cao năng lực thỏa mãn
các yêu cầu khách hàng trong mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp.
Tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 về mặt cấu trúc vẫn giữ nguyên không thay đổi so với tiêu
chuẩn ISO 9001: 2000 nhƣ sau:
- Phạm vi.
- Tiêu chuẩn trích dẩn.
- Thuật ngữ và định nghĩa.
- Hệ thống quản lý chất lƣợng.
- Trách nhiệm của lãnh đạo.
- Quản lý nguồn lực.
- Tạo sản phẩm.
- Đo lƣờng, phân tích và cải tiến.
Những thay đổi chính của phiên bản mới có thể tóm t t là:
- Làm rõ từ ngữ.
- Đại diện lãnh đạo.
- Sử dụng nguồn bên ngoài.
- Hành động kh c phục phòng ngừa.
Xem xét vào chi tiết, nội dung có những điểm mới sau:
- .Phải xác định trong hệ thống quản lý chất lƣợng cách thức và mức độ kiểm soát
đối với các quá trình có nguồn bên ngoài.
- Quy định chặt chẽ hơn trong việc kiểm soát các quá trình có nguồn gốc bên ngoài.
- Cơ cấu văn bản hệ thống quản lý chất lƣợng thay đổi. Tầm quan trọng cùa hồ sơ
nâng lên ngang tầm của thủ tục.
- Nhấn mạnh đến hoạt động phân tích và cải tiến các quá trình.
- Diễn giải rõ hơn hình thức của thủ tục. Một thủ tục có thể bao gồm nhiều quá trình
hoặc có thể nhiều thủ tục diễn giải cho một quá trình.
- Chức danh Đại diện lãnh đạo quy định rõ hơn phải là thành viên ban lãnh đạo.
- Nhấn mạnh hơn về vấn đề phù hợp với các yêu cầu. Có ý nghĩa rộng và ban quát
hơn so với ―chất lƣợng‖ nhƣ sử dụng trong ISO 9001: 2000.
- Khái niệm ―Năng lực, nhận thức và đào tạo‖ thay thế bằng ―Năng lực, đào tạo và
nhận thức‖: Nhấn mạnh hơn về công tác đào tạo trong Tổ chức.
- Về thông tin nội bộ, tiêu chuẩn mới bổ sung các yêu cầu hệ thống thông tin. Trƣớc
đây chỉ là hệ thống liên lạc.
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa
Trang 9
Khóa luận tốt nghiệp
Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008
- Khái niệm môi trƣờng làm việc đƣợc diễn giải rõ hơn về mặt vi khí hậu: ―Môi
trƣờng làm việc‖ liên quan đến các điều kiện mà tại đó công việc đƣợc thực hiện bao gồm các
yếu tố về vật lý, môi trƣờng và các yếu tố khác nhƣ tiếng ồn, nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng hoặc
thời tiết .
- Các hoạt động sau giao hàng đƣợc nêu cụ thể và rõ hơn: ví dụ nhƣ Các điều khoản
bảo hành, nghĩa vụ hợp đồng nhƣ dịch vụ bảo trì và các dịch vụ bổ sung nhƣ: dịch vụ tái chế
hoặc dịch vụ xử lý cuối cùng.
- Yêu cầu xem xét thiết kế nêu cụ thể và ví dụ rõ hơn. Nhƣ bán hàng qua internet,
việc xem xét bài bản cho từng đơn hàng là không khả thi. Thay vào đó, có thể xem xét thông
qua các thông tin thích hợp về sản phẩm nhƣ catalogue hoặc hay tài liệu quảng cáo.
- Tài sản của khách hàng đƣợc kiểm soát bao gồm cả dữ liệu cá nhân.
- Trong việc bảo toàn sản phẩm, tiêu chuẩn mới quy định rõ là bảo toàn sản phẩm
thay thế cho việc bảo toàn các yêu cầu của sản phẩm.
- Trong việc hiệu chuẩn, tất cả các khái niệm về phƣơng tiện đo đều đƣợc thay thế
bằng thiết bị đo. Việc hiệu chuẩn cũng nhấn mạnh và coi trọng cả 2 phƣơng pháp hiệu chuẩn
và kiểm tra xác nhận.
- Thăm dò, khảo sát thỏa mãn khách hàng nêu cụ thể rõ ràng hơn: Việc theo dõi cảm
nhận của khách hàng có thể gồm việc tiếp nhận đầu vào từ các nguồn nhƣ:
+ Khảo sát thoả mãn khách hàng.
+ Dữ liệu khách hàng về chất lƣợng sản phẩm chuyển giao.
+ Khảo sát ý kiến của ngƣời sử dụng.
+ Phân tích tổn thất kinh doanh.
+Lời khen, các khiếu nại về bảo hành.
+ Các báo cáo của đại lý.
- Hƣớng dẫn đánh giá nội bộ đƣợc bổ sung tiêu chuẩn ISO 19011: 2002 thay thế cho
tiêu chuẩn ISO 10011 đã lỗi thời.
- Việc theo dõi và đo lƣờng các quá trình đƣợc chú trọng nhiều hơn về sự phù hợp
đối với các yêu cầu của sản phẩm, tác động lên tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lƣợng.
- Tiêu chuẩn bổ sung phần Bằng chứng về sự phù hợp các chuẩn mực chấp nhận
trong việc kiểm soát các quá trình liên quan đến sản phẩm.
- Các hành động kh c phục, hành động phòng ngừa đều đƣợc bổ sung phần xem xét
tính hiệu lực các hành động thực hiện Tiêu chuẩn mới sẽ chặt chẽ và chính xác hơn thuật ngữ.
Chú trọng và hƣớng dẫn rõ hơn về các vấn đề phân tích dữ liệu.
Những cụm từ in nghiêng là các nội dung thay đổi hoặc bổ sung của phiên bản ISO
9001:2008 so với phiên bản ISO 9001:2000
Điều
khoản
ISO 9001: 2000
Lời nói
đầu
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa
ISO 9001: 2008
Ghi chú
Tất cả tài liệu tham khảo về “
đảm bảo chất lượng” đã được
lượt bỏ
Trang 10
Khóa luận tốt nghiệp
Lời giới
thiệu
0.1
0.1 Lời
Giới
thiệu
Khái
quát
0.2 Tiếp
cận quá
trình
Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008
Việc chấp nhận một hệ
thống quản lý chất lƣợng
cần là một quyết định chiến
lƣợc của tổ chức. Việc thiết
kế và áp dụng hệ thống
quản lý chất lƣợng của một
tổ chức phụ thuộc vào các
nhu cầu khác nhau, các
mục tiêu riêng biệt, các sản
phẩm cung cấp, các quá
trình đƣợc sử dụng, quy mô
và cấu trúc của tổ chức.
Mục đích của Tiêu chuẩn
này không nhằm dẫn đến
sự đồng nhất về cấu trúc
của các hệ thống quản lý
chất lƣợng hoặc sự đồng
nhất của hệ thống tài liệu.
Việc chấp nhận một hệ
thống quản lý chất lƣợng cần là
một quyết định chiến lƣợc của
tổ chức. Việc thiết kế và áp
dụng hệ thống quản lý chất
lƣợng của một tổ chức phụ
thuộc vào môi trường kinh
doanh, những thay đổi của môi
trường đó,hoặc những mối nguy
gắn kết với môi trường đó; các
nhu cầu khác nhau, các mục
tiêu riêng biệt, các sản phẩm
cung cấp, các quá trình đƣợc sử
dụng, quy mô và cấu trúc của tổ
chức. Mục đích của Tiêu chuẩn
này không nhằm dẫn đến sự
đồng nhất về cấu trúc của các
hệ thống quản lý chất lƣợng
hoặc sự đồng nhất của hệ thống
tài liệu.
Lần đầu tiên,
cụm từ ― rủi ro‖
xuất hiện trong
phiên bản ISO
9001. Bên cạnh
đó, ― môi trƣờng
kinh doanh‖
cũng đƣợc sử
dụng. Điểu này
đƣợc tin tƣởng
nhƣ sự gieo hạt
cho phiên bản
mới của ISO
9001 có khả
năng vào năm
2013 và cũng
hƣớng đến ISO
9004 và các hệ
thống quản lý
bền vững khác.
Tiêu chuẩn này có thể
đƣợc sử dụng cho nội bộ và
bên ngoài tổ chức, kể cả
các tổ chức chứng nhận, để
đánh giá khả năng đáp ứng
các yêu cầu của khách hàng
và các yêu cầu chế định và
yêu cầu riêng của một tổ
chức.
Tiêu chuẩn này có thể đƣợc
sử dụng cho nội bộ và bên
ngoài tổ chức, kể cả các tổ chức
chứng nhận, để đánh giá khả
năng đáp ứng các yêu cầu của
khách hàng, các yêu cầu chế
định và pháp luật phù hợp với
sản phẩm và yêu cầu riêng của
tổ chức.
Sự thay đổi tạo
nên sự tƣơng
thích với các
thuật ngữ liên
quan đến ― các
yêu cầu chế định
và pháp luật‖
Việc áp dụng một hệ
…... và sự quản lý chúng,
thống các quá trình trong tổ để tạo ra đầu ra như mong
chức, cùng với sự nhận biết muốn.
và các tƣơng tác giữa các
quá trình nhƣ vậy, và sự
quản lý chúng, có thể đƣợc
coi nhƣ "cách tiếp cận theo
quá trình".
Ấn bản này của TCVN
ISO: 9001 và TCVN ISO
0.3
9004 đƣợc xây dựng nhƣ là
Mối quan một cặp thống nhất các tiêu
chuẩn về hệ thống quản lý
hệ với
chất lƣợng. Hai tiêu chuẩn
TCVN/
ISO 9004 này đƣợc thiết kế để sử
dụng đồng thời, nhƣng
cũng có thể đƣợc sử dụng
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa
Ấn bản này của tiêu chuẩn
ISO 9004 đã đƣợc xây dựng
nhằm duy trì sự thống nhất với
tiêu chuẩn ISO 9001. Hai tiêu
chuẩn này có thể sử dụng đồng
thời với nhau nhƣng cũng có thể
sử dụng một cách độc lập
TCVN ISO 9001 qui định các
yêu cầu đối với một hệ thống
Làm rõ hơn cách
tiếp cận tiến
trình là gì
Sự thay đổi phản
ánh độ tƣơng
thích của hai tiêu
chuẩn có thể sử
dụng chung; là
tiêu chuẩn hiện
nay mà sự liên
kết đã đƣợc lƣợt
bỏ
Trang 11
Khóa luận tốt nghiệp
0.4 Sự
tƣơng
thích với
các hệ
thống
quản lý
khác
Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008
một cách độc lập. Mặc dù
hai tiêu chuẩn này có phạm
vi khác nhau, nhƣng chúng
có cấu trúc tƣơng tự thuận
tiện cho việc sử dụng nhƣ
một cặp thống nhất. TCVN
ISO 9001 qui định các yêu
cầu đối với một hệ thống
quản lý chất lƣợng, có thể
đƣợc sử dụng trong nội bộ
chức sử dụng, cho việc
chứng nhận hoặc cho các
mục đích hợp đồng.
quản lý chất lƣợng, có thể đƣợc
sử dụng trong nội bộ tổ chức sử
dụng, cho việc chứng nhận hoặc
cho các mục đích hợp đồng.
Tiêu chuẩn tập trung
vào hiệu quả của hệ thống
quản lý chất lƣợng trong
việc thỏa mãn yêu cầu
khách hàng.
Tiêu chuẩn tập trung
vàohiệu quả của hệ thống quản
lý chất lƣợng trong việc thõa
mãn yêu cầu khách hàng, các
yêu cầu chế định và hợp lệ.
ISO 9004 đƣa ra hƣớng
dẫn trên phạm vi rộng hơn
các mục tiêu của hệ thống
quản lý chất lƣợng so với
ISO9001, đặc biệt trong
việc cải tiến liên tục về
năng lực tồng thể và hiệu
suất cũng nhƣ hiệu quả của
nó. ISO 9004 đƣợc xem
nhƣ là phiên bản hƣớng dẫn
các tổ chức mà quản lý cấp
cao muốn thực hiện theo
tiêu chuẩn ISO 9004, theo
đuổi sự cải tiến liên tục.
Tuy nhiên,nó không phục
vụ cho việc chứng nhận
hoặc cho các mục đích hợp
đồng.
ISO 9004 đƣa ra hƣớng dẫn
trên phạm vi rộng hơn các mục
tiêu của hệ thống quản lý chất
lƣợng so với ISO9001, đặc biệt
trong việc quản lý sự thành
công lâu dài của một tổ chức.
ISO 9004 đƣợc xem nhƣ là
phiên bản hƣớng dẫn các tổ
chức mà quản lý cấp cao muốn
thực hiện theo tiêu chuẩn ISO
9004, theo đuổi sự cải tiến liên
tục một cách có hệ thóng . Tuy
nhiên,nó không phục vụ cho
việc chứng nhận hoặc cho các
mục đích hợp đồng.
Tiêu chuẩn này đƣợc
liên kết với TCVN ISO
14001: 1996 nhằm tăng độ
tƣơng thích của hai tiêu
chuẩn đối với lợi ích của
cộng đồng ngƣời sử dụng.
Trong quá trình xây dựng
tiêu chuẩn quốc tế này, đã xem
xét đến các điểu khoản của ISO
14001:2004
Ở các
phần
khác
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa
Cập nhật theo
phiên bản mới
nhất của ISO
14001
Ở bất cứ trong phần nào
của tiêu chuẩn nơi mà thuật
ngữ “ các yêu cầu của chế định
Trang 12
Khóa luận tốt nghiệp
Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008
có liên quan” được đề cập đến,
“các yêu cầu của luật pháp”
được thêm vào.
nhau
1. Phạm
vi
Chú thích - Trong tiêu
chuẩn này, thuật ngữ "sản
phẩm" chỉ áp dụng cho sản
phẩm cung cấp cho khách
hàng hoặc khách hàng yêu
cầu.
2.Thuật
ngữ và
định
nghĩa
4.1
a)Yêu
cầu
chung
e chọn
nguồn
bên
ngoài
4.1
a) các
yêu
cầu
chung
Làm rõ hơn
định nghĩa về
sản phẩm. Điều
này không chỉ là
sản phẩm cuối
cùng mà có thể
là sản phẩm của
bất kỳ quá trình
nào, đặc biệt là
các sản phẩm
Chú thích 2: Các yêu cầu chế của ―quá trình
định hoặc do luật pháp quy định hình thành sản
được diễn giải như các yêu cầu phẩm‖.
pháp lý
Chú thích - Trong tiêu
chuẩn này, thuật ngữ "sản
phẩm" chỉ áp dụng cho sản
phẩm cung cấp cho khách hàng
hoặc khách hàng yêu cầu hoặc
sản phẩm của quá trình hình
thành sản phẩm. Điều này áp
dụng cho kết quả đẩu ra từ các
quá trình hình thành sản phẩm,
kể cả quá trình mua hàng.
Thuật ngữ “ chuỗi cung
ứng nhà cung cấp, tổ chức,
khách hàng” đã được loại bỏ.
Khi tổ chức chọn nguồn
bên ngoài cho bất kỳ quá
trình nào ảnh hƣởng đến sự
phù hợp của sản phẩm với
các yêu cầu, tổ chức phải
đảm bảo kiểm soát đƣợc
những quá trình đó.
Việc kiểm soát những
quá trình do nguồn bên
ngoài phải đƣợc nhận biết
trong hệ thống quản lý chất
lƣợng.
Chú thích - Các quá
trình cần thiết đối với hệ
thống quản lý chất lƣợng
nêu ở trên cần bao gồm cả
các quá trình quản lý, quá
trình cung cấp các nguồn
e Nguổn lực, quá trình hình thành
bên
sản phẩm & quá trình đo
lƣờng.
ngoài
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa
Cụm từ “nhận biết - identify”
đã được thay thế bởi “xác định
- determine”.
Các thuật ngữ
lỗi thời đƣợc c t
bỏ
Từ ― xác định‖ ở
mức độ nào đó
mang nghĩa
mạnh hơn từ ―
nhận biết‖
Cụm từ “(ở đâu thích hợp -
Làm rõ hơn khi
where applicable) đã được thêm nào thìcần áp
vào giữa “measure-đo lường”
dụng việc đo
và”
lƣờng và theo
dõi
Khi tổ chức chọn nguồn bên
ngoài cho bất kỳ quá trình nào
ảnh hưởng đến sự phù hợp của
sản phẩm với các yêu cầu, tổ
chức phải đảm bảo kiểm soát
được những quá trình đó. Phân
loại và quy mô quá trình của
việc kiểm soát được áp dụng
cho các nguồn bên ngoài này sẽ
được xác định trong hệ thống
Các chú thích
đƣợc thêm vào
nhằm cung cấp
các chỉ dẫn về
việc chọn nguồn
bên ngoài
Trang 13
Khóa luận tốt nghiệp
Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008
quản lý chất lượng
Chú thích 1 - các quá trình
quản lý, quá trình cung cấp các
nguồn lực, quá trình hình thành
sản phẩm & quá trình đo lường,
phân tích và cải tiến
Chú thích 2: quá trình do nguồn
bên ngoài được xác định như
một trong những quá trình cần
thiêt của hệ thống quản lý chất
lượng của tổ chức và được một
tổ chức bên ngoài thực thi
Chú thích 3: loại hình và việc
kiểm soát được áp dụng cho các
quá trình bên ngoài có thể ảnh
hưởng bởi các nhân tố sau:
a) Các tác động tiềm năng của
quá trình bên ngoài lên năng
lực của tổ chức nhằm cung cấp
sản phẩm phù hợp với các yêu
cầu.
b) Mức độ mà việc kiểm soát
của quá trình chia sẽ;
c) Nâng lực đạt được kiểm soát
cần thiếtthông qua áp dụng điều
khoản 7.4
Đảm bảo việc kiểm soát các quá
trình bên ngoài không loại trừ
tổ chức về trách nhiệm trong
việc đáp ứngcác yêu cầu của
khách hàng , các yêu cầu chế
định và theo quy định pháp luật
c các thủ tục dạng văn
bản theo yêu cầu của tiêu
chuẩn này,
d các tài liệu cần có
của tổ chức để đảm bảo
các yêu
việc hoạch định, tác nghiệp
cầu về tài và kiểm soát có hiệu lực
liệu c & các quá trình của tổ chức
d
đó, và
4.2
c các thủ tục dạng văn bản và Giải thích rõ hơn
các hồ sơ theo yêu cầu của tiêu ―hồ sơ‖ là một
chuẩn này,
dạng tài liệu
d) Các tài liệu bao gồm các
hồ sơ được xác định bởi tổ
chức, cần có để đảm bảo việc
hoạch định, tác nghiệp và kiểm
soát có hiệu lực các quá trình
e các hồ sơ theo yêu
cầu của tiêu chuẩn này
(xem 4.2.4)
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa
Trang 14
Khóa luận tốt nghiệp
Chú
thích 1
Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008
Chú thích 1 - Khi thuật
ngữ "thủ tục dạng văn bản"
xuất hiện trong tiêu chuẩn
này, thì thủ tục đó phải
đƣợc xây dựng, lập thành
văn bản, thực hiện và duy
trì.
Chú thích 1 - Khi thuật ngữ
"thủ tục dạng văn bản" xuất
hiện trong tiêu chuẩn này, thì
thủ tục đó phải đƣợc xây dựng,
lập thành văn bản, thực hiện và
duy trì. Các tài liệu đơn lẻ có
thể bao gồm các yêu cầu đối với
một hay nhiều thủ tục. Yêu cầu
về thủ tục dạng văn bản có thể
được đề cập trong một hoặc
nhiều tài liệu.
4.2.3
Kiểm
soát tài
liệu
Đảm bảo các tài liệu có
Đảm bảo các tài liệu có
nguồn gốc bên ngoài đƣợc nguồn gốc bên ngoài được xác
nhận biết và việc phân phối định bởi tổ chức, cần cho việc
chúng đƣợc kiểm soát và
lập kế hoạch và hoạt động của
hệ thống quản lý chất lượng
đƣơc nhận biết và việc phân
phối chúng..
Các tài liệu bên
ngoài cũng đƣợc
xác định rõ ràng
4.2.4
Kiểm
soát hồ
sơ
Phải lập và duy trì các
hồ sơ để cung cấp bằng
chứng về sự phù hợp với
các yêu cầu và hoạt động
tác nghiệp có hiệu lực của
hệ thống quản lý chất
lƣợng. Các hồ sơ chất
lƣợng phải rõ ràng, dễ nhận
biết và dễ sử dụng. Phải lập
một thủ tục bằng văn bản
để xác định việc kiểm soát
cần thiết đối với việc nhận
biết, bảo quản, bảo vệ, sử
dụng, xác định thời gian
lƣu giữ và huỷ bỏ các hồ sơ
chất lƣợng.
Các hồ sơ được thiết lập để
cung cấp bằng chứng về sự phù
hợp với các yêu cầu và hoạt
động tác nghiệp có hiệu lực của
hệ thống quản lý chất lƣợng
phải được kiểm soát. Tổ chức
phải thiết lập một thủ tục dạng
văn bản để xác định việc kiểm
soát cần thiết cho việc nhận
biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng,
xác định thời gian lưu giữ và
huỷ bỏ các hồ sơ chất lượng
Các hồ sơ dễ đọc, dễ nhận biết
và được lưu giữ
Điều khoản này
đã đƣợc chỉnh
sửa về mặt ngôn
từ làm cho nội
dung rõ ràng
hơn nhƣng yêu
cầu chính vẫn
không thay đổi.
Lãnh đạo cao nhất phải
chỉ định một thành viên
trong ban lãnh đạo, ngoài
các trách nhiệm khác, có
trách nhiệm và quyền hạn
bao gồm
Lãnh đạo cao nhất phải chỉ
định một thành viên trong ban
lãnh đạo của tổ chức, ngoài các
trách nhiệm khác, có trách
nhiệm và quyền hạn bao gồm
Đại diện lãnh
đạo phải là thành
viên trong ban
lãnh đạo công ty.
Điều này ngăn
ngừa việc sử
dụng các đơn vị
bên ngoài nhƣ tƣ
vấn thực hiện
vai trò này
5.5.2
Đại diện
lãnh đạo
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa
Trang 15
Khóa luận tốt nghiệp
6.2.1
Khái
quát
Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008
Những ngƣời thực hiện
các công việc ảnh hƣởng
đến chất lƣợng sản phẩm
phải có năng lực trên cơ sở
đƣợc giáo dục, đào tạo, có
kỹ năng và kinh nghiệm
thích hợp.
Những ngƣời thực hiện các
công việc ảnh hƣởng đến sự phù
hợp đối với các yêu cầu về sản
phẩm phải có năng lực trên cơ
sở đƣợc giáo dục, đào tạo, có kỹ
năng và kinh nghiệm thích hợp.
Yêu cầu mới của
tiêu chuẩn rộng
hơn đề cập đến
‗sự phù hợp đối
vớI các yêu cầu
về sản phẩm‖
thay vì chỉ là
Chú thích: sự phù hợp đối với
các yêu cầu về sản phẩm có thể chất lƣợng sản
bị ảnh hưởng một cách trực tiếp phẫm.
hoặc gián tiếp thông qua những
người thực hiện các công việc
trong hệ thống quản lý chất
lượng
Một lần nữa,
năng lực đề cập
đến sự phù hợp
đối với các yêu
cầu về sản phẩm.
Cụm từ ― where
applicable‖ đƣợc
thêm vào đễ
cung cấp thêm
sự linh hoạt. Đây
là một sự thay
a xác định năng lực
đổi nhỏ nhƣng
cần thiết của những ngƣời
a Xác định năng lực cần
rất đáng kể Hiệu
thực hiện các công việc ảnh thiết của những ngƣời thực hiện quả của việc đào
hƣởng đến chất lƣợng sản
công việc ảnh hƣởng đến sự phù tạo phải đƣợc
phẩm,
6.2.2
hợp đối với các yêu cầu về sản đánh giá thông
Năng
phẩm.
qua năng lực cần
lực, nhận
b tiến hành đào tạo hay
b) Bất cứ nơi đâu có thể áp đạt đƣợc.
thức và
những hành động khác để
dụng được , tiến hành đào tạo
Lƣu ý rằng điểu
đào tạo
đáp ứng các nhu cầu này,
hay những hành động khác đễ
này chỉ có thể
đạt đƣợc trong
c đánh giá hiệu lực của đạt được nâng lực cần thiết
các hành động đƣợc thực
c) Đảm bảo rằng các nâng một số trƣờng
hợp khi ngƣời
hiện,
lực cần thiết phải đạt được
đƣợc đào tạo
thực sự đang
làm đúng việc
của họ.
Cũng có hàm ý
rằng nhân sự
phải đƣợc đào
tạo trƣớc khi họ
tiến hành những
công việc cần sử
dụng những kỹ
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa
Trang 16
Khóa luận tốt nghiệp
Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008
năng mới của
họ. Cũng có thể
cần thiết
phảithực hiện
đào tạo nh c lại.
c dịch vụ hỗ trợ nhƣ
vận chuyển hoặc trao đổi
thông tin).
Dịch vụ hỗ trợ ví dụ như
vận chuyển, trao đổi thông tin
hoặc các hệ thống thông tin.
Hệ thống thông
tin đƣợcthêm
vào để làm rõ
hơn khái niệm
về cơ sở hạ tầng.
6.4 Môi
trƣờng
làm việc
Không có ghi chép về
sự sửa đổi này.
Chú thích: thuật ngữ: “ môi
trường làm việc” liên quan đến
các điều kiện mà công việc bao
gồm các yếu tố vật lý, môi
trường & các yếu tố khác như(
như tiếng ồn, nhiệt độ, độ ẩm,
ánh sáng và thời tiết).
Chú thích đƣợc
thêm vào nhằm
cung cấp các
hƣớng dẫn cho
việc thực hiện
yêu cầu này của
tiêu chuẩn.
7.1
Hoạch
định việc
tạo sản
phẩm
c các hoạt động kiểm
tra xác nhận, xác nhận giá
trị sử dụng, các hoạt động
theo dõi, kiểm tra và thử
nghiệm cụ thể cần thiết đối
với sảnphẩm và các chuẩn
mực chấp nhận sản phẩm;
c các hoạt động kiểm tra
xác nhận, xác nhận giá trị sử
dụng, các hoạt động theo dõi,
đo lường, kiểm tra và thử
nghiệm cụ thể cần thiết đối với
sản phẩm và các chuẩn mực
chấp nhận sản phẩm;
Việc đo lƣờng
đƣợc thêm vào
nhằm nhấn mạnh
hơn yêu cầu của
điều khoản này
c yêu cầu chế định và
pháp luật liên quan đến sản
phẩm, và
c Các yêu cầu chế định và
pháp luật được áp dụng đến sản
phẩm, và
Làm rõ hơn yêu
cầu đôi với việc
áp dụng các yêu
cầu chế định và
luật pháp.
d mọi yêu cầu bổ sung
do tổ chức xác định.
d Mọi yêu cầu bổ sung do
tổ chức xem xét là cẩn thiết.
6.3
Cơ sở hạ
tầng
7.2.1
Xác định
các yêu
cầu liên
quan đến
sản
phẩm
Chú thích: Các hoạt động
sau khi bán hàng bao gồm, ví
dụ, các hành động thực hiện
trong quá trình bảo hành, các
nghĩa vụ trong hợp đồngnhư
bảo trì, và các hoạt động hỗ trợ
khác như tái chế hay huỷ bỏ.
7.3.1
Chú thích: xem xét thiết kế
Các chú thích mới đƣợc
Hoạch
và phát triển, việc kiểm tra xác
thêm vào
định thiết
nhận và xác định giá trị sữ
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa
Làm rõ hơn thế
nào là các yêu
cầu khác đƣợc
cho là cần thiết.
Chú thích thêm
vào để hỗ trợ
cho điều khoản
này
Chú thích thêm
vào nhằm hỗ trợ
cho việc thực
Trang 17
Khóa luận tốt nghiệp
Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008
kế
dụng có những mục đích nhất
định. Chúng có thể được tiến
hành và lưu hồ sơ một cách độc
lập hoặc kết hợp sao cho phù
hợp với sản phẩm và tổ chức
và phát
triển
Đầu ra của thiết kế và
phát triển phải ở dạng sao
cho có thể kiểm tra xác
Đầu ra
của thiết nhận theo đầu vào của thiết
kế và phát triển và phải
kế và
phát triển đƣợc phê duyệt trƣớc khi
ban hành.
7.3.3
Đầu ra của thiết kế và phát
triển phải ở dạng phù hợp sao
cho có thể kiểm tra xác nhận
theo đầu vào của thiết kế và
phát triển và phải đƣợc phê
duyệt trƣớc khi ban hành.
Chú thích: thông tin về việc
hình thành sản phẩm và cung
cấp dịch vụ có thể bao gồm các
chi tiết cho việc bảo toàn sản
phẩm
hiện điều khoản
này
Làm rõ hơn nội
dung với thay
đổi nhỏ.
7.5.1
Kiểm
soát sản
xuất
d sự sẵn có và việc sử
dụng các phƣơng tiện theo
dõi và đo lƣờng,
d sự sẵn có và việc sử dụng ―các phƣơng tiện
các thiết
- device‖ đƣợc
thay bằng ―thiết
bị theo dõi và đo lƣờng,
bị - equipment‖
và cung
cấp dịch
vụ
f thực hiện các hoạt
động thông qua giao hàng
và các hoạt động sau giao
hàng.
f thực hiện các hoạt động
thông qua sản
phẩm, giao hàng và các hoạt
động sau giao hàng.
nhằm tạo sự rõ
ràng hơn.
Làm rõ hơn
―việc thông qua
sản
phẩm‖.
Tổ chức phải xác nhận
Xác nhận giá trị sử dụng đối với mọi
giá trị sử quá trình sản xuất và cung
dụng của cấp dịch vụ có kết quả đầu
ra không thể kiểm tra xác
các quá
trình sản nhận bằng cách theo dõi
hoặc đo lƣờng sau đó. Điều
xuất và
cung cấp này bao gồm mọi quá trình
mà sự sai sót chỉ có thể trở
dịch vụ
nên rõ ràng sau khi sản
phẩm đƣợc sử dụng hoặc
dịch vụ đƣợc chuyển giao.
7.5.2
7.5.3
Nhận
Tổ chức phải nhận biết
đƣợc trạng thái của sản
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa
Tổ chức phải xác nhận giá
trị sử dụng đối với mọi quá
trình sản xuất và cung cấp dịch
vụ có kết quả đầu ra không thể
kiểm tra xác nhận bằng cách
theo dõi hoặc đo lƣờng sau đó
và như là hệ quả, các khiếm
khuyết chỉ có thể trở nên rõ ràng
sau khi sản phẩm đƣợc sử dụng
hoặc dịch vụ đƣợc chuyển giao.
Chú thích 1 & 2 đã được
lượt bỏ
Tổ chức phải nhận biết
đƣợc trạng thái của sản phẩm
Điểu khoản này
đƣợc điều chỉnh
súc tích hơn, tạo
sự rõ ràng hơn
về sự cần thiết
đối với việc xác
nhận giá trị sử
dụng của mọi
quá trình mà sự
phù hợp đối với
yêu cầu sản
phẩm chỉ hiển
nhiên sau khi
sản phẩm hoặc
dịch vụ đƣợc
chuyển giao.
Làm rõ hơn
yêu cầu. Nhấn
Trang 18
Khóa luận tốt nghiệp
biết và
xác định
nguồn
gốc
Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008
phẩm tƣơng ứng với các
yêu cầu theo dõi và đo
lƣờng.
Tổ chức phải kiểm soát
và lƣu hồ sơ việc nhận biết
duy nhất sản phẩm khi việc
xác định nguồn gốc là một
yêu cầu xem 4.2.4 .
7.5.4
Tài sản
của
khách
hàng
….Bất kỳ tài sản nào
của khách hàng đƣợc phát
hiện không phù hợp cho
việc sử dụng đều phải đƣợc
thông báo cho khách hàng
và các hồ sơ phải đƣợc duy
trì (xem 4.2.4).
Chú thích - Tài sản của
khách hàng có thể bao gồm
cả sở hữu trí tuệ
Tổ chức phải bảo toàn
sự phù hợp của sản phẩm
trong suốt các quá trình nội
bộ và giao hàng đến vị trí
7.5.5
đã định. Việc bảo toàn này
Bảo toàn phải bao gồm nhận biết,
sản phẩm xếp dỡ di chuyển , bao
gói, lƣu giữ, bảo quản. Việc
bảo toàn cũng phải áp dụng
với các bộ phận cấu thành
của sản phẩm.
7.6
Tổ chức phải xác định
việc theo dõi và đo lƣờng
cần thực hiện và các
phƣơng tiện theo dõi và đo
lƣờng cần thiết để cung cấp
bằng chứng về sự phù hợp
của sản phẩm với các yêu
cầu đã xác định xem7.2.1 .
Kiểm
soát
phƣơng
tiện theo
dõi và đo
a Đƣợc hiệu chuẩn
luờng
hoặc kiểm tra xác nhận
định kỳ, hoặc trƣớc khi sử
dụng, dựa trên các chuẩn
đo lƣờng có liên kết đƣợc
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa
tƣơng ứng với các yêu cầu theo
dõi và đo lƣờng xuyên suốt quá
trình hình thành sản phẩm/dịch
vụ.
mạnh việc nhận
biết phải xuyên
suốt toàn bộ quá
trình hình thành
Tổ chức phải kiểm soát việc sản phẩm
nhận biết duy nhất sản phẩm và
Có thay đổi
duy trì các hồ sơ khi việc xác
nhỏ - nhấn mạnh
định nguồn gốc là một yêu
việc phải lƣu giữ
hồ sơ.
cầu xem 4.2.4 .
….Bất kỳ tài sản nào của
khách hàng đƣợc phát hiện
không phù hợp cho việc sử
dụng, tổ chức phải thông báo
cho khách hàng và lưu giữ hồ
sơ (xem 4.2.4).
Làm rõ hơn yêu
cầu của tiêu
chuẩn.
Chú thích: tài sản của khách
hàng có thể bao gồm cả sở hữu
trí tuệ và dữ liệu cá nhân
Tổ chức phải bảo toàn sản
phẩm trong suốt các quá trình
nội bộ giao hàng đến vị trí đã
định để đảm bảo sự phù hợp với
các yêu cầu. Khi thích hợp, việc
bảo toàn này phải bao gồm việc
nhận biết, xếp dỡ di chuyển ,
bao gói, lƣu giữ & bảo quản.
Việc bảo toàn cũng phải áp
dụng với các bộ phận cấu thành
của sản phẩm.
Có sự thay đổi
nhỏ trong việc
dùng từ để thể
hiện rõ hơn yêu
cầu của tiêu
chuẩn.
Tổ chức phải xác định việc
theo dõi và đo lƣờng cần thực
hiện và các thiết bị theo dõi và
đo lƣờng cần thiết để cung cấp
bằng chứng về sự phù hợp của
sản phẩm với các yêu cầu đã
xác định.
―các phƣơng
tiện -device‖
đƣợc thay bằng ―
thiết bị equipment‖.
a Đƣợc hiệu chuẩn và/hoặc
kiểm tra hoặc cả hai, xác nhận
định kỳ, hoặc trƣớc khi sử dụng,
Có sự thay
dựa trên các chuẩn đo lƣờng có đổi nhỏ trong
liên kết đƣợc với chuẩn đo
việc dùng từ để
lƣờng quốc gia hay quốc tế; khi thể hiện rõ hơn
Trang 19
- Xem thêm -