Tài liệu XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH TRƯỜNG BÌNH

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG CAO ĐẲNG TÀI CHÍNH QUẢN TRỊ KINH DOANH KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ ……o0o…… CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP Đề tài: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH TRƯỜNG BÌNH Sinh viên thực hiện : Phạm thị Thúy Lớp :TH41A Khoa : Hệ thống thông tin kinh tế Giảng viên hướng dẫn: Đỗ Huy Cảnh Hà Nội - 2011 Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU.............................................................................................................1 CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH TRƯỜNG BÌNH......................3 I.Giới thiệu về Công ty TNHH Mạnh Trường Bình.................................................3 1.Giới thiệu chung về quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Mạnh Trường Bình.........................................................................................................3 2. Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty TNHH Mạnh Trường Bình.................................4 II. Lý do lựa chọn đề tài.............................................................................................6 1. Nhược điểm của hệ thống cũ tại công ty TNHH Mạnh Trường Bình........................7 2.Yêu cầu đối với hệ thống mới....................................................................................8 3.Các thông tin vào ra của hệ thống..............................................................................9 4. Một số biểu mẫu sử dụng........................................................................................10 CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH TRƯỜNG BÌNH..................................................13 I. Khảo sát hệ thống..................................................................................................13 II. Sơ đồ phân cấp chức năng...................................................................................13 1. Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống..................................................................13 2. Ý nghĩa các chức năng...........................................................................................14 2.1.Vai trò cụ thể của các chức năng........................................................................15 2.1.1.Chức năng bán hàng..........................................................................................15 2.1.2.Chức năng thống kê báo cáo..............................................................................16 2.1.3.Chức năng cập nhật...........................................................................................17 2.1.4.Chức năng Thanh toán.......................................................................................17 III. Phân tích dữ liệu.................................................................................................17 1. Vai trò của mô hình luồng dữ liệu..........................................................................17 1.1 Các ký hiệu trong mô hình luồng dữ liệu...........................................................18 1.2 Mô hình luồng dữ liệu........................................................................................18 2. Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh..................................................................18 3. Mô hình dữ liệu mức đỉnh.......................................................................................20 4. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh....................................................................21 SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD 4.1. Chức năng Bán hàng..........................................................................................21 4.2.Chức năng thống kê báo cáo...............................................................................21 4.2.Chức năng thống kê báo cáo...............................................................................22 4.3.Chức năng nhập hàng.........................................................................................22 4.4. Chức năng Thanh toán.......................................................................................23 4.5 Chức năng tìm kiếm.............................................................................................23 5. Phân tích về mặt dữ liệu..........................................................................................24 5.1. Xây dựng mô hình thực thể cho hệ thống..........................................................24 5.1.1.Xác định các thực thể của hệ thống....................................................................24 5.1.2 Xác định liên kết giữa các thực thể...................................................................24 5.1.3.Xác định thuộc tính cho các thực thể..................................................................25 5.2 Mô hình quan hệ...................................................................................................26 5.2.1. Lựa chọn môi trường cài đặt cơ sở dữ liệu Access...............................................26 5.2.2.Mô hình Relationshiop.......................................................................................27 6. Thiết kế cơ sở dữ liệu..............................................................................................27 7. Một số sở dữ liệu mẫu............................................................................................31 SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD LỜI NÓI ĐẦU Công nghệ thông tin là một môn khoa học mới được biết đến và đang phát triển. Sự phát triển của công nghệ thông tin những năm gần đây đã và đang đạt được những thành tựu mới có giá trị khoa học - công nghệ cao, có khả năng ứng dụng rộng rãi trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của xã hội. Nhiều quốc gia rất chú trọng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý vĩ mô, đảm bảo có sự lãnh đạo, điều hành của nhà nước, của Đảng cầm quyền đối với xã hội. Ở nước ta công nghệ thông tin đang được sử dụng khá rộng rãi trong hầu hết các ngành, các cơ sở và đến nay đã trở thành nhu cầu thiết yếu đối với các cơ quan, trường học, bệnh viện, các cơ sở nghiên cứu khoa học…. Xuất phát từ nhu cầu thực tế các cơ quan xí nghiệp đều không thể thiếu hệ quản trị cơ sở dữ liệu trong việc quản lý và phát triển, và nhất là trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa này, để đạt được hiệu quả công việc cao thì việc ứng dụng công nghệ thông tin là cần thiết. Việc ứng dụng tin học trong quản lý nhằm nâng cao năng suất và tốc độ xử lý với lượng thông tin lớn, phức tạp để đưa ra những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác đáp ứng yêu cầu đặt ra. Vì lý do đó, phần mềm tin học ứng dụng của tất cả các lĩnh vực cũng không ngừng được cải thiện ngày một tốt hơn nhằm giúp con người làm việc đạt hiệu quả cao hơn. Trước đây, chưa có sự giúp đỡ của máy tính thì các công việc văn phòng hay quản lý khác nói chung gặp rất nhiều khó khăn, đòi hỏi phải có nhiều người làm mà hiệu quả lại không cao.Ví dụ như việc bán hàng trước đây công việc mang tính chất cố định như lập phiếu nhập hàng, xuất hàng, thống kê báo cáo thì cứ mỗi lần cần nhập, xuất hay thống kê báo cáo thì nhân viên lại phải lặp lại các thao tác đó dẫn đến mất thời gian, giảm năng suất lao động mà hiệu quả công việc lại không cao. Với công nghệ hiện nay các công việc đó đều mang tính tự động, hơn thế nữa khi ta muốn tra cứu thông tin về hàng hóa hay tìm kiếm một loại mặt hàng nào đó thì sẽ rất khó khăn mất nhiều thời gian. Mặt khác thị trường biến đổi không ngừng dẫn đến giá cả hàng hóa luôn thay đổi vì thế mà việc cập nhật thông tin hàng hóa là rất cần thiết, nhưng với hệ thống quản lý cũ thì không thể đáp ứng được. Hiện nay, với sự giúp đỡ của máy tính thì các công việc đó không còn đáng lo ngại nữa, tiết kiệm được thời gian, hiệu quả công việc cao và giảm SV: Phạm Thị Thúy 1 Lớp: TH41A Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD được nhiều chi phí không cần thiết. Kinh doanh là một ngành kinh tế đặc thù gắn liền với sự phát triển kinh tế của đất nước, nếu đất nước ngàycàng phát triển thì nhu cầu tiêu thụ hàng hóa của nhân dân ngày càng lớn. Vì thế, ngày càng nhiều các công ty đăng ký kinh doanh do đó việc cạnh tranh giữa các công ty này nhằm thu hút khách hàng càng trở nên bức thiết hơn. Do mỗi công ty cần có một hệ thống bán hàng thật chặt chẽ và năng động để kịp thời đáp ứng nhu cầu con người và đặc biệt là bắt kịp với nhịp độ phát triển kinh tế hiện nay. Để đạt những mục tiêu đó thì việc ứng dụng tin học vào việc quản lý càng trở nên bức thíêt. Đây là một công ty kinh doanh còn non trẻ, phương thức kinh doanh còn mang tính thủ công chưa được tin học hoá hoàn toàn, mục đích của em mong một phần nào đó giúp đỡ được cho những công ty quy mô nhỏ tự động hoá được phần nào đó trong công tác kinh doanh. Vì thế, qua tìm hiểu em đã chọn đề tài “Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng ở Công ty TNHH Mạnh Trường Bình” với hệ quản trị CSDL Microsoft Visual Basic. Được sự giúp đỡ của các anh chị trong công ty cùng với sự hướng dẫn của thầy giáo và các bạn em mong rằng chương trình của em được hoàn thiện và đi vào thực tế trong thời gian không xa. Nội dung báo cáo của em gồm 3 chương sau: Chương I: Tổng quan về đề tài xây dựng quản lý bán hàng tại Công ty TNHH Mạnh Trường Bình. Chương II: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại Cơng ty TNHH Mạnh Trường Bình. Chương III: Xây dựng và cài đặt chương trình quản lý bán hàng tại Công ty TNHH Mạnh Trường Bình. Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ dẫn tận tình của thầy giáo Đỗ Huy Cảnh và các anh chị trong công ty TNHH Mạnh Trường Bình đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. Sinh viên thực hiện Phạm Thị Thúy SV: Phạm Thị Thúy 2 Lớp: TH41A Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH TRƯỜNG BÌNH. I.Giới thiệu về Công ty TNHH Mạnh Trường Bình 1.Giới thiệu chung về quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Mạnh Trường Bình. a.Giới thiệu về công ty: Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH MẠNH TRƯỜNG BÌNH Tên tiếng anh: MANH TRUONG BINH COMPANY LIMITED Tên viết tắt: MTB CO.,LTD Loại hình: Công ty TNHH Địa chỉ: Số 12, phố Phan Kế Bính, phường Cống Vị - Ba Đình - Ha Noi City Vietnam Số điện thoại: +84 (4) 2661506 Email: [email protected] Mã số thuế: 0101290520 Người đại diện: Bùi Kim Trườn Công ty TNHH Mạnh Trường Bình là một doanh nghiệp thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ, chuyên sản xuất bao bì carton 3 lớp, 5 lớp. Công ty được thành lập theo quyết định số 2591/GPUB ngày 23/07/1996 của UBND Thành phố Hà Nội do Phó chủ tịch UBND TP Đinh Hạnh ký. Công ty là đơn vị kế toán hạch toán độc lập, tự chủ hoàn toàn về mặt tài chính, có tư cách pháp nhân, sử dụng con dấu riêng theo quy định của Nhà nước. Công ty có tàikho ản mở tại ngân hàng Sài Gòn Thương Tín chi nhánh Hà N . b.Quá trình hình thành và ph triển SV: Phạm Thị Thúy 3 Lớp: TH41A Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD Từ năm đầu mới thành lập, Công ty chỉ có hơn 50 cán bộ công nhân viên làm việc với dây chuyền sản xuất nhỏ, thiết bị máy móc lạc hậu và thiếu đồng bộ, doanh thu mỗi tháng chỉ đạt vài chục triệu đồng. Sản xuất chủ yếu bằng phương pháp thủ công, sản lượng hàng đạt thấp, chất lượng sản phẩm không cao và khách hàng chỉ là một vài cơ sở nhỏ. Đến nay cán bộ, công nhân viên của Công ty đã lên tới 170 người, Công ty đã tiến hành nhập dây chuyền thiết bị sản xuất bao bì của Hàn Quốc với công suất mỗi năm đạt 2.237.000 m² đến 3.000.000 m². Với hệ thống máy sản xuất bìa carton 3 lớp, 5 lớp bao gồm 01 máy sản xuất carton chính do Hàn Quốc sản xuất, hệ thống máy phụ gồm 09 máy con đặc biệt có hệ thống máy vi tính đặt tại dàn máy sản xuất để kiểm tra số lượng và chất lượng sản phẩm. Công ty trang bị hệ thống máy tính tại các phòng ban tương đối đầy đủ, hệ thống nhà xưởng, kho chứa hàng tương đối rộng, đội ngũ CBCNV có trình độ quản lý và thành thạo, tay nghề cao, doanh thu mỗi tháng đạt trên 2.000 triệu đồng. Sản phẩm của Công ty đảm bảo tính quốc tế, có thể thay thế cho hàng nhập ngoại. Hiện nay Công ty có rất nhiều khách hàng như: Công ty Deawo Hanel, Công ty hệ thống dây Sumi Hanel, Công ty Uniter Moto Việt Nam, nhà máy gạch ốp lát Granit Thạch Bàn, Công ty gạch Vĩnh Phúc, Công ty TNHH dây cáp Vina KDC, Nhà máy bia Đông Nam Á, Xí nghiệp dầu khí Thái Bình (Nước khoáng Tiền Hải)... mạng lưới khách hàng đã vươn ra hầu hết các tỉnh thành ở miền Bắc iệt Nam. Với phương châm “Chất lượng, tiến độ giao hàng” là sự sống còn của doanh nghiệp, Công ty ngày càng mở rộng được thị phần và khẳng định được vị trí là một doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh có iệu quả. Việc mở rộng quy mô sản xuất hàng năm của Công ty đã tạo điều kiện cho một số lao động ngoài xã hội có việc làm và khoản thu nhập ổn định. Số lượng CBCNV của công ty h g năm tăng. 2. Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty TNHH Mạn Trường Bình * Đặc điểm tổ ức quản lý: Là một doanh nghiệp thuộc loại hình doanh ngiệp vừa và nhỏ, hoạt động dưới hình thức công ty TNHH. Công ty TNHH Mạnh Trường Bình tổ chức bộ máy theo SV: Phạm Thị Thúy 4 Lớp: TH41A Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD hình thức tập trung, phân cấp quản lý, cơ cấu tổ chức quả lý gọn nhẹ. - Ban Giám Đốc: 03 người (01 Giám đốc, 02 Ph giám đốc). + Giám đốc: Là người có nghĩa vụ và trách nhiệm trong mọi công việc và hoạt động của công ty. Là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước và pháp luật cũng như toàn bộ hội đồng quản trị về toàn bộ kết quả sản xuất kinh doanh ủa công ty. + Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật và kinh doanh: Là người giúp việc cho Giám đốc, được Giám đốc giao nhiệm vụ quản lý toàn bộ công nghệ, thiết bị trong công ty, giám sát và chỉ đạo trực tiếp phòng kinh doanh và điều hành sản xuất. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả kinh doanh của đơn vị dựa trên các quyền quyết ịnh cụ thể. + Phó Giám Đốc phụ trách nhân sự và hành chính: Là người giúp việc cho Giám đốc, được Giám đốc giao nhiệm vụ tổ chức quản lý công tác nhân sự, tuyển dụng nhân lực, nghiên cứu soạn thảo các nội quy, quy chế nhân sự trong công ty. Thực hiện việc ký kết hợp đồng với người lao động, theo dõi lập kế hoạch bảo hộ lao động, tình hình an ninh trật tự trong àn công ty. - Phòng phát triển thị trường: 03 người (01 trưởng phòng, 02 nhân viên) có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch chiến lược ngắn hạn và dài hạn. Nghiên cứu và phát triển mạng lưới khách hàng, đưa ra các mẫu mã sản phẩm mới thích ứng nhu cầu củ khách hàng. - Phòng kinh doanh và điều hành sản xuất: 06 người ( 01 trưởng phòng, 01 phó phòng, 01 chuyên gia Hàn Quốc và 03 nhân viên) có nhiệm vụ lập kế hoạch dự trù về vật tư hàng hoá triển khai, thực hiện các đơn đặt hàng, tính toán giá cả và thương lượng với những khách hàng mới, thảo các hợp đồng kinh tế trình Giám đốc duyệt. Lập kế hoạch dự trù nguyên vật liệu, vật tư và lập kế h ch sản xuất. - Phòng kế toán: Là bộ phận quan trọng có nhiệm vụ giúp Giám đốc trong công tác qủan lý về tài chính. Các chính sách liên quan đến tài chính hoặc lĩnh vực hoạt động tài chính khác để tham mưu cho Giám đốc những quyết định đúng đắn trong quá SV: Phạm Thị Thúy 5 Lớp: TH41A Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ tình hình tài chính của Công ty để phục vụ cho công tác quản lý và chỉ đạo kinh doanh được kịp t i và có hiệu quả. - Phân xưởng sả xuất 154 người . Công tác tổ chức quản lý sản xuất được khái q SV: Phạm Thị Thúy 6 Lớp: TH41A Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD theo sơ đồ sau: Mô hình Tổ chức quản lý của công ty TN Giám đốc Phòng hành chính- Bảo vệ Phòng kế toán tài chính Phó giám đốc sản xuất Phó giám đốc nghiệp vụ Phòng kỹ thuật tổng hợp Tổ máy chính Tổ máy phụ Tổ in Tổ phục vụ giao hàng II. Lý lựa chọn đề tài Hiện nay, ở nhiều nước tiên tiến trên thế giới có những cách thức bán hàng nhờ SV: Phạm Thị Thúy 7 Lớp: TH41A Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD vào áp dụng công nghệ thông tin rất độc đáo và tiện lợi như khách hàng có thể đặt hàng thông qua mạng, điện thoại, Fax…sau đó sẽ có người giao hàng đến tận nhà theo yêu cầu, họ có thể thanh toán bằng chuyển khoản hay bằng thẻ tín dụng. Hay ở một số điểm bán hàng tự động, khách hàng cho tiền hay quét thẻ nếu đủ kiện mua thì hàng sẽ ự ộng được đưa ra … Ở nước ta trong các doanh nghiệp quốc doanh hay các doanh nghiệp tư nhân cũng đang rất phổ biến việc dựng hệ thống thông tin để quản lý mọi hoạt động của việc kinh doanh nhằm đạt hiệu quả cao hơn. Hơn thế nữa nền kinh tế thị trường đã và đang có những bước phát triển sâu rộng vì thế sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp kinh doanh cũng trở nên khốc liệt hơn không chỉ về giá cả, chất lượng sản phẩm, cách thức phục vụ về phương thức bán hàng sao cho hàng hoá của mình đến được với nhiều người tiêu dùng trong thời gian ngắn nhất. Để đạt được mục tiêu đó các doanh nghiệp không ngừng cải thiện và tìm tòi cái mới trong quản lý kinh doanh để thu hút khách hàng như chiến lược chăm sóc khách hàng bằng hình thức khuyến mại, ưu đãi đặc biệt với những khách hàng mua hàng với số lượng nhiều, phát tờ rơi qu g cáo về công ty. Nước ta là một nước đang phát triển do đó hệ thống các công ty đăng ký kinh doanh ngày càng nhiều. Do quy mô nhỏ nên hệ thống hoạt động của đa số các công ty không được ưu việt nhiều, còn mang tính thủ công. Để có kết quả kinh doanh cao đòi hỏi phải có một hệ thống quản lý kinh doanh năng động và chặt chẽ nhằm tận dụng được tối đa nhân lực, tiết kiệm được thời gian, giải quyết được những khâu trung gian trong công việc giảm được các chi phí phát sinh. Và đặc biệt nhất là đáp ứng được tối đa yêu cầu của khách hàng khi khách đến mua hàng. Nhưng không phải với công ty nào cũng có thể có hệ thống quản lý như vậy do giả cả để mua mộ phần mềm là rất c ao, một số công ty vẫn dùng cách bán hàng cổ điển nhất đó là dựng sổ sách để lưu giữ thông tin, sử dụng nhiều lao động trong công việc gây tốn kém đôi khi còn dẫn đến nhiều sai sót do không có sự thống nhất…Vì lý do đó em đã lựa chon đề tài Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng tại Công ty TNH Mạnh Trường Bình . Đây là một công ty có quy mô hoạt động nhỏ, em hy vọng là chuyên đề của em sẽ có một phần nào đó được áp dụng thực tế cho công ty để giúp họ giảm bớt được chi phí trong kinh doanh, tiết kiệm thời gian và nhân lực và hơn hết là nâng cao đượ h SV: Phạm Thị Thúy 8 Lớp: TH41A Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD u quả công việ c. 1. Nhược điểm của hệ thống cũ tại công ty TNH Mạnh Trường Bình. Trong thực tế hệ thống quản lý bán hàng của công ty TNHH Mạnh Trường Bình còn gặp rất nhiều khó khăn. Việc cập nhật hoá đơn và xử lý các loại giấy tờ còn thủ công. Với những con số lớn dễ bị nhầm lẫn, sai sót, hơn nữa việc xử lý thông tin như vậy đòi hỏi rất nhiều thời gian và nhân lực, tốc độ chậm, làm ảnh hưởng đến vấn đề kinh tế của công ty. Việc lưu trữ các giấy tờ sổ sách dễ bị thất lạc, hư hỏng thông tin gây rất nhiều khó khăn cho công tác quản lý bn hàng tại công ty . Vì vậy không lập được báo cáo ngay khi giám đốc cần. Từ thực tế trên đòi hỏi công tác bán hàng cần có sự đổi mới về kỹ thuật, nghiệp vụ, về quy trình công nghệ. Việc áp dụng công nghệ thông tin vào phục vụ việc quản lý bán hàng đang là yêu cầu cần thiết. Vì vậy đòi hỏi phải có một hệ thống quản lý thống nhất, được cài đặt chung cho toàn công ty nhằm nâng cao trình độ đội ngũ , tính nhất quán trong dữ liệu, việc quản lý sổ sách, giấy tờ và cập nhập dữ liệu trên máy một cách đồng bộ, đáp ứng nhu cầ thống kê, báo cáo. Thêm vào đó, với cơ cấu hoạt động của công ty như hiện nay, nếu ban quản lý muốn biết tình hình kinh doanh của công ty ngay thì bộ phận quản lý bán hàng của công ty thống kê số liệu và lên báo cáo. Để làm được việc đó thì phải mất nhiều thời gian và không đảm bảo được tính chính xác. Hơn nữa còn ảnh hưởng đến việc kin doanh của công ty. 2.Yêu cầu i với hệ thống mới Phải giải quyết đư  những vấn đề sau: Việc cập nhật, thêm bớt, chỉnh sửa hoặc xoá dữ liệu phải thuận lợi, dễ dàng. Phần mềm phải lưu trữ được mộ  lượng lớn dữ liệu. Dễ dàng tìm kiếm dữ liệu, đảm bảo dữ liệu đưa ra là chính xác k  ng có sự sai lệch. Đảm bảo được yếu tố tự động hoá của hệ thống, giảm bớt được các công đoạn SV: Phạm Thị Thúy 9 Lớp: TH41A Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD thủ công, giảm nhân lực tron  quá trình quản lý. Đảm bảo việc lập hoá đơn thanh toán, hạch toán thu chi, lấy dữ liệu, tổng hợp số liệu, lập báo cáo, in hoá đơn, chứng từ một cách nhanh chóng, độ chính xác ca  và hoàn toàn là tự động. Hệ thống quản lý phải có được tầm vĩ mô lớn. Ban giám đốc có thể quán xuyến, nắm bắt được tất cả các hoạt động kinh doanh của côngt mà không tốn công đi lại . Phải đảm bả  lưu trữ các thông tin sau: Thông tin về hàng như mã hàng, tìn  trạng, số lượng, kho lưu…. Bảng giá hàng phải  ôn được cập nhật từng ngày Các thông tin vê khách hàng như họ tên, địa chỉ, số điện thoại, chứng minh, thẻ tín dụng hay hộ  hiếu nếu là người nước ngoài… Phải lưu trữ các yêu  ầu đặt và mua hàng của khách. Phải lưu trữ đư quá trình bảo hành của hàng. Hoạt  ng thường xuyên của hệ thống Tiếp nhận đơn đặt hàng, tiền đặt cọc cho tấ  cả các đối tượng, vào sổ lưu. Nhận các hóa đơn bán hàng cho tấ  cả các đối tượng, vào sổ lưu Lập phiếu bảo hà  cho sản phẩm bán, vào sổ lưu Tính toán tiền thu, tiền thực thu (trừ thuế và các khoản chi phí khác), tiền nợ quá SV: Phạm Thị Thúy 10 Lớp: TH41A Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD hạn với từng khách hàng (công  ,cửa hàng phân phối sản phẩm ) Theo dõi tình hình hàng hóa  ồn đọng của từng loại mặt hàng In các báo cáo hàng ngày, hàng tháng hoặc vào thời điểm bất kỳ do cần thiết đối việc bán hà  hoặc do yêu cầu của giám đốc. Tổng ợp thông tin báo cáo cấp trên. 3.C Thông tin vào Thông tin đầu ra Đơn đặt hàng hàng Phiếu thu Danh mục các mặt hàng Hóa đơn bán hàng Bảng báo giá Hoá đơn nhập hàng Danh mục hình thức thanh toán Phiếu bảo hành Danh mục bảo hành mặt hàng Đơn đặt hàng Danh mục mức khách hàng Hạch toán thực thu của công ty, tiền nợ, Danh mục nhân viên bán hàng nợ quá hạn với từng khách hàng(công ty, Danh mục khách hàng cửa hàng) Danh mục nhân viên xuất hàng Xem tình hình hàng hóa tồn kho Danh mục người phụ trách kinh doanh In báo cáo ngày, tháng, hoặc vào thời điểm bất kỳ. SV: Phạm Thị Thúy 11 Lớp: TH41A Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD 4. Một số biểu mẫ Mẫu số: 01 Theo QĐ số:15/2007/QĐ_BTC Ngày 20/8/2007 của BTC Đơn vị: ………………………… Địa chỉ: ………………………... sử dụng. Mẫu phiếu nhập kho PHIẾU NHẬP KHO Ngày…… tháng……. năm….. Số: …………. Nợ: ………….. Có: …………… Họ tên người gi hàng:………………………………………………………… Theo: ………… Số: ……….. ày … tháng… năm … ………………………. Nhập tại k Số lượng STT Mã hàng Tên hàng SV: Phạm Thị Thúy Đơn vị tính Theo chứng từ 12 Thực nhập Đơn giá Thành tiền Lớp: TH41A Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD Cộng …………………………………………………………………… Cộng thành tiền ( bằng chữ)………………………………………… Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên, đóng dấu) SV: Phạm Thị Thúy Kế toán trưởng (ký, họ tên) 13 Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Lớp: TH41A Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD , ngày … tháng Công ty TNHH Mạnh Trường Bình Add: 12 Phan Kế Bính, Phường Cống Vị, Quận Ba Đình, Hà Nội. Số điện thoại: +84 (4)2661506 ĐƠN ĐẶT HÀNG Số đơn:……….. Ngày đặt: . . ./. . ./. . Ngày giao:…./…./.. Mã khách:…………………………………… Tân khách:…………………………………… Địa chỉ:…………………………………….... Điện thoại:…………………………………… ............. ........... (3)(4) (5) (6)=4x5 Mã MH Tên mặt hàng ĐVT SL Giá Thành tiền ... ... (2) (1) Tổng tiền :… Nhân viên Khách đặt ………. ..… … SV: Phạm Thị Thúy 14 Lớp: TH41A Chuyên đề tốt nghiệp SV: Phạm Thị Thúy Trường CĐTC_QTKD 15 Lớp: TH41A Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD đặt hàng Mẫu số:C22H QĐ Số:999 - TC/QĐ/CDDKT Ngày 02 tháng 11 năm 1996 của Bộ tài chính Đơn vị:………. Địa chỉ:……… M thu PHIẾU THU Số:………. Nợ:……… Có:……… y …… tháng ……. Năm….. ..................................................................................................................................... Họ, tên ......................................................................................................................... ười nộp ........................................................................................................................ ền: Thuộc........................................................................................................................... ơn vị: SV: Phạm Thị Thúy 16 Lớp: TH41A