Tài liệu Xây dựng công cụ hỗ trợ quản lý quá trình phát triển dự án, gắn kết với hê thống phần mềm microsoft office project fff

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Quang Trung LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Quang Trung đã hướng dẫn tận tình, chỉ bảo em trong suốt thời gian thực hiện đề tài để em có thể hoàn thành khóa luận tốt nghiệp. Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến khoa hệ thống thông tin kinh tế, trường Đại Học Thương Mại đã tạo điều kiện cho em học tập, nghiên cứu. Em xin gửi lòng biết ơn sâu sắc đến quý công ty Viễn Thông Thanh Hóa, Ban lãnh đạo công ty cùng toàn thể nhân viên trong công ty đã tạo điều kiện cho em tìm hiểu, nghiên cứu trong suốt quá trình thực tập tại công ty. Mặc dù đã cố gắng hoàn thành khóa luận với tất cả sự nỗ lực của bản thân, nhưng khóa luận chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót, kính mong quý thầy cô tận tình chỉ bảo. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn! 1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Quang Trung MỤC LỤC 2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Quang Trung DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ Tên sơ đồ, bảng biểu, hình vẽ Trang Hình 2.1. Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT ( Nguồn: Bài giảng quản trị HTTT doanh nghiệp, Đại Học Thương Mại) Hình 2.2. Chu trình xây dựng HTTT Hình 2.3. Các quy trình trong mỗi giai đoạn phát triển dự án Hình 2.4. Bộ máy tổ chức Viễn Thông Thanh Hóa (Nguồn: Phòng nhân sự của Viễn Thông Thanh Hóa) Hình 2.5. Sơ đồ phân cấp chức năng của HTTT quản lý dự án (Nguồn: website của công ty) Bảng 2.1. Các tiêu chí chủ yếu tại Viễn Thông Thanh Hóa (Nguồn: Phòng kinh doanh của Viễn Thông Thanh Hóa) Bảng 2.2. Hiệu quả hoạt động kinh doanh của Viễn Thông Thanh Hóa (Nguồn: Phòng kinh doanh của Viễn Thông Thanh Hóa) Bảng 2.3. Kết quả điều tra khảo sát và phỏng vấn về hệ thống quản lý dự án tại Viễn Thông Thanh Hóa Biểu đồ 2.1. Mức độ hiểu rõ quy trình quản lý dự án tại công ty Biểu đồ 2.2. Mức độ hài lòng HTTT quản lý dự án tại Viễn Thông Thanh Hóa Biểu đồ 2.3. Tính rõ ràng và thống nhất trong công tác quản lý dự án tại công ty Bảng 3.1. Bảng mô tả usecase HTTT quản lý dự án Hình 3.1. Biểu đồ usecase HTTT quản lý dự án Hình 3.2. Biểu đồ tuần tự usecase “Đăng nhập” Hình 3.3. Biểu đồ tuần tự usecase “Đăng xuất” Hình 3.4. Biểu đồ tuần tự usecase “Tra cứu thông tin 3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Quang Trung Hình 3.5. Biểu đồ tuần tự usecase “Quản lý người sử dụng” Hình 3.6. Biểu đồ tuần tự usecase “Cập nhật thông tin dự án” Hình 3.7. Biểu đồ tuần tự usecase “Cập nhật thành viên tham gia” Hình 3.8. Biểu đồ tuần tự usecase “Cập nhật công việc” Hình 3.9. Biểu đồ tuần tự usecase “Gửi thông báo họp” Hình 3.10. Biểu đồ tuần tự usecase “Quản lý tài liệu” Hình 3.11. Biểu đồ tuần tự usecase “Cập nhật các công việc chịu trách nhiệm” Hình 3.12. Biểu đồ tuần tự usecase “In danh sách dự án” Hình 3.13. Mô tả liên kết giữa các thực thể Hình 3.14. Biểu đồ liên kết ER Hình 3.15. Mô tả xử lý quan hệ N-N Hình 3.16. Cơ sở dữ liệu SQL Hình 3.17. Giao diện “Danh sách dự án” Hình 3.18. Giao diên “Thông tin chi tiết dự án” Hình 3.19. Giao diện “ Phân rã công việc” Hình 3.20. Giao diện “ Lịch của thành viên” Hình 3.21. Giao diện “Danh sách tài liệu” 4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Quang Trung DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Thuật ngữ Tiếng Việt Tiếng Anh CNTT Công nghệ thông tin VNPT Tập đoàn bưu chính viễn thông Việt Nam BCVT-CNTT Bưu chính viễn thông – Công nghệ thông ĐHQG Đại học quốc gia thành phố Hồ Chí Minh Tp.HCM ĐHKHTN Đại học khoa học tự nhiên HTTT Hệ thống thông tin CSDL Cơ sở dữ liệu VT-CNTT Viễn thông-Công nghệ thông tin Đường dây thuê bao bất đối xứng Asymmetric Digital ADSL Subscriber Line LAN Mạng máy tính cục bộ Local Area Network NOC Trung tâm điều hành Network operation center Hệ thống quản lý mạng Network NMS system 5 management Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Quang Trung PHẦN 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.1. Tính cấp thiết của đề tài Hiện nay CNTT đã đi vào đời sống, đi vào các doanh nghiệp với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và nhanh chóng, tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức mà không mất đi sự chính xác, còn làm cho công việc được thuận lợi và phát triển lên rất nhiều. Đặc biệt, nó đã đánh dấu một bước ngoặt trong việc áp dụng tin học vào trong hệ thống quản lý, doanh nghiệp có thể thu thập, xử lý, phổ biến thông tin, một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả. Viễn Thông Thanh Hóa được thành lập theo quyết định số 687/QĐ-TCCB/HĐQT ngày 06/12/2007 của hội đồng quản trị tập đoàn bưu chính viễn thông Việt Nam (VNPT). Viễn Thông Thanh Hoá là đơn vị kinh tế trực thuộc hạch toán phụ thuộc công ty mẹ - Tập đoàn bưu chính viễn thông Việt Nam. Viễn Thông Thanh Hoá có chức năng, nhiệm vụ: Tổ chức, xây dựng, quản lý, vận hành, khai thác mạng lưới BCVT-CNTT để kinh doanh và phục vụ. Đảm bảo thông tin liên lạc phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp uỷ đảng, chính quyền, đáp ứng mọi nhu cầu thông tin của xã hội. Bên cạnh những thành công ban đầu, công ty cũng gặp phải không ít khó khăn do sự bất cập trong quản lý dự án như trễ tiến độ dự án, thất thoát tài nguyên dự án, thiếu hụt nguồn nhân lực… Để hạn chế những hậu quả do thiếu sót trong hoạt động quản lý dự án, công ty đã đưa ra mô hình quản lý dự án đồng thời xây dựng bộ phận nhân viên quản lý dự án là những người chịu trách nhiệm chính trong công tác quản lý dự án. Tuy nhiên trong thời điểm hiện tại mô hình quản lý dự án mới chỉ xuất hiện, nhân viên thuộc bộ phận này hầu hết còn thiếu kinh nghiệm quản lý và chưa có công cụ quản lý dự án thật sự hiệu quả. Bài toán đặt ra cho công ty đó là làm sao để hoàn thiện và phát triển mô hình quản lý dự án, trên cơ sở đó xây dựng hệ thống thông tin quản lý dự án mang lại hiệu quả công việc cho công ty. Hiện nay, trên thị trường có một số phần mềm quản lý dự án như Vinno, PMS, GRM và một số website quản lý dự án như Zoho Project, Asana, 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Quang Trung Redmine, ViewPath, Collabtive, Whodo... Để sử dụng những công cụ này trong quản lý dự án công ty cần phải chi trả phí sử dụng, tuy nhiên những phần mềm/website này không thật sự phù hợp với hoạt động quản lý dự án của công ty, và có nhiều phần dư thừa và thiếu sót, thiếu tập trung và bảo mật thông tin trong công ty. Vì vậy khóa luận đề xuất việc hoàn thiện HTTT quản lý dự án tại Viễn Thông Thanh Hóa sao cho phù hợp với hoạt động công ty, tận dụng cơ sở dữ liệu nhân sự và thiết lập phong cách làm việc khoa học tập trung đem lại hiệu quả cao. 1.2. Tình hình nghiên cứu trong và ngoài nƣớc Với tư cách là một ngành khoa học, quản lý dự án phát triển từ những ứng dụng trong các lĩnh vực khác nhau như xây dựng, kỹ thuật và quốc phòng. Ở Hoa Kỳ, hai ông tổ của quản lý dự án là Henry Gantt, được gọi là cha đẻ của kỹ thuật lập kế hoạch và kiểm soát, người đã cống hiến hiểu biết tuyệt vời của mình bằng việc sử dụng biểu đồ Gantt như là một công cụ quản lý dự án, và Henri Fayol người tìm ra 5 chức năng của quản lý, là cơ sở cho những kiến thức cốt lõi liên quan đến quản lý dự án và quản lý chương trình. Những năm 1950, đánh dấu sự bắt đầu của kỷ nguyên quản lý dự án hiện đại. Quản lý dự án đã được chính thức công nhận là một ngành khoa học phát sinh từ ngành khoa học quản lý. Một lần nữa, tại Hoa Kỳ, trước những năm 1950, các dự án đã được quản lý trên một nền tảng đặc biệt bằng cách sử dụng chủ yếu là biểu đồ Gantt (Gantt Charts), cùng các kỹ thuật và các công cụ phi chính thức. Tại thời điểm đó, hai mô hình toán học để lập tiến độ của dự án đã được phát triển. "Phương pháp đường găng" (tiếng Anh là Critical Path Method, viết tắt là CPM) phát triển ở liên doanh giữa công ty Dupont và công ty Remington Rand để quản lý các dự án bảo vệ thực vật và hóa dầu. Và "Kỹ thuật đánh giá và xem xét chương trình (dự án)" (tiếng Anh là Program Evaluation and Review Technique hay viết tắt là PERT), được phát triển bởi hãng Booz-Allen & Hamilton thuộc thành phần của Hải quân Hoa Kỳ (hợp tác cùng với công ty Lockheed) trong chương trình chế tạo tên lửa Polaris trang bị cho tàu ngầm. Những thuật toán này đã lan rộng một cách nhanh chóng sang nhiều doanh nghiệp tư nhân. 7 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Quang Trung Năm 1969, viện Quản lý dự án (PMI) đã được thành lập để phục vụ cho lợi ích của kỹ nghệ quản lý dự án. Những tiền đề của viện Quản lý dự án (PMI) là những công cụ và kỹ thuật quản lý dự án được chia sẻ bằng nhau giữa các ứng dụng phổ biến trong những dự án từ ngành công nghiệp phần mềm cho tới ngành công nghiệp xây dựng. Trong năm 1981, ban giám đốc viện Quản lý dự án (PMI) đã cho phép phát triển hệ lý thuyết, tạo thành cuốn sách Hướng dẫn về những kiến thức cốt lõi trong Quản lý dự án (PMBOK Guide). Cuốn sách này chứa các tiêu chuẩn và nguyên tắc chỉ đạo về thực hành được sử dụng rộng rãi trong toàn bộ giới quản lý dự án chuyên nghiệp. Trong nước, hiện đã có nhiều công trình nghiên cứu và các tài liệu liên quan đến quản lý dự án đã đưa ra các khái niệm và lý thuyết rất đầy đủ về quản lý dự án và quy trình quản lý dự án, như: Giáo trình Quản lý dự án của tác giả Trương Mỹ Dung, Trường ĐHKHTN, ĐHQG Tp.HCM, xuất bản năm 2005 và cuốn Quản lý dự án, tác giả Cao Hào Thi, năm 2008,Trung tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam…. Đã đưa ra các định nghĩa đầy đủ về quản lý dự án, vai trò và quy trình quản lý dự án, yêu cầu để có một dự án thành công. Đề tài luận văn của tác giả Phạm Nguyên Thảo của trường ĐHKHTN, nghiên cứu về đề tài: “Xây dựng công cụ hỗ trợ quản lý quá trình phát triển dự án, gắn kết với hê thống phần mềm Microsoft office project”. Đề tài này đã xây dựng được chương trình thực hiện được các chức năng sau: thống kê được chi phí dự án tính tới thời điểm hiện đại qua từng giai đoạn, tỏng hợp toàn bộ thông tin phân công của một nhân viên, thống kê dự án theo các công việc tổng thể, đồng thời cũng cung cấp cái nhìn chung về tiến độ thưc hiện của dự án. Ngoài ra chương trình còn có một số chức năng phụ khác: quản lý thông tin chung của dự án, quản lý hồ sơ nhân viên, tra cứu dự án, tra cứu kế hoạch, xem chi tiết kế hoạch. Đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại Công ty VINACONEX 10” của tác giả Nguyễn thị Thúy Hằng sinh viên Đại học Duy Tân. Đề tài đã đưa ra vấn đề: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý vật tư cho Công ty, nhằm giải 8 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Quang Trung quyết tồn tại của doanh nghiệp trong khâu quản lý vật tư trước kia, đó là việc quản lý vật tư chỉ được làm một cách thủ công, tốn thời gian và chi phí. Tuy nhiên, về HTTT quản lý dự án hiện chưa có nhiều tài liệu và công trình nghiên cứu mang tính tổng quan. Các bài viết và tài liệu đều chỉ liên quan cụ thể đến HTTT của một doanh nghiệp cụ thể. 1.3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài Thứ nhất, hệ thống hóa kiến thức một số lý luận về hệ thống thông tin trong doanh nghiệp như: khái niệm, thành phần, các HTTT phổ biến trong doanh nghiệp… Thứ hai, hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về quản lý dự án, mô hình quản lý dự án nói chung, của Viễn Thông Thanh Hóa nói riêng. Thứ ba, trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tình hình quản lý dự án tại công ty, từ đó đưa ra một số đề xuất, giải pháp có thể áp dụng, tiến hành phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý dự án và cài đặt trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu cụ thể nhằm hòa thiện HTTT quản lý dự án cho phù hợp và mang tính thiết thực đối với hoạt động quản lý dự án, đem lại hiệu quả trong công việc. 1.4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài Đối tƣợng: HTTT và các thành phần của hệ thống. HTTT quản lý dự án cho lĩnh vực viễn thông. HTTT quản lý dự án, Công ty viễn thông Thanh Hóa Phạm vi: - Về không gian: tiến hành nghiên cứu cơ sở lý thuyết về HTTT quản lý, HTTT quản lý dự án qua các bài giảng, các tài liệu thu thập và các đề tài nghiên cứu khoa học về xây dựng HTTT trong quản lý và kiến thức về quản lý dự án. Đồng thời, tiến hành nghiên cứu tại Viễn Thông Thanh Hóa, về hệ thống quản lý dự án, quy trình quản lý dự án của công ty. 9 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Quang Trung - Về thời gian: Đề tài sử dụng số liệu liên quan của công ty giai đoạn 2011- 2013. Thời gian tiến hành nghiên cứu từ 26/02/2015 đến 29/04/2015. 1.5. Phƣơng pháp thực hiện đề tài 1.5.1. Phương pháp thu thập tài liệu Đây là phương pháp thu thập thông tin, dữ liệu (sơ cấp và thứ cấp) về các đối tượng cần tìm hiểu. Từ nguồn tài liệu thu thập được, sử dụng các phương pháp phân tích, xử lý và tổng hợp số liệu khác ta có thể tạo ra nguồn thông tin chính xác và cần thiết. Thu thập tài liệu chính là phương pháp tạo ra đầu vào cho quá trình biến đổi dữ liệu thành nguồn thông tin hữu ích. Sử dụng phương pháp thu thập tài liệu trong khóa luận này nhằm thu thập được các dữ liệu sơ cấp (bảng câu hỏi phỏng vấn) và thứ cấp (các lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý và phân tích thiết kế hệ thống, các thông tin trên website, các bài nghiên cứu, tìm hiểu về Viễn Thông Thanh Hóa…) để làm nguồn tài liệu hữu ích cho quá trình phân tích, xử lý sau này. Phương pháp thu thập tài liệu: + Gửi phiếu phỏng vấn: chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn gửi tới các phòng ban để tìm hiểu những nội dung liên quan đến thực trạng HTTT quản lý dự án hiện tại và nhu cầu xây dựng HTTT quản lý dự án mới của công ty. + Quan sát trực tiếp cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc của doanh nghiệp để nắm bắt được các nghiệp vụ quản lý dự án tại công ty… + Nghiên cứu tài liệu qua các bài báo, internet, bản tin công ty... để tìm hiểu tình hình chung về công ty và các nghiệp vụ quản lý dự án của công ty. + Sưu tầm sách, tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận, các lý thuyết về hệ thống thông tin và phân tích thiết kế hệ thống. 1.5.2. Tổng hợp, phân tích và xử lý số liệu Sau khi đã thu thập được các số liệu (sơ cấp, thứ cấp) tiến hành tổng hợp, phân tích, so sánh, đánh giá các dữ liệu thu thập được, có thể rút ra một số đánh giá về 10 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Quang Trung thực trạng công tác quản lý dự án của công ty. Từ đó, ta có thể nhận thấy tính cấp thiết của đề tài khóa luận này. Đồng thời, từ kết quả khảo sát, ta sẽ lựa chọn được biện pháp và quy trình phân tích thiết kế hệ thống cho phù hợp, đảm bảo đáp ứng được những mục tiêu đặt ra của đề tài. 1.5.3. Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài a. Microsoft SQL Server Microsoft SQL Server là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ được phát triển bởi Microsoft . Là một cơ sở dữ liệu, nó là một sản phẩm phần mềm có chức năng chính là để lưu trữ và truy xuất dữ liệu theo yêu cầu của các ứng dụng phần mềm khác, có thể là những người trên cùng một máy tính hoặc những người đang chạy trên máy tính khác qua mạng (bao gồm cả Internet). Có ít nhất một chục phiên bản khác nhau của Microsoft SQL Server nhằm vào đối tượng khác nhau và cho khối lượng công việc khác nhau, từ các ứng dụng máy đơn nhỏ để các ứng dụng Internet phải đối mặt lớn với nhiều người sử dụng đồng thời . Ngôn ngữ truy vấn là T-SQL và ANSI SQL . b. Visual Basic: Visual basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan với giao diện người dùng bằng đồ hoạ (GUI), tức là khi thiết kế chương trình người dùng được nhìn thấy ngay kết quả qua trong thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện. Nó có khả năng kết hợp với các thư viện liên kết động, có thể sử dụng các chức năng của Windows mà không mất công thiết kế lại như sử dụng các hộp thoại chung với Windows, truy xuất tới các thư viện liên kết động. Visual Basic có thể liên lạc với các công cụ khác chạy trong Windows qua công nghệ OLE. Visual Basic có thể dễ dàng truy xuất và điều khiển cơ sở dữ liệu của các hệ quản trị cơ sở dữ liệu như: Access, Foxpro, Dbase,… và đặc biệt hơn là các chương trình xử lý dữ liệu do Visual Basic tạo ra không hề phải phụ thuộc vào hệ quản trị cơ sở dữ liệu mẹ giống như Access. Mặt khác, Visual Basic làm cho CSDL dễ bảo trì hơn, cho phép dễ dàng xây dựng các ứng dụng vào Internet. 11 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Quang Trung c. Rational Rose Rational Rose là một bộ công cụ được sử dụng cho phát triển các hệ phần mềm hướng đối tượng theo ngôn ngữ UML. Rational Rose cho phép tạo, quan sát, sửa đổi và quản lý các biểu đồ một cách trực quan. Tập ký hiệu mà Rational Rose cung cấp thống nhất với các ký hiệu trong UML. Vì những lý do trên nên em quyết định chọn SQL server để tổ chức cở sở dữ liệu, chọn Rational Rose để mô hình hóa hướng hệ thống và chọn ngôn ngữ lập trình Visual Basic để lập trình cho phần mềm này. 1.6. Kết cấu khóa luận Khóa luận được chia làm ba phần chính. Phần 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài, nêu ra tính cấp thiết của đề tài, đồng thời đặt ra mục tiêu cụ thể cần giải quyết trong đề tài, đối tượng, phạm vi nghiên cứu, phương pháp thực hiện đề tài. Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng quản lý dự án tại Viễn Thông Thanh Hóa: hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản HTTT trong doanh nghiệp và các mô hình quản lý dự án. Phân tích thực trạng quản lý dự án tại công ty, đánh giá ưu điểm và nhược điểm. Phần 3: Dựa trên những kết quả đã phân tích được về thực trạng hệ thống quản lý dự án của công ty, đề xuất các phương án phát triển, tiến hành phân tích thiết kế, hoàn thiện tin học hóa hệ thống. Tổng kết lại đề tài nghiên cứu khóa luận và đưa ra hướng phát triển của đề tài. 12 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Quang Trung PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HTTT QUẢN LÝ VÀ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI VIỄN THÔNG THANH HÓA 2.1. Cơ sở lý luận về HTTT trong doanh nghiệp và tổng quan về quản lý dự án. 2.1.1. Khái niệm HTTT. HTTT (Informatinon System) là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức. HTTT có thể là thủ công nếu dựa vào các công cụ như giấy, bút. HTTT hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào máy tính (phần cứng, phần mềm) và các CNTT khác. Các tổ chức có thể sử dụng các HTTT với nhiều mục đích khác nhau. Trong việc quản trị nội bộ, HTTT sẽ giúp đạt được sự thông hiểu nội bộ, thống nhất hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thế cạnh tranh. Với bên ngoài, HTTT giúp nắm bắt được nhiều thông tin về khách hàng hơn hoặc cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo đà cho phát triển. Tùy thuộc vào mỗi hệ thống mà mô hình HTTT của mỗi tổ chức có đặc thù riêng, tuy nhiên chúng vẫn tuân theo một quy tắc nhất định. HTTT được thực hiện bởi con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học, nhiệm vụ của HTTT trong doanh nghiệp là xử lý các thông tin trong tổ chức thuộc nhiều bộ phận như thông tin kinh doanh, thông tin nhân sự, khách hàng,…. Ta hiểu xử lý thông tin là tập hợp những thao tác áp dụng lên thông tin nhằm chuyển chúng về một dạng trực tiếp sử dụng được, làm cho chúng trở thành hiểu được, tổng hợp hơn, truyền đạt hơn, hoặc có dạng đồ họa… 2.1.2. Các thành phần HTTT. - Phần cứng: là các bộ phận (vật lý) cụ thể của máy tính hoặc hệ thống máy tính, hệ thống mạng sử dụng làm thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong HTTT. Phần cứng là các thiết bị hữu hình,có thể nhìn thấy, cầm nắm được. 13 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Quang Trung - Phần mềm: là một tập hợp những câu lệnh được việt bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo thứ tự nào đó để thực hiện chức năng hoặc giải quyết một bài toán nào đó. Phần mềm có thể là những ý tưởng trừu tượng, các thuật toán, các chỉ thị… - Hệ thống mạng: mạng máy tính là tập hợp những máy tính độc lập được kết nối với nhau thông qua các đường truyền vật lý và tuân theo các quy ước truyền thông nào đó - Dữ liệu: CSDL là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thông tin thứ cấp (như băng đĩa, đĩa từ,…) để có thể thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với nhiều mục đích khác nhau. Hệ quản trị CSDL là một phần mềm chuyên dụng giải quyết tốt tất cả các vấn đề đặt ra cho một CSDL: tính chủ quyền, cơ chế bảo mật hay phân quyền hạn khai thác CSDL, giải quyết tranh chấp trong quá trình truy nhập dữ liệu… Tài nguyên về dữ liệu gồm các CSDL. CSDL phải được thu thập, lựa chọn và tổ chức một cách khoa học theo một mô hình có cấu trúc xác định, tạo điều kiện cho người sử dụng có thể truy cập một cách dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng. - Con người: là chủ thể điều hành và sử dụng HTTT. Gồm hai nhóm chính là: những người sử dụng HTTT trong công việc và những người xây dựng, bảo trì HTTT. Hình 2.1 Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT 14 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Quang Trung 2.1.3. Hệ thống thông tin quản lý. Một hệ thống tích hợp “người-máy” tạo ra các thông tin giúp con người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định là HTTT quản lý. HTTT quản lý sử dụng các thiết bị tin học, các phần mềm, CSDL, các thủ tục thủ công, các mô hình để phân tích, lập kế hoạch quản lý và ra quyết định. Đây cũng là tên gọi của một chuyên ngành khoa học. Ngành khoa học này thường được xem là một phân ngành của khoa học quản lý và quản trị kinh doanh. Ngoài ra, do ngày nay việc xử lý dữ liệu thành thông tin và quản lý thông tin liên quan đến CNTT, nó cũng được coi là một phân ngành trong toán học, nghiên cứu việc tích hợp hệ thống máy tính vào mục đích tổ chức. Phần lớn hệ thống xử lý giao dịch thường được xây dựng nhằm phục vụ cho một hoặc vài chức năng nào đó, hoặc chỉ đơn giản là giúp con người giải thoát khỏi một số công việc tính toán, thống kê nặng nhọc. Khi xuất hiện nhu cầu cung cấp các thông tin tốt hơn và đầy đủ hơn, cũng là lúc cần đến những phương thức xử lý thông tin một cách tổng thể - HTTT quản lý. Với hạt nhân là CSDL hợp nhất, HTTT quản lý có thể hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau và có thể cung cấp cho các nhà quản lý công cụ và khả năng dễ dàng truy cập thông tin, HTTT quản lý có các chức năng chính: o Thu nhập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những thông tin có ích được cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học. o Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông tin mới. o Phân phối và cung cấp thông tin. Chất lượng của HTTT quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh chóng trong đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống và tính toàn vẹn, đầy đủ của hệ thống. 15 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Quang Trung 2.1.4. Quy trình xây dựng và phát triển HTTT Có hai phương pháp chủ yếu được sử dụng trong tin học hóa quản lý tổ chức kinh tế - Phương pháp tin học hóa toàn bộ đồng thời tất cả các chức năng quản lý và thiết lập một cấu trúc hoàn toàn tự động hóa thay thế cấu trúc cũ của tổ chức. Ưu điểm: Hệ thống đảm bảo tính nhất quán và tránh được sự trùng lặp, dư thừa thông tin. Nhược điểm: Thực hiện lâu, đầu tư ban đầu khá lớn, hệ thống thiếu tính mềm dẻo và việc thay đổi hoàn toàn cấu trúc tổ chức của hệ thống, thay đổi thói quen làm việc của những người thực hiện chức năng quản lý của hệ thống là khó khăn. - Phương pháp tin học hóa từng phần chức năng quản lý theo một trình tự nhất định: Thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống một cách tách biệt và độc lập với các giải pháp được chọn với các phân hệ khác. Ưu điểm: Thực hiện đơn giản, đầu tư ban đầu không lớn (phù hợp với các tổ chức kinh tế vừa và nhỏ), không kéo theo những biến đổi cơ bản và sâu sắc về cấu trúc của hệ thống nên dễ được chấp nhận, hệ thống mềm dẻo. Nhược điểm: Không đảm bảo tính nhất quán cao trong toàn bộ hệ thống, không tránh khỏi sự trùng lặp và dư thừa thông tin. Tùy vào từng trường hợp lựa chọn phương pháp thích hợp. Tuy nhiên với cả hai phương pháp đều cần phải đảm bảo: + Mọi ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật phải đáp ứng yêu cầu là mang lại hiệu quả kinh tế, dễ thực hiện (không gây ra những biến động lớn về cấu trúc tổ chức) và phù hợp với khả năng của tổ chức kinh tế. + Việc xây dựng (hệ thống, ứng dụng tin học) phải được thực hiện theo một quy trình chung gồm các công đoạn chính: 16 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Quang Trung Khảo Sát Bảo Trì Phân Tích Cài Đặt Thiết kế Xây Dựng Hình 2.2: Chu trình xây dựng HTTT 2.1.5..Một số khái niệm cơ bản về quản lí dự án và một số thuật ngữ 2.1.5.1. Khái niệm quản lý dự án Quản lý dự án: là ngành khoa học nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra. Dự án là tổng thể những chính sách, hoạt động và chi phí liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong một thời gian nhất định. Phương pháp quản lý dự án lần đầu được áp dụng trong lĩnh vực quân sự của Mỹ vào những năm 50 của thế kỉ trước. Các lực lượng cơ bản thúc đẩy sự phát triển phương pháp quản lý dự án là: - Nhu cầu thực tế cho thấy khách hàng ngày càng “khắt khe, khó tính” với các hàng hóa, dịch vụ, dẫn tới sự gia tăng độ phức tạp trong quy trình tổ chức, quản lý sản xuất và chất lượng sản phẩm, dịch vụ. - Kiến thức của con người không ngừng phát triển về tự nhiên, xã hội, kinh tế, kĩ thuật… 17 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Quang Trung Quản lý dự án là “ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án để thỏa mãn các yêu cầu của dự án” Xét theo khía cạnh khác, quản lý dự án là một quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật, chất lượng của sản phẩm, dịch vụ, bằng các phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. 2.1.5.2 Mục tiêu của quản lí dự án Mục tiêu cơ bản nhất của quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo đúng tiến độ thời gian cho phép. Ba yếu tố: thời gian, nguồn lực (cụ thể là chi phí, nguồn nhân lực…) và chất lượng có quan hệ chặt chẽ với nhau. Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kỳ đối với từng dự án nhưng tựu chung, đạt được tốt đối với mục tiêu này thường phải “hy sinh” một trong hai mục tiêu kia. Cụ thể trong quá trình quản lý dự án thường diễn ra các hoạt động đánh đổi mục tiêu. Đánh đổi mục tiêu dự án là việc hy sinh một mục tiêu nào đó để thực hiện tốt hơn các mục tiêu kia trong ràng buộc không gian và thời gian. Nếu công việc dự án diễn ra theo đúng kế hoạch thì không phải đánh đổi mục tiêu. Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khách quan, cũng như chủ quan công việc dự án thường có nhiều thay đổi nên đánh đổi là một kỹ năng quan trọng của nhà quản lý dự án. 2.1.5.3 Tác dụng của quản lí dự án Phương pháp quản lý dự án là sự điều phối nỗ lực cá nhân, tập thể; đòi hỏi dự hợp tác chặt chẽ, kết hợp hài hào giữa các nguồn lực hạn hẹp nên bản chất của nó là: Thứ nhất, liên kết tất cả các hoạt động, các công việc của dự án. Thứ hai, tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa các nhóm ngành quản lý dự án với khách hàng và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án 18 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Quang Trung Thứ ba, tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án. Thứ tư, tạo điều kiện sớm phát hiện những khó khăn, vướng mắc phát sinh và điều chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc điều kiện dự án đoán được. Tạo điều kiện cho việc đàm pháp giữa các bên liên quan trong việc giải quyết bất đồng cục bộ. Thứ năm, tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao. Tuy nhiên, phương pháp quản lý dự án cũng có mặt hạn chế của nó. Những mâu thuẫn do cùng chia nhau một nguồn lực của đơn vị, quyền lực và trách nhiệm của các nhà quản lý dự án trong một số trường hợp không được thực hiện đầy đủ, vấn đề hậu dự án là những điểm cần được khắc phục với phương pháp quản lý các dự án CNTT. 2.1.6. Các hình thức và mô hình tổ chức quản lí dự án - Các hình thức của quản lý dự án * Hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án Chủ đầu tư sử dụng bộ máy sẵn có của mình để trực tiếp quản lý thực hiện dự án hoặc chủ đầu tư lập ra ban quản lý dự án riêng để quản lý việc thực hiện các công việc của dự án. * Hình thức chủ nhiệm điều hành dự án Chủ đầu tư giao cho ban quản lý dự án chuyên ngành hoặc thuê một doanh nghiệp, tổ chức có đủ điều kiện, năng lực chuyên môn đứng ra quản lý toàn bộ quá trình chuẩn bị và thực hiện dự án. Ban quản lý dự án là một pháp nhân độc lập chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ đầu tư về toàn bộ quá trình chuẩn bị và thực hiện dự án. * Hình thức chìa khóa trao tay Chủ đầu tư giao cho một nhà thầu (có thể do một số nhà thầu liên kết lại với nhau) thay mình thực hiện toàn bộ các công việc từ lập dự án đầu tư đến thực hiện dự án và bàn giao toàn bộ dự án đã hoàn thành cho chủ đầu tư khai thác, sử dụng. 19 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Quang Trung - Mô hình tổ chức quản lý dự án * Mô hình tổ chức quản lý dự án theo các bộ phận chức năng Là mô hình trong đó chủ đầu tư không thành lập ra ban quản lý dự án chuyên trách mà thành viên của ban quản lý dự án là các cán bộ từ các phòng ban chức năng làm việc kiêm nhiệm; Hoặc chức năng quản lý dự án được giao cho một phòng chức năng nào đó đảm nhiệm. * Mô hình tổ chức quản lý dự án có ban quản lý dự án chuyên trách Chủ đầu tư thành lập ra ban quản lý dự án chuyên trách, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ các công việc của dự án. * Mô hình tổ chức quản lý dự án theo ma trận Là mô hình trong đó thành viên của nhóm dự án được tập hợp từ các cán bộ của các bộ phận chức năng khác nhau dưới sự điều hành của nhóm trưởng còn gọi là giám đốc (chủ nhiệm) dự án. Mỗi cán bộ có thể tham gia cùng lúc vào hai hoặc nhiều dự án khác nhau và chịu sự chỉ huy đồng thời của cả trưởng nhóm dự án và trưởng bộ phận chức năng. Các giai đoạn của một dự án, vòng đời dự án Dự án là một thực thể thống nhất, thời gian thực hiện xác định và có độ bất định nhất định nên các tổ chức, đơn vị thường chia dự án thành một số giai đoạn để quản lý thực hiện. Mỗi giai đoạn được đánh dấu bằng việc thực hiệm một hay nhiều công việc. Tổng hợp các giai đoạn này được gọi là chu kỳ hay vòng đời của dự án. Chu kỳ của dự án được xác định thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc và thời gian thực hiện dự án. Chu kỳ dự án xác định những công việc nào sẽ được thực hiện trong từng giai đoạn và ai sẽ tham gia thực hiện. Nó cũng chỉ ra những công việc nào còn lại ở giai đoạn gần cuối sẽ thuộc về hoặc không thuộc về phạm vi của dự án. Thông qua chu kỳ dự án có thể nhận thấy một số đặc điểm: 20