Đăng ký Đăng nhập
Trang chủ Xây dựng công cụ hỗ trợ lập dự án ứng dụng công nghệ thông tin theo nghị định 10...

Tài liệu Xây dựng công cụ hỗ trợ lập dự án ứng dụng công nghệ thông tin theo nghị định 102 2009 nđ cp

.PDF
83
45
50

Mô tả:

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TRẦN DANH HOẠT XÂY DỰNG CÔNG CỤ HỖ TRỢ LẬP DỰ ÁN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN THEO NGHỊ ĐỊNH 102/2009/NĐ-CP LUẬN VĂN THẠC SỸ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN HÀ NỘI, NĂM 2017 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TRẦN DANH HOẠT XÂY DỰNG CÔNG CỤ HỖ TRỢ LẬP DỰ ÁN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN THEO NGHỊ ĐỊNH 102/2009/NĐ-CP Ngành: Công nghệ thông tin Chuyên ngành: Quản lý hệ thống thông tin Mã số: 8480205 LUẬN VĂN THẠC SỸ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. Lê Quang Minh HÀ NỘI, NĂM 2017 LỜI CAM ĐOAN Tác giả xin cam đoan kết quả đạt đƣợc trong luận văn là sản phẩm của riêng cá nhân Tác giả và đƣợc sự hƣớng dẫn khoa học của TS. Lê Quang Minh, không sao chép lại của ngƣời khác. Trong toàn bộ nội dung của luận văn, những điều trình bày của cá nhân hoặc đƣợc tổng hợp của nhiều nguồn tài liệu. Tất cả các tài liệu tham khảo đều có xuất xứ rõ ràng và đƣợc trích dẫn hợp pháp. Tác giả xin hoàn toàn chịu trách nhiệm và chịu mọi hình thức kỷ luật theo quy định cho lời cam đoan của mình. Hà Nội, ngày tháng năm 2017 HỌC VIÊN Trần Danh Hoạt LỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới TS Lê Quang Minh, ngƣời thầy đã trực tiếp hƣớng dẫn và đóng góp những ý kiến quý báu cho em trong suốt quá trình thực hiện luận văn này. Em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô giáo trƣờng Đại học Công nghệ, đã truyền đạt, chia sẻ những kiến thức, kinh nghiệm quý báu cho em trong thời gian học tập tại trƣờng. Cuối cùng, em xin đƣợc cảm ơn tới gia đình, bạn bè và đồng nghiệp đã luôn bên cạnh động viên, hỗ trợ tinh thần. Chúc các thầy cô, gia đình, đồng nghiệp sức khỏe dồi dào, hạnh phúc và thành công. HỌC VIÊN Trần Danh Hoạt MỤC LỤC DANH MỤC THUẬT NGỮ VÀ CÁC TỪ VIẾT TẮT........................................................ i DANH MỤC BẢNG ............................................................................................................ ii DANH MỤC HÌNH ẢNH ................................................................................................... iii ĐẶT VẤN ĐỀ ...................................................................................................................... 1 CHƢƠNG 1: TÌM HIỂU TỔNG QUAN VỀ BÀI TOÁN LẬP DỰ ÁN ............................ 3 1.1 Tổng quan về dự án đầu tƣ và yêu cầu lập dự án ......................................................... 3 1.2 Các công cụ hỗ trợ quản lý dự án ................................................................................ 6 1.3 Sự cần thiết phải xây dựng công cụ hỗ trợ lập dự án ................................................. 13 CHƢƠNG 2: PHÂN TÍCH YÊU CẦU BÀI TOÁN LẬP DỰ ÁN ................................... 15 2.1 Xác định mục đích, yêu cầu lập dự án ....................................................................... 15 2.2 Các bƣớc tiến hành lập dự án đầu tƣ .......................................................................... 15 2.3 Xác định các yêu cầu của công cụ hỗ trợ lập dự án ................................................... 17 2.4 Giải pháp xây dựng công cụ ...................................................................................... 19 CHƢƠNG 3: XÂY DỰNG CÔNG CỤ HỖ TRỢ LẬP DỰ ÁN VÀ THỬ NGHIỆM ...... 33 3.1 Phân tích thiết kế hệ thống ......................................................................................... 33 3.1.1 Các chức năng của hệ thống ...................................................................................... 33 3.1.2 Thiết kế chức năng ..................................................................................................... 34 3.1.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu ................................................................................................. 52 3.2 Xây dựng và thử nghiệm công cụ .............................................................................. 57 3.2.1 Cài đặt triển khai công cụ .......................................................................................... 57 3.2.2 Thử nghiệm công cụ .................................................................................................. 58 KẾT LUẬN: ....................................................................................................................... 64 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................... 65 PHỤ LỤC DANH MỤC THUẬT NGỮ VÀ CÁC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt 1 CNTT Nghĩa đầy đủ Công nghệ thông tin Nghị định 102/2009/NĐ-CP Về quản lý đầu tƣ ứng 2 Nghị định 102 dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nƣớc 3 NSNN Ngân sách nhà nƣớc 4 BMT Độ phức tạp 5 WAN Wide Area Network 6 FK Khóa ngoài 7 PK Khóa chính i DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1 Bảng đánh giá các công cụ trong hỗ trợ lập dự án ............................................. 12 Bảng 2.1 Bảng phân loại nhóm dự án ................................................................................ 20 Bảng 2.2 Bảng loại nguồn vốn ........................................................................................... 21 Bảng 2.3 Phân loại tổng mức đầu tƣ .................................................................................. 21 Bảng 2.4 Các trƣờng hợp văn bản áp dụng ........................................................................ 21 Bảng 2.5 Các hồ sơ yêu cầu cần thực hiện ......................................................................... 21 Bảng 2.6 Nhóm cơ sở pháp lý ............................................................................................ 26 Bảng 2.7 Ngành lĩnh vực liên quan đến hoạt động đầu tƣ ................................................. 27 Bảng 2.8 Nội dung/hạng mục đầu tƣ .................................................................................. 27 Bảng 2.9 Bảng hỏi xác định cơ sở pháp lý dự án ............................................................... 27 Bảng 3.1 Các tác nhân tham gia vào hệ thống ................................................................... 34 Bảng 3.2 Bảng chuyển đổi yêu cầu chức năng sang trƣờng hợp ca sử dụng ..................... 37 Bảng 3.3 Bảng tbl_capbanhanh .......................................................................................... 53 Bảng 3.4 Bảng tbl_coquan.................................................................................................. 53 Bảng 3.5 Bảng tbl_loainguonvon ....................................................................................... 53 Bảng 3.6 Bảng tbl_duan ..................................................................................................... 54 Bảng 3.7 Bảng tbl_duan_template ..................................................................................... 54 Bảng 3.8 Bảng tbl_huongdan ............................................................................................. 54 Bảng 3.9 Bảng tbl_nganh ................................................................................................... 54 Bảng 3.10 Bảng tbl_nhomduan .......................................................................................... 55 Bảng 3.11 Bảng tbl_duan_template ................................................................................... 55 Bảng 3.12 Bảng tbl_template_noidung .............................................................................. 55 Bảng 3.13 Bảng tbl_vanbanphaply..................................................................................... 56 Bảng 3.14 Bảng tbl_vanban_nganh .................................................................................... 56 Bảng 3.15 Bảng tbl_vanban_noidung ................................................................................ 56 Bảng 3.16 Bảng tbl_vanbanyeucau .................................................................................... 56 Bảng 3.17 Bảng tbl_vungkinhte ......................................................................................... 56 Bảng 3.18 Bảng tbl_vung_donvi ........................................................................................ 56 Bảng 3.19 Bảng tbl_users ................................................................................................... 56 ii DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1 Chu trình của một dự án đầu tƣ ............................................................................. 5 Hình 1.2 Giao diện phần mềm Workfront ............................................................................ 8 Hình 1.3 Giao diện phần mềm Clarizen ............................................................................... 9 Hình 1.4 Giao diện phần mềm Genius Project ..................................................................... 9 Hình 1.5 Giao diện phần mềm Microsoft Project............................................................... 10 Hình 1.6 Mô hình thông tin trong phần mềm PMS ............................................................ 11 Hình 2.1 Sơ đồ hoạt động đầu tƣ CNTT theo nguồn vốn NSNN....................................... 19 Hình 2.2 Trình tự lập dự án CNTT theo nghị định 102/2009/NĐ-CP ............................... 20 Hình 2.3 Cấu trúc cây phân loại và xác định quy trình dự án ............................................ 22 Hình 2.4 Mô hình tổ chức hành chính của Việt Nam ......................................................... 23 Hình 2.5 Cấu trúc cây dữ liệu cơ quan quản lý chuyên ngành ........................................... 25 Hình 2.6 Cấu trúc cây dữ liệu cơ quan chủ quản................................................................ 25 Hình 2.7 Cấu trúc cây dữ liệu vùng .................................................................................... 26 Hình 2.8 Phân loại văn bản pháp lý theo nhóm, ngành, lĩnh vực và nội dung đầu tƣ ........ 27 Hình 3.1 Sơ đồ nghiệp vụ của hệ thống ............................................................................. 33 Hình 3.2 Các tính năng của hệ thống công cụ hỗ trợ lập dự án.......................................... 40 Hình 3.3 Biểu đồ ca sử dụng quản lý ngƣời dùng .............................................................. 39 Hình 3.4 Biểu đồ ca sử dụng quản lý đăng nhập/đăng xuất hệ thống ................................ 40 Hình 3.5 Biểu đồ ca sử dụng quản lý danh mục hệ thống .................................................. 44 Hình 3.6 Biểu đồ ca sử dụng quản lý hƣớng dẫn ............................................................... 45 Hình 3.7 Biểu đồ ca sử dụng quản lý văn bản .................................................................... 46 Hình 3.8 Biểu đồ ca sử dụng quản lý mẫu hồ sơ ................................................................ 48 Hình 3.9 Biểu đồ ca sử dụng xem hƣớng dẫn/quy trình ..................................................... 49 Hình 3.10 Biểu đồ ca sử dụng tra cứu cơ sở pháp lý .......................................................... 49 Hình 3.11 Biểu đồ ca sử dụng lập dự án ............................................................................ 51 Hình 3.12 Biểu đồ ca sử dụng tra cứu hệ thống mẫu biểu ................................................. 52 Hình 3.13 Mô hình quan hệ các bảng liên quan tới dự án .................................................. 52 Hình 3.14 Mô hình quan hệ các bảng liên quan tới văn bản pháp lý ................................. 53 Hình 3.15 Bố cục giao diện công cụ ................................................................................... 57 Hình 3.16 Giao diện quản lý các dự án cần lập .................................................................. 57 iii ĐẶT VẤN ĐỀ 1. Lý do chọn đề tài Hàng năm ở Việt Nam có hàng nghìn dự án đầu tƣ phát triển với số vốn lên tới hàng trăm nghìn tỷ đồng (Năm 2016 tổng chi cho đầu tƣ phát triển chiếm 25,1% tổng chi ngân sách tƣơng đƣơng 341,75 nghìn tỷ đồng). Các dự án đầu tƣ khá đa dạng, thực hiện ở hầu hết các lĩnh vực của nền kinh tế. Nổi bật là các lĩnh vực giao thông, xây dựng cơ bản, cơ sở hạ tầng, công nghệ thông tin... Hầu hết các dự án này đều phải trải qua quy trình chặt chẽ của hoạt động đầu tƣ từ khâu chuẩn bị đầu tƣ, thực hiện đầu tƣ, đến vận hành các kết quả đầu tƣ. Thực tiễn cho thấy có rất nhiều dự án bị chậm tiến độ, trong đó có một phần do làm không tốt khâu lập dự án dẫn đến rất nhiều hệ lụy, ảnh hƣởng tới thời gian triển khai và kết quả của dự án, làm giảm hiệu quả đầu tƣ. Lập dự án là một quá trình rất phức tạp, đòi hỏi ngƣời lập không những có kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực mà dự án đầu tƣ mà còn phải hiểu trình tự, nội dung nghiên cứu của một dự án đầu tƣ. Đây là nguyên nhân khiến công tác lập dự án tốn rất nhiều thời gian. Nhận thức đƣợc vấn đề trên, tác giả nhận thấy cần có một công cụ hỗ trợ công việc lập dự án, công cụ này sẽ giúp các nhà quản trị dự án thực hiện các bƣớc soạn thảo dự án dễ dàng hơn, tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả của hoạt động đầu tƣ. Tác giả đã tìm hiểu về các công cụ hỗ trợ lập dự án trên Thế giới và ở Việt Nam, qua đánh giá các phần mềm đều có những điểm mạnh, điểm yếu, tuy nhiên do đặc thù bài toán lập dự án đầu tƣ ở Việt Nam có những đặc điểm riêng nên rất cần có một công cụ hỗ trợ phù hợp. Chính vì vậy tác giả lựa chọn đề tài nghiên cứu xây dựng công cụ hỗ trợ lập dự án đầu tƣ ở Việt Nam để thực hiện. Tuy nhiên do phạm vi “dự án đầu tƣ ở Việt Nam” là rất rộng nên để có thể đánh giá đƣợc hiệu quả của công cụ tác giả lựa chọn phạm vi của đề tài luận văn của mình nằm trong các dự án ứng dụng CNTT, tên đề tài tác giả sẽ thực hiện là: “Xây dựng công cụ hỗ trợ lập dự án ứng dụng công nghệ thông tin theo nghị định 102/2009/NĐ-CP”. 2. Mục đích, đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu a. Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu các về bài toán xây dựng công cụ hỗ trợ lập dự án nói chung và lập dự án công nghệ thông tin theo nghị định 102/2009/NĐ-CP nói riêng. Xác định các tính năng công cụ cần xây dựng, đƣa ra giải pháp, xây dựng và đánh giá kết quả. 1 b. Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu - Dự án đầu tƣ, quy trình lập dự án đầu tƣ - Dự án CNTT sử dụng nguồn ngân sách nhà nƣớc, quy trình lập dự án CNTT theo Nghị định 102/2009/NĐ-CP - Hệ thống văn bản pháp luật về đầu tƣ ứng dụng CNTT - Các dự án ứng dụng công nghệ thông tin đã triển khai trong thực tế 3. Các phƣơng pháp tiến hành nghiên cứu Để có thể phân tích khách quan, các phƣơng pháp đƣợc sử dụng trong tiến hành nghiên cứu gồm: + Thu thập các tài liệu về dự án đầu tƣ + Thu thập tài liệu, văn bản hồ sơ liên quan đến dự án ứng dụng công nghệ trong cơ quan nhà nƣớc sử dụng NSNN. + Khảo sát từ những quản trị dự án có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tƣ vấn lập dự án công nghệ thông tin. + Phân tích, tổng hợp 4. Kết quả của đề tài Luận văn nghiên cứu xây dựng công cụ hỗ trợ lập dự án ứng dụng CNTT sử dụng nguồn ngân sách nhà nƣớc theo nghị định 102/2009/NĐ-CP, bƣớc đầu hỗ trợ ngƣời lập dự án trong một vài công đoạn của khâu soạn thảo dự án (xác định cơ sở pháp lý để lập dự án, xác định loại dự án, xác định mẫu hồ sơ, hỗ trợ soạn thảo báo cáo nghiên cứu khả thi). 5. Bố cục của luận văn Trong luận văn nghiên cứu này, ngoài phần đặt vấn đề, kết luận và tài liệu tham khảo tác giả trình bày trong 3 chƣơng với nội dung đƣợc tóm tắt nhƣ sau:  Chƣơng 1. Tìm hiểu tổng quan về bài toán lập dự án trình bầy tổng quan về dự án đầu tƣ, bài toán lập dự án, các công cụ hỗ trợ lập dự án, sự cần thiết phải xây dựng công cụ hỗ trợ lập dự án.  Chƣơng 2. Phân tích yêu cầu bài toán lập dự án phân tích các yêu cầu bài toán xây dựng công cụ hỗ trợ lập dự án công nghệ thông tin, giải pháp xây dựng công cụ  Chƣơng 3. Xây dựng công cụ hỗ trợ lập dự án và thử nghiệm phân tích thiết kế hệ thống, cài đặt, thử nghiệm và đánh giá kết quả.  Phần Kết luận và hƣớng phát triển tƣơng lai trình bày những kết quả đã đạt đƣợc và hạn chế trong luận văn. Các vấn đề còn hạn chế sẽ đƣợc giải quyết trong hƣớng phát triển tƣơng lai của luận văn. 2 CHƢƠNG 1: TÌM HIỂU TỔNG QUAN VỀ BÀI TOÁN LẬP DỰ ÁN 1.1 Tổng quan về dự án đầu tƣ và bài toán lập dự án Đầu tƣ là hoạt động sử dụng các nguồn lực tài chính, nguồn lực vật chất, nguồn lực lao động và trí tuệ để sản xuất kinh doanh trong một thời gian dài nhằm thu về lợi nhuận và lợi ích kinh tế xã hội. Đầu tƣ phát triển là hình thức đầu tƣ trong đó ngƣời bỏ vốn, trực tiếp tham gia quản lý, điều hành quá trình thực hiện và vận hành kết quả đầu tƣ. Đầu tƣ phát triển có vai trò quan trọng đối với sự phát triển của một quốc gia, là một lĩnh vực nhằm tạo ra và duy trì sự hoạt động của cơ sở vật chất, kỹ thuật của nền kinh tế. Để đảm bảo cho mọi hoạt động đầu tƣ đƣợc tiến hành thuận lợi, đạt đƣợc mục tiêu mong muốn, đem lại hiệu quả kinh tế - xã hội cao thì trƣớc khi bỏ vốn phải làm tốt công tác chuẩn bị. Có nghĩa là phải xem xét, tính toán toàn diện các khía cạnh thị trƣờng, kinh tế kỹ thuật, kinh tế tài chính, điều kiện tự nhiên, môi trƣờng xã hội, pháp lý…có liên quan đến quá trình thực hiện đầu tƣ, đến sự phát huy tác dụng và hiệu quả đạt đƣợc của hoạt động đầu tƣ. Phải dự đoán đƣợc các yếu tố bất định (sẽ xảy ra trong quá trình kể từ khi thực hiện đầu tƣ cho đến khi kết thúc hoạt động của dự án) có ảnh hƣởng đến sự thành bại của hoạt động đầu tƣ. Mọi sự xem xét, tính toán và chuẩn bị này đƣợc thể hiện trong việc soạn thảo các dự án đầu tƣ (lập dự án đầu tƣ). Các nhà nghiên cứu về phát triển nhận xét rằng ở các nƣớc đang phát triển, ngƣời ta ngày càng sử dụng nhiều các chƣơng trình và dự án nhằm mục tiêu phát triển kinh tế và xã hội. Trong gần một phần tƣ thế kỷ qua, dự án đã là một thứ công cụ hay phƣơng tiện để những tổ chức viện trợ quốc tế chuyển giao viện trợ không hoàn lại, các khoản tín dụng, cũng nhƣ các khoản cho vay và viện trợ kỹ thuật. Với chức năng là đòn bẩy quan trọng trong tiến trình phát triển, dự án giúp biến kế hoạch thành hành động. Với mục đích cuối cùng là mang lại thay đổi về mặt xã hội và kinh tế, dự án là phƣơng tiện huy động tài nguyên và nguồn lực các loại và phân bổ chúng một cách hợp lý để tạo ra hàng hóa kinh tế và những dịch vụ xã hội. Nếu việc xác định, hình thành, chuẩn bị kế hoạch và thực hiện dự án không đƣợc kỹ càng, thì dự án có thể thất bại, nghĩa là khả năng cũng nhƣ tiềm năng của cộng đồng không đƣợc phát huy và vốn liếng đổ vào dự án bị lãng phí. Ở Việt Nam, khái niệm dự án đầu tƣ đƣợc trình bày trong nghị định 52/1999 NĐ-CP về quy chế quản lý đầu tƣ và xây dựng cơ bản: “Dự án đầu tƣ là tập hợp các đề xuất có liên quan tới việc bỏ vốn để tạo vốn, mở rộng hoặc cải tạo những cơ sở vật chất nhất định nhằm đạt đƣợc sự tăng trƣởng về số lƣợng hoặc duy trì, cải tiến, nâng cao chất lƣợng của sản phẩm hoặc dịch vụ trong khoảng thời gian nhất định”. 3 - - - Về mặt hình thức: Dự án đầu tƣ là một tập hồ sơ tài liệu trình bầy một cách chi tiết có hệ thống và chi phí theo một kế hoạch nhằm đạt đƣợc những kết quả và thực hiện những mục tiêu nhất định trong tƣơng lai. Về góc độ quản lý: Dự án đầu tƣ là một công cụ quản lý sử dụng vốn, vật tƣ, lao động, để tạo ra các kết quả tài chính, kinh tế xã hội trong một thời gian dài. Về góc độ kế hoạch hóa: Dự án đầu tƣ là một công cụ thể hiện kế hoạch hóa chi tiết của một công cuộc đầu tƣ sản xuất, kinh doanh, phát triển kinh tế xã hội, làm tiền đề cho các quyết định đầu tƣ, tài trợ. Xét về mặt nội dung: Dự án đầu tƣ là tổng thể các hoạt động và chi phí cần thiết, đƣợc bố trí theo một kế hoạch chặt chẽ với lịch thời gian và địa điểm xác định để tạo mới, mở rộng hoặc cải tạo những cơ sở vật chất nhất định nhằm thực hiện những mục tiêu nhất định trong tƣơng lai. Nhƣ vậy một dự án đầu tƣ gồm bốn thành phần chính: + Các mục tiêu đạt đƣợc khi thực hiện dự án: Mục tiêu phát triển thể hiện bằng sự đóng góp của dự án vào việc thực hiện các mục tiêu chung của quốc gia. Mục tiêu này đƣợc thực hiện thông qua những lợi ích dự án mang lại cho nền kinh tế-xã hội. Mục tiêu của chủ đầu tƣ: Đó là mục tiêu cần đạt đƣợc của việc thực hiện dự án. Mục tiêu này đƣợc thực hiện thông qua những lợi ích tài chính mà chủ đầu tƣ thu đƣợc từ dự án. + Các kết quả của dự án: Đó là những kết quả cụ thể, có thể định lƣợng đƣợc tạo ra từ các hoạt động khác nhau của dự án. Đây là điều kiện cần thiết để thực hiện đƣợc các mục tiêu của dự án. + Các hoạt động của dự án: Là những nhiệm vụ hoặc hành động đƣợc thực hiện trong dự án để tạo ra các kết quả nhất định. Những nhiệm vụ này cùng với một lịch biểu và trách nhiệm cụ thể của các bộ phận thực hiện sẽ tạo thành kế hoạch làm việc của dự án. + Các nguồn lực: Là các nguồn lực về vật chất, tài chính, con ngƣời cần thiết để tiến hành các hoạt động dự án. Giá trị hoặc chi phí cho các nguồn lực này chính là vốn đầu tƣ cần cho dự án. Chu trình của một dự án đầu tƣ là các bƣớc mà một dự án phải trải qua, bắt đầu từ khi dự án mới chỉ là ý tƣởng cho đến khi dự án đƣợc hoàn thành chấm dứt hoạt động thƣờng bao gồm ba giai đoạn chính: chuẩn bị đầu tƣ, thực hiện đầu tƣ và khai thác các kết quả vận hành đầu tƣ. [3] 4 Hình 1.1 Chu trình của một dự án đầu tư [3] Giai đoạn chuẩn bị đầu tƣ (xác định, nghiên cứu và lập dự án): Đây là giai đoạn quyết định hành động hay không hành động, triển khai hay không triển khai dự án. Giai đoạn này mang tính chất nghiên cứu. Từ ý tƣởng xuất hiện do một nhu cầu nào đó đến việc luận chứng về mọi khía cạnh để biến ý tƣởng thành thực tế là cả một công việc khó khăn phức tạp. Đối với những dự án đầu tƣ lớn, giai đoạn này giữ vị trí then chốt, đòi hỏi một đội ngũ chuyên gia giỏi, làm việc có trách nhiệm. Trong giai đoạn xác định, nghiên cứu và lập dự án, các công việc cần đƣợc tiến hành một cách thận trọng bởi: + Ảnh hƣởng quyết định đến sự thành bại của dự án. + Tính chất phức tạp của công việc + Kinh phí cho giai đoạn này chƣa nhiều. Gia tăng thời gian và kinh phí cho giai đoạn này là cần thiết, góp phần quan trọng làm giảm rủi ro cho dự án. + Khả năng tác động của các chủ thể quản lý tới các đặc tính cuối cùng sản phẩm dự án là cao nhất. Đối với các dự án đầu tƣ, giai đoạn một là giai đoạn chuẩn bị đầu tƣ gồm nghiên cứu đánh giá cơ hội đầu tƣ; Nghiên cứu và lập dự án tiền khả thi và khả thi và thẩm định và phê duyệt dự án ở các cấp quản lý. Sản phẩm của giai đoạn này là một bản dự án đã đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt. Trong đầu tƣ, đó là luận chứng kinh tế – kỹ thuật hay dự án khả thi. Giai đoạn thực hiện đầu tƣ (Triển khai thực hiện dự án): Trong giai đoạn này các nguồn lực đƣợc sử dụng, các chi phí phát sinh, đối tƣợng dự án đƣợc từng bƣớc hình thành. Yêu cầu đặt ra trong giai đoạn này là tiến hành công việc nhanh, đảm bảo chất lƣợng công việc và chi phí trong khuôn khổ đã đƣợc xác định bởi vì các chi phí chủ yếu diễn ra ở giai đoạn này, chất lƣợng dự án phụ thuộc vào kết quả hoạt động trong giai đoạn này và đây là giai đoạn quyết định việc đƣa dự án vào khai thác sử dụng để thực hiện mục tiêu dự án. Triển khai thực hiện dự án là kết quả một quá trình chuẩn bị và phân tích kỹ lƣỡng, song thực tế rất ít khi dự án đƣợc tiến hành đúng nhƣ kế hoạch. Nhiều dự án đã không đảm bảo tiến độ thời gian và chi phí dự kiến, thậm chí một số dự án đã phải 5 thay đổi thiết kế ban đầu do giải pháp kỹ thuật không thích hợp, do thiếu vốn, do những biến động về môi trƣờng dự án, đặc biệt là do hạn chế về mặt quản lý mà phổ biến là thiếu cán bộ quản lý dự án, cơ cấu tổ chức, phân công trách nhiệm không rõ ràng, sự phối hợp kém hiệu quả giữa các cơ quan tham gia vào dự án. Những yếu kém trong quản lý thƣờng gây ra tình trạng chậm trễ thực hiện và chi phí vƣợt mức, giám sát thiếu chặt chẽ và kém linh hoạt, phản ứng chậm trƣớc những thay đổi trong môi trƣờng kinh tế – xã hội. Giai đoạn vận hành các kết quả đầu tƣ (Khai thác dự án): Đây là giai đoạn hoạt động dự án. Giai đoạn này đƣợc bắt đầu từ khi kết thúc thực hiện dự án đến hết thời kỳ hoạt động của dự án. Trong giai đoạn hoạt động, dự án bắt đầu sinh lợi. Đối với các dự án đầu tƣ theo nguyên tắc hoàn trả trực tiếp, đây là thời kỳ sản xuất kinh doanh, thời kỳ thu hồi vốn. Đối với các dự án khác, đây là thời kỳ khai thác dự án. Thời kỳ này đóng vai trò quyết định cuối cùng của toàn bộ chu kỳ dự án. Lợi ích của dự án chỉ đƣợc thực hiện ở giai đoạn này. Về phƣơng diện thời gian, dự án cần xem nhƣ một quá trình gồm ba giai đoạn kế tiếp và chi phối lẫn nhau. Mỗi giai đoạn đều có vị trí quan trọng và đều diễn ra trong một thời gian xác định. Xuất phát từ yêu cầu về kết quả cuối cùng của dự án, giai đoạn đầu cần tiến hành một cách thận trọng, vấn đề chất lƣợng, vấn đề chính xác của các kết quả nghiên cứu, tính toán và dự đoán là quan trọng nhất. Làm tốt công tác chuẩn bị đầu tƣ sẽ tạo tiền đề cho việc sử dụng có hiệu quả vốn đầu tƣ của dự án ở giai đoạn thực hiện đầu tƣ (đúng tiến độ, tránh phát sinh những chi phí không cần thiết khác,…). Đối với chủ đầu tƣ, cơ quan có thẩm quyền của nhà nƣớc, các cơ quan tài trợ vốn cho dự án, việc xem xét đánh giá dự án đầu tƣ là rất quan trọng. Kết quả của bƣớc lập dự án đầu tƣ là cơ sở để thẩm định và ra quyết định đầu tƣ, quyết định tài trợ vốn cho dự án, là căn cứ quan trọng nhất để quyết định bỏ vốn đầu tƣ. Dự án đầu tƣ đƣợc soạn thảo theo một quy trình chặt chẽ trên cơ sở nghiên cứu đầy đủ về các mặt tài chính, thị trƣờng, kỹ thuật, tổ chức quản lý. Do đó, chủ đầu tƣ sẽ yên tâm hơn trong việc bỏ vốn ra để thực hiện dự án vì có khả năng mang lại lợi nhuận và ít rủi ro. [1] Báo cáo tổng hợp công tác giám sát, đánh giá tổng thể đầu tƣ năm 2016 đƣợc Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ gửi Thủ tƣớng Chính phủ. Một trong những nội dung đáng chú ý, đó là theo Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ, thời gian qua, công tác đầu tƣ từ ngân sách Trung ƣơng đƣợc chấn chỉnh, đầu tƣ từ các nguồn vốn nhà nƣớc khác, đặc biệt là từ nguồn vốn ngân sách địa phƣơng và vốn đầu tƣ phát triển của doanh nghiệp nhà nƣớc đã bƣớc đầu có chuyển biến. Tuy nhiên, vẫn còn tình trạng chậm tiến độ, tỷ lệ các dự án phải điều chỉnh khá lớn. “Chậm tiến độ là một trong những nguyên nhân chủ yếu làm tăng chi phí, giảm hoặc không còn hiệu quả đầu tƣ, tác động tiêu cực đến nền kinh tế. Các dự án đầu tƣ phải điều chỉnh, đặc biệt là tăng tổng mức đầu tƣ một mặt gây khó 6 khăn cho công tác cân đối nguồn vốn thực hiện, mặt khác cũng ảnh hƣởng đến tiến độ và hiệu quả đầu tƣ”. Nguyên nhân của việc chậm tiến độ có nhiều trong đó có một nguyên nhân là khâu lập dự án chƣa đƣợc thực hiện tốt: chƣa đánh giá đầy đủ đƣợc các rủi ro, xác định khối lƣợng công việc chƣa chính xác, thủ tục xây dựng, thẩm định dự án còn kéo dài… 1.2 Các công cụ hỗ trợ lập dự án Lập dự án nói riêng và quản trị dự án đầu tƣ nói chung là hoạt động rất quan trọng quyết định tới sự thành công của dự án. Lập dự án quá trình nghiên cứu, đánh giá, soạn thảo nhằm đảm bảo các yêu cầu của dự án, chứng minh tính khả thi và thuyết phục với chủ đầu tƣ. Quá trình lập dự án bao gồm các bƣớc sau: Bƣớc 1. Nhận dạng dự án đầu tƣ Bƣớc 2. Lập kế hoạch soạn thảo dự án đầu tƣ Bƣớc 3. Lập đề cƣơng sơ bộ của dự án đầu tƣ Bƣớc 4. Lập đề cƣơng chi tiết của dự án đầu tƣ Bƣớc 5. Phân công công việc cho các thành viên của nhóm soạn thảo Bƣớc 6. Tiến hành soạn thảo dự án đầu tƣ Bƣớc 7. Mô tả dự án và trình bày với chủ đầu tƣ hoặc cơ quan chủ quản Bƣớc 8. Hoàn tất văn bản dự án đầu tƣ Đặc trƣng cơ bản của dự án là có điểm bắt đầu và kết thúc, đồng thời dự án thƣờng không có tính lặp lại và liên tục thay đổi. Để gia tăng hiệu quả của việc lập dự án thì việc sử dụng các công cụ hỗ trợ đối với các nhà tƣ vấn dự án là rất cần thiết. [3] Hiện nay trên thị trƣờng có rất nhiều công cụ hỗ trợ lập và quản trị dự án phải kể đến nhƣ: Workfront, Clarizen, Genius Project, Microsoft project, PMS6, Bộ công cụ Microsoft Office… Workfront là phần mềm quản lý công việc dựa trên nền web. Workfront có các tính năng nhƣ: Cho phép quản lý các dự án đồng thời, quản lý các công việc, luồng công việc của dự án bằng biểu đồ Grantt, quản lý timelines dự án, các tài nguyên sử dụng trong dự án. Các biểu đồ Grantt có tính tƣơng tác cao, có thể lập kế hoạch cho các nhiệm vụ của dự án, phân bổ nguồn lực, lịch trình và đặt các mốc thời gian ngay trong chế độ xem Grantt.[8] 7 Hình 1.2 Giao diện phần mềm Workfront Clarizen là một phần mềm có các tính năng quản trị dễ sử dụng. Các dự án mới có thể đƣợc tạo ra dễ dàng bằng cách sử dụng từ các dự án mẫu. Clarizen cũng có thể nhập dữ liệu từ Microsoft Projects. Clarizen có các tính năng cho phép hỗ trợ lập kế hoạch dự án cụ thể bao gồm khả năng hỗ trợ các phƣơng pháp quản trị truyền thống nhƣ Agile và Waterfall. Hỗ trợ ngƣời dùng dễ dàng nhìn thấy tác động của việc thay đổi nhu cầu có thể có của tài nguyên trên khối lƣợng công việc. Phần mềm tích hợp các công cụ cộng tác xã hội cho phép các thành viên của nhóm cập nhật về những thay đổi và tình trạng mới nhất của các công việc. Tích hợp email sử dụng InterAct của Clarizen. Ngoài ra, nó có thể giúp ngƣời dùng quản lý tài liệu và tài nguyên số bằng cách sử dụng Box, Google Docs hoặc ProofHQ. Clarizen cung cấp nhiều tùy chọn báo cáo, gồm các báo cáo đƣợc tạo sẵn và báo cáo tùy chỉnh. Ngƣời dùng có thể tạo báo cáo theo nhóm và có thể chia sẻ dữ liệu với các bên liên quan bằng email. Báo cáo cũng có thể xuất sang các định dạng của hệ thống khác nhƣ Excel và Jira. [9] 8 Hình 1.3 Giao diện phần mềm Clarizen Genius Project là một phần mềm quản lý danh mục đầu tƣ các dự án. Nó tập hợp tất cả các thông tin dự án vào cơ sở dữ liệu trung tâm, giúp mọi thành viên trong nhóm dễ dàng theo dõi tiến độ theo từng nhóm, truy cập thông tin công việc của họ và báo cáo cho quản lý cấp trên mỗi khi có yêu cầu. Phần mềm gồm có mô-đun KPI, biểu đồ Gantt, hỗ trợ các yêu cầu của dự án, hỗ trợ scrum, các khung nhìn có thể cấu hình tùy biến, quản lý cuộc họp, theo dõi đầu ra của dự án và cộng tác với nền mạng xã hội Genius Live. [10] Hình 1.4 Giao diện phần mềm Genius Project 9 Microsoft Project là một chƣơng trình đƣợc ứng dụng trong hầu hết các lĩnh vực khác nhau. Nó có tính năng lập kế hoạch dự án, cho phép các nhà quản lý xác định nhiệm vụ của dự án, giao cho nhóm và theo dõi các nhiệm vụ trong tiến trình. Microsoft Project có tính năng lên dự toán ngân sách, giúp các nhà quản lý ƣớc tính chi phí cho toàn bộ khoảng thời gian của một dự án, quản lý phân bổ các nguồn lực. Ngƣời quản lý cũng có thể thực hiện phân tích thu nhập và ƣớc tính chi phí thực hiện các dự án của họ. Phần mềm cung cấp các mẫu, các công cụ lên lịch sử dụng biểu đồ Gantt. [11] Hình 1.5 Giao diện phần mềm Microsoft Project PMS (Project Management System) là giải pháp quản lý thông tin dự án xây dựng. PMS thích hợp cho khách hàng là Chủ đầu tƣ, Ban quản lý dự án và tổ chức tƣ vấn quản lý dự án theo quy định của luật pháp Việt Nam. PMS là phần mềm quản lý dự án đầu tƣ phù hợp với quy trình quản lý dự án xây dựng theo Luật xây dựng 2014, Luật đấu thầu 2013, Nghị định 59/2015/NĐ-CP, 32/2015/NĐ-CP, 46/2015/NĐ-CP, 84/2015/NĐ-CP, 63/2014/NĐ-CP và các thông tƣ hƣớng dẫn. Các tính năng chính của phần mềm PMS: Chỉ cần nhập thông tin đầu vào đơn giản, phần mềm tự động xuất ra các văn bản và báo cáo theo quy định của của pháp luật nhƣ lập tờ trình thẩm định, phê duyệt dự án, thiết kế – dự toán, kế hoạch lựa chọn nhà thầu, báo cáo giám sát đánh giá đầu tƣ, báo cáo quyết toán dự án… Lập kế hoạch và cập nhật thực tế thực hiện về chi phí, tiến độ, khối lƣợng cho gói thầu, hợp đồng. Có thể tổng hợp thông tin về kế hoạch và thực tế thực hiện theo thời gian cho một hoặc nhiều dự án. Tích hợp quản lý hồ sơ văn bản bằng phƣơng pháp số giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro thất lạc hồ sơ.[4] 10 Hình 1.6 Mô hình thông tin trong phần mềm PMS Ở Việt Nam, qua tìm hiểu của tác giả hầu hết các cơ quan, doanh nghiệp trong nƣớc đều sử dụng các công cụ sẵn có của nƣớc ngoài miễn phí hoặc trả phí nhƣ Microsoft Project, Workfront, Redmine..., một số doanh nghiệp lớn hoặc doanh nghiệp công nghệ thông tin có thể tự đầu tƣ phát triển các công cụ riêng, tuy nhiên chủ yếu dùng trong nội bộ, một số doanh nghiệp vừa nhỏ thì thƣờng dùng bộ công cụ của Microsoft là Microsoft Excel để hỗ trợ việc lập dự toán, quản lý hay phân tích các phƣơng án đầu tƣ. Trong 08 bƣớc của quá trình lập dự án có thể chia ra làm 02 nội dung chính cần quan tâm là quá trình thực hiện và kết quả lập dự án. Thực tiễn lập dự án tại các đơn vị tác giả thấy rằng khâu mất thời gian, thƣờng gặp lỗi nhiều nhất và đòi hỏi kỹ năng và kinh nghiệm của ngƣời tƣ vấn là khâu soạn thảo dự án. Có những dự án trên thực tế từ khi lập dự án đến khi đƣợc phê duyệt kéo dài tới cả năm. Bởi nếu việc trình bầy soạn thảo dự án cần đảm bảo đúng, đủ các quy định, căn cứ pháp lý, nội dung trình bầy phải thuyết phục phù hợp với mục tiêu, phạm vi đầu tƣ, và các tiêu chuẩn kỹ thuật. Trong khi hệ thống văn bản, quy trình thực hiện là vô cùng rắc rối. Dƣới đây là đánh giá các công cụ hiện có trên thị trƣờng mà tác giả đã tìm hiểu áp dụng vào việc hỗ trợ lập dự án ở Việt Nam. 11 Tính năng Nhận dạng dự án đầu tƣ Workfront Genius Project Clarizen Microsoft project PMS 6.0 - Không - Không - Không - Không - hỗ trợ 1 phần với các dự án xây dựng Lập kế hoạch soạn thảo dự án đầu tƣ Có Có Có Có Có Lập đề cƣơng sơ bộ của dự án đầu tƣ - Không - Không - Không - Không -Không Lập đề cƣơng chi tiết của dự án đầu tƣ - Không - Không - Không - Không -Không Phân công công việc cho các thành viên của nhóm soạn thảo Có Có Có Có Có Tiến hành soạn thảo dự án đầu tƣ - Không - Không - Không - Không -Không Mô tả dự án và trình bày với chủ đầu tƣ hoặc cơ quan chủ quản - Không - Không - Không - Không -Không Hoàn tất văn bản dự án đầu tƣ - Không - Không - Không - Không -Không Bảng 1.1 Bảng đánh giá các công cụ trong hỗ trợ lập dự án Các công cụ hỗ trợ đều có những ƣu điểm riêng và đƣợc sử dụng khá rộng rãi trong các tổ chức, doanh nghiệp. Tham chiếu vào các nhiệm vụ cần thực hiện của quy 12
- Xem thêm -

Tài liệu liên quan