Tài liệu Xây dựng cơ sở dữ liệu cho ứng dụng mô phỏng hệ thống quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ

Trang 1 Mục lục DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU ......................................................................... 3 DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ .............................................................................. 4 DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH ........................................................................... 5 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT.................................................................... 6 LỜI NÓI ĐẦU .................................................................................................... 7 Chương I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN .............................................................. 8 I.1 Tình hình nghiên cứu ........................................................................................8 I.2 Mục tiêu đề tài .................................................................................................. 9 I.3 Nội dung đề tài thực hiện.................................................................................. 9 I.4 Phạm vi nghiên cứu ........................................................................................10 I.5 Sơ lược cấu trúc đề tài ....................................................................................10 Chương II: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CÔNG NGHỆ SỬ DỤNG ..................... 12 II.1 Phương pháp nghiên cứu ................................................................................12 II.2 Kiến thức về quản lý doanh nghiệp ...............................................................13 II.2.1 Khảo sát hiện trạng tổ chức................................................................ 13 II.2.2 Khảo sát hiện trạng nghiệp vụ ............................................................18 II.3 Những vấn đề đúc kết được trong quá trình phân tích từng quy trình riêng lẻ ...............................................................................................................................30 II.3.1 Quy trình là gì?................................................................................... 30 II.3.2 Mô phỏng quy trình là gì? ..................................................................32 II.4 Tính mới của đề tài ........................................................................................ 33 II.5 Các công nghệ được sử dụng để thực hiện đề tài .......................................... 33 II.5.1 Microsoft Visual Basic.Net 2005....................................................... 33 II.5.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Developer Edition 2005.................... 34 Chương III : PHÂN TÍCH HỆ THỐNG ............................................................ 36 III.1 Xác định yêu cầu chức năng nghiệp vụ .......................................................36 III.1.1 Xác định yêu cầu chức năng nghiệp vụ cho từng quy trình trong công ty ..................................................................................................................36 III.1.2 Xác định yêu cầu chức năng nghiệp vụ cho hệ thống quản lý doanh nghiệp ...........................................................................................................50 III.2 Xác định yêu cầu chức năng hệ thống .........................................................53 III.3 Xác định yêu cầu phi chức năng ..................................................................54 Chương IV : THIẾT KẾ HỆ THỐNG............................................................... 55 IV.1 Thiết kế hệ thống ở mức quan niệm ............................................................55 IV.1.1 Từ điển dữ liệu ở mức quan niệm .....................................................55 Trang 2 IV.1.2 Mô tả thực thể ...................................................................................56 IV.1.3 Mô tả mối kết hợp .............................................................................62 IV.1.4 Mô hình thực thể và mối kết hợp ......................................................69 IV.2 Thiết kế hệ thống ở mức logic ..................................................................... 70 IV.2.1 Chuyển mô hình thực thể kết hợp sang mô hình quan hệ ................ 70 IV.2.2 Lược đồ quan hệ ...............................................................................76 IV.2.3 Các ràng buộc ................................................................................... 77 Chương V : SẢN PHẨM ................................................................................. 88 V.1 Sản phẩm ....................................................................................................... 88 V.1.1 Từ điển dữ liệu ................................................................................... 88 V.1.2 Cơ sở dữ liệu để mô phỏng hệ thống quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ ...................................................................................................................... 91 V.1.3 Diễn giải cơ sở dữ liệu .......................................................................92 KẾT LUẬN .................................................................................................... 101 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................ 102 PHỤ LỤC ...................................................................................................... 103 Trang 3 DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Bảng biểu II.1 : Bảng hệ số lương Bảng biểu II.2 : Bảng tỷ lệ % BHXH Bảng biểu II.3 : Các nghiệp vụ của quy trình tính lưong Bảng biểu II.4 : Diễn giải chi tiết Bảng biểu III.1: Nghiệp vụ quy trình quản lý công nợ Bảng biểu III.2: Quy định của nghiệp vụ quy trình quản lý công nợ Bảng biểu III.3: Nghiệp vụ quy trình quản lý nhập xuất vật tư Bảng biểu III.4: Nghiệp vụ quy trình tính lương và các khoản trích theo lương Bảng biểu III.5: Nghiệp vụ quy trình xuất khẩu Bảng biểu III.6: Quy định của nghiệp vụ quy trình xuất khẩu Bảng biểu III.7: Chức năng nghiệp vụ của giáo viên Bảng biểu III.8: Quy định của chức năng nghiệp vụ giáo viên Bảng biểu III.9: Chức năng nghiệp vụ của sinh viên Bảng biểu III.10: Yêu cầu chức năng hệ thống Bảng biểu III.11: Yêu cầu phi chức năng Bảng biểu IV.1: Từ điển dữ liệu ở mức quan niệm Bảng biểu IV.2: Mô hình quan hệ Bảng biểu IV.3: Lược đồ quan hệ Bảng biểu V.1: Từ điển dữ liệu Trang 4 DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ Biểu đồ II.1 : Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần xuất nhập khẩu Biên Hòa Biểu đồ II.2 : Sơ đồ tổ chức công ty TNHH ChangShin Việt Nam Biểu đồ IV.1: Mô hình thực thể và mối kết hợp Biểu đồ V.1: Cơ sở dữ liệu để mô phỏng hệ thống quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ Trang 5 DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH Hình V.1: Giao diện phân quyền đăng nhập Hình V.2: Giao diện làm việc chính của giáo viên Hình V.3: Form loại quy trình Hình V.4: Form ngạch bậc Hình V.5: Form nhân viên Hình V.6: Form phòng ban Hình V.7: Form vai trò Hình V.8: Thiết lập quy trình công ty Hình V.9: Thêm công ty Hình V.10: Thêm quy trình cho công ty Hình V.11: Thêm công việc Hình V.12: Tạo tình huống Hình V.13: Thêm tình huống Hình V.14: Lập đáp án Hình V.15: Chọn tình huống Hình V.16: Chọn công việc Trang 6 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT UBND : Ủy ban nhân dân TNHH : Trách nhiệm hữu hạn BHXH : Bảo hiểm xã hội BHYT : Bảo hiểm y tế BHTN : Bảo hiểm thất nghiệp KPCD : Kinh phí công đoàn NV- CN : Nhân viên – Công nhân BCCông : Bảng chấm công KL SP : Khối lượng sản phẩm SP : Sản phẩm KTT : Kế toán trưởng BGĐ : Ban giám đốc TBP : Trưởng bộ phận PHC : Phòng hành chánh KTTL : Kế toán tiền lương TQ : Thủ quỷ L/C : Letter of credit NVL : Nguyên vật liệu C/O : Certificate of Origin B/L : Bill of Lading HQ : Hải quan B/L : Packing List EU : European Union SX : Sản xuất CIF : Cost + Insurance + Freight CSDL: Cơ sở dữ liệu QĐ : Quy định CT : Công thức SoMS: Simulation of Management System Trang 7 LỜI NÓI ĐẦU Phương châm “học đi đôi với hành” là một phương châm hàng đầu trong giáo dục và đào tạo, đặc biệt là ở các trường đại học. Hiểu được điều đó lãnh đạo Trường Đại học Lạc Hồng đã đề ra sứ mạng của nhà trường là “đào tạo nhân lực, vườn ươm nhân tài, sinh viên tốt nghiệp làm việc ngay không đào tạo lại”. Để thực hiện được sứ mạng này, ngoài các chính sách hữu dụng khác, nhà trường đã đầu tư đẩy mạnh vốn kiến thức làm việc thực tế cho sinh viên mình ngay trên ghế nhà trường qua các hệ thống mô phỏng thực tế môi trường làm việc trong các doanh nghiệp. Hiện nay, nhà trường đã, đang và sẽ thực hiện các hệ thống mô phỏng các quy trình quản lý kế toán, quản lý doanh nghiệp,... với mục tiêu ban đầu là dành cho đối tượng sử dụng là sinh viên khoa Tài chính-Kế toán và khoa Quản trị. Hệ thống mô phỏng giúp cho sinh viên thay vì phải ra công ty để tìm hiểu các quy trình quản lý trong doanh nghiệp, thì nay chỉ cần ngồi trên máy tính sinh viên đã có thể nắm bắt được các quy trình doanh nghiệp trên thực tế như thế nào, từng quy trình làm công việc gì, làm ra sao… Đây chính là một trong những phương sách để tạo điều kiện cho sinh viên thực hành cũng cố kiến thức lý thuyết của mình. Trên thực tế thì các quy trình này không hề đứng độc lập nhau mà luôn có sự thống nhất với nhau trong hệ thống quản lý doanh nghiệp. Quy trình nối tiếp quy trình, công việc nối tiếp công việc, dữ liệu đầu ra của quy trình này có thể là dữ liệu đầu vào của quy trình khác. Vậy vấn đề đặt ra là làm sao để có thể ghép các chương trình mô phỏng các quy trình lại với nhau? Câu trả lời của chúng tôi là để có thể mô phỏng được cả một hệ thống quản lý doanh nghiệp trong đó có nhiều quy trình thì trước tiên cần phải có một cơ sở dữ liệu để quản lý hệ thống doanh nghiệp, cùng các quy trình đó. Câu trả lời này chính là lý do để chúng tôi thực hiện đề tài “xây dựng cơ sở dữ liệu cho ứng dụng mô phỏng hệ thống quản lý doanh nghiệp”. Trang 8 Chương I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN Ngày nay xã hội ngày càng phát triển, công nghệ thông tin đóng vai trò vô cùng quan trọng, giúp con người làm việc với mức độ chính xác, quản lý và tổ chức công việc đạt hiệu quả cao. Nhịp độ phát triển công nghệ thông đang là một vấn đề rất được các ngành khoa học, giáo dục, kinh tế …..quan tâm, tuy nhiên việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực làm sao để đạt được một cách có hiệu quả. Bên cạnh đó, ở các trường đại học, đặc biệt là trường đại học Lạc Hồng, khoa Kế toán – Tài chính là khoa có số lượng sinh viên đăng kí học chiếm tỉ lệ cao. Hằng năm số lượng sinh viên tốt nghiệp khoa Tài chính – Kế toán rất đông, cung nhiều hơn cầu, làm sao để tân cử nhân sau khi ra trường không bở ngỡ trước môi trường làm việc thực tế, đáp ứng được yêu cầu của các nhà doanh nghiệp. Hiểu được điều đó, lãnh đạo trường Đại học Lạc Hồng đã đưa ra ý kiến về sự phối hợp giữa khoa Kế Toán –Tài Chính, khoa Quản Trị và khoa Công Nghệ Thông Tin để tạo ra sản phẩm là chương trình mô phỏng các quy trình trong doanh nghiệp trên máy vi tính. Từ khóa 20082009, khoa Công nghệ thông tin đã nghiên cứu để mô phỏng các quy trình kế toán, tuy nhiên các quy trình được tạo ra còn mang tính riêng lẻ và chưa thống nhất với nhau về dữ liệu. Nhiệm vụ của chúng tôi năm nay là nghiên cứu để thiết kế cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc mô phỏng các quy trình. Mục tiêu mà đề tài hướng tới là “Xây dựng cơ sở dữ liệu cho ứng dụng mô phỏng hệ thống quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL”. Cơ sở dữ liệu SoMS (Simulation of Management System – hệ thống mô phỏng quản lý doanh nghiệp) lưu trữ dữ liệu như một ngân hàng dữ liệu chung mà bất kì quy trình nào trong doanh nghiệp cũng có những thông tin chung này. Ngoài ra cơ sở dữ liệu SoMS đáp ứng được các tính năng cần thiết để xây dựng chương trình mô phỏng hệ thống quản lý doanh nghiệp: có khả năng tích hợp dữ liệu của nhiều quy trình trong doanh nghiệp, quản lý tình huống giáo viên đưa ra cho sinh viên thực hành, quản lý đáp án tình huống, quản lý kết quả làm bài và dấu vết làm bài của sinh viên. I.1 Tình hình nghiên cứu Trong quá trình khảo sát về đề tài mô phỏng quy trình kế toán, chúng tôi thấy có các dự án liên quan đến vấn đề mà chúng tôi đang nghiên cứu như sau: - ERP Database [10] - Enterprise Resource Planning Database (Cơ sở dữ liệu quản lý nguồn lực doanh nghiệp), là cơ sở dữ liệu thống nhất, cho phép tích hợp nhiều quy trình trong các doanh nghiệp vào quản lý và có thể ứng dụng linh hoạt cho nhiều doanh nghệp khác nhau. Hiện nay đã có rất nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam triển khai giải pháp ERP. ERP Database giúp tăng cường hiệu quả của quy trình doanh nghiệp, và giúp phối hợp với hoạt động của các ngành khác nhau. Nói tóm lại ERP Database là một cơ sở dữ liệu ứng dụng được cho nhiều doanh nghiệp khác nhau để nâng cao hiệu quả kinh doanh, ERP có khả năng tích hợp nhiều quy trình trong nghiệp để quản lý. - Ngay chính trong trường Đại học Lạc Hồng, trong khoá nghiên cứu khoa học sinh viên lần thứ 13, các bạn sinh viên cũng đã xây dựng một số cơ sở dữ liệu Trang 9 phục vụ cho việc mô phỏng các quy trình kế toán. Cụ thể là cơ sở dữ liệu ứng dụng cho việc mô phỏng các quy trình: ™ Quy trình nhập xuất nguyên vật liệu ™ Quy trình quản lý công nợ ™ Quy trình tính lương và các khoản trích theo lương ™ Quy trình tạm ứng và quyết toán tạm ứng ™ Quy trình lập phiếu thu chi tiền mặt ™ Quy trình lập báo cáo thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ Nhận xét: ERP Database là cơ sở dữ liệu có thể ứng dụng được cho nhiều doanh nghiệp, tích hợp được nhiều quy trình quản lý trong doanh nghiệp. ERP Database giải quyết được vấn đề lưu trữ thông tin cả một hệ thống quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều quy trình. Tuy nhiên ERP Database chỉ quản lý thông tin về doanh nghiệp mà không phục vụ cho việc mô phỏng các quy trình trong doanh nghiệp. Với các cơ sở dữ liệu đã được xây dựng để mô phỏng cho các quy trình trong trường Đại học Lạc Hồng thì giải quyết được vấn đề lưu trữ thông tin để mô phỏng quy trình doanh nghiệp. Tuy nhiên mỗi cơ sở dữ liệu chỉ đáp ứng được vấn đề mô phỏng cho một quy trình. Không thể ghép các cơ sở dữ liệu này lại để mô phỏng cho nhiều quy trình trong doanh nghiệp. Vậy làm sao để có thể quản lý hết được dữ liệu để có thể mô phỏng cả một hệ thống quản lý doanh nghiệp như vậy? Câu trả lời là cần có một cơ sở dữ liệu quản lý tất cả các dữ liệu chung của hệ thống quản lý doanh nghiệp và cho phép tích hợp nhiều quy trình vào để quản lý. Chính vì vậy, việc xây dựng cơ sở dữ liệu cho ứng dụng mô phỏng hệ thống quản lý doanh nghiệp là điều cần thiết. I.2 Mục tiêu đề tài Xây dựng cơ sở dữ liệu cho ứng dụng mô phỏng hệ thống quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL. Xây dựng cơ sở dữ liệu trên nền hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL để đưa thêm quy trình trong doanh nghiệp vào mà không làm mất dữ liệu của một quy trình khác. Cơ sở dữ liệu sau khi xây dựng là nền tảng để xây dựng các chương trình mô phỏng các quy trình của doanh nghiệp vừa và nhỏ. Dữ liệu để mô phỏng cho các quy trình đều được lưu trữ trên cùng một cơ sở dữ liệu nên việc lấy dữ liệu đầu ra của một quy trình làm dữ liệu đầu vào cho quy trình khác là hoàn toàn hợp lý. Điều này giúp cho việc sinh viên khi thực hành sẽ hiểu rõ hơn không chỉ một quy trình nào đó trong công ty mà còn hiểu được mối quan hệ giữa các quy trình đó. I.3 Nội dung đề tài thực hiện Tiếp tục kế thừa những kết quả đã phân tích được từ các mô phỏng quy trình khoá 2008 – 2009. Để các module mô phỏng quy trình có thể kết nối lại được với nhau thì cần có một nền tảng chung để tất cả các module cùng phát triển trên nền tảng đó. Do vậy việc phân tích ra các điểm chung và quản lý dữ liệu của các điểm chung là một nhu cầu cần thiết. Để đáp ứng nhu cầu ghép nối các module lại thì chúng tôi quyết Trang 10 định thực hiện đề tài “Xây dựng cơ sở dữ liệu cho ứng dụng mô phỏng hệ thống quản lý doanh nghiệp”. Nội dung thực hiện đề tài bao gồm: - Mô tả một số quy trình trong công ty, doanh nghiệp. Việc mô tả chi tiết một số quy trình trong công ty doanh nghiệp để có thể hiểu thấu đáo được chi tiết của một quy trình nhỏ thì sẽ như thế nào. - Phân tích điểm chung giữa các quy trình. Sau khi phân tích từng quy trình riêng lẻ thì tìm ra điểm chung của các quy trình để có hướng xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý được tất cả các điểm chung đó. Việc quản lý được điểm chung của quy trình sẽ cho ta một hệ thống tổng quát quản lý các quy trình. - Phân tích cơ sở dữ liệu cho từng quy trình riêng lẻ: phân tích cơ sở dữ liệu cho từng quy trình riêng lẻ giúp cho việc tìm dữ liệu chung tốt hơn - Phân tích tất cả các điểm chung của các quy trình. Tập hợp danh sách tất cả các điểm chung của quy trình lại. - Xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý được tất cả các mô phỏng quy trình. Dựa vào danh sách các điểm chung để phân nhóm những đối tượng cần quản lý và mối quan hệ giữa các đối tượng đó. Từ đó có cơ sở để xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc mô phỏng hệ thống quản lý các doanh nghiệp vừa và nhỏ. I.4 Phạm vi nghiên cứu Thời gian: Đề tài được thực hiện từ ngày 20/03/2010 đến hết ngày 22/05/2010 Không gian: Khảo sát ở hai công ty khác nhau để tìm hiểu về hệ thống tổ chức trong doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đó là công ty cổ phần xuất nhập khẩu Biên Hòa và Công ty TNHH ChangShin Việt Nam. Nguồn tài liệu: Các website trình bày về quy trình lương, quy trình công nợ, quy trình vật tư và quy trình xuất khẩu. Các đề tài nghiên cứu khoa học về vấn đề mô phỏng các quy trình kế toán trong khóa nghiên cứu khoa học sinh viên lần thứ 13. Người cộng tác: Đề tài được thực hiện dưới sự giám sát của giáo viên hướng dẫn cùng các thầy cô trong khoa Công nghệ thông tin và sự hướng dẫn về mặt chuyên môn kế toán của các thầy cô bên khoa Kế toán – tài chính. Ngoài ra trong quá trình thực hiện đề tài còn có sự giúp đỡ của các thành viên đã tham gia nghiên cứu khoa học sinh viên lần 13. I.5 Sơ lược cấu trúc đề tài Chương I: Trình bày tình hình nghiên cứu, triển khai trong và ngoài nước mà có liên quan đến nội dung nghiên cứu đề tài đang thực hiện. Từ đó rút ra nhận định những nội dung chưa được đề cập đến. Trên cơ sở những nội dung chưa được đề cập đến thì đề tài đưa ra nội dung để thực hiện nội dung chưa được đề cập đến đó. Chương II: Trình bày những kiến thức về quản lý doanh nghiệp: • Tìm hiểu tổ chức của 2 doanh nghiệp thuộc loại hình doanh nghiệp khác nhau. • Tìm hiểu hiện trạng nghiệp vụ của một số quy trình trong doanh nghiệp. Trang 11 Trên cơ sở những vấn đề đã tìm hiểu được đưa ra những khái niệm tổng quát về mô hình công ty, quy trình. Từ đó mới có được hướng xây dựng cơ sở dữ liệu làm sao để có thể mô phỏng được hệ thống quản lý cho công ty cỡ vừa. Nêu lên những lựa chọn về tin học : ngôn ngữ lập trình, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, các phầm mềm để hiện thực hoá đề tài. Chương III: Dựa trên cơ sở lý thuyết đã tìm hiểu được ở chương II để phân tích những yêu cầu mà hệ thống cần đạt được, yêu cầu chức năng nghiệp vụ, yêu cầu chức năng hệ thống, các yêu cầu phi chức năng. Chương IV: Sau khi xác định yêu cầu ở chương III thì xây dựng hệ thống ở mức quan niệm. Cụ thể là xây dựng mô hình thực thể kết hợp để thấy rõ được các đối tượng cần quản lý theo yêu cầu và mối quan hệ giữa các đối tượng đó. Chương V: Sản phẩm cuối cùng nhận được là cơ sở dữ liệu cho ứng dụng mô phỏng hệ thống quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phân tích và mô tả về sản phẩm. Kết luận: Nêu lên những nhận xét về đề tài, đồng thời liệt kê những vấn đề đã giải quyết được, những vấn đề chưa giải quyết được. Đối với những vấn đề chưa giải quyết được thì đưa ra hướng giải quyết ra sao. Cuối cùng là đưa ra kết luận về đề tài. Trang 12 Chương II: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CÔNG NGHỆ SỬ DỤNG II.1 Phương pháp nghiên cứu a. Quan sát thực tế: có rất nhiều phương pháp điều tra để lấy thông tin như phương pháp phỏng vấn, phương pháp dùng bảng câu hỏi, phương pháp nghiên cứu tài liệu và phương pháp quan sát thực tế…. Chúng tôi chọn phương pháp quan sát thực tế để tìm hiểu tổ chức của hai công ty khác nhau: công ty TNHH Changshin và công ty cổ phần xuất nhập khẩu Biên Hoà. Với phương pháp này chúng tôi trực tiếp xem xét việc làm thực tế trong tổ chức, việc luân chuyển thông tin trong tổ chức, nhằm thu thập chính xác cách thức và quy trình làm việc thực tế của hệ thống. Sơ đồ tổ chức được thể hiện bằng hình vẽ theo cấu trúc phân cấp quản lý gồm các phòng ban trong tổ chức. Qua đó, ta có thể hình dung được hoạt động chung của toàn đơn vị cũng như sự phối hợp hoạt động giữa các phòng ban với nhau. b) Nghiên cứu tài liệu: Tài liệu được dùng để nghiên cứu ở đây là các luận văn nghiên cứu khoa học từ các đề tài xây dựng chương trình mô phỏng các quy trình kế toán của khoá trước, đồng thời tìm hiểu thêm nguồn thông tin trên internet. Đây là phương pháp để có những thông tin quan trọng, nhất là những thông tin có tính pháp lý. Đề tài tìm hiểu 4 quy trình sau: o Quy trình tính lương và các khoản trích theo lương [1], [4] o Quy trình quản lý công nợ [2], [5], [6] o Quy trình nhập xuất nguyên vật liệu. [3] [7] o Quy trình xuất khẩu. [8] [9] c) Mô hình thực thể kết hợp: mô hình thực thể kết hợp là cách tiếp cận chính để mô hình hoá dữ liệu ý niệm (conceptual data modeling) nhằm biểu diễn cấu trúc và các ràng buộc của cơ sở dữ liệu. Áp dụng các nguyên tắc xây dựng mô hình thực thể kết hợp để xây dựng mô hình thực thể và mối kết hợp như: liệt kê các thuộc tính cần quản lý, gom nhóm các thuộc tính cần quản lý thành từng đối tượng nhỏ, xây dựng mô hình thực thể kết hợp dựa vào các đối tượng đã phân nhóm và mối quan hệ giữa chúng. d) Lược đồ quan hệ: là một tập hợp các quan hệ, được xây dựng dựa vào mô hình thực thể kết hợp, là nền tảng để xây dựng cơ sở dữ liệu ở mức vật lý. Áp dụng các phương pháp chuyển đổi từ mô hình thực thể kết hợp sang lược đồ quan hệ để xây dựng lược đồ quan hệ. e) Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL: SQL Server là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu sử dụng Transact-SQL để trao đổi dữ liệu giữa Client computer và SQL Server computer. SQL Server được tối ưu để có thể chạy trên môi trường cơ sở dữ liệu rất lớn (Very Large Database Environment) lên đến Tera-Byte và có thể phục vụ cùng lúc cho hàng ngàn user. SQL Server phiên bản 2005 trở về sau có thể kết hợp với các server khác như Microsoft Internet Information Server (IIS), E-Commerce Server, Proxy Server....Chính vì những điểm mạnh đó, trong đề tài này, chúng tôi quyết định chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server để xây Trang 13 dựng và quản lý cơ sở dữ liệu cho ứng dụng mô phỏng hệ thống quản lý doanh nghiệp. Từ lược đồ quan hệ, sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL để xây dựng cơ sở dữ liệu. Dưới đây là mô hình cơ sở dữ liệu cho ứng dụng mô phỏng hệ thống quản lý doanh nghiệp. f) Transact-SQL: đưa thử quy trình lương, quy trình xuất khẩu vào, và dùng các câu lệnh Transact-SQL, các thủ tục, hàm trong SQL để kiểm tra cơ sở dữ liệu có thể tương thích nhiều quy trình khác nhau. II.2 Kiến thức về quản lý doanh nghiệp II.2.1 Khảo sát hiện trạng tổ chức a) Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Biên Hòa a.1 Giới thiệu đôi nét về công ty Công ty xuất nhập khẩu Biên Hòa được thành lập ngày 17/12/1983 theo quyết định số 2265/QĐ.UBT của UBND tỉnh Đồng Nai, trực thuộc UBND TP Biên Hòa, với tên gọi là công ty cung ứng hàng hóa xuất khẩu TP Biên Hòa. Tháng 7/1988, để phù hợp với sự phát triển công ty. UBND tỉnh Đồng Nai ban hành quyết định số 955/QĐ.UBT ngày 21/07/1988 đổi tên là công ty Thủ công Mỹ nghệ xuất khẩu TP Biên Hòa, trực thuộc UBND TP Biên Hòa. Tháng 3/1990, UBND tỉnh Đồng Nai có quyết định số 351/QĐ.UBT đổi tên thành Liên hiệp sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu TP Biên Hòa. Năm 1992 UBND tỉnh Đồng Nai ban hành quyết định số 1096/QĐ.UBT ngày 26/08/1992 thành lập danh nghiệp nhà nước _Công ty xuất nhập khẩu Biên Hòa. Ngày 20/09/2005 chuyển đổi doanh nghiệp nhà nước thành Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Biên Hòa theo quyết định số 3245/QĐ.UBND tỉnh Đồng Nai và được duy trì hoạt động cho đến nay. a.2 Sơ đồ tổ chức Biểu đồ II.1 : Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần xuất nhập khẩu Biên Hòa Giám đốc công ty Phó Giám đốc Phòng Tổ chức Hành chánh Phòng Kế toán Tài vụ Phòng Kế hoạch Kinh doanh Phòng Nhiên liệu Cửa hàng thương mại Tổng hợp Trang 14 a.3 Chức năng từng phòng,bộ phận trong công ty Phòng giám đốc: giám đốc là người đứng đầu công ty, điều hành và quyết định mọi hoạt động công ty. Phòng phó giám đốc: phó giám đốc là người quản lý chính cửa hàng thương mại Tổng hợp, điều hành các hoạt động công ty, quyết định và xử lý mọi việc khi giám đốc vắng mặt. Phòng tổ chức hành chánh: quản lý nhân sự và tiền lương của nhân viên, tham mưu ban giám đốc trong việc tổ chức hội nghị của công ty, phát triển tổ chức, quản lý văn phòng phẩm và máy móc thiết bị. Tiếp nhận xử lý, quản lý và tổ chức lưu trữ công văn đi, đến theo đúng quy trình. Kiểm tra về thể thức trình bày và nội dung các văn bản ban hành trước khi cấp số và đóng dấu; Theo dõi, giám sát, phát hiện và kịp thời thực hiện biện pháp chấn chỉnh các sai sót trong thủ tục hành chính trong công ty. Quản lý và sử dụng con dấu của công ty theo quy định của Nhà nước. Phòng kế toán tài vụ: Cung cấp đầy đủ, toàn diện và chính xác số liệu để giúp ban Giám đốc ra các quyết định chỉ đạo, quản lý , điều hành phù hợp.Tổ chức lập dự toán thu, chi trong phạm vi ngân quỷ quản lý. Tổ chức thực hiện dự toán thu, chi ngân quỷ được giao, nộp đầy đủ đúng hạn các khoản phải nộp ngân sách theo quy định của pháp luật. Chi đúng đối tượng, đúng mục đích và tiết kiệm. Quản lý sử dụng tài sản của công ty theo đúng chế độ quy định. Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện thu, chi đối với các đơn vị trực thuộc - Chấp hành đúng các quy định của pháp luật về kế toán, thống kê, báo cáo, quyết toán ngân sách và công khai ngân sách theo quy định của pháp luật, duyệt quyết toán đối với các đơn vị trực thuộc( như cửa hàng thương mại, bộ phận nhiên liệu…) Phòng kế hoạch kinh doanh: Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn của công ty. Trên cơ sở kế hoạch của các phòng, của các đơn vị thành viên tổng hợp và xây dựng kế hoạch tổng thể của công ty. Tham khảo ý kiến của các phòng có liên quan để phân bổ kế hoạch kinh doanh, kế hoạch dự trữ hàng, kế hoạch nhập, xuất hàng và các kế hoạch khác của công ty trình Giám đốc. Dự báo thường xuyên về cung cầu, giá cả hàng hoá trên thị trường trong phạm vi toàn quốc nhằm phục vụ cho quá trình kinh doanh của công ty. Cân đối lượng hàng hoá và có kế hoạch điều hoà hợp lý. Bảo đảm bí mật các thông tin kinh tế đối với những người không có trách nhiệm để tránh thiệt hại cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Cửa hàng thương mại tổng hợp: Dự báo thường xuyên về cung cầu, giá cả hàng hoá trên thị trường trong phạm vi toàn quốc nhằm phục vụ cho quá trình kinh doanh của công ty,lên kế hoạch đặt hàng và dự toán chi phi đặt hàng. b) Công ty TNHH ChangShin Việt Nam b.1 Giới thiệu đôi nét về công ty Công ty TNHH ChangShin Việt Nam là một doanh nghiệp có 100% vốn đầu tư nước ngoài,được thành lập và chính thức đi vào hoạt động ngày 05/06/1995 theo quyết định số 938/GP ngày 08/08/1994 của uỷ ban hợp tác và đầu tư. Công ty toạ lạc tại địa bàn xã Thạnh Phú, huyện Vĩnh Cửu, tỉnh Đồng Nai, cách trung tâm thành phố Biên Hoà khoảng 15 km.Với đội ngũ 20.500 công nhân viên chuyên gia công giày thể thao mang nhãn hiệu NIKE. Trong quá trình hoạt động, công ty đã nghiêm túc chấp hành các quy định của pháp luật Việt Nam về quy định giấy phép đầu tư.Sau gần hai tháng Trang 15 hoạt động, công ty được uỷ ban hợp tác và đầu tư chuẩn y về việc tăng vốn đầu tư và vốn pháp định theo số 938/GPDC1 ngày 19/09/1995 Tóm tắt thông tin cơ bản: Tên gọi: công ty TNHH ChangShin Việt Nam Địa chỉ: xã Thạnh Phú,huyện Vĩnh Cửu,tỉnh Đồng Nai Số điện thoại:0613.865.201 Chính thức đi vào hoạt động:05/06/1995 Tổng số vốn đầu tư:25.000.000 USD Tổn diện tích:34 ha (diện tích nhà xưởng 21 ha,công viên 7ha,sân trống và đường đi 6ha) b.2 Sơ đồ tổ chức Biểu đồ II.2 : Sơ đồ tổ chức công ty TNHH ChangShin Việt Nam Trang 16 Trang 17 b.3 Chức năng từng phòng,bộ phận trong công ty Gồm tất cả 20 phòng ban và bộ phận sản xuất: IT,BU (phòng giao dịch khách hàng),CR (phòng chịu trách nhiệm về môi trường và an toàn trong lao động),Develop (phòng thiết kế giày mẫu),Acconting-Finance-Tax, HRM (phòng nhân sự),IE (phòng tính toán về định mức nhân lực),JIT (phòng kế hoạch và phân bổ người),LAB(phòng chịu trách nhiệm về hoá chất),NITC (xưởng huấn luyện mô hình doanh nghiệp mẫu theo LEAN),NOS( phòng hỗ trợ cải tiến các quy trình sản xuất),Material (phòng mua và chịu trách nhiệm nguyên vật liệu sản xuất cho toàn công ty),QA (phòng đảm bảo chất lượng giày của toàn công ty),CQM(phòng kiểm soát chất lượng theo từng category tương ứng với category của NIKE), Trading (phòng xuất khẩu), Maintenance (phòng bảo trì),Factory #1,2,3,4 (bốn xưởng sản xuất lớn) Chức năng: Phòng IT: quản lý tất cả tài nguyên máy tính bao gồm phần cứng, phần mềm và hệ thống mạng LAN trong nội bộ công ty. Phòng Account : phòng kế toán của công ty Phòng BU: quản lý thông tin về các chuyến tham quan của khách hàng đến công ty và chia sẻ các nhận xét của khách hàng về công ty Phòng CR: quản lý việc bảo vệ môi trường (xử lí chất thải của công ty), môi trường làm việc tốt cho công nhân viên, an toàn lao động và các hoạt động an ninh trong toàn nhà máy. Phòng Develop: quản lý việc thiết kế giày mẫu cho những mã giày sẽ được sản xuất trong công ty, từ đó đưa ra tiêu chuẩn quy trình thực hiện mã giày đó. Phòng Finance: phòng tài chính của công ty Phòng HRM: quản lý việc tuyển dụng và sử dụng nhân sự trong công ty. Quản lý chấm công và chi trả lương cho công nhân viên trong công ty. Phòng IE: quản lý về định mức nhân lực của từng xưởng sản xuất theo từng mã giày. Phòng JIT: quản lý kế hoạch của công ty và phân chia kế hoạch cho từng xưởng sản xuất nhỏ, từ đó bố trí nhân sự hợp lý cho từng xưởng. Phòng LAB: quản lý việc sử dụng hoá chất cho từng mã giày và độ bền của giày theo tiêu chuẩn của NIKE. Xưởng NITC: xưởng huấn luyện mô hình doanh nghiệp mẫu theo Lean cho tất cả các công ty khác trên thế giới). Phòng NOS: chịu trách nhiệm về việc huấn luyện tình thần làm việc theo Lean và cải tiến các hiện trạng sản xuất nhằm loại bỏ lãng phí. Phòng Material: quản lý việc nhập các loại vật liệu và đáp ứng kịp thời cho từng xưởng sản xuất theo từng mã giày khác nhau. Phòng QA: quản lý chất lượng cho toàn bộ công ty trước khi xuất giày đến NIKE Trang 18 Phòng CQM: kết hợp với phòng QA để đảm bảo chất lượng cho từng category của từng xưởng sản xuất trong nội bộ nhà máy. Phòng Tax: quản lý thuế của công ty Phòng Trading: quản lý việc xuất khẩu giày cho khách hàng. Xưởng Lamination: xưởng cán vật liệu cho các mã hàng có yêu cầu cán các loại vật liệu đệm. Xưởng Embroidery: xưởng thêu cho các mã hàng có yêu cầu thêu trang trí các chi tiết của giày. Phòng Maintenance: phòng bảo trì chịu trách nhiệm cung cấp, sửa chữa và bảo quản tất cả cscs loại máy phục vụ cho các xưởng sản xuất. Factory #1,2,3,4: Bốn xưởng sản xuất lớn của công ty. II.2.2 Khảo sát hiện trạng nghiệp vụ a) Quy trình quản lý công nợ a.1 Khái niệm quản lý công nợ Quản lý công nợ là quá trình thu thập, xử lý thông tin về các khoản nợ của công ty với các đối tác liên quan. Đồng thời theo dõi nợ đối với từng khách hàng, phân loại, xử lý bù trừ nợ và lập các sổ sách báo cáo.[2] Quản lý công nợ gồm 2 phần là kế toán theo dõi các khoản phải thu và kế toán theo dõi các khoản phải trả : - Kế toán theo dõi các khoản phải thu là phần hành theo dõi tất cả các khoản nợ phải thu của khách hàng từ việc bán thành phẩm, vật tư, nguyên liệu, tài sản cố định đến phải thu tiền phí các dịch vụ khác. [2] Nhiệm vụ của kế toán công nợ phải thu là tính toán, ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng: số nợ phải thu, số nợ đã thu và số nợ còn phải thu; có biện pháp tích cực thu hồi các khoản nợ phải thu để nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn vốn; Kiểm tra giám sát chặt chẽ việc chấp hành chế độ quy định về các khoản nợ phải thu.[6] - Kế toán theo dõi các khoản phải trả là phần hành theo dõi tất cả các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp từ việc mua nguyên liệu, vật tư, tài sản cố định đến các khoản phải trả phí dịch vụ khác.[2] Nhiệm vụ của kế toán công nợ phải trả là kiểm tra giám sát chặt chẽ việc chấp hành kỷ luật tài chính tín dụng đối với ngân hàng; kỷ luật thu nộp các khoản thanh toán của doanh nghiệp đối với các cơ quan tổ chức (cơ quan thuế, kho bạc nhà nước, cơ quan bảo hiểm xã hội…..) [6] a.2 Các nghiệp vụ trong quy trình quản lý công nợ [2] Nhận biết hợp đồng : Khi phát sinh các hợp đồng, các hợp đồng sẽ được gửi đến bộ phận kế toán công nợ. Dựa vào nội dung trên hợp đồng để xác định hợp đồng này là hợp đồng mua hàng hay hợp đồng bán hàng. Trang 19 Tìm hóa đơn : Khi các hợp đồng mà giao dịch đã diễn ra thì sẽ phát sinh các hóa đơn. Tùy theo đó là hợp đồng mua hàng hay hợp đồng bán hàng và số lần lập hóa đơn mà sẽ phát sinh tương ứng số lượng và loại hóa đơn là hóa đơn đầu vào hay hóa đơn đầu ra. Dựa vào nội dung trên hóa đơn mà xác định hóa đơn đó thuộc hợp đồng nào. Lập sổ chi tiết công nợ: Sau khi bộ phận kế toán công nợ đã có các hóa đơn và sắp xếp hóa đơn theo đúng hợp đồng thì bộ phận kế toán công nợ phải lập sổ chi tiết công nợ phải thu và phải trả cho từng khách hàng xuất hiện trong các hợp đồng. Lập kế hoạch thu chi: Khi nhận được yêu cầu từ cấp trên bộ phận kế toán công nợ sẽ lập kế hoạch thu chi. Dựa vào nội dung trên hợp đồng, hóa đơn và các sổ chi tiết công nợ vừa lập mà bộ phận kế toán công nợ sẽ lập kế hoạch thu chi. Trình kế hoạch thu chi cho ban lãnh đạo: Khi lập xong kế hoạch thu chi nhân viên phải đem các kế hoạch đó cho kế toán trưởng kiểm tra rồi sau đó trình cho Giám đốc ký duyệt. Thu thập chứng từ: Khi các khách hàng trả tiền cho mình hoặc là mình đã chi cho khách hàng thì sẽ xuất hiện các chứng từ mới phát sinh. Kế toán công nợ phải đến bộ phận kế toán thu chi để thu thập các chứng từ liên quan đến việc theo dõi công nợ. Cập nhật sổ chi tiết công nợ: Sau khi đã có các chứng từ mới phát sinh bộ phận kế toán công nợ phải cập nhật các số liệu vào sổ chi tiết công nợ của mỗi khách hàng. Lập báo cáo công nợ phải thu và báo cáo công nợ phải trả: Đến cuối tháng bộ phận kế toán công nợ phải lập các báo cáo nợ phải thu và công nợ phải trả dựa vào nội dung của các sổ chi tiết công nợ đã cập nhật. Trình báo cáo cho ban lãnh đạo: Khi lập xong các báo cáo nhân viên phải đem báo cáo đó cho kế toán trưởng kiểm tra rồi sau đó trình cho Giám đốc ký duyệt. Chuyển các báo cáo cho bộ phận kế toán thanh toán. b) Quy trình quản lý nhập xuất vật tư b.1 Khái niệm quản lý nhập xuất vật tư Nguyên vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh phải được phản ánh chính xác, đầy đủ và kịp thời. Đặc biệt phải sử dụng hiệu quả, tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhằm mang lại lợi ích cho nhà sản xuất tạo ra nhiều sản phẩm hơn, hạ giá thành đơn vị của từng loại sản phẩm có tính cạnh tranh cao trên thị trường và giúp cho doanh nghiệp thu được lợi nhuậm cao nhất. [7] Quy trình nhập xuất vật tư là quy trình quản lý việc mua các vật tư đầu vào và cung cấp cho xưởng.Quản lý vật tư được thực hiện chính bởi bộ phận kho với sự giám sát của bộ phận kế toán vật tư.Có thể chia việc quản lý nhập xuất vật tư trong công ty thành 3 phần :[3] Quản lý nhập vật tư: hoạt động chính của quy trình này là liên lạc với các nhà cung cấp để mua các loại vật tư phù hợp với các chủng loại mã hàng đang sản xuất, ngoài ra phải đảm bảo được chất lượng vật tư nhập vào, tránh tình trạng làm hàng hư do vật tư gây ra. Trang 20 Quản lý xuất vật tư: hoạt động chính của quy trình này là quản lý việc xuất vật tư từ kho xuống các xưởng sản xuất, phải đảm bảo xưởng phải luôn có đủ vật tư để sản xuất mà không xảy ra tình trạng sản xuất không đủ kê hoạch vì thiếu vật tư hoặc vật tư được cung cấp quá dư thừa cho các xưởng dẫn đên chi phí vật tư cao. Quản lý thông tin kho: hoạt động chính của quy trình này là kiểm soát các thông tin trong kho bao gồm thông tin nhập kho, thông tin xuất kho, thông tin xuất kho, thông tin tồn vật tư trong kho, bảng tổng hợp vật tư trong kho. Quy trình nhập xuất vật tư là quy trình quan trọng trong mô hình sản xuất của một doanh nghiệp. Việc quản lý quy trình nhập xuất vật tư không tốt sẽ dẫn đến xưởng sẽ không thể đáp ứng kịp tiến độ sản xuất cho khách hàng. b.2 Các nghiệp vụ trong quy trình nhập xuất vật tư b.2.1 Quản lý nhập vật tư Lập phiếu đề nghị mua vật tư: Phòng kế hoạch căn cứ đơn đặt hàng của khách hàng, căn cứ kế hoạch sản xuất để lập phiếu đề nghị mua vật tư và chuyển cho ban giám đốc phê duyệt và gởi cho phòng mua hàng. Lập đơn đặt hàng (hợp đồng): Phòng mua hàng căn cứ theo phiếu đề nghị mua vật tư của phòng kế hoạch và tiến hành chọn nhà cung cấp,ký kết hợp đồng hoặc đơn đặt hàng và gửi cho tổng giám đốc phê duyệt và gởi lại cho nhà cung cấp, bộ phận kế toán vật tư,bộ phận QC. Giao hoá đơn: Nhà cung cấp giao hàng đúng như đơn đặt hàng và gửi hoá đơn cho phòng mua hàng, và phiếu giao hàng cho kho. Lập biên bản kiểm tra chất lượng: Bộ phận QC đến kho để kiểm tra chất lượng trước khi nhập kho và lập biên bản kiểm tra chất lượng.Kho kí xác nhận vào phiếu giao hàng. Lập phiếu nhập kho: Kho nhập kho,sau đó tổng hợp tất cả chứng từ (biên bản kiểm tra chất lượng,phiếu giao hàng của nhà cung cấp) để chuyển cho phòng kế toán. Phòng mua hàng chuyển hoá đơn cho phòng kế toán. Phòng kế toán dựa vào các chứng từ đó và lập phiếu nhập kho. b.2.2 Quản lý xuất vật tư Lập phiếu yêu cầu xuất vật tư: Căn cứ vào tình hình sản xuất của xưởng, ban quản đốc xưởng lập phiếu yêu cầu xuất vật tư và gửi cho phòng kế hoạch. Lập phiếu xuất kho: Phòng kế hoạch xem xét phiếu yêu cầu và gửi bảng ký duyệt cho bộ phận kế toán vật tư để quản lý thông tin vật tư xuất. Kế toán vật tư gửi phiếu yêu cầu xuất vật tư đã được duyệt cho kho để kho xuất vật tư cho xưởng. Sau khi xuất, kho gởi lại phiếu yêu cầu xuất vật tư và phiếu giao nhận vật tư cho kế toán vật tư để làm phiếu xuất kho. b.2.3 Quản lý thông tin kho