Tài liệu Xây dựng chương trình quản lý nhập xuất vật tư tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng tiền phong

  • Số trang: 105 |
  • Loại file: DOC |
  • Lượt xem: 12 |
  • Lượt tải: 0
hoangtuavartar

Tham gia: 05/08/2015

Mô tả:

Đồ Án Tốt Nghiệp Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế PHẦN MỞ ĐẦU I. Lý do chọn đề tài: Ngày nay, khoa học kỹ thuật đang có những bước tiến vượt bậc nhằm đáp ứng với sự phát triển của nền kinh tế - xã hội. Trong doanh nghiệp, các công tác nghiệp vụ đã không còn được xử lý bằng những phương pháp thủ công mà đang ngày càng được tin học hóa đến mức tối đa có thể. Với khối lượng thông tin cần xử lý nhiều và phức tạp lại đòi hỏi phải nhanh chóng, kịp thời thì việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý là vô cùng cần thiết đặc biệt là đối với những yếu tố sản xuất có khối lượng lớn, nhiều chủng loại. Qua quá trình thực tập tại công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng Tiền Phong, em nhận thấy công ty có khối lượng nhập - xuất vật tư lớn, diễn ra thường xuyên và liên tục nhằm phục vụ cho các công trình xây dựng. Nếu công tác quản lý vật tư không tốt hoặc bị gián đoạn sẽ ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động kinh doanh của công ty từ đó dẫn tới doanh thu và cả uy tín của công ty bị giảm sút. Chính vì vậy, một chương trình quản lý nhập - xuất vật tư là rất cần thiết với công ty. Ứng dụng tin học vào quản lý vật tư tại công ty cần ngày càng được hoàn thiện. Dựa trên những lý do đã trình bày ở trên em đã chọn đề tài: “Xây dựng chương trình quản lý nhập-xuất vật tư tại công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng Tiền Phong” làm đề tài cho đồ án tốt nghiệp của mình. II. Mục đích của đề tài: - Chương trình được người sử dụng chấp nhận. - Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng, phục vụ tốt quá trình quản lý nhập-xuất vật tư. - Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con người nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý. - Hỗ trợ cho nhân viên kế toán và thủ kho trong việc quản lý nhập-xuất vật tư của Doanh nghiệp. SV: Phùng Thị Phương Dung Lớp: CQ44/41.02 Đồ Án Tốt Nghiệp Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế - Góp phần tạo điều kiện cho công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí do giảm bớt nhân công, giảm sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý nhập-xuất vật tư. III. Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Việc xây dựng chương trình nhằm phục vụ cho công tác quản lý vật tư tại công ty một cách tốt nhất cả về khối lượng và giá trị, giúp cho kế toán vật tư và thủ kho kiểm soát được tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư. Dựa trên số liệu quản lý được chương trình đưa ra những báo cáo cần thiết cho nhà quản lý để có những biện pháp kịp thời nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty trong hiện tại và tương lai. Trên cơ sở nghiên cứu hệ thống quản lý nhập-xuất vật tư của Công ty sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro để xây dựng chương trình quản lý vật tư đáp ứng nhu cầu hoạt động của Doanh nghiệp. IV. Đối tượng nghiên cứu của đề tài:  Hệ thống các loại vật tư tại công ty.  Hệ thống kho vật tư của công ty.  Hệ thống kế toán chi tiết vật tư và hệ thống thông tin quản lý nhập-xuất vật tư của công ty. V. Phương pháp nghiên cứu:  Phương pháp phỏng vấn.  Phương pháp thu thập thông tin.  Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý. VI. Kết cấu của đồ án: Tên đề tài: : “Xây dựng chương trình quản lý nhập - xuất vật tư tại công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng Tiền Phong” Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và phần phụ lục các tài liệu tham khảo, đồ án kết cấu gồm 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về phân tích thiết kế hệ thống thông tin và công tác quản lý nhập – xuất vật tư trong doanh nghiệp. SV: Phùng Thị Phương Dung Lớp: CQ44/41.02 Đồ Án Tốt Nghiệp Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Chương này trình bày các vấn đề về cơ sở lý thuyết: trình bày tóm tắt cơ sở lí thuyết sử dụng để giải quyết vấn đề, bao gồm phần lý thuyết về phân tích thiết kế HTTT và phần lý thuyết về HTTT quản lý nhập – xuất vật tư, công tác kế toán chi tiết vật tư trong doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng quản lý nhập-xuất vật tư tại công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng Tiền Phong. - Nêu thực trạng về hệ thống qua điều tra và thu thập thông tin về công ty. - Đánh giá và phân tích hệ thống. Chương 3: Giải pháp phân tích hệ thống thông tin quản lý nhập-xuất vật tư và thiết kế chương trình ứng dụng của bài toán quản lý nhập-xuất vật tư tại công ty Cổ Phần đầu tư và xây dựng Tiền phong. - Giải pháp phân tích, thiết kế hệ thống thông tin. - Mô tả các kết quả đạt được (các chức năng chính của chương trình, các module chủ yếu…) - Thảo luận kết quả và nêu những vấn đề chưa được giải quyết; - Các đề nghị rút ra từ kết quả nghiên cứu. Hà Nội, ngày 9 tháng 5 năm 2010 Sinh viên: Phùng Thị Phương Dung. SV: Phùng Thị Phương Dung Lớp: CQ44/41.02 Đồ Án Tốt Nghiệp Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHẬP – XUẤT VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Hệ thống thông tin (HTTT) trong doanh nghiệp 1.1.1. HTTT quản lý trong Doanh nghiệp Thông tin là toàn bộ sự vật, sự việc, hiện tượng phản ánh hoạt động của con người trong đời sống kinh tế - xã hội. Thông tin là một yếu tố hết sức quan trọng đối với các tổ chức nói chung và đối với doanh nghiệp nói riêng. Để hoạt động có hiệu quả, doanh nghiệp cần thu thập, quản lý và xử lý thông tin một cách khoa học. Tổ chức thông tin thành một hệ thống có logic và khoa học là vô cùng cần thiết. Hệ thống là một tập hợp các phần tử có các mối quan hệ hữu cơ với nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung. Hệ thống thông tin là một hệ thống được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ., phân phối,…nhằm cung cấp thông tin cần thiết phù hợp với từng tác nghiệp của tổ chức. HTTT còn giúp các nhà quản lí phân tích chính xác hơn các vấn đề, nhìn nhận một cách trực quan những đối tượng phức tạp, tạo ra các sản phẩm mới. Hệ thống thông tin quản lý là sự phát triển của hệ thống thông tin, là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một tổ chức. HTTT quản lý trong Doanh nghiệp trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo. Nó sử dụng thông tin đầu vào là các yếu tố từ hệ xử lý giao dịch và cho ra các thông tin đầu ra là các báo cáo theo yêu cầu. Trong các doanh nghiệp, ta có thể bắt gặp một số HTTT quản lý như:  HTTT quản lý vật tư  HTTT quản lý nhân sự, tiền lương.  HTTT quản lý tài sản cố định  HTTT quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. SV: Phùng Thị Phương Dung Lớp: CQ44/41.02 Đồ Án Tốt Nghiệp Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế  v…v… HTTT quản lý hỗ trợ một cách tích cực cho các hoạt động của Doanh nghiệp. Sử dụng HTTT quản lý, thông tin mà Doanh nghiệp cần sẽ được tổ chức một cách bài bản và khoa học, tạo thuận lợi cho nhà quản lý có thể tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác phục vụ cho việc ra quyết định kịp thời và đúng đắn. Chính vì vậy, vai trò của HTTT quản lý trong Doanh nghiệp là không thể phủ nhận. 1.1.2. Sự cần thiết phải phát triển HTTTQL trong Doanh nghiệp: Một Doanh nghiệp có một HTTT quản lý hợp lý và hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể hoạt động một cách khoa học, nhìn thấy được những ưu khuyết điểm, duy trì những thuận lợi và khắc phục những khó khăn để đạt được các mục tiêu đề ra. Sử dụng HTTT quản lý, Doanh nghiệp có cơ sở để nắm bắt các thời cơ hay vượt qua các thử thách. Ngày nay, sự cạnh tranh giữa các Doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường sôi động là rất lớn, HTTT quản lý là một trong những yếu tố để đánh giá giá trị và uy tín của Doanh nghiệp. Đây là những yếu tố lý giải sự cần thiết phải phát triển HTTT quản lý trong doanh nghiệp hiện nay. 1.1.3. Các bước phát triển HTTT: 1.1.3.1. Khảo sát và lập kế hoạch dự án: Công việc chính của bước phát triển HTTT này là khảo sát và thu thập thông tin của hệ thống hiện thời, sau đó thiết lập dự án. - Nghiên cứu hiện trạng là bước khởi đầu của tiến trình phát triển HTTT. Mục tiêu của hoạt động này là tìm hiểu bài toán hay là tìm hiểu nhu cầu về hệ thống. Việc khảo sát được chia làm 2 giai đoạn:  Khảo sát sơ bộ: nhằm hình thành dự án phát triển HTTT  Khảo sát chi tiết: thu thập thông tin chi tiết của HT, phục vụ cho việc phân tích và thiết kế. - Giai đoạn này tập trung giải quyết các vấn đề sau:  Môi trường, các ràng buộc đối với HTTT cần xây dựng như thế nào?  Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu cần đạt được của HTTT là gì? SV: Phùng Thị Phương Dung Lớp: CQ44/41.02 Đồ Án Tốt Nghiệp Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế  Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi của chúng. Trên cơ sở các thông tin khảo sát, nhà phát triển đánh giá hiện trạng, xác định các điểm yếu của HT hiện tại, lập phương án phát triển HTTT, xác định phạm vi, hạn chế, mục tiêu của dự án. 1.1.3.2. Phân tích hệ thống Phân tích hệ thống nhằm xác định các thông tin và các chức năng cần xử lý thông tin của HT cần phát triển. Phân tích hệ thống gồm những công việc cụ thể sau: - Xác định yêu cầu của HTTT: chính là xác định các chức năng, dữ liệu nghiệp vụ và qui trình hoạt động của HT; cách thức thực hiện của HT hiện tại và vấn đề phát triển HTTT mới. Các yêu cầu của HT khi đã xác định được cần được diễn tả theo các chuẩn và các mẫu tài liệu nhằm tạo thành tài liệu yêu cầu. - Phân tích hệ thống về chức năng: nhằm xác định vấn đề tổng quát: “HT làm gì?”. Mục tiêu của công việc này là xác định các nhiệm vụ, chức năng của HT đảm nhận; xác định các mối ràng buộc của mỗi chức năng của HT; xác định các mối quan hệ thông tin giữa các chức năng của HT; đặc tả chi tiết hoạt động của các chức năng. - Phân tích hệ thống về dữ liệu: nhằm xây dựng mô hình dữ liệu quan niệm. Mô hình dữ liệu quan niệm mô tả xúc tích các yêu cầu dữ liệu nghiệp vụ, nó mô tả tập các dữ liệu sử dụng trong hoạt động nghiệp vụ và tập các mối liên kết giữa chúng. Đây là cơ sở của việc thiết kế CSDL hệ thống. Qua phân tích hệ thống, người phân tích cần tìm ra được các giải pháp cho các thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra, so sánh để lựa chọn giải pháp thiết kế tốt nhất, đáp ứng các yêu cầu với chi phí, nguồn lực, thời gian và kỹ thuật cho phép để tổ chức thông qua. 1.1.3.3. Thiết kế hệ thống Thiết kế là quá trình chuyển hóa các yêu cầu hệ thống về chức năng, hệ thống về dữ liệu kết hợp với các ràng buộc về môi trường cài đặt thong qua sử dụng các phương pháp, công cụ về thủ tục thiết kế thành các đặc tả thiết kế về hệ thống. SV: Phùng Thị Phương Dung Lớp: CQ44/41.02 Đồ Án Tốt Nghiệp Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế  Thiết kế Logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kì hệ thống phần cứng và phần mềm nào; nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực.  Thiết kế vật lí: Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản thiết kế hay các đặt tả kĩ thuật. Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào những thao tác và thiết bị vật lí cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lí và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức. - Nội dung của thiết kế hệ thống bao gồm:  Thiết kế kiến trúc hệ thống  Thiết kế các modul chương trình  Thiết kế giao diện chương trình  Thiết kế các báo cáo  Lập tài liệu thiết kế hệ thống - Các giai đoạn thiết kế hệ thống:  Giai đoạn 1: thiết kế logic: nhằm để xây dựng các thành phần chính của hệ thống và mối quan hệ giữa chúng.  Giai đoạn 2: thiết kế chi tiết: là thiết kế chi tiết từng thành phần cấu thành nên hệ thống và mô tả mối quan hệ giữa các thành phần này một cách cụ thể và rõ ràng. Tóm lại, thiết kế là việc áp dụng các công cụ, phương pháp, thủ tục để tạo ra mô hình hệ thống cần sử dụng. Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như nó tồn tại trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống. - Thực hiện:  Lựa chọn môi trường cài đặt  Lựa chọn công cụ cài đặt dữ liệu và chức năng  Lựa chọn công cụ tạo giao diện và báo cáo  Xây dựng hệ thống  Viết tài liệu sử dụng SV: Phùng Thị Phương Dung Lớp: CQ44/41.02 Đồ Án Tốt Nghiệp Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế 1.1.3.4. Kiểm thư - Trước hết, phải lựa chọn công cụ kiểm thử. - Kiểm chứng các modul chức năng của HTTT, chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm). - Thử nghiệm HTTT. - Cuối cùng là khắc phục các lỗi nếu có. Kết quả cuối cùng là một HTTT đạt yêu cầu đề ra. 1.1.3.5. Triển khai và bảo trì - Lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống - Cài đặt phần mềm - Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyển đổi dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống; tổ chức hệ thống quản lí và bảo trì. - Phát hiện các sai sót, khuyết điểm của HTTT - Cải tiến và chỉnh sửa HTTT - Viết báo cáo nghiệm thu. 1.1.4. Các khái niệm và ký pháp sử dụng: 1.1.4.1. Mô hình nghiệp vụ Mô hình nghiệp vụ là mô hình mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức (hay một miền được nghiên cứu của tổ chức), giúp chúng ta có thể hình dung được toàn bộ hệ thống thực trong mối quan hệ giữa các yếu tố với nhau. Một mô hình nghiệp vụ bao gồm:  Biểu đồ phân cấp chức năng  Đặc tả cách thức thực hiện cho chức năng lá  Ma trận thực thể chức năng  Biểu đồ luồng dữ liệu  Biểu đồ phân cấp chức năng (FDD): Chức năng là 1 tập các công việc mà tổ chức cần thực hiện trong hoạt động nghệp vụ của mình. Chức năng được xem xét ở mức tổng quát cho đến mức chi tiết. SV: Phùng Thị Phương Dung Lớp: CQ44/41.02 Đồ Án Tốt Nghiệp Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Biểu đồ phân cấp chức năng là biểu đồ dùng để diễn tả hệ thống các chức năng cần thực hiện của HTTT cần phát triển. Ký pháp biểu diễn: biểu diễn dưới dạng hình cây  Gốc: chức năng chung cần thực hiện  Các chức năng còn lại được hình thành theo sự phân rã của chức năng gốc. Chức năng ngoài cùng gọi là chức năng lá – chức năng tương đối cụ thể, dễ hiểu, đơn giản trong thực hiện. FDD được xây dựng dựa trên 2 ký pháp: ký pháp biểu diễn chức năng và ký pháp liên kết giữa chức năng cha và con. Ký pháp biểu diễn chức năng là hình chữ nhật Tên chức năng Ký pháp liên kết giữa chức năng cha và con là đường gấp khúc Chức năng cha Chức năng con Chức năng con Chức năng con Quy tắc cơ bản trong xây dựng FDD: - Mỗi chức năng con phải thực sự tham gia thực hiện chức năng cha - Các chức năng con phải bảo toàn chức năng cha tương ứng - Các chức năng con phải tương đối độc lập với nhau - Không nên phân rã FDD thành nhiều mức vì sẽ dẫn đến sự phức tạp cho quá trình thiết kế và mã hóa - Tên của các chức năng khác nhau là khác nhau  Đặc tả cách thức thực hiện cho chức năng lá: Dựa trên tài liệu yêu cầu, nhà phát triển tiến hành viết tài liệu mô tả các hoạt động cụ thể của mỗi chức năng lá. SV: Phùng Thị Phương Dung Lớp: CQ44/41.02 Đồ Án Tốt Nghiệp Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Có 3 cách đặc tả chức năng lá: - Ngôn ngữ tự nhiên - Sơ đồ khối - Ngôn ngữ giải mã  Ma trận thực thể chức năng: Ma trận thực thể chức năng là một bảng bao gồm có các hàng và các cột. Trong đó, mỗi cột tương ứng với một hồ sơ dữ liệu, mỗi hàng tương ứng với một chức năng ở mức tương đối chi tiết. Ô là giao giữa hàng và cột thể hiện mối quan hệ giữa chức năng và thực thể tương ứng. Giá trị của mỗi ô có thể là:  R (Read): Đọc hồ sơ  U (Update): Cập nhật dữ liệu vào hồ sơ  C (Create): Tạo hồ sơ  Còn lại: để trống  Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD): Biểu đồ luồng dữ liệu là biểu đồ biểu diễn quá trình xử lý thông tin của hệ thống. Mỗi biểu đồ bao gồm có các chức năng, tác nhân, luồng dữ liệu, kho dữ liệu của hệ thống. - Tiến trình: là một công việc của hệ thống nhằm thao tác trên các dữ liệu đầu vào và cho kết quả thông tin ở đầu ra. Ký pháp biểu diễn của tiến trình như sau: tên tiến trình là sự kết hợp giữa động từ và bổ ngữ Số hiệu Tên tiến trình - Luồng dữ liệu: là một đường truyền dẫn thông tin (hồ sơ, tập các mục thông tin trong hồ sơ) vào hoặc ra một chức năng của hệ thống. Cú pháp biểu diễn: Tên một luồng dữ liệu SV: Phùng Thị Phương Dung Lớp: CQ44/41.02 Đồ Án Tốt Nghiệp Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế - Kho dữ liệu: là một đối tượng lưu một tập các dữ liệu được sử dụng cho các chức năng của hệ thống. Cú pháp biểu diễn: Tên kho dữ liệu - Tác nhân: là một thực thể ngoài hệ thống có quan hệ thông tin với hệ thống. Cú pháp biểu diễn của tác nhân là hình chữ nhật kết hợp với tên của tác nhân Tên tác nhân 1.1.4.2. Mô hình thực thể - quan hệ ER (Entity – Relasionship Model) Ba phần tử chính của ERM là: thực thể, thuộc tính và các mối quan hệ giữa các thành phần đó. Cụ thể: - Thực thể: là khái niệm mô tả một lớp các đối tượng cụ thể của thế giới thực hay các khái niệm độc lập có những đặc trưng chung mà ta quan tâm. Bản thể là một đối tượng tụ thể của thực thể. - Thuộc tính: là các đặc trưng của thực thể mà ta quan tâm. Mỗi thực thể có một tập các thuộc tính gắn kết với nó. SV: Phùng Thị Phương Dung Lớp: CQ44/41.02 Đồ Án Tốt Nghiệp Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Ký pháp: Tên thuộc tính Thực thể Tên thuộc tính đích danh - Mối quan hệ giữa các thực thể là một khái niệm mô tả mối quan hệ vốn có giữa các bản thể của các thực thể. Ký pháp: Tên mối quan hệ - Bậc của mối quan hệ: là số các thực thể tham gia mối quan hệ 1.1.4.2. Mô hình dữ liệu – quan hệ (Relation Data Model) - Quan hệ: Là một bảng dữ liệu hai chiều có các cột có tên, gọi là các thuộc tính, có các dòng không có tên, gọi là những bộ dữ liệu (bản ghi). - Các thuộc tính của quan hệ: chính là tên của các cột: + Thuộc tính lặp: là các thuộc tính mà giá trị của nó trên một số dòng khác nhau, còn các giá trị còn lại của nó trên các dòng này như nhau. + Khóa dự tuyển: Là các thuộc tính mà các giá trị của nó xác định duy nhất mỗi dòng, và nếu có nhiều hơn một thuộc tính thì khi bỏ đi một thuộc tính trong số đó thì giá trị không xác định duy nhất dòng. - Các chuẩn của các quan hệ: Là các đặc trưng cấu trúc mà cho phép ta nhận biết được cấu trúc đó. Có 3 chuẩn cơ bản: + Chuẩn 1 (1NF): Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 1NF nếu nó không chứa các thuộc tính lặp. + Chuẩn 2 (2NF): Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 2NF nếu nó đã ở dạng 1NF và không chứa các thuộc tính phụ thuộc vào một phần khóa. + Chuẩn 3 (3NF): Một quan hệ ở dạng chuẩn 3 nếu nó đã là chuẩn 2 và không có thuộc tính phụ thuộc bắc cầu vào khóa. SV: Phùng Thị Phương Dung Lớp: CQ44/41.02 Đồ Án Tốt Nghiệp Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế 1.2. Lý luận chung về HTTT quản lý nhập – xuất vật tư và công tác kế toán chi tiết vật tư 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ: Trong doanh nghiệp, để đảm bảo cho hoạt động của công ty được liên tục và các dự án kinh doanh được hiệu quả, tổ chức quản lý nguyên vật liệu phải được thực hiện tốt từ khâu tìm kiếm, lựa chọn nguồn hàng, thu mua, vận chuyển, bảo quản đến sử dụng, kiếm soát vật tư cả về số lượng và chất lượng. Công tác kế toán các loại vật tư cần thực hiện tốt các nhiệm vụ chủ yếu sau: 1- Phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại vật tư cả về giá trị và hiện vật; tính toán chính xác giá gốc (hoặc giá thành thực thế) của từng loại, từng thứ vật tư nhập, xuất, tồn kho; đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý vật tư của doanh nghiệp. 2- Kiểm tra, giám sát tình hình thực tế kế hoạch mua, dự trữ và sử dụng loại vật tư đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. HTTT quản lý vật tư trợ giúp cho các hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo về vật tư trên cơ sở các quy trình thủ tục cho trước. Từ đó góp phần làm cho qúa trình sản xuất kinh doanh của tổ chức được tốt hơn. 1.2.2. HTTT quản lý nhập – xuất vật tư: Từ chức năng nhiệm vụ được trình bày ở trên, HTTT quản lý nhập – xuất vật tư sẽ gồm các phân hệ chính sau: - Thông tin hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu: là thông tin về mức vật tư dự trữ cần cho kế hoạch sản xuất kinh doanh. Với các thông tin cụ thể về mức hàng dự trữ, kế hoạch sản xuất kinh doanh, báo giá của vật tư để có thể trả lời các vấn đề: vật liệu nào cần cho sản xuất, số lượng bao nhiêu, khi nào cần… - Thông tin Nhập kho, Xuất kho, Mức dự trữ: cung cấp thông tin về việc nhập vật tư, xuất vật tư cho sản xuất và tính toán lượng tồn để đảm bảo sẵn sàng vật tư cho quá trình sản xuất. SV: Phùng Thị Phương Dung Lớp: CQ44/41.02 Đồ Án Tốt Nghiệp Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế - Thông tin Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch và sử dụng vật liệu: phản ánh việc sử dụng vật tư hiệu quả và đúng như kế hoạch đã đặt ra hay không để có những báo cáo và đánh giá chính xác một phần hoạt động của tổ chức. 1.2.3. Công tác kế toán chi tiết vật tư: 1.2.3.1. Phân loại vật tư Phân loại vật tư: Là việc sắp xếp các loại vật tư thành từng nhóm, từng loại, và từng thứ vật tư theo những tiêu thức nhất định phục vụ cho yêu cầu quản lí. Căn cứ vào nội dung và yêu cầu quản lí, vật tư được chia thành nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ  Căn cứ vào yêu cầu quản lý, nguyên liệu, vật liệu bao gồm: - Nguyên vật liệu chính: Là loại nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất sẽ cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm, toàn bộ giá trị được chuyển một lần vào giá trị sản phẩm mới được tạo ra. - Vật liệu phụ: Là các vật liệu được sử dụng trong sản xuất để tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm… Các loại vật liệu này không cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nhiên liệu: Có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh, phục vụ cho quá trình sản xuất. - Phụ tùng thay thế: Là các loại vật tư để thay thế, sửa chữa, móc thiết bị. - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là các loại nguyên vật liệu được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác: Là loại nguyên vật liệu không được xếp vào các loại trên. Các loại vật liệu này do quá trình sản xuất tạo ra như các loại phế liệu, vật liệu thu hồi thanh lí Tài sản cố định… Ngoài ra, còn có nhiều cách phân loại khác phù hợp đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp cụ thể.  Công cụ, dụng cụ: Đây là những tư liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn của TSCĐ về giá trị và thời gian sử dụng. Tuy nhiên, theo quy đinhj hiện hành, những tư liệu lao động sau đây SV: Phùng Thị Phương Dung Lớp: CQ44/41.02 Đồ Án Tốt Nghiệp Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế không phân biệt giá trị và thời gian sử dụng vẫn được hạch toán là công cụ, dụng cụ: các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho công tác xây lắp; các loại bao bì kèm theo hàng hóa có tính giá riêng và có trừ dần giá trị trong quá trình dự trữ, bảo quản. Công cụ, dụng cụ có nhiều tiêu chuẩn phân loại. Mỗi tiêu chuẩn phân loại có tác dụng riêng trong quản lý. Ví dụ: - Căn cứ vào phương pháp phân bổ, chia thành: + loại phân bổ 1 lần + loại phân bổ nhiều lần - Căn cứ vào mục đích sử dụng, chia thành: + CCDC dùng cho SXKD + CCDC dùng cho quản lý + CCDC dùng cho các mục đích khác 1.2.3.2. Nguyên tăc và cách đánh giá vâ ̣t tư  Nguyên tắc đánh giá vâ ̣t tư Các loại vâ ̣t tư thuô ̣c hàng tồn kho của doanh nghiê ̣p, do đó về nguyên tắc đánh giá vâ ̣t tư cũng phải tuân thủ nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho. Theo chuẩn mực kế toán Viê ̣t Nam số 02 “Hàng tồn kho” hàng tồn kho của doanh nghiê ̣p được đánh giá theo giá gốc (trị giá vốn thực tế) và trong trường hợp giá trị thuần có thể thực hiê ̣n được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiê ̣n được. Giá trị thuần có thể thực hiê ̣n được của vâ ̣t tư là giá ước tính của vâ ̣t tư trong kyo SXKD bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn chỉnh sản phẩm và chi phí ước tính phục vụ cho viê ̣c tiêu thụ sản phẩm. Giá gốc vâ ̣t tư được xác định cụ thể cho từng loại, bao gồm: Chi phí mua; chi phí chế biến và các chi phí khác có liên quan đến viê ̣c sở hữu các loại vâ ̣t tư đó. Chi phí mua của vâ ̣t tư bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vâ ̣n chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua vâ ̣t tư trừ ra các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua. SV: Phùng Thị Phương Dung Lớp: CQ44/41.02 Đồ Án Tốt Nghiệp Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Chi phí chế biến vâ ̣t tư bao gồm các các chi phí có liên quan trực tiếp đến sản xuất chế biến ra các loại vâ ̣t tư đó. Trường hợp sản xuất nhiều loại vâ ̣t tư trên mô ̣t quy trình công nghê ̣ trong cùng mô ̣t thời gian mà không thể tách được các chi phí này theo tiêu chuẩn thích hợp. Trường hợp có sản phẩm phụ thì giá trị thành phẩm phụ được tính theo giá trị thuẩn có thể thực hiê ̣n được, giá trị này được loại trừ khỏi chi phí chế biến đã tâ ̣p hợp chung cho sản phẩm chính. Các khoản chi phí nguyên vâ ̣t liê ̣u, chi phí nhân công và các khoản chi phí khác phát sinh trên mức bình thường, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiê ̣p không được tính vào giá gốc của vâ ̣t tư.  Các cách đánh giá vâ ̣t tư Vâ ̣t tư trong các doanh nghiê ̣p có thể được đánh giá theo trị giá gốc (hay còn gọi là giá vốn thực tế) và giá hạch toán.  Đánh giá theo trị giá vốn thực tế Trị giá vốn thực tế nhâ ̣p kho được xác định theo từng nguồn nhâ ̣p. - Đối với vâ ̣t tư mua ngoài, trị giá giá vốn thực tế bao gồm: Giá mua ghi trên hóa đơn (cả thuế nhâ ̣p khẩu – nếu có) cô ̣ng với chi phí mua thực tế. Chi phí mua thực tế gồm chi phí vâ ̣n chuyển, bốc xếp, bảo quản, chi phí phân loại, bảo hiểm, công tác chi phí của cán bô ̣ mua hàng, chi phí của bô ̣ phâ ̣n mua hàng đô ̣c lâ ̣p và khoản hao hụt tự nhiên trong định mức thuô ̣c quá trình mua vâ ̣t tư. + Nếu vâ ̣t tư mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá trị vâ ̣t tư được phản ánh ở tài khoản vâ ̣t tư (TK 152, 153) theo giá mua chưa thuế GTGT, số thuế GTGT được khấu trừ phản ánh ở TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ. + Nếu vâ ̣t tư mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoă ̣c không chịu thuế GTGT hoă ̣c dùng cho hoạt đô ̣ng sự nghiê ̣p, sự nghiepj, phúc lợi, dự án thì giá trị vâ ̣t tư mua vào được phản ánh trên tài khoản vâ ̣t tư (TK 152, 153) theo tổng giá thanh toán. - Đối với vâ ̣t tư tự chế biến, trị giá vốn thực tế bao gồm giá thực tế của vâ ̣t tư xuất chế biến cô ̣ng với chi phí chế biến. SV: Phùng Thị Phương Dung Lớp: CQ44/41.02 Đồ Án Tốt Nghiệp Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế - Đối với vâ ̣t tư thuế ngoài gia công, trị giá vốn thực tế bao gồm giá thực tế của vâ ̣t tư xuất thuê ngoài chế biến, chi phí vâ ̣n chuyển từ doanh nghiê ̣p đến nơi chế biến và ngược lại, chi phí thuê gia công chế biến. - Đối với vâ ̣t tư nhâ ̣n vốn góp liên doanh, vốn góp cổ phần, trị giá vốn thực tế là giá được các bên tham gia liên doanh, góp vốn chấp thuâ ̣n.  Đánh giá theo giá hạch toán Đối với các doanh nghiê ̣p mua vâ ̣t tư thường xuyên có sự biến đô ̣ng về giá cả, khối lượng và chủng loại thì có thể sử dụng giá hạch toán để đánh giá vâ ̣t tư. Giá hạch toán là giá ổn định cho doanh nghiê ̣p tự xây dựng phục vụ cho công tác hạch toán chi tiết vâ ̣t tư. Giá này không có tác dụng giao dịch với bên ngoài. Sử dụng giá hạch toán, viê ̣c xuất kho hàng ngày được thực hiê ̣n theo giá hạch toán, cuối kyo kế toán phải tính ra giá thực tế và giá hạch toán của vâ ̣t tư luân chuyển trong kyo (H) theo công thức sau: Trị giá thực tế của vâ ̣t tư còn tồn đầu kyo h + Trị giá thực tế của vâ ̣t tư nhâ ̣p trong kyo = Trị giá hạch toán của vâ ̣t Trị giá hạch toán của vâ ̣t tư tư còn đầu kyo nhâ ̣p trong kyo Sau đó, tính trị giá của vâ ̣t tư xuất trong kyo theo công thức: Giá trị thực tế của vâ ̣t tư xuất trong kyo Trị giá hạch toán của = vâ ̣t tư xuất của vâ ̣t tư luân chuyển trong kyo Hê ̣ số giữa giá thực x tế và giá hạch toán trong kyo  Phương pháp tinh tri giá vâ ̣t tư xuât kho Theo chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho, tính trị giá vật tư xuất kho được thực hiện theo các phương pháp sau đây: 1- Phương pháp tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này, doanh nghiệp phải quản lý vật tư theo từng lô hàng. Khi xuất lô hàng nào thì lấy giá thực tế của lô hàng đó 2- Phương pháp bình quân gia quyền tại thời điểm xuất kho hoặc cuối kyo: Theo phương pháp này, kế toán phải tính đơn giá bình quân gia quyền tại thời điểm xuất kho SV: Phùng Thị Phương Dung Lớp: CQ44/41.02 Đồ Án Tốt Nghiệp Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế hoặc ở thời điểm cuối kyo, sau đó lấy số lượng vật tư xuất kho nhân với đơn giá bình quân đã tính. 3- Phương pháp nhập trước, xuất trước: Theo phương pháp này, giả thiết số vật tư nào nhập trước thì xuất trước và lấy giá thực tế của lần đó là giá của vật tư xuất kho. Do đó vật tư tồn cuối kyo được tính theo đơn giá của lần nhập kho sau cùng. 4- Phương pháp nhập sau, xuất trước: Phương pháp này có cách tính ngược với phương pháp nhập trước, xuất trước. Việc áp dụng phương pháp nào để tính trị giá vật tư xuất kho là do doanh nghiệp tự quyết định. Song, cần đảm bảo sự nhất quán trong niên độ kế toán và phải thuyết minh trong Báo cáo tài chính. 1.2.3.3. Phương pháp hạch toán chi tiết vật tư Chứng từ kế toán: - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kyo - Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa - Bảng kê mua hàng - Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ Hiện nay, các doanh nghiệp thường hạch toán chi tiết vật tư theo một trong 3 phương pháp chủ yếu, đó là phương pháp mở thẻ song song, phương pháp số dư và phương pháp ghi sổ đối chiểu luân chuyển.  Phương pháp mở thẻ song song: Phương pháp này áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp dùng giá mua thực tế để ghi chép kế toán vật tư tồn kho. Theo phương pháp này, thẻ kho, thẻ chi tiết cho từng loại vật tư được mở ở cả 2 nơi là phòng kế toán và ở nơi bảo quản (kho)  Phương pháp số dư: Phương pháp này còn được gọi là phương pháp nghiệp vụ - kế toán. Nội dung của phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ kế toán chi tiết vật tư tồn kho với hạch SV: Phùng Thị Phương Dung Lớp: CQ44/41.02 Đồ Án Tốt Nghiệp Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản. Phương pháp số dư được áp dụng cho những doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết vật tư tồn kho. Theo phương pháp này, thẻ kho chỉ cần được mở tại kho và không cần mở ở phòng kế toán. Phòng kế toán chỉ mở bảng kê lũy kế nhập, bảng kê lũy kế xuất.  Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Tại kho: Thủ kho ghi thẻ kho theo dõi tình hình hiện có và sự biến động của từng thứ vật tư theo chỉ tiêu số lượng và giá trị. Tại phòng kế toán: Căn cứ chứng từ nhập (xuất) để lập bảng kê nhập (xuất) hoặc tổng hợp để ghi sổ đối chiểu luân chuyển vào cuối kyo theo từng thứ cả lượng và giá trị. 1.2.3.4. Kế toán tổng hợp nhập – xuất vật tư theo phương pháp kê khai thường xuyên  Đặc điểm phương pháp kê khai thường xuyên: - Là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư hàng hóa căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để vào tài khoản vật tư (YK 152, 153) - Mọi tình hình biến động tăng, giảm (nhập, xuất) và số hiện có của vật tư đều được phản ánh trên các tài khoản phản ánh hàng tồn kho. - Cuối kyo, kế toán đối chiếu số liệu kiểm kê thực tế vật tư tồn kho và số liệu vật tư tồn kho trên sổ kế toán. - Tính giá vốn xuất kho: Căn cứ các chứng từ xuất kho và phương pháp tính giá áp dụng: Giá thực tế xuất = Số lượng xuất x Đơn giá tính cho hàng xuất  Tài khoản sử dụng: TK 152 – Nguyên liệu và vật liệu. Tài khoản này phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của nguyên liệu, vật liệu theo giá gốc. SV: Phùng Thị Phương Dung Lớp: CQ44/41.02 Đồ Án Tốt Nghiệp Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế TK 152 - Trị giá gốc của nguyên vâ ̣t liê ̣u - Trị giá gốc của nguyên vâ ̣t liê ̣u nhâ ̣p trong kyo. xuất dùng. - Số tiền điều chỉnh tăng giá khi - Số tiền điều chỉnh giảm giá khi đánh giá lại nguyên vâ ̣t liê ̣u. đánh giá lại nguyên vâ ̣t liê ̣u. - Trị giá NVL thừa phát hiê ̣n khi - Trị giá NVL thiếu phát hiê ̣n kiểm kê. khi kiểm kê. - Kết chuyển giá gốc của NVL - Kết tồn kho cuối kyo từ TK 611 NVL tồn kho đầu kyo từ TK 611 (phương pháp kiểm kê định kyo) (phương pháp kiểm kê định kyo) chuyển trị giá gốc của Số dư: phản ánh giá gốc của NVL tồn kho TK 153 – Công cụ, dụng cụ. Tài khoản này phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của công cụ, dụng cụ trong kyo theo giá gốc. Kết cấu của TK 153 giống TK 152  Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu: - Khi mua vật tư, căn cứ vào hoá đơn để kiểm nhận và lập phiếu nhập kho, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, ghi: + Đối với vật tư mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hoá dịch vụ thuộc diện chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi: Nợ TK 152 – Nguyên liệu và vật liệu ( giá mua chưa có thuế GTGT) Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ ( tiền thuế GTGT đầu vào) Có TK 111, 112, 141, 331… ( tổng giá thanh toán). + Đối với vật tư mua ngoài dùng để SXKD hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếo hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án, kế toán ghi: Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu ( tổng giá thanh toán) SV: Phùng Thị Phương Dung Lớp: CQ44/41.02
- Xem thêm -