Tài liệu Xây dựng chương trình quản lý kho hàng tại công ty cổ phần thế giới số thái nguyên

  • Số trang: 73 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 55 |
  • Lượt tải: 0
thanhphoquetoi

Tham gia: 05/11/2015

Mô tả:

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN ....................................................................................................... LỜI CAM ĐOAN.................................................................................................. MỤC LỤC ............................................................................................................ DANH MỤC VIẾT TẮT....................................................................................... DANH MỤC BẢNG BIỂU ................................................................................... LỜI MỞ ĐẦU ....................................................................................................... Chương 1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ KHO HÀNG......................................1 1.1. Giới thiệu tổng quan về quản lý ....................................................................1 1.1.1. Khái niệm...............................................................................................1 1.1.2. Phân loại quản lý ....................................................................................3 1.1.3. Giới thiệu về hoạt động quản lý kho hàng...............................................4 1.1.4. Quy trình quản lý kho hàng ....................................................................5 1.2. Các phương pháp tính giá xuất kho.............................................................11 1.2.1. Phương pháp giá thực tế đích danh .......................................................11 1.2.2. Phương pháp giá bình quân ..................................................................11 1.2.3. Phương pháp FIFO (nhập trước xuất trước) ..........................................13 1.2.4. Phương pháp LIFO (nhập sau xuất trước).............................................13 1.3. Ngôn ngữ lập trình và hệ quản trị cơ sở dữ liệu...........................................16 1.3.1. Ngôn ngữ lập trình C# ..........................................................................16 1.3.2. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL ..............................................................18 Chương 2. PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI SỐ - THÁI NGUYÊN..................................21 2.1. Công ty cổ phần Thế Giới Số Thái Nguyên ................................................21 2.1.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển công ty ................................21 2.1.2. Chức năng/nhiệm vụ của Công ty Cổ phần Thế Giới Số .......................21 2.1.3. Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty Cổ phần Thế Giới Số ....................23 2.2. Nghiệp vụ quản lý kho hàng của Công ty cổ phần Thế Giới Số Thái Nguyên .... 26 2.2.1. Hiện trạng quản lý kho hàng của công ty ..............................................26 2.2.2. Quy trình nghiệp vụ..............................................................................27 2.3. Phân tích, thiết kế hệ thống.........................................................................32 2.3.1. Các chức năng của hệ thống quản lý kho hàng......................................33 2.3.2. Sơ đồ luồng dữ liệu ..............................................................................34 2.4. Thiết kế cơ sở dữ liệu .................................................................................38 Chương 3. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI SỐ - THÁI NGUYÊN..................................44 3.1. Mô tả bài toán.............................................................................................44 3.2. Giao diện các chức năng của hệ thống quản lý kho hàng.............................46 3.2.1. Giao diện chính của chương trình .........................................................46 3.2.2. Các giao diện chức năng.......................................................................47 KẾT LUẬN.......................................................................................................62 TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................63 PHỤ LỤC 1.......................................................................................................64 PHỤ LỤC 2.......................................................................................................64 DANH MỤC VIẾT TẮT Ký hiệu viết tắt Tên đầy đủ FIFO First In First Out - nhập trước xuất trước LIFO Last In First Out - nhập sau xuất trước SQL Structured Query Language - ngôn ngữ truy vấn mang tính cấu trúc SXKD SP Sản xuất kinh doanh Sản phẩm CSDL Cơ sở dữ liệu BTC Bộ Tài Chính DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1 : Sơ đồ tổ chức bổ máy quản lý của Công ty cổ phần Thế Giới Số ......23 Hình 2.2: Sơ đồ thể hiện quy trình nhập kho tại công ty ....................................28 Hình 2.3: Phiếu nhập kho ..................................................................................29 Hình 2.4: Quy trình xuất hàng tại kho................................................................30 Hình 2.5: Quy trình xuất kho tại công ty............................................................31 Hình 2.6: Quá trình kiểm kê kho tại công ty ......................................................32 Hình 2.7: Sơ đồ phân cấp chức năng..................................................................33 Hình 2.8: Sơ đồ mức khung cảnh.......................................................................34 Hình 2.9: Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh ............................................................35 Hình 2.10: Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng cập nhật ...........................................36 Hình 2.11: Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng xử lý yêu cầu ...................................37 Hình 2.12: Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng thống kê – báo cáo...........................38 Hình 2.13: Sơ đồ quan hệ dữ liệu.......................................................................42 Hình 3.1: Giao diện chính chương trình quản lý kho hàng .................................46 Hình 3.2: Giao diện chức năng đăng nhập .........................................................47 Hình 3.3: Giao diện chức năng Thêm người dùng..............................................48 Hình 3.4: Giao diện chức năng Đổi mật khẩu ....................................................49 Hình 3.5: Giao diện chức năng cập nhật nhân viên ............................................50 Hình 3.6: Giao diện chức năng cập nhật nhà cung cấp .......................................51 Hình 3.7: Giao diện cập nhật hàng hóa ..............................................................52 Hình 3.8: Giao diện chức năng cập nhật Khách hàng.........................................53 Hình 3.9: Phiếu nhập kho ..................................................................................54 Hình 3.10: Phiếu nhập kho ................................................................................55 Hình 3.11: Giao diện chức năng lập phiếu xuất kho...........................................56 Hình 3.12: Phiếu xuất kho .................................................................................57 Hình 3.13: Giao diện tính giá xuất kho ..............................................................58 Hình 3.14: Thống kê hàng tồn kho.....................................................................59 Hình 3.15: Báo cáo nhập kho.............................................................................60 Hình 3.16: Báo cáo xuất kho .............................................................................61 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1: Các thành phần của một cơ sở dữ liệu SQL .......................................19 Bảng 2.1: Nhà cung cấp.....................................................................................38 Bảng 2.2: Hàng hóa ...........................................................................................39 Bảng 2.3: Khách hàng .......................................................................................39 Bảng 2.4: Phiếu nhập.........................................................................................40 Bảng 2.5: Chi tiết phiếu nhập ............................................................................40 Bảng 2.6: Phiếu xuất..........................................................................................41 Bảng 2.7: Chi tiết phiếu xuất .............................................................................41 Bảng 2.8: Tồn kho .............................................................................................41 LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong thời kỳ kinh tế toàn cầu như hiện nay việc sản xuất, kinh doanh phải mang tính tiện lợi, nhanh chóng và chính xác thì mới đứng vững trên thị trường. Trong bối cảnh chung đó, Việt nam cũng không ngoại lệ và đặc biệt nước ta đang trong thời kỳ đặt nền móng để vào năm 2020 cơ bản thành một nước công nghiệp. Với hàng loạt khu công nghiệp, hàng loạt nhà máy xí nghiệp được xây dựng để chuẩn bị cơ sở vật chất, hàng hoá phục vụ cho mục tiêu trên. Chính vì lẽ đó hàng hoá trên thị trường Việt Nam ngày càng nhiều, đòi hỏi chúng ta phải dự trữ, phân loại, quản lý thật tốt, không để hàng hoá bị thất thoát, do đó ta cần phải lập các kho hàng và cần người quản lý các kho hàng đó. Tuy nhiên việc quản lý kho là một công việc quan trọng đòi hỏi bộ phận quản lý phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp. Với cấp độ doanh nghiệp nói riêng không chỉ có mô hình tập trung mà còn tổ chức mô hình kho phân tán trên nhiều địa điểm trong phạm vi vùng, quốc gia, quốc tế. Quản lý thống nhất mô hình này không phải là việc đơn giản nếu chỉ sử dụng phương pháp quản lý kho truyền thống và với thực tế tình hình kinh doanh như hiện nay đòi hỏi mọi hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh phải thật sự nhanh chóng, chính xác mới đáp ứng được nhu cầu thực tế. Với yêu cầu công việc như vậy, người quản lý phải có một công cụ hỗ trợ thật tốt để đảm bảo về mặt thời gian, đồng thời có tính chính xác cao. Thật may, thời kỳ công nghệ thông tin như hiện nay thì việc đáp ứng những yêu cầu trên không quá khó khăn, với ngôn ngữ lập trình C# và hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server chúng ta có thể tạo được một chương trình đơn giản, gọn nhẹ để quản lý kho một cách hiệu quả, nhanh chóng và đặc biệt là tính chính xác vẫn được đảm bảo. Như vậy chúng ta đã có một chương trình quản lý kho để giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu và sản phẩm một cách chính xác kịp thời, từ đó người quản lý doanh nghiệp có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Được sự đồng ý của Khoa Hệ thống thông tin quản lý, cùng sự ủng hộ và động viên giúp đỡ hướng dẫn tận tình của ThS. Trần Thu Phương và ThS. Đỗ Văn Đại, em tiến hành thực hiện đề tài: Xây dựng chương trình quản lý kho hàng tại Công ty cổ phần Thế Giới Số - Thái Nguyên 2. Mục đích nghiên cứu đề tài - Tìm hiểu và vận dụng ứng dụng của ngôn ngữ lập trình trong xây dựng chương trình quản lý kho hàng - Tìm hiểu các nghiệp vụ trong xây dựng lập trình C# và hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL trong xây dựng chương trình quản lý kho hàng. - Xây dựng chương trình quản lý kho hàng tại Công ty cổ phần Thế Giới Số Thái Nguyên, tỉnh Thái Nguyên. 3. Phạm vi nghiên cứu đề tài Bộ phận kho hàng tại Công ty Cổ phần Thế Giới Số - Thái Nguyên, tỉnh Thái Nguyên 4. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài. Chương trình giảm bớt chi phí về thời gian cũng như tiền bạc trong việc. Xây dựng chương trình quản lý kho hàng tại Công ty Cổ phần Thế Giới Số - Thái Nguyên, tỉnh Thái Nguyên Chương trình phải sát với thực tế, giao diện gần gũi có tính an toàn và bảo mật cao… 5. Bố cục của đề tài Đề tài gồm có 3 chương: - Chương 1: Tổng quan về quản lý kho hàng - Chương 2: Phân tích, thiết kế hệ thống quản lý kho hàng tại Công ty cổ phần Thế Giới Số - Thái Nguyên - Chương 3: Xây dựng chương trình quản lý kho hàng tại Công ty cổ phần Thế Giới Số - Thái Nguyên Do hạn chế về trình độ và kinh nghiệm nên trong quá trình thiết kế và xây dựng chương trình sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được các ý kiến đóng góp phê bình của các thầy cô và các bạn để chương trình này hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn Chương 1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ KHO HÀNG 1.1. Giới thiệu tổng quan về quản lý 1.1.1. Khái niệm Quản lý là gì? Đó là một câu hỏi mà hầu hết những người làm công tác quản lý cũng cần hiểu và mong muốn lý giải. Quản lý cũng có thể được hiểu là một công việc hay là nhiệm vụ của người lãnh đạo thực thụ nhưng nó không phải là sự khởi đầu để họ triển khai công việc. Như vậy, có bao nhiêu nhà lãnh đạo tài ba thì có bấy nhiêu kiểu định nghĩa, giải thích về quản lý. Xuất phát từ những góc độ nghiên cứu khác nhau, rất nhiều học giả trong và ngoài nước đã đưa ra giải thích khác nhau về quản lý. Cho đến nay, vẫn chưa có một định nghĩa thống nhất về quản lý. Đặc biệt kể từ thế kỷ 20, các quan niệm quản lý lại càng phong phú và đã đưa ra các định nghĩa như sau: Theo F.W Taylor (1856-1915): Là một trong những người đầu tiên khai sinh ra khoa học quản lý và trường phái quản lý theo khoa học, tiếp cận dưới góc độ kinh tế - kỹ thuật đã cho rằng: Quản lý là hoàn thành công việc của mình thông qua người khác và biết được một cách chính xác họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất. Theo Henrry Fayol (1886-1925): Người đầu tiên tiếp cận quản lý theo quy trình quan niệm rằng: Quản lý là một hoạt động mà mọi tổ chức (gia đình, doanh nghiệp, chính phủ) đều có, nó gồm 5 yếu tố tạo thành là: kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, điều chỉnh và kiểm soát. Quản lý chính là thực hiện kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo điều chỉnh và kiểm soát ấy. Theo J.H Donnelly, James Gibson và J.M Ivancevich: Là những người quan tâm đến sự phối hợp hoạt động của nhiều người cho rằng: Quản lý là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt dộng cưa những người khác để đạt được kết quả mà một người hành động riêng rẽ không thể nào đạt được. 1 Yếu tố tạo thành nên hoạt động quản lý Với những phân tích trên mọi hoạt động quản lý đều phải do 4 yếu tố cơ bản cấu thành: - Chủ thể quản lý, trả lời câu hỏi: do ai quản lý? - Khách thể quản lý, trả lời câu hỏi: quản lý cái gì? - Mục đích quản lý, trả lời câu hỏi: quản lý vì cái gì? - Môi trường và điều kiện tổ chức, trả lời câu hỏi: quản lý trong hoàn cảnh nào? Vì bản thân hành vi quản lý là do 4 yếu tố trên tạo thành, do vậy 4 yếu tố đó đương nhiên cần được thể hiện trong định nghĩa về quản lý. Tiếp theo, do hoạt động quản lý đích thực cần vận dụng chức năng và phương pháp quản lý để đạt được mục đích quản lý đề ra nên điều này cũng cần được thể hiện trong định nghĩa về quản lý. Tuy nhiên, Fayel trong định nghĩa quản lý đã trực tiếp chỉ ra rằng: Quản lý chính là lập kế hoạch, tổ chức, thực hiện, chỉ huy, tiến hành, kiểm soát và nếu lý giải một cách đơn giản như vậy thì quản lý lại trở thành một hành động cụ thể mà mất đi bản chất thống nhất của nó. Định nghĩa quản lý nên phản ánh khách quan đặc trưng cơ bản của hoạt động quản lý, thể hiện bản chất quản lý, hay có thể nói, trong định nghĩa về quản lý nhất định phải đề cập đến bản chất của quản lý là theo đuổi năng suất, hiệu quả. Dựa trên tác dụng, vai trò của những yếu tố trong quản lý kể trên và quan hệ lôgic giữa chúng, có thể khái quát ý nghĩa cơ bản của quản lý. Thông thường mà nói, quản lý là hành vi mà những thành viên trong tổ chức thực hiện ở một môi trường nhất định nhằm nâng cao năng suất công việc, để đạt được mục đích của tổ chức. Thực ra, nếu một mực truy đến cùng câu hỏi "quản lý là gì?” thì bản thân câu hỏi hầu như không có giá trị. Cho dù chúng ta có thảo luận, nghiên cứu ra sao, về mặt lý luận mà nói, chúng ta vẫn không đạt được sự thống nhất, trên thực tế cũng không thể đưa ra một kết luận chung. Nhưng chính vì câu hỏi "quản lý là gì?" có sức ảnh hưởng sâu rộng đến mỗi một học giả nghiên cứu vấn đề quản lý, đến mỗi một người thực hiện công việc quản lý như vậy nên làm rõ vấn đề này mới thực sự có ý nghĩa, mặc dù để làm rõ vấn đề "quản lý là gì?" quả thực là công việc không mấy dễ dàng. 2 Quản lý là sự kết hợp của ba phương diện Chúng ta hãy bàn về khái niệm "quản lý" trên phạm vi rộng lớn hơn, quy mô hơn như trên phạm vi quốc gia chẳng hạn. Trong một tờ báo có đăng tải số liệu thống kê năm 2001 cho biết: Thu nhập bình quân đầu người nước Mỹ bằng 11 lần một số nước châu Á. Thu nhập bình quân đầu người của Mỹ không phải do một người Mỹ mà là giá trị bình quân của toàn bộ người dân Mỹ tạo nên. Sự cách biệt về thu nhập bình quân này không phải do sự cách biệt về chỉ số thông minh của người dân hai nước mà là do khả năng tương tác của họ không giống nhau. Cụ thể nói đến công việc thì đó là phương thức quản lý và chiến lược quản lý của 2 nước là không giống nhau. Có thể đưa ra kết luận rằng: Quản lý không đơn giản chỉ là khái niệm, nó là sự kết hợp của 3 phương diện: Thứ nhất, thông qua tập thể để thúc đẩy tính tích cực của cá nhân. Thứ hai, điều hoà quan hệ giữa người với người, giảm mâu thuẫn giữa hai bên. Thứ ba, tăng cường hợp tác hỗ trợ lẫn nhau, thông qua hỗ trợ để làm được những việc mà một cá nhân không thể làm được, thông qua hợp tác tạo ra giá trị lớn hơn giá trị cá nhân - giá trị tập thể. 1.1.2. Phân loại quản lý Loại hình thứ nhất: Là việc con người điều khiển các vật hữu sinh không phải con người, để bắt chúng phải thực hiện ý đồ của người điều khiển. Loại hình này được gọi là quản lý sinh học, quản lý thiên nhiên, quản lý môi trường... Ví dụ con người quản lý vật nuôi, cây trồng... Loại hình thứ hai: Là việc con người điều khiển các vật vô tri vô giác để bắt chúng thực hiện ý đồ của người điều khiển. Loại hình này được gọi là quản lý kỹ thuật. Ví dụ: con người điều khiển các loại máy móc... Loại hình thứ ba: Là việc con người điều khiển con người. Loại hình này được gọi là quản lý xã hội (hay quản lý con người). 3 1.1.3. Giới thiệu về hoạt động quản lý kho hàng 1.1.3.1. Khái niệm Kho là loại hình cơ sở logistics thực hiện việc dự trữ, bảo quản và chuẩn bị hàng hóa nhằm cung ứng hàng hóa cho khách hàng với trình độ dịch vụ cao nhất và chi phí thấp nhất. Đối với các nhà kho có chức năng thương mại cung cấp dịch vụ lưu trữ và bảo quản hàng hóa, đồ vật thì thường là các tòa nhà lớn được xây dựng ở các vùng đất rộng rãi, bằng phẳng, có không gian thoáng được chọn xây dựng đồng bằng ở các thị xã, ngoại ô thành phố. Hệ thống kho bãi được xây dựng theo kiến trúc khép kín để bảo vệ hàng hóa tránh khỏi mất mát, hao hụt Hệ thống kho bãi thường được kết nối liên hoàn với các cảng biển, sân bay, các đầu mối giao thông để việc lưu thông hàng hóa thuận tiện hơn đặc biệt là ở các bến cảng để tải và dỡ bỏ các hàng hoá từ xe tải. Đôi khi kho được thiết kế để bốc xếp hàng hoá trực tiếp từ nhà ga đường sắt, sân bay, cảng biển. Một số quy định của các nước bắt buộc kho phải đảm bảo các điều kiện về phòng cháy và chữa cháy. Ngày nay hệ thống kho đông lạnh (hay kho làm lạnh) ngày càng được sử dụng phổ biến để bảo quản sản phẩm nông nghiệp trong một thời gian nhất định (thay đổi từ một vài ngày và có thể kéo dài lên đến vài tháng) ở nhiệt độ thấp lạnh lưu trữ giúp loại bỏ các yếu tố gây ôi thiu, hư hỏng của hàng hóa cũng như duy trì chất lượng của hàng hóa từ sản xuất nông nghiệp. Các sản phẩm ăn được thường không được lưu trữ cho nhiều hơn một năm. Một số kho lạnh lưu trữ dễ hư hỏng sản phẩm đòi hỏi nhiệt độ lưu trữ thấp nhất là -25 độ C 1.1.3.2. Tầm quan trọng của công tác quản lý kho hàng Hoạt động kho liên quan trực tiếp đến việc tổ chức, bảo quản hàng hóa của doanh nghiệp vậy vai trò của kho là: - Đảm bảo tính liên tục cho quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa. Là nơi giúp doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ sản phẩm và quản lý được số lượng sản phẩm trên toàn bộ hệ thống. - Góp phần giảm chi phí sản xuất, vận chuyển, phân phối nhờ đó kho có thể chủ động tạo ra các lô hàng với quy mô kinh tế trong quá trình sản xuất và phân phối nhờ đó giảm chi phí bình quân trên một đơn vị, kho góp phần tiết kiệm 4 chi phí lưu thông thông qua việc quản lý tốt hao hụt hàng hóa, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả cơ sở vật chất của kho. Hỗ trợ quá trình cung cấp dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp thông qua việc đảm bảo hàng hóa sẵn sàng về số lượng, chất lượng, trạng thái lô hàng giao, góp phần giao hàng đúng thời gian và địa điểm. 1.1.3.3. Chức năng/nhiệm vụ của kho hàng Các công ty kinh doanh phân phối hàng ngày càng phát triển, thì mức độ phức tạp trong vận hành quản lý kho hàng càng cao. Hàng trong kho ngày càng lớn, chủng loại sản phẩm càng phong phú, điều này thường dẫn đến nhu cầu mặt bằng kho bãi và nhân lực quản lý đòi hỏi ngày càng lớn. Nhiều nhà phân phối đã từng phải chi phí những khoản khổng lồ cho việc gom hàng và dọn hàng trong kho, quản lý vòng nhập hàng và chuyển về nơi gom hàng. Sự không phù hợp của kho hàng cũng trở thành vấn đề nan giải nếu bạn không thể quản lý một cách chính xác hàng trong kho với kho hàng lớn hơn hoặc vị trí kho hàng ở nhiều nơi. Kho bãi hiện đại thường có những chức năng sau: - Gom hàng: Khi một lô hàng, nguyên vật liệu không đủ số lượng thì người gom hàng sẽ tập hợp, chỉnh đốn và sắp xếp hợp lý cho lô hàng lẻ thành những lô hàng đủ số lượng để sử dụng cách vận chuyển trọn gói container. Khi hàng hóa, nguyên vật liệu được nhận từ nhiều nguồn hàng nhỏ, kho đóng vai trò là điểm tập kết thành những lô hàng lớn như vậy sẽ có điểm lợi thế về quy mô khi vận chuyển tới nhà máy, thị trường bằng các phương tiện vận chuyển. - Phối hợp hàng hóa (Tổ chức các mặt hàng kinh doanh): Để đáp ứng tốt đơn hàng gồm nhiều mặt hàng đa dạng của khách hàng, kho bãi có nhiệm vụ tách lô hàng lớn ra, phối hợp và ghép loại hàng hóa khác nhau thành một đơn hàng hoàn chỉnh, đảm bảo hàng hóa sẵn sàng cho quá trình bán hàng. - Bảo đảm và lưu giữ hàng hóa: Đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn về số lượng, chất lượng trong suốt quá trình tác nghiệp, tận dụng tối đa diện tích và dung tích kho, chăm sóc giữ gìn hàng hóa trong kho. 1.1.4. Quy trình quản lý kho hàng 1.1.4.1. Điều kiện về kho chứa Được thể hiện ở nội dung và trình tự thực hiện các tác nghiệp với dòng hàng hóa lưu chuyển qua kho. Quy trình được xây dựng có tính tổng quát và cần được cụ thể hóa một cách chi tiết trong quá trình hoạt động, tùy thuộc đặc điểm 5 và yêu cầu bảo quản lô hàng, điều kiện không gian, thời gian hoạt động của kho, yêu cầu sản xuất kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp và yêu cầu của khách hàng. - Điều kiện không gian công nghệ kho: Cấu trúc nhà kho và các bộ phận diện tích trong kho. Đây là yếu tố quan trọng đảm bảo không gian cho các tác nghiệp trong kho diễn ra một cách bình thường, liên tục có hiệu quả phù hợp với quy trình công nghệ kho, với quá trình tổ chức lao động trong kho và việc bố trí các trang thiết bị kho đã được xác định. Không gian công nghệ kho phải đảm bảo các bộ phận; diện tích bảo quản, diện tích cho hoạt động quản lý và sinh hoạt. Các bộ phận diên tích này không chỉ đủ về mặt quy mô, mà quan trọng hơn là việc quy hoạch hợp lý, phù hợp quy trình công nghệ kho và dòng hàng lưu chuyển qua kho. - Trang thiết bị công nghệ: Đây là yếu tố về công cụ và phương tiện lao động, có liên quan đến yêu cầu đảm bảo hàng hóa, tổ chức lao động, thực hiện các tác nghiệp với hàng hóa trong kho và phương tiện vận tải khi thực hiện việc giao nhận hàng hóa. Với ý nghĩa trong việc nâng cao năng suất lao động tăng cường mức độ cơ giới hóa, giảm thiểu hao hụt hàng hóa và đồng bộ với việc xây dựng các loại hình kho hiện đại, áp dụng công nghệ tiên tiến. - Tổ chức lao động trong kho: Liên quan đến việc phân công các loại lao động trong kho theo chức năng nhiệm vụ, gắn với quá trình hoạt động của kho,xây dựng nội quy, quy chế hoạt động kho gắn với các đối tượng liên quan (nhân viên, các dối tượng giao dịch trong nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp), xây dựng chế độ bảo quản theo lô hàng, xây dựng định mức công tác, trong đó nhấn mạnh xây dựng và quản lý định mức hao hụt hàng hóa theo các khâu của quy trình nghiệp vụ kho. - Hệ thống thông tin và quản lý kho: Đây là một yếu tố quan trọng, nhằm đảm bảo sự phối hợp giữa các bộ phận khác với bộ phận kho và quản lý hoạt động của kho. Hệ thống này bao gồm các loại thẻ kho, các hồ sơ về cung cấp, hồ sơ khách hàng. 1.1.4.2. Quy định về sắp xếp và lưu kho Quy định sắp xếp hàng hoá - Thủ kho chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm soát việc xếp dỡ. - Thủ kho phải bảo đảm rằng các công cụ và cách thức xếp dỡ được sử dụng là phù hợp và không làm tổn hại đến sản phẩm được xếp dỡ. 6 - Chỉ có thủ kho mới có quyền đưa hàng hoá vào hay chuyển dịch chúng từ các vị trí trong kho bãi. - Trước khi nhập hàng, kho có trách nhiệm sắp xếp mặt bằng sạch sẽ và ngăn nắp gọn gàng. - Hướng dẫn người xếp hàng, xếp hàng đúng vị trí. - Hàng hoá trong quá trình xếp dỡ, di chuyển phải nhẹ nhàng tránh va chạm, đổ vỡ méo thùng cartons. - Không xếp hàng hoá ở ngoài trời. - Các khu vực dễ có nước mưa hắt khi mưa lớn phải để hàng hoá trên palet. - Hàng hoá sau khi xuất xong phải được thu xếp gọn gàng, để nơi để cho loại hàng hoá khác, các loại hàng hoá dư phải để vào khu vực riêng. Lưu kho Nhân viên kho có trách nhiệm ghi thẻ bài đầy đủ cho mỗi mã hàng bao gồm mã hàng, màu, size, kích thước, khách hàng. Thẻ bài được gắn vào nơi để hàng hoá. Thủ kho chịu trách nhiệm lập sơ đồ kho, sơ đồ phải thể hiện các lối đi, vi trí đắt các kệ hàng hoá. Mỗi kệ phải được đánh dấu, ghi kệ số mấy? Thủ kho chịu trách nhiệm tổ chức an toàn chống cháy nổ trong kho, kiểm tra nơi để bình phòng cháy chữa cháy… Thanh lý hàng hoá Đối với hàng hoá, nguyên vật liệu còn dư thì phải tiến hành thanh lý. Sau khi nhận được thông tin thanh lý, thủ kho tiến hành kiểm tra lại số hàng đã nhập xuất, lập báo cáo nhập xuất. Với các loại hàng hoá nguyên vật liệu còn dư, để riêng, chờ ý kiến phòng bán hàng. Nếu quá thời hạn 1 tháng kể từ ngày nhận được thông tin thanh lý mà chưa nhận được ý kiến phòng bán hàng, kho phải chủ động thông tin phòng bán hàng để sớm giải phóng lô hàng. Kiểm kê (đột xuất và định kỳ) - Kiểm kê đột xuất: Kế toán có thể bất kỳ kểm tra một vài danh mục trong kho. Thủ kho có trách nhiệm giải trình về những chênh lệch giữa số lượng trên thẻ 7 kho với số liệu thực tế. Đảm bảo sự cân đối giữa file gửi báo cáo, thẻ kho và thực tế. Đối với kiểm kê đột xuất bao gồm: Báo cáo nhập, báo cáo xuất, báo cáo tồn. - Kiểm kê định kỳ: Việc kiểm tra kho định kỳ được thực hiện 06 Tháng một lần nhằm mục đích: xác nhận số lượng (phù hợp với hồ sơ hàng hoá), chất lượng (nhận biết, hư hại, suy giảm chất lượng, bao gói). Việc kiểm tra do ban kiểm kê thực hiện. Kết quả kiểm tra phải được ghi lại trong biên bản kiểm kho. 1.1.4.3. Hàng tồn kho và vai trò quản lý hàng tồn kho Đặc điểm: Hàng tồn kho trong doanh nghiệp thường gồm nhiều loại, có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Do đó, đòi hỏi công tác tổ chức, quản lý và hạch toán hàng tồn kho cũng có những nét đặc thù riêng. Nhìn chung, hàng tồn kho của doanh nghiệp có những đặc điểm cơ bản sau: - Thứ nhất, hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp. Việc quản lý và sử dụng có hiệu quả hàng tồn kho có ảnh hưởng lớn đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Thứ hai, hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau. Xác định đúng, đủ các yếu tố chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho sẽ góp phần tính toán và hạch toán đúng, đủ, hợp lý giá gốc hàng tồn kho và chi phí hàng tồn kho làm cơ sở xác định lợi nhuận thực hiện trong kỳ. - Thứ ba, hàng tồn kho tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó có các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên với tần suất lớn, qua đó hàng tồn kho luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hoá thành những tài sản ngắn hạn khác như tiền tệ, sản phẩm dở dang hay thành phẩm… - Thứ tư, hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau với đặc điểm về tính chất thương phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau. Do vậy, hàng tồn kho thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm, có điều kiện tự nhiên hay nhân tạo không đồng nhất với nhiều người quản lý. Vì lẽ đó, dễ xảy ra 8 mất mát, công việc kiểm kê, quản lý, bảo quản và sử dụng hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn, chi phí lớn. - Thứ năm, việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc khó khăn, phức tạp. Có rất nhiều loại hàng tồn kho rất khó phân loại và xác định giá trị như các tác phẩm nghệ thuật, các loại linh kiện điện tử, đồ cổ, kim khí quý,... Yêu cầu quản lý hàng tồn kho: Hàng tồn kho là tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu hiện tại hoặc tương lai. Hàng tồn kho không chỉ có tồn kho thành phẩm mà còn có tồn kho sản phẩm dở dang, tồn kho nguyên vật liệu/linh kiện và tồn kho công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất… Hàng tồn kho quá nhiều hay quá ít đều gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh, do đó cần phải có các cách thức quản lý tồn kho phù hợp. Tồn kho là cần thiết và với một khối lượng phù hợp với điều kiện hoạt động, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì nó không gây nguy hiểm. Khi giữ lượng hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể giảm được một số chi phí, hoặc chi phí bỏ ra thấp hơn ban đầu như chi phí chất lượng khởi động. - Nếu lượng hàng tồn kho quá thấp: Nếu lượng hàng tồn kho không đủ cung thì doanh số bán hàng sẽ giảm (đối với tồn kho là thành phẩm), ngoài ra do doanh nghiệp không kịp cung cấp sản phẩm theo nhu cầu nên khách hàng chắc chắn sẽ chuyển sang mua hàng của các đối thủ cạnh tranh. - Nếu lượng hàng tồn kho quá cao: Hàng tồn kho quá thấp khiến doanh thu bị ảnh hưởng, tuy nhiên, nếu số lượng hàng tồn kho quá cao thì ngoài việc hàng hóa dự trữ lâu sẽ hư hỏng, hao hụt chất lượng gây khó khăn trong cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường thì một số các chi phí sau đây sẽ đội lên cao hơn như: Chi phí tồn trữ: Là chi phí phát sinh có liên quan đến việc tồn trữ như tiền thuê kho bãi, bảo hiểm nhà kho, chi phí về thiết bị phương tiện, chi phí cho nhân lực hoạt động giám sát quản lý, chi phí quản lý điều hành kho hàng, chi phí hao hụt mất mát… 9 Chi phí cho việc đáp ứng khách hàng: Nếu lượng bán thành phẩm tồn kho quá lớn thì nó làm cản trở hệ thống sản xuất. Thời gian cần để sản xuất, phân phối các đơn hàng của khách hàng gia tăng thì khả năng đáp ứng những thay đổi các đơn hàng của khách yếu đi. Chi phí cho sự phối hợp sản xuất: Do lượng tồn kho quá lớn làm cản trở qui trình sản xuất nên nhiều lao động được cần đến để giải tỏa sự tắc nghẽn, giải quyết những vấn đề tắc nghẽn liên quan đến sản xuất và lịch trình phối hợp. Chi phí về chất lượng của lô hàng lớn: Khi sản xuất những lô hàng có kích thước lớn sẽ tạo nên tồn kho lớn. Trong vài trường hợp, một số sẽ bị hỏng và một số lượng chi tiết của lô sản xuất sẽ có nhược điểm. Nếu kích thước lô hàng nhỏ hơn có thể giảm được lượng kém phẩm chất. Xuất phát từ những đặc điểm của hàng tồn kho, tuỳ theo điều kiện quản lý hàng tồn kho ở mỗi doanh nghiệp mà yêu cầu quản lý hàng tồn kho có những điểm khác nhau. Song nhìn chung, việc quản lý hàng tồn kho ở các doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu chủ yếu sau: Thứ nhất, hàng tồn kho phải được theo dõi ở từng khâu thu mua, từng kho bảo quản, từng nơi sử dụng, từng người phụ trách vật chất (thủ kho, cán bộ vật tư, nhân viên bán hàng) Trong khâu thu mua, một mặt phải theo dõi nắm bắt thông tin về tình hình thị trường, khả năng cung ứng của nhà cung cấp, các chính sách cạnh tranh tiếp thị được các nhà cung cấp áp dụng, tính ổn định của nguồn hàng,... mặt khác, phải quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, quy cách phẩm chất, chủng loại giá mua, chi phí mua và tiến độ thu mua, cung ứng phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong khâu bảo quản dự trữ, phải tổ chức tốt kho, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản; xác định được định mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại hàng tồn kho đảm bảo an toàn, cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí tồn trữ thấp nhất. Đồng thời, cần có những cảnh báo kịp thời khi hàng tồn kho vượt qua định mức tối đa, tối thiểu để có những điều chỉnh hợp lý, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong khâu sử dụng, phải theo dõi, nắm bắt được hình thành sản xuất sản phẩm, tiến độ thực hiện. Đồng thời, phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm 10 cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí, tiến độ sản xuất nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Thứ hai, việc quản lý hàng tồn kho phải thường xuyên đảm bảo được quan hệ đối chiếu phù hợp giữa giá trị và hiện vật của từng thứ, từng loại hàng tồn kho, giữa các số liệu chi tiết với số liệu tổng hợp về hàng tồn kho, giữa số liệu ghi trong sổ kế toán với số liệu thực tế tồn kho. 1.2. Các phương pháp tính giá xuất kho Hàng tồn kho trong các doanh nghiệp tăng từ nhiều nguồn khác nhau với các đơn giá khác nhau, vì vậy doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp tính giá thực tế hàng xuất kho. Việc lựa chọn phương pháp nào còn tuỳ thuộc vào đặc điểm của hàng tồn kho, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Song doanh nghiệp áp dụng phương pháp nào đòi hỏi phải nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Nếu có sự thay đổi phải giải trình và thuyết minh, nêu rõ những tác động của sự thay đổi tới các báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Để tính giá hàng tồn kho xuất, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các phương pháp sau đây: 1.2.1. Phương pháp giá thực tế đích danh Theo phương pháp này sản phẩm, vật tư, hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính. Đây là phương án tốt nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán; chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra. Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó. Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe, chỉ những doanh nghiệp kinh doanh có ít loại mặt hàng, hàng tồn kho có giá trị lớn, mặt hàng ổn định và loại hàng tồn kho nhận diện được thì mới có thể áp dụng được phương pháp này. 1.2.2. Phương pháp giá bình quân Theo phương pháp này giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Phương pháp bình quân có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. 11 1.2.2.1. Theo giá bình quân gia quyền cuối kỳ (tháng) Theo phương pháp này, đến cuối kỳ mới tính trị giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ. Tuỳ theo kỳ dự trữ của doanh nghiệp áp dụng mà kế toán hàng tồn kho căn cứ vào giá nhập, lượng hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ để tính giá đơn vị bình quân: Đơn giá xuất kho bình quân trong kỳ của một loại sản phẩm (Giá trị hàng tồn đầu kỳ + Giá trị hàng nhập trong kỳ) = (Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ) Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, chỉ cần tính toán một lần vào cuối kỳ. Nhược điểm: Độ chính xác không cao, hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến tiến độ của các phần hành khác. Ngoài ra, phương pháp này chưa đáp ứng yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. 1.2.2.2. Theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập (bình quân thời điểm) Sau mỗi lần nhập sản phẩm, vật tư, hàng hoá, kế toán phải xác định lại giá trị thực của hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân. Giá đơn vị bình quân được tính theo công thức sau: Đơn giá xuất kho lần thứ i (Trị giá vật tư hàng hóa tồn đầu kỳ + Trị giá vật tư hàng hóa nhập trước lần xuất thứ i) = (Số lượng vật tư hàng hóa tồn đầu kỳ + Số lượng vật tư hàng hóa nhập trước lần xuất thứ i) Phương pháp này có ưu điểm là khắc phục được những hạn chế của phương pháp trên nhưng việc tính toán phức tạp, nhiều lần, tốn nhiều công sức. Do đặc điểm trên mà phương pháp này được áp dụng ở các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng tồn kho, có lưu lượng nhập xuất ít. 1.2.2.3. Theo giá bình quân gia quyền cuối kỳ trước 12
- Xem thêm -