Tài liệu Xây dựng chương trình quản lý hồ sơ nhân viên tại công ty tnhh great global international – gia viễn, ninh bình

MỤC LỤC MỤC LỤC ...............................................................................................................i DANH MỤC HÌNH ẢNH ..................................................................................... iii DANH MỤC BẢNG BIỂU ....................................................................................iv LỜI CẢM ƠN .........................................................................................................v LỜI CAM ĐOAN....................................................................................................v LỜI MỞ ĐẦU .......................................................................................................vii 1. Lý do chọn đề tài ...........................................................................................vii 2. Mục đích của đề tài:......................................................................................viii 3. Yêu cầu của đề tài.........................................................................................viii 4. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài nghiên cứu.....................................viii Chương 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN VIÊN .............................1 1.1. Giới thiệu về quản lý hồ sơ nhân viên ...........................................................1 1.1.1. Quản lý hồ sơ.........................................................................................1 1.1.2. Các phương pháp lưu trữ hồ sơ ..............................................................2 1.1.3. Một số nhân tố liên quan đến quản lý hồ sơ............................................7 1.1.4. Quy trình quản lý hồ sơ nhân viên........................................................11 1.2. Khát quát về cơ sở dữ liệu SQL Server và ngôn ngữ lập trình C Sharp .......13 1.2.1. Cơ sở dữ liệụ........................................................................................13 1.2.2. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2008 ..........................................14 1.2.3. Ngôn ngữ lập trình C sharp ..................................................................16 Chương 2 KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN VIÊN...................................................................................................24 2.1. Khát quát chung về Công ty TNHH Greet Global International – Ninh Bình.....24 2.1.1. Sơ lược đặc điểm, tình hình công ty .....................................................24 2.1.2. Sơ đồ tổ chức của công ty ....................................................................26 2.1.3. Bài toán quản lý hồ sơ nhân viên..........................................................28 2.2. Phân tích thiết kế hệ thống ..........................................................................30 2.2.1. Phân tích các chức năng chính của chương trình ..................................30 2.2.2. Phân tích thiết kế hệ thống ...................................................................31 2.3. Phân tích thiết kế dữ liệu.............................................................................39 i 2.3.1. Cơ sở dữ liệu........................................................................................39 2.3.2. Mô hình quan hệ ..................................................................................45 Chương 3. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN VIÊN ....46 3.1. Mô tả bài toán.............................................................................................46 3.2. Chương trình quản lý hồ sơ nhân viên.........................................................47 3.2.1. Chức năng chính của chương trình.......................................................47 3.2.2. Chức năng đăng nhập vào hệ thống......................................................48 3.2.3. Chức năng cập nhật hồ sơ nhân viên ....................................................49 3.2.4. Chức năng cập nhật khen thưởng kỷ luật..............................................51 3.2.5. Chức năng cập nhật hợp đồng ..............................................................52 3.2.6. Chức năng chấm công ..........................................................................53 3.2.7. Chức năng tính lương và các khoản......................................................54 3.2.8. Báo cáo hồ sơ nhân viên.......................................................................55 3.2.9. Thống kê khen thưởng kỷ luật..............................................................56 3.2.10. Thống kê nhân viên theo phòng ban ...................................................59 3.2.11. Báo cáo tiền lương nhân viên .............................................................60 KẾT LUẬN...........................................................................................................61 TÀI LIỆU THAM KHẢO .....................................................................................62 ii DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1. Sơ đồ quy trình quản lý hồ sơ nhân viên ................................................12 Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại công ty.............................................................26 Hình 2.2. Sơ đồ phân cấp chức năng......................................................................33 Hình 2.3. Sơ đồ mức ngữ cảnh ..............................................................................34 Hình 2.4. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh ................................................................35 Hình 2.5. Sơ đồ luồng mức dưới đỉnh cập nhật hồ sơ.............................................36 Hình 2.6. Sơ đồ mức dưới đỉnh tiền lương.............................................................37 Hình 2.7. Sơ đồ mức dưới đỉnh chức năng báo cáo thống kê .................................38 Hình 2.8: Mô hình quan hệ ....................................................................................45 Hình 3.1: Giao diện chính của chương trình ..........................................................47 Hình 3.2: Giao diện đăng nhập ..............................................................................48 Hình 3.3: Giao diện cập nhật thông tin ..................................................................49 Hình 3.4: Giao diện cập nhật thông tin liên quan khác...........................................50 Hình 3.5: Giao diện cập nhật khen thưởng kỷ luật .................................................51 Hình 3.6: Giao diện cập nhật hợp đồng..................................................................52 Hình 3.7: Giao diện chấm công nhân viên .............................................................53 Hình 3.8: Giao diện tính lương và các khoản .........................................................54 Hình 3.9: Giao diện báo cáo hồ sơ nhân viên.........................................................55 Hình 3.10: Giao diện thống kê khen thưởng kỷ luật...............................................56 Hình 3.11: Giao diện thống kê nhân viên theo phòng.............................................57 Hình 3.12: Giao diện thống kê nhân viên theo phòng.............................................59 Hình 3.13: Giao diện báo cáo tiền lương................................................................60 iii DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1: Kiểu dữ liệu sẵn dựng sẵn......................................................................16 Bảng 1.2: Một số thao tác trên chuỗi .....................................................................17 Bảng 1.3: Một số thao tác cài C Sharp ...................................................................18 Bảng 1.4: Mô tả thuộc tính trên chuỗi....................................................................19 Bảng 1.5: Mô tả phương thức xử lý trên chuỗi.......................................................21 Bảng 1.6: Mô tả các sự kiện...................................................................................21 Bảng 2.1. Bảng đăng nhập .....................................................................................39 Bảng 2.2. Bảng phân quyền ...................................................................................40 Bảng 2.3. Bảng nhân viên......................................................................................40 Bảng 2.4. Bảng chức vụ.........................................................................................41 Bảng 2.5. Bảng phòng ban.....................................................................................41 Bảng 2.6: Bảng hợp đồng ......................................................................................41 Bảng 2.7: Bảng thông tin khen thưởng kỷ luật.......................................................41 Bảng 2.8: Bảng thông tin trình độ..........................................................................42 Bảng 2.9: Bảng thông tin ngoại ngữ ......................................................................42 Bảng 2.10: Bảng chứng chỉ liên quan ....................................................................42 Bảng 2.11: Bảng thông tin gia đình .......................................................................42 Bảng 2.12: Bảng thông tin liên hệ..........................................................................43 Bảng 2.13: Bảng giảm trừ......................................................................................43 Bảng 2.14: Bảng chấm công ..................................................................................44 Bảng 2.15: Bảng thuế và lương thực lĩnh...............................................................44 Bảng 2.16: Bảng tính lương và các khoản..............................................................44 Bảng 2.17: Bảng bậc lương ...................................................................................45 iv LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, tin học đã và đang đi vào tất cả các “ngõ ngách” của đời sống xã hội, từ những công việc đơn giản đến những vấn đề phức tạp. Vì vậy, đứng trước sự bùng nổ thông tin, tất cả các tổ chức và doanh nghiệp đều tìm các biện pháp để xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin nhằm tin học hóa các hoạt động tác nghiệp của đơn vị mình. Trong mỗi công ty hiện nay thì việc Quản lý nguồn nhân lực giữ vai trò quan trọng tới sự thành bại của doanh nghiệp. Trong đó, việc quản lý hồ sơ là một công việc then chốt trong quản lý nhân sự. Quá trình quản lý hồ sơ khi thực hiện thủ công là rất khó khăn, phức tạp và tốn thời gian, không tránh khỏi mất mát và nhầm lẫn, hiệu quả không cao. Do vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản hồ sơ đã và đang đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Đáp ứng nhanh và hiệu quả các yêu cầu cập nhật thông tin cán bộ, tìm kiếm thông tin cán , báo cáo thống kê thông tin cán bộ một cách nhanh chóng và chính xác. vii Với những tiện dụng trên cùng với yêu cầu thực tế, em đã chọn đề tài: “Xây dựng chương trình Quản lý hồ sơ nhân viên tại Công ty TNHH Great Global International – Gia viễn, Ninh Bình.” 2. Mục đích của đề tài: - Tìm hiểu và phân tích về nghiệp vụ quản lý hồ sơ nhân viên, một vài thông tin liên quan đến tiền lương của công ty TNHH Great Global InternationalGia viễn, Ninh Bình . - Tìm hiểu về ngôn ngữ lập trình. - Xây dựng được chương trình về vấn đề quản lý hồ sơ cho công ty TNHH Greet Global International tại Ninh Bình trong quá trình thực tập. 3. Yêu cầu của đề tài - Khảo sát thực tế mô hình quản lý hồ sơ cho công ty TNHH Greet Global International – Gia viễn, Ninh Bình. - Nghiên cứu lý thuyết : về cơ sở dữ liệu, SQL2008 và Ngôn ngữ lập trình C#2010. - Xây dựng một chương trình quản lý hồ sơ phải đạt những yêu cầu sau : - Chương trình giúp cho cán bộ nhân sự trong việc cập nhật thông tin công nhân viên trong công ty đầy đủ, chính xác, dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi. - Chương trình phải giảm bớt chi phí về thời gian cũng như tiền bạc trong việc quản lí hồ sơ trong công ty - Chương trình phải sát với thực tế , giao diện gần gũi có tính an toàn và bảo mật cao… 4. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài nghiên cứu - Trang bị cho bản thân những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ quản lý nhân sự và Ngôn ngữ lập trình C# , cơ sở dữ liệu SQL. - Xây dựng được chương trình về vấn đề quản lý hồ sơ cho một công ty hoặc doanh nghiệp. - Tạo tiền đề để khi ra trường có thể theo làm ở các công ty và doanh nghiệp. Khóa luận: Chươg 1 : Tổng quan về quản lý hồ sơ nhân viên Chương 2 : Khảo sát và Phân tích thiết kế hệ thống quản lý hồ sơ nhân viên viii Chương 3: Xây dựng chương trình quản lý hồ sơ nhân viên Thái Nguyên, ngày 01 tháng 06 năm 2016 Sinh Viên ix Chương 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN VIÊN 1.1. Giới thiệu về quản lý hồ sơ nhân viên 1.1.1. Quản lý hồ sơ Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của tổ chức.  Vai trò của việc quản lý hồ sơ Giảm chi phí mua sắm thiết bị Ðảm bảo cung cấp thông tin hợp thời Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả. Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh, nghỉ việc riêng. Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi nhân viên chuyển bộ phận, nghỉ việc…  Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ Có một số nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý một hệ thống lưu trữ hồ sơ. Nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng tìm ra khi cần. Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận hành, nếu không có thể có sự nhầm lẫn về những hồ sơ nào được yêu cầu và làm chậm trễ việc truy cập. Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hồ sơ, các doanh nghiệp cần lưu ý đến tính linh động để có thể mở rộng và nhận một số lượng lớn hồ sơ khi cần. Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điều hành nó. Tính có thể nén được là một lý do quan trọng để bảo đảm hệ thống có thể phù hợp với khoảng trống sẵn có. Phải xem xét tính an toàn chống lại những thứ như hỏa hoạn và sự hý hỏng hồ sơ do bụi, chất bẩn và mất mát, tính an toàn của các hồ sơ mật. Tính phù hợp chung của hệ thống trong điều kiện hoạt động của tổ chức là một xem xét khác. Cách tạo chỉ mục của hệ thống nên thích hợp với mục đích và cung cấp đủ tham chiếu qua lại đối với những tài liệu bao gồm một số lãnh vực. 1 Phải có sự kiểm soát để theo dõi bất kỳ tài liệu nào được lấy ra và theo dấu chúng nếu cần. Hệ thống nên chính xác, nghĩa là được giữ cập nhật hóa việc lưu trữ không bị tụt lại phía sau. Xây dựng hệ thống sắp đặt hồ sõ có hiệu quả: phải đảm bảo an toàn cho tài liệu quan trọng và dễ tìm khi cần sử dụng, thiết lập cẩm nang, sách hướng dẫn về danh mục sắp xếp. Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự chỉ đạo chung. Như vậy, một tổ chức phải thiết kế hệ thống lưu trữ hồ sơ của mình phù hợp với các yêu cầu và bảo đảm rằng hệ thống đó đủ linh động để theo kịp các thay đổi, đặc biệt là nhứng thay đổi liên quan đến việc mở rộng hệ thống và các yêu cầu quản trị hiện đại. Nên sử dụng những thiết bị chứa đựng hiệu quả để giữ và phân biệt những loại hồ sơ khác nhau. Nên dùng màu sắc để mã hóa các tên mang lại sự nhận diện tức thời đối với một phân loại hồ sơ sử dụng một màu nào đó. Tài liệu của hồ sơ nên luôn luôn được vào phía sau hướng dẫn. Tài liệu sau cùng được lưu trữ nên ở phía trước hồ sơ. Thứ tự của các phân loại hồ sơ nên theo thứ tự của những đề mục chắc chắn được nêu lại trước tiên. Ví dụ, khi sử dụng tên họ thì tên riêng nên đứng trước, tiếp sau đó là những chữ viết tắt của tên hoặc nếu quốc gia là những phân loại chủ yếu thì chúng nên được tiếp theo bởi tên thành phố và thị trấn. Tất cả những phân loại hồ sơ dựa trên từ ngữ nên theo thứ tự chữ cái của từ hoặc chuỗi các chữ cái; các từ kép nên được xử lý như một từ. Nên tránh viết tắt trong các tên gọi hồ sơ. Cũng nên tránh dùng từ đồng nghĩa. Tài liệu nên được chia thành những nhóm nhỏ hơn để lưu trữ. Như vậy, tài liệu trong một nhóm theo thứ tự chữ cái có thể được chia thành những hồ sơ gồm từ A đến F, G đến L, M đến R và từ S đến Z. cũng áp dụng điều tương tự cho tài liệu lưu trữ theo số, theo địa lý hoặc bằng một phương pháp khác. 1.1.2. Các phương pháp lưu trữ hồ sơ Hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần truy cập sẽ nhanh chóng. Làm bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng. 2  Lưu theo vần, mẫu tự: Sử dụng cho hồ sơ tên: + Hồ sơ cá nhân: bỏ các tài liệu liên quan đến cá nhân vào bìa kẹp hồ sơ tên (hoặc phong bì) riêng. Bên ngoài ghi tên và một số thông tin cơ bản khác. Bên trong mỗi hồ sơ, sắp xếp các tài liệu theo ngày tháng từ gần nhất đến xa nhất. + Hồ sơ hỗn hợp: sắp xếp các tài liệu theo vần mẫu tự để dễ truy tìm các tài liệu. + Hồ sơ cùng một tên: nếu phát sinh liên tục, hãy phân loại theo từng giai đoạn. + Các hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên : đặt mã phụ sau tên, hoặc sử dụng bìa hồ sơ có màu khác để phân biệt. Hồ sơ theo chủ đề: +Tên chủ đề cần đặt cụ thể + Không dùng chủ đề mở hồ sơ, chung chung + Sử dụng các tiêu đề và phụ đề cho các hồ sơ theo chủ đề + Sử dụng các công cụ hỗ trợ, như: thẻ hướng dẫn theo vần mẫu tự, thẻ hướng dẫn theo chủ đề chính, kẹp hồ sơ (cũng có thể tạo lập trên máy tính). + Kẹp hồ sơ có thể dùng cho các dạng: hồ sơ cá nhân, hồ sơ cho mỗi tiêu đề chính. + Cần có một bảng mục lục các chủ đề tránh việc mở hồ sơ không có trong chủ đề, gây khó khăn cho tìm kiếm. Hồ sơ theo địa danh: + Cần thiết lập danh mục các địa danh giống như một chủ đề. + Cần có cách tra cứu chéo theo tên, chủ đề để dễ truy tìm (nên dùng máy tính).  Lưu theo số, mã số  Hệ thống lưu trữ số liên tục (tăng dần): đơn giản, không hết số.  Hệ thống lưu trữ sử dụng số tự nhiên (như là một dạng mã số), ví dụ: 7-25-30.  Hệ thống lưu trữ bằng mã số: sử dụng kết hợp chữ và số, trong đó thông thương các chữ là các mã hiệu, các số chỉ thứ tự trong mã đó.   Phương tiện và thiết bị lưu trữ Phương tiện giấy: tủ kệ tiêu chuẩn văn phòng, tủ kệ mở (không cửa), tủ kệ di động, tủ kệ an toàn, tủ kệ xoay, tủ kệ đặc biệt có phím ấn, tủ kệ liên hợp, thiết bị để hồ sơ quay, thiết bị bánh xe. 3  Phương tiện điện từ: đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD-ROM, chụp vi phim,…  Vật dụng bổ trợ: nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ chỉ dẫn, nhãn ngãn kéo hồ sơ, bìa kẹp ‘out’.  Dù sử dụng phương tiện lưu trữ gì, áp dụng vật dụng hỗ trợ tìm kiếm nào, thì việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào công tác này là rất quan trọng trong thời đại ngày nay, mà phổ biến nhất hiện nay là máy vi tính cá nhân.  Các loại sắp xếp hồ sơ  Sắp xếp hồ sơ theo số và theo thời gian  Phương pháp số để phân loại các hồ sơ thì thuận tiện, đặc biệt khi các tài liệu đã được đánh số.  Phương pháp này có thể thự hiện theo nhiều cách. Có thể có một hệ thống ký số cuối. Khi hệ thống này đýợc thực hiện bằng cách đọc số từ phải sang trái, nó giúp loại trừ những sai sót vì người ta không có thói quen đọc theo cách này và do đó sẽ cẩn thận hơn khi đọc.  Phương pháp số cũng có được dùng để phân tán hoạt động lưu trữ và cho phép dễ dàng lấy ra những tài liệu không còn dùng đến nữa. Những thuận lợi: Nó có thề dễ dàng mở rộng;nó mang lại một sự bảo mật nào đó;nó cho phép nhận diện hiệu quả các đề mục;và số hồ sơ cũng có thể cung cấp một số tham chiếu. Các bất lợi là: Chi phí dể chuẩn bị một chỉ mục và thời gian để thực hiện điều đó; và nếu các chữ số trong các số tham chiếu bị đổi chỗ, đề mục sẽ bị đưa vào sai hồ sơ mà không may thay, điều này rất dễ xảy ra.   Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian Các tài liệu được lưu trữ theo một trình tự thời gian nào đó, đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có thể theo thời gian phát sinh, đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có thể theo thời gian phát sinh.  Các hồ sơ có thể được chia theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm tùy theo số lượng tài liệu được lưu trữ.  Hệ thống này thường được sử dụng phối hợp với một trong những phương pháp phân loại khác. Do đó, là điều phổ biến khi hồ sơ được lưu trữ theo thứ tự chữ cái và sử dụng trình tự thời gian bên trong hồ sơ. 4 Thuận lợi: Hệ thống này rất tiện lợi và tiết kiệm được không gian nhiều nhất vì các hồ sơ có thể được lưu trữ ngẫu nhiên vì việc truy cập tìm kiếm có thể tự động nếu địa chỉ là chính xác,ví dụ: như là biết tên file. Nhược điểm: Phương pháp này gặp nhiều khó khăn trong việc bảo quản dữ liệu và không giữ được trong thời gian quá lâu.   Sắp xếp hồ sơ theo vần, mẫu tự Phân loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hồ sơ. Việc phân chia thành nhóm nhỏ hệ thống có thể đạt được trên một cơ sở khoa học, nghĩa là bằng cách hỏi xem những tên nào thường hay bắt đầu nhất trong một quốc gia.  Những sự phân chia hệ thống có thể được xác nhận về mặt thống kê. Một khi đã quyết định những sự phân nhóm chủ yếu thì chúng có thể được chia nhỏ thành nhóm nhỏ hơn. Nên có thể cho phép mở rộng những nhóm chủ yếu và những nhóm nhỏ này để giảm thiểu bất kỳ việc chia nhỏ nào hơn nữa sau này. Thuận lợi: là tham chiếu trực tiếp được trao đổi cho hồ sơ do đó không cần chỉ mục, dường nhý đây là một cách làm dễ dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu, và có thể nhanh chóng kiểm soát xem có bất kỳ tài liệu nào bị lưu trữ sai hay không. Các bất lợi của phương pháp này bao gồm: nếu có những tên thông dụng, có thể trùng nhau. Phân loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hồ sơ. Việc phân chia thành nhóm nhỏ hệ thống có thể đạt được trên một cơ sở khoa học, nghĩa là bằng cách hỏi xem những tên nào thường hay bắt đầu nhất trong một quốc gia.  Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề Ðây là một biến thể của phương pháp phân loại theo thứ tự chữ cái, trong đó các tài liệu được sắp xếp theo phân loại chủ yếu của tiêu đề chủ ðề, ví dụ như bảo hiểm hoặc bất động sản. Trong nhóm chủ yếu sẽ có những phân loại nhóm nhỏ hơn. Thuận lợi: Phương pháp phân loại theo chủ đề dễ dàng và tiện lợi cho việc mở rộng. Nó cũng mang lại một phương pháp hữu ích khi các chủ đề được xác định rõ ràng và khi người ta đã quen thuộc với nó thì việc truy cập sẽ dễ dàng hõn. 5 Khó khăn:  Có thể có vấn đề phải thiết lập đủ những phân loại thích hợp, thường đòi hỏi rất nhiều tham chiếu qua lại và đôi khi cần có một chỉ mục phức tạp.  Thường khi kiểu phân loại này được dùng thì sẽ hình thành một hồ sơ lớn chứa các mục linh tinh với rất nhiều đề tài trong đó, trong khi trong một hệ thống lưu trữ tốt thì một hồ sơ chỉ chứa đựng những đề tài có liên quan. Ðiều này dường như do sự miễn cưỡng mở một hồ sơ riêng biệt cho từng chủ đề trong hồ sơ linh tinh.   Sắp xếp hồ sơ theo địa lý Khi dùng phương pháp địa lý, các hồ sơ được sắp xếp theo các địa điểm như quận, thành phố… cho phân loại chủ yếu. Sau đó có thể sử dụng các phân loại nhỏ hơn theo mẫu tự.  Phương pháp địa lý ðôi khi được gọi là sắp xếp theo địa điểm. Ðiều này là dễ hiểu vì ý niệm của nó đơn giản và người sử dụng không sớm thì muộn cũng sẽ quen thuộc với những khu vực địa lý có liên quan. Thuận lợi: Nó cho phép một số người sử dụng những hồ sơ cùng một lúc mà không gây cản trở cho nhau; nó dễ hiểu; và truy cập thuận tiện nếu biết địa điểm. Bất lợi:  Người sử dụng cần phải có một hiểu biết nào đó về khu vực địa lý có liên quan, đặc biệt khi có một số tên nơi chốn tương tự; phải biết nơi chốn của một thông tin; và phương pháp này cần được một chỉ mục hỗ trợ.  Hệ thống địa danh cũng rất có ích trong các hoạt động như nghiên cứu thị trường quảng cáo trực tiếp bằng thứ từ bưu điện và dự báo thời tiết.  Các loại quản lý hồ sơ  Quản lý phân tán theo bộ phận Ưu điểm  Tránh được sự trì hoãn không cần thiết  Dễ dàng thực hiện  Tách biệt hồ sơ với các bộ phận khác Nhược điểm  Có sự trùng lắp không cần thiết của thiết bị và hồ sơ trong các bộ phận. 6  Nhân viên thực hiện không có hiệu quả vì họ phải thực hiện nhiều công việc khác nhau trong văn phòng.  Không thống nhất trong các bộ phận dẫn đến khó quản lý chung  Những tài liệu quan trọng khó bảo mật.  Những vãn bản được lưu trữ ở các bộ phận chỉ giữ ở mức độ tối thiểu và tạm thời.  Quản lý theo tập trung Quản lý tập trung có thể giúp giảm sự trùng lắp hồ sơ và thiết bị, tiết kiệm thời gian sắp xếp hoặc phân phối theo yêu cầu do có nhân viên chuyên trách thực hiện.  Những hệ thống lưu trữ hiện đại Một vấn đề chủ yếu của lưu trữ tài liệu là chúng chiếm khoảng trống không gian quá lớn. Ðã có hai biện pháp khắc phục cho điều này:  Sử dụng rộng rãi vi phim để giảm thiểu kích thước và giữ lại các hồ sơ.  Sử dụng rộng rãi việc lưu trữ bằng máy tính, đặc biệt là lưu trữ bằng đĩa cứng nằm trong máy. Chức nãng thứ 2 đang ngày càng được sử dụng rộng rãi khi mà máy tính ngày càng trở nên rẻ hơn và nhỏ hơn. 1.1.3. Một số nhân tố liên quan đến quản lý hồ sơ  Phân tích công việc Có thể nói rằng, phân tích công việc là quá trình xác định các nghĩa vụ trách nhiệm, yêu cầu về kỹ năng để thực hiện các công việc trong tổ chức. Phân tích công việc xây dựng nên các văn bản cho công việc như bản mô tả, yêu cầu công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc. Đó là những cơ sở rất quan trọng cho các hoạt động quản trị nhân lực, vì từ đó, nó giúp cho nhà quản trị có thể đưa ra những quyết định đúng đắn về tuyển mộ, tuyển chọn, kể hoạch hoá nguồn nhân lực; đào tạo và phát triển; đánh giá thành tích công tác; lương bổng và đãi ngộ…đồng thời phân tích công việc còn giúp cho người thực hiện công việc biết được các nhiệm vụ, trách nhiệm, biết được các mối quan hệ trong công việc, điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. 7  Kế hoạch hoá nguồn nhân lực Đó là quá trình tính toán, xác định đủ về số lượng lao động, đảm bảo về chất lượng lao động, nhằm hoàn thành khối lượng công việc hoặc số lượng sản phẩm, dịch vụ nhất định trong các thời kỳ kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của tổ chức. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực có vai trò rất quan trọng trong chiến lược nguồn nhân lực. Đó là quá trình xây dựng các chiến lược và thiết lập các chiến thuật thực hiện các chiến lược nguồn nhân lực, giúp cho tổ chức đạt được mục tiêu công việc. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực giúp cho các nhà quản trị có thể khai thác, tận dụng được hết những tài năng chuyên môn và những năng lực cá nhân của họ. Góp phần vào việc sử dụng hiệu quả nguồn nhân sự của tổ chức.  Tuyển mộ và tuyển chọn nhân lực  Tuyển mộ nhân lực Là quá trình thu hút những ứng viên có chất lượng tham gia dự tuyển vào các vị trí cần thiết trong tổ chức. Tổ chức nào có kế hoạch và công tác tuyển mộ tốt sẽ thu hút được những người xin việc có chất lượng cao và ngược lại. Nguồn tuyển mộ nhân lực có thể từ bên trong hoặc từ bên ngoài tổ chức hoặc có thể kết hợp cả hai nguồn trong quá trình tuyển mộ. + Tuyển mộ nhân lực bên trong tổ chức + Tuyển mộ nhân lực từ bên ngoài tổ chức: Là tìm người đáp ứng được yêu cầu của công việc cần tuyển từ những nguồn bên ngoài như những người đã tốt nghiệp, những người đang làm việc cho tổ chức khác… Sau khi thực hiện các công tác tuyển mộ, tổ chức sẽ tiến hành tuyển chọn từ những ứng viên đã tập hợp được qua tuyển mộ.  Tuyển chọn nhân lực Là quá trình lựa chọn những cá nhân phù hợp nhất, tại một vị trí hoặc một công việc cụ thể từ tập hợp người xin việc. Công tác tuyển chọn phải gắn với mục tiêu và yêu cầu của tổ chức. Nên chọn những cá nhân có trình độ phù hợp với yêu cầu công việc, thông minh sáng tạo, nhiệt tình với công việc, có kỷ luật, trung thực, gắn bó với tổ chức và sức khoẻ tốt. Quá trình tuyển chọn cần tiến hành qua các bước sau: Các bước tiến hành tuyển chọn: Gồm 9 bước 8 Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ Sàng lọc qua hồ sơ xin việc. Trắc nhiệm tuyển chọn Phỏng vấn tuyển chọn. Kiểm tra sức khoẻ và thể lực của các cá nhân (có không). Phỏng vấn bởi lãnh đạo trực tiếp Thẩm tra lại các thông tin thu được trong quá trình tuyển chọn. Tham quan công việc Ra quyết định tuyển chọn..  Đánh giá thực hiện công việc Đánh giá thực hiện công việc là quá trình thực hiện có hệ thống và chính thức, so sánh tình hình thực hiện công việc của người lao động với các tiêu chuẩn đã được xây dựng từ trước và thảo luận với người lao động. Đánh giá thực hiện công việc là cơ sở để khen thưởng, động viện, hoặc kỷ luật. Một hệ thống đánh giá hiệu quả có thể giúp: nhân viên phát huy năng lực và nâng cao năng suất của họ, cải thiện hiệu năng công tác và thông tin phản hồi; kế hoạch hoá nguồn nhân lực; là cơ sở để tuyển dụng; phát triển nguồn nhân lực; ra quyết định về tăng lương, thăng chức, và thuyên chuyển nhân sự phù hợp.  Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Là các hoạt động nhằm duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực. Phát triển nguồn nhân lực là tổng thể các hoạt động học tập nhằm tạo ra sự thay đổi hành vi nghề nghiệp của nguồn nhân lực. Nó bao gồm các hoạt động : Đào tạo: Là quá trình học tập để thực hiện chức năng, nhiệm vụ có hiệu quả hơn trong công việc . Giáo dục: Là quá trình học tập để chuẩn bị cho tương lai của người được giáo dục có một nghề thích hợp. Phát triển: Là quá trình học tập mở ra cho mỗi cá nhân những công việc mới dựa trên những định hướng tương lai của tổ chức. * Tiến trình xây dựng các chương trình đào tạo và phát triển: (1) Xác định nhu cầu đào tạo. (2) Xác định mục tiêu đào tạo. 9 (3) Lựa chọn đối tượng đào tạo. (4) Xây dựng các chương trình đào tạo và phương pháp đào tạo. (5) Dự tính kinh phí đào tạo. (6) Lựa chọn và đào tạo giáo viên. (7) Đánh giá chương trình đào tạo. * Mục tiêu của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là nhằm sử dụng tối đa nguồn nhân lực hiện có và nâng cao hiệu quả của tổ chức.  Thù lao lao động Bao gồm tất cả những khoản lợi ích mà người lao động nhận được thông qua quan hệ thuê mướn. Thù lao cơ bản: Là khoản thù lao cố định mà người lao động nhận được một cách thường xuyên, dưới dạng tiền lương, tiền công. Trong đó tiền lương là số tiền được trả cho người lao động cố định, thường xuyên có thể theo tháng hoặc theo năm. Tiền công là số tiền được trả cho người lao động tuỳ thuộc vào số giờ làm việc thực tế, số sản phẩm sản xuất ra, hoặc khối lượng công việc hoàn thành.. Các tổ chức, doanh nghiệp ngoài nhà nước thường xây dựng hệ thống trả lương, trả công riêng. Trình tự xây dựng hệ thống trả lương, trả công được tiến hành như sau : Bước 1 : Nghiên cứu mức lương tối thiểu và những quy định trả lương theo luật pháp nhà nước. Bước 2 : Khảo sát các mức lương thịnh hành trên thị trường, nhất là các đối thủ cạnh tranh. Bước 3 : Đánh giá công việc : đó là quá trình đánh giá giá trị của các công việc, sắp xếp các công việc theo một hệ thống thứ bậc giá trị từ thấp đến cao hoặc ngược lại. Bước 4 : Xác định các ngạch lương Bước 5 : Xác định mức lương cho từng ngạch và các hệ số lương cho từng bậc. Các khuyến khích: Là các khoản thù lao nhận thêm ngoài tiền lương, tiền công để trả cho nhân viên. Có nhiều loại khuyến khích tài chính. Các chương trình khuyến khích cá nhân và tập thể bao gồm : tăng lương tương xứng với kết quả thực hiện công việc, tiền thưởng thường được chi trả một lần cho sự hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu, hoặc phát huy sáng kiến..Phần thưởng giống như tiền thưởng 10 nhưng được trả dưới dạng vật chất như nghỉ phép, vé du lịch..Ngoài ra còn những khuyến khích phi tài chính bao gồm các yếu tố lợi ích có được từ nội dung hay môi trường làm việc, ví dụ như mức độ hấp dẫn của công việc, cơ hội thăng tiến, đồng nghiệp thân ái, chính sách công bằng hợp lý vv.. Các phúc lợi: Phúc lợi về tài chính là khoản thù lao gián tiếp được trả dưới dạng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế vv... Các phúc lợi bao gồm các phúc lợi theo quy định của nhà nước và phúc lợi tự nguyện. Các bước xây dựng chương trình phúc lợi : + Thu thập dữ liệu về giá cả các mặt hàng và dịch vụ liên quan + Tính toán xem cần có bao nhiêu tiền để thực hiện chương trình phúc lợi + Đánh giá từng loại phúc lợi theo yêu cầu luật pháp, nhu cầu của người lao động và tổ chức + Đưa ra phương án chọn lựa các chương trình phúc lợi tối ưu nhất  Quan hệ lao động và bảo vệ an toàn, sức khoẻ cho người lao động Quan hệ lao động là toàn bộ những quan hệ có liên quan đến quyền, nghĩa vụ, quyền lợi giữa các bên tham gia quá trình lao động. Quan hệ lao động còn được thể hiện ở việc xác định, ký kết, thực hiện, chấm dứt các hợp đồng lao động và thoả ước lao động tập thể. Quan hệ lao động cũng bao gồm cả việc xác định các nguyên tắc, các bước, các thủ tục giải quyết các bất bình và kỷ luật lao động đối với người lao động sao cho công bằng hợp lý và có tác dụng tích cực. 1.1.4. Quy trình quản lý hồ sơ nhân viên Quản lý hồ sõ cán bộ công nhân viên là một công việc không thể thiếu trong quá trình quản trị nhân sự của doanh nghiệp. Nó liên quan tới việc thành công trong việc quản trị nhân sự của doanh nghiệp. Mục đích của việc quản lý là: Nhằm tạo ra một quy trình thống nhất, đồng bộ, các phương pháp quản lý hồ sơ trong suốt quá trình từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc phải đảm bảo chính xác, thuận tiện cho việc quản lý. 11 Quy trình quản lý hồ sơ: Hình 1.1. Sơ đồ quy trình quản lý hồ sơ nhân viên Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ Phòng nhân sự chịu trách nhiệm tiếp nhận, và quản lý hồ sơ của các ứng viên trúng tuyển. Hồ sơ bao gồm: + Sơ yếu lý lịch + Bằng tốt nghiệp ĐH, CĐ + Các chứng chỉ khác + Các giấy tờ khác như: giấy khám sức khỏe, sổ hộ khẩu… Bước 2: Kiểm tra hồ sơ Bộ phận thu nhận hồ sơ chịu trách nhiệm kiểm tra hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ chuyển sang khâu xử lý hồ sơ để tiến hành lưu trữ. Ngược lại, hồ sơ không hợp lệ 12 thông báo cho ứng viên trúng tuyển. Bước 3: Chỉnh lý hồ sơ Sau khi hồ sơ được kiểm tra sẽ được tiến hành phân loại, lập thành hồ sơ; xác định thời hạn lưu trữ đối với từng loại tài liệu để tiến hành sắp xếp và phân loại giấy tờ theo đơn vị để tiện cho quá trình quản lý( Hồ sơ lưu trữ được đóng gói theo năm hoặc công việc). Bước 4: Lưu trữ và truy xuất + Lưu trữ: Chuyên viên nhân sự tiếp hành nhập các thông tin cán bộ vào phần mềm quản lý nhân sự theo đơn vị, gồm các mục: Mã cán bộ, họ tên cán bộ, ngày sinh, giới tính, số điện thoại,địa chỉ… Sau khi nhập thông tin cán bộ thì hồ sơ được lưu trữ trong túi đựng hồ sơ và chuyển xuống kho lưu trữ tài liệu, và được sắp xếp theo từng đơn vị . + Truy xuất: Khi có thông tin yêu cầu về hồ sơ cán bộ thì chuyên viên sẽ tra cứu trên phầm mềm, và đưa ra thông tin của hồ sơ . 1.2. Khát quát về cơ sở dữ liệu SQL Server và ngôn ngữ lập trình C Sharp 1.2.1. Cơ sở dữ liệụ  Khái niệm: Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu được tổ chức có cấu trúc, được lưu trữ trên những dữ liệu trữ tin, thỏa mãn một cách đồng thời và có chọn lọc cho nhiều người dùng khác nhau và cho những mục đích khác nhau.  Đặc tính: - Giảm trùng lặp dữ liệu ( không đảm bảo triệt tiêu dữ liệu hoàn toàn ) - Dữ liệu được chia sẻ cho nhiều người dùng - Dữ liệu được truy xuất dễ dàng - Tính nhất quán - Tính bảo mật - Tính cạnh tranh trong truy xuất dữ liệu - Tính hồi phục dữ liệu  Các mô hình dữ liệu Hiện nay, có 3 mô hình dữ liệu cơ bản đang được sử dụng, đó là: 13