Tài liệu Xây dựng chương trình quản lý chấm công cho công ty cổ phần đầu tư và thương mại tng thái nguyên chi nhánh phú bình

MỤC LỤC MỤC LỤC.................................................................................................................1 LỜI MỞ ĐẦU...........................................................................................................2 Chương 1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ CHẤM CÔNG........................................4 1.1Những vấn đề chung về quản lý chấm công......................................................4 1.1.1 Tiền công, đặc điểm của tiền công...........................................................4 1.1.2. Các hình thức tiền lương và hình thức kế toán tổng hợp tiền lương trong doanh nghiệp......................................................................................................7 1.1.3 Quỹ tiền lương, quỹ BHXH, quỹ BHYT, và KPCĐ................................10 Chương 2. KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VÀ CÁC CHỨC NĂNG TRONG HỆ THỐNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CHẤM CÔNG........................................12 2.1 Khảo sát thực trạng công ty cổ phần đầu tư và phát triển TNG - Thái Nguyên chi nhánh Phú Bình..............................................................................................12 2.1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển công ty...................................12 2.1.2. Đặc điểm kinh doanh và tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty........13 2.1.3 Đặc điểm tiền lương của công ty............................................................15 2.2 Sơ đồ các chức năng trong hệ thống chấm công............................................17 2.2.1 Tổng quát.................................................................................................17 2.2.2 Mô tả hệ thống :.......................................................................................18 2.2.3 Đánh giá hệ thống................................................................................19 2.3.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu.............................................................................21 Chương 3. CHƯƠNG TRÌNH THỰC NGHIỆM....................................................23 3.1. Đăt vấn đề bài toán........................................................................................23 3.2 Giao diện chính của chương trình.................................................................23 3.3 Một số giao diện của chương trình.................................................................24 KẾT LUẬN.............................................................................................................26 TÀI LIỆU THAM KHẢO.......................................................................................27 1 LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay công nghệ thông tin đang ngày càng phát triển. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công việc kinh doanh đang rất thịnh hành. Các doanh nghiệp ngày nay đã quá quen thuộc với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của mình từ những công việc đơn giản hay phức tạp. Thế giới công nghệ vẫn đang thay đổi từng ngày và ngày càng đơn giản hóa mọi công việc, tìm ra giải pháp nhanh nhất cho mọi vấn đề. Để có thể theo kịp thời đại thì bản thân chúng ta phải thay đổi chính mình, phải tạo cho bản thân thích ứng với một thế giới mới, phải không ngừng phát triển bản thân. Lí do chọn đề tài Trong môi trường cạnh tranh gay gắt của kinh tế thị trường để đạt được hiệu quả sản xuất kinh doanh cao là một vấn đề phức tạp, đòi hỏi các doanh nghiệp phải có các biện pháp quản lý phù hợp với sự biến đổi thị trường và tình hình thực tế của doanh nghiệp mình. Đảm bảo lợi ích cá nhân của người lao động là một động lực cơ bản trực tiếp khuyến khích người lao động đem hết khả năng của mình nỗ lực phấn đấu trong sản xuất. Tiền lương chính là một trong những công cụ góp phần vào việc đạt được mục tiêu đó.Tiền lương thực sự phát huy được tác dụng của nó khi các hình thức tính lương được áp dụng hợp lý với tình hình thực tế của doanh nghiệp, đúng với sự cống hiến của người lao động trong doanh nghiệp. Có như vậy tiền lương mới thực sự trở thành đòn bẩy kinh tế kích thích sản xuất phát triển. Việc trả lương lao động là tất yếu khách quan. Nhưng để tính lương được chính xác thì cần phải xác định được ngày công của người lao động một cách chính xác. Vì thế việc xây dựng một chương trình chấm công phù hợp với tình hình doanh nghiệp là một công việc mang ý nghĩa hết sức quan trọng trong thực tiễn để thúc đẩy sản xuất, góp phần tạo nên lợi nhuận cho doanh nghiệp, tăng thu nhập cho người lao động và từ lợi ích mà nó đem lại có thể hiểu về sự ảnh hưởng của công nghệ thông tin tới kinh tế thời đại mới. Công ty cổ phần đầu tư và thương mại TNG- Thái Nguyên chi nhánh Sông Công là chi nhánh được có đã có phần mềm tính lương xong phần mềm vẫn còn nhiều bất cập việc tính lương cho nhân viên còn mất nhiều thời gian. Chương trình còn khó sử dụng. 2 Xuất phát từ lý do trên nên em chọn đề tài “Xây dựng chương trình quản lý chấm công cho công ty cổ phần đầu tư và thương mại TNG- Thái Nguyên chi nhánh Phú Bình”. 1. Mục tiêu chọn đề tài Mục tiêu chính của đề tài là được người dùng chấp nhận và thực hiện trong quá trình quản lý trong công ty. Do đó, chương trình trước hết phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản nhất mà nhà quản lí dễ dàng sử dụng, đó là đơn giản nhưng đầy đủ chức năng, giao diện thân thiện, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt và phải tuân thủ các quy định, biểu mẫu do bộ tài chính quy định. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Về đối tượng nghiên cứu: đề tài mang đến cái nhìn tổng quan về việc quản lý chấm công nhân viên trong doanh nghiệp và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lí chung của doanh nghiệp. Về phạm vi nghiên cứu: đề tài tập trung nghiên cứu về công tác quản lý chấm công, tiến hành khảo sát và mô tả bài toán, phân tích và thiết kế hệ thống chương trình quản lí chấm công cho công ty cổ phần đầu tư và thương mại TNGThái Nguyên, từ đó tìm hiểu khái quát công tác quản lí của công ty để đưa ra được chương trình quản lý tối ưu các hoạt động của công ty.  Phương pháp nghiên cứu Khảo sát thực tế về công tác quản lý chấm công của công ty cổ phần đầu tư và thương mại TNG- Thái Nguyên chi nhánh Phú Bình . Trên cơ sở đó phân tích thiết kế hệ thống và kết hợp với những hiểu biết về ngôn ngữ lập trình Excel để xây dựng chương trình quản lý chấm công. 3 Chương 1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ CHẤM CÔNG 1.1Những vấn đề chung về quản lý chấm công 1.1.1 Tiền công, đặc điểm của tiền công - Chấm công * Khái niệm chấm công: Chấm công là một công việc mà nhân viên kế toán, tổ trưởng hay một người nào đó làm công tác ghi lại những ngày mà người lao động có làm việc hay không. - Tiền lương, tiền lương danh nghĩa và tiền lương thực tế * Khái niệm tiền lương: Tiền lương (tiên công) chính là phần thù lao, lao dộng được biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng công viêc của họ. Về bản chất tiền lương chính là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động, mặt khác tiền lương còn là đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động . Kích thích vào mối quan tâm của người lao động đến kết quả công việc của họ. Nói cách khác tiền lương chính là nhân tố thúc đẩy năng suất lao động. * Khái niệm tiền lương danh nghĩa: Là khái niệm chỉ số lượng tiền tệ mà người sử dụng lao động trả cho người lao động căn cứ vào hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên có trong việc thuê lao động. Trên thực tế mức lương trả cho lao động đều là tiền lương danh nghĩa. Song nó chưa cho ta nhận thức đầy đủ về mức trả công thực tế của người lao động, lợi ích mà người lao động nhận được ngoài việc phụ vào mức lương danh nghĩa còn phụ thuộc vào giá cả hàng hóa dịch vụ và số thuế mà người lao động sử dụng tiền lương đó để mua sắm, đóng góp thuế. * Tiền lương thực tế: Là số lương tư liệu sinh hoạt và dịch vụ ngoài lao động có thể mua được bằng lương danh nghĩa của mình sau khi đóng góp các khoản thuế theo quy định của Nhà nước chỏ số tiền lươn thực tế tỷ lệ nghịch với chỉ số giá cả và tỷ lệ thuận với chỉ số tiền lương danh nghĩa tại thời điểm xác định. * Mối quan hệ giữa tiền lương danh nghĩa và tiền lương thực tế: Trong cuộc sống người lao động luôn quan tâm tới đồng lương thực tế hơn đồng lương danh nghĩa. Nghĩa là lúc nào đồng lương danh nghĩa cũng phải tăng nhanh hơn tốc độ tăng chỉ số 4 giá cả, nhưng không phải lúc nào đồng lương thực tế cũng được như mong muốn mà nó còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố tác động đến . -Đặc điểm cuả tiền lương Tiền lương : Là giá cả sức lao động khi thị trường lao động đang dần được hoàn thiện và sức lao động được trở thành hàng hoá. Tiền lương được hình thành do thoả thuận hợp pháp giữa người lao động (người bán sức lao động) và người sử dụng lao động (người mua sức lao động). Tiền lương hay giá cả sức lao động chính là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo công việc, theo mức độ hoàn thành công việc đã thỏa thuận. Trong mỗi giai đoạn nhất định của lịch sử xã hội, giá cả lao động có thể thay đổi nó phụ thuộc vào quan hệ cung cầu sức lao động trên thị trường. Trong cơ chế thị trường có quản lý của Nhà nước tiền lương còn tuân theo quy luật phân phối theo lao động. Để phát huy tốt tác dụng của tiền lương trong sản xuất kinh doanh và đảm bảo hiệu quả của các doanh nghiệp, khi tổ chức tiền lương cho người lao động cần đạt các yêu cầu cơ bản: - Đảm bảo tái sản xuất sức lao động không ngừng nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động. - Làm cho năng suất lao động không ngừng nâng cao. - Đảm bảo tính đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ. Xuất phát từ những yêu cầu trên công tác tổ chức tiền lương cần đảm bảo các nguyên tắc sau: Nguyên tắc 1: Đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động gắn liền với hiệu quả sản xuất. Nguyên tác 2: Tổ chức tiền lương phải đảm bảo được tốc độ tăng năng suất lao động lớn hơn tốc độ tăng của tiền lương bình quân. Nguyên tắc 3: Phải đảm bảo mối quan hệ tiền lương giữa các nghành kinh tế quốc dân. Nguyên tắc 4: Đảm bảo tái sản xuất mở rộng sức lao động. Vai trò và ý nghĩa của tiền lương Tiền lương có vai trò rất to lớn nó làm thoả mãn nhu cầu của người lao động. Vì tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, người lao động đi làm 5 cốt là để cho doanh nghiệp trả thù lao cho họ bằng tiền lương để đảm bảo cuộc sống tối thiểu cho họ. Đồng thời đó cũng là khoản chi phí doanh nghiệp bỏ ra trả cho người lao động vì họ đã làm ra sản phẩm cho doanh nghiệp. Tiền lương có vai trò như một nhịp cầu nối giữa người sử dụng lao động với người lao động. Nếu tiền lương trả cho người lao động không hợp lý sẽ làm cho ngưòi lao động không đảm bảo ngày công và kỉ luật lao động cũng như chất lượng lao động. Lúc đó doanh nghiệp sẽ không đạt được mức tiết kiệm chi phí lao động cũng như lợi nhuận cần có được để doanh nghiệp tồn tại lúc này cả hai bên đều không có lợi. Vì vậy việc trả lương cho người lao động cần phải tính toán một cách hợp lý để cả hai bên cùng có lợi đồng thời kích thích người lao động tự giác và hăng say lao động. Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động. Ngoài ra người lao động còn được hưởng một số nguồn thu nhập khác như: Trợ cấp BHXH, tiền thưởng, tiền ăn ca… Chi phí tiền lương là một phận chi phí cấu thành nên giá thành sản phẩm, dịch vụ cho doanh nghiệp sản xuất ra. Tổ chức sử dụng lao động hợp lý, hạch toán tốt lao động, trên cở sở đó tính đúng thù lao lao động, thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản liên quan từ đó kích thích người lao động quan tâm đến thời gian, kết quả và chất lượng lao động, chấp hành tốt kỷ luật lao động, nâng cao năng suất lao động, góp phần tiết kiện chi phí về lao động sống, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp đồng thời tạo điều kiện nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động. Các nhân tố ảnh hưởng tới tiền lương Giờ công, ngày công lao động, năng suất lao động, cấp bậc hoặc chức danh, thang lương quy định, số lượng, chất lượng sản phẩm hoàn thành, độ tuổi, sức khoẻ, trang thiết bị kỹ thuật đều là những nhân tố ảnh hưởng đến tiền lương cao hay thấp. + Giờ công: Là số giờ mà người lao động phải làm việc theo quy định. Ví Dụ: 1 ngày công phải đủ 8 giờ… nếu làm không đủ thì nó có ảnh hưởng rất lớn đến sản xuất sản phẩm, đến năng suất lao động và từ đó ảnh hưởng đến tiền lương của người lao động. + Ngày công: Là nhân tố ảnh hưởng rất lớn đến tiền lương của người lao động, ngày công quy định trong tháng là 22 ngày. Nếu người lao động làm thay đổi tăng hoặc giảm số ngày lao việc thì tiền lương của họ cũng thay đổi theo. 6 + Cấp bậc, chức danh: Căn cứ vào mức lương cơ bản của các cấp bậc, chức vụ, chức danh mà CBCNV hưởng lương theo hệ số phụ cấp cao hay thấp theo quy định của nhà nước do vậy lương của CBCNV cũng bị ảnh hưỏng rất nhiều. + Số lượng chất lượng hoàn thành cũng ảnh hưởng rất lớn đến tiền lương. Nếu làm được nhiều sản phẩm có chất lượng tốt đúng tiêu chuẩn và vượt mức số sản phẩm được giao thì tiền lương sẽ cao. Còn làm ít hoặc chất lượng sản phẩm kém thì tiền lương sẽ thấp. + Độ tuổi và sức khoẻ cũng ảnh hưởng rất ảnh hưởng rất lớn đến tiền lương. Nếu cùng 1 công việc thì người lao động ở tuổi 30 – 40 có sức khoẻ tốt hơn và làm tốt hơn những người ở độ tuổi 50 – 60. + Trang thiết bị, kỹ thuật, công nghệ cũng ảnh hưởng rất lớn tới tiền lương. Với 1 trang thiết bị cũ kỹ và lạc hậu thì không thể đem lại những sản phẩm có chất lượng cao và cũng không thể đem lại hiệu quả sản xuất như những trang thiết bị kỹ thuật công nghệ tiên tiến hiện đại được. Do vậy ảnh hưởng tới số lượng và chất lượng sản phẩm hoàn thành cũng từ đó nó ảnh hưởng tới tiền lương. 1.1.2. Các hình thức tiền lương và hình thức kế toán tổng hợp tiền lương trong doanh nghiệp Hình thức tiền lương theo thời gian Tiền lương trả cho người lao động tính theo thời gian làm việc, cấp bậc hoặc chức danh và thang lương theo quy định theo 2 cách: Lương thời gian giản đơn và lương thời gian có thưởng. Lương thời gian giản đơn được chia thành: + Lương tháng: Tiền lương trả cho người lao động theo thang bậc lương quy định gồm tiền lương cấp bặc và các khoản phụ cấp (nếu có). + Lương ngày: Được tính bằng cách lấy lương tháng chia cho số ngày làm việc theo chế độ. + Lương giờ: Được tính bằng cách lấy lương ngày chia cho số giờ làm việc trong ngày theo chế độ. + Lương thời gian có thưởng: Là hình thức tiền lương thời gian giản đơn kết hợp với chế độ tiền thưởng trong sản xuất. 7 Hình thức tiền lương theo sản phẩm Hình thức lương theo sản phẩm là tiền lương trả cho người lao động được tính theo số lượng, chất lượng của sản phẩm hoàn thành hoặc khối lượng công việc đã làm xong được nghiệm thu. Để tiến hành trả lương theo sản phẩm cần phải xây dựng được định mức lao động, đơn giá lương hợp lý trả cho từng loại sản phẩm, công việc được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, phải kiểm trả, nghiệm thu sản phẩm chặt chẽ. + Theo sản phẩm trực tiếp: Là hình thức tiền lương trả cho người lao động được tính theo số lượng sản lượng đã hoàn thành đúng quy cách, phẩm chất và đơn giá lương sản phẩm. + Trả lương theo sản phẩm có thưởng. + Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến. - Theo sản phẩm gián tiếp. - Theo khối lượng công việc. - Các hình thức đãi ngộ khác ngoài tiền lương. - Kế toán tổng hợp tiền lương. * Yêu cầu và nhiệm vụ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương : Để phục vụ sự điều hành và quản lý lao động, tiền lương có hiệu quả, kế toán lao động, tiền lương trong doanh nghiệp sản xuất phải thực hiện những nhiệm vụ sau: + Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ số lượng, chất lượng, thời gian và kết quả lao động. Tính đúng và thanh toán kịp thời, đầy đủ tiền lương và các khoản liên quan khác cho người lao động trong doanh nghiệp. Kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, việc chấp hành chính sách chế độ về lao động, tiền lương, tình hình sử dụng quỹ tiền lương. + Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ, đúng chế độ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lương. Mở sổ thẻ kế toán và hạch toán lao động, tiền lương đúng chế độ, đúng phương pháp. + Tính toán phân bổ chính xác, đúng đối tượng chi phí tiền lương, các khoản theo lương vào chi phi sản xuất kinh doanh của các bộ phận, đơn vị sử dụng lao động. + Lập báo cáo kế toán và phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, đề xuất biện pháp khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động trong doanh nghiệp. 8 *Hạch toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương: + Hạch toán số lượng lao động: Căn cứ vào chứng từ ban đầu là bảng chấm công hàng tháng tại mỗi bộ phận, phòng ban, tổ, nhóm gửi đến phòng kế toán để tập hợp và hạch toán số lượng lao động trong tháng đó tại doanh nghiệp và cũng từ bảng chấm công kế toán có thể nắm được từng ngày có bao nhiêu người làm việc, bao nhiêu người nghỉ với lý do gì. + Hạch toán thời gian lao động: Chứng từ để hạch toán thời gian lao động là Bảng Chấm Công. Bảng Chấm Công là bảng tổng hợp dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ bảo hiểm xã hội của từng người cụ thể và từ đó để có căn cứ tính trả lương, bảo hiểm xã hội trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong doanh nghiệp. + Hạch toán kết quả lao động: Căn cứ vào phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành. Do phiếu là chứng từ xác nhận số lượng sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân người lao động nên nó làm cơ sở để kế toán lập bảng thanh toán tiền lương hoặc tiền công cho người lao động. + Hạch toán tiền lương cho người lao động: Căn cứ vào bảng chấm công để biết thời gian động cũng như số ngày công lao động của người sau đó tại từng phòng ban, tổ nhóm lập bảng thanh toán tiền lương cho từng người lao động ngoài Bảng Chấm Công ra thì các chứng từ kèm theo là bảng tính phụ cấp, trợ cấp, phiếu. Xác nhận thời gian lao động hoặc công việc hoàn thành. - Các hình thức tiền thưởng + Làm thêm giờ: Số giờ làm việc vượt quá mức quy định (8h/ngày). + Làm thêm ngày: Số ngày làm việc vượt quá mức quy định. + Làm thêm những công việc độc hại có ảnh hưởng tới sức khỏe người lao động. + Hoàn thành vượt mức kế hoạch đề ra. + Có sáng tạo giúp doanh nghiệp giảm chi phí sản xuất và thời gian lao động… Dựa vào đặc điểm, điều kiện, tình hình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp sẽ có các khoản chi trả lương và tiền thưởng cho cán bộ và công nhân viên khác nhau. 9 1.1.3 Quỹ tiền lương, quỹ BHXH, quỹ BHYT, và KPCĐ Quỹ tiền lương: Là toàn bộ số tiền lương trả cho số CNV của công ty do công ty quản lý, sử dụng và chi trả lương. Quỹ tiền lương của công ty gồm: - Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm việc thực tế và các khoản phụ cấp thường xuyên như phụ cấp làm đêm, thêm giờ, phụ cấp khu vực…. - Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất, do những nguyên nhân khách quan, thời gian nghỉ phép. - Các khoản phụ cấp thường xuyên: phụ cấp học nghề, phụ cấp thâm niên, phụ cấp làm đêm, thêm giờ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, phụ cấp dạy nghề, phụ cấp công tác lưu động,… - Về phương diện hạch toán kế toán, quỹ lương của doanh nghiệp được chia thành 2 loại : Tiền lương chính, tiền lương phụ. + Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian họ thực hiện nhiệm vụ chính: Gồm tiền lương cấp bậc, các khoản phụ cấp. + Tiền lương phụ: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian họ thực hiện nhiệm vụ chính của họ, thời gian người lao động nghỉ phép, nghỉ lễ tết, ngừng sản xuất được hưởng lương theo chế độ. Quỹ bảo hiểm xã hội: là khoản tiền được trích lập theo tỉ lệ quy định là 20% trên tổng quỹ lương phải trả cho toàn bộ cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp nhằm giúp đỡ họ về mặt tinh thần và vật chất trong các trường hợp CNV bị ốm đau, thai sản, tai nạn, mất sức lao động… Quỹ BHXH được hình thành do việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả CNV trong kỳ, Theo chế độ hiện hành, hàng tháng doanh nghiệp tiến hành trích lập quỹ BHXH theo tỷ lệ 20% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong tháng, trong đó 15% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng lao động, 7% trừ vào lương của người lao động. Quỹ BHXH được trích lập nhằm trợ cấp công nhân viên có tham gia đóng góp quỹ trong trường hợp họ bị mất khả năng lao động, cụ thể: + Trợ cấp công nhân viên ốm đau, thai sản. Trợ cấp công nhân viên khi bị tai nạn lao động hay bệnh nghề nghiệp. Trợ cấp công nhân viên khi về hưu, mất sức lao động. 10 Chi công tác quản lý quỹ BHXH. Theo chế độ hiện hành, toàn bộ số trích BHXH được nộp lên cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm để chi trả các trường hợp nghỉ hưu, nghỉ mất sức lao động. Quỹ Bảo Hiểm Y Tế: là khoản tiền được tính toán và trích lập theo tỉ lệ quy định là 3% trên tổng quỹ lương phải trả cho toàn bộ cán bộ công nhân viên của công ty nhằm phục vụ, bảo vệ và chăm sóc sức khoẻ cho người lao động. Cơ quan Bảo Hiểm sẽ thanh toán về chi phí khám chữa bệnh theo tỉ lệ nhất định mà nhà nước quy định cho những người đã tham gia đóng bảo hiểm. Quỹ BHYT được hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả công nhân viên trong kỳ. Theo chế độ hiện hành, doanh nghiệp trích quỹ BHXH theo tỷ lệ 3% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong tháng, trong đó 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng lao động, 1,5% trừ vào lương của người lao động. Quỹ BHYT được trích lập để tài trợ cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám chữa bệnh. Theo chế độ hiện hành, toàn bộ quỹ BHYT được nộp lên cơ quan chuyên môn chuyên trách để quản lý và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế. Kinh phí công đoàn: là khoản tiền được trích lập theo tỷ lệ là 2% trên tổng quỹ lương thực tế phải trả cho toàn bộ cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp nhằm chăm lo, bảo vệ quyền lợi chính đáng cho người lao động đồng thời duy trì hoạt của công đoàn tại doanh nghiệp. 11 Chương 2. KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VÀ CÁC CHỨC NĂNG TRONG HỆ THỐNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CHẤM CÔNG 2.1 Khảo sát thực trạng công ty cổ phần đầu tư và phát triển TNG - Thái Nguyên chi nhánh Phú Bình. 2.1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển công ty Giới thiệu chung: Tên gọi : Công ty cổ phần đầu tư và thương mại TNG- Thái nguyên chi nhánh Phú Bình. Người đại diện : Ông Nguyễn Văn Thời – Chủ tịch HĐQT. Địa chỉ:Khu B, Khu Công nghiệp Kha Sơn, Phú Bình, Thành Phố Thái Nguyên - Việt Nam. Điện thoại : 02803 858508 , Fax : 02803 852060 ,Email: [email protected]. Quá trình hình thành và phát triển - Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại TNG, tiền thân là Xí nghiệp May Bắc Thái, được thành lập ngày 22/11/1979 theo Quyết định số 488/QĐ – UB của UBND tỉnh Bắc Thái (nay là tỉnh Thái Nguyên). - Ngày 07/5/1981 tại Quyết định số 124/QĐ – UB của UBND tỉnh Bắc Thái sáp nhập Trạm May mặc Gia công thuộc Ty thương nghiệp vào Xí nghiệp. - Thực hiện Nghị định số 388/HĐBT ngày 20/11/1991 của Hội đồng Bộ trưởng về thành lập lại doanh nghiệp nhà nước. Xí nghiệp được thành lập lại theo Quyết định số 708/UB – QĐ ngày 22 tháng 12 năm 1992 của UBND tỉnh Bắc Thái. Năm 1997 Xí nghiệp được đổi tên thành Công ty may Thái nguyên với tổng số vốn kinh doanh là 1.735,1 triệu đồng theo Quyết định số 676/QĐ-UB ngày 04/11/1997 của UBND tỉnh Thái Nguyên. Ngày 02/01/2003 Công ty chính thức trở thành Công ty Cổ phần May Xuất khẩu Thái Nguyên với vốn điều lệ là 10 tỷ đồng theo Quyết định số 3744/QĐ-UB ngày 16/12/2002. Năm 2006 Công ty nâng vốn điều lệ lên trên 18 tỷ đồng theo Nghị quyết Đại hội Cổ đông ngày 13/08/2006 và phê duyệt dự án đầu tư xây dựng nhà máy TNG Sông Công với tổng vốn đầu tư là 200 tỷ đồng. 12 Ngày 18/03/2007 Công ty nâng vốn điều lệ lên trên 54,3 tỷ đồng theo Nghị quyết Đại hội Cổ đông ngày 18/03/2007 và phê duyệt chiến lược phát triển Công ty đến năm 2011 và định hướng chiến lược cho các năm tiếp theo. Ngày 17/05/2007 Công ty đã đăng ký công ty đại chúng với Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước Ngày 28/08/2007 Đại hội đồng Cổ đông bằng xin ý kiến đã biểu quyết bằng văn bản quyết định đổi tên Công ty thành Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại TNG. Thành tích: Trải qua 34 năm xây dựng và trưởng thành, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của ngành Dệt may Việt Nam, đến nay công ty đã lọt vào TOP 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam và năm 2011, Công ty đã lọt vào TOP 10 doanh nghiệp có doanh thu lón nhất ngành Dệt may Việt Nam. Đây cũng là doanh nghiệp đầu tiên trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên niêm yết cổ phiếu trên sàn giao dịch chứng khoán vào ngày 22/11/2007. Năm 2012, công ty đạt danh hiệu doanh nghiệp xuất sắc và doanh nhân tiêu biểu của tỉnh Thái Nguyên. 2.1.2. Đặc điểm kinh doanh và tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty - Ngành nghề kinh doanh +Sản xuất và mua bán hàng may mặc. + Sản xuất bao bì giấy, nhựa làm túi nilon, áo mưa nilon và nguyên, phụ liệu hàng may mặc. + Đào tạo nghề may công nghiệp. + Mua bán máy móc thiết bị công nghiệp, thiết bị phòng cháy chữa cháy. + Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp. + Vận tải hàng hoá đường bộ, vận tải hàng hoá bằng xe taxi. + Cho thuê nhà phục vụ mục đích kinh doanh. + Đầu tư xây dưng cơ sở kỹ thuật hạ tầng khu công nghiệp, khu đô thị và khu dân cư. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của bộ máy quản lý : - Tổng giám đốc của công ty: Là người đứng đầu công ty, điều hành mọi hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật, công ty và tập thể lao động. 13 - Giám đốc chi nhánh: là người đứng đầu chi nhánh, điều hành mọi hoat động của chi nhánh và chịu trách nhiệm trước pháp luật, chi nhánh công ty và tập thể lao động. - Công ty có phó giám đốc giúp đỡ việc quản trị, điều hành, giám sát mọi hoạt động kinh doanh của công ty. - Phòng kế toán: Có nhiệm vụ hạch toán kế toán, đánh giá các hoạt động kinh doanh đối với các nhà cung cấp nhằm đạt được mục tiêu có nguồn hàng ổn định, chất lượng tốt, đồng thời tối thiểu hóa chi phí. - Phòng kinh doanh: Trực tiếp chịu trách nhiệm thực hiện hoạt động tiếp thị, tìm kiếm khách hàng và khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu về doanh số, thị phần. - Phòng quản lý: Có nhiệm vụ quản lý toàn bộ nhân lực của công ty, tham mưu cho giám đốc về sắp xếp, bố trí nhân lực hợp lý. - Phòng phân tích thiết kế: Có nhiệm vụ phân tích số liệu, xây dựng các kế hoạch và thiết kế các dự án, ước lượng cầu từng mặt hàng cụ thể của công ty trong dài hạn và ngắn hạn.- - Đứng đầu công ty là hội đồng quản trị, sau đó đến tổng giám đốc trực tiếp phân quyền cho phó tổng giám đốc và các phòng ban. Công ty có cách bố trí các phòng ban riêng biệt có ưu điểm là tạo nên tính độc lập giữa các phòng ban, hạn chế những tác động gây cản trở do mỗi phòng ban có những chức năng nhiệt vụ riêng biệt, công việc của từng người riêng biệt khác nhau. 14 TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH Phòng kinh doanh Phòng Kế Toán PHÓ GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT phân tích thiết kế QuảnPhòng lý Bảng 1.1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại TNG- Thái Nguyên chi nhánh Phú Bình 2.1.3 Đặc điểm tiền lương của công ty Công ty cổ phần đầu tư và thương mại TNG-Thái Nguyên áp dụng 2 cách trả lương cho nhân viên:  Tiền lương tính theo điểm hay: Lương cơ bản = số điểm hay*trị giá của một điểm hay. Căn cứ vào kết quả sản xuất kinh doanh của đơn vị, trưởng các đơn vị sẽ quyết định giá trị giá trị tiền lương một điểm hay của từng đơn vị. Nhưng mức lương tối thiểu không được thấp hơn 113% mức lương tối thiểu của vùng( theo quy định hiện nay của chính phủ thì từ ngày 1/1/2013 mức lương tối thiểu của vùng là từ 1.650.000 đến 2.350.000 ). Thu nhập= tiền lương + tiền thưởng + phụ cấp + tiền bồi dưỡng - khấu trừ. Trong đó: Tiền lương gồm: tiền lương tính theo điểm hay, lương thời gian và lương trả thay bảo hiểm. 15 16 - Phụ cấp gồm: + Phụ cấp nuôi con nhỏ dưới 6 tuổi: là tiền phụ cấp cho người lao đông nữ có con nhỏ ở độ tuổi dưới 6 tuổi với mức phụ cấp là 5000VNĐ/tháng/con. + Phụ cấp xăng xe, nhà ở. + Phụ cấp kiêm nhiệm: Là tiền phụ cấp cho việc thực hiện các nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chuyên môn chính: An toàn vệ sinh, phụ cấp trong hoạt động công đoàn, phụ cấp trong hoạt động công tác đảng, công tác thanh niên, phụ cấp hội đồng quản trị và ban kiểm soát công ty, phụ cấp công tác hội cựu chiến binh. + Phụ cấp chuyên cần: là tiền phự cấp cho công nhân trực tiếp sản xuất đi làm đầy đủ ngày công theo quy định của từng đơn vị là 130.000VNĐ/tháng/người. + Khấu trừ: là các khoản bảo hiểm người lao động phải trả. + Tiền thưởng là tiền mà nhân viên được nhận do nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng năng suất lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu,… nhằm khuyến khích người lao động hoàn thành tốt các công việc được giao. - Tiền lương tính theo sản phẩm: Lương cơ bản = số sản phẩm*đơn giá của mỗi sản phẩm. Thu nhập= tiền lương + tiền thưởng + phụ cấp + tiền bồi dưỡng - khấu trừ. + Tiền lương gồm tiền lương tính theo sản phẩm lũy tiến, tiền lương thêm giờ, lương thời gian và các khoản trả qua lương. + Tiền lương tính theo sản phẩm lũy tiến là tiền lương mà công ty căn cứ vào mức độ vượt định mức lao động để tính thêm một số tiền lương theo tỷ lệ vượt lũy tiến. Số lượng sản phẩm hoàn thành vượt định mức càng cao thì số tiền lương tính thêm càng nhiều. Lương theo sản phẩm lũy tiến có tác dụng kích thích mạnh mẽ việc tăng năng suất lao động nên được áp dụng ở những khâu quan trọng, cần thiết để thúc đẩy nhanh tốc độ sản xuất. Việc trả lương này sẽ làm tăng khoản mục chi phí nhân công trong giá thành sản phẩm. Tiền lương khoán theo khối lượng công việc hay từng công việc tính cho những người lao động hay một tập thể người lao động nhận khoán. Tiền lương công việc cần được áp dụng đối với những khối lượng công việc hoặc từng công việc cần phải được hoàn thành trong một thời gian nhất định. 17 + Tiền lương thêm giờ: - Thêm giờ ngày thường 150%. - Thêm giờ ngày thường 195%. - Thêm giờ ngày nghỉ 200%. - Thêm giờ ngày lễ 300%. * Các khoản trả qua lương là các khoản bảo hiểm, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. * Phụ cấp gồm: + Phụ cấp nuôi con nhỏ dưới 6 tuổi: là tiền phụ cấp cho người lao đông nữ có con nhỏ ở độ tuổi dưới 6 tuổi với mức phụ cấp là 5000VNĐ/tháng/con. + Phụ cấp xăng xe, nhà ở. + Phụ cấp kiêm nhiệm: Là tiền phụ cấp cho việc thực hiện các nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chuyên môn chính: An toàn vệ sinh, phụ cấp trong hoạt động công đoàn, phụ cấp trong hoạt động công tác đảng, công tác thanh niên, phụ cấp hội đồng quản trị và ban kiểm soát công ty, phụ cấp công tác hội cựu chiến binh. + Phụ cấp chuyên cần: là tiền phự cấp cho công nhân trực tiếp sản xuất đi làm đầy đủ ngày công theo quy định của từng đơn vị là 130.000VNĐ/tháng/người. + Khấu trừ: là các khoản bảo hiểm người lao động phải trả. + Tiền thưởng của công ty được tính theo quy chế khen thưởng của công ty. 2.2 Sơ đồ các chức năng trong hệ thống chấm công 2.2.1 Tổng quát Hệ thống thực hiện các chức năng nghiệp vụ lập bảng lương của công ty theo phương phát trực tiếp bằng máy tính phải đảm bảo tính chính xác, an toàn và bảo mật cho dữ liệu được lưu trữ, có thể trên một mạng máy tính nội bộ hay diện rộng. Hệ thống có tính chất sử dụng nên cần có một hệ thống cơ sở dữ liệu khoa học có khả năng lưu trữ và truy suất những thô tin có tính pháp lý. Việc quản lý và xử lý phải đúng theo các nghiệp vụ lương đã được quy định. Hệ thống phải thường xuyên cập nhật thông tin khi có điều chỉnh về lương và lập báo cáo chuyên môn cung cấp các thông tin về tình hình lương của công ty cho các phòng ban khác. 18 Xây dựng cơ sở dữ liệu hệ thống phải đặc trưng cho việc quản lý lương trên mạng của một công ty có thể gồm nhiều chi nhánh ở các địa điểm khác nhau. Trên thực tế, công việc quản lý lương là một bộ phận của công tác quản lý kinh tế của một công ty, vì thế hệ thống cần được phải thiết kế trên cơ sở có khả năng mở rộng và làm việc tương thích trên các hệ thống. 2.2.2 Mô tả hệ thống : Biểu đồ phân cấp chức năng là công cụ khởi đầu để mô tả hệ thống qua các chức năng. Nó cho phép phân rã dần các chức năng từ chức năng mức cao thành các chức năng chi tiết nhỏ hơn và kết quả cuối cùng là ta thu được một cây chức năng. Cây chức năng này xác định một các rõ ràng dễ hiểu cái gì xẩy ra trong một hệ thống. Đặc điểm của biểu đồ phân cấp chức năng : - Kho dữ liệu: Là một dữ liệu đơn hay là một dữ liệu có cấu trúc được lưu lại để có thể truy cập được nhiều lần về sau. Tên kho là một danh từ cộng với một tính từ (nếu cần thiết) cho phép hiểu vắn tắt nội dung cần thiết. - Thực thể (các tác nhân ngoài): Là một người, nhóm người, tổ chức, đối tượng ở bên ngoài hệ thống nhưng có trao đổi thông tin với hệ thống. Tác nhân ngoài là nơi cung cấp thông tin cho hệ thống và cũng là nơi nhận thông tin. Tên của tác nhân ngoài là một danh từ - Kho dữ liệu: Là một dữ liệu đơn hay là một dữ liệu có cấu trúc được lưu lại để có thể truy cập được nhiều lần về sau. Tên kho là một danh từ cộng với một tính từ (nếu cần thiết) cho phép hiểu vắn tắt nội dung cần thiết Biểu diễn: Dùng hai đường thẳng song song và ghi thông tin ở giữa 19 2.2.3 Đánh giá hệ thống - Khi thực hiện công việc quản lý chấm công và tính lương bằng tay sẽ gặp không ít những khó khăn, vì tính chất công việc này khá phức tạp nên để quản lý chấm công và tính lương theo kiểu truyền thống sẽ gây ra nhiều bất tiện cho người quản lý.. - Việc cập nhật và lưu trữ dữ liệu chấm công và tính lương sẽ tốn nhiều thời gian và công sức. - Việc chỉnh sửa các thông tin, dữ liệu cũng như lập báo cáo, hóa đơn cũng tốn kém thời gian, dễ dẫn tới sai sót không đáng có và những tổn phí cho việc bố trí nhân viên phụ trách công việc này, dẫn tới ảnh hưởng tới việc kinh doanh cũng như sự phát triển của công ty. - Do việc quản lý kho sản phẩm, hàng hóa theo phương thức truyền thống còn tồn tại nhiều hạn chế, nên việc ứng dụng tin học vào công việc quản chấm công và tính lương sẽ là một bước tiến mới cho công việc quản lý, và đem lại hiệu quả kinh tế cho công ty. Tin học hóa việc quản lý chấm công và tính lương giúp khắc phục được những nhược điểm trên, và việc quản lý trở nên đơn giản, dễ thực hiện, nhanh chóng mà chính xác, tiết kiệm được thời gian và nguồn nhân lực. Đó là lý do mà chúng ta phải xây dựng một chương trình quản lý chấm công và tính lương hữu ích, tiện dụng và đảm bảo hiệu quả cao. 20