Tài liệu Xây dựng chương trình mô phỏng quy trình quản lý công nợ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO NGHIÊN CỨU KHOA HỌC ĐỀ TÀI : XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH MÔ PHỎNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG NỢ TẠ NGUYỄN VŨ ĐÌNH TRUNG BIÊN HÒA, THÁNG 11 NĂM 2009 TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO NGHIÊN CỨU KHOA HỌC ĐỀ TÀI : XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH MÔ PHỎNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG NỢ TẠ NGUYỄN VŨ ĐÌNH TRUNG BIÊN HÒA, THÁNG 11 NĂM 2009 Lời cảm ơn Chúng em xin chân thành cám ơn các giảng viên trường Đại Học Lạc Hồng, các anh chị trong khoa Công nghệ thông tin có nhiều công sức giảng dạy và đào tạo trong suốt quá trình chúng em theo học tại trường. Chúng em xin gởi lời biết ơn sâu sắc đến Thầy Th.S Phan Mạnh Thường, là người đã dành nhiều thời gian của mình để truyền đạt kiến thức và tận tình hướng dẫn chúng em trong suốt quá trình thực tập để thực hiện tốt đề tài nghiên cứu này. Và chúng em cũng xin gởi lời cám ơn chân thành đến khoa Kế toán Tài chính đã đóng góp những ý kiến quý giá và đặc biệt là Thầy Nguyễn Văn Hải và cô Nguyễn Thúy Hằng đã tận tình hướng dẫn về các nghiệp vụ kế toán góp phần giúp chúng em xây dựng chương trình một cách hoàn thiện và có hiệu quả cao. Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy PGS.TS Trần Văn Lăng đã đóng góp những ý kiến và truyền đạt những kinh nghiệm rất quý báu cho chúng em để chương trình chúng em được tốt hơn. Chúng em cũng xin cảm ơn Thầy ThS. Lâm Thành Hiển và Thầy Phan Hữu Tiếp, những kiến thức và kinh nghiệm mà chúng em đã được học từ thầy góp phần quan trọng trong việc xây dựng chương trình của chúng em. Cuối cùng, xin gởi lời biết ơn chân thành đến gia đình, bạn bè là những người đã động viên và hỗ trợ chúng em trong suốt quá trình thực hiện đề tài. Nhưng với thời gian có hạn cùng với những kiến thức về nghiệp vụ kế toán còn chưa được hoàn thiện và thực tế phát sinh nhiều tình huống nên đề tài thực hiện sẽ không tránh khỏi những thiếu sót và chưa thực sự hoàn thiện, chưa đáp ứng đầy đủ các tình huống mà thực tế phát sinh. Thế nên, chúng em rất mong nhận được sự bổ sung và chỉ dạy thêm của quý Thầy cô và các anh chị khoa Công nghệ thông tin và khoa Tài chính kế toán nhằm giúp cho đề tài nghiên cứu của chúng em trở nên hoàn thiện hơn. Trân trọng kính chào và biết ơn. Sinh viên thực hiện Tạ Nguyễn Vũ Đình Trung Mục lục Trang Lời nói đầu……………………………………………………………………….. 1 Chương I : Giới thiệu tổng quan I.1 Giới thiệu đề tài ..............................................................………………… 2 I.2 Tổng quan về tình hình nghiên cứu………………………………………….3 I.3 Hiện trạng ứng dụng................................................................................. 3 I.3.1 Những khó khăn trong hướng dẫn thực hành kế toán ................3 I.3.2 Hiện trạng tin học.................................................................... ….4 I.3.3 Mục tiêu thực hiện của đề tài……………………………………….4 Chương II : Cơ sở lý thuyết II.1 Hệ thống quản lý công nợ……………………………………………………5 II.1.1 Khái niệm quản lý công nợ………………………………………….5 II.1.2 Khái niệm mô phỏng ………………………………………………..5 II.1.3 Quy trình quản lý công nợ………………………………………….5 II.2 Xác định yêu cầu……………………………………………………………...8 II.2.1 Yêu cầu chức năng nghiệp vụ……………………………….…….8 a) Nghiệp vụ quản lý tình huống…………………………….……8 b) Các nghiệp vụ trong quy trình quản lý công nợ………..…….9 II.2.2 Yêu cầu chức năng hệ thống……………………………………....14 II.2.3 Yêu cầu phi chức năng……………………………………………..14 II.3 Công nghệ sử dụng………………………………………….……………….15 II.3.1 Ngôn ngữ lập trình VB.Net………………………………..………..15 II.3.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Developer Edition 2005…..…….15 II.3.3 Công nghệ Flash và ngôn ngữ lập trình Action script 2.0........…17 Chương III : Phân tích thiết kế hệ thống III.1 Phân tích thiết kế hệ thống ở mức quan niệm …………………………….18 III.1.1 Thành phần dữ liệu mức quan niệm………………………………21 a) Mô tả thực thể………………………………………….. ………..21 b) Mô tả mối kết hợp………………………………………………...28 c) Mô hình thực thể kết hợp………………………………………. 34 III.1.2 Thành phần xử lý ở mức quan niệm………………………………35 III.2 Phân tích thiết kế hệ thống ở mức logic………………………………..…. 40 III.2.1 Thành phần dữ liệu ở mức logic…………………………. …….40 III.2.2 Ràng buộc toàn vẹn trên 1 quan hệ………………………42 a) Ràng buộc khóa chính………………………………….42 b) Ràng buộc miền giá trị………………………………… 46 III.2.3 Ràng buộc toàn vẹn trên nhiều quan hệ………………………...49 a) Ràng buộc tồn tại……………………………………… .49 b) Ràng buộc liên thuộc tính, liên quan hệ………………53 III.2.4 Thành phần xử lý ở mức logic…………………………………….55 III.3 Phân tích thiết kế hệ thống ở mức vật lý………………………………….60 III.3.1 Thành phần dữ liệu mức vật lý …………………………………. 60 a) Mô tả các bảng ………………………………………………… 60 b) Mô tả các mối kết hợp ……………………………………….… 65 c) Mô hình vật lý…………………………………………………… 70 III.3.2 Thành phần xử lý ở mức vật lý ………………………………….. 71 a) Những đoạn code chính……………………………………….. 71 b) Thành phần giao diện ở mức vật lý…………………………....86 Chương IV : Giới thiệu sản phẩm IV.1 Các chức năng quản lý tình huống của chương trình …………...93 IV.2 Thực hành mô phỏng quy trình quản lý công nợ ………………...94 IV.2.1 Giao diện của chương trình ………………………………94 IV.2.2 Các chức năng chính của chương trình………………….95 a) Quy trình quản lý công nợ ……………………………..95 b) Chức năng nhận biết và kiểm tra việc lập báo cáo trong khi thực hành …………………………………...97 c) Các chức năng trợ giúp và hướng dẫn ……………..97 Kết luận ……………………………………………………………………………98 Danh mục tài liệu tham khảo …………………………………………………100 Phụ Lục : Các mẫu biểu xuất hiện trong quy trình quản lý công nợ ……….101 Danh mục biểu đồ Biểu đồ III.1 : Mô hình DFD Giáo Viên mức 0 Biểu đồ III.2 : Mô hình DFD mức 1 quản lý tình huống của Giáo Viên Biểu đồ III.3 : Mô hình DFD mức 2 cho việc thêm tình huống mới Biểu đồ III.4 : Mô hình DFD Sinh viên mức 0 Biểu đồ III.5 : Mô hình DFD mức 1 mô tả quy trình thực hành của sinh viên Biểu đồ III.6 : Mô hình DFD Sinh viên mức 2. Nhận biết hợp đồng , hóa đơn Biểu đồ III.7 : Mô hình DFD sinh viên mức 2. Công đoạn lập sổ chi tiết công nợ Biểu đồ III.8 : Mô hình DFD Sinh Viên mức 2. Công đoạn lập kế hoạch thu chi Biểu đồ III.9 : Mô hình DFD Sinh viên mức 2. Thu thập và nhận biết chứng từ Biểu đồ III.10 : Mô hình DFD Sinh viên mức 2. Cập nhật các sổ chi tiết công nợ Biểu đồ Biểu đồ III.11 : Mô hình DFD Sinh viên mức 2. Công đoạn lập báo cáo công nợ Biểu đồ III.12 : Xử lý cho việc quản lý tình huống của giáo viên Biểu đồ III.13 : Xử lý cho việc thêm mới tình huống Biểu đồ III.14 : Xử lý cho việc chỉnh sửa tình huống ,thêm hợp đồng mới vào tình huống Biểu đồ III.15 : Mô hình xử lý cho việc thực hiện quy trình của sinh viên Danh mục bảng biểu Bảng III.1 : SoCongNo Bảng III.2 : BaoCaoDuKienPhaiThu Bảng III.3 : BaoCaoDuKienPhaiTra Bảng III.4 : BaoCaoPhaiThu Bảng III.5 : BaoCaoPhaiTra Bảng III.6 : BieuMau Bảng III.7 : ChiTietBieuMau Bảng III.8 : ChiTietCongNo Bảng III.9 : ChiTietDKThu Bảng III.10 : ChiTietDKTra Bảng III.11 : ChiTietPhaiThu Bảng III.12 : ChiTietPhaiTra Bảng III.13 : ChucDanh Bảng III.14 : DeBai Bảng III.15 : DeBai_HopDong Bảng III.16 : DuLieu Bảng III.17 : GiaoVien Bảng III.18 : HopDong Bảng III.19 : KhachHang Bảng III.20 : LoaiBieuMau Danh mục hình ảnh Hình III.1 : Mô hình vật lý Hình III.2 : Giao diện màn hình chính Hình III.3 : Màn hình chọn tình huống Hình III.4 : Màn hình mô phỏng mô hình công ty Hình III.5 : Màn hình mô phỏng bàn làm việc của nhân viên kế toán Hình III.6 : Màn hình mô phỏng phòng Kế toán trưởng Hình III.7 : Màn hình mô phỏng phòng Giám Đốc Hình III.8 : Màn hình mô phỏng bộ phận kế toán thanh toán Hình III.9 : Màn hình mô phỏng bộ phận kế toán thu chi Hình III.10 : Màn hình trợ giúp lập biểu mẫu Hình III.11 : Màn hình cập nhật sổ chi tiết công nợ Hình III.12 : Màn hình Lập sổ chi tiết công nợ Hình III.13 : Màn hình lập kế hoạch thu chi Hình III.14 : Màn hình lập báo cáo công nợ phải thu và báo cáo công nợ phải trả Hình III.15 : Màn hình Chức năng quản lý tình huống của giáo viên 1 Lời nói đầu Nhận thức được vai trò quan trọng của công nghệ thông tin trong nền kinh tế tri thức với nhân tố nguồn nhân lực đóng vai trò trọng tâm. Trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin ngày nay, không thể đo lường hết phạm vi ứng dụng công nghệ thông tin cũng như hiệu quả vào mọi lĩnh vực của đời sống, nhất là đối với các hoạt động quản lý kinh doanh. Trong đó hoạt động kế toán là một nhu cầu không thể thiếu trong bất kỳ công ty hay cơ quan nào. Nhu cầu về nguồn nhân lực kế toán là một nhu cầu quan trọng nhưng hiện nay cung đang vượt cầu. Chính vì thế các công ty đang tìm kiếm nguồn nhân lực chất lượng và có nhiều kinh nghiệm. Đó chính là cái khó lớn nhất cho các sinh viên chuyên ngành kế toán sắp ra trường, chưa có nhiều điều kiện thực tập, chưa được tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế. Chính vì thế họ không có nhiều kinh nghiệm để đáp ứng được nhu cầu của các Công ty, cơ quan hiện nay. Đồng thời việc tìm kiếm một nơi để sinh viên có thể thực tập trước khi ra trường là một vấn đề khó khăn với cả sinh viên lẫn nhà trường. Trong khi số lượng sinh viên khá đông như bây giờ thì số lượng các công ty, doanh nghiệp trên địa bàn và các khu vực lân cận vẫn chưa đáp ứng được vấn đề cung cấp một nơi thực tập cho sinh viên. Mục đích xây dựng phòng thực hành mô phỏng kế toán cũng không nằm ngoài mục tiêu trên. Bên cạnh đó việc đào tạo được những cử nhân kinh tế chuyên ngành Kế toán phù hợp yêu cầu của nền kinh tế thị trường, có năng lực hoạt động, giỏi về chuyên môn, năng động sáng tạo trong công việc, được xã hội thừa nhận, thực sự là một thách thức lớn đối với các trường đại học nói chung và Đại Học Lạc Hồng nói riêng. Với việc xây dựng chương trình Phòng thực hành mô phỏng kế toán và cụ thể là quy trình quản lý công nợ sẽ góp phần giải quyết được bài toán về đào tạo và truyền đạt kinh nghiệm làm việc thực tế cho sinh viên chuyên ngành kế toán về các hoạt động quản lý công nợ của các công ty, doanh nghiệp. Đồng thời góp phần nâng cao trình độ của sinh viên, giúp sinh viên không bỡ ngỡ với môi trường làm việc thực tế sau này. 2 Chương I : Giới thiệu tổng quan I.1 Giới thiệu đề tài Hiện nay sinh viên ngành kế toán ra trường đi làm việc thường phải mất không dưới 6 tháng mới tiếp nhận được phần mềm kế toán đang sử dụng trong các doanh nghiệp. Trong các trường đại học, kế toán thường chỉ được dạy bằng lý thuyết, thực hành trên máy chỉ thực hiện vào năm cuối và trên các phần mềm ít được nâng cấp. Số lượng sinh viên quá đông so với máy tính trang bị nên dường như không có hiệu quả. Cụ thể tại trường Đại học Lạc Hồng, phòng thực hành máy tính với số lượng máy có hạn, nhưng phải dạy cho hơn vài ngàn sinh viên chính quy/năm... Đó là chỉ tính mỗi khoa kế toán. Khi đi thực tập, sinh viên có 6 tháng tiếp cận thực tế nhưng hầu hết các doanh nghiệp đều ít cho sinh viên tìm hiểu hoạt động tài chính kế toán của công ty mà sinh viên chỉ được giao làm những công việc không đúng với chuyên môn của mình. Đồng thời với tình hình sinh viên khá đông như hiện nay thì việc tìm kiếm một nơi để sinh viên thực tập là một vấn đề không đơn giản. Việc không có nhiều cơ hội tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế do số lượng sinh viên chuyên ngành kế toán ngày càng nhiều mà số lượng đơn vị thực tập dành cho sinh viên không phát triển tương xứng. Đó là một trở ngại vô cùng lớn với sinh viên và nhà trường, để giải quyết tình trạng học của sinh viên ngành kế toán như hiện nay cũng như tạo cho sinh viên một môi trường làm việc mà trong đó có đầy đủ các tình huống thường thấy trong công việc, góp phần nâng cao khả năng xử lý tình huống, áp dụng được các kiến thức đã học vào công việc cụ thể, giảm bớt sự nhàm chán đơn điệu trong việc học, giúp cho giáo viên truyền đạt kiến thức dưới hình thức phong phú hơn,… đồng thời cũng góp phần làm giảm gánh nặng của nhà trường và sinh viên trong việc tìm kiếm nơi thực tập. Đảm bảo sinh viên được thực tập đúng với những gì mình đã học trong một môi trường làm việc ảo được mô phỏng sát với thực tế. Đồng thời giúp sinh viên không còn bỡ ngỡ khi bước vào làm việc tại một Công ty thật sự. Bên cạnh đó công việc quản lý công nợ là một nghiệp vụ không thể thiếu trong bất kỳ công ty hay doanh nghiệp nào. Việc nắm bắt được các công việc mà một nhân viên kế toán công nợ phải làm là một yếu tố cần có cho bất kỳ sinh viên chuyên ngành kế toán khi đi làm việc. Sinh viên có thể áp dụng những kiến thức về các công việc đó để áp dụng vào thực tế, giúp sinh viên không gặp nhiều khó khăn, bỡ ngỡ khi làm việc thực tế. Dự án phòng thực hành mô phỏng kế toán mà cụ thể là quy trình kế toán quản lý công nợ sẽ được xây dựng với mục tiêu chính là đem thực tế vào trường học. Đào tạo những kỹ năng chuyên về quản lý công nợ cho sinh viên ngành kế toán. Qua đó góp phần vào công tác đào tạo của nhà trường, đào tạo ra những sinh viên có chất lượng cao, đáp ứng được các nhu cầu xã hội. Và cụ thể hơn sẽ trang bị cho các sinh viên những kiến thức làm việc thực tế của một nhân viên kế toán về quản lý công nợ, một nghiệp vụ không thể thiếu trong bất kỳ công ty nào, đảm bảo nâng cao khả năng tìm kiếm nơi làm việc và các kỹ năng làm việc thực tế của sinh viên. 3 I.2 Tổng quan về tình hình nghiên cứu Hiện nay các chương trình liên quan đến lĩnh vực kế toán tồn tại trên thị trường khá nhiều, phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau nhưng chủ yếu tập trung trong lĩnh vực kinh doanh. Trên thị trường vẫn chưa có nhiều sản phẩm phục vụ cho mục đích giảng dạy kế toán. Các chương trình mô phỏng các công việc kế toán hiện nay rất ít. Có thể nói đây là một lĩnh vực khá mới mẻ nhưng mang lại hiệu quả thực tiễn khá lớn. Góp phần nâng cao chất lượng đào tạo của các trường đối với sinh viên chuyên ngành kế toán. Tiên phong trong việc xây dựng chương trình mô phỏng các quy trình kế toán ứng dụng vào công tác giảng dạy có thể đề cập đến Trường Đại học Văn Lang. Trường đã đưa vào hoạt động mô phỏng tài chính kế toán từ năm 2003 với mục đích đưa thực tiễn vào trường học. Giúp sinh viên tiếp xúc với công việc kế toán như thật trước khi đi thực tập tại các công ty. Mô phỏng kế toán là một trong những môn học hiện đại nhất của Khoa Kế toán của trường Đại học Văn Lang. Tại phòng mô phỏng, sinh viên năm cuối có thể thực hiện tất cả các thao tác, công việc của một nhân viên kế toán, tài chính thực thụ như: kế toán trưởng, kế toán chi phí, kế toán tổng hợp… của công ty. Điều này giúp sinh viên tích lũy kiến thức chuyên môn và kỹ năng cần thiết để tự tin vào làm việc chính thức tại các doanh nghiệp sau khi ra trường. Khoa tài chính - kế toán đã thiết lập phòng chuyên đề như một công ty và các sinh viên trở thành... kế toán của công ty này. Mô hình chia sinh viên thành nhiều nhóm, mỗi nhóm như một công ty được trang bị bốn máy tính nối mạng với nhau. Trong đó các sinh viên đóng vai trò như nhân viên phòng kế toán: kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết (tiền mặt, thanh toán...). Tài chính - kế toán là một ngành khá nhạy cảm vì liên quan tới chứng từ sổ sách của công ty. Chương trình mô phỏng là một hình thức kết hợp giữa lý thuyết và thực hành để sinh viên có điều kiện tiếp xúc với thực tế và có cơ hội làm việc như thật, đáp ứng yêu cầu học và hành. Đặc biệt, với mô hình này sinh viên thật sự được tiếp xúc với những chứng từ mới và được các kế toán trưởng, các chuyên gia - được mời từ các doanh nghiệp - trực tiếp hướng dẫn. Với những lợi ích mà việc đưa vào sử dụng phòng thực hành mô phỏng kế toán cho các sinh viên đem lại càng minh chứng tầm quan trọng của việc xây dựng chương trình. Qua đó chúng tôi cần phải cố gắng thật nhiều để chương trình có thể hoàn thiện và đưa vào sử dụng , góp phần giải quyết phần nào bài toán về đào tạo nguồn nhân lực của nhà trường. I.3 Hiện trạng ứng dụng I.3.1 Những khó khăn trong hướng dẫn thực hành kế toán Hiện nay do vẫn chưa có một chương trình nào giúp sinh viên thực hành được những công việc của kế toán như thực tế cho nên những sinh viên ngành kế toán hầu hết đều thiếu kinh nghiệm làm việc thực tiễn. Trên nhà trường các sinh viên chỉ được thực hành các phần mềm kế toán phổ biến, đó là các công việc dường như đã đi vào 4 chi tiết quá sâu, sinh viên không thể hình dung một cách tổng quát các công việc mà nhân viên kế toán phải làm gì ngoài việc chỉ biết định khoản hay tính toán sổ sách. Thậm chí sinh viên không phân biệt được công việc nào làm trước, công việc nào làm sau hay muốn lập báo cáo này phải lấy dữ liệu ở đâu. Chính vì những điều đó khi vào các doanh nghiệp, công ty thật sự không ít sinh viên cảm thấy bỡ ngỡ trước những công việc được giao. Các doanh nghiệp thường phải tốn khá nhiều thời gian để đào tạo lại các nghiệp vụ chính cho sinh viên. Thêm vào đó thời gian thực tập của sinh viên kéo dài nhưng không mang lại hiệu quả, bởi trên thực tế rất nhiều sinh viên khi đi thưc tập không được giao những công việc liên quan đến chuyên ngành. Những bài báo cáo thực tập nhiều khi chỉ là sự sao chép của những thế hệ khác nhau, thiếu sự tìm tòi, sáng tạo. Sinh viên chưa nắm được các công việc của kế toán, cụ thể là kế toán quản lý công nợ như thế nào, gồm các chứng từ, sổ sách hay biểu mẫu nào. Thời điểm phải làm các báo cáo, trình tự lập các báo cáo, sinh viên chưa được tiếp xúc nhiều với các loại chứng từ và cách thức lập báo cáo. Tất cả những gì sinh viên được học trên ghế nhà trường là các công việc định khoản và các lý thuyết về kế toán được truyền đạt chưa được sinh động, rất khó để cho sinh viên hình dung cụ thể những công việc đó như thế nào. Việc tạo ra một chương trình giải quyết các vấn đề trên là một giải pháp thiết thực với tình trạng hiện nay. I.3.2 Hiện trạng tin học Chương trình mô phỏng quy trình kế toán công nợ chạy trên nền .Net Framework 2.0 . Chương trình sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL server 2005 và Flash 8 trở lên.Với điều kiện như vậy thì chương trình hoàn toàn có thể được cài đặt và chạy tốt tại các hệ thống phòng máy có cấu hình tương đối . Theo khảo sát thì với cấu hình hiện tại thì tất cả các phòng máy của Trường Đại Học Lạc Hồng – Nơi áp dụng chương trình vào việc thực hành – hoàn toàn có thể đáp ứng được yêu cầu hệ thống của chương trình. I.3.3 Mục tiêu thực hiện của đề tài Dự án phòng thực hành mô phỏng kế toán mà cụ thể là quy trình kế toán quản lý công nợ sẽ được xây dựng với các mục tiêu sau : • Xây dựng một phần mềm mô phỏng đầy đủ các bước trong quy trình kế toán công nợ . • Giúp sinh viên kế toán hiểu rõ về các bước trong quy trình quản lý công nợ, biết cách nhận biết các chứng từ và có khả năng lập được các báo cáo xuất hiện trong quy trình. • Đánh giá được khả năng của sinh viên trong quá trình thực hành. • Áp dụng phần mềm mô phỏng này vào công tác giảng dạy và kiểm tra 5 Chương II : Cơ sở lý thuyết II.1 Hệ thống quản lý công nợ II.1.1 Khái niệm quản lý công nợ Quản lý công nợ là quá trình thu thập, xử lý thông tin về các khoản nợ của công ty với các đối tác liên quan. Đồng thời theo dõi nợ đối với từng khách hàng, phân loại, xử lý bù trừ nợ và lập các sổ sách báo cáo. Quản lý công nợ gồm 2 phần là kế toán theo dõi các khoản phải thu và kế toán theo dõi các khoản phải trả : - Kế toán theo dõi các khoản phải thu là phần hành theo dõi tất cả các khoản nợ phải thu của khách hàng từ việc bán thành phẩm, vật tư, nguyên liệu, tài sản cố định đến phải thu tiền phí các dịch vụ khác. - Kế toán theo dõi các phải trả là phần hành theo dõi tất cả các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp từ việc mua nguyên liệu, vật tư, tài sản cố định đến các khoản phải trả phí dịch vụ khác. II.1.2 Khái niệm mô phỏng Mô phỏng là phương pháp mô hình hóa dựa trên việc thiết lập mô hình số và sử dụng phương pháp số để tìm ra lời giải với sự trợ giúp của máy vi tính. Để mô phỏng một quá trình trong thực tế đòi hỏi: - Mô hình nguyên lí : nguyên lí của quá trình và mối liên hệ giữa các thông số liên quan. - Mô tả toán học : dùng các công cụ toán học để mô tả mô hình nguyên lí - Xử lí các biểu thức và các ràng buộc. II.1.3 Quy trình quản lý công nợ Quy trình là những quy định, được hứơng dẫn chi tiết và được thực hiện theo 1 trìinh tự thống nhất. Quy trình quản lý công nợ là việc mà kế toán công nợ phải thực hiện theo đúng quy định và trình tự, từ việc theo dõi chi tiết công nợ phải thu – phải trả đến việc lập các báo cáo công nợ có liên quan như: - Báo cáo dự kiến công nợ phải thu ( Kế hoạch thu). - Báo cáo dự kiến công nợ phải trả ( Kế hoạch chi ). - Báo cáo công nợ phải thu. - Báo cáo công nợ phải trả. 6 * Những nghiệp vụ chính yếu trong quy trình quản lý công nợ 7 - Nhận biết hợp đồng : Xuất hiện : Khi phát sinh các hợp đồng, các hợp đồng sẽ được gửi đến bộ phận kế toán công nợ. Cách thực hiện : Dựa vào nội dung trên hợp đồng để xác định hợp đồng này là hợp đồng mua hàng hay hợp đồng bán hàng. - Tìm hóa đơn : Xuất hiện : Khi các hợp đồng mà giao dịch đã diễn ra thì sẽ phát sinh các hóa đơn. Tùy theo đó là hợp đồng mua hàng hay hợp đồng bán hàng và số lần lập hóa đơn mà sẽ phát sinh tương ứng số lượng và loại hóa đơn là hóa đơn đầu vào hay hóa đơn đầu ra. Cách thực hiện : Dựa vào nội dung trên hóa đơn mà xác định hóa đơn đó thuộc hợp đồng nào. - Lập sổ chi tiết công nợ: Xuất hiện : Sau khi bộ phận kế toán công nợ đã có các hóa đơn và sắp xếp hóa đơn theo đúng hợp đồng thì bộ phận kế toán công nợ phải lập sổ chi tiết công nợ phải thu và phải trả cho từng khách hàng xuất hiện trong các hợp đồng. Cách thực hiện : Dựa vào nội dung trên các hóa đơn để lập sổ chi tiết công nợ cho khách hàng. - Lập kế hoạch thu chi : Xuất hiện : Khi nhận được yêu cầu từ cấp trên bộ phận kế toán công nợ sẽ lập kế hoạch thu chi. Cách thực hiện : Dựa vào nội dung trên hợp đồng, hóa đơn và các sổ chi tiết công nợ vừa lập mà bộ phận kế toán công nợ sẽ lập kế hoạch thu chi. - Trình kế hoạch thu chi cho ban lãnh đạo : Xuất hiện : Khi lập xong kế hoạch thu chi nhân viên phải đem các kế hoạch đó cho ban lãnh đạo ký duyệt. Cách thực hiện : Nhân viên kế toán phải đem kế hoạch thu chi cho kế toán trưởng kiểm tra rồi sau đó trình cho Giám đốc ký duyệt. - Thu thập chứng từ : Xuất hiện : Khi các khách hàng trả tiền cho mình hoặc là mình đã chi cho khách hàng thì sẽ xuất hiện các chứng từ mới phát sinh. Bộ phận kế toán công nợ phải thu thập các chứng từ đó để theo dõi công nợ. Cách thực hiện : Nhân viên phải đến bộ phận kế toán thu chi để thu thập các chứng từ liên quan đến việc theo dõi công nợ. - Cập nhật sổ chi tiết công nợ : Xuất hiện : Sau khi đã có các chứng từ mới phát sinh bộ phận kế toán công nợ phải cập nhật các số liệu vào sổ chi tiết công nợ của mỗi khách hàng. Cách thực hiện : Dựa trên nội dung của các chứng từ để cập nhật vào sổ chi tiết công nợ. - Lập báo cáo công nợ phải thu và báo cáo công nợ phải trả : 8 Xuất hiện : Đến cuối tháng bộ phận kế toán công nợ phải lập các báo cáo này đem trình cho ban lãnh đạo. Cách thực hiện : Dựa vào nội dung của các sổ chi tiết công nợ đã cập nhật để lập các báo cáo công nợ phải thu và công nợ phải trả. - Trình báo cáo cho ban lãnh đạo : Xuất hiện : Khi lập xong các báo cáo nhân viên phải đem báo cáo đó cho ban lãnh đạo ký duyệt. Cách thực hiện : Nhân viên kế toán phải đem các báo cáo cho kế toán trưởng kiểm tra rồi sau đó trình cho Giám đốc ký duyệt. - Chuyển các báo cáo cho bộ phận kế toán thanh toán. II.2 Xác định yêu cầu Yêu cầu chung về hệ thống cần xây dựng : - Mô phỏng được các bước thực hiện quy trình kế toán công nợ một cách cụ thể. - Cho phép sinh viên tiếp xúc với các chứng từ và biết cách thức lập các biểu mẫu xuất hiện trong quy trình. - Chương trình kiểm soát được các lỗi trong quá trình sinh viên thực hành và đưa ra đánh giá thích hợp. - Chương trình có chức năng hướng dẫn và trợ giúp sinh viên thực hành . - Chương trình có chức năng quản lý các tình huống như thêm, sửa, xóa tình huống . Đáp ứng được việc thực hành của sinh viên phong phú hơn. - Về giao diện chương trình mô phỏng được hệ thống các phòng ban trong công ty. Các biểu mẫu chứng từ trong chương trình sát với thực tế. II.2.1 Yêu cầu chức năng nghiệp vụ a) Nghiệp vụ quản lý tình huống STT Công việc Loại công việc Qui định liên quan 1 Tạo nội dung tình huống thực hành Lưu trữ QĐ1 2 Chỉnh sửa nội dung tình huống thực hành Lưu trữ QĐ2 3 Xóa tình huống thực hành Lưu trữ QĐ3 Biểu mẫu liên quan Ghi chú 9 4 Tạo các báo cáo cho tình huống đã chọn Lưu trữ QĐ4 5 Chỉnh sửa các báo cáo thuộc tình huống đã chọn Lưu trữ QĐ5 6 Tạo các hợp đồng Lưu trữ QĐ6 7 Chỉnh sửa các hợp đồng Lưu trữ QĐ7 8 Xóa hợp đồng Lưu trữ QĐ8 9 Tạo các chứng từ cho hợp đồng Lưu trữ QĐ9 10 Chỉnh sửa các chứng từ thuộc hợp đồng Lưu trữ QĐ10 b) Các nghiệp vụ trong quy trình quản lý công nợ b.1 Nghiệp vụ Nhận biết hợp đồng và tìm hóa đơn theo đúng hợp đồng STT Công việc Loại công việc Qui định liên quan 11 Nhận biết hợp đồng QĐ11 12 Tìm hóa đơn QĐ12 Biểu mẫu liên quan Ghi chú b.2 Nghiệp vụ lập các sổ chi tiết công nợ STT Công việc Loại công việc Qui định liên quan 13 Lập sổ chi tiết công nợ phải thu QĐ13 14 Lập sổ chi tiết công nợ phải trả QĐ14 Biểu mẫu liên quan Ghi chú 10 b.3 Nghiệp vụ lập kế hoạch thu chi STT Công việc Loại công việc Qui định liên quan 15 Lập kế hoạch thu QĐ15 16 Lập kế hoạch chi QĐ16 Biểu mẫu liên quan Ghi chú Biểu mẫu liên quan Ghi chú Biểu mẫu liên quan Ghi chú b.4 Nghiệp vụ thu thập chứng từ STT 17 Công việc Loại công việc Lấy chứng từ Qui định liên quan QĐ17 b.5 Nghiệp vụ nhận biết chứng từ STT 18 Công việc Loại công việc Nhận biết chứng từ Qui định liên quan QĐ18 b.6 Nghiệp vụ cập nhật công nợ vào các sổ chi tiết công nợ STT Công việc Loại công việc Qui định liên quan 19 Cập nhật chi tiết công nợ phải thu QĐ19 20 Cập nhật chi tiết công nợ phải trả QĐ20 Biểu mẫu liên quan Ghi chú b.7 Nghiệp vụ lập các báo cáo công nợ phải thu và phải trả STT Công việc Loại công việc Qui định liên quan 21 Lập báo cáo công nợ phải thu QĐ21 22 Lập báo cáo công nợ phải trả QĐ22 Biểu mẫu liên quan Ghi chú 11 b.8 Các nghiệp vụ khác STT Qui định liên quan Loại công việc Công việc 23 Đem báo cáo cho kế toán trưởng kiểm tra QĐ23 24 Đem báo cáo cho Giám đốc ký QĐ24 25 Chuyển các báo cáo cho bộ phận kế toán thanh toán QĐ25 Biểu mẫu liên quan Ghi chú • Các quy định và chi tiết liên quan : STT Mã số Tên quy định Mô tả chi tiết 1 QĐ1 Tạo nội dung tình huống thực hành Giáo viên dùng chức năng này để tạo ra các tình huống cho sinh viên thực hành. 2 QĐ2 Chỉnh sửa nội dung tình huống thực hành Giáo viên có thể chỉnh sửa lại nội dung các tình huống đã tạo. 3 QĐ3 Xóa tình huống thực hành Giáo viên có thể xóa các tình huống có thể tạo . 4 QĐ4 Tạo các báo cáo cho tình huống đã chọn Tương ứng với 1 tình huống được tạo ra sẽ có 4 báo cáo được giáo viên tạo là cơ sở để xem xét dữ liệu sinh viên làm đúng hay sai.Gồm kế hoạch thu chi và báo cáo công nợ phải thu và báo cáo công nợ phải trả. 5 QĐ5 Chỉnh sửa các báo cáo thuộc tình huống đã chọn Giáo viên có thể chỉnh sửa các báo cáo thuộc bất kỳ tình huống nào đã chọn.Gồm chỉnh sửa số tiền, ngày tháng, diễn giải,…. 6 QĐ6 Tạo các hợp đồng Giáo viên có thể tạo dữ liệu đầu vào cho tình huống là các hợp đồng với số lượng tùy ý.Gồm tên hợp đồng,ngày lập hợp đồng,loại hợp đồng,giá trị hợp đồng ,… 7 QĐ7 Chỉnh sửa các hợp Giáo viên có thể chỉnh sửa nội Ghi chú 12 đồng dung các hợp đồng . 8 QĐ8 Xóa hợp đồng Giáo viên có thể xóa các hợp đồng . 9 QĐ9 Tạo các chứng từ cho hợp đồng Với 1 hợp đồng được tạo ra sẽ kèm theo 1 bộ chứng từ,tùy theo loại hợp đồng và hình thức thanh toán mà chứng từ có thể là phiếu thu ,phiếu chi hoặc là lệnh chi hay lệnh chuyển có. 10 QĐ10 Chỉnh sửa các chứng từ thuộc hợp đồng Giáo viên có thể chỉnh sửa các thông tin trên chứng từ như số tiền,nội dung,… 11 QĐ11 Nhận biết hợp đồng Đây là giai đoạn 1 trong quy trình sinh viên .Sinh viên phải đọc thông tin trong hợp đồng để xem hợp đồng đó là hợp đồng mua hàng hay hợp đồng bán hàng. 12 QĐ12 Tìm hóa đơn Giai đoạn 2 sinh viên phải xem các thông tin trên hóa đơn gồm tên công ty, mặt hàng và thông tin tương ứng trên hợp đồng để xem hóa đơn đó thuộc hợp đồng nào. 13 QĐ13 Lập sổ chi tiết công nợ phải thu Giai đoạn 3 sinh viên phải dựa vào nội dung trên các hóa đơn như mặt hàng, số tiền, ngày lập để lập sổ chi tiết công nợ phải thu cho từng khách hàng thuộc các hợp đồng bán hàng. 14 QĐ14 Lập sổ chi tiết công nợ phải trả Giai đoạn 4 sinh viên phải dựa vào nội dung trên các hóa đơn như mặt hàng, số tiền, ngày lập để lập sổ chi tiết công nợ phải trả cho từng khách hàng thuộc các hợp đồng mua hàng . 15 QĐ15 Lập kế hoạch thu Giai đoạn 5 sinh viên dựa vào số tiền trong các sổ chi tiết công nợ phải thu, ngày lập hóa đơn để lập kế hoạch thu tiền các khách hàng. 16 QĐ16 Lập kế hoạch chi Giai đoạn 6 sinh viên dựa vào số tiền trong các sổ chi tiết công nợ phải trả, ngày lập hóa đơn để