Tài liệu Xây dựng chương trình mô phỏng quy trình lập phiếu thu chi tiền mặt trong kế toán

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN -----—&– ----- BÁO CÁO NGHIÊN CỨU KHOA HỌC ĐỀ TÀI : XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH MÔ PHỎNG QUY TRÌNH LẬP PHIẾU THU CHI TIỀN MẶT TRONG KẾ TOÁN SVTH: NGUYỄN MINH DANH NGUYỄN THỊ THU PHƯƠNG BIÊN HÒA, THÁNG 12 NĂM 2009 Lời cảm ơn Trước hết chúng em xin chân thành cảm ơn ba mẹ đã không quản ngại khó khăn, vất vả trong cuộc sống để tạo điều kiện cho chúng em tập trung vào việc học hành và hoàn tất luận văn này. Sự hy sinh to lớn của ba mẹ chính là động lực to lớn để chúng em luôn cố gắng trong công việc. Chúng em vô cùng cảm ơn tất cả các thầy cô đã cho chúng em kiến thức trong những năm học qua và đã hết lòng tạo điều kiện cho chúng em được nghiên cứu, được học hỏi. Chúng em xin cảm ơn thầy Nguyễn Hoàng Liêm - giáo viên hướng dẫn đã tận tình chỉ bảo và cho những nhận xét quý báu để luận văn được hoàn chỉnh hơn. Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy cô khoa Tài chính – Kế toán đã tạo điều kiện thuận lợi cho chúng em trong suốt thời gian làm nghiên cứu khoa học. Và đặc biệt chúng em xin gởi lời cảm ơn sâu sắc đến thầy Lê Nguyên Giáp, thầy Dương Văn Sơn và cô Nguyễn Thị Bạch Tuyết đã tận tình hướng dẫn chúng em về nghiệp vụ thu chi, góp phần giúp chúng em hoàn thiện đề tài nghiên cứu khoa học tốt hơn. Cuối cùng xin gởi đến tất cả bạn bè đã giúp đỡ chúng tôi và cùng chúng tôi đi qua một chặng đường học hỏi, để có kiến thức khi bước ra thực tiễn xã hội lời cảm ơn chân thành nhất. Trước sự mong đợi của gia đình và nhà trường, sự nhiệt tình của thầy cô và bạn bè. Chúng em đã cố gắng hết sức để hoàn thành đề tài nghiên cứu khoa học của mình, tuy nó không hoàn thiện cho lắm nhưng một phần nào đó thể lòng biết ơn của chúng em. Một lần nữa chúng em xin chân thành cảm ơn. Sinh viên: Nguyễn Minh Danh Nguyễn Thị Thu Phương MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU .........................................................................................................1 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN ................................................................2 CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ THUYẾT.........................................................................5 II.1 Công nghệ sử dụng..................................................................................5 II.1.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2005 ....................................5 II.1.2 WPF .................................................................................................6 II.2 Yêu cầu quy trình thu chi.........................................................................8 II.2.1 Yêu cầu nghiệp vụ ...........................................................................8 II.2.2 Yêu cầu thực hành.........................................................................10 II.2.3 Các biểu mẫu liên quan .................................................................11 II.3 Yêu cầu phần mềm mô phỏng...............................................................12 II.3.1 Bảng yêu cầu chức năng nghiệp vụ ..............................................12 II.3.2 Yêu cầu chức năng hệ thống.........................................................14 II.3.3 Chức năng xử lý ............................................................................15 II.3.4 Môi trường triển khai phần mềm.......................................................16 CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG..............................................17 III.1 Mức quan niệm ......................................................................................17 III.1.1 Thành phần dữ liệu ở mức quan niệm .........................................17 III.1.2 Thành phần xử lý ở mức quan niệm.............................................54 III.2 Mức logic ................................................................................................55 III.2.1 Mô tả các quan hệ ........................................................................55 III.2.2 Các ràng buộc toàn vẹn................................................................68 III.3 Mức vật lý ...............................................................................................80 III.3.1 Thành phần dữ liệu ở mức vật lý..................................................80 III.3.2 Thành phần xử lý ở mức vật lý .....................................................86 CHƯƠNG IV: GIỚI THIỆU PHẦN MỀM ..............................................................94 IV.1 Giáo viên tạo tình huống ......................................................................94 IV.1.1 Tạo bảng kê..................................................................................94 IV.1.2 Tạo giấy biên nhận .......................................................................94 IV.1.3 Tạo biên bản bàn giao .................................................................95 IV.1.4 Tạo phiếu chi ................................................................................95 IV.1.5 Tạo hóa đơn GTGT ......................................................................96 IV.2 Sinh viên thực hành ..............................................................................96 IV.2.1 Chọn lựa quy trình........................................................................96 IV.2.2 Đăng nhập ....................................................................................96 IV.2.3 Vào phòng kế toán .......................................................................97 IV.2.4 Đảm nhận vai trò Nhân viên .........................................................97 IV.2.5 Đảm nhận vai trò kế toán thanh toán ...........................................98 IV.2.6 Đảm nhận vai trò kế toán trưởng .................................................99 IV.2.7 Giám đốc ký duyệt các phiếu thu ...............................................100 IV.2.8 Đảm nhận vai trò thủ quỹ ..........................................................101 IV.2.9 Đảm nhận vai trò kế toán thanh toán ........................................103 KẾT LUẬN..........................................................................................................104 TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................................................106 PHỤ LỤC 1: DANH MỤC CÁC BIỂU MẪU .......................................................107 DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Tên danh mục Trang II.1: Bảng mô phỏng quy trình thu chi .................................................................... 8 II.2: Bảng yêu cầu chức năng nghiệp vụ ................................................................ 12 II.3: Bảng yêu cầu chức năng hệ thống.................................................................. 14 III.1: Bảng từ điển dữ liệu......................................................................................... 17 III.2: Bảng thuộc tính SinhVien ................................................................................ 28 III.3: Bảng thuộc tính ThucTap ................................................................................ 28 III.4: Bảng thuộc tính TinhHuong ............................................................................ 29 III.5: Bảng thuộc tính ThucTap_chi ......................................................................... 29 III.6: Bảng thuộc tính KetQuaThucTap.................................................................... 30 III.7: Bảng thuộc tính PhieuChi................................................................................ 30 III.8: Bảng thuộc tính PhieuThu_SV ........................................................................ 31 III.10: Bảng thuộc tính BangKe................................................................................ 33 III.11: Bảng thuộc tính CT_BangKe ......................................................................... 33 III.12: Bảng thuộc tính HoaDonDo........................................................................... 34 III.13: Bảng thuộc tính CT_HDDo............................................................................. 35 III.14: Bảng thuộc tính HDBanLe ............................................................................. 35 III.15: Bảng thuộc tính CT_HDBanLe....................................................................... 36 III.16: Bảng thuộc tính PhieuGiaoNhan................................................................... 36 III.17: Bảng thuộc tính CT_PGN............................................................................... 37 III.18: Bảng thuộc tính PhieuNhapKho.................................................................... 38 III.19: Bảng thuộc tính PDNTamUng ....................................................................... 39 III.20: Bảng thuộc tính CT_PDNTU .......................................................................... 39 III.21: Bảng thuộc tính PDNTTTU............................................................................. 40 III.22: Bảng thuộc tính PDNTTTU_Chi..................................................................... 40 III.23: Bảng thuộc tính PDNTTTU_TamUng ............................................................ 41 III.24: Bảng thuộc tính SQTienMat........................................................................... 41 III.25: Bảng thuộc tính SoCai ................................................................................... 42 III.26: Bảng thuộc tính SNKChung .......................................................................... 43 III.27: Bảng thuộc tính CongNo ............................................................................... 43 III.27: Bảng thuộc tính CT_CongNo ................................................................................. 44 1 LỜI NÓI ĐẦU Hiện nay các doanh nghiệp đều thích tuyển dụng những người đã có “kinh nghiệm”, nghĩa là sau khi ra trường đã đi làm và hoàn thiện kiến thức một cách hoàn chỉnh, không phải “đào tạo lại”. Thực trạng này khiến cho sinh viên mới ra trường rất khó khăn trong việc tìm kiếm việc làm, và vòng lẩn quẩn này khiến nhiều sinh viên không biết làm sao để khẳng định mình “có kinh nghiệm”, bởi không ai nhận người mới thì làm sao “có kinh nghiệm”? Vấn đề này đặt ra cho các trường đại học một cách nhìn mới: sinh viên ra trường phải là những người đã có một thời gian làm việc thực tế, chương trình đào tạo phải tăng cường thực hành, gắn với thực tế sản xuất và đời sống hơn. Cụ thể là ở trường đại học Lạc Hồng, các bạn sinh viên năm cuối đều được nhà trường đưa đi lao động thực tế 6 tháng ở các công ty và dường như thời gian lao động đó vẫn chưa đáp ứng đủ nhu cầu cần nhân viên có kinh nghiệm của các công ty trong và ngoài nước. Đứng trước nhu cầu thực tế đó, chúng em cùng nhà trường và các bạn sinh viên khoa tài chính kế toán đã xây dựng chương trình thực hành kế toán ảo mà cụ thể là chương trình “Mô phỏng quy trình lập phiếu thu chi tiền mặt”. Nhằm giúp các bạn sinh viên kế toán hiểu rõ hơn về môi trường kế toán ngoài thực tế và cũng như tạo cho sinh viên một môi trường làm việc mà trong đó có đầy đủ các tình huống thường thấy trong công việc. Góp phần nâng cao khả năng xử lý tình huống, áp dụng được các kiến thức đã học vào công việc cụ thể, giảm bớt sự nhàm chán đơn điệu trong việc học và giúp cho giáo viên truyền đạt kiến thức dưới hình thức phong phú hơn. Luận văn gồm những chương chính sau: - Chương I: Giới thiệu tổng quan về chương trình “mô phỏng quy trình thu chi tiền mặt”. - Chương II: Cơ sở lý thuyết - Chương III: Phân tích và thiết kế hệ thống - Chương IV: Giới thiệu phần mềm 2 CHƯƠNG I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN Trong những năm gần đây, sự phát triển nhanh chóng vượt bậc của ngành công nghệ thông tin đã và đang trở thành nhu cầu thiết yếu cho sự phát triển trong mọi lĩnh vực kinh tế, chính trị và khoa học kỹ thuật,…Đặc biệt là trong lĩnh vực giáo dục, các trường học đã bắt đầu quan tâm đến vấn đề sử dụng các chương trình phần mềm hỗ trợ cho việc học tập, nghiên cứu sinh viên. Không chỉ riêng kiến thức suông trên sách vở mà kinh nghiệm lao động thực tế của sinh viên khi mới ra trường cũng là mối quan tâm không nhỏ đối với các trường đại học nói chung và trường đại học Lạc Hồng nói riêng. Hiện nay trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, lĩnh vực Kế toán – Kiểm toán, Tài chính... đang rất cần một đội ngũ nhân lực đông đảo với trình độ chuyên môn cao, kỹ năng nghề nghiệp thành thạo.Và trên con đường sự nghiệp của mình, các bạn học sinh, sinh viên đã chuẩn bị những gì để hội nhập? Đó là một câu hỏi lớn đặt ra cho các bạn sinh viên chuyên ngành kế toán khi mới ra trường, vì các bạn không có nhiều cơ hội để thực hành cọ xát thực tế ở một số các công ty, xí nghiệp…Nhận định được tầm quan trọng đó, một số trường đại học và công ty đào tạo nhân lực đã xây dựng khá thành công chương trình mô phỏng kế toán như: - Trường ĐH Văn Lang đã triển khai thực hành trên phòng “Phòng kê toán mô phỏng” dành cho các bạn sinh viên tài chính kế toán. Trong một lúc các bạn sinh viên có thể đóng vai nhân viên làm việc. Phòng mô phỏng này đã được đưa vào sử dụng với những chứng từ và ghi sổ kế toán từ Công ty Dệt may Gia Định, giúp sinh viên được thực hành đúng nghĩa chứ không chỉ học lý thuyết suông. - Công ty Cổ phần “Phát triển năng lực nghề nghiệp nguồn lực Việt” đã khai giảng khóa học “Kế toán Mô phỏng” với các mục tiêu: 3 • Giúp các bạn học viên được thực hành trên chứng từ, sổ sách được mô phỏng như thật. • Học viên nhập vai nhận các vị trí công việc được giao trải nghiệm và tự thực hành các năng lực nghề nghiệp. • Sau khóa học, các bạn sẽ có một cái nhìn tổng quát về công việc trong tương lai để chủ động trong các công việc cụ thể, làm quen với môi trường làm việc, tích luỹ kinh nghiệm để có thể nhanh chóng làm việc ngay sau khi ra trường đồng thời rèn luyện phong cách làm việc chuyên nghiệp. Với những khóa học rất hay và bổ ích đó, không phải các bạn sinh viên nào cũng có điều kiện tham gia, học tập, rèn luyện. Chính vì vậy cần phải xây dựng một chương trình mô phỏng quy trình kế toán nhằm đưa thực tế đến gần với các bạn sinh viên hơn. Hoạt động mô phỏng là một trong những phương thức đào tạo tiên tiến và có hiệu quả thiết thực, giúp sinh viên làm quen thực sự với công việc, tích luỹ kinh nghiệm thực tế và nâng cao các kỹ năng nghề nghiệp của mình. Trải qua quá trình học tập và nghiên cứu ở trường Đại học Lạc Hồng, được sự giúp đỡ của thầy cô khoa công nghệ thông tin và tài chính kế toán trong trường. Chúng em đã nghiên cứu đề tài “Mô phỏng quy trình thu chi tiền mặt” nhằm giúp các bạn sinh viên một phần nào hiểu rõ hơn về sự đa dạng của bộ máy kế toán ngoài thực tế để tin hơn khi chuẩn bị ra trường làm việc tại các doanh nghiệp, làm cho khoảng cách giữa lý thuyết và thực tế trong đào tạo đã được thu hẹp. Và cụ thể là “quy trình lập phiếu thu chi tiền mặt” trong doanh nghiệp. Chương trình đã thực hiện hoàn chỉnh các bước mô tả theo thực tế trong quy trình mô phỏng kế toán thu chi tiền mặt (giới hạn loại tiền: VND), với các tình huống cụ thể sau: - Thu từ bán hàng. - Thu nợ của khách hàng. - Thu từ quyết toán tạm ứng dư. 4 - Chi tạm ứng. - Chi quyết toán tạm ứng. - Chi thanh toán công nợ. - Chi thanh toán tiền cho nhân viên (chi khác). Về tổ chức lưu trữ dữ liệu đề tài đã xây dựng được một cơ sở dữ liệu nhằm mục đích lưu trữ các thông tin sau: - Dữ liệu mô tả các tình huống. - Dữ liệu các biểu mẫu, chứng từ liên quan. - Dữ liệu kết quả thực tập của sinh viên. Về giao diện xử lý chương trình, đề tài đã xây dựng được 2 module dành cho giáo viên và sinh viên dựa trên công nghệ WPF, MicroSoft dot NET FrameWork 3.5 - Moudle giáo viên gồm các chức năng: cập nhật các tình huống thực hành thu (chi), và các dữ liệu đi kèm cho từng tình huống. - Module sinh viên gồm 2 phân hệ nhỏ: quy trình thu, quy trình chi, cho phép sinh viên thực hiện quy trình thu (chi) tiền mặt theo nhiều tình huống khác nhau do giáo viên đưa ra. Với các chức năng sau: ü Sinh viên lựa chọn tình huống thực hành. ü Sinh viên thực hành với sự hướng dẫn từ chương trình. ü Xem kết quả thực hành lập các sổ của sinh viên. 5 CHƯƠNG II CƠ SỞ LÝ THUYẾT II.1 Công nghệ sử dụng: II.1.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2005: Ngày nay, các tổ chức luôn phải đối mặt với những khó khăn về dữ liệu: sự phát triển của dữ liệu và các hệ thống trong hoạt động kinh doanh; việc cần thiết để cung cấp cho các nhân viên, các khách hàng và các đối tác có thể truy cập dữ liệu một cách thích hợp; mong muốn trang bị cho các nhân viên có được thông tin đầy đủ hơn để đưa ra các quyết định tốt; nhiệm vụ kiểm soát chi phí mà không có ứng dụng có giá trị, bảo mật tốt và đáng tin cậy. SQL Server 2005 được thiết kế để giúp các doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trên. SQL Server 2005 là giải pháp phân tích và quản trị dữ liệu thế hệ kế tiếp của Microsoft. Nó sẽ cho phép nâng cao độ bảo mật, khả năng sắp xếp, giá trị cho dữ liệu hoạt động kinh doanh và các ứng dụng phân tích. SQL Server 2005 sẽ cung cấp những tiện ích làm thay đổi cách mà các ứng dụng cơ sở dữ liệu đã được triển khai và phát triển trước đây. Những cải tiến mới bao gồm: • Các công cụ: Các chuyên gia phát triển có thể sử dụng công cụ phát triển cho Transact – SQL, XML, Multidementional Expression (MDX), và XML for Analysis (XML/A). Sự tích hợp với môi trường Visual Studio sẽ cung cấp hiệu quả cho sự phát triển và sửa lỗi trong các ứng dụng tin tức kinh doanh và giới hạn kinh doanh. • Hỗ trợ ngôn ngữ được mở rộng: Ngoài ngôn ngữ chung (CLR) được cầu hình trong cơ sở dữ liệu, các chuyên gia phát triển có thể chọn các ngôn ngữ quen thuộc như Transact-SQL, Microsoft Vitual Basic®.NET, Microsoft Vitual C#®.NET để phát triển các ứng dụng. 6 • XML và các dịch vụ Web: SQL Server 2005 sẽ hỗ trợ cả XML kiểu quan hệ và riêng lẻ, vì vậy các hoạt động kinh doanh có thể lưu, quản lý và phân tích dữ liệu theo định dạng phù hợp nhất với những cần thiết của nó. Sự hỗ trợ cho việc tồn tại và đưa ra các chuẩn mở như Giao thức truyền siêu văn bản (HTTP), XML, Giao thức truy cập đối tượng đơn giản (SOAP), Xquery và Định nghĩa lược đồ XML (XSD) sẽ cho phép việc truyền thông giữa các hoạt động kinh doanh được mở rộng . • Các kiểu dữ liệu mới: + Varchar (max): Kiểu này cho phép dùng chuỗi kí tự lớn hơn 8000 byte (8000 kí tự). Tối đa là 2 GB. + Nvarchar(max): Kiểu này cho phép dùng chuỗi kí tự Unicode lớn hơn 8000 byte (4000 kí tự). Tối đa là 2 GB. + Varbinary(max): kiểu này cho phép dùng dữ liệu nhị phân lớn hơn 8000 byte. II.1.2 WPF: Trong các ứng dụng hiện đại, giao diện người dùng trực quan chiếm vị trí hết sức quan trọng. Việc trình diễn đúng thông tin, theo đúng cách và vào đúng thời điểm có thể đem lại những giá trị kinh tế xã hội đáng kể. Với những ứng dụng thương mại, chẳng hạn một ứng dụng bán hàng trực tuyến, việc cung cấp một giao diện người dùng mạnh có thể tạo nên sự khác biệt giữa một công ty với các đối thủ cạnh tranh, góp phần làm tăng tăng doanh số và giá trị thương hiệu của hãng này so với hãng khác. Để có được một giao diện người dùng như vậy, việc tích hợp đồ họa, media, văn bản và các thành phần trực quan khác như một thể thống nhất đóng đóng vai trò mấu chốt. Hãy xem xét một ứng dụng cụ thể trong quản lý và theo dõi bệnh nhân của một bệnh viện nào đó. Với sự phát triển của công nghệ đa phương tiện hiện nay, yêu cầu về giao diện người dùng cho hệ thống mới này sẽ bao gồm: - Hiển thị hình ảnh và text về bệnh nhân. - Hiển thị và cập nhật hình ảnh 2 chiều cho biết trạng thái của bệnh nhân như nhịp tim, huyết áp. 7 - Cung cấp hình ảnh chồng lớp 3 chiều về thông tin của người bệnh. - Trình diễn những đoạn video siêu âm và những chẩn đoán khác, trong đó, cho phép bác sỹ hay y tá thêm vào các ghi chú. - Cho phép nhân viên bệnh viện đọc và ghi chú trên những tài liệu mô tả về bệnh nhân và tình trạng của người đó. - Có khả năng hoạt động như một ứng dụng Windows, trong đó, các nhân viên bệnh viện đều được sử dụng đầy đủ các tính năng, đồng thời có thể chạy trên trình duyệt Web có giới hạn về an ninh, cho phép các bác sỹ truy nhập có hạn chế từ xa qua mạng Internet. Với công nghệ từ trước năm 2006, một giao diện như vậy trên Windows đã có thể xây dựng được, tuy nhiên, sẽ gặp không ít khó khăn bởi một số nguyên nhân chính sau: - Có rất nhiều công nghệ khác nhau được sử dụng để làm việc với hình ảnh âm thanh và video. Tìm được những lập trình viên có khả năng sử dụng tốt nhiều công nghệ như vậy không dễ và chi phí cao cho cả quá trình phát triển cũng như bảo trì ứng dụng. - Thiết kế một giao diện biểu diễn có hiệu quả tất cả những tính năng như vậy cũng là một thách thức. Nó đòi hỏi phải có những người thiết kế giao diện chuyên nghiệp, bởi lập trình viên phần mềm đơn thuần sẽ không có đủ các kỹ năng cần thiết. Điều này lại dẫn tới những khó khăn phát sinh khi người thiết kế và người lập trình làm việc chung. - Việc cung cấp một giao diện đầy đủ tính năng, hoạt động được như một ứng dụng Windows riêng biệt trên máy desktop, đồng thời có thể được truy nhập thông qua trình duyệt có thể đòi hỏi phải xây dựng hai phiên bản độc lập sử dụng hai công nghệ khác nhau. Ứng dụng Windows trên desktop sử dụng Windows Forms và các công nghệ thuần Windows khác, trong khi ứng dụng trên trình duyệt lại sử dụng HTML và JavaScript. Do đó, cần phải có hai nhóm phát triển với hai phần kỹ năng khác nhau. WPF, viết tắt của Windows Presentation Foundation, là hệ thống API mới hỗ trợ việc xây dựng giao diện đồ hoạ trên nền Windows. Được xem như thế hệ kế tiếp của WinForms, WPF tăng cường khả năng lập trình giao diện của lập trình viên bằng cách cung cấp các API cho phép tận dụng những lợi thế về đa phương tiện hiện đại. Là một bộ 8 phận của .NET Framework 3.0, WPF sẵn có trong Windows Vista và Windows Server 2008. Đồng thời, WPF cũng có thể hoạt động trên nền Windows XP Service Pack 2 hoặc mới hơn, và cả Windows Server 2003. WPF được xây dựng nhằm vào ba mục tiêu cơ bản: 1) Cung cấp một nền tảng thống nhất để xây dựng giao diện người dùng; 2) Cho phép người lập trình và người thiết kế giao diện làm việc cùng nhau một cách dễ dàng; 3) Cung cấp một công nghệ chung để xây dựng giao diện người dùng trên cả Windows và trình duyệt Web. II.2 Yêu cầu quy trình thu chi: II.2.1 Yêu cầu nghiệp vụ: - Kế toán thanh toán sẽ nhận các chứng từ liên quan đến quy trình thu chi (các hóa đơn, các bảng kê, phiếu đề nghị…) và tiến hành lập phiếu thu (hoặc chi) tương ứng. - Kế toán thanh toán sẽ chuyển phiếu thu (hoặc chi) cho kế toán trưởng kiểm tra và ký duyệt. - Khi có đầy đủ chữ ký trên phiếu thu (hoặc chi) thủ quỹ sẽ tiến hành chi (thu) tiền và cập nhật thông tin vào sổ quỹ tiền mặt. - Sau đó phiếu chi sẽ được đưa cho kế toán thanh toán. Lúc này kế toán đó sẽ lưu phiếu chi đồng thời cập nhật thông tin vào sổ kế toán tiền mặt, nhật ký chung và sổ cái. v Lưu đồ thực mô phỏng quy trình: II.1: Bảng mô phỏng quy trình thu chi Công đoạn Trách nhiệm thực hiện Lưu đồ Biểu mẫu áp dụng, tài (sử dụng các ký hiệu theo quy ước ) liệu liên quan 9 Chứng từ thanh toán NV 1 - Đề nghị thanh toán, đề nghị thu tiền- Chứng từ hoá đơn gốc có liên quan. - Đề nghị thanh toán, đề 2 KTTT Lập phiếu thu (chi) nghi thu tiền. Chứng từ hoá đơn gốc có liên quan. - Lập phiếu thu (chi). - Đề nghị thanh toán, đề nghi thu tiền. Chứng từ KTT, GĐ 3 Kiểm tra, đối chiếu, ký duyệt hoá đơn gốc có liên quan. - Kiểm tra, ký duyệt phiếu thu (chi). - Phiếu thu, phiếu chi. 4 TQ - Thu tiền, chi tiền. - Cập nhật sổ quỹ tiền mặt. - Đề nghị thanh toán, Đề nghi thu tiền. Chứng từ hoá đơn gốc có liên quan. 5 KTTT Ghi sổ kế toán tiền mặt, nhật ký chung và sổ cái LƯU HỒ SƠ - Phiếu thu, phiếu chi. 10 II.2.2 Yêu cầu thực hành: - Đảm bảo đúng nguyên lý kế toán và sinh viên thực hành tình huống theo đúng quy trình. - Các biểu mẫu phải đúng theo quy định của bộ công thương. - Sinh viên phải biết cách lập các chứng từ, định khoản và ghi sổ. - Sinh viên sẽ thực hành với vai trò là một kế toán thanh toán trước và sau đó thực hành đúng theo nghiệp vụ đã nêu. Gồm các tình huống cụ thể sau: a) Nghiệp vụ thu: a.1 Thu từ bán bán hàng: - Các chừng từ gốc kèm theo: Bảng kê bán hàng, hóa đơn photo. - Biểu mẫu liên quan: Phiếu đề nghị thu tiền. a.2 Thu nợ của khách hàng: - Các chừng từ gốc kèm theo:phiếu chi hoặc giấy biên nhận của bên khách hàng (bên nợ). - Biểu mẫu liên quan: Phiếu đề nghị thu tiền. a.3 Thu nợ từ quyết toán tạm ứng dư: - Các chừng từ gốc kèm theo: phiếu chi đã tạm ứng trước đó, các hóa đơn mua hàng (bao gồm: hóa đơn bán lẻ, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng thông thường…) - Biểu mẫu liên quan: Phiếu đề nghị thu tiền. b) Nghiệp vụ chi: b.1 Chi tạm ứng cho nhân viên: - Chừng từ kèm theo: Phiếu đề nghị tạm ứng của nhân viên. b.2 Thu nợ từ quyết toán tạm ứng: 11 - Các chừng từ gốc kèm theo: Phiếu chi đã tạm ứng trước đó, các hóa đơn mua hàng (bao gồm: hóa đơn bán lẻ, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng thông thường…) - Biểu mẫu liên quan: Phiếu đề nghị thanh toán tạm ứng. b.3 Chi trả nợ cho khách hàng: - Các chừng từ gốc kèm theo: Hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho của lô hàng nợ, bảng chi tiết công nợ phải trả. - Biểu mẫu liên quan: Phiếu đề nghị thanh toán. b.4 Chi thanh toán tiền cho nhân viên: - Các chừng từ gốc kèm theo: Các hóa đơn mua hàng (bao gồm: hóa đơn bán lẻ, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng thông thường…) - Biểu mẫu liên quan: Phiếu đề nghị thanh toán của nhân viên. II.2.3 Các biểu mẫu liên quan: (xem phần phụ lục 1: Danh mục các biểu mẫu) - Phiếu đề nghị thanh toán - Phiếu đề nghị thu tiền - Phiếu đề nghị thanh toán tạm ứng - Giấy biên nhận - Phiếu đề nghị thanh toán tạm ứng - Phiếu đề nghị tạm ứng - Phiếu chi - Phiếu thu - Hóa đơn bán lẻ - Hóa đơn giá trị gia tăng 12 - Hóa đơn bán hàng thông thường - Chi tiết công nợ phải trả - Phiếu nhập kho - Sổ quỹ tiền mặt - Sổ nhật ký chung - Sổ cái II.3 Yêu cầu phần mềm mô phỏng: II.3.1 Bảng yêu cầu chức năng nghiệp vụ: Bảng II.2: Bảng yêu cầu chức năng nghiệp vụ STT Công việc Qui định liên quan Loại công Ghi chú việc 1 2 3 Sinh viên đăng Tra Sinh viên đăng nhập qua mã sinh viên và nhập cứu mật khẩu Lưu quá trình Lưu Lưu các thông tin sau: quy trình nào, thời thực tập trữ gian bắt đầu và thời gian kết thúc thực tập Lưu danh mục Lưu Cho phép giáo viên nhập hóa đơn đỏ, hóa Thêm, hóa đơn đỏ, hóa trữ đơn bán hàng thông thường theo đúng biểu xóa, mẫu chứng từ chuẩn. sửa đơn bán hàng thông thường 4 Lưu danh mục Lưu Cho phép giáo viên nhập phiếu giao nhận Thêm, phiếu giao nhận trữ theo đúng biểu mẫu chứng từ chuẩn. xóa, sửa 6 Lưu thông tin Lưu Cho phép giáo viên nhập chứng từ công nợ Thêm, công nợ trữ theo mẫu được quy định. xóa, sửa 7 Lưu danh mục Lưu Cho phép giáo viên nhập giấy biên nhận Thêm, giấy biên nhận trữ theo mẫu được quy định. xóa, 13 sửa 8 9 10 11 Lưu danh mục sổ Lưu Lưu lại thông tin trên sổ quỹ tiền mặt khi quỹ tiền mặt trữ sinh viên tham gia vào quá trình thực tập. Lưu danh mục sổ Lưu Lưu lại thông tin trên sổ cái khi sinh viên cái trữ tham gia vào quá trình thực tập. Lưu danh mục sổ Lưu Lưu lại thông tin trên sổ nhật ký chung khi nhật ký chung trữ sinh viên tham gia vào quá trình thực tập. Lưu danh mục Lưu Cho phép giáo viên nhập giấy đề nghị tạm Thêm, ứng theo đúng mẫu chứng từ chuẩn. xóa, phiếu đề nghị tạm trữ ứng 12 sửa Lưu danh mục Lưu Cho phép giáo viên nhập bảng kê theo Thêm, bảng kê trữ đúng mẫu chứng từ chuẩn. sửa, xóa 13 Lưu danh mục Lưu Cho phép giáo viên nhập hóa đơn bán lẻ Thêm, hóa đơn bán lẻ trữ theo đúng mẫu chứng từ chuẩn. sửa, xóa 14 Lưu danh mục Lưu Cho phép giáo viên nhập phiếu nhập kho Thêm, phiếu nhập kho trữ theo đúng mẫu chứng từ chuẩn. sửa, xóa 15 Lưu danh mục Lưu Cho phép giáo viên nhập phiếu chi theo Thêm, phiếu chi trữ đúng mẫu chứng từ chuẩn. sửa, xóa 16 Lập danh mục Lưu Cho phép giáo viên nhập phiếu đề nghị Thêm, phiếu đề nghị trữ thanh toán tạm ứng theo đúng mẫu chứng sửa, từ chuẩn. xóa thanh toán tạm ứng 17 Phát sinh các Tra Hệ thống sẽ tự phát sinh các chứng từ đầu chứng từ đầu vào cứu vào cho từng tình huống để sinh viên dựa cho từng tình vào đó lập phiếu thu hoặc phiếu chi. 14 huống 18 Tính tổng số tiền Tính Trong quy trình thu, hệ thống lấy ngẫu của các hóa đơn toán nhiên các hóa đơn đỏ photo và một giấy photo và giấy biên nhận, sau đó sẽ tính tổng số tiền của biên nhận các chứng từ này để so khớp nó với số tiền do sinh viên nhập vào phiếu thu. 19 Hiển thị các Kết Trong quy trình thu hoặc chi, hệ thống sẽ chứng từ đầu vào xuất hiển thị các chứng từ đầu vào (giấy biên nhận, biên bản bàn giao, hóa đơn bán hàng,…) cho sinh viên quan sát và kiểm tra đối chiếu. 20 Hiển thị phiếu Kết Sinh viên xem các chứng từ đầu vào, sau thu, phiếu chi xuất đó hệ thống sẽ hiển thị phiếu thu hoặc phiếu chi cho sinh viên xem, kiểm tra và ký duyệt vào phiếu. 21 Kết Dựa vào phiếu thu hoặc phiếu chi đã được tiền mặt, sổ cái và xuất lập ở các công đoạn trước đó, hệ thống sẽ sổ nhật ký chung hiển thị các loại sổ sách kế toán cho sinh Hiển thị sổ quỹ viên quan sát và nhập liệu. 22 Hiển thị các Kết Các phiếu thu hoặc phiếu chi chưa có chữ phiếu thu hoặc xuất ký của giám đốc sẽ được liệt kê ra khi sinh phiếu chi chưa có chữ ký của giám đốc viên đóng vai trò là một giám đốc.